1
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Informasi merupakan suatu sumber daya yang paling utama dalam suatu organisasi perusahaan. Tanpa adanya informasi maka tidak akan ada organisasi. Semakin kompleksnya aktivitas bisnis dan persaingan yang kompetitif menyebabkan kebutuhan akan informasi semakin meningkat. Informasi membawa pesan dan membantu seseorang dalam memutuskan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu serta menuntun siapapun saat melaksanakan suatu aktivitas. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi pemakainya. Untuk dapat berguna, maka informasi tersebut harus berkualitas. Suatu organisasi harus selalu memperhatikan kualitas informasi yang dihasilkannya, karena akan sangat berpengaruh terhadap baik atau buruknya setiap keputusan yang diambil oleh manajemen atau pelaku organisasi lainnya. Oleh karena itu, setiap perusahaan harus senantiasa menyediakan informasi yang berkualitas dan memadai. Informasi yang berkualitas dalam arti akurat, tepat waktu, relevan, dan lengkap diperlukan untuk pengambilan keputusan. Informasi yang berkualitas tersebut dapat dihasilkan dengan mengintegrasikan seluruh komponen dari sistem informasi manajemen berbasis komputer secara harmonis untuk mengolah data menjadi informasi. Pelayanan informasi ditujukan bagi intern/karyawan dan ekstern perusahaan/pelanggan. Adapun kualitas pelayanan informasi yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah kualitas informasi yang disediakan perusahaan bagi
2
karyawan. Melihat perannya yang begitu penting bagi suatu organisasi, maka informasi sebagaimana sumber daya lainnya harus dikelola dengan baik. Organisasi bisnis membutuhkan orang-orang yang cakap dalam mengelola informasi agar organisasi dapat bertahan, tumbuh dan memilki daya saing. Perkembangan teknologi informasi merubah proses bisnis dalam perusahaan yang awalnya dilakukan secara manual berubah menjadi terkomputerisasi dengan tujuan untuk menghasilkan informasi yang cepat, akurat, relevan, dan jelas. Dengan penggunaan komputer, segala pekerjaan yang asalnya rumit dapat menjadi lebih mudah dan dapat mengefektifkan waktu pengerjaan. Begitu pun dengan
semakin
pesatnya
perkembangan
teknologi
informasi,
dapat
memungkinkan untuk lebih meningkatkan kemampuannya dalam mengelola perusahaan. Teknologi komputer merupakan salah satu teknologi informasi yang banyak berpengaruh terhadap sistem informasi organisasi karena dengan sistem informasi berbasis komputer, maka informasi dapat disajikan dengan tepat waktu dan akurat, seperti dinyatakan oleh Hansen dan Moven. Dengan penggunaan komputer, sejumlah besar informasi yang berguna dapat dikumpulkan dan dilaporkan kepada manajer dengan segera. Apa yang terjadi di berbagai bagian dapat diketahui dalam sekejap. Ini memungkinkan manajemen dapat mengambil keputusan secara lebih cepat. (Hansen dan Moven, 1997:15) Informasi yang diperlukan oleh suatu perusahaan sangat bergantung pada jenis kegiatan yang dilaksanakan serta jenis-jenis keputusan yang dibuat oleh pengguna informasi. Jenis informasi yang diperlukan oleh setiap lapisan organisasi akan berbeda satu sama lain dan berasal dari sumber-sumber yang berbeda pula. Apabila sistem informasi manajemen berbasis komputer tidak
3
dikelola dan terintegrasi dengan baik, maka informasi yang dihasilkannya pun tidak akan sesuai dengan apa yang diperlukan. Menurut Drummond Helga dalam bukunya, sejumlah informasi yang tidak relevan merupakan sesuatu yang dapat merugikan karena dapat menciptakan: a. b. c. d.
Hambatan; Gangguan perhatian; Distorsi; Kepercayaan yang keliru. (Helga, 1993:142)
Seringkali perusahaan memerlukan satu informasi yang tersebar di antara berbagai file data di berbagai sistem informasi yang berbeda. Oleh sebab itu, informasi yang diperlukan harus diidentifikasi, dicari lokasinya serta selanjutnya dipanggil dan akhirnya disusun kembali melalui pemrosesan sehingga diperoleh bentuk informasi yang sesuai. PT. PLN (Persero) merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara yang mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai penyedia pasokan listrik demi terwujudnya kehidupan masyarakat yang lebih baik sebagaimana tercermin dalam Motto nya yaitu, "Electricity For A Better Life, Listrik Untuk Kehidupan Yang Lebih Baik". Sebagai BUMN yang mempunyai peranan yang sangat penting dalam kehidupan masyarakat Indonesia, PLN dituntut untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi para pelanggannya, dan berusaha untuk terus mengikuti perkembangan zaman tidak terkecuali dengan perkembangan teknologi informasi dan komputer. PLN dituntut untuk menerapkan teknologi informasi secara optimal sehingga informasi yang dihasilkan mempunyai tingkat keakuratan yang tinggi, tepat waktu serta relevan dan lengkap yang sangat diperlukan dalam pengambilan keputusan manajemen serta primanya pelayanan kepada pelanggan.
4
Kualitas informasi yang ada di PT. PLN (Persero) dirasakan belum sesuai dengan apa yang diharapkan meskipun saat ini telah diterapkan sistem ERP. Hal tersebut dapat diketahui berdasarkan hasil wawancara peneliti dengan Bapak Udan Suprihat (Ahli Muda Utama Pengolahan Data Administrasi Sumber daya Manusia) pada bulan November 2008 yang mengatakan bahwa: Permasalahan yang berhubungan dengan kualitas informasi di PT. PLN (Persero) memang berhubungan dengan sistem informasi manajemen berbasis komputer yang saat ini diterapkan, salah satunya dengan adanya penerapan sistem ERP ini, yaitu apabila sistem yang berada di pusat mati atau mengalami gangguan, maka seluruh sistem yang berada di setiap bagian dalam perusahaan juga ikut mati atau mengalami gangguan. Seringkali terjadi gangguan/mati pada server pusat, dalam seminggu bisa terjadi dua kali gangguan. Akibatnya kelancaran pekerjaan karyawan menjadi terhambat terutama yang berhubungan dengan proses informasi yang terkomputerisasi. Sedangkan, PT. PLN (Persero) menerapkan sistem in time dalam melaksanakan pekerjaan, artinya pekerjaan harus diselesaikan dengan tepat waktu, apabila suatu bagian memerlukan informasi lebih cepat dari waktu yang ditentukan maka bagian yang menghasilkan informasi belum bisa memberikannya, begitu pula sebaliknya, sehingga menghambat kelancaran aktivitas pekerjaan mereka. Untuk lebih jelasnya lagi, masalah terjadinya gangguan/mati pada server pusat tersebut penulis sajikan dalam bentuk tabel seperti dibawah ini. Tabel 1.1 Frekuensi Terjadinya Gangguan Pada Sistem (Dalam 3 Bulan Terakhir) Bulan
September
Oktober
November
Jumla h
Minggu Ke
1
Frekuensi Gangguan/mat i pada server Jumlah/bulan
2
3
4 5 1
2
3
4
5 1
2
3
4
5
2
1
-
2
1
1
-
1
2
2
1
x
x
x
x
x
x
x
x
x
3x
-
-
4x
-
13x
6x
Sumber: Hasil wawancara dengan pegawai bidang Administrasi SDM (Ahli Muda Pratama Pengolahan data Administrasi)
5
Berdasarkan tabel di atas, dapat dilihat bahwa terjadinya gangguan/mati pada sistem pusat pada bulan September sebanyak 3 kali, Oktober 4 kali dan November 6 kali. Hal tersebut dapat mengganggu kelancaran proses informasi. Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkannya, PT. PLN (Persero) DJBB menerapkan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) untuk menjalankan proses bisnis di wilayahnya. General Manager PT PLN (Persero) DJBB, Budiman Bahcrulhayat mengatakan bahwa: ERP adalah sistem untuk mengintegrasikan semua sumber daya perusahaan, antara lain sumber daya manusia (man), keuangan (money), dan material agar perusahaan berjalan efektif dan efisien, dengan peranti lunak SAP (Sistem Application and Product in data processing) buatan Jerman. Sebagai langkah awal, proses bisnis yang sementara ini sudah diimplementasikan adalah untuk area finansial, sumber daya manusia, dan material management. (Fatimah, 2008) Penerapan sistem informasi manajemen yang baru ini, dimulai pada awal tahun 2008 dan selama 10 bulan adalah tahap persiapan untuk running. Sehingga baru pada bulan Oktober sistem siap running, selama 10 bulan diadakan pengenalan serta pelatihan untuk karyawan dalam mengoperasikannya. Namun, sewaktu penulis mengadakan penelitian, terlihat masih ada karyawan yang kurang paham dengan adanya sistem yang baru, masih ada menu atau program yang mengalami kemacetan pada bagian tertentu dalam aplikasi yang digunakan oleh user. Hal lain yang diketahui adalah informasi yang dihasilkan oleh PLN belum akurat sesuai dengan yang diinginkan oleh user, selain itu masih terdapat salah input yang dilakukan oleh user sehingga menghambat kelancaran aktivitasnya serta memperlambat dalam proses pemberian informasi bagi yang membutuhkan.
6
Berdasarkan informasi yang didapatkan dari intranet PLN, menyatakan bahwa keberadaan sistem informasi manajemen berbasis komputer di PT. PLN (Persero) belum optimal, hal tersebut diantaranya diakibatkan oleh belum standarnya aplikasi yang dipakai oleh setiap UPJ, umumnya aplikasi tersebut telah out of date technology (ketinggalan zaman), belum adanya buku panduan pengembangan IT serta masih kurangnya pemahaman pengembangan IT sehingga dapat menyebabkan targanggunya aliran informasi karena lambatnya informasi yang dihasilkan. Selain itu, menurut Ir. Budi Susanto M. Eng pada artikelnya yang dimuat di Knowledge Center PLN, mengemukakan bahwa. Kelemahan yang ada dalam salah satu aplikasi yang dijalankan PT. PLN (Persero) diantaranya adalah: a. Memerlukan tenaga SDM yang terlatih. b. SDM yang ada tidak dapat langsung dipergunakan untuk mengoperasikan aplikasi. c. Menggunakan SDM di luar PLN untuk menjalankan aplikasi. d. Perlu melakukan sosialisasi yang terus menerus. e. Aplikasi belum banyak dikenal oleh karyawan PLN. f. Memerlukan waktu yang cukup lama untuk mengenal aplikasi. g. Memerlukan pengamanan terhadap software. h. Harus selalu membuat back-up data setiap hari. i. Tergantung kepada keandalan sistem jaringan pengiriman data. j. Proses aplikasi berjalan secara sendiri-sendiri sehingga jumlah SDM menjadi lebih banyak. (http://www.pln-jabar.co.id, 2006) Berbagai fakta yang terjadi pada PT. PLN (Persero) tersebut cukup berpengaruh terhadap efektivitas internal organisasi maupun dalam pelayanan publik. Pembenahan dalam implementasi sistem informasi manajemen berbasis komputer ini perlu secepatnya dilakukan. Namun pembenahan baru dapat dilakukan secara efektif setelah diketahui berbagai kendala yang ada di lapangan. Keinginan PT. PLN untuk bisa mewujudkan visinya yaitu "Menjadi Perusahaan Kelas Dunia yang tumbuh berkembang, unggul dan terpercaya dengan
7
bertumpu pada potensi insani", tentunya tidak bisa dilepaskan dari tersedianya SDM yang berkualitas dengan kompetensi yang terbaik dan siap bersaing di era kompetisi seperti sekarang ini. Salah satu unsur yang diperlukan oleh karyawan dalam sebuah perusahaan yang sedang berkembang dalam menghadapi kondisi pasar yang semakin kompetitif ialah informasi yang dapat mendukung berjalannya aktivitas perusahaan. Tersedianya informasi yang berkualitas akan menciptakan SDM yang memiliki kompetensi dan pengetahuan yang lebih dari memadai sehingga menjadi pilihan yang paling strategis sekaligus menjadi asset utama bagi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten. Mengingat pentingnya perusahaan dalam mengelola sistem informasi manajemen berbasis komputer agar menghasilkan informasi yang bernilai dan berkualitas bagi pemakainya yang dalam hal ini karyawan, maka penulis tertarik untuk menganalisa dan mengadakan penelitian dengan judul “Pengaruh Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer Terhadap Kualitas Informasi Pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat Dan Banten”. B. Identifikasi dan Perumusan Masalah 1. Identifikasi Masalah Kualitas informasi yang ada di PT. PLN (Persero) dirasakan belum sesuai dengan apa yang diharapkan. Hal tersebut dapat diketahui berdasarkan hasil wawancara penulis dengan karyawan PT PLN (Persero) yang menyebutkan bahwa permasalahan yang berhubungan dengan kualitas informasi di PT. PLN (Persero)
8
diantaranya yaitu dengan sering terjadi gangguan/mati pada server pusat, yang dalam seminggu bisa terjadi dua kali gangguan, sehingga karyawan yang membutuhkan suatu informasi yang berhubungan dengan komputer harus menunggu sampai sistem dapat digunakan sehingga informasi yang dibutuhkan sudah tidak tepat waktu dan mungkin sudah tidak akurat lagi. Sedangkan, PT. PLN (Persero) menerapkan sistem in time dalam melaksanakan pekerjaan, artinya pekerjaan harus diselesaikan dengan tepat waktu. Terjadinya gangguan/mati pada sistem yang berada di pusat tersebut menyebabkan seluruh sistem yang berada di setiap bagian dalam perusahaan juga ikut mati atau mengalami gangguan. Akibatnya kelancaran pekerjaan karyawan menjadi terhambat terutama yang berhubungan dengan proses informasi yang terkomputerisasi terutama untuk akses yang online. Terjadinya perubahan sistem informasi yang digunakan di perusahaan membutuhkan waktu untuk beradaptasi bagi karyawan dalam mengoperasikannya, belum adanya buku panduan pengembangan IT serta masih kurangnya pemahaman pengembangan IT menyebabkan targanggunya aliran informasi karena lambatnya informasi yang dihasilkan. Selain itu, belum standarnya aplikasi yang dipakai oleh setiap UPJ, umumnya aplikasi tersebut telah out of date technology (ketinggalan zaman). Akibatnya informasi yang dihasilkan tidak akan relevan, akurat, tepat waktu dan lengkap sesuai dengan apa yang diharapkan.
9
2. Rumusan Masalah Rumuskan masalah dalam penelitian ini sebagai berikut: (1) Bagaimana gambaran mengenai sistem informasi manajemen berbasis komputer berdasarkan persepsi karyawan pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten; (2) Bagaimana gambaran mengenai kualitas pelayanan informasi berdasarkan persepsi karyawan pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten; (3) Seberapa besar pengaruh sistem informasi manajemen berbasis komputer terhadap kualitas pelayanan informasi pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten. C. Tujuan Penelitian Maksud dari penelitian ini adalah untuk menjelaskan dan menganalisis mengenai pengaruh sistem informasi manajemen berbasis komputer terhadap kualitas informasi pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten. Sedangkan tujuan dari penelitian ini adalah untuk: 1. Mengetahui gambaran mengenai sistem informasi manajemen berbasis komputer berdasarkan persepsi karyawan pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten. 2. Mengetahui gambaran mengenai kualitas pelayanan informasi berdasarkan persepsi karyawan pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten.
10
3. Mengetahui seberapa besar pengaruh Sistem informasi manajemen berbasis komputer terhadap kualitas pelayanan informasi pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten. D.
Kegunaan Hasil Penelitian Hasil penelitian ini diharapkan mampu memenuhi nilai kegunaan
penelitian yang ditujukan bagi: 1. Kegunaan Akademis a. Penelitian ini diharapkan dapat dijadikan bahan masukan untuk meningkatkan ilmu dan wawasan mengenai sistem informasi manajemen berbasis komputer (hardware, software, brainware, prosedur, database, jaringan komunikasi) dan Kualitas Informasi pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten. b. Sebagai bahan masukan dan sumbangan pemikiran bagi penelitian selanjutnya dengan mempertimbangkan temuan terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi sistem informasi manajemen berbasis komputer dan kualitas informasi serta faktor lainnya yang mempengaruhi terhadap keberhasilan perusahaan di luar sistem informasi manajemen berbasis komputer dan kualitas informasi. 2. Kegunaan Praktis Memberikan masukan yang bermanfaat untuk perbaikan dan perubahan yang diperlukan oleh PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten mengenai Sistem informasi manajemen berbasis komputer dan pengaruhnya terhadap kualitas informasi.
