BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
1.1
Persaingan bisnis antarperusahaan di Indonesia baik perusahaan swasta maupun pemerintah berkembang semakin pesat. Beberapa perusahaan melakukan persaingan bisnis dengan meningkatkan standar kerja dan pengembangan sumber
daya manusia.
Dalam upaya mengembangkan suatu organisasi, salah satu faktor penting pendukung organisasi perusahaan adalah sumber daya manusia. Jika sumber daya manusia dalam suatu organisasi perusahaan dapat bekerja secara maksimal maka secara tak langsung akan mendukung organisasi perusahaan tersebut, mereka dituntut untuk dapat bekerja secara profesional dan kompeten. Untuk menunjang agar sumber daya manusia yang profesional dan kompeten tersebut memperoleh hasil yang maksimal, maka organisasi perusahaan harus dapat memfasilitasi mereka berupa kantor tempat mereka bekerja harus tertata dengan baik dengan dilengkapi sistem, perlengkapan dan peralatan bekerja yang memadai. Salah satu upaya yang dapat ditempuh untuk memotivasi pegawai atau karyawan di tempat karyawan itu bekerja adalah dengan menciptakan tata ruang dan kondisi lingkungan fisik kantor tersebut sebaik-baiknya. Penataan kantor dan lingkungan fisik di sekitar kantor akan banyak mendatangkan manfaat yang positif bagi organisasi perusahaan seperti membantu dalam memperlancar proses kerja staf pegawai sehingga efektivitas dan produktivitas kerja dapat tercapai. Kantor
merupakan
tempat
diselenggarakannya
kegiatan
registrasi
(pencatatan), komputerisasi (pengolahan), komunikasi dan penyebaran informasi. Kegiatan tersebut diselenggarakan untuk mencapai tujuan kantor yang diantaranya adalah menyediakan keterangan-keterangan lengkap dan akurat, menciptakan suasana kantor yang harmonis dan menyeluruh, mencapai hasil pekerjaan kantor secara efektif dan efisien serta memberikan pelayanan kepada masyarakat secara optimal. Sekarang ini kita berada di tengah-tengah revolusi pekerjaan kantor 1
sehingga keberadaan kantor sebagai tempat menjalankan kegiatan manajerial dan ketatausahaan diakui keberadaannya. (Moekijat, 2002: 54).
Dalam pelaksanaannya kantor perlu di tata sedemikian rupa untuk
mempermudah penyelesaian pekerjaan. penataan tersebut meliputi penempatan
meja kerja, peralatan dan perabot kantor yang di letakan pada tempat yang mudah dijangkau sehingga produktivitas pegawai dapat tercapai. Tata ruang kantor menurut Sedarmayanti (2001: 222) adalah pengaturan
dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik,
nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efisiensi kerja. Oleh karena itu, pengaturan suatu kantor merupakan suatu metode untuk menata dan menyusun setiap peralatan dan perlengkapan kantor yang diperlukan pegawai guna mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Selain itu, menurut Nuraida (2008), penataan ruang yang baik harus dipertimbangkan untuk mengatasi masalah ketika bekerja, khususnya yang berhubungan dengan lingkungan kerja kantor. Karena lingkungan kantor yang baik dapat mengurangi salah satu penyebab menurunnya produktivitas kerja pegawai dan sekaligus meningkatkan kenyamanan dalam bekerja. PT Kereta Api Indonesia (Persero) merupakan salah satu perusahaan yang saat ini sedang menjalankan misi untuk menjadi perusahaan transportasi terbaik di Indonesia, terbukti dengan adanya peningkatan standar kerja dan kualitas sumber daya manusia. PT KAI memiliki lebih dari 5 daerah operasional yang tersebar di hampir seluruh indonesia seperti Jawa, Kalimantan dan Sumatera. Adapun yang menjadi objek observasi selama penulis melaksanakan praktik kerja lapangan yakni PT KAI Daerah Operasi 2 Bandung yang terletak di Jalan Stasiun Selatan No. 25 Bandung tepatnya pada Seksi Keuangan. Menurut hasil observasi tata ruang kantor pada Seksi Keuangan PT KAI Daerah Operasi 2 Bandung, belum tertata dengan baik serta belum sesuai dengan ketentuanketentuan dan persayaratan tata ruang kantor yang baik seperti salah satunya azas tata ruang kantor yaitu azas jarak terpendek, rangkaian kerja, penggunaan segenap ruang dan azas perubahan susunan tempat kerja. Hal tersebut dapat dilihat dari
2
penempatan dan penataan meja, kursi, lemari, peralatan, perabot dan mesin kantor yang kurang tepat. Luas ruangan yang tersedia tidak dimanfaat semaksimal
mungkin, sehingga tidak sesuai dengan asas penggunaan segenap ruang. Menurut ahli tata ruang Muther ( dalam The, 2007) asas mengenai penggunaan segenap
ruang yaitu mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang tersedia, tidak hanya berupa luas lantai (ruang datar, melainkan ruang secara vertikal dari atas ke bawah, dengan demikian tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai. Selain itu
terdapat pula masalah mengenai lingkungan fisik kantor seperti tata cahaya, tata warna, suara dan udara. Ketidaksesuaian tersebut dapat mengganggu kelancaran
aktivitas kerja dan dapat menimbulkan menurunnya efisiensi dan produktivitas kerja pegawai. Berikut masalah-masalah yang terdapat pada tata ruang dan lingkungan fisik kantor pada Seksi Keuangan PT KAI DAOP 2 Bandung, yaitu sebagai berikut: 1. Penempatan meja kerja pegawai yang belum sesuai dengan jenis pekerjaan yang dilakukan mengakibatkan sulitnya melakukan koordinasi dengan pegawai yang memiliki kepentingan yang sama dan saling berhubungan. 2. Penempatan filing cabinet, meja dan kursi yang belum tertata dengan baik sehingga ruangan yang tidak begitu besar semakin terasa sempit dan mengakibatkan para pegawai tidak leluasa bergerak. 3. Adanya tempat di bagian belakang kantor yang dijadikan tempat untuk menyimpan arsip dengan cara ditumpuk tak beraturan dan biasa dipergunakan pegawai untuk tidur dan beristirahat ketika jam kerja. 4. Adanya
tempat/bagian
dalam
ruangan
yang
kurang
mendapat
penerangan/cahaya baik dari sinar matahari maupun cahaya lampu, sehingga menghambat pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan. 5. Sirkulasi udara yang kurang memadai, menyebabkan adanya rasa tidak nyaman ketika berada di kantor, terlebih lagi ketika hampir seluruh pegawai merokok di ruangan. Hal tersebut mengakibatkan udara di dalam ruangan terasa pengap karena asap rokok dan berakibat pada adanya gangguan pernafasan yang dirasakan pegawai sehingga dapat merusak konsentrasi saat bekerja.
3
6. Warna cat dinding ruangan yang tidak sesuai, sehingga menyebabkan
ruangan terkesan gelap dan tidak terawat dan pegawai merasa jenuh ketika
berada di ruangan dan pekerjaan tidak terselesaikan tepat waktu. Merujuk pada permasalahan di atas, maka dalam menyelesaikan laporan
Tugas Akhir
ini penulis memilih judul “Perancangan Tata Ruang dan
Lingkungan Fisik Kantor Pada Seksi Keuangan PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 2 Bandung”
1.2
Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya maka batasan
permasalahan yang dibahas adalah: 1. Bagaimana kondisi awal tata ruang dan lingkungan fisik kantor pada Seksi Keuangan PT KAI (Persero) Daerah Operasi 2 Bandung? 2. Bagaimana membuat rancangan tata ruang dan kondisi lingkungan fisik kantor pada Seksi Keuangan PT KAI (Persero) Daerah Operasi 2 Bandung?
1.3
Tujuan Proyek Perancangan Tata Ruang Kantor pada Seksi Keuangan khususnya
Sub Seksi Keuangan, Sub Seksi Anggaran dan Sub Seksi Akuntansi PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 2 Bandung, memiliki tujuan dan manfaat sebagai berikut: 1.3.1 Tujuan 1. Mendapatkan gambaran dan data mengenai tata ruang dan kondisi lingkungan fisik kantor pada Seksi Keuangan PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 2 Bandung. 2. Merancang tata ruang dan kondisi lingkungan fisik kantor yang baik pada Seksi Keuangan PT Kereta Api Indonesia (Persero).
4
1.3.2 Manfaat Adapun manfaat laporan tugas akhir ini adalah:
1. Bagi pihak PT Kereta Api Indonesia (Persero) Hasil proyek ini diharapkan dapat dipertimbangkan untuk kemudian diaplikasikan pada seksi keuangan PT KAI (Persero)
guna
meningkatkan produktivitas dan kenyamanan saat bekerja.
2. Bagi Penulis:
a. Untuk memenuhi persyaratan kelulusan. b. Untuk menerapkan ilmu yang didapatkan selama masa perkuliahan dan menjadikan perbandingan antara teori dan praktiknya. c. Menambah wawasan dalam bidang perkantoran terhadap dunia kerja yang sesungguhnya. 3. Bagi Jurusan Administrasi Niaga Sebagai referensi dan acuan dalam pengayaan ilmu pengetahuan mengenai tata ruang dan lingkungan fisik kantor bagi yang memerlukannya.
5
