1
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah Pengguna komputer sebagai alat bantu pekerjaan manusia dirasakan sangat
berguna untuk mempermudah dan mempercepat pekerjaan. Dimana kecanggihan membawa dampak positif dan negatif dalam dunia bisnis. Dampak positif dari adanya komputer adalah proses data dan informasi yang dapat menjadi tulang punggung dunia bisnis dapat dilakukan secara cepat dan tepat waktu, sedangkan dampak negatif adalah timbulnya kejahatan penyelewengan dari penggunaan perangkat keras. Akan tetapi, terlepas dari semua itu bahwa kemajuan teknologi yang dapat mendukung pengolahan informasi menjadi alat pemicu persaingan dunia bisnis dan ekonomi yang kompetitif. Para pengembang komputer disaat pertama kali mengembangkan komputer mungkin tidak dapat membayangkan akan kemajuan komputer saat ini. Salah satu kemajuan komputer saat ini adalah pengolahan database. Pengolahan database merupakan suatu pengolahan data secara komputerisasi yang dapat menutupi kelemahan-kelemahan pada pengolahan data secara manual, terutama pada ketika mengolah data yang cukup besar, namun demikian pengolahan database secara komputerisasi tidaklah sempurna. Pengolahan database saat ini tidak saja digunakan oleh perusahan besar, organisasi, universitas namun digunakan juga pada berbagai bidang termasuk pada bisnis parcel mengingat data-data yang diolah didalamnya cukup banyak, untuk itu penulis tertarik untuk membuat suatu system mengenai pengolahan data pada parcel untuk dijadikan sebagai tema penulisan ilmiah pada Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Jakarta.
2
Bisnis parcel merupakan salah satu bidang bisnis yang memerlukan pengolahan data yang cukup rinci dan kompleks,apabila frekuensi aktifitas harian bisnis ini sangatlah tinggi terutama ketika mendapat pesanan dalam jumlah yang besar, hampir setiap saat aktifitas didalamnya memerlukan pengolahan data. Guna mendukung kinerja dari sebuah pengolahan parcel dibutuhkan pengolahan data secara terkomputerisasi yang akan mempercepat dan juga mempermudah dalam pengolahan data-datanya. Berdasarkan hal diatas maka penulis mencoba membuat suatu system database yang dapat diperlukan dalam pemesanan parcel. 1.2
BATASAN MASALAH Masalah yang dibahas oleh penulis dalam penulisan ilmiah ini hanya pada penginputan jumlah pemesanan parcel, pelanggan, transaksi serta hingga terbentuknya pembuatan laporan dengan menggunakan Visual Basic 6.0.
1.3
TUJUAN PENULISAN Tujuan dari penulisan ilmiah adalah membuat sistem pemesanan penjualan parcel menjadi lebih cepat supaya transaksi pada pemesanan parcel lebih efisien dan efektif.
1.4
METODE PENELITIAN Dalam penyusunan penulisan ilmiah ini, penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut : 1. Metode Wawancara yaitu : mengadakan wawancara terhadap pihak yang bersangkutan. 2. Metode studi pustaka yaitu : penulis mendapatkan sumber dari buku-buku sebagai pegangan untuk membantu penyelesaian penulisan.
1.5
SISTEMATIKA PENULISAN Untuk memudahkan pembaca dan memahami isi penulisan ini, penulis mengelompokkan pokok bahasan dalam beberapa bab, yaitu :
3
BAB I PENDAHULUAN Dalam bab ini dijelaskan mengenai latar belakang masalah, tujuan penulisan, batasan masalah, metode penelitian, dan sistematika penulisan yang digunakan. BAB II
LANDASAN TEORI
Dalam bab ini dijelaskan teori tentang pengertian sistem informasi, DFD, ERD, Normalisasi. BAB III
ANALISA MASALAH Bab ini berisikan penjabaran dari sistem yang sedang berjalan dan masalah yang dihadapi.
BAB IV
PEMBAHASAN MASALAH Bab ini berisikan mengenai analisa masalah dan perancangan sistem , DFD, ERD, Normalisasi dan Struktur database.
BAB V
PENUTUP
Pada bab ini penulis memberikan kesimpulan yang diperoleh dari pembuatan penulisan
ilmiah
dan
pengembangan selanjutnya.
saran
yang
diperlukan
untuk
4
BAB II LANDASAN TEORI 2.1
Pengertian Sistem Informasi Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan dan tersusun
untuk mencapai suatu tujuan tertentu.1 Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.2 Sistem
Informasi
adalah
suatu
sistem
didalam
organisasi
yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan.3 2.2
Data Flow Diagram (DFD Data
Flow
Diagram
(DFD)
adalah
alat
pembuatan
model
yang
memungkinkan untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang menghubungkan satu sama lain dengan alur data baik secara manual maupun komputerisasi. 2.2.1
Komponen Data Flow Diagram Data Flow Diagram terdiri dari 4 komponen, yaitu : 1. Terminator Terminator sering dikenal sebagai entry eksternal untuk sumber tujuan data yang direpsentasikan dengan gambar empat persegi panjang atau bujur sangkar.
1
Jogiyanto, “Analisis dan Disain Sistem Informasi”, PT Andi Offset, Yogyakarta, 1995, hal 2 Jogiyanto, “Analisis dan Disain Sistem Informasi”, PT Andi Offset, Yogyakarta, 1995, hal 8 3 Jogiyanto, “Analisis dan Disain Sistem Informasi”, PT Andi Offset, Yogyakarta, 1995, hal 11 2
5
Gambar 2.1 Simbol Terminator 2. Proses Proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan proses input sampai ke output. Proses diwakili dengan gambar lingkaran.
Gambar 2.2 Simbol Proses 3. Data Source (Penyimpanan data) Penyimpanan data digunakan sebagai sarana untuk mengumpulkan data, penyimpana bagian data ini direpsentasikan dengan 2 garis yang paralel.
Gambar 2.3 Simbol Data Source 4. Data Flow (Alur data) Alu data direpsentasikan oleh anak panah untuk menunjukan keluar dari atau masuk ke suatu proses dimana alur data ini merupakan perpindahan data atau informasi dari suatu bagian kebagian lainnya dari suatu system.
Gambar 2.4 Simbol Alur Data
6
2.2.2
Tingkatan Data Flow Diagram Tingkatan-tingkatan DFD ini disusun untukn mempermudah dalam membaca DFD, penyusunannya adalah sebagai berkut : A. Diagram Konteks Diagram konteks merupakan diagram paling atas yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup system. Hal yang digambarkan dalam konteks adalah terminator dengan system dan juga sistem dalam suatu proses. A. Diagram zero Diagram Zero ini merupakan diagram tingkat menengah yang merupakan proses utama dari sistem dan didalamnya terdiri dari hubungan antar terminator atau entry proses, data flow dan data source. B. Diagram Primitif Merupakan diagram tingkat paling rendah, dimana proses-proses yang terdapat didalamnya sudah tidak dapat diuraikan lagi.
2.3
Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah komponen – komponen Himpunan Entitas dan Himpunan Relasi yang dilengkapi atribut – atribut yang mempresentasikan sebuah fakta4. 2.3.1
Komponen Entity Relationship Diagram Komponen ERD yang sering digunakan dalam merancang sistem,
yaitu :
1. Entitas (Objek data) 4
Fathansyah, “Basis Data”, Informatika, Bandung, 2002 hal 65
7
Entitas adalah suatu kumpulan objek atau sesuatu yang dapat dibedakan atau didefinisikan secara unik. Penggambaran entitas pada ERD menggunakan simnbol persegi panjang.
Gambar 2.5 Simbol Entitas 2. Atribut Atribut adalah elemen data yang menunjukan ciri entitas atau karakteristik dari entitas. Atribut identik dengan field.
Gambar 2.6 Simbol Atribut 3. Relationship Relationship adalah hubungan yang terjadi antara satu entitas atau lebih. Kumpulan relationship yang sejenis disebut relationship set.
Gambar 2.7 Simbol Relationship
Ada 3 macam relasi dalam hubungan atribut dalam suatu file, yaitu ;
8
1. One to One Relationship (1 : 1)
Mahasiswa
1
1
Memilik i
NPM
Gambar 2.8 Simbol One to One Relationship 2. One to Many Relationship (1 : M) 1
M Memili ki
Mahasiswa
Mata kuliah
Gambar 2.9 Simbol One to Many Relationship 3. Many to Many Relationship (M : N) Mahasiswa a
M
Memili ki M
N
Kelas
Gambar 2.10 Simbol Many to Many Relationship 2.3.2
Normalisasi Proses normalisasi adalah proses untuk mengorganisasikan file untuk
menghilangkann grup elemen yang berulang-ulang.5 Bentuk-bentuk normalisasi adalah sebagai berikut :
1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized From). 5
Jogiyanto, “Analisis dan Disain Sistem Informasi”, PT Andi Offset,Yogyakarta, 1995, hal 403
9
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang diekam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu dan dapat saja tidak lengkap. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya. 2. Bentuk Normal Kesatu (1NF / First Normal Form). Bentuk normal kesatu mempunyai ciri, yaitu setiap data yang dibentuk dalam flat file (file daftar). Data dibentuk dalam record. Bentuk normal kesatu mempunyai primary yaitu setiap data dibentuk dalam record demi record dan setiap field-field. Tidak set atribut yang berulang-ulang. Tiap field hanya satu pengertian, bukan merupakan kumpulan kata yang mempunyai arti ganda, hanya satu arti saja. 3. Bentuk Normal Kedua (2NF / Second Normal Form). Bentuk normal kedua mempunyai syarat, yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi primary bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci, haruslah bergantung secara fungsional pada kunci utama atau primary key. Untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukankunci-kunci field. Kunci haruslah unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya. 4. Bentuk Normal Ketiga (3NF / Third Normal Form). Untuk menjadi normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribut bukanlah kunci dan haruslah bergantung pada primary key secara menyeluruh.
2.4 Flow Of Document
10
Flow Of Document (FOD) adalah Bagian alir document atau disebut juga bagan alir formulir atau Paperwork Flowchart merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan ormulir termasuk tembusan-tembusannya.6 Simbol-simbol yang digunakan dalam sebuah flow of document, yaitu : a. Document. Document digunakan untuk menggambarkan suatu document atau kegiatan mengeluarkan data baik secara manual maupun otomatis.
Gambar 2.11 Simbol Document b.
Manual Operation. Digunakan untuk menggambarkan kegiatan yang dilaksanakan dengan
tenaga manusia atau secara manual.
Gambar 2.12 Simbol Manual Operation c.
Proses. Digunakan untuk memproses document yang sedang berjalan dalam
flow of document secara manual operation.
6
Jogiyanto, “Analisis dan Disain Sistem Informasi”, PT Andi Offset,Yogyakarta, 1995, hal 800
11
Gambar 2.13 Simbol Proses d.
Flow Line. Digunakan unuk menggambarkan suatu arus document dari suatu
kegiatan lainnya atau kegiatan pada terminal untuk kebutuhan kecuali transmisi data.
Gambar 2.14 Simbol Arus dari Proses e.
Arsip. Digunakan untuk mengarsipkan document melalui manual operation
untuk mencegah document agar tidak hilang.
Gambar 2.15 Simbol Arsip
2.5
Database Pada Microsoft Access 7.0 Microsoft access 7.0 ini merupakan salah satu software pengolah database yang berjalan dibawah sistem windows 95. Dalam mengolah database, Microsoft Access mempunyai beberapa kelebihan antara lain adalah mampu mengadakan relasi antar database.
12
Dalam mengolah database, Microsoft Access 7.0 for windows 95 ini memiliki sarana atau objek yang dapat mempermudah kita dalam bekerja, objek-objek tersebut adalah : a.
From Digunakan untuk menambah data dalam sebuah database, selain itu dapat menambah menampilkan dan mengedit data dengan beberapa cara.
b.
Query Digunakan untuk menampilkan data yang dikhususkan saja.
c.
Report Dengan menggunakan report kita dapat mencetak data kita dalam sebuah papan layoutvdan dalam tipe style tertentu. Report juga dapat mencetak data dari field tertentu yang kita definisikan. d. Tabel Digunaklan untuk menampilkan data dan mengedit data. Objek ini mempunyai karakteristik dan struktur tersendiri. e. Macro Mengotomatisasikan database kita dengan perintah atau cara yang kita spesifikasikan, tanpa membutuhkan program f. Modul Digunakan untuk merancang modul aplikasi pengolah database tingkat lanjut sesuai dengan kebutuhan. 2.5.1
Spesifikasi Tabel Pada saat pembuatan table, dari kotak dialog terdapat beberapa bagian
yang harus kita ketahui. Bagian-bagian tersebut adalah : 1. Field Name Yaitu tempat kita mendefinisikan nama field yang akan kita masukan dalam table. Jumlah field dalam sebuah table adalah 255. 2. Data Type
13
Yaitu tempat kita masukan tipe data field yang didefinisikan didalam kolom field kolom. 3. Description Yaitu tempat memasukan keterangan field yang sudah didefinisikan dalam kolom field name. 4. Properties Berguna untuk mengatur masing-masing pengatur atau pengontrol field yang telah didefinisika. Terletak pada bagian bawah kotak dialog. 2.5.2
Macam-Macam Tipe Data Beberapa tipe data yang ada pada Microsoft Access 7.0 adalah sebagai
a. Text (Default) Text atau kombinasi teks dan angka, atau hanya angka yang tidak dapt dilakukan suatu perhitungan. Mempunyai batas panjang sampai 255 karakter atau pengaturan panjang dilakukan dengan menggunakan property field size. b. Memo Text panjang atau kombinasi teks dengan angka. Batas maksimalnya mencapai 64.000 karakter. c. Number Data angka yang digunakan untuk mencapai perhitungan matematika. Batas maksimal sesuai dengan pengaturan pada field size. d. Date/Time Nilai tanggal dan waktu untuk tahun 100 sampai 9999. Panjang maksimal adalah 8 bytes. e. Currency Nilai mata uang dan angka yang bias digunakan untuk perhitungan matematika yang disertai dengan satu sampai empat decimal, ketelitian sampai 15 digits di sebelah kiri tanda decimal. Batas panjang maksimal adalah 8 bytes.
14
f. Auto Number Sebuah data angka urut atau angka acak yang dimasukan oleh Microsoft Access 7.0 saat kita manambah record baru dalam sebuah table field pada Auto Number tidak dapat diupdate. Batas panjang maksimal 4 bytes. g. Yes/No Nilai Yes dan No dan field ynag berisi hanya satu dari dua nilai (true / false atau On / Off). Panjangnya maksimal 1 bit h. OLE Object Sebuah objek (seperti spreadsheet Microsoft Excel, sebuah dokomen Microsoft Word, grafik, suara, atau data binary lainnya), yang dihubungkan atau dinamakan dalam sebuah table database. i. Lookup Wizard Niali dari table atau dari nilai combo box. Ukurannya sama dengan primary key field yang digunakan untuk lookup, ditulis 4 bytes. 2.6 Sekilas Tentang Microsoft Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat aplikasi windows yang berbasis grafis (GUI-Grapical User interface). Visual Basic merupakan event-drive programming (pemrograman terkendali kejadian) artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa event atau kejadian tertentu (tombol diklik, menu dipilih, dan lain-lain). Ketika event terdeteksi, kode yang berhubungan dengan event (prosedur event) akan dijalankan. Visual Basic 6.0 menyediakan tiga macam interface yang bias kita gunakan untuk merans\cang aplikasi sesuai kebutuhan. Selain MDI (Multi Document Interface) dan SDI (Single Document Interface), kini tersedia Explorer Document Interface dengan gaya seperti windows Explorer.
15
2.6.1
Struktur Aplikasi Visual Basic Didalam Microsoft visual basic struktur aplikasinya terdiri dari : • From (windows/jendela) digunakan untuk membuat user interface atau tampilan. • Kontrol (Control) adalah tampilan berbasis grafis yang dimasukkan pada form untuk membuat interaksi dengan pemakai (text box, label, scrollbar, tombol command). From dan control adalah objek. • Properti (Propertis) yaitu nilai atau karakteristik yang dimiliki oleh sebuah objek visual basic. Contoh : name, caption, size, color, position dantext. Visual Basic menerapkan property default (standar), property ini dapat diubah saat mendesain program atau ketika program dijalankan (run time) • Metode (Methods) yaitu serangkaian perintah yang sudah tersedia pada suatu objek yang dapat diminta untuk mengerjakan tugas khusus. • Presedur Kejadian (Event Procedures) yaitu kode yang berhubungan dengan suatu objek. Kode nin akan dieksekusio ketika ada respon dari pemakai berupa event tertentu. • Prosedur Umum (General Procedures) yaitu kode tang tak berhubungan dengan suatu objek. Kode ini harus diminta oleh aplikasi. • Modul (Module) yaitu kumpulan dari prosedur umum, deklarasi variable dan definisi konstanta yang digunakan oleh aplikasi.
2.6.2
Tamipalan Layar Visual Basic • Menu. Menu Visual basic berisi semua perinath Visual Basic yang dapat dipilih untuk melakukan tugas tertentu. Isi dari menu pada umumnya sebagian besar sama dengan program-program windows.
16
Gambar 2.16 Jendela Menu •
Toolbar Toolbar adalah tombol-tombol yang mewakili suatu perintah tertentu dari Visual Basic. Contoh dari tombol toolbar adalah add project, add item, open project, copy, paste, cut, asve dan masih banyak yang lainnya.
Gambar 2.17 Toolbar • From Windows (Jendela From) From windows atau jendela from adalah daerah kerja utama, dimana akan dibuat program-program aplikasi Visual Basic. From merupakan tempat meletakkan berbagai macam objek interaktif seperti misalnya text, gambar, tombol-tombol perintah, scroolbar, dan sebagainya.
Gambar 2.18 Jendela Form windows
17
• Project Explorer Jendela project explorer adalah jendela yang mengandung semua file didalam aplikasi Visual Basic. Setiap aplikasi dalam Visual Basic disebut dengan project, dan setiap projet bias mengandung lebih dari satu file.
Gambar 2.19 Jendela Project Explorer • Toolbox Toolbox adalah kumpulan dari objek yang digunakan untuk membuat user interface serta control bagi program aplikasi.
18
Gambar 2.20 Toolbox • Properties Windows Jendela properties adalah jendela yang mengandung semua informasi mengenai objek yang terdapat pada aplikasi Visual Bsic. Properti adalah sifat dari sebuah objek, misalnya namanya, ukuran huruf, posisi dan sebagainya. Untuk mengatur bentuk dan karakteristik dari setiap objek dilakukan melalui jendela properties ini.
19
Gambar 2.21 Jendela Properti • From Layout Windows From Layout Windows adalah jendela yang menggambarkan posisi dari from yang ditampilkan pada layar monitor. Posisi from pada From layout Windows inilah yang menjadi petunjuk dimana aplikasi anda ditampilkan pada layer monitor bila dijalankan nanti.
Gambar 2.22 Jendela Layout From • Jendela Code Jendela Code digunakan unuk menulis, menampilkan dan menyunting kodekode program untuk form dan semua control didalamnya, jendela code dibagi menjadi dua bagian, antara lain : Objek box dan procedure box
20
Gambar 2.23 Jendela Code
21
BAB III ANALISA MASALAH
3.1
Sejarah Singkat Mitra Buana berdiri pada tanggal 10 Oktober 2003 yang didirikan oleh Ibu.
Delila S. Usaha ini beralamatkan di Jl.Buana asri no.17 sebagai suatu toko yang baru pertama kali ada didaerah tersebut, dituntut suatu pelayanan yang lebih baik untuk memuaskan para pelanggannya. Usaha ini merupakan milik pribadi dan dibantu oleh beberapa karyawan untuk memperlancar jalannya usaha tersebut. Mitra Buana adalah suatu usaha yang sedang berkembang yang berada disamping rumah, yang menjual berbagai macam jenis parcel. Dengan adanya usaha pemesanan parcel tersebut banyak warga sekitar yang tertarik untuk menggunakan jasa parcel. 3.2
Struktur Organisasi
Pimpinan
Bagian Administrasi
Bagian Pelayanan
Bagian Pengiriman
Gambar 3.1. Struktur Organisasi
Bagian Gudang
22
Fungsi dan tugas masing-masing : 1. Pemilik Perusahaan Tugasnya : Mengatur, mengawasi dan bertanggung jawab atas keseluruhan kegiatan managemen pemesanan parcel. 2. Bagian Administrasi Tugasnya : Menangani semua masalah keuangan termasuk laporan keuangan dan laporan barang. 3. Bagian Pelayanan Tugasnya : Melayani konsumen untuk memilih barang. 4. Bagian Pengiriman Tugasnya : Mengirim barang ketempat tujuan. 5. Bagian Gudang Fungsinya : Untuk menyimpan barang pesanan yang sudah jadi. 3.3
Sekilas Tentang Parcel Parcel adalah makanan dan minuman siap saji atau berupa makanan dan
minuman yang memerlukan pengetahuan sebelum untuk mengkonsumsinya, untuk jenis makanan dan minuman siap saji, anda mempunyai banyak pilihan. Jenis makanan dan minuman yang dijadikan isi parcel bisa produk lokal atau import, anda perlu memperhatikan batas kadaluarsanya dan sertifikat halalnya biasa tercantum pada kemasannya. Produksi ini harus anda perhatikan agar penerima parcel nyaman saat mengkonsumsinya. 3.3.1
Type Dan Harga Perusahaan parcel menyediakan berbagai macam type parcel untuk memberikan alternatif pilihan bagi para konsumen. Setiap type parcel mempunyai berbagai jenis dari type parcel dan mempunyai kode parcel. Setiap parcel harganya bermacam-macam tergantung type parcel. Secara
23
keseluruhan harga parcel sudah termasuk biaya kirim. Macam-macam contoh type parcel diantaranya : Type
Kode Pacel MK001
Makanan
Isi Monde Butter Cookies 454g
Harga Rp. 350.000
Tango Wafer Assorted 576g Marjan Syrup 630ml, Coca Cola 1000m Fox Candy 200g, Jacob’s Crackers 180g Goodtime Choc Chip 124g Fruit Tea Pet 500ml MK002
Khong Guan Wafer Cream 550g Arnott’s Venezia Biscuit Box 445g
Rp. 200.000
Legenda Asstored Biscuit 400g Trebor Candy, Fox’s Candy Nutri Sari Jeruk Manis 500g Moment Sparking Grape 200ml Pringles Potato Chip Original 170g CO001 Coklat
Cadbury dairy Milk Chocolate 180g 3 pcs Cadbury Dairy Milk Chocolate 180g, 1
Rp. 250.000
pcs Pocky Chocolate Snack 50g, 2 pcs Delfi choco Mint Candy 40g, 1 pcs ferrero Rocher 100g. 1 pcs Toblerone CO002
Chocolate Milk 50gr Roma Chocolate Wafer 120g Van Houten Milk Chocolate 90g Tatawa Chocolate Cookies 180g,Ferro Rocher 100g, Nestle Crunch 40g
Tabel 3.1 Tabel Type Parcel
3.3.2
Prosedur Transaksi
Rp. 165.000
24
Bisnis parcel merupakan salah satu bisnis yang cukup menguntungkan jika dikelola dengan baik dan profesional, memberikan pelayanan dengan sebaik-baiknya dan kepercayaan konsumen merupakan hal yang wajib bagi seluruh perusahaan parcel. Para konsumen biasanya datang langsung ketempat usaha parcel, disana mereka dapat memilih jenis parcel sesuai dengan yang diinginkan dan melakukan transaksi ditempat. Konsumen bisa melihat-lihat dan memilih langsung parcel yang disukai. Data-data yang diperlukan perusahaan dari para konsumen adalah jenis parcel yang dipesan, nama dan alamat tujuan. Setiap konsumen mempunyai data pelanggan, jika terdapat konsumen baru maka akan dimasukan kedalam data pelanggan, data-data yang diperlukan adalah nama, alamat, telp serta kode pelanggan. Tiap transaksi yang terjadi konsumen menerima bukti pembayaran berupa bukti pemesanan untuk pihak toko dapat berupa salinan (Back up) serta laporan transaksi pemesanan dan penjualan. 3.3.3
Laporan Karena usaha parcel ini dikhususkan menjelang akhir tahun (hari raya atau tahun baru) maka laporan harian atau bulanan tidak ada, mungkin ada namanya laporan penjualan triwulan (setiap 3 bulan sekali), dibuat sederhana. Bisnis ini aktif kurang lebih 3 bulan menjelang akhir tahun.
3.4
Sistem Yang Sedang Berjalan 1.
Pelanggan mengisi form data pesanan dan data pelanggan yang
akan diberikan kebagianunit pelayanan, kemudian unit pelayanan menerima form tersebut serta input pesanan, data pelanggan dan bukti pesanan, lalu data pelanggan itu sendiri dibuat jadi satu arsip. Kemudian unit pelayanan memproses transaksi pesanan secara manual, setelah
25
diproses unit pelayanan membuat faktur transaksi pesanan satu untuk pelanggan dan satu untuk pelayanan yang dijadikan arsip. 2.
Unit pelayanan membuat laporan secara manual menjadi dua
lembar dan memberikan laporan kebagian administrasi untuk dicek setelah itu diberikan kepimpinan untuk ditanda tangani. 3.
Pimpinan menerima laporan dari bagian administrasi dan menanda
tangani laporan tersebut, lalu tiap laporan akan diberikan kembali kebagian administrasi dan unit pelayanan.
26
3.5 Bagan Alir Dokumen Sistem Yang Berjalan
Pelanggan Form Data Pesanan Form Data Pelanggan
Unit Pelayanan Form Data Pesanan Form Data Pelanggan
Laporan 1
Input Pesanan,Data Pelanggan dan Bukti Pesanan
Bukti Pesanan 1
Bukti Pesanan 1 Bukti Pesanan 2
Transaksi Pesanan
Faktur Transaksi Pesanan 1
Administrasi
Data Pelanggan
Pimpinan Laporan 1
Laporan 2
Laporan 2
Cek Laporan
Laporan TTD
Laporan 1
Laporan 1 TTD
Laporan 2
Laporan 1 TTD
Faktur Transaksi Pesanan 1 Faktur Transaksi Pesanan 2
Buat laporan
Laporan 1 Laporan 2
Laporan 2 TTD
Gambar 3.2 FOD yang Berjalan
Laporan 2 TTD
27
3.6
Permasalahan Yang Dihadapi Beberapa hal yang menjadi kendala pada sistem yang berjalan adalah :
1.
Semakin bertambahnya pelanggan yang berada dilingkungan, yaitu dalam mencari data para pelanggan yang memesan parcel yang masih menggunakan cara manual. Dengan cara seperti itu akan berdampak pada proses pengiriman parcel yang lambat dan kurang baiknya jasa pelayanan pada pelanggan.
2.
Didalam membuat laporan akan memakan waktu lama karena harus mencari arsip-arsip secara manual.
28
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH
4.1
Sistem Yang Diusulkan
4.1.1
Prosedur Sistem Usulan Dari hasil analisa pada sistem yang sedang berjalan dan permasalahan yang
sedang dihadapi, maka penulis mengusulkan pemecahan masalah pada sistem yang sedang berjalan saat ini yaitu merubah sistem yang masih manual dan menggantinya menjadi sistem komputerisasi yang dapat memproses data lebih cepat dibandingkan dengan menggunakan proses manual. Pada bab ini penulis akan menguraikansistem usulan bagi Mitra Buana berupa FOD ( Flow Of Document ), DFD (Data Flow Diagram ), ERD ( Entity Relationship Diagram ), Normalisasi, Perancangan Database, Struktur Menu, Perancangan Input dan Perancangan Output.
29
4.1.2 Pelanggan Form Data Pesanan Form Data Pelanggan
Bagan Alir Dokumen Sistem Usulan Unit Pelayanan Form Data Pesanan Form Data Pelanggan
Laporan 1
Input Pesanan,Data Pelanggan dan Bukti Pesanan
Bukti Pesanan 1
Bukti Pesanan 1 Bukti Pesanan 2
Data Pelanggan
Transaksi Pesanan
Faktur Transaksi Pesanan 1
Administrasi
Pimpinan Laporan 1
Laporan 2
Laporan 2
Cek Laporan
Laporan TTD
Laporan 1
Laporan 1 TTD
Laporan 2
Laporan 1 TTD
Faktur Transaksi Pesanan 1 Faktur Transaksi Pesanan 2
Buat Laporan
Laporan 1 Laporan 2
Laporan 2 TTD
Gambar 4.1 FOD Usulan
Laporan 2 TTD
30
4.2
DFD (Data Flow Diagram) 4.2.1 Diagram Konteks Bukti Pesanan dan Faktur Pesanan
Sistem P em esanan
pelanggan
Laporan Pem esanan
Pim pinan
Data Pelanggan,D ata Pesanan
Gambar 4.2 Diagram Konteks 4.2.2 Diagram Zero
P elanggan
D ata pesanan,D ata pelanggan
1.0 Input data pesanan dan data pelanggan
D ata P esanan
Faktur Transaksi Pesanan
D ata P elanggan P alanggan D ata P elanggan B aru D ata P esanan
D ata Pesanan B aru
2.0 Transaksi Pem esanan
D ata Parcel
Pesan
Parcel
D ata Pelanggan,D ata Pesanan dan D a ta P arcel
Laporan P em esanan Pim pinan
3.0 B uat Lapora n
D ata Pelanggan ,D ata P esanan dan D ata Parcel
Gambar 4.3 Diagram Zero 4.2
ERD (Entity Relationship Diagram)
31
M
P elanggan
K d _ P e la n g g a n *
P esan
N
Kd _P esan *
Nam a
K d _ P a rc e l **
A lam at
K d _ P e la n g g a n **
No_Telpon
Type
Harga_S atuan
S tock
Tgl_K irim
S isa S tock
B anyak_P esanan
Harga_S atuan
Total_Harga
Gambar 4.4 Entity Relationship Diagram
NORMALISASI
K d _ P a rc e l *
Tgl_P esan
A lam at_Tujuan
4.4
P arcel
32
1. Bentuk Normal 1 ( 1 NF / First Normalized Form ) Pelanggan
Parcel
Kode_Pelanggan *
Kode_Parcel *
Nama_Pelanggan
Type
Alamat
Harga_Satuan
No_Telpon
Stock Sisa Stock Pesan Kode_Pesan * Kode_Pelanggan ** Kode_Parcel ** Tgl_Pesan Tgl_Kirim Alamat_Tujuan Harga_Satuan Banyak_Pesan Total_Harga
Tabel 4.1 Bentuk Normal 1 ( 1NF )
2. Bentuk Normal 2 ( 2NF = 3NF )
33
Pelanggan
Parcel
Kode_Pelanggan *
Kode_Parcel *
Nama_Pelanggan
Type
Alamat
Harga_Satuan
No_Telpon
Stock Sisa Stock Pesan Kode_Pesan * Kode_Pelanggan ** Kode_Parcel ** Tgl_Pesan Tgl_Kirim Alamat_Tujuan Banyak_Pesan Harga_Satuan Total_Harga
Tabel 4.2 Bentuk Normal 2 ( 2NF = 3NF )
4.5
Perancangan Database
34
Pada database pemesanan dan penjualan parcel digunakan 3 Buah Tabel yaitu Tabel Pelanggan, Table Pesan, dan Table Parcel. Adapun penjelasan masing-masing table adalah sebagai berikut : A. Tabel Pelanggan Nama File
: Pelanggan.mdb
Primary key
: Kode_Pelanggan
Panjang Record
: 95
No 1. 2. 3. 4.
Nama Field Kode_pelanggan Nama_Pelanggan Alamat No_Telp
Type Text Text Text Text
Size 5 25 50 15
Keterangan Kode Pelanggan Nama Pelanggan Alamat Nomor telepon
Tabel 4.3 Tabel Pelanggan B. Tabel Pesan Nama File
: Pesan.mdb
Primary key
: Kode_Pesan
Foreign key
: Kode_Parcel dan Kode_Pelanggan
Panjang Record
: 99
No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Field Nama Kode_Pesan Kode_Pelanggan Tgl_Pesan Tgl_Kirim Kode_Parcel Alamat_Tujuan Harga_Satuan Banyak_Pesan
Type Text Text Date/Time Date/Time Text Text Currency Number
Size 4 5 8 8 5 50 8 3
Ketyerangan Kode Pesan Kode Pelanggan Tanggal Pesan Tabggal kirim Kode Parcel Alamat Tujuan Harga Satuan Banyak Pesan
9.
Total_Harga
Currency
8
Total_Harga
Tabel 4.4 Tabel Pesan
35
C. Tabel Parcel Nama File
: Parcel.mdb
Primary key
: Kode_Parcel
Panjang Record
: 44
No 1. 2. 3. 4. 5.
Field Nama Kode_Parcel Type Harga_Satuan Stock Sisa Stock
Type Text Text Currency Number Number
Size 5 25 8 3 3
Tabel 4.5 Tabel Parcel
4.6
Struktur Menu
Keterangan Kode parcel Type Parcel Harga Parcel Stock Parcel Sisa Stock
36
SPLASH
M ENU UTAM A
D ata P e la n g g a n
T ra n sa ksi P e m e sa n a n
D a ta P a rce l
S im p a n
S im pa n
S im p a n
Ubah
U bah
Ubah
H apus
Hapus
H apus
T u tu p
R e se t
R e se t
H itu n g
T u tu p
C e ta k F a ktu r T u tu p
L a p o ra n
L a p o ra n T ra n sa ksi
K e lu a r
L a p o ra n sto ck p a rce l
C e ta k
C e ta k
T u tu p
T u tu p
37
SPLASH
M ENU UTAM A
D ata P e la n g g a n
T ra n sa ksi P e m e sa n a n
D a ta P a rce l
S im p a n
S im pa n
S im p a n
Ubah
U bah
Ubah
H apus
Hapus
H apus
T u tu p
R e se t
R e se t
H itu n g
T u tu p
L a p o ra n
L a p o ra n T ra n sa ksi
C e ta k
T u tu p
T u tu p
T u tu p
Gambar 4.5 Struktur Menu
Perancangan Input Rancangan Input ( Splash )
L a p o ra n sto ck p a rce l
C e ta k
C e ta k F a ktu r
4.7
K e lu a r
38
SISTEM PEMESANAN PARCEL PADA MITRA BUANA
Di Susun Oleh Nama Jurusan Jenjang
: Suci Megawatai : Manajemen Informatika : DIII ( Diploma Tiga )
Di Susun guna memenuhi Syarat Sidang Diploma Tiga [ DIII ] STMIK JAKARTA STI&K 2006
Gambar 4.6 Rancangan Splash Rancangan Input ( Menu Utama )
M e n u U ta m a Inpu t
Tran saksi
L a poran
Data P elanggan
Laporan Transaksi
Data P arcel
Laporan S tock P arcel
Gambar 4.7 Rancangan Menu Utama Rancangan Input ( Data Pelanggan )
Ke luar
39
DATA PELANGGAN I< <
Data
Kode Pelanggan
Simpan
Nama Pelanggaan
Ubah
Alamat
Hapus
No Telepon
Tutup
Tabel
Gambar 4.8 Rancangan Input Data Pelanggan
Rancangan Input ( Transaksi Pemesanan )
> >I
40
TRANSAKSI PEMESANAN PARCEL Kode Pelanggan
Kode Parcel
Nama Pelanggan
Kode Pesan
Simpan Hitung
Alamat Tujuan Ubah
Cetak Faktur
Hapus
Tanggal Pesan
Tutup
Tanggal Kirim
Reset
Banyak Pesanan Harga satuan Total_Harga Daftar Stock
I<
<
Data 1
> >I
I<
<
Data 2
> >I
Stock Sisa Stock
I<
<
Data 1
Gambar 4.9 Rancangan Input Transaksi Pemesanan
Rancangan Input ( Data Parcel )
> >I
41
DATA PARCEL I<
<
Kode Parcel Type
Data Simpan Ubah
Harga Satuan
Hapus
Stock
Reset
Sisa Stock
Tutup
Penambahan Tabel
Gambar 4.10 Rancangan Input Data Parcel
Rancangan Input ( Cetak Laporan Transaksi )
> >I
42
L A P O R A N T R A N S A K S I
T a n g g a lM u la i
T a n g g a lA k h ir
I<
<
D A T A1
>
>I
C e ta k
T u tu p
Gambar 4.11 Rancangan Input Laporan Transaksi Rancangan Input ( Cetak Laporan Parcel ) LAPORANSTOCKPARCEL I<
<
Cetak
DATA1
>
>I
Tutup
Gambar 4.12 Rancangan Input Laporan Stock Parcel
43
4.4 Perancangan Output Rancangan Output ( Transaksi Pemesanan )
MITRA BUANA Jl. Buana Asri No.17 Kreo, Tangerang
Faktur Transaksi Pemesanan Tanggal Cetak : xx / xx / xxxx Kode_Pelanggan Kode_Pesan Nama_Pelangga Alamat_Tujuan Tanggal_Pesan Harga_Satuan Banyak_Pesan Total_Harga n xxxx xxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xx / xx /xxxx 999.999 xxxx 999.999 Total
Rp.999.999
Bag. Pelayanan
Chandara
44
Rancangan Output ( Laporan Transaksi )
MITRA BUANA Jl. Buana Asri No.17 Kreo, Tangerang
Laporan Pemesanan Parsel Tanggal Cetak : xx /xx / xxxx Kode_Pelanggan Kode_Pesan Nama_Pelangga
Alamat
Tanggal_Pesan Banyak_Pesan Harga_satuan Total_Harga
xxxxx
xxxx
n xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx
xxxxx
xxxx
xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx
xx / xx / xxxx
xxxx
999.999
999.999
xxxxx
xxxx
xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx
xx / xx / xxxx
xxxx
999.999
999.999
xxxxx
xxxx
xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx
xx / xx / xxxx Total
xxxx
999.999
999.999 Rp.999.999
xx / xx / xxxx
xxxx
999.999
999.999
Bag. Administrasi
Bag. Pelayanan
Dwi Azifa
Chandra
45
Hasil Rancangan Output ( Laporan Stock Parcel ) MITRA BUANA Jl. Buana asri No.17 Kreo, Tangerang Laporan Stock Parcel Kode_Parcel xxxxx
Type xxxxxxxxxxxxxx
Harga_Satuan 99999999 Total
Bag. Administrasi
Dwi Azifa
Stock xxxx xxxx
Bag. Pelayanan
Chandra
Sisa_Stock xxxx xxxx
