BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah Penggunaan teknologi informasi pada dunia modern seperti saat ini sudah
menjadi kebutuhan yang umum, bahkan mendasar. Sistem yang terkomputerisasi dengan baik yang mengintegrasikan seluruh kegiatan organisasi mulai dari tingkat atau level terbawah seperti level operasional hingga sampai ke level paling atas atau top management. Sistem yang ada dijalankan oleh bagian IT atau Information Technology masing-masing organisasi dengan memanfaatkan tools atau peralatan yang menunjang tugas mereka, mulai dari server, unit komputer, software, hardware serta penunjang lainnya sesuai dengan kebutuhan. Semakin kompleks sistem yang digunakan oleh organisasi tersebut maka tentu tools yang dibutuhkan juga semakin kompleks.
Universitas Multimedia Nusantara (UMN) berdiri pada tahun 2007 sebagai universitas yang mengedepankan kurikulum berbasis teknologi dan sistem informasi. UMN merupakan salah satu dari banyak organisasi yang menggunakan teknologi informasi sebagai sistem utama dalam organisasi. Berjalannya sistem pada UMN tidak terlepas dari peran bagian IT yang bertanggung jawab didalamnya. Bagian IT mengatur serta mengelola struktur sistem yang berjalan sehingga dapat memenuhi kebutuhan serta mencapai tujuan organisasi. Salah satu tanggung jawab bagian IT yaitu memberikan service dan support layanan kampus yang dibutuhkan seperti pengelolaan data dan fasilitas operasional kampus. Delivery, Service dan Support dalam bagian IT menjadi inti yang penting dalam memenuhi tujuan dan kebutuhan individu di kampus. Contoh sederhananya yaitu dalam penggunaan fasilitas ruang kelas dalam proses belajar mengajar yang dilengkapi dengan unit komputer, proyektor dan layar. Jika terjadi masalah dalam penggunaan layanan komputer tentu
bagian IT harus segera membantu menyelesaikan masalah dan memberi solusi. Selain tanggungjawab pada perangkat fisik, contoh lainnya yaitu penggunaan absen elektronik dengan pemanfataan smart card serta pengisian Berita Acara Perkuliahan yang sudah bisa diakses dan diisi melalui website EUIS. Pihak IT bertanggungjawab dalam pelaksanaannya dan diharapkan dapat memberikan pelayanan yang baik atas berlangsungnya kegiatan tersebut.
Dalam lingkungan kampus yang dekat dengan penggunaan IT tentu banyak ditemukan kendala yang dialami oleh pengguna layanan IT, baik mahasiswa, dosen, ataupun staf atau karyawan. Kendala yang terjadi disebabkan oleh hal-hal seperti: a) Belum mengetahui tingkat kualitas dari layanan IT yang ada saat ini b) Tingkat layanan yang masih belum dipastikan ini menyebabkan sulitnya melakukan peningkatan layanan kedepannya. Dari segi pengguna layanan pun banyak terjadi kendala yang dapat menghambat baik yang sederhana ataupun yang sudah rumit. Beberapa di antaranya yang sering ditemui dalam lingkungan pengguna layanan kampus yaitu: a) Unit komputer beserta perangkat pelengkap lainnya seperti mouse yang rusak, monitor yang tidak menyala, atau LCD Projector yang tidak bisa beroperasi b) Kurangnya tenaga IT yang dapat membantu pengguna dalam menghadapi permasalahan teknis tersebut sehingga butuh waktu yang cukup lama untuk menunggu perbaikannya c) Software pada komputer yang digunakan dalam proses belajar mengajar kurang lengkap atau jarang di update d) Layanan website kampus (EUIS) yang kadang dalam waktu-waktu tertentu mengalami crash atau tidak dapat diakses, seperti saat pengisian KRS sehingga butuh waktu lama untuk melakukan refresh dan menunggu sampai websitenya dapat diakses
e) Gangguan virus pada komputer terutama komputer yang ada di ruang praktikum komputer Dengan kemungkinan terjadinya kejadian serupa dalam jangkauan waktu kedepan, maka dibutuhkan evaluasi yang lebih mendalam mengenai Deliver and Support (DS) tersebut yaitu dengan Audit Sistem Informasi. Evaluasi terhadap layanan IT yang akan dilakukan menggunakan kerangka kerja Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT). COBIT dipilih dengan pertimbangan karena didalam kerangka kerja tersebut sudah terdapat proses-proses lengkap yang membantu menganalisis layana IT. COBIT sudah menjadi standar dalam memberikan arah bagi tata kelola organisasi. Dengan COBIT organisasi bisa menilai kondisi Sistem Informasi (SI) ataupun Teknologi Informasi (TI) yang digunakan saat ini, selain itu COBIT bisa memberikan langkah-langkah strategis untuk meningkatkan kualitas dari tata kelola IT itu sendiri. Namun untuk mengembangkan penelitian ini secara mendalam dan detail, tidak menutup kemungkinan untuk menggunakan teori atau landasan penulisan tambahan disamping yang telah disampaikan sebelumnya.
1.2
Rumusan Masalah Rumusan masalah yang akan dijawab pada penelitian ini adalah yaitu
bagaimana melakukan penelitian atas kondisi layanan tata kelola SI/TI di UMN saat ini di cakupan layanan SI/TI. Setelah mendapatkan penelitian atas kondisi saat ini maka pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana memberikan rekomendasi yang sistematis sehingga setiap proses dalam layanan SI/TI dapat meningkat kualitasnya. Berikut rumusan yang lebih rinci mengenai permasalahan yang akan dibahas: a) Bagaimana tingkat kematangan layanan IT saat ini mengacu pada COBIT Maturity Level? b) Apa metode yang tepat untuk menilai kualitas dari layanan tersebut?
c) Apa rekomendasi yang bisa diberikan untuk meningkatkan layanan IT kedepannya?
1.3
Batasan Masalah Dalam penelitian ini, ruang lingkup yang dibahas dibatasi pada: a) Objek penelitian yang dijadikan acuan pengambilan data adalah Universitas Multimedia Nusantara dengan penekanan pada divisi atau bagian IT b) Pembahasan dan langkah audit yang akan dilakukan dibatasi pada domain Deliver and Support
1.4
Tujuan Penelitian Berikut tujuan dari penelitian ini adalah:
a) Menganalisa pengelolaan dan pengembangan layanan IT yang sedang berjalan sesuai dengan standar b) Mengukur tingkat kematangan layanan unit IT dan memberikan rekomedasi sistematis dengan tujuan meningkatkan kualitas layanan IT
1.5
Manfaat Penelitian Melalui penelitian yang dilakukan ini dapat memberikan manfaat dan
kegunaanbagi penulis atau pun pihak-pihak lain yang terlibat di dalamnya sebagai berikut: a) Memberikan pengalaman bagi penulis dalam bagaimnana menangani suatu
masalah
penyelesaiannya.
dalam
project
dan
memberikan
rekomendasi
b) Membantu mengevaluasi dan meningkatkan layanan servis IT pada linkungan kampus ke arah yang lebih baik
1.6
Sistematika Penulisan Sistematika yang akan dilakukan dalam penulisan penelitian kali ini yaitu: a) BAB 1 Berisi latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, batasan masalah, metodologi penelitian dan sistematika penulisan. b) BAB 2 Berisi pembahasan landasan teori yang digunakan dalam penyusunan penelitian, menyangkut pemahaman tentang konsep audit, konsep COBIT, konsep framework DS, serta metode perhitungan COBIT Maturity Level dengan contoh kasus pada jurnal audit yang tersedia.
c) BAB 3 Membahas mengenai metodologi penelitian yang akan digunakan yang dimulai dari studi literature, pengumpulan data, pengolahan serta analisis data, dan perancangan solusi. d) BAB 4 Memerikan pemaparan hasil penelitian dan pembahasan hasil tersebut secara lebih rinci yang dilengkapi dengan rekomendasi untuk solusi penyelesaian masalah. e) BAB 5 Merupakan bagian penutup yang berisi kesimpulan dan saran terhadap penelitian yang dilakukan.
