BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang masalah Berdirinya Gereja GBKP Yogyakarta dirintis oleh kaum pemuda yang secara umum adalah pelajar atau kuliah di Yogyakarta .Hal ini diawali dengan adanya persekutuan dan sekalian merupakan sebagai kebutuhan berkomonitas masyarakat Batak Karo pada umumnya untuk saling melepas rindu sesama warga batak karo yang terhitung sangat sedikit pada saat itu di Yogyakarta, namun setiap tahun pertambahan warga ini semakin menigkat dikarenakan Yongyakarta merupakan kota pelajar sehingga semakin banyaknya warga yang datang ke yogyakarta untuk menuntut ilmu. Karena hal itu warga jemaat pada tanggal 20 juli 1982 mendirikan sebuah Gereja GBKP cabang Yogyakarta yang merupakan bagian dari gereja GBKP secara keseluruhan ( sinodal ) dan jemaat tersebut berada dalam dalam tata cara/tradisi gereja yang sudah berlangsung lama. Yang dikatakan anggota jemaat adalah pria atau wanita dewasa maupun anakanak telah atau belum berkeluarga yang sudah menerima babtis di GBKP atau telah menyakan diri menjadi anggota GBKP dan tercatat dalam buku keanggotaan Gereja. Bertambahnya warga gereja secara terus menerus menyebabkan, Gereja mempunyai data yang cukup banyak, baik itu data jemaat,data keuangan dan datadata yang lainya. Selama ini penanganan dan pengelolaan data jemaat , keuangan dan penyampaian informasi seputar gereja masih secara manual karena kuranganya pengetahuan dan keterbatasan sarana dan prasarana
yang ada, tetapi
dengan
semakin berkembangnya Gereja dan semakin bertambahnya jemaat maka semakin dirasakan pula kelambanan, kesulitan-kesulitan, dan ketidakefektifan pengelolaan data secara manual yang selama ini dilakukan. Proses pencarian data, update data
1
jemaat,
pembuatan
surat-surat,
pengelolaan
keuangan
Gereja,
pembuatan
pengumuman dan laporan-laporan yang dibutuhkan memerlukan waktu yang cukup lama karena jumlah data yang cukup besar. Untuk mengatasi kesulitan-kesulitan dalam penanganan data jemaat yang cukup besar itu serta mengantisipasi perkembangan Gereja dimasa yang akan datang, maka pembuatan Sistem Komputerisasi Gereja GBKP ini akhirnya dijadiakan sebagai solusi sehingga kinerja dari proses administrasi Gereja juga semakin menigkat, dan seluruh jemaat bisa semaksimal mungkin melakukan tanggung jawabnya dalam pelayanan maupun pengembalaan dan diharapkan dapat menigkatkan kualitas seluruh pelayanan warga jemaat.
1.2 PERUMUSAN MASALAH a. Komputerisasi pengolahan data jemaat ini diharapkan dapat membantu mengatasi penaganan banyaknya data jemaat yang ada juga pertambahanya untuk waktu yang akan datang. b. Memberikan kemudahan kepada jemaat dan jemaat luar daerah yang hanya sekedar berkunjung dalam mencari informasi gereja dan dapat memberikan keterangan keberadaan
jemaat yang disertai dengan foto sehingga
mempermudah pengenalan, pencarian jemaat jika terjadi perubahan dari data jemaat karena berbagai kondisi seperti perpindahan alamat, menikah, meninggal, kembali ke daerah asal dll karena itu harus mencari arsip data yang masih berupa kertas,untuk ini dibutuhkan waktu yang cukup lama apalagi jika anggota ini adalah anggota jemaat yang sudah lama dan mempunyai spesifikasi seperti kondisi data yang hampir sama dengan data lainya.Jika harus mengubah data tertentu maka juga harus mengubah data lain yang berhubungan dengan data tersebut.
2
Untuk itu harus ada sistem yang bisa mengolah
tentang anggota jemaat
sehingga bisa diketahui tentang kondisi anggota jemaat yang selama ini ada yaitu : 1. Pengolahan data seluruh jemaat gereja GBKP Yogyakarta. 2. Pengolahan data kebaktian Minggu. 3. Pengolahan data kebaktian khusus. 4. Pengolahan data persembahan perpuluhan. 5. Pengolahan data persembahan tahunan. 6. Pengolahan data persembahan ucapan syukur. c. Seiring dengan bertambahnya jumlah warga jemaat GBKP Yogyakarta dan jemaat luar daerah yang hanya sekedar datang pada jam kebaktian setiap minggunya sering terjadi ketidak sesuaian
untuk pencetakan pengumuman
berupa pemberian informasi kepada jemaat yang hadir.Dengan komputerisasi ini diharapkan jemaat dapat secara langsung mencari informasi yang dibutuhkan pada komputer, tanpa harus menghubungi petugas Gereja. d. Mengetahui jumlah kolekte dan jemaat yang hadir pada setiap kebaktian minggu, persekutuan kaum bapak (Mamre), persekutuan kaum ibu (Moria), persekutuan pemuda (Permata) dan kebaktian anak (KA/KR). e. Sehubungan dengan tata Gereja GBKP yang ditata menurut teologis calvinis (Presbiterial Sinodal) maka secara tidak langsung mempengaruhi kas GBKP Yogyakarta. Semua pemasukan yang berupa kolekte (persembahan) tidak 100% menjadi kas Gereja tetapi harus dibagi dengan pusat yang berada di Kabanjahe (SUMUT) yang besar prosentasenya berbeda setiap jenis pemasukan yang ada. Hal inilah yang membuat laporan keuangan Gereja sedikit rumit jika dibuat secara manual. Dengan adanya sistem komputerisasi ini akan memudahkan bendahara dalam melaporkan jumlah kas yang tinggal di GBKP Yogyakarta dan memudahkan menentukan jumlah kas yang harus dikirim ke pusat.
3
1.3 Batasan Masalah Sistem yang ada akan dikembangkan pada Gereja GBKP adalah terbatas pada sistem
informasi keuangan Gereja berupa pendapatan yang terdiri dari kolekte
(persembahan) kebaktian Minggu, persembahan kebaktian khusus, ucapan syukur, persembahan tahunan, persembahan perpuluhan dan pengeluaran,.. Pengembangan sistem yang akan dilakukan ini dibatasi pada sistem pada masalah-masalah yang ruang lingkupnya sebagai berikut: a. Pendataan keuangan secara menyeluruh di GBKP Yogyakarta b. Pendataan seluruh jemaat GBKP Yoyakarta c. Pendataan pendapatan Gereja yang berupa kolekte pada setiap kebaktian. d. Pendataan pendapatan Gereja yang bersumber dari ucapan syukur jemaat e. Pendataan pendapatan Gereja yang bersumber dari persembahan perpuluhan jemaat f. Pendataan pendapatan Gereja yang bersumber dari persembahan tahunan jemaat. g. Pendataan pengeluaran Gereja setiap bulannya. h. Pembuatan laporan-laporan mengenai : 1. Identitas setiap jemaat 2. Keuangan Gereja pada bulan dan tahun tertentu. 3. Laporan pendapatan dan pengeluaran.
1.4 Tujuan Penulisan Bagi mahasiswa: Agar mahasiswa dapat membangun serta melakukan pengembangan suatu sistem yang dapat digunakan untuk membantu menyelesaikan suatu masalah dalam keadaan yang sebenarnya yaitu dengan melaksanakan komputerisasi dari sistem yang manual kesistem yang otomatis. Bagi instansi
4
a. Memberikan kemudahan dalam menginformasikan keuangan Gereja kepada jemaat maupun ke pusat. b. Untuk memberikan kemudahan pada bagian administrasi dalam melakukan tugasnya. c.
Memberikan kemudahaan pada jemaat dalam pencarian informasi yang akurat sehingga sistem yang ada diharapkan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik setiap jemaat.
d. Dapat memberikan kemudahan kepada seluruh jemaat memberikan informasi yang diperlukan seputar kegiatan gereja sehingga diharapkan jemaat lebih berpartisipasi. e. Mempercepat pencarian data jemaat dan keberadaan jemaat yang dibutuhkan. f. Untuk mengefisienkan penggunaan waktu dan tenaga.
1.5 Manfaat Penelitian Melalui sistem Komputerisasi GBKP Yogyakarta ini akan mampu mengatasi kesulitan-kesulitan masalah administrasi gereja dan dengan adanya sistem yang berbasis komputer ini memberikan kemudahan kepada seluruh jemaat mengetahui informasi yang dibutuhkan mengenai seputar keuangan gereja dan keberadaan jemaat, sehingga lebih cepat,akurat dan efisien. 1.6 Metodelogi Penelitian Pembuatan sistem ini melalui metodologi pendekatan secara langsung dengan pengurus Gereja dan pengamatan langsung akan keberadaan gereja dan pada tata administrasi lama yang masih digunakan secara manual guna mengetahui kebutuhankebutuhan apa yang diperlukan untuk membangun suatu sistem. Sistem ini disajikan dalam bentuk laporan perancangan dan implementasi berupa program yang siap pakai.
5
1.7 Sistematika Penulisan BAB I PENDAHULUAN Yang menjelaskan secara singkat tentang latar belakang masalah, rumusan masalah,batasan masalah, tujuan penulisan,manfaat penelitian,metode penelitian, Sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Pada bab ini berisi landasan teori dan Struktur Organisasi yang berisi kilas GBKP
Yogyakarta,struktur
organisasi
gereja,
proses
komputerisasi
GBKP
Yogyakarta. Berisi tentang keberadaan /lokasi objek,dan bagan organisasi,kondisi system yang berlaku,diagram alir program dan spesifikasi kebutuhan sistem yang terbagi menjadi kebutuhan software dan kebutuhan hardware BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisi analisa dan Perancangan Sistem yang berisi diagram konteks,DFD,perancangan bentuk latar masukan dan keluaran serta kamus data dan perancangan laporan.,perancangan basis data yang terdiri dari DFD,ER-D, diagram konteks,kamus data hubungan antar tabel dan perancangan antar muka yang terdiri dari perancangan masukan dan perancangan output. BAB IV IMPLEMENTASI Bab ini berisi Implementasi Sistem yang akan menjelaskan impementasi dari sistem komputerisasi yang telah dirancang.Berisi hasil implementasi menu program dan capture form yang dihasilkan oleh sistem . BAB V PENUTUP Kesimpulan dan Saran tentang program yang telah dibuat untuk pengembangan proyek serta saran-saran untuk perbaikan sistem sehingga lebih baik untuk pengembangan dimasa yang akan datang.
6
