BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG MASALAH
Pengelolaan
dokumen
suatu
perusahaan
pengelolaan informasi suatu perusahaan.
merupakan
unsur
dari
Dokumen perusahaan sebagai data,
catatan, rekaman aktifitas perusahaan. Disamping itu dokumen perusahaan juga diperlukan untuk menjamin kepastian hukum, juga berguna sebagai bahan pengambilan keputusan (baik top, middle, maupun low management), ingatan perusahaan (corporate memory) dan referensi sejarah perusahaan. Bagi perusahaan besar yang memiliki karyawan dan pelanggan banyak, mengelola dokumen bukanlah perkara yang mudah, dalam rangkaian proses transaksi dalam suatu perusahaan pasti melibatkan banyak sekali dokumen yang dibuat, setiap tahapan ada dokumennya, ini yang membuat pekerjaan dokumentasi yang berupa laporan, SOP, kontrak kerja, dokumen pelanggan, data karyawan dinilai cukup sulit. Untuk itu diperlukan sistem pengelolaan dokumen yang sistematis, efisien, tepat, dan aman. Pelaksanaan pengelolaan dokumen yang masih bersifat konvensional, dan tidak terdistribusi, tidak dapat memonitor
dengan baik proses pengerjaan
dokumen, sehingga para manajer dan stakeholder yang memiliki wewenang untuk memantau perkembangan dari sebuah dokumen menjadi sulit. Untuk mengatasi kendala – kendala diatas maka dibuatlah pengelolaan dokumen terpusat atau Document Managemen System (DMS) secara elektronik, dengan sistem tersebut diharapkan pengelolaan dokumen yang menunjang proses pekerjaan secara internal bagi perusahaan, bisa dimonitor dan dievaluasi dengan terstruktur dan lebih optimal.
1
2
1.2
RUMUSAN MASALAH Sistem pengelolaan dokumen yang melibatkan banyak kertas memiliki
banyak kelemahan yang sering terjadi, seperti hilangnya dokumen, tingginya biaya ruang penyimpanan, kesulitan pencarian data terutama jika data yang ada banyak sekali. Untuk itu diperlukan sebuah sistem pengelolaan dokumen secara elektronik atau yang biasa dikenal dengan Documen Management System (DMS). Alfresco adalah sebuah teknologi Content Management System, yang berfungsi untuk pengelolaan konten berupa file multimedia, file document perkantoran, ataupun bentuk fisik dari sistem informasi. Alfresco sendiri bersifat open source menggunakan GNU (General public license). Alfresco memungkinkan sebuah perusahaan untuk melakukan kostumisasi untuk
sistem pengelolaan dokumen. Bagaimana kostumisasi Alfresco bisa
dilakukan, yaitu dengan aspect programming, fungsi ini merupakan penambahan sebuah fitur ke dalam folder di dalam Alfresco yang disebut dengan space, dengan space tersebut memungkinkan file diarsipkan secara otomatis ataupun melakukan notifikasi, kostumisasi juga bisa dilakukan dengan menggunakan workflow yaitu otomatisasi proses bisnis yang berkaitan dengan dokumen. Kelebihan alfresco lainnya untuk solusi DMS seperti di bawah ini: a. Terintegrasi dengan aplikasi office (Microsoft office 2003 dan open office). Sehingga user dapat mengambil dan menyimpan dokumen langsung dari aplikasi office yang dipakainya. b. Library Service: memungkinkan melakukan perintah check-in, check-out, versioning, metadata dan searching. c. Security: memiliki sistem keamanan yang canggih untuk melindungi dokumen dari akses yang tidak diinginkan. d. Workflow: memungkinkan otomatisasi bisnis proses yang berkaitan dengan dokumen. e. Customizable UI: User interface dapat diatur menyesuaikan dengan keperluan masing-masing user.
3
1.3 TUJUAN Penelitian tugas akhir ini bertujuan untuk mengimplementasikan suatu sistem pengelolaan atau manajemen dokumen elektronik dengan kostumisasi aplikasi opensource Alfresco yang bisa menggantikan proses pengelolaan dokumen secara konvensional yang melibatkan banyak kertas, sehingga kedepannya penggunaan kertas untuk proses disposisi dokumen bisa dikurangi. Proses kostumisasi disesuaikan dengan proses bisnis yang ada. Sistem yang akan dibangun harus memiliki kriteria dan fungsi – fungsi yang dibutuhkan untuk membentuk sistem manajemen dokumen itu sendiri, mulai dari fungsi pembuatan dokumen, penerimaan dokumen, penyimpanan dokumen, penempatan dokumen, security
dokumen
tersebut,
workflow
(otomatisasi
dokumen),
sampai
pendistribusian dokumen ke stakeholder (para pengguna dokumen). 1.4 BATASAN MASALAH Adapun batasan masalah yang digunakan dalam perancangan sistem dokumen elektronik ini antara lain: a. Perancangan dan implementasi ini bersifat umum, yaitu berfungsi sebagai tempat penyimpanan dan pendistribusian dokumen. b. Implementasi penggunaan dokumen dibatasi hanya untuk penyimpanan dan disposisi atau pergerakan dokumen secara otomatis dan pada client harus menginstal aplikasi yang dibutuhkan untuk membuka file dan dokumen tersebut. Dokumen yang dikelola bisa berupa file office (word, excel, power point), file gambar (Autocad File), pdf. c. Host Operating System : sistem operasi tempat di jalankannya mesin virtual, yaitu menggunakan Linux Ubuntu 11.04 d. Guest Operating system : sistem operasi mesin virtual yang dipakai sebagai tempat di install dan dijalankannya alfresco tersebut, yaitu Linux CentOs 5.5 e. Versi alfresco yang dipakai yaitu Alfresco Community 3.3g-Linux-x86.bin f.
Basis data menggunakan MySql Server Versi 5.0
4
g. JDK-6u22-linux-i586.bin
h. Web Server Application : Apache Tomcat versi 5.5.23 (sudah termasuk di dalam installer alfresco community edition tersebut).
1.5
METODE PENELITIAN Metode yang dilakukan penulis dalam menyelesaikan penelitian ini adalah
dengan menggunakan langkah – langkah sebagai berikut: a. Studi literatur mengenai sistem manajemen dokumen elektronik. b. Studi literatur mengenai workflow dokumen di dalam alfresco c. Perancangan dan implementasi ke dalam perangkat lunak berbasis web dengan Alfresco. d. Implementasi dan pengujian sistem. e. Dokumentasi dan penulisan laporan. 1.6
SISTEMATIKA PENULISAN Laporan tugas akhir ini penulis bagi ke dalam 5 bab dengan sistematika
penulisan sebagai berikut: Bab
I Pendahuluan menjelaskan Seluruh aspek penulisan tugas akhir ini
diuraikan secara umum pada bab ini. Membahas hal –hal yang melatarbelakangi dilakukannya penelitian ini, perumusan masalah, hasil yang diharapkan dari penelitian ini, serta metode yang dilakukan untuk menghasilkan suatu kesimpulan tentang pengelolaan dokumen secara elektronik. Bab II Dasar Teori. Bab ini membahas apakah yang dimaksud dengan manajemen kearsipan, dokumen perusahaan dan undang – undang yang mengaturnya, sistem dokumen elektronik, perangkat lunak alfresco, proses pengelolaan dokumen secara elektronik, Bab III Perancangan Perangkat Lunak. Bab ini membahas analisis kebutuhan apa saja yang akan digunakan oleh sistem yang akan kita buat.
Kemudian
5
mendeskripsikan desain sistem dari perangkat lunak yang akan dibangun, mulai dari deskripsi singkat perangkat lunak, fungsi – fungsi dan fitur apa saja yang akan kita tambahkan untuk membangun sistem tersebut, kemudian persyaratan input dan pemodelan menggunakan UML. Bab IV Implementasi Dan Pengujian. Bab ini membahas bagaimana hasil perancangan yang kita telah buat tadi, diimplementasikan ke dalam perangkat lunak opensource yaitu alfresco, lalu dilakukan pengujian, sehingga kita bisa menarik suatu kesimpulan terhadap sistem yang kita bangun. Bab V Penutup. Bab ini memaparkan kesimpulan dan saran dari hasil penelitian mengenai perancangan, implementasi dan pengujian perangkat lunak yang telah kita buat.
