BAB I PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Masalah Dewasa ini perancangan, penerapan dan pengoperasian Sistem Informasi adalah mahal
dan sulit. Upaya dan biaya yang diperlukan harus ditimbang-timbang. Ada beberapa faktor yang membuat Sistem Informasi (SI) menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit. Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya dengan munculnya peraturan dari pemerintah. SI adalah kumpulan hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang saling berkaitan dalam mengumpulkan, memproses, serta mendistribusikan informasi kepada pemakai untuk mendukung pengambilan keputusan. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan bagian dari Sistem Informasi Managemen (SIM) . SIM yang merupakan bagian dari SI sangat penting digunakan perusahaan untuk mencatat dan membantu proses bisnis yang berhubungan dengan proses keluar masuknya pendapatan dan mengurangi faktor terjadinya korupsi dalam perusahaan karena hal tersebut merupakan salah satu dari 2 titik penting kegiatan dalam perusahaan yang berpengaruh sangat besar terhadap laba perusahaan. Kemudian titik penting yang kedua dalam perusahaan adalah mengatur persediaan barang dengan baik agar nantinya tidak ada kecurangan dan pencurian barang persediaan yang dilakukan oleh karyawan. Menurut Ceacilia Srimindarti, Elen Puspitasari (2012: 3) : “Salah satu sistem informasi yang memiliki fungsi penting dalam aktivitas operasional adalah Sistem Informasi Akuntansi (SIA). SIA akan memberikan manfaat apabila menghasilkan kinerja yang baik, yaitu mampu memenuhi kebutuhan para pemakai sistem informasi” Perlu diketahui faktor persediaan merupakan faktor penting yang tidak kalah pentingnya dengan proses keluar masuknya pendapatan karena hal tersebut berguna untuk pengembangan perusahaan karena jika informasi mengenai persediaan terbengkalai, lambat, dan tidak akurat akan berpengaruh banyak terhadap penjualan perusahaan dan akan membuat perusahaan lambat dalam melakukan kegiatan transaksi apapun khususnya penjualan begitu pula sebaliknya. Perusahaan
PT
GOLDEN
POWER
ELEKTRONIK
merupakan
perusahaan
perorangan dari Makassar (Sulawesi Selatan) yang bergerak di bidang penjualan dan distributor macam-macam barang elektronik seperti TV, Kulkas, DVD/VCD player, Road Speaker, Magic Jar, Dispanser, Game Playstation, LCD, dan berbagai macam perlengkapan elektronik seperti kabel listrik baterai remote dan juga remotenya. PT GOLDEN POWER 1
2 ELEKTRONIK merupakan salah satu perusahaan di Makassar yang masih menggunakan desktop aplikasi berupa microsoft excel. Mendapatkan keuntungan terbesarnya melalui distributor barang ke toko elektronik yang termasuk dalam daftar pelanggannya dalam jumlah besar dan sebagian besar hasil distributor tersebut merupakan penjualan kredit dibandingkan dengan penjualan di toko langsung yang bersifat pembayaran kas. Setelah melakukan observasi beberapa minggu di perusahaan ini, ternyata sering ditemukan ada beberapa proses penjualan yang terhambat bahkan dibatalkan dan kadang ada piutang tak tertagih. Setelah melakukan observasi lebih lanjut penyebabnya dikarenakan pada saat melakukan transaksi penjualan terjadi kesalahan perkiraan persediaan mengenai barang yang sebenarnya sudah habis tapi tercatat masih ada stock. Hal tersebut terjadi dikarenakan Bagian Sales tidak mendapatkan konfirmasi baik mengenai persediaan barang dari CHAIRMAN (dikarenakan belum adanya sistem database mengenai hal tersebut sehingga masih
harus dilakukan update secara manual oleh
CHAIRMAN perusahaan), sehingga harus dilakukan pengecekan ulang mengenai ketersediaan ke Bagian Sales. Hal itu diperburuk dengan terjadinya pembatalan transaksi oleh pelanggan akibat hal tersebut, karena memperlambat proses pemesanan barang. Itu juga berdampak ke Bagian Persediaan karena Bagian Persediaan harus menunggu informasi update penjualan terbaru dari CHAIRMAN perusahaan, agar dapat melakukan update mengenai persediaan barang dan itu dapat menghambat proses penjualan karena pada saat melakukan transaksi penjualan bisa terjadi kesalahan perkiraan persediaan mengenai barang yang sebenarnya sudah habis tapi tercatat masih ada stock, sedangkan penyebab terjadinya piutang tak tertagih dikarenakan keterlambatan Bagian Penagihan dalam melakukan penagihan piutang ke pelanggan. Bisa dikatakan bahwa urusan operasional mengenai pengurusan persediaan dan penjualan hampir di bawah kendali pemilik perusahaan sebagai pusat perusahaan dan masih belum ada pembagian tugas yang efektif dan efesien dan tidak adanya sistem informasi database pada perusahan. Berdasarkan pertimbangan tersebut dilakukan “PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PERSEDIAAN PT GOLDEN POWER ELEKTRONIK”. 1.2
Identifikasi Masalah Dari segi penjualan adanya order penjualan yang menumpuk. Hal itu disebabkan
karena Bagian Penjualan tidak mendapatkan konfirmasi baik mengenai informasi jumlah persediaan barang dari Bagian Gudang, sehingga harus dilakukan pengecekan ulang mengenai informasi ketersediaan barang tersebut ke CHAIRMAN karena update informasi yang
3 didapatkan dari CHAIRMAN mengenai ketersediaan masih lambat. Faktor penyebab terjadinya order penjualan yang menumpuk juga dikarenakan sebelum melakukan order Salesman selalu menanyakan informasi ada tidaknya diskon pada barang yang diorder pelanggan. Hal tersebut juga memberi dampak ke Bagian Piutang dikarenakan CHAIRMAN tidak sempat mengurus piutang yang telah jatuh tempo setiap bulannya, akibat mengatur dan mengurus update informasi tersebut, sehingga piutang yang seharusnya telah jatuh tempo belum ditagih ke pelanggan. Hal ini sangat berpeluang memunculkan banyaknya piutang tak tertagih. Pada bagian persediaan keterlambatan informasi persediaan yang membuat potensi transaksi penjualan akan yang semakin terhambat karena informasi yang diberikan kepada pelanggan atas kuantitas barang yang dijual berdasarkan sistem ternyata tidak sesuai dengan ketersediaannya juga membawa dampak negatif yang menyebabkan pembatalan transaksi oleh pelanggan. Efek negatif juga terjadi pada pembuatan laporan keuangan perusahaan dikarenakan kebanyakan waktu tersita dan bagian Accounting masih membutuhkan waktu lama dalam pengumpulan informasi dari masing-masing divisi terutama bagian Sales Distribution dan Persediaan. Berdasarkan hal-hal tersebut menimbulkan pertanyaan besar mengenai proses transaksi dalam perusahaan diantaranya : 1. Apakah SIA dalam perusahaan sudah efektif dan efisien dalam proses pengelolahan penjualan dan persediaan? 2. Bagaimana sebaiknya yang dilakukan perusahaan untuk mencegah terjadinya kerugian akibat pembatalan transaksi penjualan? 3. Bagaimana cara agar kelemahan sistem di perusahaan dapat terpecahkan? 1.3
Ruang Lingkup Ruang lingkup penelitian yang akan dibahas mengenai Pembangunan Sistem
Informasi Akuntansi Siklus Penjualan dan Persediaan PT GOLDEN POWER ELEKTRONIK agar tidak terlalu menyimpang dan mudah di mengerti saya batasi pada : 1. Pada penjualan meliputi penjualan tunai, penjualan kredit, dan penagihan. Penjualan tunai meliputi dari proses pemesanan sampai dengan pembayaran barang yang dilakukan langsung di tempat. Penjualan kredit meliputi status kredit pelanggan lunas atau masih belum lunas dan memberikan otorisasi ke bagian Administrator tentang pemberian kredit kepada pelanggan agar tidak memberikan penjualan kredit kepada pelanggan yang memakan waktu lama dalam proses
4 pembayarannya. Penagihan meliputi pembuatan Faktur Penjualan sampai pembuatan Bukti Pembayaran berdasarkan Faktur Penjualan. 2. Pada persediaan meliputi pembuatan stok barang, surat pemberian/pengeluaran barang, dan surat penerimaan barang. 1.4
Tujuan dan Manfaat
1.4.1 Tujuan 1.
Mengidentifikasi masalah
pengumpulan
dan pengolahan
transaksi pada
perusahaan dan memberikan perbaikan untuk mendukung proses penagihan dan pengecekan pembayaran atas penjualan perusahaan menjadi lebih baik. 2.
Sebagai rekomendasi perbaikan kelemahan yang ada pada proses penjualan dan pencatatan persediaan.
3.
Merancang SIA untuk memperbaiki proses pengelolaan penjualan dan persediaan pada perusahaan agar lebih efektif dan efisien.
1.4.2 Manfaat 1.
Membantu perusahaan dalam meningkatkan kinerja di bagian proses penjualan dan pencatatan persediaan.
2.
Menghasilkan sistem yang dapat melakukan pemrosesan transaksi secara terkomputerisasi dengan cepat dalam proses penjualan tunai, penjualan kredit, penagihan penjualan, dan persediaan, agar mempermudah dan mempercepat sistem persediaan sehingga bagian Sales maupun gudang dapat mengetahui stock barang yang ada di gudang tanpa perlu berkomunikasi langsung dengan kantor pusat pemilik perusahaan.
1.5
Metodologi Metode Analisis yang dipakai menggunakan metode Object Oriented Analysis and
Design (OOA&D) di mana tahap analisis dan perancangannya mengikuti metode Satzinger terdiri dari : 1. Metode Pengumpulan Data a. Studi Kepustakaan (Studi literature) Dalam metode ini, pengumpulan data dilakukan dengan cara membaca dan mempelajari buku-buku, jurnal, literatur dan sumber lainnya yang berkaitan dengan penelitian. Studi literatur ini diperlukan untuk mengumpulkan data yang dapat dijadikan landasan teori dan fakta yang mendukung penulisan
5 sehingga memperoleh hal-hal yang berkaitan langsung dengan tema penelitian ini. b. Studi Lapangan (Field Reasearch Method) Dalam metode ini, pengumpulan data dilakukan dengan cara: i. Observasi dan memantau kegiatan perusahaan sehari-hari ii. 2.
Wawancara mengenai hal tersebut langsung ke pemilik perusahaannya
Analysis melalui beberapa cara yaitu : merupakan tahap yang dilakukan untuk mengidentifikasi sistematika model/proses bisnis yang dipakai perusahaan dan kelemahan dari sistematika kegiatan perusahaan tersebut. Kemudian ditentukan solusi untuk mengatasi hal tersebut dan identifikasi mengenai kegiatan perusahaan, mengetahui sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan, visi dan misi, deskripsi kerja pegawai mengenai pembagian tugas dalam perusahaan baik wewenang maupun tanggung jawab masing-masing divisinya. Proses ini berguna sebagai pengetahuan awal untuk menganalisa pengetahuan mengenai perusahaan.
3. Analysis and Design, merupakan tahap perancangan pembangunan sistem yang akan
dibangun
untuk
mengatasi
kekurangan
dari
analysis
sistematika
model/proses bisnis perusahaan yang bersangkutan. Itu ditentukan melalui beberapa tahapan pembuatan berdasarkan metodologi pengembangan sistem Unified Process (UP), Unified Modeling Language (UML) models, tools, dan teknik-teknik dirancang dari banyak metodologi yang umum digunakan dalam pengembangan sistem, yaitu : a)
Business Modeling Tujuan utama dari business modeling discipline adalah untuk memahami
dan mengkomunikasikan sifat dasar dari lingkungan bisnis dimana sistem tersebut akan dibuat. Analis harus memahami masalah saat ini dan perbaikan yang memungkinkan dari sistem yang baru. Tiga aktivitas utama dalam business modeling: 1.
Memahami lingkungan bisnis
2.
Membuat system vision
3.
Membuat business models Hal tersebut dilakukan dengan pembuatan event table dan activity
diagram. b)
Requirements
6 Tujuan utama dari requirements discipline adalah untuk memahami dan mendokumentasikan kebutuhan bisnis dan persyaratan proses dari sistem yang baru. Aktivitas yang termasuk dalam requirements discipline adalah: 1.
Mengumpulkan informasi secara detil
2.
Mendefinisikan kebutuhan / persyaratan fungsional
3.
Mendefinisikan kebutuhan / persyaratan non fungsional
4.
Memprioritaskan kebutuhan
5.
Membangun user interface dialogs
6.
Mengevaluasi kebutuhan dengan users
Hal tersebut dilakukan dengan pembuatan usecase, usecase description dan Deployement and Software Architecture. c)
Design Tujuan dari design discipline adalah untuk merancang sistem solusi
berdasarkan kebutuhan yang telah didefinisikan sebelumnya. High-level design terdiri dari membangun struktur arsitektural untuk komponen software, databases, user interface, dan lingkungan operasional. Low-level design memerlukan pembangunan detailed classes, methods, dan struktur yang dibutuhkan dalam pembangunan software. Enam aktivitas utama dalam design discipline:
d)
1.
Class Diagram
2.
First-Cut Class Diagram
3.
System Squence Diagram (SSD)
4.
Three-Layer Design Sequnce Diagram
5.
Update Class Diagram
6.
Package Diagram
7.
User Interface Implementation Implementation discipline merupakan tahap mengimplementasikan sistem
yang telah dirancang terdiri dari aktivitas membangun komponen software, memperoleh komponen software, dan mengintegrasikan komponen software. e)
Testing Pada tahap ini melakukan proses pengecekan atu pengetesan terhadap
sistem yang telah diimplementasikan. Terdiri dari unit testing, integration testing, usability testing, dan user acceptance testing. f)
Deployment
7 Deployment discipline mengacu kepada aktivitas yang dibutuhkan agar sistem berjalan secara operasional. Terdiri dari aktivitas: memeperoleh hardware dan software sistem, package and install komponen, melatih user, dan convert and initialize data. g)
Project management 1. Configuration and change management 2. Environment (lingkungan).
4. Rencana Implementation, rencana implementasi yang akan dilakukan pada antara lain melingkupi penyusunan coding, penggunaan hardware dan software yang dibutuhkan untuk menutupi kekurangan sistem yang sekarang ada pada PT GOLDEN POWER ELECTRONIK, penyusunan jadwal implementasi dan rencana evaluasi sistem. 1.6
Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini dibagi menjadi lima bab dimana sistematika penulisan dan
gambaran umum dari tiap bab adalah sebagai berikut: BAB 1
PENDAHULUAN Bab ini memuat tentang latar belakang, identifikasi masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat yang diharapkan, metodologi yang digunakan serta sistematika penulisan yang digunakan untuk menjelaskan isi setiap bab.
BAB 2
LANDASAN TEORI Bab ini berisi teori-teori yang yang dipakai menjadi landasan untuk penulisan skripsi. Seperti teori mengenai Sistem Informasi, Sistem Informasi Akuntansi, Sistem Informasi Managemen, serta yang berkaitan dengan OOA&D dan Kerangka Berpikir.
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini menjelaskan mengenai gambaran umum tentang latar belakang dan sejarah singkat perusahaan PT GOLDEN POWER ELECTRONIK visi misi perusahaan, struktur organisasi, pembagian tugas dalam hal wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian, analisis sistem yang berjalan identifikasi
kebutuhan
sistem
yang
digunakan
untuk
menyelesaikan
permasalahan dalam perusahaan. BAB 4
PERANCANGAN SISTEM Bab ini menjelaskan tentang perancangan sistem yang diusulkam diantaranya pembuatan Activity Diagram, Event Table , Usecase, pembuatan UseCase
8 Description, pembuatan Class Diagram, pembuatan First-Cut Class Diagram, pembuatan Update Class Diagram, pembuatan System Squence Diagram, pembuatan Three-Layer Design Sequence Diagram,
pembuatan Package
Diagram, pembuatan User Interface dan Deployment dan Software Architecture yang akan diimplementasikan sebagai usulan pemecahan masalah yang ada diperusahaan. BAB 5
SIMPULAN DAN SARAN Bagian simpulan dan saran membahas mengenai simpulan yang dihasilkan dari seluruh pembahasan bab-bab sebelumnya dan juga menyertakan saran yang diharapkan dapat berguna untuk pengembangan dan pembuatan sistem lebih lanjut.
