BAB I PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Bisnis proses merupakan komponen penting dalam dunia bisnis masa kini.
Proses bisnis bukan hanya sebagai alat dalam perusahaan untuk menjadi standar bagaimana perusahaan tersebut berjalan melainkan menjadi faktor penentu kelancaran, performa, dan keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuan secara minimum dalam penggunaan waktu dan biaya yang seharusnya dikeluarkan perusahaan. Bisnis yang baik tentu saja memiliki proses bisnis yang baik pula di belakangnya untuk menopang segala kegiatan bisnisnya secara terkonsep, terstruktur dan berjalan secara berurut dari setiap prosesnya dengan minimum terjadinya kesalahan.
Proses bisnis sebagai salah satu komponen sistem informasi dan sistem informasi yang baik dalam perusahaan berperan sebagai penunjang keberhasilan perusahaan itu sendiri. Dengan adanya proses bisnis yang baik tentu saja arus informasi dan data menjadi lebih cepat dan akurat sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan yang terbaik untuk perusahaan tersebut. Oleh karena itu perencaan dan pembuatan model proses bisnis dalam suatu perusahaan harus dibuat secara matang sesuai dengan bisnis yang dijalankan oleh perusahaan tersebut seperti pembuatan strategi bisnis untuk perusahaan tersebut dan penerapannya dalam permodelan proses bisnis. 1
Penggunaan waktu yang diperlukan dalam pemeriksaan dan pemesanan bahan baku untuk produksi yang lambat tentu menjadi hambatan dan merupakan masalah dalam perusahaan dalam mengatasi pemesanan pelanggan yang tidak dapat diprediksi dan hal ini tentu saja mempengaruhi antusiasme dari pelanggan jika barang yang diminta tidak datang tepat waktu. Hal ini tentu mempengaruhi waktu untuk produksi barang saat ada pemesanan. Proses bisnis yang baik juga tentu saja meminimalisir penyalahgunaan dan manipulasi data-data barang, pembelian dan penjualan. Semakin baik proses bisnis sebagai arus informasi, koordinasi dan ruang gerak bisnis semakin minim pula terjadinya penyalah gunaan dan manipulasi data yang tentunya dapat mengganggu kinerja perusahaan dan pengambilan keputusan.
Dikarenakan pentingnya proses bisnis sebagai salah satu komponen sistem informasi bagi perusahaan. Oleh karena itu penulis tertarik untuk mengangkat topik permasalahan ini sebagai penelitian dan pembuatan penulisan skripsi dengan judul “ Analisis dan Perancangan Sistem Informasi pembelian, gudang dan penjualan pada PT. Citrajaya Prisma Plastik ”. PT. Citrajaya Prisma Plastik merupakan perusahaan yang bergerak dalam industri dan manufaktur plastik menengah yang memanfaatkan bisnisnya untuk mengetahui sejauh mana bisnisnya bergerak sekarang ini dan sejauh mana bisnisnya dapat berkembang menjadi lebih baik melalui permodelan proses bisnis yang baru sehingga perlu dilakukan penelitian terhadap proses bisnis yang digunakan PT. Citrajaya Prisma Plastik saat ini dan menentukan strategi bisnis baru untuk permodelan proses bisnis yang baru. 2
1.2
Rumusan Masalah Adapun rumusan masalah yang akan diteliti oleh penulis adalah :
Bagaimana menganalisis dan merancang sistem dan proses bisnis yang dapat memaksimalkan proses pembelian bahan baku biji plastik PT. Citrajaya Prisma Plastik
Bagaimana sistem dan proses bisnis yang lama akan diperbaiki sehingga mempercepat proses produksi untuk produk-produk dari PT. Citrajaya Prisma Plastik khususnya lemari plastik 3 susun dan lemari plastik 4 susun.
Bagaimana sistem dan proses bisnis yang lama akan diperbaiki sehingga
memaksimalkan
ke-akuratan
data-data
pembelian,
penjualan dan gudang khususnya bahan baku dan produk lemari 3 susun dan lemari 4 susun.
1.3
Batasan Masalah Agar penulisan ini tidak menyimpang dari masalah-masalah yang ada di
atas dan karena terbatasnya waktu yang diberikan kepada penulis, penulis membatasi permasalahan yang akan diteliti. Objek utama yang diteliti oleh penulis adalah sistem, aplikasi dan model proses bisnis khususnya modul pembelian, penjualan dan gudang untuk bahan baku biji plastik dan lemari 3 susun serta 4 susun (tidak termasuk bagian produksi) yang sekarang ini digunakan oleh PT. CITRAJAYA PRISMA PLASTIK. 3
1.3.1 Permasalahan yang akan dibahas Analisis proses bisnis, aplikasi dan sistem yang digunakan sekarang secara step by step berdasarkan permasalahan yang ada pada perusahaan tersebut. Hal ini dibahas karena merupakan hal utama dalam penelitian ini. Data yang digunakan hanya sebagian yaitu data-data pembelian bahan baku biji plastik, gudang untuk bahan baku biji plastik dan produk serta penjualan atas produk perusahaan tersebut yaitu lemari 3 susun dan 4 susun.
Proses pembelian bahan baku untuk produksi yang merupakan bagian dari penelitian ini karena pembelian bahan baku merupakan tolak ukur yang digunakan PT. CITRAJAYA PRISMA PLASTIK untuk menanggapi adanya pemsanan/order dari pelanggan serta proses produksi dari bahan baku biji plastik yang ada untuk menjadi produk berupa lemari 3 dan 4 susun serta proses penjualan dari pemesanan atas produk-produk tersebut.
1.3.2 Permasalahan yang tidak dibahas Dalam penelitian kali ini penulis tidak membahas sampai pada implementasi sistem, implementasi aplikasi dan implementasi model proses bisnisnya. Karena keterbatasan waktu, akses dan hak penulis atas perusahaan.
4
1.4
Tujuan Penelitian Berdasarkan dari rumusan masalah penelitian ini, tujuan yang ingin
dicapai oleh penulis adalah :
1. Memberikan solusi yang lebih baik berdasarkan modul-modul yang diteliti oleh penulis mengenai sistem, aplikasi dan proses bisnis yang ada dan perbandingannya berdasarkan kinerja/performa perusahaan setelah secara dummy (karena tidak ada implementasi) dengan sistem yang sekarang ini digunakan oleh perusahaan. 2. Mempercepat kegiatan bisnis perusahaan terutama dalam pembelian bahanbaku, penghitungan gudang bahan baku dan penjualan produk seperti yang sudah di sebutkan sebelumnya. Serta memaksimalkan akurasi data-data pada modul-modul tersebut.
1.5
Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat kepada perusahaan
seperti :
1. Bagi pihak atau bagian pembelian dapat membeli bahan baku dengan tepat dan efisien secara waktu yang relatif singkat dalam pemesanan dan sampainya bahan baku tersebut ke dalam gudang sehingga tidak menimbulkan keterlambatan dalam produksi dan persedian dalam gudang.
5
2. Bagi pihak gudang tentu saja dapat menghitung persedian bahan baku dan produk secara akurat karena minimalnya manipulasi data-data penjualan dan sisa bahan baku dan barang dalam gudang. 3. Bagi pihak penjualan dapat menjual produk secara mudah karena tidak ada lagi keterlambatan dalam persedian dan produksi barang jadi sehingga pihak penjualan menjadi cepat tanggap atas pelayanan dan pemesanan terhadap konsumen. 4. Bagi para akademisi dapat menambah pengetahuan sehubungan dengan analisis dan perancangan sistem dan proses bisnis khususnya dari sistem pembelian bahan baku persediaan bahan baku dan barang jadi dalam gudang serta bagaimana memproduksi bahan baku menjadi sebuah produk yang siap dijual. Juga sebagai bahan referensi jika berminat untuk melakukan penelitian yang berhubungan dengan sistem ini. 5. Bagi penulis yaitu mendapatkan pengalaman dalam menganalisis dan merancang sistem informasi serta proses bisnis khususnya dari proses pembelian, bagaimana pemebelian bahan baku tersebut sampai pada gudang bahan baku untuk siap diproduksi dan bagaimana hasil produksi sampai pada gudang produk untuk siap dijual pada suatu perusahaan secara nyata.
6
1.6
Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Pembelian, Gudang dan Penjualan pada PT. CITRAJAYA PRISMA PLASTIK terdiri dari 5 (lima) bab yaitu sebagai berikut :
1.6.1 BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab satu ini
akan dibahas mengenai latar belakang, rumusan
masalah, batasan-batasan masalah atas penelitian ini serta tujuan penelitian dan manfaatnya terhadap PT. CITRAJAYA PRISMA PLASTIK. Bab ini diakhiri dengan garis besar isi penulisan dan sistematika penulisannya.
1.6.2 BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab dua ini berisikan teori-teori penting guna mendukung penelitian dan penulisan skripsi ini yang terdiri dari teori umum, teori khusus yang behubungan dengan topik yaitu analisis dan perancangan ulang sistem informasi dan proses bisnis. Landasan teori ini didapat dari studi pustaka mengenai hal-hal sehubungan dengan penulisan skripsi ini.
1.6.3 BAB 3 METODOLOGI Pada bab tiga ini akan dibahas mengenai gambaran umum objek penelitian dan juga berisikan metode-metode serta spesifikasi secara teknis yang digunakan dalam penelitian.
7
1.6.4 BAB 4 ANALISIS DAN PEMBAHASAN Pada bab empat ini akan dijelaskan mengenai hasil analisis yang dilakukan penulis mulai dari analisis model yang sedang berjalan, permasalahan dan kendala yang dialami perusahaan saat ini serta solusinya untuk pemecahan masalah.
1.6.5 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab penutup dari penulisan skripsi ini diamana berisikan kesimpulan dari analisis dan pembahasan dari bab-bab sebelumnya sehingga di dapatkan saran yang dapat dipergunakan oleh pihak perusahaan sebagai cara alternatif pemecahan masalah yang sedang dihadapi perusahaan.
8
