BAB 5 PERENCANAAN GLOBAL 5.1 Learning Outcomes Setelah menyelesaikan topik ini, mahasiswa diharapkan akan dapat menyusun rencana global sebuah CE dengan pola 5W + 1H, secara kelompok 3 orang.
5.2 Perencanaan Global Seperti telah dibahas pada Bab 1 bahwa panitia sebuah CE terdiri dari dua,yaitu panitia inti dan panitia pendukung atau panitia seksi. Panitia inti bertugas sebagai perumus CE, kemudian panitia pendukung bertugas menindaklanjuti hasil kerja panitia inti. Rumusan CE dituangkan dalam Rencana Global dan tindak lanjutnya adalah Rencana Detail. Jadi tugas dari Panitia Inti adalah menyusun Rencana Global dan tugas Panitia Pendukung adalah menyusun Rencana Detail. Rencana Global adalah perencanaan secara umum yang menguraikan tentang langkah-langkah umum yang akan dilakukan berkaitan dengan penyelenggaraan sebuah even, mulai sebelum pelaksanaan, pada saat pelaksanaan, hingga penyelesaian berbagai hal setelah even dilaksanakan. Perencanaan Global disusun dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut: 1. Menentukan Sasaran Umum (SU) SU CE adalah semua pihak yang berkepentingan dengan suatu organisasi, atau yang sering disebut sebagai para pemangku kepentingan. Mereka adalah berbagai pihak yang memiliki pengaruh baik secara langsung maupun tidak langsung terhadap keberlangsungan sebuah organisasi. Jika mengacu pada konsep Pubic Relations, para pemangku kepentingan ini disebut sebagai public. Public dibagi menjadi 2 yaitu internal public, yaitu public yang ada di dalam organisasimulai dari pimpinan hingga karyawan dan external
36
public, yaitu public yang ada di luar organisasi seperti para pelanggan, supleyer, dan masyarakat umum. 2. Mengidentifikasi Isu Utama (IU) pada SU IU adalah kondisi yang sedang dialami oleh SU suatu organisasi pada kurun waktu tertentu. IU ini ada kaitannya dengan pencapaian Visi, Misi, Tujuan organisasi. IU biasanya merupakan kesenjangan yang terjadi antara realisasi pencapaian tujuan dengan tujuan yang telah ditetapkan.
IU harus
diidentifikasi berdasarkan data-data yang dapat dipertanggung jawabkan dan tidak boleh hanya diperkirakan. Contohnya adalah sebagai berikut: PT POLINEMA INDONESIA mentargetkan bahwa seluruh karyawan non-marketing harus memahami product knowledge dari produk baru yang akan diluncurkan awal tahun depan. Berdasarkan survey yang telah dilakukan oleh Tim Survey, pada akhir semester ganjil baru 40% yang memahami. Padahal sudah dilakukan sosialisasi kepada mereka. Bisa juga IU itu merupakan kesenjangan antara kondisi sekarang dengan kondisi yang akan datang. Contohnya adalah sebagai berikut: Pada 3 tahun yang akan datang akan diadakan promosi 5 kepala cabang. Salah satu syaratnya adalah bahwa yang dipromosikan minimal harus berijasah S1 atau D4. Berdasarkan data yang ada di Bagian Personalia, dari karyawan yang akan dipromosikan hanya ada 1 yang memiliki ijasah D4, calon lainnya hanya berijasah D3. 3. Menentukan Tema CE Rumusan tema dibuat berdasarkan hasil idetifikasi semua IU yang ada pada SU. Hasil rumusan tema merupakan rumusan solusi umum penyelesaian keseluruhan IU. Tema ini biasanya minimal untuk 1 tahun, mengikuti periode perencanaan jangka-pendek organisasi. Sebagai contoh, misalkan dari hasil identifikasi IU yang ada, dirumuskan tema: “Peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia untuk Mencapai Produktivitas Optimal Organisasi”.
37
4. Merumuskan 5 W + 1 H CE a. What. CE apakah yang akan diselenggarakan? Maksudnya untuk menindaklanjuti rumusan tema CE apa sajakah yang dapat digunakan sebagai sarana menyelesaikan IU yang ada. Dalam hal ini satu CE bisa saja hanya untuk menyelesaikan satu IU. Namun yang lebih baik jika sebuah CE dapat menyelesaikan lebih dari satu IU. Dalam kasus tertentu juga akan mungkin terjadi, untuk menyelesaikan satu IU perlu ditindaklanjuti dengan lebih dari satu CE. Sebagai contoh,mengcu pada contoh IU sebelumnya, yaitu: PT Maju Sejahtera mentargetkan bahwa seluruh karyawan nonmarketing harus memahami product knowledge dari produk baru yang akan diluncurkan awal tahun depan. Berdasarkan survey yang telah dilakukan oleh Tim Survey, pada akhir semester ganjil baru 40% yang memahami. Padahal sudah dilakukan sosialisasi kepada mereka. Karena permasalahan yang terjadi adalah 60% karyawan non-marketing yang berjumlah 120 karyawan, dari 15 unit kerja belum memahami product knowledge dari produk baru, padahal mereka sudah mengikuti sosialisasi. Untuk mengatasi masalah tersebut maka CE yang dipilih adalah yang dapat meningkatkan pemahaman seluruh karyawan non-marketing tentang product knowledge dari produk baru. Tentunya harus dipilih yang lebih efektif dibanding dengan sosialisasi yang telah dilakukan. Dengan mempertimbangkan bahwa mereka sudah pernah mendapatkan sosialisasi, maka dipilih CE yang dapat memotivasi mereka untuk lebih memahami product knowledge dari produk baru. Untuk itu dipilih misalnya: Lomba Cerdas Cermat Product Knowledge Produk Baru. b. Who. Who adalah sasaran CE yang diambil sebagian dari SU dalam jumlah tertentu dan personel pendukung CE. Sasaran CE adalah pihak-pihak yang menjadi peserta. Kemudian personel pendukung CE adalah pihak-pihak yang akan terlibat atau perlu dilibatkan pada saat pelaksanaan CE, tetapi bukan panitia pelaksana, seperti misalnya Pembuka Acara, Undangan, termasuk
38
narasumber dan pengisi acara hiburan. Mereka harus diuraikan secara kualitatip dan secara kuantitatip. Contoh: Tabel 4.1 Deskripsi Sasaran CE No
Sasaran CE Karyawan non-marketing dept (15 unit kerja)
1 No
Peran 1. Peserta, 3/unit kerja 2. Supporter
Personel pendukung CE
1 2 3 4
Direktur Kepala Bagian Satpam Sanggar Alunan Nada
Peran Undangan & Pembuka Acara Undangan & Yuri Lomba Keamanan Pengisi AcaraHiburan
Jumlah (orang) 45 75 Jumlah (orang) 1 4 2 5
c. Why. Why (mengapa mereka harus mengikuti even). Jadi yang disajikan di sini adalah tujuan yang ingin dicapai melalui penyelenggaraan even. Dalam merumuskan tujuan harus mereferensi pada Tema dan dalam rangka
mewujudkan tujuan organisasi atau menyelesaikan permasalahan yang sedang dialami organisasi. Sebagai contoh, melanjutkan contoh sebelumnya, maka
tujuan diselenggarakan Cerdas Cermat Product Knowledge Produk Baru,
adalah agar Karyawan non-marketing yang berjumlah 120 karyawan, dari 15 unit kerja memahami product knowledge produk baru yang akan diluncurkan awal tahun depan. d. Menguraikan Where (tempat penyelenggaraan even), tempat yang seperti apa dan di mana, yang dapat digunakan untuk menyelenggarakan even dengan peserta seperti yang sudah dirumuskan, agar tujuannya dapat diwujudkan. Sebagai contoh, melanjutkan contoh sebelumnya, maka tempat yang dicari adalah tempat yang: •
•
dapat menampung peserta dan supporter lomba cerdas cermat sebanyak 120 orang
berada di lingkungan perusahaan agar semua sasaran CE bisa ikut berpartisipasi
39
Berdasarkan persyaratan di atas, maka dipilih tempatnya adalah di Hall Makan Siang. e. Menentukan waktu pelaksanaan (When), kapan dan berapa lama CE harus dilaksanakan di tempat yang sudah dipilih agar peserta dapat mengikuti
even tersebut dan tujuannya dapat diwujudkan. Sebagai contoh, melanjutkan contoh sebelumnya, maka waktu yang dapat digunakan adalah pada saat
istirahat siang, selama 60 menit. Kemudian mengingat tujuan CE ini harus
sudah terwujud sebelum awal tahun depan, maka akan dilaksanakan Minggu ke 3 bulan Nopember.
Sebelum masuk ke perumusan How, lakukan pengkajian ulang terhadap rumusan 5 W dulu. Jika dirasa sudah mendapatkan rumusan yang terbaik, baru masuk ke How. Untuk merumuskan How harus didasarkan pada rumusan 5 W. Langkah perumusannya adalah sebagai berikut: a. Merumuskan Format Penyelenggaraan CE. Untuk merumuskan format penyelenggaraan CE yang akan diselenggarakan dilakukan dengan menjawab pertanyaan: Bagaimana CE diselenggarakan, untuk semua peserta yang telah ditentukan, agar tujuannya dapat terwujud, di tempat yang telah dipilih, dalam waktu yang telah ditentukan? Untuk menjawab pertanyaan tersebut dengan baik, ada 2 (dua) hal yang peru dilakukan, yaitu: 1. Gunakan format umum CE yang biasa digunakan. Contoh: Untuk Cerdas Cermat secara umum adalah: •
Ada juaranya
•
Juara ditentukan pada babak final
•
Untuk mencapai babak final harus melalui babak penyisihan.
•
Dalam tiap babak penentuan pemenangnya adalah dari perolehan nilai dalam menjawab pertanyaan
•
Materi pertanyaa dapat bersifat umum atau tergantung tema 40
2. Lakukan modifikasi sesuai 5 W yang telah dirumuskan. Contoh: Format penyelenggaraan Cerdas Cermat Product Knowledge Produk Baru. •
Juara: Terdiri dari Juara 1, 2, 3, Harapan 1, dan Harapan 2
•
Juara ditentukan pada babak final yang dikuti oleh 5 Tim terbaik hasil babak penyisihan.
•
Untuk mencapai babak final harus melalui babak penyisihan. Karena ada 15 tim, maka babak penyisihan dilakukan 3 tahapan. Tiap tahapan diikuti oleh 5 tim.
•
Dalam tiap babak penentuan pemenangnya adalah dari perolehan nilai dalam menjawab pertanyaan. Dari 3 tahap penyisihan dipilih 5 tim dengan nilai tertinggi untuk mengikuti babak final.
•
Baik dalam babak penyisihan maupun final, jika ada pertanyaan yang tidak terjawab oleh peserta akan diberikan kepada penonton/supporter. Bagi yang jawabannya benar diberi hadiah hiburan.
•
Materi pertanyaa berkaitan dengan Product Knowledge Produk Baru tahun depan.
b. Melakukan Identifikasi Kebutuhan Tabel 4.2 Identifikasi Kebutuhan Persiapan
Deskripsi Kebutuhan
Kronologis
Proposal Kegiatan
Urutan & Waktu 5/1 hari
Pembentukan Panitia Inti
1/1 hari
01 Nop
Perencanaan Umum Panitia Pelaksana Perencanaan Detail & Anggaran
3/3 hari
03 s/d 05 Nop
4/3 hari
06 s/d 08 Nop
Pengurusan Tempat
8/5 hari
12 s/d 16 Nop
Penyiapan Konsumsi
8/5 hari
12 s/d 16 Nop
Publikasi
6/7 hari
07 s/d 14 Nop
Penyiapan Soal
8/3 hari
12 s/d 14 Nop
Penyiapan Yuri Cerdas Cermat
8/3 hari
12 s/d 14 Nop
Penyiapan Hadiah
7/2 hari
11 s/d 12 Nop
Koordinasi Keamanan
7/1 hari
15 Nop
Pendaftaran Peserta
7/5 hari
11 s/d 15 Nop
Sekretariat Lomba
2/
41
11 Nop
Pelaksanaan
Pelaporan & Tindak Lanjut
Koordinasi Panitia
Mingguan
Pertemuan Teknis
9/1 hari
Deskripsi Kebutuhan
Urutan
Babak Penyisihan
2/3 hari
18 s/d 20 Nop
Babak Final
3/1 hari
21 Nop
Penutupan
4/1 hari
22 Nop
Deskripsi Kebutuhan
Urutan
Evaluasi
1/1hari
25 Nop
Pelaporan Sie
2/2 hari
26 s/d 27 Nop
Pelaporan Umum
3/2 hari
28 s/d 29 Nop
Pembubaran Panitia
4/1hari
30 Nop
15 Nop
c. Menyusun Jadwal Kerja Untuk menyusun jawal kerja atau rencana kerja CE dilakukan berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan. Dari hasil identifikasi kebutuhan selanjutnya diurutkan berdasarkan urutan pemenuhannya dan lamanya waktu pemenuhan. Langkah ini seperti pada kolom Urutan & Waktu pada langkah b. Selanjutnya ditentukan kronologis pelaksanaannya seperti pada kolom Kronologis pada langkah b. Langkah terakhir dalam menyusun rencana kerja adalah menggambarkan pada grafik waktu terhadap kegiatan seperti pada Gambar 2.1.
d. Menyusun Struktur Panitia Tabel 4.3 Penyusunan Struktur Panitia Persiapan
Deskripsi Kebutuhan Proposal Kegiatan Pembentukan Panitia Inti Perencanaan Umum Pembentukan Panitia Pelaksana Perencanaan Detail & Anggaran Pengurusan Tempat Penyiapan Konsumsi Publikasi Penyiapan Soal Penyiapan Yuri Cerdas Cermat Penyiapan Hadiah Koordinasi Keamanan
42
Kelompok Tugas Panitia Inti Panitia Inti Panitia Inti Panitia Pelaksana Tempat Konsumsi Publikasi Lomba Lomba Tempat Tempat
Struktur Panitia Panitia Inti Panitia Pelaksana: • Tempat • Konsumsi • Publikasi • Lomba • Sekretariat
Pelaksanaan
Pelaporan & Tindak Lanjut
Pendaftaran Peserta Sekretariat Lomba Koordinasi Panitia Pertemuan Teknis Deskripsi Kebutuhan Babak Penyisihan Babak Final Penutupan Deskripsi Kebutuhan
Sekretariat Sekretariat Panitia Inti Lomba
Evaluasi Pelaporan Sie
Panitia Inti Panitia Pelaksana Panitia Inti Panitia Inti
Pelaporan Umum Pembubaran Panitia
Lomba Lomba Lomba
Untuk menyusun kepanitiaan sebuah CE dapat dilakukan dengan menggunakan langkah-langkah seperti table di atas. Langkah pertama adalah mengelompokkan hasil identifikasi kebutuhan menjadi kelompok pekerjaan. Hal tersebut seperti dilakukan pada kolom Kelompok Tugas. Dari kolom tersebut dapat diketahui bahwa terdapat dua kelompok besar, yaitu Panitia Inti dan Panitia Pelaksana. Kemudian yang dapat dimasukkan sebagai Panitia Pelaksana terdiri dari Tempat, Konsumsi, Publikasi, Lomba, dan Sekretariat. Dengan demikian Struktur Panitia yang diperlukan untuk CE tersebut adalah seperti pada kolom Struktur Panitia. Adapun tugas dari kepanitiaan tersebut adalah seperti yang tercantum pada PERENCANAAN KERJA LOMBA CERDAS CERMAT PRODUCT KNOWLEDGE PRODUK BARU.
43
Gambar 4.1. Perencanaan Kerja Corporate Event PERENCANAAN KERJA LOMBA CERDAS CERMAT PRODUCT KNOWLEDGE PRODUK BARU
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 1 2 3 1 2 3 4
Aktivitas
NOPEMBER 01
02
04
05
06
07
08
09
11
12
13
14
15
16
18
19
20
21
22
23
25
26
27
28
29
30
Penanggung Jawab
Pembentukan Panitia Inti Sekretariat Lomba Perencanaan Umum Pembentukan Panitia Pelaksana Perencanaan Detail & Anggaran Proposal Kegiatan Koordinasi Panitia Penyiapan Konsumsi Publikasi Pendaftaran Peserta Penyiapan Soal Penyiapan Yuri Cerdas Cermat Penyiapan Hadiah Pengurusan Tempat Koordinasi Keamanan Pertemuan Teknis
CE Manager Panitia Inti Panitia Inti Panitia Inti Panitia Pelaksana Panitia Inti Ka Panitia Inti Sie Konsumsi Sie Publikasi Sie Sekretariat Sie Lomba Sie Lomba Sie Sekretariat Sie Tempat Sie Tempat Sie Lomba
Babak Penyisihan Babak Final Penutupan Evaluasi Pelaporan Sie Pelaporan Umum Pembubaran Panitia
Sie Lomba Sie Lomba Sie Lomba Ka Panitia Inti Panitia Pelaksana Sie Sekretariat CE Manager Malang, 01 Nopember 2013 Ketua Panitia
Catatan:
Suwaryo Tedas
44
5.3 Latihan Untuk melatih kemampuan Saudara dalam menyusun Global Planning, kerjakanlah RENCANA TUGAS – ke 4
45
