20
BAB 4 PROSES MAGANG DI KONSULTAN LANSKAP OEMARDI_ZAIN
4.1
Kondisi Umum Konsultan Lanskap Oemardi_zain Konsultan Lanskap Oemardi_zain didirikan tahun 2004 oleh Ir. Umar Zain
beserta istrinya Ir. Dini Arfianti. Pada tahun 2006, studio telah berkembang dengan tiga senior arsitek lanskap dan 5 orang arsitek lanskap muda. Berlokasi di Bogor, Jawa Barat, kini studio telah dikembangkan lagi dengan 2 studio yang berada di Surabaya dan Banyuwangi, Jawa Timur. Kegiatan jasa yang dilakukan melingkupi perancangan lanskap hotel, club, resort, residential, theme park, civic,dan comercial park. Jasa konsultan yang diberikan sudah termasuk proyek perancangan dan manajemen. Konsultan Lanskap Oemardi_zain memiliki visi “to be a world class landscape consultant” yang dibuat sedemikian rupa sebagai bentuk kepercayaan bagi perusahaan-perusahaan dan developer-developer terhadap konsultan yang ada di Indonesia. Misinya adalah “memberikan pelayanan lanskap dengan produk yang terbaik dengan harga yang relatif murah”. Konsultan Lanskap Oemardi_zain saat ini masih berbentuk studio desain, namun dalam waktu dekat akan berbadan hukum Perseroan Terbatas (PT). Data umum Oemardi_zain sebagai berikut: Nama Perusahaan
: Oemardi_zain
Asal Negara
: Indonesia
Tahun Pembentukan : 2004 Alamat
: Perumahan Bumi Menteng Asri Blok BE no 2. Bogor, Jawa Barat
No Telephone
: +62 251 8319 664
Fax
: +62 251 8319 664
E-mail
:
[email protected]
21
4.1.1 Struktur Organisasi Secara terstruktur organisasi Konsultan Lanskap Oemardi_zain terdiri atas Direktur, Manajer Teknis, Manajer Kantor, Manajer Administrasi dan Keuangan, Arsitek, Arsitek lanskap dan Drafter yang dapat dilihat pada bagan (Gambar 4): Ir. Umar Zain Owner/ Direktur
Manajer Adm & Keuangan Budhy S.
Manajer Kantor Hardian N.
Manajer Teknis Rachmat Nurhadi
Arsitek dan Arsitek Lanskap
Ketua Drafter Didin Syihabudin.
1. Lisa Hardini (arsitek) 2. Aditya Nugraha (arsitek) 3. Novie Indieasih (arsitek) 4. Citra Indahasti (ars. lanskap) 5. Benny Susanto (ars. Lanskap) 6. Yudi Mardian (ars. Lanskap) 7. Julina P. (ars. Lanskap) 8. Nanang Sudrajat (ars. Lanskap) 9. Dwi Setyani (ars. Lanskap) 10. Chandra Nurnovita (ars.lanskap) 11. Listrya D. N (arsitek lanskap) 12. Bulan Rama (arsitek lanskap) 13. Irfan M. (arsitek lanskap)
1. Drafter muda 2. Drafter muda 3. Drafter muda 4. Drafter muda
Mahasiswa (magang) Tiara Sartika A.
Gambar 4. Bagan Struktur Organisasi Konsultan Lanskap Oemardi_zain 2012 Secara singkat deskripsi pembagian jobdesk dalam struktur organisasi sebagai berikut: 1. Direktur: Seseorang yang bertanggung jawab terhadap kinerja staf di studio, menjalin hubungan dengan klien, memutuskan penerimaan proyek, membimbing
pelaksanaan
dan
jalannya
proyek,
berdiskusi
dan
22
merumuskan konsep desain lanskap bersama project manager dan staf lainnya dan membuat sistem kerja dan jadwal kerja kantor. 2. Manajer Kantor: Seseorang yang bertanggung jawab terhadap segala aktivitas di studio/kantor selama direktur tidak ada, mewakili direktur dalam kantor dan mengawasi staf. 3. Manajer Administrasi dan Keuangan: bertanggung jawab atas keperluan administrasi dan keuangan pegawai dan kebutuhan kantor. 4. Manajer Teknis: Bertanggung jawab terhadap masalah teknis perangkat keras dan teknis di kantor. 5. Arsitek dan Arsitek Lanskap: Terlibat dalam segala bentuk aktivitas gambar proyek perancangan lanskap, komunikasi internal seperti rapat dan briefing dengan project manager dan bertanggung jawab terhadap pekerjaan studio. 6. Drafter: Membantu pekerjaan detail lanskap dan membantu pekerjaan arsitek dan artitek lanskap dalam kegiatan studio. Pada bagian ini mahasiswa magang berperan aktif sebagai drafter dibawah bimbingan project manager, yaitu seseorang yang bertanggung jawab dalam satu proyek serta ketua dalam tim proyek yang berisi drafter/arsitek lanskap. Project manager merupakan arsitek/arsitek lanskap yang dipilih oleh direktur sebagai penanggung jawab satu proyek dalam pengerjaan studio gambar, hubungan dengan klien mengenai perkembangan desain gambar, meeting dengan pihak konsultan lain yang ikut serta dalam pelaksanaan proyek tersebut.
4.1.2 Fasilitas studio Dalam kegiatan studio, Konsultan Lanskap Oemardi_zain menggunakan fasilitas perangkat keras dalam menunjang pekerjaan gambar dan hubungan komunikasi antar staf maupun klien. Pada Tabel 4 menunjukan daftar perangkat keras yang memadai.
23
Tabel 4. Fasilitas Perangkat Keras Konsultan Lanskap Oemardi_zain (Oemardi_zain, 2012) No
Perangkat
Jumlah
Kegunaan
1
Server/komputer utama
1
Komputer utama pengatur seluruh komputer/pc di studio.
2
Work stations (komputer staf)
15
Komputer masing-masing staf yang berisi file proyek yang dikerjakan.
3
Laptop
1
Untuk keperluan pekerjaan studio.
4
Printer A3
2
5
Printer A4
2
6
Scaner A4
1
Hasil gambar kerja dalam bentuk kertas A3. Hasil gambar kerja dalam bentuk kertas A4. Penerjemah gambar desain.
7
Mesin fax dan telepon
1
Alat media komunikasi.
8
Modem (wifi dan LAN)
2
Penghubung komunikasi antar staf, dengan klien dan membantu dalam kegiatan studio.
Aplikasi software (perangkat lunak) yang digunakan pada proses pengerjaan proyek di Konsultan Lanskap Oemardi_zain meliputi (Tabel 5) : Tabel 5. Jenis Software yang Digunakan (Oemardi_zain, 2012) Nama Software
Kegunaan
AutoCad 2004
CAD drawing
3D Studio Max 3D
Rendering & Animasi
Google SketchUp
3D Rendering & Animasi
Adobe Photoshop CS2
3D Rendering & Animasi
Adobe Acrobat
Dokumentasi
Microsoft Office
Dokumentasi
Yahoo Messenger
Komunikasi internal staf Oemardi_zain
4.1.3 Sistem Kerja dan Komunikasi Internal Kegiatan studio pada pengerjaan desain dilakukan secara teamwork. Terdapat banyak proyek yang sedang dikerjakan oleh Konsultan Lanskap Oemardi_zain, walaupun jumlah tenaga kerja sudah mencukupi namun teamwork masih digunakan dalam pengerjaan suatu proyek lanskap agar terbina hubungan yang baik antar sesama rekan kerja. Selain untuk membina hubungan, sistem teamwork digunakan karena tengat waktu (deadline) untuk tiap proyek berbedabeda sehingga untuk memaksimalkan kerja studio, langkah tersebut sangat efektif
24
dan efisien. Tenaga kerja terutama project manager yang bertanggung jawab terhadap satu proyek lanskap memimpin pengerjaan desain dan membina tim yang terdiri dari arsitek maupun arsitek lanskap agar dapat memahami pengerjaan proyek dan mengikuti ritme kerja di studio. Komunikasi
internal
yang
digunakan
pada
Konsultan
Lanskap
Oemardi_zain menggunakan sistem LAN, dimana semua perangkat komputer terhubung dalam satu koneksi sehingga dapat mengetahui perkembangan kerja suatu proyek. Setiap komputer terhubung dengan koneksi internet sehingga dapat memudahkan komunikasi antar sesama dan terhadap klien/owner. Dalam penyimpanan folder, tiap komputer merupakan server dimana pengerjaan proyek itu disimpan. Tiap server menyimpan folder nama proyek yang sedang atau telah dikerjakan. Dalam satu folder proyek, umumnya terdapat folder 3D yang merupakan folder berisi gambar hasil rendering software Sketchup dan perbaikan Photoshop, folder Data yang berisi data-data penting atau gambar terkait gambar proyek, Documentation yang berisi dokumen seperti proposal, surat kontrak, jadwal kerja studio, BoQ, RAB dan lainnya, Drawing berisi semua gambar dengan format dwg AutoCAD seperti gambar DD (Design Development), WD (Working Drawing) dan lainnya, Image berisi gambar hasil pewarnaan Photoshop seperti gambar potongan (section), site plan, perspektif dan lainnya, Image Precedent berisi gambar referensi hardscape maupun softscape, Send berisi gambar atau hal terkait proyek yang terkirim. 4.1.4 Manajemen Proyek Dalam Cleland dan Ireland (2002), manajemen proyek merupakan hal terpenting dalam sebuah pelaksanaan pembangunan. Manajemen proyek memiliki dua komponen utama, yaitu strategi dan implementasi. Manajemen ini didukung oleh perencanaan proyek yang mendeterminasikan secara rasional dan berkelanjutan. Perencanaan proyek merupakan penentuan rasional untuk memulai, mempertahankan dan menghentikan proyek. Setelah penerimaan proyek Gallery West yang dilakukan dengan penunjukan langsung oleh developer sekaligus owner, pihak konsultan lanskap membuat proposal Gallery West yang berisi kesepakatan yang ditawarkan Konsultan Lanskap Oemardi_zain dalam proyek seperti hasil produk dan biaya
25
pembayaran Gallery West. Pada isi perjanjian menurut Surat Perjanjian Kerja (SPK) Jasa Konsultan Perencanaan Lanskap Gallery West, ruang lingkup pekerjaan konsultan lanskap adalah : 1. Perencanaan Area Entrance dan Driveway 2. Perencanaan Area Roof Garden (Parking building dan hotel) 3. Perencanaan Area Green Connector dan Corridor 4. Perencanaan Area Pool Courtyard (Apartment Tower) 5. Perencanaan Area Terrace 6. Perencanaan Area Perimeter Kawasan 7. Perencanaan Drainase dan Irigasi Lanskap 8. Perencanaan Titik dan Disain lampu eksterior 9. Perencanaan Tata Hijau 10. Penyusunan spesifikasi hardscape dan softscape atau Rencana Kerja dan Syarat-syarat. Jangka waktu pengerjaan terhitung 15 minggu kalender, dengan imbalan jasa konsultan lanskap sebesar Rp. 140.000.000,- (Seratus Empat Puluh Juta Rupiah) sudah termasuk PPh, belum termasuk PPN 10%. Berikut tahap pembayaran sesuai dengan kesepakatan (Tabel 6): Tabel 6. Tahap Pembayaran (Proposal) Pembayaran Tahap I: dibayarkan setelah dikeluarkannya penandatangan perjanjian
Persen (%)
Akumulasi
10%
Tahap II: dibayarkan setelah Tahap Skematik Desain selesai.
25%
35%
Tahap III: dibayarkan setelah Tahap Pengembangan Desain selesai.
30%
65%
Tahap IV: dibayarkan setelah Tahap Gambar Kerja dan Dokumentasi selesai.
30%
95%
5%
100%
Tahap V: dibayarkan setelah tahap pelaksanaan konstruksi lanskap selesai atau selama 6 (enam) bulan setelah dilaksanakannya tender pelaksanaan konstruksi lanskap.
26
4.2
Analisis Manajemen Proyek Dalam Soeharto (1997) terdapat model manajemen proyek yang dikenal
dengan nama PM-BOK (Project Management-Body of Knowledge) yang terdiri atas 4 fungsi dasar dan 4 fungsi integrasi. Fungsi dasar manajemen proyek terdiri atas pengelolaan-pengelolaan lingkup kerja, waktu, biaya dan mutu. Pengelolaan aspek-aspek
tersebut
dengan
benar
merupakan
kunci
keberhasilan
penyelenggaraan proyek. Fungsi integrasi terdiri atas pengelolaan sumber daya (manusia dan non-manusia), pengelolaan kontrak dan pembelian, pengelolaan resiko dan pengelolaan komunikasi. Pada fungsi dasar perancangan Gallery West oleh Konsultan Lanskap Oemardi_zain, dalam hal pengelolaan lingkup kerja sudah memiliki dokumen yang berisi batasan lingkup proyek yang memuat kuantitas, kualitas, spesifikasi dan kriteria yang tertera dalam kesepakatan Surat Perintah Kerja (SPK) yang disetujui kedua belah pihak yaitu klien AKR Land Development dan Konsultan Lanskap Oemardi_zain. Pengelolaan waktu jadwal meliputi perencanaan, penyusunan
dan
pengendalian
jadwal
Oemardi_zain sesuai dengan kesepakatan
dilakukan kontrak
Konsultan
Lanskap
yaitu 15 minggu. Dalam
pengelolaan mutu, Konsultan Lanskap Oemardi_zain sudah cukup dalam memenuhi syarat untuk produk yang akan dipakai kelak, seperti material-material hardscape maupun softscape melalui kajian ilmu lanskap yang dimiliki, sedangkan untuk kualitas sistem kerja dalam
studio mengikuti jadwal kerja
kantor dan pada tiap proyek memiliki project manager yang bertugas mengarahkan tim proyek dan perkembangan kerja di studio. Pada fungsi integrasi yaitu pengelolaan sumber daya manusia dan nonmanusia sudah cukup baik dilihat dari jumlah perangkat kerja yang memadai dan cukup lengkap untuk kerja studio, sedangkan dalam mengelola sumber daya manusia untuk pekerjaan proyek, Konsultan Lanskap Oemardi_zain menerapkan bekerja secara teamwork dalam studio dimana tiap staf dapat ikut membantu pengerjaan proyek lain yang tenggat waktunya lebih utama dari yang lain. Walaupun baik dalam hubungan antarpersonal staf dan cepat dalam pengerjaan suatu proyek, sistem ini memiliki kelemahan dikarenakan akan berkurang keefektifan pengerjaan dalam proyek dengan tim yang sudah ditentukan. Dalam
27
pengelolaan resiko, Konsultan Lanskap Oemardi_zain saling terhubung dengan klien dan konsultan lain terkait proyek melalui email, fax, telepon dan alat komunikasi lainnya dalam menghadapi persoalan gambar kerja yang
kurang
sesuai. Selain itu terdapat meeting yang dihadiri oleh pihak konsultan dan klien untuk mempresentasikan perkembangan gambar kerja. Pengelolaan komunikasi di studio
berjalan baik dengan adanya sistem LAN dan internet
yang
menghubungkan komputer masing-masing staf dalam berkoneksi dan menyimpan file sehingga dapat diakses dengan mudah. Dapat disimpulkan dalam penanganan manajemen proyek, Konsultan Lanskap Oemardi_zain sudah baik.
4.3
Analisis Proses Perancangan Menurut Ingels (2004) rangkaian keputusan merupakan pekerjaan yang
dilakukan oleh arsitek lanskap maupun arsitek dalam menafsirkan kebutuhan klien dan keinginannya berikut dengan beragam karakteristik pada tapak sehingga cocok satu sama lain. Proses desain dianalogikan sebagai proses yang memiliki siklus yang terus berlangsung tanpa henti untuk mencapai kepuasan yang lebih dari sebelumnya (Gambar 5). Proses perancangan proyek pada Konsultan Lanskap Oemardi_zain memiliki kesamaan dengan proses perancangan menurut Booth (1983). Perbedaan diantara keduanya terletak pada perbedaan istilah dan kelengkapan proses pengerjaan (Gambar 6). Pada proses perancangan Booth, studi analisis terdiri atas
Kebutuhan dan keinginan klien tahap berikutnya
Proses Lanskap
Lingkungan baru lainnya
Siklus berlanjut Siklus berlanjut Tahappertama awal harapan klien Level ekspetasi klien Kebutuhan dan keinginan Proses Lanskap awal klien
Lingkungan baru
Gambar 5. Siklus Desain Lanskap (proses) (Ingels, 2004)
28
tahapan persiapan peta dasar, inventarisasi dan analisis, wawancara dengan klien dan pengembangan program sedangkan pada proses perancangan Oemardi_zain inventarisasi tidak dilakukan langsung ke tapak melainkan bersumber dari data arsitek dan owner. Selain itu metode analisis Konsultan Lanskap Oemardi_zain dilakukan secara quick analysis
yang dipimpin oleh direktur beserta project
manager dan tim pada studio. Pada tahap desain Booth melalui proses yang melibatkan diagram fungsi ideal, diagram hubungan tapak, peta konsep, studi bentuk perancangan, preliminary design, master plan, schematic design dan design development sedangkan pada Konsultan Lanskap Oemardi_zain berupa konsep yang melibatkan gabungan dari proses Booth. Pada tahap gambar kerja Booth terdiri atas layout plan, grading plan, planting plan dan contructions detail sedangkan pada Working Drawing Konsultan Lanskap Oemardi_zain pada Gallery West mencakup semua kecuali grading plan. Pada tahap implementation, post contruction evaluation dan maintenance Booth berbeda dengan pelaksanaan dan pemeliharaan Konsultan Lanskap Oemardi_zain. Pada tahap akhir ini Konsultan Lanskap Oemardi_zain sebagai konsultan desain lanskap tidak ikut melakukan proses pemeliharaan langsung ke tapak. Pada proses perancangan (desain) pada proyek Gallery West terjadi siklus yang sama yaitu terjadi hubungan komunikasi antara pihak klien dan konsultan yang diwakili oleh project manager yang berlangsung secara bertahap pada tiap proses mulai dari penerimaan proyek hingga tahap pengembangan desain secara intense (rutin) dan terus menerus sehingga tercipta desain yang sesuai dengan kebutuhan klien. Komunikasi antar klien dan arsitek lanskap dilakukan melalui media komunikasi telepon, email, fax maupun meeting sehingga proses desain dapat dipantau oleh klien perkembangannya. Pada tahap proses perancangan proyek Gallery West terdapat kekurangan atau tahap yang tidak dilakukan oleh Konsultan Lanskap Oemardi_zain yaitu tahap riset dan analisis tapak secara langsung. Tahap riset dan analisis pada proyek Gallery West dilakukan secara quick analysis yaitu proses menganalisis secara cepat pada kondisi tapak yang didapat dari data yang diberikan oleh arsitek
29
Project Acceptance
Penerimaan proyek dan persiapan
Studi Analisis
Inventarisasi dan Analisis
Desain
Konsep
Design Development
Gambar Kerja (Construction Drawings) Pelaksanaan (implementation)
Working Drawing (detail) Pelaksanaan dan pemeliharaan
Post construction evaluation Maintenance (Booth)
(Oemardi_zain)
Gambar 6. Perbandingan Proses Perancangan Booth (1983) dan Konsultan Lanskap Oemardi_zain (2012) dan owner. Hal tersebut dilakukan untuk menghemat tenggat waktu dalam melaksanakan tahapan kerja lainnya. Secara singkat proses perancangan Gallery West meliputi tahap : 1. Penerimaan Proyek (Project Acceptance) Pada tahap ini AKR Land selaku owner dan pengembang Wisma AKR memilih Konsultan Lanskap Oemardi_zain sebagai konsultan desain lanskap dalam proyek Gallery West. Selanjutnya klien menyampaikan keinginan dan syarat kerja. Pada tahap ini pihak konsultan lanskap merumuskan proposal yang berisi ruang lingkup area perancangan lanskap yang telah disepakati dengan klien berupa produk rencana gambar dan estimasi biaya awal. Selanjutnya klien beserta konsultan lanskap
30
merumuskan program kerja dan biaya untuk kegiatan jangka panjang termasuk rapat rutin bersama konsultan lainnya. 2. Riset dan Analisis Tahap ini merupakan kegiatan survey lokasi dan analisis area tapak. Pada umumnya kegiatan riset tidak dilakukan langsung ke tapak namun mengandalkan data CAD site plan dari arsitek bangunan maupun foto sekunder dari owner. Sedangkan untuk tahap analisis, Konsultan Lanskap Oemardi_zain
melakukan quick analysis yang dirumuskan direktur
beserta project manager dan tim proyek untuk menghasilkan konsep lanskap dan desain pada tapak. 3. Konsep Desain (Design Concept) Pada tahap awal ini kegiatan pembuatan konsep desain sudah meliputi tahap quick analysisis pada tapak sehingga tercipta konsep yang sesuai dengan konsep utama dari arsitek. Pembuatan konsep lanskap (desain) disesuaikan dengan konsep dari arsitek dan keinginan dari owner. Pada tahap ini melalui presentasi dan design review dengan pihak klien sehingga terbentuk Final Design Concept (Report 1) yang didalamnya sudah terbentuk Konsep dan Prinsip Desain (design key drive), Kerangka Desain, Objectives dan Visioning untuk pengerjaan pada tahap selanjutnya. 4. Pengembangan Desain (Design Development) Design Development merupakan tahap pengembangan dari Design Concept. Pada tahap ini pengerjaan studio dengan menggunakan software AutoCad menyajikan gambar lengkap plan, gambar section (potongan), gambar detail, pemilihan material hardscape dan softscape yang digambarkan dalam skala yang beragam. Tahap akhir pada DD (Design Development) menghasilkan Final Design Development (Repot 2) yang meliputi Denah Desain Skematik, Diagram Sistematik yang terbagi atas komponen hijau, struktur, air dan sistem sirkulasi, Program dan Aktivitas, Potongan dan Denah Parsial, Image Precedent, Planting Strategy,
31
Material Strategy. Pada tahap ini, terjadi penyesuaian-penyesuaian desain lebih lanjut oleh pihak-pihak lain yang terkait proyek seperti klien, arsitek, Civil & structural engineer, MEP engineer, Quantity surveyor dan pihak lainnya. 5. Gambar Kerja (Working Drawing) Pada tahap Gambar Kerja, pengerjaan gambar di studio merupakan lanjutan dari DD (Design Development). Pada tahap ini, pengerjaan gambar memasuki tahap akhir dan gambar detail dijelaskan secara lebih lengkap. Adapun hasil akhir berupa Final Working Drawing (Report 3) yang terdiri atas Gambar Denah Lanskap/Referensi, Denah Level dan Grading, Denah Penanaman, Denah Dimensi dan Material, Denah Lighting, Denah Drainasi dan Irigasi, Denah Parsial, Tampak dan Potongan dan Detail. 6. Dokumentasi Pada tahap akhir terdapat penyerahan dokumentasi tender oleh Konsultan Lanskap Oemardi_zain yang terdiri atas keseluruhan gambar kerja sesuai Surat Perintah Kerja, skedul material, spesifikasi teknis, BoQ (Bill of Quantity). Dokumen tender akan digunakan kemudian oleh kontraktor dalam proses pengerjaan proyek tersebut selanjutnya.
