BAB 4 PERANCANGAN SISTEM

BAB 4 PERANCANGAN SISTEM

4.1 Analysis Document 4.1.1 The Task 4.1.1.1 Purpose Pengembangan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha untuk PT. Fajar Surya Utama dilakukan dengan tujuan untuk mengoptimalisasi proses pencatatan transaksi-transaksi pembelian dan utang usaha perusahaan, mulai dari kegiatan permintaan pembelian, pesanan pembelian kepada pemasok, penerimaan spare part dari pemasok, retur pembelian, pencatatan pembayaran atas pembelian tunai dan pencatatan utang atas pembelian kredit berikut retur dan pembayarannya, di mana sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha perusahaan sebelumnya telah terkomputerisasi tetapi fungsinya belum optimal untuk mendukung transaksi-transaksi pembelian dan utang usaha perusahaan sehari-hari. Selain itu pengembangan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini juga akan mengakibatkan perubahan pada struktur organisasi perusahaan karena adanya pemisahan tugas, tanggung jawab dan wewenang antara fungsi akuntansi dengan fungsi keuangan, bentuk perubahan dari struktur organisasinya adalah sebagai berikut :

52

Gambar 4.1 Struktur organisasi yang diusulkan

4.1.1.2 System Definition Sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini digunakan untuk mendukung proses pencatatan transaksi-transaksi pembelian dan utang usaha perusahaan sehari-hari. Sistem ini tetap menggunakan personal computer (PC) biasa yang berbasis windows dan konfigurasi client-server dengan menggunakan jaringan komputer lokal (LAN). Pengembangan dilakukan pada software berdasarkan usulan perbaikan untuk mengatasi permasalahan yang terjadi dalam sistem berjalan. Berikut ini penjelasan mengenai system definition dari sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama, lihat Tabel 4.1!

53 Mendukung kegiatan pembelian dan utang usaha

Functionality

perusahaan agar dapat menghasilkan informasiinformasi mengenai pembelian dan utang usaha perusahaan yang lebih tepat dan lebih baik lagi sesuai dengan kebutuhan perusahaan Application Domain

Karyawan bagian gudang, bagian pembelian, bagian akuntansi, bagian keuangan

Conditions

Sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha

ini

dikembangkan

berdasarkan

usulan

perbaikan untuk mengatasi permasalahan yang terjadi dalam sistem berjalan Technology

Tetap menggunakan personal computer (PC) dan device umum lainnya seperti printer dan fax yang sudah ada sebelumnya, serta konfigurasi client-server dengan menggunakan jaringan komputer lokal (LAN) dengan

distribusi

centralized

pattern.

Hanya

dilakukan penambahan beberapa PC, printer dan fax serta dilakukan beberapa perbaikan dan penyesuaian untuk PC yang sudah ada sebelumnya Objects

Karyawan,

Gudang,

Pembelian,

Keuangan,

Sparepart,

Pemasok,

OrderPembelian,

Akuntansi, DaftarOrder,

PembelianSparepart,

ReturPembelian, Utang Responsibility

Alat administrasi dan media komunikasi yang dapat diandalkan untuk mencatat dan menyediakan informasi-informasi mengenai transaksi pembelian dan utang usaha perusahaan sehari-hari

Tabel 4.1 System definition dengan kriteria FACTOR

54 4.1.1.3 Context

Gambar 4.2 Rich picture prosedur pembelian dan utang usaha yang diusulkan

55 4.1.1.3.1 Problem Domain Prosedur pembelian : a. Bagian gudang membuat dokumen Daftar Order dua rangkap sebagai permintaan pembelian, rangkap satu diserahkan kepada bagian pembelian dan rangkap kedua diserahkan kepada bagian akuntansi. b. Data-data permintaan pembelian disimpan dalam database Daftar Order oleh bagian gudang. c. Bagian pembelian memproses permintaan pembelian tersebut dan menelpon pemasok untuk konfirmasi apakah spare part yang diperlukan tersedia, kemudian membuat dokumen Order Pembelian tiga rangkap untuk melakukan pesanan pembelian kepada pemasok. d. Dokumen Order Pembelian rangkap satu dikirim ke pemasok melalui fax, rangkap kedua diserahkan kepada bagian gudang sebagai dokumen dasar untuk menerima spare part dari pemasok, dan rangkap ketiga diserahkan kepada bagian akuntansi. e. Data-data pesanan pembelian disimpan dalam database Order Pembelian oleh bagian pembelian. f. Pemasok datang mengirimkan spare part yang dipesan, diterima langsung oleh bagian gudang. g. Bagian gudang mengecek kesesuaian spare part yang diterima dari pemasok dengan dokumen Order Pembelian rangkap kedua. h. Berdasarkan Surat Jalan dari pemasok bagian gudang membuat dokumen Bukti Penerimaan Sparepart tiga rangkap sebagai bukti spare part telah diterima.

56 i. Bukti Penerimaan Sparepart rangkap satu diserahkan kepada pemasok, rangkap kedua diserahkan kepada bagian pembelian, dan rangkap ketiga diserahkan kepada bagian akuntansi. j. Data-data penerimaan disimpan dalam database Pembelian Sparepart oleh bagian gudang. k. Bagian pembelian menyesuaikan Bukti Penerimaan Sparepart dengan Faktur dari pemasok, kemudian membuat Bukti Pembelian Sparepart dua rangkap. l. Data-data pembelian disimpan dalam database Pembelian Sparepart oleh bagian pembelian. m. Bukti Pembelian Sparepart rangkap satu diserahkan kepada pemasok, Bukti Pembelian Sparepart rangkap kedua dan Faktur dari pemasok diserahkan oleh bagian pembelian kepada bagian akuntansi. Prosedur retur pembelian : a. Jika spare part yang diterima tidak sesuai dengan pesanan atau rusak, maka akan dilakukan retur pembelian. b. Terlebih dahulu bagian gudang akan melakukan konfirmasi mengenai retur kepada pemasok melalui bagian pembelian, dan bagian pembelian akan menelpon pemasok untuk konfirmasi retur. c. Retur pembelian biasanya akan ditukar dengan spare part yang sama, terkecuali dalam kondisi tertentu untuk pembelian kredit maka akan dikurangi dengan utang pembelian.

57 d. Jika sudah menerima perintah retur dari bagian pembelian, maka bagian gudang akan membuat dokumen Bukti Retur Pembelian tiga rangkap sebagai bukti mengenai spare part yang akan diretur. e. Setelah dilakukan retur, pemasok akan menandatangani ketiga rangkap Bukti Retur Pembelian, rangkap satu disimpan oleh pemasok dan pemasok akan memberikan dokumen Tanda Terima Retur sebagai bukti retur telah diterima. f. Bukti Retur Pembelian rangkap kedua diserahkan kepada bagian pembelian beserta Tanda Terima Retur. g. Untuk pembelian kredit, jika retur dikurangi dengan utang pembelian maka bagian pembelian akan membuat dokumen Nota Debit dua rangkap untuk mengurangi utang pembelian. Rangkap satu dikirim kepada pemasok melalui fax dan rangkap kedua diserahkan kepada bagian akuntansi. h. Bukti Retur Pembelian rangkap ketiga diserahkan kepada bagian akuntansi. i. Data-data retur pembelian disimpan dalam database Retur Pembelian. Prosedur pembayaran dan utang usaha : a. Bagian akuntansi menerima dokumen Daftar Order rangkap kedua, Order Pembelian rangkap ketiga, Bukti Penerimaan Sparepart rangkap ketiga, Bukti Pembelian Sparepart rangkap kedua disertai dengan Faktur dari pemasok, Bukti Retur Pembelian rangkap ketiga, Nota Debit rangkap kedua beserta Tanda Terima Retur dari pemasok jika terjadi retur. b. Jika pembelian dilakukan secara tunai bagian akuntansi akan menyerahkan dokumen Order Pembelian rangkap ketiga, Bukti Pembelian Sparepart

58 rangkap kedua disertai dengan Faktur pemasok kepada bagian keuangan untuk melakukan pembayaran. c. Jika pembelian dilakukan secara kredit bagian akuntansi menyesuaikan dokumen-dokumen yang diterima dan menyimpan data-data utang yang timbul akibat pembelian kredit ke dalam database Utang. d. Jika sudah waktu jatuh tempo, maka bagian akuntansi akan menerima tagihan dari pemasok yang dikirim melalui fax. e. Setiap bulannya bagian akuntansi akan mencetak Daftar Utang yang mendekati jatuh temponya, kemudian diserahkan beserta paket utang yang terdiri dari Order Pembelian, Bukti Pembelian Sparepart, Faktur dan Nota Debit kepada manajer operasional untuk diperiksa dan disetujui. f. Selanjutnya Daftar Utang beserta paket utang diserahkan kepada bagian keuangan. g. Berdasarkan dokumen yang diterima, baik untuk pembelian tunai maupun pembelian kredit bagian keuangan melakukan pembayaran kepada pemasok dengan tunai, cek, transfer, ataupun giro. h. Selanjutnya bagian keuangan memasukan data-data pembayaran dan menyimpannya ke dalam database. i. Kemudian bagian keuangan akan mencetak Bukti Pembayaran dua rangkap diserahkan kepada pemasok untuk ditandatangani. j. Bukti Pembayaran rangkap satu disimpan oleh pemasok dan pemasok akan menyerahkan Kwitansi tanda pembayaran. k. Kemudian dokumen-dokumen yang diterima dicap lunas oleh bagian keuangan.

59 l. Dokumen-dokumen yang diterima diserahkan kembali kepada bagian akuntansi disertai dengan Bukti Pembayaran rangkap kedua dan Kwitansi dari pemasok. m. Setiap akhir bulan bagian akuntansi akan mencetak Laporan Pembelian Tunai dan Kredit, Laporan Retur Pembelian Tunai dan Kredit, Laporan Saldo Utang, dan Analisis Kinerja Pemasok. n. Untuk kesalahan-kesalahan input yang terjadi pada setiap transaksi, maka karyawan bersangkutan harus segera melapor kepada pihak yang memiliki wewenang, dalam hal ini adalah manajer agar transaksi dapat segera dibatalkan. Di mana pembatalan transaksi ini hanya dapat dilakukan untuk transaksi terakhir yang terjadi dan belum terkait dengan transaksi lainnya. 4.1.1.3.2 Application Domain Sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha yang diusulkan dapat mendukung tugas-tugas dan tanggung jawab karyawan bagian gudang, bagian pembelian, bagian akuntansi, dan bagian keuangan. Tugas-tugas utama dalam application domain, yaitu permintaan pembelian, pesanan pembelian, penerimaan spare part, retur pembelian, pencatatan pembayaran atas pembelian tunai dan pencatatan utang atas pembelian kredit berikut retur dan pembayarannya.

4.1.2 The Problem Domain 4.1.2.1 Clusters Model sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama terdiri dari empat cluster, yaitu cluster “karyawan”, cluster “Sparepart”, cluster “Pemasok”, dan cluster “Transaksi”. Berikut ini merupakan model cluster sistem

60 informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama, lihat Gambar 4.3!

Gambar 4.3 clusters dalam sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama

4.1.2.2 Structure

Gambar 4.4 Struktur “Karyawan” Pada Gambar 4.4 di atas terlihat struktur dari “Karyawan” dengan pola hubungan generalisasinya yang menggambarkan karyawan yang akan menggunakan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha perusahaan.

61

Gambar 4.5 Struktur “Sparepart” Pada Gambar 4.5 di atas terlihat struktur tunggal dari “Sparepart” tanpa pola hubungan asosiasi, generalisasi, ataupun agregasi.

Gambar 4.6 Struktur “Pemasok” Pada Gambar 4.6 di atas terlihat struktur tunggal dari “Pemasok” tanpa pola hubungan asosiasi, generalisasi, ataupun agregasi.

Gambar 4.7 Struktur “Transaksi” Pada Gambar 4.7 di atas terlihat struktur dari “Transaksi” dengan pola hubungan asosiasinya yang menggambarkan transaksi yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha perusahaan.

62 Pada Gambar 4.8 menunjukkan class diagram lengkap sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama. Hubungan antara class “Sparepart” dan class “DaftarOrder” terjadi ketika transaksi permintaan pembelian dilakukan. Dilanjutkan dengan hubungan antara class “Pembelian” dengan class “Pemasok” dan class “OrderPembelian” yang terjadi ketika transaksi pesanan pembelian dilakukan. Selanjutnya hubungan antara class “Gudang” dan class “Pembelian” dengan class “PembelianSparepart” yang terjadi ketika transaksi penerimaan dan pembelian spare part dilakukan, serta class “Gudang” dan class “Pembelian” dengan class “ReturPembelian” jika terjadi transaksi retur pembelian. Hubungan antara class “Akuntansi” dan class “Keuangan” dengan class “Utang” terjadi ketika transaksi pencatatan utang atas pembelian kredit, dan pencatatan atas pembayaran utang dilakukan. Selain

itu

hubungan

asosiasi

antara

class

“DaftarOrder”,

class

“OrderPembelian”, class “PembelianSparepart”, class “ReturPembelian”, dan class “Utang” menggambarkan urutan transaksi yang saling berhubungan mulai dari permintaan pembelian, pesanan pembelian, penerimaan spare part, retur pembelian, sampai dengan pencatatan utang berikut pembayarannya.

63

Gambar 4.8 Class diagram lengkap sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama

64 4.1.2.3 Classes

Gambar 4.9 Class “Karyawan” dan statechart diagram-nya Pada Gambar 4.9 di atas menunjukkan class “Karyawan” dan pola behavioral untuk class “Karyawan” tersebut yang digambarkan dalam statechart diagram-nya. Class “Karyawan” men-generalisasikan property dan behavior-nya kepada class “Gudang”, class “Pembelian”, class “Akuntansi”, dan class “Keuangan”.

Gambar 4.10 Class “Gudang” dan statechart diagram-nya Pada Gambar 4.10 di atas menunjukkan model keterlibatan class “Gudang” dalam event saat permintaan pembelian diajukan, pesanan diterima dari pemasok, dan saat terjadi retur pembelian.

65

Gambar 4.11 Class “Pembelian” dan statechart diagram-nya Pada Gambar 4.11 di atas menunjukkan model keterlibatan class “Pembelian” dalam event saat pesanan pembelian diajukan kepada pemasok, saat transaksi pembelian terjadi, dan saat terjadi retur pembelian.

Gambar 4.12 Class “Akuntansi” dan statechart diagram-nya Pada Gambar 4.12 di atas menunjukkan model keterlibatan class “Akuntansi” dalam event saat pencatatan utang dan pada saat laporan setiap akhir bulan diajukan.

Gambar 4.13 Class “Keuangan” dan statechart diagram-nya

66 Pada Gambar 4.13 di atas menunjukkan model keterlibatan class “Keuangan” dalam event saat pencatatan pembayaran utang.

Gambar 4.14 Class “Sparepart” dan statechart diagram-nya Pada Gambar 4.14 di atas menunjukkan model keterlibatan class “Sparepart” dalam event mulai dari dibeli, diretur, dan berakhir saat dijual.

Gambar 4.15 Class “Pemasok” dan statechart diagram-nya Pada Gambar 4.15 di atas menunjukkan model keterlibatan class “Pemasok” dalam event mulai dari dikontrak perusahaan, dipilih, dan berakhir jika diputus kontrak.

Gambar 4.16 Class “DaftarOrder” dan statechart diagram-nya

67 Pada Gambar 4.16 di atas menunjukkan event di mana class “Daftar Order” terjadi ketika spare part diperlukan dan berakhir saat permintaan pembelian spare part diajukan.

Gambar 4.17 Class “OrderPembelian” dan statechart diagram-nya Pada Gambar 4.17 di atas menunjukkan event di mana class “Order Pembelian” terjadi ketika permintaan pembelian spare part diterima, kemudian disetujui, dan berakhir saat pesanan pembelian diajukan kepada pemasok.

Gambar 4.18 Class “PembelianSparepart” dan statechart diagram-nya Pada

Gambar

4.18

di

atas

menunjukkan

event

di

mana

class

“PembelianSparepart” terjadi ketika spare part yang dipesan diterima dari pemasok, dan berakhir saat pembelian spare part diajukan.

68

Gambar 4.19 Class “ReturPembelian” dan statechart diagram-nya Pada Gambar 4.19 di atas menunjukkan event dimana class “ReturPembelian” terjadi ketika spare part yang dibeli diretur kembali kepada pemasok, dan berakhir saat spare part diganti dengan spare part yang sama atau dikurangi dengan utang pembelian untuk kondisi tertentu.

Gambar 4.20 Class “Utang” dan statechart diagram-nya Pada Gambar 4.20 di atas menunjukkan event di mana class “Utang” terjadi ketika Faktur pemasok diterima, kemudian utang berdasarkan Faktur dicatat dan jika terjadi retur pembelian kredit maka utang akan dikurangi, dan berakhir saat utang dibayar.

69 4.1.2.4 Events Berikut ini merupakan event table dari sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama, lihat Tabel 4.2!

Events

Classes Karyawan Gudang Pembelian Akuntansi Keuangan Sparepart Pemasok DO OP PS RP Utang Direkrut + + + + + Diberhentikan + + + + + Dikontrak + Dipilih * Diputus_kontrak + Dibeli + Diretur * Dijual + Sparepart_diperlukan * Permintaan_diajukan * + Permintaan_diterima + Permintaan_disetujui + Pesanan_diajukan * * Pesanan_diterima * * Pembelian_diajukan + + Pembelian_diretur * * * Sparepart_diganti + Utang_dikurangi + Faktur_diterima + Utang_dicatat * + Utang_dikurangi * Utang_dibayar * + Laporan_diajukan * Tabel 4.2 Event table sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama Keterangan : DO : DaftarOrder PS : PembelianSparepart “+” : untuk event yang terjadi nol sampai sekali OP : OrderPembelian RP : ReturPembelian “*” : untuk event yang terjadi nol sampai berulang kali 70

71 4.1.3 The Application Domain 4.1.3.1 Usages 4.1.3.1.1 Overview Terdapat empat actor yang akan menggunakan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini, yaitu karyawan bagian gudang, bagian pembelian, bagian akuntansi, dan bagian keuangan dengan tiga belas use case di dalam sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha tersebut yang akan digambarkan dalam use case diagram-nya. 4.1.3.1.2 Actors Berikut ini merupakan spesifikasi actor dari sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama, lihat Tabel 4.3 – 4.6!

Gudang Tujuan : bagian yang bertanggung jawab untuk melakukan permintaan pembelian, penerimaan spare part dari pemasok, dan retur pembelian jika terjadi Karakteristik : harus mengetahui spare part yang banyak dibutuhkan dan memiliki ketelitian untuk mengecek kualitas spare part yang diterima dari pemasok Contoh : bagian gudang menerima spare part dari pemasok kemudian membuat Bukti Penerimaan Sparepart berdasarkan Surat Jalan dari pemasok dan sistem akan mencatat bagian gudang yang menangani penerimaan spare part tersebut Tabel 4.3 Spesifikasi actor bagian gudang

72

Pembelian Tujuan : bagian yang bertanggung jawab untuk melakukan pesanan pembelian kepada pemasok, menangani transaksi pembelian yang terjadi, dan pembuatan Nota Debit jika terjadi retur pembelian kredit Karakteristik : harus mengetahui bahwa spare part yang akan dipesan benar-benar sesuai dengan kebutuhan Contoh : bagian pembelian membuat Order Pembelian berdasarkan permintaan pembelian dari bagian gudang dan sistem akan mencatat bagian pembelian yang melakukan pesanan pembelian tersebut Tabel 4.4 Spesifikasi actor bagian pembelian

Akuntansi Tujuan : bagian yang bertanggung jawab untuk mencatat utang, membuat Daftar Utang, dan mencetak laporan yang diperlukan setiap bulannya Karakteristik : harus mengetahui utang yang timbul adalah benar adanya dan mengecek jatuh tempo utang agar pembayaran tidak terlambat, serta mengecek tagihan dari pemasok agar pembayaran utang tidak terjadi berulang-ulang Contoh : bagian akuntansi mencatat utang yang timbul ke dalam sistem dan sistem akan mencatat bagian akuntansi yang melakukan pencatatan tersebut Tabel 4.5 Spesifikasi actor bagian akuntansi

73

Keuangan Tujuan : bagian yang bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran utang kepada pemasok dan mencatat pembayaran utang yang dilakukan Karakteristik : harus mengetahui utang yang akan dibayar adalah benar adanya Contoh : bagian keuangan mencatat pembayaran utang yang telah dilakukan kemudian sistem akan mencatat bagian keuangan yang melakukan pembayaran tersebut Tabel 4.6 Spesifikasi actor bagian keuangan

74 4.1.3.1.3 Use cases

Gambar 4.21 Use case diagram sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama

75 Berikut ini merupakan spesifikasi dari use case untuk sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama, lihat Tabel 4.7 - 4.21!

Mengentry data spare part Pattern : menjelaskan proses entry data-data spare part ke dalam sistem. Objects : Karyawan, Sparepart Functions : create Sparepart Tabel 4.7 Spesifikasi use case ”Mengentry data spare part”

Mencatat transaksi permintaan pembelian Pattern : menjelaskan proses mencatat transaksi permintaan pembelian yang dilakukan oleh bagian gudang. Kemudian melakukan validasi nomor daftar order dan kode spare part yang diperlukan, serta hitung kuantitas spare part yang diperlukan Objects : Karyawan, Sparepart, Daftar Order Functions : create permintaan, print Daftar Order Tabel 4.8 Spesifikasi use case “Mencatat transaksi permintaan pembelian”

Mencatat transaksi penerimaan Pattern : menjelaskan proses mencatat transaksi penerimaan spare part dari pemasok yang dilakukan oleh bagian gudang. Kemudian melakukan validasi nomor pembelian spare part, nomor order pembelian, dan hitung kuantitas spare part yang diterima Objects : Karyawan, Pemasok, OrderPembelian, PembelianSparepart Functions : create penerimaan, print Bukti Penerimaan Sparepart Tabel 4.9 Spesifikasi use case “Mencatat transaksi penerimaan”

76 Mencatat transaksi retur pembelian Pattern : menjelaskan proses mencatat transaksi retur pembelian kepada pemasok yang dilakukan oleh bagian gudang. Kemudian melakukan validasi nomor retur pembelian, nomor pembelian spare part, dan kode spare part yang diretur, serta hitung kuantitas spare part yang diretur Objects : Karyawan, Pemasok, OrderPembelian, PembelianSparepart, ReturPembelian Functions : create retur, print Bukti Retur Pembelian Tabel 4.10 Spesifikasi use case “Mencatat transaksi retur pembelian”

Mengentry data pemasok Pattern : menjelaskan proses entry data-data pemasok ke dalam sistem. Objects : Karyawan, Pemasok Functions : create Pemasok Tabel 4.11 Spesifikasi use case “Mengentry data pemasok”

Mencatat transaksi pesanan pembelian Pattern : menjelaskan proses mencatat transaksi pesanan pembelian kepada pemasok yang dilakukan oleh bagian pembelian. Kemudian melakukan validasi nomor order pembelian, nomor daftar order, ID pemasok dan kode spare part yang dipesan, serta hitung kuantitas spare part yang dipesan dan total harganya Objects

:

Karyawan,

Sparepart,

Pemasok,

OrderPembelian Functions : create order, print Order Pembelian Tabel 4.12 Spesifikasi use case “Mencatat transaksi pesanan pembelian”

DaftarOrder,

77

Mencatat transaksi pembelian Pattern : menjelaskan proses mencatat transaksi pembelian spare part yang dilakukan oleh bagian pembelian. Kemudian melakukan validasi nomor pembelian spare part, dan hitung total harga serta PPN dan diskon yang diberikan oleh pemasok Objects : Karyawan, Pemasok, OrderPembelian, PembelianSparepart Functions : create pembelian, print Bukti Pembelian Sparepart Tabel 4.13 Spesifikasi use case “Mencatat transaksi pembelian”

Membuat Nota Debit Pattern : menjelaskan proses membuat Nota Debit yang dilakukan oleh bagian pembelian untuk mengurangi utang pembelian ketika retur pembelian kredit terjadi. Kemudian melakukan validasi nomor retur pembelian dan hitung jumlah utang yang harus didebit Objects : Karyawan, Pemasok, OrderPembelian, PembelianSparepart, ReturPembelian Functions : create Nota Debit, print Nota Debit Tabel 4.14 Spesifikasi use case “Membuat Nota Debit”

Mencatat utang pembelian Pattern : menjelaskan proses pencatatan utang akibat transaksi pembelian kredit yang dilakukan oleh bagian akuntansi. Kemudian melakukan validasi kode utang, nomor pembelian spare part, dan hitung total utang Objects : Karyawan, Pemasok, OrderPembelian, PembelianSparepart, ReturPembelian, Utang Functions : create utang Tabel 4.15 Spesifikasi use case “Mencatat utang pembelian”

78 Membuat Daftar Utang Pattern : menjelaskan proses membuat Daftar Utang yang merupakan list utang-utang yang sudah mendekati jatuh temponya yang dilakukan oleh bagian akuntansi. Kemudian melakukan validasi periode utang, hitung total utang Objects : Karyawan, Pemasok, OrderPembelian, PembelianSparepart, ReturPembelian, Utang Functions : print Daftar Utang Tabel 4.16 Spesifikasi use case “Membuat Daftar Utang”

Membuat Laporan Pembelian Tunai dan Kredit Pattern : menjelaskan proses membuat Laporan Pembelian setiap bulannya yang dilakukan oleh bagian akuntansi. Kemudian melakukan validasi periode laporan dan hitung total pembelian Objects

:

Karyawan,

Sparepart,

Pemasok,

OrderPembelian,

PembelianSparepart Functions : print Laporan Pembelian Tabel 4.17 Spesifikasi use case “Membuat Laporan Pembelian Tunai dan Kredit”

Membuat Laporan Retur Pembelian Tunai dan Kredit Pattern : menjelaskan proses membuat Laporan Retur Pembelian setiap bulannya yang dilakukan oleh bagian akuntansi. Kemudian melakukan validasi periode laporan dan hitung total retur pembelian Objects

:

Karyawan,

Sparepart,

Pemasok,

OrderPembelian,

PembelianSparepart, ReturPembelian Functions : print Laporan Retur Pembelian Tabel 4.18 Spesifikasi use case “Membuat Laporan Retur Pembelian Tunai dan Kredit”

79 Membuat Laporan Saldo Utang Pattern : menjelaskan proses membuat Laporan Saldo Utang setiap bulannya yang dilakukan oleh bagian akuntansi. Kemudian melakukan validasi periode laporan dan hitung total utang Objects : Karyawan, Pemasok, OrderPembelian, PembelianSparepart, ReturPembelian, Utang Functions : print Laporan Saldo Utang Tabel 4.19 Spesifikasi use case “Membuat Laporan Saldo Utang”

Membuat Laporan Analisis Kinerja Pemasok Pattern : menjelaskan proses membuat Laporan Analisis Kinerja Pemasok setiap bulannya yang dilakukan oleh bagian akuntansi. Kemudian melakukan validasi periode laporan dan hitung keterlambatan pengiriman, serta banyaknya retur pembelian yang terjadi untuk setiap pemasok Objects : Karyawan, Pemasok, OrderPembelian, PembelianSparepart, ReturPembelian Functions : print Laporan Analisis Kinerja Pemasok Tabel 4.20 Spesifikasi use case “Membuat Laporan Analisis Kinerja Pemasok”

Mencatat pembayaran utang Pattern : menjelaskan proses pencatatan pembayaran utang yang dilakukan oleh bagian keuangan. Kemudian melakukan validasi kode utang, dan hitung jumlah bayar Objects : Karyawan, Pemasok, OrderPembelian, PembelianSparepart, ReturPembelian, Utang Functions : create pembayaran utang, print Bukti Pembayaran Tabel 4.21 Spesifikasi use case “Mencatat pembayaran utang”

80 Berikut ini merupakan sequence diagram untuk masing-masing use case yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama, lihat Gambar 4.22 – 4.36!

Gambar 4.22 Sequence diagram “Mengentry data spare part”

81

Gambar 4.23 Sequence diagram “Mencatat transaksi permintaan pembelian”

82

Gambar 4.24 Sequence diagram “Mencatat transaksi penerimaan”

83

Gambar 4.25 Sequence diagram “Mencatat transaksi retur pembelian”

84

Gambar 4.26 Sequence diagram “Mengentry data pemasok”

85

Gambar 4.27 Sequence diagram “Mencatat transaksi pesanan pembelian”

86

Gambar 4.28 Sequence diagram “Mencatat transaksi pembelian”

87

Gambar 4.29 Sequence diagram “Membuat Nota Debit”

88

Gambar 4.30 Sequence diagram “Mencatat utang pembelian”

89

Gambar 4.31 Sequence diagram “Membuat Daftar Utang”

90

Gambar 4.32 Sequence diagram “Membuat Laporan Pembelian Tunai dan Kredit”

91

Gambar 4.33 Sequence diagram “Membuat Laporan Retur Pembelian Tunai dan Kredit”

92

Gambar 4.34 Sequence diagram “Membuat Laporan Saldo Utang”

93

Gambar 4.35 Sequence diagram “Membuat Laporan Analisis Kinerja Pemasok”

94

Gambar 4.36 Sequence diagram “Mencatat pembayaran utang”

95 4.1.3.2 Function List Berikut ini merupakan function list dari sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama, lihat Tabel 4.22! Function List

Types

Complexity

Mengentry data spare part :

Update

Simple

Create spare part

Update

Simple

Edit spare part

Update

Simple

Delete spare part

Update

Simple

Read, Update, Compute

Medium

Get data spare part

Read

Simple

Create permintaan

Update

Simple

Delete permintaan

Update

Simple

Print Daftar Order

Compute

Medium


Medium

Get data order, spare part, pemasok

Read

Simple

Create penerimaan

Update

Simple

Delete penerimaan

Update

Simple

Compute penerimaan

Compute

Medium

Compute

Medium


Medium

Read

Simple

Create retur

Update

Simple

Delete retur

Update

Medium

Print Bukti Retur

Compute

Medium

Update

Simple

Create pemasok

Update

Simple

Edit pemasok

Update

Simple

Delete pemasok

Update

Simple

Mencatat transaksi permintaan pembelian :

Mencatat transaksi penerimaan :

Print Bukti Penerimaan Mencatat transaksi retur pembelian : Get data pembelian, order, pemasok, spare part

Mengentry data pemasok :

96 Mencatat transaksi pesanan pembelian :


Medium

Get data permintaan, spare part, pemasok

Read

Simple

Create order

Update

Simple

Delete order

Update

Simple

Compute order

Compute

Medium

Print Order Pembelian

Compute

Medium


Medium

Read

Simple

Create pembelian

Update

Simple

Delete pembelian

Update

Simple

Compute pembelian

Compute

Medium

Print Bukti Pembelian

Compute

Medium


Medium

Read

Simple

Create Nota Debit

Update

Simple

Delete Nota Debit

Update

Simple

Compute Nota Debit

Compute

Medium

Print Nota Debit

Compute

Medium


Medium

Read

Simple

Create utang

Update

Simple

Delete utang

Update

Simple

Compute utang

Compute

Medium

Read, Compute

Medium

Read

Simple

Compute total utang

Compute

Medium

Print Daftar Utang

Compute

Medium

Mencatat transaksi pembelian : Get data penerimaan, order, pemasok, spare part

Membuat Nota Debit : Get data retur, pembelian, order, pemasok, spare part

Mencatat utang pembelian : Get data pembelian, order, pemasok, Nota Debit

Membuat Daftar Utang : Get

data

utang,

pemasok, NotaDebit

pembelian,

order,

97 Membuat Laporan Pembelian Tunai dan Kredit :

Read, Compute

Medium

Read

Simple

Compute total pembelian

Compute

Medium

Print Laporan Pembelian

Compute

Medium

Read, Compute

Medium

Read

Simple

Compute total retur

Compute

Medium

Print Laporan Retur Pembelian

Compute

Medium

Read, Compute

Medium

Read

Simple

Compute saldo utang

Compute

Medium

Print Laporan Utang

Compute

Medium

Read, Compute

Medium

Get data pembelian, order, pemasok, retur

Read

Simple

Compute kinerja

Compute

Medium

Print Laporan Analisis Kinerja Pemasok

Compute

Medium


Medium

Read

Simple

Create bayar

Update

Simple

Delete bayar

Update

Simple

Compute total bayar

Compute

Medium

Print Bukti Pembayaran

Compute

Medium

Get data pembelian, order, pemasok, spare part

Membuat Laporan Retur Pembelian Tunai dan Kredit : Get data retur, pembelian, order, pemasok, spare part

Membuat Laporan Saldo Utang : Get

data

utang,

pembelian,

order,

pemasok, Nota Debit

Membuat Laporan Analisis Kinerja Pemasok :

Mencatat pembayaran utang : Get

data

utang,

pembelian,

pemasok, Nota Debit

order,

Tabel 4.22 Function List sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama

98 4.1.3.3 User Interfaces Rancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini menggunakan Bahasa Indonesia, juga beberapa istilah dalam Bahasa Inggris. 4.1.3.3.1 Dialogue Style Setiap user interface memiliki window yang mewakili setiap class yang penting untuk membantu proses pencatatan transaksi pembelian dan utang usaha perusahaan, serta fasilitas untuk keperluan pencetakan informasi yang diperlukan juga tersedia dalam sistem. Berikut ini merupakan daftar window user interface dan hasil printout-nya, lihat Tabel 4.23! Windows Login Menu utama File : Ubah Password Log Off Master : Pemasok Bank Cara Bayar Wilayah Sparepart Satuan Jenis Sparepart Merk Sparepart Karyawan Jabatan

Printouts

99 Pembelian : Permintaan Pembelian

Daftar Order

Pesanan Pembelian

Order Pembelian

Penerimaan Sparepart

Bukti Penerimaan Sparepart Bukti Pembelian Sparepart

Retur Pembelian

Bukti Retur Pembelian Nota Debit

Utang : Daftar Utang

Daftar Utang Bukti Pembayaran

Laporan : Pembelian

Laporan Pembelian Tunai dan Kredit

Retur pembelian

Laporan Retur Pembelian Tunai dan Kredit

Saldo Utang

Laporan Saldo Utang

Analisis kinerja pemasok

Laporan

Analisis

kinerja

pemasok Utility : Back Up Restore Tabel 4.23 Daftar window user interface dan hasil printout-nya

4.1.3.3.2 Overview Berikut ini merupakan navigation diagram yang menggambarkan window user interface beserta hubungan antara window interface satu dengan lainnya, lihat Gambar 4.37!

Close Mulai Login

Klik “Log Off”

Klik “File”

Klik “Master”

Klik “Pembelian”

Klik “Utang”

Klik “Laporan”

Klik “Utility”

Pilih periode Klik “Ubah Password”

Klik “Permintaan”

Klik “Pesanan”

Klik “Penerimaan”

“Daftar Utang” Klik “Retur” Klik “Back Up”

Klik “Restore”

Klik “Keluar” Klik “Pembelian” Klik “Nota Debit”

Klik “Pembayaran”

Gambar 4.37 Navigation diagram sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama 100

101 4.1.3.3.3 Examples Sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini memiliki lima window menu utama dengan beberapa sub menunya, sebagai berikut : 1. File, terdiri dari sub menu : a. Ubah Password, yaitu menu untuk mengubah password. b. Log Off , yaitu menu untuk log off. c. Keluar, yaitu menu untuk keluar dari sistem. 2. Master, terdiri dari sub menu : a. Pemasok, yaitu menu untuk menambahkan atau mengubah data-data pemasok. b. Bank, yaitu menu untuk menambahkan atau mengubah data bank. c. Cara Bayar, yaitu menu untuk menambahkan atau mengubah data cara bayar. d. Wilayah, yaitu menu untuk menambahkan atau mengubah data wilayah propinsi dan kota. e. Sparepart, yaitu menu untuk menambahkan atau mengubah data-data spare part. f. Satuan, yaitu menu untuk menambahkan atau mengubah data satuan sparepart. g. Jenis Sparepart, yaitu menu untuk menambahkan atau mengubah data jenis spare part. h. Merk Sparepart, yaitu menu untuk menambahkan atau mengubah data merk spare part.

102 i. Karyawan, yaitu menu untuk menambahkan atau mengubah data karyawan, tetapi dalam sistem ini hanya digunakan untuk melihat informasi mengenai karyawan saja. j. Jabatan, yaitu menu untuk menambahkan atau mengubah data jabatan, tetapi dalam sistem ini hanya digunakan untuk melihat informasi mengenai jabatan saja. 3. Pembelian, terdiri dari sub menu : a. Permintaan Pembelian, yaitu menu untuk transaksi permintaan pembelian. b. Pesanan Pembelian, yaitu menu untuk transaksi pesanan pembelian. c. Penerimaan Sparepart, yaitu menu untuk transaksi penerimaan dan pembelian spare part. d. Retur Pembelian, yaitu menu untuk transaksi retur pembelian dan pembuatan Nota Debit. 4. Utang, terdiri dari sub menu : a. Daftar Utang, yaitu menu untuk pencatatan utang dan pembayaran utang. 5. Laporan, terdiri dari sub menu : a. Pembelian, yaitu menu untuk mencetak Laporan Pembelian Tunai dan Kredit. b. Pembelian Tunai, yaitu menu untuk mencetak Laporan Pembelian Tunai Keseluruhan, Per Pemasok, dan Per Jenis Sparepart. c. Pembelian Kredit, yaitu menu untuk mencetak Laporan Pembelian Kredit Keseluruhan, Per Pemasok, dan Per Jenis Sparepart.

103 d. Retur Pembelian Tunai, yaitu menu untuk mencetak Laporan Retur Pembelian Tunai Keseluruhan, Per Pemasok, dan Per Jenis Sparepart. e. Retur Pembelian Kredit, yaitu menu untuk mencetak Laporan Retur Pembelian Kredit Keseluruhan, Per Pemasok, dan Per Jenis Sparepart. f. Saldo Utang, yaitu menu untuk mencetak Laporan Saldo Utang Keseluruhan dan Per Pemasok. g. Analisis Kinerja Pemasok, yaitu menu untuk mencetak Laporan Analisis Kinerja Pemasok. 6. Utility, terdiri dari sub menu : a. Back Up, yaitu menu untuk mem-back up database. b. Restore, yaitu menu untuk me-restore database jika ada data yang rusak atau hilang. Berikut ini merupakan struktur menu login untuk setiap karyawan yang menggunakan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha, serta rancangan window user interface dan hasil printout dokumen dan laporan :

104

Gambar 4.38 Struktur menu login karyawan

Gambar 4.39 Button standard yang dipakai dalam window user interface sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama

105

Gambar 4.40 Rancangan window “Login”

Gambar 4.41 Rancangan window “Ubah Password”

106

Gambar 4.49 Wi

Gambar 4.42 Rancangan window “Menu Utama”

107

Gambar 4.43 Rancangan window “Master sub menu Pemasok”

108

Gambar 4.44 Rancangan window “Master sub menu Bank”

Gambar 4.45 Rancangan window “Master sub menu Cara Bayar”

109

Gambar 4.46 Rancangan window “Master sub menu Wilayah Propinsi”

Gambar 4.47 Rancangan window “Master sub menu Wilayah Kota”

110

Gambar 4.48 Rancangan window “Master sub menu Sparepart”

111

Gambar 4.49 Rancangan window “Master sub menu Satuan”

Gambar 4.50 Rancangan window “Master sub menu Jenis Sparepart”

112

Gambar 4.51 Rancangan window “Master sub menu Merk Sparepart”

113

Gambar 4.52 Rancangan window “Master sub menu Karyawan”

114

Gambar 4.53 Rancangan window “Master sub menu Jabatan”

115

Gambar 4.54 Rancangan window “Transaksi permintaan pembelian”

116

Gambar 4.55 Rancangan window “Transaksi pesanan pembelian”

117

Gambar 4.56 Rancangan window “Transaksi penerimaan”

118

Gambar 4.57 Rancangan window “Transaksi pembelian”

119

Gambar 4.58 Rancangan window “Transaksi retur pembelian”

120

Gambar 4.59 Rancangan window “Membuat Nota Debit”

121

Gambar 4.60 Rancangan window “Transaksi pencatatan utang”

122

Gambar 4.61 Rancangan window “Transaksi pembayaran utang”

Daftar Order

PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) 55755333

Tanggal Permintaan : dd/mm/yyyy

No DO : x-6-x

Tanggal Diperlukan : dd/mm/yyyy

Hal : 99 Kode Sparepart

Jenis

Nama Sparepart

Quantity

Satuan

Isi

x-6-x

x-20-x

x-35-x

99

x-15-x

99

Bagian Gudang,

(

x-35-x

)

Gambar 4.62 Rancanagan dokumen “Daftar Order”

123

Order Pembelian


No PO : x-6-x

Tanggal Pesan : dd/mm/yyyy

No DO : x-6-x


Kepada : x-35-x Hal : 99 Kode Sparepart

Jenis

Nama Sparepart

Quantity Beli

Satuan

Isi

Harga Satuan

Jumlah Harga

x-6-x

x-20-x

x-35-x

99

x-15-x

99

99.999.999

9.999.999.999

Total

9.999.999.999

Bagian Pembelian,

(

x-35-x

)

Gambar 4.63 Rancangan dokumen “Order Pembelian” 124

Bukti Penerimaan Sparepart PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) 55755333 No BPS : x-6-x

Tanggal Terima : dd/mm/yyyy

No PO : x-6-x


Dari : x-35-x Hal : 99

No Surat Jalan Pemasok : x-15-x Kode Sparepart

Jenis

Nama Sparepart

Quantity Pesan

Quantity Terima

Satuan

Isi

x-6-x

x-20-x

x-35-x

99

99

x-15-x

99

Bagian Gudang,

(

x-35-x

)

Gambar 4.64 Rancangan dokumen “Bukti Penerimaan Sparepart” 125

Bukti Pembelian Sparepart


No BPS : x-6-x

Tanggal Beli : dd/mm/yyyy

No PO : x-6-x

Tanggal Diperlukan : dd/mm/yyyy Tanggal Jatuh Tempo : dd/mm/yyyy

Kepada : x-35-x No Faktur Pemasok : x-10-x

Hal : 99

Kode Sparepart

Jenis

Nama Sparepart

Quantity Pesan

Quantity Beli

Satuan

Harga Akhir

Harga Baru

Jumlah Harga

x-6-x

x-20-x

x-35-x

99

99

x-15-x

99.999.999

99.999.999

9.999.999.999

Total PPN % Disc % Grand Total

9.999.999.999 999.999.999 999.999.999 9.999.999.999

Bagian Pembelian,

(

x-35-x

)

Gambar 4.65 Rancangan dokumen “Bukti Pembelian Sparepart”

126

Bukti Retur Pembelian


No Retur : x-6-x

Tanggal Retur : dd/mm/yyyy

No BPS : x-6-x

Tanggal Beli : dd/mm/yyyy

Kepada : x-35-x Hal : 99

No Surat Jalan Pemasok : x-15-x Kode Sparepart

Jenis

Nama Sparepart

Quantity Terima

Quantity Retur

Satuan

Isi

Keterangan Retur

x-6-x

x-20-x

x-35-x

99

99

x-15-x

99

x-50-x

Bagian Gudang,

(

x-35-x

)

Gambar 4.66 Rancangan dokumen “Bukti Retur Pembelian” 127

Nota Debit


No Retur : x-6-x

Tanggal Retur : dd/mm/yyyy

No BPS : x-6-x

Tanggal Beli : dd/mm/yyyy Tanggal Jatuh Tempo : dd/mm/yyyy

Kepada : x-35-x No Faktur Pemasok : x-10-x

Hal : 99

Kode Sparepart

Jenis

Nama Sparepart

Quantity Retur

Satuan

Isi

Harga Satuan

Jumlah Harga

x-6-x

x-20-x

x-35-x

99

x-15-x

99

99.999.999

9.999.999.999

Total PPN % Disc % Grand Total

9.999.999.999 999.999.999 999.999.999 9.999.999.999

Ket : Jumlah utang kami kepada saudara kami debit sejumlah yang tertera pada nota ini karena adanya retur pembelian kepada saudara sesuai dengan kesepakatan sebelumnya

Bagian Pembelian,

(

x-35-x

)

Gambar 4.67 Rancangan dokumen “Nota Debit”

128

Daftar Utang


Periode : dd/mm/yyyy S/D dd/mm/yyyy

Printed on : dd/mm/yyyy Hal : 99

ID Pemasok - Nama Pemasok : x-6-x / x-35-x Kode Utang

No BPS

No Faktur Pemasok

Tanggal Utang

Tanggal Jatuh Tempo

Jumlah Utang

x-6-x

x-6-x

x-10-x

Dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy

9.999.999.999 9.999.999.999

Total

Disetujui Oleh,

(

Bagian Akuntansi,

(

)

x-35-x

)

Gambar 4.68 Rancangan dokumen “Daftar Utang”

129

Bukti Pembayaran PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) 55755333 Tanggal Bayar : dd/mm/yyyy No Bukti Bayar : x-6-x

Dibayar Kepada : x-35-x Bank : x-30-x No Rekening Pemasok : x-15-x

Hal : 99

Kode Utang

No Faktur Pemasok

Tanggal Utang

Tanggal Jatuh Tempo

Jumlah Bayar

x-6-x

x-10-x

dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy

9.999.999.999 9.999.999.999

Total Penerima,

(

Bagian Keuangan,

Disetujui Oleh,

)

(

)

(

x-35-x

)

Gambar 4.69 Rancangan dokumen “Bukti Pembayaran”

130



Periode : dd/mm/yyyyy S/D dd/mm/yyyy

Hal : 99 ID Pemasok - Nama Pemasok : x-6-x / x-35-x No BPS

Tanggal Beli

Tanggal Jatuh Tempo

Jenis Sparepart

Nama Sparepart

Quantity

Satuan

Harga Satuan

Jumlah Harga

Disc

PPN

Total

x-6-x

dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy

x-20-x

x-35-x

99

x-15-x

99.999.999

9.999.999.999

99%

99%

9.999.999.999

Grand Total

9.999.999.999

Printed on : dd/mm/yyyy

Gambar 4.70 Rancangan “Laporan Pembelian Tunai dan Kredit”

131



Periode : dd/mm/yyyyy S/D dd/mm/yyyy


Tanggal Beli

Tanggal Jatuh Tempo

Jenis Sparepart

Nama Sparepart

Quantity

Satuan

Harga Satuan

Jumlah Harga

Disc

PPN

Total

x-6-x

dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy

x-20-x

x-35-x

99

x-15-x

99.999.999

9.999.999.999

99%

99%

9.999.999.999

Grand Total

9.999.999.999


Gambar 4.70 Rancangan “Laporan Pembelian Tunai dan Kredit”

131

Laporan Pembelian Tunai Keseluruhan




Tanggal Beli

Jenis Sparepart

Nama Sparepart

Quantity

Satuan

Harga Satuan

Jumlah Harga

Disc

PPN

Total

x-6-x

dd/mm/yyyy

x-20-x

x-35-x

99

x-15-x

99.999.999

9.999.999.999

99%

99%

9.999.999.999

Grand Total

9.999.999.999


Gambar 4.71 Rancangan “Laporan Pembelian Tunai Keseluruhan”

132

Laporan Pembelian Tunai Per Pemasok




Tanggal Beli

Jenis Sparepart

Nama Sparepart

Quantity

Satuan

Harga Satuan

Jumlah Harga

Disc

PPN

Total

x-6-x

dd/mm/yyyy

x-20-x

x-35-x

99

x-15-x

99.999.999

9.999.999.999

99%

99%

9.999.999.999

Grand Total

9.999.999.999


Gambar 4.72 Rancangan “Laporan Pembelian Tunai Per Pemasok”

133

Laporan Pembelian Tunai Per Jenis Sparepart



Hal : 99 Jenis Sparepart : x-20-x No BPS

Tanggal Beli

Nama Pemasok

Nama Sparepart

Quantity

Satuan

Harga Satuan

Jumlah Harga

Disc

PPN

Total

x-6-x

dd/mm/yyyy

x-35-x

x-35-x

99

x-15-x

99.999.999

9.999.999.999

99%

99%

9.999.999.999

Grand Total 9.999.999.999 Printed on : dd/mm/yyyy

Gambar 4.73 Rancangan “Laporan Pembelian Tunai Per Jenis Sparepart”

134

Laporan Pembelian Tunai Per Jenis Sparepart



Hal : 99 Jenis Sparepart : x-20-x No BPS

Tanggal Beli

Nama Pemasok

Nama Sparepart

Quantity

Satuan

Harga Satuan

Jumlah Harga

Disc

PPN

Total

x-6-x

dd/mm/yyyy

x-35-x

x-35-x

99

x-15-x

99.999.999

9.999.999.999

99%

99%

9.999.999.999

Grand Total 9.999.999.999 Printed on : dd/mm/yyyy

Gambar 4.73 Rancangan “Laporan Pembelian Tunai Per Jenis Sparepart”

134

Laporan Pembelian Kredit Keseluruhan




Tanggal Beli

Tanggal Jatuh Tempo

Jenis Sparepart

Nama Sparepart

Quantity

Satuan

Harga Satuan

Jumlah Harga

Disc

PPN

Total

x-6-x

dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy

x-20-x

x-35-x

99

x-15-x

99.999.999

9.999.999.999

99%

99%

9.999.999.999

Grand Total


9.999.999.999

Gambar 4.74 Rancangan “Laporan Pembelian Kredit Keseluruhan”

135

Laporan Pembelian Kredit Per Pemasok PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) 55755333



Tanggal Beli

Tanggal Jatuh Tempo

Jenis Sparepart

Nama Sparepart

Quantity

Satuan

Harga Satuan

Jumlah Harga

Disc

PPN

Total

x-6-x

dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy

x-20-x

x-35-x

99

x-15-x

99.999.999

9.999.999.999

99%

99%

9.999.999.999

Grand Total

9.999.999.999


Gambar 4.75 Rancangan “Laporan Pembelian Kredit Per Pemasok”

136

Laporan Pembelian Kredit Per Jenis Sparepart



Hal : 99 Jenis Sparepart : x-20-x No BPS x-6-x

Tanggal Beli

Tanggal Jatuh Tempo

Nama Pemasok

Nama Sparepart

Quantity Beli

Satuan

Jumlah Harga

Disc

dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy

x-35-x

x-35-x

99

x-15-x

99.999.999

99%

PPN

99%

Grand Total

Total

9.999.999.999 9.999.999.999


Gambar 4.76 Rancangan “Laporan Pembelian Kredit Per jenis Sparepart”

137

Laporan Retur Pembelian Tunai Keseluruhan



Hal : 99 ID Pemasok - Nama Pemasok : x-6-x / x-35-x No Retur

Tanggal Beli

Tanggal Retur

Jenis Sparepart

Nama Sparepart

Quantity Retur

Satuan

Harga Satuan

Jumlah Harga

Disc

PPN

Total

Status Retur

x-6-x

dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy

x-20-x

x-35-x

99

x-15-x

99.999.999

9.999.999.999

99%

99%

9.999.999.999

x-6-x

Grand Total

9.999.999.999


Gambar 4.77 Rancangan “Laporan Retur Pembelian Tunai Keseluruhan”

138

Laporan Retur Pembelian Tunai Per Pemasok




Tanggal Beli

Tanggal Retur

Jenis Sparepart

Nama Sparepart

Quantity Retur

Satuan

Harga Satuan

Jumlah Harga

Disc

PPN

Total

Status Retur

x-6-x

dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy

x-20-x

x-35-x

99

x-15-x

99.999.999

9.999.999.999

99%

99%

9.999.999.999

x-6-x

Grand Total

9.999.999.999


Gambar 4.78 Rancangan “Laporan Retur Pembelian Tunai Per Pemasok”

139

Laporan Retur Pembelian Tunai Per Jenis Sparepart PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) 55755333


Hal : 99 Jenis Sparepart : x-20-x No Retur

Tanggal Beli

Tanggal Retur

Nama Pemasok

Nama Sparepart

Quantity Retur

Satuan

Harga Satuan

Jumlah Harga

Disc

PPN

Total

Status Retur

x-6-x

dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy

x-35-x

x-35-x

99

x-15-x

99.999.999

9.999.999.999

99%

99%

9.999.999.999

x-6-x

Grand Total

9.999.999.999


Gambar 4.79 Rancangan “Laporan Retur Pembelian Tunai Per Jenis Sparepart”

140

Laporan Retur Pembelian Kredit Keseluruhan




Tanggal Beli

Tanggal Retur

Jenis Sparepart

Nama Sparepart

Quantity Retur

Satuan

Harga Satuan

Jumlah Harga

Disc

PPN

Total

Status Retur

x-6-x

dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy

x-20-x

x-35-x

99

x-15-x

99.999.999

9.999.999.999

99%

99%

9.999.999.999

x-6-x


Grand Total

9.999.999.999

Gambar 4.80 Rancangan “Laporan Retur Pembelian Kredit Keseluruhan”

141

Laporan Retur Pembelian Kredit Per Pemasok PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) 55755333


Hal : 99

ID Pemasok - Nama Pemasok : x-6-x / x-35-x No Retur

Tanggal Beli

Tanggal Retur

Jenis Sparepart

Nama Sparepart

Quantity Retur

Satuan

Harga Satuan

Jumlah Harga

Disc

PPN

Total

Status Retur

x-6-x

dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy

x-20-x

x-35-x

99

x-15-x

99.999.999

9.999.999.999

99%

99%

9.999.999.999

x-6-x

Grand Total

9.999.999.999


Gambar 4.81 Rancangan “Laporan Retur Pembelian Kredit Per Pemasok”

142

Laporan Retur Pembelian Kredit Per Jenis Sparepart Periode : dd/mm/yyyy S/D dd/mm/yyyy


Hal : 99 Jenis Sparepart : x-20-x No Retur

Tanggal Beli

Tanggal Retur

Nama Pemasok

Nama Sparepart

Quantity Retur

Satuan

Harga Satuan

Jumlah Harga

Disc

PPN

Total

Status Retur

x-6-x

dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy

x-35-x

x-35-x

99

x-15-x

99.999.999

9.999.999.999

99%

99%

9.999.999.999

x-6-x

9.999.999.999 Grand Total Printed on : dd/mm/yyyy

Gambar 4.82 Rancangan “Laporan Retur Pembelian Kredit Per Jenis Sparepart”

143

Laporan Saldo Utang Keseluruhan PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) 55755333


Hal : 99 ID Pemasok - Nama Pemasok : x-6-x / x-35-x Kode Utang

Tanggal Utang

Tanggal Jatuh Tempo

Tanggal Bayar

Bank

No Bukti Bayar

Jumlah Faktur

Nota Debit

Jumlah Utang

Jumlah Bayar

Saldo Utang

x-6-x

dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy

x-30-x

x-6-x

9.999.999.999

9.999.999.999

9.999.999.999

9.999.999.999

9.999.999.999

Grand Total

9.999.999.999

9.999.999.999

9.999.999.999

9.999.999.999

9.999.999.999


Gambar 4.83 Rancangan “Laporan Saldo Utang Keseluruhan”

144

Laporan Saldo Utang Per Pemasok



Hal : 99 ID Pemasok - Nama Pemasok : x-6-x / x-35-x Kode Utang

Tanggal Utang

Tanggal Jatuh Tempo

Tanggal Bayar

No Bukti Bayar

Jumlah Faktur

Nota Debit

Jumlah Utang

Bank

Jumlah Bayar

Saldo Utang

x-6-x

dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy

x-30-x

x-6-x

9.999.999.999

9.999.999.999

9.999.999.999

9.999.999.999

9.999.999.999

9.999.999.999

9.999.999.999

9.999.999.999

9.999.999.999

9.999.999.999

Grand Total Printed on : dd/mm/yyyy

Gambar 4.84 Rancangan ”Laporan Saldo Utang Per Pemasok”

145

Laporan Analisis Kinerja Pemasok



Hal : 99 ID Pemasok - Nama Pemasok : x-6-x / x-35-x Jenis Sparepart

Nama Sparepart

Tanggal Kirim

Tanggal Terima

Lama Terlambat

Quantity Beli

Quantity Retur

Keterangan Retur

x-20-x

x-35-x

dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy

9 hari

99

99

x-50-x


Gambar 4.85 Rancangan “Laporan Analisis Kinerja Pemasok”

146

147 4.1.3.4 The Technical Platform Sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama tetap dikembangkan untuk PC, tetapi dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft VisualBasic.Net. User interface yang digunakan juga tetap sesuai dengan standard windows. Sistem juga akan dioperasikan dengan menggunakan mouse dan keyboard.

4.1.4 Recommendations 4.1.4.1 The System’s Usefulness and Feasibility Sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha yang akan dikembangkan dapat membantu para pemakainya untuk mengoptimalisasi fungsi pencatatan transaksitransaksi pembelian dan utang usaha perusahaan yang sebelumnya sudah ada. Selain itu sistem juga dapat menghasilkan laporan-laporan tambahan mengenai transaksi-transaksi pembelian dan utang usaha perusahaan untuk mengontrol transaksi pembelian dan utang usaha tersebut dan mendukung keputusan manajemen yang lebih baik lagi sehubungan dengan perkembangan bisnis perusahaan. 4.1.4.2 Strategy Sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini sebaiknya diimplementasikan secara bertahap, mulai dari tahap percobaan untuk mengetahui apakah sistem sudah sesuai dengan kebutuhan para pemakainya di dalam perusahaan.

148 4.1.4.3 Development Economy Pengembangan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini memerlukan waktu kurang lebih enam bulan, dan tidak terlalu sulit karena sebelumnya perusahaan juga telah memakai sistem informasi. Sumber daya yang diperlukan, yaitu satu orang system analyst, satu orang programmer dan satu orang database specialist.

4.2 Design Document 4.2.1 The Task 4.2.1.1 Purpose Sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini dibuat dengan tujuan untuk melengkapi tugas-tugas yang ada didalam fungsi pembelian dan utang usaha perusahaan agar menjadi lebih optimal dalam mencatat dan mengontrol transaksi permintaan pembelian, pesanan pembelian kepada pemasok, penerimaan spare part dari pemasok, retur pembelian, pencatatan pembayaran atas pembelian tunai dan pencatatan utang atas pembelian kredit berikut retur dan pembayarannya 4.2.1.2 Correction to The Analysis Terdapat beberapa perbaikan terhadap analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini, di mana perbaikan dilakukan dengan cara merevisi class diagram sebelumnya menjadi class diagram baru. Ada beberapa class baru yang dihasilkan, yaitu class “Login”, class “Jabatan”, class “Propinsi”, class “Kota”, class “JenisSparepart”, class “MerkSparepart”, class “Satuan”, class “Bank”, class “CaraBayar”, class “Detil_DO”, class “Detil_OP”, class “Detil_Beli”, class “Detil_Retur”, dan class “Detil_Utang”.

149 4.2.1.3 Quality Goals Kriteria perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama menekankan pada kriteria correct dan secure, di mana sistem yang dirancang harus mendukung kebutuhan perusahaan dengan tepat dan dapat menghindari ancaman dari pihak-pihak yang tidak memiliki hak otorisasi didalam sistem. Kriteria lainnya yang cukup penting adalah usable, flexible, comprehensible dan reusable, sedangkan kriteria efficient dan reliable dapat dengan mudah dipenuhi. Kriteria maintainable dan testable prioritasnya rendah, sedangkan kriteria portable dan interoperable merupakan kriteria yang tidak memiliki hubungan. Lihat pada Tabel 4.24! Criterion

Very

Important

important

Irrelevant

important

Fulfilled

9 9

Efficient Correct

Easy

9

Usable Secure

Less

9 9

Reliable Maintainable

9

Testable

9

Flexible

9

Comprehensible

9

Reusable

9

Portable

9

Interoperable

9

Tabel 4.24 Kriteria perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT.Fajar Surya Utama

150 4.2.2 Technical Platform 4.2.2.1 Equipment Sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini dirancang dan dikembangkan pada PC yang mampu menjalankan sistem operasi dengan spesifikasi Pentium 4 1.8 GHZ, RAM 256 MB, Hardisk 40 GB, sedangkan untuk komputer server dibutuhkan spesifikasi Pentium 4 2.8 GHZ, RAM 512 MB, Hardisk 80 GB. 4.2.2.2 System Software Perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama berdasarkan implementasi sistem pada Microsoft VisualBasic.Net 2003 dan Microsoft SQL Server 2000 sebagai database engine-nya. 4.2.2.3 System Interfaces Sistem tetap memanfaatkan PC, printer dan system interface lainnya yang sebelumnya sudah ada, hanya saja dilakukan penambahan beberapa PC, printer dan system interface lainnya yang diperlukan serta dilakukan beberapa perbaikan untuk system interface yang sudah ada agar dapat disesuaikan dengan implementasi sistem yang baru. 4.2.2.4 Design Language Perancangan dokumen berdasarkan notasi UML (Unified Modelling Language) yang berorientasi objek dengan menggunakan tools Micrososft Office Visio Professional 2003.

151 4.2.3 Architecture 4.2.3.1 Component Architecture Sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama menggunakan pola arsitektur client-server dengan jenis distribusi centralized data, di mana pada setiap client terdapat komponen user interface dan function, dan pada server terdapat komponen model. Setiap client dapat membaca dan mengakses data yang berada pada server-nya dengan menggunakan komponen function yang dimilikinya melalui user interface-nya untuk diproses atau di-update pada tempatnya masingmasing. Sedangkan server bertanggung jawab untuk menyimpan data-data yang telah diproses dan di-update tersebut. Komponen system interface pada client dan server digunakan untuk interaksi antar sistem. Lihat Gambar 4.86!

152

<> Server

Model

System Interface

<> Client Gudang

User Interface

Function

System Interface

<> Client Pembelian

User Interface

Function

System Interface

<> Client Akuntansi

User Interface

Function

System Interface

<> Client Keuangan

User Interface

System Interface

Function

Gambar 4.86 Component diagram sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama

4.2.3.2 Process Architecture Deployment diagram untuk sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini dirancang menggunakan centralized pattern, di mana pada setiap client terdapat komponen user interface dan function serta external device-nya berupa printer, dan pada server terdapat komponen model. Setiap client akan meng-input dan memproses data pada masing-masing tempatnya dan server bertanggung jawab sebagai database untuk menyimpan semua data dari client. Kemudian hasil prosesnya berupa output akan dicetak melalui external device-nya, yaitu printer. Lihat Gambar 4.87!

153

Gambar 4.87 Deployment diagram sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama

154

Gambar 4.88 Arsitektur jaringan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama

155 4.2.3.3 Standards Perancangan window dan pesan kesalahan untuk sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini mengikuti standard windows. Lihat Gambar 4.89!

Gambar 4.89 Pesan kesalahan dalam sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama

4.2.4 Model Component Model component dalam perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini menyatakan kebutuhan dalam function mencetak Laporan Pembelian Tunai dan Kredit, mencetak Laporan Retur Pembelian Tunai dan Kredit, mencetak Laporan Saldo Utang dan mencetak Laporan Analisis Kinerja Pemasok.

156 4.2.4.1 Structure Berikut ini merupakan class diagram yang telah direvisi yang menghasilkan beberapa class baru, lihat Gambar 4.90!

Gambar 4.90 Revised class diagram sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama

157 4.2.4.2 Classes Berikut ini merupakan spesifikasi class baru yang dihasilkan dalam class diagram yang telah direvisi :

Gambar 4.91 Class “Login” Pada Gambar 4.91 di atas menunjukkan class “Login” dengan atribut dan operasinya. Tujuan dari class “Login” adalah untuk memberikan hak akses kepada karyawan yang akan menggunakan sistem.

Gambar 4.92 Class “Jabatan” Pada Gambar 4.92 di atas menunjukkan class “Jabatan” dengan atribut dan operasinya.

Gambar 4.93 Class “Propinsi” Pada Gambar 4.93 di atas menunjukkan class “Propinsi” dengan atribut dan operasinya.

158

Gambar 4.94 Class “Kota” Pada Gambar 4.94 di atas menunjukkan class “Kota” dengan atribut dan operasinya.

Gambar 4.95 Class “JenisSparepart” Pada Gambar 4.95 di atas menunjukkan class “JenisSparepart” dengan atribut dan operasinya.

Gambar 4.96 Class “MerkSparepart” Pada Gambar 4.96 di atas menunjukkan class “MerkSparepart” dengan atribut dan operasinya.

159

Gambar 4.97 Class “Satuan” Pada Gambar 4.97 di atas menunjukkan class “Satuan” dengan atribut dan operasinya.

Gambar 4.98 Class “Bank” Pada Gambar 4.98 di atas menunjukkan class “Bank” dengan atribut dan operasinya.

Gambar 4.99 Class “CaraBayar” Pada Gambar 4.99 di atas menunjukkan class “CaraBayar” dengan atribut dan operasinya.

160

Gambar 4.100 Class “Detil_DO” Pada Gambar 4.100 di atas menunjukkan class “Detil_DO” dengan atribut dan operasinya. Tujuan dari class “Detil_Do” adalah untuk mencatat informasi detil mengenai permintaan pembelian.

Gambar 4.101 Class “Detil_OP” Pada Gambar 4.101 di atas menunjukkan class “Detil_OP” dengan atribut dan operasinya. Tujuan dari class “Detil_OP” adalah untuk mencatat informasi detil mengenai order pembelian.

Gambar 4.102 Class “Detil_Beli” Pada Gambar 4.102 di atas menunjukkan class “Detil_Beli” dengan atribut dan operasinya. Tujuan dari class “Detil_Beli” adalah untuk mencatat informasi detil mengenai pembelian sparepart.

161

Gambar 4.103 Class “Detil_Retur” Pada Gambar 4.103 di atas menunjukkan class “Detil_Retur” dengan atribut dan operasinya. Tujuan dari class “Detil_Retur” adalah untuk mencatat informasi detil mengenai retur pembelian.

Gambar 4.104 Class “Detil_Utang” Pada Gambar 4.104 di atas menunjukkan class “Detil_Utang” dengan atribut dan operasinya. Tujuan dari class “Detil_Utang” adalah untuk mencatat informasi detil mengenai utang.

4.2.5 User-Interface Component 4.2.5.1 Structure Pada

Gambar

4.105

menunjukkan

setiap

window

dan

print

akan

diimplementasikan sebagai suatu class dengan satu object. Class “Window” dan class “Print” mewarisi karakteristik umum dari library user-interface standard. Ketika sistem dimulai class “Control” akan menjalankan object di mana control diberikan. Control object menangani menu umum dan mendelegasikan control object user-interface lainnya.

162

<> UI

Control

<> Windows

<> Print

Login

Daftar Order

Daftar Utang

Daftar Order

Daftar Utang

Menu Utama

Order Pembelian

Pembayaran Utang

Order Pembelian

Bukti Pembayaran

Master

Penerimaan Sparepart

Laporan Pembelian Tuhai dan Kredit

Bukti Penerimaan Sparepart

Laporan Pembelian Tuhai dan Kredit

Utility

Pembelian Sparepart


Bukti Pembelian Sparepart


Retur Pembelian

Laporan Saldo Utang

Bukti Retur Pembelian

Laporan Saldo Utang

Nota Debit


Nota Debit


<> UI library

Window

Print

Gambar 4.105 User interface component sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama

163 4.2.6 Recommendations 4.2.6.1 The System’s Usefulness Sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha yang dirancang diharapkan dapat memenuhi beberapa kriteria penting, sebagai berikut : 1. Secure, di mana sistem yang dirancang dapat menghindari ancaman dari pihak-pihak yang tidak memiliki hak otorisasi didalam sistem. 2. Correct, di mana sistem yang dirancang harus dapat mendukung kebutuhan perusahaan dengan tepat. 3. Usable, di mana sistem yang dirancang dapat digunakan saat implementasi. 4. Flexible, di mana sistem yang dirancang diharapkan dapat mengikuti perubahan yang terjadi didalam perusahaan. 5. Comprehensible, di mana sistem yang dirancang dapat dengan mudah dipahami oleh para pemakainya. 6. Reusable, di mana subsistem dari sistem yang dirancang memungkinkan untuk dapat digunakan pada sistem lainnya. 4.2.6.2 Plan for Initiating Use Sistem terlebih dahulu akan diinstalasi agar dapat dijalankan. Kemudian para pemakai sistem akan dilatih mengenai cara penggunaan sistem, baik secara langsung maupun diberikan pedoman petunjuk penggunaan sistem berupa compact disc ataupun buku secara tercetak. Selanjutnya sistem akan dites kesesuaiannya dengan kebutuhan para pemakai sistem dan perusahaan. Secara berkala perusahaan sendiri yang akan memaintenance sistemnya.

164 4.2.6.3 Implementation Plan Sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama direncanakan dan dikonversikan dengan menggunakan metode paralel untuk mengurangi kemungkinan resiko yang akan terjadi pada saat sistem lama dikonversikan ke sistem yang baru. Berikut ini merupakan rencana jadwal implementasi sistem, lihat Tabel 4.25!

Tabel 4.25 Rencana jadwal implementasi

BAB 4 PERANCANGAN SISTEM

Recommend Documents