Bab 4 Hasil Pembahasan dan Analisis

44

Bab 4 Hasil Pembahasan dan Analisis Pada pembahasan ini, dalam rangka mempersiapkan perancangan Enterprise Architecture (EA) harus meliputi tiga tahapan awal dari struktur dasar TOGAF ADM, yaitu Preliminary

Phase,

Architecture

untuk

Architecture melakukan

Vision, proses

dan

Businness

pengenalan

obyek

penelitian yaitu Bagian Informatika Pemda Kabupaten Sumba Barat yang dilakukan secara mendalam, serta selanjutnya adalah menjelaskan

pembahasan

mengenai

Architecture,

Technology

Architecture,

Information

System

Opportunities

and

Solution, Migration Planning, Implementation Governance dan Change Management.

7.1. Preliminary Phase Pada tahapan ini dilakukan langkah-langkah yaitu lingkup enterprise organisasi, konfirmasi pemerintah dan dukungan framework, menentukan framework arsitektur, dan memanfaatkan tools arsitektur dan penggunaan prinsip-prinsip EA.

45

7.1.1. Lingkup Enterprise Organisasi EA organisasi pada Pemda Kabupaten Sumba Barat memiliki proses manajemen TI, manajemen data dan manajemen sumber daya manusia (SDM). Pendefinisian proses bisnis Pemda Kabupaten Sumba Barat digambarkan dengan menggunakann

PROSES UTAMA

analisis value chain yang terlihat pada Gambar 4.1. Manajemen Manajemen Manajemen Kewilayahan Kepemerintahan Pembangunan

Manajemen Manajemen Kemasyarakatan Pelayanan

PROSES PEMDUKUNG

Manajemen Administrasi Manajemen Legislasi

Kepentingan Stakeholder

Manajemen Keuangan Manajemen Kepegawaian Manajemen Sarana dan Prasarana

Gambar 4.1. Value Chain Pemda Kabupaten Sumba Barat

Berdasarkan Gambar 4.1, maka aktivitas-aktivitas yang terjadi di Pemda Kabupaten Sumba Barat dapat dibagi menjadi dua (2) jenis aktivitas yaitu: 1. Proses Utama Proses utama disini adalah aktivitas-aktivitas dalam rangka mencapai tujuan organisasi antara lain: manajemen kewilayahan,

manajemen

kepemerintahan,

manajemen

pembangunan, manajemen kemasyarakatan dan manajemen pelayanan.

46

2. Proses Pendukung Proses pendukung merupakan aktivitas-aktivitas dalam rangka mendukung proses utama tersebut. Aktivitas yang terjadi dalam proses pendukung ini antara lain: manajemen administrasi, manajemen legislasi, manajemen keuangan, manajemen

kepegawaian

dan

manajemen

sarana

dan

prasarana. Proses bisnis di Pemda Kabupaten Sumba Barat memiliki beberapa

stakeholder.

Berikut

stakholder

yang

memiliki

kepentingan terhadap proses bisnis utama dan pendukung yaitu: 1. Pemerintah, terdiri dari Bupati, SKPD, Bagian Ekomoni, Kecamatan, Kelurahan, Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD), Kantor Arsip Perpustakana dan Dokumentasi, Bappeda, Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan, Badan Lingkungan Hidup, Dinas Pertanian dan Perkebunan, Dinas Sosial Tenaga Kerja dan Transmigrasi, Dinas Pendidikan

Pemudan

dan

Olahraga

(PPO),

Dinas

Perhubungan dan Komunikasi, Dinas Kesehatan, Dinas Peternakan, Dinas Kehutanan, Dinas Pariwisata, Dinas Kelautan dan Perikanan, Dinas Pekerjaan Umum (PU), Bagian Perlengkapan, Bagian Pembangunan, Bagian Hukum, Dinas Pendapatan dan Pengolahan Keuangan Daerah, Bagian Humas dan Protokol, Kantor pelayanan Perijinan dan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.

47

2. Masyarakat, terdiri dari penduduk, Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) dan perusahaan (investor). Penjelasan hubungan stakeholder dengan aktivitas dalam organisasi, terlihat dalam Tabel 4.1.

Tabel 4.1. Hubungan Stakeholder dengan Aktivitas Organisasi

Stakeholder

Pemerintah

Masyarakat

Bupati, Dinas Pendapatan dan Pengolahan Keuangan Daerah, Dinas Peternakan, Dinas Kehutunan, Dinas Kelautan dan Perikanan, Dinas Pertanian dan Perkebunan, Dinas Pariwisata, Bagian Perlengkapan, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil, Bagian Humas dan Protokol, Bagian Ekomoni, Kecamatan, Kelurahan, DPRD, Kantor Pelayanan Perijinan , Bappeda, Bagian Pembangunan, Dinas PU, Dinas Kesehtan, Dinas PPO dan Dinas Sosial Tenaga Kerja dan Transmigrasi Bupati, SKPD,Kantor Arsip Perpustakaan dan Dokumentasi,DPRD, Bagian Hukum,Dinas Pendapatan dan Pengolahan

Penduduk, Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) dan Perusahaan (investor)

Aktivitas Aktivitas Utama : Manajemen Kewilayahan Manajemen Kepemerintahan Manajemen Pembangunan Manajemen Kemasyarakatan Manajemen Pelayanan

Aktivitas Pendukung: Manajemen Administrasi Manajemen Legislasi Manajemen Keuangan Manajemen Kepegawaian Manajemen Sarana dan

Penduduk, Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) dan Perusahaan (investor)

48

prasarana

Keuangan Daerah, Dinas Perhubungan dan Komunikasi, dan Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan.

7.1.2. Konfirmasi Pemerintah dan Dukungan Framework Pada tahap ini dilakukan pendefinisian komitmen yang berhubungan dengan manajemen. Komitmen yang dimaksud disini adalah berhubungan dengan beberapa kebijakan yang berkenaan dengan tugas, fungsi dan tanggung jawab bagian Informatika. Adapun peraturan perundang-undangan yang dimaksud antara lain: 1. Inpres 3/2003 tentang Kebijakan Dan Strategi Nasional Pengembangan

e-Government,

telah

mengamanatkan,

diantaranya kepada setiap Gubernur dan Bupati/Walikota untuk mengambil langkah-langkah konkret yang diperlukan sesuai dengan tugas, fungsi dan kewenangannya masingmasing guna terlaksananya pengembangan e-Government secara nasional. 2. Keputusan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor: 08/KEP/M/KOMINFO/02/2007

tentang

Pembentukan

Kelompok Kerja Penyusunan Tata Pamong Teknologi Informasi dan Komunikasi (IT Governance). 3. Undang - undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Nomor 55, Tambahan

49

Lembaran Negara Nomor 3041) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3890). 4. Undang-Undang

Nomor

28

Tahun

1999

tentang

Penyelenggara Negara yang bersih dan berwibawa dan bebas Korupsi, Kolusi dan Nepotisme. 5. Undang-Uundang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemda. 6. Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2001 tentang Pembinaan Pengawasan atas Penyelenggaraan Pemda. 7. Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 2000 tentang Kewenangan Pemerintah dan Kewenangan Propinsi sebagai Daerah Otonom. 8. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2003 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah. 9. Peraturan

Pemerintah

Nomor

6

Tahun

2002

tentang

Pemberdayaan dan Pendayagunaan Telematika Indonesia. 10.

Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999 tentang

Akuntabilitas Instansi Pemerintah. 11.

Instruksi Presiden Nomor 6 Tahun 2002 tentang

Pengembangan dan Pendayagunaan Telematika di Indonesia.

50

12.

Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 45 Tahun 1992

tentang Pokok-pokok Kebijakan Sistem Informasi Manajemen Departemen Dalam Negeri. 13.

Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara

Nomor

25/KEP/M.PAN/4/2002

tentang

Pedoman

Pengembangan Budaya Kerja Aparatur Negara. 14.

Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara

Nomor 03/ KEP/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggara Pelayanan Publik. 15.

Keputusan

Lembaga

Administrasi

Negara

Nomor

239/IX/6//8/2003 tentang Pedoman Penyusunan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. 16.

Instruksi Gubernur Nusa Tenggara Timur Nomor 1 Tahun

2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan dan Standarisasi Sistem Informasi Manajemen Pemda (SIMDA) Telekomunikasi dan Informatika (Telematika) Propinsi Nusa Tenggara Timur. 17.

Berbagai Peraturan Daerah, Instruksi Bupati, Keputusan

Bupati yang relevan dengan tugas dan fungsi Bagian Informatika Pemda Kabupaten Sumba Barat. Peraturan Perundang-undangan diatas telah memberikan rambu-rambu yang jelas bagi Bagian Informatika Pemda Kabupaten Sumba Barat untuk melaksanakan berbagai tugas, fungsi dan tanggung jawabnya karena adanya komitmen dari manajemen untuk rencana pengembangan infrastruktur TI dan pengembangan SIMDA.

51

7.1.3. Menentukan Framework Arsitektur Framework arsitektur yang akan digunakan adalah ADM, hal ini untuk menentukan bagaimana sebuah EA dibangun, dipelihara dan diterapkan. ADM memiliki siklus tahapan sebanyak 8 tahapan, yaitu: 1. Phase A : Architecture Vision 2. Phase B : Business Arsitecture 3. Phase C : Information System Architecture 4. Phase D : Technology Architecture 5. Phase E : Oppurtinities and Solution 6. Phase F : Migration Planning 7. Phase G : Implementation Governance 8. Phase H : Architecture Change Management Delapan (8) tahapan tersebut harus didasari oleh hasil kajian dari strategi bisnis yang diuraikan pada lingkaran TOGAF yaitu Requirement Management. 7.1.4. Menggunakan Tools Arsitektur Tools membangun

atau EA

alat yang

arsitektur

yang

digunakan

untuk

efektif

adalah

relevansi

antara

permasalahan aktual dengan organisasi baik ditingkat strategis maupun operasional. Setiap tahapan dalam perancangan EA mengacu pada konsep solusi atas permasalahan organisasi, untuk mengacu pada persoalan tersebut

TOGAF

menggunakan

lingkaran pusat yaitu Requirement Management. Inti dari Requirement Management adalah fitur-fitur (fungsional dan non-

52

fungsional) yang harus ada untuk merealisasikan konsep solusi atas permasalahan organisasi. 7.1.5. Prinsip-Prinsip Enterprise Architecture (EA) Standar prinsip EA yang dapat digunakan pada tahapan awal pengembangan EA adalah prinsip yang sifatnya umum (generic) namun memiliki hubungan dengan enterprise yang dikembangkan. Prinsip yang dimaksud adalah sebagai berikut: 1. Penyeragaman penggunaan teknologi. 2. Penerapan open source software. 3. Modularisasi komponen - komponen sistem. 4. Penggunaan

konsep

reuse

dan

penggunaan

bersama

(sharing).

7.2. Requirement Management Tujuan dari tahapan requirement management adalah menentukan suatu kebutuhan proses untuk EA diidentifikasi, disimpan, dan dimasukan ke dalam dan ke luar dari tahapan ADM yang sesuai. Skenario bisnis menjadi resources utama yang harus dikembangkan dalam tahapan ini. Skenario bisnis harus mencakup core businesss, process business, dan permasalahan (issue) organisasi yang dikelola oleh Bagian Informatika Pemda Kabupaten Sumba Barat. 7.2.1. Core Business Core Business atau bisnis utama yang dikelola Bagian Informatika Pemda Kabupaten Sumba Barat adalah menyediakan

53

dukungan TI untuk operational di lingkungan Pemda dan pengembangan SIMDA, ditandai dengan pencapaian kinerja kunci yaitu : 1. Tersedianya

Infrastruktur

TI

yang

berfungsi

sebagai

dukungan terhadap kegiatan operational di lingkungan Pemda. 2. Terlaksananya pengembangan SIMDA. 3. Adanya Standard Operational Procedure (SOP) atau kebijakan terkait penggunaan dan pengelolaan SIMDA. 7.2.2. Business Process Bagian Informatika Pemda Kabupaten Sumba Barat menjalankan tugas dan fungsi pokoknya yaitu Membantu Bupati dalam menyelenggarakan pengolahan data secara elektronik dan pembinaan sistem informasi di lingkungan Pemda serta perumusan fasilitas kebijaksanaan pengolahan data elektronik dan pembinaan Sistem Informasi Manajemen (SIMDA), pelaksanaan teknologi Telekomunikasi dan Informatika (Telematika). Proses bisnis yang terdapat di Bagian Informatika Pemda Kabupaten Sumba Barat dapat dibagi menjadi 2 kegiatan, yaitu proses bisnis inti dan proses bisnis pendukung. Gambar 4.2 menjelaskan bagaimana proses bisnis yang dijalankan oleh Bagian Informatika Pemda Kabupaten Sumba Barat.

54

AKTIVITAS UTAMA BAGIAN INFORMATIKA STAKEHOLDERS: - Pemerintah - Masyarakat Manajemen Kewilayahan

Manajemen Kepemerintahan

Manajemen Pembangunan

Manajemen Kemasyarakatan

Manajemen Pelayanan

AKTIVITAS PENDUKUNG

Manajemen Administrasi

Manajemen Legislasi

Manajemen Keuangan

Manajemen Kepegawaian

Manajemen Sarana dan Prasarana

Gambar 4.2. Business Process Bagian Informatika

7.2.3. Issue Organisasi Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan terhadap proses bisnis, maka didapatkan beberapa permasalahan yang dialami oleh Bagian Informatika Pemda Kabupaten Sumba Barat dalam rangka memberikan dukungan SI/TI bagi organisasi seperti terlihat pada Tabel 4.2 berikut:

55

Tabel 4.2. Permasalahan Bagian Informatika NO 1

AKTIVITAS BISNIS Manajemen Kewilayahan

ID MAKEW

PERMASALAHAN -

Tata ruang dan lingkungan hidup Potensi daerah Kehutanan Pertanian, peternakan, dan perkebunan Perikanan dan kelautan Pariwisata

TOLAK UKUR -

-

-

2

3

Manajemen Kepemerintahan

Manajemen Pembangunan

MAKEP

MAPEM

-

Pengolahan barang daerah Katalog barang daerah Pengolahan pendapatan daerah Pengolahan perusahaan daerah

-

Data Pembangunan Perencanaan Pembangunan Pengadaan Barang dan jasa Pengolahan dan monitoring proyek

-

-

Pemetaan wilayah pertanahan Pemda belum dilakukan dengan baik sehingga masih terjadi konfik perbatasan wilayah Pemda. Tidak dilakukan dengan baik pendataan dan perencanaan terhadap sumber-sumber potensi daerah yg menjadi sector unggulan daerah. Banyak hutan yang tidak dikelola. Tidak ada fasilitas yang mengolah potensi dari sektor pertanian, peternakan dan perkebunan. Tidak ada fasilitas yang mengolah potensi dari sektor perikanan dan kelautan. Potensi pariwisata masih belum dapat diekspos dengan baik. Tidak ada fasilitas untuk pengolahan barang daerah. Tidak ada fasilitas untuk daftar barang yang dibutuhkan Pemda dalam menjalankan kepemerintahan. Tidak ada fasilitas untuk mengklasifikasikan dan merencanakan pendapatan daerah. Tidak ada fasilitas untuk mengolah perusahaan daerah. Data pembangunan per - periode tidak akurat. Mekanisme version dan revision control terhadap perubahan perancanaan dan template pembuatan renstra dari setiap SKPD tidak ada. Tidak tersedianya alur kerja elektronik untuk

56

-

Evaluasi hasil pembangunan

-

-

4

Manajemen Kemasyarakatan

MEKEM

-

Kesehatan Pendidikan Tenaga kerja

-

5

Manajemen Pelayanan

MAPEL

-

Pendaftaran dan pendataan penduduk tidak efisien, Pengurusan perijinan kompleks, Bisnis dan Investasi, Pengaduan dan aspirasi masyarakat Publikasi informasi

-

6

Manajemen Administrasi

MAD

-

Arsip surat dan dokumen

-

mempersiapkan proyek (pengadaan barang dan jasa), katalog proyek yang pernah dilaksanakan Pemda, monitoring proyek dan informasi pemenang proyek. Pengolahan dan pemantauan proyek pembangunan baik itu progress pekerjaan dan pelaporan hasil pekerjaan tidak berdasarkan fakta lapangan. Tidak tersedianya fasilitas untuk evaluasi yang memungkinkan dilaksakannya verifikasi hasil pembangunan terhadap yang telah direncanakan. Tidak ada fasilitas yang publikasikan informasi kesehatan kepada masyarakat. Tidak ada fasilitas yang publikasikan informasi Pendidikan kepada masyarakat. Tidak ada fasilitas yang publikasikan informasi lowongan kerja kepada masyarakat. Membutuhkan waktu yang relatif lama dalam pendaftaran dan pendataan penduduk. Birokrasi yang sangat panjang dalam melakukan pengurusan perijinan. Tidak adanya informasi promosi dan keunggulan daerah berkaitan dengan peluang bisnis dan investasi, syarat-syarat dan prosedur serta tatalaksana investasi . Fasilitas yang dapat mengakomodasi pengaduan dan partisipasi masyarakat tidak tersedia. Masih adanya masyarakat yang belum mengetahui layanan dan berita Pemda karena minimnya publikasi. Pengarsipan surat dan dokumen yang tidak terorganisir

57

-

Pengambilan keputusan Kolaborasi dan koordinasi

-

7

Manajemen Legislasi

MALEG

-

8 9

Manajemen Keuangan Manajemen Kepegawaian

MAKEU MAPEG

-

Penyediaan Katalog hukum, peraturan dan perundangan tidak efisien Pengolahan Keuangan Daerah Pengadaan PNS Absensi dan Penggajian Penilian Kerja Pendidikan dan pelatihan

-

-

10

Manajemen Sarana dan Prasarana

MAPRAS

-

Transportasi Terminal dan Pelabuhan Sarana umum

-

dengan baik. Penyajian informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan tidak akurat. Penyediaan agenda kerja, rapat, penugasan dan laporan pertanggung jawaban tidak terakomodasi. Ketersediaan katalog produk hukum, peraturan dan perundangan yang dikeluarkan Pemda dan pusat tidak dapat terakomodasi untuk kebutuhan public. Tidak efisien dalam pengolahan keuangan Banyak masyarakat yang tidak mengetahui tentang informasi dan prosedur pengadaan PNS. Tidak ada fasilitas pengolahan absensi dan penggajian. Tidak ada fasilitas penilaian terhadap kinerja pegawai guna kepengurusan pangkat, promosi jabatan, pemberian sanksi dan penghargaan. Tidak ada fasilitas untuk mengetahui kompetensi pegawai dan materi pelatihan guna peningkatan kapabilitas pegawai Tidak ada fasilitas yang publikasikan informasi transportasi kepada masyarakat. Tidak ada fasilitas yang publikasikan informasi terminal dan pelabuhan kepada masyarakat. Tidak ada fasilitas yang publikasikan informasi sarana umum kepada masyarakat.

58

Permasalahan yang ada seperti terlihat pada Tabel 4.2, yaitu permasalahan manajemen kewilayahan belum efisien karena tata ruang dalam hal ini pemetaan wilayah pertanahan belum dilakukan dengan baik yang menimbulkan konflik di daerah perbatasan. Selain itu,

pengelolaan

sumber

potensi

daerah

seperti:

pertanian,

perkebunan, peternakan, perikanan, kelautan, kehutanan dan pariwisata belum dilakukan dengan benar baik melalui pendataan dan

perencanaan.

Ini

disebabkan

karena

fasilitas

dalam

memanajemen kewilayahan tidak tersedia. Permasalahan manajemen kepemerintahan dalam pengolahan barang daerah, katalog barang daerah, pengolahan pendapatan daerah, pengolahan perusahaan daerah tidak efektif karena tidak ada fasilitas untuk pengolahan barang daerah, sehingga Pemda sulit untuk melakukan pendataan dan monitoring inventaris yang berupa aset, baik aset lancar maupun aset tetap. Permasalahan lain adalah tidak ada fasilitas untuk daftar barang yang dibutuhkan Pemda dalam menjalankan kepemerintahan, sehingga terjadi duplikasi pengadaan barang.

Masalah

lain

yaitu

tidak

adanya

fasilitas

untuk

mengklasifikasikan dan merencanakan pendapatan daerah sehingga dalam menyusun target pendapatan dari berbagai sumber potensi yang dimiliki daerah sulit untuk diprediksi. Pemda juga mengalami kesulitan dalam mengelola perusahaan daerah.

59

Permasalahan yang terjadi di dalam manajemen pembangunan antara

lain:

data

pembangunan,

perencanaan

pembangunan,

pengadaan barang dan jasa, pengolahan dan monitoring proyek dan evaluasi hasil pembangunan. Salah satu permasalahan yang terjadi yaitu data pembangunan yang telah dilaksanakan Pemda setiap periode tidak akurat sehingga proses penyusunan perencanaan pembangunan menjadi terhambat.Tidak ada mekanisme version dan revision kontrol terhadap perubahan perancanaan dan template pembuatan renstra dari setiap SKPD yang menyebabkan Pemda kesulitan mengetahui dan melacak perubahan rencana pembangunan. Tidak tersedianya alur kerja elektronik untuk mempersiapkan proyek (pengadaan barang dan jasa) membuat perencanaan pengadaan barang dan jasa tidak terstruktur dengan baik. Masalah lain yang berhubungan dengan katalog proyek, monitoring proyek, informasi pemenang

proyek,

pengolahan

dan

pemantauan

proyek

pembangunan baik itu progress pekerjaan dan pelaporan hasil pekerjaan tidak berdasarkan fakta lapangan serta tidak tersedianya fasilitas

untuk

evaluasi

yang

memungkinkan

dilaksakannya

verifikasi hasil pembangunan terhadap yang telah direncanakan. Ini disebabkan

karena

tidak

tersedianya

fasilitas

yang

dapat

mengakomodasi kebutuhan manajemen pembangunan secara umum. Permasalahan

yang

berhubungan

dengan

manajemen

kemasyarakatan adalah tidak adanya informasi terkait layanan kesehatan seperti: nama dan tempat lokasi rumah sakit dan puskesmas, fasilitas dan layanan poliklinik, laboratorium, apotek,

60

rencana pelayanan kesehatan kepada masyarakat. Permasalahan lain adalah tidak ada informasi untuk layanan pendidikan seperti: informasi lengkap terkait lembaga pendidikan yang dimiliki Kabupaten

Sumba

tersampaikannya

Barat.

informasi

Masalah seperti:

ketenagakerjaan lowongan,

tidak

pengumuman,

administrasi, balai pelatihan dan tenaga kerja yang terdapat di Kabupaten Sumba Barat. Permasalahan pada manajemen pelayanan yaitu pendaftaran dan pendataan penduduk tidak efisien, pengurusan perijinan kompleks, bisnis dan investasi yang tidak dikelola dengan baik, pengaduan dan aspirasi masyarakat yang tidak dapat ditampung dengan baik dan publikasi informasi yang tidak dapat mengjangkau ke semua lapisan masyarakat. Dalam pendaftaran dan pendataan penduduk membutuhkan waktu yang sangat lama dikarenakan proses pengolahan masih dilakukan secara manual. Selain itu, birokrasi yang sangat panjang dalam melakukan pengurusan perijinan membuat para investor berpikir ulang dalam melakukan investasi. Permasalahan yang dialami dalam manajemen pelayanan yang berkaitan dengan peluang bisnis dan investasi adalah tidak adanya informasi promosi dan keunggulan daerah yang akurat. Pengaduan dan partisipasi masyarakat sering tidak tersampaikan dan ditampung dengan

baik

karena

belum

adanya

fasilitas

yang

dapat

mengakomodasi pengaduan, partisipasi masyarakat dan informasi mengenai kebijakan Pemda. Hal tersebut dapat dilihat dengan masih adanya masyarakat yang pengaduannya tidak ditanggapi dan belum

61

mengetahui layanan dan berita seputar Pemda sehingga sulit berpartisipasi dalam pembangunan Kabupaten Sumba Barat. Permasalahan dalam aktivitas manajemen administrasi selalu berkaitan dengan arsip surat dan dokumen, pengambilan keputusan, kolaborasi dan koordinasi karena tata kelola pengarsipan surat dan dokumen yang tidak terorganisir dengan baik. Salah satu contoh, adalah peristiwa hilangnya data-data yang berhubungan dengan kepemerintahan baik

itu surat, disposisi maupun dokumen

merupakan hal yang biasa terjadi. Hal ini cukup mengkhawatirkan, karena sebagai lembaga pemerintahan, maka tertib administrasi sangat diperlukan. Penyajian informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan bagi pejabat eksekutif tidak akurat sehingga pengambilan kebijakan terutama dalam menentukan SDM yang memiliki kualifikasi tertentu dirasakan sangat sulit. Hal ini tercermin dalam pemempatan pejabat struktural organisi tidak sesuai dengan kompetensi yang dimiliki. Permasalahan lain adalah penyediaan informasi agenda kerja, rapat, penugasan dan laporan pertanggung jawaban tidak terakomodir disebabkan belum tersedia fasilitas sehingga kesulitan dalam melakukan sinergi antar SKPD. Permasalahan yang berkaitan dengan manajemen legislasi adalah tidak memiliki basis data katalog hukum, peraturan dan perundangan yang dikeluarkan Pemda dan pusat tidak dapat terakomodasi sehingga pemerintah, kalangan bisnis dan masyarakat kesulitan dalam mencari informasi produk hukum sesuai dengan kebutuhannya. Hal itu dapat dilihat tidak adanya akses yang cepat

62

dan akurat terhadap produk hukum, peraturan dan perundangundangan yang dibutuhkan. Permasalahan manajemen keuangan tidak efisien karena dalam pengolahan informasi pendapatan daerah belum dapat melakukan sinkronisasi

antara

pelaporan

dari

berbagai

sumber-sumber

pendapatan daerah. Permasalahan

yang

terjadi

pada

aspek

manajemen

kepegawaian adalah tidak tersampaikannya infromasi tentang pengadaan PNS kepada masyarakat. Hal ini dapat dilihat karena banyak masyarakat yang tidak mengetahui tentang informasi dan prosedur pengadaan PNS. Masalah lain yang muncul adalah tidak ada fasilitas pengolahan absensi sehingga dalam pemberian penghargaan maupun sanksi bagi setiap pegawai yang berprestasi dan yang melakukan indisipliner sulit untuk dilakukan. Dalam masalah penggajian tidak adanya fasilitas untuk mengolah data penggajian seperti golongan, jabatan, eselon dan sebagainya. Proses penilaian terhadap kinerja pegawai guna kepengurusan pangkat dan promosi jabatan sulit dilakukan karena belum memiliki fasilitas penilaian kinerja secara berkala. Sehubungan dengan peningkatan kualitas pegawai maka dibutuhkan fasilitas untuk memberikan pelatihan dengan menyediakan modul-modul pelatihan secara online dimana fasilitas ini belum dimiliki oleh Pemda.

63

Permasalahan yang berkaitan dengan manajemen sarana dan prasarana yaitu tidak memiliki fungsi pengelolaan, monitoring dan sistem informasi sarana dan prasarana terkait dengan masalah perhubungan yang meliputi: sarana dan prasarana transportasi, terminal dan pelabuhan dan sarana umum. Hal ini bisa dilihat dari tidak ada publikasi informasi dan pemetaan lokasi sarana dan prasarana transportasi, terminal dan pelabuhan serta sarana umum kepada masyarakat.

Indikator lain adalah belum dilakukan

standarisasi minimal informasi yang harus disediakan ke masyarakat berkaitan dengan kebutuhan akan sistem informasi transportasi, terminal dan pelabuhan serta sarana umum seperti: rute (dari dan tujuan), rute utama, rute alternatif, terminal keberangkatan dan kedatangan, jenis dan kelas kendaraan, jumlah kendaraan per rute trayek, jadwal keberangkatan dan kedatangan (tabel waktu), standar tarif (sesuai dengan jenis dan kelas kendaraan), tempat transit, informasi keselamatan dalam perjalanan, asuransi, taman kota, tempat bermain, fasilitas apa saja yang disediakan oleh Pemda Kabupaten Sumba Barat. Berdasarkan beberapa permasalahan yang terdapat pada Tabel 4.2 Bagian Informatika Pemda Kabupaten Sumba Barat juga sudah memiliki keunggulan diantaranya telah memiliki sarana SI/TI berupa perangkat komputer dengan jenis personal computer (PC) dan notebook (laptop), jaringan komputer, layanan internet dan layanan hotspot.

64

Solusi dari permasalahan yang terdapat dalam Tabel 4.2 adalah sebagai berikut: 1.

Solusi Bisnis Solusi bisnis yang ditawarkan terdapat dalam Tabel 4.3

dengan tujuan sebagai solusi terhadap permasalahan organisasi yang ada. Tabel 4.3. Solusi Bisnis Bagian Informatika NO 1 2 3 4

PERMASALAHAN Tata ruang dan lingkungan hidup Potensi daerah

5

Kehutanan Pertanian, peternakan, dan perkebunan Perikanan dan kelautan

6

Pariwisata

7

Pengolahan barang daerah

8

Katalog barang daerah

9

11

Pengolahan pendapatan daerah Pengolahan perusahaan daerah Data Pembangunan

12

Perencanaan Pembangunan

13

Pengadaan Barang dan jasa

14

Pengolahan dan monitoring proyek

10

SASARAN PERBAIKAN Penyediaan fasilitas untuk pemetaan pertanahan wilayah. Penyediaan fasilitas untuk pengolahan terhadap sumber - sumber yang menjadi potensi daerah. Pengolahan hutan yang lebih baik. Penyediaan fasilitas untuk pengolahan sektor pertanian, peternakan, dan perkebunan. Penyediaan fasilitas untuk pengolahan sektor Perikanan dan kelautan. Penyediaan fasilitas untuk pengolahan sektor pariwisata. Penyediaan fasilitas untuk pengolahan barang daerah. Penyediaan informasi yang berisi katalog barang daerah. Penyediaan fasilitas untuk pengolahan pendapatan daerah. Penyediaan fasilitas untuk pengolahan perusahaan daerah. Penyediaan Data pembangunan per - periode yang akurat. Menggunakan Mekanisme version dan revision control terhadap perubahan perancanaan dan template pembuatan renstra dari setiap SKPD. Penyediaan alur kerja elektronik untuk mempersiapkan proyek (pengadaan barang dan jasa), katalog proyek yang pernah dilaksanakan Pemda, monitoring proyek dan informasi pemenang proyek. Melakukan pengolahan dan pemantauan proyek pembangunan baik itu progress pekerjaan dan

65

15

Evaluasi hasil pembangunan

16

Kesehatan

17

Pendidikan

18

Tenaga kerja

19

Pendaftaran dan pendataan penduduk tidak efisien, Pengurusan perijinan kompleks, Bisnis dan Investasi,

20 21

22 23

Pengaduan dan aspirasi masyarakat Publikasi informasi

24

Arsip surat dan dokumen

25

Pengambilan keputusan

26

Kolaborasi dan koordinasi

27

Penyediaan Katalog hukum, peraturan dan perundangan tidak efisien Pengolahan Keuangan Daerah

28

29

Pengadaan PNS

30

Absensi dan Penggajian

31 32

Penilian Kerja Pendidikan dan pelatihan

pelaporan hasil pekerjaan berdasarkan fakta lapangan. Penyediaan fasilitas untuk evaluasi yang memungkinkan dilaksakannya verifikasi hasil pembangunan terhadap yang telah direncanakan. Menyediakan fasilitas yang dapat mempublikasi informasi tentang kesehatan masyarakat. Menyediakan fasilitas yang dapat mempublikasi informasi tentang pendidikan masyarakat. Menyediakan fasilitas yang dapat mempublikasi informasi tentang tenaga kerja yang dibutuhkan. Penyederhanaan proses pendaftaran dan dan pendataan penduduk. Penyederhanaan proses birokrasi yang panjang. Penyediaan informasi promosi dan keunggulan daerah berkaitan dengan peluang bisnis dan investasi, syarat-syarat dan prosedur serta tatalaksana investasi. Penyediaan media yang dapat mengakomodasi pengaduan dan partisipasi masyarakat. Penyediaan media yang dapat digunakan untuk publikasi informasi yang berhubungan dengan pemerintahan daerah. Mengorganisir dengan baik arsip surat dan dokumen. Penyediaan Informasi yang akurat untuk kebutuhan pengambilan keputusan. Penyediaan media untuk dapat mengakomodasi agenda kerja, rapat, penugasan dan laporan pertanggung jawaban. Penyediaan katalog hukum, peraturan dan perundangan yang dapat lebih banyak. Penyediaan fasilitas pengolah keuangan daerah yaitu untuk mengolah pendapatan dan pengeluaran keuangan yang dapat terintegrasi dengan pengolahan sumber pendapatan daerah. Penyediaan informasi dan prosedur pengadaan PNS kepada masyarakat. Penyediaan fasilitas pengolahan absensi dan penggajian. Penyediaan form penilaian kerja pegawai. Penyediaan fasilitas untuk uji kompetensi dan

66

33

Transportasi

34

Terminal dan Pelabuhan

35

Sarana umum

modul (materi) dalam rangka meningkatkan kapabilitas pegawai. Menyediakan informasi tentang transportasi yang dimiliki daerah. Menyediakan informasi tentang terminal dan pelabuhan yang dimiliki daerah. Menyediakan informasi tentang sarana umum yang dimiliki daerah.

Permasalahan yang terdapat dalam Tabel 4.2 terkelompokan berdasarkan nama aktivitas bisnis, sedangkan Tabel 4.3 terdapat permasalahan beserta sasaran perbaikan ditinjau dari sudut pandang proses bisnis. Sasaran perbaikan tersebut hanya terfokus pada proses aktivitas bisnis. 2.

Solusi Sistem Informasi Solusi dari sudut pandang SI yang ditawarkan terdapat dalam

Tabel 4.4 dengan tujuan sebagai pola solusi SI terhadap permasalahan organisasi yang ada. Tabel 4.4. Solusi SI Bagian Informatika NO

PERMASALAHAN

1

Tata ruang dan lingkungan hidup

2 3 4 5

Potensi daerah Kehutanan Pertanian, peternakan, dan perkebunan Perikanan dan kelautan

6 7

Pariwisata Pengolahan barang daerah

8

Katalog barang daerah

9

Pengolahan pendapatan daerah

POLA SOLUSI SI Pembuatan Aplikasi untuk Tata ruang dan lingkungan hidup. Pembuatan Aplikasi Potensi daerah. Pembuatan Aplikasi untuk Kehutanan. Pembuatan Aplikasi untuk Pertanian, peternakan, dan perkebunan. Pembuatan Aplikasi untuk Perikanan dan kelautan. Pembuatan Aplikasi untuk Pariwisata. Pembuatan Aplikasi untuk pengolahan barang daerah. Pembuatan Aplikasi untuk katalog barang daerah. Pembuatan Aplikasi untuk Pengolahan pendapatan daerah.

67

10

Pengolahan perusahaan daerah

11

Data Pembangunan

12

Perencanaan Pembangunan

13

Pengadaan Barang dan jasa

14

Pengolahan dan monitoring proyek Evaluasi hasil pembangunan

15 16 17 18 19 20 21 22

Kesehatan Pendidikan Tenaga kerja Pendaftaran dan pendataan penduduk tidak efisien, Pengurusan perijinan kompleks, Bisnis dan Investasi,

23

Pengaduan dan aspirasi masyarakat Publikasi informasi

24

Arsip surat dan dokumen

25

Pengambilan keputusan

26

Kolaborasi dan koordinasi

27

28

Penyediaan Katalog hukum, peraturan dan perundangan tidak efisien Pengolahan Keuangan Daerah

29

Pengadaan PNS

30

Absensi dan Penggajian

31

Penilian Kerja

32

Pendidikan dan pelatihan

Pembuatan Aplikasi untuk Pengolahan perusahaan daerah. Pembuatan Aplikasi untuk Manajemen data pembangunan. Pembuatan Aplikasi untuk perencanaan pembangunan. Pembuatan Aplikasi untuk pengadaan barang dan jasa. Pembuatan Aplikasi untuk pengolahan dan monitoring proyek. Pembuatan Aplikasi untuk evaluasi hasil pembangunan. Pembuatan Aplikasi untuk Kesehatan. Pembuatan Aplikasi untuk Pendidikan. Pembuatan Aplikasi untuk Tenaga Kerja. Membuat Aplikasi untuk kependudukan. Membuat Aplikasi untuk perijinan. Membuat Aplikasi untuk bisnis dan investasi. Membuat Aplikasi untuk pengaduan dan aspirasi masyarakat. Membuat Aplikasi untuk publikasi informasi Pemda. Pembuatan aplikasi untuk Surat dan Dokumen Elektronik. Pembuatan Aplikasi untuk Sistem Pengambilan Keputusan. Pembuatan Aplikasi untuk Kolaborasi dan koordinasi. Pembuatan Aplikasi untuk Katalog hukum, peraturan dan perundangan yang ter-update real time. Pembuatan Aplikasi untuk Manajemen keuangan daerah yaitu untuk mengolah pendapatan dan pengeluaran keuangan yang dapat terintegrasi dengan pengolahan sumber pendapatan daerah. Pembuatan Aplikasi untuk pengadaan PNS. Pembuatan Aplikasi untuk Absensi dan penggajian. Pembuatan Aplikasi untuk Penilaian Kinerja PNS. Pembuatan Aplikasi untuk pendidikan dan

68

33 34

Transportasi Terminal dan Pelabuhan

35

Sarana umum

pelatihan. Pembuatan Aplikasi untuk Transportasi. Pembuatan Aplikasi untuk Terminal dan Pelabuhan. Pembuatan Aplikasi untuk Sarana umum.

Pola solusi yang terdapat pada Tabel 4.4, merupakan solusi SI yang fokus pada pengembangan beberapa aplikasi guna mendukung proses aktivitas bisnis. Solusi bisnis yang terdapat dalam Tabel 4.3 memiliki hubungan dengan solusi SI yang terdapat dalam Tabel 4.4.

7.3. Phase A. Architecture Vision Pada tahapan architecture vision akan dijelaskan mengenai kebutuhan seperti profil organisasi, pendefinisian visi dan misi, tujuan organisasi, sasaran organisasi, unit organisasi, kondisi arsitektur dan penggunaan SI/TI saat ini di Bagian Informatika Pemda Kabupaten Sumba Barat. 7.3.1. Profil Organisasi 1. Latar Belakang Organisasi Perubahan pola penyelengaraan Pemerintahan (Otonomi Daerah) dan kemajuan teknologi informasi yang begitu cepat, menuntut

terjadinya

perubahan

tatakelola

pemerintahan,

pembaharuan sistem kelembagaan yang berkompeten. SDM dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan daerah yang mengarah pada terselenggaranya pemerintahan yang baik (Good Governance). Dengan adanya tuntunan ini membawa implikasi yang semakin meluasnya tugas Pemda yang melaksanakan tugas

69

Pemerintahan Pusat akibat dari pelaksanaan otonomi daerah (desentralisasi). Pemda Kabupaten Sumba Barat sebagai bagian dari Negara Kesatuan Republik Indonesia dituntut untuk mengikuti perubahan perubahan yang terjadi agar tidak tertinggal dengan kemajuan yang dicapai

oleh

daerah

lain.

Hal

ini

dapat

dicapai

dengan

pengembangan dan pemanfaatan TI dalam pelaksanaan aktivitas pemerintahan. Pengembangan dan pemanfaatan TI dalam pemerintahan dimaksudkan untuk meningkatkan efektifitas, transparansi dan akuntabilitas demi terlaksananya pemerintahan yang baik (Good Governance) serta pemerintahan yang bersih (Clean Governance) dalam rangka peningkatan pelayanan kepada masyarakat. Bagian Informatika merupakan salah satu Bagian di lingkungan Sekretaris daerah (Setda) Pemda Kabupaten Sumba Barat yang dibentuk berdasarkan Perda Nomor 10 Tahun 2007 tentang pembentukan organisasi dan tata kerja lembaga teknis daerah Kabupaten Sumba Barat. 2. Profil Bagian Informatika Nama Bagian : Bagian Informatika Pemda Kabupaten Sumba Barat. Alamat

: Jln. Weekarou, Waikabubak, Sumba Barat, Nusa Tenggara Timur, Indonesia.

70

3. Data Sumber Daya Manusia Data sumber daya manusia yang dimiliki Bagian Informatika Pemda Kabupaten Sumba Barat terlihat pada Tabel 4.5 berikut: Tabel 4.5. Data SDM Bagian Informatika JABATAN

PENDIDIKAN

Kepala Bagian Kepala Sub Bagian Data Masukan Kepala Sub Bagian Telematika Kepala Sub Bagian Layanan Data Staff Pelaksana Staff Pelaksana Staff Pelaksana Tenaga Kontrak Tenaga Kontrak

S1 -

STATUS PEGAWAI PNS -

S1

PNS

1

-

-

-

S1 SMA SMP SMP SMP

PNS PNS PNS Kontrak Kontrak

1 2 1 1 1

NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9

JUMLAH 1 -

4. Data Sarana dan Prasarana Bagian Informatika memiliki inventaris sarana dan prasarana dalam hal ini dukungan TIK (komputer) terlihat pada tabel 4.6 berikut: Tabel 4.6. Data Sarana dan Prasarana Bagian Informatika

NO 1 2 3 4

ITEM SERVER Gateway SERVER Proxy PC Laptop

FUNGSI Gateway Proxy Operational Operational

JUMLAH 1 1 63 47

Khusus Inventaris PC dan laptop berada di beberapa satuan kerja Pemda.

71

7.3.2. Pendefinisian Visi dan Misi Definisi visi dari Bagian Informatika Pemda Kabupaten Sumba Barat yang mengacu pada tugas Bagian Informatika sebagai instansi yang menyediakan data dan informasi bagi kepala daerah, maka visi Bagian Informatika adalah “Terwujudnya Sistem Informasi Yang Handal Menuju Good Governance”. Untuk mewujudkan visi, maka ditetapkan misi dari Bagian Informatika adalah: 1.

Meningkatkan profesionalisme organisasi.

2.

Meningkatkan kualitas dan kuantitas Sumber Daya Manusia di bidang Teknologi Informasi.

3.

Mewujudkan

aparatur

dan

masyarakat

yang

berbudaya

informasi. 7.3.3. Tujuan Organisasi Ada beberapa tujuan organisasi dari Bagian Informatika untuk mendukung tercapainya visi dan misi organisasi sebagai berikut: 1.

Meningkatkan peran Bagian Informatika sebagai sumber data dan informasi.

2.

Menyediakan tenaga yang profesional dalam bidang informasi.

3.

Mewujudkan pola pikir perencanaan pelaksana, pengendali dan pengawasan pembangunan di berbagai bidang yang berbasis data dan informasi yang akurat.

4.

Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pemanfaatan sarana dan prasarana teknologi informasi.

72

5.

Terwujudnya kinerja aparatur pada Bagian Informatika secara bertanggung jawab.

6.

Teraksesnya perolehan data dan informasi antara pusat dan daerah.

7.3.4. Sasaran Organisasi Sasaran yang ditetapkan Bagian Informatika untuk tercapainya tujuan organisasi adalah sebagai berikut: 1.

Meningkatnya peran Bagian Informatika sebagai sumber data dan informasi.

2.

Tersedianya tenaga yang professional dalam bidang informasi.

3.

Terwujudnya pola pikir perencanaan pelaksana, pengendali dan pengawas pembangunan di berbagai bidang yang berbasis data dan informasi yang akurat.

4.

Meningkatnya efisien dan efektifitas pemanfaatan sarana dan prasarana teknologi informasi.

5.

Terwujudnya kinerja aparatur pada Bagian Informatika secara bertanggung jawab.

7.3.5. Unit Organisasi Unit organisasi Bagian informatika memilki struktur organisasi Sesuai dengan Peraturan Daerah Kabupaten Sumba Barat Nomor 10 Tahun 2007 tentang pembentukan organisasi dan tata kerja lembaga teknis daerah Kabupaten Sumba Barat, terlihat pada Gambar 4.3:

73

STRUKTUR ORGANISASI Bagian Infomatika Pemerintah Daerah Kabupaten Sumba Barat

Kepala Bagian

Kasubag Data Masukan

Kasubag Telematika

Staff Pelaksana

Kasubag Layanan Data

Tenaga Kontrak

Gambar 4.3. Struktur Organisasi Bagian Informatika

7.3.6. Kondisi Arsitektur Saat ini Pada tahap ini akan dilakukan pendefinisian sistem arsitektur teknologi dan jaringan komputer yang digunakan Bagian Informatika Pemda Kabupaten Sumba Barat, yaitu: 1. Koleksi Data Bagian Informatika memiliki beberapa jenis data yang digunakan dalam aktivitas fungsi yang dilakukan. Data-data tersebut berupa data dalam format Microsoft Word Document, Microsoft Excel Worksheet dan Adobe Reader. Koleksi data-data tersebut terlihat pada Tabel 4.7 berikut: NO 1

2

3

Tabel 4.7. Koleksi data Bagian Informatika KELOMPOK DATA DATA Manajemen Kewilayahan Luas Wilayah, Sumber Kewilayahan Potensi, klasifikasi ternak dan pertanian. Manajemen Kepemrintahan Barang daerah, Kepemerintahan pendapatan daerah dan perusahaan daerah. Manajemen Pembangunan Organisasi dan UNIT

74

Pembangunan

4 5

Manajemen Kemasyarakatan Manajemen Pelayanan

barang proyek Kemayarakatan Pelayanan Kependudukan

Pelayanan Perijinan Pelayanan Bisnis dan Investasi

6

Manajemen Administrasi

Surat Dokumen

7

Manajemen Legislasi

8

Manajemen Keuangan Manajemen Kepegawaian Manajemen Sarana dan Prasarana

9 10

Agenda Katolag Keuangan daerah Kepegawaian Sarana prasarana

dan

tatalaksana Pemda, Kepala daerah, dprd, perangkat daerah dan PNS,,Keuangan daerah, Potensi sumber daya daerah,,Produk hukum daerah, Kependudukan dan Informasi dasar kewilayahan. Jenis barang . Pelaksana proyek. Kesehatan, pendidikan dan tenaga kerja. KK, KTP, Mutasi, Akta kelahiran, akta pernikahan, akta cerai, akta kematian, akta pengakuan dan pengesahan anak, Jumlah penduduk. jenis pendaftaran dan perijinan, persyaratan ijin, prosedur perijinan. syarat-syarat, prosedur dan tatalaksana investasi, administrasi penanaman modal. Surat masuk, surat keluar. Dokumen daerah dan satuan kerja. Rapat . Hukum, peraturan dan perundangan Pendapatan daerah, anggaran, pengeluaran. Pegawai, penggajian dan absensi. Transportasi, terminal dan sarana umum.

75

Ada beberapa aplikasi yang sudah digunakan oleh bagian informatika terlihat pada Tabel 4.8 berikut: NO 1

2

Tabel 4.8. Aplikasi Bagian Informatika DATA UNIT KETERANGAN PELAKSANA SIMAKDA Keuangan Dinas Tidak bisa Daerah Pendapatan dan digunakan secara Pengolahan optimal Keuangan Daerah Website Profile Bagian Aplikasi tidak Pemeritah Kabupaten, Informatika aktif (Account Daerah gallery foto Suspended) kabupaten dan Sumba Barat : informasi http://www.sum kepemrintah babaratkab.go.id an APLIKASI

2. Pemanfaatan Teknologi Pemanfaatan teknologi di Bagian Informatika terlihat pada Tabel 4.9 berikut: Tabel 4.9. Pemanfaatan Teknologi Bagian Informatika

NO 1

2

KELOMPOK HARDWARE : PC LAPTOP INPUT DEVICE OUTPUT DEVICE STORAGE NETWORK TELEPON SOFTWARE OPERATING SYSTEM WORD OPERATION SPREAD SHEET

JENIS

JUMLAH

Pentium IV, dual core dan core i3. Toshiba, Accer Scaner, Mouse Monitor, Print Harddisk LAN , Wifi FAX

65 Unit

Win Xp sp 2 , Win 7, Linux Ms Word 2003, 2007, Adobe Reader Ms Excel 2003, 2007

90,10,2

27, 20 Unit 2, 89 67,18 67 1,13 13

110, 84 110

76

BASIS DATA

Ms Acces 2003,2007 Photoshop CS2, Corel Draw 16 Smadav, AVIRa Free

DESIGN GRAFIS GUARD

110 5,5 104

3. Jaringan Komputer Kondisi jaringan yang dimiliki oleh Bagian Informatika Pemda Kabupaten Sumba Barat terlihat pada Gambar 4.4 berikut: KETERANGAN

Parabola VSAT

TOWER TRIANGLE

NOC BAG. INFORMATIKA

HOT SPOT

Switch Public

Proxy

TOWER MONO POLE

Modem

Gateway Switch Local

KEHUTANAN

PEMBERDAYAAN PEREMPUAN

Printer

PC Staff KIMPRASWIL

REPEATER RSPD

KEUANGAN

DPRD

BADAN KESEHATAN BAPPEDA LINGKUNGAN HIDUP

PERHUBUNGAN

HOTSPOT MANDAELU

BP3KP

Gambar 4.4. Model Jaringan Bagian Informatika

Gambar 4.4 menggambarkan kondisi jaringan komputer yang dimiliki oleh Bagian Informatika Pemda Kabupaten Sumba Barat dimana terdapat 1 parabola VSAT yang terhubung dengan 1 buah Modem. Modem tersebut terhubung dengan Server gateway yang berfungsi sebagai router dan manajemen bandwith. Server gateway terhubung dengan 2 switch yaitu switch public dan switch local,

77

dimana switch public akan terkoneksi dengan Server proxy dan switch local terkoneksi dengan PC staff sebanyak 6 buah dan terhubung juga dengan (NOC) Tower Utama. Tower utama mendistribusikan koneksi wireless kepada beberapa Dinas, Bagian dan Badan Pemerintah Daerah yang menggunakan tower monopole sebagai receiver. Tower utama juga mendistribusikan koneksi internet dengan bantuan Repeater RSDP kemudian diteruskan ke pusat kota menggunakan jaringan hotspot.

7.4. Phase B. Business Arsitecture Pada tahapan ini akan dibahas mengenai stakeholder Bagian Informatika, proses

bisnis

Bagian

Informatika dan Hirarki

(taksonomi) fungsi. 7.4.1. Stakeholder Bagian Informatika Stakeholder Bagian Informatika dikelompokkan menjadi dua yaitu Pemerintah dan masyarakat dengan fungsi bisnis dapat di gambarkan dengan menggunakan pemodelan use case diagram pada Gambar 4.5 sebagai berikut:

78

uc Use Case Model

Bagian Informatika Dinas Kependudukan dan Capil

Bagian Ekonomi Manaj emen Pelayanan

Kantor Pelayanan Perij inan

Bagian Humas Dan Protokol

Kecamatan

Manaj emen Administrasi

Kelurahan

DPRD Dinas Pendapatan dan Pengolahan Keuangan Daerah

Manaj emen Legislasi

Kantor Arsip, perpustakan dan dokumentasi

Semua SKPD Manaj emen Pembangunan

Bupati

Bagian Hukum

Manaj emen Keuangan Bappeda

Bagian Pembangunan

Dinas Pekerj aan Umum

Manaj emen Kepegaw aian

Bapan Kepegaw aian, Pendidikan dan Pelatihan

Manaj emen Kepemerintahan Bagian Perlengkapan

Badan Lingkungan Hidup Manaj emen Kew ilayahan

Dinas Kelautan dan Perikanan

Dinas Pertanian dan Perkebunan Manaj emen Kemasyarakatan

Dinas Kehutanan

Dinas Pertambangan dan Energi

Manaj emen Sarana dan Prasarana Dinas Peternakan

Dinas Pariw isata

Dinas Kesehatan

Dinas Sosial, Tenaga Kerj a dan Transmigrasi

Dinas PPO

Dinas Perhubungan dan Komunikasi

Gambar 4.5. Use Case Diagram Stakeholder Bagian Informatika

79

7.4.2. Proses Bisnis Bagian Informatika Pada tahapan ini dibahas mengenai pendefenisian proses bisnis Bagian Informatika seperti terlihat pada Gambar 4.2, uraian proses bisnis Bagian Informatika sebagai berikut: 1. Aktivitas Utama a. Manajemen Kewilayahan Ruang Lingkup: Fungsi manajemen kewilayahan merupakan proses mengelola urusan

kewilayahan

yang

meliputi

pengawasan

dan

pengolahan sumber-sumber potensi dari daerah. Untuk tercapainya manajemen kewilayahan yang baik maka terdapat fungsi bisnis atau aktivitas utama yang perlu dilakukan: 1) Tata ruang dan lingkungan hidup - Pendataan batas wilayah daerah. - Pemetaan tata ruang batas wilayah. - Perencanaan tata ruang. - Pengolahan tata ruang. 2) Potensi daerah - Pendataan potensi daerah. - Pemetaan wilayah potensi daerah. - Perencanaan penggunaan potensi daerah. - Pengolahan potensi daerah. - Pelaporan potensi daerah.

80

3) Kehutanan - Pendataan potensi kehutanan. - Pemetaan wilayah kehutanan. - Pengolahan potensi kehutanan. - Pelaporan potensi kehutanan. 4) Pertanian, peternakan, dan perkebunan - Pendataan

potensi

Pertanian,

peternakan,

dan

wilayah

Pertanian,

peternakan,

dan

Pertanian,

peternakan,

dan

peternakan,

dan

perkebunan. - Pemetaan

perkebunan. - Pengolahan

potensi

perkebunan. - Pelaporan

potensi

Pertanian,

perkebunan. 5) Perikanan dan kelautan - Pendataan potensi Perikanan dan kelautan. - Pemetaan wilayah Perikanan dan kelautan. - Pengolahan potensi Perikanan dan kelautan. - Pelaporan potensi Perikanan dan kelautan. 6) Pariwisata - Pendataan potensi pariwisata. - Pemetaan wilayah pariwisata. - Pengolahan potensi pariwisata. - Pelaporan potensi pariwisata.

81

Pemodelan fungsi manajemen kewilayahan digambarkan menggunakan activity diagram seperti terlihat pada Gambar 4.6 berikut: act Business Process MANAJEMEN KEWILAYAHAN Model Mulai

Pengolahan Kew ilayahan

Pendataan Batas Wilayah

Pemetaan Batas Wilayah

Pendataan Potensi Wilayah

Pemetaan Potensi Daerah

Kehutanan

Pertanian, Peternakan dan Perkebunan

Perikanan dan Kelautan

Pengolahan Potensi Daerah

Pelaporan

Selesai

Gambar 4.6. Activity Diagram Manajemen Kewilayahan

b. Manajemen Kepemerintahan

Pariw isata

82

Ruang Lingkup: Fungsi

manajemen

kepemerintahan

merupakan

proses

mengelola urusan kepemerintahan daerah yang meliputi pengolahan barang, pendapatan dan perusahaan yang dimiliki Pemda. Untuk tercapainya manajemen kepemerintahan yang baik maka terdapat fungsi bisnis atau aktivitas utama yang perlu dilakukan: 1) Pengolahan Barang Daerah -

Perencanaan kebutuhan.

-

Pengadaan barang daerah.

-

Evaluasi pengadaan.

-

Pengolahan barang daerah.

-

Pelaporan barang daerah.

2) Katalog Barang Daerah -

Inventaris barang daerah.

-

Penyusunan kebutuhan barang daerah per satuan kerja.

-

Pelaporan nilai barang daerah.

-

Verifikasi perencanaan pengadaan barang daerah.

1) Pengolahan Pendapatan Daerah -

Klasifikasi sumber pendapatan daerah.

-

Pengolahan pendapatan daerah.

-

Perencanaan target pendapatan daerah.

-

Evaluasi pendapatan daerah.

-

Pelaporan pendapatan daerah.

83

3) Pengolahan Perusahaan Daerah -

Klasifikasi perusahaan daerah.

-

Pengolahan perusahan daerah.

-

Evaluasi perusahaan daerah.

-

Pelaporan perusahaan daerah.

Pemodelan fungsi manajemen Kepemerintahan digambarkan menggunakan activity diagram seperti terlihat pada Gambar 4.7 berikut: act Business Process MANAJEMEN KEPEMERINTAHAN Model Mul ai

Pengolahan Kepemerintahan

Pengolahan Barang Daerah

Pengolahan Pendapatan Daerah

Pengolahan Perusahaan Daerah

Inv entaris Barang Daerah

Klasifikasi Sumber Pendapatan Daerah

Klasifikasi Perusahan Daerah

Perencanaan Target Pendapatan Daerah

Pengolahan Perusahaan Daerah

Pengolahan Pendapatan daerah

Ev aluasi Perusahaan Daerah

Perencanaan Kebutuhan [T i dak Lol os] Veri fi kasi Perencanaan

[Lol os]

Pengadaan Barang Daerah

Ev aluasi Pengadaan

Ev aluasi Pendapatan Daerah

Pelaporan

Sel esai

Gambar 4.7. Activity Diagram Manajemen Kepemerintahan

c. Manajemen Pembangunan

84

Ruang Lingkup: Fungsi

manajemen

pembangunan

merupakan

proses

mengelola data dan membantu proses kerja pemerintah yang berkaitan

dengan

pembangunan

daerah.

Proses

kerja

pembangunan daerah meliputi perencanaan pembangunan dengan dinas/badan, lembaga dan unit kerja lain dalam lingkungan Pemda, termasuk dengan instansi pusat di daerah, penyusunan

rencana

strategis

daerah

dan

dokumen

perencanaan pembangunan daerah, usulan untuk dimasukkan kedalam program nasional, memberi masukan dalam rencana pembiayaan anggaran pendapatan dan belanja daerah, memberikan

pelayanan

informasi,

mengawasi

dan

mengevaluasi pelaksanaan kebijakan perencanaan daerah, memfasilitasi dan mediasi perencanaan kegiatan lintas kabupaten/kota,

pelaporan

kegiatan

pelaksanaan

pembangunan. Untuk tercapainya manajemen pembangunan yang baik maka terdapat fungsi bisnis atau aktivitas utama yang perlu dilakukan: 1) Data Pembangunan - Pengolahan data pembangunan. - Pelaporan data pembangunan. 2) Perencanaan Pembangunan - Penyusunan rencana pembangunan. - Pengolahan rencana pembangunan. - Pelaporan rencana pembangunan.

85

3) Pengadaan Barang dan Jasa - Pelaporan inventaris. - Pelaporan kebutuhan. - Menerima pendaftar penyedia barang dan jasa. - Menyeleksi pendaftar. - Pelaporan pelaksana penyedia barang dan jasa. - Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa. - Pengolahan data pengadaan. - Pelaporan data pengadaan. 4) Pengolahan dan Monitoring Proyek - Pengelolaan dan pemantauan proyek. - Pelaporan progress proyek. - Pelaporan hasil kerja proyek. 5) Evaluasi Hasil Pembangunan - Pengelolaan dan pemantauan pembangunan. - Pelaporan progress pembangunan. - Pelaporan hasil pembangunan. Pemodelan fungsi manajemen pembangunan digambarkan menggunakan activity diagram seperti terlihat pada Gambar 4.8 berikut:

86

act Business Process MANAJEMEN PEMBANGUNAN Model Mulai

Pengolahan Data Pembangunan

Pelaporan Data Pembangunan [T idak Ada]

Rencana Pembangunan

[Ada]

Penyusunan Rencana Pembangunan

Pengolahan Rencana Pembangunan

[T idak Ada] Pengadaan Barang dan Jasa

Pelaporan Inv entaris

Cek Kebutuhan

[Ada]

Penerimaan Pendaftaran Penyedia Barang dan Jasa

Pelaporan Kebutuhan

[T idak Lolos]

Seleksi Pendaftaran

[Lolos]

Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa

Pengelolaan dan Pemantauan Proyek

Pengolahan Data Pengadaan

Pelaporan Progress Proyek [T idak Sesuai]

Pelaporan Hasil Kerj a Proyek

Evaluasi Hasil Pembangunan [Sesuai]

Pengolahan Data Pembangunan

Selesai

Gambar 4.8. Activity Diagram Manajemen Pembangunan

87

d. Manajemen Kemasyarakatan Ruang Lingkup: Fungsi

manajemen

kemasyarakatan

merupakan

proses

mengelolah urusan peningkatan kualitas hidup masyarakat yang meliputi peningkatan kesehatan, pendidikan dan penyediaan lapangan kerja di daerah. Untuk tercapainya manajemen kemasyarakatan yang baik maka terdapat fungsi bisnis atau aktivitas utama yang perlu dilakukan: 1) Kesehatan - Informasi layananan kesehatan ke masyarakat. - Pemetaan fasilitas kesehatan. - Perencanaan pelayanan kesehatan. - Pengolahan layanan ksehatan. - Pelaporan layanan kesehatan. 2) Pendidikan - Informasi layananan pendidikan ke masyarakat. - Pemetaan fasilitas pendidikan. - Perencanaan pelayanan pendidikan. - Pengolahan layanan pendidikan. - Pelaporan layanan pendidikan. 3) Tenaga Kerja - Informasi kebutuhan tenaga kerja ke masyarakat. - Perencanaan tenaga kerja. - Pengolahan tenaga kerja. - Pelaporan tenaga kerja.

88

Pemodelan fungsi manajemen kemasyarakatan digambarkan menggunakan activity diagram seperti terlihat pada Gambar 4.9 berikut: act Business Process MANAJEMEN KEMASYARAKATAN Model Mulai

Informasi Kemasyarakatan

Kesehatan

Pendidikan

Tenaga Kerj a

Pemetaan Fasilitas Kesehatan

Pemetaan Fasilitas Pendidikan

Perencanaan Tenaga Kerj a

Perencanaan Layanan Kesehatan

Perencanaan Layanan Pendidikan

Pengolahan Layanan Kesehatan

Pengolahan Layanan Pendidikan

Pengolahan Tenaga Kerj a

Pelaporan

Selesai

Gambar 4.9. Activity Diagram Manajemen Kemasyarakatan

89

e. Manajemen Pelayanan Ruang Lingkup: Pelayanan

publik

mempengaruhi

yang

proaktif

diberikan

oleh

masyarakat

Pemda dalam

akan proses

pembangunanan daerah dan minat para investor dalam menanamkan modalnya di suatu daerah. Masyarakat pada umumnya dan dunia usaha khususnya menginginkan pelayanan yang cepat, tepat, mudah dan murah serta tarif yang jelas dan pasti. Pemerintah perlu menyusun Standard Pelayanan bagi setiap institusi (Dinas) di daerah yang bertugas

memberikan

pelayanan

kepada

masyarakat,

utamanya dinas yang mengurus kependudukan, perizinan bagi pelaku bisnis, penerima pengaduan masyarakat dan yang menangani publikasi informasi ke masyarakat. Layanan kependudukan harus didesain agar tercapai waktu yang lebih cepat

dalam

pengurusan

sehingga

akan

sangat

mengefisienkan waktu masyarakat dalam mengurus data-data kependudukan. Perizinan berbagai sector usaha harus didesain

sedemikian

rupa

agar

pengusaha

tidak

membutuhkan waktu terlalu lama untuk mengurus izin usaha, sehingga tidak mengorbankan waktu dan biaya besar hanya untuk

mengurus

perizinan.

Mengolah

aspirasi

dan

mempublikasikan informasi Pemda kepada masyarakat mutlak harus dilakukan agar tercipta hakekat pembangunan yaitu

upaya

terencana

untuk

merubah

wilayah

dan

90

masyarakat menuju keadaan lebih baik. Deregulasi dan Debirokratisasi mutlak harus terus menerus dilakukan oleh Pemda, serta perlu dilakukan evaluasi secara berkala agar pelayanan

publik

senantiasa

memuaskan

masyarakat.

Indikator yang perlu dicapai yang berhubungan dengan kualitas pelayanan menurut konsumen ada lima (5) dimensi (Rahayu, 1997): -

Tangibles adalah kualitas pelayanan berupa sarana fisik kantor, komputerisasi Administrasi, Ruang Tunggu, tempat informasi dan sebagainya.

-

Realibility adalah kemampuan dan keandalan dalam menyediakan pelayanan yang terpercaya.

-

Responsivness adalah kesanggupan untuk membantui dan menyediakan pelayanan secara cepat dan tepat serta tanggap terhadap keinginan konsumen.

-

Assurance adalah kemampuan dan keramahan dan sopan santun dalam meyakinkan kepercayaan konsumen.

-

Emphaty adalah sikap tegas tetapi ramah dalam memberikan payanan kepada konsumen.

Untuk tercapainya manajemen pelayanan yang baik maka terdapat fungsi bisnis atau aktivitas yang perlu dilakukan: 1) Pelayanan Kependudukan - Pendaftaran penduduk. - Pengelolaan data mutasi penduduk. - Pengelolaan data KK dan KTP.

91

- Pembuatan dan pengelolaan data Akta Pencatatan Penduduk. - Pembuatan Buku Induk Penduduk. - Pelaporan data kependudukan. 2) Pelayanan Perijinan - Menerima pendaftaran. - Menyeleksi persyaratan. - Memberikan keterangan. - Mengecek kemajuan. - Proses penerbitan perijinan. - Menindaklanjuti pengaduan/klaim dari masyarakat. 3) Pelayanan Bisnis dan Investasi - Informasi peluang bisnis dan investasi. - Informasi prosedur bisnis dan investasi. - Administrasi penanaman modal. 4) Pelayanan Pengaduan Masyarakat - Menerima aspirasi dan menindaklanjuti pengaduan masyarakat. 5) Pelayanan Publikasi Informasi - Memberikan publikasi informasi. Pemodelan

fungsi

manajemen

pelayanan

digambarkan

menggunakan activity diagram seperti terlihat pada Gambar 4.10 berikut:

92

act Business Process MANAJEMEN PELAYANAN Model

Mul ai

Publikasi Informasi

Informasi Pelayanan Kependudukan

Pendaftaran Penduduk

Informasi Bisnis dan Inv estasi

Informasi Pengaduan Masyarakat

Informasi Peluang Bisnis dan Inv estasi

Penerimaan Aspirasi Masyarakat

Informasi Prosedur Bisnis dan Inv estasi

Tindak Lanj ut Aspirasi Masyarakat

Pengelolaan Data Mutasi Penduduk

Pengelolaan Data KK dan KTP

Administrasi Penanaman Modal

Pembuatan dan Pengolahan Akta Pencatatan Kependudukan

Pendaftaran Perij inan

Pembuatan Buku Induk Penduduk

[T i dak Lol os]

Sel eksi Persyaratan

[Lol os]

Pengecekan Kemaj uan Perij inan

[Ya]

Pengecekan Kl ai m Masyarakat

[T i dak] Penerbitan Perij inan

Pelaporan

Sel esai

Gambar 4.10. Activity Diagram Manajemen Pelayanan

2. Aktivitas Pendukung

93

a. Manajemen Administrasi Ruang Lingkup: Fungsi

manajemen

administrasi

merupakan

proses

pengelolaan administrasi yang diperlukan dalam urusan kepemerintahan daerah dan yang berhubungan dengan managerial

pemerintahan

daerah.

Untuk

tercapainya

manajemen administrasi yang baik maka terdapat fungsi bisnis atau aktivitas utama yang perlu dilakukan: 1) Administrasi arsip surat dan dokumen - Penyusunan Surat-menyurat dan dokumen. - Pengolahan kearsipan Surat dan dokumen. - Pengolahan konversi surat dan dokumen. 2) Administrasi pengambilan keputusan - Pengolahan data dan informasi yang tepat, akurat dan cepat. - Memberikan informasi yang akurat. 3) Administrasi kolaborasi dan koordinasi - Penyusunan agenda kerja untuk setiap satuan kerja. - Pengolahan agenda penugasan. - Pengolahan laporan pertanggungjawabannya. - Pengolahan komunikasi antar satuan kerja. Pemodelan fungsi manajemen administrasi digambarkan menggunakan activity diagram seperti terlihat pada Gambar 4.11 berikut:

94

act Business Process MANAJEMEN ADMINISTRASI Model

Mulai

Pengelolaan Administrasi

Administrasi Arsip Surat dan Dokumen

Administrasi Pengambilan Keputusan

Penyusunan Surat dan Dokumen

Pengolahan Data dan Informasi yang Tepat, Akurat, dan Cepat

Administrasi Kolaborasi dan Koordinasi

Penyusunan Agenda Kerja

Pengolahan Agenda Penugasan

Pemberian Informasi yang Akurat Pengolahan Kearsipan Surat dan Dokumen

Pengolahan Konversi Surat dan Dokumen Pengolahan Laporan Pertanggungjawaban

Pelaporan

Selesai

Gambar 4.11. Activity Diagram Manajemen Administrasi

b. Manajemen Legislasi

Pengolahan Komunikasi antar Satuan Kerja

95

Ruang Lingkup: Fungsi manajemen legislasi merupakan proses pengelolaan data dan informasi legislatif, termasuk didalamnya data produk hukum Pemda. Untuk tercapainya manajemen legislasi yang baik maka terdapat fungsi bisnis atau aktivitas utama yang perlu dilakukan: 1) Legislasi Katalog hukum, peraturan dan perundangan - Pengolahan data produk hukum, peraturan dan perundangundangan. Pemodelan

fungsi

manajemen

legislasi

digambarkan

menggunakan activity diagram seperti terlihat pada Gambar 4.12 berikut: act Business Process M ANAJEM EN LEGISLASI M odel M ul ai

Pengolahan Legislasi

Penyusunan Katalog Hukum

Penyusunan Katalog Peraturan

Penyusunan Katalog Perundangan

Pengolahan Katalog Hukum, Peraturan dan Perundangan

Pelaporan

Sel esai

Gambar 4.12. Activity Diagram Manajemen Legislasi

c. Manajemen Keuangan

96

Ruang Lingkup: Fungsi

manajemen

keuangan

merupakan

proses

penyelenggarakan sistem akuntansi dan pelaporan keuangan daerah yang tepat, lengkap dan tertib atas transaksi keuangan daerah, sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Selain itu manajemen keuangan juga merupakan proses peningkatkan kualitas management pengelolaan keuangan daerah, meliputi perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian anggaran yang efisien, efektif, transparan dan dapat dipertanggungjawabkan. Untuk tercapainya manajemen keuangan yang baik maka terdapat fungsi bisnis atau aktivitas utama yang perlu dilakukan: 1) Manajemen Keuangan daerah - Penyusunan rencana anggaran. - Pengolahan rencana anggaran. - Pembuatan dokumen anggaran. - Pelaporan pendapatan daerah. - Evaluasi pemakaian anggaran. - Pelaporan pemakaian anggaran. Pemodelan

fungsi

manajemen

keuangan

digambarkan

menggunakan activity diagram seperti terlihat pada Gambar 4.13 berikut:

97

act Business Process M ANAJEM EN KEUANGAN M odel M ul ai

Informasi Pendapatan Daerah

Laporan Pendapatan Daerah

Penyusunan Rencana Anggaran

Pengolahan Rencana Anggaran

Pembuatan Dokumen Anggaran

Pemakaian Anggaran

Ev aluasi Pemakaian Anggaran

Pelaporan

Sel esai

Gambar 4.13. Activity Diagram Manajemen Keuangan

d. Manajemen Kepegawaian Ruang Lingkup: Fungsi

manajemen

kepegawaian

merupakan

proses

mengelola data dan membantu proses kerja pemerintah yang berkaitan dengan kepegawaian daerah. Pengolahan data dan informasi untuk proses kerja meliputi pengadaan (termasuk perencanaan dan persyaratan), penetapan formasi dan penempatan,

pengangkatan,

pemindahan/mutasi,

pemberhentian, penetapan pensiun, gaji, tunjangan, dan

98

kesejahteraan, hak dan kewajiban, kedudukan hukum, pengembangan kompetensi (pendidikan dan pelatihan), pengendalian jumlah, larangan, sanksi, dan penghargaan PNS. Untuk tercapainya manajemen keuangan yang baik maka terdapat fungsi bisnis atau aktivitas utama yang perlu dilakukan: 1) Pengadaan PNS - Penyusunanan rencana pengadaan PNS. - Informasi rencana pengadaan PNS. - Menerima pendaftaran. - Menyeleksi persyaratan. - Memberikan keterangan tes. - Pelaporan hasil tes. - Pengelolaan data pengadaaan PNS. - Pelaporan data pengadaan PNS. 2) Absensi dan Penggajian - Pengolahan data absensi dan penggajian. - Pelaporan data absensi dan penggajian. 3) Penilaian Kerja - Pengolahan data penilaian. - Evaluasi penilaian. - Pelaporan penilaian. 4) Pendidikan dan Pelatihan - Penyusunan kebutuhan. - Perencanaan pendidikan dan pelatihan.

99

- Pelaksanaan pendidikan dan pelatihan. - Evaluasi pendidikan dan pelatihan. - Pelaporan Pemodelan fungsi manajemen kepegawaian digambarkan menggunakan activity diagram seperti terlihat pada Gambar 4.14 berikut: act Business Process MANAJEMEN KEPEGAWAIAN Mulai

Pengolahan Kepegaw aian

Pengadaan PNS

Absensi dan Penggaj ian

Penilaian Kerj a

Informasi Pengadaan PNS

Pengolahan Data Absensi

Pengolahan Data Penilaian

Pendaftaran

Pengolahan Data Penggaj ian

Hasil Penilaian

[Tidak Lolos]

Seleksi Persyaratan

Evaluasi Standar Kinerja

[Tidak Sesuai]

Penyusunan Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan

[Lolos] Memberikan Keterangan Tes

Perencanaan Pendidikan dan Pelatihan

[Tidak Lolos] Pengumuman Hasil Tes

[Sesuai] Pelaksanaan Pendidikan dan Pelatihan

Pengolahan Data Pengadaan PNS

Evaluasi Pendidikan dan Pelatihan

[Lolos]

Pelaporan

Selesai

Gambar 4.14. Activity Diagram Manajemen Kepegawaian

100

e. Manajemen Sarana dan Prasarana Ruang Lingkup: Fungsi manajemen sarana dan prasarana merupakan proses mengelolah urusan sarana dan prasarana yang dimiliki daerah yang meliputi pengolahan dan monitoring sarana dan prasarana.

Untuk

tercapainya manajemen

sarana

dan

prasarana yang baik maka terdapat fungsi bisnis atau aktivitas utama yang perlu dilakukan: 1) Transportasi - Pendataan fasilitas transportasi. - Standarisasi fasilitas transportasi. - Informasi fasilitas transportasi ke masyarakat. - Pemetaan fasilitas transportasi. - Pengolahan fasilitas. - Pelaporan fasilitas. 2) Terminal dan pelabuahan - Pendataan terminal dan pelabuhan. - Standarisasi terminal dan pelabuhan. - Informasi terminal dan pelabuhan ke masyarakat. - Pemetaan terminal dan pelabuhan. - Pengolahan terminal dan pelabuhan. - Pelaporan. 3) Sarana umum - Pendataan sarana umum. - Standarisasi sarana umum.

101

- Informasi sarana umum ke masyarakat. - Pemetaan sarana umum. - Pengolahan sarana umum. - Pelaporan . Pemodelan

fungsi

manajemen

sarana

dan

prasarana

digambarkan menggunakan activity diagram seperti terlihat pada Gambar 4.15 berikut act Business Process MANAJEMEN SARANA dan PRASARANA Model Mul ai

Pendataan Sarana dan Prasarana

Transportasi

Pemetaan Transportasi

Terminal dan Pelabuhan

Pemetaan Terminal dan Pelabuhan

Sarana Umum

Pemetaan Sarana Umum

Pengolahan Sarana dan Prasarana

Stadarisasi Sarana dan Prasarana

[T i dak Sesuai ]

Eval uasi Standari sasi [Sesuai ]

Informasi Sarana dan Prasarana

Pelaporan

Sel esai

Gambar 4.15. Activity Diagram Manajemen Sarana dan Prasarana

102

7.4.3. Bagan Hirarki Fungsi Bagan hirarki fungsi sesuai dengan proses bisnis Bagian Informatika yang telah dibahas dapat disederhanakan ke dalam bagan seperti terlihat pada Bagan 4.1. berikut :

1.

2.

Manajemen Kewilayahan (MAKEL) 1.1. Tata ruang dan lingkungan hidup 1.1.1. Pendataan batas wilayah daerah 1.1.2. Pemetaan tata ruang batas wilayah 1.1.3. Perencanaan tata ruang 1.1.4. Pengolahan tata ruang 1.2. Potensi daerah 1.2.1. Pendataan potensi daerah 1.2.2. Pemetaan potensi daerah 1.2.3. Perencanaan potensi daerah 1.2.4. Pengolahan potensi daerah 1.2.5. Pelaporan potensi daerah 1.3. Kehutanan 1.3.1. Pendataan potensi kehutanan 1.3.2. Pemetaan wilayah kehutanan 1.3.3. Pengolahan potensi kehutanan 1.3.4. Palaporan potensi kehutanan 1.4. Pertanian, peternakan dan perkebunan 1.4.1. Pendataan potensi pertanian, peternakan dan perkebunan 1.4.2. Pemetaan wilayah pertanian, peternakan dan perkebunan 1.4.3. Pengolahan potensi pertanian, peternakan dan perkebunan 1.4.4. Pelaporan potensi pertanian, peternakan dan perkebunan 1.5. Perikanan dan kelautan 1.5.1. Pendataan potensi perikanan dan kelautan 1.5.2. Pemetaan wilayah perikanan dan kelautan 1.5.3. Pengolahan potensi perikanan dan kelautan 1.5.4. Pelaporan potensi perikanan dan kelautan 1.6. Pariwisata 1.6.1. Pendataan potensi pariwisata 1.6.2. Pemetaan wilayah pariwisata 1.6.3. Pengolahan potensi pariwisata 1.6.4. Pelaporan potensi pariwisata Manajemen Kepemerintahan (MAKEP) 2.1. Pengolahan barang daerah 2.1.1. Perencanaan kebutuhan 2.1.2. Pengadaan abrang daerah 2.1.3. Evaluasi pengadaan

103

3.

4.

2.1.4. Pengolahan barang daerah 2.1.5. Pelaporan barang daerah 2.2. Katalog barang daerah 2.2.1. Inventasi barang daerah 2.2.2. Penyusunan kebutuhan barang daerah per satuan kerja 2.2.3. Pelaporan nilai barang daerah 2.2.4. Verifikasi perencanaan pengadaan barang daerah 2.3. Pengolahan pendapatan daerah 2.3.1. Klasifikasi sumber pendapatan daerah 2.3.2. Pengolahan pendapatandaerah 2.3.3. Perencanaan target pendapatan daerah 2.3.4. Evaluasi pendapatan daerah 2.3.5. Pelaporan pendapatan daerah 2.4. Pengolahan perusahaan daerah 2.4.1. Klasifikasi perusahan daerah 2.4.2. Pengoalhan perusahaan daerah 2.4.3. Evaluasi perusahaan daerah 2.4.4. Pelaporan perusahaan daerah Manajemen Pembangunan (MAPEM) 3.1. Data Pembangunan 3.1.1. Pengolahan data pembangunan 3.1.2. Pelaporan data pembangunan 3.2. Perencanaan pembangunan 3.2.1. Penyusunan perencanaan pembangunan 3.2.2. Pengolahan perencanaan pembangunan 3.2.3. Pelaporan perencanaan pembangunan 3.3. Pengadaan barang dan jasa 3.3.1. Pelaporan inventaris 3.3.2. Pelaporan kebutuhan 3.3.3. Menerima pendaftar penyedia barang dan jasa 3.3.4. Menyeleksi pendaftar 3.3.5. Palaporan pelaksana penyedia barang dan jasa 3.3.6. Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa 3.3.7. Pengolahan data pengadaan 3.3.8. Pelaporan data pengadaan 3.4. Pengolahan dan monitoring proyek 3.4.1. Pengolahan dan pemantauan proyek 3.4.2. Palaporan progress proyek 3.4.3. Pelaporan hasil kerja proyek 3.5. Evaluasi hasil pembangunan 3.5.1. Pengolahan dan pemantauan pembangunan 3.5.2. Pelaporan progress pembangunan 3.5.3. Pelaporan hasil pembangunan Manajemen Kemasyarakatan (MAKEM) 4.1. Kesehatan 4.1.1. Informasi layanan kesehatan ke masyarakat

104

5.

6.

4.1.2. Pemetaan fasilitas kesehatan 4.1.3. Perencanaan layanan kesehatan 4.1.4. Pengolahan layanan kesehatan 4.1.5. Pelaporan layanan kesehatan 4.2. Pendidikan 4.2.1. Informasi layanan pendidikan ke masyarakat 4.2.2. Pemetaan fasilitas pendidikan 4.2.3. Perencanaan layanan pendidikan 4.2.4. Pengolahan layanan pendidikan 4.2.5. Pelaporan layanan pendidikan 4.3. Tenaga Kerja 4.3.1. Informasi kebutuhan tenaga kerja ke masyarakat 4.3.2. Perencanaan tenaga kerja 4.3.3. Pengolahan tenaga kerja 4.3.4. Pelaporan tenaga kerja Manajemen Pelayanan (MAPEL) 5.1. Pelayanan Kependudukan 5.1.1. Pendaftaran Penduduk 5.1.2. Pengolahan data mutasi penduduk 5.1.3. Pengolahan data KK dan KTP 5.1.4. Pembuatan dan pengolahan data akta pencatatan penduduk 5.1.5. Pembuatan buku induk penduduk 5.1.6. Pelaporan data penduduk 5.2. Pelayanan Perijinan 5.2.1. Menerima Pendaftaran 5.2.2. Menyeleksi persyaratan 5.2.3. Memberikan keterangan 5.2.4. Mengecek kemajuan 5.2.5. Proses penerbitan perijinan 5.2.6. Menindak lanjut klaim masyarakat 5.3. Pelayanan Bisnis dan Investasi 5.3.1. Infromasi peluang bisnis dan investasi 5.3.2. Informasi prosedur bisnis dan investasi 5.3.3. Administrasi pananaman modal 5.4. Pelayanan Pengaduan Masyarakat 5.4.1. Menerima aspirasi dan menindak lanjut pengaduan masyarakat 5.5. Publikasi Informasi 5.5.1. Memberikan publikasi informasi Manajemen Adminsitrasi (MAD) 6.1. Adminsitrasi arsip surat dan dokumen 6.1.1. Penyusunan surat menyurat dan dokumen 6.1.2. Pengolahan kearsipan surat dan dokumen 6.1.3. Pengolahan konversi surat dan dokumen 6.2. Administrasi pengambilan keputusan 6.2.1. Pengolahan data dan informasi yang tepat, akurat dan cepat 6.2.2. Memberikan informasi yang akurat

105

6.3. Administrasi kolaborasi dan koordinasi 6.3.1. Penyususnan agenda kerja untuk setiap satuan kerja 6.3.2. Pengolahan agenda penugasan 6.3.3. Pengolahan laporan pertanggungjawaban 6.3.4. Pengolahan komunikasi antar satuan kerja 7. Manajemen Legislasi (MALEG) 7.1. Legislasi katalog hukum, peraturan dan perundangan 7.1.1. Mengolah data produk hukum, peraturan dan perundangan 8. Manajemen Keuangan (MANKEU) 8.1. Manajemen keuangan daerah 8.1.1. Penyusunan rencana anggaran 8.1.2. Pengolahan rencana anggaran 8.1.3. Pembuatan dokumen anggaran 8.1.4. Pelaporan pendapatan daerah 8.1.5. Evaluasi pemakaian anggaran 8.1.6. Pelaporan pemakaian anggaran 9. Manajemen Kepegawaian (MAPEG) 9.1. Pengadaan PNS 9.1.1. Penyusunan rencana pengadaan PNS 9.1.2. Informasi rencana pengadaan PNS 9.1.3. Menerima pendaftar 9.1.4. Menyeleksi persyaratan 9.1.5. Memberikan keterangan tes 9.1.6. Pelaporan hasil tes 9.1.7. Pengolahan data pengadaan PNS 9.1.8. Palaporan data pengadaan PNS 9.2. Absensi dan penggajian 9.2.1. Pengolahan data absensi dan penggajian 9.2.2. Pelaporan data absensi dan penggjaian 9.3. Penilaian kerja 9.3.1. Pengolahan data penilaian 9.3.2. Evaluasi penilaian 9.3.3. Pelaporan penilaian 9.4. Pendidikan dan pelatihan 9.4.1. Penyusunan kebutuhan 9.4.2. Perencanaan pendidikan dan pelatihan 9.4.3. Pelaksanaan pendidikan dan pelatihan 9.4.4. Evaluasi pendidikan dan pelatihan 9.4.5. Pelaporan 10. Manajemen Sarana dan Prasarana (MAPRAS) 10.1. Transportasi 10.1.1. Pendataan fasilitas transportasi 10.1.2. Standarisasi fasilitas transportasi 10.1.3. Informasi fasilitas transportasi ke masyarakat 10.1.4. Pemetaan fasilitas transportasi 10.1.5. Pengolahan fasilitas

106

10.1.6. Pelaporan fasilitas 10.2. Terminal dan pelabuhan 10.2.1. Pendataan terminal dan pelabuhan 10.2.2. Standarisasi terminal dan pelabuhan 10.2.3. Informasi terminal dan pelabuhan ke masyarakat 10.2.4. Pemetaan terminal dan pelabuhan 10.2.5. Pengolahan terminal dan pelabuhan 10.2.6. Pelaporan 10.3. Sarana Umum 10.3.1. Pendataan sarana umum 10.3.2. Standarisasi sarana umum 10.3.3. Informasi sarana umum ke masyarakat 10.3.4. Pemetaan sarana umum 10.3.5. Pengolahan sarana umum 10.3.6. Pelaporan Bagan 4.1. Bagan Hirarki Fungsi

Definisi detail dari masing-masing fungsi bisnis yang telah diidentifikasi diuraikan pada Lampiran 1 yaitu fungsi bisnis. Berdasarkan uraian fungsi bisnis, maka arsitektur bisnis Bagian Informatika Pemda Kabupaten Sumba Barat dapat uraikan menjadi sebuah model pada Gambar 4.16. MAKEW

MAKEP

MAPEM

MAKEM

MAPEL PROSES BISNIS INTI

PROSES BISNIS PENDUKUNG

MAD

MALEG

MAKEU

MAPEG

Gambar 4.16. Arsitektur Bisnis Bagian Informatika

Keterangan MAKEW MAKEP MAPEM MAKEM

: : Manajemen Kewilayahan : Manajemen Kepemerintahan : Manajemen Pembangunan : Manajemen Kemasyarakatan

MAPRAS

107

MAPEL MAD MALEG MAKEU MAPEG MAPRAS

: Manajemen Pelayanan : Manajemen Administrasi : Manajemen Legislasi : Manajemen Keuangan : Manajemen Pegawai : Manajemen Sarana dan Prasarana

7.5. Phase C. Information System Architecture 7.5.1. Arsitektur Data Pada tahapan ini dilakukan perancangan arsitektur data yang bertujuan untuk mendefinisikan kebutuhan data yang akan digunakan pada arsitektur aplikasi. Ada dua tahapan dalam membuat arsitektur data yaitu: 1. Mendefinisikan Entitas Pendefinisian entitas berdasarkan pada fungsi bisnis yang telah didefiniskan pada Gambar 4.1 Value Chain Bagian Informatika. Berikut ini seperti terlihat pada Tabel 4.10 adalah kandidat entitas yang diperoleh dari fungsi bisnis yang dijabarkan tersebut: Tabel 4.10. Kandidat Entitas

Fungsi Bisnis

Kandidat Entitas

Manajemen Kewilayahan

Kewilayahan

Manajemen Kepemerintahan

Barang Daerah

Entitas 1. Wilayah 2. Kecamatan 3. Kelurahan/Desa 4. Potensi Daerah 5. Cluster 1. Barang 2. Golongan 3. Tanah 4. Jalan 5. Jembatan 6. Bangunan 7. Gedung 8. Kendaraan 9. Peralatan

108

Pendapatan Daerah

Manajemen Pembangunan

Pembangunan

Proyek Pengadaan Barang dan Jasa

Manajemen Kemasyarakatan

Kemasyarakatan

Manajemen Pelayanan

Kependudukan

10. Buku 11. Departemen 12. Status Barang 1. Pendapatan 2. Sumber_potensi 3. Perusahaan 1. Departemen 2. Kegiatan Pembangunan 3. Program Pembangunan 4. Evaluasi Pembangunan 5. Rencana Kegiatan Pembangunan 6. Rencana Program Pembangunan 7. Renstra 1. Departemen 2. Aset 3. Kebutuhan 4. Penyedia 5. Proyek 6. Progress 7. Evaluasi 8. Berita 1. Departemen 2. Fasilitas 3. Unit 4. Pelayanan 5. Tenaga Kerja 6. Lowongan 7. Berita 1. Penduduk 2. KK 3. KTP 4. Mutasi 5. Akta Kelahiran 6. Akta Pengakuan Anak 7. Akta Pernikahan 8. Akta Perceraian 9. Akta Kematian 10. Buku Induk Detail

109

Perijinan

Pelayanan Publik

Manajemen Administrasi

Arsip

Manajerial

Manajemen Legislasi

Legislasi

Manajemen Keuangan

Pendapatan Keuangan

1. Pemohon 2. Pendaftar 3. Jenis Ijin 4. Persyaratan 5. Pembayaran 6. Berita Acara 7. Tim Teknik 8. Proses 9. Surat Ijin 1. Berita 2. Masalah 3. Respon 4. Persyaratan 5. Administrasi 6. Berita Pemda 1. Departemen 2. Surat Masuk 3. Surat Keluar 4. Klasifikasi Surat 5. Dokumen 6. Klasifikasi Dokumen 7. Arsip 8. Konversi Surat 9. Konversi Dokumen 1. Departemen 2. Agenda Kerja 3. Agenda Penugasan 4. Surat Penugasan 5. Laporan Kerja 6. Informasi 1. Departemen 2. Katalog 3. Hukum 4. Hukum Klasifikasi 5. Peraturan 6. Peraturan Klasifikasi 7. Perundangan 8. Perundangan Klasifikasi 1. Pendapatan daerah 2. Bendahara Penerima 3. Penerimaan Pendapatan 4. Pembayaran 5. Pembayaran detail 6. Transaksi Jornal 7. Kas Bendahara Umum

110

Pengeluaran Keuangan

Manajemen Kepegawaian

Pengadaan PNS

Kepegawaian

Daerah(BDU) 8. Kas Bendahara Penerima 9. Buku Bank 1. Bendahara Pengeluaran 2. Surat Perintah Pencairan Dana Langsung Gaji(SP2D LS Gaji) 3. Surat Perintah Pencairan Dana Langsung Uang Persedian/Ganti Uang/Tambahan Uang(SP2D LS UP/GU/TU) 4. Surat PertanggungJawaban Uang Persedian/Ganti Uang/Tambahan Uang(SPJ TU/GU/TU) 5. Surat Perintah Pencairan Dana Langsung (SP2D LS)Barang dan Jasa 6. Pengembalian Belanja 7. Jurnal Pengeluaran 8. Pembayaran 9. Bank Bendahara 10. Kas Bendahara 1. Pendaftar 2. Biodata 3. Informasi 4. Jadwal Tes 5. Hasil Tes 1. Pegawai 2. Golongan 3. Jabatan 4. Eselon 5. Departemen 6. Status 7. RiwayatPendidikan 8. Absensi 9. Penilaian 10. Pelatihan 11. Kompetensi Penilaian 12. Materi Pelatihan

111

Manajamen Sarana dan Prasarana

Sarana dan Prasarana

1. Tranportasi 2. Terminal 3. Rute 4. Jadwal 5. Sarana Umum 6. Berita

2. Membuat Model Konseptual Class Diagram Model konseptual merupakan pendefinisian sekumpulan entitas, atribut dan relasi yang digambarkan menggunakan Class Diagram. Berikut penjelasan model konseptual Class Diagram untuk masing-masing kandidat entitas berdasarkan fungsi bisnis: a. Manajemen Kewilayahan 1) Kewilayahan

Gambar 4.17. Class Diagram Kewilayahan

112

b. Manajemen Kepemerintahan 1) Barang Daerah

Gambar 4.18. Class Diagram Barang Daerah

113

2) Pendapatan Daerah

Gambar 4.19. Class Diagram Pendapatan Daerah

c. Manajemen Pembangunan 1) Pembangunan

Gambar 4.20. Class Diagram Pembangunan

114

2) Proyek Pengadaan Barang dan Jasa

Gambar 4.21. Class Diagram Pengadaan Barang dan Jasa

115

d. Manajemen Kemasyarakatan 1) Kemasyarakatan

Gambar 4.22. Class Diagram Kemasyarakatan

116

e. Manajemen Pelayanan 1) Kependudukan

Gambar 4.23. Class Diagram Kependudukan

117

2) Perijinan

Gambar 4.24. Class Diagram Perijinan

118

3) Pelayanan Publik

Gambar 4.25. Class Diagram Pelayanan Publik

119

f. Manajemen Administrasi 1) Arsip

Gambar 4.26. Class Diagram Arsip

120

2) Manajerial

Gambar 4.27. Class Diagram Manajerial

121

g. Manajemen Legislasi 1) Legislasi

Gambar 4.28. Class Diagram Legislasi

122

h. Manajemen Keuangan 1) Pendapatan Keuangan

Gambar 4.29. Class Diagram Pendapatan Keuangan

123

2) Pengeluaran Keuangan

Gambar 4.30. Class Diagram Pengeluaran Keuangan

124

i. Manajemen Kepegawaian 1) Pengadaan PNS

Gambar 4.31. Class Diagram Pengadaan PNS

125

2) Kepegawaian

Gambar 4.32. Class Diagram Kepegawaian

126

j. Manajemen sarana dan Prasarana 1) Sarana dan Prasarana

Gambar 4.33, Class Diagram Sarana dan Prasarana

127

7.5.2. Arsitektur Aplikasi Arsitektur aplikasi diidentifikasi berdasarkan pada: 1. Kebutuhan

informasi

untuk

mendukung

pengambilan

keputusan ditiap fungsi bisnis. 2. Kebutuhan pertukaran informasi antar fungsi bisnis. 3. Kebutuhan alat bantu di tiap fungsi bisnis. Kebutuhan dan pertukaran informasi secara umum sudah dijelaskan pada uraian tentang pemodelan proses bisnis, sehingga penentuan arsitektur aplikasi yang digunakan untuk membantu fungsi bisnis utama dan pendukung organisasi dapat definisikan menggunakan Application Portfolio.

128

Solusi aplikasi Bagian Informatika untuk mendukung terhadap fungsi bisnisnya dapat terlihat pada Tabel 4.11 berikut: Tabel 4.11. Solusi Aplikasi NO

ID FUNGSI

PERMASALAHAN

POLA SOLUSI SI

SOLUSI APLIKASI

BISNIS 1

2

MAKEW

MAKEP

Tata ruang dan lingkungan hidup Potensi daerah Kehutanan Pertanian, peternakan, dan perkebunan

Pembuatan Aplikasi untuk Tata ruang dan lingkungan hidup Pembuatan Aplikasi untuk Potensi daerah Pembuatan Aplikasi untuk Kehutanan Pembuatan Aplikasi untuk Pertanian, peternakan, dan perkebunan

Perikanan dan kelautan

Pembuatan Aplikasi untuk Perikanan dan kelautan Pembuatan Aplikasi untuk Pariwisata Pembuatan Aplikasi untuk pengolahan barang daerah Pembuatan Aplikasi untuk katalog barang daerah Pembuatan Aplikasi untuk Pengolahan pendapatan daerah Pembuatan Aplikasi untuk Pengolahan perusahaan daerah

Pariwisata Pengolahan barang daerah Katalog barang daerah Pengolahan pendapatan daerah Pengolahan perusahaan daerah

1.1.

Aplikasi Manajemen Tata Ruang

1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6.

Aplikasi Manajemen Potensi Daerah Aplikasi Manajemen Kehutanan Aplikasi Manajemen Pertanian dan perkebunan Aplikasi Manajemen Peternakan Aplikasi manajemen Kelautan dan Perikanan

1.7. 2.1.

Aplikasi Manajemen Pariwisata Aplikasi Manajemen Barang Daerah

2.2.

Aplikasi Inventaris Barang Daerah

2.3.

Aplikasi Manajemen Pendapatan Daerah

2.4.

Aplikasi Manajemen Perusahaan Daerah

129

3

MAPEM

Data Pembangunan Perencanaan Pembangunan Pengadaan Barang dan jasa Pengolahan dan monitoring proyek Evaluasi hasil pembangunan

4

MAKEM

5

MAPEL

6

MAD

Kesehatan Pendidikan Tenaga kerja Pendaftaran dan pendataan penduduk tidak efisien, Pengurusan perijinan kompleks, Bisnis dan Investasi, Pengaduan dan aspirasi masyarakat Publikasi informasi Arsip surat dan dokumen Pengambilan keputusan Kolaborasi dan koordinasi

Pembuatan Aplikasi untuk Manajemen data pembangunan Pembuatan Aplikasi untuk perencanaan pembangunan. Pembuatan Aplikasi untuk pengadaan barang dan jasa. Pembuatan Aplikasi untuk pengolahan dan monitoring proyek. Pembuatan Aplikasi untuk evaluasi hasil pembangunan. Pembuatan Aplikasi untuk Kesehatan Pembuatan Aplikasi untuk Pendidikan Pembuatan Aplikasi untuk Tenaga Kerja Membuat Aplikasi untuk kependudukan Membuat Aplikasi untuk perijinan Membuat Aplikasi bisnis dan investasi Membuat Aplikasi untuk pengaduan dan aspirasi masyarakat Membuat Aplikasi untuk publikasi informasi Pemda Pembuatan aplikasi untuk Surat dan Dokumen Elektronik Pembuatan Aplikasi untuk Sistem Pengambilan Keputusan Pembuatan Aplikasi Kolaborasi dan

3.1.

Aplikasi Manajemen Data Pembangunan

3.2.

Aplikasi Perencanaan Pembangunan

3.3.

Aplikasi Pengadaan Barang dan Jasa

3.4.

Aplikasi Manajemen dan monitoring Proyek

3.5.

Aplikasi Evaluasi Hasil Pembangunan

4.1. 4.2. 4.3. 5.1.

Aplikasi Pelayanan Kesehatan Aplikasi Pelayanan Pendidikan Aplikasi Pelayanan Tenaga Kerja Aplikasi Kependudukan

5.2. 5.3. 5.4.

Aplikasi Perijinan Aplikasi Bisnis dan Investasi Aplikasi e-Gov Portal

5.5.

Aplikasi e-Gov Portal

6.1. 6.2. 6.3.

Aplikasi Arsip Surat Aplikasi Arsip Dokumen Aplikasi Eksekutif Daerah

6.4.

Aplikasi Koloborasi dan Koordinasi

130

7

MALEG

8

MAKEU

9

MAPEG

Penyediaan Katalog hukum, peraturan dan perundangan tidak efisien Pengolahan Keuangan Daerah

Pengadaan PNS Absensi dan Penggajian Penilian Kerja Pendidikan dan pelatihan

10

MAPRAS

Transportasi Terminal dan Pelabuhan Sarana umum

koordinasi Pembuatan Aplikasi untuk Katalog hukum, peraturan dan perundangan yang ter-update real time Pembuatan Aplikasi untuk Pengolah keuangan daerah yaitu untuk mengolah pendapatan dan pengeluaran keuangan yang dapat terintegrasi dengan pengolahan sumber pendapatan daerah Pembuatan Aplikasi untuk pengadaan PNS Pembuatan Aplikasi untuk Absensi dan penggajian Pembuatan Aplikasi untuk Penilaian Kinerja PNS Pembuatan Aplikasi untuk pendidikan dan pelatihan Pembuatan Aplikasi untuk Transportasi Pembuatan Aplikasi untuk Terminal dan Pelabuhan Pembuatan Aplikasi untuk Sarana umum

7.1.

Aplikasi Legislasi

9.1.

Aplikasi Manajemen Keuangan Daerah

9.1 9.2 9.3 9.4

Aplikasi Penerimaan PNS Aplikasi Absensi Aplikasi Penggajian Aplikasi Penilaian Kinerja PNS

9.5

Aplikasi Pendidikan dan Pelatihan

10.1. Aplikasi Manajemen Transportasi 10.2. Aplikasi Manajemen Terminal 10.3. Aplikasi Manajemen Sarana Umum

131

Berdasarkan beberapa kandidat dari solusi aplikasi yang terdapat pada Tabel. 4.11, maka Application Portfolio Bagian Informatika dapat dilihat pada Tabel. 4.12 berikut: Tabel 4.12. Application Portfolio KODE

NAMA APLIKASI

AP-1.1

Aplikasi Manajemen Tata Ruang

AP-1.2

Aplikasi Manajemen Potensi Daerah

AP-1.3

Aplikasi Manajemen Kehutanan

AP-1.4

Aplikasi Manajemen Pertanian dan perkebunan

AP-1.5

Aplikasi Manajemen Peternakan

AP-1.6

Aplikasi manajemen Kelautan dan Perikanan

AP-1.7

Aplikasi Manajemen Pariwisata

AP-2.1

Aplikasi Manajemen Barang Daerah

AP-2.2

Aplikasi Inventaris Barang Daerah

AP-2.3

Aplikasi Manajemen Pendapatan

FUNGSIONALITAS Pendataan (inventarisasi) dan pemetaan wilayah pertanahan, tataguna tanah dan kepemilikan tanah. Pendataan (inventarisasi) sumber-sumber potensi daerah, perencanaan dan pemanfaatan potensi daerah dalam program pembangunan daerah dan pemetaan potensi daerah. Pendataan (inventarisasi) sektor Kehutanan, Pemetaan wilayah berdasarkan klasifikasi kehutanan dan publikasi potensi kehutanan. Pendataan (inventarisasi) sektor pertanian dan perkebunan, Pemetaan wilayah berdasarkan klasifikasi dan jenis pertanian dan perkebunan serta publikasi potensi pertanian dan perkebunan. Pendataan (inventarisasi) sektor peternakan, Pemetaan wilayah berdasarkan klasifikasi, dan jumlah peternakan serta publikasi potensi peternakan. Pendataan (inventarisasi) sektor kelautan dan perairan, Pemetaan wilayah berdasarkan klasifikasi kelautan dan perairan serta publikasi potensi kelautan dan perairan Pendataan (inventarisasi) sektor Pariwisata, Pemetaan wilayah berdasarkan klasifikasi dan tempat pariwisata serta publikasi potensi pariwisata. Perencanaan pengadaan kebutuhan barang daerah, memperkirakan kebutuhan barang setiap unit kerja, mencatat sejarah dan nilai pemanfaatan barang serta sejarah penggunaan barang, pengawasan dan pengelolaan barang daerah Pendaftaran, klasifikasi jenis, pengelompokan kebutuhan satuan kerja, perkiraan nilai dan verifikasi untuk pengadaan barang daerah berdasarkan nilai barang dan pemanfaatan. Pengidentifikasi dan inventarisasi semua sumber

132

Daerah

AP-2.4

Aplikasi Manajemen Perusahaan Daerah

AP-3.1

Aplikasi Manajemen Data Pembangunan

AP-3.2

Aplikasi Perencanaan Pembangunan

AP-3.3

Aplikasi Pengadaan Barang dan Jasa

AP-3.4

Aplikasi Manajemen dan monitoring Proyek

AP-3.5

Aplikasi Evaluasi Hasil Pembangunan

AP-4.1

Aplikasi Pelayanan Kesehatan

AP-4.2

Aplikasi Pelayanan Pendidikan

AP-4.3

Aplikasi Pelayanan Tenaga Kerja

AP-5.1

Aplikasi Kependudukan

pendapatan daerah, klasifikasi jenis pendapatan daerah, perencanaan target pendapatan daerah tahunan berdasarkan statistik data pendapatan tahun-tahun sebelumnya . Pengidentifikasi dan inventarisasi semua perusahaan daerah, termasuk RSUD dan Pembuatan sistem informasi perusahaan daerah yang meliputi: jenis usaha, profil, info pimpinan perusahaan dan penyedia template Pelaporan. Penyediakan data dan informasi pembangunan dari setiap satuan kerja yang akurat serta dapat dipertanggungjawabkan sebagai bahan masukan bagi penyusunan perencanaan pembangunan. Pembuatan perencanaan pembangunan daerah meliputi semua aspek dan pembuatan template untuk renstra oleh tiap satuan kerja Pemda yang memuat visi, misi, tujuan, kebijakan, program dan kegiatan pembangunan. Penyediaan template alur kerja elektronik untuk persiapan proyek, katalog poryek yang sudah pernah dilaksanakan,penjadwalan proyek, pengolahan proyek, pengumuman, pendaftaran dan penyedia template pelaporan pengadaan barang dan jasa. Pengolahan, pembuatan progress proyek, monitoring dan penyedia template pelaporan proyek pembangunan. Pengelohan, monitoring, penyedia template evaluasi untuk memungkinkan dilaksanakannya verifikasi hasil pembangunan terhadap yang telah direncanakan dan penyedia templete pelaporan hasil pembangunan daerah. Publikasi informasi fasilitas dan perencanaan pelayanan kesehatan, pemetaan serta penyedia templete pembutan laporan. Publikasi informasi fasilitas dan perencanaan pelayanan pendidikan, pemetaan serta penyedia templete pembutan laporan. Publikasi informasi kebutuhan tenaga kerja, pemetaan kebutuhan tenaga kerja serta penyedia templete pembutan laporan. Pendaftaran, pembuatan dan pengelolaan data mutasi, pembuatan dan pengolahan data KK dan KTP, pembuatan dan pengelolaan data Akta Pencatatan (akta kelahiran, perkawinan,

133

AP-5.2

Aplikasi Perijinan

AP-5.3

Aplikasi Bisnis dan Investasi

AP-5.4

Aplikasi e-Gov Portal

AP-6.1

Aplikasi Arsip Surat

AP-6.2

Aplikasi Arsip Dokumen

AP-6.3

Aplikasi Eksekutif Daerah

AP-6.4

Aplikasi Koloborasi dan Koordinasi

AP-7.1

Aplikasi Legislasi

AP-8.1 AP-9.1

Aplikasi Manajemen Keuangan Daerah Aplikasi Penerimaan PNS

AP-9.2

Aplikasi Absensi

AP-9.3

Aplikasi Penggajian

AP-9.4

Aplikasi Penilaian Kinerja PNS

perceraian, kematian, pengakuan dan pengesahan anak), Pembuatan Buku Induk, Buku Mutasi dan Pelaporan data kependudukan. Pendaftaran, menyeleksi persyaratan, memberikan keterangan, mengecek kemajuan proses penerbitan perijinan dan menindaklanjuti pengaduan/klaim dari masyarakat. Publikasi informasi promosi dan keunggulan daerah berkaitan dengan peluang bisnis dan investasi, informasi yang jelas tentang syaratsyarat, prosedur dan tatalaksana investasi dan pengusahaan kegiatan bisnis dan pengolah administrasi penanaman modal. Fasilitas penyampaian dan penyerapan aspirasi, menindaklanjuti pengaduan masyarakat dalam rangka proses penyelenggaraan kepemerintahan daerah serta publikasi informasi Pemda (berita dan layanan masyarakat). Penyiapan template surat, pengarsipan (surat masuk / surat keluar) dan konversi surat digital. Pengelompokan, Pengarsipan dan konversi dokumen digital Penyedia data dan informasi yang tepat, akurat dan cepat bagi pengguna dan penyajian laporan atas aktivitas dari semua bidang pemerintahan. Penyediakan pengelolaan agenda kerja dan agenda penugasan untuk setiap satuan kerja. Penyedia data berdasarkan klasifikasi dari semua produk hukum, peraturan dan perundangundangan Pengelolah Pendapatan dan pengeluaran daerah Perencanaan, pengumuman, pelamaran, penyaringan dan pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil (bagi pendaftar yang diterima) serta Pelaporan. Pencatatan jam masuk, jam pulang, jam kerja efektif, kekurangan jam kerja, kelebihan jam kerja, pengelolaan data cuti, libur pegawai dan pelaporan. Penggajian pegawai dan rekapitulasi pelaporan penggajian dengan kategorisasi jumlah gaji yang dibayar per tahun atau per bulan, jumlah gaji yang dibayar per satuan kerja. Penilaian kinerja pegawai untuk keperluan pemberian penghargaan (kenaikan pangkat dan

134

AP-9.5

Aplikasi Pendidikan dan Pelatihan

AP-10.1

Aplikasi Manajemen Transportasi

AP-10.2

Aplikasi Manajemen Terminal

AP-10.3

Aplikasi Manajemen Sarana Umum

promosi jabatan) dan pemberian sanksi serta pelaporan. Penyediaan silabus dan materi pelatihan sesuai dengan kompetensi, klasifikasi kompetensi yang dimiliki pegawai serta pelaporan. Pendataan (inventarisasi) dan Publikasi informasi sarana dan prasarana transportasi yang dimiliki Pemda, informasi rute (dari dan tujuan), rute utama, rute alternatif, terminal keberangkatan dan kedatangan, jenis dan kelas kendaraan, jumlah kendaraan per rute trayek, jadwal keberangkatan dan kedatangan (waktu), standar tarif (sesuai dengan jenis dan kelas kendaraan) serta tempat transit. Pendataan (inventarisasi), pemetaan dan Publikasi informasi Terminal yang dimiliki Pemda. Pendataan (inventarisasi), pemetaan dan Publikasi informasi sarana yang dimiliki Pemda.

Berdasarkan application portfolio pada Tabel 4.12, maka solusi aplikasi untuk Bagian Informatika dapat dipetakan ke dalam arsitektur bisnis seperti terlihat pada Gambar 4.34 berikut: AP-1.1 AP-1.4 AP-1.5

AP-1.2

AP-1.3

MAKEW AP-1.6

AP-1.7

AP-2.1

AP-2.2

MAKEP AP-2.3

AP-3.1

AP-3.2

AP-3.3

MAPEM

AP-2.4

AP-3.4

AP-3.5

AP-4.1

AP-5.1

MAKEM AP-4.2

AP-4.3

AP-5.2

MAPEL AP-5.3

AP-5.4

PROSES BISNIS INTI PROSES BISNIS PENDUKUNG

AP-6.1

AP-9.1

AP-6.2

MAD

MALEG

MAKEU

AP-6.3 AP-6.4

AP-7.1

AP-8.1

AP-9.2

MAPEG AP-9.3

Gambar 4.34. Solusi Aplikasi

AP-9.4

AP-10.1

MAPRAS AP-9.5

AP-10.2

AP-10.3

135

Sedangkan

untuk

arsitektur

sistem

aplikasi

dimodelkan menggunakan application landscape,

dapat dimana

menggambarkan hubungan kedekatan antar sistem aplikasi yang dapat terlihat pada Gambar 4.35 berikut: Web Client (Laptop, Dekstop, PDA)

AP-1.1 AP-1.2 AP-1.3 AP-1.4 AP-1.5 AP-1.6 AP-1.7 AP-4.1 AP-4.2 AP-4.3 AP-5.1 AP-5.2 AP-5.3 AP-5.4 AP-10.1 AP-2.1

AP-10.2

AP-10.3

AP-2.2 AP-2.3 AP-2.4 AP-3.1 AP-3.2 AP-3.3

AP-3.4 AP-3.5 AP-6.1 AP-6.2 AP-6.3 AP-6.4 AP-7.1

Network Security

User Profile Management

Portal Web

AP-8.1 AP-9.1 AP-9.2 AP-9.3 AP-9.4 AP-9.5 Client Aplication (Laptop, Dekstop)

Gambar 4.35. Arsitektur Sistem Aplikasi

Berdasarkan arsitektur sistem aplikasi yang terlihat pada Gambar 4.35, maka dapat dilakukan proses pemetaan terhadap komponen infrastuktur yang mengacu pada Technical Reference Model (TRM) TOGAF seperti terlhat pada Gambar 4.36 berikut:

136

Infrastructure Aplications

Business Aplications

Application Programming Interface

Network Security

User Profile Management

AP-3.4 AP-3.5 AP-6.1 AP-6.2 AP-6.3 AP-6.4 AP-7.1

Operating Sytem Services AP-8.1 AP-9.1 AP-9.2 AP-9.3 AP-9.4 AP-9.5

Network Services Communications Infrastructure Interface

Client Aplication (Laptop, Dekstop)

Communication Infrastructure

Arsitektur Sistem Aplikasi Arsitektur Teknologi

Gambar 4.36. Pemetaan Arsitektur Sistem Aplikasi terhadap Arsitektur Teknologi

Komponen Infrastruktur yang digunakan dalam pemetaan arsitektur sistem aplikasi dengan arsitektur teknologi terlihat seperti Gambar 4.37 berikut:

Graphics & Image

Data Management

Data InterChange

AP-2.1 AP-2.2 AP-2.3 AP-2.4 AP-3.1 AP-3.2 AP-3.3

International Opertion

AP-10.3

User Interface

AP-10.2

Locations & Direktory

AP-10.1

Transaction Processing

AP-4.1 AP-4.2 AP-4.3 AP-5.1 AP-5.2 AP-5.3 AP-5.4

Security

AP-1.1 AP-1.2 AP-1.3 AP-1.4 AP-1.5 AP-1.6 AP-1.7

Software Enginering

Portal Web

System & Network Management

Web Client (Laptop, Dekstop, PDA)

137

Horde Webmail

Infrastructure Aplications

Business Aplications

Daftar Aplikasi

Application Programming Interface

MS Visio Graphics & Image

Data Management

Data InterChange

International Opertion

User Interface

Locations & Direktory

Transaction Processing

Security

Software Enginering

LDPA

System & Network Management

Enterprise Firewall, SSL

Operating Sytem Services PHP on Apache Webserver, Firefox Web Browser

XML Over HTTP

Server : Linux Dekstop : Windows XP, Win 7

Network Services Communications Infrastructure Interface

eMail SMTP & POP Server

Communication Infrastructure

LAN, Wireles & Internet

Gambar 4.37. Komponen Infrastruktur Pemetaan

Berdasarkan pemetaan arsitektur sistem aplikasi terhadap arsitektur teknologi yang terlihat pada Gambar 4.36 dan mengacu kepada komponen infrastruktur yang digunakan dalam pemetaan seperti terlihat pada Gambar 4.37, maka dapat dibuat arsitektur secara keseluruhan (Overall Architecture) yang dapat dilihat pada Gambar 4.38 berikut:

138

MS Visio

XML Over HTTP

Graphic Design Tool (Laptop)

Firefox

Horde Webmail

Web Client (Laptop, Dekstop, PDA)

PHP on Apache Webserver

AP-1.1 AP-1.2 AP-1.3 AP-1.4 AP-1.5 AP-1.6 AP-1.7 AP-4.1 AP-4.2 AP-4.3 AP-5.1 AP-5.2 AP-5.3 AP-5.4 AP-10.1

AP-10.2

AP-10.3

AP-2.1 AP-2.2 AP-2.3 AP-2.4 AP-3.1 AP-3.2 AP-3.3 AP-3.4 AP-3.5 AP-6.1 AP-6.2 AP-6.3 AP-6.4 AP-7.1

Network Security

Open LDPA

User Profile Management

Portal Web

Enterprise Firewall, SSL

AP-8.1 AP-9.1 AP-9.2 AP-9.3 AP-9.4 AP-9.5

VB Client

Client Aplication (Laptop, Dekstop)

Server : Linux Dekstop : Windows XP, Win 7

Operating Sytem Services Network Services Communication Infrastructure

eMail SMTP & POP Server

LAN, Wireles & Internet

Gambar 4.38. Overall Architecture

Berdasarkan overall architecture pada Gambar 4.38, kategori yang digunakan adalah sebagai berikut: 1. Infrastucture Application Infrastucture Application terdiri dari server aplikasi, server web, dan server database. 2. Business Application Business Aplication merupakan daftar aplikasi yang dibutuhkan dan mengacu pada application portfolio seperti terlihat pada Tabel 4.11, yang terdiri dari 37 aplikasi.

139

3. Spesifikasi Komponen: a. Graphics dan Image Layanan yang menyediakan fungsi untuk membuat, menyimpan, mengambil, dan memanipulasi gambar. Layanan tersebut meliputi : 1)

Layanan manajemen obyek grafis: mendefinisikan multi-dimensi objek grafis.

2)

Drawing: mendefenisikan layanan yang mendukung penciptaan dan manipulasi gambar menggunakan OpenGL.

3)

Imaging: mendefinisikan fungsi yang menyediakan untuk

creation,

scan,

edit,

compress,

dan

decompression gambar sesuai dengan standar format gambar yang diakui menggunakan OpenGL. b. Data Interchange Layanan yang memberikan dukungan khusus untuk pertukaran data antara aplikasi dan lingkungan eksternal pada platform aplikasi yang sama maupun berbeda. Data maupun informasi antar satuan kerja di lingkungan Pemda Kabupaten Sumba Barat sangat diperlukan. c. User Interface Berbasis Graphical User Interface (GUI).

140

d. Locations and Directory Layanan yang memberikan dukungan khusus untuk mencari sumber informasi yang diperlukan dan sebagai perantara antara layanan pada klien dan penyedia layanan menggunakan LDPA. e. Security Layanan yang diperlukan untuk melindungi informasi rahasia dalam sistem informasi. Tingkat perlindungan yang sesuai ditentukan berdasarkan nilai dari informasi kepada

pengguna.

Keamanan

yang

diterapkan

menggunakan konsep authentication dan account data. 4. Operating System Services : a. Desktop

: Windows XP dan Windows 7

b. Server

: Linux

5. Network Services Layanan jaringan yang menyediakan akses ke data dan modifikasi data atau metadata dalam basis data remote atau local. 6. Communication Infrastructure Infrastruktur jaringan yang terdiri dari LAN, Wireless, dan Internet.

141

7.6. Phase D. Technology Architecture Berdasarkan hasil pengkajian langsung terhadap kondisi teknologi saat ini, maka arsitektur teknologi yang diusulkan adalah sebagai berikut: 7.6.1. Aliran Informasi Antar Sistem Aplikasi Aliran informasi antara sistem aplikasi merupakan sebuah model yang menggambarkan proses transformasi informasi antara sistem aplikasi yang telah dirancang pada Gambar 4.35 yaitu arsitektur sistem aplikasi, aliran informasi antara sistem aplikasi dapat dilihat pada Gambar 4.39 berikut: Web Client (Laptop, Dekstop, PDA)

Network Security

User Management Profile

Portal Web

MAPRAS

MALEG

MAPEM

MAKEP

MAKEU MAD MAPEL

MAPEG MAKEM MAKEW

Client Applications (Dekstop, Laptop)

Gambar 4.39. Aliran Infromasi Antar Sistem Aplikasi

142

7.6.2. Platform Aplikasi Platform aplikasi yang diusulkan dapat dilihat pada Gambar 4.40 berikut:

143

Client Interface

Network

Web Browser

Web Browser

Web Browser

Web Browser

VB Client

VB Client

VB Client

VB Client

VB Client

VB Client

InternetHTTPs

InternetHTTPs

InternetHTTPs

InternetHTTPs

LAN

LAN

LAN

LAN

LAN

LAN

Web Server & PHP

Web Server & PHP

Web Server & PHP

Web Server & PHP

.Net Server

.Net Server

.Net Server

.Net Server

.Net Server

.Net Server

MAKEP

MAPEG

MAD

Presentation

Aplication Aplication Integration

SOAP

ODBC

Database MAPRAS

MAKEW

MAKEM

MAPEL

MALEG

MAPEM

Gambar 4.40. Platform Aplikasi

MAKEU

144

Client Interface

Network

Web Browser

VB Client

InternetHTTPs

LAN

Presentation

Web Server Aplication

Web Server & PHP .Net Server

App. Server

Aplication Integration SOAP

ODBC

Database MAPRAS

MAKEW

MAKEM

MAPEL

MALEG

MAPEM

Gambar 4.41. Platform Aplikasi Terpadu

MAKEU

MAKEP

MAPEG

MAD

145

7.6.3. Infrastructure Topology Berdasarkan kondisi yang saat ini sudah tersedia di Bagian Informatika, layanan jaringan yang akan diberikan berupa LAN, wireless, internet, web Server, basis data server, dan .Net aplikasi server. Untuk layanan jaringan LAN dan Wireless digunakan oleh user berbagi sumber daya seperti printer dan pertukaran data. Internet digunakan untuk akses informasi dan komunikasi khususnya antar Dinas, Bagian dan Badan Pemda. Web server digunakan sebagai penyimpanan aplikasi berbasis web. Basis data server digunakan sebagai penyimpanan dan pengolahan data MAKEW, MAKEP, MAPEM, MAKEM, MAPEL, MAD, MALEG, MAKEU, MEPEG dan MAPRAS, serta .Net aplikasi server dialokasikan untuk kepentingan penyimpanan aplikasi yang berbasis Desktop. Hasil identifikasi keragamam pengembangan jaringan dapat dilihat pada Tabel 4.13 berikut : Tabel 4.13. Identifikasi Pengembangan Jaringan NO 1

KERAGAMAN Jenis Layanan

2

Skalabilitas

3 4 5

Lokasi Besar BandWith Ketersediaan Hardware

6

Nework Software

KETERANGAN LAN, Wireless, Internet, Web Server, Basis data Server, .Net Aplikasi Server PC : 65 Unit, Laptop : 47 Unit, Total : 112 Unit Terpisah-pisah di beberapa tempat 1 MB Dedicated 1 Modem 1 Switch 16 Port 1 Switch 32 Port 11 Wireless Radio 1 Repeater RSPD 1 Access Point Open Source

146

7 8 9 10

Managebility Security Alokasi Biaya SDM

Infrastructure

Belum Tersedia Belum Tersedia Belum Tersedia 8 Orang SDM, Kurang Mengetahui Jaringan

topology

yang

diusulkan

berdasarkan

keragaman pengembangan jaringan dan kondisi yang tersedia saat ini terbagi atas dua skema jaringan yaitu dengan menggunakan koneksi kabel dan wireless. Untuk skema jaringan menggunakan koneksi kabel dikhususkan pada Kantor Pusat Pemda karena pertimbangan lokasi bangunan yang berdekatan dengan Bagian Informatika yang bertindak sebagai pusat data sedangkan skema jaringan yang menggunakan koneksi wireless dibuat untuk menghubungkan beberapa Dinas, Bagian dan Badan Pemda Kabupaten Sumba Barat yang jaraknya jauh dari Bagian Informatika dengan memanfaatkan kondisi jaringan yang sudah ada. Skema Jaringan antar Dinas, Bagian dan Badan Pemda Kabupaten Sumba Barat secara umum dapat terlihat pada Gambar 4.42 berikut:

147

Gambar 4.42. Skema Jaringan antar Dinas/Bagian/Badan Pemda Kabupaten Sumba Barat

148

Skema infrastuktur jaringan Bagian Informatika dengan Kantor Pusat Pemda Kabupaten Sumba Barat yang menggunakan koneksi kabel dapat dilihat pada Gambar 4.43 berikut: Proxy

Web Server

.Net Appl Server Database Server

NOC Bagian Informatika

Internet Switch Local 1

Switch Public

Firewall Server Gateway

Modem Bagian Pemerintah

Bagian Ekonomi

Switch Local 2

PC Bagian Informatika Printer

Bagian Hukum

Bagian Humas & Protokol

Bagian Organisasi

Pol PP

Bagian Kesra Bagian Perlengkapan

Bagian Umum, Asisten 3

Bupati, Sekda

Asisten 1,2 & Bagian Pembangunan

Wakil Bupati

Gambar 4.43. Skema Jaringan Bagian Informatika dengan Kantor Pusat

Skema untuk tiap Dinas, Bagian dan Badan Pemda Kabupaten Sumba Barat yang terkoneksi dengan Bagian Informatika menggunakan wireless dapat di lihat pada Gambar 4.44 berikut:

149

Gambar 4.44. Skema Jaringan Dinas/Bagian/Badan yang terhubung dengan Bagian Informatika menggunakan Wireless

7.7. Phase E. Oppurtinities and Solution Tahapan ini dijelaskan gap analisis dari sistem informasi dan gap teknologi (komponen infrastruktur) yang dimodelkan dalam bentuk tabulasi sebagai berikut:

150

7.7.1. Tabulasi Gap Sistem Informasi Gap SI merupakan sebuah tabel yang menggambarkan kondisi saat ini dengan yang akan datang. Gap yang terjadi dapat dilihat pada Tabel 4.14 berikut: Tabel 4.14. Gap Analisa Sistem Informasi

FUTURE MAKEW MAKEP MAPEM MEKEM MAPEL MAD MALEG MAKEU MAPEG MAPRAS ELIMINATED

Replace

EXISTING

SIMAKDA

Website PEMDA Kab. Sumba Barat NEW

Remove

Add

Add

Add

Add

Add Add

Add

Add

Add

7.7.2. Tabulasi Gap Teknologi (Komponen Infrastruktur) Tabulasi

gap

teknologi

memperlihatkan

teknologi

perangkat lunak yang tersedia saat ini dengan kabutuhan yang akan datang pada sisi teknologi perangkat lunak. Gap teknologi perangkat lunak dapat dilihat pada Tabel 4.15 berikut:

151

Tabel 4.15. Gap Teknologi

FUTURE Apache Web Server

.Net Appl Server

Basis Data Server

SO Windows XP & 7

Linux

PHP

VB ELIMINATED

Replace

IIS

EXISTING

Enterprise Firewall

MySQL

Retain

SQL Server 2005

Retain

SO Windows XP & 7

Retain

Linux

Retain

NEW

Add

Add

Add Add

7.8. Phase F. Migration Planning Tahapan

ini

dilakukan

untuk

merencanakan

proses

peralihan teknologi dalam pembahasan ini yaitu rencana migrasi dari aplikasi sistem informasi. 7.8.1. Urutan Implementasi Aplikasi Organization Perspective digunakan untuk menentukan urutan implementasi arsitektur aplikasi yang diperlukan, sehingga urutan ini disimpulkan menjadi kebutuhan kandidat aplikasi. Identifikasi kebutuhan kandidat aplikasi dari sudut pandang organisasi harus mampu mendukung kinerja organisasi secara sinergi, dari sisi manajemen dan operasional, maka kabutuhan kandidat aplikasi Bagian Informatika adalah sebagai berikut:

152

1. Perspective Manajemen Manajemen dapat memanfaatkan ketersediaan berbagai data/informasi yang terkait untuk dapat menjalankan fungsifungsi utama, seperti; penyusunan visi, misi, tujuan dan sasaran usaha serta berbagai kebijakan lainnya. Sesuai dengan sifat informasi yang dihasilkan, maka kebutuhan kandidat aplikasi pada sisi manajemen dapat dilihat pada Tabel 4.16 berikut:

153 Tabel 4.16. Kandidat Aplikasi Perspective Manajemen KODE

NAMA APLIKASI

AP-3.5

Aplikasi Evaluasi Hasil Pembangunan

AP-9.2

Aplikasi Absensi

AP-9.4

Aplikasi Penilaian Kinerja PNS

FUNGSIONALITAS Pengelohan, monitoring, penyedia template evaluasi untuk memungkinkan dilaksanakannya verifikasi hasil pembangunan terhadap yang telah direncanakan dan penyedia templete pelaporan hasil pembangunan daerah. Pencatatan jam masuk, jam pulang, jam kerja efektif, kekurangan jam kerja, kelebihan jam kerja, pengelolaan data cuti, libur pegawai dan pelaporan. Penilaian kinerja pegawai untuk keperluan pemberian penghargaan (kenaikan pangkat dan promosi jabatan) dan pemberian sanksi serta pelaporan.

154

2. Perspective Operational Kebutuhan kandidat aplikasi untuk perspective operational dibagi menjadi dua bagian yaitu kelompok sistem aplikasi yang orientasi fungsinya langsung memberikan pelayanan kepada penggunanya (Front Office System) dan kelompok sistem aplikasi yang

orientasi

fungsinya

lebih

banyak

ditujukan

untuk

memberikan bantuan pekerjaan yang bersifat administrasi, mendasar dan umum (Back Office System). a. Front Office System Sesuai dengan orientasi fungsinya maka kebutuhan kandidat aplikasi untuk Front Office System dapat dilihat pada Tabel 4.17 berikut:

155 Tabel 4.17. Kandidat Aplikasi Front Office System KODE

NAMA APLIKASI

AP-1.1

Aplikasi Manajemen Tata Ruang

AP-1.2

Aplikasi Manajemen Potensi Daerah

AP-4.1

Aplikasi Pelayanan Kesehatan

AP-4.2

Aplikasi Pelayanan Pendidikan

AP-4.3

Aplikasi Pelayanan Tenaga Kerja

AP-5.1

Aplikasi Kependudukan

AP-5.2

Aplikasi Perijinan

AP-5.3

Aplikasi Bisnis dan Investasi

AP-5.4

Aplikasi e-Gov Portal

FUNGSIONALITAS Pendataan (inventarisasi) dan pemetaan wilayah pertanahan, tataguna tanah dan kepemilikan tanah. Pendataan (inventarisasi) sumber-sumber potensi daerah, perencanaan dan pemanfaatan potensi daerah dalam program pembangunan daerah dan pemetaan potensi daerah. Publikasi informasi fasilitas dan perencanaan pelayanan kesehatan, pemetaan serta penyedia templete pembutan laporan. Publikasi informasi fasilitas dan perencanaan pelayanan pendidikan, pemetaan serta penyedia templete pembutan laporan. Publikasi informasi kebutuhan tenaga kerja, pemetaan kebutuhan tenaga kerja serta penyedia templete pembutan laporan. Pendaftaran, pembuatan dan pengelolaan data mutasi, pembuatan dan pengolahan data KK dan KTP, pembuatan dan pengelolaan data Akta Pencatatan (akta kelahiran, perkawinan, perceraian, kematian, pengakuan dan pengesahan anak), Pembuatan Buku Induk, Buku Mutasi dan Pelaporan data kependudukan. Pendaftaran, menyeleksi persyaratan, memberikan keterangan, mengecek kemajuan proses penerbitan perijinan dan menindaklanjuti pengaduan/klaim dari masyarakat. Publikasi informasi promosi dan keunggulan daerah berkaitan dengan peluang bisnis dan investasi, informasi yang jelas tentang syarat-syarat, prosedur dan tatalaksana investasi dan pengusahaan kegiatan bisnis dan pengolah administrasi penanaman modal. Fasilitas penyampaian dan penyerapan aspirasi, menindaklanjuti pengaduan

156

AP-6.1

Aplikasi Arsip Surat

AP-7.1

Aplikasi Legislasi

AP-10.1

Aplikasi Manajemen Transportasi

AP-10.2

Aplikasi Manajemen Terminal

AP-10.3

Aplikasi Manajemen Sarana Umum

masyarakat dalam rangka proses penyelenggaraan kepemerintahan daerah serta publikasi informasi Pemda (berita dan layanan masyarakat). Penyiapan template surat, pengarsipan (surat masuk / surat keluar) dan konversi surat digital. Penyedia data berdasarkan klasifikasi dari semua produk hukum, peraturan dan perundangundangan Pendataan (inventarisasi) dan Publikasi informasi sarana dan prasarana transportasi yang dimiliki Pemda, informasi rute (dari dan tujuan), rute utama, rute alternatif, terminal keberangkatan dan kedatangan, jenis dan kelas kendaraan, jumlah kendaraan per rute trayek, jadwal keberangkatan dan kedatangan (waktu), standar tarif (sesuai dengan jenis dan kelas kendaraan) serta tempat transit. Pendataan (inventarisasi), pemetaan dan Publikasi informasi Terminal yang dimiliki Pemda. Pendataan (inventarisasi), pemetaan dan Publikasi informasi sarana yang dimiliki Pemda.

157

b. Back Office System Sesuai dengan orientasi fungsinya maka kebutuhan kandidat aplikasi untuk Back Office System dapat dilihat pada Tabel 4.18 berikut:

158 Tabel 4.18. Kandidat Aplikasi Back Office System KODE

NAMA APLIKASI

AP-1.3

Aplikasi Manajemen Kehutanan

AP-1.4

Aplikasi Manajemen Pertanian dan Perkebunan

AP-1.5

Aplikasi Manajemen Peternakan

AP-1.6

Aplikasi Manajemen Kelautan dan Perikanan

AP-1.7

Aplikasi Manajemen Pariwisata

AP-2.1

Aplikasi Manajemen Barang Daerah

AP-2.2

Aplikasi Inventaris Barang Daerah

AP-2.3

Aplikasi Manajemen Pendapatan Daerah

AP-2.4

Aplikasi Manajemen Perusahaan Daerah

FUNGSIONALITAS Pendataan (inventarisasi) sektor Kehutanan, Pemetaan wilayah berdasarkan klasifikasi kehutanan dan publikasi potensi kehutanan. Pendataan (inventarisasi) sektor pertanian dan perkebunan, Pemetaan wilayah berdasarkan klasifikasi dan jenis pertanian dan perkebunan serta publikasi potensi pertanian dan perkebunan. Pendataan (inventarisasi) sektor peternakan, Pemetaan wilayah berdasarkan klasifikasi, dan jumlah peternakan serta publikasi potensi peternakan. Pendataan (inventarisasi) sektor kelautan dan perairan, Pemetaan wilayah berdasarkan klasifikasi kelautan dan perairan serta publikasi potensi kelautan dan perairan Pendataan (inventarisasi) sektor Pariwisata, Pemetaan wilayah berdasarkan klasifikasi dan tempat pariwisata serta publikasi potensi pariwisata. Perencanaan pengadaan kebutuhan barang daerah, memperkirakan kebutuhan barang setiap unit kerja, mencatat sejarah dan nilai pemanfaatan barang serta sejarah penggunaan barang, pengawasan dan pengelolaan barang daerah Pendaftaran, klasifikasi jenis, pengelompokan kebutuhan satuan kerja, perkiraan nilai dan verifikasi untuk pengadaan barang daerah berdasarkan nilai barang dan pemanfaatan. Pengidentifikasi dan inventarisasi semua sumber pendapatan daerah, klasifikasi jenis pendapatan daerah, perencanaan target pendapatan daerah tahunan berdasarkan statistik data pendapatan tahun-tahun sebelumnya . Pengidentifikasi dan inventarisasi semua perusahaan daerah, termasuk RSUD dan Pembuatan sistem informasi perusahaan daerah yang meliputi: jenis usaha, profil, info pimpinan perusahaan dan penyedia template Pelaporan.

159 AP-3.1

Aplikasi Manajemen Data Pembangunan

AP-3.2

Aplikasi Perencanaan Pembangunan

AP-3.3

Aplikasi Pengadaan Barang dan Jasa

AP-3.4

Aplikasi Manajemen dan monitoring Proyek

Penyediakan data dan informasi pembangunan dari setiap satuan kerja yang akurat serta dapat dipertanggungjawabkan sebagai bahan masukan bagi penyusunan perencanaan pembangunan. Pembuatan perencanaan pembangunan daerah meliputi semua aspek dan pembuatan template untuk renstra oleh tiap satuan kerja Pemda yang memuat visi, misi, tujuan, kebijakan, program dan kegiatan pembangunan. Penyediaan template alur kerja elektronik untuk persiapan proyek, catalog poryek yang sudah pernah dilaksanakan,penjadwalan proyek, pengolahan proyek, pengumuman, pendaftaran dan penyedia template pelaporan pengadaan barang dan jasa. Pengolahan, pembuatan progress proyek, monitoring dan penyedia template pelaporan proyek pembangunan.

AP-6.2

Aplikasi Arsip Dokumen

Pengelompokan, Pengarsipan dan konversi dokumen digital

AP-6.3

Aplikasi Eksekutif Daerah

AP-6.4

Aplikasi Kolaborasi dan Koordinasi

AP-8.1

Aplikasi Manajemen Keuangan Daerah

Penyedia data dan informasi yang tepat, akurat dan cepat bagi pengguna dan penyajian laporan atas aktivitas dari semua bidang pemerintahan. Penyediakan pengelolaan agenda kerja dan agenda penugasan untuk setiap satuan kerja. Pengelolah Pendapatan dan pengeluaran daerah

AP-9.1

Aplikasi Penerimaan PNS

AP-9.3

Aplikasi Penggajian

Perencanaan, pengumuman, pelamaran, penyaringan dan pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil (bagi pendaftar yang diterima) serta Pelaporan. Penggajian pegawai dan rekapitulasi pelaporan penggajian dengan kategorisasi jumlah gaji yang dibayar per tahun atau per bulan, jumlah gaji yang dibayar per satuan kerja.

160 AP-9.5

Aplikasi Pendidikan dan Pelatihan

Penyediaan silabus dan materi pelatihan sesuai dengan kompetensi, klasifikasi kompetensi yang dimiliki pegawai serta pelaporan.

161

Berdasarkan pada visi dan misi Bagian Informatika yang telah diuraikan pada tahapan Architecture Vision serta kebutuhan Bagian Informatika yang paling mendasar, maka urutan implementasi kandidat aplikasi dapat dilihat pada Tabel 4.19 berikut: Tabel 4.19. Urutan Implementasi NO URUT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32

KODE AP-1.1 AP-1.2 AP-4.1 AP-4.2 AP-4.3 AP-5.1 AP-5.2 AP-5.3 AP-5.4 AP-6.1 AP-7.1 AP-10.1 AP-10.2 AP-10.3 AP-3.5 AP-9.2 AP-9.4 AP-1.3 AP-1.4 AP-1.5 AP-1.6 AP-1.7 AP-2.1 AP-2.2 AP-2.3 AP-2.4 AP-3.1 AP-3.2 AP-3.3 AP-3.4 AP-6.2 AP-6.3

NAMA APLIKASI Aplikasi Manajemen Tata Ruang Aplikasi Manajemen Potensi Daerah Aplikasi Pelayanan Kesehatan Aplikasi Pelayanan Pendidikan Aplikasi Pelayanan Tenaga Kerja Aplikasi Kependudukan Aplikasi Perijinan Aplikasi Bisnis dan Investasi Aplikasi e-Gov Portal Aplikasi Arsip Surat Aplikasi Legislasi Aplikasi Manajemen Transportasi Aplikasi Manajemen Terminal Aplikasi Manajemen Sarana Umum Aplikasi Evaluasi Hasil Pembangunan Aplikasi Absensi Aplikasi Penilaian Kinerja PNS Aplikasi Manajemen Kehutanan Aplikasi Manajemen Pertanian dan Perkebunan Aplikasi Manajemen Peternakan Aplikasi Manajemen Kelautan dan Perikanan Aplikasi Manajemen Pariwisata Aplikasi Manajemen Barang Daerah Aplikasi Inventaris Barang Daerah Aplikasi Manajemen Pendapatan Daerah Aplikasi Manajemen Perusahaan Daerah Aplikasi Manajemen Data Pembangunan Aplikasi Perencanaan Pembangunan Aplikasi Pengadaan Barang dan Jasa Aplikasi Manajemen dan Monitoring Proyek Aplikasi Arsip Dokumen Aplikasi Eksekutif Daerah

161

162

33 34 35 36 37

AP-6.4 AP-8.1 AP-9.1 AP-9.3 AP-9.5

Aplikasi Kolaborasi dan Koordinasi Aplikasi Manajemen Keuangan Daerah Aplikasi Penerimaan PNS Aplikasi Penggajian Aplikasi Pendidikan dan Pelatihan

Berdasarkan Tabel 4.19, implementasi aplikasi akan dibagi menjadi 5 tahap untuk 37 aplikasi tersebut dan masing-masing tahap dikerjakan dalam periode 1 tahun. Pada Tahap pertama akan diimplementasikan 8 aplikasi, pada tahap kedua akan diimplementasikan 8 aplikasi, pada tahap ketiga 8 akan diimplementasikan 8 aplikasi, pada tahap keempat akan diimplementasikan 7 aplikasi dan pada tahap kelima akan di implementasikan 6 aplikasi. Roadmap urutan implementasi aplikasi dapat dilihat pada Gambar 4.45 berikut: Tahap I

Tahap II

Tahap III

Tahap IV

Tahap V

Aplikasi Manajemen Tata Ruang

Aplikasi e-Gov Portal

Aplikasi Penilaian Kinerja PNS

Aplikasi Manajemen Pendapatan Daerah

Aplikasi Ekslusif Daerah

Aplikasi Manajemen Potensi Daerah

Aplikasi Arsip Surat

Aplikasi Manajemen Kehutanan

Aplikasi Manajemen Perusahaan Daerah

Aplikasi Kolaborasi dan Koordinasi

Aplikasi Pelayanan Kesehatan

Aplikasi Legislasi

Aplikasi Manajemen Pertanian dan Perkebunan

Aplikasi Manajemen Data Pembangunan

Aplikasi Manajemen Keuangan Daerah

Aplikasi Pelayanan Pendidikan

Aplikasi Manajemen Transportasi

Aplikasi Manajemen Peternakan

Aplikasi Perencanaan Pembangunan

Aplikasi Penerimaan PNS

Aplikasi Pelayanan Tenaga Kerja

Aplikasi Manajemen Terminal

Aplikasi Manajemen Kelautan dan Perikanan

Aplikasi Pengadaan Barang dan Jasa

Aplikasi Penggajian

Aplikasi Kependudukan

Aplikasi Manajemen Sarana Umum

Aplikasi Manajemen Pariwisata

Aplikasi Manajemen Monitoring Proyek

Aplikasi Pendidikan dan Pelatihan

Aplikasi Perijinan

Aplikasi Evaluasi Hasil Pembangunan

Aplikasi Manajemen Barang Daerah

Aplikasi Arsip Dokumen

Aplikasi Bisnis dan Investasi

Aplikasi Absensi

Aplikasi Inventaris Barang Daerah

2016

2015 2012

2013

2014

Gambar 4.45. Roadmap Urutan Implementasi Aplikasi

163

7.8.2. Critical Success Factor Implementasi Keberhasilan dari implementasi dipengaruhi oleh banyak hal, oleh karena itu perlu diidentifikasi faktor-faktor yang menjadi penentu kesuksesan implementasi ini, antara lain: 1.

Komitmen manajemen yang kuat dan konsisten serta keterlibatannya secara langsung akan sangat membantu mempercepat implementasi.

2.

Persetujuan rencana implementasi.

3.

Menyusun Standart Operation Procedure (SOP).

4.

Ketersediaan sumber daya, teknologi dan infrastruktur.

5.

Peningkatan pemahaman, keterampilan dan pengetahuan sumber daya manusia melalui training.

7.9. Phase G. Implementation Governance Tatakelola implementasi sudah disusun pada tahapan migration

planning,

merupakan

tahapan

tahapan untuk

implementasi

menyusun

governance

rekomendasi

pelaksanaan tatakelola tersebut yang meliputi: 7.9.1. Tata Kelola Organisasi Tata kelola Organisasi Bagian Informatika meliputi: 1. Pendefinisian Visi dan Misi Bagian Informatika 2. Penyusunan Organisasi a) Kepala Bagian Informatika b) Kepala Sub Data Masukan c) Kepala Sub Bagian Telematika

untuk

164

d) Kelapa Sub Bagian Layanan Data e) Staff Pelaksana f) Pengelola Teknologi Informasi dan Komunikasi 7.9.2. Tata Kelola Teknologi Informasi Untuk tata kelola TI mengacu pada Peraturan Menteri Komunikasi

dan

Informasi

Nomor

10

/PER/M.KOMINFO/07/2010 tentang Panduan Umum Tata Kelola Teknologi Informasi Nasional yang menyebutkan bahwa pembentukan Chief Information Officer (CIO) dan komite TIK merupakan prioritas dalam penyusunan struktur tatakelola TIK. Untuk kelancaran proses tatakelola informasi di lingkungan Pemda Kabupaten Sumba Barat dalam hal ini di Bagian Informatika perlu dibentuk komite TIK yang terdiri dari: 1. Pembina 2. Tim pengarah 3. Tim koordinasi tata kelola TIK 4. Tim Center of Excellent 5. Tim Project Management Office Pembentukan komite TIK harus tertuang dalam keputusan Kepala Daerah (Bupati) Pemda Kabupaten Sumba Barat.

165

7.10.

Phase H. Architecture Change Management Tahap Architecture Change Management, menetapkan

rencana manajemen arsitektur dari sistem yang baru dengan cara melakukan pengawasan terhadap perkembangan teknologi dan perubahan lingkungan organisasi, baik internal maupun eksternal serta menentukan siklus pengembangan EA berikutnya. Implementasi TIK adalah suatu bentuk perubahan di dalam perusahaan

atau

organisasi.

Dengan

begitu,

tidak

bisa

memisahkan persoalan teknis, yang terkait dengan TI, dengan persoalan non-teknis, seperti manajemen perubahan. Perubahan manajemen yang dilakukan meliput perubahan pada tingkat personal, perubahan pada tingkat organisasi dan perubahan teknologi. Perubahan pada tingkat personal, untuk mengubah secara langsung perilaku pegawai melalui pemusatan pada keterampilan, sikap, persepsi, dan pengharapan mereka akan melaksanakan tugas dengan lebih efektif. Usaha-usaha untuk mengubah prilaku dan sikap pegawai dapat diarahkan kepada perorangan, kelompok, atau organisasi secara keseluruhan. Perubahan pada tingkat organisasi dimaksudkan untuk melakukan perubahan budaya organisasi dan perubahan struktur organisasi. Sedangkan perubahan teknologi yang dimaksud adalah proses pekerjaan, metode-metode dan perlengkapan organisasi.