BAB 3
OBJEK PENELITIAN
3.1 Objek Penelitian 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan Pada awalnya ditahun 1978, PT. Setiajaya Mobilindo yang bergerak dalam bidang penjualan otomotif merintis jalan dengan nama CV. Depok Motor. Perbedaan yang mendasar antara PT (Perseroan Terbatas) dan CV (Comanditaire Venootschap) yaitu dimana PT merupakan badan hukum yang dapat memiliki harta kekayaan terpisah dari pendiri/pemiliknya. Sedangkan CV , kekayaan pendirianya tidak terpisahkan dari kekayaan CV. Pada tahun 1999, PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur yang sebelumnya bernama CV. Depok Motor diautorisasi oleh Toyota sebagai dealer resmi dan berganti menjadi PT. Setiajaya Mobilindo. Sebelumnya bertempat di Jalan Margonda Raya, Pondok Cina Depok dan berkembang dari tahun ke tahun, PT. Setiajaya Mobilindo yang merupakan perusahaan milik keluarga membuka cabang kembali di Bogor dan Cibubur. Pada tahun 2003 di bulan akhir September, PT. Setiajaya Mobilindo resmi dibuka di wilayah Cibubur yang bertempat di Jl. Alternatif Cibubur, Taman Laguna, Bekasi. 3.1.2 Bidang Usaha PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur adalah dealer outlet resmi penjualan dan outlet purna jual yaitu penjualan mobil, penjualan suku cadang, layanan service mobil, body repair, dan pelayanan lainnya yang dibutuhkan oleh customer yang memiliki kendaraan bermerk Toyota. PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur ini menjalin hubungan jaringan antara PT. Toyota Astra Motor yang
41
didukung sebagai pemasok barang-barang yang dibutuhkan untuk konsumen. Dalam setiap cabang-cabangnya, PT. Setiajaya Mobilindo ini sangat memperhatikan kepuasan pelanggan khususnya dalam pelayanan purna jual dalam ketersediaan suku cadang yang lengkap sesuai kebutuhan konsumen tersebut. Oleh sebab itu, PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur menerapkan atas sistem yang diberlakukan untuk sistem persediaan suku cadang yang efektif dan efesien seperti halnya dalam penggantian suku cadang salah satunya yaitu oli mobil dalam service berkala. Ketersediaan oli mobil tersebut tidaklah boleh kurang untuk penyediaan stoknya karena suku cadang tersebut berperan penting dalam layanan service utama. 3.1.3 Produk-Produk Untuk dealer resmi Toyota Astra Motor yaitu PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur menyediakan berbagai produk-produk penjualan seperti : 1. Penjualan ketersediaan kendaraan merk Toyota yaitu : • Avanza
• Rush
• Land Cruiser
• Kijang Innova
• Vios
• Toyota 86
• Yaris
• Corrolla Altis
• Haice
• Camry
• Hilux
• FJ Cruiser
• Alphard
• Dyna
• Agya
• Fortuner
• Prius
• Nav1
2. Penjualan ketersediaan suku cadang asli Toyota (Toyota Genuine Parts) Toyota Genuine Parts atau Suku Cadang Asli Toyota adalah suku cadang yang para pembuatnya atau produsen memiliki lisensi dari Toyota Motor Corporation (TMC) dengan kualitas yang telah 42
memenuhi standar Toyota. Berikut ini terdapat beberapa jenis persediaan di gudang suku cadang (sparepart) PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur meliputi : 1.
Sparepart (suku cadang asli Toyota) Suku cadang dalam hal ini merupakan genuine part yang digunakan untuk mobil Toyota dengan berbagai tipe dalam proses servis mobil. Contohnya : saringan udara, saringan oli, kampas rem dan lain sebagainya.
2.
Material Material meliputi suku cadang tembahan untuk penggunaan suku cadang asli Toyota yang digunakan dalam proses mobil di bengkel PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur. Contoh material yang terdapat di gudang bahan meliputi : lem, carburator cleaner, dan lain sebagainya.
3.
Chemical (oli) Chemical merupakan salah satu persediaan yang utama atau pokok yang harus disediakan di dalam gudang suku cadang meliputi oli mesin maupun oli transmisi. Adapun oli yang tersedia meliputi oli mesin Toyota, Automatic Transmisson Fluid, dan lain sebagainya.
3. Penjualan ketersediaan aksesoris asli Toyota Standar material yang digunakan untuk menjaga supaya material yang digunakan mempunyai daya tahan untuk kondisi yang akan sering dihadapi. Contoh: Untuk spoiler menggunakan material ABS karena material ini paling tahan terhadap sinar matahari. Terbuat dari material yang terbaik sesuai standar Toyota:
43
•
Polyprophelene Plastic (PP) Bahan yang tahan benturan, sering dipakai untuk front & rear bumper guard.
•
Acrylonitrie Butadine Styrene (ABS) Bahan yang sangat ringan sehingga tidak akan mengganggu performa kendaraan.
3.1.4 Struktur Organisasi PT. Toyota Astra Motor, Toyota Motor Corporotion dan Astra international berperan sebagai induk perusahaan Toyota di-Indonesia, dan PT. Setiajaya Mobilindo secara langsung berada dibawah pengawasan Auto 2000 Head Office (Main Dealer) yang berlamat di Jl Gaya Motor 2 sunter 3. Struktur organisasi merupakan tatanan pembagian pekerjaan, dan wewenang setiap orang dalam suatu organisasi. Penerapan struktur organisasi adalah hal yang sangat penting dalam sebuah perusahaan karena struktur organisasi memberikan memberikan kontribusi bagi perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menyediakan kerangka kerja menyeluruh atas planning, implementing, controlling dan monitoring aktivitas suatu perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi maka wewenang, tanggung jawab dan garis pelaporan yang tepat dapat ditentukan. Hal ini tergantung pada ukuran dan sifat aktivitas perusahaan. Berikut adalah paparan gambar struktur organisasi yang ada didalam PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur.
44
Gambar 3.1.4.1 Stuktur Organisasi PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur
45
3.1.5 Uraian Tugas 1. Dewan Komisaris Bertanggung jawab atas: a. Melakukan pengawasan atas keberlangsungan perusahaan. b. Dapat dipercaya dalam pertanggung jawaban anggaran dasar untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu direktur, jika direktur tidak bisa hadir dalam keadaan tertentu. 2. Direktur Utama Bertanggung jawab atas: a. Bertindak
sebagai
perwakilan
organisasi
dalam
hubungannya dengan dunia luar. b. Memimpin rapat umum, dalam hal ini direktur utama harus dapat memastikan pelaksanaan tata tertib, keadlian, dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat. 3. Branch Manager Bertanggung jawab atas: a. Menangani fungsi keuangan dan administrasi serta operasi cabang. b. Bertanggung
jawab
untuk
melaksanakan
kebijakan,
petunjuk, dan pengarahan dari pihak keuangan, akuntansi, dan pajak dari kantor pusat. 4. Customer Rentention Coordinator Bertanggung jawab atas: a. Menyiapkan laporan pencapaian Customer Satisfaction Indeks (CSI)
46
b. Mempresentasikan pencapaian CSI ke bagian terkait (Sales & Service) c. Mengidentifikasikan tingkat kepuasan pelanggan dan memberikan usulan perbaikan d. Menjalankan customer retention : 1. Membuat dan mengirimkan surat terima kasih ke pelanggan 2. Mempersiapkan dan mengirimkan kartu ucapan ulang tahun ke pelanggan 3. Mempersiapkan dan mengirimkan kartu ucapan hari raya 4. Melakukan Follow Up 3 day Service Advisor & 3 day Sales 5. Memonitor pengiriman undangan service (CR3) e. Menyelenggarakan training intern berkaitan dengan pelayanan pelanggan f. Menyelenggarakan sosialisasi program Customer Service dari TAM g. Menyiapkan jadwal Person In Charge (PIC) Apel pagi senin h. Menerima dan mengkoordinir penanganan komplain pelanggan dengan bagian terkait i. Membuat
laporan
penerimaan
komplain,
rencana
perbaikan dan antisipasi untuk penerimaan komplain serupa
47
j. Melakukan studi banding (benchmark) tentang penanganan kepuasan pelanggan k. Membuat laporan hasil studi banding dan rencana improvement yang disesuaikan dengan kondisi di cabang l. Menyusun rencana implementasi, mengkoordinir dan memonitor
program-program
kepuasan
pelanggan
bersama-sama dengan bagian terkait 3. Supervisor Bertanggung jawab atas: a. Mengawasi jalannya pekerjaan di tempat kerja. b. Menjelaskan dan mengawasi pekerjaan Salesman 4. Salesman Bertanggung jawab atas: a. Memasarkan produk terbaru yaitu kendaraan mobil b. Mengejar target penjualan kendaraan Toyota 5. Administrasi Bengkel Bertanggung jawab atas: a. Menerima dan membantu proses Claim Pelanggan. b. Memantau progress asuransi baik melalui System (Simas, AAB, Indrapura) maupun manual (Raksa, Abda,Jasindo). c. Mendata serta melaporkan progress Work In Progress dan Account Receivable. d. Memastikan Salvage (barang bekas) sesuai dengan Surat Perintah Kerja dari pihak Asuransi.
48
e. Mempersiapkan data & dokumen pendukung Penagihan (salvage & dokumen lain) 6. Cashier Bertanggung jawab atas: a.
Menerima pembayaran dari pelanggan sesuai nilai pada kwitansi yang diterbitkan.
b.
Menerbitkan Surat Izin Keluar Kendaraan (gate pass) untuk pelanggan yang telah membayar lunas sesuai nilai pada kwitansi.
c.
Menginformasikan
kepada
petugas
Billing
untuk
kwitansi-kwitansi yang telah dilakukan pembayaran oleh pelanggan baik perorangan maupun perusahaan. d.
Mengeluarkan biaya-biaya untuk keperluan bengkel atau karyawan berdasarkan Bon merah dan Bon hijau diatas Rp.1.000.000,- yang ditanda-tangani kepala bengkel dan Kepala Cabang.
e.
Membuat laporan penerimaan / transaksi
f.
Membuat bilyet giro/cheque, untuk pembayaran Part / oli untuk diserahkan ke supplier.
7. Messenger Bertanggung jawab atas: a.
Antar jemput perbaikan part (radiator,bubut, dynamo, las, per).
b.
Membeli material untuk keperluan operasional bengkel.
c.
Keluar untuk fotocopy, cuci film untuk asuransi.
49
8. Pre Delivery Inspection (PDI) Bertanggung jawab atas: a. Menginspeksi fisik kendaran yang baru datang dari Auto 2000. b. Melaksanakan pemeriksaan dan pekerjaan PDI sesuai standart yang telah ditentukan (check list). c. Melaksanakan perawatan kendaraan sesuai dengan check list perawatan kendaraan saat penyimpanan. d. Mempersiapkan kendaraan yang akan diserahkan ke pelanggan e. Membuat laporan LTD (Laporan Transportation Defect) apabila mengalami Defect dan dikirim ke Pre Delivery Center dalam waktu 1 x 24 jam f. Membuat
laporan
Toyota
Warranty
Claim
yang
mengalami cacat Product/Accessories g. Mengulangi pemeriksaan bersama-sama wiraniaga sebagai tanda bukti penyerahan. h. Menyiapkan dan memeriksa hasil pemasangan optional kendaraan i. Menyiapkan dokumen pengiriman antara lain CR 1, Bukti serah Terima Kendaraan Baru (BSTKB), STNK, buku service, Driver pengiriman kendaraan 9. Driver/washing Bertanggung jawab atas: a. Mengantarkan kendaraan baru kerumah customer.
50
b. Mencuci kendaraan customer bengkel sesuai Work Order (WO). 10. Service Manager Bertanggung jawab atas: a. Membuat dan melaksanakan rencana kerja tahunan bersama dengan Service Head Office. b. Mengevaluasi Kaizen terhadap pencapaian performa bengkel c. Menyelesaikan persoalan/problem yang belum dapat diselesaikan oleh bawahan d. Melengkapi kebutuhan Spesial Service Tools (SST), Equipment dan Tool Set sesuai standar Toyota Service Management (TSM) . e. Evaluasi dan mengontrol agar tidak terjadi Account Receivable dan Work In Process f. Menyetujui adanya pembelian lokal dan pekerjaan luar g. Memberikan persetujuan untuk kerja lembur h. Mengontrol pengeluaran dan penerimaan persediaan suku cadang yang berhubungan dengan operasional bengkel i. Mengusulkan
reward
terhadap
karyawan
yang
berproduktivitas tinggi j. Menimbang dan memutuskan permohonan karyawan/ bawahannya k. Mengontrol dan mengevaluasi sistem prosedur yang ada dibengkel
51
11. Service Advisor Bertanggung jawab atas: a. Melayani customer, yaitu menganalisa kerusakan dan memeriksa
kendaraan,
serta
menjelaskan
hasil
pemeriksaan pada customer. b. Memasukkan data keluhan customer mengenai kondisi kendaraan customer ke komputer. c. Membuat Work Order (WO)/Perintah Kerja Bengkel (PKB) d. Membuat penawaran dari pekerjaan perbaikan kendaraan atau estimasi biaya dan waktu perbaikan pada customer. e. Memeriksa kendaraan yang telah diperbaiki, apakah sesuai dengan PKB/WO. f. Menyerahkan kembali kendaraan pada customer dalam keadaan bersih berikut parts bekas sesuai dengan Form Pemeriksaan kendaraan (FPK). g. Melakukan follow up ke cutomer setelah 2-3 hari kendaraan diperbaiki di bengkel. h. Mengingatkan customer untuk melakukan perawatan berkala berikutnya pada saat selesai perawatan/perbaikan. i. Melaporkan setiap pembatalan W/O kepada
Kepala
Bengkel dengan melampirkan berkas form W/O dan alasan pembatalannya j. Menerima
dan
menolak
permintaan
warranty
dari
customer
52
k. Memproses dokumen warranty maksimal 3 hari setelah selesai pekerjaan 12. Foreman/Kepala Regu Bertanggung jawab atas: a. Menganalisa
WO
dari
Service
Advisor
untuk
mendistribusikan job kepada mekanik. b. Mengawasi kerja mekanik sesuai WO dan flate rate yang ditetapkan. c. Membantu
menyelesaikan
persoalan
yang
dihadapi
mekanik, dengan menjelaskan cara “ Trouble Shooting “. d. Mendukung mekanik dalam penyediaan suku cadang dan penyediaan tools. e. Membuat laporan berkala mengenai job return, problem yang dihadapi untuk diserahkan pada atasan. f. Memeriksa hasil kerja mekanik sesuai dengan WO. g. Melakukan test drive terhadap kendaran yang telah selesai diperbaiki. h. Membuat laporan Produktivitas/Efisisensi Mekanik dan dilaporkan ke Kepala Bengkel 13. Instruktur Bertanggung jawab atas: a. Pengembangan personil bengkel dengan mengadakan Training lokal b. Melakukan perbaikan database di training bengkel c. Melaksanakan refreshing training & refreshing test
53
d. Memastikan pelaksanaan Basic Service Training berjalan dengan baik e. Merencanakan & melaksanakan peningkatan fasilitas peralatan bengkel sesuai standar f. Menginformasikan informasi teknik yang terbaru ke Service Advisor, Foreman, Mekanik Bersama Kepala bengkel mengevaluasi program pelaksanaan TSM Basic 14. Billing Bertanggung jawab atas: a. Menerima supporting dokumen (Supply Slip) dan W/O asli dari S/A b. Menyerahkan Faktur dan supporting dokumen berikut WO asli kebagian Kasir c. Mengontrol dan bertanggungjawab terhadap kwitansi yang belum terbayar (A/R) dan segera melaporkan kepada kepala bengkel. d. Meregistrasi W/O sesuai no.urut dan mengevaluasi W/O yang belum dibuatkan kwitansi (WIP). e. Mengarsip/file kwitansi dan sesuai dengan nomor urut. f. Membuat laporan penjualan setiap minggu/bulannya ke Accounting tepat waktu dan ditandatangani Kepala Bengkel. 15. Partman Bertanggung jawab atas: a. Mengecek part yang datang
54
b. Input data part yang datang ke sistem c. Melayani counter teknisi/pre-picking. d. Membuat part order e. Membuat dan mengisi laporan part performance board f. Mempersiapkan pre payment part TAM dan supplier non TAM g. Melayani counter part untuk customer dari estimasi/ special order part h. Melakukan peng-update-an Maksimum Inventory Position i. Melakukan follow up ke PIC booking mengenai special order part j. Melaksanakan Return Part Policy 16. PTM (Petugas Teknik Mekanik) Bertanggung jawab atas : a. Mendistribusikan pekerjaan secara merata kepada Foreman atau Mekanik atas sepengetahuan Foreman yang bersangkutan b. Mencatat secara lengkap setiap pekerjaan yang dilakukan oleh Mekanik c. Mengikuti perkembangan pekerjaan & melaporkan kepada SA apabila estimasi waktu tidak dapat terpenuhi d. Mendata kendaraan return dan melaporkan ke Kepala Bengkel untuk dibahas pada Sidang Return e. Memberikan Prioritas untuk kendaraan Booking Service
55
17. Gudang/Toolkeeper Bertanggung jawab atas: a. Menerima stok persediaan suku cadang yang diterima dan diperiksa oleh partman di area transit. b. Melayani permintaan suku cadang yang dibutuhkan oleh Teknisi
(Lubbing
dikeluarkan
oleh
Man) Service
sesuai
work
Advisor.
order
Juga
yang
melayani
permintaan pengeluaran suku cadang yang telah dipesan melalui special order part. c. Melayani permintaan special service tools & equipment oleh Teknisi serta mengontrol pengembaliannya sesuai aturan yang berlaku, yaitu; a. Peminjaman berdasarkan kartu/koin. b. Peminjaman dan pengembalian SST & equipment harus dalam keadaan baik. c. Setiap peminjaman SST & equipment hanya berlaku untuk 1 jenis alat untuk satu orang. d. Meminta bukti pengeluaran (supply slip) persediaan suku cadang dari gudang part sebagai bukti barang telah keluar dan mengarsipnya. e. Mencocokkan saldo fisik persediaan suku cadang dengan kartu stok persediaan. f. Menjaga dan mengatur penempatan/pengeluaran atas stok persediaan suku cadang.
56
g. Membuat laporan bulanan gudang oli, material, SST dan equipment yang terdiri dari: a. Penerimaan Oli dan material b. Pemakaian bulanan Oli dan material. c. Laporan stock harian Oli dan material. d. Laporan peralatan SST dan Equipment. 18. Teknisi & Mekanik Bertanggung jawab atas: a. Mengerjakan
perbaikan/perawatan
kendaraan
sesuai
perintah yang ada di PKB/WO, sesuai dengan standar pengerjaan & standar K3 yang berlaku. b. Mencatat pekerjaan yang dilakukan di kolom PKB/WO dan mencatat waktu kerja (waktu mulai & waktu penyelesaian pekerjaan) pada kertas kerja atau check sheet yang berlaku untuk menentukan flate rate. c. Menginformasikan kerusakan yang ditemukan diluar PKB/ WO pada Foreman/ Kartu untuk ditindaklanjuti. d. Memeriksa ulang hasil kerjanya dan menyerahkan PKB/ WO yang telah diisi kepada Kepala Regu/Foreman untuk diperiksa. 19. Pic Booking Bertanggung jawab atas: a. Melalukan pembaharuan/updating database service dan menjalankan program Customer Retention untuk mendapatkan prospek
57
b. Mempersiapkan order perbaikan dengan mengisi form booking service dan mendistribusikan ke bagian terkait c. Melakukan konfirmasi ke pelanggan untuk kedatangan service melalui telepon 20. Kantin Bertanggung jawab atas: a. Memberikan pelayanan kepada pelanggan Service dengan menyediakan minuman dan makanan ringan. 3.2 Pelaksanaan Pengendalian Intern Atas Sistem Pengelolaan Persediaan Suku Cadang Pada PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur Dalam sistem pengelolaan persediaan suku cadang pada PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur adalah: 1. Prosedur pengadaan suku cadang 2. Prosedur penerimaan suku cadang 3. Prosedur penyimpanan suku cadang 4. Prosedur pengeluaran suku cadang Formulir-formulir yang digunakan dalam prosedur pengelolaan persediaan suku cadang adalah: Pemesanan (ordering) suku cadang 1. PO ( Purchase Order ) Khusus untuk pemesanan berdasarkan permintaan pelanggan 1. PO (Purchase Order) 2. Form booking 3. Form pemesanan barang 4. Fotokopi buku indentitas kendaraan
58
Penerimaan suku cadang 1. Surat Jalan 2. Proforma invoice 3. Laporan penerimaan barang (LPB) sebanyak 2 rangkap Pengeluaran suku cadang dari gudang 1. WO ( Work Order ) 2. Supply Slip (bukti pengeluaran suku cadang dari gudang) 3. Nota kontan pembayaran 3.2.1 Sistem Yang Sedang Berjalan Pengelolaan Persediaan Suku Cadang Pada PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur Sistem yang sedang berjalan dalam pengelolaan persediaan stock suku cadang pada
PT.
Setiajaya
Mobilindo
Cibubur
ini
menggunakan
sistem
yang
terkomputerisasi. Pada sistem yang berbasis aplikasi SQL ini beberapa user yang dapat menggunakan sistem aplikasi ini seperti Kepala Bengkel (Service Manager), Service Advisor, Foreman, Partman, dan Billing. Dapat dilihat untuk menu-menu utama (Partman) yang terdapat digambar 3.2.1.1. Dalam sistem ini dapat melakukan aktivitas pengelolaan persediaan seperti halnya yang meliputi:
Gambar 3.2.1.1 PrintScreen Menu Utama (Partman)
59
Untuk melihat cek stok suku cadang atau jumlah stok yang tersedia digudang dan lokasi penempatan stok suku cadang dalam menu cek stok. Dalam menu ini, Partman juga dapat melakukan peng-update-an database dalam stok persediaan suku cadang seperti jumlah stok dan lokasi yang ada dalam gudang (rak-rak persediaan stok).
Gambar 3.2.1.2 PrintScreen Menu Check Stock Dalam pemesanan, penerimaan, dan pengeluaran stok persediaan suku cadang dapat dilakukan dalam aplikasi ini setelah itu dapat diprint out. Contoh gambar dapat dilihat sesuai dengan aktivitas tersebut. 1)
Purchase Order yang meliputi proses pembelian berdasarkan stok dalam persediaan suku cadang yang telah habis di gudang ataupun berdasarkan pesanan customer yang memesan suku cadang tersebut. Berikut ini adalah gambar printscreen purchase order.
60
Gambar 3.2.1.3 PrintScreen Purchase Order 2) Receive Order merupakan hasil dari penerimaan pesanan suku cadang yang menunjukkan secara detail berdasarkan kuantitas, harga satuan dan total jumlah harga yang harus dibayar nantinya. Receive order ini akan dibandingkan kesesuaiannya dengan purchase order yang diajukan sebelumnya.
Gambar 3.2.1.4 PrintScreen Receive Order 3) Supply Slip merupakan suatu tanda bukti yang akan diberikan partman kepada customer nantinya yang berisikan bahwa suku cadang yang telah dibeli oleh 61
customer. Supply Slip ini menunjukkan bahwa salah satu bukti pengeluaran stok persediaan suku cadang dari gudang.
Gambar 3.2.1.5 PrintScreen Supply Slip Gambar berikut ini salah satu contoh laporan sparepart inventory bengkel service cibubur yang menunjukkan bahwa masih ada suku cadang dapat dinamakan deadstock akibat kesalahan ordering part dan telah melewati batas retur yang telah ditentukan.
Gambar 3.2.1.6 PrintScreen Laporan Sparepart Inventory (Deadstock)
62
3.2.2 Tipe Pemesanan (Batch) Suku Cadang PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur memiliki berbagai macam tipe pemesanan (batch) suku cadang. Berikut ini macam-macam tipe pemesanan (batch) adalah : 1. Tipe 1 atau tipe VOR yang membatasi pemesanan suku cadang tanpa adanya waktu yang ditentukan (cut off time) untuk pemesanannya dan akan segera di supply oleh PT TAM SPLD secepatnya atau di utamakan sesuai aturan yang diberikan oleh pihak supplier. 2. Tipe 2 atau tipe Emergency yang membatasi pemesanan suku cadang dengan waktu yang ditentukan (cut off time) yaitu pukul 08.00-09.00 WIB. Jika melewati waktu yang ditentukan, pihak supplier tidak akan menerima pemesanan suku cadang. Barang yang telah dipesan akan sampai di gudang PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur pada pukul 12.0014.00 WIB di hari yang sama. 3. Tipe 3 atau tipe Standart yang membatasi pemesanan suku cadang dengan waktu yang ditentukan (cut off time) yaitu 07.30-11.00 WIB. Setelah barang dipesan, maka kedatangan barang atau suku cadang sampai di gudang pada hari berikutnya H+1 kisaran waktu pukul 08.0010.00 WIB. 3.2.3 Kebijakan Dalam Special Ordering Part (Return Part Policy) a) Tujuan RPP: •
Memberikan kemudahan kepada customer booking tanpa perlu membayar Down Payment (syarat dan ketentuan terlampir).
•
Meningkatkan Booking Service rate terutama untuk special order part.
63
•
Mengantisipasi potensial dead stock yang diakibatkan customer batal datang atau kesalahan prediagnosa saat booking.
b) Kriteria RPP: •
Customer booking untuk special order part yaitu: •
Part dengan harga dibawah 2 juta rupiah/item tidak perlu dikenakan DP.
•
Part dengan harga diatas 2 juta rupiah/item dikenakan DP minimal 10% atau dengan persetujuan pejabat cabang (Kepala Bengkel).
•
Part yang tidak termasuk criteria RPP, yaitu: o Part kendaraan CBU non TAM o Aksesoris baik TGA ataupun Aksesoris A2000 o Tools o Parts dengan penomoran (Engine, Frame)
c) Dokumen Pendukung Claim RPP Pengajuan RPP dilakukan dengan prosedur Parts Claim (PC) dengan kode P4 Dimana cabang harus melampirkan dokumen pendukung sebagai berikut: •
Formulir Return Part Policy
•
Booking Form
•
Purchase Order (PO) ke TAM
•
Invoice TAM
d) Lead Time Claim RPP •
Formulir Claim RPP asli sudah harus diterima TAM-SPLD selambatlambatnya 8 hari kerja dari tanggal invoice. 64
•
Pengembalian part untuk pengajuan RPP yang dijawab “B” harus sudah diterima TAM-SPLD selambat-lambatnya 8 hari kerja sejak jawaban claim diterima.
e) Kriteria Penerimaan Claim RPP Part ex-booking dapat diterima kembali oleh TAM-SPLD dengan syarat: •
Parts tidak mengalami kerusakan fisik (layak dijual) dan jumlahnya lengkap
•
Kemasan dalam kondisi baik
•
Dokumen pendukung lengkap
•
Tidak melebihi lead time claim
f) Administrasi Retur Booking Berdasarkan ketentuan dari TAM-SPLD, maka akan dikenakan administrasi retur booking kepada tiap cabang sebesar 2% dari Harga Pokok Pembelian (HPP) untuk setiap claim RPP yang telah disetujui pengajuannya. 3.2.4 Prosedur Pengadaan Suku Cadang (Ordering Sparepart) Berikut ini adalah prosedur ordering parts yang dilakukan oleh PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur Untuk Pengadaan Stock Warehouse 1.
Partman melakukan pemeriksaan stok yang ada di sistem pada sore hari untuk persiapan pemesanan untuk esok hari dengan sistem Max max/Sell One By One,
dengan memastikan posisi stok fisik warehouse sama
dengan stok yang ada di sistem. Partman melakukan pemesanan sesuai dengan output suggest yang dikeluarkan sistem dengan sistem Maximum Inventory Position (MIP).
65
2.
Setelah memastikan Item dan Quantity pesanan, petugas langsung membuat Purchase Order dan mengirimkan PO tersebut setelah penentuan tipe batch ke Depo Part Auto 2000 yang terletak dijalan Siliwangi Bogor dengan menggunakan Email (sebelumnya meminta persetujuan dari Kepala Bengkel (Service Manager) dan memeriksa PO tersebut).
3.
Untuk pemesanan regular Partman menggunakan sistem pemesanan Type Batch 3 dimana batas waktu pemesanan hanya sampai jam 11:00 WIB dan kedatangan part H+1 pada jam 8:00 s/d 10:00 WIB. Kemudian pihak Depo Auto 2000 akan memberikan No. Purchase Order yang sudah diteruskan ke Toyota Sparepart Logistic Division yang berlokasi di krawang. Nomor PO ini dapat digunakan untuk mencari informasi melalui Toyota Parts Online System (TPOS) apakah part tersedia dan akan disupply tepat waktu dengan melihat ETA (Estimated Time Arrival). Untuk Pengadaan Special Order Part (Pesanan berdasarkan pesanan pelanggan)
1.
Jika ada pemesanan part suku cadang melalui counter ataupun permintaan internal tambahan akibat part yang dibutuhkan tidak tersedia di stok, Partman memastikan dulu bahwa stok part tidak tersedia dan sebelumnya melakukan konfirmasi ke cabang PT. Setiajaya Mobilindo yang lain mengenai ketersedian part jika tidak ada maka partman melakukan pemesanan part dengan sebelumnya pelanggan atau petugas bengkel melengkapi data kendaraan agar tidak salah dalam melakukan pemesanan (data no rangka, kode model, dan tahun kendaraan).
66
2.
Partman melakukan pencarian part yang dibutuhkan (Special Part) dengan melakukan input data kendaraan di Toyota Electronic Parts Catalog.
Gambar 3.2.4.1 PrintScreen Electronic Parts Catalog Setelah part di pastikan peruntukkannya maka
partman memastikan
ketersedian part dengan memeriksa pada Toyota Parts Online System agar dapat diputuskan tipe pemesanan yang akan digunakan. Jika Part tidak ada dan part benar benar dibutuhkan contoh untuk claim maka akan digunakan Order Tipe 1 (Otomatis akan di Supply jika part sudah tersedia), jika part urgent dengan syarat pemesanan dibawah jam 09:00 WIB maka akan dilakukan pemesanan tipe 2 dan kedatangan antara pukul 12:00
s/d 14:00 pm.
Namun jika part tidak tersedia tipe ini akan
otomatis Kill yaitu tidak ada prioritas Back Order. Jika pemakaian part masih 3 hari ke depan maka digunakan tipe pemesanan tipe 3 (regular) dan kedatangan part H+1 dan jika terjadi tibatiba stok tidak ada maka otomatis part tersebut BO dan akan disupply jika part sudah ada dalam tempo 40 Hari Kerja dan ETA dapat dilihat di Toyota Parts Online System.
67
Gambar 3.2.4.2 PrintScreen Pemeriksaan ketersediaan Stock.
Gambar 3.2.4.3 PrintScreen Pemeriksaan ETA 3.2.5 Prosedur Penerimaan Suku Cadang Berikut ini adalah prosedur penerimaan suku cadang yang dilakukan oleh PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur 1. Partman menerima dokumen pengiriman barang yang terdiri Surat Jalan (menerangkan jumlah koli) meliputi 2 rangkap yaitu 2 rangkap untuk ekpedisi atau Head Office 1 rangkap untuk perusahaan, dan 1
68
rangkap Proforma Invoice (menerangkan data parts apa saja yg disupply). 2. Partman menghitung jumlah koli yang telah di turunkan oleh petugas expedisi dari kendaraannya dan disesuaikan dengan jumlah koli yg tercatat pada Surat Jalan pada lokasi transit area. 3. Partman mengecek setiap label yang tertera pada pada setiap koli apakah sudah sesuai dengan dengan Customer Code warehouse. 4. Apabila penghitungan jumlah koli telah sesuai dengan yang terteta pada surat jalan, partman menandatangani surat jalan tersebut dan mengisi jam kedatangan expedisi pada surat jalan tersebut. 5. Partman menempatkan barang yang di terima dari petugas expedisi pada transit area dan di sesuaikan dengan tipe order yg di gunakan agar mempermudah partman dalam pengecekan part yang di supply. 6. Partman membuka setiap koli barang yang telah dikirim oleh petugas expedisi dan menyesuaikan setiap parts yang ada pada tiap koli sesuai dengan proforma invoice yang diterima. 7. Apabila terjadi kekurangan part atau part yang dikirim rusak secara fisik,
partman
membuatkan
berita
acara
yang
kemudian
ditandatangani oleh partman dan petugas expedisi untuk proses Part Claim kepada PT TAM SPLD. 8. Partman memeriksa part apa saja yang tidak ada pat di supply oleh PT. TAM SPLD dengan menggunakan sistem “ Toyota Parts Online System” dan mencatat status part tersebut pada papan Special Order Parts kapan part tersebut akan disupply oleh PT. TAM SPLD.
69
9. Partman akan melakukan input stok part yang baru diterima ke sistem dengan menggunakan form proforma invoice yang diberikan dari TAM SPLD agar part tersebut dapat segera diberikan ke workshop atau pelanggan yang melakukan pembelian melalui counter dan proses ini dinamakan process receiving part. 10. Dalam jangka waktu satu minggu setelah part datang maka Part Depo akan mengirimkan tagihan ke PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur dan kemudian partman akan memproses invoice tersebut dengan membuat form Laporan Penerimaan Barang (LPB) yang kemudian dicetak dan di tandatangani oleh partman dan kemudian meminta persetujuan Service Manager dan administrasi bengkel untuk segera dilakukan pembayaran ke Part Depo. 3.2.6 Prosedur Penyimpanan Suku Cadang (Warehousing) Prosedur penyimpanan suku cadang dimulai setelah prosedur penerimaan suku cadang ketika suku cadang yang telah diperiksa oleh Partman sesuai dengan PO yang diajukan yang berada di transit area gudang. 1. Pada rangkap Surat Jalan dan Proforma Invoice bagian gudang atau partman akan menghitung jumlah dan nama barang yang diterima sesuai dengan PO menggunakan handheld. Setelah disesuaikan partman, bagian gudang akan menyimpan suku cadang sesuai nomor part yang tertera dengan penempatan lokasi berdasarkan database yang telah disusun sesuai aturannya. 2. Saat penempatan itu berlangsung, bagian gudang akan menghitung kembali dan melihat atau mengupdate kartu persediaan yang ada di lokasi penyimpanan suku cadang tersebut. Proses peng-update-an tersebut
70
dilakukan dengan manual yaitu penggunaan kartu persediaan setiap suku cadang dan menggunakan terkomputerisasi yaitu database persediaan stok suku cadang di gudang dan memberikan laporan kepada partman. 3. Setelah proses penghitungan stok persediaan antara persediaan yang ada di gudang dengan persediaan baru yang datang, Selain itu bagian gudang penyimpanan bertugas untuk menyusun posisi antara suku cadang yang baru masuk dengan suku cadang yang lama. Apabila suku cadang yang diterima tidak ada penempatan lokasi di rak, bagian gudang akan menempatkan suku cadang di rak baru dan mengupdate database juga kartu persediaan tersebut. Jika suku cadang tersebut berdasarkan pesanan pelanggan, bagian gudang akan menempatkan suku cadang tersebut di lokasi rak booking part. 3.2.7 Prosedur Pengeluaran Suku Cadang Prosedur pengeluaran suku cadang pada PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur ada beberapa proses: I.
Part yang dibutuhkan oleh workshop. 1. Jika part yang dibutuhkan adalah part fast moving (Item berkala) Petugas Teknik Mekanik (PTM) akan memberikan Work Order (Warna Kuning) ke partman dengan disertai membunyikan bel, kemudian partman memastikan ketersedian parts dengan melihat pada sistem lalu
memberitahukan kepada bagian gudang
mempersiapkan parts tersebut dengan sistem pre picking serta mencetak supply slip (tanda bukti serah terima barang/bukti pengeluaran barang suku cadang dari gudang).
71
2. Jika Part Pesanan khusus maka partman memastikan bahwa part yang disupply sesuai dengan part yang dipesan, setelah stok masuk dalam sistem partman menyiapkan dan menginput pada sistem part yang akan digunakan sesuai dokumen kendaraan (data No Rangka Kode Model dan tahun kendaraan) agar dapat segera digunakan pada kendaraan yang ada di workshop dengan menghubungi langsung PTM yang mengerjakan kendaraan tersebut. 3. Jika Part sudah lengkap maka partman mencetak supply slip yang kemudian akan disertakan bersama work order (Warna Hijau) yang ada pada PTM sebagai bukti serah terima parts. II.
Part yang dibutuhkan untuk pelanggan Booking 1. Petugas memeriksa part pesanan tersebut apakah untuk customer booking atau penjualan counter parts , jika booking pada petugas mengupdate kedatangan part pada form booking (data no rangka, kode model, dan tahun kendaraan) dan memindahkan form dari being order ke part arrived dan selanjutnya pic booking akan menghubungi bahwa part sudah ada dan memastikan kedatangan pelanggan ke bengkel untuk melakukan pemasangan parts tersebut dengan limit waktu 7 hari kerja sejak kedatangan Parts (untuk mencegah part deadstock jika pelanggan tidak datang dilakukan policy RPP (Return Parts Policy) Ke TAM SPLD). Jika pelanggan datang ke counter part maka pic booking akan menghubungi pelanggan menginformasikan bahwa part sudah ada.
72
2. Saat pelanggan booking masuk ke bengkel maka partman akan memberikan
informasi
kepada
bagian
gudang
dengan
mempersiapkan part yang sudah dipesan untuk diberikan kepada Teknisi/PTM yang mengerjakan kendaraan tersebut dan partman mencetak supply slip untuk disertakan ke work order (Warna Hijau) yang ada pada teknisi/PTM, untuk pelanggan counter yang sudah datang maka petugas part mencetak nota kontan dan supply slip untuk diberikan kepada pelanggan agar dapat membayar pada kasir atas pembelian part tersebut. Catatan : 1. Sebelum memberikan supply slip ke teknisi maka partman memastikan part yang diberikan sesuai dengan part yang tercantum pada supply slip tersebut dan sesuai dengan dokumen terkait. 2. Jika Part yang diminta tidak ada maka akan kembali ke prosedur pengadaan suku cadang. 3. Partman tidak menerima kembali parts yang sudah rusak segelnya. 4. Selain partman dilarang masuk ke ruang penyimpanan Parts. 5. Partman tidak menerima pembayaran di ruang penyimpanan parts.
73
