47
BAB 3 METODE PERANCANGAN SISTEM
Flow Diagram Perancangan Sistem dan Penjelasannya Di bawah ini adalah urutan untuk melakukan perancangan sistem yang dibuat dalam bentuk flow diagram. MULAI
Survei dan Analisa Pabrik
Perumusan Masalah
Pengumpulan Data Melalui Kuesioner
Penentuan Sistem
1
48
1
Perancangan Sistem
Implementasi
Hasil Pengujian dan Evaluasi
Kesimpulan dan Saran
SELESAI
Gambar 3.1 Flow Diagram Perancangan Sistem Berikut ini adalah penjelasan dari gambar flow diagram perancangan sistem : 1. MULAI 2. Survei Tahap pertama melakukan survei secara langsung pada PT. Harapan Widyatama Pertiwi (UNILON), khususnya kondisi pabrik dan mengamati bagian dalam pabrik yang memerlukan 5S.
49
3. Perumusan Masalah Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan selama masa survei, ditemukan beberapa masalah yang berdampak buruk bagi perusahaan maupun karyawan. 4. Pengumpulan Data Melalui Kuesioner Untuk mengetahui prinsip S mana dari 5S, yang diperlukan pada bagian yang bermasalah, maka dilakukan pengumpulan data melalui kuesioner yang dibagikan pada pihak-pihak yang bertanggung jawab pada bagian tersebut. 5. Penentuan Sistem Setelah mendapatkan hasil pengumpulan data, akan dibuat scatter diagram untuk menentukan sistem yang diperlukan pada bagian-bagian dalam pabrik yang bermasalah dengan 5S. 6. Perancangan Sistem Perancangan sistem yang dilakukan berbasis 5S, yang akan diterapkan perusahaan dengan bantuan literatur dan dosen pembimbing. 7. Implementasi Tahap ini adalah tahap dimana sistem baru yang sudah dirancang diajukan dan mulai diterapkan oleh perusahaan.
50
8. Hasil Pengujian dan Evaluasi Setelah perancangan diimplementasikan, maka didapatkan hasil dan evaluasi dari penerapan 5S tersebut bagi perusahaan, yang tentunya sangat bermanfaat bagi kelangsungan sistem kerja yang akan berjalan. 9. Kesimpulan dan Saran Setelah semua tahap dilaksanakan, maka akan dibuat kesimpulan dari halhal yang telah dilakukan dan saran untuk kemajuan perusahaan. 10. SELESAI
3.1
Teknik Pengumpulan Data Sebelum perancangan 5S dibuat, maka penulis harus mengetahui dahulu, apakah PT. Harapan Widyatama Pertiwi benar-benar memerlukan prinsip 5S dalam menjalankan proses produksinya. Untuk mengetahui hal tersebut, maka dilakukan
pengumpulan
data
melalui
kuesioner.
Sebelum
melakukan
pembagian kuesioner, maka perlu dilakukan perhitungan jumlah sampel yang akan diambil. Untuk itu teknik samplingnya adalah probability sampling yang merupakan teknik sampling yang memberi peluang yang sama bagi setiap anggota populasi untuk dipilih menjadi anggota sampel. Teknik ini meliputi simple
random
sampling,
proportionate
stratified
random
sampling,
disproportionate stratified random, sampling area. Dalam ruang lingkup yang diambil yaitu bagian produksi, maka teknik yang sesuai adalah disproportionate
51
stratified random karena memperhatikan jabatan/posisi pada karyawan bagian produksi, sehingga beberapa karyawan yang memiliki jabatan yang lebih tinggi dan kelompok ini mempunyai jumlah yang kecil, harus diambil sebagai sampel. Berikut ini adalah perhitungan jumlah sampel yang akan diambil pada bagian produksi : Untuk jumlah populasi 140, taraf kesalahan 5%, maka jumlah sampelnya = 100 Untuk jumlah populasi 130, taraf kesalahan 5%, maka jumlah sampelnya = 95 Maka untuk jumlah populasi 136 dilakukan interpolasi populasi 130 dan 140. = 95 +
130 − 136 * (100 − 95) 130 − 140
= 95 + 0.6 * 5 = 98 sampel
Setelah diketahui jumlah sampel yang diambil sebanyak 98 orang, maka untuk menentukan anggota sampel dilakukan dengan undian. Setiap anggota populasi akan didata nama-namanya, sesuai dengan jumlah anggota populasi, baru selanjutnya akan diundi nama yang akan diberikan kuesioner. Pembagian kuesioner dilakukan pada shift 1 dengan jam kerja mulai pukul 08.00-16.00. Karena ada empat regu yang diganti secara bergilir tiap 2 hari sekali, maka jumlah sampel yang diambil harus dari keempat regu tersebut, dan oleh sebab itu data diambil pada shift 1 dan kemudian menunggu 2 hari kemudian untuk memberikan kuesioner sesuai dengan nama yang telah diundi. Jumlah populasi regu A dan C sebanyak 34 orang, regu B dan D sebanyak 31 orang. Jumlah
52
anngota regu keseluruhan sebanyak 130 orang. Pada perhitungan jumlah sampel di atas, jumlah 136 adalah jumlah semua anggota populasi pada bagian produksi, dan karena memakai disproportionate stratified random, maka untuk kepala pabrik, kepala supervisor produksi, dan supervisor produksi dengan jumlah 6 orang, dijadikan sebagai sampel dan sisanya 130 orang operator, maka sampel yang diambil : s = 98 – 6 s = 92 operator Pembagian kuesioner pada bagian maintenance dengan populasi yang kecil yaitu sebanyak 23 orang, maka data diambil dari semua anggota populasi. Hal ini dilakukan selain karena jumlah yang kecil sehingga mudah dianalisa, juga untuk mendapatkan hasil yang lebih akurat karena semua pendapat tertampung dan teranalisa. Berikut ini adalah rincian pembagian kuesioner pada bagian produksi dan bagian maintenance. •
Bagian Produksi (98 orang) : -
1 Kepala Pabrik
-
1 Kepala Supervisor Produksi
-
4 Supervisor Produksi
-
92 Operator
53
•
Bagian Maintenance (23 orang) : -
1 Supervisor
-
3 Kepala Regu
-
12 Operator
-
7 Workshop
Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan pada kuesioner terbagi menjadi 2 kelompok, dimana ruang lingkupnya pada bagian produksi dan bagian maintenance. Kelompok pertanyaan I untuk mengetahui tingkat kebutuhan para karyawan akan 5S, dan kelompok pertanyaan II untuk mengetahui keadaan perusahaan saat ini yang terkait dengan prinsip-prinsip dalam 5S. Adapun pertanyaan yang diajukan untuk bagian produksi dan bagian maintenance, berbeda hanya pada kelompok pertanyaan I nomor 1 dan 2 dan kelompok pertanyaan II nomor 1 dan 2. Selebihnya pertanyaan yang diajukan sama. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di bawah ini. ¾ Pertanyaan untuk bagian produksi. •
Kelompok Pertanyaan I 1. Apakah perlu dilakukan pemisahan antara mesin-mesin yang lebih sering beroperasi dengan yang jarang beroperasi ? 2. Apakah penataan dies perlu dilakukan agar mudah ditemukan dan dikembalikan ? 3. Apakah kebersihan perlu dijaga dan diperhatikan ?
54
4. Apakah perlu dilakukan pemeliharaan tempat kerja dengan teratur, rapi, dan bersih ? 5. Apakah kebiasaan berdisiplin perlu untuk dilakukan dalam lingkungan kerja ? •
Kelompok Pertanyaan II 1. Bagaimanakah
pemisahan
antara
mesin-mesin
yang
sering
beroperasi dengan yang jarang beroperasi ? 2. Bagaimana penataan dies ? 3. Bagaimana tingkat kebersihan pada tempat kerja saat ini ? 4. Bagaimanakah kondisi lingkungan kerja dan pemeliharaan barang saat ini ? 5. Bagaimana tingkat kedisiplinan karyawan saat ini ? ¾ Pertanyaan untuk bagian maintenance. •
Kelompok Pertanyaan I 1. Apakah perlu dilakukan pemisahan antara alat-alat yang anda butuhkan dengan yang tidak dibutuhkan ? 2. Apakah penataan peralatan perlu dilakukan agar mudah ditemukan dan dikembalikan ? 3. Apakah kebersihan perlu dijaga dan diperhatikan ? 4. Apakah perlu dilakukan pemeliharaan tempat kerja dengan teratur, rapi, dan bersih ?
55
5. Apakah kebiasaan berdisiplin perlu untuk dilakukan dalam lingkungan kerja ? •
Kelompok Pertanyaan II 1. Bagaimanakah pemisahan antara alat-alat yang dibutuhkan dengan yang tidak dibutuhkan ? 2. Bagaimana penataan alat-alat kerja ? 3. Bagaimana tingkat kebersihan pada tempat kerja saat ini ? 4. Bagaimanakah kondisi lingkungan kerja dan pemeliharaan barang saat ini ? 5. Bagaimana tingkat kedisiplinan karyawan saat ini ?
Berdasarkan pertanyaan pada kelompok pertanyaan I untuk bagian produksi dan bagian maintenance, diberikan 4 pilihan jawaban dengan memilih salah satu dari keempat pilihan jawaban tersebut. Empat pilihan jawaban tersebut yaitu : a. Sangat Perlu (SP) ⇒ Menunjukkan derajat kebutuhan yang mendesak dan harus terpenuhi, dengan bobot nilai 2. b. Perlu (P) ⇒ Menunjukkan derajat kebutuhan yang harus terpenuhi, tetapi tidak mendesak, dengan bobot nilai 1. c. Kurang Perlu (KP) ⇒ Menunjukkan derajat kebutuhan yang rendah, keberadaannya tidak terlalu berpengaruh, dengan bobot nilai –1.
56
d. Tidak Perlu (TP) ⇒ Menunjukkan derajat kebutuhan paling rendah, keberadaannya sama sekali tidak berpengaruh pada jalannya proses produksi, dengan bobot nilai –2. Pada kelompok pertanyaan II untuk bagian produksi dan bagian maintenance, juga diberikan 4 pilihan jawaban, dan harus memilih salah satu dari keempat pilihan jawaban tersebut. Empat pilihan jawabannya yaitu : a. Sangat Baik ⇒ Menunjukkan keadaan yang telah sesuai dengan kebutuhan para karyawan dan telah memenuhi prinsip-prinsip 5S, dengan bobot nilai 2. b. Baik ⇒ Menunjukkan keadaan sesuai dengan kebutuhan. Tetapi keadaan ini masih memungkinkan untuk diperbaiki, dengan bobot nilai 1. c. Kurang Baik ⇒ Menunjukkan keadaan yang membutuhkan perbaikan, dengan bobot nilai –1. d. Tidak Baik ⇒ Menunjukkan keadaan yang membutuhkan perbaikan secara total, dengan bobot nilai –2.
3.2
Metode Analisis Data Setelah kuesioner dibagikan, maka langkah selanjutnya adalah perhitungan kuesioner tersebut. Pada pertanyaan bagian pertama perhitungannya dengan cara, jumlah suara yang terkumpul dikalikan dengan bobot nilai dan menjumlahkan semua pengalian itu. Maksudnya adalah hasil pengalian jumlah suara dengan bobot nilai dari pilihan jawaban 1 dijumlahkan dengan hasil
57
pengalian jumlah suara dan bobot nilai dari pilihan jawaban yang lain, kemudian membaginya dengan jumlah kuesioner yang dibagikan. Jika hasil penjumlahan lebih besar dari nol atau bernilai posistif, maka prinsip 5S perlu diterapkan dalam ruang lingkup tersebut. Namun jika hasilnya lebih kecil dari nol atau bernilai negatif, maka prinsip 5S dianggap tidak perlu untuk diterapkan. Sedangkan untuk pertanyaan bagian kedua, cara perhitungan yang dilakukan sama. Perbedaan hanya terletak pada hasil akhir setelah membagi penjumlahan tersebut dengan jumlah kuesioner yang dibagikan, yaitu jika hasilnya positif atau lebih besar dari nol maka sistem yang ada pada perusahaan sudah memadai dan tidak perlu perancangan 5S. Namun jika hasil yang diperoleh negatif atau lebih kecil dari nol maka perusahaan belum menerapkan 5S dan harus dilakukan perancangan 5S. Untuk melihat aspek yang paling mendesak pada ruang lingkup tersebut yang harus diperbaiki dan yang tidak harus diperbaiki, maka hasil perhitungan kuesioner akan dibuat scatter diagram yang terbagi menjadi 4 kuadran dengan pembagiannya adalah sebagai berikut : ¾ Kuadran I : Nilai kebutuhan (+) dan keadaan (-) Memerlukan perubahan untuk memperbaiki keadaan. ¾ Kuadran II : Nilai kebutuhan (+) dan Keadaan (+) Tidak memerlukan perubahan karena perusahaan sudah dapat memenuhi kebutuhan tersebut.
58
¾ Kuadran III : Nilai kebutuhan (-) dan Keadaan (+) -
Lingkungan kerja yang lebih baik tidak dibutuhkan karyawan.
-
Tidak akan dikembangkan karena keadaan lingkungan kerja sesuai prinsip 5S tidak dibutuhkan karyawan. Keadaan yang tidak dibutuhkan tersebut harus dihilangkan untuk mengurangi biaya yang dikeluarkan perusahaan.
¾ Kuadran IV : Nilai kebutuhan (-) dan Keadaan (-) -
Perusahaan tidak butuh perancangan 5S..
-
Perusahaan tidak dapat menyediakan lingkungan kerja yang
mengacu
pada
5S.
Tetapi
perusahaan
harus
menciptakan lingkungan kerja yang dapat menunjang kinerja para karyawan.
