BAB 3 LANGKAH PEMECAHAN MASALAH
3.1
Penetapan Kriteria Optimasi Pesatny a perk embangan tek nologi saat ini mempengaruhi laju informasi laju informasi y ang beredar y ang ak urat dan cepat y ang dapat membantu dalam menentuk an strategi perusahaan. Tek nologi internet k ini telah menjadi bagian dari strategi bisnis perusahaan dimana tek nologi tersebut mampu memberik an jangk auan y ang luas untuk peny ebaran informasi. Data dan analisis hasil liputan media sangat mendasar sebagai panduan rencana ak tiv itas public communication dan marketing . Untuk membantu efek tiv itas dari hubungan perusahaan dan ak tiv itas pemasaran, News Media Monitoring Online menawark an liputan media y ang k omprehensif dan monitorin g di media cetak , media elek tronik , dan media internet y ang berada di Indonesia. Yang nantiny a data dan informasi y ang didapat ak an diolah sebagai knowledge management.
3.1.1
A nalisis Kebutuhan Peluang y ang terdapat pada sistem y ang baru adalah: •
Kebutuhan memperoleh informasi y ang prak tis. Dengan semak in pesatny a k emajuan ilmu pengetahuan tek nologi dewasa ini terutama internet , mak a perusahaan diharapk an dapat memanfaatk an tek nologi untuk dapat menduk ung k egiatan dapat membantu
informasi perusahaan. Mediabanc
perusahaan
meny ediak an k ebutuhan
informasi y ang menarik dengan prak tis (cepat, akurat, dan
55
56 mudah) y ang dapat diak ses dimana saja dan k apan saja. Selain itu, intranet juga berperan dalam pendistribusian informasi secara internal perusahaan. Informasi dapat distribusik an secara cepat melalui email perusahaan ataupun portal. •
Pengguna internet y ang meningk at. Dengan penggunaan internet
y ang semak in meningk at
dewasa ini, mak a dapat menjadi peluang bagi PT Indofood Suk ses
Mak mur
Tbk
untuk
memanfaatk an
dan
mengembangk an sistem penginformasian melalui media
internet. Berdasark an data statistik terak hir, pengguna internet dunia k ini mencapai 1,7 miliar jiwa, dan A sia menguasai sek itar 42,4%. Sedangk an di Indonesia pada tahun 2010 ini tercatat sek itar 57,8 juta jiwa pengguna
internet. •
Berk embang pesatny a media monitoring secara online. Dewasa
ini
semak in
bany ak
Media
Agency
y ang
menawark an jasa untuk meny iapk an pemberitaan media melalui online clipping . Hal ini dapat menjadi peluang bagi PT Indofood Suk ses Mak mur Tbk untuk mendapatk an data dan informasi dari berbagai media secara cepat dan prak tis. •
Semak in bany ak perusahaan y ang menggunak an knowledge
management. Pesatny a
teknologi
sehingga
bany ak
alternatif
y ang
digunak an untuk mendukung pendistribusian data dan
57 informasi serta mengumpulk an, memelihara, mengolah data dan informasi y ang ada y ang berguna untuk perusahaan di masa sek arang dan ak an datang. Untuk mengetahui k ebutuhan dari Indofood dan konsumenny a, mak a penelitian
analisis k ebutuhan. Pengambilan
wawancara. Pertany aan y ang
diajuk an
data dilak uk an dengan
adalah
metode
mengenai pentingny a media
monitoring online dan knowledge management bagi Div isi Public Relation dan internal perusahaan. Berik ut ini diperlihatk an hasil wawancara y ang dilak uk an dengan beberapa narasumber : •
Div isi Public Relation sebagai pengelola. Div isi Public Relation membutuhk an media monitoring online agar Div isi
Corporate Public Relation dapat menerima berita dari berbagai media secara cepat. Div isi Public Relation tidak perlu lagi berlangganan koran, membaca halaman per halaman untuk mencari berita-berita y ang berk aitan dengan Indofood serta berita-berita lainny a, dan mengumpulk an berita tersebut dalam bentuk k liping. Hal tersebut sudah disediak an secara khusus oleh
mediabanc. Dengan adany a media monitoring online, Div isi Corporate Public Relation dapat lebih menghemat wak tu dalam pengumpulan data dan informasi melalui berita-berita y ang ada di media. Dan semua data dan informasi y ang ada ak an disimpan k e serv er sehingga div isi ini memilik i database tersendiri. Berita tersebut juga ak an didistribusik an melalui email internal ataupun melalui
portal
sehingga
memudahk an
k ary awan
perusahaan
untuk
mengak ses dan mendapatk an informasi. Data dan informasi tersebut ak an
58 disimpan, dipelihara, diolah, dan dijadik an bahan pembelajaran atau ev aluasi secara bersama agar dapat menghasilk an suatu pengetahuan y ang baru. •
Kary awan sebagai konsumen. Disini k ary awan ak an diuntungk an k arena dengan penggunaan media
monitoring online k ary awan dalam perusahaan tersebut ak an mendapatk an informasi secara cepat. Berita-berita ter sebut dapat diak ses melalui email dan portal. Dan k ary awan mendapat pengetahuan-pengetahuan baru dari berita-berita y ang ada. 3.1.2
A nalisis Masalah dengan Diagram Fishbone Dr. Kaoru Ishik awa seorang ilmuwan Jepang, merupak an tok oh kualitas y ang
telah memperk enalk an user friendly control, Fishbone cause and effect diagram,
emphasised the ‘internal customer’ k epada dunia. Fishbone diagram adalah suatu diagram y ang menunjukk an hubungan antara fak tor-fak tor peny ebab masalah dan ak ibat y ang ditimbulk an. Manfaat dari fishbone diagram antara lain mengidentifik asi ak ar peny ebab dari suatu masalah serta membangk itk an ide-ide untuk mengatasi permasalahan tersebut. Permasalahan y ang timbul ialah k urang efek tifny a cara memonitor media melalui cara k onv ensional. Jik a masih menggunak an cara konv esional, mak a datadata tersebut tidak tahan lama dan cenderung dapat hilang atau tercecer. Perlu adany a perubahan cara memonitor media dan meny impan data-data tersebut agar div isi Corporate Public Relations agar mampu menjadi media informasi y ang efek tif dan efisien untuk public dan internal. Sehingga dapat menambah pengetahuan masy arak at, mitra k erja, maupun instant pemerintah y ang terk ait. Serta memberik an
value added bagi perusahaan y ang bersangkutan. Oleh k arena itu, untuk mengetahui apa peny ebab sebenarny a dalam permasalahan tersebut mak a penulis menggunak an
59 Diagram Fishbone untuk melak uk an analisis masalah seperti y ang digambark an berikut ini:
Peralatan
Manusia
Media Monitoring Online yang belum efektif menjadi media informasi. Waktu dan Biaya
Tampilan
Gambar 3.1 Diagram Fishbone Sumber: Hasil penelitian penulis
Berdasark an gambar di atas, mak a dapat ditentuk an k ategori-k ategori utama apa saja y ang menjadi peny ebab hingga terbentuk ny a permasalahan ini, antara lain: 1. Manusia •
Kurangny a pengetahuan mengenai ak an pentingny a tek nologi informasi dewasa ini sehingga k ary awan kurang mampu memanfaatk an tek nologi sebagai media informasi y ang lebih efek tif.
•
Kemampuan untuk memanfaatk an dan mengolah tek nologi informasi masih dinilai k urang, k arena k eterbatasan k ary awan.
pengetahuan y ang
dimilik i oleh
60 2. Peralatan •
Komputer y ang sampai saat ini digunak an k ary awan pada div isi Corporate
Public Relation dalam perusahaan masih sangat standar, serta sering terjadiny a k erusak an-k erusak an y ang mampu menghambat suatu pek erjaan. •
A plik asi pada komputer y ang digunak an k ary awan pada div isi Corporate
Public Relation pada saat ini masih sangat sederhana sehingga dapat menghambat dalam hal pemanfaatan tek nologi informasi sebagai media publik asi y ang efek tif. 3. Wak tu dan Biay a •
Wak tu dan biay a y ang digunak an untuk me-monitoring media belum efek tif.
•
Karena bany ak wak tu terfok us pada k egiatan tersebut, mak a ev aluasi dan pembelajaran mengenai data-data y ang ada pada saat memonitoring media jarang dilak uk an.
4. Tampilan •
Pada cara tradisional, k onten data hany a potongan-potongan k ertas y ang k emudian ditempel.
•
Informasi y ang diberik an pada konten tersebut tidak lengk ap, tidak terdapat penjelesan analisis mengenai informasi tersebut dan tone mengenai berita.
•
Struk tur tampilan dalam k onten masih belum rapi dan tampilan-ny a pun y ang masih sangat standar.
3. 2 Pengembangan A lternatif Solusi •
Melak uk an k ombinasi antara cara lama (k liping konv ensional) dan Online clipping (News Media Monitorin g Online) untuk peny esuaian awal. Indofood selalu memonitor seluruh berita terk ait untuk mengetahui perk embangan perusahaan dan citra apa y ang terbentuk di masy arak at secara umum . Selama ini proses monitoring dilak uk an
61 secara tradisional y aitu dengan membaca langsung setiap berita di semua media, y ak ni berlangganan puluhan koran k emudian dibaca, digunting dan ditempel, difotocopy lalu disebark an. Saat ini Indofood sedang mengembangk an suatu media
monitoring secara online untuk dapat memonitor seluruh pemberitaan media dengan lebih cepat, prak tis dan ak urat. CPR Indofood ak an mengembangk an Clippin g Online y aitu bentuk peny ajian k liping secara online y akni melalui email setiap hari. Sedangk an data-data k liping ak an disimpan di serv er Indofood. Diusahak an ak an diterima setiap pagi. Untuk berita y ang khusus (k asus) ak an diinformasik an lebih cepat. Selanjutny a media monitoring ak an dik erjak an oleh agency y ang telah disewa Indofood. Melalui lay anan ini Indofood tidak perlu lagi berlangganan k oran. Mesk ipun demik ian Indofood tetap ak an berlangganan Kompas dan Bisnis Indonesia. Jik a perusahaan telah siap, mak a perusahaan dapat hany a mengimplementasik an Online
clipping (News Media Monitoring Online). Karena dalam realitany a Indofood baru mengimplementasik an Media Monitoring Online. Sehingga Indofood masih perlu beberapa peny esuaian dengan proses ini. Jik a terus menerus Indofood melak uk an
media monitoring
secara konv ensional, hal ini ak an merugik an pihak Indofood
k arena hasil dari clipping tersebut dalam bentuk k ertas sehingga tidak tahan lama dan dapat tersebar atau hilang. Padahal hasil tersebut dapat dijadik an knowledge
management y ang ak an digunak an untuk bahan ev aluasi dan pembelajaran bagi Indofood. •
Mengimplementasik an Online clipping (News Media Monitoring Online) dan mengolah data dan informasi y ang ada agar dapat menjadi pengetahuan y ang baru (knowledge management). Jik a langsung mengimplementasik an, secara otomatis PR Indofood memilik i database merek a tersendiri. Dan hal ini ak an menguntungk an Indofood k arena secara berk ala perusahaan
tersebut dapat mengev aluasi,
mempelajari, dan menemuk an inov asi baru y ang berguna untuk k edepanny a. Setiap
62 data dan informasi y ang terk umpul dapat diolah menjadi pengetahuan baru. Setiap k ary awan dalam perusahaan dapat melak uk an sharing knowledge dan setiap data, informasi, dan pengetahuan y ang ada dapat terdok umentasi dan terak ses dengan cepat. Contohny a seperti masalah y ang baru terjadi dengan Indomie di Taiwan, hal ini dapat menjadi pembelajaran serius. Indofood dapat mengetahui dari mana saj a sumber berada, animo masy arak at tentang hal tersebut, dan lain-lain. Jadi jik a ada masalah seperti ini lagi k edepanny a, Indofood tahu apa y ang harus dilak uk an. Seandainy a masih melak uk an cara k onv esional, mungk in data tersebut dapat hilang dan tidak bisa dipak ai lagi k arena dalam bentuk k ertas dan tidak tahan lama serta ada k esulitan untuk memperbaharui data.
3.3
Pengembangan Model Optimasi 3.3.1
A nalisis Porter P endatang baru yang potensial: Tidak ada
A ncaman Pendatang Baru
Kek uatan Penawaran P ersaingan U saha S ejenis: PT S ayap Mas U tama PT G aruda Food
Pemasok : Indofood Kekuatan penawaran
Pembeli : Masy arak at
A ncaman produk
pemasok
pengganti P roduk S ubtitusi antara lain: M ie Sedap, Blueband,, dll
Gambar 3.2 A nalisa Porter Sumber : Penelitian Penulis
63 Keterangan : 1. Pendatang baru y ang potensial Bagi perusahaan Indofood, datangny a pesaing baru perlu dicermati dan diantisipasi. Kehadiran pendatang baru bisa saja mempersempit persaingan namun bisa juga menjadi partner dalam mengembangk an suatu bisnis. Hingga saat ini belum ada pendatang baru di bidang y ang sama seperti Indofood. 2. Persaingan usaha sejenis PT Say ap Mas Utama merupak an direct competitor bagi PT Indofood Suk ses Mak mur Tbk . PT Say ap Mas Utama atau y ang sering disebut dengan Wings Grup ini memproduk si produk Mi instan dan menjadi pesaing bagi Indofood sebagai perusahaan y ang memilik i produk utama Mie Instan. Indofood dan Wings Grup merupak an perusahaan terk emuk a di Indonesia dan memilik i posisi y ang k uat dimata masy arak at. PT GarudaFood Putra Putri Jay a berdiri pada tahun 1958 dengan nama PT Tudung Putra Jay a. Perusahaan ini merupak an indirect competitor bagi PT Indofood Suk ses Mak amur Tbk , Garuda Food bergerak dalam bidang bisnis y ang sama dengan Indofood mesk ipun k edua perusahaan ini memilik i k ek uatan pada produk utama y ang berbeda, namun Indofood dan Garuda Food sama-sama memilik i produk dairy . Walaupun demik ian, PT Indofood Suk ses Mak mur Tbk
masih dapat
mempertahank an pasarny a. Selain k arena merek-merek Indofood sudah terpercay a, Indofood selalu dapat berinov asi dan meningk atk an k ualitasny a. 3. Produk pengganti atau subtitusi Berbagai macam produk subtitusi y ang beredar di masy arak at. A mbil saja contoh Mie Sedap y ang diproduk si oleh PT Say ap Mas Utama. Pada
64 beberapa tahun lalu saat PT Say ap Mas Utama memproduk si produk baru Mie Sedap, Indofood sempat mengalami penurunan penjualan walupun tidak signifik an. Harga Mie Sedap lebih murah dibandingk an Indomie dan pemasaran Mie Sedap melalui ik lan cuk up menarik perhatian pembeli. Namun hal ini cepat ditanggapi oleh Indofood sehingga Indofood cepat melak uk an serangan balik agar tetap mempertahank an penjualan. Serangan balik y ang dilak uk an adalah dengan tetap mempertahank an image bahwa Indomie adalah mie instan y ang high class. Selain itu Indofood mencermati perilak u k onsumen, y aitu mind set k onsumen saat itu produk mie instan y ang sedang “in ” adalah Mi Sedap dan k onsumen hany a terfokus pada k ata sedap saja. Pada saat di tok o atau swalay an konsumen mencari produk Mie Sedap merek a hany a fokus terhadap k emasan mie y ang bertulisk an sedap. Untuk
mempertahank an penjualanny a, Indofood
melak uk an
serangan
dengan membuat k emasan luar Indomie dengan bertulisk an k ata sedap pada k emasan tersebut. Hal ini berguna untuk mengecoh konsumen. Karena itu Indofood perlu melakuk an inov asi dan extra pelay anan bagi k onsumen agar k onsumen tetap loy al terhadap produk Indofood dan tidak beralih k e produk subtitusi lain y ang ditawark an oleh kompetitor. 4. Pemasok PT Indofood Suk ses Mak mur Tbk mengelola seluruh tahapan proses produk si produk mak anan y ang dimilik iny a, mulai dari produk si dan pengelolaan bahan bak u hingga menjadi produk y ang siap di jual k epada pelanggan. •
Indofood memilik i perk ebunan y ang bek erja sama dengan para petani untuk
mengelola hasil pertanian/perk ebunan y ang ak an dijadik an
sebagai bahan baku untuk memproduk si berbagai produk ny a.
65 •
Hasil dari pertanian/perk ebunan tersebut k emudian diolah sehingga menjadi bahan bak u y ang siap untuk diproduk si di pabrik Indofood sehingga menjadi produk jadi y ang siap untuk dijual.
•
Di pabrik produk si semua bahan bak u diolah sebaik mungk in sehingga menjadi produk y ang berk ualitas tinggi, di pabrik tidak hany a terdapat k egiatan produk si, namun juga k egiatan research y ang berfungsi untuk mengendalik an
komposisi-komposisi
y ang
digunak an
dalam
memproduk si suatu produk dengan baik , k egiatan ini dilak uk an dengan mengambil sample secara random dan menelitiny a dalam sebuah ruangan laboratorium untuk memastik an produk tersebut sudah lay ak dipasark an sebagai produk berkualitas. •
Pengemasan juga dilak uk an di pabrik , semua bahan bak u y ang telah diolah dan menjadi produk jadi k emudian disortir k e dalam ruangan pengemasan, tenaga k erja y ang ber- skill tinggi y ang dimilik i oleh Indofood mengemas produk dengan cepat dan baik .
•
Distribusi merupak an komponen utama dalam mata rantai k egiatan operasional Indofood sebagai perusahaan Total Food Solu tions. Indofood tidak memilik i gudang peny impanan pada pabrik ny a, setiap 8 jam sek ali produk siap untuk k emudian langsung didistribusik an pada outlet ritel/pasar tradisional. Melalui jaringanny a y ang luas, mak a menjamin k etersediaan
produk -produk
Indofood
di hampir
seluruh
pelosok
Nusantara. Bagian distribusi ini mendistribusik an secara baik produk produk Indofood maupun produk -produk pihak k etiga. 5. Pembeli PT Indofood Suk ses Mak mur Tbk memilik i berbagai jenis produk y ang ditujuk an untuk berbagai segmen pasar. Oleh k arena itu, pembeli atau
66 konsumen Indofood adalah seluruh k alangan masy arak at baik dalam dan luar negeri. Produk -produk y ang telah didistribusik an dari pabrik tersedia pada otlet-outlet ritel serta pasar tradisional di setiap wilay ah sehingga konsumen dapat dengan mudah menemuk an produk Indofood k arena sistem pendistribusianny a y ang luas. Indofood menunjukk an bahwa selama ini telah menjadi bagian y ang tidak terpisahk an dari k ehidupan masy arak at Indonesia, dan saat ini dalam posisi y ang k uat untuk mengambil peluang seiring dengan kondisi ek onomi di Indonesia y ang meningk at dan lebih tangguh. Merek – merek Indofood tetap melek at sebagai merek “Top of Mind” di k alangan k onsumen di semua lapisan masy arak at. Merek
Indofood dipercay a atas produkny a y ang
berk ualitas serta bercita rasa tinggi. Hal ini y ang meny ebabk an masy arak at terus
loy al
pada
merek -merek
Indofood.
Karena
Indofood
tetap
mempertahank an kualitas y ang ada serta tetap memberik an pelay anan y ang baik bagi masy arak at.
3.4
Tahap Pengembanga n Model •
Menghentik an berlangganan Koran, majalah, dan tabloid (k ecuali Kompas, Bisnis Indonesia, dan The Jak arta Post) y ang ada selama ini, k emudian dialihk an untuk berlangganan News Media Monitoring Online sebagai peny edia berita dalam bentuk online.
•
Berita ak an tersaji setiap hari mulai pukul 07.00 pagi di website Media Banc (e-
News library). Setiap pelanggan ak an diberik an user id dan password untuk masuk dalam e-library tersebut.
67 •
Kemudian ak an dibuat summary dan dik irim k epada BOD melalui email (mak simal jam 10.00 pagi). Untuk berita – berita k husus (terk ait dengan k asus) ak an di-update setiap saat.
•
Tidak diperluk an lagi hardcopy k liping, sehingga lebih hemat dan efisien.
•
Daily report alert 2 (dua) k ali sehari y ak ni puk ul 10.00 (k oran pagi) dan pukul 16.00 (k oran sore).
•
A rsip berita ak an disimpan pada serv er Indofood di div isi IT.
•
Topik pemberitaan ak an dibagi menjadi beberapa topik besar y ak ni berita Indofood, berita Salim Group, berita mengenai ekonomi, berita pangan, berita komoditi seperti CPO, gandum serta berita-berita lain y ang memilik i dampak langsung terhadap Indofood.
•
Media y ang dimonitor : o
Surat Kabar Harian : Kompas, The Jak arta Post, Media Indonesia, Bisnis Indonesia, Koran Tempo, Republik a, Warta Kota, Harian Ekonomi Neraca, Inv estor Dialy , Suara Pembaruan, Sinar Harapan, Seputar Indonesia, Jak arta Globe, Koran Kontan, Koran Jak arta, Jawa Pos.
o
Tabloid : Kontan.
o
Majalah : Mix, Mark eting, Inv estor, Trust, Globe A sia, SWA , Warta Ek onomi, Gatra, dan Tempo.
o •
Media Online : LKBN Antara dan detik .com
News Monitoring Agency ak an memberik an lay anan berupa seluruh berita y ang ter- capture melalui beberapa k ata k unci y ang diberik an oleh perusahaan, memberik an report bulanan y ang disertai grafik .
•
Selanjutny a data-data dari clippin g online y ang dilakuk an PR dalam ak tiv itasny a memonitoring media dapat diupload di portal Indofood sehingga seluruh pek erja
68 Indofood dapat mengetahui informasi apa saja y ang terbaru dari dalam dan luar Indofood. •
Data – data ter sebut harus mudah diak ses seperti melalui telepon gengam (Blackberry ). Terlebih lagi bagi BOD Indofood agar merek a dapat memanfaatk an wak tu dan tetap mengetahui info atau k abar terbaru tentang Indofood.
•
Data – data y ang tersimpan dalam database
Div isi Public Relation ak an
disimpan, dipelihara, diolah, dipelajari, dan dianalisis sehingga menghasilk an pengetahuan y ang baru y ang dapat membantu pengambilan k eputusan pada saat sek arang dan masa depan. •
Data dan informasi y ang ada ak an di- sharing-k an untuk saling membantu sesama k ary awan sebagai suatu tim, dan bek erja sambil memanfaatk an
knowledge y ang ada. Sharing data dan informasi tersebut dimanfaatk an sebagai sarana k omunik asi sebagai tempat bagi semua k ary awan untuk mengeluark an apa y ang dimilik i termasuk permasalahan dan k ondisi di lapangan demi membuat k ebijak an y ang lebih sesuai.
