87 BAB 3 KEBUTUHAN DAN SOLUSI IMPLEMENTASI SISTEM
3.1
Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1
Sejarah Perusahaan Pertama kali pada tahun 1885, dua bersaudara dari Inggris yang bernama
William dan Lever mulai mengelola perusahaan dengan nama Lever Brothers. Perusahaan ini memproduksi sabun cuci Sunlight yang dipasarkan dengan kemasan dan iklan yang baik sehingga semakin lama semakin berkembang. Kemudian mereka juga memproduksi sabun mandi Lux dan Lifebuoy. Sementara di Belanda pada waktu yang bersamaan berdiri dua perusahaan keluarga yaitu milik keluarga Anton Jurgens dan Van den Bergh. Kedua perusahaan ini sama-sama memproduksi mentega. Tak lama setelah itu kedua perusahaan ini pun bergabung dengan nama Margarine Unie yang memproduksi sabun dan mentega. Lever Brothers dan Margarine Unie sama-sama melebarkan usahanya di daratan Eropa dan saling bersaing untuk maju. Keduanya pun memiliki kesamaan, yaitu sama-sama membuat produk untuk konsumen dalam jumlah besar, jalur distribusinya luas, dan material bakunya sama. Akhirnya pada tahun 1930, Lever Brothers dan Margarine Unie menjadi satu perusahaan dengan nama Unilever, dengan ciri khas logo “U”. Unilever memiliki dua kantor, yaitu di London, Inggris dan Roterrdam, Belanda. Sementara itu Unilever Indonesia didirikan pada tanggal 5 Desember 1933 dengan nama Zeepfabrieken N.V. Lever. Lalu pada tahun 1980 tepatnya pada tanggal 22 Juli, nama perusahaan diubah 87
88 menjadi PT. Unilever Indonesia dengan akta no.171 yang dibuat oleh seorang notaris yang bernama Ny. Kartini Mulyadi. Sejak perusahaan ini berdiri hingga tahun 1980, manajemen Unilever di Indonesia telah ditangani oleh empat perusahaan yang berbeda, yaitu Lever’s Zeepfabrieken, Van den Bergh’s Fabrieken, Colibri, dan Archa Oil Mill. Akan tetapi aset seluruh perusahaan tersebut dipindahkan ke perusahaan Lever’s Zeepfabrieken dan ketiga perusahaan yang lain dilikuidasi. Kemudian pada tahun tersebut kantor pusat yang berada di London mengumumkan bahwa mulai tanggal 1 September 1980, keempat perusahaan tersebut direorganisasikan menjadi satu perusahaan dengan nama PT. Unilever Indonesia.
3.1.2
Perkembangan Perusahaan PT. Unilever Indonesia Tbk mulai go public tepatnya mulai tahun 1981.
Sekarang ini PT. Unilever Indonesia Tbk didukung oleh Product Development Research Department di Rungkut dan Lab. Port Sunlight (Unilever Dental Research Port Sunlight) di Inggris. PT. Unilever Indonesia Tbk juga didukung oleh sistem distribusi yang kuat yang dinamakan dengan Supply Chain Department yang terdiri dari divisi buying, factory, planning, material, management, distribution operation, central warehouse, brand accountant, information technology user, distribution controlles, logistic operation, dan sales forecasting / distribution palnning. Sistem ini didukung juga dengan Team Supply Chain Project. Cara pendistribusiannya dilakukan dengan cara: dari setiap pabrik Unilever masuk ke warehouse kemudian disebarkan ke 16 depot yang dimiliki Unilever Indonesia yang tersebar di Jawa,
89 Sumatera, Kalimantan, Sulawesi, dan Bali. Kemudian dari depotdepot tersebut, produk disalurkan ke distributor yang jumlahnya kurang lebih 250 distributor yang tersebar di seluruh Indonesia. Jumlah distributor yang banyak inilah yang menjadi kunci keberhasilan Unilever selama ini. Lalu dari distributor produk dijual ke toko baik grosir (wholesaler) maupun pengecer (retail). Produk-produk yang dikeluarkan oleh PT. Unilever Indonesia Tbk juga sudah dikenal oleh seluruh masyarakat Indonesia dan bereputasi baik dengan berbagai penghargaan yang diraih. Hal ini dikarenakan seluruh produk-produk tersebut diproduksi dengan menggunakan peralatan modern berteknologi tinggi sebagai perwujudan dari komitmen perusahaan yang menjamin standar mutu produk bertaraf internasional. Karena hal ini jugalah maka pabrik-pabrik Unilever telah mendapatkan sertifikat ISO14001, ISO 9001, dan Safety and Occupational Health serta Special Award in Total Productive Maintenance. Hingga kini PT. Unilever Indonesia Tbk telah berkembang menjadi sebuah produsen consumer products dengan peranan yang penting di Indonesia. PT. Unilever Indonesia Tbk merupakan pemilik merek terkenal yang tersebar di seluruh dunia sebagaimana merek ini juga diketahui secara lokal dan regional. PT. Unilever Indonesia Tbk mempunyai komitmen yang kuat untuk berkembang di Indonesia dan telah memilih Indonesia sebagai pusat regional untuk berbagai macam produk yang diekspor ke sejumlah negara regional. Sebagai upaya untuk meningkatkan pendapatan bangsa, PT. Unilever Indonesia Tbk juga menyediakan lebih banyak kesempatan kerja. Sekarang, PT. Unilever Indonesia Tbk mempekerjakan lebih dari 3.000 orang di Indonesia, dan 20.000 orang juga dipekerjakan oleh perusahaan kecil dan menengah yang bisnisnya berhubungan
90 langsung dengan PT. Unilever Indonesia Tbk. Kini setelah 75 tahun berdiri, PT. Unilever Indonesia Tbk dapat dikatakan telah berkembang menjadi produsen barang konsumen terbesar di Indonesia serta menjadi bagian yang tak terpisakan dari masyarakat dan ekonomi Indonesia. Bahkan Unilever Indonesia mampu mengalahkan pesaingnya yang lain yang merupakan sesama perusahaan multinasional, yaitu P&G. Menurut Hermawan Kartajaya (2002), di banyak negara Unilever hampir selalu terlibat persaingan sengit dengan P&G termasuk di Indonesia. Namun ternyata tampaknya Unilever Indonesia lebih unggul ketimbang P&G karena keberadaan Unilever jauh lebih lama (1933) dibandingkan dengan P&G yang baru muncul di Indonesia pada tahun 1975. Selain itu Unilever Indonesia dapat terus mempertahankan keadaannya baik dalam kondisi ekonomi sosial yang baik maupun buruk. Termasuk pada periode kedua seperti yang telah disebutkan di atas, bahwa Unilever Indonesia pada akhirnya dapat tetap bertahan sekalipun menghadapi ancaman nasionalisasi semasa pemerintahan Bung Karno. Dapat dilihat di sini bahwa Unilever tidak hanya mempunyai kemampuan tinggi untuk memahami pasar Indonesia tetapi juga memiliki jaringan pemasaran yang sangat luas dan dalam hingga mampu mempertahankan eksistensinya hingga menginjak usia 75 tahun.
3.1.3
Misi Perusahaan Misi PT Unilever Indonesia, Tbk, antara lain :
Menjadi yang pertama dan terbaik di kelasnya dalam memenuhi kebutuhan dan aspirasi konsumen
Menjadi rekan yang utama bagi pelanggan, konsumen dan komunitas.
91
Menghilangkan kegiatan yang tak bernilai tambah dari segala proses.
Menjadi perusahaan terpilih bagi orang-orang dengan kinerja yang tinggi.
Bertujuan meningkatkan target pertumbuhan yang menguntungkan dan memberikan imbalan di atas rata-rata karyawan dan pemegang saham.
Mendapatkan kehormatan karena integritas tinggi, peduli kepada masyarakat dan lingkungan hidup.
3.1.4
Nilai – Nilai Perusahaan Perseroan mempunyai nilai-nilai dan bangga terhadap nilai-nilai tersebut serta menjalankannya dalam aktivitas sehari-hari.
Fokus kepada pelanggan, konsumen & masyarakat Kita memusatkan perhatian untuk memenangkan hati para pelanggan (internal dan eksternal) dan membuat konsumen dan masyarakat merasa senang dengan selalu memahami dan mengantisipasi kebutuhan mereka serta memberikan jawaban secara kewirausahaan.
Kerjasama Kita mengakui adanya ketergantungan satu sama lain dan kita bekerja bersama-sama guna mencapai tujuan yang sama, dengan semangat untuk menang, dan saling percaya.
92
Integritas Kita bersikap jujur, berpegang teguh pada prinsip, konsisten, dan terpercaya dalam semua transaksi yang kita lakukan. Kita percaya diri dalam mempertahankan keyakinan kita, bahkan dalam situasi sulit. Kita melaksanakan apa yang kita katakan.
Membuat sesuatu terjadi Kita bersikap positif dalam mengambil keputusan yang cepat berdasarkan fakta yang ada dan dalam membuat sesuatu terjadi. Kita mengadopsi semangat perusahaan kecil sehingga dapat memberikan fleksibilitas, ketangkasan dan imajinasi yang ktia perlukan agar berhasil.
Berbagi kegembiraan Kita harus berhasil bersama-sama. Semangat kita yang melimpah menandakan bahwa kita berbagi penghargaan atas hasil kerja keras kita. Kita melaksanakan tugas dengan gembira sehingga kita mendapatkan energi dan membantu kita meraih sukses.
Excellence Kita bersemangat untuk melampaui harapan pelanggan, konsumen dan masyarakat melalui produk dan cara kerja kita. Kita memiliki kebebasan untuk berkarya di dala suatu kerangka kerja.
3.1.5
Struktur Organisasi Bentuk badan usaha PT. Unilever Indonesia adalah perseroan multi atau
transnasional (Multinational /Transnational Corporation), dimana operasinya telah
93 melampaui batas-batas dari negara, dan telah disesuaikan atau diadaptasi sesuai dengan negara tempat ia beroperasi. PT Unilever Indonesia Tbk dipimpin oleh seorang chairman dan memiliki sepuluh direktur (directors) sebagai berikut : 1. Chief Financial Officer 2. Home Care Director 3. Personal Care Director 4. Ice cream Director 5. Foods Director 6. Supply Chain Director 7. Development Director 8. Customer Care Director. 9. Human Resources Director 10. Corporate Relations Director
Bentuk organisasi PT Unilever Indonesia adalah organisasi garis/ lini, dimana terdapat departemen-departemen yang secara langsung berhubungan dengan produksi dan penjualan dari setiap produk. Secara umum bagan organisasi PT Unilever Indonesia Tbk dapat digambarkan pada Lampiran 2.
3.1.6
Produk Perusahaan Hingga saat ini, PT. Unilever Indonesia, Tbk. telah memproduksi dan memasarkan kurang lebih sebanyak 43 jenis produk. Dalam memasarkan produkproduknya, perusahaan membagi dalam 3 divisi, dimana setiap divisi bertanggung jawab untuk memasarkannya.
94 1. Divisi Produk Makanan (Food Products) Dimulai sejak tahun 1937, perusahaan ini mulai memproduksi margarine dengan merek Blue Band dan memutuskan untuk menjadikannya sebagai produk margarine nomor satu. Sejak itulah merek tersebut merupakan awal dari usaha perusahaan ini memproduksi makanan. 2. Divisi Produk Perawatan Pribadi (Persona Care Products) Usaha divisi personal dimulai dengan pengakuisisian pabrik Colibri di Surabaya, saat itu perusahaan hanya memproduksi pasta gigi merek Pepsodent dan tidak berminat untuk memperluas usahanya dengan memproduksi produk - produk toiletries. Selain karena perusahaan tidak memiliki pengalaman yang cukup untuk usaha itu, hal ini juga karena kualitas material baku dan konsumen saat itu lebih tertarik pada produkproduk import dari Inggris. Sejak tahun 1977, kemampuan daya beli masyarakat Indonesia meningkat dan perusahaan melihat bahwa produk yang dianggap saat itu masih terjangkau oleh kemampuan masyarakat, mulai saat itu perusahaan meluncurkan produk-produk Perawatan Pribadi seperti minyak rambut, deodorant, shampoo, lotion, skin care, bedak, dan pasta gigi. 3. Divisi Produk Perawatan Rumah Tangga (Household Products) Hingga saat ini detergent merupakan produk terbesar perusahaan dan telah membuktikan volume penjualan yang meyakinkan. Pada tahun 1970-an, divisi detergent berhasil melipatgandakan penjualannya dan sampai saat ini sabun pencuci pertama di Indonesia yang menggunakan material NSP (Non Soap Detergent) yang berhasil menjadi nomor satu dipasaran adalah Rinso. Divisi ini juga menghasilkan produk – produk Dishwasher, Fabric
95 softeners, Household cleaner, Mosquito coil, Fabric wash. Adapun jenis dan kategori produk – produk yang dihasilkan divisi-divisi tersebut:
Tabel 3.1 Jenis - Jenis Produk Unilever
Jenis - Jenis Produk Unilever Produk-produk Perawatan Pribadi (Personal Care Products) Skin care
(Dove, Citra, Vaseline, Pond’s, Binolia) ;
Deodorant
(Rexona, Axe) ;
Toothpaste
(Close-up, Pepsodent, Signal 2) ;
Hair care
(Sunsilk, Lifebuoy, Clear, Brisk) ;
Tissues
(Kleenex, Trentis, Scott) ;
Baby diapers
(Huggies) ;
Feminine care
(Kotex) ;
Personal wash.
(Lux, Lifebuoy)
96
Produk-produk Perawatan Rumah Tangga (Household products) Dishwash
(Sunlight) ;
Fabric softeners
(Molto) ;
Fabric wash
(Omo, Rinso, Surf, Superbusa) ;
Mosquito coil
(Domestos nomos) ;
Household cleaner
(Super pell, Vixal, Domestos Wipol). Produk-produk Makanan (Foods Products)
Beverages
(Lipton, Sariwangi)
Food
(Tara Nasiku)
Jam
(Skippy, Knorr mayonaise )
Snack
(Taro) ;
Seasoning
(Royco, Bango) ;
Margarine
(Blue - band) ;
Ice cream
(Wall’s products)
3.1.7
Fasilitas Produksi PT. Unilever Indonesia, Tbk yang berkantor pusat di Graha Unilever, Jl.
Jenderal Gatot Subroto Kav. 15, Jakarta Selatan, memiliki fasilitas – fasilitas produksi (pabrik-pabrik) salah satunya terletak di Rungkut, Surabaya yang memproduksi material perawatan dan kosmetik. Serta di Cikarang, Bekasi. Antara lain: Ice cream, Deterjen cair, Deterjen bubuk, dan Produk Makanan. Seluruh produk Unilever diproduksi dengan menggunakan peralatan modern berteknologi tinggi. Sebagai perwujudan dari komitmen perusahaan untuk menjamin standard
mutu
produk
bertaraf
internasional,
pabrik-pabrik
Unilever
telah
97 mendapatkan sertifikat ISO 14001, ISO 9001, dan Safety and Occupational Health. Selain itu, Unilever Indonesia juga memperoleh penghargaan Special Award in Total Productive Maintenance.
3.2
Pabrik Wall’s Ice Cream 3.2.1
Perkembangan Pabrik Wall’s Ice Cream 3.2.1.1
Struktur Organisasi Wall’s Ice Cream Outbound
Coldstore Master Ice
Coldstore Supervisor (Operational)
Reach Truck Driver / Operator Forklift 8(3-3-2)
Coldstore Technition 1
Coldstore Supervisor (Administration)
Despatch Checker 3(1-2)
Pallet Ridder Operator / Loader 10(4-4-2)
Despatch Assembling 6(3-3)
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Wall’s Ice Cream Outbound
Admin Clerk 1
98 Setiap jabatan pada Coldstore, memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 1. Coldstore Master Coldstore Master memiliki beberapa tanggung jawab atas beberapa kegiatan didalam Coldstore, diantaranya: a.
Bertanggung jawab untuk semua operational di Coldstore dan NH3 Refrigerator Utility.
b.
Mengatur kebutuhan manpower / manning untuk kebutuhan operasional dan administrasi
c.
Berkoordinasi dengan team lain ( Planner, Production, QC, Sales dan Marketing ) untuk mencapai target-target perusahaan ( customer order fullfill )
d.
Mengatur kebutuhan operasional khususnya untuk MHE / Material Handling Equipment.
2. Admin supervisor Admin supervisor memiliki beberapa tanggung jawab atas beberapa kegiatan didalam Coldstore, diantaranya: a.
Menarik data material/stock secara keseluruhan, dari sistem SAP untuk tiap-tiap harinya. (Namun aktifitas ini, lebih terfokus dilakukan diawal minggu)
b.
Memperbaiki data-data yang tidak akurat, seperti: i. Status suatu stock di Coldstore yang seharusnya Block namun terlewat oleh Bagian Quality (Quality Dept.), sehingga masih
99 Release. Dalam hal ini, Admin supervisor harus melepas stock tersebut dari sistem, sehingga tidak terjadi kesalahan pada Bagian Penjualan di MBAU yang menangani pemesanan (Sales order) untuk GT dan MT, serta di Head Office (HO) yang menangani pemesanan (Sales order) untuk export (RSE) dalam memperkirakan material yang tersedia untuk membuat Delivery plan. ii. Barcode/Pallet id pada stock yang berasal dari Palletizing (Bagian Produksi) dan sudah berupa pallet di Despatch area, tidak dapat di-scan oleh Radio frequency (RF), sehingga tidak bisa dihasilkan alamat untuk meletakkan stock. iii. Transaksi - transaksi seleksi produk, yang berasal dari Bagian Quality dan Bagian Produksi. Bagian Quality dan Bagian Produksi, akan membuat dan memberikan BON Permintaan Seleksi kepada Admin supervisor, sehingga stock yang sudah berada ataupun baru masuk di BOF, diminta dikeluarkan kembali. Situasi tersebut, mengharuskan Admin supervisor untuk mengurangi stock pada sistem. c.
Berdasarkan permintaan Bagian Quality, yang telah menyeleksi stock-stock apa saja yang dapat digolongkan pada export (RSE) ataupun local, maka terdapat kemungkinan untuk stock-stock (berupa pallet-pallet yang telah ditentukan) dari local dipindahkan ke Export. Otorisasi pemindahan tersebut dimiliki oleh Admin supervisor.
100 d.
Menarik data-data Sales order, dari Bagian Penjualan (MBAU) untuk tujuan export.
e.
Yang menarik data-data yang diperlukan untuk aktivitas Stock Take, sekaligus sebagai penanggung jawab kegiatan.
f.
Menentukan jatah planning transporter, pada dokumen Delivery plan yang telah dibuat sebelumnya oleh Bagian Penjualan (MBAU) pada tiap-tiap minggu.
3. Operational Supervisor Operator Supervisor memiliki beberapa tanggung jawab atas beberapa kegiatan didalam Coldstore, diantaranya: a.
Penanggung jawab, kegiatan operasional mulai dari aktifitas Penerimaan Produksi sampai Pengeluaran Stock untuk siap dikirim, dan juga apabila terdapat pengembalian (retur) pada proses Modern trade (MT).
b.
Penanggung jawab, pada beberapa aktifitas, pengecekkan stock yang akan dikirim, diantaranya: i.
Pallet id yang tidak dapat discan.
ii.
Pemindahan
barang
dari
High
Rack
ke
Pick
face
(curah/receh). iii.
Memastikan terpenuhinya kebutuhan Pick face, untuk memudahkan team Assembling.
c.
Membuat Delivery note untuk Concess.
101 4. Despatch checker Despatch checker bertanggung jawab atas kegiatan operasional yang terkait dengan aplikasi SAP R/3 khususnya untuk aktifitas Picking General Trade (GT) mulai dari aktifitas Order Management Processing, Delivery Order Processing, Shipment Processing, hingga Transfer order Processing.
5. Admin clerk Admin clerk bertanggung jawab atas kegiatan operasional yang terkait dengan aplikasi SAP R/3 khususnya untuk aktifitas Picking General Trade (GT) mulai dari aktifitas Order Management Processing, Delivery Order Processing, Shipment Processing, hingga Transfer order Processing.
6. Reach Truck Driver (Forklift Operator) Reach Truck Driver memiliki beberapa tanggung jawab atas beberapa kegiatan didalam Coldstore, diantaranya: a.
Menaikkan dan menurunkan stock (berupa pallet) dari Rack, untuk proses Good Receipt dan Good Issue dengan menggunakan RF.
b.
Menarik data produksi di tiap akhir shift, untuk mengecek stock hasil produksi dengan yang diterima di BOF sama.
102 7. Coldstore Technition Coldstore Technition memiliki beberapa tanggung jawab atas beberapa kegiatan didalam Coldstore, diantaranya: a.
Menangani kerusakkan yang sifatnya teknis dan urgent.
8. Pallet Ridder Operator (Loader) Pallet Ridder Operator memiliki beberapa tanggung jawab atas beberapa kegiatan didalam Coldstore, diantaranya: a.
Menarik dan mendekatkkan stock untuk memudahkan Forklift Operator menaikkan ke High Rack atau menurunkan dari High Rack.
9. Despatch Assembling Despatch Assembling memiliki dua tanggung jawab atas beberapa kegiatan didalam Coldstore, diantaranya: a.
Menangani aktifitas pick face.
b.
Pemuatan untuk proses Loading.
3.2.1.2
The Delivery Channels of Wall’s Ice cream Outbound Secara struktural Pabrik Ice cream terbagi menjadi dua, yaitu
Pabrik Ice cream Inbound (RMS) dan Pabrik Ice cream Outbound (BOF). Keduanya berlokasi ditempat yang sama yaitu, Cikarang. Pabrik Ice cream yang berlokasi di Cikarang ini mulai beroperasi pada pertengahan tahun 1992. Pada
Pabrik
Ice
cream
Inbound
(RMS)
terjadi
proses
penyimpanan raw material yang diterima dari Supplier untuk pembuatan
103 seluruh produk Wall’s Ice Cream. Yang termasuk dalam raw material dalam hal ini baik untuk produk Ice cream, seperti susu, cokelat, kacang, vanilla, karamel, brownies maupun packaging material (pengemasan) seperti bungkusan perbuah, dan bungkusan per-pack. Pada Pabrik Ice cream Outbound (BOF) dilakukan beberapa aktifitas seperti: menerima finish good dari Palletizing (produksi) (Good Receipt from Production) untuk setelahnya dilakukan penyimpanan ke dalam gudang Ice cream (Coldstore) sesuai dengan alamat rack (storage bin) yang diditunjukkan oleh sistem SAP R/3. Pabrik Ice cream Outbound (BOF) juga menerima list Sales order dari MBAU untuk selanjutnya dilakukan proses delivery order, invoicing, dan pengambilan produk sesuai dengan pemesanan, sampai akhirnya siap untuk dikirimkan kepada pelanggan. Secara umum, terdapat 2 Deliver Channel pada Pabrik Ice cream Outbound (BOF) Cikarang, yaitu: National Chain dan Regional Sourcing & Export (RSE). RSE merupakan Delivery Channel untuk tujuan export. Sedangkan National chain merupakan Delivery Channel untuk tujuan lokal. National chain terbagi-bagi lagi menjadi 2 bagian seperti yang tunjukkan pada Gambar 3.3.
104
Cikarang Cold Store
- 310 stores - 31 kl / week - 60 store / day
Modern trade ( Greater Jakarta )
- 4 countries - 65 kl / week - 41 concess - 700 kl / week - 30 trip / day
Distributor / Concessionaire
National chain
Regional Sourcing chain
Delivery Channel
Gambar 3.2 Delivery Channel Ice cream Department
105 3.2.1.3
The Products of Wall’s (Stock)
Pabrik Ice cream Outbound (BOF) menghasilkan produk akhir dengan beberapa brand seperti yang ditunjukkan pada Tabel 3.2. Tabel 3.2 Stock Keeping Unit of Wall’s Products – In Home
No
Material number
Material Description
OUT HOME 1
20063620
PADDLE POP CHOCOLATE ANZ 32x70ml
2
20067270
MOO MINI MILK 60x35ml
3
20068566
PADDLE POP RAINBOW PEAK 48 X 60 ML
4
20068594
PADDLE POP FRUITY ZAP 36X75ml
5
20068657
PADDLE POP JELLY WAVE 48x57ml
6
20068659
PADDLE POP COLA FIRE 48x57ml
7
20068666
PADDLE POP WOLF & WHALE 36x70ml
8
20068732
PADDLE POP TWISTER CYCLONE 36X75ml
9
62027338
CONELLO ROYL STRWKISS 135ML/24
10
62027339
CONELLO ROYL BFORREST 135ML/24
11
62027341
CONELLO RYL SWTHRTBRW 135ML/24
12
62027617
MOO CONE 80ML / 24
13
62028025
PADDLE POP TRICO 60ML/48
14
62028219
POPULAIRE CHOCOLATE 90ML/40
15
62028220
POPULAIRE STRAWBERRY90ML/40
16
62027844
CORNETTO DISC CHOC 24x120ml
17
62027845
CORNETTO DISC VAN 24x120ml
18
62028301
CONELLO CLSSIC CHOVAN 110ML/24
19
62028302
CONNELO CLSSIC TRMISU 110ML/24
20
62028303
CONELLO HZLNTMOCHACNO 125ML/24
21
62029402
FEAST VANILLA 65ML/42
22
62029403
FEAST CHOCOLATE 65ML/42
23
62052216
MOO ACTIVE 70ML/36
25
62027784
MOO TUB 900ML / 6
26
62027785
MOO TUB 400ML / 12
27
20061351
VIENNETTA TRIPLE CHOCCRUNCH 6x600ml
28
62027798
VIENNETTA BLACK FOREST 600ML/6
29
62027825
WALLS VANILLA SOFTMIX 10000ML
24
IN HOME
106 30
62027826
31
#62027829
STRAWBERRY SM 10000ML MINI CORNETTO CHO&VAN12X30ML/6
62027833
CHOCOLATE SM 10000ML
32
62027834
WALLS TRIPLECHOCOLATE 700ML/6
33
62027835
WALLS TRI CHOCO 350ML/12
34
62027836
WALLS VANCHOCCHIP&CHO350ML/12
35
62027837
WALLS TRIPLE TWIST 700ML/6
36
62027838
WALLS TRIPLE TWIST 350ML/12
37
62027839
WALLS TRIPLE FRUIT 700ML/6
38
62027840
WALLS TRIPLE FRUIT 350ML/12
39
62027841
WALLS NEOPOLITANA 700ML/6
40
62027842
WALLS NEOPOLITANA 350ML/12
41
62027843
WALLS VANCHOCCHIP&CHOC700ML/6
42
62052209
MINICORNETTO VANILLA 6X12X30ML
43
62052211
MINICORNETTO CHO&VAN 6X12X30ML
44
62052212
MINICORNETTO STRWBLU 6X12X30ML
Tabel 3.3 Stock Keeping Unit of Wall’s Products – Out Home
No
Material code
Material Description
OUT HOME 1
20068569
PADDLE POP CHOCOLATE 48x60ml
2
62027100
MAGNUM CLASSIC VANILLA 90ML/25
3
62027525
MP MAGNUM VANILLA 90MLX3X8
4
62027544
PADDLEPOP SHAKYSHAKE 150ML/24
5
62027550
PADDLE POP TWISTRSABER 75ML/36
6
62027554
PADDLE POP TWSTR FRUITY PWR 36x75ml
7
62027773
MOO STICK 70 ML / 36
8
62029000
MAGNUM ALMOND 90ML/25
9
IN HOME
10
20067720
CORNETTO MINI BSCOTCH&CCHOC 6X12X28ml
11
62027789
VIENNETTABROWNIETIRAMISU 600/6
12
62027790
VIENNETTABROWNIECHOCOLATE600/6
13
62029002
MAGNUM MP ALMOND 90MLX3/8
14
62052210
MINICORNETTO CC/BF 6X12X30ML
107 Pada Tabel 3.2, menunjukkan 44 brands yang merupakan item products yang ditujukan untuk penjualan lokal. Dan 14 brands yang disajikan pada tabel xxxx ditujukan untuk RSE ke berbagai negara: Malaysia, Singapura, Thailand, dan Vietnam. Material Out Home merupakan jenis produk dimana customer dalam pengkonsumsian produk-produk tersebut dapat dibawa diluar rumah. Sedangkan material In Home merupakan jenis produk yang pada umumnya untuk dibawa pulang kerumah cara pengkonsumsiannya
Secara keseluruhan, Pabrik Ice cream Outbound (BOF) menghasilkan 55 SKU (Stock Keeping Unit). Pabrik Ice cream Outbound (BOF) memiliki sekitar 10.000 pegawai Unilever dan 300 pegawai dari pihak ketiga (contract labour). Pabrik ini beroperasi selama 24 jam dalam sehari dengan pembagian 3 shift sebagai berikut : Morning Shift : 06.00 – 14.00 Afternoon Shift : 14.00 – 22.00 Night Shift : 22.00 – 06.00 Dalam operasinya, terdapat waktu istirahat selama 30 menit dalam setiap shift-nya dan secara keseluruhan dalam satu tahun pabrik ini memiliki 296 hari kerja.
108 3.3
Implementasi Sistem SAP R/3 Warehouse management pada Wall’s Ice cream Outbound - Coldstore (CS) 3 Kebutuhan & Solusi Implementasi SAP Warehouse Management Wall’s Ice Cream Outbound - Coldstore 3
Kebutuhan Implementasi SAP Warehouse Management Wall’s Ice Cream Outbound - Coldstore 3
Already Exist : Wall’s Ice Cream Outbound Coldstore 1 – 2 : 1. Coldstorage Layout (CS 1 - 2) 2. Existed Warehouse Management Structure (Coldstore 1 – 2) :
Solusi Implementasi SAP Warehouse Management Wall’s Ice Cream Outbound - Coldstore 3
Warehouse Management Structure - Coldstore 3 Ice Cream Wall’s Outbound (Based on ASAP Project Implementation):
- Organizational Unit 1. Project Preparation
- Master Data
- Tim Proyek Implementasi - Tahapan Implementasi - Jadwal Proyek Proyek Pembangunan dan Konfigurasi Coldstore 3 :
- Coldstore 3 Layout 2. Blueprint - Konfigurasi Organizational Unit & Master Data
1. Latar Belakang Implementasi Proyek 2. Tujuan Implementasi Proyek
- Standar Operating Procedure (SOP) / Schematic Processes
3. Sasaran Implementasi Proyek
- Putaway & Picking Strategy Configuration
4. Ruang Lingkup Implementasi Proyek
3. Realization -Penerapan Putaway & Picking Strategy
Gambar 3.3 Sub Gambaran Penelitian (Implementasi) – Kebutuhan dan Solusi Implementasi
109 3.3.1
Kebutuhan dan Solusi Implementasi Sistem SAP R/3 Warehouse management pada Wall’s Ice cream Outbound – Coldstore (CS) 3 3.3.1.1
Kebutuhan Implementasi SAP Warehouse management Wall’s Ice cream Outbound - Coldstore 3
Kebutuhan Implementasi SAP Warehouse Management Wall’s Ice Cream Outbound - Coldstore 3
Already Exist : Wall’s Ice Cream Outbound Coldstore 1 – 2 : 1. Coldstorage Layout (CS 1 - 2) 2. Existed Warehouse Management Structure (Coldstore 1 – 2) : - Organizational Unit - Master Data
Proyek Pembangunan dan Konfigurasi Coldstore 3 :
1. Latar Belakang Implementasi Proyek 2. Tujuan Implementasi Proyek 3. Sasaran Implementasi Proyek 4. Ruang Lingkup Implementasi Proyek
Gambar 3.4 Sub Gambaran Penelitian (Implementasi) – Kebutuhan Implementasi
110 Already Exist : Wall’s Ice Cream Outbound Coldstore 1 – 2
3.3.1.1.1
3.3.1.1.1.1 Layout of Coldstore 1 - 2 LAYOUT COLDSTORAGE 1 Number Section AA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
FRESH PRODUCT
AB AC
G1
AD AE
G2
AF AF
G3
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12 13 14 15 16
FRESH PRODUCT 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12 13 14 15 16
FRESH PRODUCT 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12 13 14 15 16
FRESH PRODUCT
AF AI
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12 13 14 15 16
FRESH PRODUCT
Row Level Pallet Capacity
20
5
100
16 16
5 5
80 80
16 16
5 5
80 80
16 16
5 5
80 80
16 16
5 5
80 80
19 19 19 19 19
4 4 4 4 4
76 76 76 76 76
G4
AJ BLOCKED
1
2
3
FRESH PRODUCT
4
5
6
7
8
9
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
emergency door
Total Rack in ltr
TOTAL CAPACITY COLDSTORAGE 1 - 2
1,120 560,000.00
3,813.00 pallet 1,906,500.00 in ltr
Gambar 3.5 Coldstore 1 Layout
110
111
LAYOUT COLDSTORAGE 2 (LOCAL PRODUCT AREA) Number Section BR
1
2
3
4
5
14 13 12 11 10
BQ BP BO BN BM BL BK BJ BI BH BG BF BE BD BC BB BA
6 9
7 8
8 7
9 6
Row Level
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 5
4
3
2
1
1
mobile rak
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
CP
G4
mobile rak
G2 CM
mobile rak
CL mobile rak
CK
mobile rak
CJ mobile rak
CI
mobile rak
CH mobile rak
CG
mobile rak
CF mobile rak
CE
mobile rak
CD
G3
mobile rak CA 12 11 10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
1
2
3
4
5
6
7
8
emergency door
9
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
5
35 35 14 14 35 35 35 35 35 35 35 35 35 35 14 14 33
5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 4 4
G1
CQ
mobile rak
39
Total Rack in ltr
Gambar 3.6 Coldstore 2 Layout
111
112 3.3.1.1.1.2
Existed
Warehouse
management
Structure (Coldstore 1 – 2) Gambar
3.1
berikut
merupakan
Organizational Unit dari Warehouse management (Warehouse
management
Structure)
Ice
cream
Outbound pada Coldstore yang telah ada yaitu Coldstore 1 dan 2. Sementara
itu,
Tabel
4.3
akan
menampilkan keterangan Organizational Unit tersebut. Nantinya struktur Warehouse management yang telah ada ini akan menjadi acuan analisis untuk mereview kembali kebutuhan yang akan digunakan oleh Tim Implementasi untuk melakukan konfigurasi Warehouse management Structure pada Coldstore 3 yang akan dibangun.
Gambar 3.7 WM Structure for Existing Coldstore (Coldstore 1 - 2)
113 Tabel 3.4 Keterangan Warehouse management Structure for Existing Coldstore (Coldstore 1 - 2)
Warehouse management Structure for Existing Coldstore (Coldstore 1-2) Structure
Details
Plant Local
9002, menunjukkan Plant Local untuk Ice cream.
Storage Location
9005, menunjukkan Storage Location untuk Ice cream BOF Local
Warehouse Number
922, menunjukkan Warehouse Number untuk Ice cream – Finish Good
Storage type
301 (Back-to-back), 310 (Ground), 351 (Pick face) menunjukkan Storage type yang berhubungan langsung dengan Storage section pada Coldstore 1 dan 2.
Storage section
001 (CS1) dan 002 (CS2) merupakan Storage section untuk Coldstore 1 dan 2.
Storage bin
Menunjukkan 6 karakter numerik dan alfabet, alokasi akhir pada struktur Warehouse management. Lebih lanjut akan terlihat pada Layout Coldstore 1 dan 2, pada gambar xxx
114 3.3.1.1.2
Proyek Implementasi SAP Warehouse management Pada Coldstore 3: 3.3.1.1.2.1
Latar Belakang Implementasi Proyek Proyek Konfigurasi Sistem SAP R/3
Warehouse management pada Coldstore (CS) 3 secara garis besar dilatar belakangi oleh beberapa hal, sebagai berikut : 1. Ekspansi kapasitas muatan penyimpanan Stock dari Coldstore 1 dan 2 (pembangunan warehouse/Coldstore baru yaitu Coldstore 3). 2. Pemaksimalan Struktur Warehouse, untuk mengoptimalkan pergerakan Stock yang telah ada khususnya pada Wall’s Ice Cream Outbound (Finished Good Maintenance from Production). 3. Pemaksimalam Warehouse Movements untuk produk-produk akhir (Stock) Wall’s Ice Cream,
khususnya
dengan
kehadiran
Coldstore 3.
3.3.1.1.2.2
Tujuan Implementasi Proyek
Secara garis besar proyek bertujuan untuk: 1.
Menghasilkan Konfigurasi SAP R/3 Warehouse management untuk Coldstore 3, sebagai bentuk
115 pengembangan sistem. 2.
Mengintegrasikan pergerakan stock dalam sistem untuk Coldstore 1, 2 dan 3, melalui teknik lanjutan Putaway and Picking Strategies.
3.
Menghasilkan Replenishment Strategy, sehingga pergerakan stock non full pallet dapat terintegrasi dengan baik.
3.3.1.1.2.3
Sasaran Implementasi Proyek Modul
Warehouse
management
merupakan cakupan dari modul Material management pada SAP R/3, yang diimplementasikan oleh PT Unilever Indonesia, Tbk. khususnya pada Ice cream Outbound yang secara keseluruhan digunakan untuk menangani proses pengadaan produk-produk akhir (Finished Goods/Stock) dari bagian Produksi, dan mengelola pergerakkkan masuk (Good Receipt) dan keluar (Good Issue) Stock dalam warehouse. Tujuan dari implementasi SAP R/3 Modul Warehouse management pada Ice cream Outbound, PT Unilever Indonesia, Tbk. antara lain : Menentukan dan mengatur struktur gudang yang kompleks.
116 Mengoptimalkan pergerakkan stock melalui teknik Putaway dan Picking Strategies. Menyelesaikan
proses
penerimaan
barang,
pengeluaran barang, dan transfer stock secara cepat dan mudah. Mengaktivasi transfer fisik dan perumaterial status Stock (seperti: setelah Inspection oleh bagian Quality). Pemilihan dan Pengiriman Stock untuk penjualan. Menghasilkan fitur pengisian ulang otomatis dari Rack atau penyimpanan cadangan ketika kuantitas stock mencapai ambang batas tertentu. Memastikan
bahwa
Stock
pada
Inventory
Management sama dengan Stock di gudang untuk waktu kapan pun. (Proses Stock Take/Stock Opname menjadi lebih mudah) Fitur Printing (slip untuk pallet, permintaan perpindahan barang, slip pengiriman, dokumen inventori dan lain-lain) tersedia untuk semua transaksi yang relevan Meski semua dokumen untuk tiap transaksi pada gudang bisa dicetak, WM mendukung fitur alur kerja gudang yang pada dasarnya paperless (tidak
117 memerlukan kertas) Memberikan solusi perangkat entri data mobile Radio frequency (RF) terintegrasi untuk semua pergerakan Stock.
Pada
Modul
Warehouse
management
yang
diimplementasikan oleh Wall’s Ice cream Outbound, PT Unilever Indonesia, Tbk. melibatkan enam aktifitas penting dan berperan penting dalam perpindahan Stock
pada Modul Warehouse
management, yaitu :
1. Goods receipt (Penerimaan barang) Good Receipt yang diterapkan pada Wall’s Ice cream Outbound, PT Unilever Indonesia, Tbk. digunakan untuk memposting Stock yang merupakan hasil produksi sendiri. (Good Receipt with reference to a production order).
2. Goods issue (Pengeluaran barang) Good Issue yang diterapkan pada Wall’s Ice cream Outbound, PT Unilever Indonesia, Tbk. digunakan untuk memposting pengambilan Stock untuk dikirim kepada pelanggan. (Good Issue with reference to a delivery order).
118 3. Stock transfer Stock transfer yang diterapkan pada Wall’s Ice cream Outbound, PT Unilever Indonesia, Tbk. digunakan untuk mem-posting perpindahan fisik Stock dari suatu Storage type ke Storage type lainnya, dari suatu Storage section ke Storage section lainnya, dan dari suatu Storage bin ke Storage bin lainnya.
4. Posting change Posting change yang diterapkan pada Wall’s Ice cream Outbound, PT Unilever Indonesia, Tbk. digunakan untuk melakukan suatu perubahan material informasi terhadap Stock tertentu, yaitu:
melepaskan Stock dari proses pemeriksaan sehingga menjadi available Stock.
Merubah status Stock dari Blocked Stock (stock yang tidak bisa diakses) menjadi Inspection Stock,
Merubah material number
Membagi suatu avalaible material menjadi dua batch atau lebih,
Merubah special stock, seperti consignment stock atau returned stock, menjadi stock milik perusahaan
119 5. Transfer requirement Transfer requirement yang diterapkan pada Wall’s Ice cream Outbound, PT Unilever Indonesia, Tbk. digunakan sebagai dasar pembuatan Transfer order, sesuai kondisi dibuat secara otomatis, maupun manual, dengan atau tanpa referensi.
6. Transfer order Transfer order yang diterapkan pada Wall’s Ice cream Outbound, PT Unilever Indonesia, Tbk. digunakan untuk melakukan, Penempatan barang (Putaway), Pengambilan barang (Pick) dengan tujuan outbound delivery, dan Posting changes.
Sesuai
kondisi
dapat
dilakukan
dengan
menggunakan fitur multiple processing atau secara manual.
3.3.1.1.2.4
Ruang Lingkup Proyek
3.3.1.1.2.4.1
Ruang Lingkup Fungsional Secara
Konfigurasi management,
Sistem
fungsional SAP
memiliki
R/3
Proyek Warehouse
keterkaitan
dengan
interface aplikasi SAP lainnya. Inventory
Management
(IM-Material
management) Aktivitas yang terjadi pada WM biasanya dimulai pada IM. Misalnya, penerimaan barang
120 dan pengeluaran barang dimulai di IM dan selanjutnya diproses di WM. Delivery Processing (Logistic Execution-Sales and distribution/Shipping) Pengaksesan Warehouse management juga dapat dilakukan melalui Sales and distribution (SD) melalui modul Shipping untuk memproses dokumen pengiriman untuk aplikasi Warehouse management terintegrasi. Production Planning and Control (PP, PP-PI) Pengaksesan Warehouse management dapat juga dilakukan pada sistem Production Plannning (PP) untuk membantu penyediaan barang pada area supply di bagian produksi. Quality Management (QM) Pengaksesan Warehouse management dapat juga digunakan oleh administrator gudang untuk melacak dan mengatur barang yang disimpan di gudang untuk diperiksa.
3.3.1.1.2.4.2
Ruang
Lingkup
Modul
Warehouse management Ruang
lingkup
dalam
121 implementasi
SAP
Modul
Warehouse
management pada Wall’s Ice cream Outbound, PT Unilever Indonesia, Tbk. 1. Master Data a. Storage bin 2. Proses Pergerakan Stock: a. Receiving
Process
(Good
Receipt
Processing) b.Picking Process (Good Issue Processing) 3. Strategi
Terapan
Pengambilan Stock a. Putaway Strategy b.Picking Strategy
Penempatan
dan
122 3.3.1.2
Solusi Implementasi SAP Warehouse management Wall’s Ice cream Outbound - Coldstore 3
Solusi Implementasi SAP Warehouse Management Wall’s Ice Cream Outbound - Coldstore 3
Warehouse Management Structure - Coldstore 3 Ice Cream Wall’s Outbound (Based on ASAP Project Implementation): 1. Project Preparation - Tim Proyek Implementasi - Tahapan Implementasi - Jadwal Proyek - Coldstore 3 Layout 2. Blueprint - Konfigurasi Organizational Unit & Master Data - Standar Operating Procedure (SOP) / Schematic Processes - Putaway & Picking Strategy Configuration 3. Realization -Penerapan Putaway & Picking Strategy
Gambar 3.8 Sub Gambaran Penelitian (Implementasi) – Solusi Implementasi
123 3.3.1.2.1
Project Preparation 3.3.1.2.1.1
Warehouse Management Implementation Team Warehouse management Implementation
Team
dalam
Implementasi
SAP
Warehouse
management pada Wall’s Ice cream Outbound Coldstore 3 dapat terlihat melalui Gambar 3.x dibawah ini.
Logistic Managers
Unilever Indonesia Warehouse Management SAP System Analyst
Unilever Globe Consultant Team Leader & Members
Business Owner of Warehouse Management Ice Cream Outbound
System Analyst Member
System Analyst Member
System Analyst Member
End Users
Unilever Warehouse Management SAP Support
Unilever Warehouse Management SAP Support
Unilever Warehouse Management SAP Support
Gambar 3.9 Implementation Team
124 3.3.1.2.1.1.1
Peranan
Warehouse
Management
Implementation Team 1. Logistic Managers Logistic Managers merupakan para manajer yang memiliki wewenang penuh di bidang logistic perusahaan khususnya terkait kegiatan operasional secara menyeluruh sejak mobilisasi Project Big bang SAP hingga Pre dan Post Go live di Unilever Indonesia, Tbk. Logistic Managers terdiri dari para Manajer
Material
management,
dan
Plant
maintenance. Tanggung jawab yang dimiliki oleh Logistic Managers
secara
umum
dalam
Warehouse
management Implementation Team , antara lain : Mempertanggungjawabkan penyelesaian proyek Implementasi SAP Warehouse management Wall’s Ice cream Outbound - Coldstore 3. Memonitor
progress
implementasi
serta
pengembangan dan dampak yang terjadi di perusahaan, termasuk sub Modul Warehouse management. Menentukan dan menyetujui prioritas dan lingkup implementasi.
125 Pemberi keputusan akhir tentang hal-hal yang berkaitan dengan proyek implementasi, termasuk mengenai desain proses bisnis, organisasi, dan sumber daya. Mengendalikan
waktu,
biaya,
sumberdaya,
lingkup, dan kualitas, serta deliverable proyek sesuai rencana.
2. Unilever Globe Consultant Team Unilever Globe Consultant merupakan konsultant yang adalah tim internal yang dari PT Unilever Global untuk melakukan konfigurasi pada SAP R/3 terhadap sub-sub modul yang ada diseluruh Unilever di penjuru dunia. Tim konsultan ini berpusat di Unilever negeri Belanda. Tanggung jawab yang dimiliki oleh Unilever Globe Consultant
secara
umum
dalam Tim
Proyek
Implementasi, antara lain : Mengembangkan perangkat lunak, baik interface, maupun enhancement serta tambahan material lainnya secara langsung pada SAP R/3 Sub Modul Warehouse management sesuai kebutuhan yang telah dikomunikasikan oleh tim SAP System analysts.
126 Memberikan
masukkan
kepada
SAP System
analysts sebagai komunikator kepada Business process Owner (BPO) agar jalannya implementasi tetap sesuai dengan kebutuhan transformasi bisnis, dan program transformasi perusahaan. Menetapkan lingkup data yang akan dikonversikan bersama SAP System analysts dan Business process Owner (BPO). Melakukan validasi akhir terhadap data yang telah diberikan oleh System analyst untuk dikonversikan ke SAP R/3. Melakukan upload data yang telah bersih ke R1Q (SAP Simulator). Menindaklanjuti perumaterial setelah SIT dan UAT, untuk nantinya di upload pada R1P.
3. Warehouse management Business Owner of Wall’s Ice Cream Outbound Warehouse management Business Owner of Wall’s Ice cream Outbound dalam hal ini merupakan Wall’s Coldstore Master. Tanggung jawab yang dimiliki oleh Business Owner of Warehouse management Ice cream Outbound secara umum dalam Tim Proyek Implementasi,
127 antara lain : Mengkomunikasikan perubahan material proses bisnis yang dikehendaki kepada System analyst. Memberikan
masukan
dalam
menyelesaikan
aktifitas Business process Blueprint Review yang telah dibuat sesuai standar dan prosedur proyek. Menugaskan Admin supervisor dan Operational Supervisor yang menguasai proses bisnis dari unit bisnis terkait untuk bekerja bersama Tim Proyek. Bekerja sama dengan tim SAP Technical Support dan Data conversion dalam menjamin kesiapan infrastruktur
dan
data
pada
unit
bisnis
bersangkutan, termasuk mengalokasikan sumber daya untuk penyusunan data dan data clearing. Menugaskan Admin supervisor dan Operational Supervisor untuk membuat desain layout Coldstore 3 sesuai kebutuhan sistem, serta melakukan evaluasi terhadap hasil tersebut. Menyetujui desain proses bisnis (Business process Blueprint) dan report, form, interface serta enhancement. Menentukan lingkup data yang akan dikonversi Menyetujui User acceptance test.
128 Menunjuk Admin supervisor dan Operational Supervisor untuk menyediakan Master Data yang diperlukan.
4. Unilever Indonesia Warehouse management SAP System analyst Tanggung jawab yang dimiliki oleh Unilever Indonesia Warehouse management SAP System analyst
secara
umum
dalam
Tim
Proyek
Implementasi, antara lain : Menjebatani Unilever Globe Consultant dengan Business Owner of Warehouse management Ice cream Outbound. Menyiapkan
standarisasi
dan
mekanisme
pelaksanaan proyek. Menyiapkan dan mengendalikan jadwal, serta melakukan pemonitoran terhadap proyek. Mengevaluasi hasil desain layout Coldstore 3 sesuai kebutuhan. Menyusun laporan manajemen proyek secara mingguan dan bulanan Memastikan
pemenuhan
logistik,
peralatan, dan ruangan untuk Tim.
akomodasi,
129 Memastikan aktifitas administrasi untuk keperluan kerja Tim, termasuk memperhatikan kegiatan Workshop dan Internal Meeting. Mengevaluasi pencapaian dan kualitas proyek implementasi ERP pada setiap milestone, dan mengkomunikasikan
kepada
para
Logistic
Managers. Mengkomunikasikan kepada Logistic Managers dan internal konsultan akan Layout Coldstore 3 yang telah diterima dari Business process Owner sesuai kebutuhan sistem, serta melakukan evaluasi terhadap hasil tersebut. Mengkoordinasikan Unit Test, Transactional Test dan System Integration Testing (SIT) kepada BPO dan
SAP
Support,
serta
memantau
User
acceptance test bersamauser. Melakukan validasi Master Data yang diperlukan dan mengkomunikasikannya kepada Konsultan.
5. Unilever Warehouse management SAP Support Tanggung jawab yang dimiliki oleh Unilever Warehouse management SAP Support secara umum dalam Tim Proyek Implementasi, antara lain :
130 Mendapingi Pihak ketiga dalam melakukan instalasi, upgrade, upgrade patches, back up, recovery, tuning, monitoring dan pengaturan security serta melakukan growth management dari server, database dan aplikasi SAP R/3 (termasuk
didalamnya
Radio
frequency
Terminal/RTF). Menyiapkan laporan Master Data. Melakukan aktifitas administrasi untuk keperluan kerja
Tim,
termasuk
menyiapkan
kegiatan
Workshop, Internal Meeting dan Pelatihan.
131 3.3.1.2.1.2
Tahapan Implementasi Implementasi
SAP
Warehouse
management pada Coldstore 3, Wall’s Ice cream Outbound terbagi atas tahapan-tahapan berikut : 1. Project Preparation
Diawali dengan penentuan ruang lingkup proyek implementasi pada Coldstore 3.
Penyusunan Tim Proyek Implementasi SAP Warehouse Management pada Coldstore 3.
Penyusunan
prosedur-prosedur
proyek,
birokrasi yang akan terlibat, serta jadwal proyek.
Review Layout Coldstore 3.
Melakukan Internal Meeting dengan seluruh Tim Implementasi.
Business Process Owner, Logistic Managers, System Analyst melakukan Kick off Meeting untuk merencanakan waktu dan anggaran atas kebutuhan teknis.
2. Business Blueprint
Melakukan review terhadap proses bisnis yang telah ada serta mengidentifikasi kebutuhan dan penambahan atas proses Putaway dan Picking
132 secara keseluruhan, maupun aplikasi pada sistem SAP.
Mempersiapkan kondisi lingkungan dimana pengembangan sistem akan dilakukan terkait dengan keperluan teknis. (termasuk RF Mobile Data Entry, jaringan dan perlengkapan lainnya baik yang terhubung dengan sistem maupun hanya akan terkait dengan kegiatan operasional pergudangan saja.)
Menyusun dan Mempersiapkan Master Data
Melakukan validasi terhadap Master Data yang telah dianjurkan Business Process Owner.
3. Realization
Konfigurasi sebagai tindak lanjut, solusi yang telah
didapatkan
melalui
fase
Business
Blueprint (Sebagian besar peranan dipegang oleh konsultan).
Melakukan instalasi baik software pendukung sistem SAP, RF Mobile Data Entry, serta jaringan-jaringan
terkait
kebutuhan
implementasi pada Coldstore 3.
teknis
133
System Integration Testing (SIT) dilakukan setelah seluruh migrasi data di-upload pada SAP Simulator (R1Q).
User
Acceptance
Test
(UAT)
dilakukan
dibawah kendali Business Process Owner dengan pengawasan oleh Tim Implementasi secara menyeluruh.
Melakukan review dan melengkapi training material yang telah serta melaksanakan User Training.
134 3.3.1.2.1.3
Jadwal Proyek
Tabel 3.4 Project Implementation Project Project Implementation Project
Duration (days)
Project Preparation Initial Project Planning (Project Procedure & Time Table) Workshop (Internal Meeting to create Coldstore 3 Layout & Trainning Plans) Technical Requirements Planning
10 26 16
Business Blueprint Business Blueprint Review
14
Needs Review
20
Establish Master Data
7
Validate Master Data
7
Realization Development and Uploading to R1Q (SAP Simulator)
42
Final Development
32
System Integration Test
4
User acceptance test
14
Uploading Final Configuration to R1P
14
Create Trainning Materials
5
User Trainning
26
Duration Total
240
135
3.3.1.2.1.4
Coldstore 3 Layout Berikut merupakan Layout Coldstore 3
yang telah di analisis dan dirancang oleh Tim Implementasi pada fase Project Preparation. Layout merupakan salah bahan analisis kebutuhan untuk merancang Warehouse Management Structure (Organizational Unit dan Master Data) untuk Implementasi Warehouse Management (WM) Wall’s Ice Cream Outbound Coldstore 3.
Gambar 3.10 Layout of Coldstore 1, 2 dan 3 Wall’s Ice Cream Outbound
136
Gambar 3.11 Layout of Coldstore 3 Wall’s Ice Cream Outbound – Storage Section and Storage Type
Gambar 3.12 Coldstore 3 Storage Type
