BAB 3 CURRENT ARCHITECTURE
3.1 Riwayat Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan ABFI Institute Perbanas merupakan salah satu perguruan tinggi swasta yang didirikan di kawasan Segitiga Emas di Jalan Perbanas, Karet Kuningan, Setiabudi, Jakarta 12940, yang merupakan daerah pusat perekonomian di ibukota Jakarta. ABFI Institute Perbanas berdiri pada tanggal 19 Februari 1969 yang didirikan oleh Indonesian Banks Association dengan nama Akademi Ilmu Perbankan (AIP). Pada tahun 1982 AIP berganti nama menjadi Akademi Akuntansi Perbankan (AAP) yang memperkenalkan dan mengembangkan program studi akuntansi. Kemudian pada tahun 1985, AAP bertransformasi menjadi Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) untuk meningkatkan status dari akademi menjadi sebuah institut. Selanjutnya, di tahun 1993 Perbanas Education Foundation membuat seolah baru yang bernama Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer untuk memperkenalkan pendidikan di bidang komputer dan teknologi informasi. Pada tahun 2007 kedua sekolah tersebut disatukan menjadi Asian Banking – Finance and Informatics Institute untuk menciptakan sinergi yang lebih baik dan untuk mengatasi pasar pendidikan yang kompetitif. Hingga saat ini ABFI Institute Perbanas memiliki 7500 mahasiswa. Dan tiap tahun dapat menerima lebih kurang 5000 mahasiswa, begitu pula menghasilkan lulusan tiap tahun sebanyak 1100 mahasiswa.
ABFI Institute Perbanas merupakan perguruan tinggi yang berorientasi pada bidang pendidikan ekonomi dan perbankan.ABFI Institute Perbanas memiliki dua fakultas yaitu fakultas Ekonomi dan fakultas Informatika. Pada fakultas Ekonomi terdapat program studi: S-1 Akuntansi, S-1 Manajemen, S-1 Lanjutan, ICP, D-3 Akuntansi, dan D-3 Manajemen. Pada fakultas Informatika terdapat program studi: S-1 Sistem Informasi, S-1 Teknik Informatika, S-1 Sistem Komputer, S-1 Lanjutan, D-3 Komputer Akuntansi. ABFI Institute Perbanas memiliki karyawan dan dosen kurang lebih sejumlah 450 orang untuk mendukung proses bisnisnya. Proses bisnis keseluruhan pada ABFI Institute Perbanas terbagi menjadi dua bagian besar, yaitu: Anggota Senat Universitas dan Anggota Senat Fakultas. Dalam menjalankan proses bisnisnya ABFI Institute Perbanas membutuhkan proses bisnis yang lebih efektif dan efisien guna mendukung kelancaran proses belajar dan mengajar.
3.2 Strategic Goals and Initiatives 3.2.1 Strategic Plan (S-1) 3.2.1.1 Visi dan Misi Perusahaan Visi dari ABFI Institute Perbanas adalah: “To be the Most Reputable Asian Banking Education Institute that aims to be Top 5 Asian Banker’s Center of Excellence. By 2019 Most of our Alumni will have been Profesionally Employed within 6 Months after their Graduation.” Misi dari ABFI Institute Perbanas adalah: 1. Developing Banking and Finance Based Curriculum and Program Study. 2. Implementing Value Added Research Activities. 3. Developing Continous Professional Education and Certification. 4. Developing Continous Development International Educational Capability. 5. Creating Business Development Organization and Task Force. 6. Participating Actively in Community Services and Industrial Linkage.
3.2.1.2 Struktur Organisasi Berikut ini adalah gambar struktur organisasi dari ABFI Institute Perbanas:
Gambar 3.1 Struktur Organisasi ABFI Institute Perbanas Sumber: ABFI Institute Perbanas, 2012
3.2.1.3 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Berikut ini merupakan penjelasan tugas dan tanggung jawab dari sumber daya manusia yang ada pada ABFI Institute: 1. Rektor: Sebagai penanggung jawab utama ABFI Institute Perbanas yang melakukan arahan serta kebijakan umum dan menetapkan peraturan, norma, serta tolak ukur penyelenggaraan pendidikan tinggi atas dasar keputusan Senat ABFI Institute Perbanas. 2. Pembantu rektor bidang akademik: 1. Membantu rektor dalam mengkoordinasi pengimplementasian sistem penjaminan mutu dan bidang pendidikan dan pengajaran, dan pengabdian kepada masyarakat. 2. Mengkoordinasikan pembinaan seluruh komponen bidang akademik untuk menciptakan lingkungan kerja yang inovatif dan kondusif. 3. Mengidentifikasi berbagai strategi dan kebutuhan di bidang akademik. 4. Mengkoordinasi evaluasi jaminan mutu akademik. 5. Mengidentifikasi pengembangan strategi kurikulum. 3. Pembantu rektor bidang non-akademik: Berperan
aktif dalam
pengembangan,
implementasi dan
pengelolaan
kebijakan serta rencana dan tujuan jangka pendek dan panjang di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat.
4. Direktur pusat penjaminan mutu dan kepatuhan: Bertanggung jawab atas pengembangan mutu dan perbaikan mutu pada ABFI Institute Perbanas, serta bertanggung jawab atas pertahanan akreditasi ABFI Institute Perbanas. 5. Direktur P3M: 1. Bertanggungjawab
atas
terlaksananya
segala
kegiatan
penelitian
institusional. 2. Mengadakan kerjasama dengan instansi lain (universitas, fakultas, jurusan, program studi, dan lembaga lain) untuk melakukan penelitian bersama. 3. Merencanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat pada tahun akademik berikutnya bersama-sama dengan Ketua Program Studi (kaprodi) dan Dosen. 4. Merekomendasi segala kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan oleh dosen ABFI Institute Perbanas. 5. Bertanggungjawab atas terlaksananya kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan oleh ABFI Institute Perbanas secara institusional.
6. Kepala biro pengendalian dan pengawasan internal: 1. Mengkoordinasikan pembinaan seluruh komponen bidang akademik untuk menciptakan lingkungan kerja yang inovatif dan kondusif. 2. Mengawasi dan bertanggung jawab atas seluruh kegiatan yang berlangsung pada ABFI Institute Perbanas. 7. Kepala biro layanan administrasi akademi: 1. Melaksanaan administrasi akademik dan administrasi khusus di bidang Kemahasiswaan. 2. Mengolah dan mengevaluasi nilai mahasiswa. 3. Bertanggung jawab atas proses pelaksanaan kegiatas akademik. 8. Kepala biro kerjasama dan internship: 1. Menjalin hubungan kerja sama dengan lembaga luar institute dalam usaha pengembangan akademik. 2. Merencanakan hubungan kerja sama dengan pihak lain untuk kemajuan ABFI Institute Perbanas. 9. Kepala biro layanan perpustakaan dan teknologi informasi: 1. Menyediakan kebutuhan buku bagi mahasiswa dan bertanggung jawab atas penjalinan hubungan baik dengan vendor atau supplier untuk mengakomodasikan kebutuhan institute dengan kualitas yang baik dengan budget yang telah di tentukan. 2. Mengelola seluruh aktifitas pada perpustakaan sehari-hari termasuk fasilitas dan perlengkapan di dalamnya.
3. Mengelola database koleksi buku ada perpustakaan. 4. Membangun dan mengelola sistem berbasis server menggunakan sistem yang ada. 5. Merancang perencanaan teknologi informasi pada ABFI Institute Perbanas. 6. Mengembangkan dan mengoperasikan aplikasi multimedia pada ABFI Institute Perbanas. 10. Kepala biro humas dan marketing: 1. Promosi dan pemasaran program ABFI Institute Perbanas 2. Mensukseskan kegiatan marketing public relations ABFI Institute Perbanas. 3. Merekrut calon mahasiswa. 4. Membuat strategi pemasaran untuk mewujudkan tujuan ABFI Institute Perbanas. 5. Bertanggung jawab atas periklanan ABFI Institute Perbanas. 11. Kepala biro human capital dan layanan hukum: 1. Memperbaiki kualitas sumber daya manusia pada ABFI Institute Perbanas. 2. Memberikan pelatihan atau training khusus untuk karyawan ABFI Institute Perbanas guna memperbaiki mutu karyawan. 3. Menetapkan aturan yang berlaku pada ABFI Institute Perbanas. 4. Bertanggung jawab atas penentuan tingkat dalam pemberian gaji karyawan.
12. Kepala biro keuangan dan umum: 1. Membantu Rektor dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi keuangan, perencanaan, kepegawaian atau ketenagaan, administrasi umum dan perencanaan. 2. Mengkoordinasikan seluruh komponen di bidang administrasi umum, keuangan dan usaha bisnis. 3. Berperan aktif dalam perencanaan pengembangan, implementasi dan pengelolaan kebijakan serta rencana dan tujuan jangka pendek dan panjang di bidang administrasi umum, ketenagaan dan keuangan. 4. Melaksanakan penilaian prestasi dan proses penyelenggaraan kegiatan dan menyusun laporan bidang administrasi umum dan keuangan. 5. Membantu Rektor dalam memimpin pelaksanaan kegiatan bidang keuangan, administrasi umum dan kas ABFI Institute Perbanas. 13. Kepala biro manajemen kampus dan infrastruktur: 1. Mengidentifikasi berbagai perencanaan strategi dan kebutuhan di bidang sarana dan prasarana kampus. 2. Mengatur dan mengelola semua sumber daya manusia dan saranaprasarana agar efektif dan tepat sasaran dalam mencapai tujuan. 3. Menjaga dan merawat fasilitas kampus. 14. Kepala biro kemahasiswaan dan alumni: 1. Membantu Rektor dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan mahasiswa dalam pengembangan kecerdasan intelektual,
kecerdasan emosional, kedalaman spiritual, minat, bakat, kreatifitas, akhlak, kultur akademik serta kesejahteraan mahasiswa. 2. Membantu Rektor dalam memimpin pelaksanaan kegiatan pembinaan alumni,
pemetaan
alumni, penyusunan
data
base
alumni
dan
pemberdayaan alumni. 3. Merencanakan dan menjalin hubungan kerjasama dengan pihak lain yang dapat membantu pengembangan kecerdasan intelektual, kecerdasan emosional, kedalaman spiritual, minat, bakat, kreatifitas, akhlak, kultur akademik serta kesejahteraan mahasiswa. 4. Membantu Rektor dalam memimpin pelaksanaan di bidang pembinaan dan pelayanan kesejahteraan mahasiswa serta kerjasama. 15. Dekan fakultas bisnis: Memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat, membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administrasi fakultas bisnis yaitu ekonomi, manajemen dan akuntansi, serta bertanggung jawab kepada Rektor. 16. Dekan fakultas teknologi informasi: Memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat, membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administrasi fakultas teknologi informasi, serta bertanggung jawab kepada Rektor. 17. Dekan pascasarjana:
Memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat, membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administrasi fakultas, serta bertanggung jawab kepada rektor. 18. Ketua program studi bisnis: 1. Bertanggungjawab atas terlaksananya kegiatan perkuliahan tiap-tiap mata kuliah yang tersedia di fakultas bisnis. 2. Menjamin ketersediaan sarana dan prasarana perkuliahan pada fakultas bisnis. 3. Mengusulkan Penasehat Akademik bagi mahasiswa kepada dekan fakultas bisnis. 4. Menunjuk dosen pembimbing skripsi bagi mahasiswa. 5. Merencanakan pelaksanaan perkuliahan untuk semester berikutnya. 6. Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan perkuliahan. 19. Ketua program studi teknologi informasi: 1. Bertanggungjawab atas terlaksananya kegiatan perkuliahan tiap-tiap mata kuliah yang tersedia di fakultas teknologi informasi. 2. Menjamin ketersediaan sarana dan prasarana perkuliahan pada fakultas teknologi informasi. 3. Mengusulkan Penasehat Akademik bagi mahasiswa kepada dekan fakultas teknologi informasi. 4. Menunjuk dosen pembimbing skripsi bagi mahasiswa.
5. Merencanakan pelaksanaan perkuliahan untuk semester berikutnya. 6. Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan perkuliahan. 20. Ketua program studi pascasarjana: 1. Bertanggungjawab atas terlaksananya kegiatan perkuliahan tiap-tiap mata kuliah yang tersedia di program pascasarjana. 2. Menjamin ketersediaan sarana dan prasarana perkuliahan pada program pascasarjana. 3. Mengusulkan Penasehat Akademik bagi mahasiswa kepada dekan program pascasarjana. 4. Menunjuk dosen pembimbing skripsi bagi mahasiswa. 5. Merencanakan pelaksanaan perkuliahan untuk semester berikutnya. 6. Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan perkuliahan.
3.2.1.4 Market Outlook and Competitive Strategy Keadaan persaingan perguruan tinggi saat ini terus berkembang, terutama pada ABFI Institute Perbanas yang lebih mendalami program ekonomi perbankan. Saat ini kita ketahui bahwa dunia perbankan di negara berkembang seperti negara Indonesia ini mengalami kemajuan yang sangat pesat. Dalam bersaing di dunia pendidikan, ABFI Institute Perbanas memiliki keunggulan yang lebih menonjol dibandingkan para pesaingnya karena konsentrasi program pendidikan yang dimiliki lebih berfokus pada program akuntansi ekonomi perbankan yang berbasis teknologi informasi. Hal ini membuat para lulusan-
lulusan mahasiswa dan mahasiswi dari ABFI Institute Perbanas memiliki keterampilan yang lebih mumpuni dalam bidang perbankan.
3.2.1.5 Financial Strategy Dengan modal yang tersedia, ABFI Institute Perbanas siap untuk melakukan perubahan diberbagai bidang untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam menjalankan seluruh kegiatan yang ada di dalam ABFI Institute Perbanas.
3.2.2 SWOT Analysis (S-2) 3.2.2.1 Analisis PEST Analisis PEST merupakan analisis eksternal khususnya di bidang politik, ekonomi, sosial, dan teknologi yang berhubungan dengan ABFI Institute Perbanas.
Politic (Politik) Nilai tukar mata uang yang tidak stabil dikarenakan peristiwa politik dan sosial yang terjadi di Indonesia. Hal ini memberikan dampak merugikan pada kegiatan bisnis di Indonesia, khususnya menyebabkan harga-harga menjadi tidak stabil yang juga mempengaruhi biaya pendidikan yang semakin meningkat tiap tahunnya.
Economic (Ekonomi)
Tingginya permintaan calon mahasiswa dalam mendapatkan kerja yang mudah dan cepat setelah lulus dari perguruan tinggi yang ditempuh. Kondisi persaingan akan menjadi semakin ketat, perguruan tinggi lain akan berlombalomba untuk memberikan program pendidikan yang berkualitas dengan biaya yang terjangkau.
Social (Sosial) Trend calon mahasiswa yang menginginkan perguruan tinggi yang berkualitas dalam menghasilkan lulusan yang siap kerja. Calon mahasiswa menginginkan perguruan tinggi yang telah memiliki nama di mata masyarakat luas.
Technology (Teknologi) Adanya inovasi teknologi baru dalam dunia perguruan tinggi yang menyebabkan perguruan tinggi harus melakukan transformasi ke dalam teknologi baru dalam upaya untuk meningkatkan kualitas perguruan tinggi. Dalam era yang berkembang ini kebutuhan akan teknologi informasi dan internet mulai menjadi prioritas bagi kalangan masyarakat umumnya, dan juga penggunaan kertas mulai dikurangi untuk menghemat biaya.
3.2.2.2 Analisis Lingkungan Internal Analisis Lingkungan Internal perusahaan merupakan suatu cara untuk melakukan analisis kegiatan-kegiatan bisnis pada internal perusahaan. Metode
yang digunakan untuk melakukan analisis yaitu dengan metode SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat).
3.2.2.3 Analisis SWOT Perusahaan Merupakan salah satu metode untuk menggambarkan kondisi dan mengevaluasi suatu masalah, proyek atau konsep bisnis yang berdasarkan faktor internal (dalam) dan faktor eksternal (luar) dari perusahaan yaitu Strengths, Weakness, Opportunities dan Threats. Metode ini paling sering digunakan untuk perencanaan bisnis, perencanaan strategis, evaluasi pesaing, pemasaran, bisnis, dan pengembangan
produk
serta
laporan
penelitian.
Analisis
SWOT
hanya
menggambarkan situasi yang terjadi bukan sebagai pemecah masalah. Berikut ini adalah SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities, dan Threats) yang terdapat pada ABFI Perbanas Institute: Kekuatan (strengths): 1. ABFI Institute Perbanas dimiliki oleh Perhimpunan Bank-Bank Nasional seperti Bank Mandiri, Bank BRI, Bank BNI, dan juga seluruh Bank Pembangunan Daerah (BPD). 2. Perguruan tinggi terbesar yang menyediakan program pendidikan terbaik di bidang keuangan dan perbankan di Indonesia (versi majalah Tempo).
3. Memiliki pengajar atau dosen yang berkualitas di bidang ekonomi perbankan. 4. Terletak di lokasi strategis kawasan segitiga emas Kuningan, Jakarta.
5. Memiliki kurikulum khusus yang telah disesuaikan dengan industri ekonomi perbankan.
Kelemahan (weakness): 1. Sistem informasi pada ABFI Institute Perbanas belum terintegrasi dengan baik. 2. Lulusan dari ABFI Institute Perbanas hanya berfokus pada bidang ekonomi perbankan. 3. Program studi yang ditawarkan ABFI Institute Perbanas tidak beragam karena ABFI Institute Perbanas hanya berfokus pada program studi ekonomi perbankan dan informatika. 4. Kurangnya pelatihan akan teknologi informasi yang di berikan kepada karyawan di ABFI Institute Perbanas. 5. Adanya hambatan dalam komunikasi antar divisi satu dengan yang lainnya. Peluang (opportunities): 1. Belum banyaknya perguruan tinggi yang bergerak di bidang ekonomi dan perbankan. 2. Banyaknya bank-bank yang masih membutuhkan tenaga kerja setiap tahunnya. 3. Telah memiliki pengalaman 43 tahun di bidang ekonomi perbankan. 4. Tingginya jumlah peminat yang ingin bekerja di bidang ekonomi perbankan. 5. Dunia ekonomi dan perbankan yang semakin berkembang pesat.
Ancaman (threats): 1. Adanya perguruan tinggi negeri di Indonesia yang memiliki akreditasi lebih baik. 2. Mahasiswa lebih memilih ke perguruan tinggi lain karena lebih banyaknya pilihan program studi yang ditawarkan. 3. Mulai masuknya perguruan tinggi asing yang meningkatkan persaingan. 4. Perguruan tinggi lain memiliki sistem dan teknologi yang lebih baik. 5. Adanya pembukaan program studi ekonomi perbankan di perguruan tinggi lain.
3.2.2.4 Matriks SWOT Matriks SWOT digunakkan untuk mengetahui faktor-faktor strategis yang ada pada perusahaan dan dalam matrik ini dapat ditentukan alternatif strategis yang tepat bagi perusahaan agar perusahaan dapat memaksimalkan potensi yang ada.
1. Strategi SO 1. Mengusulkan Smart System yang berfungsi sebagai Sistem Informasi Akademik (S2 – O5) ABFI Institute Perbanas merupakan perguruan tinggi terbesar yang mana akan membutuhkan sistem yang mempermudah kinerja akademis, hal ini didukung dengan berkembangnya dunia perbankan di Indonesia.
2. Mengusulkan Smart System yang berfungsi sebagai Sistem Human Resource Management (S3 – O3) ABFI Institute Perbanas merupakan perguruan tinggi yang telah berpengalaman di bidang akademi perbankan selama 43 tahun dan selama itu pula ABFI Institute Perbanas memiliki dosen-dosen yang berkualitas dan berpengalaman. Oleh karena itu ABFI Institute Perbanas ingin menciptakan suatu sistem yang mampu memantau kinerja dosen, sehingga dapat dilakukan bonus atau rewards berdasarkan kinerja masing-masing dosen.
2. Strategi ST 1. Meningkatkan pemasaran dengan E-marketing (S2 – T5) Dengan maraknya penggunaan sosial media (elektronik), membuat strategi pemasaran dapat dilakukan lewat sosial media, sehingga memudahkan dalam penyampaian informasi tentang ABFI Institute Perbanas. 2. Memperbaharui kurikulum agar sesuai kebutuhan perbankan saat ini (S3 – T5) Meningkatkan
proses
pembelajaran
untuk
mengembangkan
kurikulum yang ada agar sesuai dengan kebutuhan perbankan saat ini sehingga dapat memenangkan persaingan ketika ada perguruan tinggi membuka program perbankan.
3. Strategi WO 1. Memberikan pelatihan kepada mahasiswa yang akan lulus (W2 – O2) Memberikan pelatihan kepada mahasiswa yang akan lulus, hal ini bertujuan agar mahasiswa tersebut memiliki bekal yang cukup di dunia kerja. 2. Membuka program studi baru (W3 – O5) Membuka program studi baru yang masih dalam lingkup perbankan yaitu perbankan di bidang syariah, karena saat ini dunia perbankan sedang meningkatkan pendapatan di unit syariah.
4. Strategi WT 1. Pengembangan sistem informasi (W1 – T4) Mengembangkan sistem informasi yang ada untuk meningkatkan kinerja karyawan agar mampu bersaing dengan perguruan tinggi lain.
2. Memberikan pelatihan teknologi informasi kepada karyawan (W4 – T4) Mengadakan
program
pelatihan
teknologi
informasi
kepada
karyawan agar dapat memiliki pengetahuan dan kemampuan dalam penggunaan sistem informasi.
Faktor Internal
Strengths (kekuatan) S1. ABFI Institute Perbanas dimiliki oleh Perhimpunan BankBank Nasional.
Weakness (kelemahan) W1. Sistem di ABFI Institute Perbanas belum terintegrasi dengan baik.
S2. Perguruan tinggi terbesar yang menyediakan program pendidikan terbaik di bidang keuangan dan perbankan.
W2. Lulusan dari ABFI Institute Perbanas hanya berfokus pada bidang perbankan.
S3. Memiliki pengajar atau dosen yang berkualitas di bidang ekonomi perbankan.
W3. Program studi yang ditawarkan ABFI Institute Perbanas tidak beragam.
S4. Terletak di lokasi strategis kawasan segitiga emas Kuningan, Jakarta.
W4. Kurang pelatihan akan teknologi informasi yang diberikan kepada karyawan di ABFI Institute Perbanas.
S5. Memiliki kurikulum khusus yang telah disesuaikan dengan industri perbankan.
W5. Adanya hambatan dalam komunikasi antar divisi satu dengan yang lainnya.
Strategi SO
Strategi WO
Faktor Eksternal
Opportunities (peluang)
O1. Belum banyaknya perguruan tinggi yang bergerak di bidang ekonomi dan perbankan.
1. Mengusulkan Smart System yang berperan sebagai Sistem Informasi Akademik (S2 – O5) 2. Mengusulkan Smart System yang berfungsi sebagai Sistem Human Resource Management (S3-O3)
1. Memberikan pelatihan kepada mahasiswa yang akan lulus (W2-O2) 2. Membuka program studi baru (W3-O5)
O2. Banyaknya bankbank yang masih membutuhkan tenaga kerja setiap tahunnya. O3. Telah memiliki pengalaman 43 tahun di bidang perbankan. O4. Tingginya jumlah peminat yang ingin bekerja di bidang perbankan. O5. Dunia ekonomi dan perbankan yang semakin berkembang pesat. Threats (ancaman) T1. Adanya perguruan tinggi negeri di Indonesia yang memiliki akreditasi lebih baik.
Strategi ST Strategi WT 1. Meningkatkan pemasaran 1. Mengembangkan sistem dengan E-Marketing (S2informasi (W1-T4) T5) 2. Memperbaharui 2. Memberikan pelatihan kurikulum agar sesuai teknologi informasi kepada dengan kebutuhan karyawan (W4-T4) perbankan saat ini (S3-T5)
T2. Mahasiswa lebih memilih ke perguruan tinggi lain karena banyaknya program studi yang ditawarkan. T3. Mulai masuknya perguruan tinggi asing yang meningkatkan persaingan. T4. Perguruan tinggi lain yang memiliki sistem dan teknologi yang mutakhir. T5. Adanya pembukaan program studi perbankan di perguruan tinggi lain.
Tabel 3.1 Tabel Matriks SWOT Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa, 2012
3.2.2.5 Internal Factor Analysis Strategy (IFAS) FAKTOR-FAKTOR STRATEGI INTERNAL
BOBOT RATING BOBOT X RATING
Kekuatan (strengths): ABFI Institute Perbanas dimiliki perhimpunan bank-bank nasional.
oleh
0,15
4
0,60
Perguruan tinggi terbesar yang menyediakan program pendidikan terbaik di bidang keuangan dan perbankan.
0,10
3
0,30
Memiliki pengajar atau dosen yang berkualitas di bidang ekonomi perbankan.
0,15
4
0,60
Terletak di lokasi strategis kawasan segitiga emas Kuningan, Jakarta.
0,10
3
0,30
Memiliki kurikulum khusus yang disesuaikan dengan industri perbankan.
0,05
3
0,15
0,55
17
1,95
Sistem di ABFI Institute Perbanas belum terintegrasi dengan baik.
0,10
1
0,10
Lulusan dari ABFI Institute Perbanas hanya berfokus pada bidang perbankan.
0,10
1
0,10
Program studi yang ditawarkan ABFI Institute Perbanas tidak beragam.
0,05
2
0,10
Kurangnya pelatihan akan teknologi informasi yang di berikan kepada karyawan.
0,05
1
0,05
Adanya hambatan dalam komunikasi antar divisi satu dengan yang lain.
0,10
1
0,10
Total kelemahan Total
0,45 1
6 23
0,55 2,50
telah
Total kekuatan Kelemahan (weakness):
Tabel 3.2 Tabel IFAS Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa, 2012
3.2.2.6 Analisis Lingkungan Eksternal Analisis Lingkungan Eskternal perusahaan merupakan suatu cara untuk melakukan analisis kegiatan-kegiatan bisnis pada eksternal perusahaan.
3.2.2.7 External Factor Analysis Strategy (EFAS) FAKTOR-FAKTOR STRATEGI EKSTERNAL Peluang (opportunities): Belum banyaknya perguruan tinggi yang bergerak di bidang ekonomi dan perbankan.
BOBOT RATING
BOBOT X RATING
0,15
4
0,60
Banyaknya bank-bank yang masih membutuhkan tenaga kerja setiap tahunnya.
0,10
3
0,30
Telah memiliki pengalaman 43 tahun di bidang perbankan.
0,10
3
0,30
Tingginya jumlah peminat yang ingin bekerja
0,15
4
0,60
di bidang perbankan.
Dunia ekonomi dan perbankan yang semakin berkembang pesat.
0,10
3
0,30
Total peluang Ancaman (threats): Adanya perguruan tinggi negeri di Indonesia yang memiliki akreditasi lebih baik.
0,60
17
2,10
0,10
1
0,05
2
0,10 Mahasiswa lebih memilih ke perguruan tinggi lain karena lebih banyaknya pilihan program studi yang ditawarkan.
0,10 Mulai masuknya perguruan tinggi asing yang meningkatkan persaingan.
0,10
1
0,10 Perguruan tinggi lain memiliki sistem dan teknologi yang mutakhir.
0,10
1
0,10 Adanya pembukaan program studi perbankan di perguruan tinggi lain.
Total ancaman Total
0,05
0,40 1
2
7 24
0,10 0,50 2,60
Tabel 3.3 Tabel EFAS Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa, 2012
Dari analisis yang telah dilakukan, maka diperoleh total nilai dari Eksternal Strategy Factor Analysis Summary (EFAS) dan Internal Strategy Factor Analysis Summary (IFAS) yang akan digunakan dalam
pembuatan diagram analisis SWOT. Berikut langkah-langkah dalam menyusun diagram analisis SWOT ABFI Institute Perbanas: a)
Jumlah dari hasil perkalian Bobot (B) x Rating (R) pada kekuatan dan kelemahan diselisihkan untuk mendapatkan titik X Kekuatan: 1,95 Kelemahan: 0,55 Titik X = Kekuatan - Kelemahan = 1,95 – 0,55 = 1,40
b) Jumlah dari hasil perkalian Bobot (B) x Rating (R) pada peluang dan ancaman diselisihkan untuk mendapatkan titik Y Peluang: 2,10 Ancaman: 0,50 Titik Y = Peluang - Ancaman = 2,10 – 0,50 = 1,60
Peluang Kuadran III Mendukung Strategi Turn Arround
Kuadran I Mendukung Strategi Agresif (1,40 : 1,60)
Kelemahan
Kekuatan Kuadran II Mendukung Strategi Diversifikasi
Kuadran IV Mendukung Strategi Defensif
Ancaman
Gambar 3.2 Diagram Analisis SWOT Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa, 2012
3.2.2.8 Porter’s Five Forces Analysis Analisa Porter’s Five Forces memberikan gambaran mengenai bagaimana tingkat persaingan dari suatu perguruan tinggi, baik itu dari sisi supply chain serta pasar (pemain baru dan substitusi). Keempat dari five forces (dorongan) ini memberikan kontribusi terhadap competitive rivalry atau tingkat persaingan dalam perguruan tinggi.
Gambar 3.3 Porter’s Five Forces Diagram
Sumber: Soopertutorials
The threat of a substitute product Kecenderungan produk pengganti besar, karena ABFI Institute Perbanas tidak memiliki program studi yang beragam, dan target pasarnya hanya calon mahasiswa yang menyukai bidang ekonomi dan perbankan. Sehingga ancaman produk pengganti akan selalu ada, karena banyaknya perguruan tinggi lain yang memiliki keragaman dan keunggulan di masing-masing program studi yang di tawarkan.
The threat of the entry of new entrants Ancaman pesaing baru kecil, dikarenakan pesaing baru sulit untuk memasuki dunia pendidikan. Dalam bidang pendidikan terdapat akreditasi yang di hasilkan berdasarkan penilaian dari BAN-PT. Mutu institusi perguruan tinggi merupakan totalitas keadaan dan karakteristik perguruan tinggi yang diukur dari sejumlah standar sebagai tolak ukur untuk penilaian yang menentukan dan mencerminkan mutu dari institusi perguruan tinggi tersebut. Penilaian mutu dalam rangka akreditasi institusi perguruan tinggi, memiliki beberapa standart antara lain sebagai berikut: kurikulum, lulusan, program
studi dan juga pengabdian kepada masyarakat yang tidak mungkin di dapat dalam kurun waktu yang cepat. Sehingga walaupun terdapat pesaing baru, tidak memberikan pengaruh yang besar untuk ABFI Institute Perbanas yang sudah berprestasi dan menghasilkan banyak lulusan yang berkualitas. Dan penilaian BAN-PT di lakukan secara sistematik dan sistematis yang bersifat real.
The bargaining power of suppliers Kekuatan penawaran oleh pemasok ABFI Institute Perbanas cukup kuat. Pemasok ABFI Institute Perbanas yaitu dosen dan juga suppliers buku bagi mahasiswa ABFI Institute Perbanas. Kekuatan penawaran dosen sangat bersaing karena untuk meningkatkan kualitas dalam kegiatan belajar dan mengajar, ABFI Institute Perbanas memerlukan dosen yang berkualitas dan kompeten dalam bidangnya. Sedangkan, banyaknya perguruan tinggi lainnya yang juga membutuhkan dosen-dosen tersebut menciptakan kekuatan penawaran pemasok yang tinggi. Dan juga suppliers buku bagi mahasiswa juga bersaing, karena kebutuhan akan buku sangat penting bagi mahasiswa ABFI Institute Perbanas. Dengan adanya suppliers buku yang memberikan kelengkapan kebutuhan buku bagi mahasiswa akan mempermudah mahasiswa dalam menjalankan proses belajar mengajar.
The bargaining power of customers Kekuatan penawaran pelanggan ABFI Institute Perbanas tinggi, karena ABFI Institute Perbanas sudah dipercaya oleh bank-bank swasta, pemerintah dan juga bank pembangunan daerah, serta ABFI Institute Perbanas merupakan anggota dari perhimpunan bank. Sehingga mahasiswa dan mahasiswi yang menginginkan jurusan
ekonomi dan perbankan mendapatkan kualitas pendidikan yang lebih baik dari perguruan tinggi yang lain khususnya dalam bidang ekonomi perbankan.
The intensity of competitive rivalry Intensitas persaingan perguruan tinggi cukup ketat disebabkan banyaknya perguruan tinggi swasta maupun negeri yang mempunyai spesialisasi dan kekuatan pada bidang masing-masing yang di jadikan sebagai daya tarik untuk mendapatkan mahasiswa dan juga menghasilkan lulusan yang baik dalam bidangnya, misalnya Universitas Gunadarma yang berorientasi pada teknologi informasi dan Prasetiya Mulia Business School yang berorientasi pada marketing bisnis. Walaupun begitu, ABFI Institute Perbanas memiliki keunggulan tersendiri karena berorientasi dalam bidang ekonomi dan perbankan.
3.2.3 Concept of Operation Scenario (S-3) 1. Pendaftaran: 1. Bagian marketing ABFI Institute Perbanas melakukan promosi ke sekolah-sekolah di DKI Jakarta dan memberikan presentasi serta brosur mengenai program studi yang ditawarkan, fasilitas, akreditasi, dan lainlain. 2. Bagi mahasiswa yang berminat untuk mendaftar ke ABFI Institute Perbanas mahasiswa dapat mengunjungi subbag registrasi, kemudian subbag registrasi akan memberikan formulir pendaftaran. 3. Formulir pendaftaran akan di kembalikan ke subbag registrasi.
4. Data pendaftaran calon mahasiswa di berikan ke subbag akademik. 5. Subbag akademik meng-input data pendaftaran calon mahasiswa ke sistem MIS akademik. 6. Subbag akademik get list data calon mahasiswa. 7. Lalu subbag akademik mengadakan test saringan masuk bagi calon mahasiswa. 8. Hasil evaluasi test saringan masuk calon mahasiswa di kumpulkan ke subbag akademik. 9. Subbag akademik meng-input hasil test ke sistem MIS akademik. 10. Subbag akademik get data hasil evakuasi test calon mahasiswa. 11. Subbag akademik memberikan data hasil evaluasi test calon mahasiswa ke subbag registrasi. 12. Subbag registrasi akan mengumumkan ke mahasiswa hasil evaluasi test saringan masuk, besarnya biaya perkuliahan dan memberikan form daftar ulang. 13. Mahasiswa mengembalikan form daftar ulang yang terisi ke subbag registrasi. 14. Subbag registrasi memberikan data pendaftaran rangkap dua ke subbag akademik. 15. Subbag registrasi memberikan data pendaftaran rangkap tiga ke subbag keuangan. 16. Mahasiswa membayar biaya perkuliahan ke subbag keuangan. 17. Subbag keuangan memberikan bukti pembayaran ke mahasiswa.
18. Subbag keuangan meng-input data keuangan mahasiswa ke sistem MIS keuangan. 19. Subbag akademik get data keuangan mahasiswa ke sistem MIS keuangan. 20. Subbag akademik meng-input data pendaftaran dan data keuangan mahasiswa. 21. Subbag akademik get list data mahasiswa dan data keuangan mahasiswa. 22. Subbag akademik upload data mahasiswa dan data keuangan mahasiswa ke website ABFI Institute Perbanas. 23. Mahasiswa mengetahui datanya melalui website ABFI Institute Perbanas. 2. Perkuliahan: 1. Tim kurikulum ABFI Institute Perbanas menyusun kurikulum sesuai standar yang telah ditentukan, kemudian usulan kurikulum diberikan ke kaprodi yang bertugas sebagai PIC dari tim kurikulum ABFI Institute Perbanas. 2. Kaprodi menyetujui kurikulum yang telah di susun. 3. Tim kurikulum akan memberikan kurikulum yang telah disetujui oleh kaprodi ke subbag akademik untuk direalisasikan dalam proses belajar mengajar. 4. Subbag akademik memberikan form KRS ke mahasiswa. 5. Mahasiswa mengisi form KRS untuk mengetahui mata kuliah apa yang akan dijalankan di semester berikutnya dan dikembalikan ke subbag akademik. 6. Subbag akademik meng-input jadwal kuliah ke website ABFI Institute Perbanas.
7. Mahasiswa akan mengetahui jadwal kuliah masing-masing melalui website ABFI Institute Perbanas. 8. Ketika perkuliahan dimulai, dosen akan memberikan tugas dan materi di kelas. 9. Mahasiswa menyerahkan tugas ke dosen tersebut. 10. Seiring dengan berjalannya proses belajar dan mengajar, dosen-dosen akan membuat usulan soal ujian sesuai dengan kurikulum yang telah disesuaikan dalam proses belajar mengajar di kelas yang diberikan ke koordinator mata kuliah masing-masing. 11. Setelah usulan soal ujian disetujui oleh koordinator, maka koordinator akan memberikan ke kaprodi untuk di-check kembali. 12. Setelah soal ujian disetujui oleh kaprodi, soal ujian akan diberikan ke subbag akademik untuk diperbanyak. 13. Copy soal ujian yang telah diperbanyak diberikan ke pengawas ujian. 14. Pengawas ujian memberikan soal ujian ke mahasiswa pada saat ujian berlangsung. 15. Soal ujian yang terisi akan dikumpulkan ke pengawas di tiap-tiap kelas di ABFI Institute Perbanas. 16. Masing-masing pengawas akan memberikan soal ujian yang telah terisi ke dosen mata kuliah tersebut untuk dikoreksi. 17. Nilai dari hasil ujian mahasiswa diberikan ke subbag akademik oleh tiaptiap dosen dari mata kuliah yang ada. 18. Subbag akademik meng-input nilai ke sistem MIS akademik. 19. Subbag akademik get data nilai, IPS dan IPK mahasiswa.
20. Subbag akademik upload nilai, IPS dan IPK mahasiswa ke website ABFI Institute Perbanas. 21. Mahasiswa mengetahui nilai, IPS dan IPK melalui website. 3. Tugas akhir: 1. Mahasiswa mengajukan usulan outline tugas akhir dan permintaan dosen pembimbing ke subbag akademik. 2. Subbag akademik memeriksa nilai mahasiwa mahasiswa melalui sistem MIS akademik. 3. Subbag akademik memeriksa data keuangan mahasiwa mahasiswa melalui sistem MIS keuangan. 4. Apabila mahasiswa tersebut tidak memiliki tunggakan dana dan telah menjalani perkuliahan dengan baik serta memenuhi persyaratan untuk melakukan tugas akhir, maka subbag akademik akan memberikan outline tugas akhir mahasiswa rangkap satu ke kaprodi. 5. Subbag akademik juga memberikan outline rangkap dua ke dosen untuk di teliti. 6. Dosen akan memberikan surat pernyataan ketersediaan untuk menjadi dosen pembimbing ke subbag akademik. 7. Subbag akademik meng-inputdatabase outline tugas akhir mahasiswa ke sistem MIS akademik. 8. Subbag akademik akan membuat surat pengantar riset bagi mahasiwa yang akan mengerjakan tugas akhir dan surat pengantar riset diberikan ke kaprodi terlebih dahulu untuk disetujui.
9. Kaprodi memberikan surat pengantar riset yang telah disetujui ke subbag akademik. 10. Subbag akademik akan memberikan surat pengantar riset ke mahasiswa. 11. Mahasiswa yang telah menyelesaikan tugas akhirnya akan meminta persetujuan ke dosen pembimbing masing-masing. 12. Dosen pembimbing memberikan persetujuan ke mahasiswa. 13. Setelah tugas akhir disetujui oleh dosen pembimbing, tugas akhir mahasiswa akan di uji oleh dosen penguji. 14. Dosen penguji akan mengumumkan lulus atau tidaknya mahasiswa tersebut setelah ujian tugas akhir berlangsung. 15. Dosen penguji memberikan hasil akumulasi nilai ujian tugas akhir ke subbag akademik. 16. Dosen pembimbing memberikan hasil nilai tugas akhir ke subbag akademik. 17. Subbag akademik meng-input nilai tugas akhir dan hasil akumulasi nilai ujian tugas akhir mahasiswa ke sistem MIS akademik untuk di olah. Sistem MIS akademik akan mengakumulasikan nilai-nilai mahasiswa yang tersimpan dari awal hingga akhir. 18. Subbag akademik get data nilai tugas akhir mahasiswa. 19. Setelah pengakumulasian nilai mahasiswa, subbag akademik akan menginput pengumuman layak atau tidaknya mahasiswa tersebut untuk menjalani wisuda ke website ABFI Institute Perbanas. 20. Mahasiswa mengetahui pengumuman layak wisuda melalui website.
3.2.4 Concept of Operation Diagram (S-4)
Gambar 3.4 Concept of Operation Diagram Pendaftaran Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa, 2012
Gambar 3.5 Concept of Operation Diagram Perkuliahan Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa, 2012
Gambar 3.6 Concept of Operation Diagram Tugas Akhir Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa, 2012
3.2.5 Balanced Scorecard (S-5) Balanced Scorecard pada ABFI Institute Perbanas meliputi 4 bagian, yaitu: 1. Bagian Financial Bagian ini membahas tentang strategi finansial yang akan dilakukan ABFI Institute Perbanas untuk meningkatkan sektor finansial. 2. Bagian Costumer Pada bagian ini akan dibahas mengenai strategi untuk memberikan kepuasan kepada para pelanggan di ABFI Institute Perbanas. 3. Bagian Internal Process Bagian Internal Process akan menjelaskan bagaimana strategi dan langkahlangkah yang akan dilakukan ABFI Institute Perbanas untuk meningkatkan efisiensi serta efektivitas terhadap proses bisnis internal yang ada di ABFI Institute Perbanas. 4. Bagian Learning and Growth Bagian ini menjelaskan tentang langkah-langkah yang akan diambil ABFI Institute Perbanas untuk mengoptimalisasi kekuatan yang ada di dalam ABFI Institute Perbanas.
3.2.5.1 Tabel Balanced Scorecard Berikut ini adalah analisa gambaran tabel Balanced Scorecard pada ABFI Institute Perbanas:
Performance Target
Actual 2011
Initiatives
Persentase (%)
Jumlah total pendapatan
Pendapatan: Rp 60.000.000.000,00 Pengeluaran: Rp 45.000.000.000,00
Pendapatan: Rp 50.000.000.000,00 Pengeluaran: Rp 40.000.000.000,00
Sosialisasi program semester
10%
Rp 1.200.000.000,00
Jumlah mahasiswa
1500 mahasiswa
1100 mahasiswa
Penajaman program PMB
30%
Rp 22.000.000.000,00
Peringkat akreditasi berdasarkan BAN-PT
A (untuk tiap jurusan)
A (untuk jurusan S1 Akuntansi) B (untuk jurusan lain)
Mengembangkan sistem akreditasi internal
100%
Rp 300.000.000,00
Kepuasan mahasiswa, dosen, karyawan
50 keluhan
200 keluhan
Area kampus dilengkapi wi-fi
75%
Rp 30.000.000,00
Metode rancangan kurikulum
Arsitektur kurikulum baru
Kurikulum berbasis kompetensi
Mengembangkan arsitektur kurikulum
100%
Rp 20.000.000,00
Mengembangkan sistem administrasi akademik
Rancangan sistem akademik terpadu
Design proses bisnis, sistem akademik terpadu
Sistem akademik lama belum terintegrasi
Mengembangkan sistem akademik berbasis TI
100%
Rp 100.000.000,00
Pengembangan prosedur proses internal
Pelatihan kemampuan kerja
Memiliki SDM berkualitas
SDM karyawan minim
Analisa kemampuan dan kelemahan
100%
Rp 20.000.000,00
Program studi baru
Pembentukan tim dan pembukaan program studi baru
Program studi akuntansi, manajemen, SI, KA, TI
Program studi doktor, syariah, informatika
100%
Rp 75.000.000,00
Program kompetensi dosen
Workshop kurikulum
70% dosen tetap
50% dosen tetap
Mengembangkan workshop kurikulum
20%
Rp 100.000.000,00
Program motivasi dosen
Pemberian rewards
20% dosen tetap
5% dosen tetap
Mengembangkan sistem rewards dosen
30%
Rp 100.000.000,00
Perubahan struktur organisasi
Integrasi struktur organisasi
Struktur organisasi baru
Struktur organisasi lama
Mengembangkan struktur organisasi yang dinamis
100%
Rp 10.000.000,00
Sistem rekrutment dosen
Sistem rekrutment
Draft sistem rekrutment dosen
Belum ada sistem rekrutment dosen
SOP rekrutment dosen
100%
Rp 5.000.000,00
Perspectives Financial Meningkatkan jumlah mahasiswa
Efektivitas pencapaian target jumlah mahasiswa Costumer Mempertahankan akreditasi
Memberikan pelayanan data dan informasi cepat dan akurat Internal Process Mereformasi kurikulum
Learn & Growth Program studi
Performance Measures (KPI)
Tabel 3.4 Tabel Balanced Scorecard Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa, 2012
Budgets (Rp)
Dari Tabel 3.4 dapat diketahui ada empat bagian utama pada Balanced Scorecard, yaitu: 1. Pada bagian Financial terdapat target untuk meningkatkan pendapatan keuangan dengan cara melalui peningkatan jumlah mahasiswa. Langkah-langkah yang dilakukan diantaranya melalui sosialisasi program semester dan penajaman program PMB. 2. Lalu pada bagian Costumer, ABFI Institute Perbanas memiliki target untuk mempertahankan akreditasi serta pemberian layanan dan informasi yang akurat dan cepat. Program yang dilakukan diantaranya dengan mengembangkan sistem akreditasi internal dan melengkapi area kampus dengan fasilitas wi-fi. 3. Pada bagian Internal Process yang sedang berjalan, terdapat dua masalah yang ditemukan yaitu, sistem akademik yang belum terintegrasi dengan baik dan kualitas SDM karyawan yang masih minim. Program-program yang dilakukan yaitu dengan mengembangkan arsitektur kurikulum, mengembangkan sistem akademik berbasis TI, dan analisa kemampuan serta kelemahan pada karyawan ABFI Institute Perbanas. 4.
Sedangkan pada bagian Learn and Growth, dilakukan pengembangan program studi baru, pengadaan program workshop kurikulum, pengembangan sistem rewards bagi dosen berprestasi, pembentukan struktur organisasi yang lebih dinamis, serta pengadaan program SOP rekrutment dosen.
3.3 Business Products and Services 3.3.1 Swim Lane Process Diagram (B-3)
Gambar 3.7 Swim Lane Process Diagram Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa, 2012
Dari Gambar 3.7 dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Marketing menawarkan brosur ABFI Institute Perbanas ke calon mahasiswa. 2. Kemudian subbag registrasi memberikan form pendaftaran kepada calon mahasiswa, Lalu calon mahasiswa mengisi form pendaftaran dan di berikan ke subbag registrasi. 3. Subbag akademik mengadakan test saringan masuk bagi calon mahasiswa. 4. Mahasiswa yang dinyatakan tidak lulus tidak berhak untuk melanjutkan ke proses selanjutnya. Subbag keuangan melakukan penagihan BP3 kepada mahasiswa yang lulus test saringan masuk. 5. Subbag keuangan mencatat pembayaran mahasiswa. 6. Subbag akademik mencatat form krs mahasiswa. 7. Subbag akademik membuat jadwal kuliah. 8. Subbag akademik menginput jadwal kuliah ke website. 9. Subbag akademik membuat jadwal ujian. 10. Subbag akademik menginput jadwal ujian ke website. 11. Subbag akademik melaksanakan ujian. 12. Subbag akademik menginput nilai mahasiswa ke MIS Akademik. 13. Subbag keuangan melakukan penagihan ke mahasiswa yang tidak lulus ujian.
3.3.2 Use Case Narrative and Diagram (B-6)
Gambar 3.8 Use Case Diagram pada ABFI Institute Perbanas Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa, 2012
Dari Gambar 3.8 Use Case Diagram pada ABFI Institute Perbanas, dapat dijelaskan: 1. Subbag Registrasi memberikan form pendaftaran ke calon mahasiswa yang berminat untuk mendaftar di ABFI Institute Perbanas. 2. Subbag Akademik melakukan test saringan masuk bagi para calon mahasiswa untuk menentukan Grade atau besarnya jumlah bayaran BP3 yang akan di tagih kepada calon mahasiswa. 3. Subbag Akademik mengevaluasi hasil test saringan masuk calon mahasiswa. 4. Mahasiswa melakuan pembayaran BP3. 5. Mahasiswa mengisi KRS melalui website ABFI Institute Perbanas. 6. Subbag Akademik menginput jadwal kuliah mahasiswa. 7. Subbag Keuangan melakukan penagihan pembayaran KRS mahasiswa. 8. Subbag Keuangan menerima pembayaran KRS mahasiswa. 9. Subbag Akademik menyelenggarakan ujian. 10. Subbag Akademik menginput nilai. 11. Subbag Akademik memberikan surat pengantar TA. 12. Subbag Akademik menyediakan jadwal sidang. 13. Subbag Akademik menyediakan jadwal yudisium.
3.4 Data and Information 3.4.1 Logical Data Model (D-5)
Gambar 3.9 Class Diagram pada ABFI Institute Perbanas
Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa, 2012 Dari Gambar 3.9 dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Pendaftaran Class pendaftaran adalah class yang berisi data pendaftaran. Atribut: id_pendaftaran, id_prodi. 2. Program studi Class Program studi adalah class yang berisi data program studi. Atribut: id_prodi, id_pendaftaran, id_mahasiswa. 3. Mahasiswa Class Mahasiswa adalah class yang berisi data mahasiswa ABFI institute Perbanas. Atribut: id_mahasiswa, nama, alamat, no_telepon. 4.
Penagihan Class Penagihan adalah class yang berisi data penagihan pembayaran mahasiswa ABFI Institute Perbanas. Atribut: id_penagihan, id_pembayaran, id_mahasiswa.
5. Pembayaran Class Pembayaran adalah class yang berisi data pembayaran mahasiswa ABFI Institute Perbanas. Atribut: id_pembayaran, id_penagihan. 6. Transkrip nilai Class Transkrip nilai adalah class yang berisi data transkrip nilai mahasiswa. Atribut: id_transkrip_nilai, id_mahasiswa, id_krs, nama_matakuliah, nilai.
7. KRS Class KRS adalah class yang berisi data krs yang akan dipilih dan diisi oleh mahasiswa. Atribut: id_krs, id_mahasiswa, id_matakuliah, id_dosen. 8. Kelas Class Kelas adalah class yang berisi data kelas mahasiswa. Atribut: id_kelas, ruang, id_krs. 9. Mata kuliah Class Mata kuliah adalah class yang berisi data mata kuliah yang diambil mahasiswa. Atribut: id_matakuliah, id_krs, id_dosen, nama_matakuliah. 10. Dosen Class Dosen adalah class yang berisi data dosen ABFI Institute Perbanas. Atribut: id_dosen, nama, id_matakuliah, id_krs. 11. Absensi Class Absensi adalah class yang berisi data absensi karyawan di ABFI Institute Perbanas. Atribut: id_absensi, id_dosen, nama_dosen. 12. Penggajian Class Penggajian adalah class yang berisi data penggajian karyawan ABFI Institute Perbanas. Atribut: id_penggajian, id_absensi, jumlah_gaji, tgl_gajian.
3.5 Systems and Applications 3.5.1 System Communication Description (SA-2) INTERNET
Sistem Informasi ABFI Institute Perbanas
LAN
LAN
Sistem Informasi ABFI Institute Perbanas
Gedung Operasional
Gambar 3.10 System Communication Description pada ABFI Institute Perbanas
Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa, 2012 Penjelasan dari Gambar 3.10 adalah ABFI Institute Perbanas memiliki dua gedung utama, yaitu gedung operasional dan gedung rektorat. Dalam pengoperasian sistem komunikasi diatas, dapat di jelaskan bahwa pada gedung operasional terdapat sistem informasi ABFI Institute Perbanas yang mengolah segala kegiatan akademik mahasiswa, yang meliputi perkuliahan, keuangan, nilai, dan lain-lain yang terhubung melalui jaringan LAN agar terhubung dengan gedung rektorat.
3.6 Networks and Infrastructure 3.6.1 Network Connectivity Diagram (NI-1)
Gambar 3.11 Network Connectivity Diagram pada ABFI Institute Perbanas
Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa, 2012 Penjelasan dari Gambar 3.11 adalah sistem jaringan komputer di ABFI Institute Perbanas berpusat di Gedung Unit 5 (Gedung Rektorat). Di Gedung Unit 5 terdapat switch hub utama, router, dan sebuah switch hub. Switch hub tersebut akan menghubungkan switch hub utama serta router menuju modem yang menghubungkan Gedung Unit 3, dan terdapat sebuah switch hub lagi yang menghubungkan ke Gedung Unit 2, 4, dan 6.
3.7 Security 3.7.1 Security and Privacy Plan (SP-1) Pada Tabel 3.5 ini menjelaskan kebijakan keamanan yang digunakan oleh ABFI Institute Perbanas: Component Technical
Antivirus
Instension Detection System
Identification, authentication, authorization
Physical Control
Saluran pengamanan
Formal Control
Pemahaman budaya ABFI Institute Perbanas
Industry Standard
Standard manajemen mutu Sertifikasi keahlian
Professional Sertification Government Registration
Kebijakan pemerintah
Policy Antivirus AVG
PIC Kabbag jaringan dan layanan pengguna Kabbag jaringan dan layanan pengguna
1.Adanya login untuk mengakses MIS Akademik dan MIS Keuangan. 2. Validasi sistem otorisasi per divisi. 1. Adanya petugas Kabbag keamanan yang menjaga jaringan dan gedung. layanan pengguna 1.Kedatangan absensi Kabbag yang tepat waktu. Human 2. Memakai pakaian Capital formal. ISO 9001 : 2008 GAC Gelar keahlian di bidang Kabbag dosen. Human Capital UU Pendidikan no. 13 Yayasan tahun 2003. Perbankan Indonesia
Tabel 3.5 Security Plan pada ABFI Institute Perbanas Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa, 2012
3.8 Standards 3.8.1 Technology Forecast (ST-2) Berikut adalah gambaran mengenai teknologi yang mendukung ABFI Institute Perbanas. Pada Tabel 3.6 ini menjelaskan spesifikasi komputer yang digunakan oleh ABFI Institute Perbanas:
Forecast area Operating Systems Office Automaticion Suite
Technology Forecast Short Term Mid Term (12 Months) (12-24 Months) Microsoft Windows Xp Microsoft Office (word, excel, power point, outlook, visio, access) 2010
Long Term (2-3 Years Away) -
Desktop PCs
Menggunakan processor Intel Core I3
-
-
Desktop Monitors
LCD monitor 18,5’
-
-
Persistent Storage
500 GB
-
-
Menggunakan FO (fiber optic) dan LAN
-
-
Connections
Tabel 3.6 Technology Forecast pada ABFI Institute Perbanas Sumber: ABFI Institute Perbanas
3.9 Penjelasan Current System yang Sedang Berjalan
Saat ini terdapat dua sistem yang sedang berjalan di ABFI Institute Perbanas. Berikut ini penjelasan mengenai kedua sistem tersebut: Sistem MIS Keuangan Kelebihan Kekurangan 1.Tidak ada virus pada WANG 1.Support untuk maintenance sudah tidak ada 2.Simpanan data tidak membutuhkan 2.Program aplikasi sudah tidak up-to-date memori yang besar
Tabel 3.7 Penjelasan Sistem MIS Keuangan Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa, 2012
Sistem MIS Akademik Kelebihan Kekurangan Lebih mudah diakses oleh user Penggunaan password masih memakai (based on web) prosedur satu account dan password untuk seluruh user
Tabel 3.8 Penjelasan Sistem MIS Akademik Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa, 2012
Dari Tabel 3.7 dan Tabel 3.8 dapat di jelaskan bahwa saat ini terdapat dua sistem yang sedang berjalan di ABFI Institute Perbanas yaitu sistem MIS Akademik dan sistem MIS Keuangan. Sistem ini berdiri sendiri tanpa terhubung dengan jaringan lain dan hanya berupa client dan server. Sistem MIS Keuangan memiliki peran penting bagi ABFI Institute Perbanas karena sistem ini memiliki modul keuangan yang bertugas sebagai sistem yang membantu pelaksanaan administrasi. Sedangkan sistem MIS Akademik bertugas sebagai sistem yang membantu pelaksaan kegiatan akademik pada ABFI Institute Perbanas. Dengan adanya dua
sistem yang berbeda ini maka di temukannya masalah karena sistem MIS Keuangan dan MIS Akademik memiliki database terpisah sehingga skema databox tidak terpusat. Hal ini membuat kedua sistem tersebut tidak terintegrasi satu sama lain dengan baik.
3.10 Permasalahan yang Dihadapi Dari analisa yang kami lakukan pada ABFI Institute Perbanas, ditemukan beberapa permasalahan yang ada. Berikut adalah permasalahan yang ada di ABFI Institute Perbanas: 1. Sistem MIS Keuangan dan MIS Akademik yang berperan sebagai sistem yang mengolah data akademik ABFI Institute Perbanas sudah tidak up-to-date, sehingga menimbulkan beberapa kesalahan atau data yang di hasilkan tidak akurat. Dan juga sistem tersebut tidak mewakili seluruh kegiatan akademik pada ABFI Intitute Perbanas. 2. Pengembangan Human Resource Management yang belum terlaksana.
3.11 Alternatif Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan yang ditemukan pada ABFI Institute Perbanas, dapat kami berikan beberapa alternative untuk pemecahan masalah tersebut, diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Mengembangkan sistem baru yang terintegrasi dengan baik yang mencangkup kegiatan akademik ABFI Institute Perbanas yaitu dengan mengusulkan Smart System yang berperan sebagai Sistem Informasi Akademik.
2. Mengadakan program dan rencana baru terkait pengembangan Human Resource Management di ABFI Insititute Perbanas, yaitu dengan membuat sistem Human Resource Management (HRM) yang akan berada di dalam Smart System.
