BAB 3 ANALISIS CURRENT ARCHITECTURE
3.1
Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1
Sejarah Perusahaan Pada tahun 1971, seorang yang bernama Ridwan Pribadi (Poey Yan Kit)
melihat Indonesia merupakan peluang pasar yang potensial untuk dikembangkan. Pada tahun 1971 beliau mengawali usahanya dengan membuka toko produk auto spare part, yang diberi nama Sumber Berkat Group. Sumber Berkat Group awalnya dimulai sebagai CV. Sumber Berkat (SB). Dengan Usaha tersebut beliau berharap dapat mengembangkan bisnisnya untuk perdagangan produk auto spare part, terutama untuk mobil buatan Jerman. Seiring dengan waktu dan perhitungan usahanya, maka pada tahun 1980 beliau membuka bisnis untuk Car Accessories, yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pemakai Car Accessories. Selain itu ada juga beberapa produk bisnis yang di ciptakan, yaitu; Audio Mobil (1989), Home Audio (2000), Electronic Hyperstore (2001), Air Condition (2004), Pro Audio (2007) Dan yang terbaru pada tahun 2011 telah berdiri sebuah toko bisnis Electrical Parts. Toko ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pokok masyarakat setempat dengan berbagai macam Electrical Parts. Sumber Berkat (SB) telah membangun hubungan jaringan dan berbuah bisnis yang kuat dengan ribuan pelanggan di seluruh provinsi Indonesia. Dan juga yang terpenting adalah sudah lebih dari 400 karyawan telah menjadi aset berharga bagi Grup. Sumber Berkat (SB) telah melalui siklus beberapa pasar dan krisis ekonomi. Melalui pengalamannya, kerja keras, dan komitmen, Sumber Berkat (SB) Group telah selamat dari krisis dan mampu mempertahankan laju pertumbuhannya. Sumber Berkat (SB) selalu berupaya maksimal dalam menciptakan dan nilai tambah berinovasi solusi untuk mitra bisnisnya. Akibatnya, Sumber Berkat (SB) telah 39
40
dipercaya untuk menjadi distributor tunggal merek bergengsi dari industri yang berbeda. Sekarang sudah memiliki 20 anak perusahaan. Sumber Berkat (SB) Group berusaha untuk dapat meningkatkan kualitas pelayanannya. Salah satu upaya yang dilakukan Sumber Berkat (SB) Group adalah mendirikan anak perusahaan yang fokus terhadap kegiatan pendistribusian car audio. PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya adalah Anak Perusahaan dari Sumber Berkat (SB) Group dengan maksud dan tujuan untuk menyelenggarakan usaha dibidang pemasokan car audio sebagai kebutuhan otomotif di Indonesia. PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya ini memiliki kantor pusat di Jl. AM Sangaji no.38 Jakarta Pusat 10130. PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya hingga saat ini masih belum memiliki sistem yang terkomputerisasi dengan baik, namun Perusahaan ini memiliki target bahwa dalam lima tahun kedepan, PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya dapat mempunyai kinerja setara dengan perusahaan distribusi yang sudah go-public dalam memasok car audio
yang
mempunyai
kualitas
sesuai
spesifikasi
pelangan
dan
dengan
pendistribusian yang tepat waktu.
3.2
Analisis Lingkungan Internal dan External Melakukan survey dan dengan menggunakan beberapa metode analisis seperti
PEST, 5 daya saing Porter, analisis IFAS dan EFAS yang dapat menghasilkan penilaian terhadap lingkungan organisasi secara keseluruhan. 1. Lingkungan Eksternal: Lingkungan yang berada di luar organisasi 2. Lingkungan Internal: Lingkungan yang berada di dalam organisasi.
3.2.1 Analisis Lingkungan Eksternal Perusahaan 3.2.1.1 Analisis PEST PEST digunakan untuk menilai pasar dari suatu unit bisnis atau unit organisasi. Arah analisa PEST adalah kerangka untuk menilai sebuah situasi, dan menilai strategi atau posisi, arah perusahaan, rencana pemasaran, atau ide. Dimana analisa ini cukup mempengaruhi perusahaan, karena melalui analisa ini dapat diambil suatu peluang atau ancaman baru bagi perusahaan.
41
Tabel 3.1 Analisis PEST Politik •
Ekonomi
Stabilitas Politik yang
• Tingginya Pertumbuhan ekonomi
menghasilkan adanya kerjasama
• Tingginya nilai tukar Dollar
dengan Negara lain •
Adanya Undang-Undang No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas Sosial
•
Adanya lapangan perkerjaan sehingga membantu mengurangi tingkat pengangguran
•
Perusahaan harus mengikuti trend
Teknologi • Mahalnya biaya infrastruktur IT dalam perusahaan • Dukungan teknologi dalam pembayaran barang.
yang semakin berkembang
3.2.1.2 Analisis Lima Faktor Persaingan Daya Porter Menurut Porter (1998, p3), persaingan dalam suatu industri bergantung pada 5 kekuatan bersaing. Kumpulan kekuatan-kekuatan ini menentukan potensi profit dalam industri yang diukur berdasarkan pengembalian jangka panjang terhadap modal yang diinvestasikan. Analisis 5 (lima) daya saing (Five Forces Analysis) merupakan kerangka analisis yang di gunakan untuk pengembangan strategi bisnis yang dikambangkan oleh Porter (1979). Menurutnya terdapat lima kekuatan intensitas persaingan dalam suatu industry Kelima kekuatan persaingan tersebut secara bersama-sama menentukan intensitas persaingan dan kemampu-labaan dalam industri, dan kekuatan yang paling besar akan sangat menentukan serta menjadi sesuatu yang sangat penting dari sudut pandang perumusan strategi.
42 Pendatang baru Untuk sementara ini belum ada pendatang baru
Pemasok 1. 2. 3. 4. 5. 6.
7. 8. 9. 10.
Pesaing Industri
Colourfull Audio Denpa Company Dati Motor Federal Mogul Fusion Hongkong Kaifeng Int Co LDT Mitsubishi Panasonic SDN BHD Sentosa Indo Print Siemens VDO
Perusahaan yang bergerak di bidang distribusi , yakni: 1. Cipta swara anugrah-indonesia 2. Elsiscom prima karya
Pelanggan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
19 Motor 61 Audio Aneka Duta Blue bird Group Star Win Oto Audio V2 Sound V Tech Vorone Wijaya Motor
Produk Pengganti Varity V-tech Audiobank Thumb
Gambar 3.1 Analisis 5 Daya Saing Porter 1.
Pelanggan : Cukup banyak jumlah pelanggan saat ini, perusahaan berusaha untuk memenuhi kebutuhan pelanggan saat ini, agar perusahaan menjadi terpercaya. Para pembeli biasanya akan membeli barang dengan harga termurah yang dapat diperolehnya.
2.
Pesaing Industri : Saat ini terdapat beberapa pesaing industry yang telah ada , yaitu : cipta swara anugrah-indonesia dan elsiscom prima karya
3.
Pemasok : Jumlah pemasok cukup banyak, dari pilihan-pilihan pemasok yang ada, dipilih pemasok yang paling berkualitas dan pembelian dengan harga yang serendah mungkin
4.
Pendatang Baru : Saat ini belum ada pendatang baru
5.
Produk Pengganti : Apabila ada kerusakan barang, maka akan diganti dengan produk yang sama dengan kualitas barang yang sama
43
3.2.2 Analisis Lingkungan Internal Perusahaan 3.2.2.1 Penentuan EFAS (External Strategy Analysis Summary) Peluang dari perusahaan (Opportunity) 1.
Permintaan pasar terhadap audio.
2.
Adanya kontrak tetap terhadap produsen.
3.
Adanya jaringan dengan agen atau perusahaan besar.
4.
Adanya barang sejenis untuk barang pengganti.
5.
Merupakan perusahaan distribusi resmi dari beberapa merk ternama.
Ancaman dari perusahaan (Threat) 1.
Perubahan kurs dollar yang tidak menentu, yang mempengaruhi harga beli dan harga jual produk.
2.
Produsen baru terkait dengan perusahaan baru yang lebih murah dan berkualitas.
a.
3.
Kurangnya SI/IT yang memadai.
4.
Kurangnya ketersediaan barang pengganti.
5.
Munculnya pesaing baru.
6.
Agen berpeluang beralih ke product distributor yang lebih murah. Peluang Tabel 3.2 Penentuan EFAS Kategori Peluang Faktor-Faktor
BOBOT
RATING
BOBOT *
Strategi Internal
RATING PELUANG: Permintaan pasar terhadap audio.
0,12
4
0,48
Adanya kontrak tetap terhadap
0,08
3
0,24
0.07
3
0,21
0,05
2
0,1
0,13
4
0,52
produsen. Adanya jaringan dengan agen atau perusahaan besar. Adanya barang sejenis untuk barang pengganti. Merupakan perusahaan distribusi resmi dari beberapa merk ternama. Total Peluang
0,45
1,55
44
b.
Ancaman Tabel 3.3 Penentuan EFAS Kategori Ancaman Faktor-Faktor
BOBOT
RATING
Strategi Internal
BOBOT * RATING
ANCAMAN: Perubahan kurs dollar yang tidak
0,15
4
0,6
0,09
3
0,27
Kurangnya SI/IT yang memadai.
0,12
4
0,48
Kurangnya
0,07
3
0,21
0,05
2
0,1
0,07
3
0,21
menentu, yang memperngaruhi harga beli dan harga jual produk. Produsen baru terkait dengan perusahaan baru yang lebih murah dan berkualitas.
ketersediaan
barang
pengganti. Munculnya pesaing baru. Agen product
berpeluang distributor
beralih yang
ke lebih
murah. Total Ancaman
0,55
1,87
Total EFAS
1,0
-0,32
3.2.2.2 Penentuan IFAS (Internal Strategy Analysis Summary) Kekuatan dari perusahaan (Strength) 1. Kecepatan dalam menangani keluhan untuk service. 2. Adanya event-event atau pameran untuk product-product audio. 3. Memiliki karyawan yang sudah berpengalaman. 4. Masuknya barang melalui bea cukai yang resmi. 5. Kualitas barang lebih baik dari distributor lain. 6. Pendistribusian barang sampai ke luar kota.
45
Kelemahan dari perusahaan (Weakness) 1. Terjadinya kecurangan yang terjadi pada karyawan 2. Kurangnya suku candang untuk barang yang akan di service. 3. Lamanya proses pengerjaan barang yang akan di service. 4. Akses transportasi tidak memadai. 5. Kebutuhan agen akan jenis barang yang masih belum dapat terpenuhi. a.
Kekuatan Tabel 3.4 Penentuan IFAS Kategory Kekuatan Faktor-Faktor
BOBOT
RATING
Strategi Internal
BOBOT * RATING
KEKUATAN: Kecepatan dalam menangani
0,15
4
0,6
0,10
3
0,3
0,15
4
0,6
0,05
2
0,1
0,08
3
0,24
0,08
3
0,24
keluhan untuk service. Adanya event-event atau pameran untuk product-product audio. Memiliki karyawan yang sudah berpengalaman. Masuknya barang melalui bea cukai yang resmi. Kualitas barang lebih baik dari distributor lain. Pendistribusian barang sampai ke luar kota. Total Kekuatan
0,61
2,08
46
b.
Kelemahan Tabel 3.5 Penentuan IFAS Kategori Kelemahan Faktor-Faktor
BOBOT
RATING
Strategi Internal
BOBOT * RATING
KELEMAHAN: Terjadinya kecurangan yang terjadi
0,10
3
0,3
0.08
3
0,24
0,04
2
0,8
Akses transportasi tidak memadai.
0,09
3
0,27
Kebutuhan agen akan jenis barang
0,08
3
0,24
pada karyawan Kurangnya suku candang untuk barang yang akan di service. Lamanya proses pengerjaan barang yang akan di service.
yang masih belum dapat terpenuhi. Total Kelemahan Total IFAS
3.3
0,39
1,33
1,0
0,95
Enterprise Architecture Dalam mencapai visi dan misi perusahaan, maka perusahaan memiliki strategic
goals dan strategic initiatives. Berikut ini adalah strategis PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya :
3.3.1 Strategic Goals and Initiative 3.3.1.1 Strategic Goals Strategic Goals PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya untuk mencapai visi dan misi perusahaan adalah: • Menjaga kerjasama yang baik dengan produsen. • Menjaga hubungan baik dengan pelanggan. • Memberikan harga yang dapat bersaing. • Menjual dengan harga murah tetapi berkualitas tinggi. • Meningkatkan kualitas karyawan. • Memperluas jangkauan penjualan. • Menjaga kualitas barang.
47
• Memperhatikan keluhan pelanggan. • Melaksanakan pelatihan karyawan. • Berpartisipasi dalam pameran. • Membuat SI / It yang baik untuk perusahaan. • Menambah kerjasama dengan produsen lain. • Memperluas jaringan penjualan.
3.3.1.2 Strategic Initiative Agar dapat mencapai strategic goals perusahaan yang telah di jelaskan diatas, berikut adalah langkah yang harus dilakukan agar tujuan strategis perusahaan dapat tercapai: 1. Menjaga suku cadang atau spare part dan memberikan pelayanan kepada agen dengan baik. 2. Memberikan training-training kepada karyawan sesuai dengan kebutuhannya. 3. Menciptakan tata kelola dan manajemen perusahaan dengan baik melalui peranan IT yang efektif dan efisien. 4. Melaksanakan ketentuan-ketentuan mengenai hubungan dengan produsen yang telah disepakati oleh perusahaan.
3.3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan Visi: PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya SB Group berusaha untuk menjadi salah satu perusahaan distribusi yang dapat memberikan kemajuan sebagai pemasok yang berkualitas, memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam lima tahun mendatang, dan selanjutnya menjadi perusahaan distributor yang kompeten pada jangka panjang. Misi: Perusahaan dengan produsen dan agen bisa sama sama meraih keuntungan. Dan bertanggung jawab atas kepuasan pelanggan terhadap kualitas product.
3.3.1.4 Analysis SWOT 1. Analisis Faktor Internal a)
Kekuatan dari perusahaan (Strength) 1. Kecepatan dalam menangani keluhan untuk service.
48
2. Adanya event-event atau pameran untuk product-product audio. 3. Memiliki karyawan yang sudah berpengalaman. 4. Masuknya barang melalui bea cukai yang resmi. 5. Kualitas barang lebih baik dari distributor lain. 6. Pendistribusian barang sampai ke luar kota. b)
Kelemahan dari perusahaan (Weakness) 1. Terjadinya kecurangan yang terjadi pada karyawan 2. Kurangnya suku candang untuk barang yang akan di service. 3. Lamanya proses pengerjaan barang yang akan di service. 4. Akses transportasi tidak memadai. 5. Kebutuhan agen akan jenis barang yang masih belum dapat terpenuhi.
2. Analisis Faktor Eksternal a.
Peluang dari perusahaan (Opportunity) 1. Permintaan pasar terhadap audio. 2. Adanya kontrak tetap terhadap agen. 3. Adanya jaringan dengan agen atau perusahaan besar. 4. Adanya barang sejenis untuk barang pengganti. 5. Merupakan perusahaan distribusi resmi dari beberapa merk ternama.
b.
Ancaman (Treat) 1. Perubahan kurs dollar yang tidak menentu, yang memperngaruhi harga beli dan harga jual produk. 2. Produsen baru terkait dengan perusahaan baru yang lebih murah dan berkualitas. 3. Kurangnya SI/IT yang memadai. 4. Kurangnya ketersediaan barang pengganti. 5. Munculnya pesaing baru. 6. Agen berpeluang beralih ke product distributor yang lebih murah.
3.3.1.4.1 Matrix SWOT Alat yang dipakai untuk menyusun faktor-faktor strategis perusahaan adalah Matrik SWOT. Matrik ini menggambarkan bagaimana peluang dan ancaman eksternal (EFAS) yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan (IFAS) yang dimilikinya.
49
Berikut adalah matrik yang menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki. Matrik ini menghasilkan empat kemungkinan alternatif strategis.
Tabel 3.6 Matriks SWOT Strength (S) Internal
Weakness (W)
1.Kecepatan
dalam
1. Terjadinya
menangani
keluhan
kecurangan
yang
terjadi
pada
untuk service. 2.Adanya event-event atau pameran untuk productproduct audio. 3.Memiliki
karyawan
yang
sudah
berpengalaman. 4.Masuknya
barang
resmi.
suku
candang
untuk
barang yang akan di service.
baik dari distributor lain. barang
sampai ke luar kota.
proses
pengerjaan
barang
yang akan di service. 4. Akses
5.Kualitas barang lebih
6.Pendistribusian
2. Kurangnya
3. Lamanya
melalui bea cukai yang
Eksternal
karyawan
transportasi
tidak memadai. 5. Kebutuhan agen akan jenis
barang
yang
masih belum dapat terpenuhi.
50
Opportunity (O)
Strategi SO
Strategi WO
1. Permintaan pasar
1. Memperluas jangkauan
1. Menambah
terhadap audio. 2. Adanya
kontrak
tetap
terhadap
produsen.
penjualan. (S2, S6, O1,
yang lebih bervariasi.
O5)
(W2, W5, O3)
2. Meningkatkan kualitas dan
3. Adanya jaringan
barang
kreatifitas
karyawan. (S1, S3 )
2. Menambah transportasi.
armada (W4,
O1)
dengan agen atau perusahaan besar. 4. Adanya
barang
sejenis
untuk
barang pengganti. 5. Merupakan perusahaan distribusi dari
resmi beberapa
merk ternama. Threats (T) 1. Perubahan
kurs
Strategi ST
Strategi WT
1. Adanya
1. Meningkatkan
dollar yang tidak
promosi/pemberian
kedisiplinan
menentu,
diskon ke agen (S5, T5,
karyawan. (W1, T3)
yang
memperngaruhi harga
beli
T6) dan
harga jual produk. 2. Produsen terkait
baru dengan
perusahaan
baru
yang lebih murah dan berkualitas. 3. Kurangnya
SI/IT
yang memadai. 4. Kurangnya ketersediaan
2. Peningkatan
2. Menambah kerjasama terhadap
SI/IT yang ada dalam perusahaan. (S1, S3, T3)
dengan produsen lain. (T2, T5, W5)
51
barang pengganti. 5. Munculnya pesaing baru. 6. Agen berpeluang beralih ke product distributor
yang
lebih murah.
3.3.1.4.2
SWOT Diagram
Tabel IFAS dan EFAS digunakan untuk menganalisis posisi perusahaan terhadap strategi-strategi internal dan eksternal yang dimiliki perusahaan. Dari perhitungan tabel IFAS dan EFAS, maka analisis SWOT dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
BERBAGAI PELUANG
KELEMAHAN INTERNAL
4
1
Mendukung Strategi Turnaround
Mendukung Strategi Agresif
3
2
Mendukung Strategi Defensif
Mendukung Strategi Diversifikasi
KEKUATAN INTERNAL
BERBAGAI ANCAMAN
Kuadran 1 :
Ini merupakan situasi yang sangat menguntungkan. Perusahaan tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah
52
mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif (Growth oriented strategy). Kuadran 2 :
Meskipun
menghadapi berbagai ancaman, perusahaan ini masih
memiliki kekuatan dari segi internal. Strategi yang harus ditetapkan adalah menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi (produk atau pasar). Kuadran 3 :
Perusahaan menghadapi peluang pasar yang sangat besar, tetapi di lain pihak, ia menghadapi
beberapa kendala/kelemahan internal. Fokus
strategi perusahaan ini adalah meminimalkan masalah-masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang pasar yang lebih baik. Kuadran 4 :
Ini adalah situasi yang sangat tidak menguntungkan, perusahaan tersebut menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan internal.
Berikut ini adalah penyusunan diagram analisis SWOT: a.
Kordinat Titik X (IFAS)
Total dari hasil perkalian (bobot*rating) pada kekuatan dan kelamahan diselisihkan untuk mendapatkan titik X.
b.
Kekuatan
: 2,08
Kelemahan
: 1,13
Titik X
=
Kekuatan - Kelemahan
=
2,08 – 1,13
=
0,95
Koordinat Titik Y (EFAS)
Total dari hasil perkalian (bobot*rating) pada peluang dan ancaman diselisihkan untuk mendapatkan titik Y. Peluang
: 1,55
Ancaman
: 1,87
Titik Y
=
Peluang - Ancaman
=
1,55 – 1,87
=
-0,32
Berdasarkan hasil perhitungan di atas, maka titik koordinat diagram SWOT dapat digambarkan sebagai berikut;
53
Berbagai Peluang
Kuadran 3
0,75
Kuadran 1
0,50
0,75
0,50
0,25
0,25
Kelemahan Internal
0,25
0,50
0,25
0,75
Kekuatan Internal
0,50 0,75
Kuadran 4
( 0,95 0,32 )
Kuadran 2
Berbagai Ancaman
Gambar 3.2 Matrix Grand Strategy SWOT Diagram
3.3.1.5 CONOPS (Concept of Operation Diagram) CONOPS (Concept of Operation Diagram) merupakan dokumen naratif yang menjelaskan bagaimana scenario aktivitas operasi perusahaan yang berjalan sekarang dan yang akan beroperasi beberapa tahun kedepan secara rinci yang berupa kombinasi berbeda pada penggerak factor eksternal dan internal yang telah di identifikasikan dalam SWOT analysis. Berikut adalah kondisi perusahaan pada saat ini.
Proses Penjualan Proses penjualan diawali dengan adanya sales yang memasarkan barangnya ke agen atau agen yang menghubungi perusahaan untuk membeli barang. Saat itu, sales staff mencatat profil agen yang ingin melakukan pemesanan. Awalnya warehouse mengecek ke sistem apakah barang ada atau tidak. Jika ada sales staff akan membuat sales order ke dalam sistem. Sales staff akan meminta warehouse staff untuk menyiapkan barang berdasarkan sales order. Barang itu selalu dikirim ke agen. Warehouse staff memberi barang ke delivery staff beserta nota penjualan dan surat jalan. Setelah barang sampai di agen, rangkap nota penjualan diberikan kepada agen yang akan ditukarkan dengan laporan tagihan. Lalu delivery staff memberikan laporan tagihan dan nota penjualan kepada finance staff. Apabila ada barang rusak, agen menghubungi sales, dan sales membuat surat retur berdasarkan nota penjualan barang dan memberikannya ke delivery staff untuk diambil ke agen. Lalu delivery staff memberikan surat retur kepada bagian finance, bagian finance akan memotong tagihan berdasarkan surat retur. Di akhir bulan, sales membuat laporan penjualan berdasarkan sales order.
54
Proses Pembelian Proses pembelian diawali oleh warehouse staff mencatat produk-produk yang akan dijual. Selain itu purchasing staff mencatat daftar produsen yang bekerja sama dengan perusahaan ke dalam sistem. Untuk proses pembelian barang ke produsen, kegiatan diawali oleh warehouse staff yang melaporkan barang-barang yang sudah mencapai batas minimum stok kepada product manager. Apabila product manager menyetujui permintaan barang, maka product manager akan mengkonfirmasi ke warehouse staff. Warehouse staff membuat nota pembelian barang dan melaporkan ke purchasing staff. Kemudian purchasing staff membuat PO kepada produsen berdasarkan nota pembelian barang. Produsen akan mengirimkan barang pesanan perusahaan beserta surat jalan yang diterima warehouse staff dan bukti pembelian yang diberikan kepada purchasing staff. Warehouse staff mengecek apakah jumlah barang yang diberikan sesuai dengan pesanan, apabila sesuai maka warehouse staff akan membuat nota penerimaan barang ke dalam sistem. Purchasing staff akan memberikan bukti pembelian kepada product manager agar product manager dapat membuat laporan pembayaran kepada finance staff. Setelahnya
finance staff
akan mengecek
laporan
pembayaran
tersebut
berdasarkan nota pembelian barang dan melakukan pembayaran ke produsen. Setelah ada konfirmasi, finance staff akan membuat nota pengeluaran kas ke dalam sistem. Di akhir bulan, purchasing staff membuat laporan pembelian. Proses Service Proses dalam melayani jasa perbaikan atau service diawali dengan agen menghubungi sales memberitahu bahwa ada barang rusak. Lalu sales membuat nota service berdasarkan nota penjualan
barang ke dalam sistem dan
memberikan
rangkapnya ke delivery staff beserta surat jalan service untuk dikirim ke agen mengambil barang rusak di agen dan mengirimkannya ke service staff. Setelah selesai proses service, sevice staff menghubungi sales staff untuk memeberitahu bahwa barang sudah selesai diperbaiki, dan sales staff akan menghubungi delivery service untuk mengambil barang yang sudah seelsai di service untuk dikirmkan kembali kepada agen. Di akhir bulan, service staff membuat laporan service berdasarkan nota service.
55
3.3.1.6 CONOD (Concept of Operation Diagram) Menggambarkan bagaimana prosedur system yang sedang berjalan saat ini menjadi diagram agar lebih mudah dalam pembacaannya.
Gambar 3.3 CONOD Penjualan pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya
56
Gambar 3.4 CONOD Pembelian pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya
Gambar 3.5 CONOD Service pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya
57
3.3.2 Business Product and Service 3.3.2.1 Business Overview PT Berkat Anugrah Perkasa Jaya memiliki 6 divisi, yaitu divisi Finance, Product, HRD, Corporate, Distribution, dan Modern Channel dengan jumlah karyawan 120 orang. Setiap divisi di dalam PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya memiliki kerjasama yang baik dalam memajukan perusahaan. Kantor PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya berlokasi di Jl. AM Sangaji no.38 Jakarta Pusat 10130 terdiri dari 7 lantai. Lantai 1 berupa lobby dan showroom dari produk. Sedangkan lantai 2 sampai 7 berupa perkantoran. Manajemen penggajian karyawan pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya berupa
gaji
pokok
sesuai
jabatan
dan
jobdesk
masing-masing
dengan
memperhitungkan jumlah jam kehadiran, jam lembur, dan keterlambatan, selain itu terdapat pula tunjangan karyawan, asuransi keselamatan kerja, makan, THR, dinas luar, dan bonus pencapaian
3.3.2.2 Swim Lane Process Diagram Pada proses ini akan memberikan gambaran mengenai aktifitas dalam perusahaan yang sedang berjalan dari setiap bagian yang saling berkaitan.
58
59
60
61
3.3.2.3 Business Process Diagram
Gambar 3.9 Business Process Diagram Utama pada PT.Berkat Perkasa Anugrah Jaya
Gambar 3.10 Business Process Diagram pada PT.Berkat Perkasa Anugrah Jaya
62
Kebijakan perusahaan Memberi data pesanan Profil agen
Menjual produk
Profil Agen
Memberikan data barang
Check Inventory
Sales staff
Membuat SO
Warehouse staff
Sales Staff
Gambar 3.11 Business Process Diagram Penjualan pada PT.Berkat Perkasa Anugrah Jaya Kebijakan Perusahaan
Data agen
Profil agen
Mendaftarkan agen
Sales staff
Gambar 3.12 Business Process Diagram Pendaftaran pada PT.Berkat Perkasa Anugrah Jaya
63
Kebijakan perusahaan Nota pembelian barang
SO
Nota pengiriman barang
Membeli produk
Laporan pembayaran
Membuat PO
Purchasing staff
Membuat laporan
Purchasing staff
Purchasing staff
Gambar 3.13 Business Process Diagram Pembelian pada PT.Berkat Perkasa Anugrah Jaya
Gambar 3.14 Business Process Diagram laporan pada PT.Berkat Perkasa Anugrah Jaya
64
3.3.2.4 Activity/Product Matrix Tabel 3.7 Activity/Product Matrix Penjualan Business
Sales
Warehouse
Delivery
Finance
Activity
Staff
Staff
Staff
Staff
Create Agen
SS
Create Sales
SS
Order Create Nota
WS
Penjualan Create Surat Jalan
WS
Mengirim Product Create Surat Retur
DS SS
Mengambil
DS
Barang Rusak Create Laporan
SS
Penjualan Memotong Tagihan Berdasarkan Retur
FS
65
Tabel 3.8 Activity / Product Matrix Pembelian Business
Warehouse
Purchasing
Product
Finance
Activity
Staff
Staff
Manager
Staff
Create Product
WS
Create Produsen Create Nota
PS WS
Pembelian Barang Create PO Create Nota
PS WS
Penerimaan Barang Create Laporan
PM
Pembayaran Create Nota
FS
Pengeluaran Kas Create Laporan
PS
Pembelian
Tabel 3.9 Activity/Product Matrix Service Business
Sales
Service
Delivery
Activity
Staff
Staff
Staff
Create Nota
SS
Service Create Surat Jalan
SS
Service Mengambil barang
DS
yang ingin di service Create Laporan
Service
Service
Staff
66
3.3.2.5 Usecase Diagram and Usecase Narative Usecase diagram merupakan hubungan antara actor dengan system, kotak diatas merupakan system yang ada pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya, sedangkan didalamnya merupakan proses yang di kerjakan oleh actor. Usecase diagram diatas merupakan usecase yang sedang berjalan di dalam perusahaan.
Gambar 3.15 Usecase Diagram pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya
67
Usecase Narative Usecase narative adalah table deskripsi usecase diagram diatas, menjelaskan setiap proses di dalam system yang dilakukan oleh actor-actor PT. Perkasa Angkasa Jaya. Tabel 3.10 Usecase Narative pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya Nomor Usecase Narative Current 1
Create Product Usecase : Warehouse staff mencatat produk – produk yang akan di jual. Object : Profil produk
2
Create Produsen Usecase : Purchasing staff mencatat daftar produsen yang berkerja sama dengan perusahaan. Object : Profil Produsen
3
Create Nota Pembelian Barang Usecase : Warehouse staff
membuat nota pembelian barang dan
melaporkannya ke bagian purchasing staff. Object : Nota Pembelian Barang 4
Create PO Usecase : Purchasing staff membuat PO kepada produsen berdasarkan nota pembelian barang Object : PO
5
Create Nota Penerimaan Barang Usecase : Warehouse staff membuat nota pembelian barang ke dalam system. Object : Nota Penerimaan Barang
6
Create Laporan pembayaran Usecase : Laporan pembayaran di buat oleh product manager
yang
sebelumnya diberikan nota pembelian barang. Object : Laporan pembayaran 7
Create Nota Pengeluaran Kas Usecase : Finance staff akan membuat nota pengeluran kas ke dalam system. Object : Nota Pengeluaran Kas
68
8
Create Laporan Pembelian Barang Usecase : Pada akhir bulan purchasing staff membuat laporan pembelian. Object : Laporan Pembelian Barang
9
Check Inventory Usecase : Warehouse staff mengecek ke dalam system ketersediaan barang. Object : Profil Inventory
10
Create Agen Usecase : Sales staff
mencatat data agen yang
ingin melakukan
pemesanan Object : Profil Agen 11
Create Sales Order Usecase : Dengan adanya ketersediaan barang maka di buat sales order kedalam system. Object : Sales Order
12
Create Nota Penjualan Usecase : Warehouse staff memberi barang ke delivery staff beserta nota penjualan. Object : Nota Penjualan
13
Create Surat Jalan Usecase : Warehouse staff memberi barang ke delivery staff beserta surat jalan. Object : Surat Jalan
14
Create Surat retur Usecase : Sales membuat surat retur berdasarkan nota penjualan barang. Object : Surat retur
15
Create Laporan Penjualan Usecase : Di akhir bulan, sales membuat laporan penjualan berdasarkan sales order. Object : Laporan Penjualan
16
Create Nota Service Usecase : Sales membuat nota service berdasarkan nota penjualan barang ke dalam system.
69
Object : Nota Service 17
Create Surat Jalan Service Usecase: Sales membuat Surat Jalan Service berdasarkan nota service Object: Surat Jalan Service
18
Create Laporan Service Usecase : Pada akhir bulan service staff membuat laporan service. Object : Laporan Service
3.3.3 Data and Information 3.3.3.1 Object State Transition Diagram Object State Transaction Diagram menggunakan notasi dari Unified Modelling Language (UML) untuk menunjukkan bagaimana siklus hidup (lifecycle) dari objek data yang spesifik. Object State Diagram dibawah menggambarkan setiap proses secara detail menurut class diagram pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya
70
71
Gambar 3.16 Object State Transaction Diagram
72
3.3.3.2 Class Diagram
Gambar 3.17 Logical Data Model
73
3.1.1.1 Activity / Entity Matrix 1.Penjualan
Gambar 3.18 Activity / Entity Matrix Penjualan Tabel 3.11 CRUD Penjualan pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya
Create Nota
R
C
Penjualan Create Surat
R
C
Jalan Create Surat
R
C
Retur Create Laporan Penjualan
R
R
Laporan
Order
Penjuala
C
Surat
Retur
Surat
Jalan
Nota
R
Penjuala
Create Sales
n Sales
C
Order
Agen
Entity/
Activity Create Agen
74
2.Pembelian
Gambar 3.19 Activity / Entity Matrix Pembelian
75
Tabel 3.12 CRUD Pembelian pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya
C R
C
Pembelian Barang Create PO Create Nota
R U
R
C
R
R C
Penerimaan Barang Create Laporan
R
C
Pembayaran Create Nota
R
C
Pengeluaran Kas Create Laporan
R
Pembelian Barang
3.Service
Gambar 3.20 Activity / Entity Matrix Service
C
Laporan
Pembaya Nota
Pengelua Laporan
Pembaya Nota
Penerim
aan Staff
PO
Nota
C
Create Produsen Create Nota
Pembeli Produse
n Product
Entity/
Activity
Create Product
76
Tabel 3.13 CRUD Service Surat Jalan
service
Nota Service
Entity/
Activity Create Create
C
Nota Service Create Create
R
C
Surat Jalan 3.1.1.2 Data Dictionary Data dictionary merupakan sebuah kamus data dari aplikasi system yang saat ini ada yang menjelaskan ketentuan-ketentuan seperti Field Name, Data Type ,Field Length, Key, dan Description Tabel 3.14 Data Dictionary pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya Field Name
Data
Field
Type
Length
Key
laporan_pembelian_barang Id_nota_pembelian_barang
Char
8
PK
Id_PO
Char
8
FK
tanggal
Datetime
8
PK
product Id_product
Char
Nama_product
Char
Jenis_product
Char
Harga_beli
Float
Harga_jual
Float
Keterangan
Varchar
30
Id_product
Char
8
PK,FK
Id_nota
Char
8
PK,FK
Jumlah
Float
8
PK
detail_nota_pembelian_barang
nota_pembelian_barang Id_nota_pembelian_barang
Char
Description
77
Id_product
Char
8
id_staff
Char
8
tanggal
Datetime
FK
PO Id_PO
Char
8
PK
Id_nota_pembelian_barang
Char
8
FK
Id_produsen
Char
8
FK
Tanggal
Datetime
Harga
Float
Total_harga
Float
PK
Staff Id_staff
Char
8
Nama
Varchar
30
Alamat
Varchar
30
Telepon
Int
Detail_sales_order Id_sales_order
Char
8
PK,FK
id_product
Char
8
PK,FK
jumlah
Float
Sales_order Id_sales_order
Char
8
PK
Id_staff
Char
8
FK
Id_product
Char
8
Id_agen
Char
tanggal
Datetime
Nota_penerimaan_barang Id_nota_penerimaan_barang
Char
8
PK
Id_nota_pembelian_barang
Char
8
FK
Tanggal
Datetime
Laporan_penjualan_barang Id_laporan_penjualan_barang
Char
8
PK
Id_sales_order
Char
8
FK
78
Tanggal
Datetime
Produsen Id_produsen
Char
8
PK
Nama_toko
Varchar
30
Alamat
Varchar
30
No_telepon
Int
E_mail
Varchar
10
Id_surat_retur
Char
8
PK
Id_nota_penjualan_barang
Char
8
FK
Id_product
Char
8
Tanggal
Datetime
keterangan
Varchar
30
Id_nota_penjualan_barang
Char
8
PK
Id_surat_order
Char
8
FK
Harga_satuan
Float
Total_harga
Float
tanggal
Datetime
PK
Surat_retur
Nota_penjualan_barang
Agen Id_agen
Char
8
Alamat
Varchar
30
No_telepon
Int
e-mail
Varchar
10
Id_nota_service
Char
8
PK
Id_nota_penjualan_barang
Char
8
FK
Id_surat_jalan
Char
8
PK
Id_nota_penjualan_barang
Char
8
FK
Char
8
PK
Nota_service
Surat_jalan
Laporan_pembayaran_barang Id_laporan_pembayaran_barang
79
Id_PO
Char
Jumlah_harga
Float
Tanggal
Datetime
8
FK
PK
Laporan_service Id_laporan_service
Char
8
Id_nota_service
Char
8
id_surat_jalan_service
Char
8
Id_nota_service
Char
8
Id_nota_pengeluaran_kas
Char
8
PK
Id_laporan_pembayaran_barang
Char
8
FK
Tanggal
Datetime
Total_harga
Float
Surat_jalan_service PK
Nota_pengeluaran_kas
3.1.2 System and Application Level
ke
empat
dari
EA
Framework
ini
bertujuan
untuk
mendokumentasikan group dari information system.
3.1.2.1 System Communication Description Menjelaskan bagaimana perusahaan mengkomunikasikan seluruh data dalam sistem perusahaan yang sedang berjalan.
80
Gambar3.21 System Communication Description Pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya
81
3.1.2.2 DFD (Data Flow Diagram) System data flow diagram pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya yang dibuat sesuai dengan alur proses bisnis yang berjalan untuk mengetahui pembagian sistem ke dalam alur kegiatan.
Gambar 3.22Context Diagram Pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya
82
Gambar 3.23 DFD Rinci penjualan Pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya
83
Gambar 3.24 DFD Rinci pembelian Pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya
84
Gambar 3.25 DFD Rinci service Pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya
3.1.3 Network and Infrastructure Level ke lima dari EA Framework ini bertujuan untuk mendokumentasikan infrastruktur perusahaan, aplikasi dan pemetaan area kerja para actor.
85
3.1.3.1 Network Connectivity Diagram
Gambar 3.26 Network Connectivity Diagram Pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya
3.1.4 Security 3.1.4.1 Security and Privacy Untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan perusahaan, PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya menggunakan langkah sebagai berikut : Tabel 3.15 Security and Privacy Jenis Keamanan Keamanan Informasi
Langkah yang dilakukan • Mengelola
pengaksesan
data
dan
informasi, seperti pembagian hak dan perlunya login username dan password. • Adanya tata kelola proteksi isi dari informasi berupa keterangan sumber informasi tersebut.
86
• Adanya ketentuan untuk melakukan backup data. Keamanan Personel
• Para staff wajib menggunakan password dan melakukan lock computer atau laptop saat meninggalkan meja. • Penggunaan user account dan password untuk login ke email sesuai dengan kode-kode
yang
disesuaikan
oelh
perusahaan. Keamanan Operasional
• Adanya persyaratan mengenai email • Adanya peraturan-peraturan mengenai proses-proses operasional yang boleh dan tidak boleh dilakukan
Keamanan Fisik
• Adanya beberapa satpam yang menjaga gedung kantor 7x24 jam sesuai dengan shift yang berlaku. • Adanya CCTV di seluruh ruangan kantor • Hanya ada satu pintu masuk gedung kantor dan melapor kepada receptionist dan
setiap
visitor
wajib
menaruh
identitas diri dan memakai name tag visitor. 3.1.5 Standard 3.1.5.1 Technology Forecast Spesifikasi Hardware and Software Perusahaan Standar berbasis teknologi di seluruh level EA framework sangat penting agar operasional berjalan baik. Berikut adalah current technology ada teknologi yang telah digunakan oleh perusahaan saat ini Tabel 3.16 Technology Forecast Jenis Teknologi
Deskripsi Desktop Computer Manager
Hardware
PC Intel Core i3, 20GHz Harddisk 500 GB SATA
Jumlah 8
87
Memory 2GB DDR Monitor 18” VGA On Board DVD RW Keyboard + Mouse Lan Card Desktop PC Staff
50
Processor Intel Core 2 duo Memory 2GB DDR Hard disk 250 GB SATA Monitor LCD 18” VGA NVidia 9500GT Lan Card
Software
Printer
16
Personal Printer
10
Ethernet Printer
6
Router
2
Microsoft Windows 7
Semua divisi
Microsot Office 2007
Semua divisi
Winrar
Semua divisi
Antivirus
Semua divisi
Sistem Informasi Finance
Divisi Finance
Sistem Informasi Product
Divisi Product
Sistem Informasi HRD Sistem Informasi Corporate Sistem Informasi Distribution Sistem Informasi Modern Chanel
Divisi HRD Divisi Corporate Divisi Distribution Divisi Modern Chanel
88
3.1.6 Workforce 3.1.6.1 Workforce Plan Setiap perusahaan membutuhkan tenaga kerja yang handal untuk menjalankan proses bisnis perusahaan , tenaga kerja yang baik adalah kunci emas dalam menuju persaingan global. Perencanaan tenaga kerja pada perusahaan sangat berpengaruh kepada kegiatan operasional karena langsung berhubungan dengan pelanggan.
3.1.6.2 Organization Chart
Gambar 3.27 Structure Organization
Berdasarkan struktur organisasi perusahaan, pembagian tanggung jawab dsari masing-masing jabatan yanmg ada pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya adalah saebagai berikut :
1.
Director a. Menentukan tujuan dan strategi untuk mengembangkan perusahaan, b. Mengambil keputusan strategis dalam pengembangan perusahaan, c. Membuat target yang harus dicapai secara periodic.
2.
Operating Director
89
a. Menentukan tujuan dan strategi dalam menjalankan perusahaan, b.Membantu Director dalam pengambilan keputusan strategis.
3.
Finance Manager a. Bertanggung jawab atas keuangan perusahaan, b.Mengatur pengeluaran dan pemasukan perusahaan.
4.
Product Manager a. Mengontrol stok product perusahaan.
5.
Warehouse staff a. Membantu manager dalam mengontrol stok product di gudang, b.Melaporkan dan mengecek ketersediaan dan kualitas product, c. Mengelola stok dengan baik.
6.
Sales staff a. Membantu manager mengurus proses penjualan product, b.Melayani agen saat melakukan pemesanan product.
7.
Purchasing Staff a. Membantu manager untuk mengurus proses pembelian product, b.Bertanggung jawab atas hubungan dengan produsen.
8.
Delivery Staff a. Bertanggung jawab dalam melakukan pengiriman product kepada Agen
9.
Service Staff a. Melakukan proses service barang rusak.
10. HRD Manager a. Melakukan seleksi terhadap karyawan baru, b.Mengurus peraturan-peraturan tentang karyawan dan jam kerja.
90
11. Corporate Manager a. Mencari tender-tender baik melalui internet, koran, maupun langganan (Banking, Government, BUMN), b. Mengecek product-product yang dibutuhkan dalam tender dan meminta surat dukungan ke principal yang bersangkutan, c. Membuat surat penawaran lengkap dengan dokumen yang dibutuhkan untuk tender.
12. Distribution Manager a. Membantu melakukan penawaran ke produsen baik dalam dan luar negeri untuk membeli product.
13. Modern Channel Manager a. Mengajak kerjasama toko-toko untuk mengadakan pameran.
