BAB 3 ANALISIS CURRENT SYSTEM
3.1
Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang Perusahaan PT. Sun Dewata Express adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang. PT. Sun Dewata Express didirikan oleh Bapak Soesilo pada tanggal 27 Maret 1986 yang ditandatangani oleh Bapak Raden Soerojo Wongso Widjojo selaku Notaris. PT. Sun Dewata Express mulanya beroperasi dengan beberapa karyawan yang jumlahnya masih terbatas pada saat itu. PT. Sun Dewata express awalnya hanya melayani jasa pengiriman barang daerah jakarta dan sekitarnya. Namun, seiring dengan perkembangan perusahaan dan banyak permintaan akan pengiriman barang keluar daerah, maka PT. Sun Dewata Express mulai memperluas jaringan jasa layanannya menjadi berskala nasional. Dalam operasinya, PT. Sun Dewata Express lebih memfokusnya proses jasa pengiriman melalui jalur udara dengan mengutamanakan ketepatan dan kecepatan pengiriman barang sesuai dengan visi dan misi PT. Sun Dewata Express. Dalam proses pengiriman melalui jalur udara, PT. Sun Dewata Express bermitra dengan beberapa perusahaan penerbangan yang ada di Indonesia. Melalui kerjasama ini, proses pengiriman akan menjadi lebih mudah, cepat dan lebih terjamin keamanannya, sedangkan untuk pengiriman jalur darat, PT. Sun Dewata Express melakukan pengiriman menggunakan armada yang dimiliki oleh PT.Sun Dewata Express sendiri. Dalam kegiatan operasionalnya, PT. Sun Dewata Express mempunyai kantor di Jakarta yang merupakan kantor pusat dari PT. Sun Dewata Express. Lokasi kantor pusat PT. Sun Dewata Express berada di :
49
50
Alamat
: Jalan Mampang Prapatan VI No.38 Jakarta Selatan.
Telepon
: (021) 7944237, (021) 7983120, (021) 7983121
Fax
: (021) 7991209
3.1.2 Visi dan Misi Visi dan Misi dari PT. Sun Dewata Express yaitu : Visi Perusahaan : Menjadi perusahaan jasa ekspedisi yang cepat, tepat, aman dan terpercaya. Misi Perusahaan : 1.
Ketepatan waktu pengiriman.
2.
Kualitas pengiriman dan keselamatan barang hingga tujuan.
3.
Menyediakan jasa ekspedisi yang dapat diandalkan.
4.
Harga yang kompetitif.
3.1.3 Strategi Perusahaan Strategi yang dilakukan oleh PT. Sun Dewata Express dalam menghadapi persaingan dengan : - Bisnis yang saling menguntungkan, namun saling percaya dan hubungan keharmonisan dengan pelanggan merupakan hal terpenting dalam pelayanan. - Cepat, tepat dan aman dalam pengiriman menjadi tujuan utama PT. Sun Dewata Express dalam melayani pelanggan. - Memberikan
diskon
kepada
pelanggan
sehingga
menggunakan pelayanan PT. Sun Dewata Express.
tetap
51
- Memberikan harga yang kompetitif dibandingkan dengan perusahaan – perusahaan pesaing.
3.1.4 Struktur Organisasi Struktur Organisasi pada dasarnya merupakan desain organisasi dimana manajer melakukan alokasi sumber daya organisasi, terutama yang terkait dengan pembagian kerja dan sumber daya yang dimiliki organisasi,
serta
bagaimana
keseluruhan
kerja
tersebut
dapat
dikoordinasikan dan dikomunikasikan dengan baik. Oleh karena itu, setiap perusahaan sebaiknya memiliki struktur organisasi agar proses bisnisnya berjalan dengan baik. Berikut ini adalah gambar struktur organisasi beserta masing-masing tugasnya dari setiap unit kerja pada kantor pusat PT. Sun Dewata Express.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
52
Berdasarkan struktur organisasi diatas, pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab masing – masing bagian pada PT. Sun Dewata Express dapat diuraikan sebagai berikut : 1.
Direktur Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Direktur adalah : - Merencanakan strategi bisnis dan keuangan - Menerima laporan dari masing - masing manager
2.
Pemegang Saham Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Pemegang Saham adalah : - Melakukan pengawasan atas strategi, kebijakan dan kinerja perusahaan. - Memberikan
masukan,
nasehat,
dan
pertimbangan
–
pertimbangan lain kepada direktur dalam menjalankan perusahaan agar perusahaan dapat mencapai goal yang telah direncanakan. 3.
Manager Keuangan Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Manager Keuangan adalah : - Mengurus pajak perusahaan - Mengurus pajak pribadi. - Mengurus pembendaharaan perusahaan. - Memeriksa laporan keuangan - Melakukan pembayaran jasa muatan udara
4.
Manager Operasional Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Manager Operasional adalah :
53
- Menerima keluhan dari para pelanggan. - Mengkoordinir
karyawan
–
karyawan
yang
berada
dibawahnya. 5.
Koordinator Operasional Bandara Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Koordinator Operasional Bandara adalah : - Mengatur jadwal pemberangkatan barang dari Jakarta ke daerah. - Melakukan pengiriman dari dan ke bandara - Menjadi koordinator operasional bandara - Menentukkan pengambilan jadwal pesawat. - Mengkoordinir informasi Surat Muatan Udara.
6.
Koordinator Administrasi Tugas
dan
wewenang
yang
dimiliki
oleh
Koordinator
Administrasi adalah : - Mengkoordinasi staff Administrasi PT. Sun Dewata Express. - Memeriksa Surat Tanda Terima Pengambilan Barang - Memeriksa Surat Pengantar - Memeriksa Surat Tanda Terima Titipan Barang 7.
Koordinator Driver Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Koordinator Driver adalah : - Mengkoordinasi driver PT. Sun Dewata Express. - Mengatur jadwal pengambilan dan pengantaran barang pelanggan.
54
- Mengorganisir Pas Kendaraan dan Pas Perorangan - Mengatur packing barang. 8.
Koordinator City Courier Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Koordinator City Courier adalah : - Mengkoordinasi staf city courier PT. Sun Dewata Express. - Mengatur jadwal pengantaran dari pengirim ke penerima baik dari Jakarta maupun daerah.
3.1.5 Produk Perusahaan PT. Sun Dewata Express merupakan perusahaan yang bergerak dalam
industri
jasa
pengiriman
barang.
Dalam
kegiatan
operasionalnya, PT. Sun Dewata Express mempunyai beberapa jenis jasa pengiriman barang dalam melayani pelanggan. Produk inti tersebut antara lain : 1. Reguler Paket reguler adalah jasa paket yang melayani paket dengan pelayanan standar dari PT. Sun Dewata Express dan paket pengiriman akan tiba antara 1-3 hari, tergantung dari lokasi tujuan pengiriman barang. 2. Same Day Service (SDS) / Urgent Service Same Day Service atau SDS adalah jasa paket yang akan memprioritaskan pengiriman paket pada hari yang sama dan akan tiba pada hari yang sama pula.
55
3. Over Night Service (ONS) Over Night Service atau ONS adalah jasa pengiriman paket yang pengiriman paket akan dilakukan hari pada hari tersebut dan akan tiba di tujuan pada keesokan harinya. Untuk mendukung jasa inti, PT. Sun Dewata Express juga mempunyai jasa pelengkap yang dapat memudahkan penggunaan produk inti dan menambah nilai ekstra bagi pelanggan, produk pelengkap tersebut, yaitu : 1. Pengemasan Apabila paket yang masih mentah (belum dikemas), maka PT. Sun Dewata menerima pengemasan barang sehingga barang pecah belah dan mudah rusak akan dikemas dengan rapi untuk menjamin keutuhan dan keamanannya. 2. Asuransi Kerusakan atau Kehilangan Paket yang akan dikirimkan mendapatkan asuransi kerusakan atau kehilangan yang terjadi dalam proses pengiriman barang dan akan diberikan ganti rugi senilai barang yang diasuransikan.
3.2
Strategic Goal & Initiatives 3.2.1 Analisis PEST (Politic, Economy, Social, Technology) Analisis PEST
adalah analisis yang
menggunakan
4
pendekatan, yaitu terdiri atas pendekatan politik, ekonomi, sosial, teknologi. Analisis PEST pada PT. Sun Dewata Express berdasarkan pendekatan – pendekatan tersebut adalah : 1. Politik - Surat Edaran Menkominfo Nomor : 01/SE/M/Kominfo/1/2007 tanggal 25 Januari 2007.
56
Instansi pemerintah pusat, pemerintah daerah, BUMN/BUMD, lembaga pemerintah non departemen, badan swasta dan masyarakat wajib menggunakan jasa PT. Pos Indonesia, sebagai satu-satunya BUMN yang berhak menyelenggarakan jasa perposan, dalam pengiriman surat yang beratnya 2000 gram. Surat edaran ini menjadi salah satu hambatan dalam memperluas pasar yang dapat dijangkau oleh PT. Sun Dewata Express. Dapat disimpulkan faktor politik pada PEST menghasilkan : • Threat : - Meningkatnya
jumlah
persaingan
dalam
industri
jasa
pengiriman barang. 2. Ekonomi - Pertumbuhan industri jasa pengiriman barang di dalam negeri sebesar 20% - Perkembangan e-commerce Indonesia yang mencapai 32% per tahun merupakan faktor pendorong industri pengiriman barang yang digunakan oleh penjual untuk mengirim barang jualannya kepada pelanggannya yang berada di berbagai daerah yang ada di Indonesia. - Perdagangan bebas ASEAN tahun 2015 nantinya akan berimbas pada meningkatnya tingkat persaingan antar perusahaan di segala bidang yang ada. Faktor ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan – perusahaan karena dengan adanya perdagangan bebas, maka perusahaan asing dapat bersaing dengan perusahaan lokal. - Kenaikan tingkat inflasi dalam negeri sebesar 7.32 % per Maret 2014. - Kenaikan Kurs Dollar terhadap Rupiah dari angka Rp 9.760 pada 20 Mei 2013 ke angka Rp 11.634 pada 28 Februari 2014 yang
57
berimbas kepada kenaikan harga avtur mengakibatkan kenaikan harga ongkos pengiriman barang via maskapai penerbangan. - Kenaikan harga bahan bakar minyak pada Juni 2013, harga bahan bakar jenis premium naik sebesar Rp 2.000 dari Rp 4.500 menjadi Rp 6.500 per liter dan bahan bakar jenis solar naik sebesar Rp 1.000 dari Rp 4.500 menjadi Rp 5.500 per liter. Hal ini menyebabkan hampir semua sektor perekonomian mengalami kenaikan
harga,
sehingga
berakibat
meningkatnya
biaya
operasional setiap perusahaan. Dapat disimpulkan faktor ekonomi pada PEST menghasilkan : • Opportunities : - Meningkatnya tren pertumbuhan industri jasa pengiriman barang di Indonesia. - Meningkatnya pertumbuhan e - commerce yang ada di Indonesia. - Perdagangan bebas ASEAN tahun 2015. • Threat : - Kenaikan tingkat inflasi dalam negeri. - Kenaikan Kurs dollar terhadap Rupiah. - Kenaikan harga bahan bakar minyak. 3. Sosial - Pola perilaku konsumen pada saat ini yang mulai mencari informasi produk dan berbelanja secara online. - Pola surat – menyurat yang sebelumnya melalui pos berubah berubah menjadi penggunaan e-mail karena lebih cepat dan ekonomis. Hal ini disebabkan karena pengiriman lewat pos memakan waktu yang cukup lama.
58
- Banyaknya event yang ada di Indonesia. Hal ini disebabkan oleh latar
belakang
Indonesia
yang
multi
kultural,
sehingga
mengakibatkan banyaknya acara atau event – event, contohnya berupa hari besar keagamaan. - Pertumbuhan jumlah penduduk Indonesia yang mencapai angka 1,49% per tahun. Dapat disimpulkan faktor politik pada PEST menghasilkan : • Opportunities : - Banyaknya event yang ada di Indonesia. - Berkembangnya tren sosial dan gaya hidup masyarakat. - Pertumbuhan jumlah penduduk yang sangat pesat. • Threat : - Tuntutan konsumen akan pelayanan jasa yang lebih baik.
4. Teknologi - Fasilitas online tracking yang disediakan oleh para perusahaan jasa pengiriman barang agar dapat mempermudah pengirim dan penerima mendapatkan informasi tentang status pengiriman barang mereka. - Pemesanan Surat Muatan Udara yang sudah menggunakan Online System sehingga dapat memudahkan dan mempercepat proses pemesanan cargo pesawat terbang. Dapat disimpulkan faktor politik pada PEST menghasilkan : • Opportunities : - Pesatnya perkembangan teknologi.
59
Dari analisis PEST yang dilakukan diatas, dapat disimpulkan faktor – faktor yang didapatkan yaitu : 1.
Opportunities : -
Meningkatnya tren pertumbuhan industri jasa pengiriman barang di Indonesia.
-
Meningkatnya pertumbuhan e - commerce yang ada di Indonesia.
2.
-
Berkembangnya tren sosial dan gaya hidup masyarakat.
-
Perdagangan bebas ASEAN tahun 2015.
-
Pertumbuhan penduduk Indonesia yang sangat pesat.
-
Banyaknya event yang ada di Indonesia.
Threats : -
Meningkatnya
jumlah
persaingan
dalam
industri
jasa
pengiriman barang. -
Tuntutan konsumen akan pelayanan jasa yang lebih.
-
Kenaikan Kurs dollar terhadap Rupiah.
-
Kenaikan tingkat inflasi
-
Kenaikan harga bbm.
3.2.2 Five forces Porter Untuk mengetahui daya saing PT. Sun Dewata Express. Kami menggunakan analisis lima daya saing porter yang melibatkan lima faktor dalam persaingan. Lima faktor tersebut yaitu lingkungan persaingan, ancaman pendatang baru, kekuatan pemasok, kekuatan pembeli dan ancaman produk pengganti.
60
Pendatang Baru -
PT. Aero Jas a Cargo
-
PT. Elang Buana Perkasa
Pemasok
Pembeli
-
Garuda Indonesia Cargo
-
Lion Air Cargo
-
Sriwijaya Air
Persaingan -
-
PT. Citra Van Titipan Kilat (TIKI)
-
PT. Unilever Indonesia
-
PT. Sterling Products Indonesia
-
Pelanggan
Pt. Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (JNE)
Jasa Pengganti -
Muatan K apal Laut
-
Pengiriman via Travel
-
Jasa Trans fer Uang antar Bank
Gambar 3.2 Five Forces Porter
1.
Persaingan : Perusahaan sejenis yang menjadi pesaing PT. Sun Dewata Ekspress yang bergerak di bidang jasa pengiriman melalui jalur udara yaitu : - PT. Citra Van Titipan Kilat (TIKI) PT. Citra Van Titipan Kilat atau biasa disebut dengan TIKI mengawali bisnisnya pada tahun 1970 di Jakarta. TIKI merupakan salah satu market leader di bidang jasa pengiriman
61
barang. Ditunjang dengan jaringan yang tersebar luas dengan lebih dari 500 kantor perwakilan TIKI di seluruh pelosok Indonesia, ribuan karyawan yang dilatih dengan baik dan didukung oleh armada transportasi yang secara luas menjangkau seluruh kota di Indonesia. - PT. Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (JNE) JNE merupakan perusahaan jasa pengiriman yang mempunyai lebih dari 1000 karyawan dan lebih dari 500 gerai yang tersebar luas di seluruh Indonesia. JNE mempunyai bergerak dalam bidang jasa pengiriman cepat, penanganan kepabeanan serta distribusi di Indonesia. JNE mempunyai website yang memberikan kemudahan akses atas informasi berbagai macam layanan JNE dan tracking pengiriman barang. Keunggulan JNE juga telah dibuktikan dengan diraihnya berbagai bentuk penghargaan yang diantaranya berupa Western Union Award 2010, Indonesia Brand Champion 2012 serta sertifikasi ISO 9001-2008 atas jasa layanan yang diberikan. 2.
Ancaman Pendatang Baru Perusahaan pendatang baru dalam bidang jasa pengiriman merupakan salah satu ancaman yang dihadapi oleh PT. Sun Dewata, karena perusahaan pendatang baru bisa merebut dan menjangkau pasar yang belum di jangkau PT. Sun Dewata Express. Perusahaan pendatang baru dalam bidang jasa pengiriman barang yaitu : -
PT. Aero Jasa Cargo Aero Express adalah nama usaha dari PT. Aerojasa Cargo yang merupakan salah satu anak perusahaan dalam kelompok usaha Aerowisata Group yang bergerak di bidang jasa transportasi darat, pariwisata, perhotelan, logistic dan jasa boga penerbangan dimana seluruh sahamnya dimiliki oleh
62
BUMN PT. Garuda Indonesia. PT. Aerojasa Cargo berdiri sejak tahun 2005 yang pada awal usahanya lebih banyak menangani kiriman melalui udara untuk keperluan internal PT. Garuda Indonesia Group beserta anak perusahaannya. Sesuai dengan rencana jangka panjang PT. Garuda Indonesia yang ingin mengembangkan layanannya maka PT. Aerojasa Cargo dengan nama usaha Aero Express
dikembangkan menjadi
unit usaha mandiri yang juga dapat melayani kebutuhan pasar secara luas. -
PT. Elang Buana Perkasa Elang Logistics merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa titipan untuk pengiriman dokumen dan paket ukuran kecil hingga dalam jumlah besar (cargo) yang berdiri sejak tahun 1998. Pada Tahun 2000, Elang Logistics melayani pengiriman dokumen dan paket memperluas layanan untuk menangani pengiriman cargo baik melalui jalur udara, darat dan laut. Selain itu, Elang Logistics juga melayani kebutuhan pelanggan untuk jasa pindahan (moving).
3.
Ancaman Produk Pengganti Jasa pengganti atau subtitusi dalam industri jasa pengiriman barang, konsumen mempunyai beberapa alternatif dalam pemilihan jasa yang dapat mempengaruhi pasar PT. Sun Dewata Express yaitu : -
Jasa Muatan Kapal Laut Jasa Muatan Kapal Laut (MKL) adalah jasa pengiriman yang moda transportasinya menggunakan kapal laut. Kelebihan dari Jasa Muatan Kapal Laut, yaitu : •
Biaya yang relatif lebih murah
Sedangkan, kekurangan dari Jasa Muatan Kapal Laut, yaitu :
63
• -
Proses pengiriman yang relatif lebih lama.
Pengiriman via Travel Jasa pengiriman via Travel adalah jasa pengiriman barang yang memanfaatkan angkutan transportasi travel antar kota. Waktu pengiriman pengiriman barang dengan metode seperti ini mengikuti waktu keberangkatan jasa travel perusahaan tersebut. Kelebihan dari Jasa pengiriman via travel, yaitu : •
Waktu pengiriman yang lebih cepat
Sedangkan, kekurangan dari jasa pengiriman via travel, yaitu : •
Biaya pengiriman yang cukup tinggi
•
Daerah pengiriman yang terbatas mengikuti tujuan dari jasa travel perusahaan tersebut.
-
Jasa Transfer Uang antar Bank Jasa transfer uang merupakan salah satu saingan dalam bentuk jasa pengganti dari perusahaan jasa pengiriman barang apabila pelanggan merasa tidak nyaman dan aman dengan jasa pengiriman barang, maka pelanggan akan lebih memilih transfer dalam bentuk uang daripada barang. Kelebihan dari Jasa Transfer Uang antar Bank, yaitu : •
Proses pengiriman yang cepat
Sedangkan, kelemahan dari Jasa Transfer Uang antar Bank, antara lain : •
Membutuhkan waktu yang lebih lama untuk mencari barang yang dibutuhkan.
64
4.
Daya Tawar Menawar Pemasok Pemasok dalam hal jasa pengiriman barang adalah perusahaan yang dapat membantu PT. Sun Dewata Express dalam hal pengadaan
sarana
transportasi
udara
yang
membantu
menyambungkan cabang pengirim dengan cabang penerima. Para pemasok yang telah menjadi rekanan kerja PT. Sun Dewata Express antara lain : -
Garuda Indonesia Cargo Garuda Indonesia telah terlibat dalam bisnis kargo sejak didirikan pada tahun 1949. Pada tahun 1996, divisi cargo dibentuk untuk lebih fokus pada bisnis kargo dan pada tahun 2002, akhirnya Garuda Indonesia Cargo menjadi Strategic Bussiness Unit (SBU) dengan pengalaman lama dalam bisnis kargo.
Saat
ini,
Garuda
Indonesia
Cargo
menangani
pengiriman ke semua kota-kota domestik dan internasional dalam jaringan Garuda Indonesia. Kelebihan dari Garuda Indonesia Cargo, yaitu :
-
•
Jadwal pengiriman yang tepat waktu.
•
Penanganan barang yang baik.
•
Pemesanan Surat Muatan Udara (SMU) online.
Lion Air Cargo Lion Air Cargo merupakan salah satu divisi dari PT. Lion Mentari Airlines atau biasa disebut dengan Lion Air. Lion Air didirikan pada Oktober 2009 dan mulai beroperasi pada tahun 2000 dengan satu buah pesawat dalam armadanya. Selama lebih dari 12 tahun beroperasi, Lion Air kini telah melayani penerbangan ke lebih dari 36 kota yang ada di Indonesia dan tujuan-tujuan penerbangan lainnya, seperti Singapura, Malaysia dan Vietnam.
65
Kelebihan dari Lion Air Cargo, yaitu : • -
Harga yang kompetitif
Sriwijaya Air Sriwijaya Air berdiri pada tanggal 10 November 2003. Saat ini, Sriwijaya Air merupakan salah satu maskapai terbesar di Indonesia yang menerbangkan
lebih dari 700.000
penumpang setiap bulannya dan merambah lebih dari 41 destinasi termasuk dua negara di tingkat regional dan daerahdaerah tujuan wisata populer lainnya di seluruh Indonesia. Dalam menjalani bisnisnya, Sriwijaya Air berkonsentrasi pada bisnis penerbangan penumpang dan layanan pengiriman barang, dengan jangkauan nasional maupun regional. Kelebihan dari Sriwijaya Air, yaitu : • 5.
Harga yang kompetitif
Daya Tawar Menawar Pembeli Pembeli yang dimaksud disini adalah pelanggan yang membutuhkan jasa pengiriman barang. Para pelanggan tentunya akan menuntut kualitas dalam hal pelayanan yang antara lain berupa kecepatan
dan keamanan barang pengiriman barang.
Meskipun PT. Sun Dewata Express mempunyai brand image yang baik namun banyak pesaing - pesaing yang memiliki daya saing lebih tinggi seiring dengan kemajuan teknologi dan informasi. Untuk itu PT. Sun Dewata Express harus menentukan langkah strategis yang tepat dalam peningkatan dalam persaingan, sehingga tuntutan pelanggan dapat terpenuhi dan keuntungan dapat diraih secara optimal. Berikut merupakan contoh pelanggan tetap dari PT. Sun Dewata Express, yaitu :
66
-
PT. Unilever Indonesia Tbk. Unilever bergerak dalam bidang produksi sabun, deterjen, margarin, minyak sayur dan makanan yang terbuat dari susu, es krim, makanan dan minuman dari teh, produkproduk kosmetik, dan produk rumah tangga. Unilever Indonesia didirikan pada 5 Desember 1933 sebagai Zeepfabrieken N.V. Lever. Pada 22 Juli 1980, nama perusahaan diubah menjadi PT Lever Brothers Indonesia dan pada 30 Juni 1997, nama perusahaan diubah menjadi PT Unilever Indonesia Tbk. Unilever Indonesia mendaftarkan 15% dari sahamnya di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya pada tahun 1981 dan mempunyai lebih dari 1000 supplier. PT. Sun Dewata Express sudah melayani PT. Unilever Indonesia selama lebih dari 20 tahun untuk menangani pengiriman barang dari Unilever ke seluruh kantor Unilever di Indonesia.
-
PT. Sterling Products Indonesia PT. Sterling Products Indonesia merupakan anak perusahaan
dari
GlaxoSmithKline,
sebuah
perusahaan
multinasional produsen farmasi, peralatan medis, dan barang konsumsi yang bermarkas di Brentford, London, Inggris. PT. Sterling Products Indonesia memproduksi consumer health, PT. Sun Dewata Express sudah melayani PT. Sterling Products Indonesia selama lebih dari 5 tahun. Menurut analisis Porter yang telah dibuat diatas dapat simpulkan menjadi beberapa faktor, yaitu : Threats : -
Persaingan dengan jasa Muatan Kapal Laut (MKL).
67
-
Meningkatnya
jumlah
persaingan
dalam
industri
jasa
pengiriman barang.
3.2.3 Analisis CSF (Critical Success Factors) Berikut ini merupakan faktor – faktor yang mempengaruhi kinerja dari bisnis PT. Sun Dewata Express yang disusun menjadi Critical Success Factors.
Tabel 3.1 CSF Critical Success
Key Performance Indicator
Factors 1. Harga jasa tidak melampaui harga dari kompetitor Harga kompetitif
2. Jumlah pelanggan yang membandingkan harga dengan harga jasa kompetitor 3. Feedback tentang kondisi dan kelengkapan
Keamanan
barang yang diterima 4. Kondisi packing yang baik.
Waktu pengiriman
Kualitas pelayanan
Jaringan pengiriman
5. Lama pengiriman barang sesuai dengan yang dijanjikan. 6. Feedback tentang pelayanan dari karyawan PT. Sun Dewata Express
7. Jumlah daerah tujuan pengiriman
68
Menurut analisis critical success factors yang telah dibuat diatas, dapat simpulkan menjadi : Strength : -
Mempunyai harga yang kompetitif
-
Jaringan pengiriman yang luas.
3.2.4 Analisis Value Shop Untuk menganalisis faktor – faktor internal yang mempengaruhi perusahaan, perlu dilakukan analisis value shop untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan dari perusahaan. Analisis value shop tersebut terbagi atas dua jenis aktifitas, antara lain : 1.
Aktifitas Utama a. Business Acquisition Dalam
kegiatan
ini, PT. Sun Dewata Express belum
mempunyai suatu bagian yang bertugas dalam melakukan riset pasar sehingga perusahaan hasil analisis peluang – peluang yang ada disekitar perusahaan belum dapat dimanfaatkan secara maksimal. Dari aktifitas tersebut dapat disimpulkan faktor : -
Belum memiliki bagian khusus yang bertugas untuk melakukan riset pasar.
b. Problem Specification Dalam kegiatan ini, PT. Sun Dewata Express merumuskan masalah - masalah apa saja yang sedang dihadapi perusahaan berdasarkan laporan penjualan, pengeluaran perusahaan dan perkembangan tren yang ada di masyarakat.
69
c. Knowledge application Dalam kegiatan ini, PT. Sun Dewata Express melakukan perencanaan strategis dengan berdasarkan pengalaman direktur yang telah mempunyai pengalaman di bidang jasa pengiriman barang. Namun, PT. Sun Dewata Express saat ini belum memiliki sistem aplikasi yang membantu mengelola knowledge dan belum menggunakan jasa konsultan sebagai salah satu faktor pertimbangan. d. Allocation Resource Dalam kegiatan penyediaan sumber daya ini. PT. Sun Dewata Express mempunyai kelemahan dalam segi modal yang terbatas. Dari aktifitas tersebut dapat disimpulkan faktor : -
Memiliki sumber daya yang terbatas.
e. Marketing Capability Kegiatan pemasaran dan sosialisasi yang dilakukan PT. Sun Dewata Express saat ini masih kurang. Hal ini disebabkan oleh tidak adanya bagian pemasaran dan kurangnya promosi yang dilakukan oleh perusahaan. Hal ini merupakan salah satu kelemahan dari PT. Sun Dewata Express. Dari aktifitas tersebut dapat disimpulkan faktor : -
Kurangnya promosi yang dilakukan perusahaan.
-
Belum memiliki bagian pemasaran.
70
f. Configure Solution Dalam kegiatan ini, PT. Sun Dewata Express saat ini tidak banyak melakukan rancangan solusi yang beragam. Rancangan solusi yang dilakukan saat ini sebatas memberikan potongan harga kepada pelanggan. g. Execute Solution Dalam kegiatan ini, PT. Sun Dewata Express saat ini menerapkan solusi dengan kinerja bisnis yang baik dengan memberikan potongan harga kepada pelanggan. 2.
Aktifitas Pendukung a. Technology Teknologi yang digunakan pada PT. Sun Dewata Express saat ini adalah aplikasi courier system yang masih terbatas pada proses pencatatan penjualan dan pengiriman, serta belum mempunyai website dan fasilitas tracking yang menjadi nilai tambah perusahaan. b. Human Resource Karyawan yang dimiliki oleh PT. Sun Dewata saat ini merupakan karyawan yang sudah sangat berpengalaman di bidang jasa pengiriman barang. Rata – rata karyawan yang ada saat ini sudah bekerja di PT. Sun Dewata Express sudah bekerja lebih dari 2 tahun dan memiliki pengalaman pada jasa pengiriman barang selama lebih dari 3 tahun. Mempunyai karyawan yang berpengalaman dan loyal merupakan salah satu kekuatan yang dimiliki oleh PT. Sun Dewata Express. Dari aktifitas tersebut dapat disimpulkan faktor :
71
-
Memiliki SDM yang berpengalaman.
-
Memiliki karyawan yang loyal terhadap perusahaan.
c. Infrastructure Infrastruktur yang dimilki PT. Sun Dewata saat ini sudah cukup memadai, namun lokasi kantor yang kurang strategis serta tidak memiliki gudang yang berada di bandara menjadi beberapa kekurangan yang dimiliki oleh PT. Sun Dewata Express pada saat ini. Dari aktifitas tersebut dapat disimpulkan faktor : -
Lokasi kantor yang kurang strategis.
-
Tidak memiliki gudang di bandara.
d. Administration Kegiatan administrasi umum yang dilakukan saat ini masih dengan sistem manual, seperti dalam proses pengecekan barang, penagihan dan pemesanan Surat Muatan Udara (SMU). Pemakaian sistem hanya terbatas pada proses pemesanan jasa pengiriman barang.
3.2.5 Analisis EFAS/IFAS 3.2.5.1 EFAS (External Strategic Factors Analysis Summary) Berikut ini merupakan faktor – faktor strategi eksternal berupa peluang dan ancaman. Analisis EFAS pada PT. Sun Dewata Express terdapat pada tabel berikut ini.
72
Tabel 3.2 EFAS BOBOT EFAS
BOBOT RATING
X
KOMENTAR
RATING Dengan
Opportunities:
meningkatnya
Meningkatnya tren
maka
pertumbuhan industri jasa pengiriman barang di
0,10
4
0,40
tren,
berdampak
meningkatnya pengiriman
Indonesia.
barang
sebanyak 20% Meningkatnya pertumbuhan e -commerce yang ada di Indonesia.
Dengan 0,10
3
0,30
itu,
meningkatnya kebutuhan pengiriman barang
Berkembangnya tren sosial dan gaya hidup
Membuat 0,05
2
0,10
gaya
hidup
masyarakat.
konsumtif
Perdagangan bebas
Peluang
ASEAN tahun 2015.
0,05
2
0,10
menjadi yang
bagi
perusahaan untuk Go International
Pertumbuhan penduduk
Membuat
Indonesia yang sangat
meningkatnya
pesat.
0,07
2
0,14
kebutuhan
hidup
penduduk Indonesia yang semakin tinggi Pesatnya perkembangan teknologi
Membuat kebutuhan 0,07
2
0,14
pelayanan
jasa
pengiriman
barang
menjadi
sebuah
73
kebutuhan. Banyaknya event yang ada
Dengan
di Indonesia.
event, 0,14
4
0,56
adanya maka
kebutuhan pengiriman
barang
akan meningkat Total Opportunities
0,58
1,74 Membuat kompetisi
Threats:
yang semakin ketat
Meningkatnya jumlah persaingan dalam industri
0,10
3
0,30
jasa pengiriman barang. Persaingan dengan
Sehingga
dapat
perusahaan jasa Muatan
membuat
customer
Kapal Laut (MKL)
0,07
2
0,14
menggunakan
jasa
pengganti yang lebih murah Tuntutan konsumen akan pelayanan jasa yang lebih.
Meningkatnya 0,05
2
0,10
standar
pelayanan
yang
customer
kehendaki Kenaikan Kurs dollar
0,03
2
0,06
0,05
3
0,15
0,12
4
0,48
terhadap Rupiah. Kenaikan tingkat inflasi dalam negeri. Kenaikan harga bahan bakar minyak. Total Threats
0,42
Total EFAS
1
1,23
Kenaikan
jasa
muatan udara Kenaikan
biaya
operasional Kenaikan operasional
biaya
74
3.2.5.2 IFAS (Internal Strategic Factors Analysis Summary) Berikut ini merupakan faktor – faktor strategi internal berupa kekuatan dan kelemahan. Analisis IFAS pada PT. Sun Dewata Express terdapat pada tabel di bawah ini. Tabel 3.3 IFAS BOBOT IFAS
BOBOT RATING
X
KOMENTAR
RATING Harga lebih murah
Strengths: Harga yang kompetitif.
0,14
4
0,56
SDM yang berpengalaman.
daripada pesaing SDM ahli dan
0,10
3
0,30
berpengalaman di bidang jasa pengiriman barang
Penjemputan barang.
Barang yang hendak 0,07
3
0,21
dikirim, akan diambil di tempat customer
Loyalitas karyawan.
Loyalnya karyawan 0,03
2
0,06
kepada perusahaan PT. Sun Dewata Express.
Jaringan pengiriman yang
Melayani
luas di Indonesia.
pengiriman ke 0,14
3
0,42
semua lokasi hingga ke pelosok daerah di seluruh Indonesia
Total Strengths
0,48
1,55
75
Kurangnya promosi
Weaknesses:
yang dilakukan
Kurangnya promosi terhadap jasa yang
perusahaan baik 0,14
4
0,56
ditawarkan
melalui media cetak dan media lainnya
Tidak banyaknya pilihan jasa
yang
ditawarkan
perusahaan.
Hanya terdapat tiga 0,10
3
0,30
pilihan layanan jasa dalam jasa pengiriman barang
Lokasi kantor yang kurang strategis.
Tidak semuanya 0,07
3
0,21
lokasi kantor atau cabang berada di jalan protokol
Pelayanan Customer care
Karena tidak
tidak 24 jam.
mempunyai 0,04
4
0,16
customer care yang melayani di luar jam kantor.
Tidak mempunyai sales person.
Tidak didukung oleh 0,10
4
0,40
sales untuk meningkatkan penjualan
Tidak memiliki gudang di bandara.
Tidak memiliki 0,07
2
0,14
gudang sendiri di bandara
Total Weaknesses Total IFAS
0,52 1
1,77
76
3.2.6 Analisis Strategi Inisiatif SWOT Dalam analisis SWOT dilakukan perbandingan antara berbagai faktor-faktor yang ada seperti peluang dan ancaman serta kekuatan dan kelemahan perusahaan. Hal ini digunakan untuk mengetahui strategistrategi penting yang harus dilakukan untuk dapat mendukung proses bisnis. Analisis SWOT yang dibuat berdasarkan survei yang telah dilakukan pada PT. Sun Dewata Express yaitu : 1.
2.
3.
Strengths •
Harga yang kompetitif.
•
SDM yang berpengalaman.
•
Penjemputan barang.
•
Loyalitas karyawan.
•
Jaringan pengiriman yang luas di Indonesia.
Weaknesses •
Kurangnya promosi terhadap jasa yang ditawarkan
•
Tidak banyaknya pilihan jasa yang ditawarkan perusahaan.
•
Lokasi kantor yang kurang strategis.
•
Pelayanan Customer care tidak 24 jam.
•
Tidak mempunyai sales person.
•
Tidak memiliki gudang di bandara.
Opportunities •
Meningkatnya tren pertumbuhan industri jasa pengiriman barang di Indonesia.
•
Meningkatnya
pertumbuhan
e-commerce
yang
ada
Indonesia. •
Berkembangnya tren sosial dan gaya hidup masyarakat.
di
77
4.
•
Perdagangan bebas ASEAN tahun 2015.
•
Pertumbuhan penduduk Indonesia yang sangat pesat.
•
Pesatnya perkembangan teknologi
•
Banyaknya event yang ada di Indonesia.
Threats •
Meningkatnya
jumlah
persaingan
dalam
industri
jasa
pengiriman barang. •
Persaingan dengan perusahaan jasa Muatan Kapal Laut (MKL).
•
Tuntutan konsumen akan pelayanan jasa yang lebih.
•
Kenaikan Kurs dollar terhadap Rupiah.
•
Kenaikan tingkat inflasi dalam negeri.
•
Kenaikan harga bahan bakar minyak.
3.2.6.1 Matrix SWOT Berdasarkan analisis – analisis dari SWOT maka dapat digambarkan ke dalam Matrix SWOT sebagai berikut.
78
Tabel 3.4 Matrix SWOT Strengths (S) 1. Harga yang Internal Factors
kompetitif. 2. SDM yang berpengalaman. 3. Penjemputan barang.
Weaknesses (W) 1. Kurangnya promosi terhadap jasa yang ditawarkan 2. Tidak banyaknya
4. Loyalitas karyawan.
pilihan jasa yang
5. Jaringan pengiriman
ditawarkan
yang luas di Indonesia.
perusahaan. 3. Lokasi kantor yang kurang strategis.
External Factors
4. Pelayanan Customer care tidak 24 jam. 5. Tidak mempunyai sales person. 6. Tidak memiliki gudang di bandara.
Opportunities (O) 1. Meningkatnya tren pertumbuhan industri jasa pengiriman barang di Indonesia. 2. Meningkatnya pertumbuhan e commerce yang ada di Indonesia. 3. Berkembangnya tren sosial dan gaya hidup
Strategi SO
Strategi WO
1. Memperluas segmentasi pasar 2. Memperluas jaringan pemasaran
1. Membuat jasa pelayanan yang sesuai dengan event yang sedang berlangsung. 2. Memanfaatkan sumber daya yang berasal dari dalam negeri. 3. Membuat paketan
79
masyarakat.
e-commerce.
4. Perdagangan bebas
4. Meningkatkan
ASEAN tahun 2015.
efisiensi perusahaan.
5. Pertumbuhan penduduk Indonesia yang sangat pesat. 6. Pesatnya perkembangan teknologi 7. Banyaknya event yang ada di Indonesia. Threats (T)
Strategi ST
Strategi WT
1. Meningkatnya jumlah persaingan dalam industri jasa pengiriman barang.
1. Membuat variasi jasa pelayanan dan harga baru yang menarik. 2. Membuat pelayanan
2. Persaingan dengan perusahaan jasa Muatan Kapal Laut (MKL) 3. Tuntutan konsumen akan pelayanan jasa yang lebih. 4. Kenaikan Kurs dollar terhadap Rupiah. 5. Kenaikan tingkat inflasi dalam negeri. 6. Kenaikan harga bahan bakar minyak.
jasa dengan moda transportasi lain.
1. Memberikan reward dan hadiah kepada pelanggan. 2. Meningkatkan layanan dengan membuat update yang menarik. 3. Membuka layanan telepon customer care 24 jam.
80
3.2.6.2 Diagram SWOT Dari analisis tabel tersebut (IFAS, EFAS), maka dapat digambarkan kondisi PT. Sun Dewata Express dalam persaingan yang ada sebagai berikut: 1.
Titik X = Kekuatan (S) – Kelemahan (W) = 1,55 – 1,73 = -0,22
2.
Titik Y = Peluang (O) – Ancaman (T) = 1,74 – 1,23 = 0,51
Gambar 3.3 Kurva SWOT
81
Dari kurva tersebut dapat kami simpulkan bahwa posisi PT. Sun Dewata Express pada lingkungan persaingan berada pada Kuadran III yang menandakan bahwa PT. Sun Dewata Expres berada pada posisi PT. Sun Dewata Express memiliki peluang Perusahaan menghadapi peluang pasar yang sangat besar, tetapi di lain pihak, menghadapi beberapa kendala/kelemahan internal. Fokus strategi perusahaan ini adalah meminimalkan masalah-masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang pasar yang lebih baik. Melalui analisis SWOT yang dihasilkan, maka PT. Sun Dewata Express dapat menggunakan strategi SO (Strength Opportunity), yaitu : 1. Membuat jasa pelayanan yang sesuai dengan event yang sedang berlangsung. 2. Memanfaatkan sumber daya yang berasal dari dalam negeri. 3. Menjalin kerjasama dengan pelaku e-commerce dengan menyediakan paket e-commerce. 4. Meningkatkan efisiensi perusahaan.
3.2.7 CONOPS Scenario CONOPS (Concept of Operations Scenario) berisikan gambaran mengenai proses bisnis yang terjadi pada PT. Sun Dewata Express. Berikut merupakan alur proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. Sun Dewata Express. 1.
Pengirim menghubungi bagian administrasi untuk melakukan pengiriman barang dengan menyertakan tujuan pengiriman barang, jumlah titipan melalui telp atau e-mail.
82
2.
Bagian administrasi akan memberikan detail harga dan waktu pengambilan barang.
3.
Bagian administrasi akan membuatkan Surat Tanda Terima Pengambilan
Barang
(STTPB)
berdasarkan
dengan
email/telepon yang selanjutnya akan diberikan kepada driver untuk melakukan pengambilan barang. 4.
Driver menerima Surat Tanda Terima Pengambilan Barang (STTPB).
5.
Driver mengambil barang berdasarkan dengan Surat Tanda Terima Pengambilan Barang (STTPB).
6.
Driver akan meminta tanda tangan pengirim sebagai bukti persetujuan pengiriman barang
7.
Barang akan diperiksa oleh bagian administrasi, apabila isi barang sesuai dengan yang dideskripsikan oleh pengirim dan aman untuk melakukan pengiriman, maka barang akan dibuatkan Surat Tanda Terima Titipan Barang (STTTB) namun bila setelah diperiksa barang tidak sesuai dengan deskripsi atau berbahaya, maka barang akan dikirimkan balik kepada pengirim.
8.
Bagian administrasi akan membuat Surat Tanda Terima Titipan Barang (STTTB) berdasarkan isi dari Surat Tanda Terima Pengambilan Barang (STTPB).
9.
Driver akan melakukan packing barang yang sudah dibuatkan Surat Tanda Terima Titipan Barang (STTTB).
10.
Bagian administrasi akan membuatkan Surat Pengantar (SP) ke daerah yang menjadi tujuan pengiriman
11.
Bagian operasional bandara memesan Surat Muatan Udara (SMU) jasa penerbangan yang mempunyai jadwal yang sesuai dengan waktu pengiriman barang.
83
12.
Driver akan mengangkut barang yang akan dikirimkan ke bandara setempat dengan membawa pesanan Surat Muatan Udara (SMU), Surat Pengantar (SP) dan Surat Tanda Terima Titipan Barang (STTTB)
13.
Pihak
bandara
akan
melakukan
scanning
x-ray
untuk
memastikan muatan pengiriman sesuai dengan ketentuan penerbangan, apabila hasil scanning x-ray menunjukkan isi muatan tidak sesuai dengan ketentuan, maka pihak bandara akan menolak pengiriman barang dan barang akan dikembalikan kepada pengirim. 14.
Apabila hasil scanning x-ray sesuai dengan ketentuan dan dapat dinyatakan aman untuk dilakukan pengiriman, maka barang akan dibuatkan Surat Muatan Udara (SMU) oleh pihak bandara.
15.
Driver menerima Surat Muatan Udara (SMU) yang berisi info pengambilan barang.
16.
Driver akan memberikan Surat Muatan Udara (SMU) kepada bagian operasional bandara.
17.
Bagian operasional akan memberikan informasi pengambilan barang kepada kantor cabang untuk dilakukan pengambilan barang sesuai dengan Surat Muatan Udara (SMU).
18.
Driver akan memberikan kuitansi pengeluaran operasional kepada bagian keuangan sebagai bukti pemakaian biaya operasional.
19.
Bagian keuangan akan membuat Bukti Pengeluaran Kas (BPK) sesuai dengan kuitansi yang diberikan oleh driver sebelumnya.
20.
Bagian keuangan akan memberikan biaya operasional kepada driver berdasarkan dengan Bukti Pengeluaran Kas (BPK)
84
21.
Bagian operasional cabang menerima info penjemputan barang dari bagian operasional kantor pusat.
22.
Driver cabang tujuan pengiriman barang akan menjemput barang dari bandara berdasarkan informasi dari Surat Muatan Udara (SMU) yang diberikan oleh bagian operasional cabang.
23.
Bagian operasional cabang akan mengecek Surat Pengantar (SP).
24.
Bagian operasional akan membagi barang berdasarkan masing – masing wilayah untuk dilakukan pengantaran barang.
25.
City courier melakukan pengantara barang sesuai dengan Surat Tanda Terima Titipan Barang (STTTB).
26.
Penerima menandatangani Surat Tanda Terima Titipan Barang (STTTB).
27.
City courier akan memberikan rangkap kelima Surat Tanda Terima Titipan Barang (STTTB) kepada penerima.
28.
Cabang akan menyimpan Surat Tanda Terima Titipan Barang (STTTB) rangkap keempat untuk dijadikan arsip.
29.
Bagian administrasi akan mengecek Surat Tanda Terima Titipan Barang (STTTB), apabila barang belum dikirim karena suatu hal maka barang akan dikirim pada kesempatan selanjutnya.
30.
Kantor cabang mengirimkan Surat Tanda Terima Titipan Barang (STTTB) rangkap kedua dan ketiga kembali ke kantor pusat.
31.
Bagian keuangan membuat tagihan setiap periode yang telah disepakati antara pengirim dan PT. Sun Dewata Express sebelumnya.
32.
Bagian keuangan akan menerima pembayaran dari pengirim sesuai dengan tagihan yang dibuat sebelumnya.
85
33.
Bagian keuangan akan membuatkan kuitansi pembayaran sebagai bukti pembayaran.
34.
Bagian keuangan akan menerima tagihan Surat Muatan Udara (SMU) sesuai dengan kesepakatan yang dibuat sebelumnya antara agen maskapai penerbangan dengan PT. Sun Dewata Express.
35.
Bagian keuangan melakukan pembayaran jasa muatan udara kepada agen yang bersangkutan.
36.
Bagian keuangan akan membuatkan laporan keuangan untuk diserahkan kepada Manager Keuangan.
3.2.8 CONOD (Concept of Operations Diagram CONOD (Concept of Operations Diagram) merupakan gambar naratif yang menjelaskan bagaimana perusahaan beroperasi saat ini. Berikut merupakan gambaran mengenai proses bisnis yang berlangsung secara keseluruhan pada PT. Sun Dewata Express.
86
Gambar 3.4 CONOD
87
3.3
Product and Service 3.3.1 Swimlane Process Diagram Berikut merupakan Swimlane Process Diagram dari PT. Sun Dewata Express saat ini.
Gambar 3.5 Swimlane Process Diagram
88
3.3.2 Use Case Diagram Berikut merupakan Use Case Diagram pada kantor pusat PT. Sun Dewata Express. Sistem Informasi PT Sun Dewata Expres
menerima_pesanan
mengecek harga
membuat_STTPB
Bagian Administrasi Mengambil_barang
mengecek_barang
membuat_STTTB
membuat_SP Driver
memesan_SMU
mengirim_barang
Bagian Operasional
menjemput_barang
mengantar_barang
membuat_tagihan
menerima_pembayaran City Courier
Bagian Keuangan
Mencetak_ kuintasi
membuat_ lapkeu
Gambar 3.6 Usecase Diagram
89
3.3.3 Use Case Narrative Use Case Narrative merupakan narasi dari use case diagram. Berikut merupakan penjelasannya : 1. Use case Actor
: menerima_pemesanan : bagian administrasi
Description : bagian administrasi menerima pemesanan pengiriman barang dari pelanggan. Object 2. Use case Actor
: Pemesanan : mengecek_harga : bagian administrasi
Description : bagian administrasi mengecek harga sesuai dengan tujuan, berat dan jasa yang digunakan Object
: Jasa
3. Use case
: membuat_STTPB
Actor
: bagian administrasi
Description : bagian administrasi membuat Surat Tanda Terima Pengambilan Barang (STTPB), sesuai dengan pesanan pengirim. Object 4. Use case Actor
: Surat Tanda Terima Pengambilan Barang (STTPB) : mengambil_barang : Driver
Description : driver mengambil barang sesuai dengan Surat Tanda Terima Pengambilan Barang (STTPB). Object
: Barang
5. Use case
: mengecek_barang
Actor
: bagian administrasi
90
Description :
bagian
administrasi
mengecek
barang
untuk
memastikan isi barang yang telah diambil sesuai dengan deskripsi dari pelanggan. 6. Use case
: membuat_STTTB
Actor
: bagian administrasi
Description : bagian administrasi membuat Surat Tanda Terima Titipan Barang (STTTB), setelah memastikan isi dari paket sesuai dengan yang dideskripsikan oleh pengirim. Object 7. Use case Actor
: Surat Tanda Terima Titipan Barang (STTTB) : membuat_SP : bagian administrasi
Description : bagian administrasi membuat Surat Pengantar (SP) yang dibuat berdasarkan Surat Tanda Terima Titipan Barang (STTTB). Object 8. Use case Actor
: Surat Pengantar : memesan_SMU : bagian operasional bandara
Description : bagian operasional bandara memesan Surat Muatan Udara (SMU) sesuai dengan jadwal pengiriman yang ditetapkan. Object 9. Use case Actor
: Surat Muatan Udara (SMU) : mengirim_barang : Driver
Description : Driver mengirim barang ke bandara sesuai dengan Surat Muatan Udara (SMU) yang telah dipesan. Object
: Barang
91
10. Use case Actor
: menjemput_barang : Driver
Description : Driver menjemput barang berdasarkan informasi Surat Muatan Udara (SMU) yang diberikan oleh bagian operasional. Object 11. Use case Actor
: Barang : mengantar_barang : City Courier
Description : City Courier melakukan pengantaran barang ke tujuan pengirim sesuai dengan alamat yang tertera pada Surat Tanda Terima Titipan Barang (STTTB). 12. Use case
: membuat_tagihan
Actor
: bagian keuangan
Description : bagian keuangan membuat tagihan kepada pengirim yang mengirimkan barang sebelumnya berdasarkan Surat Tanda Terima Titipan Barang (STTTB). Object 13. Use case Actor
: Tagihan : menerima_pembayaran : bagian keuangan
Description : bagian keuangan menerima pembayaran berdasarkan tagihan yang sebelumnya telah dikirimkan kepada pelanggan. Object 14. Use case Actor
: Pembayaran : mencetak_kuitansi : bagian keuangan
Description : bagian keuangan mencetak kuitansi setelah menerima pembayaran dari pengirim. Object
: Pembayaran
92
15. Use case
: membuat_LapKeu
Actor
: bagian keuangan
Description : bagian keuangan akan membuat laporan keuangan berdasarkan pembayaran jasa muatan udara dan penjualan jasa pengiriman. Object
: Laporan Keuangan
3.3.4 Bussiness Process Diagram Berikut
merupakan
bussiness
process
diagram
menggambarkan keadaan yang sedang berlangsung pada saat ini.
yang
93
Gambar 3.7 Bussiness Process Diagram
94
3.4
Data and Information 3.4.1 Object State Transition Diagram Berikut merupakan gambaran object state transition diagram pada sistem yang sedang berjalan di PT. Sun Dewata Express.
Gambar 3.8 Object State Diagram
95
3.4.2 Logical Data Model Berikut merupakan gambaran class diagram pada sistem yang sedang berjalan di PT. Sun Dewata Express.
Gambar 3.9 Class Diagram
96
Melalui gambar class diagram tersebut dapat dilihat bahwa class diagram yang ada saat ini sangat terbatas dan perlu dilakukan penyesuaian untuk mendukung strategi yang diusulkan.
3.4.3 Data Dictionary Pada tabel berikut adalah data dictionary dan contoh data pada sistem yang sedang berjalan pada PT. Sun Dewata Express saat ini.
Tabel 3.5 Data Dictionary FIELD NAME
DATA
FIELD
TYPE
LENGTH
KEY
DESCRIPTION
SAMPLE
Jasa NoJasa
String
5
NamaJasa
String
20
HargaJasa
Double
Tujuan
String
PK
20
Kode Jasa
J001
Nama Jasa
Reguler
Harga Jasa
14500
Kota tujuan
Batam
pengiriman Barang KodeBarang
String
5
FK
Kode Barang yang
K0013
dikirim JenisBarang
String
20
Kategori barang
Cetakan
yang dikirimkan Keterangan
String
100
Keterangan barang
Dokumen
97
Detil_Barang KodeBarang
String
5
FK
Kode Barang yang
K0013
dikirim NoPemesanan
String
6
PK
Kode Pemesanan
123003
NoPemesanan
String
6
PK
Kode Pemesanan
123003
TglPemesanan
Date
Tanggal
2014-01-01
Pemesanan
pemesanan Pengirim
String
50
Nama Pengirim
Andi
AlamatPengirim
String
100
Alamat Pengirim
Jl. Merdeka
Barang
Barat No.18 Jakarta
Penerima
String
50
Nama Penerima
Budi
Barang AlamatPenerima
String
100
Alamat Penerima
Jl. Raya
Barang
Batam Center No.89
Berat
Int
Jumlah Berat
10
Barang yang dikirim NoJasa
String
5
FK
Kode Jasa yang
J001
digunakan KodeBarang
String
5
FK
Kode Barang yang
K0013
dikirim STTPB NoSTTPB
String
6
FK
Kode Surat Tanda
005162
98
Terima Pengambilan Barang TglSTTPB
Date
Tanggal
2014-01-01
pembuatan STTTB StatusSTTPB
String
12
Status pengiriman
Dalam proses
barang NoPemesanan
String
6
PK
Kode Pemesanan
123003
String
6
PK
Kode Surat Tanda
077207
STTTB NoSTTTB
Terima Titipan Barang TglSTTTB
Date
Tanggal
2014-01-01
pembuatan STTTB StatusSTTTB
String
12
Status pengiriman
Dalam proses
barang NoSTTPB
String
6
FK
Kode Surat Tanda
005162
Terima Pengambilan Barang SP NoSP
String
8
PK
Kode Surat
SP123456
Pengantar Asal
String
20
Kota Asal
Jakarta
Tujuan
String
20
Kota Tujuan
Batam
TanggalSP
Date
Tanggal
2014-01-02
pembuatan Surat
99
Pengantar SMU NoSMU
String
11
PK
Kode Surat Muatan 12355667788 Udara
TglSMU
Date
Tanggal
2014-01-02
pembuatan Surat Muatan Udara Asal
String
3
Bandara Asal
CGK
Tujuan
String
3
Bandara Tujuan
BTH
KodeMaskapai
String
3
Kode Maskapai
123
Penerbangan NamaMaskapai
NoSP
String
String
25
6
FK
Nama Maskapai
Garuda
Penerbangan
Indonesia
Kode Surat
SP123456
Pengantar Pembayaran NoPembayaran
String
TglPembayaran
Date
7
PK
Kode Pembayaran
PB12345
Tanggal
2014-01-30
Pembayaran NoSMU
String
11
FK
Kode Surat Muatan 12355667788 Udara
Tagihan NoTagihan
String
TglTagihan
Date
NoSTTTB
String
6
6
PK
PK
Kode Tagihan
TH123456
Tanggal Tagihan
2014-02-10
Kode Surat Tanda
077207
Terima Titipan
100
Barang Penjualan NoPenjualan
String
8
TglPenjualan
Date
NoTagihan
String
6
NoPengambilan
String
8
TglPengambilan
Date
PK
Kode Penjualan
PJ123456
Tanggal Penjualan
2014-02-15
PK
Kode Tagihan
TH123456
PK
Kode Pengambilan
PG
Waktu
2014-01-01
Pengambilan
pengambilan barang StatusPengambilan String
12
Status pengiriman
Telah diambil
barang NoSTTPB
String
6
FK
Kode Surat Tanda
005162
Terima Pengambilan Barang Pengiriman NoPengambilan
String
TglPengambilan
Date
8
PK
Kode Pengambilan
PG
Waktu
2014-01-01
pengambilan barang StatusPengambilan String
12
Status pengiriman
Dalam proses
barang NoSTTTB
String
6
PK
Kode Surat Tanda Terima Titipan Barang
077207
101
3.5
System and Application 3.5.1 System Data Flow Diagram 3.5.1.1 Data Flow Diagram Lv.0 Berikut merupakan data flow diagram lv. 0 pada sistem yang sedang berjalan pada PT. Sun Dewata Express.
Gambar 3.10 Data Flow Diagram lv.0
102
3.5.1.2 Data Flow Diagram Lv.1 Berikut merupakan data flow diagram lv. 1 pada sistem yang sedang berjalan pada PT. Sun Dewata Express.
1.0 Mengecek_ harga
Berita_Pengiriman
Jasa
2.0 Membuat_ STTPB STTPB 3.0 Membuat_ STTTB Pelanggan
STTTB
Formulir_STTTB
4.0 Membuat_ SP
SP
5.0 Memesan_ SMU
Berita_Tagihan
6.0 Membuat_t agihan
7.0 Mencetak_ kuitansi
SMU
Tagihan
Pembayaran
Penjualan
Manager Keuangan
Laporan_Keuangan
8.0 Membuat_ LapKeu
Gambar 3.11 Data Flow Diagram lv. 1
103
3.6
Network and Infrastructure 3.6.1 Spesifikasi Hardware dan Software Pada tabel 3.6 berikut merupakan penjelasan dari spesifikasi hardware dan software yang digunakan di kantor pusat PT. Sun Dewata Express pada saat ini :
Tabel 3.6 Spesifikasi Hardware dan Software pada PT. Sun Dewata Express Perangkat
Tipe / Jenis
Perangkat keras
Komputer
Jumlah 7
Keterangan - Processor Intel Pentium 4
(Hardware)
- Memory 512 MB of RAM - HardDisk 80 GB - Mouse - Keyboard - Monitor LCD Benq 15.6 inch Notebook
2
Notebook Toshiba 14 inch
Printer
1
Canon MP 258
3
Dot Matrix Printer
1
Digital Copier Machine
Modem
1
D-Link ADSL router 526B
104
Server
1
HP Proliant ML110 G6
Perangkat Lunak
Switch
2
D-Link 8 port
UPS
1
Sendon UPS - 600
Sistem aplikasi
(Software)
Sistem Operasi : Windows XP Profesional
Aplikasi
a. Microsoft Office 2007 b. Avira anti-virus c. Courier System
Melalui tabel tentang spesifikasi hardware dan software diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa spesifikasi komputer yang ada saat ini sudah outdated, sehingga dapat menghambat produktifitas karyawan dan perlu dilakukan upgrade sistem untuk menunjang produktifitas karyawan.
3.6.2 Network Connectivity Diagram Pada gambar 3.12 berikut ini merupakan arsitektur network connectivity yang saat ini digunakan pada kantor pusat PT. Sun Dewata Express.
105
Gambar 3.12 Network Connectivity Diagram
Melalui gambar network connectivity diagram diatas dapat terlihat bahwa pemanfaatan teknologi informasi belum maksimal sehingga dapat menghambat operasional dan tidak maksimalnya output dari hasil pekerjaan para karyawan.
106
3.7
Security/Standard/Workforce 3.7.1 Security Plan Pada tabel 3.7 menjelaskan tentang kebijakan keamanan yang sedang berjalan pada saat ini di PT. Sun Dewata Express.
Tabel 3.7 Security Plan Komponen
Keterangan
Policy
PIC
Komponen Kontrol
Penjaga
keamanan fisik
keamanan seluruh
Petugas security
Manager Operasional
area kantor. Standar
Petunjuk dan
Buku pedoman
keamanan
aturan standar
dan panduan
keamanan
keamanan kerja
Manager Operasional
atau SOP (Standar Operation Procedure) Keamanan sistem
Anti Virus
Avira anti-virus
IT Freelance
Application
Login aplikasi
IT Freelance
access control
Courier System
Melalui tabel diatas tentang security plan dapat ditarik kesimpulan bahwa perencanaan keamanan fisik maupun keamanan sistem belum sepenuhnya diperhatikan dan terencana dengan baik.
107
3.7.2 Technology Forecast Berikut
ini
adalah
Gambaran
mendukung perusahaan. Pada
mengenai
teknologi
yang
tabel berikut menjelaskan spesifikasi
komputer yang digunakan oleh PT. Sun Dewata Express.
Tabel 3.8 Technology Forecast Technology Forecast
Forecast Area
Short Term
Mid Term
Long Term
(next-12
(12-24
(2-3 Years
Months)
Months)
Away)
•
-
-
-
-
Intel Pentium 4
-
-
Memory
512 MB of RAM
-
-
Storage
80 GB
-
-
LCD Monitor
-
-
-
-
Operating System
Microsoft Windows XP Profesional
Office Automation Suite Processor
Desktop Monitor
•
Microsoft Office 2007
BENQ 15.6 Hanya Direktur
Notebook
dan Manager – Notebook Toshiba 14 Inch
Melalui tabel diatas tentang technology forecast dapat ditarik kesimpulan bahwa perencanaan teknologi belum terlaksana dengan baik dan perlu dilakukan perencanaan teknologi.
