BAB 4 USULAN ENTERPRISE ARCHITECTURE DAN TRANSISI
4.1 Future Architecture 4.1.1 Strategic Goal and Inisiatives 4.1.1.1 Strategic Plan Pembuatan rencana strategi menjadi hal yang sangat krusial untuk menentukan tujuan dari PT. Asata Utama dalam menjalankan bisnis perusahaan. Berikut visi, misi dan strategi perusahaan: o Visi: “Menjadi perusahaan industri transformator terbaik yang mampu bersaing dan tumbuh berkembang di industri listrik.” Visi perusahaan saat ini masih dirasa sesuai untuk menghadapi persaingan untuk lima tahun kedepan, sehingga tidak diperlukan revisi atau perubahan pada visi perusahaan. o
Misi: Memproduksi transformator berkualitas tinggi dengan teknologi modern dengan kontrol mutu yang ketat. Menjalin kemitraan kerjasama dengan berbagai pihak termasuk didalamnya pemasok dan pengguna asing dan lokal. Memenuhi kebutuhan pasar industri listrik yang menunjang kebutuhan masyarakat luas. Misi perusahaan yang telah ada dirasakan sudah cukup baik, namun untuk dapat menghadapi persaingan dimasa mendatang, diusulkan sebuah misi, yaitu “ Mewujudkan sumber daya manusia (SDM) yang kompeten, kreatif dan profesional.” Mengapa perlu ditambahkan misi perusahaan, karena SDM merupakan elemen penting bagi perusahaan. Untuk dapat menjalankan proses bisnis perusahaan menjadi lebih baik lagi SDM yang berkompetensi, kreatif dan profesional sangat perlu untuk diwujudkan untuk dapat menunjang visi yang dimiliki oleh perusahaan.
79
80
o
Strategi: Berusaha sejalan dengan pertumbuhan Indonesia. Memiliki tenaga kerja yang ahli dan berpengalaman. Menggunakan teknologi modern sehingga menghasilkan produk yang terpercaya. Melakukan proses pengawasan mutu secara menyeluruh. Menggunakan bahan baku yang berkualitas.
Setelah dilakukan analisis SWOT pada Bab 3, terdapat strategi yang diusulkan kepada perusahaan guna mencapai visi dan misi perusahaan, yaitu: Meningkatkan kualitas produks dan menggunakan bahan baku yang berkualitas. Memberikan serta meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. Mengikuti event-event yang berkaitan dengan perindustrian listrik. 4.1.1.2 Concept of Operation Scenario Skenario berikut merupakan narasi dari proses bisnis usulan pada PT. Asata Utama. Berikut skenario konsep dari proses bisnis:
1. Bag. Marketing Private Sector & Bag. Marketing Goverment membuat Work Order. 2. Kemudian Bagian Product Planning Control (PPC) mereview Work Order. 3. Bagian Factory Manager (FM) mengakses dan menyetujui Work Order tersebut. 4. Setelah Work Order disetujui oleh Factory Manager bagian Product Planning Control membuat Daftar dan Hasil Produksi (DHP). 5. Bagian Design menerima Work Order yang telah disetujui. 6. Setelah Bagian Design menerima Work Order yang telah disetujui, Bagian Design membuat rancangan produksi.
81
7. Setelah Bagian Design menginput rancangan, Bagian Product Planning Control, Departement Produksi dan Quality Control melihat rancangan produksi yang telah dibuat oleh Bagian Design. 8. Bag. Product Planning Control membuat jadwal produksi. 9. Bag. Produksi menerima print out jadwal produksi. 10. Bag. Produksi melakukan permintaan bahan baku ke Bag. Gudang Bahan Baku. 11. Bag. Gudang Bahan Baku membuat Surat Pengeluaran Bahan Baku. 12. Bag. Produksi membuat Laporan Proses Produksi. 13. Bag. Produksi mengembalikan bahan baku yang tersisa dari kegiatan produksi kebagian Gudang Bahan Baku. 14. Bag. Gudang Bahan Baku membuat Surat Pengembalian Bahan Baku. 15. Setelah Bag. Produksi melakukan kegiatan produksi, hasil produksi diserahkan kebagian Quality Control dan Quality Control akan memeriksa hasil produksi. 16. Jika barang belum Ok maka Quality Control akan membuat Surat Perbaikan dan Penolakan yang akan diberikan kepada Bag. Produksi. 17. Bag. produksi memberikan hasil perbaikan produksi ke Quality Control. 18. Setelah Quality Control menyetujui hasil produksi, Bag. Produksi membuat Surat Terima Barang (STB) yang akan diberikan kepada Bag. Gudang Barang Jadi. 19. Bag. Gudang Barang Jadi menerima Surat Terima Barang Bag. Gudang Barang Jadi melakukan Up Date Surat Terima Barang. 20. Setelah Bag. Gudang Barang jadi mengupdate Surat Terima Barang maka otomatis Daftar dan Hasil Produksi akan terupdate. 21. Daftar dan Hasil Produksi di review oleh Bag. Marketing, Bag. Produksi, Product Planning Control dan Quality Control.
82
22. Bag. Marketing membuat Delivery Order (DO) untuk diberikan kepada Gudang Barang Jadi. 23. Delivery Order tersebut diterima oleh Quality Control. 24. Bag. Gudang Barang Jadi akan membuat Surat Pengeluaran Barang. 25. Bag. Shipement melakukan pengiriman setelah Bag. Gudang Barang Jadi membuat Surat Pengeluaran Barang. 26. Gudang Bahan Baku akan membuat Surat Order untuk mencukupi bahan baku di gudang. 27. Bag.Purchasing akan mereview Surat Order dan melakukan pemesanan. 28. Supplier akan mengirimkan bahan baku dan surat jalan untuk diberikan kepada Bag. Gudang Bahan Baku. 29. Bag. Gudang Bahan Baku menerima dan memeriksa bahan baku dan surat jalan. 30. Quality Control juga akan memeriksa bahan baku yang masuk. 31. Jika ada barang yang tidak sesuai maka akan dikembalikan kembali ke Supplier berikut surat jalan. 32. Barang yang sesuai akan diterima oleh Bag. Gudang Bahan Baku. 33. Bag. Gudang Bahan Baku akan membuat Laporan Barang masuk. 34. Bag. Accounting akan mereview semua laporan (Laporan Pengeluaran bahan, pengembalian bahan dan laporan barang masuk). 35. Setiap akhir bulan Product Planning Control akan membuat Laporan Produksi Bulanan untuk Factory Manager. 36. Factory Manager akan mereview Laporan Bulanan yang telah dibuat oleh Product Planning Control.
83
4.1.1.3 Concept of Operation Diagram
Gambar 4.1 Concept of Operation Diagram
4.1.2 Business Product and Service 4.1.2.1 Business Plan 4.1.2.1.1 Business Overview Untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan maka dibutuhkan strategi yang digunakan oleh PT. Asata Utama, khususnya strategi yang perlu disesuaikan dengan penggunaan teknologi informasi untuk mendukung fungsi- fungsi yang ada dalam perusahaan pada dua sampai tiga tahun mendatang. Selain itu, perusahaan perlu untuk menetapkan strategi untuk mengoptimalkan kegiatan produksi pada PT. Asata Utama dapat berjalan dengan lebih baik lagi, sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan.
84
4.1.2.1.2 Organizational Structure
Gambar 4.2 Struktur Organisasi usulan
85
Rekomendasi Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : 1. Quality Control Manager -
Mengecek bahan baku
-
Mengecek proses produksi apakah sesuai prosedur atau tidak
-
Mengecek hasil produksi agar lulus ke pasaran
-
Mereview Daftar Hasil Produksi
2. Production Manager -
Mengontrol kegiatan proses produksi
-
Bertanggung jawab atas target, ketepatan waktu, kelancaran produksi dan mutu hasil produksi.
-
Mereview Daftar Hasil Produksi
3. Finance & Accounting Manager -
Mereview keuangan perusahaan
-
Menerima laporan keuangan dari bagian perusahaan
-
Mencatat dan menaggarkan keuangan perusahaan
-
Mereview semua laporan (Laporan Pengeluaran bahan, pengembalian bahan dan laporan barang masuk)
4. Factory Manager -
Menyetujui work order yang dibuat oleh marketing
-
Bertanggung jawab atas kelangsungan kerja di pabrik
-
Bertanggung jawab produksi yang dibuat pabrik
-
Mereview Laporan Bulanan
5. Kepala Bagian Desain
6.
-
Mendesain atau merancang transfomator sesuai work order
-
Menginput Hasil Rancangan
Purcashing Manager -
Memesan bahan bahku sesuai permintaan dari pabrik
-
Membeli barang kebutuhan perusahaan lainnya
-
Mereview Surat Order
86
7. Departement IT a. System Analyst - melakukan analisa terhadap input / output dari setiap modul aplikasi yang akan dibangun - membuat desain sistem dan validasi terhadap sistem
b. Programmer - Melakukan modufikasi atau perbaikan terhadap aplikasi - Mengembangkan, mengatur dan menguji perencanaan backup dan recovery
Ket :
Rekomendasi Tugas dan Tanggung Jawab
Rekomendasi Jabatan pada struktur
4.1.2.1.3 Rekomendasi Kualifikasi
Kegiatan operasional perusahaan yang baik tidak hanya didukung oleh fasilitas maupun teknologi yang selalu up to date, tetapi juga harus dilengkapi dengan sumber daya manusia yang berkualitas. Berikut adalah rekomendasi kualifikasi personil : •
Sistem Analis
:
-
Pria/Wanita berusia maksimum 30 tahun
-
S1 Sistem Informasi dengan IPK > 3,00
-
Menguasai UML, DFD, Flow Chart.
-
Menguasai Dokumentasi Sistem
-
Menguasai Penjadwalan Pekerjaan
-
Pengalaman kerja minimal 1 tahun
-
Berpengalaman di Pengembangan Software Sistem Informasi min. 3 Tahun.
87
•
Progammer
:
-
Pria/Wanita berusia maksimum 30 tahun
-
S1 Komputer dengan IPK > 3,00
-
Menguasai Visual Basic, C#, Html, CSS, SQL,PHP
-
Pengalaman kerja minimal 1 tahun
4.1.2.2 Swim Lane Process Diagram Untuk Swim Lane Process Diagram tidak ada rekomendasi dikarenakan Planning phase dan selection phase yang sedang berjalan saat ini sudah cukup baik sehingga tidak ada perlu yang ditambahkan ataupun diubah.
4.1.2.3 Business Process / Service Diagram Dari business process diagram sebelumnya, beberapa usulan yang dibuat ialah Bag. PPC tidak perlu lagi membuat alokasi stok bahan baku karena bisa dilihat langsung dalam data base perusahaan. Dihilangkannya surat
permintaan
packing karena detail surat permintaan packing langsung tercantum dalam work order ,dan tanda terima Work Order tidak digunakan lagi karena langsung bersamaan dalam Work Order
88
Gambar 4.3 Business Process Diagram
89
4.1.2.4 Business Process / Product Matrix Business process/ product matrix usulan yang diberikan kepada perusahaan yaitu dengan penambahan pada kegiatan melakukan update pada beberapa kegiatan yang berlangsung dalam proses bisnis perusahaan, namun tidak mengubah ataupun penambahan stakeholder pada proses bisnisnya. 4.1.2.5 Usecase Diagram and Narative Bagian Marketing Private Sector & Government membuat Work Order (WO) setelah adanya pemesanan oleh pelanggan, yang kemudian diberikan kepada bagian PPC. Bagian desain menerima WO, kemudian membuat rancangan yang sesuai dengan pesanan pelanggan. Setelah rancangan telah dibuat, bagian desain menyerahkan rancangan kepada bagian PPC. Bagian PPC membuat Jadwal Produksi, yang nantinya diberikan kepada departemen produksi untuk dikerjakan. Bagian PPC membuat Daftar dan Hasil Produksi yang digunakan untuk menampung segala aktivitas yang berkaitan dengan kegiatan produksi, yang berfungsi untuk mengetahui sudah sampai dimanakah kegiatan produksi barang pada pabrik. Apabila bahan baku tidak mencukupi, Bagian PPC membuat Surat Permintaan Pemesanan Barang untuk diberikan kepada bagian Gudang bahan baku. Setelah menerima Surat Permintaan Pemesanan Barang, Bagian Gudang Bahan baku akan membuat Surat Order yang akan diberikan kepada Bagian Purchasing untuk membeli bahan baku.
Apabila bahan baku yang telah dipesan tiba, maka Bagian
Gudang Bahan Baku akan membuat Laporan Barang Masuk untuk diberikan ke Bagian Accounting. Bagian Gudang Bahan Baku akan membuat Bon Pengambilan Bahan untuk mengambil bahan baku yang dibutuhkan untuk melakukan produksi. Pada saat melakukan produksi, departemen produksi membuat laporan proses produksi untuk mempertanggungjawabkan kegiatan produksi yang mereka kerjakan kepada bagian PPC. Apabila terdapat bahan baku sisa, departemen produksi akan mengembalikan bahan baku tersebut ke Bagian Gudang Bahan Baku, kemudian Bagian Gudang Bahan Baku membuat Bon Pengembalian Bahan Baku. Bagian Produksi menyerahkan barang hasil produksinya kepada Bagian Quality Control untuk diperiksa, apabila telah sesuai dengan standar yang ditentukan, Departemen Produksi membuat Surat Terima Barang yang
90
nantinya akan diberikan kepada Bagian Gudang Barang Jadi. Setelah mengetahui barang yang dipesan telah selesai diproduksi, Bagian Marketing Private Sector & Government membuat Delivery Order yang nantinya akan diserahkan kepada bagian Gudang Barang Jadi. Kemudian Bagian Gudang Barang Jadi membuat Surat Pengeluaran Barang sebelum dilakukan pengiriman.
Gambar 4.4 Rekomendasi Usecase Diagram
91
Gambar 4.5 Rekomendasi Usecase Diagram
4.1.3 Data and Information 4.1.3.1 Object State Transition Diagram Berdasarkan object state transition diagram yang telah digambarkan pada bab 3, tidak mengalami penambahan maupun perubahan pada stakeholder serta aktifitas dari proses bisnis yang ada pada perusahaan sehingga tidak ada perubahan pada object state diagram.
92
4.1.3.2 Logical Data Model Sebelum merekomendasikan hubungan atau relasi antar table dalam database yang digambarkan, maka dibuatkan dahulu kamus data dalam menentukan penggunaan isi table yang disebut kamus data, berikut table kamus data yang direkomendasikan.
Tabel 4.1 Rekomendasi Kamus Data pada PT. Asata Utama Work_Order Field name
Type
Length
No_WO
Char
5
Tanggal
DateTime
No_Karyawan
Char
Work_Days
Num
Ex_Factory_Date
5
DateTime
Contract_No
Char
10
Type_Packing
Char
1
Project
Varchar
50
Customer
Varchar
50
Contact_Person
Varchar
50
Alamat
Varchar
50
Varchar
50
Alamat_Pengiriman Finance_appr
DateTime
FactoryManager_appr
DateTime
PPIC_appr
DateTime
Detil_Work_Order Field name
Type
Length
No_WO
Char
10
No_Spec
Char
10
No_Serial
Char
14
Qty
Num
Phase
Varchar
5
Hertz
Varchar
5
Keterangan
Varchar
50
Type
Length
Rancangan Field name
93
No_Rancangan Tanggal
Char
10
DateTime
KVA
Varchar
5
Hertz
Varchar
5
Phase
Varchar
5
Gambar_Rancangan
Varchar
50
Type
Length
Char
5
Pengambilan_Bahan_Baku Field name No_Pengambilan Tanggal
DateTime
Bagian
Varchar
10
Char
5
No_Karyawan Detil_Pengambilan_Bahan_Baku
Type
Length
No_Bahan_Baku
Field name
Char
10
No_Pengambilan
Char
5
Varchar
50
Nama_Barang Qty
Num
Satuan_Unit
Varchar
10
Type
Length
Char
5
Pengembalian_Bahan_Baku Field name No_Pengembalian Tanggal
DateTime
Bagian
Varchar
10
Char
5
No_Karyawan Detil_Pengembalian_Bahan_Baku
Type
Length
No_Item
Field name
Char
10
No_Pengembalian
Char
5
Qty
Num
Satuan_Unit
Varchar
10
Type
Length
Char
5
Laporan_Barang_Masuk Field name No_Lap_Barang_Masuk Tanggal No_Karyawan
DateTime Char
5
94
Detil_Laporan_Barang_Masuk Field name
Type
Length
No_Bahan
Char
10
No_Lap_Barang_Masuk
Char
5
Qty
Num
Satuan_Unit
Varchar
10
Keterangan
Varchar
150
Type
Length
Char
10
Varchar
50
Bahan_Baku Field name No_Bahan_Baku Nama_bahan Qty
Num
Satuan_Unit
Varchar
Min_Qty
Num
On_Order_Qty
Num
10
Jadwal_Produksi Field name
Type
Length
No_Serial
Char
14
No_WO
Char
10
No_Rancangan
Char
5
Order_Qty
Num
Prod_Qty
Num
Start
DateTime
Finish
DateTime
Perbaikan_Penolakan Field name No_Perbaikan_Penolakan Tanggal
Type
Length
Char
5
DateTime
No_Serial
Char
14
No_Karyawan
Char
5
Tujuan
Varchar
10
Perbaikan
Varchar
250
Penolakan
Varchar
250
Daftar_Hasil_Produksi Type
Length
No_Serial
Field name
Char
14
No_WO
Char
5
95
Design_Start
DateTime
Design_End
DateTime
Kode
VarChar
LV
DateTime
HV
DateTime
Cutt
DateTime
Stack
DateTime
Upp
DateTime
Term
DateTime
Weld
DateTime
Paint
DateTime
Tank
DateTime
Test
DateTime
Finish
DateTime
5
Delivery_order Type
Length
No_DO
Field name
Char
5
No_WO
Char
5
Tanggal
DateTime
Finance_appr Date_Finance_appr
Char
5
DateTime
Laporan_Proses_Produksi Field name No_Pengeluaran Tanggal
Type
Length
Char
5
DateTime
No_Karyawan
Char
5
Detil_Laporan_Proses_Produksi Type
Length
No_Trafo
Field name
Char
5
No_DO
Char
5
Trafo Type
Length
No_Seri
Field name
Char
14
No_STB
Char
5
No_Pengeluaran
Char
5
Type
Length
Serah_Terima_Barang Field name
96
No_STB
Char
Tanggal
DateTime
No_Karyawan Bagian_Reciever Sender_appr QC_appr
Char
5
Varchar
10
Char
5
Char
5
Date_QC_appr
DateTime
Receiver_appr
Char
Date_Receiver_appr
5
5
DateTime
Detil_Serah_Terima_Barang Field name
Type
Length
No_Serial
Char
14
No_STB
Char
10
Varchar
50
Nama_Barang Jumlah
Num
Keterangan
Varchar
150
Type
Length
Char
5
Laporan_Pengeluaran_Barang Field name No_Pengeluaran Tanggal
DateTime
No_Karyawan
Char
5
Detil_Laporan_Pengeluaran_Barang Type
Length
No_Pengeluaran
Field name
Char
10
No_Seri
Char
14
No_DO
Char
10
Type
Length
Char
5
Departemen
Varchar
50
Bagian
Varchar
50
Char
1
Karyawan Field name No_Karyawan
Jenis_Kelamin Alamat
Varchar
50
Telp
Varchar
50
Email
Varchar
50
Password
Varchar
50
Photo
Varchar
50
97
Gambar 4.6 Rekomendasi ERD pada PT. Asata Utama
4.1.3.3 Activity / Entity Diagram Pada Activity / Entity Diagram diusulkan dengan menghilangkan subject data yaitu Tanda terima Work Order, Alokasi Stock dan Permintaan Packing karena memiliki fungsi yang tidak berbeda dengan Work Order dan Master Bahan Baku serta mengubah nama retur bahan baku menjadi bon pengembalian bahan baku hal ini diubah karena pelaku / actor yang pembuat subject data dari bagian produksi menjadi bagian gudang bahan baku. Berikut rekomendasi clustering matriks:
98
Tabel 4.2 Rekomendasi Clustering Matriks Tahap I PT. Asata Utama
Tabel 4.3 Rekomendasi Clustering Matriks Tahap II PT. Asata
Utama
99
4.1.4 System and Application 4.1.4.1 System Data Flow Diagram Berikut ini adalah rekomendasi alur pertukaran data dalam perusahaan sesuai dengan kebutuhan data dari setiap bagian
Gambar 4.7 Rekomendasi Data Flow Diagram Level 0
Gambar 4.8 Rekomendasi Data Flow Diagram Level 0
100
Gambar 4.9 Rekomendasi Data Flow Diagram Level 0
Gambar 4.10 Rekomendasi Data Flow Diagram Level 1
Notasi Data Flow Diagram :
: Proses
: Entitas
: Data Store
101
4.1.5 Networks and Infrastructure 4.1.5.1 Network Conectivity Diagram Pada network connectivity sebelumnya beberapa computer sudah terhubung dalam jaringan LAN , namun walaupun sudah terhubung hanya sebagai akses internet saja karena belum ada sistem informasi yang menunjang kegiatan bisnis PT. Asata Utama. Setelah dillukan integrasi antar bagian dengan sistem makan terdapat tambahan computer lagi yang digunakan di bagian produksi yang bertguna untuk membantu bagian produksi melakukan update kegiatanya kepada PPIC melalui sistem, serta peletakan server diletakan pada router bagian utama sebagai tindak merpaihkan saja sehingga pencabangan dengan switch berikutnya hanya untuk komputer client saja. Berikut network connectivity yang diusulkan :
Gambar 4.11 Rekomendasi Network Connectivity Diagram
102
4.1.6 Security 4.1.6.1 Security Plan Security plan sangat penting dalam penggunaan sistem informasi sehingga terhindar dari kebcoran data taua informasi ke tangan yang tidak bertanggung jawab atau yang tidak berkepentingan didalamnya. Terdapat penambhan dari security plan sebelumnya yang terjadi pada perusahaan , penambahan tersebut akibat usulan penggunaan aplikasi serta penggunaan database sebagai media penyimpanan data sehingga dibutuhkan keamanan seperti password untuk memproteksi serta otorisasi dalam proses pengaksesan informasi. Berikut security plan yang diusulkan kepada PT. Asata Utama sebagai berikut: Tabel 4.4 Rekomendasi Security Plan Komponen
Keterangan Komponen
Technical
Antivirus & Interet Security Firewall
Instension Detection System Access Control
Identification, autentication, authorization
Policy Kaspersky Internet Security 2013
Windows Firewall, Kaspersky Internet Security 2013
-
Log operating system
-
Log menu aplikasi
-
Log database
Phsycal Control Formal Control
Industry Standard
Salurab pengamanan Pemahaman budaya perusahaan
Standard manajemen mutu Professional Sertifikasi Standard keahlian
Oto
divisi dan bagian Petugas keamanan -
Ket kehadiran
formal / seragam ISO 9001:2008 LMK
Pak
103
Government Kebijakan Registration Pemerintah
Izin Tetap Usaha Industri no 124/M/SK/IMLDE/VII/90 Pemprov DKI : SIUP – BESAR no. 05937/1.8.2.4.271
4.1.7 Standard 4.1.7.1 Technology Forecast Teknologi yang akan diusulkan dalam tiga tahun kedepan untuk menunjang kegiatan bisnis perusahaan dengan penggunaan sistem informasi ialah sebagai berikut: Tabel 4.5 Rekomendasi hardware dan Biaya User
Hardware
Unit
Harga
Jumlah Harga
-Manager PPIC -Kepala PPC -Kepala Gudang Bahan Baku -Gudang Barang jadi -Manager Design -Design -Manager Produksi
Printer Canon MP 287
7
Rp 673.000
Rp 4.711.000
Semua Anggota
Home UPS Sukam Smiley-I 1400VA
1
Rp 8.610.000
Rp 8.610.000
Semua Anggota
Kabel LAN CAT 6 UTP
1 Roll
Rp 1.281.000
Total Biaya
Tabel 4.6 Rekomendasi Hardware PC dan Biaya
Rp 1.281.000
Rp 14.602.000
104
User
Factory Manager
Manager PPIC, Produksi, Quality Control, HR/GA, IT
Hardware -intel i3 2120 intel LGA 1155 MSI H61M-P31 (G3) intel Socket 1155 -V-GEN 4Gb PC 10600 / 1333 V-GEN DDR3 -WDC SATA III Blue 500Gb 16Mb 3.5Inch Int 3,5 Inch -Power Up Prime 480W Value -Samsung DVDRW SATA OEM Internal -Envision 18.5 Inch P971WL LED Size 18 inch -LOGITECH Classic keyboard PS/2 K100 Keyboard -imation Optical Mouse wired PCM100W Mouse -intel i3 2120 intel LGA 1155 MSI H61M-P31 (G3) intel Socket 1155 -V-GEN 4Gb PC 10600 / 1333 V-GEN DDR3 -WDC SATA III Blue 500Gb 16Mb 3.5Inch Int 3,5 Inch -Power Up Prime 480W Value -Samsung DVDRW SATA OEM Internal -Envision 18.5 Inch P971WL LED Size 18 inch -LOGITECH Classic keyboard PS/2 K100 Keyboard -imation Optical Mouse wired PCM100W Mouse
Unit
Harga
Jumlah Harga
1
Rp 3.761.000
Rp 3.761.000
6
Rp 3.761.000
Rp 22.566.000
105
Semua Kabag dan sebagian staff
Design
-intel i3 2120 intel LGA 1155 -Gigabyte GA-H61MDS2 intel Socket 1155 -Visipro 2Gb PC 12800 / 1600Mhz DDR3 -WDC SATA III Blue 250Gb 3.5Inch Int 3,5 Inch -Power Up Prime 480W Value -BenQ 15.6 Inch G615HDPL LED Size 15 inch -LOGITECH Classic keyboard PS/2 K100 Keyboard -imation Optical Mouse wired PCM100W Mouse -intel i5 3570K 6M Cache,up to 3.80 GHz intel LGA 1155 -ASRock Z77 Extreme4 GEN3 intel Socket 1155 -Corsair CMZ8GX3M2A1600C8 (2x4Gb) (i5,i7,Core 2/1155) DDR3 -WDC SATA III Blue 500Gb 16Mb 3.5Inch Int 3,5 Inch -Gigabyte GTX 550 Ti 1Gb 192Bit DDR5 GVN550WF2-1GI NVidia PCI Exp. -Dazumba D-Vito 901 -Power Up 600W Box -Samsung DVDRW -SATA OEM Internal -Samsung 22 Inch S22B310B DVI LED Size 22 inch -Gigabyte GK-KM5200 Spill Resistant KB,Comfortable -Mouse Both Hands Wired -Keyboard Gigabyte
19
Rp 3.485.000
Rp 66.215.000
2
Rp 9.320.000
Rp 18.640.000
106 USB,Mouse Gigabyte USB Keyboard Mouse
Server
IBM System x3200M3-IJH
1
Rp 14,999,000
Total Harga
Rp 14,999,000
Rp 126.181.000
Tabel 4.7 Rekomendasi Software dan biaya User Semua User Semua User Server
Server
Semua User
Design IT
Software Karspersky internet security 2013- 3 User Windows 7 Profesional FPP Windows server std 2008 R2 64bit english DVD Microsoft SQL Svr Standard Edtn 2012 English DVD Microsoft Office Home and Business 2010 FPP (can upgrade to 2012 FREE ) Autodesk Autocad 3D Visual Studio 2010 Professional
Unit
Harga
Jumlah Harga
9
Rp 283.000
Rp 25.547.000
28
Rp 1.941.000
Rp 54.384.000
1
Rp 6.594.000
Rp 6.594.000
1
Rp 27.105.000
Rp 27.105.000
28
Rp 1.428.000
Rp 39.984.000
2
Rp 20.094.000
Rp 40.188.000
1
Rp 7.614.375
Rp 7.614.375
Total Harga
Rp 201.416.375
Tabel 4.8 Rekomendasi brainware dan perkiraan biaya
107
Brainware
Biaya
System Analyst
Rp. 12.000.000
Programmer
Rp. 8.000.000
Trainer
Rp. 3.000.000
Total Biaya
Rp. 23.000.000
4.1.8 Workforce 4.1.8.1 Workforce Plan Perencanaan tenaga kerja PT. Asata Utama telah dapat meningkatkan kinerja dari manajemen serta kinerja dari para karyawan perusahaan. Perencanaan yang ada telah disiapkan mulai dari pembentukan standar prosedural kerja sehingga karyawan perusahaan dapat bekerja sesuai dengan prosedural operasional yang ada serta adanya evaluasi kinerja para karyawan sehingga perusahaan dapat mengetahui bila terdapat karyawan yang memiliki kinerja dibawah standar. Selain itu untuk pelatihan karyawan, perusahaan telah menyediakan pelatihan sehingga para karyawan dapat menigkatkan kemampuan dan motivasi dalam pekerjaan mereka. Untuk itu perubahan kerja tidak perlu dilakukan karena perencanaan yang ada sudah cukup baik, dan masih dapat dipertahankan.
4.1.8.2 Organization Chart Pada departemen PPIC tidak mengalami perubahan struktur organisasi, namun terjadi penambahan tugas dan tanggung jawab pada beberapa bagian yaitu: 1. Kepala Bagian PPC Membuat jadwal produksi dan perencanaan kebutuhan material. Monitoring hasil produksi sesuai jadwal produksi. Bertanggung jawab atas jadwal produksi yang dibuat.
108
Bertanggung jawab atas persediaan material untuk kelancaran produksi. Bertanggung jawab atas laporan produksi bulanan. Mereview Daftar Hasil Produksi 2. Kepala Bagian Gudang Bahan Baku Memesan bahan baku lokal, bahan pendukung dan impor semua jenis transformator (general purpose) dan untuk persediaan stock. Bertanggung jawab terhadap penyediaan bahan baku & suku cadang untuk kelancaran proses produksi. Bertanggung jawab terhadap seluruh barang yang ada di gudang bahan baku. Membuat Bon Pengeluaran Bahan Baku Membuat Bon Pengembalian Bahan Baku
3. Kepala Bagian Gudang Barang Jadi Mengontrol barang yang sudah selesai diproduksi. Bertanggung jawab terhadap stock barang jadi. Bertanggung jawab terhadap kesiapan barang yang akan dikirim. Membuat Surat Pengeluaran Barang Melakukan Up Date Surat Terima Barang
4.2 Management Plan 4.2.1 EA Program Management 4.2.1.1 Governance and Principles EA Program yang dilakukan PT. Asata Utama bertujuan untuk melakukan perbaikan atau perubahan pada proses bisnis perusahaan dengan cara merubah beberapa kegiatan dari PT. Asata Utama yang sebelumnya menjadi kelemahan . Usulan penggunaan teknologi informasi untuk membantu kegiatan pada departemen PPIC. Dalam tim EA Program, manajemen
109
perusahaan menunjuk President Director sebagai pemimpin eksekutif pada program EA, dan beberapa manager terkait untuk ikut terlibat dengan tugas dan tanggung jawab masing- masing. Untuk waktu kerja tim EA Program ini akan memakan waktu sampai tiga tahun kedepan.
4.2.1.2 Support for Strategy and Business Dukungan EA Program dalam strategi dan bisnis pada PT. Asata Utama adalah untuk membantu strategi bisnis agar dapat mencapai visi dan misi perusahaan. Dengan menggunakan teknologi informasi diharapkan dapat membantu proses bisnis pada departemen PPIC pada perusahaan.
4.2.1.3 EA Roles and Responsibility Tugas dan tanggung jawab tim EA dalam pelaksanaan EA Program pada PT. Asata Utama telah menunjuk President Director sebagai sponsor dan juga sebagai pengambil keputusan dalam EA Program. Dalam rangka pengidentifikasian kebutuhan sistem dan perubahan proses bisnis yang akan dibuat, Manager akan bertanggung jawab terhadap departemennya masing-masing. Untuk posisi system analyst dan data architect menggunakan jasa konsultan
sedangkan untuk
programmer
perusahaan akan membuka lowongan kerja. Dan terakhir EA Program ini akan melibatkan para pengguna akhir dari sistem tersebut, yaitu para karyawan, guna untuk mengetahui umpan balik langsung dari sistem yang digunakan oleh para pekerja kedepannya. Tabel 4.9 EA Roles and Responsibility EA Team Position President Director
EA Team Role Sebagai pimpinan eksekutif dan pengambil keputusan
EA Responsibility Menggunakan sponsor mensukseskan program EA
dalam
110
Department Manager
Mengidentifikasi kebutuhan sistem
Untuk mengidentifikasi dan memutuskan kebutuhan IS pada masing-masing departemtn System Analyst Analysis dan desain Menyediakan analisis sistem dan desain yang dibutuhkan perusahaan Data Architeture Analysis dan desain Menyediakan analisis terhadap kebutuhan data Programmer Programmer Membuat dan memodifikasi source code sistem aplikasi perusahaan End–User Representative Mengidentifikasi Melakukan identifikasi kebutuhan kebutuhan pengguna pengguna terhadap sistem yang akan sistem dirancang untuk membantu para staf
4.2.1.4 EA Program Budget Dalam beberapa tahun kedepan perusahaan memerlukan teknologi untuk mengembangkan bisnis perusahaan. Perusahaan akan mengembangkan sebagian teknologinya yang dirasakan perlu untuk kemajuan perusahaan seperti: • Tahun pertama: Mengidentifikasi masalah yang ada pada PT. Asata Utama sebagai ukuran kelemahan yang dialami perusahaan Menganalisis sistem yang sedang digunakan oleh PT. Asata Utama Melakukan analisis dari masalah- masalah yang diidentifikasi, mencari solusi yang terbaik untuk kemajuan perusahaan. Penyediaan
server
yang
difungsikan
untuk
penyimpanan data perusahaan agar dapat terintegrasi ke seluruh bagian perusahaan. Penyediaan
hardware
sesuai
dengan
kebutuhan
departemen PPIC dan departemen lainya. Penyediaan software yang dibutuhkan oleh departemen PPIC dan departemen lainya.
111
Perkiraan biaya yang dugunakan untuk EA program pada tahun yang pertama sebagai berikut : Tabel 4.10 EA Program Budget Tahun pertama 2013
1.Enterprise Architecture 1.1System Analyst 1.2Data Architecture 2. Infrastructure 2.1 Hardware
Rate
Satuan
Estimasi Pengerja an
Biaya pembelian
Total Biaya
Rp.20.000.000 Rp. 800.000
Hari
15 hari
Rp. 12.000.000.
Rp. 400.000
Hari
20 hari
Rp. 8.000.000 Rp.269.287.375 Rp. 140.783.000 Rp. 128.504.375
2.2 Software 3. Lain-lain 3.1 Pelatihan
Rp. 3.000.000 Rp. 3.000.000
Total
Rp. 292.287.375 •
Tahun kedua Mengembangkan
sistem
informasi
yaitu
sistem
informasi yang menghubungkan departemen PPIC dengan departemen lainya yang berkepentingan. Melakukan pelatihan untuk sistem baru yang telah diterapkan, sehingga dibutuhkan biaya untuk pelatihan kepada karyawan/ departemen untuk menggunakan sistem aplikasi baru yang dirancang. Melakukan perancangan Supply Chain Management System untuk membantu PPIC dalam menetukan jumlah stock barang yang akan disimpan di dalam gudang Perkiraan biaya yang dugunakan untuk EA program pada tahun yang kedua sebagai berikut :
Tabel 4.11 EA Program Budget Tahun kedua
112
2014 1.Enterprise Architecture 1.1System Analyst
Rate
Satua Estimasi Biaya n Pengerjaan pembelian
Total Biaya Rp.20.000.000
Rp. 800.000
Hari
15 hari
1.2Data Rp. 400.000 Architecture 2. Infrastructure 2.1 Supply Chain Management 3. Lain-lain 3.1 Pelatihan
Hari
20 hari
Rp. 12.000.000. Rp. 8.000.000 Rp. 50.000.000
Rp. 50.000.000 Rp. 50.000.000 Rp. 3.000.000
Rp. 3.000.000
Total
Rp. 73.000.000 •
Tahun ketiga Melakukan perancangan sistem Decision Support System yang ditujukan untuk membantu Top Manager dalam mengambil keputusan.
Perkiraan biaya yang digunakan untuk EA program pada tahun yang ketiga sebagai berikut :
Tabel 4.12 EA Program Budget Tahun ketiga 2015 1.Enterprise Architecture 1.1System Analyst 1.2Data Architecture 2. Infrastructure 2.1Decision Support System 3. Lain-lain 3.1 Pelatihan Total
Rate
Satua Estimasi Biaya n Pengerjaan pembelian
Total Biaya Rp.20.000.000
Rp. 800.000
Hari
15 hari
Rp. 400.000
Hari
20 hari
Rp. 12.000.000. Rp. 8.000.000 Rp. 40.000.000 Rp 40.000.000 Rp. 3.000.000 Rp. 3.000.000 Rp. 63.000.000
113
Perkiraan biaya yang akan dikeluarkan untuk investasi penggunaan teknologi informasi pada EA program selama 3 tahun akan mengeluarkan biaya sebesar Rp.428.287.375
4.2.1.5 EA Program Performance Measures Pengukuran performa dari EA Program dapat dilakukan dengan cara melihat dan mengukur apakah hasil dari program tersebut telah efektif dan efisien, selain itu juga konsistensi dari EA Program serta tujuan yang ingin dicapai dalam penggunaan EA Program.
4.2.2 EA Current Architecture Summary 4.2.2.1 Strategic Goals and Initiatives Dari strategi dan tujuan perusahaan yang sudah dibuat, dalam penerapannya sudah berjalan dengan baik dengan memberikan pelayanan sesuai visi dan misi perusahaan. Untuk mencapai strategi perusahaan, seluruh karyawan mengikuti prosedur perusahaan yang sudah ada. Dari proses bisnis yang berjalan sekarang dan prosedur yang ada, dibuat untuk mencapai visi dan misi perusahaan yang menjadi tujuan perusahaan akan terus ditingkatkan lagi dalam memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan PT. Asata Utama memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan dan dapat menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan.
4.2.2.2 Business Service and Information Flow Dari proses bisnis yang sedang berjalan dengan yang diusulkan tidak jauh berbeda, karena proses bisnis yang sebelumnya sudah baik, hanya saja cara pengiriman data dan informasinya masih terbilang memakan waktu lama karena belum terintegrasi dengan sistem. Dalam pengusulan yang diajukan pada proses bisnis departemen PPIC dan departemen lainya di pabrik
114
terhubung dengan LAN , serta yang menghubungkan pabrik dengan kantor pusat yaitu dengan WAN agar mencapai kinerja yang maksimal.
4.2.2.3 Systems and Application Pada sistem dan aplikasi terdapat perubahan yang harus dilakukan untuk membantu fungsi-fungsi pada departemen PPIC dan departemen lainya yang berhubugan langsung dengan departemen PPIC di perusahaan dalam melakukan pekerjaanya. Adapun sistem yang telah digunakan pada saat ini belum seluruhnya dapat tehubung dengan bagian atau proses yang saling berkaitan. Jadi penambahan yang diusulkan pada sistem dan aplikasi bertujuan untuk melakukan integrasi dan pengurangan jumlah sistem yang ada pada PT. Asata Utama tetapi tidak mengurangi fungsi-fungsi dari sistem yang sebelumnya.
4.2.2.4 Technology Infrastructure Jaringan pada perusahaan terbagi berdasarkan lokasi, terdapat banyak komputer yang terletak pada suatu ruangan di kantor dan berdekatan dengan ruangan email server. Selain itu, terdapat 2 komputer yang terhubung dengan jaringan yakni komputer pada bagian gudang bahan baku yang salah satu komputernya berfungsi sebagai server database yang menyimpan data bahan baku. Seluruh komputer telah terhubung dengan jaringan LAN, sedangkan email server digunakan hanya sebagai database email internal perusahaan saja.
4.2.2.5 IT Security Jenis security yang dijalankan sekarang belum berbasis IT masih secara fisik seperti satpam dan sekaligus software antivirus yang menggunakan NOD32 Antivirus version 4. Dalam perencanaan yang diusulkan pengamanan perusahaan beserta data perusahaan, telah memilih beberapa jenis IT Security seperti : Antivirus terbaru, password, dan standar
115
manajemen. Dengan cara perencanaan pengeluaran budget yang diperlukan untuk pemenuhan IT security yang telah diusulkan.
4.2.2.6 EA Standard Pada tahun 2008 PT. Asata Utama mendapatkan ISO 9001: 2008 atas manajemen mutu perusahaan. Untuk dapat menunjang kinerja perusahaan, diperlukan persiapan hardware dan software yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan perencanaan teknologi yang digunakan dalam beberapa tahun kedepan untuk menunjang proses bisnis perusahaan dalam mencapai tujuannya.
4.2.2.7 Workforce Requirenments Perencanaan
dan
pengembangan
sumber daya
manusia
pada
departemen PPIC meliputi: Membuat Standard Operation Procedure (SOP) proses kerja departemen PPIC dan melakukan evaluasi kerja setiap 3 bulan. Memberikan
pelatihan
kepada
karyawan
guna
meningkatkan
kemampuan karyawan dalam bekerja.
4.2.3 EA Future Architecture Summary 4.2.3.1 Future Operating Scenario Operating scenario yang diusulkan untuk masa depan ialah dengan mengubah sebagian komponen dari operasi bisnis sesuai dengan tujuan perusahaan. Hal ini didasari oleh peluang-peluang yang muncul untuk menjalani bisnis dalam satu hingga tiga tahun mendatang. Selain hal tersebut, karena penggunaan teknologi informasi untuk mendukung operasional bisnis perusahaan yang digunakan dapat menunjang perusahaan unutk mempercepat pekerjaan, mengurangi human error dan dapat mendisiplinkan kinerja para karyawan. Perubahan operasional terletak dari penggunaan sistem dalam melakukan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan kegiatan produksi.
116
Selain itu, operasional dalam mengelola data menjadi lebih terintegrasi dan dalam membantu para top manager dalam pengambilan keputusan dalam menentukan jumlah kebutuhan akan bahan baku.
4.2.3.2 Planning Assumptions Planning assumpions untuk mengusulkan yang sebelumnya menjadi masalah dan kendala dalam bisnis perusahaan PT. Asata Utama dalam menghadapi tantangan yang ada dimasa depan yaitu sebagai berikut: PT. Asata Utama harus merubah Sistem dan Teknologi Informasinya menjadi lebih up to date untuk mendukung proses pendistribusian dokumen – dokumen guna memperlancar proses bisnis yang berjalan, yang sebelumnya para staf harus menunggu informasi datang dan menyebabkan keterlambatan penyebaran informasi. Dan untuk mempermudah para staf dalam melakukan pencarian dan penyimpanan data maka diterapkannya Data Base dalam perusahaan, sehingga mengurangi penggunaan kertas yang biasanya diberikan kepada masing – masing bagian. Untuk mengontrol Sistem dan Teknologi yang up to date maka harus dibuatnya Departement Information Technology untuk mengontrol Sistem dan Information Technology diperusahaan tersebut. Dalam
pengrekrutan
dan
kualifikasi
Sumber
daya
manusia
diperusahaan juga harus diperhatikan yaitu dengan memberi syarat – syarat yang lebih tinggi dari sebelumnya guna meningkatkan kualitas para pekerja di perusahaan.
4.2.3.3 Updating Current & Future Views •
Goal& Initiatives Terdapat strategi yang dapat digunakan dalam pencapaian tujuan perusahaan pada satu sampai tiga tahun mendatang, hal tersebut muncul dari analisis SWOT yang telah dilakukan pada PT. Asata Utama
117
•
Product & Service Adanya perubahan dari proses aktivitas perusahaan karena dampak dari penggunaan teknologi informasi dalam membantu operasional perusahaan agar menjadi lebih efektif.
•
Data & Information Pada bagian data dan informasi terdapat perubahan yanh terjadi untuk dimasa mendatang., karena terdapat beberapa penyimpanan data dan informasi pada PT. Asata Utama yang masih berbentuk fisik kertas/ form yang dapat memunculkan resiko yang besar seperti lama dalam pencarian data tersebut jika diinginkan, hilang, rusak dan lain-lain. Kedepannya akan diubah menjadi data digital dari output sistem informasi yang diusulkan untuk perusahaan.
•
System &Application Pada sistem dan aplikasi banyak terjadi perubahan yang harus dilakukan untuk membantu fungsi-fungsi dalam perusahaan dalam melakukan pekerjaannya. Perubahaan yang diusulkan pada sistem dan aplikasi bertujuan untuk mengintegrasikan departemen yang terkait dalam kegiatan produksi, tanpa mengurangi fungsi-fungsi dari sistem yang sebelumnya.
•
Networks & Infrastructure Pada bagian network & infrastrukture terjadi penambahan yang harus dilakukan guna mendukung sistem informasi yang diusulkan untuk tiga tahun kedepan. Seperti membeli server untuk penyimpanan data yang diperlukan, selain itu juga memperbarui infrastruktur
komputer pada
departemen PPIC dan departemen lainya dalam spesifikasi komputer. •
Security Pada bagian keamanan diusulkan pad keamanan fisik operasional dan keamanan dalam penggunaan teknologi informasi dalam perusahaan.
4.2.3.4 Configuration Management
118
Gambar 4.12 Configuration Management
4.2.3.5 EA Glossary and References •
Enterprise Suatu area tempat segala aktivitas dan tujuan-tujuannya dalam suatu organisasi atau antara beberapa organisasi dimana informasi dan sumber daya lainnya saling bertukar data dan berinteraksi. Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture
•
Enterprise Architecture Suatu profesi dan praktek manajemen yang didedikasikan untuk meningkatkan kinerja suatu enterprise dengan cara membuat perusahaan tersebut secara keseluruhan mengintergrasikan strategi, praktek-praktek bisnis alur-alur informasinya dan sumber daya teknologinya. Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture.
•
Current View Sebuah EA artefak yang mewakili komponen EA atau proses yang saat ini ada dalam perusahaan. Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture.
•
Future View
119
Sebuah EA artefak yang mewakili komponen EA atau proses yang belum ada dalam perusahaan untuk masa mendatang. Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture. •
Sistem Informasi Sistem informasi merupakan kombinasi teratur apapun dari orang - orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Sumber : Management information systems
•
Teknologi Informasi Perangkat keras dan piranti lunak yang dikemas sebagai sebuah alat untuk menangkap, menyimpan, memproses dan menghasilkan data digital. Sumber : Information Technology and Management.
