34
BAB 3 ANALISIS PROYEK DAN PERMASALAHAN YANG DIHADAPI 3.1. Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan PT. Kreatif Global Primasolusindo adalah suatu software house yang berlokasi di GRAHA SETI Building lantai tiga. Jl. Kampung Melayu Besar kav.A no.19 Jakarta 12830, Indonesia. Telepon ( 021 ) 83700939, Fax 83700940. Perusahaan ini didirikan berdasarkan akte notaris Irmik, S.H. dan didaftarkan pada Lembaran Negara nomor 3 dengan Surat Ijin Usaha Perusahaan nomor 1.955/09-04/PB/IX/99 dan Nomor Pokok Wajib Pajak 01.909.103..2.015.000. PT. Kreatif Global Primasolusindo, untuk selanjutnya disebut Kreatif adalah perusahaan yang bergerak pada bidang teknologi informasi dan komputer, mencakup konsultasi, pelatihan dan implementasi sistem, khususnya aplikasi JDEdwards, pengembangan sistem, serta pengembangan jaringan komputer, yang didirikan oleh Wisly Chandra. Sebelumnya lebih dikenal dengan nama PT. Kreatif Global Distribusi, yang selain melayani bidang usaha informasi teknologi juga bergerak di bidang perdagangan umum. Pada tahun 1999, didirikan PT. Kreatif Global Primasolusindo yang terpisah dari PT. Kreatif Global Distribusi dan mengkhususkan pada bidang teknologi informasi. Untuk jasa konsultasi dan implementasi paket aplikasi JDEdwards, dengan didukung oleh tim yang berpengalaman, Kreatif telah dikenal luas dan telah banyak perusahaan yang memakai jasa Kreatif dalam penerapan paket aplikasi JDEdwards tersebut.
35 3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan Visi dari Kreatif adalah menjadi perusahaan terkemuka dalam bisnis informasi teknologi di Indonesia, dengan menitikberatkan pada pelayanan terhadap pelanggan sesuai dengan motto perusahaan “PUTTING THE NEEDS OF THE CUSTOMER FIRST”. MISI dan STRATEGY Kreatif adalah sebagai berikut:
Fokus pada kepuasan pelanggan
Penekanan pada dukungan pada pelanggan
Membentuk hubungan bisnis yang baik dengan pelanggan
Fokus pada bidang usaha perusahaan, yakni teknologi informasi
Penekanan pada investasi jangka panjang pelanggan.
36 3.1.3. Struktur Perusahaan Struktur perusahaan Kreatif ditunjukkan pada gambar 3.1 di bawah ini. General Manager (Wisly Chandra)
Client Service Manager (Ang Bun Cin)
Technical Consultant
Marketing Manager
Application Consultant
Finance Manager
Accounting Staff
Gambar 3.1: Organisation Chart PT Kreatif Primasolusindo
3.1.4. Wewenang dan Tanggung Jawab Jabatan Pada bagian ini akan dibahas mengenai wewenang dan tanggung jawab dari setiap posisi dalam struktur perusahaan. Wewenang dan tanggung jawab General Manager: •
Sebagai pengambil keputusan tertinggi
•
Berotorisasi dalam penanganan kontrak
•
Melakukan koordinasi dengan Client Service Manager untuk menghitung biaya / cost suatu proyek
•
Melakukan pengesahan terhadap tim proyek yang dibentuk oleh Client Service Manager
•
Menerima laporan berkala dari Client Service Manager mengenai perkembangan status proyek yang masih on-going atau yang sudah selesai.
37 Wewenang dan tanggung jawab Client Service Manager: •
Melakukan koordinasi dengan para Application Consultant untuk mengetahui ketersediaan sumber daya manusia yang akan dilibatkan dalam proyek
•
Melakukan koordinasi dengan Application Consultant terkait untuk menentukan profil tim proyek yang cocok untuk dilibatkan dalam proyek
•
Menerima laporan perkembangan proyek dari Project Manager
•
Sebagai jembatan komunikasi antara calon klien dengan perusahaan Kreatif
•
Melakukan koordinasi dengan Application Consultant untuk estimasi waktu penyelesaian proyek yang dibutuhkan.
Wewenang dan tanggung jawab Technical Consultant: •
Melakukan pemrograman atau coding terhadap aplikasi tambahan yang dibutuhkan oleh Application Consultant
•
Melakukan test atau pengujian terhadap hasil pemrograman
•
Bertanggung jawab terhadap aktivitas bug fixing
Wewenang dan tanggung jawab Application Consultant: •
Sebagai Project Manager yang bertugas menjadi jembatan komunikasi antara Kreatif dan klien
•
Melakukan koordinasi dengan Client Service Manager mengenai estimasi waktu penyelesaian proyek yang ditangani
•
Membantu melakukan implementasi sistem yang berguna bagi klien
•
Menentukan setiap tugas dari masing-masing anggota tim proyek
38 •
Menganalisa sistem
•
Memotivasi anggota tim proyek
•
Membuat spesifikasi requirement dari klien yang nantinya akan diterjemahkan dalam bentuk coding oleh technical consultant
•
Membuat dokumentasi teknis untuk pengembangan proyek
•
Membuat suatu user manual atau handbook penggunaan bagi klien
•
Bertanggung jawab dalam membuat laporan status proyek mengenai kemajuan proyek yang nantinya akan diserahkan kepada Client Service Manager dalam skala waktu tertentu
•
Memfokuskan aktivitas terhadap hal-hal yang berhubungan dengan pengetahuan manajemen proyek selain dari proyek yang sedang ditangani.
Wewenang dan tanggung jawab Marketing Manager: •
Bertanggung jawab dalam mencari prospek perusahaan
•
Melakukan schedule untuk tender
•
Sebagai customer care after sales
•
Membuat laporan prospek dari tender yang ada untuk General Manager.
Wewenang dan tanggung jawab Finance Manager: •
Menerima pembayaran yang dilakukan oleh klien
•
Membayar dan menghitung komisi dan gaji karyawan
•
Melakukan pengesahan terhadap pembelian peralatan dan perlengkapan kantor, hardware, dan software untuk kepentingan Kreatif
39 •
Menyiapkan laporan keuangan perusahaan
•
Membuat laporan pajak tahunan proyek.
Wewenang dan tanggung jawab Accounting Staff: •
Membuat nota-nota pembayaran yang akan diotorisasi oleh Finance Manager
•
Menginput data-data keuangan ke dalam sistem yang nantinya akan diolah oleh Finance Manager
•
Menyiapkan faktur pajak dan invoice untuk klien.
3.1.5. Klien dan Mitra Bisnis Menyadari bahwa pelanggan adalah kunci utama keberhasilan Kreatif, dan sesuai dengan motto perusahaan untuk memberikan yang terbaik, saat ini Kreatif telah memiliki banyak pemakai paket aplikasi JDEdwards yang menggunakan jasa Kreatif. Berikut adalah sebagian dari pelanggan atau klien dari Kreatif, khususnya pemakai paket aplikasi JDEdwards:
Tupperware
Electrolux Indonesia
Semen Cibinong Group
Petrojaya Boral Plasterboard
Warner Lambert Indonesia
PT.Smelting Co. (Mitsubishi Materials)
Denso Indonesia
Orix Indonesia Finance
Kangar Consolidated Industries (glass packaging)
South Pacific Viscose
40 Untuk meningkatkan layanan solusi IT kepada kliennya, Kreatif memiliki mitra bisnis yang terdiri dari mitra grup dan mitra solusi dan teknologi sebagai berikut:
Mitra Grup •
JDEdwards
yang menyediakan lisensi untuk software JDEdwards. Saat ini
JDEdwards telah menjadi bagian dari Oracle setelah diakuisisi oleh Peoplesoft dan kemudian Peoplesoft diakuisisi oleh Oracle. •
Oracle Indonesia
Mitra solusi dan teknologi •
Microsoft Sebagian besar solusi dari Kreatif menggunakan Microsoft Tools.
•
IBM Indonesia IBM merupakan pemasok IT dari sistem standar industri yang menyediakan mainframe AS/400 untuk kebutuhan bisnis perusahaan.
•
UNIX Menyediakan open platform dengan menggunakan server berbasis AS/400.
•
Oracle Menyediakan database engine untuk pengelolaan database.
41 3.2. Tahap Penerimaan Proyek
Kontak dari Klien/ Prospek dari Marketing
Survei
GM dan CSM melakukan perhitungan biaya dan mengalokasi Sumber Daya Manusia (PM, AP, TC)
Submit Proposal
Tender
Tolak
Terima
Tanda tangan kontrak
Gambar 3.2: Tahapan Penerimaan Proyek PT Kreatif Primasolusindo
42 Penerimaan proyek mulai terjadi saat bagian Marketing mendapatkan prospek atau menerima undangan untuk mengikuti tender dari perusahaan calon klien. Setelah menerima undangan maka bagian Marketing melakukan survei terhadap kebutuhan klien atas jasa yang diminta. Jika dari hasil survei Kreatif tertarik untuk mengerjakan proyek tersebut, maka General Manager dan Client Service Manager mulai melakukan perhitungan biaya untuk proyek tersebut, kemudian dilakukan penunjukan Project Manager, Application Consultant, dan Technical Consultant untuk menangani proyek tersebut. Project Manager beserta pihak-pihak yang terlibat mengikuti tender dan jika diterima oleh klien maka bisa dilakukan penandatanganan kontrak kerja proyek. Setelah tahap ini maka memasuki periode awal pelaksanaan proyek
43 3.3. Pendekatan Implementasi Metodologi KISS (Keep It Simple and Smart) dibuat sendiri oleh perusahaan Kreatif untuk mempermudah implementasi karena dengan pendekatan ini yang menjadi acuan atau standar pendekatan yang dipakai untuk pelaksanaan proyek-proyeknya.
K i S S
Keep it Simple & Smart Initiate
Analyze
Agree
Train
Install
Integrate
Implement
Configure
Security
Convert
Stabilize
Analyze
Prototype
Train
Cut Over
Optimize
Recomme nd
Custom
Test
Roll Out
Roll Out
Plan
Model
Optimize
Finalize
Documentation Project Management
Gambar 3.3: Implementation Approach dari PT Kreatif Primasolusindo
Tahap Initiate :
Agree Setelah proyek disetujui, dilakukan analisa terhadap kemungkinan-kemungkinan resiko yang akan menyebabkan terjadinya gap, karena itu sedini mungkin dilakukan identifikasi dan penanganan gap-gap tersebut. Kemudian dilakukan definisi scope
44 proyek secara detil, schedule, budget yang telah disepakati sesuai dengan kebutuhan dan keinginan stakeholder. Output yang dihasilkan yaitu Statement of Work (SOW).
Install Menginstall aplikasi JDEdward atau Concise awal yang dikehendaki klien.
Tahap Analyze :
Train Menjelaskan cara pemakaian aplikasi standar yang telah diinstall kepada anggota tim proyek.
Analyze Melakukan AS-IS TO-BE Analysis yaitu menganalisa proses bisnis sebelum dan sesudah penerapan aplikasi.
Recommend Merekomendasikan setup menu-menu aplikasi yang akan diterapkan termasuk penentuan hak akses untuk fungsi-fungsi terkait.
Plan Menentukan dan merencanakan implementasi yaitu kapan akan diadakan pemindahan data dari sistem yang lama ke sistem yang baru dan kapan sistem baru tersebut akan benar-benar dijalankan dan meninggalkan sistem lama secara keseluruhan.
45 Tahap Model :
Configure Setup menu-menu, parameter program, dan cek validitas atas menu-menu yang telah dimasukkan ke dalam aplikasi.
Prototype Membangun prototype berdasarkan proses bisnis klien
Custom Mengembangkan laporan dan program tambahan sesuai kebutuhan dan permintaan user.
Tahap Integrate :
Security Menetapkan standarisasi keamanan terhadap hak akses aplikasi misalnya setup password.
Train Memberikan pelatihan kepada end-user terhadap hasil rancangan aplikasi.
Test Menyelesaikan integrated acceptance test dengan melakukan test terakhir sebelum dilakukan serah-terima proyek.
Finalize Proyek siap untuk diimplementasikan.
46 Tahap Implement :
Convert Proses implementasi diawali dengan reset database kemudian mengkonversi datadata yang diperlukan ke sistem baru.
Cut Over Proses persiapan dalam pengalihan sistem lama ke sistem baru apakah dilakukan secara paralel, cut-off, atau pilot.
Roll Out (opsional) Setelah sistem baru telah diimplementasi dengan baik maka dilakukan Sign Off proyek sebagai pernyataan formal bahwa proyek telah berhasil dilaksanakan. Tahap selanjutnya yaitu melanjutkan proses cut over ke cabang-cabang yang ditentukan dalam SOW awal (bersifat optional).
Tahap Optimize :
Stabilize Dilakukan setelah sign off proyek, dimana masih dilakukan pengecekan dan pengendalian terhadap sistem baru tersebut.
Optimize Optimalisasi system baru yang berjalan.
Roll out (opsional) Mulai dilakukan pengerjaan proyek lanjutan jika ada kesepakatan untuk dilanjutkan pembuatan sistem di cabang-cabang lain.
47 Karena pengerjaan proyek dilakukan secara berurutan dari satu fase ke fase berikutnya, maka metodologi KISS cenderung berpedoman pada pendekatan waterfall. Berdasarkan pendekatan solusi total, maka dalam pengelolaan proyeknya Kreatif sudah melaksanakan aktivitas-aktivitas dalam kelompok proses manajemen proyek yang meliputi: 1. Initiating Persiapan pelaksanaan seperti penentuan tujuan oleh stakeholder dan komitmen dari stakeholder untuk membantu pelaksanaan proyek sudah diidentifikasi pada tahapan penerimaan proyek. 2. Planning Aktivitas perencanaan seperti perkiraan ruang lingkup, durasi, dan biaya, kualitas, dan parameter lain yang perlu dikelola di dalam proyek dilakukan pada tahapan Initiating KISS yaitu didalam aktivitas agree sebelum dilakukan penginstallan aplikasi. Perencanaan implementasi juga dilakukan setelah dilakukan analisa yang diperlukan dimana aktivitas perencanaan implementasi akan menjadi acuan menuju tahap berikutnya yaitu tahapan Model. 3. Executing Aktivitas pengorganisasian orang-orang dan sumber daya yang ada selalu dilakukan dalam setiap tahapan sehingga aktivitas-aktivitas yang didefinisikan sebelumnya dapat terlaksana. 4. Controlling Status Meeting atau Review Meeting selalu dilakukan sebelum memasuki tahap berikutnya agar seluruh kegiatan yang dilakukan di dalam proyek secara konsisten mengarah pada objektif atau tujuan yang ingin dicapai. Project Steering Committee
48 Meeting bulanan yang dikepalai sponsor dapat membantu menjaga dan mengarahkan fokus tim dan menyediakan verifikasi keseluruhan proyek. 5. Closing Persetujuan formal bahwa proyek telah berakhir dan menghasilkan output yang ditargetkan dilakukan pada akhir tahapan Implement.
3.4. Permasalahan yang Dihadapi dalam Pengelolaan Proyek Beberapa permasalahan umum yang terjadi dalam pengelolaan proyek sistem informasi pada PT Kreatif yaitu: •
Belum adanya evaluasi secara berkala terhadap pengelolaan lingkup proyek.
•
Belum adanya evaluasi secara berkala terhadap pengelolaan waktu proyek.
•
Belum adanya evaluasi secara berkala terhadap pengelolaan biaya proyek.
•
Belum ada standarisasi pembuatan status report yang lengkap sehingga setiap proyek dibuat status report yang baru dan berulang-ulang.
•
Masih ada beberapa proyek yang mengalami keterlambatan.
•
Tidak ada standarisasi metode perhitungan biaya.
3.5. Usulan Pemecahan Masalah •
Disusun evaluasi lingkup proyek untuk mengetahui apakah realisasi dari lingkup proyek sudah sesuai dengan lingkup proyek yang didefinisikan diawal dengan evaluasi progress report dan kuesioner.
49 •
Disusun evaluasi waktu proyek untuk mengetahui apakah waktu pengerjaan proyek sudah sesuai dengan estimasi waktu yang dibuat sebelumnya dengan rumusan standard dan kuesioner.
•
Disusun evaluasi biaya proyek untuk mengetahui seberapa besar performa yang dihasilkan dari pengelolaan biaya sudah mampu memberikan hasil sesuai dengan rencana yang ditetapkan sebelumnya dengan menggunakan metode Earned Value Management.
