BAB 3 ANALISIS DAN PERMASALAHAN
3.1 Analisis Analisis yang dilakukan terdiri dari analisis sistem yang berjalan, analisis piranti lunak sejenis yang pernah digunakan PT. Freeport Indonesia (PTFI), analisis kebutuhan, permasalahan dan usulan pemecahan masalah.
3.1.1 Analisis Sistem yang Berjalan Analisis sistem yang berjalan meliputi sejarah perusahaan PT. Freeport Indonesia, struktur organisasi perusahaan dan struktur pada bagian Management Information System (MIS) beserta tugas pokoknya, dan gambaran umum penggunaan PBX di lingkungan kantor pusat PT. Freeport Indonesia.
A.
Sejarah Perusahaan PT Freeport Indonesia adalah suatu perusahaan Indonesia yang dimiliki oleh Freeport-McMoRan Copper & Gold sebesar 81.28 persen, pemerintah Indonesia 9.36 persen, dan PT. Indocopper Investama (PTII) sebesar 9.36 persen. Kantor pusat PT. Freeport Indonesia berkedudukan di Jakarta dan lokasi tambangnya di propinsi Papua. Kompleks pertambangan di Papua merupakan salah satu penghasil tembaga dan emas terbesar di dunia dan mengandung cadangan yang juga terbesar di dunia.
20
21 Sejarah PT. Freeport Indonesia bermula saat seorang manajer eksplorasi Freeport Minerals Company, Forbes Wilson, bersama Del Flint melakukan ekspedisi pada tahun 1960 ke Papua setelah membaca sebuah laporan tentang ditemukannya “Etsberg” atau Gunung Bijih, sebuah cadangan mineral, oleh seorang geolog Belanda bernama Jean Jaques Dozy pada tahun 1936. Setelah ditandatangani Kontrak Karya pertama oleh Pemerintah Indonesia pada bulan April 1967, PT. Freeport Indonesia memulai kegiatan eksplorasi di Etsberg pada bulan Desember 1967. Konstruksi dalam skala besar dimulai pada bulan Mei 1970, dilanjutkan dengan ekspor perdana konsentrat tembaga pada bulan Desember 1972. Setelah para geolog menemukan cadangan kelas dunia ”Grasberg” pada tahun 1988, PT. Freeport Indonesia mengoperasikan salah satu proyek tambang tembaga atau emas terbesar di dunia. Di akhir tahun 1991, Kontrak Karya kedua ditandatangani dan PT. Freeport Indonesia diberi hak oleh Pemerintah Indonesia untuk meneruskan operasinya selama sedikitnya 30 tahun. Pada tahun 2001, PT. Freeport Indonesia telah menghasilkan konsentrat yang mengandung 1,5 milyar pon tembaga dan 2,3 juta ons emas.
22 B. Struktur Organisasi 1. Struktur Organisasi Departemen Management Information System di Kantor Pusat PT. Freeport Indonesia.
Manager
System Support
Voice
Network Support
Application
Data
NFO
PC Support
Special Project
Business Improvement
Special Project
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Departemen Management Information System Kantor Pusat PT. Freeport Indonesia
23 Struktur organisasi pada PT. Freeport Indonesia merupakan hal yang bersifat rahasia perusahaan, tapi secara umum di PT. Freeport Indonesia terdapat beberapa departemen seperti Finance, Goverment Relations, Environtment, Management Information System, dan departemen lainnya. Sedangkan gambaran umum pada departemen Management Information System dapat dilihat pada gambar 3.1. Departemen Management Information System memiliki 6 bagian, yaitu : •
System Support. Bagian ini bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan sistem yang dijalankan perusahaan, semisal software dan server.
•
Network Support. Bagian ini bertanggung jawab untuk mengatasi kelancaran jaringan perusahaan, baik jaringan komputer atau telepon.
•
Application. Bagian ini bertanggung jawab untuk mengembangkan aplikasiaplikasi yang digunakan perusahaan.
•
PC Support. Bagian ini bertanggung jawab pada hal-hal yang berkaitan dengan Personal Computer User (mengatasi kerusakan hardware dan software komputer).
24 •
Special Project. Bagian ini bertanggung jawab untuk mengerjakan proyek-proyek khusus yang akan digunakan pada perusahaan.
•
Business Improvement. Bagian ini bertanggung jawab untuk pengembagan bisnis.
Di bawah bagian-bagian tersebut, masih terdapat beberapa sub-bagian lagi. Akan tetapi kami hanya akan menjabarkan sub-bagian pada bagian Network Support. Sub-bagian tersebut antara lain : •
Voice. Bagian ini bertanggung jawab mengenai masalah telepon yang digunakan perusahaan (PBX).
•
Data. Bagian ini bertanggung jawab mengenai transmisi data pada perusahaan.
•
Network Field Operation (NFO). Bagian ini bertanggung jawab mengenai operasional jaringan di lapangan (Papua).
•
Special Project. Bagian ini bertanggung jawab terhadap proyek-proyek khusus yang pemanfaatannya terbatas pada bagian Network Support.
25 PT Freeport Indonesia memiliki dua kantor di Indonesia, yaitu yang berlokasi di Jakarta dan Papua. Bagian-bagian tersebut juga terdapat di masingmasing kantor. Akan tetapi khusus sub-bagian Network Field Operation dan Special Project Network Support hanya terdapat di kantor yang berlokasi di Papua.
C. Gambaran Umum Penggunaan PBX di Lingkungan PTFI PT. Freeport Indonesia mempunyai 20 mesin PBX yang menghubungkan seluruh jaringan komunikasi yang terdapat di perusahaan, baik yang terhubung di Indonesia maupun yang di New Orleans, Lousiana. Di Jakarta terdapat kantor pusat yang menjalankan satu mesin PBX sebagai controller dan operator bagi PBX yang lain yang terdapat di Papua. Penulis membatasi penelitian hanya di kantor pusat PT. Freeport Indonesia yang terdapat di Kuningan, Jakarta. PBX yang digunakan dibagi tidak secara divisi namun pembagiannya dibagi perwilayah. Di wilayah Jakarta mendapat satu nomor telepon yang terdaftar di Telkom dengan nomor telepon kantor PT. Freeport Indonesia, yaitu 2591818 tapi untuk berkomunikasi ke dalam dan ingin langsung terhubung dengan orang tertentu harus mengetahui nomor ekstensinya jika tidak maka akan dibantu operator. PBX dibuat untuk pembagian nomor telepon ekstensi
untuk
mempermudah komunikasi dalam satu perusahaan. Di wilayah Jakarta untuk masuk ke dalam jaringan PBX misal 259-1660. Tiga digit pertama menunjukan bahwa wilayah Jakarta dan empat digit terakhir menunjukan user yang akan dituju. 259 digunakan untuk komunikasi telepon dari luar jaringan (dapat kita
26 sebut di sini sebagai guest) jika ingin melalukan komunikasi dengan pihak kantor. Sebaliknya apabila orang dalam satu jaringan ( dapat kita sebut di sini karyawan PTFI) ingin menghubungi user yang sama dengan kode PBX untuk wilayah Jakarta yaitu 520 dan empat digit terakhir sama.
Tabel 3.1 Daftar Nomor Ekstensi Internal PT.Feeport Indonesia. WILAYAH
NO EXT
DKI JAKARTA
520
TEMBAGA PURA
540
MINE / TAMBANG
541
PORT SIDE / TIMIKA
542
KOALA KENCANA
543
NEW ORLEANS, LOUSIANA
582
3.1.2 Analisis Piranti Lunak Sejenis yang Pernah Digunakan PTFI Selama ini PT. Freeport Indonesia belum pernah memiliki piranti lunak sejenis dengan piranti lunak yang akan kami kembangkan. Sehingga piranti lunak yang kami kembangkan akan menjadi piranti lunak pertama yang digunakan PT. Freeport Indonesia untuk masalah ini.
3.1.3 Analisis Kebutuhan Sistem Komunikasi menjadi salah satu kebutuhan dalam suatu perusahaan untuk mendukung jalannya bisnis perusahaan. Salah satu alat komunikasi yang sering
27 digunakan untuk menghubungkan karyawan satu dengan karyawan lain yang duduk dalam satu perusahaan adalah pesawat telepon. Semua karyawan menggunakan alat ini untuk mempermudah komunikasi antarkantor dalam satu perusahaan. Penggunaan telepon di satu sisi dapat meningkatkan kinerja dengan pihak luar serta dapat memperlancar komunikasi antarkantor cabang. Komunikasi suara yang digunakan sering kali tidak terkontrol dan tidak bisa dilihat wilayah mana yang sering menggunakan telepon dan yang sering dihubungi. Untuk itu diperlukan sistem yang bisa melihat jalannya komunikasi data suara ini. Seringkali kondisi jaringan telepon tersebut pun tidak diketahui. Apakah saat ini jaringan dalam kondisi baik atau down. Padahal kondisi jaringan ini sangat penting untuk sarana komunikasi perusahaan. Jika jaringan tersebut down, tentu saja komunikasi telepon tidak dapat dilaksanakan, dan akan mengganggu kinerja perusahaan. Fokus dalam sistem ini adalah ketersediaan suatu line atau jalur yang digunakan untuk komunikasi antarPBX. Parameter yang digunakan untuk melihat jalannya proses adalah call status dari suatu line yang digunakan untuk komunikasi antar PBX. Perusahaan membutuhkan suatu sistem yang dapat memantau kondisi jaringan telepon perusahaan. Pemantauan tersebut akan dilakukan setiap hari selama 24 jam. Dari pemantauan tersebut diharapkan kondisi jaringan telepon perusahaan akan diketahui. Hasil pemantauan tersebut juga diharapkan dapat dibuat suatu pelaporan berkala, yang hasilnya dapat dilihat sewaktu-waktu. Laporan tersebut digunakan untuk pengambilan keputusan mengenai hal yang menyangkut jaringan telepon PT. Freeport Indonesia.
28
3.2
Permasalahan PT. Freeport Indonesia menggunakan beberapa PBX untuk jaringan teleponnya.
Jaringan tersebut menghubungkan telepon-telepon kantor di Jakarta, Papua, dan New Orleans. Adapun permasalahan-permasalahan pada jaringan telepon ini adalah : a. Pada masa-masa awal perusahaan ini berdiri, masalah mengenai jaringan telepon ini jarang terjadi, namun seiring dengan perkembangan perusahaan, jumlah karyawan pun bertambah. Dengan penambahan jumlah karyawan ini, lalu lintas jaringan telepon pun meningkat, terlebih pada waktu kerja. Sehingga seringkali pada saat tersebut jaringan telepon mengalami gangguan karena tidak sanggup melayani lalu lintas yang padat tersebut. b. Selama ini belum ada piranti lunak yang digunakan untuk memantau jaringan telepon di lingkungan PT. Freeport Indonesia. Pihak Network Support baru mengetahui adanya jaringan telepon yang mengalami gangguan apabila ada user yang mengeluhkan teleponnya tidak dapat dipakai atau apabila ada petugas yang mengamati kondisi jaringan secara fisik. c. Karena monitoring jaringan masih dilakukan secara manual (hanya jika ada user yang mengeluhkan), maka penanganan masalahnya juga akan berjalan lama, sebab harus menunggu keluhan terlebih dahulu. Tentunya akan lebih baik jika informasi tentang jaringan mengalami gangguan langsung diketahui pada saat kejadian, sehingga penanganan masalah juga akan lebih cepat dilaksanakan.
29 d. Karena belum ada piranti lunak untuk memantau jaringan telepon, tentu saja belum ada sistem pelaporan mengenai kondisi jaringan tersebut. Hal ini menyulitkan bagian Network Support untuk pengambilan kebijakan untuk jaringan teleponnya, dalam hal ini mengenai penambahan atau efektifitas channel telepon yang ada. e. Selain masalah tersebut, terganggunya jaringan juga seringkali karena faktor cuaca. Untuk menghubungkan jaringan antarkantor, PT. Freeport Indonesia menggunakan Very Small Aperture Terminal (VSAT) yang disediakan oleh PT. Indosat. Karena penggunaan VSAT ini, faktor cuaca menjadi penting, karena apabila cuaca buruk, jaringan telepon akan terganggu. Selain cuaca buruk, masalah sunoutage juga mengganggu. Sunoutage ini adalah kondisi ketika bumi dan matahari berada pada posisi tertentu, sehingga pada saat tersebut, transmisi dari VSAT terganggu oleh radiasi matahari. Kondisi ini terjadi setiap tahun, meskipun waktu kejadiannya cukup singkat. Pada masa itu, jaringan benar-benar tidak dapat digunakan (down). PT. Indosat akan mengeluarkan ramalan kapan sunoutage ini akan terjadi. Untuk masalah cuaca dan sunoutage ini memang tidak dapat dihindari, akan tetapi masih diperlukan sistem monitoringnya.
3.3
Usulan Pemecahan Masalah Sistem yang dirancang akan membantu pihak Network Support dalam mengatasi
permasalahan yang selama ini sering terjadi. Sistem yang dirancang bekerja memantau kondisi jaringan telepon perusahaan dengan cara melihat call status antar telepon (PBX). Konsepnya sama seperti penggunaan perintah ping pada komputer untuk memeriksa koneksi antar komputer.
30 Sistem ini akan melakukan panggilan secara rekursif (berulang) dalam waktu yang sudah ditentukan ke nomor-nomor telepon tujuan. Dengan melakukan panggilan secara terus menerus dapat diketahui kondisi jaringan telepon pada waktu tertentu, jika connect maka jaringan dalam kondisi baik, jika failed maka jaringan terganggu. Status dari panggilan tersebut akan disimpan ke dalam suatu database. Fieldfield dari database tersebut terdiri dari nomor telepon yang dihubungi, tanggal dan waktu panggilan, serta status panggilan, apakah connect atau failed. Dari database tersebut dapat dibuat laporan yang akan digunakan untuk memantau kondisi jaringan telepon di PT. Freeport Indonesia. Sehingga mereka dapat mengambil suatu kebijakan berkaitan dengan jaringan telepon yang mereka miliki, apakah harus menambah channel baru atau mengurangi channel tertentu untuk kemudian dialihkan ke channel yang lain.
