BAB 3 ANALISA PERUSAHAAN
3.2
Sekilas Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan Sebagai bagian dari Royal Friesland Foods (d/h Friesland Coberco Diary Foods) – sebuah grup perusahaan susu terkemuka di dunia yang berpusat di Belanda – PT Frisian Flag Indonesia telah hadir di Indonesia sejak tahun 1971 dengan produk unggulannya yaitu susu kental manis. Royal Friesland Foods adalah perusahaan multinasional berpusat di Belanda yang beroperasi di 25 negara yang mengembangkan, memproduksi dan menjual berbagai merek produk susu dan minuman sari buah baik untuk konsumen maupun industri. Nama Friesland diasosiasikan dengan produk susu berkualitas tinggi diseluruh dunia dan telah menjadi bagian dari nama perusahaan sejak tahun 1913. Perkembangan Royal Friesland Foods merupakan hasil dari puluhan merger dan akuisisi antara berbagai perusahaan susu baik di Belanda maupun di luar Belanda sejak tahun 1920 hingga 2001. Perusahaan ini memiliki jaringan pemasaran dan distribusi yang kuat dari Eropa Barat, Eropa Tengah, Afrika Barat dan Asia Tenggara. Dengan omzet sebesar 4,6 milyar euro, dimana dua-pertiga dari jumlah tersebut dihasilkan di luar Belanda. Royal Friesland Foods mempunyai 18.000 staf, dimana 12.500 diantaranya bekerja diluar Belanda. Beberapa merek terkenal dari perusahaan ini adalah Appelsientje, Bonnet, Chocomel/Cecemel, Completa, CoolBest, Debic, DubelFriss, Dutch Lady, Extran, Frico, Friso, Foremost, Friesche Vlag, Frisian Flag, Fristi, Milli, NoyNoy, Peak, Pottyos Turo Rudi, Rainbow dan Taksi.
Berbekal pengalaman lebih dari tujuh dasawarsa dalam memasarkan produk susu, PT. Frisian Flag Indonesia telah dikenal sebagai produsen dan distributor terkemuka di Indonesia. PT. Frisian Flag Indonesia memproduksi dan memasarkan serangkaian produk susu, seperti susu kental manis, susu bubuk dan susu cair siap minum. Produk-produk tersebut tersedia dalam berbagai bentuk dan ukuran kemasan yang dirancang sesuai dengan kebutuhan konsumen. Keberhasilan perusahaan dalam memasarkan serangkaian produk susu berkualitas tinggi, lezat dan bergizi yang diterima baik oleh konsumen tidak lepas dengan usaha terus menerus dari PT. Frisian Flag Indonesia dalam memantau kebutuhan dan keinginan konsumen. PT. Frisian Flag Indonesia memiliki 2 pabrik di Pasar Rebo (berdiri tahun 1969) dan Ciracas (berdiri tahun 1973) dan memiliki 1500 karyawan yang tersebar pada cabang-cabang di seluruh Indonesia. Produk – produk PT. Frisian Flag Indonesia yaitu: 1.
Susu Bubuk Formula dan Lanjutan Frisian Flag Tahap 1 dan Tahap 2
2.
Susu Bubuk Pertumbuhan Frisian Flag 123 dan 456
3.
Susu Bubuk Instant Frisian Flag
4.
Susu Cair Frisian Flag
5.
Susu Cair Yess!
6.
Susu Cair dan Susu Bubuk Fristi
7.
Susu Bubuk Rendah Lemak Berkalsium Tinggi Calcimex
8.
Susu Kental Manis Frisian Flag
9.
Omela
Keseluruhan proses produksi susu PT. Frisian Flag Indonesia menggunakan teknologi tinggi dan sterilisasi yang baik dari awal hingga akhir guna mencegah kontaminasi dari luar dengan menerapkan standar internasional Good Manufacturing Practices. Produksi dilakukan dibawah pengawasan mutu yang ketat dengan menerapkan sistem HACCP (Hazardous Analysis Critical Control Point) yang telah bersertifikasi. Perusahaan juga dikelola dengan mengacu pada sistem ISO 9001 yang diperoleh sejak tahun 1994 dan telah diperbaharui ke sistem ISO 9001 versi 2000 pada tahun 2003. Sebagai ahli dalam bidang nutrisi, PT. Frisian Flag Indonesia secara aktif berpartisipasi dalam program kerja sama dengan institusi terkait untuk meningkatkan gizi dan kesehatan masyarakat. Bersama dengan Ikatan Dokter Anak Indonesia (IDAI), PT. Frisian Flag Indonesia mengadakan program pelatihan bagi tenaga kesehatan di 16 Puskesmas di Jakarta dan simposium ilmiah bagi dokter spesialis anak pada Konika 2005. PT. Frisian Flag Indonesia juga telah mendonasikan susu kepada korban bencana tsunami di Aceh. Semuanya merupakan refleksi komitmen PT. Frisian Flag Indonesia, khususnya dalam peningkatan gizi dan kesehatan anak.
3.1.2
Struktur Organisasi Perusahaan Dedikasi seluruh jajaran manajemen, pimpinan serta karyawan PT. Frisian Flag
dalam membawa kemajuan perusahaan tidak diragukan lagi. Mereka telah banyak memberikan kontribusi pada perkembangan dan sukses perusahaan. Pada struktur organisasi perusahaan, pimpinan tertinggi PT. Frisian Flag Indonesia dipegang oleh seorang president director yang memimpin lima orang director bagi tiap departemen seperti terlihat pada gambar 3.1
President Director FFI
Operations
Marketing
Sales
Finance & Administration
HRGA
Plant Ps Rebo
Mainstream & Dev
General Trade
Finance & Acct.
Recruitment
Plant Ciracas
SCM
Modern Trade
Mgmt Acct.
Training & Dev.
Logistics
Enhanced Nutrition
Trade Marketing
Internal Audit
Legal
Procurement
NPD & Adult Products
R&D
Medical Detailing
Quality Assurance
Market Research
HRGA Plant
Marketing Service
C&B
ICT
Keterangan: R&D
: Research and Development
SCM
: Sweetened Condensed Milk
NPD & Adult Product : New Product Development and Adult Product ICT
: Information and Communication Technology
HRGA
: Human Resource and General Affair
C&B
: Compensation & Benefit
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Frisian Flag Indonesia Sumber: Dokumentasi Perusahaan
HR System Support HRGA Up Country
3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan Visi PT. Frisian Flag Indonesia adalah memberikan nutrisi terbaik bagi masyarakat Indonesia dari produk yang dihasilkan Frisian Flag Indonesia. Misi PT. Frisian Flag Indonesia adalah sebagai pembawa profit dan nilai kepada shareholders dengan menciptakan kesempurnaan operasi.
3.1.4 Tugas dan Wewenang 1. President Director Mengarahkan, mengendalikan dan mengatur keseluruhan fungsi pada PT. Frisian Flag Indonesia, termasuk operation, marketing, sales, finance and administration sebagaimana juga human resources and general affairs. 2. Operations Director Mengarahkan, mengendalikan dan mengatur fungsi operasi pada PT. Frisian Flag Indonesia termasuk diantaranya productions (pada plant), quality, procurement, dan logistics. 3. Plant Pasar Rebo Mengatur produksi dari produk PT. Frisian Flag Indonesia untuk kategori mainstream powder, dan susu kalsium. 4. Plant Ciracas Mengatur produksi produk PT. Frisian Flag Indonesia untuk kategori susu kental manis dan susu cair. 5. Logistics Mengatur fungsi pada operasi distribusi, perencanaan dan persediaan untuk mendukung proses produksi.
6. Procurement Mengatur proses pembelian bahan mentah dan bahan baku dari pemasok untuk mendukung proses produksi. 7. Research and Development Mengatur penelitian dan pengembangan dari sebuah produk baru ataupun produk yang telah ada dan bekerjasama dengan bagian pemasaran. 8. Quality Assurance Mengatur prosedur dari seluruh aktivitas, proses, dan fungsi yang ada pada PT. Frisian Flag Indonesia, termasuk mengatur kualitas keseluruhan produk sebelum diluncurkan ke pasar. 9. Marketing Director Mengarahkan, mengendalikan dan mengatur fungsi pemasaran pada PT. Frisian Flag Indonesia temasuk brand management, pengembangan produk baru, penelitian dan layanan. 10. Mainstream and Development Mengatur pengembangan dan inovasi produk utama PT. Frisian Flag Indonesia termasuk susu bubuk instan, UHT dan susu botol. 11. Sweetened Condensed Milk Mengatur pengembangan dan inovasi produk utama PT. Frisian Flag Indonesia termasuk full cream, coklat dan kremer. 12. Enhanced Nutrition Mengatur pengembangan dan inovasi produk utama PT. Frisian Flag Indonesia termasuk produk untuk bayi dan susu pertumbuhan.
13. New Product Development and Adult Products Mengatur pengembangan produk baru secara keseluruhan serta pengembangan dan inovasi produk dewasa yang baru termasuk susu kalsium. 14. Medical Detailing Mengatur detailing dan pengiriman informasi produk susu bayi Frisian Flag termasuk menjaga dan mengembangkan hubungan kerja yang baik dengan berbagai profesional dalam bidang medis (dokter anak, bidan, rumah sakit, dll). 15. Market Research Mengatur penelitian dan analisis pada PT. Frisian Flag Indonesia dan tampilan produk pesaing serta perilaku konsumen. 16. Marketing Service Mengatur fungsi pendukung pada divisi pemasaran temasuk perencanaan dan eksekusi promosi, anggaran dan pengendalian pengeluaran serta layanan konsumen. 17. Sales Director Mengarahkan, mengendalikan dan mengatur fungsi penjualan pada perusahaan termasuk general trade dan modern trade. 18. General Trade Mengatur kegiatan penjualan, distribusi dan operasi pada sektor pasar tradisional. 19. Modern Trade Mengatur aktivitas penjualan, distribusi dan operasi pada sektor pasar modern. 20. Trade Marketing Mengatur jaringan dan pengembangan bisnis baik pada sektor tradisional maupun sektor modern.
21. Finance and Administration Director Mengarahkan, mengendalikan, dan mengatur fungsi keuangan dan administrasi pada PT. Frisian Flag Indonesia termasuk keuangan, akuntansi, audit internal dan teknologi informasi. 22. Finance and Accounting Mengatur anggaran dan pengendalian pengeluaran serta arus kas. 23. Management Accounting Mengatur anggaran, pengendalian dan laporan aktivitas yang berhubungan dengan keuangan dan akuntansi. 24. Internal Audit Mengatur aktivitas yang berhubungan dengan keuangan dan operasi audit pada perusahaan menurut standar yang telah ditentukan untuk pelaku internal audit yang professional dan sejalan dengan garis besar perusahaan. 25. Information and Communication Technology Mengatur operasi, aplikasi bisnis dan layanan pendukung termasuk evaluasi, implementasi dan pelatihan sistem baru dan dukungan yang progresif. 26. Human Resources and General Affair Director Mengarahkan, mengendalikan dan mengatur fungsi HR&GA pada Frisian Flag Indonesia termasuk recruitment, personnel, training and development, payroll and benefits, legal dan system support. 27. Recruitment Mengatur perekrutan dan pemilihan kandidat termasuk permintaan dari pengguna, penilaian, wawancara dan penawaran.
28. Training and Development Mengatur pelatihan in-house dan publik, perencanaan dan pengembangan karir karyawan sebagaimana juga manajemen organisasi. 29. Legal Mengatur registrasi dari produk dan menerbitkan ijin dan lisensi untuk mendukung kegiatan operasional pada perusahaan. 30. HR System Support Mengatur penerbitan dan pemeliharaan dari sistem yang terintegrasi yang mendukung informasi yang berhubungan dengan karyawan. 31. HR & GA Up Country Mengatur personil, administrasi, peraturan HR, hubungan industri dan fungsi general affair untuk karyawan pada cabang di seluruh Indonesia. 32. HR & GA Plant Mengatur personil, admisnistrasi, peraturan HR, hubungan industri dan fungsi general affair untuk karyawan baik pada plants maupun kantor pusat. 33. Compensation and Benefit Mengatur administrasi dan anggaran pegawai, pengendalian pengeluaran, serta survey dan penyelarasan gaji.
3.2
Analisa Perusahaan
3.2.1
Matriks Boston (BCG Matrix)
Frisian Flag Indonesia
Gambar 3.2 Posisi PT. Frisian Flag Indonesia menurut Matriks Boston
Berdasarkan Matriks Boston, PT. Frisian Flag Indonesia berada pada kategori Star karena menghasilkan kas dari penguasaan pasar yang besar. PT. Frisian Flag Indonesia sebagai pionir produsen susu di Indonesia memiliki pangsa pasar yang besar khususnya produk susu kental manis dimana menguasai pasar industri sebanyak 65%. Investasi besar juga diperlukan untuk melakukan inovasi agar dapat mempertahankan pangsa pasar yang sudah dikuasai saat ini. Saat ini PT. Frisian Flag Indonesia masih dapat bertahan dengan produk-produk andalannya seperti susu kental manis cap bendera, susu cair Yess!, susu kalsium Calcimex, dan susu bubuk Frisian Flag. Untuk sekarang ini PT. Frisian Flag Indonesia terus melakukan investasi untuk pertumbuhan dan untuk mempertahankan pangsa pasar relatif yang dikuasai oleh
perusahaan. Jika hal ini dapat dipertahankan, maka PT. Frisian Flag Indonesia dapat masuk kedalam kategori cash cow apabila pertumbuhan pasar sudah melambat.
3.2.2
Analisa Porter Dibawah ini akan dijelaskan analisis Porter pada PT. Frisian Flag Indonesia yang
dibagi berdasarkan lima kekuatan Porter yaitu persaingan industri, ancaman pendatang baru, ancaman produk pengganti, kekuatan tawar-menawar pemasok, dan kekuatan tawar-menawar pelanggan.
3.2.2.1
Persaingan Industri Dalam menjalankan suatu bisnis tentu akan menghadapi persaingan bisnis antara
perusahaan yang bergerak pada bidang yang sama. Berikut ini adalah kondisi persaingan industri antara perusahaan susu di Indonesia: i.
PT. Frisian Flag Indonesia PT. Frisian Flag Indonesia telah hadir di Indonesia sejak tahun 1971 dan
menjadi produsen susu kawakan yang dikenal sebagai pemimpin pasar susu kental manis dan salah satu produknya yang sukses di pasaran adalah susu cair merek Yess! Keunggulan: a. Dari sisi strategi PT. Frisian Flag Indonesia lebih tajam karena fokus hal ini terlihat dari tiap jenis produknya yang selalu berlainan. b. Dari
segi
promosi
PT.
Frisian
Flag
Indonesia
cukup
berhasil
mengkomunikasikan produk lewat iklan botol susu cair yang didesain mungil dan praktis.
ii.
PT Nestlé Indonesia
Produk-produk Nestlé telah beredar di Bumi Nusantara sejak akhir abad ke-19 dimana salah satu produknya adalah susu kental manis yang dikenal dengan sebutan Tjap Nona (sekarang Nestlé Milkmaid). Kantor pusat Nestlé di swiss, Nestlé S.A, bersama sejumlah mitra lokal mendirikan anak perusahaan di Indonesia pada bulan Maret 1971. Saat ini PT Nestlé Indonesia mengoperasikan tiga pabrik yang berlokasi di daerah Tangerang (Banten), Panjang (Lampung), dan Kejayan (Jawa Timur). Beberapa merek produk Nestlé yang dipasarkan di Indonesia antara lain susu bubuk Nestlé Dancow, kopi instant Nescafé, Nestlé Milo, Nestlé bubur bayi, Kit Kat, Polo dan lain lain. Keunggulannya: a. PT Nestle memiliki pengalaman yang lebih dibanding dengan pesaingnya b. Memiliki banyak varian produk dengan terus melakukan inovasi c. Nama besar yang sudah cukup dikenal masyarakat dan memiliki banyak pelanggan setia
iii.
PT. Sari Husada
PT Sari Husada Tbk didirikan pada 1954 dengan nama NV Saridele. Pada tahun 1968, NV Saridele dimiliki oleh perusahaan milik negara, PT Kimia Farma. Kemudian pada 1972 nama NV Saridele diganti menjadi Sari Husada di bawah joint venture PT Kimia Farma dan PT Tiga Raksa. Pada 1998 untuk memperkuat posisinya di dunia persaingan global, Sari Husada beraliansi dengan Nutricia International BV (Royal Numico), perusahaan yang kini menjadi pemegang saham mayoritas di Sari Husada.
Sari Husada memproduksi berbagai jenis produk susu yaitu Vitalac, SGM, Vita plus, Lactamil, SGM biscuit, SGM sereal, Vitalac Genio. Produksi dilakukan pada pabrik yang terletak di kawasan Yogyakarta dan Klaten, Jawa Tengah. Keunggulannya: a. PT Sari Husada Tbk merupakan penguasa di segmentasi pasar susu bubuk, terutama dipasar menengah kebawah, dengan merek andalannya yaitu SGM. b. Tingkat keamanan produk Sari Husada (berdasarkan hasil audit keamanan pangan) menunjukkan hasil 2 poin lebih tinggi dari rata-rata tingkat keamanan yang dituntut dalam industri ini.
iv.
PT Indomilk Indonesia Selama lebih dari 30 tahun, Indomilk dikenal sebagai produsen susu bermutu
internasional dan pelopor susu kental manis di Indonesia. Ragam produknya kini mencakup susu kental manis, susu cair, susu bubuk, yoghurt hingga mentega. Dari produk susu cairnya ada beberapa yang sudah banyak dikenal masyarakat antara lain Susu Segar Indomilk, Susu Steril UHT Indomilk, Susu Steril UHT Kids Indomilk, Susu Steril Botol Indomilk dan Ice Milk. Keunggulannya: a. Dari sisi cakupan produk, Indomilk lebih bervariasi b. Indomilk punya sistem pemanasan susu yang eksklusif, sehingga rasa asli susu tidak hilang. Dan hal ini yang yang membuat Indomilk berpeluang besar menguasai pasar susu cair c. Mengelola pembuatan susu dengan sistem pemanasan canggih tidak mudah dan Indomilk punya teknologi untuk melakukannya
v.
PT Ultra Jaya Samudera Prawidjaya Pesaing yang dapat dikatakan cukup lama berkecimpung di bisnis susu cair
adalah PT Ultra Jaya. PT Ultra Jaya sering disebut-sebut sebagai pemimpin pasar susu cair. Sejak 20 tahun lalu Ultra Jaya terjun ke pasar susu cair lewat susu kotak Ultra yang menggunakan teknologi UHT (ultra high temperature). Varian produk yang dipasarkan paling lengkap dilihat dari ukuran kemasannya, yaitu berukuran 200 ml, 250 ml, 500 ml dan 1000 ml. Keunggulannya: a. Distribusi yang telah mengakar kuat dan menyebar b. Memiliki diferensiasi yang unik dari sisi pemilihan positioning. Yang dimaksud dalam hal positioning adalah dimana pihaknya lebih menekankan produknya sebagai alternatif minuman ringan sehingga bisa diminum dalam cakupan waktu yang lebih luas dan usia target pasar yang dibidik juga lebih lebar c. Ultra Jaya menguasai pangsa 51,4% di pasar carton-packed liquid milk
vi.
PT New Zealand Milk Indonesia (NZMI)
PT New Zealand Milk yang berkantor pusat di Auckland, New Zealand telah berganti nama menjadi Fonterra. Merek Fonterra telah menjadi pemimpin dalam pasar produk nutrisi sejak 50 tahun yang lalu. Pada 2001, PT New Zealand Milk mendirikan perusahaan terpisah yang masih berada dibawah kepemilikkan Fonterra Cooperative Group. Adapun produk-produk dari Fonterra adalah Anchor, Anlene dan Anmum.
Keunggulannya: a. Anlene berada pada posisi teratas untuk pasar susu berkalsiun yang ditujukan untuk merawat tulang b. Kandungan kalsium pada Anlene lebih tinggi dibandingkan kalsium pada susu lainnya dan juga Anlene minus lemak c. Anlene diimpor langsung dari Selandia Baru, dimana merupakan negara penghasil susu yang diyakini paling berkualitas di dunia
Pasar susu cair di dalam negeri saat ini masih sangat terbuka. Berbagai perusahaan berlomba untuk menciptakan produk yang dapat diterima dan disukai masyarakat. Dilihat dari adanya beberapa perusahaan yang bergerak di bidang industri susu, setiap industri memiliki keunggulannya masing-masing seperti Ultra Jaya yang berhasil menjadi pemimpin dalam pasar susu cair, Sari Husada yang lebih unggul di pasar susu bubuk untuk kalangan menengah kebawah dan Indomilk yang dikenal sebagai pelopor susu kental manis di Indonesia. Sedangkan PT. Frisian Flag sendiri hingga saat ini masih menjadi pemimpin pasar untuk kategori susu kental manis. Dengan adanya persaingan di industri susu ini maka diharapkan adanya sosialisasi produk susu yang semakin luas sehingga dapat meningkatkan konsumsi susu di Indonesia yang hingga saat ini masih rendah. Dimensi strategis untuk dapat bertahan pada persaingan industri ini adalah: i. Manajemen yang baik Dengan adanya manajemen yang baik dari perusahaan maka akan dapat mendukung kegiatan perusahaan agar berjalan dengan baik dan lancar sehingga kinerja perusahaan dapat terus meningkat.
ii. Pangsa pasar yang luas Masih terbukanya peluang pasar yang besar di industri susu membuat industri ini dapat bertahan. Seperti diketahui bahwa konsumsi susu di Indonesia saat ini masih rendah dibanding dengan negara Asia lainnya sehingga para produsen harus berlomba untuk meningkatkan kesadaran untuk minum susu. Dengan adanya visi Indonesia sehat 2010 dari pemerintah diharapkan juga akan meningkatkan konsumsi susu di Indonesia pada masa mendatang. iii. Konsumen yang loyal Loyalitas konsumen merupakan faktor yang penting untuk diperhitungkan. Agar dapat bertahan dalam persaingan industri ini diperlukan loyalitas dari konsumen untuk dapat terus mengkonsumsi produk susu tersebut. iii. Pemasaran Kegiatan pemasaran yang baik dapat meningkatkan respon dari masyarakat untuk mengkonsumsi susu sehingga dapat menaikkan angka penjualan. iv. Inovasi Dengan adanya inovasi yang terus menerus yang mengikuti kebutuhan pasar maka produk-produk yang dihasilkan dapat terus bersaing dengan produk-produk yang ada di pasar.
3.2.2.2 Ancaman Pendatang Baru Ancaman pendatang baru berasal dari masuknya produsen susu baru baik lokal maupun internasional. Alasan mengapa pendatang baru tertarik untuk ikut terjun dalam persaingan industri ini adalah karena masih luasnya pangsa pasar yang ada di Indonesia yang belum tercakup seluruhnya oleh produsen susu yang ada sekarang. Selain itu
adanya visi Indonesia Sehat 2010 dari pemerintah membuka peluang untuk munculnya pendatang baru di industri ini. Setiap pendatang baru yang masuk ke industri ini tentunya akan memiliki dampak tertentu bagi PT. Frisian Flag Indonesia. Hal ini lebih karena kecenderungan perilaku masyarakat yang selalu ingin mencoba hal yang baru. Ketika muncul suatu produk baru, maka akan terjadi suatu periode yang dinamakan shifting dimana saat itu masyarakat akan berpaling untuk mencoba produk baru dan hal ini akan berlangsung untuk beberapa waktu tertentu. Setelah melewati periode tertentu maka biasanya masyarakat akan kembali kepada produk lama yang biasa mereka gunakan. Oleh karena itu dapat dikatakan pendatang baru tidak banyak berpengaruh bagi PT. Frisian Flag Indonesia yang telah memiliki reputasi yang baik dan produk-produk yang telah dikenal luas oleh masyarakat Indonesia terutama produk unggulannya yaitu susu kental manis.
3.2.2.3 Produk Pengganti Seiring dengan persaingan yang cukup ketat dalam industri ini, maka muncul berbagai produk pengganti yang perlu mendapatkan perhatian besar dan mempunyai kecenderungan untuk bersaing dalam harga atau prestasi dan manfaat yang lebih unggul dibandingkan produk yang dihasilkan oleh PT. Frisian Flag Indonesia. Adapun produkproduk pengganti tersebut antara lain: i. Yoghurt, merupakan hasil fermentasi susu yang dapat dibuat dengan berbagai jenis rasa. Citarasa yoghurt itu disebabkan timbulnya asam laktat, asam asetat, karbonil, asetaldehida, aseton, asetoin, diasetil, dan lain-lain. Bentuknya mirip
bubur halus atau es krim. Yoghurt berasal dari bahasa Turki jugurt yang berarti susu asam. ii. Keju, diambil dari bahasa portugis queijo adalah sebuah makanan yang dibuat dari susu. Keju dibuat dari susu dengan menghilangkan kandungan airnya dan memberinya alat untuk fermentasi. Keju banyak mengandung protein, kalsium, fosfor dan lemak. Keju biasanya lebih banyak dikonsumsi sebagai pelengkap dalam mengkonsumsi roti atau membuat kue. iii. Biskuit susu, produk ini muncul seiring dengan berkembangnya produk pengganti susu dalam bentuk yang berbeda. iv. Es krim, merupakan makanan dengan nilai gizi tinggi. Es krim sudah ada sejak zaman Romawi atau 400 tahun SM dan diminati oleh semua kalangan masyarakat dan dari berbagai usia. Menurut Standar Nasional Indonesia, es krim adalah sejenis makanan semi padat yang dibuat dengan cara pembekuan tepung es krim atau campuran susu, lemak hewani maupun nabati, gula, dan dengan atau tanpa bahan makanan lain yang diizinkan. Di pasaran, es krim digolongkan atas kategori economy, good average dan deluxe. Perbedaan utama dari ketiga jenis es krim tersebut terletak pada kandungan lemak susunya. v. Jus buah, didefinisikan sebagai cairan yang diperoleh dari buah-buahan segar melalui proses mekanis (seperti pemerasan), sehingga memiliki warna, aroma, dan cita rasa yang sama seperti pada buah aslinya. Jus buah dapat dibedakan menjadi jus jernih (clear juice) dan jus keruh (cloudy juice). Jus dapat dibuat dari satu jenis buah (single fruit juice) atau gabungan dari beberapa jenis buah (mixed fruits juice). Jus memiliki nilai gizi seperti karbohidrat, sumber mineral, sumber vitamin dan juga merupakan sumber cairan.
Dapat dilihat walaupun ancaman dari produk pengganti cukup besar, namun konsumen saat ini lebih cenderung untuk mengkonsumsi susu untuk mendapatkan semua kebutuhan nutrisi tubuh dibandingkan produk-produk pengganti seperti yang telah disebut diatas.
3.2.2.4 Kekuatan Tawar Menawar Pemasok Pemasok memiliki kekuatan tawar-menawar yang kecil bagi PT. Frisian Flag Indonesia. Dengan brand image yang dimiliki perusahaan, tentunya membuat banyak pemasok baik untuk bahan baku maupun pemasok kemasan produk yang bersaing untuk menjadi pemasok tetap bagi PT. Frisian Flag Indonesia. Adapun kriteria pemasok pada PT. Frisian Flag Indonesia yaitu: a. Memiliki standar kualitas yang telah ditetapkan oleh PT. Frisian Flag Indonesia b. Kompetitif dalam harga c. Memiliki sertifikasi internasional sebagai produk yang layak untuk dikonsumsi manusia d. Mempunyai sertifikat halal yang diakui oleh MUI dan diaudit oleh institusi halal secara berkala (tiap tahun)
Pada PT. Frisian Flag Indonesia terdapat 4 macam pemasok bahan baku yaitu pemasok bahan mentah lokal, pemasok bahan baku tidak langsung, pemasok bahan baku kemasan, dan pemasok bahan baku promosi. Pemasok bahan mentah lokal dalam hal ini diantaranya adalah pengusaha gula dan palm oil dari dalam negeri. Pemasok bahan baku tak langsung adalah pemasok bahan-bahan untuk membuat susu dimana seluruh bahan-bahan tersebut kebanyakan
berasal dari pemasok luar negeri. Untuk pemasok bahan baku kemasan, PT. Frisian Flag Indonesia memiliki 3 macam pemasok yaitu untuk bahan baku carton pack (kemasan karton) berasal dari luar negeri, sedangkan untuk bahan baku kemasan botol dan carton packaging (outer carton), menggunakan pemasok lokal. Pemasok bahan mentah promosi seperti spanduk, flier, umbul-umbul, dll semuanya berasal dari dalam negeri. Untuk bahan dasar berupa susu diperoleh dari peternak sapi lokal yang tersebar diseluruh Indonesia.
3.2.2.5 Kekuatan Tawar Menawar Pelanggan Pelanggan merupakan pemegang peranan penting dalam penentuan kesuksesan suatu produk. Pelanggan bagi PT. Frisian Flag Indonesia memiliki kekuatan tawar menawar yang cukup besar karena banyaknya produk susu di pasaran sehingga pelanggan dapat memutuskan produk apa yang akan dipilihnya. Saat ini piramida sosial ekonomi menunjukkan bahwa pada posisi top class hanya 9%, bottom piramida mencapai 25%, dan middle sekitar 60%. Dengan melihat fakta tersebut maka PT. Frisian Flag Indonesia lebih menekankan pada pangsa pasar menengah kebawah. Dan juga dengan melihat visi Indonesia Sehat 2010 sebagai tolak ukur maka PT. Frisian Flag Indonesia mensosialisasikan produknya dan peranan minum susu pada level bottom melalui kerjasama dengen dokter puskesmas, bidan, tokoh masyarakat dimana ketokohan ini digunakan untuk memperkenalkan pentingnya minum susu. Untuk dapat menjaga pangsa pasar yang ditujunya, PT. Frisian Flag Indonesia melakukan riset agar bisa melakukan penetrasi sampai ke bawah dengan cara membuat produk dengan harga terjangkau dan sekaligus mengandung nutrisi. Dan juga dengan menjalankan sistem jemput bola dalam mendatangi konsumen.
Pendatang Baru Masuknya produsen susu baru baik lokal maupun internasional
Persaingan Industri Pemasok -
Pemasok bahan mentah lokal - Pemasok bahan baku tidak langsung - Pemasok bahan baku kemasan - Pemasok bahan baku promosi
-
-
PT Nestlé Indonesia PT. Sari Husada PT Indomilk Indonesia PT Ultra Jaya Samudera Prawidjaya PT New Zealand Milk Indonesia
Pembeli Seluruh masyarakat
Produk Pengganti -
Yoghurt Keju Biskuit susu Es krim Jus buah
Gambar 3.3 Analisa Porter PT. Frisian Flag Indonesia
lapisan
3.2.3
Analisa SWOT Berikut akan dijelaskan analisis SWOT dimana pada analisis ini mengidentifikasi
kekuatan (Strengths) dan kelemahan (Weaknesses) yang merupakan faktor lingkungan internal serta faktor lingkungan eksternal yaitu kesempatan (Opportunities), dan Ancaman (Threats) yang dimiliki oleh PT. Frisian Flag Indonesia. Analisa Internal Kekuatan (Strengths) yang dimiliki PT. Frisian Flag Indonesia sebagai berikut: i. Kualitas produk yang baik PT. Frisian Flag Indonesia memiliki mata rantai produksi yang terencana dan terpadu dengan tujuan untuk lebih meningkatkan kehandalan dan efisiensi, mulai dari tahap pembelian bahan baku, produksi hingga produk diterima oleh konsumen. PT. Frisian Flag Indonesia menggunakan bahan baku susu segar dalam jumlah yang besar yang diperoleh dari peternak lokal dengan menerapkan kebijakan yang saling menguntungkan. Dalam menjalin kemitraan tersebut, perusahaan memberikan penyuluhan dan bantuan untuk menjamin tersedianya pengiriman susu bermutu tinggi yang dihasilkan hanya oleh peternak yang sehat. Selanjutnya, seluruh proses pengolahan susu menggunakan sistem HACCP (Hazardous Analysis Critical Control Point) dengan teknologi modern yang ramah lingkungan dan diawasi ketat untuk menjamin keamanan, standar higienis serta kualitas yang tinggi. ii. Inovasi PT. Frisian Flag Indonesia selalu berusaha untuk menciptakan inovasi baru terhadap produk-produknya seperti mengeluarkan produk susu untuk berbagai jenjang usia, merubah kemasan botol dan menambah variasi kemasan SKM
mereka yang tadinya konservatif menjadi lebih unik dan modern serta memperkenalkan produk susu dengan aneka rasa. iii. Distribusi yang kuat Pada proses distribusi, PT. Frisian Flag Indonesia menggunakan jasa third party untuk mendistribusikan produk ke pasar baik itu pasar tradisional maupun pasar modern. Meskipun demikian, jaringan distribusi dan pengadaan didukung dengan sistem manajemen data on-line yang canggih, memiliki tingkat ketepatan, efisiensi serta fleksibilitas yang sangat tinggi sehingga dapat membantu perusahaan untuk mengawasi proses distribusi hingga sampai ke tangan konsumen. Disamping itu berkat dukungan jaringan kantor cabang yang tersebar di seluruh Indonesia memudahkan perusahaan dalam memperkuat jalinan kemitraan dengan pemasok, distributor, grosir, supermarket serta pengecer yang meliputi toko, kios kecil dan warung kopi. Hal ini juga ditunjang dengan adanya outlets yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia, sehingga konsumen dapat memperoleh produk yang dipasarkan dengan mudah. iv. Sumber daya manusia yang baik Bhinneka Tunggal Ika yang bermakna berbeda namun tetap satu merupakan semboyan bangsa Indonesia yang juga diterapkan pada seluruh jajaran manajemen dan karyawan PT. Frisian Flag Indonesia. Dalam rangka meningkatkan ketrampilan dan mengembangkan kemampuan pada karyawannya, perusahaan mengadakan program pelatihan, baik dilakukan didalam maupun diluar perusahaan. Program tersebut dilaksakanan sejalan dengan upaya menumbuhkan kesadaran, budaya, kebanggaan dan rasa memiliki terhadap perusahaan. Dengan berbekal keberhasilan yang telah diraih, PT. Frisian Flag
Indonesia akan terus berkembang di masa mendatang seiring menyambut datangnya masa depan yang penuh tantangan dan peluang. vi. Pangsa pasar terbesar Ditengah maraknya produk susu yang ada di pasar Indonesia saat ini, PT. Frisian Flag Indonesia masih menguasai 65% pangsa pasar susu kental manis. Hal ini membuktikan
bahwa
masyarakat
Indonesia
masih
tetap
setia
untuk
mengkonsumsi produk PT. Frisian Flag Indonesia. vii. Manajemen bisnis terbaik Manajemen bisnis PT. Frisian Flag Indonesia hingga saat ini merupakan salah satu yang terbaik di Indonesia. Pengelolaan manajemen mengacu pada sistem ISO 9001 yang diperoleh sejak tahun 1994 dan telah diperbaharui ke sistem ISO 9001 versi 2000 pada tahun 2003.
Kelemahan (Weaknesses) pada PT. Frisian Flag Indonesia yaitu: i. Belum adanya diversifikasi produk Selain memproduksi produk susu, PT. Frisian Flag Indonesia belum memiliki diversifikasi produk. Namun dengan suara konsumen yang setia menggunakan produk PT. Frisian Flag Indonesia dan menginginkan adanya produksi selain susu, maka perusahaan sedang berusaha mengembangkan produk baru untuk memenuhi keinginan konsumen. ii. Harga yang cenderung lebih mahal Dibanding dengan pesaingnya, harga produk susu PT. Frisian Flag Indonesia cenderung lebih mahal. Produk susu kental manis yang merupakan produk
unggulan dijual di pasar dengan harga Rp. 6000-an sedangkan susu kental manis lain seperti Indomilk dan Nestle Milkmaid hanya berkisar Rp. 4000-an. iii. Belum ada website Hingga saat ini, PT. Frisian Flag Indonesia belum memiliki website sebagai salah satu sarana promosi, informasi dan komunikasi dengan konsumen dan shareholder. Sedangkan pesaingnya seperti Ultra Jaya, Indomilk dan Sari Husada telah memiliki website sebagai sarana komunikasi dan promosi mereka.
Analisa Eksternal Peluang (Opportunities) yang dimiliki: i. Brand image yang baik Dengan brand image yang dimiliki oleh PT. Frisian Flag Indonesia, selain untuk dapat mempertahankan konsumen yang ada, sangatlah mungkin untuk melebarkan produksinya di luar produk susu sebagai bukti inovasi dan pemenuhan keinginan konsumen yang menunggu gebrakan baru dari perusahaan. ii. Konsumen yang loyal PT.
Frisian
Flag
Indonesia
memiliki
banyak
konsumen
loyal
yang
mempercayakan nutrisi yang dikandung oleh produk susu Frisian Flag untuk dikonsumsi keluarga mereka. Dengan adanya kepercayaan dan loyalitas konsumen, ada peluang bagi produk PT. Frisian Flag Indonesia untuk terus dikonsumsi oleh keluarga Indonesia secara turun temurun hingga masa mendatang.
iii. Perhatian terhadap kesehatan Melihat visi Indonesia Sehat 2010 yang dicanangkan pemerintah, PT. Frisian Flag Indonesia telah melakukan beberapa hal untuk mensosialisasikan pentingnya minum susu bagi seluruh lapisan masyarakat Indonesia. Dengan ini selain sebagai wujud kepedulian terhadap kesehatan masyarakat, namun juga sebagai ajang promosi produk PT. Frisian Flag Indonesia kepada masyarakat.
Sedangkan ancaman (Threats) yang ada yaitu: i. Pendatang baru Dalam persaingan industri, datangnya pendatang baru yang menawarkan inovasi baru tentunya menjadi ancaman bagi PT. Frisian Flag Indonesia. Namun dengan brand image yang telah dikenal luas oleh masyarakat Indonesia, perusahaan tentunya akan tetap berupaya untuk mengatasi ancaman tersebut dengan terus meningkatkan kualitas produk mereka. ii. Lingkungan bisnis Kondisi lingkungan bisnis merupakan faktor yang dapat berpengaruh bagi perkembangan PT. Frisian Flag Indonesia. Faktor lingkungan bisnis tersebut dapat berupa: a. Kondisi perekonomian Dengan kondisi perekonomian yang masih belum stabil, dimana nilai rupiah terhadap dolar AS juga turun naik, akibatnya biaya untuk produksi juga ikut turun naik. Hal ini karena beberapa bahan baku pembuatan produk masih impor. Selain itu, kenaikan harga BBM juga turut menentukan naik turunnya biaya produksi perusahaan.
b. Kondisi keamanan dan politik Saat ini kondisi keamanan Indonesia juga belum stabil dengan adanya teror
bom,
demo,
kriminalitas
akibat
meningkatnya
jumlah
pengangguran, serta kebijakan pemerintah yang dianggap kurang mendukung. Hal ini sangat berpengaruh kepada penanaman modal investor pada perusahaan. Bila kondisi keamanan serta politik dinilai kurang mendukung, investor tentu akan menarik investasinya dan hal ini tentu menjadi suatu ancaman tersendiri bagi perusahaan.
Setelah mengetahui kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman yang ada, maka selanjutnya akan dilakukan pembobotan bagi tiap faktor internal dan eksternal yang telah disebutkan diatas yang dapat dilihat pada tabel 3.1 dan tabel 3.2.
Tabel 3.1 IFAS (Internal Strategic Factors Summary) Faktor-faktor strategi internal
Bobot
Rating
Bobot x Rating
1. Kualitas produk yang baik
0,15
4
0,60
2.
Inovasi
0,12
4
0,48
3.
Distribusi yang kuat
0,13
3
0,39
4.
SDM yang baik
0,12
3
0,36
5.
Pangsa pasar terbesar
0,13
4
0,52
6. Manajemen bisnis terbaik
0,10
3
0,30
TOTAL S
0,75
Strengths (S):
2,65
Weaknesses (W): 1.
Belum ada diversifikasi produk
0,10
1
0,10
2.
Harga yang mahal
0,10
2
0,20
3.
Belum ada website
0,05
2
0,20
TOTAL W
0,25
0,40
TOTAL SW
1,00
2,25
Tabel 3.2 EFAS (External Strategic Factors Summary) Faktor-faktor strategi eksternal
Bobot
Rating
Bobot x Rating
1. Brand image yang baik
0,20
4
0,80
2. Konsumen yang loyal
0,25
4
1,00
3. Perhatian terhadap kesehatan
0,20
3
0,60
TOTAL O
0,65
Opportunities (O):
2.40
Threats (T): 1. Pendatang baru
0,15
2
0,30
2. Lingkungan bisnis
0,20
1
0,20
TOTAL T
0,35
0,50
TOTAL OT
1,00
1.90
Dari hasil perhitungan pada tabel 3.1 dan tabel 3.2, dapat disimpulkan bahwa posisi PT. Frisian Flag Indonesia terletak pada kuadran 1 (Growth Oriented Strategy) pada persaingan industri saat ini. Posisi ini sangat menguntungkan karena berarti PT. Frisian Flag Indonesia memiliki peluang dan kekuatan yang cukup besar sehingga perusahaan dapat memanfaatkan peluang yang ada untuk memaksimalkan kekuatan. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah dengan mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif .
Peluang eksternal (+) Kuadran 3 (WO)
Kuadran 1 (SO) 2
(2,25; 1,90)
1 Kelemahan Internal (-)
Kekuatan Internal (+) 1
Kuadran 4 (WT)
2 Kuadran 2 (ST)
Ancaman Eksternal (-) Gambar 3.4 Diagram Analisa SWOT PT. Frisian Flag Indonesia
Setelah mengetahui posisi perusahaan pada persaingan industri yang ada, maka selanjutnya akan dibuat matriks SWOT dimana pada matriks ini akan digambarkan bagaimana peluang dan ancaman eksternal perusahaan dapat diatasi dengan menggunakan kekuatan dan peluang yang dimiliki perusahaan. Tabel 3.3 Matriks SWOT IFAS EFAS
STRENGTHS (S)
WEAKNESSES (W)
1. Kualitas produk yang baik 2. Inovasi 3. Distribusi yang kuat 4. SDM yang baik 5. Pangsa pasar terbesar 6. Manajemen bisnis terbaik
1. Belum ada diversifikasi produk 2. Harga yang cenderung lebih mahal 3. Belum ada website
OPPURTUNITIES (O) STRATEGI SO STRATEGI WO 1. Brand image yang baik 1. Meningkatkan kompetensi 1. Mengembangkan 2. Konsumen yang loyal dari setiap individu produk susu dengan 3. Perhatian terhadap 2. Meningkatkan kepekaan harga yang lebih kesehatan pada perubahan pasar terjangkau 3. Membuat perencanaan 2. Membuat website effective expenditure. untuk menjaga 4. Inovasi yang terusmemperkuat hubungan menerus dengan konsumen dan shareholders
THREATS (T) 1. Pendatang baru 2. Lingkungan bisnis
STRATEGI ST STRATEGI WT 1. Meningkatkan kualitas 1. Terus melakukan produk promosi dengan 2. Terus mengembangkan menekankan pada nilai inovasi baru untuk terus nutrisi, manfaat dan bersaing dalam industri keunggulan produk 3. Meningkatkan kinerja SDM dan manajemen
3.2.4 Analisa CSFs Dari hasil analisa, maka ada beberapa faktor yang dapat menjadi kunci keberhasilan dari PT. Frisian Flag Indonesia, yaitu: a. Loyalitas pelanggan PT. Frisian Flag Indonesia memiliki tingkat loyalitas pelanggan yang cukup tinggi karena dengan adanya pengalaman bertahun-tahun dalam industri pembuatan susu dan jaminan kualitas dari produk-produk yang dihasilkannya Dengan adanya tingkat loyalitas pelanggan yang tinggi maka akan terus mendukung perusahaan untuk dapat terus berkembang dengan lebih baik. b. Penguasaan pangsa pasar Dengan brand image yang baik dan sudah dikenal oleh masyarakat banyak, PT. Frisian Flag Indonesia telah memiliki pangsa pasar yang cukup besar khususnya untuk produk susu kental manis. PT. Frisian Flag Indonesia merupakan pemimpin pasar dipasar susu Indonesia yang menghasilkan produk-produk susu berkualitas tinggi bagi konsumen Indonesia. c. Peningkatan profit Jaringan distribusi dan pemasaran yang dimiliki PT. Frisian Flag Indonesia telah tersebar luas dan didukung dengan sistem manajemen data on-line yang canggih sehingga memiliki tingkat ketepatan, efisiensi serta fleksibilitas yang sangat tinggi. Dengan adanya jaringan distribusi dan pemasaran yang kuat maka akan dapat meningkatkan tingkat penjualan produk dan menambah profit yang masuk pada perusahaan.
3.2.5
Strategi Perusahaan Berikut adalah strategi PT. Frisian Flag Indonesia berdasarkan strategi SO pada
analisa SWOT perusahaan: 1. Meningkatkan kompetensi dari setiap individu Strategi pertama yang ditekankan perusahaan adalah memperkuat perusahaan mulai dari dalam yaitu dengan meningkatkan kompetensi dari setiap individu. Cara meningkatkannya dapat berupa seminar ataupun pelatihan pada karyawan secara berkala. Hal ini diharapkan akan meningkatkan kemampuan dan kontribusi karyawan demi kemajuan perusahaan di masa mendatang. 2. Meningkatkan kepekaan pada perubahan pasar Demi memenuhi segala tuntutan pasar, maka perlu adanya peningkatan kepekaan pada perubahan pasar. Peningkatan kepekaan ini dapat dilakukan melalui penelitian pasar dan perbandingan (benchmarking) dengan persaing terkuat. 3. Membuat perencanaan effective expenditure Strategi ini dibuat untuk meningkatkan efektifitas pengeluaran perusahaan. Yang dimaksud dengan perencanaan effective expenditure adalah pengeluaran dana yang minim namun dapat memberikan dampak yang besar terhadap perusahaan. 4. Inovasi yang terus-menerus Untuk terus dapat bersaing dengan pesaing-pesaingnya maka perusahaan harus melakukan inovasi yang terus menerus. Selain dari segi peningkatan kualitas produk yang ada, inovasi juga dilakukan dengan usaha untuk mengembangkan produk lain diluar susu untuk memenuhi keinginan konsumen yang senantiasa mengkonsumsi produk-produk PT. Frisian Flag Indonesia.
3.3
Analisa Divisi Information and Communication Tehnology (ICT) Sebagai faktor kesuksesan bagi perkembangan perusahaan dengan menyediakan
infrastruktur dalam divisi yang stabil, aman, dan dapat diandalkan, divisi ICT menyediakan tenaga pembantu teknis dan fungsional yang handal guna membantu pengguna untuk masuk, menyimpan secara sentral dan mengakses data secara efisien. Hal ini sangat penting karena divisi ICT PT. Frisian Flag Indonesia yang berada di Pasar Rebo mengatur seluruh plant yang tersebar di seluruh Indonesia. Semua ini diupayakan untuk mempermudah komunikasi dari jaringan sentral ICT di Pasar Rebo dengan plant Ciracas dan dengan cabang-cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Dalam gambar 3.5 terlihat jelas dimana plant Pasar Rebo sebagai sentral jaringan dari cabang-cabang PT. Frisian Flag Indonesia yaitu Makasar, Medan, Surabaya, Semarang, Yogyakarta, Bandung, Cakung, Jatinegara, dan Ciracas.
Gambar 3.5 Jaringan terintegrasi PT. Frisian Flag Indonesia Sumber: ICT Manager
3.3.5
Struktur Organisasi Divisi ICT Divisi ICT pada PT. Frisian Flag Indonesia memiliki 12 staf termasuk di
dalamnya seorang ICT manager yang memimpin 3 sub-divisi yaitu operation support, application support dan service support. Struktur organisasi divisi ICT dapat dilihat pada gambar 3.6.
ICT Manager
Operation Support Senior Asst Manager
Operation Support Senior Supervisor Software Admin (SAP, Oracle, oth)
Application Support Senior Asst Manager (SAP)
Service Support Senior Asst Manager
Application Support Asst. Manager (JDE/PRISM)
Service Support Asst. Manager
Service Support Officer (Night Shift)
Operation Support Senior Supervisor Hardware Admin (S/w, Netw, Security)
Service Support Officer
Operation Support Senior Supervisor (Admin, Connectivity)
Helpdesk Admin
Gambar 3.6 Struktur Organisasi Divisi ICT Sumber: ICT Manager
3.3.2
Visi, Misi dan Strategi Divisi ICT Visi dari divisi ICT PT. Frisian Flag Indonesia yaitu menyediakan fokus
pelanggan dan dukungan nilai tambah bagi bisnis. Sedangkan misi dari divisi ICT PT. Frisian Flag Indonesia adalah: i.
Meningkatkan produktivitas
ii.
Meningkatkan profesionalisme
iii.
Mencapai pengembangan SDM
Adapun strategi yang dijalankan untuk dapat mencapai visi dan misi divisi ICT sebagai berikut: i.
Membuat fokus bagi tiap area bisnis Dalam hal ini ICT mencoba untuk mengerti setiap perilaku bisnis yang ada, melakukan analisa kebutuhan pelanggan dan masalahnya serta mengembangkan model bisnis yang ada.
ii.
Menggunakan metodologi yang tepat untuk mengembangkan proyek ICT Pengembangan proyek ICT terus dilakukan dengan implementasi dan pengembangan aplikasi serta manajemen proyek yang baik.
iii.
Mengembangkan teknologi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses operasional perusahaan.
iv.
Mengembangkan kemampuan dan pengetahuan SDM Dengan terus mengembangkan kemampuan dan pengetahuan SDM tentunya akan dapat meningkatkan kinerja, mengidentifikasi kebutuhan pengguna dan memberikan nilai tambah bagi perusahaan.
3.3.3 Tugas dan Wewenang Tugas dan wewenang masing-masing sub divisi dalam divisi ICT adalah: 1. Application Support a. Mengendalikan dan mendukung aplikasi bisnis yang ada pada perusahaan seperti melakukan evaluasi, implementasi dan pelatihan terhadap sistem aplikasi baru dan dukungan progresif bagi seluruh aplikasi yang ada b. Mendemonstrasikan dan mendalami pengetahuan terhadap aplikasi bisnis 2. Operation Support a. Mengendalikan dan mendukung operasi divisi ICT pada perusahaan seperti melakukan evaluasi, implementasi dan pelatihan terhadap sistem infrastruktur baru dan dukungan progresif bagi seluruh sistem yang ada b. Mendukung operasi ICT (hardware, sistem operasi, jaringan dan perangkat komunikasi, aplikasi kantor, e-mail, sistem software dan admin) 3. Service Support a. Mengendalikan dan mendukung servis ICT pada perusahaan seperti untuk melakukan penyimpanan, evaluasi, pengiriman, pemecahan dan laporan dari masalah yang dialami user, peraturan baru dan layanan progresif dari seluruh tugas yang ada b. Menyediakan dukungan layanan bagi ICT dan bertindak sebagai kontak atau dukungan level 1 bagi end user c. Meningkatkan admin, sistem dan prosedur ICT d. Menjadi konsultan bagi end user, pemasok dan tim ICT (support level ke 2 bagi end user)
3.3.4
Proses Bisnis Divisi ICT Pada divisi ICT terdapat tiga proses bisnis yang berlangsung untuk mendukung
kinerja perusahaan sehari-hari yaitu ICT Helpdesk, ICT Service Requisition, dan ICT Procurement. 1.
ICT Helpdesk ICT Helpdesk membantu pengguna dan sistem manajemen dalam menyelesaikan
suatu masalah dan menyediakan kebutuhan mereka. Alur dari proses bisnis ICT Helpdesk dapat dilihat pada gambar 3.7 User R e p o r t t o H e lp d e s k : S y s te m M a n a g e m e n t
- R equest C hange - R equest N ew In v e s tm e n t - R e q u e s t A s s is t a n c e - I n c id e n t
R e p o r t t o H e lp d e s k : - R equest C hange - I n c id e n t
H e lp d e s k R e c e iv e R e p o r t , R e g is t e r u s e r p r o b le m ( r e q u e s t ) , g iv e t ic k e t n u m b e r to u s e r a n d s e a r c h s o lu t io n s in k n o w le d g e b a s e
K n o w le d g e B a s e
A B
H e lp d e s k
H e lp d e s k
F in d s o lu t io n in K n o w le d g e B ase?
G u id e u s e r t o s o lv e p r o b le m
Yes
No
User
H e lp d e s k T r y t o s o lv e p r o b le m ?
S a t is f ie d w it h t h e s o lu t io n ?
Yes No
Yes
No
H e lp d e s k U s e rs H e lp d e s k E s c a la t e p r o b le m t o n e x t le v e l o f S p e c ia lis t
E s c a la t e p r o b le m t o IC T M a n a g e r
U p d a t e s t a t u s c lo s e a n d r e c o r d s o lu t io n a n d s e le c t b e s t s o lu t io n in t o K B s y s te m
IC T M a n a g e r 11
D is c u s s f o r S o lu t io n
F ile
End
Gambar 3.7 Proses Bisnis ICT Helpdesk Sumber: ICT Manager
2
1
S pecialist Level I A cknow ledge call and contact user if required
S pecialist Level I A nalyze and D iagnose C all
S pecialist Level I S pecialist Level I
Y es
Find S olution?
A pply S olution and register action in H elpdesk S ystem and test w ith user
No
2
S pecialist Level I E scalate problem to S pecialist Level II
S pecialist Level II A cknow ledge call and contact user if required
S pecialist Level II A nalyze and D iagnose C all
4
Gambar 3.7 Proses Bisnis ICT Helpdesk (lanjutan) Sumber: ICT Manager
4 S p e c ia lis t L e v e l II Yes
F in d S o lu tio n ?
A p p ly S o lu tio n a n d Sre p egcisia e vnein l II telis r at cLtio H e lp d e s k S y s te m a n d te s t w ith u s e r
No
S p e c ia lis t L e v e l II E s c a la te p ro b le m to S p e c ia lis t L e v e l III
2
S p e c ia lis t L e v e l III A c k n o w le d g e c a ll a n d c o n ta c t u s e r if re q u ire d S p e c ia lis t L e v e l III A n a ly z e a n d D ia g n o s e C a ll S p e c ia lis t L e v e l III F in d S o lu tio n ? No
S p e c ia lis t L e v e l III F o rw a rd c a ll to s p e c ific p ro b le m s o lv e r C o rp o ra te IC T o r (V e n d o r )
Yes
S p e c ia lis t L e v e l III A p p ly S o lu tio n a n d re g is te r a c tio n in H e lp d e s k S y s te m a n d te s t w ith u s e r 2
S p e c ia lis t L e v e l III
yes
R e c e iv e a n s w e r fro m C IC T / V e n d o r S p e c ia lis t L e v e l III F in d S o lu tio n ? No
3
Gambar 3.7 Proses Bisnis ICT Helpdesk (lanjutan) Sumber: ICT Manager
3
S p e c ia lis t L e v e l III E s c a la te th e p ro b le m to F in a n c e a n d A d m in is tra tio n D ire c to r
No
T o p P rio rity P ro b le m
C o n ta c t U s e rs fo r F in a l D e c is io n
B u s in e s s D a m a g e
Yes
F & A D IR E s c a la te th e P ro b le m to BOM
IC T M a n a g e r C o n ta c t U s e r fo r F in a l D e c is io n
End
Gambar 3.7 Proses Bisnis ICT Helpdesk (lanjutan) Sumber: ICT Manager
Keterangan gambar 3.7: i.
User akan melapor kepada Helpdesk apabila mereka memerlukan perubahan, hardware dan software, dan bimbingan jika terjadi insiden.
ii.
Manajemen sistem akan melapor kepada Helpdesk apabila memerlukan perubahan dan terjadi insiden.
iii.
Helpdesk menerima laporan, kemudian helpdesk akan mendaftarkan masalah user,
memberi
nomor
tiket
kepada
user.
Apabila
ada
permintaan
software/hardware, helpdesk akan meneruskannya ke ICT Procurement untuk diproses. Jika tidak ada permintaan software/hardware, helpdesk akan mencari solusi masalah dalam knowledge base. iv.
Helpdesk akan berusaha membantu memecahkan masalah, setelah itu helpdesk membimbing user untuk menyelesaikan masalah.
v.
Ketika user sudah puas dengan solusi yang diberikan Helpdesk akan mengupdate status user menjadi close dan memilih solusi terbaik untuk dimasukkan kedalam knowledge base kemudian menyimpan kasus tersebut ke dalam file.
vi.
Tetapi apabila user tidak puas dengan solusi yang diberikan atau Helpdesk tidak mampu untuk memberikan solusi terhadap masalah, Helpdesk akan meningkatkan masalah tersebut ke level spesialis. Masalah tersebut pertama kali akan ditangani oleh spesialis level I dengan menganalisa masalah dan menghubungi user apabila diperlukan.
vii. Level I akan menganalisa dan mendiagnosa masalah sampai menemukan solusi untuk masalah tersebut, jika tidak menemukannya spesialis level I akan mengeskalasi masalah tersebut kepada spesialis level II dengan melakukan langkah yang sama dengan spesialis level I. viii. Jika spesialis level II tidak dapat menemukan solusinya juga maka masalah tersebut akan dieskalasi lagi kepada spesialis level III, jika spesialis level III tidak dapat juga menemukan solusi untuk masalah yang ada maka spesialis
level III akan meneruskan kasus tersebut kepada problem solver korporat ICT atau pemasok. ix.
Setelah menerima jawaban dari korporat ICT atau pemasok, spesialis level III akan menelaah kembali apakah masalah tersebut dapat terselesaikan atau tidak.
x.
Spesialis level III akan mengklasifikasi masalah tersebut menjadi High Priority Problem atau tidak (dalam hal ini dapat ditangani oleh spesialis level III maka spesialis akan menghubungi user untuk hasil akhir).
xi.
Apabila masalah tersebut termasuk High Priority Problem maka spesialis level III akan meningkatkan masalah tersebut kepada Finance and Administration Director.
xii. Finance and Administration Director akan mengklasifikasikan apakah masalah tersebut termasuk Top Priority / Business Damage, jika termasuk maka akan ditingkatkan ke BOM, dan BOM akan menghubungi user untuk hasil terakhir. xiii. Namun bila masalah tersebut tidak terklasifikasi sebagai Top Priority / Business damage maka Finance and Administration akan langsung menghubungi user untuk hasil akhir. xiv. Apabila dalam tahapannya spesialis level I, II atau III dapat menemukan solusi untuk masalah tersebut mereka akan mengirim solusi dan mendaftarnya dalam sistem Helpdesk dan melakukan uji coba dengan user.
2.
ICT Service Requisition Alur dari ICT Service Requisition (daftar permintaan servis ICT) terlihat pada
gambar 3.8
ICT Service Requestion
User Require ICT Hardware, Software, Connection, Email, Username, supplies or services
User ICT Request Form
Fill in the Request Form
ICT Manager Approve the Request?
No
Helpdesk ICT Inform user with additional explanation
Yes
User Send the Form to Respective Manager for approval
End
< 2 million until 5 million: approved by ResMan and one Hay 5; < 2 million until 100 million: approved by ResMan, one Hay 5 and one BOM member; < 2 million until unlimited: approved by ResMan, one Hay 5 and two BOM members
Respective Manager No
End
Approve the Request?
Yes
Approved ICT Request Form
5
Gambar 3.8 Proses bisnis ICT Service Requisition Sumber: ICT Manager
5
R e s p e c tiv e M anager N e e d R e s p e c tiv e B O M A p p ro va l?
Y es
R e s p e c tiv e M a n a g e r S e n d th e IC T R e q u e st F o rm to R e sp e ctive BOM
No
R e s p e c tiv e BOM No
F ile
A p p ro v e th e FORM ?
Y es
U ser S e n d th e IC T R e q u e st F o rm to H e lp d e sk IC T
F ile
Gambar 3.8 Proses bisnis ICT Service Requisition (lanjutan) Sumber: ICT Manager
Keterangan gambar 3.8: i. Permintan user akan ICT software, hardware, koneksi, email, username, persediaan atau servis yang diisi dalam form permintaan (ICT Request Form) ii. Manager ICT menyetujui permintaan tersebut. Apabila tidak disetujui, maka Helpdesk ICT akan menginformasikan kepada user disertai penjelasan dan menyimpan kasus dalam file iii. User menyerahkan formnya pada respective manager untuk persetujuan lebih lanjut iv. Apabila respective manager menyetujui permintaan itu kemudian akan dilihat apakah memerlukan persetujuan BOM jika perlu maka respective manager menyerahkan ICT request form kepada respective BOM v. Jika respective BOM menyetujui form tersebut maka user akan menyerahkan form tersebut kepada Helpdesk ICT. vi. Bila respective BOM tidak menyetujui form tersebut akan disimpan dalam file. Namun bila respective manager merasa tidak memerlukan persetujuan BOM maka user dapat langsung menyerahkan form kepada Helpdesk ICT yang akan mengurusnya.
3.
ICT Procurement ICT Procurement menyediakan kebutuhan software dan hardware. Alur dari
proses bisnis ICT Procurement adalah seperti gambar 3.9
ICT Manager Send new Request for Hardware/Software Form to F&A Director for approval
F& A Director Approve the request FORM ?
Helpdesk ICT No
Inform user with additional explanation
Yes
ICT Service List of Quotation, Vendor Registration, Price and Delivery capability of vendors
Ask GA Supervisor to open Purchase Order of the required goods
GA Supervisor Process Purchase Order
GA Supervisor Give PO to ICT Service
ICT Service Contact Vendor for the require goods purchasing 6
Gambar 3.9 Proses Bisnis ICT Procurement Sumber: ICT Manager
End
6
Vendor Open DOand delivery the goods
WI Payment
ICT Service Receive the goods submit invoice to Finance for Payment Finance Installation Hardware and Software
Payment
Gambar 3.9 Proses Bisnis ICT Procurement (lanjutan) Sumber: ICT Manager
Keterangan gambar 3.9: i.
ICT service menerima permintaan software/hardware baru
ii.
ICT service akan menanyakan daftar dari pemasok, membandingkan harga dan negosiasi.
iii.
ICT manager mengirim form permintaan untuk software dan hardware dan quotation untuk disetujui oleh F&A director.
iv.
Jika F&A director menyetujui form itu maka ICT service akan menanyakan GA supervisor untuk membuka permintaan barang untuk barang yang dibutuhkan.
v.
Bila F&A director tidak menyetujui form tersebut maka Helpdesk ICT akan langsung menginformasikan user dengan tambahan penjelasan tambahan.
vi.
GA supervisor akan memproses purchase order dari list of quotation, registrasi pemasok, harga dan kemampuan pengiriman dari pemasok, lalu memberikan PO kepada ICT service kemudian ICT service akan menghubungi pemasok untuk menyediakan kebutuhan barang.
vii.
Pemasok akan membuka delivery order dan mengirim barangnya
viii.
ICT service menerima barang dan menandatangani delivery order, selanjutnya melakukan permohonan untuk instalasi dan akan diproses lebih lanjut oleh ICT Helpdesk.
3.3.5
Infrastruktur Divisi ICT
3.3.5.1 Infrastruktur Jaringan Divisi ICT mengembangkan pendukung bisnis dengan menyediakan teknologi baru antara lain dengan VoIP yaitu teknologi dengan menggunakan komunikasi suara, load sharing yang terdiri dari dua saluran yaitu satu saluran untuk aplikasi SAP dan satu saluran sebagai cadangan aktif untuk email dan sebagainya, juga star topology (frame relay) sampai mesh topology (MPLS) untuk mengatasi kemacetan komunikasi dan akses. Sedangkan hardware dan software yang digunakan juga selalu mengikuti perkembangan teknologi informasi terkini. (lihat lampiran-1) Arsitektur jaringan untuk PT. Frisian Flag Indonesia plant Pasar Rebo dapat dilihat pada gambar 3.10
Lantai 1
Pix 501
Alastor
Hypno
Lantai 2
Gigabit 1000BaseT
Nokia Check-Point
2GBEther-channel,
G0/21 G0/13 G0/14 ISLor DOT.1Qtrunk
202.155.84.194
Internet
G0/12
G0/24
G0/22
G0/23
WS-C2970G-24TS-E
G0/2
G0/11
G0/3
WS-C3550-12G
Core-switch ISPInternet Router
Local Internet Router
Ntop-Device Eth0, 172.30.112.214/23
MonitoringPort Eth1, No-IP-address Sniffer Server monitoring/analysis
NTOPmonitoring
Lantai 3
NTOPDevice Tagnr: 27354 172.30.112.214/23 Default GTW172.30.112.219
Next equipmentroom
Dari gambar 3.10 dapat dilihat pada tiap lantai terdapat switch dimana sebagai contoh jika ada pengguna di lantai 1 yang ingin mengirim email pada pengguna di lantai 2, maka switch pada lantai tersebut akan menuju core switch, diteruskan ke mail server yang dituju, lalu diteruskan ke pengguna yang dituju (user lantai 2). Untuk penggunaan internet, dari pengguna akan melalui switch menuju core switch, diteruskan ke firewall, melalui check point untuk melihat apakah pengguna tersebut di ijinkan untuk akses internet atau tidak. Bila di ijinkan, setelah itu akan tersambung keluar melalui router kepada internet.
3.3.5.2 Aplikasi ICT Divisi ICT memiliki beberapa aplikasi yang digunakan untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan. Dengan adanya aplikasi-aplikasi ini diharapkan kebutuhan setiap bagian dan personil PT. Frisian Flag Indonesia dapat terpenuhi. Adapun aplikasi-aplikasi tersebut antara lain: A. APMS (Account Promotion Monitoring System) Aplikasi ini digunakan oleh departemen penjualan dan berfungsi untuk memonitor kegiatan promosi, didesain untuk memberikan ketepatan, disiplin dan mengendalikan pemasaran. B. CDIS (Closed Distribution Information System) Aplikasi ini digunakan oleh departemen penjualan dan berfungsi untuk menerima dan memonitor secondary sales, distribusi persediaan dan outlet. C. OSA (Oracle Sales Analyser) Aplikasi ini digunakan oleh departemen penjualan dan berfungsi untuk membuat laporan penjualan. D. Recruitment Box Aplikasi
ini
digunakan
oleh
departemen
HR&GA,
berfungsi
untuk
mengumpullkan resume dari seluruh pelamar. E. Email Aplikasi ini digunakan oleh seluruh user untuk mempermudah jalur komunikasi antar departemen didalam PT. Frisian Flag Indonesia dan juga pihak luar atau pihak ketiga yang berkepentingan.
F. AS400 (PRISM) Aplikasi ini digunakan oleh departemen HR&GA, berfungsi untuk mengatur sistem penggajian untuk pekerja harian. G. Hyperion Aplikasi ini digunakan oleh departemen finance and administrator, berfungsi sebagai aplikasi keuangan untuk laporan target multidimensi yang mempertemukan kriteria unik dari departemen keuangan korporat. H. Planogram Aplikasi ini digunakan pada departemen penjualan dan berfungsi sebagai rencana penempatan merchandise yang datang ke toko sebelum produk itu tiba di toko. I. Hamilton Aplikasi ini digunakan oleh departemen research and development dan berfungsi untuk merencanakan formula baru dan simpanan bahan mentah yang akan digunakan untuk formula baru. J. CMS (Complain Management Software) Aplikasi ini digunakan oleh departemen pemasaran dan berfungsi untuk meningkatkan hubungan dengan konsumen melalui layanan proaktif dan responsif kepada konsumen dan inisiatif kualitas. Manajemen keluhan pelanggan, kepedulian internal dan perbaikan dengan menelaah keluhan pelanggan yang berintegrasi antara departemen pemasaran dan produksi. K. MDM (Medial Detailing Management) Aplikasi ini digunakan oleh departemen pemasaran dan berfungsi untuk membantu bagian penjualan dalam memonitor hasil penjualan dari dokter atau bidan yang menjual susu bayi.
L SAP (System Application Product) SAP adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung perusahaan ini dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu perangkat IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktifitas sehari-hari. SAP ini terdiri dari beberapa modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul dalam aplikasi SAP dapat bekerja secara terintegrasi satu sama lain. Sistem SAP ini dikembangkan dengan tujuan untuk mengintegrasikan rangkaian proses bisnis yang dijalankan PT. Frisian Flag Indonesia. Sistem ini menjalankan satu database yang memungkinkan banyak departemen untuk berbagi informasi dan berkomunikasi satu sama lain.
3.3.5.3 Analisis IS Strategic Matrix Berdasarkan aplikasi yang digunakan pada PT. Frisian Flag Indonesia, maka analisis IS Strategic Matrix dilakukan dengan memetakan masing-masing aplikasi tersebut berdasarkan seberapa besar ketergantungan perusahaan terhadap aplikasi tersebut dan seberapa besar potensi aplikasi tersebut dalam memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan. Hasil dari analisis IS Strategic Matrix dapat dilihat pada gambar 3.10.
Degree to which I/T developments will create competitive advantage
TURNAROUND
STRATEGIC B,C,G,I,J,K,L,H,E
SUPPORT F, D
FACTORY A
HIGH
LOW LOW HIGH Degree to which the firm is functionality dependent upon I/S and I/T today
Keterangan: A = APMS (Account Promotion Monitoring System) B = CDIS (Closed Distribution Information System) C = OSA (Oracle Sales Analyst) D = Recruitment Box E = Email F= AS400 (PRISM) G = Hyperion H = Planogram I = Hamilton J = CMS (Complain Management System) K = MDM (Medial Detailing Management) L = SAP (System Application Product)
Gambar 3.11 IS Strategic Matrix
Yang termasuk dalam kategori pertama (kategori support) adalah aplikasi AS400 (PRISM) dan Recruitment Box karena hanya berfungsi sebagai penunjang perusahaan dan tidak memiliki potensi yang besar dalam memberikan keunggulan kompetitif perusahaan. Aplikasi ini juga tidak membedakan keunggulan perusahaan dibandingkan dengan perusahaan sejenis lainnya. Kategori kedua adalah kategori factory dimana secara tidak langsung memberikan keunggulan kompetitif kepada perusahaan, namun keberadaannya mutlak diperlukan. Yang termasuk dalam ketegori ini adalah jenis aplikasi APMS (Account Promotion Monitoring System) dimana tidak secara khusus memberikan keunggulan kompetitif kepada perusahaan dibandingkan dengan pesaing-pesaingnya. Kategori ketiga adalah kategori turnaround, yang termasuk dalam jenis sistem ini adalah yang secara langsung dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan yang memilikinya. Namun secara prinsip, eksistensi perusahaan tersebut tidak tergantung pada sistem informasi yang bersangkutan. Akan tetapi PT. Frisian Flag Indonesia untuk saat ini belum memiliki aplikasi yang dapat dikategorikan sebagai kategori turnaround. Kategori keempat adalah kategori strategic, yang termasuk kategori ini yaitu SAP (System Application Product), CDIS (Closed Distribution Information System), OSA (Oracle Sales Analyst), Hyperion, Hamilton, CMS (Complain Management System), MDM (Medial Detailing Management), Planogram dan Email karena masingmasing dari aplikasi ini memberikan keunggulan bersaing dan perusahaan sangat bergantung pada aplikasi-aplikasi ini untuk menunjang kelancaran proses bisnisnya.
3.3.6
Current measurement Pengukuran yang saat ini digunakan oleh divisi ICT PT. Frisian Flag Indonesia
adalah dengan menggunakan KPI (Key Performance Indicator) bagi layanan helpdesk, dimana indikatornya adalah sebagai berikut: a. Jumlah permintaan yang ditutup: merupakan jumlah keseluruhan permintaan bantuan atau keluhan yang diselesaikan dibanding jumlah permintaan yang diterima oleh helpdesk. Berdasarkan jumlah permintaan yang ditutup maka dapat dilihat kinerja ICT dalam menangani masalah atau keluhan pengguna.. b. Jumlah masalah yang dapat diselesaikan oleh spesialis: jumlah masalah yang dapat diselesaikan oleh spesialis dibandingkan keseluruhan permintaan yang masuk. Hal ini dilakukan untuk menilai performa dari tiap spesialis dalam menangani masalah dari pengguna. c. Jumlah penyelesaian yang dapat diatasi dengan knowledge base: tingkatan yang menunjukkan bagaimana knowledge base dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah yang ada.
