42
BAB 3 ANALISA KONDISI PERUSAHAAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Riwayat Perusahaan PCMS atau Purwacaraka Musik Studio, didirikan 17 tahun yang lalu, disebuah kota yang cantik yaitu Bandung, pada bulan Oktober 1988. Diawali di Jalan Mangga no.12, yang sekarang masih menjadi tempat kursus, PCMS membuka cabang pertamanya di Jalan Lengkong dalam, masih di kota Bandung, pada tahun 1993. Pada tahun 1996, cabang Lengkong pindah ke Jalan Sriwijaya 44, yang menjadi pusat hingga sekarang. Jumlah siswa di ke-2 tempat tersebut sekarang berjumlah 700 siswa/siswi setiap bulannya. Akhir tahun 1999, dibuka cabang yang ke-3 di Batam. Dan cabang-cabang PCMS terus bertambah, hingga tercatat saat ini seluruh PCMS telah berjumlah 67 PCMS yang tersebar di seluruh Indonesia. Berbagai kegiatan telah diadakan oleh PCMS, baik dalam lingkup intern maupun kerja sama dengan pihak lain, guna memberikan sarana bagi siswa/siswi dan juga instruktur untuk menyalurkan apresiasi mereka. Kegiatan rutin yang selalu di lakukan adalah Home Concert setiap tiga bulan sekali. Selain itu, diadakan pula konser tahunan, yang dikemas dalam suatu pertunjukan yang profesional. Pada tahun 2001, PCMS membuka program extrakulikuler bagi siswa/siswi SD, SMP, SMA di Bandung.
43 Tujuan yang ingin dicapai dengan didirikannya PCMS ini adalah: a. Memberikan pendidikan musik kepada khalayak umum karena musik tanpa disadari sudah menjadi bagian penting dalam hidup manusia dan akan tetap ada sepanjang masa. b. Menyediakan pelayanan dan pengembangan bakat yang luas untuk pendidikan calon musisi, subspesialis dan entertainer yang berkualitas di bidang musik. c. Menyelenggarakan kegiatan performance di depan umum sebagai ajang unjuk diri sekaligus sebagai result dari hasil belajar di PCMS serta melatih mental anak didik terhadap khalayak umum dimana tren musik sedang berkembang yang antara lain stasiun TV juga turut menampilkan acara lomba musik, yang bersifat kompetitif. Dengan total minimal karyawan pada salah satu cabang berjumlah 13 orang, yang terdiri tenaga pengajar minimal 8 orang, tenaga karyawan 2 orang, tenaga front office 2 orang, serta 1 orang kepala cabang dan 1 orang owner, dimana tenaga pengajar di asumsikan hanya terdapat 1 instruktur dengan 1 jurusan atau jenis kursus. Jumlah tenaga pengajar bisa lebih dari 8 orang di sesuaikan dengan banyaknya jumlah murid dan/atau jumlah kelas. Mengenai lokasi dan bangunan PCMS adalah sebagai berikut : Luas permukaan yang dibutuhkan adalah Gedung atau Rumah Toko yang dapat memuat kira-kira terdapat 8 ruangan utama yang dipergunakan untuk kelas kursus dan ruangan fungsional lainnya juga ruangan pendukung KBM pada sekolah musik tersebut, dimana lokasi dari bangunan tersebut sebagai berikut :
44 1. Lokasi di Jl. Jatiwaringin Raya no.21 Jakarta Timur. 2. Lokasi di Jl. Cikini Raya no.58U Jakarta Pusat. 3. Lokasi di Jl. Gunung Sahari Raya 60-63 Blok B no.7 Jakarta Pusat. 4. Lokasi di Puri Indah Ruko Sentra Niaga Blok T3 no.17 Jakarta Barat. 5. Lokasi di Jl. Raya Kemang Pratama, Ruko Kemang Pratama blok AL/10 Bekasi. 6. Lokasi di Jl. K.H. Noer Alie no.41A Kalimalang Bekasi. 7. Lokasi di Jl. Thamrin Ruko Plaza Menteng A29 Lippo Cikarang Bekasi. 8. Lokasi di Jl. Cinere Raya M 35 Depok. 9. Lokasi di Jl. Pamulang Permai 1 blok SH 21/05 Tangerang. 10. Lokasi di Ruko Golden Boulevard Blok W2 no.10-11 BSD City Tangerang. 11. Lokasi di Jl. Mangga no.12 Bandung. 12. Lokasi di Jl. Sriwijaya no.44 Bandung. (PCMS Pusat). (Lokasi Cabang lain terlampir) Adapun prasyarat dari pembuatan atau pendirian dari PCMS tersebut adalah : 1. Setiap cabang diwajibkan memiliki sekurang-kurangnya 6 ruang @ 2X2,5 m2 & 2 ruang @ 3X3 m2 dilengkapi dengan pendingin ruangan (AC) dan tiap ruang kelas menggunakan peredam suara. 2. Ruangan Front Office yang presentatif dengan minimal 1 unit komputer terpasang pada Meja Counter. 3. Terdapat 1 ruang Kepala Cabang dan 1 ruang Owner.
45 4. Terdapat ruang tunggu untuk orang tua murid atau pengantar dilengkapi dengan seperangkat sofa duduk dengan meja kecil. 5. Memiliki kamar mandi untuk umum, serta pantry untuk keperluan instruktur, karyawan serta front office untuk istirahat, makan maupun minum. 6. Terdapat 1 ruang merokok untuk umum, serta musholla bagi kaum muslim untuk menunaikan sholat.
PCMS Pusat sebagai Pusat dari semua cabang PCMS berfungsi sebagai sumber sistem dari seluruh kegiatan PCMS yang terdiri dari beberapa divisi : a. Divisi Keuangan. Yang mengatur masalah keuangan, menerima laporan rutin tiap bulannya serta pembayaran royalty dari PCMS Cabang. b. Divisi Kurikulum. Sebagai penyedia sistem yang menunjang bidang pengajaran meliputi : -
Seminar
-
Ujian
-
Guru
c. Divisi Buku. Yang menyediakan buku-buku musik sesuai jurusan yang ada yang yang disesuaikan dengan kurikulum yang berjalan. d. Divisi Merchandise. Menyediakan merchan sebagai alat marketing secara tidak langsung terhadap khalayak umum.
46 e. Divisi Event. Menyelenggarakan dan mengatur segala macam kegiatan meliputi : -
Konser
-
Lomba/Festival
f. Divisi Equipment. Penyedia dan mengatur peralatan penunjang kegiatan belajar meliputi : -
Alat-alat Musik
-
Tata Ruang
Adapun pelayanan yang diberikan oleh PCMS yaitu berupa penyedia jasa pendidikan dalam bentuk sekolah musik antara lain : a. Memberikan pendidikan musik pada anak didiknya. b. Mensupport anak didiknya hingga memiliki prestasi dibidang musik. c. Mengembangkan bakat yang dimiliki oleh siswanya. d. Melakukan pengujian terhadap hasil studi siswa selama belajar di PCMS. e. Menyediakan event-event khusus atau festival untuk ajang unjuk diri serta melatih mental para siswa agar lebih berani untuk tampil di depan umum. f. Memberikan instruktur yang berkualitas dan berpengalaman serta telah melalui seleksi yang ketat dengan Ir. Purwa Tjaraka sebagai penyeleksi sekaligus yang mengaudisi calon instruktur yang akan mengajar di PCMS. g. Menyediakan beberapa pilihan jurusan pendidikan musik antara lain : -
Vokal
47 -
Biola
-
Drum
-
Keyboard
-
Piano Klasik
-
Piano Pop
-
Gitar Klasik
-
Gitar Elektrik
-
Gitar Bass
Sejak berdirinya hingga kini PCMS memiliki fasilitas yang sudah cukup lengkap, hal ini dilakukan untuk menunjang kegiatan pendidikan di bidang musik ini dapat dikatakan hampir semua jenis kursus dan pendidikan musik serta alat musik dengan teknologi terkini terdapat pada seluruh cabang PCMS. Adapun fasilitas yang ada di PCMS sampai saat ini adalah : a. Ruang kelas yang nyaman untuk siswa melakukan kegiatan Belajar b. Peralatan yang memadai dengan teknologi terkini c. Staff Pengajar yang berkualitas dan selalu siap membantu siswanya d. Fasilitas lainnya 1. Dapur. 2. Toilet. 3. Pendingin Ruangan (AC (Untuk ruang tunggu)). 4. Musholla. 5. Dispenser air minum. 6. Sistem komunikasi. 7. Gudang.
48 3.1.2 Visi dan Misi PCMS - Melalui system franchise diharapkan dapat menjadi lembaga pendidikan musik (music studio) terbesar di Indonesia - Memiliki metoda pengajaran musik yang baku yang dapat dijadikan acuan bagi pendidikan musik di Indonesia - Kami akan selalu mewujudkan “We Teach Music Better” - Menjadi mitra masyarakat dalam peningkatan kualitas pendidikan musik di Indonesia - Menjadikan musik sebagai bagian dalam kehidupan keluarga dalam rangka peningkatan kualitas hidup masyarakat Indonesia 3.1.3 Struktur Organisasi 3.1.3.1 Diagram Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PCMS
49 3.1.3.2 Tugas dan Wewenang 1. Ir. Purwa Tjaraka (General Manager/Manager Pribadi) Pemilik Merk Dagang PurwaCaraka dan Royalty sekaligus nama pendirinya yang juga sebagai seorang musisi yang berpengalaman dalam mengelola music studio miliknya sendiri di beberapa outlet, serta sebagai peng-Audisi calon instruktur yang akan menjadi staff
pengajar/instruktur
di
music
studio
miliknya
guna
memberikan kualitas terbaik bagi para pengguna jasa Merk Dagang PurwaCaraka Music Studio. 2. Perusahaan Sharing (Manager Sharing) Pemilik Music Studio dengan Merk Dagang PurwaCaraka Music Studio yang sifatnya fifty-fifty nilai kepemilikannya dengan Ir. Purwa Tjaraka yang juga menanamkan investasi pada Music Studio tersebut. 3. Pt. Prima Waralaba (Manager Frenchise) Penjual nama Merk Dagang “PURWACARAKA Musik Studio” yang bekerja sama dengan Ir. Purwa Tjaraka secara Frenchise kepada pihak-pihak yang akan menginfestasikan atau mendirikan suatu usaha bisnis music studio (Sekolah Musik) dengan nama Merk Dagang “PURWACARAKA Music Studio” juga mengatur cabang-cabang yang berada di bawah frenchise tersebut dalam pendirian awal usaha bisnis, training pada investor dan staff serta menyediakan sistem operasional outlet, SOP dalam bentuk buku
50 panduan antara lain panduan akademik, manajemen kantor, peralatan musik, fisik bangunan, administrasi dan akuntansi. 4. Owner Pemilik PCMS cabang tertentu dibawah frenchise Pt. Prima Waralaba yang menanamkan modalnya sebagai investasi dalam usaha bisnis serta memiliki kewenangan untuk menerima pegawai yang akan di tempatkan pada Front Office dan Karyawan, namun tidak terhadap calon Staff Pengajar/Guru. 5. Kepala Cabang Pengarah dan pengatur manajemen dari PCMS terkait dengan para karyawannya. Mengajukan program kerja pada Owner serta mengadakan event-event atau special event sebagai bentuk Apresiasi seni, unjuk kebolehan, uji hasil studi, sekaligus melakukan Marketing bersamaan dengan pelaksanaan event-event tertentu. Kepala Cabang berhubungan langsung dengan Ir. Purwa Tjaraka dalam hal penerimaan surat lamaran calon pengajar/guru yang akan diajukan kepada Ir. Purwa Tjaraka untuk di audisi atau seleksi.
3.2 Sistem Yang Sedang Berjalan Pada Sub-Bab ini akan dijabarkan gambaran sistem lama berkaitan dengan pengiriman laporan bulanan, pengadaan ujian, permintaan buku, pengadaan merchant serta pengadaan event. Adapun laporan bulanan pada PCMS yang dimaksud adalah laporan yang secara rutin pada setiap akhir bulan harus
51 dikirimkan dari PCMS Cabang ke PCMS Pusat, dimana isi dari laporan bulanan tersebut berisikan data-data keuangan masuk dari pembayaran pendaftaran siswa baru, pembayaran iuran bulanan siswa aktif, pembayaran iuran bulanan siswa pasif serta absensi siswa dan instruktur. Berikut adalah gambaran sistem lama untuk melakukan pengiriman laporan rutin ke PCMS Pusat yang sedang berjalan sampai saat ini dari PCMS Cabang.
52
Gambar 3.2 Flowchart Sistem Pengiriman Laporan Bulanan yang Sedang Berjalan pada PCMS Keterangan dari flowchart a. Customer mendatangi cabang PCMS terdekat, setelah itu customer akan mengisi form pendaftaran yang diberikan oleh front office, sesudah
53 melakukan pengisian form pendaftaran maka customer akan membayar biaya pendaftaran, setelah customer membayar biaya pendaftaran, customer juga membayar biaya kursus sesuai dengan jenis kursus yang akan dipilihnya, setelah customer melakukan semua prosedur diatas maka selanjutnya hasil pembayaran tersebut akan dibuat dalam bentuk laporan. b. PCMS cabang akan membuat laporan bulanan rutin hasil dari transaksi pembayaran yang terjadi selama sebulan terakhir, setelah itu PCMS cabang akan mengumpulkan kwitansi lembar ke-3 yang akan di berikan kepada kepala cabang, setelah mengumpulkan mengumpulkan kwitansi lembar ke-3 maka selanjutnya semua bukti laporan bulanan rutin akan dikirim ke kepala cabang. c. Kepala cabang akan menerima hasil bukti laporan bulanan rutin dan kwitansi lembar ke-3, selanjutnya kepala cabang akan memeriksa ulang apakah lapaoran ini valid atau tidak, selanjutnya setelah kepala cabang setelah memeriksa ulang hasil laporan bulanan rutin dan kwitansi lembar ke-3, maka ia akan memberikannya kepada owner. d. Owner akan mendapatkan kiriman laporan bulanan rutin dan kwitansi lembar ke-3, setelah itu laporan bulanan tersebut akan ditanda tangani oleh owner, selain itu owner juga diwajibkan membayar royalty kepada PCMS pusat sebesar 10% melalui franchise serta mengirimkan hasil laporan bulanan rutin dan kwitansi lembar ke-3 ke PT.Prima Waralaba. e. PT.Prima Waralaba akan menerima hasil laporan bulanan rutin, uang dan kwitansi lembar ke-3 serta royalty sebesar 10% dari PCMS cabang (owner) dan selanjutnya akan diberikan ke PCMS pusat bagian keuangan.
54 f. PCMS pusat bagian keuangan akan menerima royalty dan bukti transfer dan laporan bulanan rutin dari PCMS cabang, selanjutnya akan diperiksa apakah bukti transfer dan laporan bulanan ini valid atau tidak. Jika valid maka akan dilanjutkan ke PCMS pusat untuk diarsipkan, kalau tidak valid maka akan dikirimkan kembali ke PCMS cabang untuk diperiksa kembali. g. PCMS pusat akan mengarsipkan laporan yang telah valid dan absah.
55 Berikut adalah gambaran sistem lama permintaan untuk melaksanakan ujian di PCMS Cabang.
Gambar 3.3 Flowchart Sistem Permintaan Melaksanakan Ujian di PCMS Cabang
56 Keterangan dari flowchart a. PCMS cabang telah mengurus surat izin penyelenggaraan kursus musik dengan P&K/Diknas/Dikmenti. b. PCMS cabang membuat surat penyelenggaraan ujian serta mengajukan permintaan 1 orang pengawas dari P&K/Diknas/Dikmenti. c. PCMS cabang membuat surat pengadaan ujian resmi untuk ditujukan ke PCMS Pusat, kemudian PCMS pusat akan menerima surat resmi pengadaan ujian tersebut untuk ditindaklanjuti. d. PCMS cabang memberikan informasi kepada peserta ujian. e. Peserta ujian menerima informasi mengenai ujian dari PCMS cabang. f. Peserta ujian diwajibkan melakukan pembayaran ujian. g. PCMS cabang melakukan konfirmasi rencana pelaksanaan ujian yang akan dikirimkan ke PCMS pusat, kemudian PCMS pusat menerima konfirmasi sebagai persiapan pelaksanaan ujian tersebut. h. PCMS pusat menunjuk tim penguji untuk pelaksanaan ujian tersebut sebanyak 2 orang. i. PCMS cabang mengirimkan daftar peserta dan selanjutnya melakukan pemesanan sertifikat kosong yang akan dikirimkan ke PCMS pusat. j. PCMS pusat menerima pesanan lembar sertifikat kosong, kemudian PCMS pusat mengirimkan sertifikat kosong tersebut ke PCMS cabang. k. PCMS cabang melakukan melakukan permohonan penandatanganan sertifikat oleh Ir. Purwa Tjaraka yang dikirimkan langsung ke Ir. Purwa Tjaraka.
57 l. Ir. Purwa Tjakara menandatangani sertifikat yang selanjutnya akan dikembalikan ke PCMS cabang. m. PCMS cabang melakukan permohonan legalisir sertifikat yang diajukan ke P&K/Diknas/Dikmenti. n. P&K/Diknas/Dikmenti akan melegalisir sertifikat yang selanjutnya diserahkan kembali ke PCMS cabang. o. PCMS cabang menyerahkan sertifikat ke peserta yang lulus ujian. p. Peserta yang lulus ujian akan menerima sertifikat dengan tanda tangan Ir. Purwa Tjaraka dan terdapat legalisir pada sertifikat tersebut.
58 Berikut adalah gambaran sistem lama untuk melakukan pemesanan buku di PCMS.
Gambar 3.4 Flowchart untuk Melakukan Pemesanan Buku di PCMS
59 Keterangan dari flowchart a. PCMS cabang yang berada diluar jabodetabek memesan buku kepada PCMS pusat, sedangkan PCMS cabang yang berada didalam jabodetabek memesan buku ke PCMS cabang yang berada di BSD, PCMS yang berada di BSD akan mengirimkan pesanan buku yang telah dipesan oleh PCMS cabang jabodetabek tersebut, sedangkan PCMS pusat akan mengirimkan pesanan buku yang dipesan oleh PCMS cabang diluar jabodetabek, setelah itu PCMS cabang melakukan transfer pembayaran ke PCMS Pusat yang disertai dengan bukti slip transfer pembayaran, dan selanjutnya bukti slip transfer pembayaran tersebut akan dikirimkan ke PCMS pusat. b. PCMS pusat mengirim buku sesuai permintaan PCMS cabang, PCMS pusat juga menerima bukti transfer pembayaran dari PCMS cabang. c. PCMS cabang BSD mengirim buku kepada PCMS cabang yang ada di jabodetabek.
60 Berikut adalah gambaran sistem lama untuk mencari sponsorship dan permohonan mengadakan event di PCMS.
Gambar 3.5 Flowchart Penyelenggaraan Event di PCMS
61 Keterangan dari flowchart a. PCMS cabang melakukan koordinasi dengan pusat mengenai konser, setelah itu PCMS cabang mengirimkan konsep, materi, rundown acara ke PCMS Pusat divisi performing art. b. Divisi performing art pusat akan menerima konsep materi rundown dari PCMS cabang, divisi performing art pusat juga menerima lembar konfirmasi event, setelah itu divisi performing art akan mengirimkan konfirmasi persetujuan mengenai event atau konser kepada PCMS cabang. c. PCMS cabang menerima konfirmasi persetujuan dari divisi performing art pusat, setelah itu PCMS cabang akan mencari sponsor. d. Pihak sponsor akan memberikan bantuannya yang akan dikirimkan langsung kepada PCMS cabang. e. Pihak sponsor juga mendapatkan fasilitas untuk memajang nama dagang dan produk dagang mereka sebagai bentuk marketing dan memasarkan produk dagang tersebut. f. PCMS cabang akan menerima bantuan dari sponsor, setelah itu PCMS cabang menghubungi divisi sound system pusat. g. Selanjutnya divisi sound system pusat melakukan konfirmasi kebutuhan sound system, menyiapkan, memasang dan mengatur sound system pada saat event dilaksanakan.
62 Berikut adalah gambaran sistem lama untuk Merchandise di PCMS.
Gambar 3.6 Flowchart Sistem Merchandise di PCMS Keterangan dari flowchart a. PCMS Cabang memesan barang ke divisi merchant PCMS Pusat, kemudian divisi merchant pusat akan mengirimkan barang yang telah dipesan oleh PCMS Cabang, setelah itu PCMS Cabang akan membayar barang yang telah dipesan
63 ke rekening PCMS Pusat, slip bukti transfer selanjutnya akan diberikan ke divisi merchant pusat. b. Divisi merchant pusat akan mengirimkan barang yang telah dipesan oleh PCMS cabang selain itu divisi merchant pusat juga akan menerima slip bukti pembayaran yang dikirimkan dari PCMS cabang.
3.3 Permasalahan yang Dihadapi Masalah yang dihadapi adalah dimana pengiriman data Laporan Bulanan dari PCMS cabang terhadap Pusat dan Frenchise dilakukan dengan cara menggunakan jasa POS sehingga mempunyai peluang untuk terjadinya kehilangan dan/atau kerusakan yang mana akan merugikan PCMS pusat maupun PCMS cabang itu sendiri juga terhadap Frenchise dari PCMS cabang. Dalam mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk menganalisis kebutuhan sistem yang akan digunakan untuk membantu pemecahan permasalahan yang dihadapi PCMS, kami melakukan wawancara langsung dengan Seketaris Ir. Purwa Tjaraka, Owner maupun Kepala Cabang atau Front Office. Adapun permasalahan lainnya adalah keterbatasan dalam hal pemasaran PCMS terhadap masyarakat luas sehingga mempengaruhi jumlah pelanggan yang ingin menggunakan jasa PCMS untuk pendidikan musik. Keterbatasan penyampaian informasi itulah yang menghambat proses marketing bagi PCMS, dimana masyarakat yang ingin mencari informasi pendidikan musik di PCMS harus datang langsung ke PCMS terdekat atau hanya jika bertepatan dengan event-event tertentu yang diadakan oleh PCMS kemudian masyarakat melihat adanya event tersebut, barulah masyarakat dapat mencari informasi di tempat event itu diadakan.
