5 BAB 2 TINJAUAN TEORITIS
2.1
Tinjauan Teoritis
2.1.1 Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Untuk dapat bersaing secara kompetitif, organisasi membutuhkan sistem informasi dalam mengelola kegiatan usahanya.Dengan demikian, hal tersebut menjadikan organisasi sangat tergantung kepada sistem informasi.Dalam melaksanakan kegiatannya, organisasi pada umumnya sangat memerlukan sistem informasi akuntansi yang efektif dan efisien, khususnya sesuai dengan kebutuhan manajemen maupun berbagai pihak di luar perusahaan yang memerlukannya. Berikut akan diuraikan mengenai komponen sistem informasi, kriteria sistem informasi akuntansi yang efektif, dan pengembangan sistem informasi akuntansi. 2. Komponen Sistem Informasi Akuntansi Seperti juga bentuk sistem yang lain, sistem informasi akuntansi terdiri dari berbagai komponen. Romney dan Steinbart (2004:3) menyebutkan komponen tersebut antara lain : 1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi. 2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi.
6 3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi. 4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi. 5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan. Kelima komponen tersebut secara bersama-sama memungkinkan suatu sistem informasi akuntansi memenuhi tiga fungsi pentingnya dalam organisasi, yaitu: 1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitasaktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi. 2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat
keputusan
dalam
aktivitas
perencanaan,
pelaksanaan,
dan
pengawasan. 3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan andal.
3. Kriteria Sistem Informasi Akuntansi yang Efektif Suatu sistem informasi akuntansi dianggap efektif apabila mampu memberikan manfaat bagi organisasi.Widjajanto (2001:518) menyebutkan bahwa
7 sistem informasi akuntansi dapat dikatakan efektif apabila memenuhi kriteriakriteria berikut ini: 1. Sistem yang dihasilkan harus dapat menghasilkan informasi yang cermat dan tepat waktu. 2. Pengembangan sistem harus dapat diselesaikan dalam jangka waktu yang layak 3. Sistem harus memenuhi kebutuhan informasi organisasi 4. Sistem harus dapat memberikan kepuasan terhadap penggunanya Dari kriteria-kriteria tersebut, kriteria keempat yaitu kepuasan pengguna sering digunakan sebagai acuan utama oleh kalangan profesional sistem dalam penyusunan sistem.Hal ini dikarenakan sesuai dengan kriteria tersebut pengguna sistem harus memperoleh kepuasan dari perancangan dan implementasi sistem yang baru, dalam arti bahwa informasi yang dihasilkan sistem tersebut benarbenar relevan, akurat, dan dapat diterima tepat waktu. 4. Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Perkembangan bisnis saat ini terjadi dengan sangat pesat.Demikian juga halnya dengan perkembangan teknologi, khususnya teknologi informasi terjadi sangat cepat sehinggamenyebabkan resiko obsolensi (ketinggalan zaman) juga semakin besar.Resiko obsolensiakan semakin besar manakala persaingan berjalan semakin ketat, karena competitive advantage dengan cepat akan menurun bilamana pesaing lebih cepat menguasai teknologi yang bersangkutan.
8 Oleh karena itu, organisasi harus mempertimbangkan dengan serius apakah sistem informasi yang selama ini diterapkan telah cukup memadai dipandang dari situasi lingkungan dan persaingan yang ada. Widjajanto
(2001:520)
menyebutkan
situasi
yang pada
umumnya
memerlukan perubahan sistem antara lain sebagai berikut: 1. Perubahan dalam kebutuhan pengguna informasi atau kebutuhan bisnis 2. Perubahan teknologi 3. Penyempurnaan dalam proses bisnis 4. Keunggulan kompetitif 5. Keuntungan produktivitas 6. Pertumbuhan usaha 7. Penciutan usaha 8. Peningkatan kualitas Apabila organisasi menghadapi kondisi dimana mengarah kepada situasisituasi seperti tersebut, maka sudah selayaknya manajemen mempertimbangkan untuk melakukan perubahan terhadap sistem.Perubahan tersebut diantaranya dapat mencakup
pengembangan
sistem.Bodnar
dan
hopwood
(2006:437)
mendefinisikan pengembangan sistem sebagai suatu proses memodifikasi atau mengganti sebagian atau semua sistem informasi. Pengembangan sistem secara normal dilakukan oleh tim proyek yang terdiri dari analisis sistem, programer, akuntan, dan orang lain dalam organisasi yang mempunyai pengetahuan memadai tentang proyek tersebut. Ada tiga tahapan utama dalam pengembangan sistem, yaitu:
9 1. Tahap analisis sistem. Tahap ini dimulai setelah perencanaan sistem telah mengidentifikasi subsistem yang akan dikembangkan. Tujuan utama analisis sistem adalah untuk memahami sistem dan permasalahan yang ada, memberikan gambaran informasi yang dibutuhkan, dan untuk menetapkan prioritas bagi kerja sistem berikutnya. Adapun langkah-langkah utama dalam analisis sistem adalah: a. Survei terhadap sistem saat ini. b. Mengidentifikasi kebutuhan informasi. c. Mengidentifikasi kebutuhan sistem. d. Mengembangkan laporan analisis sistem. 2. Tahap perancangan sistem Tahap ini di mulai setelah tahap analisis sistem dilakukan.Tahap perancangan sistem didefinikasikan sebagai perumusan cetak biru untuk sebuah sistem yang lengkap dan biasanya dimulai dari hal-hal yang umum ke hal-hal yang khusus. Langkah-langkah utama dalam perancangan sistem adalah: a. Mengevaluasi berbagai alternatif rancangan. b. Membuat spesifikasi rancangan. c. Mempersiapkan dan menyerahkan spesifikasi rancangan sistem. d. Cetak biru proses bisnis. 3. Tahap penerapan sistem Tahap ini sebagai tahap akhir pengembangan sistem dan merupakan tahap pemasangan sistem baru di organisasi. Tahap penerapan sistem dapat berjalan lancar dan tanpa hambatan yang berarti apabila proses perancangan sistem telah
10 dijalankan dengan cermat dan penuh perhitungan. Ada tiga langkah utama dalam tahap penerapan sistem, yaitu: a. Menetapkan rencana dan pengendalian. b. Pelaksanaan aktivitas seperti yang telah direncanakan. c. Menindaklanjuti dan mengevaluasi sistem yang baru. 2.1.2 Tinjauan Mengenai Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer Komputer sebagai infrastruktur teknologi informasi, merupakan salah satu dari sekian komponen sistem informasi akuntansi yang ada.Sistem informasi akuntansi memerlukan data untuk dipakai sebagai bahan mentah dan menghasilkan informasi sebagai bahan jadi.Komputer merupakan komponen sistem informasi yang di gunakan untuk memasukkan dan memproses data sehingga menjadi informasi. Berikut akan di uraikan mengenai pengertian sistem komputer, peranan komputer dalam sistem informasi akuntansi, dan pengolahan data dengan komputer. 1. Pengertian Sistem Komputer Sistem komputer terdiri dari beberapa unsur penting yang mendukung dalam pengoperasiannya. Adapun unsur-unsur tersebut antara lain: a. Perangkat masukan (input unit) Perangkat ini digunakan untuk memasukkan data. Berbagai jenis perangkat Ini adalah keyboard,mouse,joystick,bar code reader, dan lain-lain. b. Prosesor (processor) Perangkat ini merupakan perangkat inti yang menjalankan peran pengolahan data. Sebenarnya prosesor sama dengan CPU (Central Processing
11 Unit)yang berfungsi menginterpretasikan dan melakukan eksekusi instruksi program. 2. Peranan Komputer dalam Sistem Informasi Akuntansi Komputer memberikan kontribusi yang sangat besar bagi sistem informasi akuntansi, terutama dalam aktivitas pemrosesan data transaksi keuangan. Aktivitas ini tidak dapat di pisahkan dari proses konversi data, yang merupakan proses pengumpulan dan pengolahan data untuk menghasilkan informasi. Konversi data dapat dipermudah dengan penggunaan komputer.Widjajanto (2001:72) menyebutkan konversi data dengan komputer memiliki beberapa keunggulan, karena: a. Dapat meningkatkan throughput dan efisiensi, khususnya jika volume data yang di olah cukup besar. Throughput adalah ukuran kapasitas sistem mulai input sampai output dalam suatu periode tertentu. b. Konversi
data
dengan
menggunakan
komputer
juga
menjanjikan
kemudahan, karena komputer bisa melakukan perhitungan secara otomatis, bisa mencatat data tanggal dan waktu secara otomatis, bisa membuat nomor urut secara otomatis, dan lain-lainnya. c. Komputer mampu menyajikan informasi secara cepat dan dengan kecepatan yang tinggi. 3. Pengolahan Data Dengan Menggunakan Komputer Dengan semakin cepatnya perkembangan teknologi dan informasi, maka semakin banyak organisasi yang melakukan aktivitas pengolahan datanya dengan menggunakan komputer. Komputer di pandang lebih akurat, murah, dapat
12 diandalkan,efisien, tepat waktu dan mampu menjaga kemuktahiran informasi dalam proses pengolahan data (Wilkinson, 1993:149) Widjajanto (2001:65) menyebutkan ada dua metode pengolahan data dengan menggunakan komputer, yaitu : 1. Batch Processing Dalam metode ini proses updating (pemuktahiran) file dilakukan secara periodic dalam jangka waktu tertentu. Hal ini dikarenakan data-data yang akan di olah harus di tumpuk dulu dan prosesnya dilakukan menurut jadwal. Metode ini pada umumnya di gunakan untuk memproses transaksi rutin yang volumenya cukup besar, seperti misalnya aplikasi proses gaji dan upah, aplikasi pencatatan persediaan, dan lain-lain. 2. Immediate processing Sebaliknya, dalam metode ini proses updating (pemuktahiran) file di lakukan secara langsung segera setelah transaksi terjadi. Dengan demikian, setiap fileakan selalu menunjukkan status yang mutakhir. Metode ini sangat cocok untuk di terapkan dalam sistem yang dinamis, yaitu sistem yang memerlukan informasi yang mutakhir, seperti misalnya sistem pencatatan tabungan di bank. 2.1.3. Tinjauan Mengenai Pengendalian Intern pada Sistem Informasi Akuntansi Setiap organisasi dihadapkan pada berbagai risiko, “Paparan risiko (risk exposure) adalah ancaman terhadap asset dan kualitas informasi perusahaan akibat terabaikannya
atau
tidak
memadainya
pengendalian”
(Wilkinson,
13 1993:199).Dengan demikian, risiko ini tidak dapat dihindari oleh organisasi manapun. Wilkinson (1993:199) menyebutkan beberapa di antara risiko yang berkaitan dengan sistem yang dihadapi perusahaan, selain risiko yang di sebabkan oleh buruknya pengambilan keputusan dan tidak efisiennya operasi, adalah sebagai berikut: (1) kesalahan yang tidak di sengaja (unintentional error); (2) kesalahan yang di sengaja; (3) kehilangan asset yang tidak di sengaja; (4) pencurian asset; (5) pelanggaran keamanan; dan (6) tindak kekerasan dan bencana alam. Oleh karena itu, organisasi seharusnya menyusun pengendalian intern yang baik sebagai salah satu cara untuk mengurangi risiko. Berikut akan di uraikan mengenai pengertian pengendalian intern secara umum dan pengendalian intern pada sistem pengolahan data elektronik. 1. Pengendalian Intern secara umum Widjajanto (2001:18) mendefinisikan pengendalian intern sebagai suatu sistempengendalian yang meliputi struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran yang di terapkan dalam perusahaan dengan tujuan untuk (!) mengamankan aktiva perusahaan; (2) mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi; (3) meningkatkan efisiensi; dan (4) mendorong agar kebijakan manajemen di patuhi oleh segenap jajaran organisasi.Dari pengertian tersebut dapat di pahami bahwa pengendalian intern bertujuan untuk menjaga integritas informasi akuntansi.Melindungi aktiva organisasi terhadap kecurangan, pemborosan dan pencurian yang di lakukan oleh pihak di dalam maupun di luar organisasi selain itu, pengendalian intern juga harus dapat memudahkan
14 pelacakan kesalahan baik yang di sengaja ataupun tidak, sehingga memperlancar prosedur audit. Agar dapat kebijakan baik, suatu sistem pengendalian intern harus memiliki unsur-unsur pokok sebagai berikut: 1. Struktur organisasi yang memisahkan fungsional secara tegas 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. 3. Pelaksanaan kerja yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4. Karyawan yang berkualitas sesuai dengan tanggung jawab yang dipikulnya. 2. Pengendalian intern pada Sistem Pemrosesan Data Elektronik Organisasi
yang
menggunakan
sistem
informasi
terkomputerisasi
menerapkan pengendalian intern pada sistem pemrosesan data elektronik (PDE).. Widjajanto (2001:234) menyebutkan ada beberapa alasan mengapa pengendalian intern dalam sistem PDE dianggap lebih penting daripada pengendalian intern pada sistem manual: 1. Karena sistem PDE dapat memproses data dalam jumlah yang lebih besar sehingga setiap kesalahan yang terjadi akan menimbulkan dampak yang lebih besar dibandingkan dengan kesalahan pada sistem manual. 2. Sistem PDE pada umumnya menghimpun, memproses dan menyimpan data dalam bentuk atau format yang tidak oleh manusia.Oleh karena itu pengawasan kelayakan dan kecermatan data dalam sistem PDE lebih sulit di lakukan.
15 3. Sistem informasi akuntansi dengan PDE cenderung mengaburkan jejak audit (audit trail), sehingga akuntan lebih sulit untuk melacak jejak tersebut. Akibatnya. Untuk menyalahgunakan kecanggihan sistem PDE untuk penyelewengan akan lebih besar. 2.1.4 Tinjauan Mengenai Persediaan Persediaan merupakan elemen modal terbesar yang di miliki oleh setiap perusahaan dan membutuhkan perhatian khusus dari pihak manajemen. Dengan adanya masalah pada persediaan, seperti kelebihan atau kekurangan, manajemen akan dihadapkan para risiko perusahaannya tidak dapat beroperasi dengan baik dan pada akhirnya merugi. Kelebihan persediaan akan mengakibatkan perusahaan menanggung biaya penyimpanan atas persediaan menjadi sangat tinggi sehingga mengakibatkan berkurangnya dana untuk membiayai kegiatan operasional yang lain. Sebaliknya, kekurangan persediaan mengakibatkan terhambatnya perusahaan dalam memenuhi permintaan konsumen.Dengan demikian, persediaan yang tersedia dalam kuantitas cukup merupakan salah satu faktor yang dapat menjamin kelancaran usaha suatu perusahaan. Berikut akan di uraikan mengenai pengertian persediaan, sistem pencatatan persediaan,
prosedur dalam pengelolahan
persediaan : 1. Pengertian Persediaan Ikatan Akuntan Indonesia dalam Akuntansi Keuangan No.14 (2004) mendefisinikan persediaan sebagai aktiva : a. Tersedia untuk di jual dalam kegiatan usaha normal b. Dalam proses produksi dan atau belum perjalanan; atau
16 c. Dalam bentuk bahan baku atau perlengkapan (supplies) untuk di gunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa Berdasarkan definisi tersebut, maka dapat di jelaskan bahwa persediaan merupakan aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan yang di simpan dengan maksud untuk di jual pada periode tertentu, atau persediaan barang yang masih dalam proses produksi. Dan atau bahan baku yang masih menunggu untuk di gunakan dalam proses produksi. Dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari (1) persediaan produk jadi, (2) persediaan produk dalam proses, (3) persediaan bahan penolong, (4) persediaan bahan pabrik, (5) persediaan suku cadang. Sedangkan, dalam perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri dari satu golongan, yaitu persediaan barang dagangan, yang merupakan barang yang di beli untuk tujuan di jual kembali. 2. Sistem Pencatatan Persediaan Kieso et al (2002:446) menyebutkan ada dua jenis sistem pencatatan persediaan yang di jelaskan berikut ini : a. Sistem persediaan perpetual (perpetual inventory system) Dalam sistem ini, perubahan persediaan barang (pembelian dan penjualan) di catat secara langsung pada saat terjadi dari setiap mutasi persediaan di catat dalam kartu persediaan. b. Sistem persediaan periodik (periodic inventory system) Dalam sistem ini, perubahan persediaan barang di catat secara periodic dan hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang di catat, sedangkan
17 mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian (penjualan) tidak di catat dalam kartu persediaan. 3. Prosedur Dalam Pengelolaan Persediaan Pengelolaan persediaan meliputi proses pembelian, penyimpanan dan pengeluaran. Ada beberapa prosedur yang harus di lakukan dalam pengelolaan persediaan, antara lain: a. Prosedur permintaan pembelian persediaan Prosedur ini dilakukan apabila persediaan barang di dalam gudang mencapai jumlah pada tingkat minimum, sehingga harus di lakukan pemesanan kembali (reoder point) . Dalam hal ini, bagian gudang membuat surat permintaan pembelian untuk di kirim ke bagian pembelian. b. Prosedur order pembelian persediaan Prosedur ini dilakukan untuk memenuhi permintaan pembelian persediaan dari bagian gudang. Dalam hal ini, bagian pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada pemasok dengan maksud untuk memilih pemasok yang sesuai dalam hal harga dan syarat pembelian. Selanjutnya setelah pemasok dipilih, maka bagian pembelian membuat surat order pembelian untuk di kirim ke pemasok. c. Prosedur penerimaan persediaan Prosedur ini dilakukan setelah pemasok mengirim persediaan barang ke perusahaan sesuai order pembelian. Dalam hal ini, bagian penerimaan barang mencocokkan kualitas, kuantitas, jenis dan spesifikasi persediaan yang di terima dengan pesanan yang di ajukan.Selanjutnya setelah
18 persediaan sesuai, Maka bagian penerimaan barang membuat laporan penerimaan barang untuk dikirim ke bagian akuntansi. d. Prosedur pencatatan transaksi pembelian Prosedur ini dilakukan setelah bagian penerimaan barang menerima persediaan yang dikirim oleh pemasok. Dalam hal ini, bagian akuntansi melakukan pencatatan atas terjadinya pembelian dengan dasar bukti kas keluar yang di dukung oleh dokumen-dokumen, berupa surat permintaan pembelian, surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur. e. Prosedur pencatatan penerimaan persediaan di bagian gudang Prosedur ini di lakukan
setelah bagian akuntansi melakukan
pencatatan transaksi pembelian. Dalam hal ini, bagian penerimaan barang menyerahkan persediaan ke bagian gudang.Selanjutnya, bagian gudang menyimpan persediaan tersebut dan mencatat jumlahnya dalam kartu gudang. f. Prosedur pengeluaran barang Prosedur ini dilakukan untuk memenuhi permintaan persediaan barang oleh konsumen.Dalam hal ini, bagian penjualan yang membutuhkan barang mengisi bukti permintaan barang.Setelah bukti tersebut di otorisasi oleh pihak yang berwenang kemudian di bawa ke bagian gudang agar bagian gudang dapat mengisi jumlah persediaan yang dikeluarkan ke dalam bukti penerimaan barang.Setelah bukti penerimaan barang diisi oleh bagian gudang, maka kemudian di otorisasi oleh kepala bagian gudang untuk selanjutnya di serahkan ke bagian akuntansi.
19 2.2
Kerangka Pemikiran Dengan demikian, pengembangan sistem akan berhasil apabila dijalankan berurutan dan saling mendukung satu sama lain. Hubungan antar tahapan ini dapat di tunjukkan pada gambar 1. Sistem Informasi Akuntansi
Pengembangan Sistem Komputerisasi
Pengolahan Data
Persediaan
Pencatatan Persediaan
Pengelolaan Persediaan
Gambar 1 Rerangka Pemikiran
