BAB 2 TINJAUAN TEORITIS
2.1.
Tinjauan Teoritis
2.1.1. Pengertian Electronic Data Processing (EDP) Sistem pengolahan data elektronik ditandai dengan penggunaan perangkat komputer. Pemakaian komputer mempunyai dampak yang cukup besar terhadap perusahaan, terutama operasional perusahaan yang saat ini wajib harus digunakan perusahaan. Hal ini ditandai dengan komputer yang mampu bekerja sasuai program yang ada dalam sistem komputer itu sendiri sehingga mampu melaksanakan pekerjaan sesuai dengan standar dan kegiatan perusahaan. Data merupakan sekumpulan catatan tentang fakta yang belum terorganisir namun
telah
disiapkan
prosedur
pencatatannya
untuk
kemungkinan
pengorganisasiannya. Data-data diolah sehingga menghasilkan suatu informasi yang diinginkan (Schell dan McLeod, 2004). Data-data keuangan yang diproses menggunakan teknologi informasi akan menghasilkan informasi atau output yang handal. Pengertian pemrosesan data elektronik (EDP) adalah pemanfaatan teknologi komputer untuk melakukan pengolahan data yang berorientasi pada transaksi dalam
25
suatu organisasi (Bodnar dan Hopwood, 2003: 5). EDP adalah aplikasi sistem informasi akuntansi paling mendasar dalam setiap organisasi. Jika dikaitkan dengan penerapan pemrosesan data yang dilakukan oleh sistem EDP, maka menurut (Marshal, 2005) Electronic Data Processing adalah pemrosesan data dengan menggunakan sistem komputer, hanya dibutuhkan sedikit atau bahkan tidak ada keterlibatan manusia ketika sedang diproses. Karena teknologi komputer telah menjadi hal yang biasa, maka istilah pengolahan data (data processing-DP) telah mempunyai arti yang sama dengan istilah EDP. Definisi lain mengenai Data Processing yang dinyatakan oleh Mcleod dan Schell (2004: 237) adalah pengolahan data (data processing – DP) merupakan kegiatan manipulasi atau transformasi simbol-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya. Jadi sebenarnya pengertian teknologi dalam bidang elektronik mengakibatkan penggunaan komputer dalam pemrosesan data dan keuangan dan penyajian laporan keuangan suatu perusahaan. Saat ini, di era globalisasi banyak perusahaan tidak hanya manufaktur, perusahaan dagang, namun perusahaan jasa berhubungan dengan sistem. Pengolahan data berbasis komputer merupakan aplikasi dari sistem informasi akuntansi dan bagian dari tugas sistem informasi akuntansi yang mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi serta menyediakan informasi bagi pemakai baik dalam maupun luar perusahaan.
26
Dalam perbankan sistem pengolahan data berbasis komputer digunakan untuk mencatat transaksi ke dalam jurnal baik transaksi perbankan tunai maupun non tunai antara pihak bank dan nasabah mempostingnya ke dalam buku besar serta menyiapkan laporan keuangan.
2.1.2. Elemen-elemen EDP System Secara umum elemen-elemen yang terdapat dalam EDP adalah: 1.
Hardware/ perangkat keras
2.
Software/ perangkat lunak
3.
Database
4.
Procedures
5.
Personal Brainware
a.
Hardware / perangkat keras Perangkat keras disini mempunyai definisi bentuk fisik seperangkat komponen-
komponen peralatan yang membentuk sistem komputer, dimana mempunyai lima komponen pokok yaitu: 1. Unit Masukan (Input Device) Widjajanto (2001: 60) menyatakan bahwa unit masukan yaitu media yang digunakan untuk menerima masukan data untuk diproses, dan alat input ini dibagi atas dua golongan yaitu: 27
Alat input langsung (on-line input) yaitu alat input yang langsung dibaca komputer seperti: a. Keyboard yaitu alat berbentuk papan tombol, input dimasukkan dengan melakukan pengetikan dengan jalan menekan tombol tersebut. Biasanya keyboard didampingi oleh alat tambahan untuk mengetahui dan melihat apa yang ditekan di keyboard yaitu monitor. b. Teleprinter adalah alat kombinasi antara keyboard dengan alat cetak (printer) dimana hasil tampilan tersebut dapat dilihat di kertas. c. Financial Transaction Terminal merupakan suatu alat yang digunakan untuk transaksi yang berhubungan dengan ATM (Automatic Teller Machine) dimana terminal ini dapat melakukan transaksi 24 jam per harinya dengan memasukkan kartu berisi kode rekening nasabah diikuti dengan beberapa instruksi penekanan tombol sesuai dengan nomor PIN (Personal Identity Number). d. Point Of Sales (POS) yaitu terminal yang digunakan dalam chek-out counter pada toko-toko pusat perbelanjaan (pasar swalayan) untuk mencatat barang-barang terjual dan pengendalian persediaan (inventory control) e. Visual Display Terminal yaitu alat yang digunakan untuk memasukkan data ke komputer dengan terdiri dari keyboard dan monitor. Visual display terminal disebut juga CRT (Cathoda Ray Tube) Terminal.
28
f. Point Device yaitu suatu alat masukan yang biasanya dipergunakan untuk pembuatan grafik dan gambar alat-alat ini antara lain: mouse, touch screen, light pen, digizer tablet. g. Scanner yaitu alat input yang terdiri dari Magnetic Inc Character Recognition (OCR), OCR tag reader, bar code wand dan optical mark recognition (OMR) reader. Alat input tidak langsung (off-line input) Input unit tidak langsung diproses oleh CPU melainkan direkam kesuatu media agar dapat dibaca komputer seperti kartu plong (puched card), pita magnetic (magnetic tape) atau disk magnetic (magnetic disc). 2. Unit Pemrosesan Sentral (Central Processing Unit) Menurut Widjajanto (2001: 61) “ Central Processing Unit (CPU) adalah komponen inti dari suatu sistem komputer guna menginterpretasikan dan melakukan eksekusi instruksi program”. Pada CPU terdapat tiga komponen yaitu control unit, aritmatic logic unit (ALU), dan Primary Storage. Tugas Control Unit ini untuk menseleksi, menafsirkan, dan melaksanakan instruksi program dimana unit control CPU bisa mengatur dan mengarahkan operasi seluruh instalasi.
29
Pada ALU bertugas melakukan operasi aritmatika seperti perhitungan, pengurangan, perkalian, dan pembagian atas dasar penjumlahan. ALU juga bertugas melakukan operasi logika sesuai dengan instruksi program. Sedangkan Primary Storage berguna untuk menyimpan program-program instruksi yang tengah dilaksanakan dan juga menyimpan data pada saat data itu tengah diproses di CPU. 3.
Unit Keluaran (Output Device)
Unit keluaran (output device) menurut Widjajanto (2001: 61) adalah media perekam dan penyaji data dalam bentuk yang terbaca oleh manusia atau dalam bentuk yang terbaca oleh manusia atau dalam bentuk yang terbaca oleh komputer. Ada tiga golongan output berdasarkan fungsinya yaitu: a. Hard copy device yaitu berupa alat yang digunakan untuk mencetak tulisan baik berupa simbol-simbol, angka dan gambar yang bersifat grafis di media keras (hard copy) misalnya kertas atau film. Alat ini misalnya printer dan potter. b. Soft copy device yaitu alat yang digunakan untk menampilkan hasil output berupa signal elektronik seperti video display, flat panel display, dan speaker. c. Drive device yaitu alat yang digunakan untuk merekam simbol dan hanya dapat dibaca oleh mesin disk drive dan tape magnetic. Sedangkan bentuk
30
yang terbaca oleh manusia antara lain adalah hasil cetak komputer dengan menggunakan perangkat seperti dot matrix, ink jet, laser. 4. Unit Penyimpanan (Storage Device) Menurut Romney et al
(2006: 187), unit penyimpanan data adalah tempat
menyimpan data baik secara permanen maupun temporer. Media penyimpanan dapat dibedakan menjadi dua bagian yaitu interval storage (primary storage), dan external storage (secondary storage). Internal storage adalah media penyimpanan yang terletak di dalam dan berhubungan langsung dengan CPU, sedangkan external storage terpisah dan tidak berhubungan langsung dengan CPU. Media penyimpanan terbagi atas tiga golongan dari sisi teknologi mekanik seperti kartu plong, teknologi magnetic misalnya tape magnetic , hard disc, disket, dan teknologi optik seperti CD ROM, optical disc, dan floptical disc. 5. Perangkat Tambahan (Peripheral) Merupakan perangkat yang berguna untuk menambah kegunaan komputer. Perangkat ini biasanya ditambahkan ke dalam rangkaian komputer yang disebut expansion slot atau expansion slot atau expansion bus. Contoh dari peripheral ini adalah: Network card yang berguna untuk menghubungkan antara komputer PC atau PS/2 ke komputer PC atau PS/2 yang lain sehingga membentuk jaringan komputer.
31
Sound card yaitu suatu alat tambahan
yang dipergunakan untuk menambah
kualitas suara. Modem yaitu suatu alat untuk menghubungkan dari terminal komputer ke komunikasi dengan terminal lain melalui saluran telepon. Concentrator yaitu suatu alat untuk menghubungkan beberapa sinyal data dari channel transmitter berkapasitas rendah ke transmiter berkapasitas tinggi. b.
Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak adalah komponen dalam electronic data processing system
merupakan program-program yang berfungsi dengan memberikan instruksi-instruksi tertentu sehingga mengidentifikasi program, menyiapkan aplikasi program agar seluruh peralatan komputer terkontrol dan menghasilkan hubungan yang lebih efisien antara manusia dengan mesin komputer. Perangkat lunak dikategorikan atas tiga bagian yaitu system software, perangkat lunak bahasa (language software) dan perangkat lunak aplikasi (application software). System software yaitu perangkat lunak yang berfungsi untuk mengatur bagaimana cara menggunakan peralatan. Ada beberapa jenis software yaitu: a. Sistem operasi (operating system) adalah program komputer yang digunakan untuk mengorganisasikan penggunaan komputer. Program sistem operasi ini antara lain: PC DOS, MS DOS,dan XENIC dibuat oleh Microsoft, APPLE DOS, dan TRS DOS dibuat oleh Apple,dan Radio Shack Respectively, UNIX
32
dikembangkan oleh perusahaan AT&T yang banyak dipergunakan dalam mainframe, supermini, dan supermicro. b. Software Development Kit (SDK) yaitu software yang dibuat oleh pembuat hardware guna membantu para programmer dalam membuat software baru. c. Utility program yaitu perangkat lunak tambahan yang digunakan untuk membantu para pemakai komputer misalnya memperbaiki, mengubah dan memanajemen sistem baru lainnya. b. Perangkat lunak aplikasi (application software) Perangkat ini adalah program komputer yang sengaja dibuat untuk pemakai komputer. c. Perangkat lunak bahasa (language software) Perangkat lunak bahasa komputer merupakan program khusus yang sudah dapat dibuat
oleh
perusahaan
perangkat
lunak
yang
dipergunakan
untuk
mengembangkan program aplikasi. d. Database Database menurut Widjajanto (2001: 64) diartikan sebagai kumpulan file yang terstruktur dan terintegrasi sedemikian rupa sehingga proses data dan pencarian data pada file dapat dilakukan dengan mudah. Pada dasarnya penerapan database merupakan suatu hal yang terpenting dari electronic data processing system dimana
database
bertujuan
mengorganisasikan
data
dalam
memproses
pengelolaan data sehingga memudahkan para pemakai informasi. Pelaksanaan
33
penggunaan database memerlukan suatu file data program, hal ini yang sering disebut sebagai Database Management System (DBMS). e. Procedures Prosedur dibutuhkan agar terjadi keefektifan dalam penggunaan sistem komputer dimana para pemakai dapat melakukan aktivitasnya dengan menggunakan komputer secara efektif dan efisien. f.
Personal (brainware) Pemakai komputer (brainware) adalah aspek manusia yang menangani komputer. Pemakai komputer inilah yang seharusnya bekerja dalam setiap penggunaan komputer. Sebab data yang dihasilkan oleh komputer selalu berawal pada data yang diinput oleh pemakai
2.2. Pengertian dan Fungsi BDS - IBS 2.2.1.
Pengertian BDS - IBS
Menurut BDS – IBS atau yang disebut dengan Branch Delivery System – Integrated Banking System, merupakan suatu system informasi akuntansi berbasis komputer yang diterapkan oleh Bank Bank di Indonesia yang digunakan untuk memproses data transaksi financial maupun non financial. Bank – Bank Di Indonesia belum sepenuhnya menggunakan sistem software yang sama. 2.2.2.
Fungsi dan Kegunaan BDS - IBS
Fungsi dari BDS – IBS ini adalah mengintegrasikan operation dari masingmasing cabang ke server dipusat yang akan berujung ke Bank Indonesia.
34
Sedangkan kegunaannya adalah antara lain: Pembukaan rekening Mutasi Kliring Remittance, dll. 2.3. Pengertian dan Fungsi Anjungan Tunai Mandiri (ATM) 2.3.1. Pengertian ATM Dalam dunia perbankan, pelayanan merupakan faktor yang penting dalam menarik daya pikat nasabah. Nasabah pada umumnya akan memilih salah satu bank yang memiliki tingkat pelayanan yang baik dan memuaskan. Pelayanan yang diberikan oleh pihak bank kepada nasabah tidak hanya dari sisi pelayanan teller dan customer service saja tetapi harus dilihat dari segi penganekaragaman produk bank dalam peningkatan pelayanan ATM. ATM menurut Florian (2004) adalah alat telekomunikasi berbasis komputer yang menyediakan tempat bagi nasabah dalam melakukan transaksi keuangan tanpa membutuhkan seorang teller bank. ATM dalam bahasa asing Automated Teller Machine dan dalam bahasa Indonesia Anjungan Tunai Mandiri. ATM dikembangkan oleh Simjian tahun 1939. Pada tahun tersebut Luther mendirikan ATM di City Bank yang terletak di New York. Namun pemasangan mesin ATM di bank tersebut tidak berlangsung lama
35
hanya berkisar sekitar 6 bulan saja dikarenakan banyak nasabah masih belum mengenal fungsi ATM. Perkembangan ATM terhenti selama kurang lebih 25 tahun. Pada tanggal 22 Juni 1967 De La Rue kembali mengembangkan ATM pertama dan mendirikan ATM untuk pertama kalinya di London pada Bank Barclays. Saat itu ATM telah mengenal adanya PIN yang melengkapi kartu plastik ATM. Munculnya ide PIN pada kartu ATM dikembangkan oleh insinyur Inggris bernama James Good Fellow tahun 1965. Sejak saat itu perkembangan ATM terus berkembang seiring teknologi yang semakin maju. ATM mulai berkembang di Indonesia pada tahun 1960-an. Sementara itu definisi ATM menurut Kasmir (2007: 327) merupakan mesin yang memberikan kemudahan kepada nasabah dalam melakukan transaksi perbankan secara otomatis selama 24 jam dalam 7 hari termasuk hari libur. ATM yang dilengkapi dengan kartu plastik diterbitkan oleh lembaga keuangan (bank) yang disebut dengan kartu ATM. Kartu ATM yang dikeluarkan oleh pihak bank biasanya sudah menetapkan batas jumlah penarikan atau transaksi tunai maksimum perhari. Batas penarikan ATM ditetapkan untuk mengantisipasi kemungkinan adanya kerusakan pada perangkat ATM, selain itu batas jumlah penarikan ditetapkan untuk mengantisipasi kelebihan penyediaan uang tunai dalam ATM. Pada umumnya nasabah yang menggunakan fasilitas ATM akan dikenakan biaya administrasi pengelolaan rekening dan biaya bulanan kartu ATM. Biasanya besar
36
biaya pengelolaan dan biaya bulanan kartu ATM ditetapkan oleh masing-masing bank. Dilihat dari pengertian ATM, ada 5 kepuasan yang dapat dirasakan nasabah bila bertransaksi melalui ATM yaitu: 1.
Kemudahan penggunaan jasa perbankan
2.
Keleluasaan waktu pelayanan
3.
Kecepatan dan ketepatan pelayanan
4.
Keamanan pelayanan
5.
Keanekaragaman jenis pelayanan. Di Indonesia ATM boleh dikatakan baru dikenal sekitar satu dasawarsa (sepuluh
tahun) yang lalu, adapun latar pembentukan ATM ini dilakukan oleh sektor perbankan yang bertujuan: 1.
Untuk meningkatkan pelayanan
2.
Untuk menunjang bisnis riteil
3.
Untuk menghadapi teknologi informasi perbankan antar bank
4.
Kebutuhan masyarakat dan keterbatasan waktu
5.
Sebagai sarana promosi
2.3.2. Fungsi dan Manfaat ATM Pada awalnya penggunaan teknologi ATM dilakukan untuk membantu nasabah didalam melakukan penarikan uang tunai dimana cabang bank tersebut tidak ada.
37
Artinya ada tidak ada fasilitas ATM, nasabah tetap membuka rekening pada suatu bank. Tetapi kemajuan teknologi informasi perbankan, khususnya pada ATM telah mampu membalikkan postulat seperti itu yaitu nasabah yang akan membuka rekening pada bank, pertama sekali akan selalu menanyakan masalah fasilitas ATM, bila tidak tersedia jangan harap nasabah akan membuka rekening. Kondisi seperti ini dapat digaris bawahi bahwa nasabah lebih perduli dengan ketersediaan ATM, dibandingkan perduli untuk buka rekening pada bank tersebut. Karena nasabah pasti akan mencari bank lain yang telah memiliki fasilitas ATM. Secara umum fungsi ATM adalah agar dapat melakukan penarikan uang tunai, namun selain itu masih banyak fungsi ATM yang dapat mempermudah kepentingan kita sebagai nasabah dalam melakukan aktivitas perbankan seperti: (Kasmir, 2007) 1.
Informasi saldo
2.
Pembayaran umum: tagihan telepon, kartu kredit,listrik, air, handphone, dan mata kuliah
3.
Pembelian : tiket penerbangan, isi ulang pulsa
4.
Pemindah bukuan (open transfer)
5.
Pengubahan PIN
6.
Setor tunai
38
Menurut Kasmir ( 2007 ), manfaat yang dapat dirasakan oleh nasabah dari pelayanan ATM tersebut adalah: 1.
Melakukan pelayanan sendiri
2.
Dapat melakukan transaksi perbankan tunai maupun non tunai tanpa harus mendatangi kantor cabang yang dituju.
3.
Dapat melakukan transaksi perbankan tanpa dibatasi waktu dan tempat karena layanan ATM on-line selama 24 jam
4.
Tidak perlu menyimpan uang kas terlalu banyak Sedangkan manfaat bagi pihak bank sendiri adalah:
1.
Kemampuan menarik nasabah baru yang lebih banyak untuk menabung dan meningkatkan pendapatan
2.
Mendorong nasabah agar lebih aktif menggunakan jasa perbankan
3.
Mengurangi antrian nasabah di kantor cabang
4.
Mampu membuka peluang munculnya produk dan jasa baru
5.
Sebagai media promosi
6.
Mengoptimalkan jaringan komunikasi yang ada
39
2.3.3.
Komponen ATM
ATM pada dasarnya memiliki komponen-komponen yang terdiri dari: 1.
CPU Untuk mengendalikan perantaraan pengguna dan peralatan transaksi
2.
Magnetic dan atau Chip card reader Untuk mengidentifikasi pelanggan
3.
PIN Pad (Layout to a Touch tone or Calculator keypad) Digunakan sebagai pengamanan
4.
Secure cryptoprocessor Merupakan bagian dari fungsi pengamanan
5.
Display atau Touchscreen Untuk memilih berbagai macam jenis transaksi 6.
Record Printer Merekam transaksi yang telah dilakukan pelanggan.
40
Gambar 1 ATM Blockgram Sumber: http://en.wikipedia.org/wiki/Automated_teller_machine,2007 7.
Vault Untuk menyimpan bagian dari mesin yang mensyaratkan akses terbatas.
8.
Housing Untuk tujuan estetika atau sebagai tanda pengenal.
9. Function key buttons Digunakan oleh pelanggan untuk menampilkan transaksi.
41
2.3.4.
Proses Transaksi Kartu ATM
Yang diperlukan untuk mengoperasikan ATM: 1.
Peralatan – mesin ATM
2.
Alat komunikasi – saluran telepon analog atau dedicated rease line
3.
Uang tunai – uang untuk perputaran melalui melaui ATM
4.
Akun bank (rekening tabungan) – akun untuk siklus perputaran uang dan biaya tambahan untuk keuntungan bank
5.
Lokasi – lokasi yang ramai
Sistem pemrosesan dimulai dengan pelanggan melakukan transaksi melalui ATM. Pelanggan memasukkan kartu ATM kemudian menuliskan PIN, dan permintaan dikirimkan kepada processor. Processor mengirimkan permintaan pelanggan kepada bank untuk verifikasi PIN dan data kartu lainnya. Bila data kartu dan nomer PIN nya benar, maka bank akan mengirimkan tanda/ sinyal otorisasi kepada processor dan processor mengirimkan ke otorisasi ATM untuk melakukan transaksi yang diminta (misalnya: pengambilan uang). Pada waktu itu juga bank akan mentransfer secara elektonik jumlah yang diminta kepada processor dan processor mengirimnya kepada
akun pemilik ATM ke lembaga keuangan
lainnya
(http://trustedassoc.com,2007). 2.3.5.
Proses Pengolahan Data pada ATM
Untuk mengubah data menjadi informasi, dilakukan proses pengolahan data. Dalam sistem informasi akuntansi, proses pengolahan dilakukan dengan beberapa
42
tahap. Jika sistem informasi diproses secara manual, proses pengolahan data dapat dilakukan dalam suatu siklus seperti dalam gambar berikut ini:
Bukti Buku Besar
Jurnal
Transaksi
Laporan Keuangan
Buku Pembantu
Gambar 2 Siklus Pengolahan Data Secara Manual Sumber : Baridwan (1993) Dengan digunakannya mesin komputer dalam proses pengolahan data, siklus pengolahan data dapat dipisahkan menjadi tiga yaitu masukan (input), pengolahan (proses), dan keluaran (output).
43
INPUT
PENGOLAHAN
OUTPUT
Bukti JURNAL Transaksi
Buku Besar Laporan Keuangan & Laporan Lain
Gambar 3 Siklus Pengolahan Data dengan Komputer Sumber: Baridwan (1993) Jadi fokus utama dari aktivitas pemrosesan data baik secara manual maupun secara elektronik terdiri dari tiga aktivitas yaitu aktivitas input, manipulasi atau processing, dan output. Dalam pemrosesan data atau pengolahan data berbasis komputer bentuk sistem jaringan kerja dan peralatan yang mendukung yang ditetapkan perusahaan merupakan suatu faktor penting yang saling mempengaruhi sehingga menghasilkan informasi cepat. Misalnya apabila data tentang kegiatan bisnis dikumpulkan maka akan menimbulkan teknik pemrosesan atau pembaharuan transaksi yang mempengaruhi data kegiatan bisnis. 44
Berdasarkan pelayanan, proses tansaksi ATM dibagi kedalam dua kondisi yaitu: 1. Transaksi On-line Transaksi On- line adalah transaksi ATM yang terjadi dalam keadaan dimana server cabang yang melakukan transaksi dalam keadaan hidup (on-line) sehingga transaksi tersebut akan diotorisasi secara langsung oleh server cabang nasabah tersebut. Proses on-line membantu sistem perbankan dalam melaksanakan kegiatan operasional perbankan. Dokumen
Program
Terminal
Updating
Transaksi
Master File
Diinputkan
Updating
Seketika (real time)
Seketika
(real time) Gambar 4 Sistem On-Line Processing Sumber: Widjajanto (2001) 2. Transaksi Off-line Transakai off line adalah transaksi ATM yang dapat terjadi dalam keadaan dimana server cabang nasabah yang akan transaksi dalam keadaan mati atau rusak (off line)
45
sehingga transaksi tersebut akan akan diotorisasi oleh server tendam. Selanjutnya jika server cabang hidup kembali maka transaksi tersebut akan diteruskan dari server tendem ke server cabang melalui proses rekonsiliasi. 2.3.6.
Sistem Pencatatan Dalam Transaksi ATM Pembukuan pengambilan uang dari cabang sentra kas
Dalam pengisian uang atau penyediaan uang ke mesin-mesin ATM maka ATM center melakukan pengambilan uang dari Cabang Sentra Kas yang sebelumnya dilakukan penyortiran terlebih dahulu yang selanjutnya dapat dimasukkan ke dalam mesin ATM. Kemudian petugas cash vault membuat voucher untuk dibukukan oleh teller Cabang Sentra Kas dengan jurnal sebagai berikut: D: Kas ATM K: Kas Teller Pembukuan Pengisian Uang (Restocking) Pada saat mesin ATM melakukan pengisian uang (restocking) maka petugas pembukuan akan membuat voucher pembukuan pengisian yang akan dibukukan oleh teller Cabang Sentra Kas dengan jurnal sebagai berikut: D: Kas ATM Mesin X K: Kas ATM Replenishment
46
Selanjutnya sisa uang yang ada pada mesin ATM yang telah di restocking dihitung maka sisa tersebut disetorkan ke Cabang Sentra Kas dengan jurnal sebagai berikut: D: Kas Teller K: Kas Mesin X Pembukuan Transaksi Penarikan Tunai ATM Dalam Pencatatan pembukuan atas transaksi penarikan tunai dapat dibagi dua yaitu: a. Transaksi ATM Nasabah Cabang Sendiri Apabila nasabah cabang A melakukan transaksi di ATM Cabang A juga maka data dari ATM akan diteruskan ke server tendem yang selanjutnya server tandem tersebut akan memverifikasi data ke server cabang A, dan apabila data sesuai maka server akan mengotorisasi transaksi dan dilanjutkan ke server tandem. Hasil dari server tandem akan diteruskan ke ATM untuk mengeluarkan uang tunai sesuai dengan permintaan nasabah. Pembukuan yang terjadi untuk transaksi ini adalah: D: Rekening nasabah pemilik kartu ATM K: Kas ATM Cabang A b. Transaksi ATM Nasabah Cabang Lain
47
Jika nasabah Cabang Y melakukan transaksi ATM di Cabang X maka dari ATM dilanjutkan ke server tandem yang kemudian server tandem akan memverifikasi data ke server cabang Y. Dan apabila data sesuai dengan yang ada maka server kemudian mengotorisasi ke server tendem yang selanjutnya diteruskan ke ATM untuk mengeluarkan uang tunai sesuai dengan permintaan nasabah. Dalam hal ini terjadi pembukuan didua kantor cabang, maka pembukuan untuk Kantor Cabang Y: D: Rekening nasabah cabang Y K: Rekening antar kantor cabang X Pembukuan untuk kantor cabang X: D: Rekening antar kantor cabang Y K: Kas ATM Cabang X Pembukuan transaksi pemindahbukuan (open transfer) Pada cabang penerima jurnalnya: D: Rekening antar kantor cabang pengirim K: Rekening nasabah penerima Pembukuan di cabang pengirim:
48
D: Rekening nasabah pengirim K: Rekening antar kantor cabang penerima Pembukuan transaksi setoran tunai dalam ATM a. Pembukuan transaksi ATM setoran tunai nasabah ke rekening sendiri: D: Kas ATM cabang X K: Rekening nasabah pemilik kartu ATM b. Transaksi ATM setoran tunai ke rekening cabang lain D: Kas ATM cabang X K: Rekening nasabah cabang lain 2.3.7. Sistem Pemrosesan Data Elektronik Dan Sistem Informasi Akuntansi 2.3.7.1. Komputerisasi Sistem Informasi Akuntansi Komputer perusahaan dapat disebut sebagai Proses Data Elektronik. Sistem secara elektronik ini membutuhkan empat elemen lainnya yang terdiri dari: 1.
Program komputer (software) Program komputer atau disebut juga dengan software berfungsi untuk
menterjemahkan kemauan pemakai (user) ke dalam bahasa mesin komputer 2.
Data Berupa data input, dapat berupa angka- angka, kode, simbol-simbol atau gambar.
Yang digunakan sebagai bukti asli transaksi. 49
3.
Operator Orang yang menjalankan operasional pada satuan unit komputer (workstation)
4.
Pengambil keputusan (decision maker) Orang yang memonitor dan mengambil tindakan lebih lanjut sebagai tindakan
perbaikan, berdasarkan informasi yang dihasilkan oleh sistem pemrosesan data secara elektronik (PDE) tersebut. Davis (1980: 12), mengemukakan suatu teori mengenai hubungan antara pemrosesan data elektronik dengan sistem informasi akuntansi, yaitu “Although modern, sophisticated accounting information system are the product of marriage of two separate discipline, accounting and electronic data processing, these discipline envolved independently of each other and from completely different origins” Jadi teori tersebut mempunyai arti bahwa sistem informasi akuntansi yang mengaplikasikan teknologi informasi berupa komputer atau yang dikenal dengan “PDE” merupakan sophisticated information system” artinya produk yang mengawinkan antara dua sumber disiplin ilmu yang berbeda dan berkembang dengan sendirinya yaitu akuntansi dan pemrosesan data elektronik (PDE) akan membuat suatu sistem informasi akuntansi berbasis komputer yang menakjubkan. Jadi pengertian komputerisasi tidak terbatas hanya pada penggunaan komputer di dalam perusahaan tetapi lebih jauh lagi mencakup sistem informasi berbasis komputer yang saling terintegrasi.
50
2.3.7.2. Hubungan Proses Pengendalian Internal dengan Proses Pengolahan Data Elekronik Widjajanto (2001: 234) menyatakan bahwa pengendalian internal pada sistem EDP sangat penting, karena sistem EDP memproses data dalam jumlah besar sehingga setiap kesalahan akan menimbulkan dampak yang lebih besar dibandingkan kesalahan pada sistem manual. Dalam sistem pengendalian internal yang menerapkan EDP terdapat tujuh golongan pengendalian, hal ini dikemukakan oleh Murdick yang dinyatakan kembali oleh Bambang Hartadi (1999, 87-96), golongan tersebut antara lain: 1) Pengendalian organisasi Rencana organisasi harus diadakan guna dilaksanakannya suatu prosedur pengolahan dengan EDP yang menghasilkan infomasi yang dapat dipercaya. Unsur yang penting dalam struktur organisasi adalah pemindahan secara efektif sehingga tujuan control tercapai. Ada lima tugas dalam bagian EDP ialah: a.
System Analists Bertanggung jawab menyusun suatu sistem baik yang menyangkut tujuan sistem itu sendiri atau penerapannya
b.
Programmer Bertanggung jawab untuk pembuatan flowcharts, menyusun instruksi, menguji dan mendokumentasikan hasilnya
51
c.
Operator Bertanggung jawab untuk pengolahan data melalui sistem dengan menggunakan program komputer dengan mengikti petunjuk yang telah dibuat.
d.
Librarian Bertanggung jawab untuk menyimpan program komputer files transaksi dan catatan lainnya. Perhitungan fisik harus dilakukannya karena kepekaannya dan kerahasiaannya
e.
Group Control Bertanggung jawab menguji keefektifan dan keefisienan suatu sistem yang diterapkan yang menjadi perhatiannya tidak hanya masukan dan keluaran tetapi juga kebebasan pengunci yang mengoperasikannya.
2) Pengendalian penggunaan komputer dan file harus dilakukan untuk menghindari dari kerusakan dan kebakaran. 3)
Pengendalian perangkat keras dan lunak Pengendalian perangkat keras dan lunak merupakan tanggung jawab dan
kemampuan pabrik komputer dan perangkat lunaknya a.
Pengendalian dokumentasi Yang dimaksud dokumentasi adalah kumpulan persoalan yang tertulis atau tercetak yang memberi informasi tentang suatu permasalahan tertentu.
b.
Pengendalian Masukan
52
Pengendalian masukan harus dilakukan dengan penerapan kegiatan keluaran dari EDP sebab kualitas masukan akan mempengaruhi kualitas keluaran. c.
Pengendalian pengolahan data Pengendalian pengolahan data berarti mengecek dapat dipercayainya (reliability)
seluruh penerapan EDP. Tujuannya adalah untuk menguji apakah seluruh transaksi telah dicatat dan diolah secara layak atau untuk menjamin bahwa tidak ada transaksi yang ditambahkan. 2.3.7.3. Customer Relationship Management (CRM) CRM adalah pendekatan yang berfokus pelanggan dan melibatkan semua fungsi dalam perusahaan (pemasaran, produksi, keuangan, penjualan, dan jasa). CRM adalah strategi bisnis yang lebih dari sekedar meningkatkan volume transaksi. Tujuantujuan yang ingin dicapai adalah untuk meningkatkan profitabilitas, pendapatan, dan kepuasan pelanggan. Manajemen hubungan pelanggan (customer relationship management) adalah manajemen hubungan antara perusahaan dengan pelanggan sehingga baik perusahaan maupun pelanggannya akan menerima nilai maksimum dari hubungan ini (Schell, 2008: 247). “Customer relationship management is both a business and technology discipline for managing customer relationship to optimize revenue, profitability, customer satisfaction, and customer retention” (London and Laudon, 2006: 371). CRM dapat mengidentifikasi pelanggan yang dapat menghasilkan pendapatan maksimal untuk setiap tindakan pemasaran atau pelayanan yang dilakukan oleh perusahaan.
53
CRM membantu perusahaan dalam penggunaan teknologi dan sumberdaya manusia untuk mendapatkan perilaku dan nilai pelanggan secara lebih mendalam. Banyak komponen teknologi yang digunakan dalam CRM tetapi, hanya memikirkan bentuk teknologi saja merupakan kesalahan. Pemikiran yang lebih berguna adalah bagaimana sebuah proses dapat menghasilkan secara bersamaan informasi mengenai pelanggan, penjualan, keefektivan pemasaran, tanggung jawab, dan tren pasar terkini. ”Touch points” dibutuhkan dalam CRM untuk mengindikasikan interaksi dengan pelanggan baik secara langsung maupun tidak langsung. d.
Software CRM Sebuah sistem membutuhkan aplikasi untuk menjalankan proses yang
dikehendaki. CRM dalam hal ini membutuhkan aplikasi untuk mengumpulkan , mengolah, dan mengevaluasi data pelanggan yang bertujuan untuk personalisasi hubungan antara perusahaan dengan pelanggan. Sistem CRM menggunakan software (London and Laudon,2006: 372) berupa: Sales Force Automation (SFA) membantu staf penjualan untuk meningkatkan produktivitasnya dengan focus pada usaha penjualan terhadap pelanggan yang mempunyai tingkat profitabilitas tinggi. Sistem ini menyediakan prospek penjualan dan kontak informasi ,informasi produk, konfigurasi kemampuan produk, dan kemampuan kuota penjualan.
54
Customer service menyediakan alat dan informasi untuk pusat pelayanan (call center), help desk, dan menjadikan staf bagian pelayanan pelanggan menjadi lebih efisien. Marketing, sistem CRM mendukung penjualan secara langsung dengan menyediakan kemampuan untuk menangkap prospek dan data pelanggan, informasi produk dan jasa , klasifikasi target pasar, analisis data pelanggan untuk identifikasi tingkat profitabilitas pelanggan, merancang produk dan untuk memuaskan kebutuhan dan keinginan spesifik pelanggan. 2.3.7.4. Manfaat dari Customer Relationship Management Manfaat dari CRM yang efektif (Gray dan Byun, 2001: 11-12) adalah: Meningkatkan pertumbuhan pendapatan melalui kepuasan pelanggan a. Membuat pelanggan mempunyai pengalaman yang menyenangkan terhadap produk b. Melakukan penjualan silang Mengurangi biaya distribusi dan penjualan, target promosi kepada konsumen a. Promosi yang lebih kreatif dengan probabilitas lebih besar bahwa promosi tersebut diterima oleh pelanggan b. Menggunakan aplikasi internet untuk mengurangi jumlah karyawan bagian pemasaran secara langsung (direct sales) dan jalur pemasaran yang dibutuhkan
55
c. Mengelola kemitraan dengan pelanggan (customer relationship) daripada hanya berfokus kepada produk. Meminimalisasi biaya pendukung konsumen Menyediakan informasi yang memadai tentang produk kepada pelanggan dan dapat diakses kapan saja Otomatisasi call center yang menyediakan data tentang sejarah dan preferensi pelanggan sehingga perusahaan bisa melakukan penjualan silang. 2.3.7.5. Komponen- komponen CRM Untuk mengaplikasikan CRM, perusahaan membutuhkan secara luas seperangkat alat, teknologi, dan prosedur untuk mempromosikan hubungan (relationship) dengan pelanggan untuk meningkatkan penjualan. Komponen CRM dibagi menjadi tiga (Gray dan Byun, 2001: 8) yaitu: a. Pelanggan (customer) Pelanggan adalah sumber bagi profit perusahan saat ini dan pertumbuhan di masa yang akan dating. Pelanggan dengan tingkat profitabilitas tinggi sangat sulit didapatkan dalam kondisi bisnis yang penuh persaingan. Teknologi informasi dapat membantu untuk mengelola pelanggan. CRM dapat diartikan sebagai pendekatan pemasaran yang berdasarkan pada informasi mengenai pelanggan. b. Hubungan (relationship) Kemitraan antara perusahaan dengan pelanggannya terjalin melalui komunikasi dan interaksi dua arah secara langsung. Kemitraan sangat tergantung pada perilaku, 56
situasi,dan kondisi yang dihadapi oleh pelanggan. Seorang pelanggan dengan perilaku baik belum tentu puas karena dipengaruhi oleh situasi dan kondisi yang dihadapinya. Manajemen (management) CRM bukan hanya pekerjaan bagian pemasaran tetapi manajemen perusahaan secara keseluruhan. CRM membutuhkan perubahan secara terus- menerus dari proses dan budaya dalam perusahaan. Informasi tentang pelanggan dikumpulkan kemudian ditransformasikan menjadi pengetahuan (knowledge) bagi perusahaan, kemdian diolah untuk mendapatkan keuntungan dan kesempatan dalam pasar persaingan. CRM membutuhkan perubahan yang komprehensif dari perusahaan dan pelanggan. Pelanggan
CRM
Kemitraan
Manajemen Gambar 5
Komponen-komponen CRM Sumber: Paul Gray dan Jongbok Byun (2001)
57
2.3.7.6. Aktivitas CRM Perusahaan dapat mengenali pelanggan secara individu dan melayani mereka sesuai dengan kebutuhannya adalah tujuan dasar aktivitas CRM. Beberapa aktivitas utama dari konsep CRM secara umum dari konsep CRM secara umum (www. Plasmodia.com, 2006) adalah sebagai berikut: 1. Mengumpulkan data mengenai pelanggan Data pelanggan yang kuat merupakan kunci utama CRM. Ada banyak alasan mengapa perusahaan perlu mengumpulkan data pelanggan. Pertama, data pelanggan adalah salah satu aset utama perusahaan yang dapat dihitung performanya sebagaimana aset financial. Kedua data pelanggan dapat dijadikan ukuran tentang “nilai perusahaan sekarang” dan kemungkinan kinerjanya di masa yang akan datang. Banyak cara yang dapat dilakukan untuk mengumpulkan data pelanggan, misalnya melalui pengembalian kartu garansi yang harus diisi data lengkap pelanggan melalui formulir aplikasi untuk pengajuan kredit ataupun permintaan suatu layanan dan menerbitkan kartu keanggotaan yang banyak dilakukan oleh perusahaan retail besar di Indonesia. 2.
Membuat profil setiap pelanggan Langkah ini sebenarnya merupakan pengembangan dari proses segmentasi yang
sudah dilakukan oleh perusahaan. Profil pelanggan menyangkut segala aktivitas yang dilakukan oleh pelanggan mengenai penggunaan produk ataupun layanan perusahaan. Profil pelanggan akan memberikan gambaran tentang kebutuhan, keinginan, dan
58
perhatian mereka tentang produk atau layanan perusahaan. Dua hal yang dapat dijadikan parameter perusahaan dalam menentukan profil pelanggan yaitu: Usage menyangkut seberapa banyak mereka menggunakan produk atau layanan perusahaan, kapan menggunakannya dan produk atau layanan apa saja yang digunakan. Uses, menyangkut bagaimana pelanggan memakai produk atau layanan perusahaan. Kedua parameter tersebut digabungkan dengan data demografis, psikografis, dan berbagai data pendukung lain, profil semacam ini akan memberikan gambaran yang lebih komprehensif tentang kebutuhan dan keinginan pelanggan. Sebuah system CRM harus bisa menjalankan fungsi: a.
Mengidentifikasi factor-faktor yang penting bagi pelanggan
b.
Mengusung falsafah customer – oriented
c.
Mengadopsi pengukuran berdasarkan sudut pandang pelanggan
d.
Membangun proses ujung ke ujung dalam melayani pelanggan
e.
Menyediakan dukungan pelanggan yang sempurna
f.
Menangani keluhan / complain pelanggan
g.
Mencatat dan mengikuti semua aspek dalam penjualan
h.
Membuat informasi holistic tentang informasi layanan dan penjualan dari pelanggan.
59
Sistem CRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal (Romney 2005: 11). Tujuan CRM tidak hanya mempertahankan pelanggan tetapi juga untuk mengubah pelanggan yang loyal menjadi pelanggan yang puas dengan cara memperdalam hubungan tersebut. Dari jenis aplikasi CRM dapat dibagi menjadi 3 (tiga) kategori yaitu: operational CRM, Analytical CRM, dan Collaborative CRM (www.Ebizzasia.com, 2005). a.
Operational CRM (pengguna CRM) Operational CRM merupakan kumpulan dari aplikasi yang terkait secara
langsung maupun tidak langsung dengan proses transaksional yang berhubungan dengan pelayanan pada pelanggan. b.
Analitical CRM Analitical CRM merupakan kumpulan dari aplikasi yang digunakan khususnya
oleh para pimpinan, manajer, dan supervisor dalam usahanya mengambil sejumlah keputusan (decision making) pernting, baik yang bersifat strategis maupun operasional. c.
Collaborative CRM Collaborative CRM merupakan kumpulan dari aplikasi yang memiliki fungsi
utama untuk membantu manajemen dan karyawan perusahaan dalam menjalin aktivitas komunikasi, kolaborasi, dan kooperasi secara efektif dengan para pelanggan perusahaan. 60
2.4.
Rerangka Pemikiran Berdasarkan tinjauan teoritis serta permasalahan telah dikemukakan, berikut
rerangka pemikiran dalam penelitian ini dapat digambarkan dalam suatu bagan seperti yang tersaji pada gambar berikut ini: PT. Bank Rakyat Indonesia, Tbk (Persero)
Sistem Informasi Akuntansi
BDS (Branch Delivery System)
Proses Transaksi
Nasabah CRM Transaksi Tunai
Transaksi Non Tunai
Gambar 6 Rerangka Pemikiran
61
