7 BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Teori-Teori Dasar / Umum
2.1.1
Sistem Informasi Definisi sistem adalah kumpulan bagian-bagian yang terintegrasi untuk
melakukan dan mencapai suatu tujuan yang sama (McLeod, 2001, p9). Definisi informasi adalah sekumpulan data yang telah diolah dengan aturan tertentu sehingga menghasilkan output tertentu. Informasi biasanya berupa laporan yang dapat berbentuk hasil cetakan, tampilan di layar komputer, maupun file komputer (McLeod et al, 2001, p12). Sistem informasi adalah susunan dari orang, data, proses, penyajian informasi, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mendukung dan mengembangkan pengoperasian sehingga dapat membantu dalam penyelesaian masalah dan pembuatan keputusan yang dibutuhkan oleh manajemen dan user (Whitten et.al, 2001 p8 ). Sistem informasi adalah suatu sistem yang dapat mengatur kombinasi orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam perusahaan (O’Brien, 2003, p7).
2.1.2
Sistem Informasi Manajemen (SIM) SIM didefinisikan sebagai suatu sistem yang berbasis komputer yang
menyediakan informasi bagi berbagai pemakai dengan kebutuhan yang serupa (McLeod, 2001, p239).
8 2.2
Teori-Teori Khusus
2.2.1
Sistem Pendukung Keputusan (SPK) SPK diidentifikasi sebagai suatu sistem yang mendukung pembuatan keputusan
pada tingkat manajerial dengan situasi keputusan semi-terstruktur. SPK hanya memberi informasi pada manajer mengenai masalah yang bersangkutan, namun keputusan tetap berada di tangan manajer. Berikut merupakan definisi SPK dari beberapa sumber (Turban,2000, p96): a) Menurut Little (1970), SPK adalah suatu model-base dari serangkaian prosedur untuk memproses data dan memberi pertimbangan untuk membantu manajer dalam pembuatan keputusannya. b) Menurut Moore dan Chang (1980), SPK adalah suatu sistem yang mempunyai kemampuan analisis data dan decision modeling. c) Menurut Bonczek et al. (1980), SPK adalah sistem berbasis komputer yang terdiri dari tiga komponen, yaitu language system (mekanisme untuk menyediakan komunikasi antara user dengan komponen lain dari SPK), knowledge system (penyimpanan pengetahuan problem domain yang ditambahkan dalam SPK seperti halnya data atau prosedur), dan sebuah problem-processing system (suatu link antara dua komponen, yang berisi satu atau lebih kemampuan manipulasi masalah umum yang dibutuhkan untuk pembuatan keputusan). d) Menurut Keen (1980), SPK adalah produk dari proses pengembangan dimana pengguna SPK, pengembang SPK dan SPK sendiri mampu mempengaruhi satu dan yang lainnya, memberikan hasil pada evolusi sistem dan pola penggunaan.
9 SPK yang terkomputerisasi dibutuhkan untuk berbagai alasan antara lain: a) Speedy Computations. Komputer memungkinkan pembuat keputusan untuk menampilkan perhitungan dalam jumlah yang besar dengan sangat cepat dan biaya rendah. b) Increased Productivity. Menggunakan kelompok pembuat keputusan, khususnya ahli, akan sangat menghabiskan biaya. Dukungan terkomputerisasi dapat mengurangi ukuran kelompok dan memungkinkan anggota untuk berada pada tempat yang berbeda (mengurangi biaya transportasi). Juga produktivitas staff pendukung (seperti financial dan legal analysts) dapat meningkat. c) Technical Support. Banyak keputusan yang melibatkan komputasi yang kompleks atau rumit. Data dapat disimpan dalam database yang berbeda dan websites di luar organisasi. d) Quality Support. Komputer dapat meningkatkan kualitas pembuatan keputusan. Sebagai contoh, banyak alternatif dapat dievaluasi, resiko analisis dapat ditampilkan secara cepat, dan pandangan beberapa ahli dapat dikumpulkan secara cepat. e) Competitive edge: Business Process Reengineering and Empowerment. Tekanan kompetitif menjadikan pekerjaan membuat keputusan menjadi sulit. Kompetisi bukan saja terletak pada harga tetapi juga pada kualitas, waktu, peragaman produk, dan dukungan pelayanan pelanggan. Organisasi harus dapat mengikuti perubahan operasi dan membangun ulang proses serta struktur, menyemangati pegawai, serta inovatif. SPK digunakan dalam pembangunan ulang bisnis proses (reengineering business process).
10 f) Overcoming cognitive limits in processing and storage. Menurut Simon (1997), pikiran manusia terbatas dalam kemampuan untuk memproses dan menyimpan informasi, serta manusia memiliki kesulitan dalam mengingat ulang informasi.
2.2.1.1 Karakteristik SPK Kapabilitas utama SPK menurut Turban (2000, p99) antara lain: 1. SPK menyediakan dukungan untuk para pembuat keputusan, khususnya pada situasi semi-terstruktur dan tidak terstruktur dengan memadukan antara pertimbangan manusia dengan informasi komputer. 2. Dukungan disediakan untuk berbagai level manajerial, mulai dari top eksekutif sampai manajer lini. 3. Dukungan disediakan baik untuk individual maupun group. Masalah yang sedikit terstruktur biasanya membutuhkan keterlibatan dari beberapa individu yang berasal dari departemen dan level organisasi yang berbeda, atau bahkan dari organisasi yang berbeda. 4. SPK menyediakan dukungan untuk beberapa keputusan yang saling berhubungan. 5. SPK mendukung semua tahapan pada proses pembuatan keputusan, yaitu intelligence, design, choice, dan implementation 6. SPK mendukung berbagai macam proses dan gaya pembuatan keputusan. 7. SPK dapat diadaptasi sesuai keadaan. Pembuat keputusan sebaiknya reaktif, mampu menghadapi kondisi yang berubah-ubah dengan cepat, dan mampu mengadaptasi SPK sesuai dengan situasi yang ada. SPK juga fleksibel, sehingga user dapat menambah, menghapus, mengkombinasikan, mengubah, atau menyusun kembali elemen dasar.
11 8. SPK memiliki sifat user-friendly, kemampuan grafis yang tinggi, dan interface yang dapat meningkatkan efektivitasnya. User harus merasa nyaman dengan SPK. 9. SPK berusaha untuk meningkatkan efektivitas dari pembuatan keputusan (akurat, cepat, dan berkualitas tinggi) daripada efisiensi (biaya untuk pembuatan keputusan). 10. Pembuat keputusan mempunyai kontrol penuh pada semua tahapan proses pembuatan keputusan dalam memecahkan masalah. SPK bertujuan untuk mendukung pembuat keputusan, bukan untuk menggantikan pembuat keputusan. 11. End user seharusnya dapat membangun dan memodifikasi sistem sederhana sendiri. 12. SPK menggunakan model untuk menganalisa situasi pembuatan keputusan. Kemampuan modeling memungkinkan untuk bereksperimen dengan strategi yang berbeda. Integrasi dan koneksi web
Masalah semiterstrukturur
Untuk manajer pada level beragam
Akses data Untuk group dan individu Modeling dan analisis
Dukungan untuk keputusan yang saling berhubungan
Peringanan konstruksi enduser
SPK Mendukung tahap intelligence, design, choice
Manusia mengontrol mesin Mendukung berbagai poses pengambilan keputusan Lebih efektif daripada efisien
Penggunaan interaktif
Bisa beradaptasi dan fleksibel
Gambar 2.1 Karakteristik SPK
12 2.2.1.2 Komponen SPK Other computer based system
Internet, intranet, extranet
Data eksternal dan internal
Data Management
Model Management
External Model
Knowledgebased subsystem
User Interface
Manager/user Organizational KB
Gambar 2.2 Komponen SPK Menurut Turban (2000,p100), aplikasi SPK dibentuk dari subsistem-subsistem. Subsistem yang pertama adalah Data Management Subsystem, meliputi database yang berisi data yang relevan terhadap situasi yang bersangkutan, dan diatur oleh software yang disebut Database Management System (DBMS). Data Management Subsystem dapat diintegrasikan dengan data warehouse perusahaan, suatu penyimpanan data-data yang relevan untuk pembuatan keputusan perusahaan. Yang kedua adalah Model Management Subsystem merupakan software yang meliputi model keuangan, statistik, ilmu manajemen, dan kuantitatif lainnya, yang menyediakan kemampuan analisis sistem dan manajemen software yang tepat. Software ini juga sering disebut Modelbase Management System (MBMS). Komponen ini dapat diintegrasikan dengan penyimpanan external model perusahaan.
13 Ketiga, Knowledge-based Management Subsytem. Subsistem ini dapat mendukung subsistem lainnya atau berperan sebagai komponen yang bebas. Subsistem ini dapat diintegrasikan dengan knowledge depository perusahaan yang disebut organizational knowledge base. Yang terakhir, User Interface Subsystem. User berkomunikasi dan memberi perintah pada SPK melalui subsistem ini.
2.2.1.2.1
Data Management Subsystem
Internal data source
External data source
Finance
Organizational knowledge base
Marketing
Production
Extraction
Query facility
Decision support database
Data directory
Database management system • Retrieval • Inquiry • Update • Report generation • Delete
Gambar 2.3 Data Management Subsystem
Personnel
Other
Private, personal data Corporate data warehouse
Interface management Model management Knowledge-based subsystem
14 Data Management Subsystem terdiri dari elemen-elemen berikut ini: 1) SPK database Database adalah sekumpulan data yang saling berhubungan yang diorganisir untuk memenuhi kebutuhan dan struktur organisasi dan dapat digunakan oleh lebih dari satu orang untuk lebih dari satu aplikasi. Untuk beberapa SPK, data dapat diambil dari data warehouse. Sedangkan beberapa aplikasi SPK dapat membangun database sendiri jika dibutuhkan. Data pada database SPK diekstrak dari sumber-sumber data internal dan eksternal. Internal data utamanya didapat dari transaction processing system yang dimiliki perusahaan. Contohnya, data pembayaran gaji bulanan. Data operasional dari area fungsi seperti marketing juga diperlukan tergantung kebutuhan SPK. Contohnya, jadwal maintenance mesin-mesin, alokasi dana, ramalan penjualaan di masa yang akan datang, dan rencana perekrutan pegawai untuk tahun depan. Sedangkan eksternal data meliputi data industri, data penelitian pasar, data sensus, peraturan pemerintah, tingkat pajak, atau data ekonomi nasional. Data-data ini dapat berasal dari pemerintah, asosiasi perdagangan, lembaga peneliti pasar, dan usaha organisasi untuk mengumpulkan eksternal data. Seperti halnya internal data, eksternal data dapat dipelihara pada SPK database dan dapat diakses langsung ketika SPK digunakan. 2) Database Management System Database dibuat, diakses dan diupdate oleh suatu software program yang disebut DBMS. Kebanyakan SPK dibangun dengan menggunakan standar yang menyediakan kapabilitas seperti yang digambarkan di atas.
15 Database dan manajemennya yang efektif dapat mendukung banyak aktivitas manajerial seperti mendukung pembuatan dan maintenance berbagai macam hubungan data. Jadi, kekuatan sesungguhnya dari SPK terjadi ketika data diintegrasikan dengan modelnya. 3) Data Directory Data directory adalah katalog dari semua data yang ada dalam database. Data directory ini berisi definisi data dan fungsi utamanya adalah untuk menjawab pertanyaan mengenai ketersediaan data, sumbernya, dan arti sebenarnya dari data tersebut. Directory cocok untuk mendukung tahap intelligence pada proses pembuatan keputusan dengan membantu untuk meneliti data dan mengidentifikasi masalah dan kesempatankesempatan yang ada. 4) Query Facility Dengan adanya query facility kita dapat mangakses, memanipulasi dan query data. Query facility menerima permintaan data dari komponen SPK lainnya, menentukan bagaimana permintaan data itu dipenuhi, memformulasikan data secara detil, dan mengembalikan atau memberikan hasilnya pada yang mengeluarkan permintaan.
16 2.2.1.2.2
Model Management Subsystem Models (Model Base) • Strategic,tactical,operational • Statical, financial, marketing, management science • Model building blocks
Model Directory
Model Base Management • • • •
Model execution,integration, and command processor
Modeling commands: creation Maintenance: update Database interface Modeling language
Data Management
Interface Management
Knowledge-based subsystem
Gambar 2.4 Model Management Subsystem Model Management Subsystem pada SPK terdiri dari elemen-elemen berikut ini: 1) Model Base Model base terdiri dari statistik khusus, ilmu keuangan, ramalan, manajemen, dan model kuantitatif lainnya yang menyediakan kemampuan analisis pada SPK. Kemampuan untuk menjalankan, mengubah, mengkombinasikan, dan memeriksa model adalah kunci kapabilitas SPK yang membedakannya dari Computer-based Information System lainnya. Model dalam model base ini dapat dibagi menjadi empat kategori utama, yaitu strategic, tactical, operational, dan analytical. a) Strategic model digunakan untuk mendukung tanggung jawab rencana strategis manajemen. Aplikasi yang potensial meliputi tu
juan
pengembangan
perusahaan, rencana untuk merger dan akuisisi, pemilihan lokasi untuk membangun gedung, analisis pengaruh lingkungan, dan membuat bugdet modal non-rutin.
17 b) Tactical model utamanya digunakan oleh manajemen tengah untuk membantu pengalokasian dan pengontrolan sumber-sumber daya perusahaan. Contoh tactical model antara lain rencana kebutuhan pekerja, rencana promosi penjualan, menentukan layout gedung, dan membuat budget modal rutin. Tactical model biasanya diaplikasikan hanya pada subsistem organisasi seperti bagian akuntansi. Data utama yang dibutuhkan adalah internal data. Namun, beberapa eksternal data tetap dibutuhkan. c) Operational model digunakan untuk mendukung aktivitas kerja sehari-hari dari organisasi. Contohnya, persetujuan pinjaman dari bank, membuat jadwal produksi, pengontrolan inventori, penjadwalan dan perencanaan maintenance, dan kontrol kualitas. Model operasional terutama mendukung manajer tingkat lini pertama. Model ini biasanya hanya menggunakan internal data. d) Analytical model digunakan untuk melakukan analisis data. Model ini meliputi model statistik, model ilmu manajemen, algoritma data mining, model keuangan, dan lainnya. Terkadang model ini diintegrasikan dengan model lain seperti model perencanaan strategis. e) Model pada model base juga dapat diklasifikasikan menurut area fungsi (contohnya model keuangan dan model pengendalian produksi). Jumlah model dalam SPK dapat bervariasi mulai dari beberapa sampai dengan ratusan. 2) Model Base Management System Model base management system adalah software yang memungkinkan kita untuk memodelkan organisasi dengan transparent data processing. Beberapa kemampuan MBMS meliputi: (Turban, 2001, p203-204)
18 a) Control. Pengguna DSS harus dilengkapi dengan skala kontrol. Sistem arus mendukung keduanya baik seleksi model secara otomatis maupun manual, tergantung mana yang lebih membantu aplikasi. User juga harus dapat menggunakan informasi yang subyektif. b) Flexibility. Pengguna DSS harus dapat membangun bagian dari solusi menggunakan satu pendekatan dan dapat menggantikan dengan pendekatan model lain. c) Feedback. MBMS harus menyediakan umpan balik yang memungkinkan user mengetahui pernyataan proses pemecahan masalah seketika. d) Interface. Pengguna DSS harus merasa nyaman dengan model tertentu dari MBMS. e) Redundancy reduction. Membagi model dan mengeliminasi pengulangan pada tempat penyimpanan data. f) Increased consistancy. Ini dapat terjadi ketika pembuat keputusan membagi model dan data yang sama. 3) Model Directory Peranan model directory hampir sama dengan database directory. Model directory adalah katalog dari semua model dan software lain pada model base. Directory ini terdiri dari definisi model dan fungsi utamanya adalah untuk menjawab pertanyaan mengenai ketersediaan dan kapabilitas model. 4) Model Execution, Integration, and Command Processor Model execution adalah proses mengontrol pelaksanaan model. Model integration meliputi mengkombinasikan operasi-operasi dari beberapa model ketika
19 dibutuhkan (seperti mengatur output suatu model untuk diproses oleh model lainnya) atau mengintegrasikan SPK dengan aplikasi lainnya. Sedangkan model command processor digunakan untuk menerima dan menafsirkan instruksi modeling dari komponen user interface dan melanjutkannya ke MBMS, model execution, atau integration function.
2.2.1.2.3
Knowledge-based Management Subsystem
Beberapa masalah tidak terstruktur dan semi terstruktur terlalu rumit sehingga dibuhkan keahlian khusus untuk menemukan solusinya. Pada SPK, keahlian ini dapat dipenuhi oleh knowledge-base management system. Komponen ini dapat memberikan keahlian yang dibutuhkan untuk memecahkan beberapa aspek dari masalah dan menyediakan pengetahuan yang dapat meningkatkan operasi dari komponen SPK lainnya. Komponen knowledge terdiri dari satu atau lebih sistem intelijen. Seperti halnya software manajemen data dan model, software manajemen knowledge juga menyediakan eksekusi dan integrasi yang dibutuhkan dari sistem intelijen.
2.2.1.2.4
User Interface Subsystem
User interface subsystem diatur oleh suatu software yang disebut User Interface Management System (UIMS). UIMS terdiri dari beberapa program yang menyediakan kapabilitas, antara lain: a) Menyediakan Graphical User Interface. b) Mengakomodasi user dengan berbagai macam alat untuk melakukan input.
20 c) Menampilkan data dengan format yang bervariasi dengan peralatan output yang bervariasi. d) Menyediakan interaksi dengan database dan model base. e) Menyimpan data input dan output. f) Menyediakan grafik berwarna, grafik tiga dimensi, dan lainnya.
Data Management and DBMS
Knowledge-based subsystem
Model Management and MBMS
User Interface Management System (UIMS)
Natural Language Processor
input
Output
Action Language
Display Language
Printer, Plotters Users
Gambar 2.5 User Interface System
21 2.2.1.3 Klasifikasi SPK Menurut Turban (2000,p113) mengklasifikasikan SPK menjadi enam macam, yaitu text-oriented SPK, database-oriented SPK, spreadsheet-oriented SPK, solveroriented SPK, rule-oriented SPK, dan compound SPK. a) Text-oriented SPK Informasi (meliputi data dan pengetahuan) disimpan dalam format teks dan dapat diakses oleh pembuat keputusan. Dengan demikian, sangatlah penting untuk menampilkan dan memproses dokumen teks dengan efektif dan efisien. Textoriented SPK mendukung pembuat keputusan dengan secara otomatis menyimpan track yang memperlihatkan informasi yang menghasilkan keputusan. b) Database-oriented SPK Pada tipe SPK ini, database perusahaan memegang peranan utama pada struktur SPK. Pada awalnya, database-oriented SPK menggunakan relational database configuration. Informasi yang ditangani oleh relational database cenderung lebih berisi, dekriptif, dan mempunyai struktur yang kuat. Database-oriented SPK memilki ciri-ciri menghasilkan laporan yang baik dan memiliki kapabilitas query yang baik. c) Spreadsheet-oriented SPK Spreadsheet-oriented SPK adalah bahasa pemodelan yang memungkinkan user untuk menulis model untuk menjalankan analisis SPK. Model ini tidak hanya menciptakan, menampilkan, dan memodifikasi pengetahuan prosedural, tapi juga memerintahkan sistem untuk menjalankan instruksinya sendiri . Spreadsheet digunakan secara luas pada pengembangan SPK yang berorientasi pada user. Tool end user yang paling terkenal untuk mengembangkan SPK adalah Microsoft Excel.
22 Excel mempunyai selusin paket statistik, sebuah paket programming linier, dan banyak model keuangan dan ilmu manajemen. d) Solver-oriented SPK Solver adalah algoritma atau prosedur yang dibuat sebagai program komputer untuk menampilkan perhitungan tertentu untuk menyelesaikan suatu maslah tertentu. Contoh solver, prosedur economic order quantity untuk menghitung jumlah order yang optimal atau linear regression routine untuk menghitung suatu tren. Solver dapat menjadi program komersial dalam pengembangan software. Contohnya, Excel memilki beberapa solver yang disebut function. Solver dapat dibuat dengan bahasa pemrograman seperti C++. e) Rule-oriented SPK Komponen pengetahuan dalam SPK terdiri dari prosedural dan aturan inferential, seperti dalam format expert system. Aturan ini bisa secara kualitatif dan kuantitatif, dan sebuah komponen dapat menggantikan model kuatitatif atau keduanya dapat diintegrasikan. f) Compound SPK Compound SPK adalah hybrid system yang memiliki dua atau lebih struktur dari lima struktur dasar yang ada.
2.2.2
Sumber Daya Manusia Sumber Daya Manusia (SDM) adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan
daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya. (Hasibuan,2003,p244)
23 Daya pikir adalah kecerdasan yang dibawa lahir (modal dasar) sedangkan kecakapan diperoleh dari usaha (belajar dan pelatihan). Tolak ukur kecerdasan adalah Intelligence Quotient (IQ). Selain IQ, ada juga yang disebut dengan EQ. EQ (Emotion Quotient) adalah kemampuan manusia untuk mengendalikan emosi dan bersosialisasi (bermasyarakat). Dan yang terakhir,SQ (Spiritual Quotient) adalah tingkat kedalaman pemahaman relasi manusia dengan Tuhannya. Apabila IQ , EQ didukung SQ, maka realisasi pendapat-pendapatnya akan disambut baik dan antusias oleh mesyarakat.
2.2.3
Manajemen Sumber Daya Manusia MSDM adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar
efektif dan efesien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat. (Hasibuan,2003,p10) Fungsi – fungsi MSDM terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, pengembangan kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian. Tujuannya adalah agar perusahaan mendapatkan rentabilitas laba yang lebih besar dari prosentase tingkat bunga bank. Karyawan bertujuan mendapatkan kepuasaan dari pekerjaannya. Masyarakat bertujuan memperoleh barang dan jasa yang baik dengan harga yang wajar dan selalu tersedia di pasar, sedang pemerintah selalu berharap mendapatkan pajak.
24 2.2.3.1 Komponen MSDM Tenaga kerja manusia pada dasarnya dibedakan atas pengusaha, karyawan, dan pemimpin (Hasibuan, 2003, p12). a. Pengusaha Pengusaha adalah setiap orang yang menginvestasikan modalnya untuk memperoleh pendapatan dan besarnya pendapatan itu tidak menentu tergantung pada laba yang dicapai perusahaan tersebut. b. Karyawan Karyawan merupakan kekayaan utama suatu perusahaan, karena tanpa keikutsertaan mereka, aktivitas perusahaan takkan terjadi. Karyawan berperan aktif dalam menetapkan rencana, sistem, proses, dan tujuan yang ingin dicapai. Karyawan adalah penjual jasa (pikiran dan tenaganya) dan mendapat kompensasi yang besarnya telah ditetapkan terlebih dahulu. Mereka wajib untuk mengerjakan pekerjaan yang diberikan dan berhak memperloleh kompensasi sesuai dengan perjanjian c. Pemimpin atau Manajer Pemimpin
adalah
seseorang
yang
mempergunakan
wewenang
dan
kepemimpinannya untuk mengarahkan orang lain serta bertanggung jawab atas pekerjaan orang tersebut dalam mencapai suatu tujuan. Kepemimpinan adalah gaya seorang pemimpin mempengaruhi bawahannya, agar mau bekerja sama dan bekerja efektif sesuai dengan perintahnya.
25 2.2.3.2 Fungsi MSDM Fungsi manajemen sumber daya manusia meliputi (Hasibuan, 2003, p21): a. Perencanaan Perencanaan (human resource planning) adalah merencanakan tenaga kerja secara efektif serta efisien agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam membantu terwujudnya tujuan. Perencanaan dilakukan dengan menetapkan program kepegawaian. Program
kepegawaian
meliputi
pengorganisasian,
pengarahan,
pengendalian,
pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan. Program kepegawaian yang baik akan membantu tercapainya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat. b. Pengorganisasian Pengorganisasian adalah kegiatan untuk mengorganisasi semua karyawan dengan menetapkan pembagian kerja, hubungan kerja, delegasi wewenang, integrasi, dan koordinasi dalam bagan organisasi (organization chart). Organisasi hanya merupakan alat untuk mencapai tujuan. Dengan organisasi yang baik akan membantu terwujudnya tujuan secara efektif. c. Pengarahan Pengarahan (directing) adalah kegiatan mengarahkan semua karyawan, agar mau bekerja sama dan bekerja efektif serta efisien dalam membantu tercapainya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat. Pengarahan dilakukan pimpinan dengan menugaskan bawahan agar mengerjakan semua tugasnya dengan baik. d. Pengendalian Pengendalian (controlling) adalah kegiatan mengendalikan semua karyawan agar menaati peraturan-peraturan perusahaan dan bekerja sesuai dengan rencana. Apabila
26 terdapat
penyimpangan
atau
kesalahan,
diadakan
tindakan
perbaikan
dan
penyempurnaan rencana. Pengendalian karyawan meliputi kehadiran, kedisiplinan, perilaku, kerjasama, pelaksanaan pekerjaan, dan menjaga situasi lingkungan pekerjaan. e. Pengadaan Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pengadaan yang baik akan membantu terwujudnya tujuan. f. Pengembangan Pengembangan (development) adalah proses peningkatan keterampilan teknis, teoritis, konseptual, dan moral karyawan melalui pendidikan dan pelatihan. Pendidikan dan pelatihan yang diberikan harus sesuai dengan kebutuhan pekerjaan masa kini maupun masa depan. g. Kompensasi Kompensasi (compensation) adalah pemberian balas jasa langsung (direct) dan tidak langsung (indirect), uang atau barang kepada karyawan sebagai imbalan jasa yang diberikan oleh perusahaan. Prinsip kompensasi adalah adil dan layak. Adil diartikan sesuai dengan prestasi kerjanya, layak diartikan dapat memenuhi kebutuhan primernya serta berpedoman pada batas upah minimum pemerintah dan berdasarkan internal dan eksternal konsistensi. h. Pengintegrasian Pengintegrasian (integration) adalah kegiatan untuk mempersatukan kepentingan perusahaan dan kebutuhan karyawan, agar tercipta kerjasama yang serasi dan saling menguntungkan. Perusahaan memperoleh laba, karyawan dapat memenuhi kebutuhan dari hasil pekerjaannya. Pengintegrasian merupakan hal yang penting dan sulit dalam
27 MSDM, karena mempersatukan dua kepentingan yang bertolak belakang. i. Pemeliharaan Pemeliharaan
(maintenance)
adalah
kegiatan
untuk
memelihara
atau
meningkatkan kondisi fisik, mental, dan loyalitas karyawan, agar mereka tetap mau bekerja sama sampai pension. Pemeliharaan yang baik dilakukan dengan program kesejahteraan yang berdasarkan kebutuhan sebagian besar karyawan serta berpedoman kepada internal dan eksternal konsistensi. j. Kedisiplinan Kedisiplinan merupakan fungsi MSDM yang terpenting dan kunci terwujudnya tujuan karena tanpa disiplin yang baik, sulit terwujud tujuan yang maksimal. Kedisiplinan adalah keinginan dan kesadaran untuk menaati peraturan-peraturan perusahaan dan norma-norma sosial. k. Pemberhentian Pemberhentian (separation) adalah putusnya hubungan kerja seseorang dari suatu perusahaan. Pemberhentian ini disebabkan oleh keinginan karyawan, keinginan perusahaan, kontrak kerja berakhir, pensiun, dan sebab-sebab lainnya.
2.2.4
Pengambilan Keputusan Kriteria Majemuk
2.2.4.1
Definisi Analytic Hierarchy Process Analytic Hierarchy Process (AHP) adalah suatu model yang luwes yang
memberikan kesempatan bagi perorangan atau kelompok untuk membangun gagasangagasan dan mendefinisikan persoalan dengan cara membuat asumsi mereka masingmasing dan memperoleh pemecahan yang diinginkan darinya (Saaty, 1991, p23) Menurut Marshall (1995, p278), AHP adalah suatu metode yang dikembangkan
28 untuk menghasilkan tingkatan alternatif keputusan dengan struktur matematis. Ide utamanya adalah untuk menemukan bobot trade-off atribut melalui perbandingan atribut berpasangan. Menemukan nilai setiap alternatif keputusan berpasangan dalam atribut tersebut.
2.2.4.2
Keuntungan AHP
Saaty (1991, p25) menyebutkan berbagai keuntungan di AHP yaitu: 1. Kesatuan AHP memberi suatu model tunggal yang mudah dimengerti dan luwes untuk aneka ragam persoalan tak terstruktur 2. Kompleksitas AHP memadukan rancangan deduktif dan rancangan berdasarkan sistem dalam memecahkan persoalan kompleks. 3. Saling ketergantungan AHP dapat menangani saling ketergantungan elemen-elemen dalam suatu sistem dan tidak memaksakan pemikiran linier. 4. Penyusunan hirarki AHP mencerminkan kecenderungan alami pikiran untuk memilah-milah elemen suatu sistem dalam berbagai tingkat berlainan dan mengelompokan struktur yang serupa dalam setiap tingkat. 5. Pengukuran AHP memberi suatu skala untuk mengukur hal-hal dan terwujud suatu metode untuk menetapkan prioritas.
29 6. Konsistensi AHP melacak konsistensi logis dari pertimbangan-pertimbangan yang digunakan dalam menetapkan berbagai prioritas. 7. Sintesis AHP menuntun ke suatu taksiran menyeluruh tentang kebaikan setiap alternatif. 8. Tawar-menawar AHP mempertimbangkan prioritas-prioritas relatif dari berbagai faktor sistem dan memungkinkan orang memilih alternatif terbaik berdasarkan tujuan-tujuan mereka. 9. Penilaian dan konsensus AHP tidak memaksakan konsensus tetapi mensintesis suatu hasil yang representatif dari berbagai penilaian yang berbeda-beda. 10. Pengulangan proses AHP memungkinkan orang memperhalus definisi mereka pada suatu persoalan dan memperbaiki pertimbangan dan pengertian mereka melalui pengulangan.
2.2.4.3 Prinsip Dasar AHP Ada empat prinsip dasar AHP (Mulyono, 2004, pp335-337): a. Decomposition, yaitu memecahkan masalah yang utuh menjadi unsur-unsurnya. Jika ingin mendapat hasil akurat, pemecahan juga dilakukan terhadap unsur-unsurnya sampai tidak mungkin dilakukan pemecahan lebih lanjut sehingga didapat beberapa tingkatan dari persoalan tadi. Proses analisis ini dinamakan hirarki. Ada dua jenis hirarki, yaitu lengkap dan tidak lengkap. Dalam hirarki tingkat, semua elemen pada suatu tingkat memiliki semua elemen yang ada pada tingkat berikutnya. Jika tidak demikian dinamakan hirarki tidak lengkap.
30 b. Comperative Judgement, prinsip ini berarti membuat penilaian tentang kepentingan relatif dua elemen pada suatu tingkat tertentu dalam kaitannya dengan tingkat diatasnya. Penilaian ini merupakan inti dari AHP, karena ia akan berpengaruh terhadap prioritas elemen-elemen. Dalam penyusunan skala kepentingan ini digunakan tabel berikut: Tabel 2.1 Skala Perbandingan Berpasangan (Aksioma AHP) Tingkat Kepentingan
Definisi
1
Sama pentingnya dibanding yang lain.
3
Moderat atau sedikit lebih penting dibanding yang lain.
5
Kuat pentingnya dibanding yang lain.
7
Sangat kuat pentingnya dibanding yang lain.
9
Ekstrim pentingnya dibanding yang lain.
2, 4, 6, 8
Nilai di antara dua pertimbangan yang berdekatan
c. Synthesis of Priority, dari setiap matriks pairwise comparison kemudian dicari eigen vector-nya untuk mendapatkan local priority. Karena matrik pairwise comparison terdapat pada semua tingkat, maka untuk mendapatkan global priority arus dilakukan sintesa di antara local priority. Prosedur melakukan sintesis berbeda menurut bentuk hirarki. Pengurutan elemen-elemen menurut kepentingan relatif melalui prosedur sintesis dinamakan priority setting. d. Logical Consistency, Konsistensi memiliki dua makna. Pertama adalah bahwa obyek-obyek yang serupa dapat dikelompokkan sesuai dengan keseragaman dan relevansi. Arti kedua adalah menyangkut tingkat hubungan antara obyek-obyek yang didasarkan pada kriteria tertentu .
31 2.2.4.4 Kelebihan AHP Dibanding Yang Lainnya Menurut Kadarsah (2002, p131), kelebihan AHP dibanding dengan model yang lainnya adalah: a. Struktur yang hirarki, sebagai konsekuensi dari kriteria yang dipilih, sampai pada subkriteria-subkriteria yang paling dalam. b. Memperhitungkan validitas sampai dengan batas toleransi inkonsistensi berbagai kriteria dan alternatif yang dipilih oleh para pengambil keputusan. c. Memperhitungkan
daya
tahan
atau
ketahanan output analisis sensitivitas
pengambilan keputusan.
2.2.4.5 Struktur AHP Membuat struktur hirarki diawali dengan tujuan umum, dilanjutkan dengan subsub tujuan, kriteria dan kemungkinan alternatif-alternatif pada tingkat kriteria yang paling bawah (Kadarsah, 2002, p131). Tujuan
Kriteria
Kriteria Sub Kriteria
Alternatif
Kriteria Sub Kriteria
Alternatif
Alternatif
Gambar 2.6 Struktur Hirarki AHP
32 2.2.4.6 Langkah-Langkah Menentukan Prioritas Langkah ini diawali dengan melihat hirarki yang telah dibuat lalu membentuk matriks pairwise comparison. Nilai pada matriks ini didapat dari memberi pertanyaan berapa kali lipat suatu kriteria dibandingkan terhadap kriteria lainnya. Contoh: Kriteria L W T
L
W 1 2 4
T 0.5 1 2
0.25 0.5 1
Langkah kedua yaitu matriks pairwise comparison dinormalisasi dengan cara membagi setiap unsur pada setiap kolom dengan hasil nilai jumlah kolom. Contoh: Kriteria L W T
L 1/7= 0.14 2/7 = 0.29 4/7 = 0.57
W 0.5 / 3.5 = 0.14 1 / 3.5 = 0.29 2 / 3.5 = 0.57
T 0.25 / 1.75 = 0.14 0.5 / 1.75 = 0.29 1 / 1.75 = 0.57
Langkah selanjutnya yaitu langkah ketiga adalah menjumlahkan setiap baris matriks yang telah dinormalisasi dan dibagi dengan n (banyaknya unsur), dalam kasus ini adalah 3. Hasilnya merupakan prioritas atau bobot yang dicari. Contoh:
0.14 + 0.14 + 0.14 = 0.14 , dan seterusnya 3
Langkah keempat yaitu mencari Eigen Value (Z) dengan cara menjumlahkan baris nilai kriteria pada matriks pairwise comparison dengan nilai bobot ketiga kriteria, kemudian dibagi dengan bobot kriteria yang bersangkutan. Setelah mendapatkan nilai Z, dicari Z maksimal yaitu dengan menjumlahkan Z dan membagi dengan jumlah kriteria yang ada.
33 Langkah terakhir yaitu mencari nilai Consistency Index(CI) dan Consistency Ratio (CR) dengan rumus: CI = (Zmaks – n) / (n - 1) CR = _______CI___________ Random Consistency Index Nilai dari CR seharusnya minimal 10% (0,1) Tabel 2.2 Random Consistency Index n
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
RI
0
0
0.58
0.9
1.12
1.24
1.32
1.41
1.45
1.49
2.2.5
Alat Bantu Analisis dan Perancangan Sistem
2.2.5.1 Data Flow Diagram (DFD) 2.2.5.1.1 Definisi DFD DFD (Whitten, 2001, p168) adalah sebuah diagram yang menggambarkan proses-proses yang sedang berjalan dan atau yang akan ditawarkan dalam sebuah sistem beserta seluruh input, output dan file dari sistem tersebut. DFD (Marakas, 2006, p117) adalah sebuah piranti grafis yang menggambarkan urutan dari proses-proses dan fungsi-fungsi di dalam sebuah batasan sistem tertentu dan juga aliran data yang ada di dalam sistem tersebut.
2.2.5.1.2 Manfaat DFD Manfaat dari DFD adalah: •
Menggambarkan aliran data dari sebuah sistem serta pekerjaan atau pemrosesan yang dijalankan oleh sistem tersebut (Whitten, 2001, p308).
34 •
Mengilustrasikan kebutuhan-kebutuhan dari proses bisnis (Whitten, 2001, p96).
•
Mengilustrasikan bagaimana data akan dikumpulkan, disimpan, digunakan dan dipelihara (Whitten, 2001, p169).
2.2.5.1.3 Komponen DFD Komponen-komponen pembentuk DFD (Gane&Sarson) adalah 1. Process (proses) : segiempat dengan siku bulat menggambarkan proses atau tugas yang harus dikerjakan. Proses dapat bekerja secara paralel dimana proses dapat bekerja secara serempak. (Whitten, 2001, p310)
Gambar 2.7 Bentuk Process (proses) 2. Data Store : Gambar kotak dengan garis sisi kanan yang terbuka mewakili sebuah tempat penyimpanan data, yang kadangkala disebut dengan file atau database. (Whitten, 2001, p310)
Gambar 2.8 Bentuk Data Store 3. Data Flow (aliran data) : tanda panah merepresentasikan aliran data atau inputoutput dari dan ke proses. (Whitten, 2001, p118).
Gambar 2.9 Bentuk Data Flow (Aliran Data)
35 4. External Agent : mendefinisikan seseorang, unit organisasi, sistem lain atau organisasi lain yang berada di luar ruang lingkup proyek, tetapi memiliki interaksi dengan sistem yang dibuat. External agent digambarkan dalam bentuk persegi. (Whitten, 2001, p330)
Gambar 2.10 Bentuk External Agent
2.2.5.1.4
Hirarki DFD
Hirarki dari penggambaran DFD (Marakas, 2006, pp120-123) adalah sebagai berikut: 1. Diagram Level Konteks Merupakan diagram level pertama yang menampilkan sistem dengan sangat global (tidak detil), bertujuan untuk mengidentifikasi batasan sistem serta hubungannya dengan berbagai source ataupun sink. Diagram Konteks hanya memiliki satu proses yang ditandai dengan nama dari sistem dan tidak ada penggambaran data store. 2. Diagram Level Nol Merupakan penggambaran detil atau penjabaran dari Diagram Konteks. Menggambarkan proses-proses utama yang terdapat dalam sebuah sistem, urutan dari proses tersebut, semua data store yang diakses oleh proses dan juga source serta sink yang berinteraksi dengan sistem sesuai dengan yang sudah digambarkan di diagram konteks. Proses ditandai dengan penomoran 1.0, 2.0 dan seterusnya.
36 3. Diagram Level 1 hingga N (Rinci) Merupakan penggambaran lebih detil dari masing-masing proses di diagram nol atau level sebelumnya yang membutuhkan penjabaran. Semua penggambaran komponen yang terlibat, harus sesuai dengan penggambaran yang sudah dilakukan di level sebelumnya. Proses ditandai dengan penomoran 1.1, 1.2, 1.1.1, 3.1, 3.2 dan seterusnya. Proses yang sudah terjabarkan hingga sempurna, maka tidak perlu digambarkan ke level selanjutnya dan disebut sebagai funtional primitive.
2.2.5.1.5
Aturan-aturan DFD
Larangan dalam penggambaran proses (Whitten, 2001, p315) : a. Proses yang memiliki input namun tidak memiliki output disebut sebagai Black Hole. b. Proses yang memiliki output namun tidak memiliki input disebut sebagai Miracle. c. Proses yang jumlah inputnya kurang untuk dapat menghasilkan output yang diinginkan (ada aliran data masuk yang kurang) disebut sebagai Grey Hole.
37 Larangan dalam penggambaran data flow (aliran data) : Data Flow Ilegal
Data Flow Terkoreksi id
External Entuty 1
Proses 1
External Entity 1
External Entuty 2
External Entity 2
id
External Entuty 1
id
External Entity 1
Proses 1
External Entity 1
Proses 1
id
Data Store 1
Data Store
id
External Entuty 1
id
id
Data Store 1
Data Store
id
id
DataStore1
id
DataStore2
Proses 1 id
Data Store 1
id
Data Store 2
Gambar 2.11 Aturan Data Flow (aliran data)
2.2.5.2
Entity Relationship Diagram (ERD)
2.2.5.2.1 Definisi ERD ERD (Whitten, 2001, p260) adalah sebuah diagram yang menggambarkan data dalam bentuk entitas-entitas beserta hubungan yang terbentuk antar data tersebut. ERD (Marakas, 2006, p145) adalah sebuah diagram yang digunakan untuk menggambarkan kebutuhan konseptual data dari sistem yang direncanakan serta mengidentifikasikan aturan dan hubungan antardata.
38 2.2.5.2.2 Manfaat ERD Manfaat dari ERD adalah •
Untuk memodelkan data mentah yang dihasilkan oleh sebuah sistem (Whitten, 2001, p169).
•
Untuk memodelkan kebutuhan data perusahaan (Whitten, 2001, p97).
2.2.5.2.3 Komponen ERD Komponen-komponen pembentuk ERD (Whitten, 2001, pp260-267) adalah: 1. Entitas : sesuatu mengenai bisnis yang butuh untuk disimpan datanya. Entitas bisa berupa sekumpulan manusia, tempat, objek, kejadian atau konsep.
Gambar 2.12 Bentuk Entitas
2. Atribut : sebuah properti deskriptif atau karakteristik dari sebuah entitas. MAHASISWA NIM Nama Alamat No. HP Tanggal Lahir Jenis Kelamin Ras IPK
Gambar 2.13 Contoh Atribut Sebuah Entitas
39 3. Relationship (hubungan) : sebuah asosiasi dalam lingkup lingkungan bisnis dan organisasi antar satu entitas dengan entitas lainnya (Marakas, 2006, p149). MAHASISWA NIM Nama Alamat No. HP Tanggal Lahir Jenis Kelamin IPK
KURIKULUM Kd. Program Studi Judul Program Gelar
Gambar 2.14 Contoh Hubungan Antar Entitas 4. Identification atau Key : sebuah atribut atau sekumpulan atribut yang bernilai unik untuk setiap contoh dari entitas (Whitten, 2001, p262). Primary
Key
(PK)
:
sebuah
key
yang
paling
unik
digunakan
untuk
mengidentifikasikan sebuah contoh tunggal dari sebuah entitas (Marakas, 2006, p148). Foreign Key (FK) : sebuah PK dari suatu entitas yang berada di entitas lain untuk mengidentifikasikan hubungan antar entitas tersebut (Whitten, 2001, p267). MAHASISWA
KURIKULUM
NIM (PK) Nama Alamat No. HP Tanggal Lahir Jenis Kelamin IPK
Kd. Program Studi (PK) Judul Program Gelar
JURUSAN ID Jurusan (PK) . NIM (FK) . Kd. Program Studi (FK) Tanggal Pengambilan
Gambar 2.15 Contoh Key Entitas
40 5. Kardinalitas : mendefinisikan nilai minimum dan maksimum dari terjadinya suatu hubungan antar sebuah entitas dengan entitas lainnya. Kardinalitas harus ditentukan untuk kedua arah dari suatu hubungan (Whitten, 2001, p264). MAHASISWA
KURIKULUM
NIM (PK) Nama Alamat No. HP Tanggal Lahir Jenis Kelamin IPK
Kd. Program Studi (PK) Judul Program Gelar
JURUSAN ID Jurusan (PK) . NIM (FK) . Kd. Program Studi (FK) Tanggal Pengambilan
Gambar 2.16 Contoh Kardinalitas Hubungan Antar Entitas
41 Tabel 2.3 Notasi Kardinalitas Interpretasi
Nilai
Nilai Notasi Grafik
Kardinalitas
Minimum
Maksimum
1
1
Nol atau Satu
0
1
Satu atau Lebih
1
Tepat Satu (Satu dan Hanya Satu)
Banyak (> 1) Banyak Nol, Satu atau Lebih
0 (> 1)
Lebih dari Satu
>1
>1
42 2.2.5.3 Flowchart Flowchart berfokus pada aspek-aspek fisik aliran informasi dan proses. Flowchart digunakan untuk mendeskripsikan sistem informasi secara keseluruhan atau beberapa bagian darinya. Sistem informasi secara keseluruhan meliputi input secara manual dan atau proses komputer dan beberapa tipe dari output. (Hollander, 2000, p399) Tipe-tipe flowcharts: a. System flowcharts, menggambarkan konfigurasi sistem secara keseluruhan, termasuk dokumen, alir data, dan proses dari sistem. b. Document atau Procedure Flowcharts, menggambarkan kreasi, alir, dan tujuan dari dokumen di antara sistem dan prosedur-prosedurnya. c. Hardware Flowcharts, menggambarkan konfigurasi dari sistem. d. Program Flowcharts, menggambarkan logika dan tahap proses dari pemrograman komputer. (Hollander, 2000, p399) Document Flowcharts terdiri dari elemen grafik sederhana yang dapat dikombinasikan menjadi bermacam-macam tipe : 1. Symbols Simbol dalam penggambaran flowcharts menurut Hollander (2000, p404) Tabel 2.4 Simbol dalam Flowcharts Simbol
Arti
Proses
Keputusan
Dokumen
Data
43
Input manual Operasi manual
Online data storage
Pindah halaman baru
2. Flow lines Flow lines digunakan untuk menghubungkan simbol-simbol pada dokumen flowcharts. Garis yang tegas mengindikasikan aliran nyata dokumen atau objek, sedangkan garis yang terputus-putus mengindikasikan alir informasi. 3. Area of responsibility Area of responsibility ditampilkan untuk memungkinkan pembaca flow charts secara jelas mengidentifikasi perubahan tanggung jawab terhadap aliran dokumen dalam sistem.
