BA B 2 LA NDA SA N TEORI
2.1 Peramalan Peramalan (forecasting ), adalah seni dan ilmu untuk memperk irak an kejadian di masa depan. Hal ini dapat dilak ukan dengan melibatkan pengambilan data di masa lalu dan menempatkanny a ke masa y ang akan datang dengan suatu bentuk model matematis. Bisa juga merupakan predik si intuisi y ang bersifat subjek tif atau bisa juga dengan menggunakan model matematis y ang disesuaikan dengan pertimbangan y ang baik
dari seorang
manaj er.(Jay Heizer,Barry render, 2001) Peramalan (forecaseting ) merupakan alat bantu y ang penting dalam perencanaan y ang efek tif dan efisien khususny a dalam bidang ekonomi. Peramalan mempuny ai peranan langsung pada peristiwa ek sternal y ang pada umumny a berada di luar k endali menejemen seperti: Ekonomi, Pelanggan, Pesaing, Pemerintah, dan lain sebagainy a. Peramalan
permintaan memegang peranan
penting
dalam
perencanaan dan
pengambilan keputusan khususny a di bidang produk si. A ktiv itas manajemen operasi menggunakan peramalan permintaan dan perencanaan y ang meny angkut skedul produksi, Perencanaan pemenuhan kebutuhan
bahan, Perencanaan kebutuhan tenaga kerja,
perencanaan kapasitas produksi, perencanaan kapasitas produksi, perencanaan lay out fasilitas, penentuan lokasi, penentuan metode proses, penentuan j umlah mesin, Desain aliran peristiwa dengan k ebutuhan mendatang.
7
8
2.1.1 M etode Peramalan Permintaan Bany ak jenis metode peramalan y ang tersedia untuk menejemen namun y ang lebih penting bagi para praktisi adalah bagaimana memahami k arak teristik suatu metode peramalan agar cocok bagi situasi pengambilan keputusan tertentu. Secara umum metode peramalan dapat dibagi dalam 2 katagori utama, y aitu metode k uantitatif dan metode kualitatif. Metode kuantitatif dapat dibagi ke dalam deret berk ala atau runtun waktu (time
series ) dan metode kasual, Sedangkan metode k ualitatif dapat dibagi menjadi metode eksploratoris dan normatif.
2.1.2 Konsep Dasar Peramalan Peramalan merupakan sebuah predik si mengenal apa y ang akan terjadi di masa y ang akan datang, pada k eny ataanny a, Seorang manaj er secara konstan mencoba untuk meramalk an masa y ang ak an datang berdasarkan sejumlah faktor, untuk mengambil keputusan di masa sekarang y ang akan menjamin suksesny a perusahaan dimasa y ang akan datang.(Lab metode kuantitatif bisnis ) 2.1.3 M etode Peramalan Dalam peramalan ini terdapat beberapa metode y ang dalam perhitunganny a menggunakan data historis y ang diak umulasikan dalam beberapa periode waktu: ¾
rata-rata bergerak
¾
rata-rata bergerak tertimbang
¾
penghalusan ek sponensial
¾
penghalusan ek sponensial y ang dihaluskan
¾
regresi linear
9
2.1.4 Keandalan Ramalan Pada dasarny a tidak ada tek nik y ang dapat menghasilkan ramalan y ang sangat akurat (y aitu masa y ang akan datang tidak mungk in dapat diramalk an secara tepat dan sempurna). Karena itu keandalan ramalan digunakan untuk melihat seberapa andal /ak uratny a suatu metode peramalan. U ntuk menguji k eakuratanny a ramalan tersebut, peramal dapat menggunak an penguk uran keandalan, y aitu dengan MA D (mean absolute
eviation ) dan MSE (mean squared error ). Secara umum semak in rendah nilai MA D dan MSE berarti semak in baik dan ak urat.
2.1.5 M eramal Horizon Waktu Peramalan biasany a di klasifikasikan berdasarkan horizon waktu masa depan y ang dicakupny a. Horizon waktu terbagi atas beberapa katagori : 1.
Peramalan jangka pendek, Peramalan ini mencak up waktu hingga 1 tahun tetapi umumny a kurang dari 3 bulan. Peramalan ini digunak an untuk merencanakan pembelian, penjadwalan k erja, jumlah tenaga kerja, penugasan kerja dan tingkat produksi.
2. Peramalan
jangk a
menengah,
peramalan
jangka
menengah
aatau
intermediate, umumny a mencakup hitungan bulanan hingga 3 tahun. Peramalan ini berguna untuk merencanakan penjualan, Perencanaan dan anggaran produk si, anggaran kas, dan menganalisis bermacam-macam rencana operasi. 3. Peramalan jangka panjang, umumny a untuk perencanaan masa 3 tahun atau lebih.peramalan jangka panjang digunakan untuk merencanakan produk baru, pembelanjaan modal, lokasi atau pengembangan fasilitas, serta penelitian dan pengembangan.(litbang )
10
Peramalan jangka menengah dan jangka panjang dapat dibedakan dari peramalan jangka pendek dengan melihat 3 hal: 1. Pertama, Peramalan jangk a menengah dan jangka panjang berkaitan dengan permasalahan y ang lebih meny eluruh dan menduk ung keputusan menejemen y ang berkaitan dengan perencanaan poduk, pabrik dan proses. Menetapkan keputusan akan fasilitas, seperti misalny a keputusan seorang manajer untuk membuka pabrik manufaktur baru di brasil. Dan memerluk an waktu 5-8th sejak permulaan hingga benar-benar selesai secar tuntas. 2. Kedua, peramalan jangka pendek biasany a menerapk an metodologi y ang berbeda. Dibandingk an peramalan jangka panjang. Tek nik matematika, seperti rata-rata bergerak, Penghalusan Eksponensial, dan extraploasi tren, umumny a dikenal untuk peramalan jangka pendek. Lebih sedikit metode kuantitatif y ang berguna untuk meramalkan suatu permasalahan. 3. A khirny a sebagaimana mungk in anda perkirakan, peramalan jangka pendek
cenderung lebih tepat dibandingkan peramalan jangka panjang. Faktor-fak tor y ang mempengaruhi perubahan permintaan berubah setiap hari. Dengan demik ian, sejalan dengan semakin berjalanny a horizon waktu, ketepatan peramalan seseorang cenderung semak in berkurang. Peramalan penjualan harus diperbarui secara berkala untuk menjaga nilai dan integritasny a. Peramalan harus selalu dikaji ulang dan di rev isi setiap akhir periode penj ualan.
11
2.1.6 Jenis Peramalan Organisasi pada umumny a menggunakan 3 tipe peramalan y ang utama dalam perencanaan operasi di masa depan: 1. Peramalan Ekonomi, (economic forecast ), Menjelaskan sirklus bisnis dengan mempredik sikan tingk at inflasi, ketersediaan uang, Data y ang dibutuhkan untuk membangun perumahan, dan indikator perencanaan lainny a. 2. Peramalan Teknologi (teknological forecast ), Memperhatikan tingkat kemajuan teknologi y ang dapat memunculkan produk baru y ang menarik, y ang membutuhkan pabrik dan peralatan baru. 3. Peramalan Permintaan (demand forecast ), adalah proy eksi permintaan untuk produk atau lay anan suatu perusahaan.peramalan ini disebut juga peramalan penjualan, y ang mengendalikan produksi, k apasitas, serta sistem penjadwalan dan menjadi input bagi perencanaan keuangan, pemasaran, dan sumber day a manusia.
2.1.7 Tujuh Langkah Sistem Peramalan 1. Menetapkan tujuan peramalan. 2. Memilih unsur apa y ang akan diramal. 3. Menentuk an horizon waktu peramalan. 4. Memilih tipe model peramalan. 5. Mengumpulk an data y ang diperluk an untuk melakukan peramalan. 6. Membuat peramalan. 7. Memv alidasi dan menerapkan hasil peramalan.
12
2.1.8 Peramalan Time Series
Time series didasarakan pada waktu y ang berurutan atau y ang beranjak sama (minguan, bulanan, kwartalan dan lainy a).
Time series ( metode runtun waktu ). Metode runtun waktu ( time series ) atau sering pula disebut metode deret waktu atau deret berk ala menggambarkan berbagai gerakan y ang terjadi pada sederetan data pada waktu tertentu. Langkah penting dalam memilih metode deret berk ala, atau runtun waktu adalah dengan mempertimnangkan jenis pola data. A da 3 jenis siklus dan trend (makridakis dan wheelwright,1983 ) y aitu : 1. Pola horisontal, terjadi bagaimana nilai data berfluktuasi di sek itar nilai rata-rata y ang konstan, Contoh sebuah produk y ang permintaanny a tidak meningkat dan menurun selama waktu tertentu. 2. Pola musiman, terjadi bialamana suatu deret terbuk a dipengaruhi oleh faktor musiman. 3. Pola siklus, terjadi bilamana datany a dipengaruhi oleh fluktuasi ek onomi j angka panj ang seperti siklus.
2.1.9 Dekomposisi Time-Series Menganalisis time-series berarti membagi data masa lau menjadi komponen-k omponen, dan kemudian memproy eksikanny a kemasa depan. Time Series mempuny ai empat komponen: 1. Tren merupakan pergerakan data sedikit demi sedikit meningkat atau menurun. 2. Musim adalah pola data y ang berulang pada kurun waktu tertentu seperti hari, minggu, bulan, kwartal.
13
3. Siklus adalah pola dalam data y ang terjadi beberapa tahun. Siklus ini biasany a terkait pada sik lus bisnis dan merupakan satu hal penting dalam analisis dan perencanaan bisnis jangka pendek. 4. V ariasi acak merupakaan satu titik khusus dalam data y ang disebabk an oleh peluang dan situasi y anhg tidak biasa. V ariasi acak tidak mempuny ai pola k husus jaditidak dapat diprediksi.
Model time series membuat predik si dengan asumsi bahwa masa depan merupak an fungsi masa lalu dengan kata lain, mereka melihat apa y ang terjadi selama kurun waktu tertentu, dan menggunakan data masa lalu tersebut untuk melak ukan peramalan. Model asosiatif (atau hubungan sebab-ak ibat), seperti regresi liner, Menggabungk an v ariabel atau faktor y ang mungkin mempengaruhi kuantitas ny ang sedang diaramalkan. Peramalan rata-rata bergerak (moving average ) menggunak an sejumlah data aktual masa lalu untuk menghasilk an peramalan rata-rata bergerak berguna jika kita dapat mengasumsikan bahwa permintaan pasar akan stabil sepanjang masa yang kita ramalkan. Penghalusan eksponensial (exponensial smoothing ) merupakan metode peramalan rata-rata bergerak dengan pembobotan y ang cangih, namun masih mudah digunakan, metode ini menggunak an sangat sedik it pencatatan data dimasa lalu.
2.1.10 M enghitung Kesalaha n Peramalan Menurut Nachrowi D, dan Hardius Usman (2004,p239) meny atakan bahwa sebenarny a membandingk an k esalahan peramalan adalah suatu cara sederhana, apakah suatu teknik peramalan tersebut patut dipilih untuk digunak an membuat peramalan data y ang sedang kita analisa atau tidak. Minimal prosedur ini dapat digunakan sebagai indik ator apak ah suatu teknik peramalan cocok digunakan atau tidak. Dan tek nik y ang mempuny ai MSE terkecil merupakan ramalan y ang terbaik.
14
Sedangkan menurut Freddy Rangkuti (2005,p80) meny atakan keharusan untuk membadingkan perhitungan y ang memiliki nilai MA D paling kecil, karena semakin kecil MA D. Berarti semakin kecil pula perbedaan antara hasil forecasting dan nilai altual. Menurut Vincent Gaspers (2005,p80) dalam buk uny a meny ebutkan akurasi peramalan akan semak in tinggi apabila nilai-nilai MA D, MSE, dan MA PE semakin kecil. Menurut Jay Heizer dan Barry Render ada beberapa perhitungan y ang biasa digunak an untuk menghitung kesalahan peramalan (forecast error) total. Perhitungan ini dapat digunakan untuk membandingk an model peramalan y ang berbeda, juga untuk mengawasi peramalan, untuk memastik an peramalan berjalan baik tiga dari perhitungan y ang paling terkenal adalah Dev iasi Rata-rata A bsolut (mean absolute deviation-MAD), Kesalahan Ratarata K uardrat (mean squared error-MSE ), dan Kesalahan Persen Rata-rata A bsolut (mean
absolute percent-MAPE ). 1. Dev iasi Rata-rata A bsolut (Mean Absolute Deviation = MAD) MAD merupakan ukuran pertama kesalahan peramalan k eseluruhan untuk sebuah model. Nilai ini dihitung dengan mengambil jumlah nilai absolut dari tiap kesalahan peramalan dibagi dengan jumlah periode data (n)
∑│aktual - peramalan│ MAD=
n
2. Kesalahan Rata-rata K uardrat (Mean Square Error = MSE ) MSE merupakan cara kedua untuk menguk ur k esalahan peramalan keseluruhan. MSE merupakan rata-rata selisih k uardrat antara nilai y ang diramalk an dan y ang diamati. Kekurangan penggunaan MSE adalah bahwa ia cenderung menonjolk an dev iasi y ang besar karena adany a pengk uadratan.
15
∑ (Kesalahan Peramalan) MSE=
n
3. Kesalahan persen Rata-rata A bsolut (mean Absolute Percentage Error = MAPE ) Masalah y ang terjadi dengan MA D dan MSE adalah bahwa nilai mereka tergantung pada besarny a unsur y ang diramal. Jika unsur tersebut dihitung dalam satuan ribuan, maka nilai MA D dan MSE bisa menjadi sangat besar. Untuk menghindari masalah ini, kita dapat menggunakan MA PE. MA PE dihitung sebagai rata-rata diferensiasi absolut antara nilai y ang diramal dan ak tual, diny atakan sebagai persentase nilai ak tual.
n
100 ∑│aktual i ramalan i│/aktual i MAPE= i=1 n
2.2 Pengertian pembelian Pembelian adalah proses penemuan sumber dan pemesanan bahan, jasa dan perlengkapan. Kegiatan tersebut terkadang disebut pengadaan barang. Tuj uan utamany a adalah memperoleh bahan dengan biay a serendah mungk in y ang k onsisten dengan k ualitas dan jasa y ang dipersy aratkan. Terlepas dari memastikan bahwa perusahaan mempuny ai
16
persediaan bahan tanpa henti, adalah fungsi dari pembelian untuk memastikan bahwa ada keseimbangan antara persediaan bahan dengan tingkat inv entaris sehingga perusahaan dapat mempertahaankan posisi labany a sepanjang meny angk ut biay a bahan .
Menurut Sofjan Assauri (2008,p223) pembelian merupak an salah satu fungsi y ang penting dalam berhasilny a operasi suatu perusahaan. Fungsi ini dibebani tanggung jawab untuk mendapatkan k uantitas dan k ualitas bahan-bahan y ang tersedia y ang didapat dari waktu y ang dibutuhk an dengan harga y ang sesuai dengan harga y ang berlaku. Perngawasan perlu dilak ukan terhadap pelak sanaan fungsi ini, karena pembelian meny angk ut inv estasi dana dalam persediaan dan k elancaran arus bahan kedalam pabrik.
Menurut Mulyadi (2007,p711) ak tiv itas dalam proses pembelian barang adalah 1. Permintaan pembelian. 2. Pemilihan pemasok. 3. Penempatan order pembelian. 4. Penerimaan barang. 5. Pencatatan transaksi pembelian.
Permintaan pembelian adalah contoh suatu aktiv itas y ang merupakan satuan pekerjaan y ang ditujuk an untuk memicu bagian pembelian melakukan pengadaan barang sesuai dengan spesifik asi dan jadwal sebagaimana y ang dibutuhkan oleh pemakai barang. Penerimaan barang adalah contoh ak tiv itas tentang penerimaan kiriman dari pemasok sebagai akibat adany a order pembelian y ang dibuat oleh bagian pembelian.
17
Tugas dan tanggung jawab bagian pembelian Menurut Sofjan Assauri (2008,p.228) tanggung jawab bagian pembelian berbedabeda disetiap perusahaan tergantung pada luasny a aktiv itas y ang dilakuk an dan dipengaruhi oleh operasi y ang ekonomis dari perusahaan tersebut. Tetapi y ang jelas bahwa bahan-bahan harus dibeli sebelum produk si, oleh karena itu kegiatan pembelian. Dengan demikian tanpa adany a operasi pembelian y ang pertama, mak a penj ualan tidak akan mungkin dilak ukan. Oleh karena itu tanggung jawab bagian pembelian antara lain adalah: 1. Bertanggung jawab atas pelak sanaan pembelian bahan-bahan agar rencana operasi dapat dipenuhi dan pembelian bahan-bahan tersebut pada tingkat harga perusahaan pabrik akan mampu bersaing dalam memasarkan produk ny a. 2. Bertanggung jawab atas usaha-usaha untuk dapat mengik uti perkembangan bahanbahan baru y ang dapat menguntungkan dalam proses produksi, perk embangan dalam desain, harga dan faktor-faktor lain y ang dapat mempengaruhi produk perusahaan, harga dan desainy a. 3. Bertanggung jawab untuk meminimalisasi inv estasi atau meningkatkan perpitaran (turn over) bahan, y aitu dengan penentuan skedul arus bahan kedalam pabrik dalam jumlah y ang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi 4. Bertanggung jawab atas kegiatan perk embangan
pasar,
perbedaan
penelitian dengan sumber-sumber
meny elidiki
penawaran
data
dan
(supply )
dan
memerik sa pabrik supplier untuk mengetahui kapasitasny a dan kemampuan untuk memenuhi k ebutuhan-kebutuhan perusahaan. 5. Sebagai tambahan, k adang-kadang bertanggung jawab atas pemeliharaan bahanbahan y ang dibeli setelah diterima, y aitu pekerja-pekerja digudang pabrik dan bertanggung jawab atas pengawasan persediaan (inventory control ).
18
Tugas-tugas y ang dilak ukan bagian pembelian dalam memenuhi tanggung jawab antara lain adalah: 1. Melakukan pembelian bahan-bahan secara bersaing atas dasar nilai y ang ditentukan tidak hany a oleh harga y ang tepat tetapi juga oleh waktu y ang tepat, jumlah dan mutu/kualitas y ang tepat. 2. Membantu melak ukan pemilihan bahan-bahan dengan meny elidiki/subtitusi. 3. Untuk memperoleh sumber-sumber pilihan dari suplai dengan melakuk an usahausaha pencarian paling sedik it dua sumber dari suplai. 4. Mempengaruhi tingk at persediaan y ang terendah (the lowest stok levels). 5. Menjaga hubungan dengan supplier y ang baik. 6. Melakukan kerj asama dan koordinasi y ang efektif dengan fungsi-fungsi lainy a dalam perusahaan. 7. Melakukan penelitian tentang keadaan perdagangan dan pasar. 8. Melakukak an pembelian seluruh bahan-bahan dan perlengkapan y ang dibutuhkan tepat pada waktuny a sehingga tidak mengangga rencana produksi dari perusahaan pabrik tersebut.
2.2.1 Pengertian Bahan Baku Menurut Abdul Sani DKK (2007,p12) barang atau bahan (bahan bak u) adalah semua barang atau bahan, tidak melihat jenis dan komposisiny a, y ang digunak an sebagai bahan atau komponen untuk menghasilkan barang j adi. Berdasarkan Sofjan Assauri (2008,p240-241) bahan baku merupakan barang-barang berwuj ud y ang digunak an dalam proses produk si, barang dapat diperoleh dari sumbersumber alam ataupun dibeli dari supplier atau perusahaan y ang menghasilk an bahan bak u
19
bagi perusahaan pabrik y ang menggunakany a. Bahan bak u diperlukan oleh pabrik untuk diolah, y ang setelah mengalami beberapa proses diaharapk an menjadi barang jadi. Dan menurut M.Nafarin (2007,p202) bahan baku merupakan bahan langsung (direct
material ) y aitu bahan y ang membentuk suatu kesatuan y ang terpisah dari produk jadi. Bahan baku adalah bahan utama atau bahan pok ok dan merupakan komponen utama dari suatu produk. Bahan baku biasany a mudah ditelusuri dalam suatu produk y ang hargany a relatif tinggi dibandingkan dengan bahan pembantu.
2.3 Persediaan/Inventory 2.3.1 Defenisi Persediaan Persediaan (inventory), dalam k ontek s produk si, dapat diartik an sebagai sumber day a menganggur (idle resource). Sumber day a menganggur ini belum digunak an k arena menunggu proses lebih lanjut. Yang dimak sud dengan proses lebih lanjut disini dapat berupa k egiatan produk si seperti dijumpai pada sistem manufak tur, k egiatan pemasaran seperti dijumpai pada sistem distribusi ataupun k egiatan konsumsi seperti pada sistem rumah tangga. Keberadaan persediaan atau sumber day a menganggur ini dalam suatu sistem mempuny ai suatu tujuan tertentu. A lasan utamany a adalah k arena sumber day a tertentu tidak bisa didatangk an k etik a sumber day a tersebut dibutuhk an. Sehingga, untuk menjamin tersediany a sumber day a tersebut perlu adany a persediaan y ang siap digunak an k etik a dibutuhk an. Adany a persediaan menimbulk an k onsek uensi berupa resiko-resik o tertentu y ang harus ditanggung perusahaan ak ibat adany a persediaan tersebut. Persediaan y ang disimpan perusahaan bisa saja rusak sebelum digunak an. Selain itu perusahaan juga harus menanggung biay a-biay a y ang timbul ak ibat adany a persediaan tersebut. (ocw.usu.ac.id/course/.../tdi_437_handout_pengendalian_persediaan.pdf)
20
Persediaan merupakan suatu sumber day a y ang disimpan y ang digunak an untuk menghilangkan kebutuhan saat ini atau kebutuhan y ang akan datang. Persediaan diatas termasuk bahan mentah,barang dalam proses, dan barang jadi. ketika kita menentukan permintaan dari suatu barang,ini merupakan informasi y ang memungkinkan untu dapat menentuk an jumlah barang mentah y ang dibutuhk an untuk membuat barang jadi tersebut. Persediaan (inventory) dapat memiliki beberapa fungsi penting y ang menambah fleksibilitas dari
operasi suatu perusahaan dan dengan adany a persediaan dapat
mempermudah dan memperlancar proses produk si.
Pengertian persediaan menurut Zulfikarij ah (2005,p4) “persediaan adalah stok bahan baku y ang digunakan untuk memfasilitasi produk atau untuk memuaskanpermintaan konsumen. Jenis persediaan meliputi: bahan bak u, brang dalam proses, dan barang jadi” Sumay ang,lalu (2003,p213 ) inv entory
adalah sebuah persediaan dari material y ang
digunakan untuk menunjang produksi atau untuk memenuhi permintaan pelanggan. Inv entory (persediaan) terdiri dari bahan mentah, barang dalam proses, dan barang jadi.
2.3.2 A sumsi Dasar EOQ EOQ merupakan salah satu teknik pengendalian persediaan tertua dan paling terk enal. Teknik ini relatif mudah digunakan, tetapi didasarkan pada beberapa asumsi: ¾
Jumlah tingkat permintaan diak ui dan sifatny a konstan.
¾
Lead Time waktu diantara pemesanan dan penerimaan pesanan (lead time) diketahui dan konstan.
¾
Penerimaan persediaan dilakukan secara keseluruhan dalam satu waktu.
¾
Potongan kuantitas tidak dimungk inkan(tidak mungk in diberikan disk on).
21
¾
V ariabel biay a y ang ada adalah biay a penempatan pesanan (ordering cost)dan biay a peny impanan persediaan (holding or carrying cost).
¾
Keadaan kehabisan stok (kekurangan) dapat dihindari sama sekali bila pemesanan dilak ukan pada waktu y ang tepat (Pengaturan dilakuk an supay a kekurangan stok dapat dibatasi).
Berdasarkan pendapat Rangkuti(2004,p748), Economic Order Quantitiy (EOQ) adalah jumlah pembelian bahan mentah ada setiap k ali pemesanan dengan biay a y ang paling rendah. Berdasarkan pendapat Pardede, Pontas M(2005,p422) meny atakan bahwa Economic
Order Quantitiy (EOQ) menunj ukan sejumlah barang y ang harus dipesan untuk tiap kali pemesanan agar biay a persediaan keseluruhan menjadi sekecil mungkin.
2.3.3 Biaya-biaya Persediaan 1. Biay a pemeliharaan, dikenal j uga denganbiay a peny impanan merupakan biay a y ang ditimbulkan oleh tok o untuk memelihara persediaanny a. biay a pemeliharaan biasany a diny atakan dengan dasar per unit untuk beberapa periode waktu (walaupun k adangkala diny atakan dalam bentuk presentase rata-rata persediaan) 2. Biay a pemesanan,merupakan biay a persediaan k edua y ang ditimbulk an oleh tok o pda saat melak ukan pemesanan barang.biay a pemesanan diny atakan dengan dasar per pemesanan.
22
2.3.4 Tujuan Persediaan Menurut Reinder and Heizer (2001,p314) Persediaan (inventory) dapat meiliki beberpa fungsi penting y ang menambah fleksibilitas dari operasi suatu perusahaan. A da eanam penggunaan persediaan, y aitu: 1. Untuk memberikan suatu stok barang-barang agar dapat memenuhi permintaan y ang diantisipasi ak an timbul dari konsumen. 2. Untuk memasangkan produk dengan distribusi. Misalny a, bila permintaan produkny a tinggi hany a pada musim panas, suatu perusahaan dapat membentuk stok selama musim dingin, sehingga biay a kekurangan stok dan kehabisan stok dapat dihindari. Demikian pula bila pasokan suatu perusahaan berfluktuasi, persediaan bahan bak u ekstra mungkin diperlukan untuk ”memasangk an” proses produksiny a. 3. Untuk mengambil keuntungan dari potongan j umlah, karena pembelian dalam jumlah besar dapat secara subtansial menuunkan biay a produk. 4. Untuk melak ukan hedging terhadap inflasi dan perubahan harga . 5. Untuk menghindari dari kekurangan stok y ang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasok an, masalah mutu, atau pengiriman y ang tidak tepat. ”stok pengaman” misalny a, barang ditangan ekstra, dapat mengurangi resik o kehabisan stok. 6. Untuk menjaga agar operasi dapat berlangsung dengan baik dengan menggunakan ”barang dalam proses” dalam persediaanny a. Hal ini k arena perlu waktu untuk memproduksi barang dan karena sepanjang berlangsungny a proses, terk umpul persediaan.
23
2.3.5 Fungsi Persediaan Berdasarkan pendapat Tampubolon (2004,p190) pentingny a mengefek tifkan sistem persediaan bahan, efisiensi, opeasional perusahaan dapat ditingkatkan melalui fungsi persediaan dengan mengefektifk an fungsi decoupling, fungsi economic size dan fungsi antisipasi. •
Fungsi decoupling merupakan fungsi perusahaan untuk mengadak an persediaan
decouple , dengan mengadakan pengelompokan operasional secara terpisah-pisah, sebagai contoh adalah perusahaan manufak tur, mobil,sk edul perakitan mesin
(engine assembly) dipisah dari sk edul perakitan tempat duduk. •
Fungsi economic size adalah peny impanan persediaan dalam jumlah besar dengan pertimbangan adany a diskon atas pembelian bahan, diskon atas kualitas untuk dipergunakan dalam proses konv ersi, serta diduk ung kapasitas gudang y ang memadai.
•
Fungsi antisipasi merupakan peny impanan persediaan bahan y ang fungsiny a untuk peny elamatan jik a sampai terjadi keterlambatan datangny a pesanan bahan dari pemasok atau lev eransir. Tuj uan utama adalah untuk menjaga proses konv ersi tetap berjalan dengan lancar.
2.3.6 Jenis Persediaan Perusahaan mempertahankan 4 jenis persediaan: 1. Persediaan bahan mentah Persediaan bahan mentah telah dibeli namun belum diproses. Bahan mentahny a dapat digunak an dari proses produk si untuk pemasok y ang berbeda-beda. Meskipun demik ian, pendekatan y ang lebih disukai adalah dengan menghapus v ariabilitas pemasok dalam hal mutu, j umlah, atau waktu pengiriman sehingga tidak diperlukan pemisahaan.
24
2. Persediaan barang dalam proses (Work-in-process – WIP) persediaan barang dalam proses telah mengalami perubahan. Tapi belum selesai. Wip ini ada karena untuk membuat produk diperlukan waktu (disebut waktu sik lus). Pengurangan waktu siklus meny ebabkan persediaan wip pun berk urang. Sering kali hal ini tidak sulit untuk dilak ukan, karena hampir dispanjang waktu “pembuatan produk”, produk itu sebenarny a mengangur. Waktu kerja aktual atau waktu j alan merupakan bagian kecil dari waktu arus bahan bak u. 3. Persediaan MRO (perlengkapan pemeliharaan/perbaikan/operasi) MRO
merupakan
persediaan
y ang
dik hususkan
untuk
perlengakan
pemeliharaan/perbaikan/operasi. MRO ini ada karena waktu dan kebutuhan untuk pemeliharaan dan perbaikan dari beberapa peralatan tidak dapat dik etahui. Walaupun permintaan untuk persediaan lMRO ini sering kali merupakan fungsi jadwal-jadwal pemeliharaan, permintaan MRO lainy a perlu diantisipasi. 4. Persediaan barang jadi Persediaan barang jadi selesai dan menunggu untuk dikirimkan. Barang jadi dimasuk an kedalam persediaan karena permintaan konsumen untuk jangka waktu tertentu mungkin tidak diketahui.
2.3.7 Faktor-faktor yang M empengaruhi Persediaan
Maarif, Syamsul (2003,p278) Faktor-faktor y ang mempengaruhi persediaan bahan baku adalah: 1. Perkiraan pemak aian A ngka ini mutlak diperlukan untuk membuat keputusan berapa persediaan y ang dilakuk an untuk menganstisipasi masa mendatang(biasany a dilak ukan dalam kurun waktu setahun).
25
2. Harga bahan bak u Harga bahan bak u y ang mahal, sebaik ny a stok dalam j umlah y ang tidak terlalu bany ak. Hal ini disebabkan terbenamny a uang y ang seharusny a bisa diputar. 3. Biay a-biay a dari persediaan Biay a-biay a ini meliputi biay a pemesanan dan biay a peny impanan. 4. Kebijakan pembelanjaan Kebijakan ini ditentukan oleh sifat dari bahan itu sendiri. Untuk bahan-bahan y ang cepat rusak (perishable ), tentuny a tidak mungk in dilakukan peny impanan y ang terlalu lama, terkecuali ada alat y ang dapat membuat bahan itu bertahan misalny a
refrigerator atau freezer untuk produk -produk pertanian. Disamping itu, perlu juga dipertimbangkan persediaan y ang mendadak.
2.3.8 Biaya-biaya Persediaan Biay a-Biay a Persediaan tujuan dari manajemen persediaan adalah memilik i persediaan dalam jumlah y ang tepat, pada waktu y ang tepat dan dengan biay a y ang rendah. Karena itu, kebany akan model-model persediaan menjadikan biay a sebagai parameter dalam mengambil keputusan. Biay a dalam sistem persediaan secara umum dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Biay a Pembelian (Purchasing Cost = c) Biay a pembelian (purchase cost) dari suatu item adalah harga pembelian setiap unit item jika item tersebut berasal dari sumbersumber ek sternal, atau biay a produk si perunit bila item tersebut berasal dari internal perusahaan atau diproduksi sendiri oleh perusahaan. Biay a pembeliaan ini bisa berv ariasi untuk berbagai uk uran pemesanan bila pemasok menawarkan potongan harga untuk ukuran pemesanan y ang lebih besar. Dalam, Kebany akan teori persediaan, k omponen biay a pembelian tidak dimasukkan kedalam total biay a pembelian
26
untuk periode tertentu (misalny a satu tahun) konstan dan hal ini tidak akan mempengaruhi jawaban optimal tentang berapa bany ak barang y ang harus dipesan.
1. Biay a Pengadaan (Procurement Cost ) Biay a pegadaan dibedakan atas 2 jenis sesuai asal – usul barang , y aitu biay a pemesanan (ordering cost ) bila barang y ang diperluk an diperoleh dari pihak luar (supplier) dan biay a pembuatan (setup cost ) bila barang diperoleh dengan memproduk si sendiri. a. Biay a Pemesanan (Ordering Cost = k ) Biay a pemesanan adalah semua pengeluaran y ang timbul untuk mendatangkan barang dari luar. Biay a ini pada umumy a meliputi, antara lain : - Pemrosesan pesanan. - Biay a ekspedisi. - Biay a telepon dan keperluan k omunikasi lainny a. - Pengeluaran surat mey urat, foto kopi dan perlengkapan administrasi lainny a. - Biay a pengepak an dan penimbangan. - Biay a pemeriksaan (inspeksi ) penerimaan - Biay a pengiriman ke gudang, dan seterusny a. Secara normal, biay a perpesanan tidak naik bila k uantitas pesanan berubah. Tetapi bila semak in bany ak item y ang dipesan setiap kali pemesanan, maka jumlah pemesanan per periode ak an turun, maka biay a pemesanan total akan turun.
b. Biay a Pembuatan (Setup Cost = k ) Ongkos pembuatan adalah semua pengeluaran y ang ditimbulkan untuk persiapan memproduksi barang. Ongk os ini biasany a timbul didalam pabrik, y ang meliputi ongkos meny etel mesin, ongk os mempersiapkan gambar benda kerja, dan sebagainy a.
27
Karena kedua ongk os tersebut diatas mempuny ai peran y ang sama, y aitu pengadaan, mak a didalam sistem persediaan ongk os tersebut sering disebut sebagai ongkos pengadaan (procurement cost ).
2. Biay a Peny impanan (Carrying Cost = h ) Biay a peny impanan (holding cost) merupakan biay a y ang timbul ak ibat disimpanny a suatu item. Biay a peny impanan terdiri atas biay a-biay a y ang berv ariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan. Biay a peny impanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas bahan y ang dipesan semakin bany ak, atau rata-rata persediaan semakin tinggi. Biay a-biay a y ang termasuk sebagai biay a peny impanan adalah : a. Biay a Memilik i Persediaan (biay a Modal). Penumpuk an barang digundang berarti
penumpukan
modal, dimana modal
perusahaan mempuny ai ongkos (expense ) y ang dapat diukur dengan suk u bunga bank. Oleh karena itu, biay a y ang ditimbulkan karena memilik i persediaan harus diperhitungkan dalam biay a sistem persediaan. Biay a memiliki persediaan diukur sebagai persentasi nilai persediaan untuk periode tertentu. b. B iay a Gudang Barang y ang disimpan memerlukan tempat peny impanan sehingga timbul biay a gudang. Bila gudang dan peralatanny a disewa maka biay a gundangny a merupak an biay a sewa sedangkan bila perusahaan mempuny ai gudang sendiri maka biay a gudang merupakan biay a depresi. c. Biay a Kerusak an dan Peny usutan. Barang y ang disimpan dapat mengalami kerusakan dan peny usutan karena beratny a berk urang ataupun j umlahny a berkurang k arena hilang. Biay a kerusakan dan peny usutan biasany a diuk ur dari pengalaman sesuai dengan persentaseny a.
28
d. Biay a Kadaluarsa (Absolence ). Barang y ang disimpan dapat mengalami penurunan nilai karena perubahan tek nologi dan model seperti barang – barang elek tronik. Biay a kadaluarsa biasany a diukur dengan besarny a penurunan nilai j ual dari barang tersebut. e. Biay a A suransi. Barang y ang dismpan diasuransikan untuk menjaga dari hal – hal y ang tidak diinginkan, seperti kebakaran. Biay a asuransi tergantung jenis barang y ang diasuransikan dan perjanjian dengan perusahaan asuransi. f. Biay a A dministrasi dan Pemindahan. Biay a ini dikeluarkan untuk mengadministrasi persediaan barang y ang ada, baik pada saat
pemesanan,
penerimaan
barang
maupun
peny impananny a
dan
biay a untuk
memindahk an barang dari , k e dan di dalam tempat peny impanan, termasuk upah buruh dan peralatan handling. Dalam manajemen persediaan, terutama y ang berhubungan dengan masalah kuantitatif, biay a simpan per – unit diasumsikan linier terhadap jumlah barang y ang disimpan (misalny a : Rp/unit/tahun).
3. Biay a Kekurangan Persediaan (Shortage Cost = p ) Dari semua biay a-biay a y ang berhubungan dengan tingkat persediaan, biay a kekurangan bahan (stockout cost ) adalah y ang paling sulit diperkirakan. B iay a ini timbul bilamana persediaan tidak mencuk upi permintaan produk atau kebutuhan bahan. B iay a-biay a y ang termasuk biay a kekurangan persediaan adalah sebagai berikut: - Kehilangan penjualan; ketika perusahaan tidak mampu memenuhi suatu pesanan, maka ada nilai penj ualan y ang hilang bagi perusahaan. - Kehilangan langganan; pelanggan y ang merasa kebutuhanny a
29
tidak dapat dipenuhi perusahaan akan beralih keperusahaan lain y ang mampu memenuhi kebutuhan mereka. - Biay a pemesanan k husus; agar perusahaan mampu memenuhi kebutuhan akan suatu item, perusahaan bisa melak ukan pemesanan khusus agar item tersebut diterima tepat waktu. Pemesanan khusus biasany a mengakibatkan pertambahan biay a pada biay a ekspedisi dan harga item y ang dibeli. - Tergangguny a proses produksi, jika k ekurangan persediaan terjadi pada persediaan bahan, dan hal ini tidak diantisipasi sebelumny a, maka kegiatan produk si ak an terganggu. - Tambahan pengeluaran k egiatan manaj erial, dan sebagainy a. Biay a kekurangan persediaan dapat diuk ur dari : a. Kuantitas y ang tidak dapat dipenuhi. Biasany a diukur dari keutungan y ang hilang karena tidak dapat memenuhi permintaan atau dari k erugian akibat terhentiny a proses produk si. K ondisi ini diistilahkan sebagai biay a penalti (p) atau hukuman kerugian bagi perusahaan dengan satuan misalny a: Rp/unit.
(ocw.usu.ac.id/course/.../tdi_437_handout_pengendalian_persediaan.pdf)
30
2.4 Pengertian Pengendalian M anajemen
Pengendalian manajemen merupakan suatu istilah y ang umum dan makin bany ak digunakan dalam berbagai v ariasi kepentingan dan pengertian. Kadang-kadang digunakan untuk pemeriksaan rutin intern, misalny a pada peny usunan kembali pembukaan. Biasany a interprestasi y ang lebih sempit ini terny ata merupakan salah satu kegiatan daripada struktur pengendalian manajemen y ang luas itu.
A da berbagai macam definisi mengenai pengendalian manajemen. Berik ut ini akan disajikan beberapa definisi tersebut : Menurut A rief Suadi, Ph.D :
Pengendalian Manajemen adalah semua usaha untuk menjamin bahwa sumber day a perusahaan digunakan secara efek tif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan.
A tau : Proses untuk mempengaruhi orang lain dalam sebuah perusahaan agar secara efektif dan efisien mencapai tuj uan perusahaan melalui strategi tertentu. M enurut A nthony Dearden Bedford: Sistem pengendalian menejemen adalah struktur dan proses y ang sistematis serta terorganisir y ang digunakan menejemen dalam pengendalian menejemenny a.
31
2.4.1
Pengertian Pengendalian Persediaan Bahan Baku
Pengendalian bahan bak u y ang diselenggarakan dalam suatu perusahaan, tentuny a diusahakan untuk dapat menunj ang kegiatan kegiatan y ang ada dalam perusahaan y ang bersangk utan. Keterpaduan dari seluruh pelak sanaan k egiatan y ang ada dalam perusahaan akan menunjang terciptany a sistem pengendalian bahan baku y ang baik dalam suatu perusahaan.
Pengendalian persediaan merupakan fungsi manajerial y ang sangat penting bagi perusahaan, k arena persediaan fisik pada perusahaan akan melibatkan inv estasi y ang sangat besar pada pos ak tiv a lancar. Pelak sanaan fungsi ini akan berhubungan dengan seluruh bagian y ang bertujuan agar usaha penj ualan dapat intensif serta produk si dan penggunaan sumber day a dapat maksimal.
Istilah pengendalian merupakan penggabungan dari dua pengertian y ang sangat erat hubunganny a tetapi dari masing-masing pengertian tersebut dapat diartik an sendiri sendiri y aitu perencanaan dan pengawasan. D ua pengertian tersebut saling melengkapi satu sama lain. Pengawasan tanpa adany a perencanaan terlebih dahulu tidak ada artiny a, demikian pula perencanaan tidak
menghasilkan sesuatu tanpa adany a
pengawasan.
Perencanaan kebutuhan bahan adalah suatu sistem perencanaan y ang pertama tama berfok us pada jumlah dan saat barang jadi y ang diminta dan kemudian menentukan permintan turunan untuk bahan baku, komponen dan sub perakitan pada setiap tahapan produksi terdahulu. (Horngren, 1992)
Sedangkan menurut Widjaja (1996), perencanaan adalah proses untuk tindakan apa y ang akan diambil di masa y ang ak an datang.
32
Pengawasan bahan adalah suatu fungsi terkoordinasi di dalam organisasi y ang terus menerus disempurnakan untuk meletakkan pertanggungjawaban atas pengelolaan bahan dan persediaan pada umumny a, serta meny elenggarakan suatu pengendalian internal y ang menjamin adany a dokumen dasar pembukuan y ang mendukung sahny a suatu transak si y ang berhubungan dengan bahan, pengawasan bahan meliputi pengawasan fisik dan pengawasan nilai atau rupiah bahan (S upriyono, 1999 )
Kegiatan pengawasan persediaan tidak terbatas pada penentuan atas tingkat dan komposisi persediaan, tetapi j uga termasuk
pengaturan dan pengawasan atau
pelak sanaan pengadaan bahan bahan y ang diperlukan sesuai dengan j umlah dan waktu y ang dibutuhkan serta dengan biay a y ang serendah rendahny a.
Pengendalian adalah proses manaj emen y ang memastikan diriny a sendiri sejauh hal itu memungkinkan, bahwa kegiatan y ang dijalankan oleh anggota dari suatu organisasi sesuai dengan rencana dan kebijakanny a. (Widjaja, 1996 ). Pengendalian berkisar pada kegiatan memberik an pengamatan, pemantauan, peny elidik an dan pengev aluasian keseluruhan kegiatan manajemen agar tujuan y ang ditetapkan dapat tercapai.
Definisi diatas dapat disimpulkan bahwa : Pengendalian menejemen adalah semua usaha perusahaan y ang mencakup metode,prosedur dan strategi perusahaan y ang mengacu pada efisiensi dan efektifitas operasional persahaan,agar dipatuhiny a kebijak an menejemen serta tuj uan perusahaan.
33
2.4.2 Pengendalian Bahan Baku Berdasarkan pendapat Usry (2004,p299-300) pengendalian bahan bak u y ang efektif antara lain: -
meny ediakan pasokan bahan baku y ang diperlukan untuk operasi y ang efisien dan tidak terganggu.
-
Meny ediakan cukup persediaan dalam periode dimana pasokan (musiman, siklus, atau pemogok an k erja) dan mengantisipasi perusahaan harga.
-
Meny impan bahan bak u dengan waktu penanganan dan biay a minimun dan melindungi
bahan
baku
tersebut dari kehilangan akibat kebakaran,
pencurian, cuaca, dan k erusak an k arena penanganan. -
Meminimalk an item-item y ang tidak ak tif, kelebihan atau using dengan melaporkan perubahan produk y ang mempengaruhi bahan baku.
-
Memastikan persediaan y ang cuk up untuk pengiriman segera kepelanggan.
-
Menjaga agar jumlah modal y ang diinv estasikan dalam persediaan berada ditingkat
y ang
manaj emen.
konsisten
dengan
kebutuhan
operasi
dan
rencana
34
2.5 Kerangka pemikiran
Gambar 2.1 kerangka pemikiran
