1
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Jakarta merupakan kota terpadat di Indonesia dengan berbagai aktifitas setiap harinya. Hal ini terbilang wajar sehubungan dengan statusnya sebagai ibukota negara. Dampak negatif dari hal tersebut adalah banyaknya warga negara yang datang ke Jakarta untuk mencari pekerjaan. Dengan banyaknya orang yang datang untuk mencari mata pencaharian, maka permintaan akan adanya tempat pemukiman pun menjadi tinggi. Hal ini memicu para pengusaha di bidang real estate untuk membangun tempat pemukiman sebanyak mungkin baik di dalam maupun di sekitar kota Jakarta. Tingginya permintaan juga membawa dampak positif bagi bidang usaha lainnya yang berkaitan atau berhubungan dengan bidang konstruksi. Salah satunya adalah para pengusaha di bidang cat. Hal ini dikarenakan setiap rumah membutuhkan cat untuk melapisi dinding / temboknya untuk memberi kesan bersih dan meningkatkan penampilan visualnya. Dengan semakin banyaknya proyek-proyek pembangunan, maka permintaan akan cat juga tinggi. Bukan hanya itu saja, tiap-tiap developer juga ingin masingmasing proyek perumahannya mempunyai ciri khas dan menyediakan kenyamanan maksimal bagi para konsumen. Hal ini menuntut para pengusaha di
2
bidang cat untuk dapat memproduksi cat dengan berbagai jenis warna dan dengan kualitas yang tinggi pula. Dengan tuntutan yang tinggi tersebut maka para pengusaha di bidang cat perlu memikirkan suatu cara yang dapat menjamin ketersediaan bahan baku agar kelancaran kegiatan produksi tidak terganggu. Namun untuk mendapatkan atau menghasilkan cara yang dapat memberikan suatu jaminan atas ketersediaan bahan baku mungkin masih merupakan suatu kendala / masalah bagi beberapa pengusaha terutama pengusaha yang berskala kecil dan sedang. Kendala tersebut juga dirasakan oleh Topaint. Topaint adalah suatu pabrik yang bergerak di bidang produksi cat. Pabrik ini memproduksi berbagai jenis warna cat tembok dengan kualitas yang tidak berbeda jauh dari merek – merek terkenal lainnya. Bukan hanya itu saja, Topaint juga memproduksi jenis cat lainnya selain cat tembok / dinding yaitu cat minyak dan cat genteng. Seiring dengan semakin banyaknya perumahan yang mulai dibangun, maka usaha yang dilakukan oleh Topaint untuk memenuhi permintaan konsumen juga semakin tinggi. Salah satu permasalahan yang dihadapi oleh Topaint untuk dapat memenuhi permintaan konsumen adalah berhubungan dengan pengendalian bahan baku. Permasalahan pengendalian bahan baku tersebut dapat muncul atau diakibatkan karena terbatasnya karyawan / sumber daya manusia yang mempunyai latar belakang pendidikan akan permasalahan tersebut atau mungkin minimnya pengetahuan pemilik mengenai seluk beluk permasalahan persediaan /
3
inventory. Atas latar belakang itulah, maka penulis ingin membahas lebih lanjut mengenai masalah tersebut.
1.2 Identifikasi dan Perumusan Masalah Seiring dengan berkembangnya bidang konstruksi / perumahan di Indonesia, maka permintaan akan kebutuhan cat pun semakin tinggi. Hal ini dikarenakan setiap rumah memerlukan cat untuk melapisi dinding baik untuk tujuan kebersihan maupun untuk kenyamanan dan keindahan. Selain itu, rumah yang telah dilapisi dengan cat juga dapat memberikan nilai tambah atau dengan kata lain dapat meningkatkan nilai jual dari rumah tersebut. Berdasarkan hal itulah, maka para pelaku industri di bidang perumahan atau real estate berusaha untuk menghiasi rumah – rumah yang dibangunnya dengan cat yang beragam jenis warnanya sesuai dengan keinginan konsumen dan tipe / gaya rumah tersebut serta dengan kualitas cat yang tinggi pula. Untuk memenuhi tujuan tersebut dan memenuhi keinginan para konsumen akan selera warna dan kualitas maka dari pihak pengusaha cat perlu bekerja lebih untuk menyediakan itu semua. Agar dapat memproduksi cat tersebut maka setiap aspek perlu diperhatikan mulai dari awal proses yaitu tahap kedatangan bahan baku hingga akhir proses yaitu proses pendistribusian. Namun terlepas dari itu semua, tahap awal merupakan bagian yang paling penting dari semua tahap karena tanpa adanya bahan baku maka keseluruhan proses tidak dapat
4
berlangsung. Oleh karena itulah, maka bahan baku atau persediaan yang akan dibahas lebih lanjut di laporan ini. Sehubungan dengan bahan baku atau persediaan (inventory), maka terdapat masalah yang timbul atau yang sering kali menjadi bahan pemikiran para pengusaha yaitu persediaan bahan baku. Persediaan bahan baku menjadi sangat penting keberadaannya karena hal ini berkaitan dengan biaya. Apabila terjadi kekurangan maka proses produksi tidak akan dapat berjalan dengan lancar sehingga permintaan konsumen dapat dipenuhi atau tidak terjadi lost sale. Sedangkan apabila terjadi kelebihan maka hal ini akan meningkatkan biaya simpan. Hal ini pula yang terjadi pada Topaint dimana tidak terdapat kejelasan atau patokan tentang jumlah bahan baku yang harus dipesan dan kapan pemesanan harus dilakukan. Berdasarkan hal inilah, maka akan dilakukan pembahasan lebih lanjut mengenai penentuan persediaan bahan baku sehingga tidak ada pesanan konsumen yang terbengkalai akibat tidak tersedianya bahan baku ataupun meningkatnya biaya akibat kelebihan bahan baku..
1.3 Ruang Lingkup Tipe pemasaran / penjualan produk yang berlaku di Topaint adalah berdasarkan pesanan (make to order). Jadi produk – produk yang dihasilkan oleh Topaint tidak dijual secara umum atau dengan kata lain tidak diperdagangkan di toko – toko atau tempat perbelanjaan lainnya. Produk – produknya diperuntukkan
5
untuk proyek – proyek perbangunan, dalam hal ini sebagian besar didominasi oleh proyek – proyek perumahan. Jadi produk – produk yang dihasilkan merupakan permintaan khusus pihak pembangun atau pihak pelaksana proyek. Berhubung terdapat tiga jenis cat yang diproduksi oleh Topaint maka bahan baku yang dipergunakan juga akan lebih beragam jenisnya. Untuk lebih fokus pada penelitian maka dipilihlah jenis cat tembok putih sebagai jenis cat yang akan dibahas lebih lanjut. Pemilihan cat tembok putih dikarenakan cat tembok memiliki tingkat permintaan yang lebih tinggi dibandingkan cat minyak dan cat genteng sehingga bisa dikatakan jenis cat ini lebih berperan penting bagi Topaint. Selain itu cat tembok putih memiliki komposisi bahan baku yang lebih jelas dibandingkan pada cat tembok warna lain. Pada cat tembok warna selain putih, bahan baku yang digunakan disesuaikan dengan warna yang ingin dihasilkan sehingga penggunaan bahan bakunya pun tidak menentu. Ruang lingkup yang akan dibahas dalam laporan ini antara lain : 1. Pengendalian persediaan bahan baku cat tembok / dinding putih di pabrik Topaint. 2. Penggunaan metode simulasi dalam pengolahan data waktu permintaan. 3. Penggunaan metode simulasi Montecarlo dalam pengolahan data jumlah permintaan.
6
1.4 Tujuan dan Manfaat 1.4.1 Tujuan •
Mengetahui besarnya jumlah pesanan untuk masing – masing bahan baku utama cat tembok putih pada setiap kali pemesanan (Economic Order Quantity / EOQ).
•
Mengetahui jumlah minimum atau reorder point dari masing – masing bahan baku utama cat tembok putih yang harus tersedia di pabrik.
1.4.2 Manfaat •
Menambah wawasan dan pengetahuan kepada penulis tentang aplikasi PPIC (production planning and inventory control) dan metode simulasi dalam kegiatan di dunia nyata khususnya di Topaint.
•
Memberikan bahan perbandingan studi yang telah didapat penulis di universitas atau tempat kuliah.
•
Memberikan rekomendasi mengenai persediaan bahan baku cat tembok bagi manajemen Topaint.
1.5 Gambaran Umum Perusahaan (objek penelitian) 1.5.1 Sejarah Perusahaan Topaint adalah sebuah pabrik yang bergerak di bidang cat. Pabrik ini mulai berdiri pada tahun 1984 dengan berlokasi di jalan daan mogot raya. Pada awal masa berdirinya, pabrik ini memiliki luas tanah sekitar 300 m2.
7
Pabrik ini merupakan usaha yang dibangun oleh pihak keluarga dengan dana yang tidak terlalu besar. Usaha ini pada mulanya bisa dikategorikan sebagai pabrik atau usaha yang berskala kecil karena belum memiliki tingkat permintaan yang tinggi dan menggunakan sumber daya serta peralatan yang seadanya. Jenis produk yang dihasilkan oleh Topaint meliputi tiga jenis cat yaitu cat tembok, cat genteng, dan cat minyak. Sesuai dengan namanya, cat tembok dan cat genteng merupakan cat yang diperuntukkan untuk tembok atau dinding dan genteng. Sedangkan cat minyak adalah cat yang diperuntukkan untuk berbagai bagian rumah lainnya yaitu seperti bingkai jendela, pintu, pegangan tangga, dan bagian – bagian lainnya.
1.5.2 Visi dan Misi Perusahaan 1.5.2.1 Visi Perusahaan •
Mengembangkan perusahaan agar menjadi lebih profesional di kemudian hari.
•
Melebarluaskan daerah pemasaran dan jaringan konsumen yang menggunakan produk Topaint.
1.5.2.2 Misi Perusahaan •
Mempekerjakan sumber daya manusia yang lebih terampil baik dalam hal produksi maupun administrasi.
8
•
Memperbanyak jenis warna dan meningkatkan kualitas dari cat yang diproduksi.
•
Mencoba memproduksi produk baru yaitu pelapis anti bocor.
1.5.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Sumber : Penulis Gambar 1.1 Struktur Organisasi Topaint
Struktur organisasi di Topaint adalah struktur organisasi fungsional. Hal ini dikarenakan tugas – tugas setiap karyawan atau pekerja dikelompokkan berdasarkan fungsi atau kesamaan tugas. Deskripsi tugas atau pekerjaan dari masing – masing jabatan atau bagian yaitu : •
Pemilik : bertanggung jawab atas seluruh aset di Topaint.
9
•
Bagian administrasi : bertugas untuk mencatat seluruh kegiatan pembelian dan penjualan, mengurus surat – surat yang diperlukan dalam hal pembelian, transaksi keuangan, dan penjualan serta membuat pembukuan mengenai keuangan Topaint.
•
Kepala produksi : bertanggung jawab atas seluruh kegiatan produksi.
•
Staff produksi : bertugas untuk menjalankan kegiatan produksi dan melakukan inspeksi terhadap produk yang dihasilkan.
•
Keamanan : bertanggung jawab atas keamanan lingkungan pabrik.
1.5.4 Proses Produksi Untuk kegiatan produksi di Topaint dilakukan secara semi otomatis. Hal ini dikarenakan kegiatan produksi di Topaint masih terdapat campur tangan manusia dalam hal pemasukan bahan baku. Kegiatan ini berbeda jauh bila dibandingkan dengan pabrik – pabrik cat lainnya yang berskala besar dimana semua proses produksinya dilakukan secara otomatis mulai dari pemasukan bahan baku hingga pemrosesannya. Namun hal ini masih dapat diatasi oleh pihak perusahaan karena setiap produk cat yang dihasilkan akan melalui proses inspeksi atau pemeriksaan sehingga kualitas cat yang dihasilkan akan tetap terjaga. Untuk mesin yang digunakan terbagi menjadi dua jenis yaitu mesin pengaduk (4 unit) untuk memproduksi cat tembok dan cat genteng serta
10
mesin sandmill (1 unit) untuk memproduksi cat minyak. Dalam sekali produksi atau pengadukan dapat dihasilkan kurang lebih 12 pail. Urutan proses produksi cat tembok terdiri dari : 1. Pencampuran air dengan bahan additive dan titan. Bahan additive untuk cat tembok terdiri dari dispersol, anti foam, dan anti busuk. 2. Setelah bahan – bahan tersebut teraduk kemudian dicampur dengan tepung. Tepung yang digunakan terdiri dari dua jenis yaitu tepung dengan warna putih dan kuning. Tepung warna putih digunakan apabila ingin memproduksi cat tembok putih sedangkan tepung warna kuning digunakan untuk memproduksi cat warna lain selain warna putih. Proses pencampuran bahan – bahan ini dilakukan secara perlahan – lahan sampai semuanya tercampur rata. 3. Proses selanjutnya adalah dicampur dengan solvent atau lem. Lem atau solvent digunakan agar cat yang dihasilkan mempunyai daya rekat pada dinding. 4. Apabila cat yang diinginkan adalah cat dengan warna selain putih maka proses selanjutnya adalah pencampuran bahan setengah jadi tersebut dengan zat warna yang diinginkan. Untuk warna yang tua, titan dan tepung yang digunakan dapat dihilangkan atau dikurangi kadarnya. 5. Proses terakhir adalah pencampuran dengan pengental. Hal ini dilakukan agar bahan – bahan yang telah dicampurkan tadi menjadi lebih menyatu antar satu dengan yang lainnya.
11
Urutan proses produksi cat minyak adalah sebagai berikut : 1. Mencampurkan pasta tepung dengan pasta titan. Untuk cat minyak yang berwarna maka penggunaan pasta titan dapat dikurangi jumlahnya. 2. Setelah itu kemudian dicampurkan dengan solvent, zat warna, dan damar. Sama dengan cat tembok, solvent digunakan agar cat yang dihasilkan mempunyai daya rekat pada permukaan. 3. Proses terakhir adalah pencampuran dengan pengencer dan pengering. Hal ini dimaksudkan agar cat minyak yang diproduksi memiliki daya kering yang lebih cepat.
Untuk proses produksi cat genteng, bahan yang digunakan lebih sedikit dibandingkan kedua jenis cat lainnya yaitu hanya pasta warna, solvent, dan air. Komposisinya adalah 40 % pasta warna, 60 % solvent, dan sedikit air. Hal ini dikarenakan cat pada genteng hanya bersifat sebagai penambah indah penampilan visual dari genteng itu sendiri dan juga dipengaruhi oleh posisi peletakkan genteng pada rumah dimana genteng diletakkan di udara terbuka. Dengan begitu tidak diperlukan daya kering yang cepat karena pengeringannya dilakukan secara alami yaitu dengan bantuan sinar matahari.
12
1.5.5 Pengendalian Kualitas Untuk dapat menjaga kualitas dari produk yang dihasilkan maka dilakukanlah proses inspeksi atau pemeriksaan terhadap produk cat yang dihasilkan. Inspeksi yang dilakukan terdiri dari dua yaitu : 1. Inspeksi terhadap bahan baku. Untuk inspeksi terhadap bahan baku dilakukan terhadap warna dan kualitas dari bahan baku yang digunakan. Inspeksi warna dilakukan terhadap dua jenis bahan baku yaitu warna tepung dan warna dari pigment atau zat warna. Untuk warna tepung dikatakan lulus inspeksi apabila warna tepung yang dipesan sesuai dengan yang diinginkan oleh perusahaan yaitu tepung warna putih dan kuning. Sedangkan untuk zat warna disesuaikan dengan warna yang diinginkan untuk diproduksi. Khusus untuk bahan baku lem, inspeksinya dilakukan dengan cara mengoleskan lem pada sepotong kaca. Kemudian setelah kering, lem tersebut akan berbentuk seperti suatu lembaran plastik. Jika sudah berbentuk lembaran tersebut kemudian lapisan lem itu akan ditarik atau dipisahkan dari kaca. Bila dalam proses pemisahan tersebut, lapisan lem mengalami perpecahan atau putus maka dapat dikatakan lem tersebut memiliki kualitas yang kurang bagus. Namun apabila lapisan lem tidak putus maka dapat dikatakan bahwa lem tersebut layak untuk digunakan.
13
2. Inspeksi terhadap produk akhir. Inspeksi ini dilakukan terhadap dua jenis yaitu keakuratan warna dan berat dari cat yang sudah dikemas. Untuk menjaga keakuratan warna maka dalam pencampuran zat warna dilakukan secara sedikit demi sedikit. Kemudian dilakukan pencocokan dengan warna yang diinginkan. Proses pencocokan ini dilakukan dengan menuangkan sedikit cat ke secarik kertas lalu dikeringkan. Setelah kering kemudian dicocokan dengan warna yang diinginkan. Apabila warnanya tidak sesuai atau terlalu muda maka akan ditambahkan zat warna dan apabila warnanya tidak sesuai dalam pengertian terlalu tua maka akan ditambahkan warna putih. Untuk inspeksi terhadap berat dilakukan dengan melakukan penimbangan terhadap cat – cat yang telah dikemas sehingga konsumen tidak merasa dirugikan.
Apabila pada cat yang telah diproduksi terhadap cacat atau defect pada keakuratan warna maka akan dilakukan perbaikan terhadap cat tersebut. Jika warna yang dihasilkan terlalu tua maka akan dilakukan perbaikan dengan memproduksi cat baru dan pewarnaannya dilakukan dengan menambahkan defect cat dengan warna tua tadi. Dengan demikian perusahaan tidak terlalu merugi karena tidak menggunakan bahan zat warna yang baru. Atau bisa juga proses perbaikan tersebut dilakukan dengan cara menambahkan bahan baku zat warna pada cat yang cacat atau defect tersebut. Jadi tidak setiap kali proses perbaikan dilakukan dengan cara memproduksi cat baru tetapi
14
dapat juga dilakukan dengan cara mengolah kembali cat yang cacat tersebut. Sedangkan apabila warna yang dihasilkan terlalu muda maka akan diolah kembali dengan memberikan zat warna hingga mencapai warna yang diinginkan.
1.5.6 Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk menghindari timbulnya kelelahan maka pihak perusahaan memutuskan untuk mengatur jam kerja dari para pekerja yaitu mulai dari jam 08.00 hingga 16.00. Diantara jam tersebut terdapat waktu istirahat yaitu mulai dari jam 12.00 hingga 13.00. Hari kerja karyawan yaitu mulai dari hari senin hingga jumat. Untuk sabtu dan minggu tidak beroperasi atau libur. Tenaga kerja yang bekerja di Topaint terdapat dua jenis yaitu tenaga kerja langsung dan tenaga kerja tidak langsung. Berhubung terdapat dua jenis tenaga kerja maka dalam pemberian gaji juga dibedakan yaitu : 1. Untuk tenaga kerja tidak langsung, pemberian gaji pokoknya ditentukan berdasarkan Upah Minimum Regional (UMR). 2. Untuk tenaga kerja langsung, pemberian gaji pokoknya ditentukan berdasarkan jabatan yang besarnya merupakan hasil kesepakatan antara karyawan tersebut dengan kebijaksanaan perusahaan.
15
Di samping gaji pokok yang diberikan tiap bulan, perusahaan juga memberikan upah lainnya yaitu uang makan dan Tunjangan Hari Raya (THR). Untuk dapat menjaga kualitas dari produk yang dihasilkan maka diperlukan sumber daya yang terlatih pula. Oleh karena itu maka pihak perusahaan
memutuskan
beberapa
persyaratan
sehubungan
dengan
penerimaan karyawan atau pekerja yaitu : •
Untuk tenaga kerja langsung, dibedakan menjadi dua jenis yaitu : 1. Untuk bagian pewarnaan, calon pekerja diharuskan memiliki pengalaman terlebih dahulu di bidang yang sama. Apabila sudah memenuhi persyaratan tersebut maka akan diadakan suatu tes keahlian. Tes tersebut bertujuan untuk menguji apakah benar calon pekerja tersebut memiliki kualifikasi yang diinginkan oleh perusahaan. 2. Untuk bagian lain di luar pewarnaan, tidak terdapat persyaratan khusus karena bagian lain di luar pewarnaan tidak memerlukan keahlian tertentu. Namun untuk tetap menjaga kualitas dari produk yang nantinya akan dihasilkan maka akan diadakan pelatihan atau training kepada calon pekerja tersebut.
•
Untuk tenaga kerja tidak langsung, calon karyawan yang ingin melamar diwajibkan memiliki pengetahuan dan keahlian di bidang keuangan. Hal
16
ini dikarenakan tugas – tugas yang nantinya akan diberikan banyak berhubungan dengan bidang akuntansi.
1.5.7 Prosedur Keselamatan Kerja Kegiatan produksi cat merupakan kegiatan yang cukup rentan terhadap kesehatan. Hal ini dikarenakan bahan baku yang dipakai sebagian besar berbentuk serbuk atau tepung. Oleh karena itu pihak perusahaan memutuskan bahwa pekerja yang bekerja di lantai produksi harus menggunakan alat pelindung diri atau keselamatan yaitu : •
Masker. Berfungsi untuk melindungi saluran pernafasan para pekerja.
•
Sepatu. Berfungsi untuk melindungi kaki para pekerja dari segala benda yang terdapat di lantai produksi.
•
Sarung tangan. Berfungsi untuk melindungi tangan dari para pekerja dari bahan – bahan kimia yang digunakan dalam proses produksi.
Selain peralatan kerja tersebut, perusahaan juga melakukan tindakan pencegahan dan penanganan apabila sewaktu – waktu terjadi kecelakaan yaitu dengan menyediakan alat pemadam kebakaran dan juga alat P3K. Bukan hanya itu saja, lokasi pabrik yang cukup strategis juga mendukung apabila sewaktu – waktu terjadi kecelakaan. Lokasi pabrik dekat dengan sarana transportasi umum dan fasilitas kesehatan seperti rumah sakit.
17
1.5.8 Perkembangan Bisnis Perkembangan di saat ini pada Topaint terbilang cukup baik karena perkembangannya berjalan teratur dan meningkat bila dibandingkan pada awal berdirinya. Hal ini paling jelas terlihat dari bertambah luasnya daerah pabrik yaitu yang semula bertempat di jalan daan mogot raya dengan luas sekitar 300 m2 menjadi kurang lebih 1000 m2 dengan lokasi baru yaitu di daerah Cisauk Tangerang. Dari segi pendapatan juga terdapat peningkatan. Hal ini didasarkan pada semakin meningkatnya konsumen atau pelanggan yang menggunakan cat produksi Topaint. Hal ini tidak terlepas dari kerja keras yang dilakukan oleh pihak perusahaan dalam menjaga kualitas produk – produknya dan berusaha untuk menyediakan yang terbaik bagi konsumen. Pada awal berdirinya, pihak perusahaan mengalami kesulitan dalam hal pemasaran karena perusahaan ini masih belum dikenal dan terbilang baru di bidang industri cat. Perusahaan berusaha untuk memasarkan produk – produknya dengan menawarkan contoh – contoh cat kepada proyek – proyek pembangunan dan tentunya dengan kualitas yang terjaga serta warna yang beragam. Dengan kerja keras itulah akhirnya sekarang perusahaan dapat memperoleh kepercayaan dari para pihak pembangun untuk menggunakan cat – cat produksi Topaint. Dari segi jenis produk yang dihasilkan juga mengalami perkembangan yaitu pada awal berdirinya hanya memproduksi cat tembok dan pelamir
18
tembok. Namun kemudian hal itu berkembang seiring dengan bertambahnya konsumen yaitu memproduksi cat minyak dan cat genteng. Untuk dapat bersaing dengan pabrik lain yang juga memproduksi cat minyak dan cat genteng maka pihak perusahaan memutuskan hanya akan mempekerjakan tenaga kerja yang memiliki keahlian di bidang produksi cat minyak dan cat genteng. Dengan demikian maka perusahaan dapat mempertahankan kelangsungan produksinya di bidang cat minyak dan cat genteng. Untuk produk awal perusahaan juga tidak lantas dilupakan yaitu cat tembok. Hal ini dapat dilihat dari semakin meningkatnya jumlah permintaan akan cat tembok dan banyaknya jenis warna cat tembok yang diproduksi yaitu lebih dari 100 jenis warna.
