BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sekretariat Jenderal Kementrian Kehutanan merupakan sebuah instansi di Kementrian Kehutanan Republik Indonesia. Instansi ini memiliki sekitar 150 pegawai yang seluruhnya berkantor di gedung Manggala Wanabakti Jalan Gatot Subroto Jakarta Pusat. Dalam mengelola data pegawai, Sekretariat Jenderal Kementrian Kehutanan memiliki sistem informasi kepegawaian Simpeg yang dikelola oleh Biro Kepegawaian Kementrian Kehutanan. Sistem ini menyimpan data pegawai Kementrian Kehutanan di seluruh Indonesia mulai dari data pribadi, pangkat hingga daftar pendidikan dan pelatihan yang sudah dienyam. Untuk sistem pencatat kehadiran, Sekretariat Jenderal Kementrian Kehutanan menggunakan kartu absensi yang dimasukkan ke dalam mesin pencetak yang akan menuliskan jam masuk dan jam keluar ke dalam kartu. Kemudian di akhir bulan Bagian Tata Usaha akan mengumpulkan kartu-kartu tersebut dan mencatat ulang data absensi. Sistem ini memiliki kelemahan dalam biaya operasionalnya yang tinggi karena harus mengganti kartu dan tinta secara berkala. Selain itu sistem ini tidak dapat menjamin kehadiran pegawai disebabkan masih memungkinkan terjadinya praktik “titip absen”. Pegawai pada lingkup Sekretariat Jenderal Kementrian Kehutanan akan diberdayakan dengan fasilitas pengurusan administrasi kepegawaian secara mandiri. Layanan yang diberikan berupa pengajuan izin, sakit dan cuti. Untuk pejabat 1
2
fungsional di lingkup Kementrian Kehutanan disediakan pengajuan angka kredit secara
online
sehingga
Bagian
Administrasi
Pejabat
Fungsional
dapat
memprosesnya lebih cepat. Sistem e-HRM yang diterapkan di lingkup Sekretariat Jenderal Kementrian Kehutanan akan berjalan dengan konsep cloud computing, yaitu aplikasi dapat diakses dari mana saja selama ada jaringan internet. Data kehadiran yang sebelumnya tidak dapat dijamin keabsahan datanya, akan menjadi terkontrol dan biaya operasionalnya akan menjadi rendah karena tidak lagi membutuhkan kertas dan tinta dengan diberlakukannya sistem pencatat kehadiran sidik jari. Diharapkan Sekretariat Jenderal Kementrian Kehutanan dapat menjadi Good Governance Organization dengan upaya ramah lingkungan minim penggunaan energi dan kertas. 1.2 Ruang Lingkup Skripsi ini membahas sistem e-HRM di Sekretariat Jenderal Kementrian Kehutanan dengan ruang lingkup sebagai berikut : 1. Sistem pengelolaan data kehadiran dan pembuatan laporan rekapitulasi kehadiran pegawai 2. Sistem pengajuan izin atau sakit secara online 3. Sistem pengajuan dan penilaian angka kredit secara online 4. Integrasi data kepegawaian Simpeg ke e-HRM Kemenhut
3
1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Tujuan dari penelitian ini adalah menganalisa sistem pengelolaan kepegawaian yang sedang berjalan di Sekretariat Jenderal Kementrian Kehutanan. Tim akan mengidentifikasi masalah-masalah yang terjadi dan melakukan rancangan sistem yang baru untuk mengatasi masalah-masalah yang ada dan melakukan penambahan fitur untuk pengelolaan sumber daya manusia yang lebih efektif dan efisien. 1.3.2 Manfaat Manfaat dari penelitian ini adalah : a) Menjamin keabsahan dan keakuratan data kehadiran absensi pegawai dan meningkatkan disiplin pegawai. b) Memudahkan bagian kepegawaian dalam membuat laporan rekapitulasi jam kerja pegawai. c) Memudahkan pegawai dalam mengajukan izin atau sakit. d) Memudahkan pejabat fungsional dalam mengajukan angka kredit dimana saja dan kapan saja karena bisa diakses secara online e) Meningkatkan moral pegawai dengan pelayanan administrasi yang cepat f)
Meminimalis asi biaya operasional yang digunakan untuk biaya pengiriman, kertas dan tinta
4
1.4 Metodologi Dalam penulisan laporan penelitian ini, digunakan metode-metode sebagai berikut : 1. Pengumpulan Data a) Studi Kepustakaan Pengumpulan bahan-bahan pustaka baik yang dilakukan di perpustakaan maupun pencarian melalui internet yang dapat membantu
memperdalam
pembahasan
materi,
pembuatan
program aplikasi dan penyusunan laporan skripsi. b) Studi Lapangan Mengumpulkan data melalui observasi ke Sekretariat JenderalKementrian
Kehutanan
dan
melakukan
wawancara
langsung dengan pegawai bagian Biro Kepegawaian. 2. Metode Analisis Analisis sistem dilakukan melalui empat tahapan : a) Analisis sistem yang sedang berjalan sekarang. b) Melakukan wawancara dengan pihak yang bersangkutan. c) Mempelajari dokumen dan sistem yang sedang berjalan. d) Analisis terhadap hasil wawancara dan dokumen perusaahaan. 3. Metode Perancangan Metode perancangan menggunakan pendekatan Unified Modelling Language(UML), yaitu Use Case Diagram, Use Case Description, Class Diagram, Sequence Diagram dan Rancangan Layar.
5
1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini terdiri dari 5 bab, yang berisi keterangan – keterangan dari masing-masing bab pada skripsi ini. Berikut adalah penjelasan singkat dari masing-masing bab : Bab 1 : Pendahuluan Bab ini menjelaskan latar belakang penelitian, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan skripsi. Bab 2 : Landasan Teori Bab ini menjelaskan mengenai teori-teori dasar yang digunakan sebagai dasar analisis dan perancangan e-HRM serta teori-teori khusus yang berhubungan dengan analisis dan perancangan e-HRM. Bab 3 : Analisis Sistem Berjalan Bab ini membahas tentang sejarah organisasi, struktur organisasi, wewenang dan tanggung jawab, sistem yang sedang berjalan, diagram aliran data, permasalahan yang dihadapi, analisis kebutuhan informasi, dan usulan solusi untuk pemecahan masalah-masalah yang dihadapi. Bab 4 : Rancangan sistem yang diusulkan Bab ini menjelaskan usulan prosedur yang baru, diagram aliran data, data sistem, perancangan proses, perancangan input, perancangan output, dan rencana implementasi.
6
Bab 5 : Simpulan dan Saran Bab ini berisi simpulan dari skripsi penulis yang berjudul aplikasi e-HRM di Sekretariat Jenderal Kementrian Kehutanan dan saran saran untuk pengembangan lebih lanjut agar tercapai hasil yang baik.
