BAB 1 PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Di beberapa tahun terakhir ini Knowledge Management (KM) menjadi salah satu
teknik yang banyak diminati perusahaan untuk mengelola asset pengetahuannya. Hal ini terjadi karena sekarang wilayah kompetisi bukan hanya mengandalkan Sumber Daya Alam (SDA) atau materi saja namun telah meluas kepada pemanfaatan Sumber Daya Manusia (SDM) secara optimal, terutama kualitas pikiran manusia (knowledge content). Perubahan paradigma perusahaan kearah knowledge based dengan pemanfaatan potensi kreatifitas dan inovasi SDM ini dilakukan untuk meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan dalam menghadapi iklim persaingan sekarang ini. Sebenarnya pemanfaatan knowledge content dari SDM tersebut tidak dapat dipisahkan dengan dukungan Teknologi Informasi (TI). TI berperan penting untuk menangkap serta mengelola knowledge yang dihasilkan manusia, sehingga dengan dukungan TI ini diharapkan mampu meningkatkan kualitas knowledge content tersebut. Oleh karena itu SDM dan TI adalah dua fondasi utama pembentuk KM pada perusahaan. Selain itu dengan dukungan TI pekerjaan menjadi lebih cepat serta memudahkan SDM dalam mengembangkan budaya sharing knowledge. TI juga dapat dijadikan tools untuk mengintegrasikan keseluruhan proses bisnis serta sumber daya informasi yang dihasilkan untuk dijadikan knowledge asset bagi perusahaan di masa kini dan masa depan.
2 Setiarso (2008, p9) menyatakan bahwa apabila bicara mengenai sharing knowledge, masalah berbagi pengetahuan dalam suatu perusahaan saat ini menjadi suatu isu penting baik di bidang bisnis maupun non-bisnis, karena hampir semua kegiatan manusia sebenarnya adalah kegiatan pengorganisasian suatu hal. Tidak ada kegiatan akan berjalan lancar, jika tidak ada pengorganisasian yang baik, tidak ada manfaat atau keuntungan bisa diperoleh, jika sebuah perusahaan tidak berjalan dengan baik, dan tidak akan tercapai keunggulan bersaing apabila perusahaan tidak mampu mengelola asset pengetahuannya, di mana salah satu caranya adalah dengan sharing knowledge. Berbagi adalah tindakan yang lebih mudah diucapkan dari pada dilakukan, apalagi jika menyangkut pengetahuan (Setiarso, 2008, p9). Sharing knowledge di suatu perusahaan akhinya seringkali hanya menjadi impian. Perusahaan berharap semua pengetahuan dapat dipakai bersama, dan semua orang dengan rela akan berbagi pengetahuan antar sesama, sementara sebagian besar dari karyawannya mungkin adalah orang-orang yang tidak mau berbagi pengetahuan. Masing-masing individu harus menyadari bahwa knowledge bukan suatu benda mati yang hanya dapat disimpan atau bahkan akan usang dengan berjalannya waktu, tetapi knowledge harus dikembangkan agar bermanfaat dan menciptakan suatu inovasi baru. Untuk menjadikannya berguna maka dapat diwujudkan dengan mengumpulkan knowledge dalam suatu wadah pengolahan yang disebut Knowledge Management (KM). KM adalah suatu portal yang dijadikan pintu gerbang penyedia informasi untuk membantu kegiatan perusahaan dalam mengumpulan serta mengelola sumber daya informasi, baik informasi internal maupun eksternal perusahaan.
3 Dengan adanya KM, karyawan dapat saling bertukar pengetahuan dan saling bertukar informasi perusahaan. Selain itu jika perusahaan memiliki masalah, maka dapat cepat terselesaikan dengan adanya sharing knowledge antar karyawan guna menemukan solusi yang tepat. Oleh karena itu keberadaan KM sangat penting bagi perusahaan. Portal KM akan ideal apabila portal tersebut dapat menyediakan informasi secara realtime, acurate, update, serta mampu memfasilitasi komunikasi internal dua arah. Kemudian KM tersebut mampu menciptakan knowledge creation di dalamnya sehingga asset pengetahuan perusahaan dapat dimanfaatkan lebih baik. Muncul berbagai permasalahan dalam mengelola knowledge, misalnya: bagaimana merubah individual knowledge ini menjadi knowledge perusahaan yang saling terintegrasi. Hal inilah yang mendorong penulis mengajukan topik penelitian ini kepada PT. Agranet Multicitra Siberkom (Detikcom), di mana perusahaan ini merupakan perusahaan layanan media informasi online tertua di Indonesia yang hingga saat ini belum menyediakan suatu portal KM untuk lingkungan internal perusahaan, khusunya divisi TI. Perusahaan juga menghadapi kesulitan koordinasi karena aktivitas karyawannya yang mobile kemudian turnover karyawan tinggi menyebabkan perusahaan sering kehilangan asset pengetahuan, biaya pelatihan yang mahal sehingga perlu pemangkasan biaya, pengelolaan data, informasi dan knowledge yang terdapat pada perusahaan belum dikelola dengan baik, selain itu portal KM juga dapat dijadikan sebagai media pembelajaran bagi karyawannya.
4 1.2
Ruang Lingkup Ruang lingkup penelitian mencakup sebagai berikut: a. Penelitian ini dibatasi hanya pada analisis proses bisnis, analisis masalah, serta analisis strategi perusahaan khususnya divisi TI. b. Menganalisis dan merancang portal KM untuk memfasilitasi divisi TI perusahaan dalam membangun knowledge sharing antar karyawannya, serta sebagai media dalam mengelola knowledge pada divisi TI perusahaan.
1.3
Tujuan dan Manfaat Tujuan penelitian ini adalah: a. Mengidentifikasikan knowledge yang dimiliki perusahaan. b. Membangun suatu potral KM untuk pengelolaan informasi dan pengetahuan, terutama pada divisi TI perusahaan. c. Membangun portal KM sebagai media pembelajaran. d. Membangun portal KM untuk sharing knowledge antar karyawan. Manfaat penelitian ini adalah: a. Memudahkan dalam pembelajaran karyawannya, terutama untuk karyawan baru. b. Meningkatkan kualitas sharing knowledge antar karyawan. c. Meningkatkan kualitas komunikasi dan koordinasi antar karyawan. d. Meningkatan kualitas knowledge content yang dihasilkan karyawan. e. Memperoleh informasi yang selalu up to date dengan sharing knowledge. f. Memfasilitasi perusahaan dalam mengelola dan mengkonversikan knowledge yang ada sehingga mengurangi kemungkinan kehilangan asset pengetahuan.
5 1.4
Metodologi Adapun metodologi yang digunakan adalah :
A.
Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan meliputi: • Studi Kepustakaan Pada studi kepustakaan dilakukan pencarian dan pengumpulan referensi, merangkum, mencatat, dan mempelajari data serta informasi relevan. Referensi tersebut berupa buku-buku ilmiah, jurnal, artikel, review document perusahaan, serta sumber lain yang berkaitan dengan topik penelitian. • Studi Lapangan Pada studi lapangan penulis mengadakan pengamatan ke lapangan dan melakukan observasi langsung, wawancara kepada pihak berwenang di perusahaan guna mengetahui masalah dan informasi yang dibutuhkan, melakukan kajian dokumen perusahaan yang berhubungan dengan topik penelitian, dan terakhir menuliskan narasi berdasarkan pemaparan nara sumber.
B.
Metode Analisis Berikut metode analisis yang digunakan dalam penulisan ini: • Melakukan analisis perumusan strategi perusahaan yang terdiri dari tiga tahap: 1)
Tahap input: EFE Matrix dan IFE Matrix.
2)
Tahap pencocokan: SWOT Matrix dan IE Matrix.
3)
Tahap keputusan: Quantitative Strategic Planning Matrix (QSPM).
• Merumuskan knowledge goal berdasarkan strategi perusahaan yang telah didapatkan dalam tahap analisis strategi perusahaan.
6 • Melakukan identifikasi knowledge yang dimiliki perusahaan untuk digunakan sebagai dasar tahap perancangan berdasarkan strukturisasi perusahaan, fungsional pekerjaan, serta behavioral karyawan. • Melakukan analisis penyesuaian fitur berdasarkan:
C.
1)
Pemetaan knowledge goal dengan knowledge yang dimiliki perusahaan.
2)
Penyesuaian fitur dengan teori dasar knowledge conversion (SECI).
3)
Penyesuaian fitur berdasarkan kebutuhan perusahaan.
4)
Penyesuaian user interface berdasarkan delapan aturan emas IMK.
Metode Perancangan Dalam melakukan perancangan, metode yang digunakan adalah analisis dan
perancangan sistem berorientasi objek (OOAD) berdasarkan pendekatan Satzinger. Metode perancangan yang digunakan melalui tahapan sebagai berikut: • Activity Diagram. • Class Diagram Model. • Use Case Diagram. • Sequence Diagram. • User Interface. • Navigation Diagram.
7 1.5
Sistematika Penulisan Sistematika penulisan terdiri dari lima bab, yaitu:
BAB 1: PENDAHULUAN Pada bab ini akan diuraikan mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi yang digunakan serta sistematika penulisan. BAB 2: LANDASAN TEORI Pada bab ini penulis akan menguraikan mengenai teori-teori yang relevan untuk mendukung penulisan penelitian skripsi ini. Dari hasil pemaparan teori tersebut, dicantumkan juga kerangka berfikir penulisan ini. BAB 3: ANALISIS SISTEM BERJALAN Pada bab ini penulis akan memaparkan mengenai sejarah singkat dan latar belakang perusahaan, seperti: visi misi, nilai perusahaan, struktur organisasi, dan uraian proses bisnis yang berjalan saat ini. Selain itu penulis juga akan menjelaskan mengenai hasil analisis strategi perusahaan, serta usulan penyelesaian permasalahan. BAB 4: PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT Bab ini berisi pemetaan fitur yang diusulkan, penyesuaian fitur berdasarkan kebutuhan dan beberapa teori dasar KM, perancangan sistem berbasis UML modelling yang meliputi domain class diagram, use case diagram, sequence diagram, user interface, navigation diagram BAB 5: PENUTUP Pada bab ini berisikan simpulan dari hasil analisis dan perancangan dari bab sebelumnya serta memberikan sejumlah saran guna membantu meningkatkan kinerja proses bisnis divisi TI perusahaan tersebut.
