BAB 1 PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah Dalam era globalisasi dewasa ini, persaingan dalam dunia industri di negara kita semakin ketat. Rata-rata pertumbuhan perekonomian di beberapa negara industri utama di dunia saat ini mencapai 2.27%. Sedangkan untuk perindustrian di negara kita pertumbuhannya mencapai 5.43%, dimana pertumbuhan terbesar dicapai oleh industri makanan, minuman dan tembakau sebesar 8.16%. Oleh karena itu, diperlukan strategi yang tepat untuk menghadapi persaingan antar perusahaan dan meningkatkan hasil perusahaan. Persaingan tersebut menyebabkan industri-industri makin merasakan kebutuhan akan informasi dan sistem operasional yang lebih baik untuk meningkatkan kinerja perusahaannya. Salah satu sistem operasional yang memegang peranan penting dalam kinerja perusahaan adalah sistem perencanaan produksi yang didukung oleh suatu sistem informasi yang dapat memberi informasi yang dibutuhkan secara cepat dan akurat. PT. Ayam Merak merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi kopi bubuk yang mempunyai pangsa pasar di dalam negeri. Perusahaan ini merasakan kebutuhan akan perbaikan sistem operasional perusahaannya, terutama dalam hal menentukan jumlah produksi. Selama ini PT. Ayam Merak belum memiliki perencanaan yang pasti dalam menentukan jumlah produk yang harus diproduksi yang menyebabkan sering terjadinya ketidaksesuaian dalam perhitungan produksi dengan permintaaan,
2 sehingga perusahaan sering kali tidak dapat melakukan antisipasi terhadap fluktuasi permintaan. Oleh karena itu, berdasarkan kondisi perusahaan saat ini maka perusahaan membutuhkan perencanaan dalam menentukan kuantitas masing-masing item produk yang akan diproduksi, salah satunya dengan membuat jadwal induk produksi yang berdasarkan pada peramalan penjualan dan perhitungan safety stock.
1.2. Perumusan Masalah Pada saat ini, PT. Ayam Merak belum melakukan perencanaan dalam menentukan jumlah produksi secara cermat, hanya berdasarkan pada permintaan aktual yang berkisar antara 7620 bungkus hingga 163.850 bungkus dan kemasan kaleng berkisar antara 251 kaleng hingga 1057 kaleng. Masalah-masalah yang ada pada PT. Ayam Merak dapat dirumuskan ke dalam bentuk pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut: •
Berapakah jumlah item yang harus diproduksi untuk safety stock produk pada masing-masing periode?
•
Bagaimanakah membuat jadwal induk produksi yang tepat agar barang jadi tidak mengalami penumpukan ataupun kekurangan stok?
•
Bagaimanakah rancangan sistem informasi yang dapat mendukung pembuatan jadwal induk produksi?
3 1.3. Ruang Lingkup Agar pembahasan dan pemecahan masalah dapat dilakukan secara lebih baik dan terarah, maka ruang lingkup pembahasan dibatasi pada hal-hal sebagai berikut: •
Penelitian dilakukan di kantor dan pabrik PT. Ayam Merak yang beralokasi di daerah Pluit, Jakarta Utara.
•
Pembuatan Jadwal Induk Produksi dan perhitungan safety stock hanya dilakukan pada produk Kopi Ayam Merak 9.0 Kg, Kopi Ayam Merak 450 Gram, Kopi Ayam Merak 200 Gram dan Kopi Ayam Merak 75 Gram.
•
Jadwal Induk Produksi dilakukan untuk periode Desember 2007 sampai dengan Febuari 2008.
•
Data yang digunakan berdasarkan pada data historis periode Oktober 2005 sampai dengan September 2007 yang diperoleh dari perusahaan.
•
Perhitungan hanya menggunakan jam kerja reguler.
•
Menggunakan metode peramalan yang disesuaikan dengan pola data penjualan produk.
•
Pengembangan sistem informasi hanya dilakukan pada sistem yang berhubungan dengan proses penjadwalan produksi.
1.4. Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai dari pembahasan terhadap PT. Ayam Merak adalah: •
Meramalkan permintaan perusahaan untuk masa yang akan datang dengan berdasarkan pada pola data permintaan historis.
•
Membuat perhitungan untuk safety stock barang jadi.
4 •
Membuat jadwal induk produksi berdasarkan permintaan dan hasil peramalan.
•
Merancang sistem informasi yang dapat mendukung pembuatan jadwal induk produksi.
•
Membuat aplikasi dari perancangan sistem informasi yang diharapkan dapat membantu bagian yang terkait untuk memperoleh informasi mengenai jadwal induk produksi.
Manfaat dilakukan pembahasan ini adalah: •
Perusahaan dapat meminimasi penumpukan barang jadi ataupun kekurangan dalam pemenuhan permintaan.
•
Perusahaan dapat merencanakan jumlah dari safety stock masing-masing item dengan lebih cermat.
•
Mempermudah proses pembuatan jadwal induk produksi dan membantu perusahaan dalam menentukan jumlah produk.
•
Perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pembuatan jadwal induk produksi melalui sistem informasi.
1.5. Definisi Operasional 1.5.1. Sejarah Singkat dan Perkembangan Perusahaan PT. Ayam Merak merupakan perusahaan industri yang memproduksi kopi bubuk yang terbuat dari kopi murni dan hasil produksi perusahaan ini diberi label kopi bubuk cap Ayam Merak. Perusahaan didirikan pada tanggal 18 September 1979 dengan akte pendirian
nomor
112
oleh
Notaris
Julian
Nimrod
Siregar,
SH.
Seiring
5 perkembangannya, tanggal 11 November 1997 akte pendiriannya diperbaharui menjadi nomor 133 oleh Notaris Haji Muhammad Afdal Gazali, SH dan telah disahkan oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan nomor C2-23.872 HT.01.04.tahun 1998. Hasil produksi penjualan dijual langsung kepasar-pasar dalam kota dan sebagian lagi dijual keluar kota tetapi dalam jumlah yang tidak banyak, hanya bergantung pada pesanan. Pada fase pertama ini, cara pemasarannya langsung kepada agen atau konsumen. Pada awalnya perusahaan menggunakan modal gabungan atau partnership. Akhirnya perusahaan partnership ini mengalami kemunduran yang cukup drastis dan kemudian bubar karena sering timbul ketidakcocokan antar partner. Dengan menggunakan modal sendiri, maka didirikanlah perusahaan kopi bubuk cap Ayam Merak dalam bentuk perseroan terbatas. Perusahaan ini semakin berkembang sehingga memerlukan banyak tenaga kerja dan hasil produksi semakin bertambah pula sesuai dengan meningkatnya volume penjualan yang mencapai target. Perusahaan terus berkembang sehingga memerlukan dana yang cukup besar untuk lebih meningkatkan produksinya. Akhirnya kebutuhan dana itu terpenuhi dengan memperoleh fasilitas kredit dari bank pemerintah yaitu BNI 1946. Permohonan kredit dikabulkan oleh BNI 1946 dengan pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut: •
Merupakan perusahaan industri ringan yang menyerap banyak tenaga kerja.
•
Mempergunakan bahan baku yang dibeli dari hasil perkebunan rakyat. Hal ini sesuai dengan kebijaksanaan pemerintah bahwa perkebunan rakyat perlu dikembangkan terus sebagai sumber bahan baku dari industri dalam negeri.
6 •
Mempunyai omset penjualan yang terus meningkat sehingga mempengaruhi tingkat keuntungan yang dihasilkan. Karena perkembangan perusahaan cukup sehat berkat usaha yang sungguh-
sungguh sehingga meningkatkan reputasi yang baik di kalangan masyarakat, maka sampai sekarang kredit yang diberikan terus bertambah. Dalam menjalankan aktivitasnya, PT. Ayam Merak memiliki kantor pusat dan pabriknya yang beralokasi di Jl. Pluit Raya 197, Jakarta 14440.
1.5.2. Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas PT. Ayam Merak
(Sumber: PT. Ayam Merak, 2007)
Gambar 1.1 Struktur Organisasi PT. Ayam Merak
7 Dari struktur organisasi tersebut, dapat dilihat dengan jelas hubungan masingmasing bagian sehingga tercipta pembagian tugas yang jelas dan tegas. Pembagian tugas dan wewenang dari masing-masing bagian pada perusahaan dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) Kekuasaan tertinggi berada di tangan pemegang saham. Rapat Umum Pemegang Saham memutuskan garis besar dari kebijaksanaan yang harus dijalankan oleh eksekutif perusahaan dan dijabarkan lebih lanjut oleh Dewan Komisaris.
2. Dewan Komisaris Dewan komisaris adalah para pemegang saham atau pemilik modal yang bertanggung jawb atas kelangsungan hidup perusahaan. Tugas dan wewenang dari Dewan Komisaris adalah: a. Menetapkan kebijaksanaan umum perusahaan. b. Merumuskan tujuan jangka panjang, jangka pendek serta strategi. c. Menelaah, menilai, dan menyetujui rencana kerja dan rancangan anggaran. d. Mengurus perseroan, saat direktur tidak dapat menjalankan kewajibannya. e. Menyelenggarakan rapat umum luar biasa para pemegang saham. f. Melaksanakan tugas-tugas tambahan lainnya yang ditetapkan oleh RUPS.
3. Direktur Utama Direktur Utama bertanggung jawab kepada Dewan Komisaris. Direktur Utama harus dapat mengambil keputusan dengan tepat dan benar dalam menetapkan perencanaan strategi dan tujuan yang hendak dicapai oleh perusahaan.
8 4. Direktur Tugas dan wewenang Direktur adalah: a. Memimpin, mengkoordinir, mengarahkan, dan mengawasi pelaksanaan kegiatankegiatan di bidang operasional, keuangan, administrasi, dan lainnya. b. Memastikan pelaksanaan kegiatan sesuai kebijaksanaan, peraturan-peraturan, prosedur-prosedur, rencana kerja, anggaran serta tujuan yang telah ditetapkan. c. Meneliti, menganalisa, dan mengambil langkah-langkah perbaikan. d. Memberi laporan berkala kepada Dewan Komisaris. e. Meningkatkan produktivitas, efektivitas, dan efisiensi di segala bidang. f. Menjaga disiplin kerja, secara berkala menilai prestasi kerja para bawahannya.
5. Manajer Produksi Tugas dan tanggung jawab Manajer Produksi adalah: a. Mengalokasikan kapasitas produksi sesuai pemintaan dan kebijaksanaan. b. Melakukan pengawasan kualitas bahan baku, bahan penolong dan barang jadi. c. Memimpin, mengkoordinir, mengarahkan, dan mengawasi serta memastikan pelaksanaan kegiatan di bagian produksi sesuai prosedur. d. Mengawasi kelancaranproses produksi. Manajer Produksi membawahi beberapa bagian sebagai berikut: 1) Bagian Penggorengan Tugas bagian penggorengan meneliti aroma biji kopi dan menggorengnya. 2) Bagian Penggilingan dan Pencampuran Tugas bagian penggilingan adalah menggiling biji kopi. Sedangkan tugas bagian pencampuran adalah mencampur biji kopi yang telah digiling halus.
9 3) Bagian Pengemasan Tugas bagian pengemasan adalah melakukan pembungkusan kopi bubuk. 4) Bagian Gudang Bertanggung jawab atas persediaan bahan baku dan barang jadi di gudang.
6. Manajer Pemasaran Tugas dan tanggung jawab dari Manajer Pemasaran adalah: a. Menentukan target penjualan bulanan atau tahunan. b. Mengkoordinir pengumpulan informasi pasar mengenai perusahaan saingan. c. Mengikuti perkembangan pasar di berbagai wilayah pemasaran. d. Membina hubungan baik dengan agen-agen dan para pelangan. e. Menentukan kebijaksanaan promosi. Manajer Pemasaran membawahi beberapa bagian, yaitu: 1) Bagian Penjualan Tugas dan tanggung jawab bagian penjualan adalah: a) Bertanggung jawab atas pelaksanaan penjualan sesuai rencana dan target. b) Menyusun laporan penjualan dan menganalisa hasil penjualan. c) Memberikan pelayanan penjualan yang baik untuk mempertahankan pelanggan dan meningkatkan jumlah pelanggan dengan penetrasi pasar. d) Menyusun jadwal pengiriman barang dan memonitor pelaksanaannya. 2) Bagian Promosi Tugas dan tanggung jawab bagian promosi adalah: a) Mngusulkan program promosi. b) Mengajukan anggaran biaya promosi kepada Manajer Pemasaran.
10 c) Melaksanakan program promosi yang disetujui oleh Manajer Pemasaran.
7. Manajer Teknisi Tugas dan tanggung jawab Manajer Teknisi adalah: a. Menetapkan kebijaksanaan pemeliharaan, perawatan, perbaikan mesin pabrik. b. Mengajukan alternatif dan usulan pembelian suku cadang, peralatan pabrik. c. Menjaga disiplin kerja dan menilai ketrampilan dan kemampuan bawahannya. Manajer Teknisi membawahi beberapa bagian, yaitu: 1) Bagian Mesin Melakukan pemeliharaan, perawatan, perbaikan mesin perusahaan. 2) Bagian Listrik Melakukan pemeliharaan, perawatan, perbaikan instalasi dan peralatan listrik. 3) Bagian Kendaraan Melakukan pemeliharaan, perawatan, dan perbaikan kendaraan perusahaan.
8. Manajer Akuntansi dan Keuangan Tugas dan tanggung jawab Manajer Akuntansi dan Keuangan adalah: a. Menyusun kebijaksanaan, prosedur, dan progam kerja di bidang akuntansi dan keuangan serta melakukan pengawasan terhadap pelaksanaannya. b. Mengawasi pelaksanaan penerimaan dan pengeluaran uang. c. Memeriksa kebenaran pencatatan harta, hutang, dan transaksi-transaksi. d. Mengatur penyediaan dan penggunaan dana sesuai kebutuhan perusahaan. e. Mengadakan analisa biaya untuk pihak manajemen. f. Memeriksa laporan keuangan, laporan hasil operasi perusahaan.
11 Manajer Akuntansi dan Keuangan membawahi beberapa bagian sebagai berikut: 1) Bagian Akuntansi Tugas dan tanggung jawab bagian akuntansi adalah: a) Mengkoordinir, mengawasi pencatatan serta pengklarifikasian transaksi keuangan ke dalam buku harian, buku besar, dan buku tambahan. b) Memeriksa kebenaran bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran uang dan pengelompokannya ke dalam perkiraan-perkiraan. c) Bertanggung jawab atas semua pelaksanaan tugas perpajakan. d) Menyajikan laporan keuangan mengenai neraca dan laporan laba rugi. e) Mengatur pengarsipan semua dokumen dan bukti pembukuan yang asli. 2) Bagian Keuangan Tugas dan tanggung jawab bagian keuangan adalah: a) Mengatur dana untuk pembelian bahan baku. b) Mengatur keperluan dana untuk segala pengeluaran dan penerimaan. c) Membuat tanda terima dan melakukan pembayaran. d) Menyetorkan uang atau cek dari pihak ketiga selambat-lambatnya keesokan hari. e) Menyusun anggaran perusahaan.
9. Manajer Umum Tugas dan tanggung jawab Manajer Umum adalah: a. Menyusun, merumuskan, dan mengembangkan rencana dan program kerja untuk meningkatkan pelayanan dibidang personalia dan umum. b. Mengawasi pelaksanaan pencarian seleksi penerimaan, penempatan pegawai.
12 c. Mengadakan pendidikan dan latihan untuk para pegawai serta menilainya. d. Memeriksa laporan bawahan mengenai keadaan pegawai dan urusan umum. Manajer Umum ini membawahi dua bagian, yaitu: 1) Bagian Personalia Tugas dan tanggung jawab bagian personalia adalah: a) Menyeleksi pegawai dan bekerja sama dengan bagian lain dalam penerimaan dan penempatan pegawai sesuai dengan minat dan kemampuannya. b) Mengatur dan mengawasi penyelenggaraan program pendidikan dan pengembangan pegawai untuk meningkatkan kemampuan pegawai. c) Mengembangkan dan menetapkan peraturan kepegawaian yang disesuaikan dengan peraturan pemerintah di bidnag kepegawaian. d) Mengawasi pelaksanaan administrasi kepegawaian. 2) Bagian Humas Tugas dan tanggung jawab bagian humas adalah: a) Mengawasi pelaksanaan penerimaan, pendistribusian, pengiriman, dan pengarsipan surat-surat dan dokumen-dokumen perusahaan. b) Mengawasi penggunaan alat-alat tulis, peralatan kantor dan persediannya. c) Mengawasi pelaksanaan pemeliharaan kebersihan dan keamanan kantor dan harta perusahaan agar terhinadar dari kebakaran, kerusakan, pencurian.
1.5.3. Produk dan Bahan Baku PT. Ayam Merak merupakan suatu perusahaan industri yang menghasilkan produk kopi bubuk yang terbuat dari biji kopi. Perusahaan biasanya membeli biji kopi dari Lampung, Jawa Timur, dan terkadang dibeli dari Bali maupun Kalimantan.
13 Perusahaan ini hanya membeli biji kopi jenis arabica dan robusta. Biji kopi jenis arabica merupakan biji kopi yang berkualitas tinggi, sedangkan biji kopi jenis robusta kualitasnya di bawah biji kopi jenis arabica. Perusahaan menghasilkan produk yang sangat bervariasi tergantung kepada permintaan pelanggan. Variasi produk mencakup perbedaan jenis dan ukuran kemasan. Jenis kopi bubuk yang ditawarkan terdiri dari dua jenis yaitu kopi bubuk yang berkualitas tinggi bahan bakunya hanya berasal dari biji kopi jenis arabica (100%). Sedangkan untuk jenis kopi bubuk yang kualitasnya lebih rendah, bahan bakunya berasal dari biji kopi jenis arabica (60%) dicampur dengan biji kopi jenis robusta (40%). Jika dibedakan menurut ukuran kemasan dibedakan atas 9 kilogram, 450 gram, 200 gram dan 75 gram. Kemasan kopi bubuk ini terbagi atas sachet, kiloan, dan kaleng.
1.5.4. Saluran Distribusi Distribusi merupakan kegiatan penyampaian produk sampai ke tangan dealer pada waktu yang tepat, untuk selanjutnya produk akan disampaikan kepada konsumen akhir. PT. Ayam Merak menyalurkan hasil produksinya dengan menggunakan dua macam saluran distribusi, yaitu saluran distribusi langsung (direct selling) dan saluran distribusi tidak langsung (indirect selling). Berikut ini saluran distribusi yang digunakan oleh PT. Ayam Merak: 1. Saluran distribusi langsung (Direct Selling) Dari PT. Ayam Merak langsung ke konsumen tanpa perantara. Seperti ke Jakarta, Tangerang, Serang, Bandung, Cirebon, dan Surabaya.
14 2. Saluran distribusi tidak langsung (Indirect Selling) Saluran distribusi tidak langsung menggunakan distributor lokal untuk sampai ke konsumen, seperti ke Semarang, Purwokerto, Yogyakarta, Solo, Madiun, Lampung, Palembang, Jember, Malang, dan Banyuwangi.
1.5.5. Proses Produksi Produk yang akan dibahas pada penulisan ini terbatas pada produk Kopi Ayam Merak 9.0 Kg, Kopi Ayam Merak 450 Gram, Kopi Ayam Merak 200 Gram, Kopi Ayam Merak 75 Gram. Keempat produk kopi tersebut mempunyai proses produksi yang sama, perbedaanya hanya terletak pada kemasan produk. Secara umum proses produksi pembuatan kopi bubuk pada PT. Ayam Merak adalah sebagai berikut: 1. Mula-mula biji kopi disangrai atau digoreng tanpa minyak selama kurang lebih antara 11-12 menit. 2. Biji kopi yang telah digoreng tersebut disimpan dalam silo selama 12 jam supaya dingin dan meresap. 3. Kemudian biji kopi ditimbang dan dicampur antara biji kopi jenis arabica (60%) dan biji kopi jenis robusta (40%). Pencampuran dilakukan melalui mesin pencampur otomatis agar memiliki kualitas yang konsisten. 4. Biji kopi yang telah dicampur tersebut kemudian digiling hingga sesuai dengan tingkat kehalusan yang dikehendaki.
15 5. Kemudian kopi tersebut disimpan di dalam silo selama 24 jam untuk dikeluarkan gas nya. 6. Setelah itu dilakukan pengepakan secara otomatis sesuai dengan kemasan. 7. Produk yang telah jadi tersebut disimpan di dalam gudang, siap dipasarkan dan dikirim ke konsumen.
