1 BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Pada masa sekarang ini, perkembangan teknologi semakin berkembang pesat. Ini membuat perusahaan yang ingin tetap bertahan dalam persaingan bisnis harus mengikuti perkembangan zaman. Oleh karena alasan ini, banyak perusahaan yang mengkomputerisasikan proses-proses kegiatan bisnis usahanya. Perusahaan berharap dengan dilakukannya komputerisasi terhadap proses bisnis, akan ada perubahan yang lebih baik dalam kegiatan usaha mereka. Disamping itu, dengan adanya komputerisasi dalam proses bisnis, perusahaan-perusahaan tersebut juga berharap agar bisnis mereka dapat semakin berkembang, pelayanan terhadap pelanggan semakin meningkat, penanganan setiap kegiatan dalam perusahaan semakin efisien dan efektif. Seperti proses-proses bisnis lainnya yang dianggap penting oleh banyak perusahaan untuk dikomputerisasikan, kegiatan yang tidak kalah penting adalah sistem persediaan. Sistem persediaan penting untuk dirancang sedemikian rupa agar mencapai efisiensi dan efektifitasnya. Hal ini dikarenakan jumlah persediaan akan mempengaruhi kegiatan bisnis perusahaan secara keseluruhan. Menurut Richard R. Rogoski dalam jurnalnya yang berjudul Inventory Control, wireless technologies sangat membantu dalam pendistribusian barang ke perusahaannya. Dengan adanya wireless technologies ini tingkat kesalahan dalam melakukan order dapat dihindari, jumlah pemesanan yang tepat, dan waktu
2 pengiriman barang juga menjadi sangat cepat, karena semuanya terkoneksi dengan baik. Menurut J. Andrew Pope dan Sameer Prasad dalam jurnalnya yang berjudul The Measurement Of International Inventory systems, sistem persediaan yang baik akan mencapai keuntungan persaingan karena dapat mengurangi biaya dan waktu. Menurut Larry Gould dalam jurnalnya yang berjudul Effectively Managing Inventory in The Supply Chain, jumlah persediaan yang dimiliki perusahaan akan mempengaruhi biaya dan jasa pelayanan dalam perusahaan tersebut. Menurutnya, sistem persediaan dalam perusahaan akan lebih baik jika informasi tentang persediaan yang ada dalam perusahaan selalu up to date, selain itu hubungan dengan pemasok juga harus selalu terjaga. Namun, cara yang paling ekstrim adalah mengganti software yang ada, apabila software tersebut dianggap kurang efisien. Manajemen persediaan penting bagi perusahaan yang ingin menjaga persediaan, khususnya persediaan yang perputarannya cepat, ini digunakan untuk dapat memastikan bahwa total persediaan yang ada adalah benar. Manajemen untuk persediaan juga termasuk pengaturan jumlah persediaan yang harus ada. Hal ini disebabkan karena akan lebih baik bagi perusahaan jika jumlah persediaan mereka tidak mengalami kelebihan, apalagi jika sampai terjadi kekurangan persediaan. PT Brahmana merupakan perusahaan dagang yang bergerak di bidang pengelolaan Department Store. Kantor pusatnya terletak di Jl. Fachrudin No. 10 Tanah Abang, Jakarta Pusat. PT Brahmana memiliki 6 cabang department store
3 yang tersebar di berbagai daerah di Pulau Jawa, yaitu di 3 cabang di Tangerang, 2 cabang di Semarang, dan 1 cabang di Surabaya. Dalam suatu Department Store, persediaan merupakan bagian yang paling penting, karena transaksi barang masuk dan barang keluar yang terkait dalam persediaan meliputi jumlah dan jenis barang yang sangat banyak. Penanganan transaksi barang masuk dan barang keluar tersebut akan lebih mudah ditangani jika perusahaan menerapkan komputerisasi dalam menangani persediaan. Jika dibandingkan dengan penanganan secara manual yang akan menghabiskan waktu dan tenaga lebih banyak, sistem persediaan yang terkomputerisasi akan memberikan kemudahan dalam hal penanganan pemasok, barang masuk, barang keluar, dan pembuatan laporan yang terkait dengan persediaan.
1.2
Ruang Lingkup Mengingat terdapat begitu banyaknya kegiatan yang terjadi dalam sistem persediaan di PT Brahmana, maka skripsi ini hanya dibatasi pada: 1. Audit terhadap sistem informasi persediaan barang masuk dan barang keluar. 2. Pelaksanaan audit dilakukan dengan metode Around The Computer. 3. Pengendalian terhadap prosedur dan pelaksanaan sistem informasi terfokus pada 2 bagian, yaitu: Pengendalian Umum (General Control) dan Pengendalian Aplikasi (Application Control). 4. Pengendalian umum terdiri dari 2 bagian, yaitu: a. Pengendalian
Manajemen
Keamanan
(Security
Administration
Management Control) b. Pengendalian Manajemen Operasi (Operation Management Control)
4 5. Pengendalian aplikasi terdiri dari 3 bagian, yaitu: a. Pengendalian Batasan (Boundary Control) b. Pengendalian Masukkan (Input Control) c. Pengendalian Keluaran (Output Control) 6. Prosedur Sistem Persediaan yang sedang berjalan di PT Brahmana saat ini. 7. Skripsi ini tidak akan membahas mengenai retur pembelian maupun retur penjualan.
1.3
Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Untuk menganalisis prosedur dan arus bisnis Sistem Informasi Persediaan yang terdapat pada PT Brahmana. 2. Untuk mengetahui kelebihan dan kelemahan dalam penerapan Sistem Informasi Persediaan pada PT Brahmana. 3. Memberikan rekomendasi untuk kelemahan-kelemahan yang mungkin ditemukan. 4. Menghasilkan Laporan Audit bagi PT Brahmana.
Manfaat dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Membantu manajemen PT Brahmana dalam menilai tingkat pengendalian sistem informasi persediaan atau aplikasi komputer yang sedang berjalan. 2. Menambah wawasan mengenai pentingnya suatu sistem informasi persediaan untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
5 3. Menghasilkan suatu laporan yang dapat dipertanggungjawabkan mengenai kegiatan evaluasi sistem yang diterapkan dalam perusahaan.
1.4
Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam pengumpulan data-data dalam penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Penelitian Kepustakaan (Library Research) Dalam penelitian ini penulis mengumpulkan data dengan cara mencari bukubuku atau karya ilmiah yang berhubungan dengan persediaan yang dapat membantu pemahaman penulis mengenai topik yang dipilih. Semua referensi yang didapat akan mendukung kegiatan audit sistem informasi persediaan yang dilakukan penulis. 2. Penelitian Lapangan (Field Research) Penelitian ini dilakukan dengan mendapatkan data secara langsung dari obyek penelitian. Hal ini dapat dilakukan dengan cara : a. Observasi Yaitu: pengumpulan data dimana secara langsung mengamati keadaan perusahaan dari segala aspek kegiatan. Dalam kegiatan observasi atau pengamatan, penulis datang ke PT Brahmana dan mengamati secara langsung
aktivitas
bisnis
yang
berlangsung,
terutama
aktivitas
persediaan. Selain mengamati kegiatan yang terjadi yang ada di bagian persediaan, penulis juga mengamati bagian lainnya, untuk mengetahui keterkaitan bagian-bagian tersebut dengan bagian persediaan.
6 b. Testing atau Pengujian Yaitu: pengumpulan data dengan melakukan pengujian langsung terhadap sistem informasi persediaan. c. Check List Yaitu: pengumpulan data dengan cara membuat daftar pertanyaan yang ditujukan kepada pihak yang bersangkutan untuk memperoleh gambaran umum tentang perusahaan dan masalah-masalah yang ada dalam sistem informasi persediaan. d. Wawancara Yaitu: pengumpulan data dengan cara melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang bersangkutan. Penulis akan melakukan wawancara dengan bagian EDP dan manajer bagian persediaan di PT Brahmana.
1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dalam skripsi ini ialah sebagai berikut: BAB 1 akan membahas latar belakang pemilihan topik skripsi, ruang lingkup yang akan diteliti, tujuan dan manfaat dilakukannya penelitian, dan metode-metode yang digunakan untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk penyusunan skripsi BAB 2 akan membahas mengenai semua teori-teori yang berhubungan dengan topik skripsi yang telah dipilih. Teori-teori tersebut akan membantu dalam memahami topik yang dipilih.
7 BAB 3 akan membahas mengenai sistem yang sedang berjalan di perusahaan, yang mencakup mengenai sejarah perusahaan, bidang usaha, struktur organisasi dan pembagian tugas serta wewenang masing-masing, gambaran sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan, spesifikasi mengenai database dan komputer beserta program-program yang digunakan BAB 4
akan membahas mengenai audit sistem informasi persediaan
secara khusus dan hasil pengolahan data yang telah dikumpulkan. BAB 5 akan membahas mengenai kesimpulan mengenai sistem persediaan yang ada di PT Brahmana dan saran yang diajukan untuk kekurangan yang ada dalam sistem persediaan menurut penulis.
