BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Peran sistem informasi makin dirasakan dalam segala aspek bisnis dan
operasional perusahaan. Berbagai macam teknologi diadopsi oleh perusahaan dengan tujuan menyokong proses bisnis internal dan memenangi keunggulan kompetitif. Salah satu perusahaan yang banyak memanfaatkan teknologi informasi dalam menyokong operasional bisnisnya adalah perbankan. Sistem dan teknologi informasi digunakan perbankan untuk menyimpan dan mengelola data nasabah serta transaksi yang terjadi setiap harinya secara real time. Keseluruhan data transaksi finansial dan non finansial diproses secara komputerisasi dan disimpan secara digital. Terkait dengan monitoring nasabah, bank wajib mengelola dan menyimpan setiap transaksi domestik maupun internasional. Mengacu pada UU No. 8 Tahun 1997 tentang pengelolaan dokumen, bank wajib menyimpan setiap bukti transaksi elektronik dan non elektronik sekurang-kurangnya 10 tahun. Untuk data elektronik, departemen IT PT. Bank Danamon Indonesia melakukan prosedur backup restore dari setiap server secara berkala. Setiap harinya, data transaksi yang berada di server dibackup atau disalin ke dalam media backup berupa magnetic tape dan cakram digital. Prosedur ini mengacu pada Peraturan Bank Indonesia No. 9/15/PBI/2007 tentang manajemen resiko dalam penggunaan teknologi informasi oleh bank umum. Disebutkan dalam peraturan tersebut bahwa setiap bank wajib memiliki DRC(Disaster
xviii
2
Recovery Center) untuk menjaga kelangsungan usaha atau business continuity jika pusat data mengalami gangguan atau tidak dapat berfungsi. Berangkat dari peraturan pemerintah tersebut, Bank Danamon Indonesia merancang prosedur perihal backup-restore data dari setiap server yang ada. Prosedur backup harian, mingguan, bulanan, dan tahunan dari setiap server aplikasi dan database diatur dan dijadikan sebuah aktivitas wajib dan kebijakan audit internal perusahaan. Prosedur backup-restore pada media backup ini diberlakukan sebagai wujud pelaksanaan DRP (Disaster Recovery Plan) dari PT. Bank Danamon Indonesia jika pada suatu hari terjadi kerusakan pada server atau terjadi bencana alam yang berdampak pada keberlangsungan operasional bisnis inti dari PT. Bank Danamon Indonesia. Pelaksanaan prosedur backup-restore data dari server ke dalam media backup juga bukan sesuatu yang mudah. Ratusan aplikasi yang harus dibackup setiap harinya dengan varian jadwal backup yang bermacam-macam menjadi kesulitan tersendiri bagi pihak manajemen. Proses penyediaan media oleh unit kerja IT library, pelaksanaan backup oleh unit kerja IT data center, penanggulangan masalah oleh unit kerja IT Technical Support, hingga penyimpanan kembali oleh unit kerja IT library menjadi sebuah mata rantai proses yang tidak luput dari kesalahan. Permasalahan media hasil backup yang tidak lengkap menjadi permasalahan yang sangat sering terjadi. Terhitung sejak bulan Juni tahun 2014, PT. Bank Danamon Indonesia mengimplementasikan sebuah sistem informasi manajemen aset berbasis web yang diberi nama IT Library Security Tapes untuk mendukung proses inventarisasi media hasil backup. Teknologi RFID (Radio Frequenty Identification) digunakan untuk
3
mengidentifikasi media hasil backup yang digunakan setiap harinya. Harapan pihak manajemen pada tahap awal inisiasi proyek ini adalah bisa mendukung inventarisasi aset berharga berupa media hasil backup dan prosedur backup-restore setiap harinya. Dalam kurun waktu satu tahun pasca implementasi, sistem manajemen aset dengan RFID
ternyata belum mampu menyelesaikan masalah inventarisasi media hasil
backup yang dimiliki PT. Bank Danamon Indonesia. Hasil aktivitas stok opname yang dilakukan setiap bulannya menunjukkan masih ditemukannya media hasil backup yang tidak lengkap. Permasalahan media hasil backup hasil prosedur backup-restore yang tidak lengkap digambarkan dalam grafik berikut: GRAF IK KELENGKAPAN M EDIA DAN TARGET KELENGKAPAN M EDIA Kelengkapan Target 100%
95%
100%
96%
100%
96%
100%
97%
100%
98%
100%
97%
100%
98%
100%
100%
99%
99%
100%
98%
100%
100%
99% 97%
100%
98%
Gambar 1.1 Grafik Kelengkapan dan Target Kelengkapan Media Hasil Backup (Sumber : Data Perusahaan) Dengan melihat grafik di atas, terlihat permasalahan yang ada pada perusahaan. Persentase kelengkapan media yang tidak sesuai target setiap bulannya menjadi temuan audit internal PT. Bank Danamon Indonesia dan bukti tidak tercapainya tujuan implementasi IS/IT dalam kaitannya dengan inventarisasi aset berharga. Tidak lengkapnya media hasil backup sangat berdampak terhadap prosedur, kebijakan audit,
4
dan pelaksanaan DRP(Disaster Recovery Plan) yang dimiliki oleh PT. Bank Danamon Indonesia. Dilatar belakangi implementasi IS/IT yang sudah dilakukan perusahaan untuk sistem manajemen aset dengan RFID dan melihat masih banyaknya media yang tidak lengkap setiap bulannya, penulis akan melakukan evaluasi yang terfokus pada salah satu bagian dari aktivitas primer dalam Value Chain yaitu service. Tujuan dari tesis ini adalah melakukan evaluasi pada impelementasi IS/IT berupa sistem manajemen aset dengan RFID yang berguna untuk mengemukakan masalah yang menyebabkan masih ditemukannya media hasil backup yang tidak lengkap setiap bulannya pasca implementasi sistem manajemen aset dengan RFID. Dengan melakukan evaluasi pada impelementasi sistem manajemen aset yang dimiliki PT. Bank Danamon Indonesia, penulis berharap dapat menjabarkan masalah kepada pimpinan dan pihak manajemen PT. Bank Danamon Indonesia terkait tidak lengkapnya media hasil backup setiap bulannya.
1.2
Rumusan Permasalahan Rumusan masalah dari studi kasus ini adalah: 1.
Faktor apa yang menyebabkan terjadinya selisih antara jumlah kelengkapan media dengan target kelengkapan media pada PT. Bank Danamon Indonesia?
2.
Indikator apa yang mempengaruhi selisih antara jumlah kelengkapan media dengan target kelengkapan media pada PT. Bank Danamon Indonesia?
3.
Bagaimana model proses berjalan yang menyebabkan selisih antara jumlah kelengkapan media dengan target kelengkapan media pada PT. Bank Danamon Indonesia?
5
1.3
Tujuan Berdasarkan rumusan permasalahan yang telah dijelaskan, tujuan yang ingin
dicapai dari evaluasi sistem manajemen aset dengan RFID pada PT. Bank Danamon Indonesia adalah sebagai berikut: 1.
Mencari faktor yang menyebabkan selisih antara jumlah kelengkapan media dengan target kelengkapan media pada PT. Bank Danamon Indonesia.
2.
Mencari indikator yang mempengaruhi selisih antara jumlah kelengkapan media dengan target kelengkapan media pada PT. Bank Danamon Indonesia.
3.
Membangun model proses yang efektif dan efisien pada PT. Bank Danamon Indonesia terkait manajemen aset berharga berupa media hasil backup.
1.4
Manfaat Manfaat dari evaluasi ini adalah sebagai berikut: 1.
Memberikan informasi dan masukan mengenai dampak implementasi IS/IT terkait inventarisasi aset berharga berupa sistem manajemen aset dengan RFID pada pihak manajemen khsusunya pada unit kerja IT Library di PT. Bank Danamon Indonesia.
2.
Memberikan informasi dan masukan mengenai dampak implementasi sistem manajemen aset pada kegiatan operasional backup-restore data transaksi bagi unit kerja IT Data Center di PT. Bank Danamon Indonesia.
3.
Menjadi acuan bagi pihak manajemen PT. Bank Danamon Indonesia untuk mengembangkan investasi IT berupa RFID dalam hal inventarisasi dan perlindungan aset berharga lain selain media hasil backup.
6
4.
Memberikan gambaran bagi pembaca mengenai manfaat dan added value dari impelementasi sistem manajemen aset dengan RFID terhadap kegiatan operasional dan keamanan aset berharga yang dimiliki perusahaan.
1.5
Ruang Lingkup Ruang lingkup dari studi kasus ini adalah sebagai berikut: 1.
Objek penelitian adalah prosedur inventarisasi media hasil backup dan backup restore serta investasi yang lakukan oleh PT. Bank Danamon Indonesia berupa sistem manajemen aset dengan RFID pada media hasil backup yang mulai digunakan terhitung sejak bulan Juni tahun 2014 silam.
2.
Periode evaluasi dan data perusahaan yang digunakan adalah data bulan Juni tahun 2014 hingga Juni tahun 2015.
3.
Data dalam media hasil backup merupakan salinan data transaksi dari seluruh server aplikasi finansial dan non finansial yang dimiliki PT. Bank Danamon Indonesia.
4.
Pengguna dari sistem manajemen aset adalah unit kerja IT Library¸IT Data Center, dan IT Technical Support pada PT. Bank Danamon Indonesia.
