B-OnLine HRM
201309
Gebruikersinstructies
Helpdesk t. (0485) 561201
Voorwoord
Geachte relatie, Bedankt voor uw keuze om met B-OnLine HRM aan de slag te gaan. Voor u ligt de handleiding met de basis gebruikersinstructies, zodat u stap voor stap het programma leert kennen en optimaal gebruik kunt maken van de toegang tot uw salarisadministratie. Deze handleiding bestaat voor een deel uit standaard mogelijkheden en voor een deel uit aanvullende modules. Indien u wilt weten wat de kosten zijn voor een aanvullende module, kunt u contact opnemen met Bol HRM. Indien u na het doorlezen van de instructies nog vragen en/of opmerkingen heeft, kunt u contact opnemen met uw contactpersoon of de afdeling HRM via telefoonnummer (0485) 561201 of per e-mail
[email protected]. Wij wensen u veel gemak van onze online applicatie.
Namens de afdeling Bol HRM,
Paul Vogels Manager Bol HRM
2
t. (0485) 561201
Inhoudsopgave Standaard mogelijkheden B-OnLine HRM 1. Inloggen B-OnLine HRM .................................................................................... 4 2. Website toevoegen aan ‘vertrouwde websites’ ................................................. 6 Let op, B-OnLine HRM werkt met 2 servers! ........................................................... 7 3. Wachtwoord wijzigen ....................................................................................... 8 4. Ophalen loonoutput ......................................................................................... 9 5. Loonaangifte ophalen ..................................................................................... 11 6. Grootboeknummers wijzigen .......................................................................... 12 7. Ophalen betalingsbestanden .......................................................................... 14 8. Jaaropgave, journaalpost en verzamelloonstaat ophalen ................................ 16 9. Werkkostenregeling ........................................................................................ 18 10. Uitleg loonstrook ............................................................................................ 19 11. Verversen importsheet ................................................................................... 23 12. Diverse overzichten ........................................................................................ 25 Aanvullende mogelijkheden B-OnLine HRM (modules) 13. Handleiding ESS (werkgever) ........................................................................... 27 14. Handleiding ESS (werknemer) ......................................................................... 31 15. Verlofaanvraag via ESS (werkgever) ................................................................ 36 16. Verlofaanvraag via ESS (werknemer) ............................................................... 38 17. Digitaal dossier ............................................................................................... 40 18. Ziekteverzuimregistratie ................................................................................. 41 19. HRM ............................................................................................................... 41 Opleidingen ............................................................................................................ 41 Verstrekkingen ....................................................................................................... 41 Verlofregistratie ..................................................................................................... 41
www.boladviseurs.nl
3
1. Inloggen B-OnLine HRM Door het volgen van onderstaande stappen kunt u snel aan de slag met B-OnLine HRM. 1. Ga naar de website van Bol Adviseurs - www.boladviseurs.nl 2. Klik rechtsboven op ‘Log in op B-OnLine’:
3. Klik op de link ‘B-OnLine HRM’:
4
t. (0485) 561201
4. Vul op het volgende scherm de ontvangen gebruikersnaam en wachtwoord in. Vul tevens de veiligheidscode in dat onder in het gekleurde venster is weergegeven, druk vervolgens op Enter of klik op ‘Login’:
5. U komt nu op het beginscherm in B-OnLine HRM.
Indien u toegang heeft tot meerdere ondernemingen kunt onder ‘Werkgever’ (aan de linkerkant) de juiste onderneming selecteren door de naam in te typen of op het ‘overzichticoon’ te klikken rechts van de zoekbalk.
www.boladviseurs.nl
5
2. Website toevoegen aan ‘vertrouwde websites’ Het oproepen van overzichten wordt soms bemoeilijkt doordat nieuwe vensters (pop-ups) worden geblokkeerd door de beveiliging van uw browser. Dit kan voorkomen worden door de website toe te voegen aan de vertrouwde websites. Ga naar het inlogscherm van B-OnLine HRM en klik in uw browser (zoals bv. Internet Explorer) op ‘Extra’:
Klik vervolgens op ‘internetopties’. Daarna opent u in het scherm het tabblad ‘Beveiliging’, klik op vertrouwde websites en de button ‘Websites’:
De website wordt automatisch genoemd in de balk, klik op ‘Toevoegen’.
6
t. (0485) 561201
Let op, B-OnLine HRM werkt met 2 servers! Om te zorgen dat B-OnLine HRM voor iedereen snel blijft werken, wordt er gewerkt met 2 servers. Het systeem zal automatisch de meest snelle server kiezen. Enige opmerking is echter dat u daarom twee websites toe dient te voegen aan uw vertrouwde websites. Wanneer u naar het inlogscherm gaat en de website toe wilt voegen aan uw vertrouwde websites, wordt ‘https://online-dc2.loket.nl’ automatisch genoemd. U dient ‘https://online-dc1.loket.nl’ handmatig toe te voegen. Klik op ‘Toevoegen’ en daarna op 'Sluiten'. Beide websites zijn nu toegevoegd aan uw vertrouwde websites.
Andere web browser Indien u gebruik maakt van een andere web browser (zoals Firefox of Google Chrome), kunt u contact opnemen met Bol HRM voor een andere gebruikersinstructie.
www.boladviseurs.nl
7
3. Wachtwoord wijzigen Nadat u bent ingelogd, kunt u uw ontvangen wachtwoord wijzigen in een persoonlijk wachtwoord, of kunt u uw bestaande wachtwoord vervangen. Het wachtwoord kunt u wijzigen door op het tandwiel rechtsboven te klikken:
Kies voor ‘wijzig wachtwoord’:
Na het invoeren van het huidige wachtwoord kunt u een nieuw wachtwoord opgeven. Klik hierna op de diskette en uw wachtwoord is gewijzigd. Bij het kiezen van een nieuw wachtwoord dient het nieuwe wachtwoord minimaal te bestaan uit 8 posities waarvan het verplicht is dat minimaal 3 van de 4 onderstaande types moeten voorkomen: hoofdletter; kleine letter; cijfer; speciaal teken (bijvoorbeeld: Bol!hrm01) Tip! Wij adviseren u uw wachtwoord regelmatig te wijzigen. 8
t. (0485) 561201
4. Ophalen loonoutput 1. Klik op ‘Salarisverwerking’ en kies voor ‘goedgekeurde loonruns’:
Een nieuwe pagina wordt geopend:
2. Klik op de betreffende periode. Een nieuwe pagina wordt geopend (zie afbeelding op de volgende pagina). Klik op de regels om de gewenste informatie op te roepen zoals bv. standaardset. Maar ook kunnen de loonstrook, loonstaat, journaalpost, betalingsoverzicht en opdrachtbrief opgevraagd worden. Vervolgens kunt u deze afdrukken of opslaan.
www.boladviseurs.nl
9
3. Onderin het scherm zijn extra opties opgenomen om overige nuttige overzichten op te roepen.
10
t. (0485) 561201
5. Loonaangifte ophalen 1. Klik op ‘Salarisverwerking’. En vervolgens op ‘Loonaangifte’:
2. Er opent een nieuwe pagina, hier ziet u een overzicht van de ingediende loonaangiften. Maak hier een keuze van welke maand u de gegevens wilt inzien:
3. Hier vindt u het te betalen bedrag, betalingskenmerk en overige informatie, klik op het ‘overzicht icoon’ om het totaaloverzicht te downloaden:
www.boladviseurs.nl
11
6. Grootboeknummers wijzigen 1. Klik op ‘Journaal’ en kies voor ‘Rekeningschema’:
2. Klik op het icoon ‘Toevoegen’ om de benodigde grootboeknummers in te voeren:
3. Vul eventueel een naam en het grootboeknummer en klik op de diskette.
4. Ga vervolgens naar ‘Journaal basis’:
12
t. (0485) 561201
5. Zoek het betreffende component en klik hierop. Klik op het ‘wijzigen icoon’:
U kunt nu door middel van de pijltjes kiezen uit de zelf aangemaakt nummers en klik op de diskette.
www.boladviseurs.nl
13
7. Ophalen betalingsbestanden 1. Klik op ‘Salarisverwerking’ en kies voor 'Goedgekeurde loonruns':
2. Klik op de betreffende maand waarvan het betalingsbestand opgehaald moet worden. Klik nu links onderin op 'Clieop03’:
14
t. (0485) 561201
Er opent een nieuw venster:
3. Geef nu de juiste verwerkingsdatum in (datum wanneer de lonen afgeschreven worden van de bankrekening). 4. Klik op de knop 'Download' (indien het bestand niet geladen wordt moet u de CTRL-toets inhouden). 5. Kies voor de optie 'Opslaan', geef de juiste bestandsnaam en sla deze op de eigen schijf op: (eventueel dient de naam aangepast te worden) 6. Nu kunt u Telebankieren openen en het opgeslagen Clieop-bestand inlezen.
Opmerking Wij adviseren u regelmatig uw wachtwoord te wijzigen. Voor buitenlandse betalingen kunt u contact opnemen met de afdeling HRM.
www.boladviseurs.nl
15
8. Jaaropgave, journaalpost en verzamelloonstaat ophalen 1. Klik op ‘Salarisverwerking’ en kies voor ‘Overzichten’:
2. Maak een keuze welk overzicht en van welk jaar u het overzicht wilt downloaden:
16
t. (0485) 561201
3. Bij het ophalen van de jaaropgaven kiest u bij ‘Inclusief ESS’ voor ‘Nee’. Uw medewerkers met ESS hebben zelf toegang tot de loonoutput en kunnen dus zelf de jaaropgave raadplegen/printen. Klik op ‘PDF’:
4. Op dezelfde wijze kunt u de journaalpost raadplegen (kies de gewenste periode):
5. Ook kunt u de verzamelloonstaat raadplegen als u het juiste jaartal invoert:
www.boladviseurs.nl
17
9. Werkkostenregeling 1. Ga naar ‘Salarisverwerking’ en kies voor ‘Werkkosten’:
2. U kunt aan de hand van het ‘toevoegen icoon’ nieuwe regels toevoegen:
3. Voor een nieuwe boeking in de werkkosten klikt u op het ‘toevoegen icoon’ naast bv. ‘Werkkostenregeling financieel’:
Nadat u de gegevens hebt ingevuld, klikt u op de diskette om de gegevens op te slaan. 18
t. (0485) 561201
10. Uitleg loonstrook Om uw salarisstrook begrijpelijker te maken, zullen wij hieronder een nadere toelichting geven. De salarisstrook is op te delen in vier onderdelen. 1. Algemene gegevens 1
Werknr
Werknemersnummer (kan afwijken bij meerdere dienstverbanden).
2
BSN
Het Burger Service Nummer is het nummer waaronder de werknemer geregistreerd staat bij de Belastingdienst (voorheen Sofinummer).
3
Functiegr
Functiegroep, zoals aangegeven door u.
4
Geb. Datum
Geboortedatum dag-maand-jaar.
5
In dienst
Dag-maand-jaar van het moment dat de werknemer in dienst is getreden.
6
Uit dienst
Dag-maand-jaar van uit dienst, indien van toepassing.
7
Basisloon
Bruto basisloon 100% (periode- of uurloon).
8
Bet. per.
Betalingsperiode van het basisloon (mnd, uur, 4-wkn).
9
Aant.per
Aantal verloonde periodes (altijd 1 of 4 (4 x 1 week)).
10 Min. loon
Het bruto wettelijke minimum loon behorende bij de betreffende leeftijd van de werknemer.
11 Ploeg
Ploegnummer ten behoeve van administratieve verwerking (standaard roostersoort / standaard werkweek organisatie welke van toepassing is op de werknemer).
12 Fulltime
Aantal arbeidsuren per week op basis van fulltime dienstverband.
13 Parttime
Aantal arbeidsuren per week indien dit afwijkt van een fulltime dienstverband.
14 ZW
Inhoudingpercentage Ziekte Wet werknemer (in de huidige regelgeving worden hier geen premies voor ingehouden).
15 WW
Inhoudingpercentage Werkloosheidswet werknemer.
16 WAO
Inhoudingpercentage Wet Op de Arbeidsongeschiktheidspercentage werknemer (in de huidige regelgeving worden hier geen premies voor ingehouden).
17 ZVW
Inhoudingpercentage Zorg Verzekering Wet werknemer.
www.boladviseurs.nl
19
18 Afr.SV
Afrekenen sociale verzekeringspremies (staat altijd op ‘J’).
19 PF 1
Inhoudingpercentage (Pensioen)fonds 1 werknemer.
20 PF 2
Inhoudingpercentage (Pensioen)fonds 2 werknemer.
21 PF 3
Inhoudingpercentage (Pensioen)fonds 3 werknemer.
22 PF 4
Inhoudingpercentage (Pensioen)fonds 4 werknemer.
23 Pens.grsl.
Pensioengrondslag (indien handmatig vastgesteld).
24 LB tab.
Van toepassing zijnde loonbelastingtabel (Wit indien inkomen uit tegenwoordige arbeid, Groen voor overige inkomsten).
25 Per tab.
Periodetabel voor vaststelling loonheffing (kwartaal,mnd,4-wkn of dag-tabel).
26 LH kort
Loonheffingskorting (J of N), aan de hand van de ingevulde loonbelastingverklaring wordt deze korting wel of niet toegepast.
27 LH%
Percentage loonheffing welk wordt toegepast bij uitbetaling van bijzondere beloningen.
28 Jaarloon
Hier staat het totaal belastbaar inkomen (loon voor loonheffing van het vorig jaar of (indien nodig) een herleid inkomen. Aan de hand van dit jaarloon wordt het percentage LH (voor bijzondere beloningen) vastgesteld. Bijzondere beloningen zijn onder andere: vakantie-toeslag, bonussen of een 13e maand (overwerk).
29 Functie
Functieomschrijving zoals aangegeven door u.
30 Strook
Soort strook (periode, Bijzonder Tarief of Herreken van een eerdere periode).
31 Volgnr.
Intern administratief nummer.
32 Runnr.
Intern administratief nummer.
33 Datum run
Datum van verwerking.
34 Verl. per.
Periode en jaartal van de salarisberekening.
2. Adressering In dit ‘blok’ worden naam, adres en plaats van zowel de werkgever als de werknemer vermeld. Tevens zijn er gegevens voor de salarisadministratie opgenomen.
20
t. (0485) 561201
3. Cumulaties Dit ‘blok’ valt uiteen in drie kolommen: 35 Blanco
Omschrijving van het gegeven.
36 Periode
Gegevens in de periode.
37 Tm-periode Gegevens tot en met de periode. Hier worden grondslagen en andere relevante gegevens vermeld die nodig zijn voor de betreffende bruto-netto berekening. Hierbij kunt u o.a. denken aan grondslagen voor berekening pensioenpremie, werknemersverzekeringen en loonbelasting/premie volksverzekeringen. 4. Specificaties/opbouw/tm-periode: Dit ‘blok’ valt uiteen in zes kolommen: 38
Blanco
Omschrijving van het gegeven.
39/40 Tabel/Tarief Specificaties Tabel/Tarief. 41/42 Tabel/Tarief Opbouw Tabel/Tarief. 43
TM-periode
Cumulatieve gegevens van de eerder vermelde kolommen.
In de kolommen specificaties Tabel/Tarief wordt de feitelijke bruto netto berekening weergegeven uitgesplitst naar ‘Tabel’ (maandelijkse betalingen) en ‘Tarief’ (eenmalige betalingen). In de kolommen opbouw Tabel/Tarief worden betalingen en inhoudingen weergegeven om zo te komen tot een totaal bruto, grondslagen voor sociaalplichtig loon en heffingsplichtig loon. In de kolom tm-periode worden de cumulatieve weergegeven van de eerder vermelde betalingen en inhoudingen. 44
Uit te Onder aan de strook vindt u het netto uit te betalen bedrag, betalen eventueel uitgesplitst naar verschillende bankrekeningen.
www.boladviseurs.nl
21
22
t. (0485) 561201
11. Verversen importsheet De eerste importsheet voor B-OnLine HRM wordt door Bol Adviseurs aangeleverd. Indien er gegevens wijzigen in het personeelsbestand, kunnen deze op de volgende manier aangepast worden: 1. Open de huidige importsheet en verwijder de personeelsgegevens:
2. Log in op B-OnLine HRM 3. Klik op ‘Salarisverwerking’ en kies voor ‘Overzichten’:
4. Klik onder Export voor import op 'Variabele gegevens':
www.boladviseurs.nl
23
5. U moet alleen de actieve werknemers in het overzicht meenemen (dus ‘Ja’). De peildatum is automatisch de datum van vandaag. Klik op 'CSV'. Indien het bestand niet geladen wordt, moet de CTRL-toets ingehouden worden.
6. Kies voor bestand ‘openen’ en selecteer alle personeelsgegevens (zonder kopregel) en knip / kopieer deze gegevens naar de bestaande (lege) importsheet. Plak de gegevens vanaf regel A8 weer in de importsheet:
7. Voer het juiste periodenummer in en sla het bestand op. De importsheet is nu klaar voor gebruik voor de eerstvolgende loonverwerking.
Opmerking! Indien u ervoor kiest om de importsheet zelf te verversen, geef dit dan door aan de afdeling Bol HRM.
24
t. (0485) 561201
12. Diverse overzichten1 1. Klik op het tabblad 'Overzichten' om te zien van welke onderwerpen er overzichten beschikbaar zijn. Kies bv. ‘Personeel’:
2. Er volgt een overzicht van beschikbare overzichten binnen het gekozen onderwerp:
3. Maak een keuze uit de beschikbare overzichten en klik hier op, als peildatum wordt de huidige datum vermeld. Klik op ‘PDF’ of ‘CSV’. Ook hier geldt indien het overzicht niet geladen wordt, moet de CTRL-toets ingehouden worden. 4. De overzichten kunnen geprint en/of opgeslagen worden.
1
Beschikbaarheid is afhankelijk van uw autorisatiekeuze www.boladviseurs.nl
25
B-Online HRM Aanvullende mogelijkheden (modules)
26
t. (0485) 561201
13. Handleiding ESS (werkgever) Functionaliteiten: 1. Activeren ESS 2. Vergeten wachtwoord of gebruikersnaam ESS 3. Blokkeren toegang tot ESS 4. Mail verzenden aan ESS gebruikers 5. Salarisstroken voor niet ESS gebruikers 1. Activeren ESS 1.1 Ga naar ‘Dienstverband’, type de naam in of klik op het ‘overzicht icoon’:
1.2. Selecteer de betreffende medewerker en klik bovenin op tabblad ‘Persoon’. Klik daarna op het ‘ESS poppetje’:
1.3. Klik op het ‘wijzigen icoon’, vul het e-mailadres in en klik op de diskette. Er verschijnt een nieuw icoon om toegang te verlenen. Klik hierop en er wordt direct een e-mail verstuurd naar de werknemer met hierin de gebruikersnaam, wachtwoord en adres van de ESS website.
www.boladviseurs.nl
27
2. Vergeten wachtwoord of gebruikersnaam ESS 2.1 Ga naar de juiste persoon, klik op tabblad ‘Persoon’ en op het ‘ESS poppetje’:
2.2. Klik op ‘Nieuw wachtwoord versturen’ of ‘Gebruikersnaam versturen’ en de mail met het nieuwe wachtwoord of gebruikersnaam wordt automatisch verzonden:
3 Blokkeren toegang tot ESS 3.1 U kunt tevens kiezen om de toegang te blokkeren, bv. bij uitdiensttreding. Klik op ‘Blokkeren’ en de toegang voor een werknemer wordt automatisch geblokkeerd. Uw werknemer ontvangt hierover een e-mail.
28
t. (0485) 561201
Let op! Wanneer een werknemer uitdienst treedt zal de toegang tot ESS niet automatisch geblokkeerd worden. U zult dit zelf moeten blokkeren. Voordat u de toegang blokkeert kunt u de werknemer de gelegenheid geven de loonstroken te downloaden en op te slaan. 4. Mail verzenden aan ESS gebruikers U kunt uw werknemers op de hoogte stellen op de door u gewenste datum dat zijn of haar loonstrook gereed is. Het gaat om de volgende tekst:
U kunt deze datum instellen bij ‘Salarisverwerking’ en kies voor ‘Algemeen’:
Kies onder Acties voor ‘Verlonen’ en er opent een nieuw venster:
Kies de gewenste datum en zet ‘ESS mail’ op ‘Ja’. Bevestig linksonder. Let op! De mail wordt een dag later verzonden dan de gekozen datum ‘Beschikbaar ESS’.
www.boladviseurs.nl
29
5. Salarisstroken voor niet ESS gebruikers Bij ‘Goedgekeurde loonruns’ verschijnen 2 extra buttons waarmee uitsluitend de salarisstroken worden weergegeven van de werknemers die niet aan ESS deelnemen:
30
t. (0485) 561201
14. Handleiding ESS (werknemer) Employee Self Service (verder ESS) van Bol HRM is een volledige webbased applicatie waarmee u altijd en overal online toegang heeft tot bepaalde gegevens uit uw salarisen personeelsadministratie. De enige voorwaarde is een voldoende uitgeruste PC en een internetaansluiting met voldoende bandbreedte. Om optimaal te kunnen werken met ESS verwachten wij dat de PC voorzien is van de volgende opties: Adobe Reader (gratis te downloaden via http://www.adobe.com/nl/) Internet browser 1. Employee Self Service via computer 2. De startpagina 3. Gegevenspagina’s 4. Wachtwoord en gebruikersnaam 5. Gratis ‘werknemerloket’ App 1. Employee Self Service via computer Uw werkgever heeft u toegang gegeven tot ESS. U ontvangt een e-mail met daarin het webadres, uw gebruikersnaam en wachtwoord. Het is verstandig om nadat u voor de eerste keer heeft ingelogd, het wachtwoord te wijzigen. Uw werkgever kan uw toegang tot ESS ook weer blokkeren, bijvoorbeeld bij uitdiensttreding. Ook hiervan zult u dan een e-mail ontvangen. Het webadres waarmee u ESS opstart is https://www.werknemerloket.nl. U meldt zich aan met de juiste gebruikersnaam, wachtwoord en controlegetal. Vanzelfsprekend heeft u alleen toegang tot uw eigen gegevens. De internetverbinding die wordt gebruikt is beveiligd. U ziet dat aan de letter ‘s’ achter ‘http’ en tevens aan het slotje in uw internetbrowser.
www.boladviseurs.nl
31
2. De startpagina Nadat u bent ingelogd in ESS komt u op de startpagina. Indien u meerdere dienstverbanden bij deze werkgever heeft kunt u hier allereerst het dienstverband selecteren waarvan u gegevens wilt raadplegen. Op de startpagina treft u ook een lijst aan met loonstroken. Via ‘Select’ kunt u de desbetreffende loonstrook oproepen. Hiervoor heeft u Acrobat Reader nodig. Veelal zal dit reeds geïnstalleerd zijn op uw pc. Is dit niet het geval dan kunt u het gratis downloaden via http://www.adobe.com/nl/.
Op iedere pagina staat aan de linkerkant het keuzemenu. Via dit keuzemenu kunt u naar de verschillende gegevens navigeren. U kunt de gegevens alleen raadplegen, niet muteren.
32
t. (0485) 561201
3. Gegevenspagina’s Nadat u voor een menu-optie heeft gekozen zullen de bijbehorende pagina’s worden getoond. Of er gegevens aanwezig zijn is afhankelijk van het feit of deze gegevens door uw werkgever worden geregistreerd. Als een onderwerp uit meerdere items bestaat, bijvoorbeeld bij meerdere kinderen, zal de pagina altijd uit 2 delen bestaan. Het eerste deel is een lijst van de items. U kunt een bepaald item kiezen door te klikken op ‘Select’. Gegevens in een lijst kunnen worden gesorteerd door op de desbetreffende kolomkop te klikken. Het tweede deel is een detailpagina behorende bij het geselecteerde item in de lijst. Standaard is het eerste item geselecteerd. Als er geen gegevens aanwezig zijn is de lijst leeg.
www.boladviseurs.nl
33
4. Wachtwoord en gebruikersnaam Wachtwoord vergeten Indien u uw wachtwoord bent vergeten kunt u dit aangeven op de inlogpagina door te klikken op de tekst ‘Wachtwoord vergeten?’. U komt dan op een scherm waar u de gebruikersnaam kunt ingeven en vervolgens kunt klikken op de button ‘Toepassen’.
Vervolgens zal een e-mail worden verzonden naar uw e-mailadres met daarin een nieuw wachtwoord. Door te klikken op de tekst ‘naar login pagina’ verschijnt de login pagina weer waar u de gebruikersnaam en uw nieuwe wachtwoord kunt ingeven.
Wijzigen wachtwoord en / of gebruikersnaam Wij adviseren u om direct nadat u een wachtwoord heeft ontvangen dit te wijzigen. Vanuit het menu kiest u voor ‘Beheer’ en vervolgens voor ‘Wachtwoord wijzigen’ (of ‘Gebruikersnaam wijzigen’).
34
t. (0485) 561201
Vervolgens moet u tweemaal het nieuwe wachtwoord invoeren. Dit wachtwoord moet voldoen aan een aantal regels. Het wachtwoord moet minimaal 8 tekens bevatten waaronder minimaal 3 van de volgende types: hoofdletter, kleine letter, cijfer of speciaal teken (bijvoorbeeld Klant123). Als het nieuwe wachtwoord hier niet aan voldoet zal het niet worden gewijzigd. Als niet tweemaal hetzelfde nieuwe wachtwoord wordt ingevoerd krijgt u een foutmelding. Gebruikersnaam vergeten Als u uw gebruikersnaam bent vergeten dient u contact op te nemen met uw werkgever. De toegang zal dan opnieuw aangemaakt moeten worden. 5. Gratis ‘werknemerloket’ App U heeft via de gratis ‘Werknemerloket App’ altijd toegang tot uw persoonlijke gegevens, salaris- en (optioneel) verlofadministratie. Optioneel kan er direct een verlofaanvraag ingediend worden. U kunt de App gratis downloaden in de App Store of Play Store.
Kijk voor meer informatie over de app op: http://www.youtube.com/watch?v=Sfx7RKTkp_M
www.boladviseurs.nl
35
15. Verlofaanvraag via ESS (werkgever) Wanneer u gebruik maakt van de Verlofmodule en ESS kan uw werknemer via ESS verlof aanvragen. U dient bij Bol HRM door te geven welke gebruiker(s) van B-OnLine HRM de rechten krijgen om een verlofaanvraag goed te keuren. Gebruikers die als afdelingsmanagers zijn ingericht, kunnen verlofaanvragen behandelen op afdelingsniveau. In de gebruikersinstructie ‘Verlofaanvraag via ESS (werknemer)’ staan de instructies voor uw werknemers. Deze kunt u aan uw werknemers verstrekken. Onderstaand de instructie voor u als werkgever. Verlofaanvraag behandelen in B-OnLine HRM Zodra er een verlofaanvraag in ESS is ingediend ontvangt de gebruiker van B-OnLine HRM die ingericht is als verlofbehandelaar een e-mailbericht. De gebruiker kan nu het verlof behandelen. Ga naar ‘Dienstverband’ en selecteer de betreffende medewerker. Klik op tabblad ‘HRM’ en kies voor ‘Verlofadministratie’:
Kijk onder Verlofaanvraag, u kunt de regel openen maar ook direct accorderen. Zet een vinkje voor de regel en klik op het ‘Accepteren icoon’ of ‘Weigeren icoon’:
36
t. (0485) 561201
Als u nog wijzigingen wilt aanbrengen (bv. datum of aantal eenheden) of de reden wilt zien, dient u de regel te openen door er op te klikken. Pas vervolgens de Status aan naar ‘Geaccepteerd’ of ‘Geweigerd’ en klik op de diskette.
Bij ‘Geaccepteerd’ wordt de verlofaanvraag definitief verwerkt in de verlofmodule. Bij een geweigerde status wordt er uiteraard niets doorgevoerd. De aanvrager ontvangt in beide gevallen een e-mail en is de verlofaanvraag te zien in ESS.
www.boladviseurs.nl
37
16. Verlofaanvraag via ESS (werknemer) Verlofaanvraag indienen Via menuoptie ‘HRM’ en ‘Verlofaanvragen’ klikt u op de button ‘Verlof aanvragen’.
Naast de begin- en einddatum moeten het aantal eenheden en het soort verlof worden ingevuld. Het aantal eenheden is het aantal uren of dagen verlof, afhankelijk van de inrichting van de verlofmodule van uw werkgever. In het veld ‘Opmerking’ kan een eigen opmerking bij de verlofaanvraag worden toegevoegd. Via de button ‘Indienen’ wordt de verlofaanvraag verwerkt en wordt uw leidinggevende op de hoogte gebracht via een standaard e-mailbericht.
38
t. (0485) 561201
U kunt ook uw verlofaanvraag doen via de gratis ‘werknemerloket’ app
Verlofaanvraag bijwerken / intrekken Zolang de verlofaanvraag niet is behandeld, heeft u de mogelijkheid om uw verlofaanvraag te bewerken of in te trekken. Via menuoptie ‘HRM’ en ‘Verlofaanvragen’ klikt u op de button ‘Details’ bij de regel onder ‘Overzicht verlofaanvragen’.
De tekst in het veld ‘Opmerking’ kunt u aanpassen, zodra voor de button ‘Bijwerken’ wordt gekozen zal deze tekstuele aanpassing worden doorgevoerd. Wordt er gekozen voor de optie ‘Intrekken’ dan wordt de ingediende verlofaanvraag ingetrokken. De status veranderd dan naar ‘Ingetrokken door aanvrager’. Let op! Uw leidinggevende krijgt hiervan geen e-mailbericht!
www.boladviseurs.nl
39
17. Digitaal dossier Ga naar ‘Dienstverband’ en klik op de betreffende werknemer. Klik op ‘HRM’ en kies voor ‘Werknemerdossier’:
Indien er al documenten in staan, worden deze hier weergegeven. Met het ‘Toevoegen icoon’ kunt u nieuwe bestanden uploaden:
Selecteer de categorie en geef het betreffende document een kenmerk. Vul eventueel een omschrijving en jaar in. Kies voor ‘Bladeren’ om de betreffende bijlage te zoeken. Selecteer het juiste bestand en klik op de diskette. Het document zal nu geüpload worden.
40
t. (0485) 561201
18. Ziekteverzuimregistratie Deze module is ideaal voor registratie van ziekmeldingen en poortwachterinspanningen. Met de ziekteregistratie via B-OnLine HRM heeft u het ziekteverzuimpercentage en aantal ziekmeldingen per medewerker, binnen functiegroepen of afdelingen inzichtelijk. Middels een e-mail bestand kunt u informatie direct doorsturen naar uw Arbo-arts.
19. HRM Onze HRM module bestaat uit 3 onderdelen:
Opleidingen U kunt opleidingen en opleidingsniveau registreren bij individuele medewerkers. Zo hebt u altijd inzichtelijk wie welke opleiding op welk niveau volgt of gevolgd heeft.
Verstrekkingen U kunt eenvoudig verstrekkingen registreren bij individuele medewerkers. Zo hebt u altijd inzichtelijk welke verstrekkingen aan welke medewerkers zijn gedaan en weet u welke zaken bij uitdiensttreding ingeleverd moeten worden.
Verlofregistratie Met de verlofregistratie van B-OnLine HRM kunt u jaarlijks met één druk op de knop het jaarlijkse saldo van iedere medewerker boeken. Deze module biedt u een actuele digitale verlofkaart en inzicht in het geplande verlof. Tevens is een koppeling mogelijk met ESS, waardoor uw werknemers ook thuis of onderweg (via de App) verlof aan kunnen vragen. Interesse? De instructies van Ziekteverzuim en HRM zijn dermate groot dat deze alleen op nader verzoek worden verstrekt. Indien u interesse heeft in de module Ziekteverzuim of HRM dan kunt u contact opnemen met Bol HRM.
www.boladviseurs.nl
41
Bol Adviseurs
Boxmeer - 1966
Venray - 1992
Schijndel - 1996
Nijmegen - 2007
42
Accountancy Fiscalisten Juristen Corporate Finance Internationaal HRM
t. (0485) 561201
