Előterjesztő: Szitka Péter polgármester
Készítette:
Vinczlér Attila Kazincbarcika és Vonzáskörzete Többcélú Önkormányzati Kistérségi Társulás belső ellenőrzési vezető
BESZÁMOLÓ a 2012. évben végzett ellenőrzések tapasztalatairól
Kazincbarcika, 2013. április 19. 1
Tisztelt Képviselő-testület! a) A Belső ellenőrzési tevékenység bemutatása Kazincbarcika Város Önkormányzata részére a belső ellenőrzési tevékenységet – a Társulási Tanács a 3/2008. (I. 17.) számú határozata lapján – 2012. évben Kazincbarcika és Vonzáskörzete Többcélú Önkormányzati Kistérségi Társulás (KVTÖKT) Társulási Iroda keretében működő belső ellenőrzési csoport munkatársai végezték. A csoport tagjai a Nemzetgazdasági Minisztérium nyilvántartásában mint belső ellenőrzési tevékenységet végzők szerepelnek, az előírt továbbképzési kötelezettségüket teljesítették. Az ellenőrök – a szakmai tudásuk fejlesztése érdekében – a regionális ellenőrzési klub szakmai előadásain részt vettek. A belső ellenőrzési csoport működéséhez szükséges tárgyi feltételeket a Társulási Iroda a székhelyén biztosította. A belső ellenőrök az ellenőrzési tevékenységet 2012. évben az Irodavezető által jóváhagyott munkaidő mérleg, belső ellenőrzési kézikönyv, munkaterv és képzési terv alapján végezték. Kazincbarcika Város Önkormányzata a 247/2011. (X. 29.) sz. Ökt. határozattal fogadta el a 2012. évi belső ellenőrzési tervét. A képviselő-testület a 277/2011. (XI. 30.) sz. határozatában döntött a településüzemeltetési rendszerkoncepcióról, mely érintette az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságokat, illetve azok leányvállalatait. A fentiek következtében az eredetileg betervezett belső ellenőrzések egy része okafogyottá vált, az önkormányzattal folytatott egyeztetés és a jegyző jóváhagyása alapján készült el a munkaterv, melyben tizenkét ellenőrzés szerepelt. Az uniós forrásokból megvalósított feladatok végrehajtásának ellenőrzése, a közbeszerzési eljárások vizsgálata, valamint a Pollack Mihály Általános Iskolánál a pályázati forrásból megvalósított beruházás végrehajtásának vizsgálata – a hatékonysági szempontok miatt –, az önkormányzattal végzett egyeztetés szerint összevontan, egy vizsgálat keretében került elvégzésre. A munkatervben szereplő belső ellenőrzéseket tíz vizsgálat keretében a belső ellenőrzés elvégezte. Utóellenőrzés – az intézkedési tervek előző évi teljesítése miatt – nem volt indokolt, illetve soron kívüli vizsgálat nem merült fel. A lefolytatott ellenőrzések közül, típusát tekintve 9 pénzügyi-szabályszerűségi vizsgálat, egy szabályszerűségi ellenőrzés volt. A belső ellenőrzési csoport ellenőrei a vizsgálatok végzéséhez összesen 138 szakértői napot használtak fel. Az elvégzett vizsgálatokhoz kapcsolódó belső ellenőrzési jelentések a költségvetési szervek vezetői, az ügyvezető igazgatók részére átadásra kerültek, melyekből minden esetben az aljegyző és a polgármester egy-egy példányt megkapott. A belső ellenőrzési csoportvezető gondoskodott a jelentésekben foglalt javaslatokra hozott intézkedési tervekben foglalt feladatok megvalósításának nyomon követéséről, illetve elkészítette a 2012. évre vonatkozó összefoglaló éves ellenőrzési jelentést.
2
A bizonyosságot adó tevékenység végzését elősegítette, hogy az ellenőrzött területeken – az előzetesen megküldött iratjegyzék alapján – a vizsgálat lebonyolítását megfelelően előkészítették. b) A belső kontrollrendszer működésének értékelése Kazincbarcika Városi Önkormányzatnál a vizsgálatvezetők az egyes ellenőrzések során rögzített megállapítások alapján – a belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése érdekében – az alábbi javaslatokat fogalmazták meg. Iktatószám: 11-5/2012. Kazincbarcika Város Önkormányzatnál a Szociális Szolgáltató Központban a gépjármű-üzemeltetés szabályosságának ellenőrzése A megállapításokhoz kapcsolódó javaslatok: 1. A menetleveleken szabályos javítás. 2. Az elszámoláson a tankolás feltüntetése időrendi sorrendben történjen. 3. A km-óraállással egyező futásteljesítmény kimutatása. Iktatószám: 18-6/2012. A Szociális Szolgáltató Központ élelmezési tevékenységének ellenőrzése A megállapításokhoz kapcsolódó javaslatok: 1. Az élelmiszer készlet nyilvántartó számítógépes program karbantartási szerződésének felbontása, a program használaton kívül helyezése. 2. A feladatátadás után megmaradt élelmiszer raktár készletek hasznosítása. Iktatószám: 22-6/2012. Kazincbarcika Város Önkormányzatánál és a Pollack Mihály Általános Iskolánál az ÉMOP-4.3.1/2F-2f-2009-0027 kódjelű európai uniós pályázat és a kapcsolódó közbeszerzés ellenőrzése A megállapításokhoz kapcsolódó javaslatok: 1. Beruházási szabályzat aktualizálása. 2. A tárgyi eszköz kartonokon az egyéb azonosító adatok feltüntetése. Iktatószám: 23-5/2012. 3
Egressy Béni Könyvtár, Kulturális és Sport Központnál a gépjármű-üzemeltetés szabályosságának ellenőrzése A megállapításokhoz kapcsolódó javaslatok: 1. A Mercedes Vito üzemanyag elszámolásánál az üzemanyag-norma emelése, illetve korrekciós tényező megállapítása. 2. A menetlevelek szabályos javítása. Iktatószám: 36-5/2012. Az Ádám Jenő Általános Iskolánál a térítési díjak beszedésének ellenőrzése A megállapításokhoz kapcsolódó javaslatok: 1. A Gazdasági ellátó Szervezettel kötött megállapodás aktualizálása. 2. A GESZ és az Intézmény térítési díj beszedési szabályzatainak összhangba hozása. Iktatószám: 42-7/2012. Kazincbarcika Városi Önkormányzat Polgármesteri Hivatalánál egyes szociális ellátások megállapítása jogszerűségének ellenőrzése A megállapításokhoz kapcsolódó javaslatok: a) Önkormányzat részére 1. A mérlegelni szükséges a Szoctv. végrehajtásáról új rendelet alkotását. 2. Az aktív korúak ellátásának feltételeként megfontolandó az életvitelszerűen lakott lakás vagy ház környezete rendezettsége biztosításának előírása (Szoctv. 35. § (2) bek.). 3. A lakásnagyság hitelt érdemlő módon történő igazolási módjának meghatározása a Szoc. rendeletben. 4. Célszerű megvizsgálni annak lehetőségét, hogy a szociális ellátások megállapítása és kifizetése egy szervezeti egységen belül funkcionáljon. b) Polgármester Hivatal részére 1. A WinSzoc programot használó munkatársak belépési jogosultságairól nyilvántartás vezetése. 2. A jogerősítéshez szükséges kézbesítési vélelemről szóló végzés kiküldése minden esetben. 3. A Szociális Szolgáltató Központ részére átadott és az osztályon maradó havi kifizetési jegyzék minden oldalának leigazolása. 4
4. Kezdeményezni szükséges a WinSzoc program módosítását. 5. A rosszhiszeműség megállapítása esetén a 2011. február havi normál (postai út) kifizetési listán a 439. ügyfél részére túlfolyósított rendelkezésre állási támogatás visszakövetelése. 6. Megfontolandó a túlfolyósítások esetében belső vizsgálattal a kártérítési felelősség érvényesítése. 7. Törölni szükséges azon személyek adatait a nyilvántartásból, akiknek a szociális ellátásra való jogosultságuk már több mint öt éve megszűnt. Iktatószám: 54-5/2012. a Kazincbarcikai Összevont Óvodáknál a közalkalmazottak kinevezésének és besorolásának ellenőrzése A megállapításokhoz kapcsolódó javaslatok: 1. 2. 3.
A hiányzó erkölcsi bizonyítványok pótlása. A gyermek és ifjúságvédelmi pótlék rendezése. Az órakedvezményről való lemondás megfelelő dokumentálása.
Iktatószám: 57-6/2012. A Barcika Park nonprofit Kft.-nél az üzemanyag-felhasználás elszámolásának és szabályosságának ellenőrzése A megállapításokhoz kapcsolódó javaslatok: 1. A gépjármű és kisgép üzemeltetés szabályozásának felülvizsgálata. 2. A gépkezelők munkaköri leírásának kiegészítése 3. Az üzemanyagkészlet leltározási előírásainak rögzítése. 4. A menetlevelek szigorú számadásának biztosítása. 5. Az üzemanyag kártya teljes körű nyilvántartásának biztosítása. 6. A menetlevél leigazolás rendjének felülvizsgálata. 7. Kilométeróra, üzemóra állás ellenőrzésének dokumentálása 8. Havi munkalapok alkalmazása. 9. A bemérésre javasolt esetekben az üzemanyag-fogyasztási normák felülvizsgálata. 10. Az üzemanyag-túlfogyasztásokról minden esetben feljegyzés készítése. Iktatószám: 58-5/2012. Kazincbarcika Városi Önkormányzat Gazdasági Ellátó Szervezeténél a közalkalmazottak kinevezésének és besorolásának ellenőrzése A megállapításokhoz kapcsolódó javaslatok: 1. A hiányzó erkölcsi bizonyítványok pótlása.
5
2. Az intézményvezetői rendelkezés megismerési záradékának kiegészítése. Iktatószám: 62-8/2012. Kazincbarcika Városi Önkormányzat Polgármesteri Hivatalánál a dolgozók kinevezésének és besorolásának ellenőrzése A megállapításokhoz kapcsolódó javaslatok 1. A Szervezeti és Működési Szabályzat módosítása (személyzeti ügyintéző). 2. A szükséges esetekben a munkaköri leírások pontosítása (aljegyző, egyes hivatali dolgozók). 3. Külön számtartományon, gyűjtőszámon való iktatás. 4. Az illetménykiegészítésről a képviselő-testület részére tárgyévi döntés beterjesztése. 5. A munkavállalók juttatásairól a képviselő-testület részére tárgyévi döntés beterjesztése. 6. A vagyon-nyilatkozatok előírás szerinti őrzése. 7. A köztisztviselők minősítésének jogszabály szerinti elvégzése. 8. A 2012.07.16-án kinevezett tisztviselő besorolásánál a katonai szolgálat beszámítása. 9. Magasabb fizetési fokozatba át nem sorolt tisztségviselőknél a visszatartás bizonylatolása. 10. A hiányzó orvosi alkalmassági vizsgálatok pótlása. c) Az intézkedési tervek megvalósulása A belső ellenőrzési jelentésekben tett megállapítások alapján a csoport belső ellenőrei összesen 47 javaslatot fogalmaztak meg, azok alapján a költségvetési szervek és a társaságok vezetői minden esetben intézkedési tervet készítettek. Az intézkedési tervek a javaslatokkal összhangban voltak, azok elfogadásra kerültek. Az intézkedési tervekben foglalt teljesítési határidők lejártát követően a végrehajtásról tájékoztatást kértünk. Az ellenőrzött költségvetési szervek és társaságok vezetői által küldött írásos tájékoztatás és a csatolt dokumentumok alapján megállapításra került, hogy az intézkedési tervekben foglalt feladatok nyolc ellenőrzés esetében megvalósultak. A 42-7/2012. és 62-8/2012. ikt. sz. ellenőrzési jelentésekre hozott intézkedési tervekben foglalt feladatok megvalósítása későbbi időpontokhoz kötött, folyamatban van. Kérem a Tisztelt Képviselő-testületet, hogy a belső ellenőrzés 2012. évi tevékenységéről szóló beszámolóját vitassa meg, és az abban foglaltakat elfogadni szívekedjenek. Kazincbarcika, 2013. április 19.
6
1.sz. táblázat KIMUTATÁS KAZINCBARCIKA VÁROSI ÖNKORMÁNYZAT RÉSZÉRE 2012. ÉVBEN VÉGZETT BELSŐ ELLENŐRZÉSEK ADATAIRÓL
Lefolytatott vizsgálat megnevezése
Jelentés átadás kelte
Intézkedési terv elfogadása
Intézkedési terv teljesítése
K.barcika V. Önk., Szoc. Szolg. Közp.
Gépjármű-üzemeltetés szabályosságának ellenőrzése
2012.01.23.
2012.02.07.
Teljesült
18
K.barcika V. Önk., Szoc. Szolg. Közp.
2011. évi élelmezési tevékenység vizsgálata
2012.02.08.
2012.02.20.
Teljesült
22
Kazincbarcika Városi Önk.
Pollack M. Ált Isk. uniós pályázat és közbesz.
2012.03.20.
2012.03.28.
Teljesült
4.
23.
K.barcika Városi Önk., EBKKSK
Gépjármű-üzemeltetés szabályossága
2012.02.23.
2012.03.02.
Teljesült
5.
36.
K.barcika V. Önk, Ádám J. Ált. Isk.
Térítési díjak beszedésének vizsgálata
2012.04.10.
2012.04.16.
Teljesült
6.
42.
Kazincbarcika V. Önk. Polg. Hiv.
Egyes szociális ellátások megállapítása
2012.06.11.
2012.06.26.
Későbbi időponthoz kötött
7.
54.
K.barcika V. Önk., Össz. Óvodák
Közalkalmazottak kinevezése és besor. vizsg.
2012.06.25.
2012.07.05.
Teljesült
8. 9. 10.
57. 58. 62.
K.barcika V. Önk., Barcika Park Kft. K.barcika V. Önk. Gazd. Ellátó Szerv. Kazincbarcika V. Önk., Polg. Hiv.
Üzemanyag-felhaszn. elszámolás, szabálysz. A közalk. besorolása, kinevezése Dolgozók kinevezés és besorolás vizsg.
2012.07.25. 2012.07.11. 2012.09.18.
2012.08.16. 2012.08.06. 2012.10.10.
Teljesült Teljesült
Sorszám
Iktatószám
1.
11.
2. 3.
Ellenőrzött szervezet megnevezése
Mindösszesen
Későbbi időponthoz kötött
HATÁROZATI
JAVASLAT
Tárgy: Beszámoló a 2012. évben végzett ellenőrzések tapasztalatairól
Kazincbarcika Város Önkormányzatának megtágyalta és az alábbi határozatot hozza:
Képviselő-testülete
az
előterjesztést
Kazincbarcika Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a „Beszámoló a 2012. évben végzett ellenőrzések tapasztalatairól” szóló beszámolót megvitatta és azt elfogadta. Felelős: Szitka Péter polgármester Határidő: 2013. április 19.
