Az Önök vállalata és nemzetközi gyakornokok Útmutató és jó gyakorlati példák munkaadók számára
Reméljük, hogy ez a brosúra segít Önöknek abban, hogy a lehető legjobbat hozzák ki abból, ha van egy nemzetközi gyakornokuk, mely mindkettőjük számára előnyöket jelenthet, és mindkettőjük között egy kultúrák közötti dialógus alakulhat ki.
Kapcsolattartó személy: Dr. Laurent Borgmann Projekt koordinátor, LIPS RheinAhrCampus, Remagen Alkalmazott Tudományok Egyeteme, Koblenz Suedallee 2, D-53424 Remagen, Németország
Ezt a projektet az Európai Bizottság támogatja. Ez az Útmutató csak a szerzők nézeteit tartalmazza és a Bizottság nem felel semmilyen olyan alkalmazásért, melyek az itt említett információk alapján lettek végrehajtva.
Szerző: Vera Klopprogge Képek: © Arnold Schenk Bármilyen, ezzel az Útmutatóval kapcsolatos visszajelzést szívesen veszünk, kérjük, küldjék ezeket Thomas Berger- nek
[email protected]
2
Az Önök vállalata és nemzetközi gyakornokok Útmutató és jó gyakorlati példák munkaadók számára A következő gondolatok azt szolgálják, hogy a munkaadókat egy diák állás betöltésének sikeres működéséhez vezessék, és hogy megmutassák azt, hogy mit tehet annak, érdekében, hogy egy nemzetközi gyakornokból a legjobbat hozhassa ki képesítésének és szakmájának megfelelően a munkahelyen. Továbbá az a brosúra azoknak a munkaadóknak is útmutatást szándékozik adni, akik eddig nem kerültek kapcsolatba egy nemzetközi gyakornok állás betöltéseévének vagy alkalmazásának a rendszerével. Ez az útmutató munkaadók és gyakornokok tapasztalatain alapul, akik részesei voltak azokban a LIPS - projektekben, melyeket a Leonardo da Vinci Európai Bizottság alapított (LIPS =Diákok nyelvi és kultúrák közötti felkészítése a munkahelyhez).1 Ez Önnek magyarázatot fog adni a következőkre •
I. mi egy állás betöltése és
•
II. mik az előnyei egy nemzetközi gyakornok kölcsönvételének
Ez Önt át fogja vezetni az időn •
III. előtte
•
IV. alatta és
•
V. az állás betöltése után
Különös figyelem lett szentelve az állás betöltése alatti időtartamnak (IV.) és az olyan kihívásoknak, mint •
Személyes kapcsolat
•
Munkakapcsolat és
•
Tudás átadása a munkaadó és a gyakornok között
Kerülnek megtárgyalásra. Javaslatokat és munkahelyi példákat adtunk annak érdekében, hogy néhány ötletet adjunk, hogy lehet a gyakornokot a lehető legjobban integrálni az Önök munkahelyére.
1 A LIPS project fő terméke egy online oktatás, mely a diákokat előkészíti egy nemzetközi állás betöltéséhez. További információkhoz kattintson a www.eu-lips.de oldalra. Azok a diákok, akik egy nemzetközi állás betöltését terveznek, először információkat szerezhetnek a „Nemzetközi gyakornokoknak útmutató külföldi állás betöltéséhez“ LIPS- brosúrából, mely az első intézkedésekkel foglalkozik, az indulás előtti előkészületekkel, a megérkezéskori teendőkkel és olyan témákkal melyek a vendéglátó szervezettel foglalkozik, mint első kapcsolattal, szemtől- szemben értekezletekkel, kitalálva szabályokat, és szokásokat vagy foglalkozik a nehézségekkel.
3
A személyes-, illetve munkakapcsolat és a tanulás-, illetve tudás átadása fejezetben a fókusz a nemzetközi szempontokra van helyezve, mivel ezek figyelembevétele rendkívül fontos, amikor egy nemzetközi gyakornokot alkalmazunk. Ennek a brosúrának a végén egy ellenőrző listát fognak találni azokról a lépésektől, melyek emlékezni segítenek egy állás betöltése megszervezésében és néhány hasznos Internet linket is adnak. Ahhoz, hogy a munkaadónak ötletet adjunk a LIPS online előkészületi kurzusokról gyakornokok számára, néhány modult röviden ismertetni fogunk.
4
I. Mi egy állás betöltése? Az állás betöltése egy akadémiai gyakorlati munkatapasztalat diákoknak az ő tanulmányaik területén, időszakos alkalmazotti viszonyban. Azt a diákot, akik ezen az állás betöltésén részt vesz, ‘gyakornoknak’ vagy ‘tanulónak’ nevezzük.
Az állás betöltésének rendszere (úgy is ismert, mint ‘gyakornokság’, ‘betanulás’, vagy ‘szolgálati gyakorlat’) országról országra változik. Ez szorosan kapcsolódik a szakmai gyakorlat és az egyetemi rendszer képesítési rendszeréhez. Néhány országban a diákok • Egy gyakorlatot végeznek, rotációban az oktatási időszakkal (pl. együttműködő diákok) • Gyakorlati tapasztalatot akar szerezni a szüneteiben vagy • A diplomázás után egy hosszú állás betöltésére van szüksége ahhoz, hogy megkapja munkaengedélyét bizonyos munkaterületeken (pl. Németországban a társadalomtudományokat hallgatók). Ezért nem csak az időtartam hossza lehet változó (pl. 600 óra Olaszországban vagy 2-3 év Hollandiában), de az akadémiai követelmények is változóak lehetnek az állás betöltése során. Sokat segít, ha ezt a témát megbeszélik a gyakornokkal. Ez segíteni fog a munkaadónak a feladatok, projektek és határidők strukturálásában, és abban, hogy a gyakornok egyetemi követelményeinek megfelelően megtervezze az állás betöltését. II. Mik az előnyei egy nemzetközi gyakornok kölcsönzésének? Egy külföldi gyakornok a szó szoros értelmében egy hidat fog képezni egy másik országhoz, illetve annak kultúrájához, mivel • Beszél egy idegen nyelvet • Ismeri hazájának a gazdasági szerkezetét, és például piackutatást tud végezni bizonyos országok felé. • Továbbá,
A munkaadó • • • • •
Kap egy lelkes, magasan képzett munkaerőt alacsony költségek mellett Friss ötletek állandó forrását teremti meg és belelátás a szakmába Az alkalmazotti követelményeket nagyon rugalmas emberi erőforrásokkal tölti be Előnyöket fog élvezni a gyakornok nemzetközi kompetenciájából Gyakorlatot szerez nemzetközi munkaerő toborzásában
5
III. Az állás betöltése előtt Mindkét fél számára nagyon előnyös bizonyos olyan dolgok rögzítése, mint például a következők • A munka tartalma • időtartama • heti/ napi munkaórák száma • szabadnapok • a gyakornok kötelezettségei és jogai • pénzügyi és adminisztratív részletek • továbbá a biztosítással kapcsolatos részletek rögzítése egy írásos szerződésben a munkaadó és a gyakornok között. Gyakran bemutat a gyakornok egy szerződést egyetemétől vagy ösztöndíjas programjáról, mely megkönnyíti az Ön dolgát. Mielőtt a gyakornok megérkezik egy munkahelyre, nagyon jó kapcsolatban lenni, hogy megmutathassák neki, hogy várják érkezését és rendelkezésére állnak, ha kérdései lennének. A gyakornok akkor is boldog lenne, ha információkat adnának neki a szálláslehetőségekről és a tömegközlekedésről az Önök országában, illetve szervezetének városában, sőt még ha esetleg felvehetnék a kapcsolatot korábbi gyakornokokkal tapasztalatcsere céljából. Az állás betöltése előtti jó kapcsolat jó alapot szolgáltathatna az önök vállalatával való sikere együttműködéshez a gyakornokkal.
A „Hands-on learning” LIPS online kurzuson tanuló diákok megbeszélik azokat a módokat, hogy lehet kapcsolatba kerülni a munkaadóval az állás betöltése előtt, hogyan kell üzleti emaileket írni, és hogy változik a munkahelyi viselkedés a különböző országokban.
IV. Az állás betöltése alatt Minél előbb megismerkedik a gyakornok a munkahellyel, annál előbb érzi magát kényelmesen, és annál előbb tud a munkára koncentrálni. Önök ezért különösen az első napokban tudnak segíteni, hogy megismertessék a munkaadót és a munkaszerkezetet például. • Mutassa be őt körbe • Magyarázza el a műszaki berendezéseket • Mutassa őt be a kollégáknak és a társadalmi környezetnek. Az szintén hatásos, ha a gyakornoknak egy szervezeti felépítést ad, ahol ő felírhat jegyzeteket és neveket a kollégákról. Egy munka ütemterv elkészítése az állás betöltésének időtartamára vagy egy ütemterv a heti tevékenységekről segít mind a munkaadónak, mind a gyakornoknak a kommunikálásban és döntések meghozatalában. A rendszeres teljesítménykiértékelés segíteni fog a munkaadónak az előrehaladás mérésében és a dolgok finomításában, és segítséget fog nyújtani a gyakornoknak szakmai fejlődésében.
6
Speciális kihívások az állás betöltése alatt A következő gondolatok nem csak az állás betöltése közbeni specifikus szituációt magyarázzák meg, hanem példákat és javaslatokat is nyújtanak ahhoz, hogyan kezeljük ezeket a kihívásokat, és hogy gyakoroljuk a kultúrák közötti különbségeket, melyekből az Ön vállalata, illetve szervezete profitálhat. Személyes kapcsolat •
•
A személyes kapcsolat nagyon fontos egy jó kapcsolat kialakításához a munkaadó és a gyakornok között, és minkét fél számára új kultúra - megértést nyújthat. Az olyan diszharmóniák, melyeket a kultúrák közötti különbségek okoznak, megelőzhetőek lehetnek az elejétől fogva egy nyílt kommunikáció révén. Meg kell mutatni a gyakornoknak, hogy ő nagyon respektálva van és hogy ő fontos része a vállalatnak, ezáltal a gyakornok motiválva lesz abban, hogy erőfeszítéseket tegyen munkájában.
Példák /javaslatok: •
•
•
Azzal, hogy Ön a gyakornokot az első napjaiban bemutatja a kollégáinak és más osztályok alkalmazottjainak, ezzel azt mutatja a gyakornoknak, hogy ő fontos a munkahely számára, nem csak a munkája, hanem a személyes jelenléte is a csapat számára. A gyakornokot meg lehet hívni, hogy ossza meg kulturális hátterét a kollégákkal, akik számára érdekes lehet erről többet tudni. A rövid kulturális bemutatásban a gyakornok mesélhet a saját kultúrájáról, hogy lehet a kollégáknak, illetve az osztálynak megérteni a gyakornok viselkedését. Továbbá néhány tanácsot adhat a gyakornoknak az Önök szokásos eljárásairól, mint például milyen fajta döntéshozatalt részesítenek Önök előnyben. A gyakornok bevonása a gyakorlatba szintén egy jó útja egy pozitív kapcsolat felépítésének, mivel a gyakornok nem érzi úgy, hogy félre van rakva. Semmi sem rosszabb annál, mint ha a kollégák isznak egy kávét, vagy este elmennek együtt valahova anélkül, hogy meghívnák a gyakornokot is, hogy csatlakozzon hozzájuk.
„Added value through a foreign intern” modulban, mely a LIPS „Hands-on learning” online kurzus része, a diákok megtanulják, hogyan használhatják ki például országuk szakmáját, illetve ismereteit. Egy példa arra, hogy adjanak egy bemutatót hazájuk egy cégének / szervezetének/ marketing stratégiájának leírásáról.
Jó gyakorlat
Egy EU- szinten dolgozó szervezetnél ez egy bevett gyakorlat, hogy a gyakornokok nem csak kézfogással mutatkoznak be, hanem egy informális megbeszélés során kávéval s harapnivalókkal is megünneplik belépésüket. Ebben az informális szituációban sokkal könnyebb az emberekkel közelebbi
7
Munkakapcsolat •
•
•
Ahogy azt az előzőekben említettük, abból is előnyöket szerezhet, ha egy nemzetközi gyakornokot kölcsönbe vesz, de ez egy kihívás is az Ön számára. Az olyan témák, mint például egy különböző munkastílus vagy nyelv előjöhetnek, ha a gyakornoknak sem a kultúrája sem pedig a munkanyelve nem különbözik, ez lehet a gyakornok kulturális háttere.
Visszacsatolás adása és kapása egy fontos része a kihívásokkal való foglalkozásnak. A gyakornoknak ez egy biztosíték, hogy a helyes irányban dolgozike. Másrészt a gyakornok egy semleges külső szemlélő szerepét is játszhatja, ha ő új a munkahelyen, és megfigyelhet olyan dolgokat, ahol a kollégák már több éve a vállalatnál vagy szervezetnél dolgoznak, és elvesznek a részletekben, és elveszthetik a „széles látókört”. Abban,hogy a gyakornoknak lehetőséget adunk arra, hogy bemutathassa munkája eredményét nem csak felettesének, hanem több kollégájának is, a vállalat, illetve szervezetnek a javára szolgálhat munkaadóként,hogy az eredményeket, illetve a kutatási eredményeket közvetlenül alkalmazhatják napi munkájukhoz. Másrészt a gyakornok azt érezheti, hogy munkája fontos a vállalat, illetve a szervezet számára.
Példák / javaslatok: •
•
Egy olyan személy kinevezése (állandó alkalmazott) vezetővé a gyakornok számára, aki megbízható és képes arra, hogy a gyakornokot arra késztesse, hogy hozza ki magából a lehető legjobbat munkája sikerének érdekében a vállalat, illetve a szervezet számára. Ugyanígy a felettesnek érzékenynek és türelmesnek kell lennie akkor, ha a gyakornoknak szüksége van valamilyen különleges magyarázatra vagy segítségre munkájához, mint például, ha a feladatok elvégzésének sebessége más. Ez a kultúrák közötti együttműködés a felettes és a gyakornok között további értékeket tud hozzáadni a felettes interkultúrális kompetenciájához, ahol is más kollégák is profitálhatnak ebből. A gyakornok és a felettes közötti együttműködésnek intenzívnek kell lennie, de elég teret kell a gyakornok számára biztosítani ahhoz, hogy saját ötleteit kifejleszthesse. A projekt méreteitől függően, a gyakornok és a felettese közötti kéthetenként tartandó megbeszélés a helyes választás az eredményekről való beszélgetéshez és a további munkalépésekről. A nyílt kommunikáció segít a félreértések vagy olyan szituációk elkerülésében, ahol a gyakornok nem tudja pontosan, hogy kell a feladatot elvégezni, vagy hogy kell dolgozni. Ez az intenzív, de rugalmas együttműködés vezet a projekt sikeres befejezéséhez.
A „Dealing with difficulties” nevű LIPS online kurzus modulban “Hands-on learning” hallgatók tapasztalatokat és stratégiákat cserélhetnek ki arról, hogy kell kezelni a munkával kapcsolatos nehézségeket, vagy hogyan kell megoldani a kultúrák közötti okokra visszavezethető félreértéseket. Jó good gyakorlat practice
Egy globális IT- vállalatnál a gyakornokok az alkalmazásuk utolsó napjainak egyikén bemutatót tartanak az osztályuknak, hogy megmutassák munkájuk, illetve projektjük eredményeit, és azt, hogy mit tanultak az állás betöltése során.
8
Tudás- átadás a munkaadó és a gyakornok között •
Egy állás betöltésekor a gyakornok elméleti tudását gyakorlati munkára irányítja. A munkaadó úgymond a gyakorlati oldalról beszél, és másképpen előnyöket élvezhet a gyakornok akadémikus tudásából. Ez például akkor történhet, amikor neki különleges kutatási munkákat adnak.
Példák / javaslatok: •
•
A gyakornok nem csak egy bemutatást tarthat a munkája befejeztével, de a felettese vagy munkatársai megszervezhetnek számára egy alkalmat egy rövid beszámoló tartására. Ez a beszámoló például egy új elméletről vagy egy ügy tanulmányozásáról akkor tartható meg, maikor egy megbeszélést éppen elkezdenek, vagy egy műhelymunkába bekeverhetik. Megbeszéléseken vagy konferenciákon való részvétel nagyon gyümölcsöző lehet egy gyakornok számára, ahol ő bemutathatja, hogy min is dolgozik éppen, és jobb áttekintést kaphat más, futó projektekről. Még akkori s, ha a gyakornok nem vehet részt a megbeszéléseken, csak ha jegyzőkönyveket ír, vagy szemlélőként (ahogy ezt a “munkakapcsolat” fejezetben megemlítettük), új információkat kaphat, és később és később erről visszacsatolást adhat más embereknek, például bemutatási munkáival kapcsolatosan. A munkaadó számára ez egy módja a vállalat teljesítménye megvilágításának.
Jó gyakorlat
Jó gyakorlat
Egy jól ismert német bankban minden nap a gyakornokok véletlenszerűen csatlakoznak más személyekhez, hogy együtt ebédeljenek. A másik személy lehet egy gyakornok, titkárnő, osztályvezető vagy akár egy igazgató. Az ebéd informális légkörében a gyakornoknak lehetősége van, hogy beszélgessen olyan emberekkel, akik valami teljesen mást dolgoznak a vállalaton belül, és ilyen módon többet tanul a vállalatról.
Egy ENSZ szervezet kéthetente tart speciális "rövid megbeszéléseket ebédidőben”, ahol a gyakornokok meg vannak hívva, hogy a szervezet különféle osztályai tagjainak bemutatóin részt vegyenek, és az ebéd befejeztével megbeszélhetik a bemutatót más gyakornokokkal.
9
V. Az állás betöltése után Az állás betöltése a gyakornok számára egy fontos időszak: értékes tapasztalatokat nyer azon a területen, ahol a diploma megszerzése után dolgozni fog. Ezért egy részletes visszacsatolás segíteni fog a gyakornoknak szakmai karrierje fejlődésében, még az is lehet, hogy az Önök munkahelyén. Másrészt a gyakornok kicserélheti azokat a benyomásait, melyeket tartózkodása alatt szerezhetett, és a munkaadó például tanulhat abból, hogyan kell látogatókat fogadni,hogyan kell dolgokat megoldani, hogy lehet forrásokat kihasználni, vagy mérni tudja a csapata munkamegoldó képességeit. Néhány országban az a gyakorlat, hogy egy referencialevelet kell írni a gyakornok számára az alkalmazása befejeztével. Ebben a levélben a munkaadó megjelöli azt a feladatot, amiért a gyakornok felelős volt, és azt, hogyan végezte el ezt a feladatot. A pozitív tulajdonságokat ki lehet emelni, mint például „különösen gyors munkavégzési képessége, gyakran a túl szűk határidőknek is meg tud felelni”. Más országokban ezek a referencialevelek nem tartoznak a gyakorlathoz és ezek helyett a gyakornok használhatja a munkaadó nevét más munkahelyekre való jelentkezéskor referenciaként. Kérdezze meg a gyakornokot, mit szeretne, és mire van szüksége az egyetemre vagy más szakmai célokhoz. Jó tapasztalatokat szerzett egy nemzetközi gyakornok kölcsönzésével? Miért nem veszi fel a kapcsolatot a gyakornok egyetemével, hogy más diákok számára is felajánlhasson gyakornoki állást? Például a németországi, hesseni egyetemek egy állás adatbázist ajánlanak a www.practical-training.de oldal részeként. Hogy zet kívülre is megmutathassa, hogy az Önök vállalata, illetve szervezete nemzetközileg orientált, érdekes lehet PR tevékenységei számára. Ön is megkérheti a gyakornokot, hogy írjon egy cikket az Önök internet/ intranet oldalára vagy hírlevelébe, és hogy írjon azokról a tapasztalatokról, melyeket az Önök szervezeténél szerzett.
10
Ellenőrző lista a munkaadók számára Legfontosabb: Szerződés, mely tartalmazza az időtartam hosszát, a felelősséget, megélhetést, biztosítást, stb. Információk az Önök cégéről Kapcsolatfelvétel a gyakornokkal az állás betöltése előtt A felettes megnevezése Bemutatás a kollégáknak, computer, dokumentumok, munkastílus bemutatása Munka ütemterv/ teljesítésjelentés és rendszeres visszacsatolás Javaslatok: Kultúrák közötti csere (pl. bemutatók, meghívások kulturális eseményekre és ünnepségekre, kapcsolat helyi emberekkel) Nyitott kommunikáció szembesüléshez A gyakornok bemutatása
kultúrák
közötti
munkaeredményeinek
problémákkal
közbenső,
illetve
való végső
A felettes és a gyakornok általi végső kiértékelés/ visszacsatolás Referencialevél Hasznos források: www.eu-lips.de
www.absolutely-intercultural.com
A LIPS online kurzus, a "Hands-on learning” segítséget fog nyújtani, hogy Ön tudását és alkalmasságát növelje egy sikeres, külföldön töltött nemzetközi gyakornoki időszak után.
Hallgassa meg és jelentkezzen az első lehetőségnél, mely kultúrák közötti témákkal foglalkozik, - egy új hanganyaggal minden második héten, - nemzetközi szempontok figyelembe vételével a kommunikáció során
11
