SYSTEM’S 1072 Budapest, Rákóczi út 26. Tel/fax: 235-0142
[email protected] www.ergofit.hu
A gyakornokok képzésének módszertana
Készítette: Csonkiné Perecsi Tünde Dr. Nemeskéri Gyula Pataki Csilla
Budapest 2003. június
Tartalomjegyzék 1. A témakör megalapozása ........................................................................................... 3 1.1. A gyakornokok felkészítésének fontossága .................................................................... 3 1.2. Előzmények..................................................................................................................... 4 1.3. A tanulmány kidolgozásának célja.................................................................................. 5
2. A gyakornok beilleszkedése ...................................................................................... 6 2.1. A beilleszkedés fogalma.................................................................................................. 6 2.2. A beilleszkedés pszichológiai tényezői........................................................................... 6 2.3. Beilleszkedés a szervezeti kultúrába ............................................................................... 8 2.3.1. A belső értékek......................................................................................................... 8 2.3.2. A munkacsoport jelentősége, szerepe ...................................................................... 9 2.4. A beilleszkedésnél figyelembe veendő módszertani ajánlások..................................... 11
3. A köztisztviselői munka sajátosságai .................................................................. 13 3.1. A szervezet és a munkavégzés sajátosságai .................................................................. 13 3.2. A köztisztviselői tevékenység belső értékei.................................................................. 14
4. A gyakornokképzés rendszere ............................................................................... 19 4.1. Hatály ............................................................................................................................ 19 4.1.1. Személyi hatály ...................................................................................................... 19 4.1.2. Időbeli hatály.......................................................................................................... 19 4.2. A beilleszkedést támogató rendszer .............................................................................. 20 4.2.1. A beilleszkedést támogató rendszer szereplői........................................................ 20 4.2.2. A gyakornokok képzésének rendszere és szervezeti feltételei............................... 20 4.2.3. Módszertan ............................................................................................................. 20 4.2.4. A beilleszkedés ismeretszerzési módszerei............................................................ 21 4.2.5. A gyakornokok felkészítésének javasolt témakörei ............................................... 22 4.2.6. A beilleszkedésnél figyelembe veendő események ............................................... 24 4.3. A képzés ........................................................................................................................ 24 1. melléklet ........................................................................................................................... 28
2
1. A témakör megalapozása
1.1. A gyakornokok felkészítésének fontossága A szervezetek hatékony működésének egyik feltétele az emberi erőforrásokkal való hatékony gazdálkodás. Az Európai Unióhoz való csatlakozás, a gyors környezeti változások megkövetelik a közigazgatás fejlődését is, illetve ennek megvalósítási feltételeként a közigazgatásban dolgozó munkatársak tudásának, felkészültségének fejlesztését. Az emberi erőforrás fejlesztésnek nemcsak a szervezetben régóta dolgozókra kell kiterjednie, hanem a szervezetbe bekerülő új dolgozókra is. A fejlesztés első lépése, úgymond megalapozója a szervezetben való belépéskor a gyakornokok beilleszkedésének segítése. Ez minden esetben fontos, függetlenül attól, hogy az új belépő rendelkezik-e vagy sem szervezeti tapasztalatokkal, de mindenképpen kiemelt helyet foglal el a munka világába frissen bekerült pályakezdő gyakornokok esetében. Az új belépők – a gyakornokok – képzése, felkészítése módszerében és tartalmában is eltér a már szervezetben dolgozó köztisztviselők képzésétől, hiszen az ő felkészítésük számos speciális elemet tartalmaz, amely a képzés szervezeti beilleszkedés elősegítésére vonatkozó céljából ered. Erre a feladatra a szervezeteknek különböző programokat kell kialakítaniuk. Ez biztosítja, hogy minden gyakornok tervszerűen felkészülhessen nem csak a szervezeten belül elvégzendő szakmai feladatokra, hanem arra is, hogy minél előbb megismerje a szervezet működési rendszerét, kultúráját, az elvárt magatartási szabályokat. Kiemelten fontos a felkészítő képzéseknél, a köztisztviselő elkötelezettsége, az adott rendszer céljaival való azonosulása, tudásának, képességeinek-készségeinek fejlesztése és a közigazgatás adott szervezetének javára történő mind teljesebb kibontakoztatása és hasznosítása. A köztisztviselő munkája során közszolgálatot lát el, s ez különbözteti meg a többi szférában (politikai, gazdasági stb.) dolgozóktól.
3
1.2. Előzmények Kimondottan a közszolgálatban dolgozó gyakornokok beilleszkedésére vonatkozó szakirodalom nem áll rendelkezésünkre. Elsősorban olyan szakkönyvek fordulnak elő, amelyek a beilleszkedés elősegítésének, felkészítésének témakörét érintik. Mártonffy Károly: A közszolgálat utánpótlása és a gyakorlati közigazgatási vizsgáról szóló törvény magyarázata című műve - mely a Magyar Közigazgatástudományi Intézet kiadásában 1935-ben jelent meg - részletesebben ír erről a kérdésről. A közigazgatási gyakornokok foglakoztatásáról gondoskodik már a vármegyei ügyviteli szabályzat (125.000.1092.B.M. sz. r.). E szabályzat 84§-ának utolsó bekezdése szerint „ a közigazgatási gyakornokokat szolgálatba lépésük után mindenekelőtt a kezelési teendők teljesítésére osztanak be. Ha itt a kellő jártasságot megszerezték, egyes előadókhoz beosztva, ezeknek segédkeznek, s ezek felelőssége mellett működnek. Önálló előadóként csak akkor szerepelhetnek, ha már kellő gyakorlati képességüket a fogalmazási teendőikben is igazolták”. (182. old.) Lényegében ugyanezt tartalmazza a 269.§ is, amikor kimondja, hogy” a közigazgatási gyakornok addig, amíg a kezelésben teljes jártasságot nem szerez, a kezelésnél segédkezik. Egyébként rendszerint fogalmazási teendőket végez, szükség esetén azonban kezelési teendőkkel is megbízható.” E rendelkezés magyarázatául mondja Némethy Károly, hogy tapasztalati tények igazolják, hogy az elméletileg legképzettebb egyének hivatalba lépésükkor a hivatalos ügyek elintézésében járatlanok. Helyes rendszer mellett a hivatali életben szükséges elméleti és gyakorlati ismeretek megszerzésénél fokozatosan kell eljárni. Az ügyiratok elintézésénél szem előtt tartandó szakszerűségeket, az ügyiratok sorsát, illetőleg azt az utat, amelyet az ügyiratok hivatalon belül megtesznek, legjobban a segédhivatalokban lehet megfigyelni. A tanulmányi felügyelő intézmény bevezetéséről: Ezt az intézményt nálunk is meg lehetne valósítani. Kétségtelen, hogy minden igazgatási ágban lehetne találni olyan tisztviselőket, akik erre a szép, kitüntető és különösképpen pedagógiai feladatra alkalmas személyi, értelmi és tudásbeli felkészültséggel rendelkeznek. A belső képzés megvalósításához: … a kir. Törvényszékeknél és az ügyvédi kamaráknál joggyakorlaton lévők képzésére összejöveteleket tartanak ……….(hetente két órás időtartamban) … Az összejöveteleknek az a célja, hogy azokon joggyakorlaton lévők elméleti és gyakorlati kiképzése a jogfejlődés újabb eredményeinek, vitás kérdéseknek és jogeseteknek megbeszélése útján és más alkalmas módon előmozdíttassék.
A tágabban értelmezett beilleszkedés segítése megjelenik a munkapszichológiai és a HR menedzsment szakirodalomban.1 Természetesen a beilleszkedés általános problémáinak feldolgozása és a felkészítésre vonatkozó javaslatok felhasználhatók a köztisztviselői gyakornokok felkészítésében is.
1
Klein Sándor. Munkapszichológia. Gondolat Kiadó. Budapest. 1980. HR Emberi erőforrás menedzsment- felsőfokon. Management Kiadó Kft. Budapest. 2001. Kézikönyv a korszerű személyzeti munkához. WEKA Szakkönyv. Budapest. 2000. A személyzeti Osztály. Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó. Budapest. 1998. Személyügyi ABC. Verlag DASHÖFER Szakkiadó Kft. Budapest. 1999.
4
1.3. A tanulmány kidolgozásának célja Annak érdekében, hogy a gyakornokok felkészítése, beilleszkedésük segítése megalapozott legyen, át kell tekinteni a befolyásoló tényezőket és feltételeket. Szükség van a gyakornokképzés módszertanának kidolgozására, amely segíti a gyakornokok szervezetbe való beilleszkedését, tartalmazza azokat az ismereteket és tematikákat, amelyeket minden köztisztviselőket foglalkoztató intézményben meg lehet valósítani, sőt a gyakornokok felkészítéséhez általánosan be lehet vezetni. A megfelelő módszertannal alátámasztott felkészítés célja, hogy alakítsa, fejlessze a köztisztviselő elkötelezettségét, az adott rendszer céljaival való azonosulását, tudásának, képességeinek, készségeinek fejlesztését és a közigazgatás adott szervezetének javára történő mind teljesebb kibontakoztatását és hasznosítását. A tanulmány összefoglalja a felkészítés céljait, elveit, javaslatot tesz a közszolgálatiság átadandó értékeinek körére, a gyakornokképzés metodikájának megalapozására.
5
2. A gyakornok beilleszkedése 2.1. A beilleszkedés fogalma A beilleszkedés egy speciális fejlesztési folyamat, amelyet igazán hatékonyan csak jól megalapozott, átgondolt, egységes koncepcióba épülő módszertan alapján lehet eredményesen megvalósítani. Annak ellenére, hogy a közszféra intézményei különböző feladatokkal és szervezeti sajátosságokkal jellemezhetők, a gyakornokok felkészítésében célszerű néhány alapvető és egységes követelményt és módszertant alkalmazni éppen a közszolgálatiság általános értékei megőrzése érdekében. A gyakornoki időszak lehetőséget nyújt arra, hogy a pályakezdő kipróbálhassa megszerzett ismereteit, ezeket a gyakorlatban megmérettesse, összemérje képességeit, ismereteit konkrét feladatok megoldásával, pozícionálja magát egy új helyzetben, környezetben, kapcsolatrendszerben. Le tudja mérni, hogy összességében megfelel-e az új helyzet kínálta kihívásoknak, gyakorlati tapasztalatokkal fejleszti képességeit, szembesül erősségeivel és gyengeségeivel és mindezek következtében kialakul felelősségérzete. A beilleszkedésnek a gyakornok megtartása szempontjából is jelentőséggel bír. Ha nem fordítunk figyelmet a beilleszkedés támogatására, nagyobb a veszélye a fluktuáció növekedésének. A köztisztviselői életpálya kiszámíthatósága csak akkor biztosítható, ha első lépései egy hatékonyan működő beilleszkedési program alapján történnek. A gyorsabb beilleszkedés egyben gyors teljesítménynövekedést is eredményezhet.
2.2. A beilleszkedés pszichológiai tényezői2 A sikeres beilleszkedéshez és fenntartásához egy sor előfeltételnek kell teljesülnie. Ide tartozik például: − a pszichológiai szerződés megkötése, azaz a tudatos azonosulás a szervezet normáival és értékeivel, alkalmazkodás a szervezethez, annak munkatársaihoz, − az új munkatársak tiszteletben tartása az ott dolgozók részéről. Ezek az előfeltételek különösen a kezdeti szakaszban nagy jelentőségűek a munkaerő keresésébe fektetett jelentős erőforrások megtérülése, illetve a fluktuáció csökkentése érdekében. A pszichológiai szerződés létrejöttéhez és tartósságához több feltétel együttes érvényesülésére van szükség:
2
Klein Sándor: Munkapszichológia. Gondolat.1980.
Pszichológia. Szerkesztette: Geréb György. Tankönyvkiadó, 1976. E.H. Schein: Szervezéslélektan. Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó. Budapest.1978.
6
-
a munkatárs megfelelő bevezetése új munkakörébe; a munkafolyamatok kellő összetettsége és szervezettsége, a feladat- és felelősség megosztás; - a szervezet tagjai, de főképpen a vezetők és az új belépők közötti gyakori érintkezés és annak támogató módja; - a feladatok meghatározásának módja; - a továbblépési lehetőségek; - a munkakörrel járó ösztönző kompenzáció. A vezető és az új munkatárs már az első napon kösse meg a „pszichológiai szerződést", melyben tisztázzák a teljesítménykritériumokat, a meghatározó viselkedési normákat. Az új munkatársak beillesztését a szervezeti és szociális viszonyokba a legtöbb esetben már eleve meghatározza az a mód, ahogyan a szervezeten belül a munkát szervezik, valamint azon kapcsolatok jellege, melyekre az együtt dolgozó emberek mindennapos érintkezése épül. A gyakornok – különösen akkor, ha előzetesen más szervezetben még nem dolgozott – várakozó és felfokozottan stresszes állapotban van. Személyiségétől függően előfordulhat aggodalom, szorongás, így azonnal még nem alkalmas a vele szemben támasztott követelményeknek megfelelni. Tapasztalatok híján önértékelése a jövendő munkájával kapcsolatosan erősen szubjektív. Egyaránt előfordulhat túlzott alulértékelés, illetve önbizalom. Olyan kérdések foglalkoztatják, mint például -Befogadja-e a szervezet, az a közösség, ahol dolgozni fog? -Képes lesz-e a feladatokat elvégezni? -Hogy fogja megszokni a rendszeres munkába járást, a tanulástól eltérő életvitelt? A felnőtté válással a személyiség fejlődése nem szűnik meg, de a fejlődés sajátosságai módosulnak. A tanulási folyamat átalakul, az interiorizáció lesz a jellemző, vagyis a külső követelmények belső feltételektől függő elsajátítása kerül a középpontjába. Ennek következtében a felsőfokú tanulmányokat befejező pályakezdőknél, gyakornokoknál a csoportra jellemző beállítottságok és magatartási módok nagy szerepet játszanak a személyiség fejlődésében. Melyek azok a sajátosságok, amelyek a felnőttkori személyiségfejlődési szakaszra leginkább jellemzőek? - A megszilárdulási folyamatok dominálnak: a többnyire már kialakult különböző képességek továbbfejlődése és megszilárdulása jellemző. - A felnőttkor fejlődést meghatározó tevékenysége a munka, illetve a foglalkozásbeli szerephez kapcsolódó magatartások elsajátítása. - Az egyéni különbségek nagyobbak lehetnek, mint az élet előző szakaszaiban (Azzal is számolni kell, hogy a felnőtté válás időszaka nem határozható meg egyértelműen, a fiziológiai érés időtartama csökken, a szociális szerep elsajátításának időtartama kitolódik.) - A korai felnőttkor a társadalomba való beilleszkedés időszaka, döntő jelentőségű az egyén későbbi pályafutása szempontjából. A szocializációnak két fő színtere: • a munkahelyi beilleszkedés, • az önálló családi életre való felkészülés.
7
−
A felsőfokú végzettségűek általában szellemileg fogékonyabbak, nyitottabbak, érdeklődőbbek, nagyobb az önismeretük, habár esetükben túlzott önértékelés is megjelenhet náluk. Fontosnak tartják a karrier építését. Esetenként számolni kell az elhelyezkedési nehézségek miatt a vágyak és a lehetőségek ütköztetése során megjelenő csalódással.
Az új munkahelyre került dolgozó igyekszik magáévá tenni az ott tapasztalt jelenségeket, megpróbálja a munkahelyet saját képmására formálni. Minél merevebb a dolgozó személyisége, illetve a munkahely rendszere, szervezete, kultúrája, annál inkább számolni kell a beilleszkedés nehézségeivel. Különösen fontos ez olyan intézmények esetében, ahol a szervezet hierarchikus működését kötelezően betartandó szabályok írják elő, így az egyén mozgásszabadsága korlátozott. Ezért is van nagy jelentősége a kiválasztásnak, hogy az össze nem illést már előre meg lehessen becsülni vagy határozni.
2.3. Beilleszkedés a szervezeti kultúrába Szinte minden szervezetnek van jól megfogalmazott küldetése, célrendszere, valamint belső értékrendje. Az egyedi sajátosságok mellett szinte mindenhol megtaláljuk alapvető értékként az alkalmazottak felelősségvállalását, kezdeményezőkészségét és lojalitását. Ahhoz, hogy ezen értékek a munka természetes velejárói legyenek, a legcélravezetőbb, ha a munkatársaknak a belépés pillanatától kezdve kellő információt nyújtunk. A munkahelyére belépő gyakornok új elvárásokkal, lendülettel és bizonyítási vággyal kezdi el a munkát. Ezt a nyitottságot és lendületet használhatjuk fel ahhoz, hogy a szervezet belső értékrendjét megismertessük és elfogadtassuk. Az értékek, célok megismerése és a velük való korai azonosulás hosszú távra elkötelezheti az adott munkatársat a szervezet, valamint a fejlődés irányába.
2.3.1. A belső értékek3 Minden szervezetnek fontos, hogy tisztázza belső értékrendjét és meghatározza azon célok, elvek, értékek körét, amelyek érvényesítését tevékenységében szem előtt tartja. A szervezeti értékrend kialakítása és funkcionáltatása nem függ sem a szervezet jellegétől, sem a szervezet nagyságától. Az etikus magatartás a szervezeti és egyéni hozzáállásnak, a szervezeti értékrend követésének mindennapi gyakorlatban történő megvalósulása. Emiatt kiemelt feladat a munkavállalók felkészítése, elfogadtatása, személyes belső értékké válás folyamatához szükséges feltételek megteremtése.
A szervezet belső értékei: - a szervezetnek az a tulajdonsága, amely a társadalom és az egyén számára való fontosságát emeli ki; - a szervezet tagjainak tevékenységét ez vezérli; - a szervezet belső tulajdonságai, melyek fontosak és fontossági sorrendbe rendezhetők. 3
8
Funkcióját tekintve bárhova is sorolható egy szervezet, van valamilyen értékrendje, amelynek összhangban kell lennie küldetésével. Fontos, hogy a szervezet tagjai, vezetői saját szervezetük társadalmi küldetését képesek legyenek világosan meghatározni és mind a belső, mind a külső világ felé ezt közvetíteni, sugározni. A szervezetek sokszínűsége - küldetés, funkció, tevékenység jellege, szervezet nagysága szerinti differenciálódása - jogosan feltételezi, hogy minden szervezet az elvek, értékek egy sajátos együttesét határozza meg. Ilyen formán a szervezeti értékrendek bizonyos különbözőségéről, egyediségéről beszélhetünk. A vezetők feladata a szervezeti értékrend tisztázása, melynek felelősségét nem delegálhatják. Ezt a feladatot nagy körültekintéssel és alapossággal nekik kell megoldaniuk. Természetesen ez nem zárja ki, sőt igényli a szervezet tagjainak bevonását. Sajátos, furcsa helyzet alakul ki, ha a vezetés nem fogalmazza meg és nem deklarálja a szervezet értékrendjét. Ez esetben is kialakulnak bizonyos szokások, preferenciák és erre épülő magatartások, valamiféle látens, torz "elvek", "értékek" mentén. A látens és nem deklarált szervezeti értékrend hosszú távon értékzavarhoz és ebből következően működészavarhoz vezet. Ennek következménye a diffúz magatartás kritikus helyzetekben. Miért van szükség a belső értékek meghatározására? - Egyértelműen meghatározzák, mi a fontos, az értékes a szervezet számára, ezekre épül a szervezet tagjainak magatartása. - Ismeretlen helyzetekben is orientálnak az adekvát magatartásra. - Az Etikai Kódex alapját képezik. A szervezet belső értékeit nyilvánosságra kell hozni: - Belülre: tudják a szervezet tagjai, hogy mi az, amit a szervezet magatartásban szemléletben preferál, - Kívülre: a partnerek tudják, kivel állnak kapcsolatban, mire számíthatnak. A szervezetbe belépő, ha kellően figyelmes, hamar rájön arra, hogy milyen vezetési stílus jellemző a vezetőkre, mi az, amit feltétlenül elvárnak a beosztottaiktól, miért jár jutalom, mi az ajánlatos és követendő szervezeti magatartás stb.
2.3.2. A munkacsoport jelentősége, szerepe A jól működő munkacsoportban, ahol az új dolgozónak is egyértelműen meghatározott feladata, szerepe, felelőssége van, könnyebb a beilleszkedés, mint ellenkező esetben. Ha a gyakornok a beilleszkedés időszaka alatt ellentmondásos helyzetekbe kerül, ha nem kap segítséget, ha magára van hagyva, ha vélt vagy valódi sérelmeket halmoz fel - beilleszkedése is nehezebb; - elhúzódik az az időszak, ami után a gyakornok a szervezet teljes értékű tagjának tekinthető; - nem az elvárt viselkedést, teljesítményt nyújtja. A fentiek alapján megfogalmazhatók a munkacsoporttal szembeni elvárások a beilleszkedés megkönnyítése érdekében: 9
-
-
a nyílt kommunikációjú csoportban könnyebb, mint a konfliktusokkal terheltben; a szervezet érdekeit támogató szilárd és átlátható kultúrájú és értékeket valló csoport elvárásai jobban megismerhetők, egyértelműek. (Azt azonban ki kell emelni, hogy az ilyen kultúrájú csoport nehezebben fogadja be az új tagot, magasabb követelményeket támaszt. De ha már befogadta a pályakezdőt, az mélyebb, tartósabb kapcsolatot jelent, megadja a támogatást, megvédi őt a csoport tagjaként!), jelentősége van a tárgyi környezetnek, a munkahely minőségének.
A munkacsoport szerepe kapcsán kiemelendő néhány olyan esemény, amely úgy mint a csoportkultúra meghatározhatja a belépő csoportba való beilleszkedését. Ezek a történések egyben befolyásolják az új belépő munkahelyi szocializációját, későbbi munkahelyi magatartását, vagy kellő indokot adnak a szervezet elhagyására. Pletyka: Természetes velejárója bármilyen emberi közösségnek. A pletykával kapcsolatot teremtünk, híreket adunk-veszünk, a hiányzó részeket kipótoljuk, színesítjük. Kisebb-nagyobb bonyodalmat okozhat, de amíg nincsen benne ártó szándék, baj sincs. A pletyka mögött azonban megjelenhet a rosszindulat, olyan negatív előjelű, érzelmileg felfokozott állapot és cselekvés, amely rivalizációra utal. Bűnbakképzés: A csoport egy tagját kirekeszti, másként kezeli vélt vagy valós indokok alapján, felelőssé teszi bizonyos történésekért. A csoportkohéziót ugyanis hihetetlenül erősíti a „belső közös ellenségkép". Konfliktusok: Bármilyen munkacsoportban normálisnak tekinthető a személyes konfliktusok és a mások elleni támadások előfordulása. Ezek ugyanis a csoportdinamika és a csoportnorma alakulásának szükségszerű velejárói. Túlzott megjelenésük azonban a munkatevékenység rovására megy. A munkahelyi pszichoterror: Ezzel a megnevezéssel azt a konfliktusfolyamatot jelölik, mely során valakit vagy valakiket kollégáik, illetve vezetőik gyakran, hosszabb időn át különböző inzultusoknak, zaklatásoknak tesznek ki. Ide soroljuk, ha valakinek nevetségessé teszik szokásait, öltözködését, magatartását, ha állandóan kritizálják, akár fizikailag bántalmazzák, munka közben zavarják, zaklatják stb. Ezen támadó aktusok általános jellemzője, hogy ellenséges, agresszív szándék rejlik mögöttük. A fenti beilleszkedést nehezítő események életképessége nagyban függ a csoport értékeitől, erejétől. Egy olyan csoportkultúrában, ahol a problémák megoldásának módszerei között nem szerepel a nyílt, szemtől szembe kommunikáció, ott bárki áldozattá válhat. A vezetőnek határozottan be kell avatkoznia, ha a fenti események elmérgesednek, különösen akkor, ha az új belépővel szemben pszichoterrorra utaló jelet észlel. Ezt a konfliktusok felvállalása árán is meg kell tennie. Ehhez az szükséges, hogy a vezetők megfelelő felkészültséggel rendelkezzenek az agresszív szándékú kommunikációs 10
viselkedés első jeleinek felismerésére. A vezetők és a dolgozók megfelelően tájékozottak legyenek a pszichoterror veszélyességéről, ami azt eredményezheti, hogy az alkalmi konfliktusok nem alakulnak át pszichoterrorrá. Fel kell készíteni a gyakornokot arra, hogy - nem kapja meg mindig azt a figyelmet és törődést, amit igényelne, mert a vezetőnek valamennyi munkatársára figyelnie kell; - a beilleszkedés, kölcsönös alkalmazkodás során neki is figyelnie kell, melyek azok a viselkedések, amelyeket a csoport elfogad, és melyek azok, amelyeket elutasít.
2.4. A beilleszkedésnél figyelembe veendő módszertani ajánlások A továbbiakban azokat a pszichológiai törvényszerűségeket emeljük ki, amelyeket a beilleszkedés módszertanának kidolgozása során célszerű figyelembe venni: - A beilleszkedési folyamat során olyan feladatokat kell adni, amelyek lehetővé teszik a gyakorlás következtében a személyes kompetenciák fejlődését. A gyakornok kezdje egyszerűbb feladattal, a lényeg, hogy az új munkatársnak azonnal legyen tennivalója. - A fejlettebb kompetenciákkal az egyén magasabb szinten képes ellátni feladatait, ezért a gyakorlatokat is úgy kell megtervezni, hogy megoldásuk egyre magasabb szintű és egyre szélesebb körű kompetenciákat igényeljen. A gondolkodás szerkezete csak a gondolkodás gyakorlásával fejleszthető, a fejlettebb agy magasabb szinten tud gondolkodni. - A felnőttkori tanulás hatékonyságának növelése érdekében az ismeretátadás legyen gondolkodtató, adjon lehetőséget az önálló alkotásra, és a szervezet adjon lehetőséget a tanulásra. - A konkrét feladatok elvégzéséhez álljon elegendő idő a betanulásra. Ehhez biztosítani kell a megfelelő munkateret és a munkaeszközöket. Egyszerre mindig csak egy munkafolyamat bemutatására, illetve magyarázatára kerüljön sor. Nyíltan fel kell tárni mindazokat az esetleges veszélyeket, amelyek az adott feladat során előfordulhatnak. - A gyakorlás során a terhelés egyéni különbségek szerint alakul. Az alulterhelés, illetve túlterhelés mértéke egyéni. Csak az egyéni sajátosságokat is figyelembe vevő optimális gyakorlás, terhelés a fejlesztő. Ezért a gyakorlatok megtervezésénél figyelembe kell venni az életkori és egyéni sajátosságokat. - Szelektálni kell az átadandó ismereteket, a fontosakra elegendő idő jusson. - Az ismeretátadás igényt, érdeklődést keltsen. - A kompetenciák fejlesztéséhez biztosítani kell a megerősítést, az eredmények visszacsatolását. - Bármilyen feladatot végez a gyakornok, a hangsúly a feladatok nagyon pontos végrehajtásán legyen, a munkatempónak a beilleszkedés első szakaszában kevésbé van jelentősége: a minőség elsőbbséget élvez a mennyiséggel szemben. - A gyakornoknak lehessen hibázni is, amelyből tanulhat. A hibákat azonnal vissza kell csatolni, meg kell beszélni. 11
-
-
A beilleszkedési program megtervezését, illetve az ismeretek átadását előzze meg a gyakornok személyiségének, motivációinak megismerése. Ennek ismeretében tervezhető meg az ismeretek átadásának módja. • Mire törekszik? – motivációk, beállítódás, szükségletek • Mire képes? – kompetenciák, figyelem, felfogásmód, problémamegoldás • Mit valósít meg magából? – jellem, környezetéhez, emberekhez való viszony, munkához, tevékenységéhez való viszony, önértékelés A gyakornok a beilleszkedés során változik, fejlődik, ezért a program közben szükség van az eredmények áttekintésére, a folytatás átgondolására.
12
3. A köztisztviselői munka sajátosságai 3.1. A szervezet és a munkavégzés sajátosságai4 A köztisztviselőket foglalkoztató közigazgatási szervek esetében az alábbi fontosabb jellemzők emelendők ki: - hierarchikus szervezetrendszer; - egyszemélyi vezetés; - a szervezetet, azon belül a szervezeti egységeket a vezető képviseli, akinek kiadmányozási joga van; - személyes hatáskör megjelölés a kiadmányozás átruházásának tilalmát is jelenti; - az utasításadás a vezető joga a törvény keretein belül; - a belső kapcsolatokat a szolgálati út határozza meg, amely rendelkezik az információnak a szervezeten belüli áramlásáról; - a hatásköröket, jogköröket, a szolgálati utat a szervezet SZMSZ-e, illetve Ügyrendje rögzíti. A köztisztviselői feladatkört, hatáskört, hatósági jogkört jogszabályok, szakigazgatási, hatásköri jegyzékek tartalmazzák. Lényeges az alábbi fogalmak egyértelmű meghatározása és lényegi sajátosságaik megismertetése. Ezek alapján lehetővé válik a köztisztviselői munka más tevékenységektől való megkülönböztetése. Fogalom
Tartalom
Feladatkör
Valamely célkitűzés megjelölését jelenti. Nemcsak jogszabály, hanem felettes szerv is előírhatja. Azt határozza meg, melyik szerv mit tehet valamely feladatnak a végrehajtása érdekében. Az egyes szervek közötti hatáskörmegosztás egyben munkamegosztást is jelent. Hatáskör átruházás: két szerv között történik Hatósági ügyekben biztosított hatáskör. Kötött, mivel csak jogszabály állapíthatja meg. Nem lehet más szervre átruházni. Gyakorolni csak a törvényben rögzített eljárási szabályok szerint lehet. Egyetlen szerven belüli munkamegosztás.
Hatáskör
Hatósági jogkör
Kiadmányozás
A hatáskör önállósága:
A témáról ld. bővebben: 4 Az egységes községi szakvizsga tankönyve. Közgazdasági és Jogi Kiadó, Budapest. 1973. Dr. Hazafi Zoltán- Dr. Dudás Ferenc: Közigazgatási auditálás. NOVORG. 1996.
13
-
csak az adott hatáskörrel felruházott szerv gyakorolhatja; elvonni, gyakorlását korlátozni nem lehet; konkrét ügyekben az eljáró szervezetet utasítani a döntésében nem lehet; a döntést a felettes szerv nem változtathatja meg, csak a jogszabályban meghatározott esetekben és módon; felelősséggel tartozik annak törvényes és eredményes gyakorlásáért; külön eljárási szabályok is irányadók.
A szervezetekben a szakigazgatási feladatok mellett a folyamatok hatékony elvégzését támogató úgynevezett funkcionális feladatok is megtalálhatók: - valamennyi szakigazgatási szerv tevékenységét érintik; - általános jellegűek. Általában az alábbi funkcionális feladatok találhatók meg a szervezetekben: - postabontás, elosztás - szignálás - iktatás - mutatózás - az iratok átvétele, átadása - előadói ív kitöltése - expediálás - irattározás - sokszorosítás Az ügyirat keletkezése, intézésének útja jól jellemzi egy szervezet belső működési sajátosságait. A szervezet megismeréséhez célszerű áttekinteni az érintett közigazgatási eljárás menetét. Ez egy jó lehetőség arra, hogy egy bonyolultabb szervezet esetében a gyakornok ne csak megismerje a funkcionális feladatokat, hanem megismerésükön keresztül áttekintse a szervezet működését.
3.2. A köztisztviselői tevékenység belső értékei A köztisztviselői belső értékeket leginkább a Köztisztviselői Etikai Kódex tartalmazza. A Kódex - kifejezi azokat az értékeket, amelyeket a köztisztviselőnek meg kell ismernie, magáévá kell tennie és a mindennapi munkájában érvényesítenie kell; - meghatározza a szervezet, a vezetők, illetve a köztisztviselő azon feladatait, amelyek szükségesek az értékek érvényesüléséhez. A továbbiakban idézzük azokat a paragrafusokat, amelyek a köztisztviselő magatartására vonatkoznak, és implicit módon tartalmazzák a köztisztviselőket foglalkoztató intézmények általánosnak tekintett belső értékeit.
14
1. § A magyar köztisztviselői kar mindennapi hivatali alapértéknek5 tekinti: - a közérdek szolgálatát - a törvényességet - a közügyek pártpolitika-semleges intézését - a magas fokú szakmai felkészültséget - a pártatlanságot - az igazságosság és méltányosság érvényesítését - a humánumot - az állampolgárok megelégedettségének kiérdemlését - az egyéni felelősségvállalást - az eredményességet.
cselekvéseit
meghatározó
2. § A köztisztviselő magánéletében is kerüli az olyan magatartást, amely kedvezőtlenül befolyásolhatja a társadalomban a köztisztviselői karról kialakult képet, illetve amely megingathatja a pártatlan, törvényes, szakszerű közigazgatásba vetett közbizalmat. 3. § A szakmai színvonal kiemelt kezelése érdekében kívánatosnak tartjuk, hogy a szakmaiság követelménye még rendkívüli esetekben is a lehető legkisebb mértékben sérüljön, s ha nem kerülhető el, indokolt mielőbb orvosolni. A munkáltató ügyeljen arra, hogy a kedvezmény alkalmazása minél kevésbé befolyásolja hátrányosan a szervezet szakmai működésének színvonalát. A munkáltató - lehetőségeihez képest - mindent kövessen el annak érdekében, hogy a kedvezményezett köztisztviselő mielőbb elérje a jogszabályban meghatározott, kívánatos szakmai szintet. 4. § A társadalom közmegbecsülésének záloga a bizalom a köztisztviselői kar iránt. A közigazgatás pártatlanságának, semleges, részrehajlás nélküli működésének megőrzése és a közbizalom megerősítése érdekében kerülni kell minden olyan helyzetet, amely alkalmat adhat rá, hogy - országosan vagy a szűkebb társadalmi környezetben - gyanú ébredjen, hogy ezeket az értékeket megsértették. 8. § Annak érdekében, hogy kialakuljon és megerősödhessen a köztisztviselőkben a közigazgatási karhoz tartozás tudata, s ez a kötődés tartós legyen, az államnak, mint "kenyéradónak" kötelessége a kar szervezettségét olymódon biztosítani, hogy ez járuljon hozzá a köztisztviselői önbecsülés megerősödéséhez. 9. § Az állampolgárok mint adófizető polgárok elismerésének kiérdemlése megköveteli, hogy a közigazgatás a lehető legkisebb anyagi ráfordítással a lehető legeredményesebben teljesítse küldetését, s ennek érdekében a hagyományosnak mondott értékekkel összeegyeztetve helyezze előtérbe a társadalmi, gazdasági
5
Az alapértékek azonosíthatók a belső értékek fogalmával.
15
környezet változásaihoz gyorsan alkalmazkodó szervezetalakítási és -működtetési módszereket is, nem hagyva azonban figyelmen kívül, hogy a szervezetkorszerűsítés kapcsán emberi sorsokat érintő döntések is születhetnek. 10. § A kiegyensúlyozott, pártatlanul, s magas színvonalon működő közigazgatás a köztisztviselőtől megköveteli: cserébe azért, hogy életre szóló hivatást gyakorolhat, amelynek biztosítékai a tisztességes megélhetést nyújtó előmenetel kiszámíthatósága, tervezhetősége, s a foglalkoztatás stabilitása - szakértelmének, s képességeinek teljes odaadásával, s legjobb szakmai tudása szerint lássa el feladatát. A köztisztviselői hivatás gyakorlásának fontos részét képezi a szakmai önmegvalósítás, ezért bátorítandó, s támogatandó a tudományos, oktatói, művészeti, lektori, szerkesztői, valamint jogi oltalom alá eső szellemi tevékenység végzése, mivel ezek is gazdagíthatják a köztisztviselői kar szellemi potenciálját, s ily módon hozzájárulhatnak a közigazgatás teljesítményének fokozásához. 12. § A demokratizmus és a szervezethez kötődés erősítése, a színvonalas szakmai munka ösztönzése, a pozitív és negatív példák nevelő erejének érvényesítése egyaránt megkívánja, hogy nyilvánosságot kapjon az indokolással, illetve a méltatással együtt minden olyan vezetői döntés, amely a pályagyorsítással, címadományozással, jutalmazással, kitüntetéssel, rendkívüli díjazással, valamint a pályaúton való visszavetéssel függ össze. 13. § A szakmai színvonal általános emelése nélkülözhetetlen a közigazgatás eredményességéhez, valamint a társadalom közmegbecsülésének kiérdemléséhez. Ezért a köztisztviselőnek a kötelező részvételen túl a továbbképzési lehetőségek során arra kell törekednie, hogy szakismereteit, tudását gyarapítsa, a továbbképzésre szánt időt aktívan kihasználja, s felkészüljön az ismeretek gyakorlati alkalmazására. Továbbá a szervezetten biztosított továbbképzési lehetőségeken túl önképzéssel is gyarapítania kell szakmai ismereteit, jártasságát a gyorsabb és színvonalasabb ügyintézés érdekében. Továbbá kívánatos, hogy ha szükségesnek látja kezdeményezze továbbképzésben való részvételét munkáltatójánál. Igénye azonban nem terjedhet túl a közigazgatási szerv teherbíró képességén. Elvárható az is, hogy a továbbképzésben való részvétele a kollegialitás keretein belül maradjon, s ne hárítson aránytalanul nagy többletterhet munkatársaira. Továbbá törekedjék munkáltatójával együttműködve eldönteni, hogy milyen típusú és témájú továbbképzés szolgálja leginkább szakmai fejlődését. Továbbá a közigazgatási szervtől megkívánható, hogy ne gátolja, hanem lehetőségéhez képest ösztönözze a köztisztviselők rendszeres és folyamatos továbbképzését. 14. § A teljesítményközpontú közigazgatás tervszerű, átgondolt, s igazságos munkáltatói magatartást igényel, amelyhez a köztisztviselők teljesítményének folyamatos, objektív értékelésére van szükség. A köztisztviselő emberi és szakmai megbecsülése iránti igényéből is következik, hogy "énképének" formálásához munkájának rendszeres értékelése révén visszajelzéseket kapjon.
16
15. § A szakszerű, pártatlan, igazságos és kultúrált ügyintézés minden köztisztviselő elemi kötelezettsége. Ezért megkövetelhető minimum, hogy a köztisztviselő munkáját jól végezze, amelybe beletartozik a napi munkaidő maximális kihasználása, az eljárási szabályok és határidők megtartása, a kulturált magatartás az ügyfelekkel szemben, akár közvetlen kapcsolat során, akár telefonon, vagy írásban történik ez. Munkatársaival szemben legyen segítőkész, udvarias, együttműködő, s különösen a pályakezdők vagy kevésbé tapasztalt kollégák szakmai fejlődéséhez adjon meg minden személyes segítséget. Munkatársaival való kapcsolatát hassa át a másik nem iránti feltétlen tisztelet. Továbbá külső megjelenésével, kultúrált öltözködésével erősítse munkahelye presztízsét, fejezze ki tiszteletét főnökei, munkatársai és az állampolgárok iránt. Fokozottan érvényes ez a követelmény, ha a köztisztviselő külső szerv, vagy a lakosság előtt munkáltatója képviseletében jelenik meg. 16. § A pártatlan és részrehajlás nélkül működő közigazgatás megköveteli, hogy az állami és a szolgálati titok kezelésére vonatkozó jogszabályi rendelkezések megtartásán túlmenően ne kerüljenek nyilvánosságra olyan információk, amelyek kiszolgáltatása a közigazgatási szervre, illetve a munkatársra nézve hátrányos következménnyel járna. Fokozottan ügyelni kell arra, hogy a hivatali tevékenység során megismert adatok, tények felhasználása ne veszélyeztesse a köztisztviselői kar pártpolitikai semlegességébe vetett bizalmat. Ugyanakkor indokolt védeni a köztisztviselő véleménynyilvánítási szabadságát is, különösen, ha a közérdek iránti lojalitás erősebbnek mutatkozik a munkaadó által megkövetelt "csendben maradásnál". Ezért a köztisztviselő az állami és szolgálati titok megtartásán túlmenően köteles megőrizni minden olyan adatot, tényt, információt, amelynek felhasználása veszélyeztetheti a kódexben meghatározott értékeket, így különösen a törvényességet, a közügyek pártpolitika-semleges intézését, a pártatlanságot, az igazságosságot, a méltányosságot és a humánumot. E kötelezettség kapcsán kiemelt jelentőségű, hogy a köztisztviselő jogosult nyíltan kifejezni elégedetlenségét egy általa erkölcsi értelemben rossznak, igazságtalannak ítélt eljárás vagy döntés kapcsán. Elsősorban azonban ezt a jogát a szervezeten belül gyakorolja. 18. § Az ember iránti tisztelet megköveteli, hogy a munkáltató ne csak intézkedése tárgyának tekintse a köztisztviselőt, hanem a döntések mögött lássa az embert is. Semmi sem indokolhatja az emberi méltóság megsértését, megalázó helyzetek teremtését.
Hasonló értékeket határoz meg a külföldi szakirodalom6 is. A cikkekből kiolvasható belső értékek, kompetenciák: − Közérdek képviselet − Szakértelem, kompetencia − Lojalitás − Etikus magatartás 6
Közszolgálat és etika (Válogatta, szerkesztette és szakmailag ellenőrizte Gulyás Gyula) Helikon Kiadó, 1997.
17
− − −
Becsületesség Törvényesség Titoktartás
Részletesebben foglalkozik ezzel a kérdéssel Terry L. Cooper: Hierarchia, erény és a közigazgatás gyakorlata. A normatív etika perspektívája. (47-61 old.) Id. Közszolgálat és etika (Válogatta, szerkesztette és szakmailag ellenőrizte Gulyás Gyula) Helikon Kiadó, 1997.
„………azt kell bemutatnunk, hogy milyen vonások jellemzik a közigazgatási gyakorlatot vagy gyakorlatok sorozatát. Legalábbis meg kell kísérelnünk megnevezni és megérteni ennek belső értékeit és erényeit. Ez a legfőbb feladatunk, mielőtt hozzálátnánk az egyes problémák tárgyalásához, vagy mielőtt körvonalaznánk a viselkedés általános alapelveit. A táblázat pusztán illusztratív, és a megértést segíti, nem célja az, hogy határozottan állást foglaljon, vagy eszközként szolgáljon a döntésekhez. Mégis, elősegítheti az egyes normák meghatározását, illetve ami még fontosabb, azt a normatív gondolkodásmódot, melyre szükség lehet a közigazgatási gyakorlat kidolgozásához.
Kötelezettség és erény 1. A közérdek iránti elkötelezettség
Belső értékek
Erények
A polgárok iránti jótékonyság Igazságosság
2. A jóváhagyási folyamatok és eljárások iránti elkötelezettség
Népfelség Felelősség Megfelelő eljárás
3. A kollégák iránti elkötelezettség
A minőségi követelményszint növelése A belső értékek elérésében való közreműködés
Jóakarat Bátorság Racionalitás Méltányosság Bölcs előrelátás Törvénytisztelet Racionalitás Bölcs előrelátás Becsületesség Önfegyelem Udvariasság Elfogulatlanság Szavahihetőség Kollégák tisztelete A gyakorlat iránt érzett felelősség Udvariasság Becsületesség Bölcs előrelátás Racionalitás Függetlenség
18
4. A gyakornokképzés rendszere 4.1. Hatály 4.1.1. Személyi hatály A gyakornok fogalmát célszerű kiterjeszteni a Ktv.-hez képest. Gyakornoknak kell tekinteni a Ktv. 24.§ (1) szakaszán kívül minden felsőfokú iskolai végzettségű köztisztviselőt, aki először dolgozik közigazgatási szervnél, és akinek 3 évnél hosszabb munkaviszonya nem volt.
4.1.2. Időbeli hatály Minden vezető elvárása, hogy a szervezetbe belépő – legyen akár pályakezdő is – minél előbb kezdjen el a munkakörében dolgozni. Ezért nagy a veszélye annak, hogy a beilleszkedési időszak rövidítésével nem lesz megfelelő a felkészülés. Másrészt az sem jó megoldás, ha a beilleszkedési időszak kitolódik, hiszen a gyakornok is szeretne minél előbb értékes munkát végezni. Legalább 1 hónapos, legfeljebb 1 éves időszak az ajánlott. A vezetők határozzák meg a beilleszkedési időszak hosszát a szervezet nagyságától és a későbbi munkafeladat követelményeitől függően. Minél nagyobb a szervezet és minél több szervezeti egységet kívánnak valós munkaélménnyel bemutatni a gyakornoknak, annál hosszabb lehet a beilleszkedési program időtartama, míg kisebb szervezetekben – amelyekben a belső munkaerőtartalékok is kisebbek – a beilleszkedési folyamat egy rövid szakasza után már konkrét érdemi feladatokkal bízzák meg a gyakornokot. A beilleszkedési program idejét ezért célszerű több szakaszra bontani: - Az első időszak a felkészülés időszaka, amelyben még a szervezettel, a munkatársakkal való ismerkedés dominál. - A következő időszakban már részleges feladatellátásra is sor kerül a vezető, a munkatársak felügyelete alatt, a mentor támogatásával. - A befejező időszakban a gyakornok már a végleges munkakörében érdemi feladatot végez, a kontroll csökken, a vezetői és mentori támogatást azonban a szervezet még program szerint biztosítja Ezek a szakaszok nem feltétlenül válnak el markánsan egymástól.
19
4.2. A beilleszkedést támogató rendszer 4.2.1. A beilleszkedést támogató rendszer szereplői A szerepek, és ebből adódóan a feladatok is eltérőek. A gyakornokot fogadó vezető, a szervezetben kijelölt mentor, a szervezet tagjai, illetve a szervezetbe belépő gyakornok együttműködése biztosítja azokat a szervezeti kultúrát, a szervezeti működést, a belső kapcsolatokat megismertető folyamatokat, interakciókat, amely elősegíti nemcsak a gyors beilleszkedést, hanem a mielőbbi érdemi munkakezdést is. A szereplők feladatait összefoglalóan az 1. melléklet tartalmazza. A beilleszkedés egy többszereplős folyamat, ezért a vezetőnek a szervezet több tagjával kell együttműködnie a megvalósításban. A gyakornokok képzésében, illetve a beilleszkedési folyamatban az alábbi szereplőknek jut fontos szerep: • a közvetlen munkahelyi vezető, akinél a gyakornok végső munkakörében dolgozni fog; • a mentor, akit a vezető választ ki a munkakörre és a gyakornokra vonatkozó ismereteit alapul véve; • a gyakornok közvetlen munkatársai, akikkel a gyakornok együtt fog dolgozni, és akik nagymértékben megkönnyíthetik, vagy – kellő felkészítés hiányában – akár meg is nehezíthetik a vezető munkáját; • azok a vezetők, akiknek a szervezeti egységében a gyakornok ideiglenesen dolgozik a munkakör rotáció során. • a személyzeti szakterület vezetője, a szükséges anyagok kidolgozása, az adminisztrációs és munkaügyi feladatok ellátásában, a képzések megszervezésében.7
4.2.2. A gyakornokok képzésének rendszere és szervezeti feltételei A megvalósításhoz a szervezetnek az alábbi feltételeket kell biztosítania: - a mentor rendszer kialakítása; - a mentorok kiválasztása; - a mentorok és a vezetők felkészítése a gyakornokok képzésében rájuk háruló feladatok ellátásában; - módszertani segédletek (füzetek) kidolgozása; - a beilleszkedési program megtervezése; - a beilleszkedés folyamatos nyomon követése, támogatása.
4.2.3. Módszertan A gyakornokok felkészülésének többirányúnak kell lennie: - az közigazgatási alapvizsgára felkészülés (feltéve, hogy a gyakornok nem mentesül a közigazgatási alapvizsga letétele alól); 7
Ha a szervezetben nincs személyzeti szakember és mentor, a közvetlen vezetőnek kell ellátnia
feladataikat.
20
egy konkrét munkakör betöltésére való felkészülés, a szervezetbe való beilleszkedés.
-
A gyakornokok felkészítése jövőbeli feladataik elvégzésére - módszerében és tartalmában gyökeresen eltér a már szervezetben dolgozó köztisztviselők képzésétől, fejlesztésétől; - számos speciális elemet tartalmaz, amely a szervezeti beilleszkedés elősegítését, a köztisztviselői munka tartalmának megismerését szolgálja. Biztosítania kell, hogy minden gyakornok - tervszerűen felkészülhessen a szervezeten belül elvégzendő szakmai feladatokra, - minél előbb megismerje a szervezet működési rendszerét, kultúráját, az elvárt magatartási szabályokat, - átérezze jövőbeli munkája azon sajátosságát, hogy a köztisztviselő közszolgálatot lát el, és ez milyen különbséget jelent a más szférákban végzendő munkáktól. A gyakornok felkészítése két formában történhet: - képzéssel: ennek akkor van létjogosultsága, ha egy szervezet vagy hasonló szervezetek közösen egy időszakban belépő nagyobb létszámú gyakornoki csoport felkészítéséhez képzés jellegű gyakornoki programot terveztetnek meg, kidolgoztatják tematikáját és elvégeztetik a programot. Ez a forma igényli a szervezeteken belüli nem képzésszerű felkészítést is, hiszen a szervezet, a működési folyamatok, a munkakörök csak élmény alapján ismerhetők meg. - külön képzési program nélkül, szervezeti támogatással és önképzéssel, tervezett beilleszkedési program keretében. A módszertani füzetek ez utóbbi formát kívánják támogatni, kidolgozásuk célja az, hogy a felkészítés szereplői ismerjék feladataikat, kapják meg a legalapvetőbb módszertani támogatást: •
• •
a vezetők arra nézve, hogy milyen feladatai vannak - a gyakornok fogadásában, - a felkészítés feltételeinek megteremtésében, - a beilleszkedési program megtervezésében, - a beilleszkedés értékelésében, - a munkatársak támogató magatartásának kialakításában; a mentorok, hogy sajátos szerepükben milyen feladatokat lássanak el, hogyan támogassák a gyakornok beilleszkedését, az alapvizsgára történő felkészülést; a gyakornokok, hogy hogyan ismerjék meg a szervezet működési sajátosságait, az alapvető eljárási szabályokat, a velük szemben támasztott követelményeket.
4.2.4. A beilleszkedés ismeretszerzési módszerei A felkészítéshez különböző módszerek kombinációját kell alkalmazni: − megbeszélések, ankétok, − bemutatás, betanítás, − csoportos gyakorlatok, − önismereti kérdőívek kitöltése, 21
− − − − − − − −
oktatófilmek elemzése, egyéni konkrét feladatok, munka közbeni tanulás, rotáció, elméleti képzések, előadások (szervezeten belül, kívül), tréningek, workshopok, írásos beszámolók
4.2.5. A gyakornokok felkészítésének javasolt témakörei
4.2.5.1. A szervezeti kultúra megismerése Célja: a közigazgatás legfontosabb céljainak és értékeinek megismertetése a résztvevőkkel, valamint segítség a lelkes, elkötelezett munkakezdésben. Az alábbi fő elemeket tartalmazza: - a köztisztviselői lét, munka és pálya megismerése, - a szervezet egységeinek, folyamatainak, feladatainak és benne dolgozóknak a megismerése, - a szervezet működését szabályozó dokumentumok tartalmának megismerése, - a protokoll és etikett, - a közigazgatási munka sajátosságai és elvárásai, - a szervezeti íratlan és írott szabályok, - a szervezeti kultúra jellemzőinek és a belső értékeinek megismerési lehetőségei: Mit kell megnézni, megfigyelni, megkérdezni? • • Hogyan rendszerezzen? • Hogyan építse be a tapasztalatokat a saját viselkedésedbe? - A köztisztviselő etika, viselkedés: A viselkedés szabályai vezetőkkel, munkatársakkal, ügyfelekkel kapcsolatban: tárgyalás, megbeszélés • • ügyfélfogadás • öltözködés • levélírás, telefon módja - A kommunikáció általános szabályai: • kérdezéstechnika • a kritika fogadása, adása • az utasítás fogadása, adása
4.2.5.2. A szervezet megismertetése Célja: A szervezeti felépítés és működés megismertetése az új belépőkkel. A működéssel kapcsolatos szervezeti ismeretek szinte minden munkatárs számára elengedhetetlenek az eredményes munkakezdéshez. Ezen ismeretek közé tartozik a 22
szervezet tevékenységi köre, szervezeti felépítése, a belső működéssel kapcsolatos ismeretek, valamint az adott munkakör kapcsolódása a szervezet többi egységéhez, munkatársához. Ezen ismereteket leghatékonyabban az adott szervezet munkatársai tudják átadni az új belépőknek. Nagyobb szervezetek esetében, amelyekben a vezetőkkel való személyes találkozás korlátozott, célszerű a vezetők fényképes bemutatását „Vezetői Arcképcsarnok” formájában a gyakornok részére biztosítani. Ez a belső informatikai hálón is elhelyezhető. A felkészítés javasolt témakörei: - Szervezeti alapismeretek • a közigazgatási rendszer felépítése • a szervezeti struktúra • a munkakör • a szolgálati út - Az SZMSZ célja, tartalma - A munkaköri leírás célja, tartalma - A kinevezési okmány célja, tartalma - KTV (teljesítményértékelés, minősítés, illetmény, továbbképzés, életút).
4.2.5.3. Önmenedzselés Célja: Az önismeret alapján a gyakornok képes legyen felmérni fejlődési és karrier lehetőségeit a szervezetben. További cél, hogy a szervezeti lehetőségek felmérésével a gyakornok találja meg a helyét a szervezetben, váljék tartósan a szervezet tagjává. A szervezet és az egyén illeszkedésének problémái gyakran vezethetők vissza arra, hogy a szervezetbe belépő nincs tisztában saját képességeivel, ambícióival. A szervezetnek viszont az a célja, hogy a magasan kvalifikált munkatársait megnyerje a szervezetben maradásra. Bár a szervezetben a gyakornoknak megvan a kinevezett vezetője, nagyon fontos az önmenedzselési igény és képesség megléte. Ez teszi lehetővé, hogy - a lehetőségek által kínált legmegfelelőbb körülmények között tudjon dolgozni, - munkáját optimális ráfordítással tudja időben elvégezni, - minden alkalmat kihasználjon arra, hogy fejlessze képességeit és ismereteit, - kollegáival és vezetőivel megfelelő kapcsolatokat tudjon kialakítani. Az önmenedzselés hatékonysága feltételezi - a mentor támogatását, - olyan tréningeken való részvételt, amely segítséget ad a módszerek megismeréséhez, alkalmazásához, tükröt tart a gyakornok elé. A javasolt témakörök: - Önismereti technikák - Erősségek – gyengeségek megismerése: • kompetenciák • képességleltár - Célok, ambíciók (általában, illetve az adott szervezetben) feltárása - Egyéni karrier célok, és egyénileg mit kell tenni érte 23
-
Saját fejlődési területek meghatározása, saját fejlődési terv kidolgozása:
-
Szerepek a csoportban, a jelölt hogyan tudja megtalálni saját szerepét, mit kell tennie a felkészüléshez.
a szervezetben hogyan lehet megismerni a fejlődési lehetőségeket általában mit tehetnek a szervezetek munkatársaik fejlődése érdekében
4.2.6. A beilleszkedésnél figyelembe veendő események A módszerek hatékonyan alkalmazásához, ismerni kell, illetve előre meg kell tervezni azokat az eseményeket, amelyek a gyakornok beilleszkedése során előfordulnak. Az események egyben lehetőségek arra, hogy tudatosan megtervezzük a beilleszkedés feladatait, módszereit, felelőseit. A belépési adminisztráció lépései: - a kinevezési okmány átadása - a munkahely átadása (hol ül, melyik szobában van a helye, szociális helyiségek, étkezés stb.) A szervezet feladatainak megismertetése: - a szervezet felépítése - iratkezelés, ügykezelés folyamata Személyi kapcsolatok kialakítása: - kihez milyen ügyben lehet fordulni - mentor megismerése - közvetlen munkatársak megismerése - első beszélgetés a felelős vezetővel (aki a gyakornokért felel) annak érdekében, hogy a gyakornok megismerje a szervezeti szokásokat, elvárásokat, a vezető egyéni elvárásait - első beszélgetés a mentorral (miért van a mentor, miben tud segíteni stb.) A beilleszkedési program végrehajtása: - az első hónap programja (ki mikor ismerteti) - alapdokumentációk megismertetése - a program: mikor, mit, hol, kinek a felügyeletével kell csinálni - beszámolás időpontjai (a felelős vezetővel) Felkészülés: - a későbbi munkafeladatra - az alapvizsgára
4.3. A képzés Eddig a szervezeten belüli egyéni beilleszkedési programok megszervezésének feladatai és módszerei kerültek bemutatásra. Nagy szervezetek esetében, illetve egy főhatóságnál, valamint olyan szakterületen vagy földrajzi területen, ahol egyszerre több gyakornok beilleszkedési programja indul, képzések megszervezésével is elősegíthető a gyakornokok felkészítése jövőbeli feladataikra. Természetesen, ezek a 24
képzések nem helyettesíthetik a konkrét munkaköri feladatokra való felkészítését, de jól kiegészítik a szervezeten belüli felkészítést. A képzés mellett szóló érvek: - Időtakarékos megoldás a vezetőnek, illetve a személyzeti szakembernek, mert nem kell általános információkat személyenként átadniuk. - A tervszerűen előkészített képzés biztosíték arra, hogy a gyakornokok minden szükséges információt megkapnak. - Számos eszközt és technikát lehet alkalmazni, amelyek a vezetőknek nem biztos, hogy rendelkezésére állnak (pl videó, szervezett szervezetlátogatás, csoportos beszélgetés). - A gyakornokok megismerik egymást, alkalmuk van társosztályokon és társszervezetekben dolgozó kollegáikkal munkakapcsolatot kialakítani. A beilleszkedési képzésnek potenciális veszélyei is vannak: - Egy beilleszkedési tanfolyam sokkal szervezettebb, mint a valós élet. A tananyag strukturált és főleg a pozitív elemekre helyezi a hangsúlyt, így a tényleges szervezettel és kultúrával való találkozást továbbra is meg kell szervezni. - A képzés intenzív, a gyakornokok túl nagy mennyiségű információt kapnak egyszerre. - Az információk egy része újdonság, amellyel nem találkoztak addigi szervezeti, elsősorban képző intézményi tapasztalataik során (pl.: illetmény rendszer, szolgálati út). - A képzés hasznos, de önmagában nem oldja meg a beilleszkedés problémáit, a vezetők beilleszkedést támogató tevékenysége elengedhetetlen, ennek ellenére sok vezető úgy gondolja, hogy a gyakornok már megkapta a szükséges felkészítést a képzésen, ezért neki már nincs feladata a beilleszkedés érdekében. A képzés megtervezésében számos kérdésre kell válaszolni: − Egy speciális szakterületre vagy valamennyi gyakornok részére kerüljön megszervezésre? − A felkészítés mely időszakában kerüljön megszervezésre, és mennyi ideig tartson? Különböző változatokban lehet gondolkodni: • fél vagy egész nap az első munkanapon • hosszabb időtartamú és komplexebb tartalmú képzés • fél nap hetente, ugyanabban az időpontban stb. − Mit tartalmazzon? • a szervezet általános bemutatását, • a szervezet bemutatását a munkafeladatok elvégzésére felkészítő tréninggel egybekötve. − Milyen eszközöket és technikákat alkalmazzunk? − Mire helyezzük a hangsúlyt: • ismeretátadásra, • készségfejlesztésre, • kapcsolatteremtésre, • ismerkedésre stb.? 25
Ha a köztisztviselői munka kultúrája, a belső értékek, általános folyamatok, szabályzatok és procedúrák szerepelnek a tanfolyamon, akkor ez több napot is igénybe vehet. Az ilyen jellegű tanfolyamot nem szabad folyamatosra tervezni (pl. egy hét), hanem fel kell osztani az anyagot kisebb modulokra, például heti egy-egy nap. A gyakornokképzés keretében tervezett tanfolyamok tartalmának megtervezésében figyelembe kell venni a gyakornokok igényeit a beilleszkedési folyamat különböző fázisaiban. −
A • • • • • • • •
−
A beilleszkedési tanfolyam tartalmának és technikáinak megtervezésénél a következőkre kell figyelni: • Az ismeretterjesztő előadásoknak, amelyek távol állnak a valós élettől, a gyakorlattól, a száma ne legyen magas, időtartamuk ne legyen hosszú. • Vizuális oktató eszközök alkalmazásával az előadásokat színesebbé, gyakorlatiasabbá lehet tenni. • Ha lehetséges, egy-egy témát össze kell kötni gyakorlati bemutatással (látogatás, demonstráció). • A csoportos beszélgetések lehetőséget adnak a gyakornokok attitűdjének befolyásolására (pl. a szervezet legfontosabb ügyfelei stb.). • Projekt jellegű csoportmunka keretein belül a gyakornokok kis csoportjai önállóan oldhatnak meg egy-egy szervezethez kapcsolódó feladatot.
−
Javaslat a gyakornokképzés tematikájára: • A közigazgatási munka sajátosságai és elvárásai • A szervezeti kultúra fogalma, írott és íratlan szabályok • A szervezeti kultúra jellemzőinek és a belső értékeinek megismerési lehetőségei • A köztisztviselői etika, viselkedés • Szervezeti alapismeretek, szolgálati út • A köztisztviselői törvény (Teljesítményértékelés, Minősítés, Illetmény, Továbbképzés) • Önismeret • Célok, ambíciók (általában, illetve az adott szervezetben) • Saját fejlődési területek meghatározása • Szerepek a csoportban • Egyéni karrier célok, és egyénileg mit kell tenni érte • Időmenedzselés
beilleszkedési tanfolyamon alkalmazható képzési technikák: előadás vizuális eszközök alkalmazása multimédiás eszközök használata gyakorlati bemutatás csoportmunka projektmunka esszéírás prezentáció
26
Időtartama: 3-5 nap A képzés tematikájának kidolgozására, lebonyolításába be kell vonni a vezetőket is, például egy-egy szakterület bemutatására, esetleg csoportbeszélgetések vezetésére vagy a csoportmunka koordinálására.
27
1. melléklet A szereplők feladatai (1) A gyakornoki program szakaszai Előkészítés
A beilleszkedés támogatása a szervezetbe
A fogadó vezető
A mentor
A gyakornok
A belépési adminisztráció megszervezése. A beilleszkedési program elkészítése - szervezeti egységek - munkafeladatok - felelősök A dokumentációk előkészítése - SZMSZ - Ktv. - munkaköri leírás - teljesítményértékelés A munkatársak tájékoztatása munkahely kijelölése, felszerelése A gyakornok bemutatása a szervezetben A mentor bemutatása. A gyakornok tájékoztatása - a munkafeladatairól - a munkaköri követelményekről - a munkarendről - a szociális ellátásról - a szervezet felépítéséről - a teljesítményértékelési rendszerről - a továbbtanulási lehetőségekről - a karrier-továbblépési lehetőségekről - az Etikai Kódexről - munkavédelmi ismeretekről A beilleszkedési program átbeszélése, véglegesítése Rendelkezésre állás a problémák megbeszéléséhez és a kérdések megválaszolásához
Önfejlesztés a mentori szerep ellátásra. Képzéseken, tréningeken való részvétel
Tájékozódás leendő munkahelyéről Felkészülés a belépésre
Bemutatkozás A beilleszkedési program véglegesítése Az együttműködés feltételeinek egyeztetése Rendelkezésre állás a problémák megbeszéléséhez és a kérdések megválaszolásához
A mentor személyének megerősítése. A beilleszkedési program véglegesítése Problémák jelzése, kérdések feltevése Személyes kapcsolatok kialakítása A viselkedési elvárások megismerése
A szereplők feladatai (2) A gyakornoki program szakaszai Felkészülés a feladatok elvégzésre
A munkakörbe helyezés
A fogadó vezető
A mentor
Tájékoztató a szervezet felépítéséről, működéséről A dokumentumok átadása
Tájékoztató a szervezet felépítéséről, működéséről Támogatás a dokumentumokban leírtak megértéséhez Rendelkezésre állás a problémák megbeszéléséhez és a kérdések megválaszolásához
A gyakornok értékelése A gyakornoki program értékelése
A gyakornok értékelése
A gyakornok A megkapott dokumentációk áttanulmányozása A szervezet működési rendszerének megismerése A szolgálati út megismerése Felkészülés a munkakör ellátására Problémák jelzése, kérdések feltevése Saját fejlődési területek meghatározása A program feladatainak végrehajtása Képzéseken, tréningeken való részvétel Köztisztviselői alapvizsgára felkészülés
29
