AXYZ-it Summer Event

AXYZ-it Summer Event

© 2009

AXYZ-it

Managing Quality and Business Risks in Programmes

27-8-2009

Mario van Os


1

Mario van Os

Afgestudeerd TUE Wiskunde & Informatica 1986 gestart bij Interprogram 1993 Software Control (Iquip/Sogeti) 2007 A-Groep

© 2009

AXYZ-it

Mario van Os Programma Kwaliteitsmanager Email: [email protected]

Bestuurlid van de Q Society Actief in SPIder (Conferentie Oktober) IPMA Risk Management

27-8-2009


2

• Een Programma is het geheel van samenhangende projecten en activiteiten in een tijdelijke organisatie om één of meer van tevoren gedefinieerde doelstellingen te realiseren, die van strategisch belang zijn. • Een Project is een tijdelijke organisatie om een van tevoren gedefinieerd product of dienst te realiseren.

© 2009

AXYZ-it

MSP en Prince2

27-8-2009

3


Verschillen Programma

• Omvat projectactiviteiten

• Omvat projecten lijnactiviteiten

• Levert een product of dienst op

• Realiseert doelstellingen

• Baten worden gerealiseerd na afloop van het project

• Baten worden gerealiseerd tijdens en na afloop

• Kortere tijdspanne

• Langere tijdspanne

• Eindigt bij oplevering resultaat

• Moet bewust worden afgesloten

© 2009

AXYZ-it

Project

27-8-2009


4

© 2009

AXYZ-it

Verschillen

27-8-2009

• Belangrijk verschil ten opzichte van een project is de focus op het realiseren van doelstellingen. • Programmamanagement geeft structuur en richting aan het doorvoeren van veranderingen om de doelstellingen te realiseren, die men met de veranderingen wil bereiken. Dus: • Realiseren van doelstellingen • Benefits tijdens het programma (niet alleen aan het eind) • Project heeft helder begin en eind. Programma eindigt met realiseren doelstelling (vager) • Programma heeft langere duur, omvat projectresultaten


5

© 2009

AXYZ-it

Voorbeeld

27-8-2009

• Het directoraat MKB heeft als ambitie het realiseren van rendabel marktleiderschap ten behoeve van onze leden en klanten. • De business doelstellingen van het Directoraat MKB moeten veelal gerealiseerd worden door de combinatie van de activiteiten in verschillende (lopende) projecten en van lijnactiviteiten. • Alles wat te maken heeft met Bedrijfsfinancieringen valt onder de verantwoordelijkheid van het MKB en wordt integraal en in samenhang aangestuurd door het programma.

6


© 2009

AXYZ-it

Business Case

27-8-2009

• De Business Case (BC) is de basis voor een programma en het middel voor verdere sturing en beheersing van het programma • Om de voordelen van het gebruik van een BC te benutten is het volgende nodig: – Een heldere uitwerking van de BC, met name op het gebied van business doelstellingen; – Daadwerkelijke sturing met de (realisatie van de) BC als uitgangspunt en – Voortdurend bewaken en actueel houden van de BC.


7

programma

Het principe van Business Case Management Formuleren van de Business Case

Realiseren gewenste toegevoegde waarde

Optimaal Resultaat

Vertalen naar projectdoelen/budgetten

projecten

© 2009

AXYZ-it

Continue bewaken projectdoelen/budgetten

Realiseren gewenste Maximaal projecteisen / budgetten Rendement

Tijdig signaleren afwijkingen

Bijsturen of beëindigen 27-8-2009

8


© 2009

AXYZ-it

Kwaliteitsmanagement

27-8-2009

• Kwaliteit in projecten = – IT Proces – Product kwaliteit • In programma óók: – Hoe het product zich manifesteert – Hoe het past binnen de bedrijfsdoelstelling • Eindresultaat moet voldoen aan het doel dat de opdrachtgever stelt. • Niet alleen eisen en verwachtingen.

9


© 2009

AXYZ-it

Doelen

27-8-2009

• Kwaliteitsborging en meting t.b.v. het gehele programma; • Vaststellen van referentiekaders en acceptatiecriteria voor de te beoordelen producten uit de productmatrix; • Invulling geven aan te hanteren standaarden en frames en het uitdragen hiervan; • Bewaken en beheren van de standaarden en kwaliteit binnen het programma; • Preventief, mogelijke risico's signaleren zodat risicobeperkende maatregelen genomen kunnen worden; • Het pro-actief ondersteunen van de medewerkers in de deelprogramma’s/ projecten

10


Qa voor programma’s

© 2009

AXYZ-it

Bewaking van: • de sturende processen voor projecten (inrichting èn uitvoering) • de kwaliteitsbewaking van projecten en • de kwaliteit van de voortgang o.b.v. Business Case en management plan

27-8-2009

Rapportage over de kwaliteit van: • programma portfolio management processen • life-cycle management processen • projectresultaten in termen van BC doelstellingen • bestaande operationele informatiesystemen 11


© 2009

AXYZ-it

Business Risks

27-8-2009

• Voor een Programma gaat het om Business Risico’s • De afzonderlijke risico’s binnen projecten zijn niet allen relevant voor de business • Alleen de belangrijkste projectrisico’s die de business case beïnvloeden worden gemonitored. • Een aantal zaken zijn cruciaal voor een succesvolle en effectieve risicoanalyse – Betrokkenheid van lijn-/staf- en programmamanagement – Openheid en meerdere invalshoeken – Ervaren risicomanager die begrip heeft voor weerstanden en bijdrage kan leveren in vinden van oplossingen – Moet het programma versterken en inzicht geven AXYZ-it Summer Event

12

© 2009

AXYZ-it

Project versus Programma • Risicomanagement vindt plaats op projecten op programmaniveau; het hulpmiddel daarbij is de Risicolog. • Projecten houden een Risicolog bij en het programma doet dat ook. • De log op programmaniveau omvat de belangrijkste risico’s uit de projecten en een aantal risico’s specifiek voor het programma. • De Risicolog van projecten wordt onderhouden en besproken in de verschillende project-overleggen; die van het programma wordt onderhouden en besproken in het programma-overleg. • Daarnaast wordt het Risicolog van het programma besproken in het Stuurgroepoverleg (o.b.v. de rapportage van het programma) en aan het Management Team van de Business.

Risicolog op Programmaniveau • Omvat de belangrijkste risico’s uit de projecten • Aangevuld met een aantal risico’s specifiek voor het programma • Overzichtelijk op 1 A4, met:

© 2009

AXYZ-it

– – – – –

Identificatie Datum opvoeren risico Urgentie (product van Kans x Impact X Nabijheid) Risico omschrijving Status / acties

• Op basis van urgentie wordt actie gevraagd aan stuurgroep: – Rood (3) = actie gewenst – Oranje (2) = bespreken – Groen (1) = bewaken

Alg. 004

1 6-02-06

2

Alg. 005

1 6-02-06

3

id

d atum

SG

3.0 03 8

1 7-08-05

3.0 047

AXYZ-it © 2009

27-8-2009

M ario v an O s

R isico / Issu e

TOTAAL (1…27)

1

vanu it P rogram Assu rance

Nabijheid (1…3)

SG

D atu m : 2 6 jun i 20 06 Kans (1…3)

d atum 1 8-01-06

Actuele issues / risico's P rogram m a B B S

Impact (1…3)

Rood = actie gewenst Oranje = bespreken Groen = bewaken

id Alg. 003

BBS 1.x/2.x, BBS 3.0 en BBS LT met volgnummer

Datum van opvoeren issue / risico

Voorbeeld Risicolog

2

1

3

6

2

2

2

8

3

2

3

18

2

2

3

12

1

2

2

4

2

2

2

8

2

2

2

8

2

3

3

18

1

3

1

3

S tatus / actie

Sc ope-u itb reiding m a nagem ent inform atie H uidige s co pe va n h et projec t "M a nagem ent Inform atie" is niet voldo ende voor een su cc esvolle im plem e nta tie B BS 3.0 . D e a cc eptatie van BB S 3.0 k o m t in gevaar.

D e sc ope van "M an.info" (13 lijs te n e n e en d ata bes tand ) is va stgesteld in de s tuu rgroep en Kla nk bordo ve rleg. O ntw ik k eling via M aes tro. Vo or d e o nts luiting van het databes tan d w o rdt een s eparate applicatie on tw ik k eld en uitgele ve rd. M onitorin g in w e k elijk s overleg Peter-An nem arie -G errit. Aa nslu iting va n d e ge hele datak e ten BB S - R aroc - C R D - Intra da - R is k . Er Afstem m in g R elease k alend ers heeft pla ats gevond en. M onitorin g in IM is ge en ve rantw oordelijk e om deze k eten te m an agen. O verle g. Proje ctoverleg m et p rojectm ana gers over plan ning en fas ering (ac tie P ete r) Bu sine ss R equirem ents proc es m .b.t. h et T he m a C om p lianc y verloo pt R elea sem a nagem ent is ingeric ht; Bes lis -T im e T ab el is opge steld; m oe izaam en vergt veel tijd. Bu sin ess S pecific atie d ocum ent BB S 3.1 /BB S R aro c 3.3 is afges te m d en (R isico is da t require m ents niet tijdig b esc hik b aar zijn, w aard oor er u itloop ge acc epteerd door de bus ines s. D efinities tu die is ges ta rt. H et risic o va n op de rele asek alend er dre igt) "voortsc hrijdend in zich t" b lijft b estaan. Sturin g o p T im e-T a bel strak k e r aan houde n. O verw eging om Projec t M ana ger h iervoor aan te trek k e n (voo rlopig m on ito ring via k w aliteit).

R isico / Issu e

S tatus / actie

2

D e p lanning is zeer k rap . Er is geen ruim te voor (k leine) aanpa ssingen of tegenvallers.

1 7-11-05

1

Be nodigd e R is k Foto w ijzigingen k unn en leide n tot p ro blem e n b ij LB e n daa rbij B BS 3.0 im plem entatie in ge va ar b rengen .

Kw a liteit en tijd zijn belan grijk . Sc enarios hoe om te g aan m et tegen va llers is uitgew erk t. Sc enarios tre den in w erk ing en w orden in detail uitgew erk t. Plannin g is bijges te ld en is realistisc h, m a ar b lijft k ra p. D e p lanning w ordt ge dragen doo r alle tea m leide rs. C hang es van R isk Fo to zijn beha ndeld in C C B e n u itg ew erk t in s epara at overleg. D eze ch anges h ebben betrek k ing op m eerde re p artije n (IG VR aroc -BBS ). Voor BB S zijn d e c ons equen tie s m inim aal.

id

d atum

SG

R rc 003

2 5-08-05

2

id

d atum

SG

M I 001

0 4-04-06

2

Sc ope uitbreiding zal de tijdslijnen in gevaar breng en. M et na m e k unnen de BB S 3.0 w ijziginge n (R F C 's en is su es) direc t gevolg heb ben voor M I.

M I 006

1 4-06-06

3

O plo ss ings rich tin g M aes tro e n B BS M I slu ite n n iet op elk aar aan (o.a. datale ve ring to tale up date vers us de lta 's , pla nning i.r.t w ijzigingen BBS 3 .0, perform anc e en exploitatiek os ten )

D e Sco pe vo or M ana gem en t info rm atie is vastges teld. W ijziging en w orden via de C C B be w aak t. D oor toevoe ging M aes tro en O T R -tool is ris ico op getre den; P ID w ordt bijg esteld. BB S 3.0 w ijziginge n d irect com m unic eren naar M I. Afstem m in g tus sen M aes tro en BB S M I. Indie n no dig te rugvalle n o p n oods cena rio via C ogn izant. D oor M aestro w ordt e en en a nder uitgezo cht.

id

d atum

SG

R isico / Issu e

S tatus / actie

LT 003

1 6-01-06

1

H et lan ge term ijn trajec t k an nog niet ing erich t w orden , doord at bus ines s s pecific aties nog nie t voorhand en

Inform atieplann ing LT w ordt o pges teld (in s am en w erk ing m et N o vius) Vo oronde rzoek en w ord en gestart. R elea sem a nagem ent is ingeric ht. Ke uze m ak en m b .t. prioriteit van dit trajec t.

S tatus / actie H et BB S-R aroc proje cttea m is tot een m inim um terug gebrac ht, w aardo or het tea m k w e ts baar is . M ogelijk g evolg: u itloop bij cala m iteiten.

In onderling overleg m et de b etro k k en projec tleiders zal in vo ork om en de ge va llen een oploss ing w orde n g ezoch t. L uk t dit niet, da n w ord t ge ësc aleerd .

S tatus / actie


15

© 2009

AXYZ-it

Programma organisatie

27-8-2009

16


Samenhang ProgrammaProjecten Programma Manager Kwaliteit

Staf

Project manager B

Lijn manager

© 2009

AXYZ-it

Project manager A Kwaliteit project

Teamleiders 27-8-2009


17

© 2009

AXYZ-it

Toegevoegde Waarde

27-8-2009

• Inzicht in de kwaliteitsaspecten van het programma en de onderliggende projecten • Tijdig rapporteren over de kwaliteit van de beoordeelde (tussen)producten • Inzicht in de risico's die het programma kunnen beïnvloeden en het effect van gekozen maatregelen • Hierdoor kan tijdig worden ingegrepen en bijgestuurd indien nodig. • Hierdoor wordt de zekerheid verkregen dat de doelen zoals genoemd in het business plan (Business Case) worden bereikt

18


AXYZ-it Summer Event

Recommend Documents