Avond voor bewonerscommissies. 13 november 2012

Avond voor bewonerscommissies 13 november 2012

Programma • Welkom! • Keuze voor twee v/d aangedragen onderwerpen • Andere onderwerpen volgende bijeenkomst • Interactieve bijeenkomst: • 20:10 VOC: Frits van Dusschoten en Tom van den Berg • 20:50 Begroting 2013: Dorine Lommen • 21:00 Jaarplan voor gebieden: Adviseurs leefomgeving

3

Presentatie Onderhoud en VOC Frits van Dusschoten en Tom van den Berg

agenda presentatie

1. wie zijn we? 2. wat doen we? 3. hoe doen we dat? 4. waarin onderscheiden wij ons? 5. vragen? VOC is een onderdeel van woningstichting Portaal

wie zijn we?

Ontstaan in 2002 uit woningstichting Portaal: • behoefte om efficiënter en doelmatiger te gaan werken • behoefte om aantoonbaar marktconform te gaan werken (met een winstdoelstelling) • behoefte om het concept verder uit te werken en ook anderen aan te bieden

VOC is een onderdeel van woningstichting Portaal

wie zijn we?

Groei tussen 2002 en 2010: • 2002:

Utrecht/Eemland: samen ongeveer 18.000 vhe’s

• 2004:

Utrecht/Eemland/Nijmegen: samen ongeveer 27.000 vhe’s

• 2005:

Utrecht/Eemland/Nijmegen: samen ongeveer 33.000 vhe’s

• 2008:

Utrecht/Eemland/Nijmegen/Arnhem: samen ongeveer 48.000 vhe’s

• 2010:

Utrecht/Eemland/Nijmegen/Arnhem/Leiden: samen ongeveer 56.000 vhe’s


wie zijn we?

2012: • iets meer dan 200 medewerkers • 4 vestigingen (Utrecht, Nijmegen, Amersfoort en Oegstgeest) • begroting 2012 van ongeveer € 26.000.000,=


wat doen we?

• serviceverzoeken (klachtenonderhoud tot ongeveer € 600,=) • losse onderhoudsverzoeken • keuken/badkamer/toilet verbeteringen • mutatie onderhoud • kleinschalig planmatig interieur onderhoud (niets aan de buitenschil) • medische aanpassingen • brandschades


hoe doen we dat? (1)

v A m vP O fv evu m a e& a p sm N rd ip a e g sO U lck itaktle i rt/sa a il jlvF cr .g a zs.o trn li E m B e a io n ifg i en Z a c p zeV e n jo afe citd d igd rit o n die a h n 8 m jei2 n e cstg rm in .nn e ,g t.er 0 3 0 g ,13 5 3 1 2 0 14 2 02 ,0 3 ,7 4 2 ,3 5 ,08 * , 0,0 0 * 519 8 4 *0 * 614 9 *

Platte organisatie VOC totaal: 7,8% overhead

*)

vestigingsmanager Utrecht is vooralsnog gecombineerd met de vestigingsmanager Amersfoort en Oegstgeest

**)

vestigingsadministratie Utrecht is vooralsnog een combinatie met de receptiefunctie

***)

magazijnfunctie Amersfoort is een combinatie met de magazijnfunctie in Utrecht



Vaste prijsafspraken met Portaal: • serviceverzoeken op basis werkelijk bestede minuten en materialen • losse onderhoudsverzoeken, verbeteringen en mutatie onderhoud tegen vaste prijzen uit het prijzenboek (behalve “lekkage opsporen” etc. deze tegen regie)



Strakke aansturing en hoge productiviteit: • elke vakman heeft 1.520 productieve uren per jaar • Bus is zo ingericht dat in 95% van de gevallen het materiaal direct beschikbaar is

Wervingscriteria vakman: • vakmanschap (vakkennis: kwaliteit van het werk én breedte van inzetbaarheid) • “VOC mentaliteit” (klantcontacten, gedrag, inzet & betrokkenheid, administratie etc.) VOC is een onderdeel van woningstichting Portaal


Vaste groep onderaannemers (co-makers) die: • werken met een prestatiecontract (SLA) incl. vaste prijzen • werken met de co-maker module van Pharos (bonnen, gereedmelden en afrekenen) • jaarlijkse co-maker beoordeling mede a.d.h.v. steekproefcontrole door uitvoerder en klanttevredenheidsmeting De vaste co-makers voor Utrecht zijn: • Bestrating Bevanos,

Stucwerk Ettekoven, Kok, Korte

• Schilder Stijllaart

Dakwerk Bakkenes

• Elektra van de Pol, Allen

Loodgieter van Doornik

• Bouwkundig E-bouw VOC is een onderdeel van woningstichting Portaal


Alles geautomatiseerd: • Pharos DO • Hiermee kan men orders aanmaken welke geheel geautomatiseerd worden opgepakt door VOC inclusief uitvoeringinformatie als datum, tijdstip en overige relevante informatie



Alles geautomatiseerd: • Planningsoverzicht zodat alle lopende orders in beeld zijn voor planning en uitvoering.



Alles geautomatiseerd: • PDA’s hiermee boeken de vaklieden de reistijd, uren en materiaal



Alles geautomatiseerd: • VOCalc (eigen ontwikkelde opnametool) • Hiermee worden de werkzaamheden opgenomen tegen de vastgestelde prijs. • Waardoor een goeie werkomschrijving inclusief materialen, voor uitvoering en planning



Alles geautomatiseerd: • Begroting en werkstaat



Alles geautomatiseerd: • Klanttevredenheidsmeting • Wekelijks worden alle bewoners waar de werkzaamheden zijn uitgevoerd gebeld met vragen of de werkzaamheden naar tevredenheid is uitgevoerd • Indien noodzakelijk worden er direct acties ondernomen • Worden wekelijks besproken om te zorgen dat onze dienstverlening kan worden verbeterd VOC is een onderdeel van woningstichting Portaal

waarin onderscheiden wij ons?

• wij zijn een zakelijk bedrijf met een sociaal gezicht • doelmatig en efficiënt georganiseerd (afspraak is afspraak, geen leegloop, volle bussen) • oog voor de mens (medewerker, klant, huurder, co-maker etc.) • doen aan sociaal maatschappelijk ondernemen (zowel intern als met externen) • wij hebben kennis van de corporatiewereld • wij hebben kennis van het bezit en de huurders


waarin onderscheiden wij ons?(1)

• wij zijn regionaal georganiseerd, dicht op de klant en haar huurders (eigenlijk onze klant) • wij hebben ons gespecialiseerd in het dagelijks onderhoud • wij beschikken over het MQM kwaliteitslabel van de stichting KOVON • wij hebben een hoge graad van automatisering zonder star te worden • Portaal kan de serviceverzoeken zelf inplannen • Portaal heeft de beschikking over een hoeveelheid capaciteit per vakdiscipline


vragen?


22

Begrotingen en jaarplan 2013 Dorine Lommen

Hoe gaat Portaal om met begrotingen?

23

Uitgangspunten Portaal bij ondersteuning bewonersgroepen: Portaal ondersteunt elk bewonersinitiatief dat een bijdrage levert aan: •de leefbaarheid in een complex, straat of buurt en/of •de verbetering van producten en diensten (beleid van Portaal) Bewoners willen steeds meer op hun eigen manier meedoen. Daar hoort ook een passende ondersteuning bij: •Uitgangspunt is dat we huurders zoveel mogelijk ondersteunen om het zelf te kunnen doen •op een manier die bij hun past.

HBV Huurderstaal en Bewonerscommissies

24

Oude situatie: • Standaard vergoeding: 110 euro per erkende BC en 2 euro per huishouden • Verantwoording achteraf aan Huurderstaal Huidige situatie: Met het verdwijnen van huurderstaal heeft Portaal vergoedingen over genomen. • In 2012 hebben 36 bestaande BC’s een vergoeding gekregen

Ondersteuning in 2013 door Portaal

25

Ondersteuning is maatwerk. •Raad en daad en doorverwijzing, is ook ondersteuning. Uitgangspunt is: mensen ondersteunen om het zelf te kunnen doen. •De ene bewonersgroep zal vooral behoefte hebben aan een vergoeding van de koffie en thee bijvoorbeeld tijdens de jaarlijkse ALV en kopieerkosten voor het verspreiden van een nieuwsbrief aan alle bewoners in het complex. •Een andere bewonersgroep organiseert bijvoorbeeld jaarlijks een straatfeest en vraagt Portaal hier een bijdrage voor.

Ondersteuning in de toekomst door Portaal

26

•Portaal wil dit maatwerk kunnen leveren en stapt daarom af van de standaardvergoeding. •Elke bewonersgroep krijgt een vergoeding op basis van begroting/verantwoording voorzien van een korte omschrijving De praktijk: •U hebt als commissie een ‘invulformulier’ ontvangen waarin gevraagd wordt naar de plannen en begroting van volgend jaar. •Aan het eind van 2013 wordt gevraagd om een korte verantwoording. •Tussentijdse activiteiten blijven kunnen.

Onderwerpen invulformulier

27

Onderwerpen invulformulier: •Wat wil de bewonersgroep/bewonerscommissie gaan doen? •Wat is het doel van de werkzaamheden of activiteit? (belangenbehartiging/vergroten sociale of fysieke leefbaarheid) •Wie worden er betrokken en mogen deelnemen? •Wat dragen bewoners en andere partijen bij en wat verwachten de bewoners voor ondersteuning van Portaal? •Wat gaat het kosten?

Vragen?

28

Jaarplan met adviseurs leefomgeving -Uiteen in groepjes met adviseur -Niet bij alle complexen gaan we volgend jaar ‘iets’ doen -Geen individuele gevallen bespreken, maar de wijk/buurt -Inspiratie over de wijk

29

Avond voor bewonerscommissies. 13 november 2012

Recommend Documents