Autorisatie. Versiegegevens. drs. J.P. Meerenburgh MCPm ing. L.M.A. Mentink drs. L.M. Hanstede drs. J.M. Perrier. R

Paasvuur Espelo

Autorisatie OPSTELLERS:

drs. J.P. Meerenburgh MCPm ing. L.M.A. Mentink drs. L.M. Hanstede drs. J.M. Perrier

OPDRACHTNEMER

R. Pellewever, MCDm

Versiegegevens VERSIE:

DATUM:

OMSCHRIJVING:

0.1

06-06-2012

Evaluatie team

1.0

30-06-2012

Conceptrapportage voor opdrachtgever

2.0

25-07-2012

Definitief

@ 2012, Veiligheidsregio Twente, Enschede, Auteursrechten voorbehouden. Overname van dit rapport (of gedeelten daarvan) is toegestaan, mits de bron wordt vermeld.

Paasvuur Espelo Versie 2.0 2012

Veiligheidsregio Twente R. Pellewever, MCDm drs. J.P. Meerenburgh MCPm ing. L.M.A. Mentink drs. L.M. Hanstede drs. J.M. Perrier

Voorwoord Het ontsteken van paasvuren is een oude traditie die met name in de noord Europese landen voorkomt. Op eerste of tweede Paasdag worden bij het invallen van de duisternis stapels met hout aangestoken. Het paasvuur is vermoedelijk van voorchristelijke origine, maar de eerste schriftelijke bronnen waarin paasvuren worden beschreven dateren van 1559. Het paasvuur zou bijdragen aan de vruchtbaarheid en kent een lange traditie van rook en vuur gecombineerd met vreugde en feesten.

In Twente is een lange traditie van paasvuren, waarbij iedere stad en dorp zelfs ieder buurtschap een of meerdere paasvuren kent. Onder invloed van de tijdgeest heeft het milieu- en het veiligheidsaspect een centrale rol gekregen bij dit type verbrandingen en feesten. Voor zowel het verbranden als het feest zijn vergunningen nodig. Deze vergunningen worden afgegeven door de gemeente waar het paasvuur plaats vindt. Gezien de traditie verlenen gemeenten medewerking aan het organiseren van dit soort verbrandingen en worden stookontheffingen en evenementenvergunningen verleend. In deze vergunningen worden allerlei voorwaarden met betrekking tot het organiseren van paasvuren opgenomen

In 1987 heeft het buurtschap Espelo het wereldrecord van het grootste met de hand gebouwde paasvuur ter wereld verbroken met een hoogte van 27 meter. Het oude record was met 16 meter sinds 1985 in handen van Lockhuizen. In 2005 werd het record van Espelo verpulverd door kampvuur bouwers in Slovenië, zij bouwden een stapel van 43 meter hoogte. Reden voor de jonge generatie Espeloërs 25 jaar na het record paasvuur van hun ouders het wereldrecord terug te brengen in Espelose handen. Met een gemeten hoogte van 45,98 meter is dit op 8 april 2012 gelukt. Een gebeurtenis waar in de lokale maar ook in de landelijke media veel aandacht aan werd besteed.

De vreugde van het breken van het record werd echter overschaduwd door een gebeurtenis waarbij een cameraman van de lokale zender RTV Oost gewond is geraakt. Tijdens het vastleggen van de verbranding van het record paasvuur werd hij geraakt door een losschietende kabel, waarna hij met een ambulance naar het ziekenhuis moest worden gebracht. De gemeente Rijssen-Holten heeft naar aanleiding van dit incident besloten de Veiligheidsregio Twente te vragen een evaluatie te verrichten. Doel is de vergunningverlening, toezicht/handhaving rondom en het optreden van de hulpdiensten ten tijde van het paasvuur op 8 april 2012 in Espelo in beeld te brengen en te leren. Het incident met de cameraman is in onderzoek bij zowel de Politie Twente/ het OM als de Arbeidsinspectie en maakt daarom geen onderdeel uit van deze evaluatie.

Dit rapport is het resultaat van de evaluatie zoals uitgevoerd door een projectgroep in opdracht van de Veiligheidsregio Twente en bevat conclusies en aanbevelingen naar aanleiding van de gestelde onderzoeksvraag waar lering uit kan worden getrokken.

Ronald Pellewever MCDm Enschede, juni 2012

Inhoudsopgave Voorwoord ............................................................................................................................. 4 Inhoudsopgave ...................................................................................................................... 5 1

Inleiding ......................................................................................................................... 6

1.1

Aanleiding ...................................................................................................................................................... 6

1.1.1 Onderzoeksvragen ...........................................................................................................................................................8 1.1.2 Situatieschets ...................................................................................................................................................................8

2

Feitenrelaas ................................................................................................................. 10

2.1 2.2 2.3

Vergunningverlening .................................................................................................................................... 10 Controle, toezicht en handhaving ................................................................................................................ 14 Optreden hulpdiensten (i.c. ambulancedienst) ten tijden van het incident ................................................... 15

3

Referentiekader Evaluatie............................................................................................ 17

3.1

Vergunningverlening .................................................................................................................................... 17

3.1.1 Evenementenvergunning ................................................................................................................................................ 17 3.1.2 Stookontheffing .............................................................................................................................................................. 20

3.2 3.3

Toezicht en handhaving............................................................................................................................... 22 (voorbereiden) Optreden hulpdiensten ........................................................................................................ 22

4

Analyse en conclusies ................................................................................................. 25

4.1 Vergunningverlening en toezicht en handhaving ............................................................................................. 25 4.1.1 Evenementenvergunning .................................................................................................................................................. 25 4.1.2 Stookontheffing ................................................................................................................................................................. 28

4.2 Optreden hulpdiensten ..................................................................................................................................... 30

5

Eindconclusie en aanbevelingen.................................................................................. 32

Bijlage 1 Opdrachtformulier.................................................................................................. 34

1

Inleiding

1.1

Aanleiding

In de gemeente Rijssen-Holten is het ontsteken van paasvuren een bekende traditie. De gemeente hecht er veel waarde aan deze traditie in ere te houden. In principe zijn paasvuren in de gemeente daarom altijd mogelijk, mits er goed gekeken wordt naar (brand-)veiligheidsrisico’s. Om een (brand-)veilige situatie te garanderen heeft het gemeentebestuur met de boakenbouwers afspraken gemaakt over het bouwen en ontsteken van het paasvuur. Op eerste paasdag om 12.00 uur in de middag geeft de brandweer officieel zijn akkoord voor het ontsteken van het opgebouwde paasvuur, zo is opgenomen in het gemeentelijk beleid.

Paasvuurcommissie Holten organiseert wedstrijd Al vele jaren is het in Espelo gebruikelijk dat door buurtgemeenschappen ‘poasboakens’ worden gebouwd waaraan een wedstrijdelement is toegevoegd. Die wedstrijd wordt door de overkoepelende ‘paasvurencommissie Holten’ georganiseerd. Het hoogste paasvuur krijgt een prijs en wordt door de burgemeester ontstoken, zo is het gebruik. Ook in 2012 zijn er weer 5 buurtgemeenschappen die hun paasvuren bouwen. Rondom die paasvuren zijn er festiviteiten: van snacktentjes tot livemuziek en het schenken van (alcoholische)drankjes.

Daartoe vraagt de paasvuurcommissie Holten een evenementenvergunning aan. Voor het ontsteken van de paasvuren kent de gemeente aan de buurtgemeenschappen de benodigde ontheffingen van het stookverbod, de zogenaamde stookontheffingen, toe. Intermezzo ‘publiek belang paasvuur’ O ja, helemoal vergetten det ie een poasvuur nit veur de lol bouwt. Het is een eeuwenoolde traditie woarbij het vuur garant steet veur vruchtbaarheid an mens en akker. Doarneust is het ok een uutstekend middel um de sociale cohesie in de gemeenschap te verbettern. Doarbij hebt d'r tienduuzenden onmeundig völle plezier an. ‘Wim’ dinsdag 3 april 2012 21:56, RTV Oost website over de recordpoging

Bijzonder element 2012: Recordpoging In 1987 kon Espelo het eerste wereldrecord paasvuur op haar naam zetten. Het paasvuur was toentertijd 27,87 meter 3

hoog (ca. 4.800 m ) en trok bij het ontsteken ervan ongeveer 20.000 bezoekers. In 2012 onderneemt de nieuwe generatie paasvuurbouwers in Espelo een poging om dit record te breken.

6 // PAASVUUR ESPELO

Het boaken moet dan tenminste 35 meter hoog worden, zo is het eerste doel. Al maanden voor Pasen zijn vele mensen bezig met het verzamelen van afval en snoeihout. Aan media-aandacht voor de recordpoging is geen gebrek: van de Wereld Draait Door tot Hart van Nederland, iedereen wil alles weten van de recordpoging. Wat het extra bijzonder maakt is dat het boaken vanaf 4,5 meter volledig met de hand wordt opgebouwd. De paasvuurcommissie van Espelo gaat de recordpoging aanmelden voor het Guinness Book of Records.

In de loop van de bouw van het boaken wordt het doel door de bouwers verlegd: van de oorspronkelijke 35 meter wordt het opgehoogd naar 44 meter. Daarmee zou ook het wereldrecord ‘grootste kampvuur’, dat op naam van Slovenië staat (43 meter), kunnen worden gebroken. Op maandagavond 2 april is de hoogte van de ‘oude’ recordpoging bereikt. Dat kostte de bouwers meer moeite dan verwacht omdat het paasvuur harder zakt dan van tevoren door hen was ingeschat. Over de verdere constructie van het paasvuur maken de boakenbouwers afspraken met de gemeente en de brandweer: vanaf deze afstand wordt de top van het paasvuur smaller tot er een spitse punt overblijft. Om te voorkomen dat het paasvuur eerder wordt ontstoken voorziet de organisatie in dag en nacht bewaking. Dat blijkt ook nodig; eenmaal worden onbekenden die mogelijk een poging tot eerdere ontsteking willen ondernemen, weggestuurd.

Gebroken record, jammerlijke afloop Na 25 jaar werd het record van 1987 én dat van Slovenië gebroken. Het paasvuur in Espelo is volgens officiële metingen 3

45,98 meter hoog en heeft een volume van 9.174 m . Burgemeester Hofland mocht het paasvuur ontsteken. Kort daarop vond een ongeval plaats. Een cameraman van RTV-Oost raakte gewond toen een van de staalkabels, die de grote paal in het midden op zijn plaats moest houden, lossprong.

Over de wijze waarop dat gebeurde en de plaats waar de betreffende cameraman zich op dat moment bevond (binnen of buiten de door de organisatie aangebrachte dranghekken) gaan publiekelijk verschillende verhalen de ronde. Politie Twente en de Arbeidsinspectie verrichten hiertoe afzonderlijk van elkaar onderzoek.

Het incident blijft, net als de recordpoging, in de media niet onbesproken. Tijdens de gemeenteraad die volgt in de week na de recordpoging en het incident worden vragen gesteld. De burgemeester zegt toe te komen met een evaluatie waarin het proces van vergunningaanvraag tot en met de ontsteking wordt geanalyseerd en ‘lessons learned’ worden getrokken.

Evaluatie In Twente is het evalueren van incidenten en de processen van voorbereiding daartoe, belegd bij Veiligheidsregio Twente. De vraag om evaluatie is door het gemeentebestuur van Rijssen-Holten in april 2012 gesteld. In overleg is gekomen tot de volgende opdrachtformulering: ‘Het uitvoeren van een evaluatieonderzoek naar de handelwijzen in vergunningverlening, toezicht/ handhaving rondom, en het optreden van de hulpdiensten ten tijde van het paasvuur op 8 april 2012 in Espelo, gemeente Rijssen-Holten.’

Deze evaluatie is opgebouwd volgens de onderdelen: 1.

Proces en uitvoering van de vergunningverlening

2.

Proces en uitvoering van toezicht en handhaving

3.

Optreden van hulpdiensten ten tijde van het paasvuur


Reikwijdte Het paasvuur in Espelo wordt benaderd als een ‘bijzonder gewoon evenement’. Het referentiekader van deze evaluatie is dan ook ‘hetgeen voor paasvuren in Twente/ gemeente Rijssen-Holten gebruikelijk is’. Aanvullend wordt bekeken of en in hoeverre het grootschalig evenementenbeleid van Veiligheidsregio Twente (VRT) een rol kan spelen in de voorbereiding van evenementen die potentie hebben om gaandeweg het (vergunningverlenings-)proces uit te groeien tot een evenement met een hoge risicoclassificatie.. Verdere met de opdrachtgever afgesproken afbakeningen zijn de volgende: 

Het incident met de cameraman wordt, zoals eerder aangegeven, onderzocht door zowel Politie Twente als de Arbeidsinspectie. Dat maakt daarom geen deel uit van deze evaluatie.



Dit paasvuur is er één in een set van 5 paasvuren. Echter, vanwege de expliciete vraag van de gemeente wordt alleen de recordpoging in Espelo bedoeld in de evaluatie.



De evaluatie heeft de insteek van een evaluatieonderzoek en levert ‘lessons learned’ op.

1.1.1 Onderzoeksvragen De volgende vragen staan centraal in onderliggende evaluatie: Vraag 1

Wat gebeurde er wanneer, vanaf de aanvraag van de vergunning?

Vraag 2

Wat zijn gangbare handelwijzen en hoe is dit in Rijssen-Holten verlopen?

Vraag 3

Welke conclusies zijn er te trekken?

Vraag 4

Welke lessen kan de gemeente Rijssen-Holten uit de evaluatie meenemen?

1.1.2 Situatieschets Het paasvuur (in gemeentelijk beleid/ de stookontheffing ook wel vreugdevuur genoemd) Espelo bevindt zich aan de Okkenbroekseweg, gelegen buiten de bebouwde kom. Het te verbranden materiaal betreft takken en snoeihout. De aanvraag van de stookontheffing gaat uit van een paasvuur met een volume van 500m3, met bijbehorende afstanden. 3

Het is van begin af aan bekend dat dit paasvuur groter wordt. Aangezien paasvuren bijna altijd groter zijn dan 500 m is, conform vastgesteld beleid van de gemeente (2005), bij vreugdevuren het advies van de brandweer maatgevend. Zij houden gedurende dit traject aan dat 2x de hoogte van het paasvuur een veilige afstand tot publiek is. Een paasvuur van 45 meter, zou daarmee een afstand tot het publiek kennen van 90 meter. Overigens heeft de officiële hoogtemeting op vrijdag plaatsgevonden. Het paasvuur is zondagavond aangestoken. Er is op het moment van aansteken niet opnieuw een meting naar de hoogte ervan verricht. Zie volgende pagina voor een overzichtssituatie.



2

Feitenrelaas

Om een analyse te kunnen uitvoeren waaruit lessen geleerd kunnen worden, is het noodzakelijk een overzicht te hebben van de feitelijke situatie. Wat vond er op welk moment plaats, zonder daar een interpretatie aan te verbinden. In dit deel van de evaluatierapportage is per deel 1) vergunningverlening, 2) toezicht en handhaving, 3) inzet van de hulpdienst middels dossieronderzoek, interviews en meldkamerrapportages, geprobeerd de feitelijkheden te achterhalen en deze in chronologische volgorde in een overzicht (zie overzichten bij 2.1, 2.2, 2.3) te zetten. De feiten en het in deel drie opgenomen referentiekader bieden het fundament voor de analyse en conclusie.

Omwille van het juiste perspectief, is het zinvol te onderscheiden dat er een paasvuurcommissie Holten bestaat die wordt ondersteund door de VVV Rijssen-Holten. Zij is het overkoepelend orgaan waar 5 buurtgemeenschappen met hun eigen paasvuurcommissies zijn aangesloten. Eén daarvan is de paasvuurcommissie Espelo. In deze evaluatie wordt enkel laatstgenoemde bekeken en spelen de andere 4 paasvuren geen rol.

2.1

Vergunningverlening

Onderstaand overzicht geeft een chronologisch overzicht van de aangetroffen feiten rondom de vergunningaanvraag. Overzicht 1: aangetroffen feiten met betrekking tot de vergunningverlening

Datum

Actie/gebeurtenis

Referentie

03-06-2008

Laatste bestuurlijk vastgestelde herziening afspraken rondom

Routingformulier

paasvuren, waaronder:

bestuursvoorstel 03-06-



Afstanden van paasvuur en objecten met rieten dak, bos, heide, veen en opslag gevaarlijke stoffen mag onder

2008/ registratienummer 2008005257

voorbehoud worden gereduceerd van 250 (bron: stookontheffing) naar 150 meter. 

Afstanden tot openbare weg minimaal 40 meter, tussen de 40-80 meter wordt de weg afgesloten voor verkeer.



Bij windsnelheden boven de 5 m/s mag paasvuur niet worden ontstoken (was 6m/s)

 28-11-2011

Advies van de brandweer is leidend bij vreugdevuren

Afdeling Wonen en Ondernemen gemeente Rijssen-Holten

Document, onderwerp:

ontvangt van de paasvuurcommissie Holten (op naam van VVV

Vooraankondiging van het

Holten) een ‘Vooraankondiging’ m.b.t. het organiseren van 5

aansteken van vijf

paasvuren.

paasvuren in de gemeente Rijssen-Holten, ondertekening 25-12-2011

05-12-2011

Vanuit afdeling Wonen en Ondernemen gemeente Rijssen-Holten

Evenementenkalender,

wordt de digitale, regionale evenementenkalender gevuld met de

Veiligheidsregio Twente

gegevens uit de ‘Vooraankondiging’.

(via veiligheidsnet)


Datum

Actie/gebeurtenis

Referentie

20-12-2011

Overleg paasvuurcommissies (bestuur plus "boakenbouwers" van

Mail Brandweer

5 buurtschappen rondom Holten). Brandweer schuift op verzoek aan. Onderwerp: recordpoging Espelo in 2012. Hoogte? Tenminste > 28 meter (‘zo rond de 30 meter’) want 28 meter was het vorige Espelo’s record zo is dan duidelijk. 17 -01-2012

Afdeling Wonen en Ondernemen gemeente Rijssen-Holten

Standaardformulier

ontvangt van de paasvuurcommissie Holten:

Rijssen-Holten aanvraag



Aanvraag overkoepelende evenementenvergunning voor

evenementenvergunning, ondertekend op januari

Paasvurenwedstrijd (ontsteken 5 paasvuren in de

2012

deelnemende buurtschappen, waaronder Espelo), met inbegrip van ‘model calamiteitenplan voor grootschalige publieksevenementen Regio Twente (versie 1.7, 29 okt 2010). 17-01-2012

Afdeling Wonen en Ondernemen gemeente Rijssen – Holten

Standaard

ontvangt van paasvuurcommissie Espelo

aanvraagformulier



ontheffing drank en

Aanvraag ontheffing Drank-Horeca wet i.v.m. schenken

horecawet Rijssen-Holten,

van alcohol voor (o.a.) paasvuur Espelo* (deze is i.o.

ondertekend op 04-01-2012

ondertekend door paasvuurcommissie Holten)

17-01-2012

Afdeling Wonen en Ondernemen ontvangt van

Standaardformulier

paasvuurcommissie Espelo:




evenementenvergunning,

Aanvraag evenementenvergunning voor paasvuur

ondertekend op 20-12-2011

Espelo

17-01-2012

Afdeling Wonen en Ondernemen ontvangt van

Standaardformulier

paasvuurcommissie Espelo:




Aanvraag ontheffing stookverbod ex. Art. 10.63 lid 2 Wet 3

milieubeheer, basis: volume van het poasboaken 500 m .

ex. Art 10.63, lid 2 wet milieubeer voor ontheffing van het stookverbod als bedoeld in art. 10.2 eerste lid Wet milieubeheer, ondertekend op 20-12-2011

18-01-2012

Brandweer reageert per mail naar paasvuurcommissie Espelo. De

Mail aan voorzitter

commissie heeft een formulier ingeleverd voor de aanvraag van

paasvuurcommissie

een tijdelijke gebruiksvergunning voor een tent t.b.v. een reünie.

Espelo, d.d. 18 januari

Er ontbreekt informatie om een advies te kunnen geven. Deze kan

2012

de organisatie per mail aanleveren. Reactie vanuit de paasvuurcommissie: ‘er komen geen zijkanten in de tent.’ Daarmee is volgens de gemeente de gebruiksvergunningdiscussie van de baan.


Datum

Actie/gebeurtenis

Referentie

28-02-2012

Afdeling Wonen en Ondernemen geeft namens de burgemeester

Brief gemeente Rijssen-

en het college de aangevraagde evenementenvergunning (17-01-

Holten, onderwerp

2012) aan de paasvuurcommissie Holten af. Inhoud:

paasvuren 2012, ref 1742-



Evenementenvergunning verleend voor de 5 paasvuren (waaronder Espelo), met inbegrip van plaatsen dixi’s (toiletten) en etenskraampjes voor de verkoop van

EV-1210017, opgesteld 2802-2012, verstuurd 12-032012

snacks, ten gehore brengen van live muziek en het treffen van verkeersmaatregelen. 28-02-2012

28-02-2012

Afdeling Wonen en Ondernemen geeft namens de burgemeester


de paasvuurcommissie Holten de ontheffing ex. art. 35 Drank- en

Holten, onderwerp:

Horecawet inzake het schenken van (zwak-)alcoholhoudende

ontheffing verstrekken

dranken, af.

zwak alcoholhoudende

*deze is oorspronkelijk door de paasvuurcommissie Espelo ingediend (17-

dranken, ref 1742-DENH-

01-2012) maar door de gemeente in 1 overkoepelende ontheffing voor alle

1210018, opgesteld 28-02-

5 paasvuren tegelijk afgegeven.

2012, verstuurd 12-03-2012

Brandweer stuurt namens de burgemeester de stookontheffing ex.


art. 10.63 lid 2 Wet milieubeheer naar de paasvuurcommissie

Holten, onderwerp:

Espelo.

ontheffing paasvuur, opgesteld 28-02-2012, verstuurd 12-03-2012

01-03-2012

Gesprek gemeente Rijssen-Holten met paasvuurcommissie Holten

Gespreksverslag 1 maart

en paasvuurorganisaties (bouwers van de diverse paasvuren in

2012

Holten). Doel: gemeente/ burgemeester heeft organisatoren uitgenodigd om zaken door te spreken, m.n. over 1) gebruik van alcohol en 2) brandveiligheid. Het laatste aspect geldt specifiek voor Espelo. 

Uitgangspunt gemeente: evenement gaat door mits veilig en verantwoord.



Paasvuur is gedoogbeleid, maar er zijn grenzen: het boaken kan niet oneindig groot worden.



De Saxion voerde in opdracht van de brandweer een onderzoek uit naar de veiligheid en gevaar setting rondom paasvuren. De conclusies uit dit onderzoek zijn gebaseerd op een hoogte van 30 meter.



Brandweer geeft aan: veilige afstand tot publiek moet minstens 2x de hoogte van het paasvuur zijn. De paasvuurcie Espelo wil tussen de 60-80 meter hanteren.




Paasvuur wordt afgeschermd met bouwhekken.

Datum

Actie/gebeurtenis

Referentie

15-03-2012

Afdeling Wonen en Ondernemen ontvangt een email van de

Oorspronkelijk verzoek

paasvuurcommissie Espelo. Naast het afsluiten van de

ontbreekt, opgemaakt uit

Okkenbroekseweg wil de commissie, vanwege de te verwachten

brief aan Paasvuurcie.

drukte, ook toestemming van de gemeente om andere (op kaart

Holten (zie navolgend)

ingetekende) wegen af te sluiten/ parkeerverboden aan te brengen. 03-04-2012

Afdeling Wonen en Ondernemen stuurt de paasvuurcommissie

Brief, onderwerp:

Holten een brief met daarin uitbreiding van de

uitbreiding

verkeersmaatregelen, zoals opgenomen in de eerder afgegeven

verkeersmaatregelen

evenementenvergunning. Aanleiding daartoe vormde de e-mail

paasvuur Espelo2012, ref

van de paasvuurcommissie Espelo waarin om uitbreiding werd

1742-EV-1210017,

verzocht. De gemeente meldt daarin dat:

opgesteld 03-04-2012,



Verkeersregelaars moeten worden ingezet



Deze verkeersregelaars bevoegd moeten zijn. Wanneer

verzonden 04-04-2012

dit niet geregeld is worden verkeersregelaars aangewezen door de burgemeester en deze moeten minimaal 4 weken voor aanvang van het evenement contact opnemen met de regiopolitie voor het maken van een afspraak voor een verplicht instructie n.b. In een interview met de betrokken politiefunctionaris geeft

Interview dienstdoende

deze aan bovenstaande adviezen aan de gemeente te hebben

politiefunctionaris

gegeven. Eind

Conform regionale procedure bij de evenementenkalender heeft

maart/begin

een regionaal medewerker IVZ contact opgenomen met de

april

behandelend ambtenaar, waarbij zij aangeeft gezien te hebben

Interview medewerker IVZ

dat het om een B-evenement gaat en navraag doet over de geïdentificeerde veiligheidsrisico’s en de voorbereiding daarop. De bij de evenementenvergunning betrokken ambtenaar van de gemeente geeft aan dat op basis van de rapportage van Saxion alle risico’s met betrokkenen doorgesproken en onder controle zijn. 04-04-2012

Vanuit afdeling Wonen en Ondernemen wordt de

Evenementenkalender

evenementenkalender voor het laatst gewijzigd. De paasvuren zijn

Veiligheidsregio Twente

(gezamenlijk) geclassificeerd als ‘B-evenement.’

(via veiligheidsnet)


2.2

Controle, toezicht en handhaving

Overzicht 2: aangetroffen feiten met betrekking tot controle, toezicht en handhaving

Datum

Actie/gebeurtenis

Referentie

26-03-2012

Brandweer verneemt informeel dat de bouwers hoger gaan

Gespreksnotitie brandweer/

bouwen dan in het gesprek op 01-03-2012 is afgesproken. Een

interview brandweer

brandweermedewerker belt de voorzitter van de paasvuurcommissie Espelo. Deze geeft aan zo hoog te willen bouwen als mogelijk, temeer omdat de (ook in dat overleg aangehaalde) rapportage van Saxion aangeeft dat er vanuit veiligheidsoogpunt geen bezwaren zouden hoeven te zijn. En dat was toch het advies van de brandweer? De brandweer gaat in haar (positieve) advisering echter uit van maximaal 30 meter hoogte. Bovendien is het concept met de staalkabels nog niet duidelijk. Zij maakt zich daar zorgen over. 28-03-2012

Mailwisseling en telefonisch contact tussen commandant

Interne mailwisseling d.d.

brandweer en burgemeester over uitgangspunten gemeenten

28-03-2012

t.a.v. een acceptabele veiligheidssituatie Espelo 29 -03-2012

Afspraak ter plaatse bij Espelo tussen aanspreekpunt

Gespreksverslag 29-03-

paasvuurcommissie Espelo, brandweer en afdeling Bouwen en

2012

Ondernemen. Doel: bespreken voortgang, naleving van regels en afspraken en aangeven limiet vanuit de gemeente. Duidelijkheid krijgen over hoogte paasvuur. De volgende afspraken maken gemeente, brandweer en de organisatie -

Paasvuur maximaal 30-32 meter met een top van 10 meter in kegelvorm (n.a.v. telefonisch advies Saxion d.d. 29-03-12, ingewonnen door de brandweer). Totale hoogte 40-42 meter.

-

Staalkabels losmaken ter voorkoming van knappen en wegschieten tijdens het paasvuur

-

Bouwhekken op 80 meter. Daarbij rekening houden dat toeschouwers nooit onder de kabellijnen kunnen verblijven/komen.

-

Brandweer zal ten tijde van het branden van het paasvuur in het kader van validatie van het Saxion onderzoek bij verschillende paasvuren (waaronder Espelo) metingen uitvoeren (De aangegeven minimaal aan te houden afstanden blijken voldoende te zijn).


Datum

Actie/gebeurtenis

Referentie

04-04-2012

Controle brandweer paasvuur Espelo. Opgemerkt dat:

Interview brandweer

-

Dranghekken verder moesten worden weggezet (2x hoogte) (gebeurt ook constateert de brandweer)

-

Kabels moeten worden losgekoppeld vóór ontsteking

-

Opruimen directe omgeving paasvuur, verwijderen bouwketen, hout etc. (gebeurt ook constateert de brandweer)

06-04-2012

Politie komt om officieel proces-verbaal op te maken van de

www.paasvuurespelo.nl

exacte hoogte van het paasvuur. Dat is nodig om de poging geldig aan te melden bij het Guinness Book of Records. Het paasvuur meet 45.98 meter en heeft een volume van 9.174m3 08-04-2012

Brandweer is ‘op ronde’ langs de paasvuren en komt ook in

Interview brandweer

Espelo kijken. Zij wijst nogmaals op het loskoppelen van de kabels overeenkomstig de voorwaarden zoals afgesproken en vastgelegd in het gespreksverslag van 29-03. 08-04-2012

Brandweer heeft om 12.00 uur bij de KNMI de weersituatie

Interview brandweer

opgevraagd. Op basis van deze gegevens is door de brandweermanager repressie cluster West geconstateerd dat windsnelheid en –richting geen belemmering vormen voor het ontsteken van het paasvuur. 08-04-2012

Het paasvuur wordt ontstoken. Bij ontsteking zitten de kabels nog

Interview brandweer

vast.

*Noot: in het interview met de dienstdoende en bij het voortraject betrokken politiefunctionaris stelt deze dat er ‘diverse multidisciplinaire afstemmingsmomenten’ zijn geweest tussen brandweer en politie over onderdelen uit het calamiteitenplan en over de wegen voor de hulpverlening. Er waren korte lijntjes, hetgeen in de praktijk betekent dat diverse malen één op één is overlegd. De GHOR of Ambulance Oost is daar niet bij betrokken, zo wordt ook door de politie bevestigd. Zowel de brandweer als de politie geven aan het calamiteitenplan niet gezien te hebben, maar te acteren op hun jarenlange ervaring: ‘die hulpverleningsaspecten bespreken die altijd een rol spelen’.

2.3

Optreden hulpdiensten (i.c. ambulancedienst) ten tijden van het incident

Bij de gebeurtenis met de cameraman heeft in het bijzonder de ambulancedienst een rol van betekenis gespeeld. Daarom zoomt deze evaluatie enkel in op de GHOR, in dit geval specifiek de ambulancedienst.


Onderstaand overzicht geeft een chronologisch overzicht van de aangetroffen feiten rondom de ingezette ambulance en de politielijn met de meldkamer op 8 april 2012 n.a.v. het incident paasvuur Espelo. Overzicht 3: aangetroffen feiten met betrekking tot politie en ambulancebetrokkenheid

Tijd

Actie/gebeurtenis

Referentie

n.v.t.

Dienstdoende politiefunctionaris meldt zich in bij de Meldkamer


Politie. Geeft door dat hij centraal aanspreekpunt is zodat bij een

politiefunctionaris

calamiteitenmelding hij gebeld kan worden over informatie met betrekking tot aanrijdroutes. Hij heeft een afspraak gemaakt met de ME om deze op afroep achter de hand te hebben. De ME is dan in Almelo i.v.m. een voetbalwedstrijd. 20.54

20.54

20.57

20.58

Eerste melding (112) Driebergen. Driebergen zet de melding door

Mail RAV IJsselland

naar de Meldkamer Oost Nederland (MON).

Clustermanager Zuid

Politiefunctionarissen van IJsselland zijn bij het paasvuur


aanwezig om mee te kijken. Zij bellen met hun eigen meldkamer.

politiefunctionaris

Meldkamer Oost Nederland geeft de ambulance opdracht te gaan

Mail RAV IJsselland

rijden naar Espelo.

Clustermanager Zuid

Vertrek ambulance.

Mail RAV IJsselland Clustermanager Zuid

21.23

Aankomst ambulance bij de patiënt in Espelo.


21.35

Ambulance vertrekt met patiënt.


22.08

Aankomst ambulance bij het ziekenhuis.


Toelichting

De eerste melding komt via een mobiele telefoon binnen bij de centrale in Driebergen. Zij maken de inschatting dat Espelo dermate een ‘grensgeval’ is dat de Meldkamer Oost Nederland (MON) wordt gewaarschuwd. Deze Meldkamer geeft één van haar beschikbare ambulances opdracht om ter plaatse te gaan. Intussen bellen aanwezige politiefunctionarissen uit IJsselland met hun eigen meldkamer. De ambulancedienst geeft aan hinder te ondervinden van de slechte bereikbaarheid van het terrein, veel wegen zijn afgesloten. Aangekomen wordt het ambulancepersoneel naar eigen zeggen goed opgevangen en kan het slachtoffer naar het ziekenhuis worden overgebracht. In de tussentijd blijkt dat via informele lijnen ook de HoVD Brandweer en de commandant van dienst van de brandweer op de hoogte zijn gebracht van het incident. De Meldkamer Twente heeft in de afhandeling, noch de kortstondige onderlinge communicatie geen rol. Bij hen wordt het incident vermoedelijk daarom niet aangetroffen in hun meldkamerdatabase.


3

Referentiekader Evaluatie

Regels maken het veilig houden van evenementen en paasvuren mogelijk. Er geldt daartoe landelijke weten regelgeving, dat door gemeenten kan worden aangevuld met eigen beleid. Elke gemeente maakt daarmee tot op zekere hoogte een eigen afweging over het houden van kleine en grote evenementen en de condities en voorwaarden waaronder zij dat acceptabel vindt. Deze, uiteindelijke invulling van bestuurlijke verantwoordelijkheid, is gebaseerd op een integrale afweging van diverse aspecten. Ook aspecten die minder grijpbaar en objectiveerbaar zijn, zoals het maatschappelijk belang, veiligheidsgevoel of PR voor eigen stad of dorp. Navolgend wordt ingegaan op ‘hetgeen gebruikelijk’ is voor Rijssen-Holten in vergunning en ontheffing verleningen bij toezicht en handhaving voor (specifiek) paasvuren. Daarnaast is aandacht voor de wijze waarop het optreden van hulpdiensten in Twente is geregeld.

3.1

Vergunningverlening

Een vergunning is een officiële toestemming van de gemeente om een bepaalde activiteit uit te voeren. De wet kan ook bepalen dat iets verboden is. Om een dergelijke activiteit toch toe te staan kan in sommige gevallen een ontheffing of toestemming worden verleend. Dit evaluatieonderzoek kent beide soorten. Zo is er een evenementenvergunning verleend voor het houden van het evenement rondom 5 paasvuren, waar het paasvuur in Espelo, vanwege haar recordpoging, dit jaar het meest bijzondere is. In basis is alcoholgebruik bij een publiek evenement verboden, mits de gemeente daartoe een ontheffing van de drank en horecawet afgeeft, hetgeen hier is gebeurd. Tenslotte geeft de gemeente Rijssen-Holten een ontheffing voor naleving van de milieuwetgeving af om het ontbranden van het paasvuur mogelijk te maken. Omdat de evenementenvergunning en de stookontheffing in deze evaluatie een primaire rol spelen, wordt hier dieper op ingegaan en wordt de drank en horecaontheffing verder buiten beschouwing gelaten. 3.1.1 Evenementenvergunning Regels, beleid & veiligheid Uit telefonisch contact met de afdeling Wonen en Ondernemen van de gemeente Rijssen-Holten blijkt dat de gemeente het regionale evenementenbeleid hanteert. In het regionaal beleid is ook opgenomen dat gemeenten een eigen verantwoordelijkheid hebben. Onderstaand is onderscheid gemaakt in (1) lokaal evenementenbeleid en (2) regionaal evenementenbeleid. Deze worden achtereenvolgens toegelicht.

Lokaal evenementenbeleid

Intermezzo alinea uit regionaal evenementenbeleid: De gemeenten hebben hun eigen verantwoordelijkheid om hun lokale evenementenbeleid en proces omtrent de vergunningverlening te bepalen. Deze handreiking wordt regionaal vastgesteld en is daarmee richtinggevend voor het lokale evenementenbeleid van de gemeenten. Het is vervolgens aan de gemeenten om de handreiking door te vertalen in hun lokale evenementenbeleid.

Rijssen-Holten beschikt over eigen bestuurlijk vastgesteld evenementenbeleid (inwerkingtreding 15-04-2009). Dat beleid is gebaseerd op de Algemene wet bestuursrecht (afd. 3.4) en de Algemene Plaatselijke Verordening gemeente RijssenHolten (art. 2:24 en 2:25). In dit beleid zijn regels opgenomen over: 

De omvang waarvoor een evenementenvergunning verplicht is (> 50 personen, belemmeringen voor het verkeer en de hulpdiensten, )



Het verstrekken van alcohol




Het tijdelijk (gedeeltelijk) afsluiten van wegen/ straten pleinen die in eigendom zijn van de gemeente



Het van toepassing zijn van regels uit de bouwverordening en brandbeveiligingsverordening

De evenementenclassificering conform beleid van de VRT (i.c. Hulpverleningsdienst) staat in hoofdstuk 2 van dit evenementenbeleid. De A- en B-typen evenementen komen veelvuldig voor in Rijssen-Holten en worden uitgewerkt. Voor C-typen (hoog risico evenementen) is de keuze gemaakt (vanwege het incidentele karakter) dit niet te doen.

Calamiteitenplannen Het lokale beleid geeft aan dat ‘organisatoren van grote evenementen aandacht moeten besteden aan calamiteitenplannen. De gemeente en de politie kunnen de organisatoren hierin bijstaan. De burgemeester kan beslissen, afhankelijk van het type evenement en het aantal bezoekers of het overleggen van een calamiteitenplan verplicht zal worden gesteld.’ In lokaal beleid is geen definitie opgenomen van ‘grote evenementen’.

Bereikbaarheid Organisatoren moeten rekening houden met (onder meer) de bereikbaarheid door hulpdiensten, zo is expliciet opgenomen in lokaal beleid. De aan- en afvoerroute dienen minimaal 4,5 meter breed te zijn en in de evenementenvergunning kunnen voorschriften worden opgenomen over de afzetting van wegen, tijdelijke verkeersbesluiten (…), en de bereikbaarheid van hulpdiensten en verkeersregelaars. Bij grote evenementen dienen deze (officieel bevoegde) verkeersregelaars te worden aangewezen.

Geneeskundige hulpverlening Bij grote evenementen kan de verplichting worden gesteld dat er voldoende EHBO’ers zijn. Advies over aantal in te zetten EHBO’ers kan door de vergunningverlener worden ingewonnen bij de GHOR, zo stelt het evenementenbeleid.

Proces & Procedure De aanvraag om een evenementenvergunning kan zowel digitaal (gemeentelijke website) als per post worden ingediend. Deze moet tenminste 12 weken voor het evenement zijn ingediend. Er zijn verschillende bijlagen beschikbaar die de aanvrager, indien relevant, moet invullen en meesturen. In dit geval zijn de volgende formulieren relevant: 

Formulier evenementen



Formulier ontheffing drank en horeca



Model calamiteitenplan Regio Twente V1



Toelichting bij model Calamiteitenplan v1

De aanvraagformulieren komen binnen bij de afdeling Wonen en Ondernemen. Zij worden op ontvankelijkheid getoetst. Soms is aanvulling van gegevens nodig voordat de afdeling de aanvraag in behandeling kan nemen. Binnen 8 weken na de dag waarop de aanvraag ontvangen is besluit het bevoegd bestuursorgaan daartoe en deelt dat mede aan de aanvrager. In bijzondere gevallen kan het bestuursorgaan deze termijn met nog eens 8 weken verlengen. Regionaal evenementenbeleid De gemeente Rijssen-Holten geeft, voor wat betreft de procesbeschrijving voor evenementen, aan zich te conformeren aan de afgesproken regionale werkwijze zoals vermeld in ‘Veiligheid en gezondheid bij grootschalige publieksevenementen in Twente’, vastgesteld 31 mei 2010. Onderstaande procedure beschrijving is één op één overgenomen uit dit document.


De procedure voor plaatsing van evenementen op de regionale kalender en aansluitend hierop de beoordeling van de evenementen, verloopt als volgt:

1 Aanmelden van evenementen 

Gemeenten sturen de evenementenorganisaties aan het einde van de zomerperiode een brief en invulformulier voor het aanmelden van evenementen. Tevens wordt in het lokale huis-aan-huis blad een oproep gedaan om evenementen aan te melden. In een nog op te stellen implementatieplan worden o.a. ten aanzien van de evenementenkalender, modellen opgenomen voor de brief, het invulformulier en de publicatie. De brief geeft aan voor welke datum aanvragen voor het houden van een evenement in het volgend kalenderjaar binnen moeten zijn om een plek op de regionale kalender te kunnen krijgen.



De organisator van een evenement geeft op het formulier een aantal essentiële kerngegevens aan, waaronder de gewenste datum en duur van het evenement.



De gemeente geeft op basis van de risicoanalyse en eventuele ervaringen uit het verleden een indicatie of een evenement behoort tot de categorie reguliere evenementen (klasse A) die niet meer dan normale aandacht vragen van de hulpverleningsdiensten of tot de categorie evenementen met verhoogde aandacht (klasse B) of risico-evenementen (klasse C).



De gemeente voegt de bij haar bekende evenementen, voorzien van een duiding in klasse A, B of C toe aan de regionale evenementenkalender.

2 Beoordeling evenementen op kalender 

De gemeenten beoordelen op basis van de aangeleverde gegevens en de risicoanalyse de evenementen op de kalender. Deze risicoanalyse staat in hoofdstuk 4 van het regionaal evenementenbeleid beschreven.



De hulpverleningsdiensten geven een advies over de evenementen op zichzelf en geven een advies over de vraag of samenloop mogelijke risico’s met zich meebrengt, indien meerdere aanvragen zijn binnengekomen voor een evenement op dezelfde dag. Mocht dit problemen opleveren, dan wordt dit gemeld bij de betreffende gemeenten voor nader overleg bijvoorbeeld door het stellen van aanvullende voorwaarden om risico’s te beperken.

3 Kalender ter kennisgeving in Regionaal College De evenementenkalender wordt voor het volgend kalenderjaar in de maand december ter kennisgeving voorgelegd aan het Regionaal College. Eventuele knelpunten die op dat moment bekend zijn, kunnen dan al worden afgestemd. Omdat de kalender een belangrijk instrument is bij de voorbereiding, spreiding en capaciteitsplanning voor grootschalige publieksevenementen is de vulling voor het gebruik door gemeenten niet vrijblijvend. De evenementenkalender dient om vooraf kennis te hebben van de omvang van het aantal te verwachten evenementen waardoor er een basis ligt voor de berekening van de inzet (capaciteit) van hulpverleningsdiensten.

Opmerking: het is mogelijk na het opstellen van de kalender alsnog een aanvraag voor een te houden evenement in te dienen (ad-hoc). Indien het nieuw aangemelde evenement een probleem oplevert voor andere evenementen vanuit het perspectief van de capaciteit bij de hulpverleningsdiensten, dan zal dit zo spoedig mogelijk worden meegedeeld aan de betreffende gemeenten en opnieuw een advies worden gevraagd aan het multidisciplinair overleg op regionaal niveau.

4 Verdere verloop vergunning traject Vanuit de gemeente, kan de organisator na het opstellen van de kalender, slechts een akkoordverklaring voor de datum van het evenement krijgen. De organisator kan dan beginnen met de voorbereidingen, maar hij weet pas aan het einde van het vergunning traject zeker, net als bij alle andere vergunningen, of het evenement wordt toegestaan. 19 // PAASVUUR ESPELO

5 Planning Op basis van de hiervoor omschreven procedure is de planning voor de totstandkoming van de evenementenkalender als volgt: o

September – oktober:

aanmelden evenementen door organisatoren bij gemeenten

o

November:

vullen van evenementen voor het volgende jaar op kalender door gemeenten

o

December:

ter kennisgeving regionale evenementenkalender in Regionaal College

3.1.2

Stookontheffing

Regels, beleid & veiligheid In het verleden was het op basis van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) mogelijk om voor het verbod om in de open lucht vuur aan te leggen, te stoken of te hebben (stookverbod) ontheffing te verlenen (artikel 5.5.1 van de APV). Deze ontheffingen werden meestal afgegeven voor vreugdevuren (hier te noemen paasvuren). In mei 2003 is de Wet milieubeheer gewijzigd en is het verbod voor het verbranden van afvalstoffen buiten inrichtingen in deze wet (artikel 10.2, lid 1) opgenomen. Verder is in artikel 10.63, lid 2 de mogelijkheid opgenomen om ontheffing te verlenen van het hierboven omschreven verbod. Binnen de gemeente Rijssen-Holten is het houden van paasvuren traditie. Het beleidsuitgangspunt is dat, omwille van dit maatschappelijke belang, het ontbranden van paasvuren tot op grote hoogte mogelijk moet zijn. Een ontheffing wordt in beginsel verleend indien de aanvrager voldoet aan de volgende voorwaarden: Basisvoorwaarden stookontheffing vreugdevuren



Er sprake is van het verbranden van tuin en snoeiafval tijdens een vreugdevuur met traditionele achtergrond



Er wordt voldaan aan de in de voorschriften opgenomen gehanteerde veiligheidsafstanden



De in de voorschriften opgenomen bepalingen met betrekking tot het branden, de nazorg en bodemverontreiniging worden nageleefd.

In de praktijk blijken de regels in de ‘reguliere’ stookontheffing niet voldoende toepasbaar op de paasvuren. Op 27 april 2005 is er een voorstel met ontwerpbeleidsregels, met daarin onder meer aanvullingen en specificaties op het gebied van deze vreugdevuren in het college, waarop positief wordt besloten. Deze beleidsvoornemens worden gepubliceerd op de gemeentelijke webpagina en in de 'huis aan huis’, waarop de gemeente geen mondelinge of schriftelijke zienswijzen ontvangt. Bij voorstel van 20 juni 2005 stelt het college de ontwerpbeleidsregels definitief vast. Aanvullende beleidsregels voor vreugdevuren (2005):



De geldigheidsduur van de ontheffing van vreugdevuren (…) wordt beperkt tot de duur van de verbranding



Er geldt één ontheffing per verbranding



Vreugdevuren kunnen binnen de bebouwde kom gehouden worden als de brandweer een positief advies heeft gegeven over de brandveiligheid



Er is een regeling vreugdevuren waar een maximum aantal vuren aan wordt verbonden (6 paasvuren, 4 in Holten en 2 in Rijssen)



Er worden hulpmiddelen bij de uitvoering van de beleidsregels vastgesteld: het aanvraagformulier met toelichting, de Wm-ontheffing met toelichting en voorschriften, grafieken ter bepaling van het volume van de brandstapel en een Excel bestand ter bepaling van veilige afstanden tussen stookplaats en omgeving.




Aangegeven wordt dat als de tabellen in het Excel bestand niet voorzien, bij vreugdevuren het advies van de brandweer leidend is.

Op 3 juni 2008 vindt er een wijziging plaats in de voorwaarden rondom het ontsteken van paasvuren. Ondanks dat tijdens de vergunningverlening soepel wordt omgegaan met het beleid van 2005, zo stelt de gemeente zelf, is door de boakenbouwers aangegeven dat zij geen geschikte plaatsen meer kunnen vinden die aan de afstandseisen van 250 meter voldoen. Om de traditie van vreugdevuren in ere te houden stelt de gemeente samen met de boakenbouwers de volgende (aanvullende) wijzigingen/afspraken op. Wijzigingen/ afspraken (2008):



De eerder bepaalde afstand van 250 meter mag worden gereduceerd naar 150 meter, waarbij de windrichting bij aanvang van het ontsteken van het paasvuur bepalend is.



De afstand van het paasvuur tot de openbare weg moet minimaal 40 meter zijn. Tussen de 40-80 meter wordt de weg afgesloten voor verkeer.



Bij windsnelheden 5m/s (windkracht 3) mag het paasvuur niet worden ontstoken.



Op eerste paasdag om 12.00 uur wordt door de commandant brandweer een voorlopig akkoord gegeven voor het ontsteken van de paasvuren. (Toestemming van de brandweercommandant betekent niet dat de gemeente aansprakelijk is voor schade die ontstaat door of na het ontsteken van het paasvuur)

Duidelijk is dat de brandweer bij paasvuren die de reguliere regels overschrijden actief advies dient uit te brengen. Dit jaar is er sprake van een recordpoging in Espelo. Een paasvuur dat alle afmetingen van de afgelopen jaren ruimschoots overschrijdt. De brandweer besluit daarom professioneel advies in te winnen bij het kennisinstituut Saxion Hogeschool. De rapportage die Saxion maakt geldt dan als basis voor het advies dat de brandweer op het paasboaken van Espelo afgeeft. Saxion levert de rapportage begin maart.

De letterlijk overgenomen conclusies uit het rapport van Saxion d.d. 15 maart 2012: 1.

De grootte van de brandstapel is niet erg relevant voor het risico van secundaire branden in de omgeving.

2.

De verbrandingsefficiëntie is wel relevant voor het risico van secundaire branden. De verbranding dient zo efficiënt mogelijk te zijn, dat betekent dat vochtig hout en zeer compacte brandstof (zoal houtsnippers) moeten worden vermeden.

3.

De windsnelheid is eveneens relevant voor het risico van secundaire branden. Bij windsnelheden tot 6 m/s geldt benedenstrooms van de brandhaard een veilige afstand tot bebouwing en bebossing in de omgeving van ruim 150 meter. Bij windsnelheden van 8 m/s of meer kunnen geen veilige afstanden worden gedefinieerd en moet het ontsteken van de brandstapel worden afgeraden.

4.

Voor de persoonlijke veiligheid van aanwezigen benedenstrooms van de brandhaard een veilige afstand van circa tweemaal de hoogte van de brandstapel te worden aangehouden.

Proces en procedure De bevoegdheid tot het verlenen van de ontheffing ‘verbranden snoeihout’ is via het mandaatbesluit (overzicht mandaten gemeente Rijssen-Holten per december 2011) van de burgemeester rechtstreeks gemandateerd aan een medewerker brandweer. Het opstellen van het advies en de tekenbevoegdheid daartoe ligt daarmee in één hand.


3.2

Toezicht en handhaving

Met toezicht wordt het verzamelen van informatie bedoeld om te kunnen beoordelen of, in dit geval het paasvuur, wordt gebouwd conform de regels. Handhaving is gericht op gedragsbeïnvloeding: houden burgers zich aan de regels? Onderstaand is opgenomen wat, blijkens documentatie en interviews op het gebied van toezicht en handhaving, bij paasvuren reguliere procedures en werkwijzen zijn bij gemeente Rijssen-Holten. Hier is eveneens het onderscheid aangebracht in de evenementenvergunning en de stookontheffing.

1.

Evenementenvergunning

Regels, beleid & veiligheid Hoofdstuk 3 punt 12 van het evenementenbeleid Rijssen-Holten 2009 stelt dat, om overlast en gevaar tegen te gaan, door verschillende diensten vooral wordt gehandhaafd op eindtijden, beperking van geluidsoverlast en op voorschriften in het belang van de veiligheid, brandveiligheid en de openbare orde. Overtredingen kunnen, afhankelijk van de ernst, tot gevolg hebben dat: -

een preventieve last onder dwangsom wordt opgelegd.

-

een strenger regime geldt bij een volgend evenement. (Dat wil zeggen dat van een tot dan toe aangemerkt A-evenement een B-evenement wordt gemaakt .)

-

het evenement onmiddellijk wordt beëindigd.

Proces en procedure Toezicht en eventuele handhaving vindt plaats door daartoe aangewezen gemeentelijke Buitengewoon opsporingsambtenaren, de zogenaamde BOA’s. 2.

Stookontheffing

Regels, beleid & veiligheid Het verlenen van de ontheffing, het toezicht en de handhaving op de naleving van de voorschriften zijn opgedragen aan de daartoe aangewezen ambtenaren van het taakveld Milieu, de buitengewoon Opsporingsambtenaren van de gemeente en de politie. Expliciet wordt in het collegebesluit van 30 juni 2005 opgemerkt dat het gebruik van de Excel bestanden en de uitkomsten daarvan voor paasvuren tot problemen kunnen leiden. Bij vreugdevuren kan deze beleidswijziging in veiligheidsafstanden tot gevolg hebben dat tot dan toe gebruikte locaties niet meer geschikt zijn omdat de afstand tot aan huizen met een rieten dak te klein is. Daar wordt in voorzien door te stellen dat: het advies van de brandweer bij vreugdevuren > 500m3 maatgevend is. Dat werkt door in toezicht: vastgesteld is dat vreugdevuren worden gecontroleerd door de brandweer. Tenslotte heeft de brandweer een rol in een akkoordverklaring rondom het mogen ontbranden van het paasvuur op eerste paasdag.

Proces en procedure toezicht Vastgelegd is dat de brandweer controles uitvoert en een doorslaggevende stem heeft in het al dan niet ontsteken van het paasvuur.

3.3

(voorbereiden) Optreden hulpdiensten

Het basisoptreden van hulpdiensten verloopt via routines, reguliere afspraken en procedures. Bij evenementen kunnen de hulpdiensten ieder voor zich of gezamenlijk bepalen dat zij extra voorbereidingsmaatregelen treffen.


Dit is afhankelijk van risicodragende factoren zoals de hoeveelheid bezoekers, de conditie/aard van die bezoekers, de bereikbaarheid van de locatie, of het hebben van bijzondere activiteiten (vuurwerk). Het regionale evenementenbeleid voorziet in die afweging, door de inzet van hulpdiensten (zowel tijdens als in de voorbereiding van een evenement) te koppelen aan de classificatie, A-, B-, of C-evenement. Uit gesprekken met gemeente Rijssen-Holten blijkt dat zij het regionaal evenementenbeleid Twente hanteren. Dit evenementenbeleid is vastgesteld in het Regionaal College en hierin staat het volgende beschreven.

Als sprake is van een evenement met verhoogd risico (klasse B) of risico-evenement (klasse C) dan zal de gemeente, om een goede afweging van een veilig en gezond verloop van het evenement te kunnen maken, de hulpverleningsdiensten om advies vragen. Bij een klasse B evenement vindt multidisciplinaire afstemming plaats tussen de hulpverleningsdiensten op tenminste lokaal niveau. De gemeente draagt zelf zorg voor de coördinatie hiervan. Voor eenduidige advisering verdient het aanbeveling om een vaste gemeentelijke vertegenwoordiger voor dit multidisciplinair overleg beschikbaar te hebben.

Bij een klasse C evenement wordt een multidisciplinaire werkgroep geformeerd op regionaal niveau. Het is ter beoordeling van deze regionale multidisciplinaire werkgroep of een interactieve sessie of aanvullende afspraken noodzakelijk zijn. Deze sessie wordt voorafgaand aan het evenement gehouden en wordt door de gemeente voorgezeten. Hierbij worden één of meer scenario’s doorgenomen. Aan de hand van deze scenario’s wordt wederzijdse bekendheid met de planvorming en procedures van de betrokken diensten verkregen.

De gemeente neemt de adviezen van de hulpverleningsdiensten mee in de afwegingen en vergunningvoorschriften voor het betreffende evenement. Opmerking: de burgemeester heeft de bevoegdheid om af te wijken van het advies van de hulpverleningsdiensten. In dat geval worden de hulpverleningsdiensten hierover vooraf geïnformeerd.


Gemeenten brengen alle geplande evenementen in beeld

Gemeenten classificeren evenementen en melden deze bij politie

Gemeenten vragen bij klasse B of C evenementen de hulpverleningsdiensten om advies

Klasse A Afhandeling gemeente op basis van standaardvoorschriften

Klasse B Multidisciplinaire afstemming via gemeente

Klasse C Multidisciplinaire werkgroep met evt. interactieve sessie(s) (gemeente voorzitter)

Advies regionale hulpverleningsdiensten

Afhandeling vergunning door gemeente. N.B.: burgemeester kan gemotiveerd afwijken van advies. Hulp-diensten worden hierover geïnformeerd

Gemeente verstrekt hulpverleningsdiensten Afschrift van vergunning en voorschriften

Figuur 1: procedure evenementen advisering hulpdiensten

Opschaling Mocht tijdens een evenement een incident plaatsvinden, dan wordt opgeschaald volgens standaard procedures. De GRIP-regeling is daar ten tijde van grote incidenten en crisis een voorbeeld van. De hulpdiensten in Twente beschikken over een actuele regeling. Het ongeval bij het Espelose paasvuur, waarbij een cameraman gewond raakt, geldt in dit verband als incident, dat binnen de routines van de hulpdiensten afgedaan kon worden. Derhalve wordt in onderliggend rapport niet ingegaan op de GRIP procedure.

Informeren Gemeenschappelijke Meldkamer Twente Het informeren van de meldkamer verschilt per gemeente en per evenement. Op dit moment zijn er vijf variaties bekend: 

De organisator van het evenement licht zelf de meldkamer in



De gemeente licht de meldkamer in



De meldkamer haalt de informatie zelf uit de evenementenkalender



De meldkamer wordt niet geïnformeerd en haalt de informatie niet zelf uit de kalender



Een dienstdoende functionaris van de hulpdiensten licht de meldkamer in


4

Analyse en conclusies

4.1 Vergunningverlening en toezicht en handhaving Vergunningverlening, toezicht en handhaving zijn onderling sterk verbonden. Zwakke plekken in de vergunningverlening hebben een rechtstreekse doorwerking in het proces van toezicht en handhaving. Op basis van de voorgaande hoofdstukken bestaat de indruk dat sprake is van dergelijke zwakke plekken. (Zonder dat dit overigens direct te relateren is aan het incident dat plaatsvond.) Daarom is er voor gekozen de navolgende analyse niet te scheiden in vergunningverlening én toezicht en handhaving.

In dit proces van vergunningverlening en verlenen van ontheffing dienen verschillende aspecten van elkaar onderscheiden te worden: 1.

Het organiseren van een evenement ‘paasvuurwedstrijd voor 5 paasvuren’ en de bijbehorende festiviteiten, zoals het schenken van alcohol, het zorgen voor het plaatsen van toiletten, het verzorgen van livemuziek.

2.

Het binnen dat evenement mogen schenken van alcohol.

3.

Het ontsteken van 5 paasvuren waarvan de organisatie van één van die vuren een recordpoging onderneemt.

Op basis van het referentiekader (regels, regelingen en beleid), geldt voor aspect 1 een evenementenvergunning, voor aspect 2 een ontheffing op grond van drank en horecawetgeving en voor aspect 3 een stookontheffing zoals bedoeld in Milieuwetgeving. De ontheffingsprocedure voor aspect 2 speelt wel een rol in de evenementenkalender, en daarmee in de puntentelling voor de risicoclassificatie van het evenement, doch de procedure is dermate routinematig dat deze navolgend niet uitgebreid wordt geanalyseerd. 4.1.1 Evenementenvergunning Aanvraag en ontvankelijkheidstoets Van de website van de gemeente Rijssen-Holten zijn digitaal de aanvraag en de bijbehorende bijlagen voor de aanvraag van een evenementenvergunning te downloaden. De bijlagen waarop de gemeente eigen uitgangspunten moet invullen, is niet ingevuld. De burger krijgt daardoor onvolledige informatie over wat zij moet aanleveren. Ook dienen relevante bijlagen te worden bijgesloten. Wat en in hoeverre één van de genoemde bijlagen ‘relevant’ is en wie dit beoordeelt, is niet te achterhalen. Bij navraag blijkt een deel van de ‘voorbeeldbijlagen’ niet te bestaan c.q. niet te worden gebruikt (o.m. de checklist brandweer).  De standaardformulieren en toelichting daarbij op de gemeentelijke website ten behoeve van het aanvragen van een evenementenvergunning geven onvolledige/ onduidelijke informatie. Er wordt indruk gegeven van bijlagen die aanvragers moeten indienen of invullen die in de praktijk niet (meer) worden gebruikt.

In de praktijk is waar te nemen dat niet in alle gevallen door de juiste belanghebbenden de juiste aanvragen bij de gemeente zijn ingediend. Zo sturen zowel de overkoepelende paasvuurcommissie Holten, als de buurtcommissie Espelo beiden een evenementenvergunningaanvraag in voor hetzelfde evenement. Opmerkelijk daarin is dat de beide aanvragen van elkaar verschillen essentiële onderdelen, zoals de hoeveelheid te verwachten bezoekers en de duiding van de voorbereiding in geneeskundige zin. De gemeente zorgt er zelf voor dat de twee evenementenvergunningaanvragen gestroomlijnd worden in een evenementenvergunning.


Ook andere procesfouten bij de aanvragers (o.m. aanvragen van toestemming voor uitbreiding verkeersmaatregelen door paasvuurcommissie Espelo, aanvrager van de drank en horecaontheffing) wordt door de gemeente in haar reactie terug, rechtgezet. Mogelijk worden deze procesfouten veroorzaakt door het feit dat dit jaar voor het eerst een overkoepelende evenementenvergunning voor de 5 paasvuren is aangevraagd.  Gemeente zet procesfouten die de indieners maken, in haar reactie (naar de juiste persoon/organisatie) recht.

De aanvragen komen ter afhandeling binnen bij de afdeling Wonen en Ondernemen van de gemeente Rijssen-Holten. Zij worden op ontvankelijkheid getoetst. Kijkend naar de aanvragen is een volgende constatering dat gegevens ontbreken. Het is daarmee onduidelijk wat die ontvankelijkheidstoets inhoudt. Ondersteunende documenten die aangeven dat een ontvankelijkheidstoets heeft plaatsgevonden, ontbreken. Nergens blijkt dat de indieners gevraagd is deze alsnog aan te vullen. Hoewel bekend is dat het bij het paasvuur Espelo om een record poging gaat, wordt dit gegeven niet meegenomen in de aanvraag, de ontvankelijkheidstoets of de risicoclassificering. Ook het feit dat het door de paasvuurorganisatie Holten ingediende calamiteitenplan voor het grootste deel niet correspondeert met de situatie zoals deze is ingevuld in de aanvraag om evenementenvergunning, wijst hierop.  De ontvankelijkheidstoets op basis van de beide aanvragen heeft niet zichtbaar plaatsgevonden. De toets heeft ook niet geresulteerd in het opvragen van de benodigde aanvullende informatie bij de aanvragers, waar duidelijkheid op die aspecten voorwaardelijk is voor het verlenen van de vergunning.

Bij het aanvragen en afgeven van de evenementenvergunning is het bij iedereen duidelijk dat het gaat om een bijzondere recordpoging. Het lijkt erop dat deze recordpoging lange tijd als routine paasvuur is beschouwd, ondanks dat alle betrokkenen zich bewust waren van de recordpoging. Zichtbare factoren, zoals de omvangrijke media-aandacht, de (daarmee samenhangende) hoeveelheid te verwachten bezoekers, de gevolgen voor de bereikbaarheid via de openbare weg en het ingediende calamiteitenplan, opgeteld , maakten dat een heroverweging op zijn plaats zou zijn geweest. Het evenement is nu een B type en zou, als die gegevens werden meegewogen, de randen van een C-type raken of zelfs overschrijden. In het regionaal evenementenbeleid staat dat vanaf een B-type evenement gemeenten de hulpverleningsdiensten (brandweer, politie en geneeskundig) om advies vragen. Voor de brandweer is dit beperkt gebleven tot advies op de brandveiligheid en de bereikbaarheid. De afstemming met de politie en de GHOR is niet uit documenten op te maken.  De risicofactoren rondom de recordpoging en het regionaal evenementenbeleid waar de gemeente bij aansluit, geven aan dat multidisciplinaire afstemming en advisering over de voorbereiding op calamiteiten door gemeente geïnitieerd had moeten worden.

Op enig moment in maart stelt de organisatie van Espelo haar verwachtingen bij over het aantal bezoekers. Daarop onderneemt zij actie: de gemeente wordt via email om toestemming voor uitbreiding gevraagd van de verkeersmaatregelen zoals die op dat moment in de evenementenvergunning staan. Naast het afsluiten van de Okkenbroekseweg krijgt de organisatie toestemming om de extra verkeersmaatregelen in te voeren. In de brief die de gemeente op 4 april verzendt, meldt zij dit aan de juiste aanvrager. Er blijken dan ook door de gemeente nieuwe verkeersmaatregelen geëist te worden. Zo stelt zij dat de organisatie verkeersregelaars moet inzetten om het verkeer te regelen. Deze dienen een bijzondere bevoegdheid te bezitten. In de brief staat ‘het aanwijzen van de verkeersregelaars gebeurt door mij’. Wie daarmee wordt bedoeld is onduidelijk. Tenslotte wijst de gemeente de organisator erop dat de verkeersregelaars een instructie moeten volgen bij de politie, waartoe zij vier weken voor het evenement contact met de politie moeten opnemen. Gezien de verzenddatum van de brief is dit onhaalbaar.


Hiermee maakt de gemeente het de organisatie in theorie onmogelijk om aan de voorgeschreven eisen te voldoen. De verklaring is dat er mogelijk een standaardparagraaf uit routineadviezen is overgenomen. Er is derhalve geen rekening gehouden met het feit dat niet zondermeer de reguliere regels op een lopend proces toepasbaar zijn.  Naar het lijkt zijn standaardalinea’s van eerdere adviezen overgenomen, maar is geen rekening gehouden met de mogelijkheid tot opvolging daarvan in relatie tot de tijd/mogelijkheden die de organisator daartoe heeft. Het is niet zichtbaar of de organisatie aan deze extra voorwaarde heeft voldaan.  Regels die aan het begin van officiële processen worden gebruikt kunnen niet zondermeer één op één in een lopend proces worden ingepast. Door de ontwikkelde situatie kun je deze niet meer als nieuw beschouwen en van voren af aan beginnen. Het is dan een kwestie van maatwerkafwegingen over hoe formeel ingegrepen moet worden. Om de situatie werkbaar te houden spelen ‘beginselen van behoorlijk bestuur’ in politiek/ bestuurlijke afwegingen een grotere rol dan het strikt toepassen van regels. Juist dan is het wel noodzakelijk een maximaal toelaatbare bovengrens af te spreken.

Calamiteitenplan bij evenementenvergunning De paasvuurcommissie Holten vulde het Model calamiteitenplan Regio Twente in. Uit hun invulling is op te maken dat zij enkele aspecten uit het model verwijderd hebben en niet van toepassing vonden. Andere delen lieten zij staan. Ondanks dat de organisatie relevante scenario’s selecteert in het calamiteitenplan, past zij deze niet aan, aan de werkelijke omstandigheden. Met andere woorden, de standaardtekst is één op één blijven staan. Er worden daardoor risicoscenario’s onderscheiden die wel kunnen plaatsvinden, maar vanwege hun gebrek aan realiteitszin niet gedekt zijn door adequate bestrijdingsmaatregelen. Bijvoorbeeld: een relevant scenario als ‘paniek in menigten’ wordt in het model, en in het calamiteitenplan van Espelo bestreden met de inzet van beveiligers, terwijl uit de aanvraag van de evenementenvergunning blijkt dat deze er niet zijn.  Het door de paasvuurcommissie ingediende calamiteitenplan bevat onjuiste informatie, incorrecte uitgangspunten, inadequate bestrijdingsmaatregelen.  Uit het calamiteitenplan zijn de relevante standaard scenario’s geselecteerd. De standaard scenario’s zijn niet aangepast aan de werkelijke omstandigheden.  De ontvankelijkheidstoets op basis van de beide aanvragen heeft niet zichtbaar plaatsgevonden (zie ook 4.1.1.). Het is onduidelijk of de inhoud van het calamiteitenplan in dat kader op juistheid is getoetst.

Het calamiteitenplan is bedoeld om incidenten in beginsel als organisator zelf op te kunnen vangen en geeft waardevolle informatie aan de hulpdiensten op het moment dat hun hulp nodig is. In beleidsregels van Rijssen-Holten is opgenomen dat de organisator het plan desgewenst samen met de gemeente en de politie kan invullen. Hoewel het een bijzonder evenement als een recordpoging betreft en er veiligheidsrisico’s aanwezig zijn, is het plan niet gezamenlijk ingevuld of afgestemd. De brandweer en de politie kenden dit plan niet en hadden daarmee geen kennis van de inhoud of mogelijkheden om te adviseren. Datzelfde geldt voor de GHOR. Wel hebben de brandweer en politie op basis van hun jarenlange ervaring hulpdienstrelevante aspecten doorgesproken, afgestemd en voorbereid. Daar waar door hen wordt gesproken over ‘multidisciplinaire voorbereiding’, wordt deze lokale samenwerking bedoeld. (dit in tegenstelling tot de ‘multidisciplinaire samenwerking’ waar het regionale evenementenbeleid van uit gaat).

Uit beleidsregels van Rijssen-Holten blijkt dat de gemeente dit ook erkend. Niet voor niets is aangegeven dat bij grotere evenementen (omvang is niet nader gespecificeerd) de vergunningverlener zelf het initiatief neemt de GHOR te raadplegen over de noodzakelijke geneeskundige zorg, zoals de hoeveelheid EHBO. De evenementenaanvragen zijn hierin verschillend:


-

De paasvuurcommissie Holten stelt dat er EHBO is maar noemt geen aantal of waar deze staat (bij Espelo of een van de andere paasvuren?)

-

De paasvuurcommissie Espelo stelt dat er een ‘verbanddoos’ aanwezig is als geneeskundige voorziening.

In de vergunningverlening is van gemeentezijde niets opgenomen over geneeskundige voorzieningen bij de recordpoging, hetgeen op basis van het evenementenbeleid en de classificering zeker onderdeel van aandacht zou moeten zijn. (zie ook navolgende analyse op bezoekersbeeld)  Het calamiteitenplan van de recordpoging is niet opgesteld samen met/ afgestemd met, of bekend bij relevante partijen zoals brandweer en GHOR. Het calamiteitenplan is eveneens niet bekend bij de politie. Wel weten de partijen uit ervaring welke aspecten een rol spelen en op basis daarvan zijn onderling en met de gemeente en bouwers afspraken gemaakt.

Het is niet te achterhalen of en in hoeverre er gespreksverslagen zijn die getuigen van gesprekken van de gemeente met de indieners om de gegevens recht te trekken, waarmee een voor iedereen gelijk uitgangsbeeld ontstaat. Dat de gegevens door de gemeente tot één beeld worden gecombineerd blijkt uit de via veiligheidsnet ingevulde evenementenkalender. Echter, ook daar zijn verschillen te duiden in vergelijking tot de aanvraag en de vergunning. Zo wordt op de evenementenkalender ingevuld dat het evenement binnen is (?) en dat sprake is van 10.000-15.000 bezoekers, terwijl de indieners uitgingen van respectievelijk enkele honderden (paasvuurcommissie Holten) tot 2.000 (paasvuurcommissie Espelo) bezoekers. Deze verschillende interpretaties van het aantal bezoekers leidt tot verkeerde veronderstellingen in de bepaling van de hoeveelheid (veiligheids- en geneeskundig- relevante ) voorzieningen.  Er is bij de betrokkenen, zowel vergunningverlener als aanvrager geen gelijk beeld van de hoeveelheid bezoekers waar zij in de voorbereidingen rekening mee houden. Dat leidt tot misvattingen in de bepaling van de noodzakelijk aanwezige geneeskundige voorzieningen, tot latere bijstelling van de verkeersmaatregelen en tot een inadequaat calamiteitenplan (de relevantie van een met hulpdiensten afgestemd calamiteitenplan lijkt alle betrokkenen te zijn ontgaan). 4.1.2 Stookontheffing Uit de referentiedocumenten blijkt dat de gemeente Rijssen-Holten veel waarde hecht aan de paasvuurtraditie en de ontsteking van paasvuren daarom als bijzonder beleid aanmerkt. Het volgen van de reguliere regels rondom stookontheffingen en afvalverbranding leidt ertoe dat paasvuren op de jarenlange gehanteerde locaties, sinds 2008 niet meer mogelijk zijn doordat er objecten binnen de vastgestelde veiligheidsafstanden staan die daarmee extra 3

(brand)risico ontvangen. Daarnaast gaan de beleidsregels rondom afvalbranden uit van volumes tot maximaal 500 m . Een beetje paasvuur neemt al snel een groter volume aan, zo blijkt uit de praktijk. (Het bijzonder grote paasvuur in 3

Espelo spant daarin met haar 9.174m wel de kroon.) Er zijn aanvullende afspraken gemaakt tussen de boakenbouwers van Espelo en de gemeente. Deze zijn vastgelegd in een gespreksverslag maar niet in de stookontheffing of de evenementenvergunning opgenomen.  De vastgestelde regels uit 2008 komen niet overeen met de inhoud in de verleende stookontheffing.

Getuige de documenten en gesprekken is het in december 2011 duidelijk dat de organisatie van het paasvuur in Espelo een recordpoging wil ondernemen. In eerste instantie gericht op het verbreken van het oude paasvuur record (28 meter), later in het proces wordt de lat hoger gelegd: ook het wereldrecord kampvuur stoken (42 meter) wil men evenaren. Deze ambitie is nergens schriftelijk vastgelegd.


In de ingediende aanvraag om stookontheffing geeft de organisatie van Espelo (noch de overkoepelende organisatie bij haar aanvraag om evenementenvergunning) geen blijk van dit bijzondere karakter van de aanvraag. Zij vult een regulier 3

formulier in, duidt het volume van het paasvuur op 500m en geeft eigen voorgenomen veiligheidsafstanden aan. Overzicht 4: vergelijking afstanden als ingevuld op aanvraag stookontheffing versus de afstanden uit gemeentelijk beleid Uitgangspunten

Aanvraag Espelo

Gemeentelijk beleid 500m3

Aangepast 2008

en >)

(A) of regulier (R)?

Volume

500 m

3

*Geen maximaal volume te

-

herleiden Afstand tot bouwwerken

65 m

Tussen 130 - 275 m

R

afhankelijk van windsnelheid Afstand tot bos, heide, veen, rietenkap of

270 m

150 m (ovb)

A

80 m

Min 40 m, tussen 40 en 80

A

opslag brandgevaarlijke vloeistoffen Afstand tot openbare weg

m weg afsluiten Afstand tot toekijkend publiek

80 m

2x hoogte

A

3

In het algemeen geldt dat als het volume van de brandstapel groter is dan 500 m de gemeentelijke brandweer separaat moet adviseren over de dan te hanteren afstanden. Welke vorm dat advies heeft, mondeling of schriftelijk, is niet expliciet vastgelegd. Het is evident en onomstreden dat bij een dergelijk bijzonder paasvuur als de recordpoging, geen standaarden kunnen worden aangehouden en het advies van de brandweer des te relevanter is. De brandweer beseft dat dit allesbehalve een routinematige exercitie is en wendt zich tot het kennisinstituut Saxion. Laatstgenoemde krijgt van de brandweer de opdracht om uit te zoeken welke veiligheidsafstanden, gerelateerd aan de warmtestraling bij een paasvuur met een hoogte tot 30 meter, acceptabel zijn. Deze 30 meter is als uitgangspunt gekozen vanwege het feit dat de eerste ambitie het breken van het record van 28 meter hoogte was.

De Saxionrapportage wordt één op één gebruikt als grondlegger van het advies van de brandweer. Een onderbouwd en beargumenteerd eigen brandweer advies is niet officieel op schrift gesteld maar mondeling toegelicht in een overleg tussen de paasvuurbouwers en de gemeente/ brandweer. Dat leidt in het vervolgproces tot onduidelijkheden in de, vanuit veiligheidsoptiek, maximaal toegestane hoogte van het paasvuur: dit wordt steeds meer een glijdende schaal waarbij er op papier geen maximumhoogte is vastgelegd waaraan betrokkenen zich moeten houden. De mogelijkheden voor toezicht en eventuele handhaving zijn daardoor zeer beperkt.  Het advies van de brandweer is niet op schrift vastgelegd, maar verschillende keren mondeling gegeven. Door de vrije interpretatie van de mondelinge adviezen ontstaan uiteenlopende beelden over de maximale hoogte en de daarbij acceptabele veiligheidsafstanden en te nemen maatregelen. Algemeen kan gesteld worden dat schriftelijke adviezen minder vatbaar zijn voor vrije interpretatie.  Het is niet expliciet vastgelegd onder welke voorwaarden en op welke manier de brandweer haar advies uitbrengt.

De stookontheffing is het instrument om een paasvuur, dat niet binnen de reguliere regels van afvalverbranding valt maar toch doorgang moet vinden, te legitimeren. In Rijssen-Holten is het afgeven van deze stookontheffing meestal routinematig werk, en gemandateerd op het niveau van medewerker brandweer.


Deze recordpoging onderscheidt zich van alle routinematigheden, onder meer omdat zij vele malen groter is en meer volume kent. Standaard-afstandregels tot de omgeving (uit het beleid voor stookontheffingverlening) zijn niet van toepassing en het aanvullend beleid van de gemeente zou moeten worden toegepast, gecombineerd met het advies van de brandweer. De afgegeven stookontheffing lijkt zich echter niet te onderscheiden van een routinematige exercitie. Zowel inhoudelijk als procesmatig.

De volgende zaken ondersteunen deze analyse: -

De stookontheffing is gedateerd op 28 februari. Op 1 maart is er een gesprek waarin het onderzoek van de Saxion al ter sprake komt. In de ontheffing wordt de afstand van 40 meter opgegeven als aan te houden afstand en 40-80 m voor afzetten van wegen. Op dit moment is dus al duidelijk dat het een uitzonderlijke situatie is (Saxion is al in beeld) maar er wordt een standaard ontheffing afgegeven.

-

Het gebruik van de verkeerde datum in het advies, het niet refereren aan deze bijzondere poging en het niet noemen van eventuele extra maatregelen/beperkingen, lijkt het vermoeden van ‘routinematig’ invulling van de stookontheffing te ondersteunen.

De stookontheffing is op sommige punten in strijd met eigen beleid: zo wordt daarin geregeld dat de brandweermanager repressie van cluster West op de dag van ontsteken controleert en het fiat tot ontsteking heeft, terwijl het gemeentelijk beleid deze bevoegdheid toedicht aan de commandant (en deze niet is gemandateerd zo blijkt uit het mandaatbesluit). Tenslotte wordt de stookontheffing opgemaakt, getekend en verstuurd door één en dezelfde medewerker van de brandweer. Het risico hiervan is dat er een gebrek aan ‘checks and balances’ is omdat niemand de kwaliteit van de adviezen controleert.  In de stookontheffing lijkt het erop dat zowel in proces van opstellen, ondertekenen en versturen, alsook in de inhoud ervan gevaren wordt op routinematigheden. Bovendien wordt dit gedaan door één en dezelfde medewerker.

4.2 Optreden hulpdiensten Bij de analyse van het optreden van de hulpdiensten wordt ingegaan op de inzet van de ambulance en de adviezen van de hulpdiensten bij de vergunningverlening. Bij een 112 melding die gedaan wordt via een mobiele telefoon komt de melding binnen in Driebergen. Zij schakelen de melding vervolgens door naar de regio waar het incident heeft plaatsgevonden. In dit geval had doorgeschakeld moeten worden naar Meldkamer Twente, omdat Espelo onder de gemeente Rijssen-Holten valt. Driebergen heeft echter doorgeschakeld naar de Meldkamer Oost Nederland (MON).De centralist van de MON heeft vervolgens besloten een ambulance uit Deventer te sturen. Er is afgewogen om Meldkamer Twente in te schakelen, maar dit is niet gebeurd om tijdsverlies te voorkomen. In het feitenrelaas is een vertraging zichtbaar in de aankomst van de ambulance in Espelo. RAV IJsselland geeft aan dat dit komt door de slechte toegankelijkheid van de aanvoerwegen, door drukte. RAV IJsselland geeft tevens aan dat de opvang van het ambulancepersoneel bij het paasvuur goed was.  Uit het feitenrelaas blijkt dat bij het inzetten van de ambulance is afgeweken van standaard procedures. Uit deze evaluatie is echter niet af te leiden of deze afwijking negatieve gevolgen heeft gehad voor de afhandeling van het incident.

Gemeente Rijssen-Holten geeft aan dat zij het regionaal evenementenbeleid hanteert. Hierin staat dat bij een B evenement, de lokale hulpdiensten multidisciplinair afstemmen onder leiding van de gemeente.


Dit is echter niet gebeurd. Door de gemeente is aangegeven dat zij afzonderlijk advies ingewonnen hebben bij de lokale brandweer en bij de politie. Behalve het mondelinge brandveiligheidsadvies van de brandweer is daarvan niets te traceren. Daaruit is op te maken dat multidisciplinaire afstemming niet heeft plaatsgevonden. Daarnaast kan bij een B evenement afgewogen worden om de GHOR om advies te vragen. Bijvoorbeeld voor de inzet van EHBO. Hiervoor is door de GHOR een checklist ontworpen welke gepresenteerd is in de werkgroep Bijzondere Wetten. Voor het paasvuur in Espelo is geen advies ingewonnen bij de GHOR.  Het paasvuur in Espelo is geclassificeerd als een B evenement. Bij een dergelijk evenement vindt er (lokaal) multidisciplinaire afstemming plaats, onder regie van de gemeente. Dat is niet gebeurd. Informeren meldkamer

Uit het feitenrelaas blijkt dat de gemeenschappelijke Meldkamer Twente, noch de MON tijdens de voorbereidingen op de hoogte was. Het is niet aantoonbaar dat dit negatieve gevolgen voor de hulpverlening aan het slachtoffer heeft gehad. Wel meldde de dienstdoende politiefunctionaris het evenement bij de politiemeldkamercentralist en maakte afspraken over zijn rol. Het blijkt dat op dit moment geen duidelijk afspraken zijn over wie, wanneer, welke meldkamer informeert over een evenement. Dit is niet vastgelegd in het regionale evenementenbeleid.  Gebleken is dat dat meldkamer Twente vooraf niet op de hoogte was van het evenement in Espelo.  Wel heeft de dienstdoende politiefunctionaris zich bij aanvang van het evenement ingemeld bij zijn meldkameronderdeel en afspraken gemaakt over zijn rol als aanspreekpunt.  Afspraken rondom het informeren van de meldkamer over een evenement zijn niet opgenomen in het (regionale) evenementenbeleid.  In regionaal evenementenbeleid is niets opgenomen over de afstemming met buurregio’s en hun meldkamers in geval grote evenementen aan de randen van de regio (zowel interregionaal als euregionaal).


5

Eindconclusie en aanbevelingen

De gebeurtenis met de cameraman van RTV Oost drukt een zware stempel op dat wat een bijzonder feest had moeten worden. Toch stellen we dat het evenement op eerste Paasdag op hoofdlijnen goed is verlopen. Dat wil niet zeggen dat in het regionale en gemeente specifieke beleid, de uitvoering, de vergunningverlening en het toezicht, geen verbeterslag gemaakt kan worden. Immers, de bedoeling van deze evaluatie was om het vergrootglas te leggen op die onderdelen en daarmee lessen te leren voor toekomstige evenementen.

Toelichting aanbeveling 1 Het geheel overziend is het beeld dat de veiligheidsrisico’s bij de recordpoging in Espelo voorafgaand en tijdens de voorbereidingen, door de betrokkenen te laag zijn ingeschat. De indruk is dat de organisatie en de gemeente de recordpoging Espelo als ‘gebruikelijk’ paasvuur hebben beschouwd terwijl het zeker gezien de toenemende media aandacht, de telkens bijgestelde hoogte van het paasvuur, de verwachtte grote bezoekersaantallen en de daarmee samenhangende bereikbaarheidsafspraken als een evenement met bijzondere risicoclassificatie kan worden aangemerkt. Ondanks deze toenemende risicofactoren vindt in het proces door geen van de betrokkenen een heroverweging van de toereikbaarheid van de gemaakte afspraken en risicoclassificatie plaats. De jarenlange traditie en samenwerking is hier het uitgangspunt geweest, hetgeen leidt tot spanning tussen de professionele afstandelijkheid die nodig is en de harmonie in samenwerking die ambtenaren en bestuurders gewend zijn. Dat heeft ertoe geleid dat de genomen maatregelen niet op alle punten passend waren op het type evenement. Naar het lijkt zijn standaardalinea’s van eerdere adviezen overgenomen, maar is geen rekening gehouden met de mogelijkheid tot opvolging daarvan in relatie tot de tijd/mogelijkheden die de organisator daartoe heeft. Het is niet zichtbaar of de organisatie aan deze extra voorwaarde heeft voldaan. Regels die aan het begin van officiële processen worden gebruikt kunnen echter niet zondermeer één op één in een lopend proces worden ingepast. Door de ontwikkelde situatie zijn deze niet meer als nieuw beschouwen en weer ‘van voren af aan’ beginnen.

Aanbeveling 1 Bouw bewaking in bij het proces van vergunningverlening. Bij het groter groeien van een evenement zal gedurende het proces bijstelling mogelijk moeten zijn. Het groter groeien van een evenement is inherent aan het bijstellen van risicofactoren en heroverweging van bijbehorende maatregelen. Neem deze ‘toets’ momenten op in het lokale proces van vergunningverlening. Het is evident dat bij heroverweging niet van een nieuwe situatie uit kan worden gegaan waarop de reguliere regels van toepassing worden verklaard. Het is dan een kwestie van maatwerkafwegingen over hoe formeel ingegrepen moet worden. Om de situatie werkbaar te houden spelen ‘beginselen van behoorlijk bestuur’ in politiek/ bestuurlijke afwegingen een grotere rol dan het strikt toepassen van regels. Wel is het noodzakelijk op bestuurlijk niveau een maximaal toelaatbare bovengrens af te spreken en zo de speelruimte vast te leggen.

Toelichting aanbeveling 2 Het regionaal evenementenbeleid wordt gebruikt bij de voorbereiding van grotere evenementen. Het heeft tot doel het evenement zo veilig mogelijk te laten verlopen. Basis van het evenementenbeleid is het advies van de hulpdiensten. Opgenomen is dat gemeenten actief vragen om multidisciplinair advies bij B-evenementen. In de praktijk blijkt dat gemeente Rijssen-Holten geen multidisciplinair advies heeft gevraagd bij het paasvuur in Espelo. Het vragen van multidisciplinair advies bij B-evenementen is de regio Twente eerder uitzondering dan regel. Daarnaast is in dit regionale beleid is niets opgenomen over het informeren van de meldkamer en de afstemming met buurregio’s.


Aanbeveling 2 Pas het regionale evenementenbeleid aan op de huidige werkwijze en neem hierin afspraken op m.b.t. de wijze waarop hulpdiensten adviseren bij A, B en C evenementen. Hierbij valt te denken aan: -

Aanvullende regionale afspraken m.b.t. het informeren van de meldkamer bij evenementen.

-

Eventuele afstemming met buurregio’s en hun meldkamers in geval grote evenementen aan de randen van de regio gelegen zijn (zowel interregionaal als euregionaal).

-

Uitvoering van multidisciplinaire afstemming bij B-evenementen.

Toelichting aanbeveling 3 Uit het feitenrelaas en de analyse blijkt dat afgegeven vergunningen formeel niet toereikend zijn voor het gehouden evenement. Dit is onderkend door de betrokkenen en er zijn vervolg en aanvullende afspraken gemaakt. Hierop zijn de afgegeven vergunning en stookontheffing niet aangepast. De adviezen zijn mondeling gegeven. Dit geeft interpretatieverschillen bij de belanghebbenden, hetgeen maakt dat de gemeente en de evenementenorganisatie onvoldoende hun verantwoordelijkheid voor de veiligheid kunnen invullen. Bijkomend nadeel hiervan is dat toezicht en eventuele handhavingsacties door de beperkte vastlegging van eisen en voorwaarden, nauwelijks mogelijk zijn. Daarmee geeft de gemeente een belangrijk instrument om haar verantwoordelijkheid in te kunnen vullen uit handen.

Aanbeveling 3 Zie aanbeveling 1. Als heroverweging gaandeweg het proces van voorbereidingen plaatsvindt en dit gevolgen heeft voor (in dit geval) de risico inschatting en daarmee samenhangende veiligheidsmaatregelen en –eisen, laat dit dan terug komen in de officiële daarvoor bedoelde documenten (en niet een gespreksverslag).

Toelichting aanbeveling 4 De standaard voorwaarden waarop de stookontheffing normaliter wordt afgegeven passen niet op dit bijzonder grote paasvuur. De brandweer erkent dit en vraagt de Saxion, als kennisinstituut en onafhankelijke partij, veiligheidsmaatregelen voor de bijzondere situatie op te stellen. Deze rapportage wordt, zodra beschikbaar, aangezien als hét advies brandweer. Hier wordt voorbij gegaan aan het feit dat de stookontheffing door de brandweer reeds verleend is, hetgeen formeel niet had gekund. Een gedoogbeschikking met eisen en voorschriften was correct maatwerk geweest.

Aanbeveling 4 Maak een procedure voor het verlenen van de stookontheffing. Neem in de voorschriften criteria op voor het al dan niet verlenen van de ontheffing en verwijs indien noodzakelijk naar overige juridische instrumenten, mocht de ontheffing niet toereikend zijn (bijvoorbeeld gedoogbeschikking). Voorkom daarbij dat de adviseur, de opsteller en de ondertekenaar één en dezelfde partij is.


Bijlage 1 Opdrachtformulier Titel Opdracht Evaluatie Paasvuur Espelo

Opdrachtgever Burgemeester gemeente Rijssen Holten

Opdrachtnemer Veiligheidsregio Twente (R. Pellewever)

Opdrachtbeschrijving ‘Het uitvoeren van een evaluatieonderzoek naar de handelwijzen in vergunningverlening, toezicht/handhaving rondom, en het optreden van de hulpdiensten ten tijde van het paasvuur in Espelo, gemeente Rijssen Holten .

a)

Bereik van de evaluatie

1.

Proces en uitvoering van vergunningverlening

2.

Proces en uitvoering van toezicht en handhaving (zowel voor als direct na het ontsteken van het paasvuur)

3.

Optreden van de hulpdiensten ten tijde van het paasvuur

b)

Onderzoeksvragen

Vraag 1 Wat gebeurde er wanneer, vanaf de aanvraag van de vergunning?) Feitenrelaas (tot einde paasvuur ter plaatse)

Vraag 2 Wat zijn gangbare handelwijzen en hoe is dit in Rijssen Holten verlopen?) Afzetten van de processen, uitvoeringswerkzaamheden in de voorbereiding en het optreden

bij het

paasvuur, tegen ‘hetgeen in Twente/ Rijssen Holten gebruikelijk is.

Vraag 3 Welke conclusies zijn er te trekken?

Vraag 4 Welke lessen kan de gemeente Rijssen Holten uit de evaluatie meenemen?

Opdrachtacceptatie Het onderzoek wordt opgebouwd aan de hand van onderzoeksvragen die opgenomen worden in de vastgestelde opdrachtformulering. Per onderzoeksvraag wordt bekeken of naast documentenonderzoek( procedures, schriftelijke afspraken, ook verdiepingsvragen gesteld moeten worden m.b.v. interviews. Aanpak 

Documentenanalyse



Interviews met nader te bepalen functionarissen


Insteek Het paasvuur in Espelo wordt benaderd als een ‘bijzonder gewoon evenement’. Het referentiekader van de evaluatie is dan ook ‘hetgeen voor paasvuren in Twente/ gemeente Rijssen Holten gebruikelijk is’. Aanvullend wordt bekeken of en in hoeverre het grootschalig evenementenbeleid van VRT een positieve rol kan spelen in de voorbereiding van evenementen die potentie hebben om gaandeweg het (vergunningverlenings-) proces uit te groeien.

Afbakening 

De evaluatie heeft de insteek van een evaluatieonderzoek en levert ‘lessons learned’ op.



De evaluatie beslaat het bovengenoemde ‘bereik’. Komen er aspecten naar boven die gemeentelijk (politiek, bestuurlijk, ambtelijk) relevant kunnen zijn maar niet behoren tot het bereik, dan vindt er met opdrachtgever afstemming plaats over de wijze van (vertrouwelijke) rapportage.



Zowel Politie Twente als de Arbeidsinspectie doen afzonderlijk onderzoek naar (het incident bij) het paasvuur. Daar waar noodzakelijk wordt aangesloten, voorkomen wordt dat dezelfde aspecten in verschillende evaluaties worden bekeken.

Resultaat Er wordt een evaluatierapportage opgeleverd, voorzien van communicatieadvies. In overleg met de opdrachtgever zal opdrachtnemer bij de oplevering van de rapportage een mondelinge toelichting/ presentatie verzorgen.

Randvoorwaarden Opdrachtnemer levert de evaluatierapportage op aan opdrachtgever die daarmee eigenaar van de rapportage wordt. Opdrachtnemer treedt zelf op geen enkele wijze naar buiten met de evaluatierapportage of met de resultaten daarvan.

Besluitvorming en verantwoording In handen van opdrachtgever. Desgewenst kan opdrachtnemer een advies verzorgen.

Terugkoppeling Opdrachtnemer zal tenminste 1x een tussentijds terugkoppeling naar opdrachtgever verzorgen over de vorderingen en (de richting van de) eerste resultaten.

Tijdspad Nader in te vullen bij acceptatie van de opdracht.

Opleverdatum 30 juni 2012 Akkoord opdrachtgever



Autorisatie. Versiegegevens. drs. J.P. Meerenburgh MCPm ing. L.M.A. Mentink drs. L.M. Hanstede drs. J.M. Perrier. R

Recommend Documents