Autonome teams De gezonde reflex binnen distribu1e Juni 2015
Vaststellingen 2014 • Situa1e in de kantoren: • Werkstress hoog • arbeidskwaliteit staat onder druk • Hoog ziekteverzuim
• Impact van de documenten-‐crisis op de klantenbeleving • Commercieel sterke resultaten, maar te veel vertrekkende klanten • Organisa1e is log, met te beperkt aanpassingsvermogen, de beslissingen zijn traag. Er zijn te veel hiërarchische lagen 2
Onze gezonde reflex … nieuwe organisa;estructuur Principes • Minder hiërarchische lagen • Completere dienstverlening door de kantoren • Zelfstandige kantoren met meer kennis en meer autonomie • Aansturing van de kantoren: • op basis van output • meer vanop afstand
• Autonome teams met OM als leidinggevende en met expert als ondersteuning Team Launch
3
Doelstellingen
• • •
• •
Verantwoordelijkheid EN regelkracht Polyvalen1e / taakverbreding Onderlinge ondersteuning / aZankelijkheid Grotere verbeterkracht Minder werkstress
• • •
Passende beze\ng Effec1evere werking Kwaliteit in denken en doen
Organisa1e kantoren
•
Verwach1ngen ingelost
4
Oude structuur Mgr D & S Expert Expert Expert Expert
Mgr Kantoren (vacant) OM
OM
OM
OM
OM
OM
OM
KV K
A
N
T
O
O
R
T
E
A
M
S
Kantoorverantwoordelijke = groot kantoor Organisa1e kantoren
5
Nieuwe structuur Mgr D & S Expert Expert Expert Expert
1. Manager kantoren wordt niet ingevuld 2. Func1e van kantoorverantwoordelijke vervalt
OM
OM
OM
OM
OM
OM
OM
Exper1se vertaalt zich lokaal in sterrollen
K
A
N
T
O
O
R
T
E
A
M
S
OM stuurt 1, max. 2 teams aan Organisa1e kantoren
6
Communica;eplan September 2014
Direc1e en Management Distribu1e Direc1eteam Office Managers OR Kantoorverantwoordelijken
April 2015 Klantenadviseurs … Organisa1e kantoren
7
Aanpak
• Piloot oefening • Gent = kick-‐off 24/03 • Wezembeek Oppem / Zaventem / Mechelen = kick-‐off 27/03 • Opstellen roadbook: 24/03 – 04/05 • Roll-‐out • 1 team per week • Laatste team launch op 23/06 Organisa1e kantoren
8
Roadbook: Teamsessies • Waarom? • Wat? • Hoe?
Team Launch
• • • • •
Team sessie • Feedback • Fleximatrix • Strategie kaart
• Aanvullen en verfijnen strategiekaart
Team overleg
Team overleg • Opvolgen doelstellingen • OperaLonele topics
Eerste 2 mee1ngs 2 uur, daarna korte mee1ngs van max. 1 uur Waar mogelijk al1jd F2F, anders afwisseling van conference call / F2F mee1ng Elke sessie heei 1 onderwerp en een duidelijk doel. Eigen tempo bepalen om wissel van OM naar medewerker in lead te bewerkstelligen Thema’s sugges1es
Organisa1e kantoren
9
Focus: teamontwikkeling
Een warm en veilig nest waar de teamcompeten1es kunnen groeien: Veranderingsbereidheid, taakgerichtheid, samenwerking, resultaatgerichtheid, overleg, en zelfsturing. We gebruiken de principes van Lenicioni. Organisa1e kantoren
10
Ontwikkeling Office Manager: BehoeNe • Verfijning van opdracht met nieuwe of ruimere taken • Financieel beheer • Opera1oneel people management
• Van individuele focus naar team focus • • • •
Verschuiving van leiderschapss1jl Omgaan met groepsdynamiek Behoeie aan nieuwe werkvormen en technieken Gebruik maken van visueel management
• Nieuwe samenwerkingsverbanden • Sterrollen binnen OM team • Ondersteunende func1es
Organisa1e kantoren
11
Ontwikkeling Office Managers
Dashboard
SupporLve Leadership project Ontwikkeling als teamleider Individuele begeleiding
Duidelijk communiceren rond mandaat en rol
SPOC rol
Leiderschap
Samenwerkings verbanden
OperaLoneel people management
Organisa1e kantoren
Team dashboard o.b.v. strategiekaart Financieel beheer per team (VTE, Werkingskosten)
Netwerken per SPOC domein Aanpassingen huidige overlegmomenten
Opleidingsplan o.b.v. nieuw takenpakket
12
Ontwikkeling Experts • Ondersteunen van aan de zijkant, vanuit hun exper1se, om de beleidsdoelstellingen te halen • Wie? • Hoe?
• Nieuwe samenwerkingsverbanden • Sterrollen OM en KA • Netwerk binnen en buiten Partena
• Verschuiving van opera1oneel naar tac1sch • Aandacht voor data analyse en algemene trends • Ontwikkeling van kader / spelregels • Ontmoeilijken vanuit exper1se zodat focus van team op core ac1viteiten kan liggen Organisa1e kantoren
13
14
