Het is zowel voor organisaties als iDOE belangrijk dat profielen en vacatures correct zijn ingevuld. Daarom hebben we deze handleiding geschreven. De investering in een goed profiel en vacatures levert voordelen op. Ter ondersteuning staan er bij het invullen van het inschrijfformulier op de site aan de rechterkant tips en toelichtingen bij de velden.
Sinds eind 2013 heeft iDOE een nieuwe site en vacature- en vrijwilligersbank. De nadruk is komen te liggen op een goede matching tussen de vrijwilliger en organisatie. Daarbij zijn niet alleen de vacatures het uitgangspunt, maar ook de organisatie als geheel en de vrijwilligers zelf. Op de nieuwe site kunnen beide partijen zich op hun eigen manier profileren en elkaar vinden in de vrijwilligers- en vacaturebank. Dit kan handmatig, maar voor een groot deel gaat dit ook automatisch. We geven een uitgebreide uitleg:
A u t o ma ti s c h ma tc he n Zowel organisaties als vrijwilligers vullen een profiel in, waarin ze aangeven waar ze naar op zoek zijn. Die voorkeuren worden ‘achter de schermen’ gematcht.
Bijvoorbeeld: Een vrijwilliger vult in dat hij (1) iets zoekt binnen de sector ‘kunst & cultuur’ en dat hij (2) graag iets met zijn opleiding PR doet. Een organisatie binnen de sector ‘kunst & cultuur’ die een vacature plaatst voor een PR-medewerker wordt direct aan deze vrijwilliger gekoppeld. De vrijwilliger wordt op de vacature gewezen zodra hij inlogt op de iDOE site. En als hij daar toestemming voor geeft, ontvangt hij de vacature ook per mail (samen met andere passende vacatures).
En vice versa.. Organisaties die op zoek zijn naar een PR medewerker krijgen deze vrijwilliger ook automatisch in een overzicht te zien met enigszins geanonimiseerde persoonsgegevens en kunnen direct contact leggen.
H a n dm at ig z oe ke n Naast het automatisch matchen is natuurlijk ook handmatig zoeken belangrijk. In de vacaturebank zijn meer zoekvelden opgenomen. Vrijwilligers kunnen bijvoorbeeld op trefwoord zoeken, en op sector, op doelgroep, op activiteit, etc., etc. Alle organisaties hebben op de site een profielpagina. Dus ook als je even geen vacatures hebt, ben je nog steeds vertegenwoordigd op de site. Ook kunnen organisaties actief zoeken naar vrijwilligers in de ‘vrijwilligersbank’. Dat is een overzicht met enigszins geanonimiseerde persoonsgegevens: Jan (36 jaar uit Leiden) kan goed schrijven en wil vrijwilligerswerk doen om zijn CV aan te vullen. Als je doorklikt kun je lezen wat Jan motiveert en waar hij concreet naar zoekt. Je kan Jan vervolgens een bericht sturen met een uitnodiging of een aanbod.
Le ss is m ore In ons systeem kun je uit heel veel criteria kiezen, die gebruikt worden om een match te maken. Prachtig natuurlijk, maar let wel op dat je niet te veel criteria aanvinkt in de hoop een vacature sneller in te vullen. Het is ons streven dat vrijwilligers écht een passend aanbod te doen. Als je te veel, of niet relevante criteria aanvinkt, verliest het matchingsysteem z’n onderscheidend karakter.
Bijvoorbeeld We vragen naar ‘wat’ een vrijwilligersfunctie kan opleveren voor een vrijwilliger. We willen dan graag dat je de belangrijkste kenmerken aanvinkt. Bij het geven van een workshop is dat dus ‘kennis overbrengen’. Dat het ook gezellig is en dat je sociale contacten op kan doen (wat zonder twijfel ook het geval is) is in dit geval minder kenmerkend voor deze vacature.
Ook bij het aanschrijven van vrijwilligers is het natuurlijk aanlokkelijk om snel en zo veel mogelijk vrijwilligers tegelijk te benaderen. We vragen jullie met nadruk om dit niet te doen. Kijk kritisch naar de profielen en benader alleen mensen die écht passen bij wat jij als organisatie te bieden hebt. Als vrijwilligers overvraagd worden, of niet relevante aanbiedingen ontvangen, haken ze af en stroomt de database leeg.
A a n l o o pp er io de Net als organisaties hebben ook vrijwilligers straks de gelegenheid om hun profiel aan te vullen. Ze mogen daarbij zelf kiezen of ze hun profiel willen laten zien aan organisaties. Niet iedereen vindt dat een prettig idee. Er zijn dus veel meer ingeschreven vrijwilligers, dan openbare profielen. Maar we zetten wel diverse acties op touw om vrijwilligers te verleiden hun profiel zo compleet mogelijk in te vullen en ook open te stellen voor organisaties. Hou er rekening mee dat het wel even duurt voordat we een volle vijver hebben! De database is pas in december 2013 vernieuwd.
A l i nge s ch re ve n , ma ar n og v i a de ou de s i te? Sta je al bij ons ingeschreven via de oude site en kun je het activeringsmailtje niet vinden? •
Ga naar i-doe.nl/nieuw-wachtwoord
•
Voer het e-mailadres in en klik op ‘verzenden’.
•
Je ontvangt nu een mail met daarin een activatie-link.
•
Klik (binnen 24 uur) op de link en voer twee maal
(Check eventueel je spamfilter)
een nieuw wachtwoord in. Gebruik een veilig wachtwoord: een combinatie van hoofdletters, kleine letters, cijfers en leestekens. •
Klik op ‘opslaan’. Je nieuwe account is nu aangemaakt.
Je nieuwe wachtwoord is opgeslagen en je bent nu aangeland bij drie tabbladen waarin je meer over jouw organisatie vertelt.
N i e uw b i j i DOE ? M aa k ee n pr of i e l aa n ! Via de knop ‘account aanmaken’ op de homepage kom je op een pagina (http://www.i-doe.nl/maak-een-idoe-account-aan), waar je allereerst accountgegevens moet aanmaken. Daarna kun je verder aan de slag met het aanmaken van een profiel en eventueel vacatures.
S t a p 1: he t org a n is at ie pr of ie l In het eerste tabblad kun je de contactinformatie van jouw organisatie controleren en mogelijk aanvullen.
In het tweede tabblad kijken we naar de kenmerken van jouw organisatie. Voor organisaties die al ingeschreven stonden: we hebben overbodige velden uit het oude systeem weggelaten en soms nieuwe relevante velden en functies toegevoegd. De meeste kenmerken konden we niet overnemen uit het oude systeem, omdat we voor veel velden nu andere criteria hebben.
Voor nieuwe en al bij ons bekende organisaties geldt: Je moet dus bijvoorbeeld (opnieuw) aangeven in welke ‘sector’ jouw organisatie actief is. En wat voor ‘activiteiten’ jouw organisatie ontplooit. In het derde tabblad bepaal je grotendeels hoe jouw organisatieprofiel er uit komt te zien. De ‘volledige omschrijving’ is voor de profielpagina zelf, de ‘samenvatting’ is een verkorte versie die we in overzichten gebruiken.
Bedenk dat dit onderdeel jouw visitekaartje voor vrijwilligers is. Let dus goed op spelling, hoofdletters en interpunctie. Zorg voor een samenhangend verhaal, maar hou het kort: 200 woorden is een mooi uitgangspunt voor de volledige omschrijving en gebruik maximaal 40 woorden voor de samenvatting. Kijk kritisch naar de afbeelding die je uploadt. Niets zo erg als schimmige foto’s of onscherpe logo’s! Je kunt jpg, png of gif bestanden uploaden die niet zwaarder zijn dan 1 mb. Let er ook op dat correcte url’s (naar jouw eigen site, maar ook naar Facebook of Twitter) beginnen met http://
Als je alle tabbladen hebt doorlopen, leg je alle informatie vast met de knop ‘Profiel aanmaken’ in het derde tabblad. Het kan even duren voordat er daarna iets gebeurt. (bijvoorbeeld omdat de foto moet worden opgeslagen). Wacht rustig af en druk niet 2 keer op de kop.
S t a p 2: de va c at ure s Om eventuele bestaande vacatures in te zien, ga je naar het Dashboard: Als je daar nog niet bent: klik rechtsboven in je scherm (in de blauwe balk) op ‘Mijn profiel’.
Onderin de pagina herken je de tabbladen die je al eerder invulde: Organisatiegegevens, Eigenschappen, Profielpagina. Als je wijzigingen wilt aanbrengen in de basisgegevens, dan doe je dat op die plek.
Bovenin zie je drie nieuwe tabbladen: Vacatures & Reacties, Open sollicitaties en Benaderde Vrijwilligers.
Tabblad Vac ature s & Re act ie s
In dit tabblad vind je een overzicht met vacatures die we van de oude site hebben overgenomen. Als je geen vacatures had of net nieuw als organisatie bent aangemeld, dan is dit overzicht dus leeg. Met de groene knop kun je nieuwe vacatures aanmaken.
Als je in het vacatureoverzicht op de titel van de vacature klikt, kun je de volledige opmaak van de vacaturepagina bekijken.
Als je op ‘bewerken’ klikt, kun je de vacaturedetails bekijken en aanpassen. Via ‘bewerken’ kun je ook een vacature publiceren, depubliceren of verwijderen.
V o o r b ij i DOE a l be ke n de o rg an i sa t ies: C o ntr o le er al l e va ca t ure s Het is belangrijk dat je alle overgezette vacatures nu controleert. Ook hier geldt dat niet alle informatie van de oude site overgenomen kon worden. Veel kenmerken moet je opnieuw invullen en wellicht moet je de omschrijving aanvullen of corrigeren. Als je verouderde vacatures tegenkomt, dan kun je ze depubliceren of uit het systeem wissen (voor beide opties: klik op ‘bewerken’).
H er s chr i j ve n v a n be st aa n de of aa n ma ke n v an ni eu we va ca t ures Let er bij het invullen op dat je de vacature aantrekkelijk (wervend) en realistisch opstelt:
Maak korte titels en gebruik altijd een zelfstandig naamwoord: Redacteur, Tekstschrijver, of Activiteiten-begeleider. Herhaal jouw organisatienaam niet in de titel van een vacature. Het zelfstandig naamwoord is nodig omdat de vacatures automatisch gemaild worden naar vrijwilligers en daarin voor het format: ‘Gezocht: [hier automatisch de vacaturenaam]’. Als je dus invult: ‘een ervaren redacteur gezocht’ dan komt er te staan: ‘Gezocht: een ervaren redacteur gezocht’ en dat staat vanzelfsprekend wat slordig.
Schrijf vlotte, actieve vacatureteksten: Wij zoeken een ervaren tekstschrijver. En niet: Onze organisatie is op zoek naar iemand die veel ervaring heeft opgedaan met het schrijven van verschillende soorten teksten.
Te informatieve, droge teksten zijn saai om te lezen, maar wees ook niet té enthousiast: teksten met alleen maar KAPITALEN, smileys en uitroeptekens lezen ook niet fijn!!!
R e ac t ie s Als er reacties op jouw vacatures binnenkomen, dan ontvang je die per mail, maar je kunt ze ook terugvinden in het dashboard. (Daar kom je automatisch als je inlogt) In het overzicht met vacatures zie je precies hoeveel reacties er zijn binnengekomen per vacatures. Als je doorklikt, kom je bij een opsomming met reacties. (Zie het screenshots hieronder.) Klik op de naam van de vrijwilliger en je ziet zijn of haar reactie, waarna je direct per e-mail kan reageren.
Het is voor iDOE erg belangrijk om inzichtelijk te maken wat er met zo’n reactie gebeurt; komt er daadwerkelijk een samenwerking tot stand? Of was het alleen maar een vraag naar aanvullende informatie? We vragen je daarom om bij elke reactie, na verloop van tijd, aan te geven wat de status is. Voor jou is dat een mooi ‘volgsysteem’, voor ons is het een manier om statistieken bij te houden voor de gemeente Leiden.
O pe n s o l li c i ta t ies In jouw ‘dashboard’ zie je ook een tabblad staan met ‘Open sollicitaties’. Vrijwilligers kunnen namelijk, bij het lezen van het organisatieprofiel, een open sollicitatie versturen. Je kan dan direct reageren op dergelijke berichten en ook hier stellen we het op prijs als je na verloop van tijd aangeeft wat de status van het contact is.
Z e lf zo eke n n aa r vr i jw i l l iger s Als organisatie kun je ook zonder vacature of open sollicitaties in contact komen met vrijwilligers. Onder het menu-item ‘Voor organisaties’ vind je ‘de vrijwilligersbank’. Dat is een overzicht met vrijwilligers die toestemming gaven om direct door organisaties benaderd te worden. In het overzicht zie je voornaam, leeftijd en woonplaats van de vrijwilliger. Zodra je doorklikt zie je de motivatie, kwaliteiten en voorkeuren van een vrijwilliger. Als die aansluiten bij wat jij te bieden hebt, kun je een bericht sturen met een uitnodiging of een aanbod.
De berichten die je hebt gestuurd via de vrijwilligersbank vind je straks terug op jouw ‘dashboard’ onder de tab ‘Benaderde vrijwilligers’.
Veel succes bij het invullen! Heb je vragen? Neem contact op met ons via 071-5160476
