Automatisatie van het proces van Planning, Budgettering en Forecasting (PBF)

W H I T E

P A

P E

R

Jan_16

Automatisatie van het proces van Planning, Budgettering en Forecasting (PBF)

Hoe kunnen CFOs gebruik maken van technologie om de budgetteringscyclus te automatiseren en te versnellen, tijd vrij te maken voor analyse en een betere performantie na te streven?

www.sigmaconso.com [email protected]


Inleiding Planning, budgettering en forecasting (PBF) zijn cruciale aspecten voor de rendabiliteit en groei van elke onderneming. Toch blijven deze financiële processen de meest verwaarloosde aspecten van het management. Het budgetteringsproces wordt meestal aanzien als een extreem belastend, tijdrovend en traag proces.

Onderzoek toont aan dat 20% tot 30% van de tijd van topmanagement wordt opgeslorpt door het budgetteringsproces (indien gebruik wordt gemaakt van Excel), wat voor een bedrijf met een omzet van een miljard dollar gelijk staat aan 25.000 arbeidsdagen per jaar.1 Ander onderzoek² bevestigt dat 89% van de ondernemingen Excel op de één of andere manier gebruikt voor zijn planning, budgettering en forecasting. Wat het erger maakt, is dat het budget vaak niet meer accuraat is wanneer het wordt afgerond. Dit zorgt ervoor dat het management kwetsbaar is voor veranderingen in de markt en wordt verhinderd om tijdig performance management uit te voeren. Toch hebben reeds veel ondernemingen vooruitgang gemaakt in de automatisatie van dit proces. Volgens een onderzoek van 20153 verminderde de gemiddelde tijd voor de rapportering van het budget met 21% tussen 2010 en 2014. Een opmerkelijk verschil was waar te nemen tussen middelgrote en grote organisaties, die vaak meer geavanceerde technologie bezitten. Het wordt steeds duidelijker dat CFOs die niet investeren in geschikte technologie in een zeer nadelige positie terecht kunnen komen. Hoe kunnen CFOs gebruik maken van technologie om de budgetteringscyclus te automatiseren en te versnellen, tijd vrij te maken voor analyse en een betere performantie na te streven?

2


De essentie van automatisatie

Deze aanpak heeft aanzienlijke tekortkomingen:    

Financiële deskundigen identificeren de optimalisatie van de gebruikte technologie als de voornaamste methode om financiële processen doeltreffender te maken3. Drie cruciale elementen spelen een rol in de automatisatie van het proces van budgettering, planning en forecasting, namelijk: (i) het schrappen van het gebruik van Excelbestanden als voornaamste methode voor dataverzameling; (ii) de implementatie van een gecentraliseerde applicatie met één gemeenschappelijke omgeving en een hoog niveau van betrokkenheid van de gebruikers; (iii) het gebruik van een collaboratieve technologie die controle van het proces en visibiliteit mogelijk maakt.

Fouten zijn praktisch onvermijdelijk indien de gebruikers aan de slag moeten met dergelijke grote en ongebruikelijke templates die onder meer moeilijk in navigatie zijn. Dit wordt zeker niet verholpen door de tijdsdruk die wordt opgelegd van bovenaf en kan leiden tot nalatigheid van vergelijkingen met vorige periodes, die net een handleiding zouden moeten zijn voor gegevensinvoer. Laattijdige wijzigingen in de budgetvereisten zijn ook praktisch onmogelijk te implementeren, aangezien de templates opnieuw zouden moeten worden verdeeld en verschillende versies beheerd zouden moeten worden.

Het Excel raadsel Excelbestanden worden alomtegenwoordig gebruikt in het PBF proces, toch is het belangrijk om verschillende manieren van gebruik ervan te onderscheiden. Meer dan de helft van de ondernemingen (54%) gebruikt Excel als eerste en enige communicatie- en interactiemethode De overige gedurende het proces4. ondernemingen gebruiken spreadsheets op een verstandigere manier, meestal als rapporteringstool van een gemeenschappelijke database.

Een andere valkuil is het feit dat, eens de templates werden uitgedeeld, de budgetadministrator de controle over de tijdslijn en de visibiliteit over het proces verliest en de verantwoordelijkheid in de handen van de budgetbeheerders legt. De template kan dagen ongeopend blijven in de mailbox van de ontvanger en zo de deadline in gevaar brengen of de beschikbare tijd inkorten voor consolidatie, analyse, interpretatie en toelichting op het hoofdkwartier.

Bij de meeste ondernemingen begint de budgetteringscyclus met de aanmaak van verschillende Excel templates op het hoofdkantoor, die dan via email worden verspreid naar de budgetbeheerders van de onderneming.

Al deze aspecten versterken natuurlijk de perceptie dat het budgetteringsproces een « noodzakelijk kwaad » is: een ongepaste cijfermatige oefening die weinig tijd overlaat voor

3

het hoge aantal manuele interventies de ruimte voor fouten het gebrek aan overzicht de tijd die nodig is om de cyclus te volbrengen


cross-functionele samenwerking en professionele uitdaging. Het resultaat hiervan is dat stakeholders zich minder betrokken voelen, gefrustreerd raken, twijfelen aan de waarde van het budget en aan de manier waarop de performantie wordt gemeten. Is er dus een betere en meer geautomatiseerde manier van dataverzameling?

gelijktijdig en op elk moment budgetassumpties en uitkomsten kunnen consulteren zonder meetings, emails of conference calls (wat wel degelijk het geval zou zijn bij het gebruik van spreadsheets). Een collaboratieve workflow helpt bovendien om de organisatorische en geografische barrières te overwinnen en de dataverzameling en goedkeuring van het proces te versnellen. Bij de meest recente PBF software kan gestructureerde en ongestructureerde informatie stromen doorheen het hele budgetteringsproces, wat de gebruikers visibiliteit bezorgt en mogelijke problemen kan aanhalen voor het probleem ontstaat. Daarnaast laat dergelijke gecentraliseerde structuur ook toe om veranderingen door te brengen (bv. een budgetof boekhoudregel) en de deadline voor inzending op elk moment weer te geven aan de betrokken budgetbeheerders.

Een gecentraliseerde PBF oplossing Of u nu kiest voor een on-premise of cloud solution: een moderne PBF oplossing maakt budgettering en forecasting mogelijk en verzamelt de gegevens via een webbrowser, wat resulteert in een onmiddellijke update van de centrale data. Moderne PBF oplossingen zijn, in tegenstelling tot standalone applicaties, een onmisbaar aspect van een overall performance management tool die budgettering, planning, forecasting, financiële consolidatie en rapportering aanbiedt binnen één omgeving. Het automatiseren van de budgetterings- en forecastingcyclus heeft dus ook een positief effect op uitgebreidere aspecten van de performantie, aangezien budgets en actuals snel kunnen worden samen gebracht op één plaats.

Onderzoek toont aan dat top presterende ondernemingen ongeveer 53% van hun tijd besteden aan dataverzameling, waarbij gemiddeld presterende organisaties hieraan 64% besteden. Dit betekent dat er 10% meer tijd aan analyse zou kunnen gespendeerd worden5.

Toch is de eliminatie van Excel templates voor dataverzameling de grootste tijdswinst in dit proces. Een onderzoek van de auteur toonde aan dat er een praktisch ogenblikkelijke winst van 30% tot 50% waar te nemen is wanneer het gebruik van spreadsheets overboord werd gegooid.

Nauwkeurigheid: het onverwachte gevolg van automatisering Wanneer het gaat over de nauwkeurigheid van budgettering en forecasting, zijn organisaties niet bijster tevreden over zichzelf. 80% van finance professionals rapporteert dat de nauwkeurigheid van forecasting cruciaal is, maar slechts 45% gelooft dat ze ook effectief kunnen vertrouwen op de forecasts van hun onderneming5.

Collaboratief platform De mogelijkheid om binnen de gecentraliseerde omgeving samen te werken zorgt ervoor dat budgetbeheerders en andere gebruikers

4


De eliminatie van spreadsheets in de beginfase van het budgetteringsproces, samen met de mogelijkheid tot een collaboratief platform voor alle gebruikers, maakt dat budgetten kunnen gerealiseerd worden zonder oneindige herzieningen. Een hoog niveau van participatie en

de mogelijkheid om snel een overzicht te krijgen van de prestaties leidt tot meer nauwkeurige forecasts, wat nooit mogelijk is zonder de gepaste ondersteunende technologie. Automatisatie versnelt zo niet alleen het proces, maar leidt ook tot een betere nauwkeurigheid van de forecasts.

Gecentraliseerde, web-based oplossingen zoals Planning kunnen zorgen voor een positieve verandering. Het gebruik van een gepaste technologie zorgt ervoor dat ondernemingen de kans hebben om hun budgetteringsproces te versnellen, het gebruik van Excel te verminderen tot 50% en zo kostbare tijd vrij te maken. Tegelijkertijd zal de betrouwbaarheid, transparantie en controle van het budgetteringsproces worden geoptimaliseerd. Het netto effect van een gecentraliseerd model (ondersteund door een collaboratieve workflow) betekent een hoog niveau van cross-functionele samenwerking, een significante verbetering in de kwaliteit, een betere aanhang met de strategische objectieven en een vermindering van het aantal budgetherzieningen, wat resulteert in een drastische tijdsvermindering tot de goedkeuring van het budget.

Bent u op zoek naar een performante software voor uw planning, budgettering en forecasting? Ontdek dan Planning: de unieke software voor planning, budgettering en forecasting die alle aspecten voor de planning van groepen omvat. Contacteer ons nu!

Bibliography Note1: “Beyond Budgeting Round Table”, Jeremy Hope and Robin Fraser October 2011 Note2: “Financial Planning, Budgeting and Forecasting Benchmark Survey”, Aberdeen Group 2013 Note3: “Breaking away: How leading finance functions are redefining excellence”, Finance Effectiveness benchmark study, PwC, 2015 Note4: “Beyond Spreadsheets”, Automating the Financial Planning, Budgeting and Forecasting Process, Aberdeen Group, Nick Castelina, June 2013 Note5: “Unlocking Potential”, Finance Effectiveness benchmark study, PwC, 2013

Dit artikel werd Sigma Conso aangeleverd door prevero en werd vertaald vanuit het Engels. Het originele artikel (« Automating the Planning, Budgeting and Forecasting Process ») werd geschreven door Gary Simon, uitgever van FSN Publishing Ltd. en hoofdredacteur van FSN Newswire.

5

Optimizing the audit of the consolidated financial statements, a further step towards fast close

Over Sigma Conso Sigma Conso biedt software, opleidingen en diensten aan op het gebied van Corporate Performance Management (CPM). •

Een compleet aanbod aan CPM oplossingen voor groepen die hun financiëel management wensen te vergemakkelijken: consolidatie, managementrapportage, intercompany reconciliatie, performantie-analyse, financiële forecasting, budgettering en strategische planning.

• • •

Erkend als expert in de optimalisatie van financiële processen van groepen Een toegewijd team van consultants beschikbaar Internationale ontwikkeling en aanhoudende groei

Over Planning

Planning is de unieke software voor planning, budgettering en forecasting die alle noodzakelijke aspecten voor de planning van groepen omvat: geïntegreerde financiële planning, planning van verkoop en productie, human resources planning… De verschillende aanpakken zorgen ervoor dat de strategische noden van de groep beter worden behandeld: top‐down approach, bottom‐up approach, goal‐seeking approach, what‐if approach… De software helpt zo mee om een een flexibel en nauwkeurig proces te implementeren om de financiële prestaties van de groep te verbeteren.

Planning is het resultaat van een partnership tussen Sigma Conso en prevero in 2014. Sigma Conso breidt hiermee zijn gamma uit met de software voor planning, budgettering en forecasting van prevero. De software bevindt zich in 2015 voor de derde keer op rij in het ‘magische kwadrant’ van Gartner voor CPM oplossingen. Het wordt gezien als een vooruitziende software en scoort uitermate goed op de schaal van tevredenheid versus ‘value for money’. Bovendien staat de onderneming op de eerste plaats in de ranking van 15 categorieën van BARC’s Planning Survey 2015. Onder meer de uitzonderlijke flexibiliteit en integratie met ERP systemen maken de software uniek.

www.sigmaconso.com [email protected]

Automatisatie van het proces van Planning, Budgettering en Forecasting (PBF)

Recommend Documents