Auteurs: Marijke Hoftijzer en Piet Korte isbn:

Auteurs: Marijke Hoftijzer en Piet Korte www.onderneem.noordhoff.nl

isbn: 978-90-01-82345-0 © 2013 Noordhoff Uitgevers bv

Projectplanning (extra bij paragraa f 3.1 Imagodoelstellingen) Naast je normale dagelijkse bezigheden kun je ook te maken krijgen met de organisatie van eenmalige zaken. Soms zijn deze heel overzichtelijk (bijvoorbeeld het drukken van een brochure organiseren) en soms gaat het om omvangrijke projecten. Denk daarbij aan het organiseren van een open dag, een jubileumfeest, het opzetten van een nieuw archief of het samenstellen van een handboek voor je afdeling. Zo’n grote opdracht kun je aanduiden en aanpakken als een project. Wanneer je inzicht hebt in hoe je een project aanpakt, hoe je het in ‘hapklare brokken’ verdeelt en afwerkt, dan ga je goed voorbereid en gemotiveerd te werk. Vanaf het begin van een project tot en met de realisatie kun je de volgende fasen onderscheiden: Tabel 1: Projectfasen Fase

Doel

Activiteiten

Resultaat

Formulering doelstelling

Beknopte voorstellig op schrift van wat er bereikt moet worden

Opschrijven van een SMART*geformuleerd doel

Situatieanalyse

Inzicht krijgen in de situatie bij het begin en mogelijke invloeden op het project Overzicht beeld van hanteerbare taken in de juiste volgorde weergeven

Inventariseren van analyseren van relevante informatie

Concrete samenvatting van het doel met meetbaar resultaat en einddatum Betrouwbaar zicht op het vertrekpunt en de te verwachten omstandigheden

Planning

Uitvoering

De juiste taken goed en op tijd uitvoeren

Afsluiting

Overeenstemming aantonen van het

Opdelen van het werk in uitvoerbare taken, tijdsduur inschatten en in de juiste volgorde Bezig zijn met het behalen van gewenst resultaat Afhandelen, controleren en

Uitvoerbaar plan van uitvoering

Stap voor stap dichter bij het geplande resultaat Overeenstemming dat het gewenste

Onderneem! - Projectplanning |

1



resultaat met het vastleggen van resultaat bereikt is gestelde doel resultaten *SMART staat voor: Specifiek, Meetbaar, Actiegericht, Realistisch en Tijdgebonden Idee en project beschrijven In principe kan elk idee om iets tot stand te brengen leiden tot een project, bijvoorbeeld een manier om prestaties te verbeteren, de ontwikkeling van een product of dienst en de aanpassing of verbreding van het assortiment. Het kan gaan om zaken voor jezelf, het team of de organisatie. De eerste voorwaarde is dat het idee zich ontwikkelt tot krachtige denkbeelden. Daarmee kun je enthousiasme en daadkracht opwekken bij de mensen die hun energie in het project moeten steken. Groeit het idee uit tot een realiseerbaar doel en kent iedereen er voldoende belang aan toe, dan kun je een projectbeschrijving maken. Een projectbeschrijving geeft inzicht voor de opdrachtgever of sponsor, de leden van het projectteam en andere betrokkenen. Het geeft inzicht in het doel, de belangrijkheid, de investering in mensen en middelen, in de tijdsduur en het resultaat. Het doel geeft antwoord op de vraag ‘Waarom?’ en kan informeren en motiveren. Het resultaat geeft antwoord op de vraag ‘Wat levert het op?’. Richt je bij het maken van een projectbeschrijving op de mensen voor wie het bestemd is. Gebruik bij voorkeur niet meer tekst dan op een A4-tje past. Bereid jezelf voor aan de hand van een aantal vragen die je in de projectbeschrijving wilt beantwoorden. Je kunt je beschrijving dan met een raamwerk in een aantal toepasselijke rubrieken indelen: Tabel 2: Rubrieken Rubriek

Beschrijving

Projectnaam of aanduiding Datum Naam opsteller Doel van het project Wie voert/voeren het uit Aanleiding Aanpak van het project Waarom deze aanpak gekozen is Voorwaarden voor het slagen Mogelijke knelpunten Tijdplan Beslag op mensen (werkuren) Benodigde middelen (buiten Onderneem! - Projectplanning |

2



financieel budget) Begroting De projectbeschrijving vormt ook de basis voor de planning: je kunt in één oogopslag zien wanneer zaken moeten worden geregeld om op tijd tot het gewenste resultaat te komen. Aan de slag met een project Om een project tot een succesvol einde te brengen, ga je als volgt te werk:

•

Je formuleert de doelstelling.

•

Je maakt een analyse van de huidige situatie.

•

Je maakt een tijdspad.

•

Je voert je plannen uit.

•

Je sluit het project af.

Formuleren van de doelstelling Bij het opzetten van het project ga je uit van een idee, dat je later ontwikkelt tot een kernachtig geformuleerde doelstelling. Deze moet ‘SMART’ zijn geformuleerd. Dat betekent dat de doelstelling zodanig is opgeschreven, dat aan vijf kwalificaties voldaan wordt die elk beginnen met één van de letters waaruit het woord SMART bestaat (Specifiek, Meetbaar, Actiegericht, Realistisch, Tijdgebonden). Niet SMART geformuleerd: ‘Ik zou willen dat er iets voor ons werd georganiseerd.’ SMART geformuleerd: ‘Ik organiseer op 15 april een interne dag voor de commerciële medewerkers (CM-dag).’ De laatste formulering in het voorbeeld geeft het meeste zelfvertrouwen en de grootste daadkracht weer. Doordat je ‘specifiek’ formuleert, ontstaat er geen twijfel over je bedoeling. ‘Iets voor ons’ is vaag, ‘dag voor commercieel medewerkers’ is specifiek. Als het resultaat meetbaar is, weet je of het doel gehaald is of niet. ‘Meetbaar’ betekent hier dus niet alleen of je de hoeveelheid kunt bepalen, maar ook of het resultaat er wel of niet is. Een actiegericht werkwoord geeft aan wat je gaat doen om het doel te bereiken. ‘Ik organiseer’ is actiegericht. Het tegengestelde is het opschrijven van een wens, verwachting of hoop, dat zijn geen acties. Als de doelstelling ‘realistisch’ is, heb je besloten dat het haalbaar is. Dat voorkomt verspilde moeite. Doordat je een tijd aangeeft, verbind je je wil voor die periode aan wat moet worden bereikt.


3



Situatieanalyse De uitgangssituatie van het project moet duidelijk en bekend zijn. Alleen dan weet je wat er moet gebeuren om het doel te bereiken. Bij de analyse van de huidige situatie kun je een aantal rubrieken (onderwerpen) inventariseren en evalueren. Bijvoorbeeld het organiseren van de CM-dag waarvan je de doelstelling al SMART onder woorden gebracht hebt, zie tabel 3. De rubrieken kun je bij alle soorten situatieanalyse toepassen. Tabel 3: Voorbeeld van een inventarisatie voor de analyse van de huidige situatie Rubriek

Voorbeelden van te stellen vragen

Historie

Is de organisatie van een CM-dag al eerder besproken of uitgevoerd? Welke binding hebben de commercieel medewerkers onderling? Is er behoefte aan? Hoe staat het management ertegenover? Wat zijn de te verwachten ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie die invloed kunnen hebben op het intern organiseren van zulke dagen? Heeft het management er budget voor over? Is er bereidheid de commercieel medewerkers een dag vrij te geven? Willen de andere commercieel medewerkers zich er ook voor inzetten? Welke voordelen kunnen we voor het management voorhouden? Op welke argumenten of tegenslagen moeten we alert zijn? Welke kwaliteiten hebben we in huis, zoals organisatievermogen, motivatie, ervaring met medewerkersdagen? Welke kwaliteiten moeten we verbeteren? Hoe staat het met onze vaardigheid te budgetteren en te presenteren? Welke route is de meest adequate weg naar ons doel? (Bijvoorbeeld: ik ga eerst informeel bij enkele collega’s informeren wie van hen mij willen helpen en vorm dan een stuurgroep. Daarna informeren we bij andere organisaties die dit al doen. Dan polsen we de managers en geven daarna een presentatie voor het managementteam dat het plan moet steunen en het budget moet verstrekken.) Het project begon met een idee. Nu de analyse gedaan is, beschik je over meer informatie om er een perfecte SMART geformuleerde doelstelling van te maken: ‘Ik realiseer een plan zodat onze commercieel medewerkers

Huidige omstandigheden Trends

Prognoses, inschattingen

Kansen en bedreigingen Sterkten en zwakten

Strategieën

Precisering doelstelling


4



jaarlijks op een landelijk marketing event een interne CM-dag organiseren waar alle medewerkers aan kunnen meedoen.’ Planning Een planning is een overzicht van je taken met een begin- en eindtijd. Denk goed na over deze planning. Vaak kun je pas verder als het resultaat van een voorgaande stap bekend is. Zo kun je bijvoorbeeld pas brieven aan deelnemers van de CM-dag gaan verzenden als deze zich hebben aangemeld. Streef ernaar het project op te delen in taken die je binnen een redelijke werktijd kunt af ronden. Dit heet de salamitechniek; de techniek om een ingewikkelde activiteit in overzichtelijke, ‘hapklare’ brokken te verdelen. Ook hier kun je effectief aan de slag door een aantal relevante vragen op te stellen, zie tabel 4. Tabel 4: Voorbeeld met criteria om een taak te beschrijven, toegepast op het voorbeeld ‘CM-dag organiseren’ Bij de planning is voor elke taak geïnventariseerd:

Mogelijke invullingen

Aanduiding van de taak Wat moet het resultaat zijn?

Commercieel medewerkers polsen Mening van tien commercieel medewerkers kennen Ikzelf Vijf lunchpauzes Binnen twee weken Op kantoor In gesprek aan lunchtafel

Wie doet wat? Hoeveel tijd is ervoor nodig Wanneer moet het klaar zijn? Waar gebeurt het? Waarmee en hoe wordt het uitgevoerd? Welk resultaat wordt nagestreefd? Wanneer en hoe wordt het resultaat getoetst? Hoe vindt de resultaatmelding plaats?

Belofte mee te werken Hun toezegging de eerste vergadering mee te maken Door in te vullen in de tabel die bij het plan hoort


5

Auteurs: Marijke Hoftijzer en Piet Korte isbn:

Recommend Documents