Auteurs: Van Leeuwen, Bergsma isbn:

Auteurs: Van Leeuwen, Bergsma www.algemenegrondslagen.noordhoff.nl

isbn: 9789001823634 © 2014 Noordhoff Uitgevers bv

Casus 1.2 Chaos Inleiding De bv 'CHAOS' importeert, exporteert, produceert en verhandelt elektronische hoogfrequentieapparatuur voor de ontvangst van nationale en internationale tv-stations via (lokale) zenders en satellieten. De bv is in de zestiger jaren van de vorige eeuw opgericht door de heer S. Visie. Oorspronkelijk vond de uitbreiding plaats naar toelevering van elektronische onderdelen voor radio's en zendapparatuur. Later werd ook overgegaan op fabricage van televisieantennes en accessoires. Gedurende de zeventiger jaren werd alom duidelijk dat centrale antennesystemen een belangrijke rol zouden gaan spelen bij de distributie van tv- en overige signalen. Geleidelijk aan werd overgeschakeld op de laatstgenoemde activiteiten. Begin jaren negentig van de vorige eeuw werd de zoon J. Visie bij de leiding van de bv betrokken. Het bedrijf dat met enkele werknemers startte, heeft een snelle expansie doorgemaakt, vooral tijdens de laatste vijftien jaar, en is inmiddels uitgegroeid tot een bedrijf met driehonderd werknemers. De oorspronkelijke locatie in een renovatiewijk van een de grote steden is inmiddels uitgebreid met twee vestigingen op verschillende locaties in dezelfde stad. De omzet is toegenomen tot € 50 miljoen. Als gevolg van de elkaar snel opvolgende technische ontwikkelingen heeft de organisatie vooral oog gehad voor de essentiële ontwikkelingen van morgen en de grote problemen van vandaag en gisteren. Het management wordt gekarakteriseerd door praktische en harde werkers, veelal van het eerste uur, die tot chefposities zijn opgeklommen. De opleidingen van de technische leiding variëren van lagere technische tot hogere technische opleidingen. Het formele informatiesysteem is minimaal ontwikkeld, omdat vrijwel alle communicatie mondeling en telefonisch plaatsvond. Door de sterke groei en de nieuwe locaties is het management nu in een situatie terechtgekomen die door eenieder als uiterst onbevredigend wordt ervaren. Als eerste een korte schets van de structuur en de belangrijkste managers. Daarna wordt een globale beschrijving gegeven van het functioneren van de organisatie.

Structuur De algemeen directeur heeft drie vestigingen onder zich op drie locaties, respectievelijk de A-straat, de B-laan en het C-plein. In de B-laan zijn vier afdelingen gevestigd, te weten verkoop (15 personen), inkoop grote

Casus 1.2 |

1



contracten en algemeen (3 personen), de hoofdadministratie inclusief personeelsbeheer, salarisadministratie en de fabrieksboekhouding (15 personen), alsmede het magazijn gereed product en expeditie (6 personen). De vestiging in de A-straat bestaat uit twee mechanische productieafdelingen met 100 personen, een magazijn grondstoffen en gereed product (5 personen), de afdeling planning en administratie (5 personen), de afdeling planning en administratie (5 personen) en de afdeling automatisering (10 personen). De vestiging aan het C-plein heeft drie montage-afdelingen van elektronische apparatuur (110 personen), een galvaniseerafdeling (10 personen), een grondstoffenmagazijn annex inkoopafdeling (5 personen), een administratie inclusief receptie/telefoniste (5 personen) en een laboratorium (10 personen).

Organisatie en functioneren De heer S. Visie geeft rechtstreeks leiding aan alle hiervoor genoemde afdelingen. Vroeger toen een belangrijk deel van de productie en de verkoop nog geconcentreerd was in de A-straat, was het informeel contact groot en werden de meeste beslissingen in een zeer beperkt gezelschap genomen, meestal op basis van de informatie die door de afdelingschefs werd ingebracht. De laatste jaren wordt de communicatie steeds minder. Er zijn veel nieuwe personeelsleden bijgekomen en alleen de oude administratie werd als noodzakelijk kwaad gezien. Het hoofd is gekwalificeerd, maar de medewerkers zijn veelal laag gekwalificeerd of technische 'kneusjes'. De administratie houdt zich vooral bezig met de verplichte hoofdboekhouding, de salarisadministratie en de crediteurenadministratie. De verkoopafdeling houdt de debiteurenadministratie bij zodat ontvangen orders snel op kredietwaardigheid kunnen worden bekeken. De maandelijkse journaalpost wordt nog weleens laat aangeleverd aan de boekhouding. De voorraadadministratie wordt door de magazijnmeesters van de vestigingen in de A-straat en op het C-plein bijgehouden. Hierdoor behoeft de administratie zelf geen magazijnadministratie bij te houden. Het feit dat de magazijnmeester zelf de voorraadadministratie bijhoudt, wil nog niet zeggen dat hij er ook gebruik van maakt. Er is een achterstand van twee maanden. 'Bijzijn' is ook niet nodig want met zijn grote ervaring kan de magazijnmeester aan de hoogte van de stellingen zien hoe groot de voorraden zijn. De magazijnmeesters kopen ook in. Veel inkopen hebben betrekking op bedragen van minder dan € 500. Ten einde korting voor contant niet te ontlopen hebben de magazijnmeesters ook een kassiersfunctie. Dit is erg praktisch, met name omdat zij bijna altijd aanwezig zijn. Zij leveren alle belangrijke informatie en gegevens aan de boekhouding. Meestal doen zij dit wel op tijd. Bijzondere zaken zoals een overzicht van activa worden extracomptabel bijgehouden. In principe veranderde er niet zoveel toen de beide vestigingen noodzakelijk werden en groeiden.

Casus 1.2 |

2



De opvattingen met betrekking tot praktisch leidinggeven werden min of meer gedeeld door de oudere afdelingschefs. Deskundigheid op het vakgebied speelde daarbij de grootste rol. Tot een organisatieomvang van tweehonderd personen kenden de leiding en bijna alle werknemers elkaar. Informatie haalde je uit gesprekken bij de mensen. Door de afstanden en de groei is dit lastiger geworden. De hoofdboekhouder wordt steeds meer van zijn werk afgehouden voor verzoeken om informatie. Hij ervaart dit als een probleem omdat hij door al die vragen steeds meer van zijn werk wordt afgehouden. Hij heeft hierover zijn beklag gedaan bij de heer S. Visie. Sinds vijf jaar wordt een budgetteringssysteem gehanteerd omdat de accountant dat belangrijk vond. De heer S. Visie vond het eigenlijk ook wel handig, maar het gaf toch wel veel overbodige rompslomp. Je moest zicht hebben op de omzet vond hij en de rest werd beheerd door de afdelingschefs, waarvan hij wist dat ze pal stonden voor de goede zaak. De hoofdboekhouder stelt jaarlijks het budget op en rapporteert tweemaandelijks aan de heer S. Visie, meestal een maand na afloop van de desbetreffende periode. Het hoofd productie van de A-straat die vanuit de historie het bestede overzicht had over de activiteiten, voorzag de boekhouder van de nodige informatie. Met enige telefoontjes werd de meest relevante informatie vergaard bij collega's en doorgegeven. De overige informatie schatte de boekhouder zelf op basis van gegevens uit het verleden. De verkoopafdeling verstrekte nooit budgetinformatie. Omdat het budget toch nooit in overeenstemming was met de realiteit. Bovendien kon men zijn kostbare tijd wel beter gebruiken. Die boekhouders werden steeds lastiger. Het hoofd productie van de A-straat is halverwege de jaren negentig gestart met de automatisering van de productieplanning. Hij heeft toen ook in samenwerking met de boekhouding de salarisadministratie geautomatiseerd. Later zijn nog meer specifieke productietoepassingen geautomatiseerd. De programma's van andere afdelingen draaien ook op de server van productie. Er vinden nog weleens crashmeetings plaats als de computer weer eens is uitgevallen en prioriteiten dienen te worden bepaald ten aanzien van alle verwerkingen. In zulke gevallen neemt het hoofd productie de beslissingen want de productie mag niet stagneren. Een van de programmeurs met een goede technische achtergrond is meestal wel in staat technische storingen binnen 24 uur te verhelpen. Gelukkig kan de medewerker die de gegevens in de systemen invoert en die ook kan programmeren, hem later assisteren om de achterstand met programmeren weer in te lopen. Het hoofd van de afdeling is erg gelukkig met het huidige personeel. Het zijn harde werkers en ze kunnen elkaar uitstekend vervangen en zo nodig hulp bieden. Het hoofd automatisering is zeer servicegericht. Hij heeft een goed oog voor gebruikerswensen en de noodzaak daarvan. Hij bepaalt derhalve de prioriteiten van

Casus 1.2 |

3



automatiseringsprojecten. Wijzigingen in de programmatuur worden bij programmastoringen meestal direct door de operator aangebracht. Aanvragen om wijzigingen in programmatuur door gebruikers komen bij de programmeurs terecht. Wijzigingen duren altijd erg lang. Hoofd automatisering heeft als stelregel: 'Een lage prioriteit voor wijzigingen, dan hadden ze hun wensen maar bij ontwikkeling aan ons kenbaar moeten maken!' Onlangs is er een kleine felle brand geweest in het computercentrum. Als gevolg hiervan is een aantal tapes verloren gegaan. Twee diskdrives zijn kromgetrokken en daardoor onbruikbaar geworden. Het probleem kan worden opgelost door 20.000 facturen opnieuw te laten verponsen en in te voeren. Een programma diende opnieuw te worden geschreven. De salarisadministratie die altijd bij de productie was gesitueerd, is onlangs overgeplaatst naar de B-laan, bij de boekhouding. Er is vorig jaar een personeelsfunctionaris aangetrokken die bij de salarisadministratie is geplaatst. Op deze wijze is alle informatie voor betrokkenen snel voorhanden. De salarisadministrateur houdt ook het pensioenfonds bij. De afdeling verkoop ligt de laatste jaren erg overhoop met de productieafdelingen in verband met uitverkochte voorraden. De export is nogal toegenomen. Veelal wordt hieraan een hoge prioriteit toegekend. Mede als gevolg hiervan is een aantal backorders aanzienlijk toegenomen. Productie en verkoop maken elkaar over en weer verwijten. De directeur is de laatste tijd moeilijker bereikbaar doordat hij veelvuldig contact heeft met de vakbonden en de or. De vakbonden willen verplicht werkoverleg invoeren en vinden ook dat er te weinig aan opleiding wordt gedaan. De directeur vindt dit grote onzin. Studeren doe je in je vrije tijd en werkoverleg kan best met de koffiepauze worden gecombineerd. Het levert vooral problemen op omdat alle beslissingen boven de € 100 door de directeur dienen te worden genomen. Gelukkig hebben de afdelingschefs de afwezigheid onderkend. Zij tekenen daarom zelf. De directeur laat dit oogluikend toe. De boekhouder betaalt de crediteuren. Er is onlangs grote strijd geleverd met de bank toen het liquiditeitstekort in augustus € 300.000 bedroeg. De zaak kan worden geregeld door een additionele renteaanpassing van 1% ten gunste van de bank.

Casus 1.2 |

4



Gevraagd 1

Welke problemen ziet u in deze casus? Waarom is dit een probleem? INVENTARISATIE KNELPUNTEN Omschrijving

Waarom?

2

Wat zijn problemen op het vlak van bestuurlijke informatieverzorging (BIV) en wat zijn geen BIV-problemen?

3

Welke mogelijke oplossingen ziet u voor de BIV-problemen?

Casus 1.2 |

5

Auteurs: Van Leeuwen, Bergsma isbn:

Recommend Documents