Australia Indonesia Partnership for Maternal and Neonatal Health

Australia Indonesia Partnership for Maternal and Neonatal Health DATA RSUD DAN PENGGABUNGANNYA DALAM LAPORAN F1-F8 KABUPATEN

Australia – Indonesia Partnership for Maternal and Neonatal Health

Data Rumah Sakit Kabupaten dan Penggabungannya dalam Laporan F1-F8 Kabupaten Bahasa Indonesia and English Versions Oktober 2014 dr. Ida Trisno, Prarthna Dayal dan Dr. Krishna Hort

i


Peta Kabupaten Wilayah Kerja AIPMNH

i


Data Rumah Sakit Kabupaten dan Penggabungannya dalam Laporan F1-F8 Kabupaten Dr. Idawati Trisno, Prarthna Dayal, Dr. Krishna Hort, Dr. Irine Davidz, Dr. Sangguana Koamesah, Dr. Sabina Gero, Meiyeriance Kapitan, Altje Ledoh, Patrisia Too, Stevie Ardianto Nappoe, Dedison Asanab

Semua korespondensi ditujukan kepada: dr. Idawati Trisno E: [email protected] M+ 62 811 381 3881 Australia Indonesia Partnership for Maternal and Neonatal Health, Partnership Office, Dinas Kesehatan Provinsi NTT, Jl Palapa No 22, Oebobo, Kupang NTT 85555

TERIMA KASIH Penulis mengucapkan limpah terima kasih kepada Dinas Kesehatan Provinsi NTT, Dinas Kesehatan Kabupaten, RSUD Kabupaten, Tim DPC AIPMNH dan Bidan Koordinator Puskesmas di Sumba Barat, Ende, Ngada dan TTU. Terimakasih khusus kepada semua anggota tim AIPMNH untuk setiap kontribusinya yang memperkaya hasil studi ini.

FOTO Sampul depan: Kepala Puskesmas Eban (TTU) berdiskusi dengan staf mengenai data. Foto oleh Edel Mary Quin Mole

ii


District Hospital Data and its Incorporation into District Level F1-F8 Reporting Dr. Idawati Trisno, Prarthna Dayal, Dr. Krishna Hort, Dr. Irine Davidz, Dr. Sangguana Koamesah, Dr. Sabina Gero, Meiyeriance Kapitan, Altje Ledoh, Patrisia Too, Stevie Ardianto Nappoe, Dedison Asanab

All correspondence to: Dr Idawati Trisno E: [email protected] M+ 62 811 381 3881 Australia Indonesia Partnership for Maternal and Neonatal Health, Partnership Office, Dinas Kesehatan Provinsi NTT, Jl Palapa No 22, Oebobo, Kupang NTT 85555

ACKNOWLEDGEMENTS The authors would like to thank the Provincial Health Office (PHO) of NTT, District Health Office (DHO), District Hospital, AIPMNH DPC Team and Puskesmas Midwife Coordinator at Sumba Barat, Ende, Ngada and TTU. Special thanks also to all AIPMNH team members as each of their contributions has enriched this study.

PHOTO Front cover: Head of Puskesmas Eban (TTU) discussing data with her staff. Photo by Edel Mary Quin Mole

iii


Daftar Isi 1

Ringkasan Eksekutif

1

2

Pendahuluan:

4 5

3

2.1 Pertanyaan Penelitian 2.2 Metodologi5 Hasil 3.1

Penggabungan Data KIBBLA Rumah Sakit oleh Dinkes Kabupaten 3.1.1 Data Kematian

7 7

3.1.2 Jumlah Persalinan

8

3.1.3 Komplikasi Yang Ditangani

9

3.2

7

3.1.4 Penyebab terjadinya perbedaan data komplikasi yang ditangani

10

3.1.5 Rujukan

11

3.1.6 Bagaimana terjadinya perbedaan data rujukan

12

3.1.7 Rangkuman Hasil Temuan mengenai Penggabungan Data

12

Interpretasi definisi 3.2.1 Definisi operasional komplikasi yang ditangani

12 12

3.2.2 Definisi Operasional Persalinan Fasilitas

13

4

3.3 Proses pencatatan dan pelaporan Kesimpulan

13 14

5

Rekomendasi

16

English Version

17

1

Executive Summary

17

2

Introduction

20

3

2.1 Study Questions 2.2 Methodology Results

21 21 23

3.1

Incorporation of Hospital Maternal and Neonatal Data by DHO 3.1.1 Mortality Data

23 23

3.1.2 Number of Deliveries

24

3.1.3 Complications Managed

25

3.1.4 Avenues for discrepancy in complications managed data

26

3.1.5 Referrals

26

3.1.6 Avenues for discrepancy in referral data

28

3.1.7 Summary of Findings on Data Incorporation

28

iv


3.2

Interpretation of definitions 3.2.1 Operational definition of complications managed

28 28

3.2.2 Operational definition of Facility Deliveries

28

4

3.3 Process of recording and reporting Conclusions

29 29

5

Recommendations

31

Tabel Tabel 1. Tabel 2. Tabel 3. Tabel 4. Table 5. Table 6. Table 7. Table 8.

Kematian Ibu dan Bayi yang tercatat di RS dan Dinkes Jml. persalinan yang tercatat di RS, Dinkes Kabupaten dan Puskesmas Jumlah rujukan obstetri yang dicatat di RS, Dinkes dan Puskesmas Jumlah rujukan neonatus yang tercatat di RS, Dinkes dan Puskesmas Maternal and Neonatal deaths recorded at Hospital and DHO No. of deliveries recorded at Hospital, District Health Office and Puskesmas No. of obstetric referrals recorded at Hospital, DHO and Puskesmas No. of neonatal referrals recorded at Hospital, DHO and Puskesmas

7 8 11 11 23 24 27 27

v


1 Ringkasan Eksekutif Besarnya variasi (perbedaan) data maternal dan neonatal di seluruh kabupaten dan periode waktunya telah menimbulkan keraguan mengenai keandalan atau tingkat kepercayaan laporan F1-F8 kabupaten. Secara khusus, terdapat kurangnya pemahaman tentang bagaimana data rumah sakit dimasukkan ke dalam laporan di tingkat kabupaten, proses untuk penggabungan data ini dan bagaimana mengelola informasi mengenai pasien dari kabupaten lain. Studi ini bertujuan untuk mengidentifikasi sumber-sumber perbedaan, ketidakkonsistenan/inkonsistensi dan kesenjangan dalam rangka memberikan rekomendasi untuk memperbaiki validitas data rumah sakit dan pelaporan rutin indikator KIA tingkat kabupaten. Pertanyaan penelitian meliputi: (1). Berapa banyak laporan rumah sakit mengenai kematian, komplikasi dan rujukan yang dimasukkan dalam laporan Dinas Kesehatan? (2). Seberapa besar perbedaan interpretasi definisi, dan kesenjangan dalam proses pencatatan dan pelaporan, berkontribusi terhadap variasi angka komplikasi dan rujukan obstetri maupun neonatal, di antara RSUD di NTT? Audit terhadap sampel data persalinan, kematian obstetri dan neonatal, komplikasi dan rujukan dilakukan pada bulan Januari sampai Maret 2014 di empat RSUD di kabupaten wilayah kerja AIPMNH (Ende, TTU, Sumba Barat, Ngada). Di setiap kabupaten, empat Puskesmas dipilih untuk membandingkan catatan antara Puskesmas dan Dinas Kesehatan Kabupaten (Dinkes). Personil kunci yang bertanggung jawab atas data ibu dan bayi di RSUD, Puskesmas dan Dinas Kesehatan Kabupaten diwawancarai untuk mengkaji (1) pemahaman dan interpretasi definisi operasional, dan (2) pemahaman dan dokumentasi pengumpulan data, pencatatan, penyusunan dan proses pelaporan. Format dan data F1-F8 dikumpulkan dari Dinkes dan masing-masing Puskesmas untuk membandingkan konsistensi format pelaporan. Audit tambahan dilakukan terhadap data untuk memeriksa sejauh mana laporan Dinkes sudah sesuai dengan data Puskesmas. Di bawah pedoman saat ini, data berbasis Puskesmas, artinya, data pasien harus dirujuk oleh Puskesmas ke RSUD dan kemudian data dikirim kembali ke Puskesmas oleh rumah sakit untuk dimasukkan dalam laporan Puskesmas ke Dinkes Kabupaten. Studi ini menemukan adanya variasi yang besar antar kabupaten dalam hal format dan proses pelaporan tanpa ada pola keseluruhan yang konsisten. Temuan khusus dari studi ini adalah; •

•

Kematian ibu dilaporkan secara akurat tetapi kematian neonatal belum akurat karena ada kematian bayi di rumah sakit yang tidak dilaporkan kembali ke Puskesmas dan Dinkes Kabupaten. Ketidakjelasan desain dan inkonsistensi format laporan, dan tidak tercatatnya data RS di Puskesmas berkontribusi terhadap inkonsistensi data.

1


•

•

•

•

Kebanyakan Puskesmas mengumpulkan data persalinan secara akurat dan teratur dari rumah sakit karena format F1-F8 mengkategorikan laporan persalinan berdasarkan tempat persalinan (termasuk persalinan di rumah sakit). Puskesmas tidak diwajibkan untuk melaporkan penanganan komplikasi berdasarkan tempat penanganan, karena itu puskesmas tidak mengumpulkan data ini dari rumah sakit. Data penanganan komplikasi neonatal yang paling bermasalah, karena sebagian besar data ini tidak terekap dalam laporan Dinkes Kabupaten. Ditemukan bahwa laporan Dinas Kesehatan sudah sesuai dengan laporan Puskesmas walaupun belum lengkap memasukkan data rumah sakit. Hanya satu Dinkes Kabupaten yang mengambil data Rumah Sakit secara langsung namun itu juga tidak terlalu akurat. Perbedaan desain format pelaporan antara Puskesmas dan Dinkes Kabupaten juga berpotensi menyebabkan terjadinya inkonsistensi karena kesalahan mentransfer data dari satu format ke yang lain. Tidak ada prosedur yang konsisten yang digunakan oleh Dinkes untuk melakukan crosscheck sejauh mana data Puskesmas sudah memasukkan data komplikasi dan rujukan dari rumah sakit sehingga berpotensi terjadi penghitungan ganda.

Dalam rangka meningkatkan akurasi data kesehatan ibu dan bayi di tingkat kabupaten dan perekapan data rumah sakit secara konsisten, dianjurkan untuk; 1. Memastikan pengambilan data RS oleh Puskesmas a. Format F1-F8 Puskesmas perlu secara jelas mengkategorikan data penanganan komplikasi ibu dan neonatal menurut "tempat penanganan" . Hal ini akan memberikan tanggung jawab yang jelas kepada Puskesmas untuk memasukkan data penanganan komplikasi di rumah sakit dalam laporan puskesmas. b. Pengelompokan yang sama juga diperlukan untuk data kematian ibu dan neonatal dalam laporan Puskesmas. 2. Mengupayakan konsistensi format antar dan di dalam kabupaten: review format Puskesmas harus dilakukan di semua kabupaten dan direvisi untuk memastikan konsistensi antar kabupaten dan antara Dinkes dan Puskesmas. Konsistensi ini akan mengurangi kesalahan transkripsi dan meningkatkan kepatuhan terhadap definisi operasional suatu indikator. Idealnya, pengembangan format baru ini harus selaras dengan pengembangan database elektronik register maternal perinatal. a. Format pelaporan DINKES untuk persalinan di fasilitas kesehatan perlu mencakup semua kategori fasilitas kesehatan yang ada (Puskesmas, Polindes, Pustu dan klinik swasta serta rumah sakit) b. Semua format (Puskesmas dan Dinkes) harus mengkategorikan komplikasi menjadi (i) selama kehamilan dan (ii) pada saat persalinan 3. Menyusun diagram alur pengumpulan data, proses pelaporan dan tanggung jawab setiap fasilitas kesehatan dan Dinkes. Diagram ini perlu dipajang di tempat yang tepat untuk mendorong staf mengikuti prosedur yang benar. Di semua kabupaten perlu ada SK Bupati tentang manajemen data kesehatan yang secara jelas memuat tentang alur data dan tanggung jawab Dinkes, RSUD dan Puskesmas. SK tersebut juga harus

2


mencakup pedoman tentang pengelolaan pelaporan pasien yang berasal dari kabupaten tetangga. 4. Memperbaiki proses pelaporan di rumah sakit. Perlu dilakukan audit di setiap rumah sakit tentang proses pencatatan dan pelaporan di setiap ruangan dan antara ruangan dengan bagian rekam medik. Audit ini harus mencakup pemetaan alur data dari sumber data sampai laporan rumah sakit sehingga dapat diidentifikasi semua sumber kesalahan. Format pelaporan perlu direvisi (atau dikembangkan) sehingga tersedia data individu (by name) bagi Puskesmas , yang meliputi data(i). Persalinan, (ii). Kematian, (iii). Penanganan Komplikasi obstetri dan neonatal dan (iv). Rujukan. Database elektronik perlu dikembangkan untuk mendukung proses ini dan mengurangi potensi terjadinya kesalahan.

3


2 Pendahuluan: Program Australia Indonesia Partnership for Maternal and Neonatal Health (AIPMNH) bertujuan untuk mengatasi kematian ibu dan neonatal yang relatif tinggi di beberapa kabupaten di Nusa Tenggara Timur (NTT), Indonesia. Banyak investasi telah dilakukan dalam penguatan sistem kesehatan untuk meningkatkan ketersediaan pelayanan dan cakupan intervensi utama KIBBLA. Namun demikian, diperlukan data yang reliable dan sistem informasi yang baik untuk melakukan pemantauan yang efektif dan pengkajian dampak program. Evaluasi program sister hospital AIPMNH menyoroti anomali data KIBBLA yang dilaporkan. Terdapat variasi data yang besar antar rumah sakit dan antar periode waktu yang sulit dijelaskan. Inkonsistensi pelaporan terutama terdapat pada jumlah penanganan komplikasi obstetric dan neonatal "langsung" dan "tidak langsung", serta jumlah rujukan dari Puskesmas. Selain itu, ada ketidakjelasan mengenai sejauh mana kematian ibu dan bayi atau penanganan komplikasi di RSUD tercatat dalam laporan F1-F8 kabupaten yang disusun oleh Dinas Kesehatan Kabupaten (Dinkes). Akibatnya, informasi kesehatan yang tersedia bagi pembuat keputusan tidak dapat diandalkan dan sulit untuk mengkaji dampak program secara jelas. Selain itu, Rencana Aksi Nasional Percepatan Penurunan Kematian Ibu yang baru dipublikasikan, mengusulkan revisi terhadap dua indikator yang membutuhkan kombinasi datadari rumah sakit dan dari F1-F8 Puskesmas. Indikator untuk persalinan di fasilitas kesehatan akan dibagi menjadi persalinan di Puskesmas dan persalinan di rumah sakit; sedangkan indikator baru yang diusulkan adalah proporsi penanganan komplikasi kebidanan di RSUD (halaman 22-23 Rencana Aksi Nasional). Masalah daata ini akan membahayakan validitas laporan indikator baru yang diusulkan dalam Rencana Aksi Nasional. Desentralisasi pelayanan kesehatan di Indonesia sejak tahun 2001 telah mengubah struktur pelaporan antara rumah sakit dan Dinas Kesehatan. Sebelum desentralisasi, struktur organisasi secara jelas menempatkan rumah sakit di bawah kewenangan Dinas Kesehatan. Pada saat itu, rumah sakit wajib memberi laporan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten, perencanaan dan penganggaran tahunan rumah sakit juga harus disampaikan melalui Dinkes. Oleh karena itu, peran Dinkes Kabupaten dalam mengkompilasi semua data kesehatan kabupaten termasuk data rumah sakit dalam laporan kabupaten jauh lebih mudah. Namun, setelah desentralisasi struktur organisasi dan alur pelaporan berubah. Rumah sakit tidak berada di bawah supervisi langsung Dinkes, tetapi rumah sakit dan Dinas Kesehatan Kabupaten keduanya bertanggung jawab langsung kepada Bupati (atau pemerintah daerah. Meskipun Dinkes tetap bertanggung jawab untuk masalah kesehatan kabupaten dan rumah sakit diharapkan untuk melapor ke Dinas Kesehatan Kabupaten, namun tanpa wewenang yang jelas, sulit bagi Dinkes untuk mengelola hubungan ini terutama yang berkaitan dengan pelaporan data rumah sakit. Ada kebutuhan mendesak untuk mengetahui alasan di balik inkonsistensi pelaporan data kesehatan ibu dan neonatal dari rumah sakit, sejauh mana data rumah sakit tercatat dalam laporan kabupaten dan proses kompilasi data yang ada saat ini. Karena nampaknya

4


sejumlah besar kasus komplikasi dirujuk dan dirawat di rumah sakit, kehilangan atau duplikasi data ini akan memberikan gambaran yang sangat berbeda dari kenyataan yang ada. Studi ini bertujuan untuk mengidentifikasi sumber-sumber perbedaan, inkonsistensi dan kesenjangan agar dapat memperbaiki validitas data RS dan laporan rutin indikator KIBBLA kdi abupaten. 2.1

Pertanyaan Penelitian

(1) Berapa jumlah kematian, komplikasi dan rujukan yang dilaporkan oleh RSUD dicatat dalam laporan Dinkes terkait? (2) Sejauh mana perbedaan interpretasi definisi, dan kesenjangan dalam proses pencatatan dan pelaporan, berkontribusi terhadap variasi jumlah komplikasi dan rujukan, obstetri dan neonatal, antar RSUD di NTT? Secara khusus, isu-isu yang dieksplorasi adalah: : • • •

•

Definisi “penanganan komplikasi kebidanan” yang dipahami oleh staf RS, Puskesmas dan Dinkes Definisi “persalinan di fasilitas kesehatan” yang dipahami dan dilaporkan Puskesmas ke Dinkes Sumber data untuk laporan komplikasi dan rujukan di dalam rumah sakit, termasuk bagaimana komplikasi didiagnosis atau bagaimana kasus rujukan dicatat di rekam medik, dan diekstraksi untuk pelaporan. Proses penggabungan data RS (data persalinan, komplikasi, rujuakan dan kematian) dalam laporan kabupaten, sehingga dapat diperoleh gambaran tentang adanya kesenjangan atau proses yang mungkin berkontribusi untuk terjadinya inkonsistensi. a. Apakah data RS dikirim langsung ke Dinkes atau dicatat melalui Puskesmas? b. Apakah data RS terdapat dalam format yang dapat menghindari terjadinya penghitungan ganda kasus rujukan dari Puskesmas atau sebaliknya hilangnya kasus rujukan yang langsung ke RS? c. Bagaimana dengan data pasien dari luar kabupaten? Apakah informasi ini dikirim dan dicatat dalam laporan Dinkes kabupaten asal pasien?

Berdasarkan temuan yang ada, studi ini memberikan beberapa rekomendasi bagaimana memperbaiki prosess dan struktur pengumpulan, pelaporan dan penggabungan data RS ke dalam laporan kabupaten. 2.2

Metodologi

Empat RSUD di empat kabupaten wilayah kerja AIPMNH dipilih sebagai sampel untuk studi ini berdasarkan tingkat variasi laporan “komplikasi yang ditangani”. Empat kabupaten tersebut adalah: Ende ( penanganan komplikasi yang tinggi); Kefamenanu di Timor Tengah Utara (TTU) (penanganan komplikasi yang rendah); Waikabubak di Sumba Barat (penanganan komplikasi yang rendah); Bajawa di Ngada (jumlahnya bervariasi antar

5


periode). Selain Kefamenanu, wilayah cakupan pelayanan dari tiga RSUD lainnya juga termasuk penduduk dari kabupaten tetangga. Di setiap kabupaten, empat Puskesmas dipilih berdasarkan jumlah persalinan tertinggi di RSUD. Metode yang paralel digunakan untuk memahami proses penggabungan data RS dalam laporan kabupaten serta kelengkapandan akurasinya. 1. Questionnaires disusun dan ditujukan kepada para personil yang bertanggung jawab untuk pencatatan, kompilasi dan pelaporan data ibu dan bayi baru lahir di RSUD, Puskesmas dan Dinkes. Tujuan utamanya adalah melihat kembali (1) definisi operasional dan interpretasinya, dan (2) memahami dan mendokumentasikan proses pengumpulan, pencatatan, kompilasi dan pelaporan data. Di Dinkes Kabupaten, kuesioner dimaksudkan untuk mendokumentasikan prosedur yang digunakan untuk mencocokkan data RSUD dan data Puskesmas untuk dimasukkan dalam laporan Dinkes. Kuesioner mencakup pertanyaan tentang bagaimana pencatatan dan pelaporan data pasien dari luar kabupaten. 2. Dilakukan audit untuk sampel data persalinan di RS yang dikumpulkan dari selama periode Januari-Maret 2014 untuk melihat apakah data tersebut ada dalam data Puskesmas asal pasien dan tercatat dalam laporan Dinkes. 3. Format F1-F8 dikumpulkan dari Dinkes dan masing-masing Puskesmas untuk melihat konsistensi format pelaporan. Audit tambahan dilakukan untuk data ini untuk melihat apakah laporan Dinkes cocok dengan data Puskesmas ataukah sudah memasukkan data tambahan (diasumsikan dari RSUD). Di tiap kabupaten, tim studi lapangan mengikuti langkah-langkah di bawah ini untuk mengumpulkan data: LANGKAH 1

Kunjungan ke RSUD

Proses Audit: mengumpulkan catatan- (menurut nama) untuk semua persalinan (termasuk data komplikasi dan rujukan) untuk periode Januari-Maret 2014 dari pasien yang berasal dari empat Puskesmas terpilih.  Proses Audit: mengumpulkan data (menurut nama) untuk semua kasus kematian ibu dan bayi yang terjadi di RSUD pada periode Jan-Maret 2014. (Data ini dikumpulkan dari ruangan kebidanan dan neonatal)  Questionnaire mengenai proses pencatatan, kompilasi dan pelaporan data ditujukan kepada personil kunci sebagai berikut: staf di ruangan perinatal dan kebidanan yang mencatat data, kepala ruangan perinatal dan kebidanan, staf di bagian Rekam Medik, dan Kepala Bagian Pelayanan Medis 

LANGKAH 2   

Kunjungan ke Empat Puskesmas

Proses Audit: memeriksa konsistensi data persalinan di RS yang dikumpulkan di RSUD dengan data di Puskesmas Questionnaire tentang penggabungan data RS dan pelaporan ke Dinkes (ditujukan pada bikor di Puskesmas) Pengumpulan laporan F1-F8 periode Jan-Maret 2014

6


LANGKAH 3 Kunjungan ke Dinkes   

Proses Audit: memeriksa ketersediaan catatan RS di Dinkes Questionnaire ditujukan kepada Bidan Koordinator di Dinkes atau kepada staf yang mengompilasi data F1-F8. Pengumpulan data kompilasi F1-F8 periode Jan-Maret 2014

Questionnaires dan instrumen audit disajikan pada Lampiran 1 dalam dokumen laporan ini. Rentang waktu kegiatan dalam studi ini tersaji pada Gambar 1. Gambar 1: Kerangka Waktu Studi Mengembangkan desain riset (survei dan proses audit)

April-Mei 2014

Uji coba instrumen di Kupang dan Soe (TTS)

Memilih dan melatih tim pengumpul data

Mei 2014

Mei 2014

Pengumpulan Data

Juni-Juli 2014

Data Entry dan Analisis

Agus-Okt 2014

Analisis data juga termasuk pembahasan mengenai hasil awal kajian dengan para penasihat teknis AIPMNH untuk mengonfirmasi hasil temuan dan menyusun rekomendasi. Hasil temuan awal juga disajikan saat lokakarya pada bulan September 2014 yang melibatkan koordinator program kabupaten (DPC) dan sejumlah besar staf AIPMNH untuk melakukan peer review terhadap hasil studi ini.

3 Hasil 3.1

Penggabungan Data KIBBLA Rumah Sakit oleh Dinkes Kabupaten 3.1.1

Data Kematian

Tabel 1 menunjukkan bahwa kematian ibu di rumah sakit yang berasal dari kabupaten tersebut terekam secara akurat oleh Dinkes. Selama periode tiga bulan ini, jumlah kematian ibu sangat sedikit, tetapi jumlah kematian yang terdapat dalam catatan Dinkes dan catatan rumah sakit sudah konsisten. Namun, data kematian pasien dari luar kabupaten tidak terekam dalam laporan F1-F8 kabupaten. Kematian ini tidak tercatat pada catatan Dinas Kesehatan walaupun tercatat dalam register rumah sakit, misalnya di Kabupaten Ngada (RSUD Bajawa), 3 kematian tercatat di RS, tapi ada 2 yang berasal dari kabupaten tetangga, sehingga Dinkes Ngada hanya mencatat 1 kematian ibu dalam laporan mereka. Tabel 1. Kematian Ibu dan Bayi yang tercatat di RS dan Dinkes Kabupaten/ RS Ende Bajawa Sumba Barat TTU

Jml kematian ibu yg tercatat di RSUD 0 3 (2 dari kab lain) 1 3

Tercatat di Dinkes 0 1 1 3

Jml kematian bayi yg tercatat di RSUD 21 (5 dari kab lain) 9 (3 dari kab lain) 18 (10 dari kab lain) 24 (2 dari kab lain)

Tercatat di Dinkes 10 5 8 17

7


Tabel 1 juga menunjukkan bahwa data kematian bayi di RS tidak konsisten dengan catatan Dinkes. Meskipun kematian dari kabupaten lain tidak tercatat dalam laporan Dinkes, ada sejumlah kematian di RS yang tidak dicatat dalam laporan Dinkes. Di Ende 6 dari 16 kematian bayi (37%) di RS tidak masuk dalam catatan Dinkes, sedangkan di TTU 5 dari 22 (23%), dan di Ngada 1 dari 6 (17%). Hanya di Sumba Barat semua kematian di rumah sakit telah tercatat dalam laporan Dinkes. Perlu dicatat bahwa kematian bayi di rumah sakit dikumpulkan langsung oleh Dinkes Kabupaten, tidak melalui Puskesmas. Baik Dinkes maupun RSUD tidak mengirim laporan data kematian pasien dari kabupaten tetangga ke kabupaten asal pasien (saat ini regulasi menuntut Dinkes untuk mengirim laporan ini ke Kabupaten lainnya). Dalam beberapa kasus, data kematian ini terekam oleh Puskesmas asal (melalui keluarga pasien) terutama jika pasien dirujuk. Dinkes di empat kabupaten yang menjadi lokasi studi ini tidak menerima laporan kematian pasien dari kabupaten mereka yang meninggal di fasilitas kesehatan di kabupaten tetangga. Rumah Sakit dan Puskesmas hanya mengirim data kematian ke Dinkes menurut nama, sehingga staf bisa melakukan pemeriksaan silang dan menghindari penghitungan ganda. Hal ini bisa terjadi dengan terlaksananya Audit Maternal Perinatal di kabupaten. Semua kematian ibu harus diaudit, namun untuk kematian neonatal audit hanya dilakukan untuk setiap kasus yang berbeda, sehingga jika ada 5 kasus asfiksia, hanya 1 audit yang diperlukan. Ini bisa menjadi penyebab lain dari inkonsistensi data kematian neonatal/bayi baru lahir. 3.1.2

Jumlah Persalinan

Tabel 2 berisi rincian data RS untuk jumlah persalinan (di RS) yang menunjukkan bahwa data ini dikumpulkan dan dicatat oleh Puskesmas di 3 kabupaten yang menjadi wilayah studi (Ende, Ngada dan TTU). Di tiga kabupaten ini, catatan Puskesmas dan Dinkes cocok dengan perbedaan sekitar 0,7% -1,9% (lihat tabel 2). Hanya data RSUD Sumba Barat yang tidak tercatat dalam data Puskesmas, meskipun Dinkes telah mengumpulkan data RS dan menambahkan dalam data Puskesmas. Sumba Barat juga memiliki perbedaan data terbesar dimana Dinkes tidak mencatat 7,6% persalinan di rumah sakit. Tabel 2. Jml. persalinan yang tercatat di RS, Dinkes Kabupaten dan Puskesmas Kabupate n

Tercatat di 4 Puskesmas

Tercatat dlm laporan Dinkes

Ende

Jml persalinan tercatat di RSUD (dari 4 Puskesmas) 57

377

370

% omisi / duplikasi data dalam laporan Dinkes 1,9%

Ngada

155

289

291

0,7%

Sumba Barat

167

388

513

7,6%

TTU

167

402

407

1,2%

Keterangan

Data RSUD masuk dalam catatan Puskesmas Data RSUD masuk dalam catatan Puskesmas Data RSUD masuk dlm catatan Dinkes tetapi tdk dlm catatan Puskesmas Data RSUD masuk dalam catatan Puskesmas

8


Alasan kebanyakan Puskesmas merekam data persalinan RS adalah bahwa format F1-F8 Puskesmas harus melaporkan persalinan di fasilitas kesehatan berdasarkan tempat persalinan (RSUD, Puskesmas, Polindes dan klinik swasta). Dari hasil survei, 7/16 Puskesmas secara teratur (setiap bulan) pergi ke rumah sakit untuk mengumpulkan data. 3 puskesmas lainnya juga ke RS untuk mengumpulkan data tetapi tidak secara rutin sedangkan 6/16 puskesmas mengandalkan laporan pasien atau data pasien yang dirujuk ke RS untuk bahan laporan mereka ke Dinkes (sebagian besar di Sumba Barat). Namun, masih ada sedikit inkonsistensi dalam jumlah yang dilaporkan oleh Puskesmas dan Dinkes. Hal ini mungkin karena Dinkes hanya melaporkan persalinan menurut fasilitas dan non-fasilitas. Kami menemukan inkonsistensi dalam hal pemahaman "persalinan fasilitas" di antara staf Dinkes yang diwawancarai. Staf di Ende mencatat semua persalinan di Puskesmas, rumah sakit, Pustu dan Polindes sebagai persalinan fasilitas, sedangkan Dinkes Kabupaten di Bajawa secara eksplisit tidak mencatat persalinan di Pustu, Polindes dan bahkan klinik swasta. Dinas Kesehatan Sumba Barat dan TTU tidak dapat memberikan jawaban yang jelas mengenai definisi persalinan fasilitas. Dalam Revolusi KIA, Dinas Kesehatan Provinsi NTT mendefinisikan persalinan fasilitas sebagai persalinan yang terjadi di rumah sakit atau “Puskesmas Memadai” yaitu Puskesmas yang mampu memberikan Pelayanan Obstetri dan Neonatal Emergensi Dasar (PONED). Saat ini, secara nasional tidak ada definisi persalinan fasilitas, baik dalam Standar Pelayanan Minimum (SPM – 2008) maupun dalam Panduan PWS –KIA (Pemantauan Wilayah Setempat untuk Kesehatan Ibu dan Anak) 2010 masih menggunakan ‘persalinan oleh tenaga kesehatan’ sebagai indikator KIA. Persalinan oleh tenaga kesehatan didefinisikan sebagai ‘persalinan yang dibantu oleh tenaga kesehatan terlatih tanpa melihat tempat persalinan’; ini berarti mencakup persalinan di rumah sepanjang dilakukan oleh tenaga kesehatan terlatih. Inti dari Revolusi KIA adalah bahwa semua ibu hamil melahirkan di fasilitas kesehatan, karena itu dikembangkan indikator persalinan di fasilitas agar dapat mengukur pencapaian tujuan ini. Sistem Kesehatan Nasional (SKN) 2012 mendefinisikan fasilitas kesehatan sebagai fasilitas umum dan swasta yang menyediakan layanan kesehatan primer, sekunder, dan tersier. Selain Puskesmas, yang masuk dalam pelayanan kesehatan dasar adalah Poskesdes, pengobatan tradisional, alternatif dan komplementer yang terbukti aman dan efektif. Pelayanan kesehatan sekunder disediakan di rumah sakit umum dan swasta yang setara tipe C, sedangkan pelayanan kesehatan tersier disediakan di rumah sakit umum dan swasta yang setara tipe A dan B yang menyediakan spesialis atau pelayanan khusus. 3.1.3

Komplikasi Yang Ditangani

Audit ini mengkonfirmasi ketidakkonsistenan data komplikasi yang ditangani (baik obstetri maupun neonatal). Karena data komplikasi yang ditangani tidak tersedia menurut nama di Dinkes, sulit untuk memastikan sampai sejauhmana hilangnya data atau adanya penghitungan ganda. Namun, dari penelaahan terhadap angka di rumah sakit dan Puskesmas serta dengan membandingkannya dengan jawaban yang diberikan melalui survei, kami menemukan bahwa sebagian besar Dinkes Kabupaten tidak merekam sejumlah besar data komplikasi obstetri dan neonatal yang ditangani di rumah sakit. Meskipun tiga

9


dari empat Dinkes yang disurvei menjawab bahwa laporan F1-F8 juga memasukkan data dari rumah sakit (satu-satunya pengecualian adalah Sumba Barat), namun hasil audit dari rumah sakit dan Dinkes Kabupaten/ Puskesmas menunjukkan bahwa nampaknya hanya Dinas Kesehatan Ende yang merekam data komplikasi obstetri yang ditangani di RS dengan perbedaan jumlah hanya 4,7% (DINKES mengatakan mereka pergi ke rumah sakit untuk mengumpulkan data secara teratur). Di dua kabupaten lainnya (TTU dan Sumba Barat), Dinas Kesehatan melaporkan jumlah komplikasi obstetri yang ditangani lebih tinggi daripada yang dilaporkan oleh Puskesmas, yang menunjukkan terekamnya sebagian data rumah sakit walaupun jumlahnya tidak tepat sesuai dengan data rumah sakit. Di kabupaten yang merekapitulasi data rumah sakit, ada kemungkinan data komplikasi yang ditangani juga mencakup data pasien dari luar kabupaten karena hanya data kompilasilah yang dikirim. 3.1.4

•

•

•

•

• •

Penyebab terjadinya perbedaan data komplikasi yang ditangani

Inkonsistensi format pelaporan antara Puskesmas dan Dinkes: Di Ende dan Ngada, format Puskesmas menyajikan data komplikasi obstetri selama kehamilan dan komplikasi obstetri selama persalinan. Namun, Format F1-F8 kabupaten hanya memiliki satu kolom untuk komplikasi obstetri yang ditangani dan karena itu tidak jelas apakah data yang ada sudah mencakup komplikasi kehamilan dan persalinan. Format Puskesmas di Sumba Barat hanya melaporkan komplikasi selama kehamilan, sedangkan format Puskesmas di TTU hanya melaporkan komplikasi saat persalinan. Format di TTU sangat berbeda dari format F1-F8. Kurangnya segregasi/pemilahan data: DINKES tidak memilah data komplikasi yang ditangani di Puskesmas dan yang ditangani di rumah sakit. Dengan demikian sulit untuk memverifikasi apakah dan bagaimana data RS digabungkan ke dalam laporan. Interpretasi definisi: ada inkonsistensi pemahaman di Puskesmas mengenai apakah pasien dengan komplikasi yang dirujuk ke RS juga termasuk dalam "komplikasi yang ditangani di Puskesmas". Setengah dari responden Puskesmas mengatakan ya, sedangkan setengah lainnya mengatakan kasus tersebut baru dihitung sebagai "komplikasi yang ditangani" jika pasiennya berhasil ditangani di Puskesmas dan tidak perlu rujukan. 15 dari 16 Puskesmas yang disurvei mengatakan bahwa komplikasi yang dilaporkan ke Dinkes termasuk komplikasi yang dirujuk ke RS. Oleh karena itu, ada kemungkinan bahwa di beberapa kabupaten terjadi penghitungan ganda untuk komplikasi yang ditangani. Inkonsistensi dalam proses pelaporan di rumah sakit: Dirumah sakit, data komplikasi kebidanan yang ditangani yang terdapat dalam buku register ruangan berbeda dari yang terdapat di bagian rekam medik. Seringkali Puskesmas merujuk ibu yang mengalami komplikasi persalinan, dan dengan demikian Puskesmas tidak memiliki catatan mengenai bayi baru lahir/ neonatus. Banyak pasien yang langsung mendatangi rumah sakit langsung tanpa rujukan dari Puskesmas. Dalam hal ini, Puskesmas juga tidak memiliki catatan mengenai bayi baru lahir.

10


3.1.5

Rujukan

Di tiga kabupaten, Dinas Kesehatan Kabupaten cukup akurat merekam rujukan ibu ke rumah sakit melalui sistem pelaporan Puskesmas (lihat Tabel 3). Persentase hilangnya data rujukan ibu ke RS dalam laporan Dinkes Kabupaten di empat kabupaten adalah: Ende - 4,2%, Ngada 6,1%, Sumba Barat - 9,9% dan 55,8% TTU-. Di TTU, kebanyakan kasus rujukan tidak terdapat dalam laporan Puskesmas dan oleh karena itu tidak terekam oleh Dinkes. Juga ada beberapa rujukan sendiri yang berarti tidak dirujuk melalui Puskesmas, sehingga tidak dicatat sebagai data rujukan di Puskesmas sehingga membuat perbedaan besar dengan catatan rumah sakit. Tabel 3. Jumlah rujukan obstetri yang dicatat di RS, Dinkes dan Puskesmas Kabupat en

Ende Ngada Sumba Barat TTU

Jml rujukan obstetri tercatat di RSUD (dari 4 Puskesmas) 57 103 81



72 214 72

69 201 73

% omisi data dalam laporan Dinkes 4.2% 6.1% 9.9%

43

14

19

55.8%

Keterangan

Tdk tersedia menurut nama sehingga tdk bisa dicek silang sesuai nama, hanya menurut jumlah. Data RS masuk dalam catatan puskesmas namun ada inkonsistensi Ada rujukan sendiri atau tidak dirujuk melalui Puskesmas

Tabel 4 menunjukkan bahwa data rujukan neonatal lebih inkonsisten dan tanpa pola perbedaan yang jelas. Di Ende dan Sumba Barat, laporan Puskesmas memasukkan data rujukan neonatal, meskipun ada beberapa yang hilang (26,3% di Ende dan 22,2% di Sumba Barat). Namun demikian, laporan Dinkes tidak cocok dengan laporan Puskesmas di dua kabupaten tersebut. Perbedaan antara laporan Dinkes dan Puskesmas adalah 71,4% di Ende dan 72,2% di Sumba Barat. Di TTU dan Ngada, laporan Puskesmas tidak memasukkan data rujukan neonatus, namun ada konsistensi yang lebih besar antara laporan Dinkes dengan laporan Puskesmas, dengan sebagian kecil data yang hilang di Ngada (16.7%). HIlangnya data RS dalam laporan Dinkes di Ngada sangat tinggi yakni 94,1% dan di TTU 33,3%. Puskesmas tidak mencatat bayi yang lahir di RS dari ibu yang dirujuk sebagai rujukan neonatus, tapi rumah sakit mencatat sebagai rujukan. Ini adalah salah satu sumber inkonsistensi data rujukan neonatal antara rumah sakit dan puskesmas. Tabel 4. Jumlah rujukan neonatus yang tercatat di RS, Dinkes dan Puskesmas Kabupaten

Ende Ngada Sumba Barat

Jml rujukan neonatus tercatat di RSUD (dari 4 Puskesmas) 19 113 18



% omisi data dalam laporan Dinkes

Keterangan

14 6 14

4 5 5

71.4% 94.1% 72.2%

Tdk tersedia menurut nama sehingga tdk bisa dicek silang kesesuaian nama, hanya kesesuaian jumlah.

11


Kabupaten

TTU

3.1.6

Jml rujukan neonatus tercatat di RSUD (dari 4 Puskesmas) 9



% omisi data dalam laporan Dinkes

Keterangan

6

6

33.3%

Dinkes hanya mencatat data puskesmas. Puskesmas tidak mencatat bayi yang lahir di RS dari ibu yang dirujuk sebagai rujukan neonatal, tetapi RS yang mencatatnya sebagai rujukan neonatal.

Bagaimana terjadinya perbedaan data rujukan

Puskesmas melaporkan rujukan kehamilan dan rujukan persalinan. Dinkes Ende dan Ngada memasukkan dua kategori tersebut untuk memperoleh data rujukan. Namun, ada kemungkinan bahwa pasien yang sama yang dirujuk selama kehamilan dan persalinan tercatat dua kali ketika dilakukan kompilasi data di tingkat kabupaten. Ada kemungkinan juga bahwa Dinkes membuat kesalahan saat menyalin laporan Puskesmas ke format Dinkes karena perbedaan format. Selain itu, data ibu yang datang langsung ke rumah sakit tidak tercatat sebagai kasus rujukan. Di TTU, terutama Puskesmas Sasi dan Tublopo(yang letaknya dekat ke rumah sakit) melaporkan bahwa banyak pasien yang langsung ke rumah sakit tanpa rujukan dari Puskesmas. 3.1.7

Rangkuman Hasil Temuan mengenai Penggabungan Data

Kebanyakan Puskesmas mengumpulkan data persalinan secara rutin dari rumah sakit karena dalam format F1-F8 harus menyajikan laporan persalinan menurut tempat persalinan (termasuk di rumah sakit). Namun, Puskesmas tidak perlu menyajikan laporan mengenai komplikasi yang ditangani menurut tempat penanganan dan karenanya tidak mengumpulkan data tersebut dari rumah sakit. Data penanganan komplikasi bayi yang sangat bermasalah dimana sebagian besar data ini tidak tercatat dalam laporan Dinkes. 3.2

Interpretasi definisi 3.2.1

Definisi operasional komplikasi yang ditangani

Kami mengajukan pertanyaan kepada responden di RS, Puskesmas dan Dinkes mengenai pemahaman mereka tentang komplikasi “langsung” dan “tidak langsung” yang ditangani. Kami menemukan bahwa definisi operasional untuk istilah-istilah ini tidak dipahami dengan baik. Para staf di keempat rumah sakit tidak dapat memberikan definisi operasional yang benar dan hanya memberikan contoh kasus (dan dalam beberapa kasustidak lengkap atau tidak benar). Setengah dari responden di Puskesmas mendefinisikan istilah ini sebagai komplikasi yang berhasil ditangani di Puskesmas dan tidak perlu dirujuk sedangkan setengah lainnya

12


memasukkan juga kasus komplikasi di Puskesmas yang dirujuk, dan hal ini menyiratkan adanya penghitungan ganda antara catatan di rumah sakit dan catatan Puskesmas. 3.2.2

Definisi Operasional Persalinan Fasilitas

Kami bertanya pada staf di Puskesmas serta Dinas Kesehatan Kabupaten apa yang mereka pahami dengan persalinan fasilitas. Ada ketidakjelasan apakah persalinan di Pustu dan Polindes termasuk dalam persalinan fasilitas. Hanya 2 dari 16 Puskesmas yang disurvei secara eksplisit memasukkan Pustu dalam definisi mereka. Kebanyakan responden mengatakan bahwa persalinan di Puskesmas dan rumah sakit masuk dalam definisi ini. Ada yang mendefinisikan sebagai persalinan di "fasilitas kesehatan yang memadai". Namun, kurangnya pemahaman di tingkat Puskesmas bukanlah masalah besar karena data dicatat dan dilaporkan menurut tempat persalinan. Namun demikian, kurangnya pemahaman di tingkat Dinkes Kabupaten merupakan masalah karena Dinkes hanya melaporkan persalinan fasilitas dan non-fasilitas dan karena Dinkes bertanggung jawab dalam mengkompilasi laporan Puskesmas. Dinkes Bajawa menjawab bahwa persalinan di klinik swasta, Pustu dan Polindes tidak termasuk dalam persalinan fasilitas, sementara Ende memasukkan Pustu dan Polindes dalam persalinan fasilitas namun tidak untuk klinik swasta. Dua Dinkes lain memberikan jawaban non-spesifik mengatakan bahwa setiap persalinan di fasilitas kesehatan yang "memadai" dihitung sebagai persalinan fasilitas. 3.3

Proses pencatatan dan pelaporan

Antar Institusi Studi ini menemukan bahwa tak satupun dari keempat RS mengirimkan data ke Puskesmas. Kebanyakan Puskesmas pergi ke RS untuk mengumpulkan data - tapi hanya untuk data persalinan. Ada Puskesmas yang mengumpulkan data ini tiap bulan dan ada juga yang mengumpulkan data setiap dua bulan. Dari sampel kami, kami menemukan bahwa Puskesmas yang berdekatan dengan RS kemungkinan besar mengumpulkan data dari RS secara lebih teratur. Dinkes Ende dan Bajawa mengatakan bahwa mereka menerima laporan KIA secara teratur dari RS, sementara dua kabupaten lainnya tidak mendapatkan data dari RS secara teratur dan hanya bergantung pada laporan Puskesmas. Dalam Institusi Rumah Sakit: Di rumah sakit, terdapat perbedaan antara data yang ada di bagian rekam medik dengan register ruangan. Bagian Rekam Medik mendapatkan data ibu/kebidanan dari ruang bersalin, pasien rawat jalan, ruang nifas, UGD dan ruangan VIP. Hanya satu RS yang menggunakan format yang konsisten untuk semua ruangan. Ada ruangan yang hanya mengirim status pasien, sementara ada juga ruangan lain yang merekap sebelum mengirim data tersebut. RSUD Kefa (TTU) mengatakan bahwa ruang UGD tidak mengirim data kematian secara tertulis tetapi hanya secara verbal. Dengan demikian, karena banyak ruangan yang terlibat dan setiap ruangan mengirimkan data dengan cara yang berbeda, tidak jelas bagaimana dan apakah bagian rekam medik mencocokkan data tersebut dan

13


memeriksa adanya penghitungan ganda. Sebagian besar rumah sakit mengatakan bahwa data neonatal lebih mudah karena jumlah bangsal/ruangan yang terlibat hanya sedikit. Dalam beberapa kasus, staf rekam medik tidak memiliki keterampilan yang cukup untuk merekap data dari status pasien yang dikirim oleh bangsal. Misalnya, dalam formulir laporan perinatal di Ende ada kolom “patologi” yang seharusnya dianalisa dan dicatat oleh staf rekam medis sebagai komplikasi, namun tidak semua staf mampu melakukannya. Puskesmas: Demikian pun di Puskesmas, data dalam register ruangan tidak sama dengan data yang dikirim ke Dinkes Kabupaten. Proses pencatatan dan pelaporan data di Puskesmas seharusnya sebagai berikut: Data dari buku register ruangan direkap setiap hari oleh bidan ruangan dan dikirim ke Bikor Puskesmas. Kemudian, Bikor mengompilasi data dari bidan ruangan dan dari Pustu/Polindes dan menyiapkan laporan Puskesmas untuk kemudian dikirim ke Dinkes Kabupaten. Di Ende dan Ngada, Bikor Puskesmas mengumpulkan data dari RSUD dan klinik swasta dan memasukkannya ke dalam laporan Puskesmas. Ketidakkonsistenan bisa saja terjadi karena bidan ruangan tidak merekap data secara benar atau melengkapi buku register.

4 Kesimpulan Studi ini bertujuan untuk menggali sejauh mana data RS mengenai ibu dan bayi dimasukkan ke dalam laporan kabupaten dan sejauh mana kesenjangan pemahaman mengenai definisi dan proses pelaporan, berkontribusi terhadap inkonsistensi data. Secara umum, kami menemukan variasi yang besar antar kabupaten dalam hal proses dan format dan tidak ada pola umum yang jelas. Setiap kabupaten mengumpulkan dan melaporkan data secara berbeda. Namun, kami memberikan kesimpulan umum terhadap pertanyaan-pertanyaan studi ini. 1. Jumlah kematian, persalinan, komplikasi yang ditangani dan rujukan RS yang dimasukkan ke dalam laporan kabupaten Berdasarkan temuan studi ini, data mengenai tingkat kematian dan jumlah persalinan di RSUD dimasukkan ke dalam laporan F1-F8 kabupaten secara cukup akurat walaupun melalui proses yang berbeda. Data kematian dikumpulkan langsung oleh Dinkes Kabupaten sedangkan data persalinan dikumpulkan melalui laporan Puskesmas. Sebagian besar data kematian pasien (terutama neonatal) dari luar kabupaten kemungkinan hilang karena tidak dimasukkan dalam laporan kabupaten dan juga tidak dikirim ke kabupaten asal pasien. Namun, jumlah persalinan pasien dari luar kabupaten mungkin dicatat oleh Puskesmas asal (dan oleh karena itu dilaporkan di kabupaten asal pasien). Data berikut yang paling konsisten adalah data mengenai rujukan ibu ke rumah sakit (melalui Puskesmas). Data RS mengenai komplikasi kebidanan yang ditangani, komplikasi neonatal yang ditangani dan rujukan neonatus tidak terkumpulkan secara konsisten. Data mengenai bayi baru lahir sangat bermasalah karena sangat sedikit data ini yang dikumpulkan melalui Puskesmas, dan oleh Dinkes. 2. Perbedaan Interpretasi definisi dan kesenjangan dalam proses pencatatan dan pelaporan

14


Meskipun ada ketidakjelasan definisi operasional mengenai komplikasi yang ditangani dan persalinan fasilitas, namun ketidakjelasan ini kemungkinan bukan menjadi sumber utama dari variasi data, terutama untuk persalinan fasilitas. Hal ini karena format pelaporan mengharuskan Puskesmas membuat laporan mengenai persalinan fasilitas yang dikategorikan menurut jenis fasilitas kesehatan. Kurangnya pemahaman tentang persalinan fasilitas sedikit lebih bermasalah di tingkat Dinkes karena kabupaten tidak mengkategorikan persalinan fasilitas menurut jenis fasilitas dan dengan demikian dapat berpengaruh terhadap apa yang teracakup sebagai persalinan fasilitas. Demikian pula dengan laporan Puskesmas mengenai komplikasi yang ditangani dan komplikasi yang dirujuk. Oleh karena itu, walaupun mungkin ada beberapa penghitungan ganda dari kasus yang dirujuk ke rumah sakit namun tidak mungkin menjadi penyebab utama terjadinya perbedaan. Ketidakjelasan dan ketidakkonsistenan format, serta cara Puskesmas memasukkan data RS ke dalam laporan mereka adalah kontributor utama terjadinya perbedaan. Satu-satunya data RS yang tercatat secara akurat oleh Dinkes adalah jumlah persalinan, karena format pelaporan Puskesmas meminta mereka untuk melaporkan persalinan di RS. Namun, Puskesmas tidak perlu melaporkan komplikasi yang ditangani berdasarkan tempat penanganan dan karena itu Puskesmas tidak mengumpulkan data ini dari rumah sakit. Akibatnya, data ini tidak tercatat secara akurat dalam pelaporan kabupaten. Bahkan data kematian dari RS tidak tercatat di Puskesmas karena tidak ada kejelasan tentang apakah data ini perlu dilaporkan atau tidak. Namun, Dinkes Kabupaten mencatat informasi ini lebih akurat karena lebih mudah untuk mendapatkan informasi menurut nama dan adanya pengawasan melekat terhadap data kematian. Hasil audit menunjukkan bahwa di semua kabupaten, masih data kematian bayi baru lahir di RS yang tidak tercatat. Secara khusus, perbedaan format pelaporan antara Puskesmas dan Dinas Kesehatan Kabupaten dapat berkontribusi terhadap inkonsistensi karena kesalahan saat menyalin data dari satu format ke format yang lain. Misalnya, di dua kabupaten, Puskesmas memberi laporan mengenai komplikasi kehamilan yang ditangani dan komplikasi persalinan yang ditangani, sedangkan Dinkes Kabupaten hanya melaporkan komplikasi yang ditangani. Tidak ada proses yang jelas tentang bagaimana memasukkan data komplikasi yang ditangani dan data rujukan RS ke dalam laporan Dinkes Kabupaten. Tidak ada prosedur yang secara konsisten digunakan oleh Dinkes Kabupaten untuk melakukan pemeriksaan silang apakah data Puskesmas sudah memasukan data komplikasi yang ditangani dan rujukan dari RS. Hal ini bisa menyebabkan penghitungan ganda jika Dinkes mendapat data tambahan dari RS dan memasukkannya dalam laporan Puskesmas atau bisa menyebabkan hilangnya data jika Dinkes beranggapan bahwa Puskesmas telah memasukkan data RS. Studi ini juga menemukan adanya kesenjangan dalam proses pencatatan dan pelaporan baik di dalam institusi maupun antar institusi (Puskesmas, Rumah Sakit dan Dinkes). Tidak adanya alur proses dan garis pelaporan yang jelas, ketidakjelasan tanggung jawab dalam pengolahan data, kurangnya keterampilan staf, dan ketidakkonsistenan format dalam institusi. Misalnya, dalam rumah sakit yang sama, tiap ruangan mengirim data dengan format yang berbedabeda dan ada juga ruangan yang memberi laporan secara verbal.

15


Kami juga menemukan bahwa data kematian pasien dari luar kabupaten kemungkinan hilang karena tidak dimasukkan ke dalam laporan kabupaten dan tidak dikirim ke kabuapten tempat asal pasien.

5 Rekomendasi Dalam rangka meningkatkan akurasi data rutin mengenai kesehatan ibu dan bayi di tingkat kabupaten dan pengambilan data rumah sakit yang konsisten, ada beberapa rekomendasi sebagai berikut. 1. Flow of data: Untuk menghindari penghitungan ganda dan memastikan tercatatnya data, Puskesmas perlu menyertakan data rumah sakit dalam format laporan mereka. Untuk memastikan bahwa Puskesmas melakukan ini maka ada beberapa langkah yang bisa diambil a. Format F1-F8 Puskesmas perlu secara jelas mengategorikan data komplikasi yang ditangani menurut "lokasi penanganan" untuk ibu dan bayi. Sehingga Puskesmas bertanggungjawab untuk memasukkan data penanganan komplikasi di rumah sakit dalam laporan Puskesmas. b. Pemilahan ini juga bisa dilakukan untuk kematian ibu dan bayi dalam laporan Puskesmas. 2. Konsistensi format antara dan di dalam kabupaten: review terhadap format Puskesmas harus dilakukan di semua kabupaten dan direvisi sehingga formatnya menjadi konsisten antara kabupaten dan antara Dinkes dan Puskesmas. Ini akan menghindari kesalahan saat mentransfer data dan interpretasi dari definisi. Hal ini dapat diintegrasikan dengan pengembangan database elektronik register maternal perinatal . a. Format pelaporan Dinkes untuk persalinan di fasilitas harus secara spesifik memasukkan lokasi persalinan b. Semua format (Puskesmas dan Dinkes) harus memilah antara komplikasi kehamilan dan komplikasi persalinan untuk menghindari terjadinya kesalahan. 3. Perlu disusun diagram alur proses dan tanggung jawab mengenai pengumpulan dan pelaporan data antara institusi. Diagram ini perlu dipajang dengan jelas sehingga semua staf yang terlibat mengetahuinya. Bupati perlu membuat peraturan mengenai data kesehatan kabupaten, bagaimana mengelola flow of data (aliran data) dan garis pelaporan antara Dinkes, Rumah Sakit dan Puskesmas, serta tugas dan tanggung jawab masing-masing institusi. Peraturan itu juga harus memberikan pedoman mengenai pelaporan ke kabupaten tetangga tempat asal pasien. 4. Proses pelaporan dalam rumah sakit perlu ditingkatkan. Perlu dilakukan audit menyeluruh mengenai proses pencatatan dan pelaporan di tiap ruangan dan antara ruangan dengan bagian rekam medis di RS. Audit ini harus mencakup pemetaan mengenai alur data dari sumber laporan sampai laporan rumah sakit sehingga dapat mengidentifikasi semua potensi kesalahan. Format pelaporan perlu direvisi (atau dikembangkan) sehingga data bulanan RS dapat diberikan kepada Puskesmas (menurut nama) mengenai (i) Persalinan, (ii). Kematian, (iii). Komplikasi obstetri dan neonatal yang ditangani dan (iv). Rujukan. Database elektronik perlu dibuat untuk mendorong proses ini dan mengurangi potensi terjadinya kesalahan.

16


English Version 1 Executive Summary Wide variations in maternal and neonatal data across districts and time periods have cast doubts regarding the reliability of the district F1-F8 reports. In particular, there is a lack of understanding regarding the extent to which hospital data is incorporated into district level reporting, the processes for doing this and how information regarding patients from other districts are managed. This study aimed to identify sources of discrepancies, inconsistencies and gaps in order to provide recommendations for improving the validity of hospital data and routine reporting of district level maternal and neonatal indicators. The study questions were: (1). How many of the deaths, complications and referrals reported by district hospitals are included in the corresponding district health office reports? (2). How much do differences in interpretation of definitions, and gaps in the process of recording and reporting, contribute to the variation in rates of complications and referrals, both obstetric and neonatal, between district hospitals in NTT? An audit was conducted on sample data from January-March 2014 on deliveries, obstetric and neonatal deaths, complications and referrals from four district hospitals (RSUD) in AIPMNH project districts (Ende, TTU, Sumba Barat, Ngada). In each district, four Puskesmas were selected to compare records between the Puskesmas and the District Health Office (DHO). Key personnel in charge of maternal and neonatal data at the RSUD, Puskesmas and DHO were interviewed to review (1) understanding and interpretation of operational definitions, and (2) understanding and documentation of data collection, recording, compilation and reporting processes. F1-F8 formats and data were collected from the DHO and each of the Puskesmas to compare consistency of reporting formats and an additional audit conducted on the data to check the extent to which DHO reports matched the Puskesmas data. Under current guidelines, data is Puskesmas based, that is, patients should be referred by Puskesmas to the RSUD and data then sent back to the Puskesmas by the hospital to be included in their reports to the DHO. The study found large variations between the districts in formats and reporting processes with no overall consistent patterns. Specific findings from the study are; • • •

Maternal deaths are being accurately reported but neonatal deaths are not due to some neonatal hospital deaths not being reported back to the Puskesmas and DHO. The design clarity and inconsistency of formats, and the extent to which Puskesmas incorporate hospital data in their reports contributes to data inconsistencies. Most Puskesmas are collecting delivery data accurately and regularly from hospitals because the F1-F8 format requires reporting on deliveries categorised by place of delivery (including at the hospital).

17


•

•

•

•

Puskesmas are not required to report complications managed categorised by place of management and therefore do not collect this data from the hospital. Data on neonatal complications managed is particularly problematic, as most of this data is not being captured in the DHO reports. DHO reports were found to match Puskesmas reports with incomplete inclusion of hospital data. Only one DHO captured hospital data directly and that too not very accurately. Differences in design of reporting formats between the Puskesmas and DHO also have the potential to contribute to inconsistencies due to transcribing errors when transferring data from one format to the other. There were no consistent procedures used by any of the DHOs to crosscheck the extent to which Puskesmas data already included data on complications and referrals from the hospital therefore creating the potential for double counting.

In order to improve the accuracy of maternal and neonatal health data at the district level and the consistent capture of hospital level data, it is recommended; 1. Ensure capture of hospital data through the Puskesmas a. The Puskesmas F1-F8 format needs to clearly categorise data on complications managed by “place of management” for both maternal and neonatal complications. This will place a clear responsibility on the Puskesmas to include hospital data on complications managed in their reports. b. This same categorisation should also be required for maternal and neonatal deaths in the Puskesmas reports. 2. Consistency in formats between and within districts: a review of Puskesmas formats should be conducted across all districts and formats revised to ensure consistency between districts and between the DHO and Puskesmas. This will reduce transcription errors and improve adherence to standard indicator definitions. Ideally, development of the revised formats should be in conjunction with development of the electronic maternal perinatal registry database. a. The DHO reporting format for facility deliveries needs to include all possible categories of facility (Puskesmas, Polindes, Pustu and private clinics and hospitals) b. All formats (Puskesmas and DHO) should categorise complications as (i) during pregnancy and (ii) during delivery 3. There is a need to develop a flowchart of data collection, reporting processes and responsibilities for each facility type and the DHO. This needs to be displayed in appropriate places to encourage staff to follow correct procedures. Each District needs a decree by the Bupati on management of health data clearly defining data flows and responsibilities for the DHO, the RSUD and Puskesmas. This should also include guidelines on management of reporting on patients to and from adjacent districts. 4. Reporting processes within the hospital need to be improved. At the hospital level, a thorough audit needs to be conducted in each hospital on the recording and reporting processes of each ward and between the wards and the medical records department.

18


This should include mapping of data flow from its original source to the hospital report so as to be able to identify all sources of errors. Reporting formats would need to be revised (or developed) so as to be able to provide the Puskesmas with monthly hospital data (by name) on (i). Deliveries, (ii). Mortality, (iii). Obstetric and neonatal complications managed and (iv). Referrals. An electronic database needs to be developed to support this process and reduce the potential for errors.

19


2 Introduction The Australia Indonesia Partnership for Maternal and Neonatal Health (AIPMNH) program aims to address the relatively high burden of maternal and neonatal mortality in selected districts of Nusa Tenggara Timur (NTT), Indonesia. Investments have been made to strengthen the overall health system to improve service delivery and coverage of key MNH interventions. However, reliable data and strong information systems are essential for effective monitoring and to assess program impact. A recent evaluation of the sister hospital program under the AIPMNH project highlighted anomalies in the maternal and neonatal data being reported. There are wide variations across hospitals and time periods which cannot be easily explained. The inconsistency in reporting is particularly prevalent in the number of “direct” and “indirect” obstetric and neonatal complications reported, and the number of referrals from Puskesmas. Additionally, there is lack of clarity regarding the extent to which maternal and neonatal deaths or complications managed in the district hospitals are incorporated into whole of district F1-F8 reports compiled by District Health Offices (DHO). As a result of these inconsistencies, health information available to decision makers is unreliable and it is difficult to clearly assess the impact of programs. Furthermore, the recently announced National Action Plan for accelerating reduction in maternal mortality has proposed revision to two indicators which will require combination of data from hospitals and from Puskesmas F1-F8. The indicator for facility delivery is to be reported divided into deliveries at Puskesmas and deliveries at hospital; while a new indicator is proposed of the proportion of obstetric complications treated at the district hospital (National Action Plan pages 22-23). These data issues will also jeopardize the validity of reporting on the new indicators proposed by the National Action Plan. Decentralization of health services in Indonesia since 2001 changed the reporting structures between the hospital and the DHO. Prior to decentralization, the organization structure clearly put hospitals under the authority of the DHO. At that time, it was compulsory for hospitals to report to the DHO, and the hospital’s annual planning and budgeting had to be submitted through the DHO. Therefore, the DHO’s role in compiling all district health data including hospital data in the district report was much easier. However, after decentralization the organizational structure and reporting lines changed. The hospital is not under the direct supervision of DHO, with both the hospital and DHO directly responsible to the Bupati (provincial government). Although the DHO is still responsible for district health issues and the hospital is expected to report to the DHO, without clearly defined authority, it is difficult for the DHO to manage this relationship with regards to reporting of hospital data. There is an urgent need to understand the reasons behind the inconsistency of reporting of maternal and neonatal health data from hospitals, the extent to which hospital data is included in district reports and the current processes for data compilation. Since it is likely that a large number of complicated cases are referred and treated at hospitals, missing or double counting these figures would paint a very different picture than the reality.

20


This study aims to identify sources of discrepancies, inconsistencies and gaps to improve the validity of hospital data and routine reporting of district level maternal and neonatal indicators. 2.1

Study Questions

(1) How many of the deaths, complications and referrals reported by district hospitals are included in the corresponding district health office reports? (2) How much do differences in interpretation of definitions, and gaps in the process of recording and reporting, contribute to the variation in rates of complications and referrals, both obstetric and neonatal, between district hospitals in NTT? In particular, the following issues are explored: • • •

•

Definitions of “obstetric complications managed” as understood by the hospital, Puskesmas and district health office staff Definition of “facility delivery” as understood and reported by Puskesmas to the DHO Data sources for reporting on complications and referrals within the hospital, including how complications diagnosed or referral cases are recorded in the medical record, and extracted for reporting. The process of incorporation of hospital data (on deliveries, complications, referral and deaths) into district level reporting to shed light on any gaps or processes that might be contributing to the inconsistency a. Is hospital data sent to DHO directly or incorporated through Puskesmas? b. Is hospital data obtained in such a format so to avoid double counting of cases referred by Puskesmas or omission of cases presenting directly to hospital? c. What happens to data for patients from outside the district? Is this information sent and incorporated into the DHO reports of their district?

Based on the findings, the study provides recommendations on how the process and structures of collecting, reporting and incorporating hospital data into district reporting can be improved. 2.2

Methodology

A sample of four district hospitals (RSUD) in four AIPMNH project districts were selected for this study based on variations in the rates of reporting of “complications managed”. These were: Ende (high rate of complications managed); Kefamenanu in Timor Tengah Utara (TTU) (low rate of complications managed); Waikabubak in Sumba Barat (low rate of complications managed); Bajawa in Ngada (variation in rate). With the exception of Kefamenanu, the catchment areas of the other three district hospitals include substantial populations from adjacent districts. In each district, four Puskesmas were selected based on having the highest number of deliveries in the district hospital from their catchment areas. Parallel methods were employed to understand the process of incorporation of hospital data in district reporting and its completeness and accuracy.

21


1. Questionnaires were developed and administered to key personnel in charge of recording, compiling and reporting maternal and neonatal data at the RSUD, Puskesmas and DHO. The main purpose was to review (1) operational definitions and their interpretation, and (2) understand and document data collection, recording, compilation and reporting processes. At the DHO, the questionnaire sought to document the procedures used to reconcile RSUD and Puskesmas data for the DHO report. The questionnaire included questions on how data of patients from outside the district was recorded and reported. 2. An audit was conducted of a sample of data on hospital deliveries collected from the RSUD for the period January-March 2014 to see the extent to which it was reflected in data from the Puskesmas of the patient’s origin and incorporated into DHO reports. 3. F1-F8 formats were collected from the DHO and each of the Puskesmas for the period January-March 2014 to see consistency in reporting formats. An additional audit was conducted on this data to check the extent to which DHO reports matched Puskesmas data or seemed to include additional data (presumably from the RSUD). In each district, the field research team followed the steps below to collect the data for the study: STEP 1 Visit to the district hospital (RSUD) Audit process: collected records (by name) for all maternal and neonatal deliveries (including data on complications and referrals) for the period JanuaryMarch 2014 of patients from the four Puskesmas selected for the study.  Audit process: collected data (by name) on all maternal and neonatal deaths in the RSUD for the period Jan-March2014. (This data was collected by going to the maternal and neonatal wards)  Questionnaire on data recording, compiling and reporting processes administered to the following key personnel: staff at the perinatal and maternity ward who record the data, head of the perinatal and maternity wards, staff at the Medical Record Department, and the Head of the Medical Service Department 

STEP 2 Visit to each of the four Puskesmas   

Audit process: checked consistency of data on hospital deliveries collected at the RSUD with the data in Puskesmas records Questionnaire on incorporating hospital data and reporting to DHO to (bikor / coordinator midwife at Puskesmas) Collection of Jan-March F1-F8 reports

STEP 3 Visit to the DHO   

Audit process: checked availability of hospital records at DHO Questionnaire administered to the Coordinator Midwife at DHO or staff who compile F1-F8 data. Collection of compiled Jan-March F1-F8 data

22


Questionnaires and the audit tools are available in Annex 1 of this report. A timeline of activities for the study is provided in Figure 1. Figure 2: Study Timeframe Developed research design (survey and audit process)

Pilot tested tools in Kupang and Soe (TTS)

April-May 2014

Selected and trained data collection team

May 2014

May 2014

Data collection

June-July 2014

Data Entry and Analysis

Aug-Oct 2014

The data analysis included discussions on the preliminary results of the study with the AIPMNH technical advisors to confirm findings and develop recommendations. Preliminary findings were also presented at a project workshop in September 2014 that included district program coordinators (DPCs) and a large number of AIPMNH staff for an additional peer review of the study.

3 Results 3.1

Incorporation of Hospital Maternal and Neonatal Data by DHO 3.1.1

Mortality Data

Table 5 shows that maternal deaths at the hospital of patients from within the district are being captured accurately by the DHO. There were very few maternal deaths in the threemonth period studied, but the ones that occurred were consistent between the DHO and hospital records. However, mortality data of patients from outside the district of the hospital is not being captured in district level F1-F8 reports. These deaths are excluded from DHO records although they are available in the hospital register, for example in District Ngada (RSUD Bajawa), 3 deaths were recorded at the hospital but 2 were from neighbouring districts, thus DHO Ngada only recorded 1 maternal death in the report. Table 5. Maternal and Neonatal deaths recorded at Hospital and DHO District / Hospital

No. maternal deaths recorded at RSUD 0

Recorded at DHO

No. neonatal Deaths recorded at RSUD

Recorded at DHO

0

10

1

Sumba Barat

3 (2 were from other districts) 1

TTU

3

3

21 (5 were from other districts) 9 (3 were from other districts) 18 (10 were from other districts) 24 (2 were from other districts)

Ende Bajawa

1

5 8 17

23


Table 5 also show that hospital neonatal deaths were inconsistent with DHO records. Despite death from other districts that’s not recorded in DHO reports, there was several numbers of deaths at hospital not recorded in DHO reports. In Ende 6 out of 16 (37%) hospital’ neonatal deaths were not included in DHO records while in in TTU 5 out of 22 (23%), and in Ngada 1 out of 6 (17%). Only in Sumba Barat all deaths at hospital had recorded in DHO report. It is important to note that neonatal deaths in hospital are being collected directly by the DHO, not through the Puskesmas. Neither DHO nor district hospitals send reports of mortality data of patients from neighbouring districts to the patients’ district (current regulations require the DHO to send these reports to other Districts). In some cases, data on these deaths are captured by the Puskesmas of origin (through the patient’s family) especially if the patient was referred. DHO’s in the four study districts did not receive any mortality reports on patients from their districts who died in facilities in adjacent districts. Hospitals and Puskesmas send only mortality data to the DHO by name, thus enabling the staff to crosscheck and avoid double counting. This could be happened within implementation of Audit Maternal Perinatal in the districts. All maternal deaths should be audited, however for neonatal deaths the audit only required for each different case, thus if there were 5 cases of asphyxia, only 1 audit was required. This could be another cause of the inconsistency in neonatal death data. 3.1.2

Number of Deliveries

Table 6 with details of Hospital data on number of deliveries (in hospital) shows that this data is being collected and recorded by the Puskesmas in three of the studied districts (Ende, Ngada and TTU). In these three districts, the Puskesmas and DHO records matched with around 0.7%-1.9% discrepancy (see table 2). Only in Sumba Barat was hospital data not incorporated into Puskesmas data, although the DHO had collected the hospital data and added this to the Puskesmas data. Sumba Barat also had the largest data discrepancy with the DHO failing to capture 7.6% of hospital deliveries. Table 6. No. of deliveries recorded at Hospital, District Health Office and Puskesmas District

Recorded at 4 Puskesmas

Recorded in DHO report

Ende

No. deliveries recorded at RSUD (from 4 Puskesmas) 57

377

370

% data omission / duplication in DHO report 1.9%

Ngada

155

289

291

0.7%

Sumba Barat

167

388

513

7.6%

TTU

167

402

407

1.2%

Remarks

RSUD data incorporated in Puskesmas record RSUD data incorporated in Puskesmas record RSUD data incorporated in DHO records, but not in Puskesmas record RSUD data incorporated in Puskesmas record

24


The reason for most Puskesmas capturing hospital data for deliveries is that Puskesmas F1F8 formats need to report facility deliveries by place of delivery (district hospital, Puskesmas, Polindes and private clinic). From the surveys, 7/16 Puskesmas were regularly (every month) going to hospital to collect the data. An additional 3 were also going to the hospital to collect data but not regularly and 6/16 relied on patient reports or the data they had of patients referred to hospital to prepare their reports for the DHO (most of these were in Sumba Barat). However, there are some minor inconsistencies in the numbers reported by Puskesmas and those by the DHO. This is likely due to the fact that the DHO only reports deliveries according to facility and non-facility. We found an inconsistency in the understanding of “facility delivery” amongst the DHO staff interviewed. Staff in Ende included all deliveries in Puskesmas, hospital, Pustu and Polindes as facility delivery, whereas the DHO in Bajawa explicitly excludes deliveries in Pustu, Polindes and even private clinics. The DHO in Sumba Barat and TTU were unable to provide clear answers to what they defined as a facility delivery. Under Revolusi KIA, the NTT Provincial Health Office defined facility delivery as delivery at the hospital or “Puskesmas Memadai” – that is a Primary Health Care Centre (Puskesmas) which is capable of providing Basic Emergency Obstetric and Neonatal Care (BEONC). Currently, there is no specific national level definition on facility delivery, both the national Minimum Service Standards (SPM – 2008) and the Guidelines for PWS –KIA (Local Area Monitoring for Maternal and Child Health) 2010 are still using ‘assisted delivery’ as the MCH indicator. Assisted delivery is defined as ‘delivery assisted by trained health personnel regardless the place of delivery’; this means that it also includes delivery at home as long as assisted by trained health personnel. The essence of Revolusi KIA is having all women delivering at a health facility, and thus the indicator for facility delivery was established to measure achievement of this objective. The National Health System (SKN) 2012 defines health facilities, as public and private facilities that provide primary, secondary, and tertiary health services. Besides Puskesmas, included in primary health services are also Poskesdes, traditional, alternative and complementary medicines that are proven to be safe and effective. Secondary health services are provided in public and private hospitals equal to type C, while tertiary health services are provided in public and private hospitals equal to type A and B that provide specialist or specific care. 3.1.3

Complications Managed

The audit confirmed the inconsistency in the data on complications managed (both obstetric and neonatal). Since data on complications managed is not available by name at the DHO, it is difficult to verify the extent of omission or double counting. However, from a review of the numbers at the hospital and Puskesmas as well as comparing these to the answers provided through the surveys, we found that the DHO in most districts is not capturing the majority of obstetric and neonatal complications managed in hospitals. Although three of the four DHOs surveyed answered that the DHO F1-F8 report included data from hospitals (the only exception was Sumba Barat), the audit from the hospital and DHO/Puskesmas

25


formats highlighted that only Ende DHO seemed to be capturing hospital data on obstetric complications with only a 4.7% discrepancy in numbers (the DHO said they go regularly to the hospital to collect the data). In the two other districts (TTU and Sumba Barat), the DHO reported a higher number of obstetric complications managed than those reported by the Puskesmas, indicating some capture of hospital data but the numbers did not clearly match the hospital data. In the districts where hospital data is being captured, it is likely that data on complications includes data of patients from outside the district since only compiled data is sent. 3.1.4

•

•

•

•

• •

Avenues for discrepancy in complications managed data

Inconsistency in reporting formats between Puskesmas and DHO: In Ende and Ngada, Puskesmas formats report data on obstetric complications during pregnancy and obstetric complications during delivery. However, district F1-F8 format only has one column for obstetric complications managed and therefore it is unclear whether they include complications in pregnancy and delivery. The Puskesmas format in Sumba Barat only reports complication during pregnancy, whereas the Puskesmas formats in TTU only report complications at delivery. The TTU format is very different from the F1-F8 format. Lack of data segregation: the DHO does not report data according to complications managed in Puskesmas and those managed in the hospital. As such it is difficult to verify whether the hospital data is being incorporated and how. Interpretation of the definition: there is inconsistency in understanding at the Puskesmas whether patients with complications referred to the hospital are also included in “complications managed at the Puskesmas”. Half of the Puskesmas respondents said they included patients referred to the hospital whereas the other half said they only counted “complications managed” if they were successfully dealt with at the Puskesmas and did not need referral. 15 out of 16 Puskesmas surveyed said that complications reported to DHO included complications referred to the hospital. Therefore it is possible that complications managed are being double counted in some districts. Inconsistency in reporting process within the hospital: Within the hospital, data on obstetric complications managed in the ward registers is different from that available in the medical records. In many cases, the Puskesmas refers the mother for delivery complications, and as such they do not have any record of the neonate. Many patients come to the hospital directly without referral from the Puskesmas. In this case, the Puskesmas has no record of the neonate. 3.1.5

Referrals

In three districts, the DHO captures maternal referrals to the hospital through the Puskesmas reporting system reasonably accurately (see Table 7). Percent omission of maternal referrals to the hospital in DHO reports in the four districts were: Ende - 4.2%, Ngada - 6.1%, Sumba Barat – 9.9% and TTU- 55.8%. In TTU, most referral cases were not in

26


the Puskesmas reports and therefore not captured by the DHO. Also some cases were self referred which mean not referred through Puskesmas, thus not recorded as referral data at Puskesmas and apparently create large discrepancy with hospital record. Table 7. No. of obstetric referrals recorded at Hospital, DHO and Puskesmas District


No. of obstetric referral recorded at RSUD (from 4 Puskesmas) 57 103 81


Recorded at DHO report

% data omission in DHO report

Remark

72 214 72

69 201 73

4.2% 6.1% 9.9%

43

14

19

55.8%

Not available by name so not possible to crosscheck by name, only the numbers. Hospital data incorporated into puskesmas record with some inconsistencies Some cases were self referrals or not referred through the Puskesmas

Table 8 shows that neonatal referral data is more inconsistent and with no apparent pattern in the discrepancies. In Ende and Sumba Barat, the Puskesmas report incorporates some neonatal referral data, although with some omissions (26.3% in Ende and 22.2% in Sumba Barat). However, the DHO report does not match the Puskesmas reports in these two districts. Discrepancies between the DHO and Puskesmas reports are 71.4% in Ende and 72.2% in Sumba Barat. In TTU and Ngada, the Puskesmas reports do not include hospital data on neonatal referrals, however there is greater consistency between the DHO report and the Puskesmas reports, with some minor omission in Ngada (16.7%). Omission of hospital data in the DHO report in Ngada was very high at 94.1% and in TTU was 33.3%. Puskesmas did not record neonatals born in hospital from referred mothers as neonatal referrals, but the hospital did. This is one source of the inconsistencies in neonatal referral data between hospital and puskesmas. Table 8. No. of neonatal referrals recorded at Hospital, DHO and Puskesmas DISTRICT


No. of neonatal referral recorded at RSUD (from 4 Puskesmas) 19 113 18


Recorded at DHO report

% data omission in DHO report

Remark

14 6 14

4 5 5

71.4% 94.1% 72.2%

9

6

6

33.3%

Not available by name so not possible to crosscheck by name, only by numbers. DHO only record puskesmas data. Puskesmas did not record neonatal born in hospital from referral mother as neonatal referral, but hospital recorded as neonatal referral.

27


3.1.6

Avenues for discrepancy in referral data

The Puskesmas reports referral during pregnancy and referrals during delivery to the hospital. The DHO in Ende and Ngada add these two categories to obtain data on referrals. However, it is possible that the same patient is referred during pregnancy and delivery and is being recorded twice when compiled at the district level. It is also possible that the DHO makes mistakes while transcribing the Puskesmas report to the DHO format because of the difference in the formats. Additionally, data on women going directly to the hospital is not being captured. In TTU, the Puskesmas (especially Sasi and Tublopo, which are closer to the hospital) reported that many patients are going directly to the hospital without referral from the Puskesmas. 3.1.7

Summary of Findings on Data Incorporation

Most Puskesmas collect delivery data regularly from hospitals because the F1-F8 format has to report deliveries categorised by place of delivery (including at the hospital). However, they do not need to report complications managed by place of management and therefore do not collect this data from the hospital. Data on neonatal complications managed is particularly problematic with most of this data not being captured by DHO reports. 3.2

Interpretation of definitions 3.2.1

Operational definition of complications managed

We asked respondents at the hospital, Puskesmas and DHO what they understood by “direct” and “indirect” complications managed. We found that operational definitions for these terms are not well understood. Hospital staff in all four hospitals were unable to provide correct operational definitions and only gave examples of the causes (and in some cases these were either incomplete or incorrect). Half of the respondents at the Puskesmas defined this term as complications successfully handled at the Puskesmas and not referred whereas the other half included cases that were identified as complicated at the Puskesmas but referred, implying some amount of double counting between the hospital and Puskesmas records. 3.2.2

Operational definition of Facility Deliveries

We asked staff at the Puskesmas as well as the DHO what they understood by facility delivery. There is a lack of clarity regarding whether deliveries in Pustu and Polindes are included in facility deliveries. Only 2 Puskesmas out of 16 surveyed explicitly included Pustu in their definition. Most said it included deliveries in Puskesmas and hospital. Some defined it as delivery in “adequate health facility”. However, this lack of understanding at the Puskesmas level is not a major problem because data is recorded and reported divided by place of delivery. However, the lack of understanding at the DHO level is an issue since DHO only reports facility and non-facility delivery and is therefore responsible for compiling the Puskesmas reports. DHO Bajawa answered that deliveries in private clinics, Pustu and Polindes were

28


not included in facility delivery, while Ende included Pustu and Polindes but did not mention private clinics. The other two DHOs gave non-specific answers saying any delivery in an “adequate” health facility was counted. 3.3

Process of recording and reporting

Between Institutions The study found that none of the four hospitals were sending data to Puskesmas. Most Puskesmas go to the hospital to collect data – but only for the number of deliveries. Some collect this data monthly but some bi-monthly. From our sample, we found that Puskesmas that were physically closer to the hospital were more likely to collect hospital data regularly. Two DHO (Ende and Bajawa) said they received regular maternal and neonatal reports from the hospital, while the other two districts did not get data from the hospital regularly and relied only on Puskesmas reports. Within Institutions Hospital: In the hospitals, there is a difference between the data available at medical records and that in the ward registers. Medical records departments get maternal data from the labour room, outpatients, post delivery room, emergency and the VIP ward. Only one hospital uses consistent reporting formats for each ward / unit. Some wards / units just send the patient’s status, while others recap this data before sending. Kefa (TTU) hospital said the emergency room did not send a written record of deaths, only verbal. As such, since every ward sends data in a different way and there are several wards involved, it is unclear how and whether the medical records department reconciles the data and checks for double counting. Most hospitals said neonatal data was more straightforward as there were fewer wards involved. In some cases, the medical records staff lack the skills to record data from patients status sent by the ward. For example, in the perinatal report form in Ende there is a column on pathology which staff at the medical records is expected to analyse and record as a complication, which not all staff are able to do. Puskesmas: Similarly, in the Puskesmas, data in the ward register is not the same as the data sent to the DHO. The process of data recording and recording in the Puskesmas should be as follows. Data from the ward register is recapped daily by the ward midwife (bidan ruangan) and sent to the midwife coordinator (Bikor Puskesmas). The Bikor then compiles data from the bidan ruangan and from Pustu/Polindes and prepares the Puskesmas report to send to the DHO. In Ende and Ngada, the Bikor Puskesmas collects data from the district hospital and private clinics and adds this to the Puskesmas report. The reason for inconsistencies could be that the bidan ruangan did not recap data properly or fully complete the data register.

4 Conclusions This study aimed to explore the extent to which hospital maternal and neonatal data were being incorporated into district reports and to what extent gaps in the understanding of definitions, and in reporting processes contributed to the inconsistencies.

29


Overall, we found large variations between the districts in processes and formats and no clear overall pattern. Each district was collecting and reporting data slightly differently. However, we provide general conclusions to the study questions. 1. Number of deaths, deliveries, complications managed and referrals from hospital being incorporated into district reports Based on the findings of this study, data on mortality and number of deliveries in the district hospitals are being incorporated into district F1-F8 reports reasonably accurately although via different processes. Mortality data is being captured directly by the DHO while data on number of deliveries is being captured through the Puskesmas reports. A significant proportion of mortality data (especially neonatal) of patients from outside the district is likely being missed as it is not included in district reports and is not sent to the district of patient’s origin either. However, number of deliveries of patients from outside the district is probably being captured through the Puskesmas of origin (and therefore reported in the district of patient’s origin). The next most consistently captured data is that on maternal referrals to the hospital (through the Puskesmas). Hospital data on obstetric complications managed, neonatal complications managed and neonatal referrals are not being consistently captured. Neonatal data is particularly problematic with very little of this data being captured through the Puskesmas, and as a result by the DHO. 2. Differences in Interpretation of definitions and gaps in the process of recording and reporting Although there is some lack of clarity regarding operational definitions of complications managed and facility delivery, it is unlikely to be the major source of data variation, especially for facility deliveries. This is because the reporting formats require that the Puskesmas report facility deliveries categorised by the type of health facility. The lack of understanding regarding what is a facility delivery at the DHO level is slightly more problematic as the district does not categorise reporting of facility delivery by type and as such can influence what is included as a facility delivery. Similarly, the Puskesmas report complications managed and complications referred and therefore although there might be some double counting of cases referred to the hospital it is unlikely to be a major contributor to discrepancies. The clarity and inconsistency of formats, and the extent to which Puskesmas incorporate hospital data in their reports are major contributors to discrepancies. The only hospital data that the DHO captures reasonably accurately is number of deliveries, because the Puskesmas accurately include this data as their reporting format specifically requires them to report hospital deliveries. However, the Puskesmas does not need to report complications managed by place of management and therefore do not collect this data from the hospital. As a result, this data is not captured accurately in district reporting. Even mortality data from hospitals is not being captured through the Puskesmas since there is no clarity on their requirement to report this data. However, the DHO captures this information more accurately since it is easier to obtain this information by name and there

30


is more scrutiny of the mortality data. Even so, the audit showed that some hospital neonatal deaths were missed in all districts. In particular, differences in reporting formats between the Puskesmas and DHO can contribute to inconsistencies due to errors when transcribing data from one format to the other. For example, in two districts the Puskesmas reports complications managed in pregnancy and complications managed in delivery, whereas the DHO only reports complications managed. There are unclear processes regarding how hospital data on complications managed and referral is meant to be incorporated into DHO reports. There were no consistent procedures used by any of the DHOs to crosscheck the extent to which Puskesmas data already included data on complications and referrals from the hospital. Therefore this could lead to double counting in cases where the DHO was getting additional data from the hospitals and adding to the Puskesmas reports or lead to missing data in cases where they assumed that Puskesmas included hospital data. The study also found important gaps in the recording and reporting processes both within institutions and between institutions (Puskesmas, Hospital and DHO). There are unclear processes of flow and reporting lines, unclear responsibilities regarding data processing, lack of personnel skills, and inconsistency of formats within institutions. For example, even within the same hospital, different wards send data in different formats and some only report cases verbally. We also found that mortality data of patients from outside the district is likely being missed as it is not included in district reports and not sent to the district of patient’s origin either.

5 Recommendations In order to improve the accuracy of routine maternal and neonatal health data at the district level and the consistent capture of hospital level data, the following recommendations are made. 1. Flow of data: In order to avoid double counting and ensure inclusion of data, the Puskesmas needs to include hospital data in their report formats. To ensure that the Puskesmas does this several steps can be taken a. The Puskesmas F1-F8 format needs to clearly categorise data on complications managed by “place of management” for both maternal and neonates. This will place a clear responsibility on the Puskesmas to include hospital data on complications managed in their reports. b. This segregation could also be done for maternal and neonatal deaths in the Puskesmas report. 2. Consistency in formats between and within districts: a review of Puskesmas formats should be conducted in all districts and formats should be revised so as to be consistent between districts and between the DHO and Puskesmas. This will avoid errors due to transferring of data and interpretation of definitions. This could be integrated with the development of electronic maternal perinatal registry database.

31


a. The DHO reporting format for facility deliveries needs to specific clearly which institutions are included b. All formats (Puskesmas and DHO) should divide complications during pregnancy and delivery to avoid avenues for mistakes. 3. There is a need to develop a flowchart of processes and responsibilities for data collection and reporting between institutions. This needs to be clearly displayed so that all staff involved are aware of this. Bupati should declare a regulation regarding district health data, how to manage flow of data and reporting line between DHO, Hospital and Puskesmas, and the task and responsibility of each institution. This should also provide guidelines to include reporting to adjacent districts of patients from adjacent districts. 4. Reporting processes within the hospital need to be improved. At the hospital level, a thorough audit needs to be conducted in each hospital on the recording and reporting processes of each ward and between the wards and the medical records department. This should include mapping of data flows from original source to the hospital report so as to be able to identify all potential errors. Reporting formats need to be revised (or developed) so as to be able to provide the Puskesmas with monthly hospital data (by name) on (i) Deliveries, (ii). Mortality, (iii). Obstetric and neonatal complications managed and (iv). Referrals. An electronic data-base needs to be developed to foster this process and support potential for errors.

32


Lampiran 1: Instrumen Survey Questionnaire for Hospital

Kuesioner “Studi Validasi Data Rumahsakit” Dari laporan program Sister Hospital selama ini, ternyata data penanganan komplikasi dan rujukan kebidanan dan neonatal di Rumah Sakit sangat bervariasi, terutama proporsi antara komplikasi kebidanan langsung dan tidak langsung. Faktor yang mungkin mempengaruhi adalah variasi dalam definisi operasional yang digunakan di masing-masing RSUD, sumber data yang digunakan, proses pencatatan ataupun proses rekapitulasi dan pengambilan data dari rekam medis. Disamping itu kita juga akan mengeksplorasi sejauh mana data pelayanan kebidanan dan neonatal RS dimasukkan ke dalam laporan dinas kesehatan. Hal-hal yang perlu ditelusuri lebih lanjut adalah proses pencatatan data di RS, pengiriman data ke dinkes dan data rujukan balik ke Puskesmas. Studi validasi data rumah sakit ini difokuskan pada data penanganan komplikasi kebidanan dan neonatal, data kematian ibu dan neonatal, serta data rujukan ibu dan neonatal. Bagian 1: Di ruangan kebidanan : Ditanyakan kepada staf yang merekapitulasi data di ruangan kebidanan. Harap dicatat nama dan jabatan staf tersebut

Jawaban

1

Apakah data jenis penanganan komplikasi kebidanan dicatat dalam status ibu?

2

Siapa yang mencatat?

3

Ya Tidak Spesialis/ residen Dokter ruangan Bidan Lain2, sebutkan: --------------------

Sebutkan definisi operasional komplikasi obstetric langsung yang digunakan di RS anda --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

4

Sebutkan definisi operasional komplikasi obstetric tidak langsung yang digunakan di RS anda? ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

5

Darimana anda mengetahui tentang definisi operasional tersebut?

Pelatihan SOP RSUD Panduan lainnya, sebutkan asalnya

6

Apakah data jumlah per jenis komplikasi dicatat dalam register ruangan?

7

Kapankah pencatatan dilakukan?

8

Apakah data jumlah dan penyebab kematian ibu dicatat di register ruangan?

9


Ya Tidak Setiap hari Setiap minggu Setiap bulan Lain2, sebutkan -------------------a. Ya b. Tidak Setiap hari Setiap minggu

33

Australia Indonesia Partnership for Maternal and Neonatal Health DATA RSUD DAN PENGGABUNGANNYA DALAM LAPORAN F1-F8 KABUPATEN Setiap bulan Lain2, sebutkan --------------------10 11

Sebutkan definisi operasional kematian ibu yang digunakan di RS ini --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Darimana anda mengetahui tentang definisi operasional tersebut? Pelatihan SOP RSUD Panduan lainnya, sebutkan asalnya ----------------------Apakah laporan Sister Hospital juga direkap oleh petugas yang sama? Jika bukan, siapa yang bertugas mencatat? Catat nama dan jabatan staf tersebut

12 13

Catatan: jika petugas berbeda, kuesioner no 12 - 18 ditanyakan kepada petugas Sister Hospital tersebut Apakah data jumlah per jenis komplikasi ibu dicatat dalam format pelaporan sister hospital? Ya Tidak Apakah data yang dicatat disini bersumber dari register ruangan yang disebutkan dalam item Ya no 6? Tidak Jika tidak, bersumber dari mana?

--------------------------

14

Untuk laporan Sister Hospital, data dari ruangan mana saja yang dicatat?

15


16

Apakah data jumlah dan penyebab kematian ibu dicatat dalam format pelaporan sister hospital?

---------------------------------------------------------------------------------Setiap hari Setiap minggu Setiap bulan Lain2, sebutkan -------------------Ya Tidak

17

Apakah data yang dicatat disini bersumber dari register ruangan yang disebutkan dalam item no 8?

Ya Tidak

Jika tidak, darimana saja sumber datanya? Sebutkan (contoh apakah dari laporan AMP atau dari ruangan lain??) 18


Setiap hari Setiap minggu Setiap bulan Lain2, sebutkan---------------------

Kuesioner no 19 – 28 Ditanyakan kepada kepala ruangan kebidanan 19 Apakah data-data di bawah ini dikirimkan ke bagian rekam medis? Data komplikasi kebidanan ( Ya / Tidak) Data kematian ibu ( Ya / Tidak) Data rujukan kebidanan ( Ya / Tidak) 20

Apakah data komplikasi kebidanan yang dikirimkan adalah data individu atau data yang sudah direkapitulasi?

21

Apakah data kematian ibu yang dikirimkan adalah data individu atau data yang sudah direkapitulasi? Sebutkan nama dan jabatan staf yang bertugas merekapitulasi data dari register ruangan.

22

------------------------------------------------------

34

Australia Indonesia Partnership for Maternal and Neonatal Health DATA RSUD DAN PENGGABUNGANNYA DALAM LAPORAN F1-F8 KABUPATEN 23

Kapan petugas merekap data tersebut?

24

Kapan data komplikasi kebidanan dikirim ke rekam medis?

25

Kapan data kematian ibu dikirim ke rekam medis?

26

Bagaimana proses rujukan kebidanan, apakah selalu ada surat rujukan dari puskesmas atau faskes lain yang merujuk?

Setiap hari Setiap minggu Setiap bulan Lain2, sebutkan-----------------------Setiap hari Setiap minggu Setiap bulan Lain2, sebutkan: ---------------------Setiap hari Setiap minggu Setiap bulan Lain2, sebutkan Ya Tidak

27

Fasilitas kesehatan mana saja yang sering merujuk pasien ke RS anda? ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------28 Apakah nama puskesmas atau institusi yang merujuk juga dicatat dalam status pasien Ya rujukan? Tidak Bagian 2: Di ruangan perinatal Jawaban Ditanyakan kepada petugas yang merekap data di ruangan perinatal, mohon catat nama dan jabatan nya

1

Apakah data jenis komplikasi neonatal yang ditangani dicatat dalam status bayi?

Ya Tidak Spesialis/ residen Dokter ruangan Bidan Lain2, sebutkan: --------------------

2

Siapa yang mencatat?

3

Sebutkan definisi operasional komplikasi neonatal yang digunakan di RS anda ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

4

Darimana anda mengetahui tentang definisi operasional ini?

5

Apakah data jumlah per jenis komplikasi dicatat dalam register ruangan?

6


7

Apakah data jumlah dan penyebab kematian neonatal dicatat di register ruangan?

8


9

Sebutkan definisi operasional kematian neonatal yang digunakan di RS ini

Pelatihan SOP RSUD Panduan lainnya, sebutkan asalnya --------------------------------------------Ya Tidak Setiap hari Setiap minggu Setiap bulan Lain2, sebutkan -------------------Ya Tidak Setiap hari Setiap minggu Setiap bulan Lain2, sebutkan

35

Australia Indonesia Partnership for Maternal and Neonatal Health DATA RSUD DAN PENGGABUNGANNYA DALAM LAPORAN F1-F8 KABUPATEN -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------10

Darimana anda mengetahui tentang definisi operasional tersebut?

Pelatihan SOP RSUD Panduan lainnya, sebutkan asalnya

Apakah laporan Sister Hospital juga direkap oleh petugas yang sama? Jika bukan, siapa yang bertugas merekap? Catat nama dan jabatan staf. Catatan: jika petugas berbeda, kuesioner no 11-16 ditanyakan kepada petugas Sister Hospital 11 Apakah data jumlah per jenis komplikasi neonatal dicatat dalam format pelaporan sister hospital? Apakah data yang dicatat disini bersumber dari register ruangan yang disebutkan dalam item no 5?

Ya Tidak Ya Tidak

Jika tidak, bersumber dari mana?

--------------------------

13


14

Apakah data dan jumlah dan penyebab kematian neonatal dicatat dalam format pelaporan sister hospital?

Setiap hari Setiap minggu Setiap bulan Lain2, sebutkan ------------------Ya Tidak

15

Apakah data yang dicatat disini bersumber dari register ruangan yang disebutkan dalam item no 7?

Ya Tidak

12

Jika tidak, darimana sumber datanya? 16


Setiap hari Setiap minggu Setiap bulan Lain2, sebutkan ……………………………….

Kuesioner no 17 -22 ditanyakan kepada kepala ruangan perinatal 17 Apakah data-data di bawah ini dikirimkan ke bagian rekam medis? Data komplikasi neonatal ( Ya / Tidak) Data kematian neonatal ( Ya / Tidak) Data rujukan neonatal ( Ya / Tidak)

18

Apakah data komplikasi neonatal yang dikirimkan adalah data individu atau data yang sudah direkapitulasi?

19

Apakah data kematian neonatal yang dikirimkan adalah data individu atau data yang sudah direkapitulasi?

16

Sebutkan nama dan jabatan staf yang bertugas merekapitulasi data dari register ruangan.

17

Kapan petugas merekapitulasi data tersebut?

Setiap hari Setiap minggu Setiap bulan Lain2, sebutkan

36


18

Kapan data komplikasi neonatal dikirim ke rekam medis?

19

Kapan data kematian neonatal dikirim ke rekam medis?

20

Bagaimana proses rujukan neonatal, apakah selalu ada surat rujukan dari puskesmas atau faskes lain yang merujuk?

21

Fasilitas kesehatan mana saja yang sering merujuk bayi ke RS anda?

22

Apakah nama puskesmas atau institusi yang merujuk juga dicatat dalam status pasien rujukan?

Setiap hari Setiap minggu Setiap bulan Lain2, sebutkan Setiap hari Setiap minggu Setiap bulan Lain2, sebutkan Ya Tidak Ya Tidak Ya Tidak

Bagian 3. Data di poli kebidanan RSUD Ditanyakan kepada staf yang merekap data di poli tersebut . Harap catat nama dan jabatan staf tersebut 1

Apakah RS mengirimkan rujukan balik ke puskesmas atau faskes lain yang merujuk secara langsung?

2

Apakah RS mengirimkan rujukan balik melalui pasien ?

Ya Tidak Ya Tidak

Bagian 4. Data di rekam medis Ditanyakan kepada petugas yang merekap data di Rekam Medis. Harap dicatat nama dan petugas rekam medis tersebut a. 1.

Data Kebidanan Laporan komplikasi kebidanan diterima dari ruangan mana saja?

................................................... ................................................... .........................

2

Apakah format pelaporan komplikasi kebidanan dari masing2 ruangan sama?

3

Bagaimana frekuensi penerimaan laporan komplikasi kebidanan dari ruangan?

4

Laporan kematian ibu diterima dari ruangan mana saja?

Ya Tidak Setiap Hari Setiap minggu Setiap bulan Lain2, sebutkan ------------------

5

Apakah format pelaporan kematian ibu dari masing2 ruangan sama? Bagaimana frekuensi penerimaan laporan kematian ibu dari masing2 ruangan?

b 6

Data neonatal Laporan komplikasi neonatal diterima dari ruangan mana saja?

7

Apakah format pelaporan komplikasi masing2 ruangan sama?

8

Bagaimana frekuensi penerimaan laporan komplikasi neonatal dari ruangan?

Ya Tidak Setiap Hari Setiap minggu Setiap bulan Lain2, sebutkan

................................................... ................................................... .......................... Ya Tidak Setiap Hari Setiap minggu Setiap bulan Lain2, sebutkan ------------------

37

Australia Indonesia Partnership for Maternal and Neonatal Health DATA RSUD DAN PENGGABUNGANNYA DALAM LAPORAN F1-F8 KABUPATEN 9

Laporan kematian neonatal diterima dari ruangan mana saja?

10

Apakah format pelaporan masing2 ruangan sama?

11

Bagaimana frekuensi penerimaan laporan dari ruangan?

12

Apakah Terdapat staf yang ditugaskan untuk mengelola data Penanganan Komplikasi Kebidanan dan Neonatal dalam hal:

Ya Tidak Setiap Hari Setiap minggu Setiap bulan Lain2, sebutkan

Follow up Pengumpulan data dari ruangan ( ya / tidak) Rekapitulasi laporan ruangan ( ya / tidak ) 13

14 15 16

17 18

Apakah Terdapat staf yang ditugaskan untuk mengelola data Kematian Ibu dan Neonatal dalam hal: Follow up Pengumpulan data dari ruangan ( ya / tidak) Rekapitulasi laporan ruangan ( ya / tidak) Setelah menerima laporan komplikasi kebidanan dan komplikasi neonatal dari ruangan, apakah data tersebut direkap dan disimpan dalam bentuk elektronik file? Setelah menerima laporan kematian ibu dan neonatal dari ruangan, apakah data tersebut direkap dan disimpan dalam bentuk elektronik file? Kapan dilakukan rekapitulasi data-data tersebut oleh petugas rekam medis?

Apakah data kematian ibu dan neonatal yang direkapitulasi termasuk data kematian ibu dan neonatal yang berasal dari luar kabupaten? Jika ya, apakah data kematian ibu dan neonatal dari luar kabupaten dicatat terpisah?

Ya Tidak Ya Tidak Setiap Hari Setiap minggu Setiap bulan Lain2, sebutkan -------------------Ya Tidak Ya Tidak

Bagian 5– Pelaporan dan pengiriman Data Ditanyakan ke bagian/ bidang pelayanan medis. Harap dicatat nama dan jabatan staf bidang yanmed tersebut

1

Apakah data komplikasi kebidanan dan komplikasi neonatal dari rekam medis ini akan dilaporkan dalam : laporan tahunan RS? (Ya / tidak) Profil RS ( Ya / Tidak)

2

Apakah data komplikasi kebidanan dan neonatal yang dilaporkan tersebut termasuk data komplikasi dari luar kabupaten?

3

Apakah data kematian ibu dan neonatal dari rekam medis ini akan dilaporkan dalam : laporan tahunan RS? (Ya / tidak) Profil RSUD (Ya/ tidak)

4

Apakah laporan kematian ibu dan neonatal yang berasal dari luar wilayah kabupaten juga dilaporkan ke dinkes kab setempat?

Ya Tidak

5

Apakah laporan kematian ibu dan neonatal yang berasal dari luar wilayah kabupaten dikirimkan ke dinkes kab asal ibu dan bayi yang meninggal?

Ya Tidak

6

Apakah RS mengirimkan data rujukan luar wilayah ke Dinkes setempat?

7

Apakah RS mengirimkan data rujukan luar wilayah ke DInkes asal pasien?

8

Apakah laporan RSUD di bawah ini dikirimkan ke dinkes kesehatan setempat? Laporan penanganan per jenis komplikasi kebidanan dan neonatal ( Ya / Tidak)

Ya Tidak Ya Tidak

Ya Tidak

38

Australia Indonesia Partnership for Maternal and Neonatal Health DATA RSUD DAN PENGGABUNGANNYA DALAM LAPORAN F1-F8 KABUPATEN Laporan kematian ibu dan neonatal (Ya / tidak) Laporan persalinan di RSUD ( Ya / Tidak) Laporan rujukan kebidanan dan neonatal ( Ya / Tidak) 9

Laporan-laporan tersebut dikirimkan ke bidang / bagian apa di dinkes? ------------------------------------------------------Bagaimana frekuensi pengiriman laporan dari RS ke Dinkes?

10

Setiap bulan Setiap triwulan Lain2, sebutkan---------------------------------------------Apakah Terdapat staf yang ditugaskan untuk mengelola data kebidanan dan neonatal (penanganan komplikasi, kematian, dan rujukan) dalam hal: Pengolahan data ( ya/ tidak) Analisis data ( ya/ tidak) Pelaporan data/informasi ke dinkes dan Kemkes (ya/ tidak)

11

2. Questionnaire for Puskesmas

A. Identitas Bidan Koordinator Puskesmas 1. Nama : 2. Jabatan 3. Nomer Telpon/HP B. Tanggal Pengisian: C. Nama Puskesmas / Kab : 1

2

3

Apakah data – data Rumah Sakit di bawah ini dicatat dalam format F1F8 Puskesmas: (lingkari yang benar) circle the correct Data jumlah persalinan Ya/ Tidak Data kematian ibu Ya/ Tidak Data kematian neonatal Ya/ Tidak Data komplikasi kebidanan yang ditangani di RS Ya/ Tidak Data komplikasi neonatal yang ditangani di RS Ya/ Tidak Data rujukan ibu Ya/Tidak Data rujukan neonatal Ya/Tidak Apakah data – data Rumah Sakit di bawah ini dicatat dalam kohort ibu? (lingkari yang benar) Data jumlah persalinan Ya/ Tidak Data kematian ibu Ya/ Tidak Data kematian neonatal Ya/ Tidak Data komplikasi kebidanan yang ditangani di RS Ya/ Tidak Data komplikasi neonatal yang ditangani di RS Ya/ Tidak Data rujukan ibu Ya/Tidak Data rujukan neonatal Ya/Tidak Jika tidak dicatat dalam laporan F1 F8 dan kohort ibu, apakah dicatat di laporan lain? Ya Jika ya, sebutkan jenis laporannya Tidak ……………………………………………………………………………

4

Apakah RSUD mengirimkan data-data pelayanan kebidanan dan neonatal tersebut di atas ke Puskesmas?

5

Jika jawaban no 4 adalah ya, bagaimana frekuensi pengiriman data tersebut?

6

Jika jawabab no 4 adalah tidak, bagaimana Puskesmas bisa memperoleh data2 tersebut? -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Sebutkan definisi operasional komplikasi “yang ditangani” yang digunakan dalam laporan puskesmas ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………

7

Ya Tidak Tiap minggu Tiap bulan Lain-. Sebutkan ……………………..

39


8

Apakah data komplikasi kebidanan dan neonatal yang ditangani yang dicatat dan dilaporkan ke dinkes Kabupaten juga mencakup komplikasi yang dirujuk ke RSUD?

Ya Tidak

9

Sebutkan definisi operasional Persalinan di Fasilitas Kesehatan yang digunakan dalam laporan Puskesmas -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

10

Apakah persalinan faskes yang dicatat dan dilaporkan ke dinkes kabupaten sudah mencakup persalinan di Pustu dan Polindes?

11

Jika jawaban no 10 adalah tidak, dimanakah data persalinan Pustu dan Polindes dicatat? ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Ya Tidak

3. Questionnaire for DHO

A. Identitas Koordinator Data F1-F8 / Bidan koordinator Dinkes Kabupaten 1. Nama : 2. Jabatan 3. Nomer Telpon/HP B. Tanggal Pengisian: C. Tempat Pelaksanaan Kajian: Dinkes

Kode/Nama Dinkes :

Alamat

---------------------------------

---------------------------

Bagian 1: Proses penggabungan data pelayanan RSUD 1 Apakah RSUD mengirimkan laporan pelayanan kebidanan dan neonatal ke dinkes kabupaten? 2.

3

Jika ya, data pelayanan apa saja yang dikirimkan: (lingkari pernyataan yang sesuai): Data jumlah persalinan (Ya / Tidak) Data kematian ibu (Ya/ Tidak) Data kematian neonatal (Ya/ Tidak) Data penanganan komplikasi kebidanan (Ya/ Tidak) Data penanganan komplikasi neonatal (Ya/ Tidak) Data rujukan kebidanan (Ya/ Tidak) Data rujukan neonatal (Ya/ Tidak) Bagaimana frekuensi pengiriman laporan tersebut?

Ya Tidak

Setiap bulan Triwulan Tiap tahun Lain2. Sebutkan ----------------Ya Tidak

3

Jika RSUD tidak atau terlambat mengirimkan laporan tersebut, adakah staf dinkes yang mengambilnya ke RSUD?

4

Jika tidak, apa yang dilakukan Dinkes untuk mendapatkan laporan atau data pelayanan kebidanan dan neonatal RSUD? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………. Apakah data – data dari RSUD berikut ini dicatat dalam format F1F8: (lingkari yang benar) Data jumlah persalinan Ya/ Tidak Data kematian ibu Ya/ Tidak Data kematian neonatal Ya/ Tidak

5

40


6

Data komplikasi kebidanan yang ditangani di RSUD Ya/ Tidak Data komplikasi neonatal yang ditangani di RSUD Ya/ Tidak Data rujukan ibu Ya/Tidak Data rujukan neonatal Ya/Tidak Jika tidak dicatat dalam laporan F1 F8, apakah dicatat di laporan lain? Jika ya, sebutkan jenis laporannya ……………………………………………………………………………

7

Apakah data yang dikirim RSUD ditambahkan ke dalam format F1F8 dari Puskesmas?

8

Jika tidak, apakah data Puskesmas sudah mencakup data dari RSUD?

9

Apakah anda melakukan klarifikasi untuk mengecek apakah data RSUD dimasukkan dalam data Puskesmas?

10

Apakah ada petugas khusus yang ditugaskan untuk merekap data RSUD ke dalam format F1F8 yang dikirimkan Puskesmas?

Ya Tidak Ya Tidak Ya Tidak Kadang-kadang Ya Tidak Ya Tidak

Jika ya, tolong sebutkan nama dan jabatan petugas tersebut. ……………………………………………………………………………….. Jika ya, seberapa sering anda menemukan bahwa data Puskesmas ternyata tidak memasukkan data RSUD Bagian II. Data Komplikasi Kebidanan 11 Apakah data komplikasi yang ditangani yang tercatat di dalam format F1F8, hanya mencatat penanganan komplikasi di puskesmas?

Selalu Kadang-kadang Tidak pernah Ya tidak

12

Sebutkan definisi operasional komplikasi “yang ditangani” yang digunakan dalam laporan puskesmas ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………

13

Sebutkan definisi operasional “persalinan di fasilitas kesehatan” yang digunakan dalam laporan puskesmas ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

13

Apakah Dinkes Kabupaten memberikan panduan tentang definisi operasional tersebut kepada puskesmas?

Bagian III. Data Kematian Ibu dan Neonatal 14 Apakah laporan kematian ibu dan neonatal yang dikirim oleh RSUD sudah termasuk kematian ibu dari luar wilayah kabupaten?

Ya Tidak

Ya tidak

15

Jika ya, apakah data kematian ibu dan neonatal luar wilayah tersebut direkapitulasi ke dalam laporan F1F8 kabupaten?

Ya Tidak

16

Apakah dinkes mengirimkan laporan kematian ibu dan neonatal dari luar wilayah kepada dinas kesehatan tempat asal pasien yang meninggal?

Ya Tidak

17

Bagaimana frekuensi pengiriman laporan kematian ibu dan neonatal dari luar wilayah ke kabupaten lain?

Tiap bulan Triwulan Tiap tahun Lain2, sebutkan ----------------------

41


18

Apakah anda menerima laporan dari dinkes kabupaten lain mengenai kematian ibu dan neonatal yang adalah penduduk di kabupaten anda tetapi meninggal di kabupaten lain?

Ya Tidak

19

Jika jawaban diatas adalah ya, dari dinkes kabupaten mana saja anda menerima laporan kematian ibu dan neonatal?

----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bagian IV. Data Rujukan 20 Apakah data rujukan ibu dan neonatal dari luar kabupaten dicatat dalam laporan RSUD? 21

Apakah data rujukan ibu dan neonatal dari luar wilayah kabupaten, dikirim ke dinkes kab asal pasien?

22

Bagaimana frekuensi pengiriman data rujukan ke kab lain?

Ya Tidak Ya Tidak Tiap bulan Triwulan Tiap tahun Lain2, sebutkan …………………………………..

Bagian V. Proses penggabungan data dari RS dan klinik swasta 23 Apakah RS dan klinik swasta mengirimkan data2 berikut ini ke dinkes kabupaten? Lingkari jawaban yang benar: Data persalinan (Ya/ Tidak) Data penanganan komplikasi kebidanan (Ya/ Tidak) Data penanganan komplikasi neonatal (Ya/Tidak) Data kematian ibu (Ya/Tidak) Data kematian neonatal (Ya/ Tidak) Data rujukan ibu (Ya/ Tidak) Data rujukan neonatal (Ya/ Tidak) 24 Jika jawaban di atas adalah ya, apakah data2 tersebut direkapitulasi ke dalam laporan F1-F8 dinkes? Ya Tidak apakah data tersebut dicatat dalam format laporan dinkes lainnya? Ya Tidak 25 Jika jawaban di atas adalah tidak, apakah anda mengambil data2 tersebut dari RS dan klinik swasta untuk direkapitulasi Ya ke dalam laporan dinkes? Tidak Apakah data-data tersebut sudah termasuk dalam laporan Puskesmas Ya Tidak 26 Apakah anda melakukan upaya klarifikasi untuk melihat apakah data RS dan klinik Ya swasta dimasukkan dalam data Puskesmas? Tidak

42

Australia Indonesia Partnership for Maternal and Neonatal Health

Recommend Documents