AUDIT OPERASIONAL PADA FUNGSI PENJUALAN PERUSAHAAN E-COMMERCE Studi Kasus di Perusahaan E-Commerce Jejualan Yogyakarta SKRIPSI

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

AUDIT OPERASIONAL PADA FUNGSI PENJUALAN PERUSAHAAN E-COMMERCE Studi Kasus di Perusahaan E-Commerce Jejualan Yogyakarta

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh: Petrus Anang Setiawan NIM: 112114091

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2017


AUDIT OPERASIONAL PADA FUNGSI PENJUALAN PERUSAHAAN E-COMMERCE Studi Kasus di Perusahaan E-Commerce Jejualan Yogyakarta

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh: Petrus Anang Setiawan NIM: 112114091

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2017

i


ii


iii


“Audere est Facere” (To Dare is To Do: untuk berani diperlukan tindakan)

Kupersembahkan untuk: Bapakku Yohanes Haryanto Mardi Raharjo dan Ibuku Theresia Heni Subekti Kakakku Paulus Anang Wirawan Teman-teman Akuntansi FE USD 2011 UKM Basket Universitas Sanata Dharma UKF Basket FE USD (BATAKO)

iv


UNIVERSITAS SANATA DHARMA FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul: AUDIT OPERASIONAL PADA FUNGSI PENJUALAN PERUSAHAAN E-COMMERCE Studi Kasus di Perusahaan E-commerce Jejualan Yogyakarta dan dimajukan untuk diuji pada tangal 6 Desember 2016 adalah hasil karya saya. Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya. Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijazah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima. Yogyakarta, 31 Januari 2017 Yang membuat pernyataan,

Petrus Anang Setiawan

v


LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Yang bertandatangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma: Nama

: Petrus Anang Setiawan

NIM

: 112114091

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah yang berjudul:

AUDIT OPERASIONAL PADA FUNGSI PENJUALAN PERUSAHAAN E-COMMERCE Studi Kasus di Perusahaan E-commerce Jejualan Yogyakarta

beserta perangkat yang diperlukan. Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu memberikan royalty kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis. Demikian pernyataan ini saya buat sebenarnya.

Yogyakarta, 31 Januari 2017 Yang menyatakan,


vi


KATA PENGANTAR

Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpah kan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma. Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan, dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Drs. Johanes Eka Priyatma, M.Sc., Ph.D., selaku Rektor Universitas Sanata Dharma yang telah memberikan kesempatan bagi penulis untuk mengikuti segala proses dan kegiatan di kampus untuk berkembang secara akademik dan non akademik. 2. Dr. Fr. Ninik Yudianti, M.Acc., QIA selaku Dosen Pembimbing yang telah membantu serta membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. 3. Segenap pimpinan Jejualan Yogyakarta yang memberikan ijin penulis untuk melakukan penelitian. 4. Seluruh karyawan Jejualan Yogyakarta yang telah banyak membantu dengan bersedia diwawancarai dan mencarikan data yang dibutuhkan. 5. Bapak Yohanes Haryanto Mardi Raharjo dan Ibu Theresia Heni Subekti yang peduli pada pendidikan anaknya dan banyak mendorong serta mendoakan penulis hingga skripsi inidapat selesai.

vii


6. Teman-teman Akuntansi kelas B angkatan 2011 yang sudah memberikan dukungan dan dorongan hingga skripsi ini dapat selesai. 7. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan oleh penulis satu per satu. penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangan, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

Yogyakarta, 31 Januari 2017


viii


DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL................................................................................................ i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ..................................................... ii HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ iii HALAMAN PERSEMBAHAN ............................................................................ iv HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ................................v HALAMAN LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS .......................... vi HALAMAN KATA PENGANTAR ..................................................................... vii HALAMAN DAFTAR ISI .................................................................................... ix HALAMAN DAFTAR TABEL ........................................................................... xii HALAMAN DAFTAR GAMBAR ...................................................................... xiii ABSTRAK ........................................................................................................... xiv ABSTRACT ...........................................................................................................xv BAB I

PENDAHULUAN ...........................................................................1 A. Latar Belakang Masalah ............................................................1 B. Rumusan Masalah .............................................................

4

C. Tujuan Penelitian .......................................................................4 D. Manfaat Penelitian .....................................................................4

BAB II

E. Sistematika Penulisan ........................................................

5

TINJAUAN PUSTAKA ..........................................................

7

A. Pengauditan .......................................................................

7

B. Audit Operasional..............................................................

8

ix


C. E-commerce .............................................................................15 D. Fungsi Penjualan .....................................................................18 E. Audit Terkait Penjualan..................................................... BAB III

20

METODE PENELITIAN ...............................................................21 A. Jenis Penelitian ........................................................................21 B. Subjek dan Objek Penelitian ...................................................21 C. Tempat Penelitian ....................................................................21 D. Teknik Pengumpulan Data ......................................................21 E. Teknik Analisis Data ...............................................................23

BAB IV

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .......................................30 A. Profil Perusahaan ...............................................................

30

B. Sejarah Perusahaan ............................................................

30

C. Stuktur Organisasi Perusahaan ................................................31 D. Produk Perusahaan ..................................................................33 BAB V

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ...................................36 A. Melakukan Survei Pendahuluan ..............................................36 B. Merencanakan Audit ...............................................................46 C. Melaksanakan Audit ................................................................51 D. Melaporkan Temuan dalam Bentuk Laporan Audit ................63

BAB VI

PENUTUP ................................................................................

70

A. Kesimpulan ........................................................................

70

B. Keterbatasan Penelitian .....................................................

70

C. Saran ..................................................................................

71

DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................

72

x


LAMPIRAN ..........................................................................................................73

xi


DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1.

Tujuh Keunggulan dari Teknologi E-commerce ......................

17

Tabel 2.

Tabel Perbandingan SOP dan Kegiatan Penjualan Riil ...........

25

Tabel 3.

SOP Penjualan..........................................................................

37

Tabel 4.

SOP Follow-up Before Sales....................................................

37

Tabel 5.

SOP Follow-up After Sales ......................................................

38

Tabel 6.

Internal Control Quesionnaries ..............................................

46

Tabel 7.

Penyesuaian untuk Program Audit ...........................................

49

Tabel 8.

Perbandingan Kegiatan Penjualan Riil dengan SOP yang Ditetapkan.................................................................................

Tabel 9.

Perbandingan Kegiatan Follow-up Riil dengan SOP yang Ditetapkan Tahap Before Sales ................................................

Tabel 10.

Tabel 11.

51

53

Perbandingan Kegiatan Follow-up Riil dengan SOP yang Ditetapkan Tahap After Sales ...................................................

55

Program Audit Fungsi Penjualan................................................

58

xii


DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 1.

Struktur Organisasi Jejualan ....................................................

31

Gambar 2.

Produk Jejualan ........................................................................

34

Gambar 3.

Paket Full Service ....................................................................

35

Gambar 4.

Flowchart Proses Before Sales dan After Sales .......................

40

Gambar 5.

Flowchart Prosedur Paket Full Service ...................................

45

xiii


ABSTRAK AUDIT OPERASIONAL PADA FUNGSI PENJUALAN PERUSAHAAN E-COMMERCE Studi Kasus di Perusahaan E-Commerce Jejualan Yogyakarta Petrus Anang Setiawan NIM: 112114091 Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2017 Tujuan Penelitian ini untuk menganalisis temuan-temuan dan memberikan rekomendasi atas hasil audit operasional pada fungsi penjualan perusahaan ecommerce. Kesuksesan bisnis e-commerce bertumpu pada pelayanan yang baik dengan follow-up yang cepat.Perusahaan tentunya memiliki standar atau kriteria pelayanan yang baik. Oleh sebab itu perlu adanya pengukuran mengenai keberhasilan pelaksanaan standar atau kriteria untuk mencapai tujuan perusahaan. Salah satu cara yang dapat dilakukan yaitu dengan pendekatan audit operasional pada fungsi penjualan. Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Data diperoleh dengan melakukan observasi, pengisisan checklist, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data dengan analisis deskriptif berdasarkan temuan hasil audit. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pelaksanan fungsi penjualan telah berjalan dengan cukup efektif namun masih ada beberapa kekurangan dengan rincian sebagai berikut: (1) Perusahaan tidak selalu memberikan bukti transaksi dalam bentuk invoice pada transaksi dengan metode transfer. (2) Perusahaan tidak memiliki pedoman pemberian potongan harga. Customer Care bebas memberikan potongan harga kepada merchant maksimal 20%. (3) SOP belum sepenuhnya memadai sebagai pegangan pelaksanaan proses penjualan dan tidak semua pernyataan dalam SOP bagian penjualan dilaksanakan dengan baik dan benar.Proses audit telah dilaksanakan dan hasil temuan audit telah dilaporkan dalam bentuk laporan audit.

Kata kunci: Audit Operasional, Fungsi Penjualan, E-Commerce, Efektif

xiv


ABSTRACT

OPERATIONAL AUDIT ON SALES FUNCTION OF E-COMMERCE ENTITY Case Study at E-Commerce Entity Jejualan Yogyakarta Petrus Anang Setiawan NIM: 112114091 Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2017 The main objective of this research is to analyze the audit findings and to propose recommendations in improving company‟s sales function. The succeed of E-commerce Business focuses on good services through fast respon to follow-up merchant demands.Therefore, it is necessary to measure the successful implementation of the standards or criteria to achieve corporate goals. One way to do that is conducting the operational audit to the sales function. The type of this research is a case study. Data were obtained by observation, checklists, interviews, and documentations. The data analysis technique used was descriptive analysis by performing sales operational audit process. The results indicated that the process of sales function was effective with some weaknesses: (1) The company was not provide invoice for transfer activity. (2) The company was not provided iscount guidelines. (3) SOP was not sufficient enough as the guidelines and it was not followed adequately. The audit process has been conducted and the findings have been reported in the form of audit reports.

Keywords: Operational Audit, Sales Function, E-Commerce, Effective

xv


BAB I PENDAHULUAN

A.

Latar Belakang Masalah Perkembangan dunia teknologi informasi bergerak dengan cepat. Salah satu bukti dari berkembangnya teknologi informasi adalah internet. Saat ini internet telah menjadi hal yang sangat dibutuhkan. Di era teknologi informasi, segala

aktivitas

manusia

membutuhkan

kehadiran

internet.

Internet

menawarkan banyak kemudahan mulai dari kemudahan berkomunikasi, kemudahan mencari informasi, hingga kemudahan untuk berbisnis. Bisnis juga merasakan dampak adanya internet. Belakangan ini bisnis online menjadi primadona di masyarakat. kemudahan yang ditawarkan bisnis online menjadi alasan. Seseorang tetap dapat bertransaksi walaupun tidak bertatap muka langsung dan dalam jarak yang jauh sekalipun. Saat ini banyak orang yang berlomba menciptakan sendiri bisnis onlinenya. Bisnis online atau yang sering dikenal sebagai e-commerce, diperkirakan memiliki masa depan yang cukup baik. seperti dilansir dari laman kompas.com, ”Pemerintah berkeyakinan ecommerce akan menjadi penggerak ekonomi pada masa depan. Sejumlah situs web penjualan online membuktikan diri bisa terus tumbuh dan berkembang bahkan sudah masuk kategori layak investasi.” Tidak berhenti sampai di situ, ”Hingga 2020, perputaran uang di perdagangan online ini diperkirakan mencapai 130 miliar dollar AS. Memakai kurs Rp 13.900 per dollar AS, nilai itu setara lebih dari Rp 180 triliun. Pada 2015, total nilai transaksi perdagangan 1


2

lewat internet bernilai sekitar 20 miliar dollar AS, melanjutkan lompatan dari taksiran 8 miliar dollar AS pada 2013 dan 13 miliar dollar AS pada 2014.” Jejualan sebagai pelaku bisnis e-commerce turut ambil bagian dalam ramainya

perdagangan

elektronik

tersebut.

Jejualan

didirikan karena

menangkap peluang perkembangan e-commerce di Indonesia. Banyak orang yang berlomba membuat bisnis onlinenya bahkan membuat bisnis onlinenya menjadi penghasilan utama. Berdirinya Jejualan diawali dari riset sederhana yang dilakukan oleh JogjaCamp mengenai pasar bisnis online. Di Indonesia, pasar bisnis online memiliki potensi yang baik sehingga para Co Founder Jejualan berkeinginan untuk membuat platform toko online instan yang didukung dengan pelayanan maksimal. Pelayanan maksimal tersebut diharapkan dapat membantu pemilik toko agar tidak merasa kesulitan untuk menembus pasar online yang dapat menunjang perluasan usaha. Ramainya e-commerce bukan berarti tanpa celah. Tidak sedikit kasus penipuan berkedok bisnis online. Sistem transaksi penjualan yang tidak dengan bertatap muka langsung dan mengandalkan prinsip saling percaya, membuat ecommerce sering disalahgunakan. Bisnis tidak diciptakan untuk ingin segera gulung tikar. Harapannya sebuah bisnis dapat berlangsung terus menerus dan menghasilkan keuntungan yang menjanjikan. Kredibilitas pelaku bisnis ecommerce dipertaruhkan dalam kegiatannya. Sekali melakukan kecurangan, pelaku bisnis e-commerce akan kehilangan kepercayaan dari pelanggan. Untuk menangkal predikat buruk yang mungkin didapat perusahaan, ada cara yang bisa dilakukan guna membuktikan kredibilitas baik suatu perusahaan.


3

Menurut Yayasan Pendidikan Internal Audit (YPIA, 2008) tentang audit operasional dan kinerja, audit operasional merupakan suatu cara atau metode yang dipakai untuk melakukan evaluasi terhadap berbagai aktivitas yang telah dan sedang dilaksanakan sehingga dapat memberikan masukan ke depan untuk bagaimana aktivitas operasi dapat dilaksanakan lebih efektif, efisien, dan ekonomis sehingga meminimalkan kemungkinan timbulnya hambatan atau gangguan serta akan lebih mempermudah organisasi mencapai tujuannya. Audit operasional juga diperlukan untuk membantu organisasi mengidentifikasi kelemahan-kelemahan yang terjadi dan mengembangkan berbagai alternatif rekomendasi yang praktis serta mengimplementasikan perubahan-perubahan yang positif.Kumaat (2010: 45) mengemukakan bahwa audit operasional pada hakikatnya bertujuan memberi gambaran yang lebih gamblang mengenai berbagai pelaksanaan, peristiwa, atau masalah aktual di balik fakta yang ditunjukkan oleh angka-angka keuangan seperti penjualan ke pelanggan. Bayangkara (2008) menambahkan bahwa tujuan audit operasional adalah untuk mengidentifikasi kegiatan, program, dan aktivitas yang masih memerlukan perbaikan sehingga dengan rekomendasi yang diberikan nantinya dapat dicapai perbaikan atas pengelolaan berbagai program dan aktivitas pada perusahaan tersebut.Audit operasional diharapkan dapat membantu perusahaan untuk mengukur efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi dalam pelaksanaan aktivitas yang ada pada fungsi penjualan sekaligus memberikan evaluasi untuk peningkatan kinerja di masa yang akan datang.


4

Jejualan sebagai pelaku bisnis e-commerce akan diperlakukan sebagai subjek penelitian oleh penulis dan fungsi penjualan di Jejualan akan dijadikan sebagai objek penelitian. Penulis mengharapkan audit operasional pada fungsi penjualan di perusahaan e-commerce Jejualan dapat memberikan evaluasi dan saran perbaikan untuk kelangsungan usaha di masa yang akan datang. B.

Rumusan Masalah Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Bagaimana hasil audit operasional atas fungsi penjualan di perusahaan e-commerceJejualan?"

C.

Tujuan Penelitian Sesuai dengan fungsi audit operasional, tujuan pada penelitian ini adalah memberikan analisis dan rekomendasi atas hasil temuan yang didapat dari pelaksanaan audit operasional di perusahaan e-commerceJejualan.

D.

Manfaat Penelitian 1. Bagi perusahaan, diharapkan penelitian ini dapat memberi masukan dan evaluasi untuk pengembangan perusahaan khususnya pada fungsi penjualan. 2. Bagi akademisi, diharapkan penelitian ini dapat memberikan tambahan wawasan dan informasi tentang pelaksanaan dan hasil pengauditan operasional di perusahaan e-commerceJejualan. 3. Bagi masyarakat, diharapkan penelitian ini dapat memberikan informasi dan gambaran mengenai pelaksanaan audit operasional.


5

4. Bagi penulis, diharapkan penelitian ini dapat memperluas pemahaman di bidang akuntansi khususnya mengenai audit operasional.

E.

Sistematika Penulisan Bab I

PENDAHULUAN Bab ini menguraikan latar belakang masalah, batasan masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.

Bab II

TINJAUAN PUSTAKA Bab ini akan menjelaskan teori-teori pendukung sebagai acuan dalam penelitian ini.

Bab III

METODE PENELITIAN Bab ini menguraikan jenis penelitian, subjek dan objek penelitian, teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data.

Bab IV

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Bab ini menguraikan garis besar perusahaan yang dijadikan sebagai objek penelitian. Garis besar perusahaan tersebut meliputi sejarah perusahaan, bentuk usaha, struktur organisasi, dan produk perusahaan.


6

Bab V

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN Bab ini menjelaskan tahap-tahap pelaksanaan audit operasional oleh peneliti di perusahaan e-commerceJejualan.

Bab VI

PENUTUP Bab ini menjelaskan keismpulan, keterbatasan penelitian, dan saran atas hasil yang ditemukan pada saat penelitian.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A.

Pengauditan 1.

Definisi Pengauditan Menurut Jusup (2010: 11), pengauditan adalah suatu proses sistematis untuk mendapatkan dan mengevaluasi bukti yang berhubungan dengan asersi tentang tindakan-tindakan dan kejadian-kejadian ekonomi secara obyektif untuk menentukan tingkat kesesuaian antara asersi tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan dan mengkomunikasikan hasilnya kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

2.

Jenis-jenis Audit Menurut Jusup (2010: 15), audit dikelompokkan menjadi tiga golongan yaitu: a. Audit Laporan Keuangan Audit laporan keuangan dilakukan untuk menentukan apakah laporan keuangan sebagai keseluruhan – yaitu informasi kuantitatif yang akan diperiksa – dinyatakan sesuai dengan kriteria tertentu yang telah ditetapkan. Pada umumnya kriteria yang digunakan adalah prinsip akuntansi berlaku umum, meskipun audit lazim juga dilakukan atas laporan keuangan yang disusun berdasarkan dasar tunai (cash basis) atau dasar akuntansi lain yang cocok untuk organisasi yang diaudit. Laporan keuangan yang diperiksa biasanya meliputi neraca

7


8

(laporan posisi keuangan), laporan laba-rugi, dan laporan arus kas, termasuk catatan kaki (foot-notes). b. Audit Kesesuaian Tujuan audit kesesuaian adalah untuk menentukan apakah pihak yang diaudit telah mengikuti prosedur atau aturan tertentu yang ditetapkan oleh pihak yang berwenang. c. Audit Operasional Audit operasional adalah pengkajian (review) atas setiap bagian dari prosedur dan metode yang diterapkan suatu organisasi dengan tujuan untuk mengevaluasi efisiensi dan efektivitas. Hasil akhir dari suatu audit operasional biasanya berupa rekomendasi kepada manajemen untuk perbaikan operasi

B.

Audit Operasional Berdasarkan buku yang ditulis oleh Yayasan Pendidikan Internal Audit (YPIA, 2008) tentang audit operasional dan kinerja, audit operasional merupakan suatu cara atau metode yang dipakai untuk melakukan evaluasi terhadap berbagai aktivitas yang telah dan sedang dilaksanakan sehingga dapat memberikan masukan ke depan untuk bagaimana aktivitas operasi dapat dilaksanakan lebih efektif, efisien dan ekonomis sehingga meminimalkan kemungkinan timbulnya hambatan atau gangguan serta akan lebih mempermudah organisasi mencapai tujuannya. Audit operasional juga diperlukan untuk membantu organisasi mengidentifikasi kelemahan-


9

kelemahan

yang

terjadi

dan

mengembangkan

berbagai

alternatif

rekomendasi yang praktis serta mengimplementasikan perubahan-perubahan yang positif. Pengertian efisiensi terkait dengan penggunaan input yang minimum untuk menghasilkan output dengan kuantitas dan kualitas tertentu, sedangkan pengertian efektif terkait dengan kesesuaian hasil (outcome) dari suatu kegiatan dengan tujuan atau hasil yang diinginkan. 1.

Pengertian Audit Operasional Brink yang dikutip dari YPIA (2008) mendefinisikan audit operasional sebagai: ”Suatu review independen yang mencakup keseluruhan aspek suatu organisasi yaitu fungsi-fungsi bisnis, pengendalian keuangan, dan sistem penunjangnya. Audit operasional melibatkan suatu review sistematis atas suatu aktivitas organisasi, atau bagian tertentu dari aktivitas organisasi yang terkait dengan suatu tujuan spesifik. Auditor operasional memiliki tujuan umum untuk menilai kualitas pengendalian internal dari suatu bagian yang mencakup efektivitas dan efisiensi suatu operasi, keandalan laporan keuangan, dan ketaatan terhadap peraturan dan ketentuan yang berlaku.” Menurut Kumaat (2010: 45), audit operasional pada hakikatnya bertujuan memberi gambaran yang lebih gamblang mengenai berbagai pelaksanaan, peristiwa, atau masalah aktual di balik fakta yang ditunjukkan oleh angka-angka keuangan seperti penjualan ke pelanggan (yang membentuk sales receivables & revenues), pembelian dari pemasok (yang tercatat pada trade payables

maupun

purchase

expenses), dan berbagai aktivitas operasi yang menimbulkan biaya/beban (expenses) perusahaan. Audit operasional juga memberikan gambaran tentang lingkup yang tidak berhubungan langsung dengan keuangan meliputi pengelolaan fisik aset non keuangan (lebih tepatnya no liquid


10

assets) seperti stok inventory beserta penyimpanannya, pengendalian dan perawatan fisik fixed assets, dan sebagainya; pengelolaan rutin aset lainnya yaitu aset yang dikategorikan sulit diukur secara keuangan (intangible assets) yang hanya dapat dinilai secara kualitatif. Sebagai contoh, kualitas pelayanan, kecepatan distribusi informasi, tingkat kepuasan pelanggan, kompetensi SDM, tingkat keandalan, dan utilisasi fasilitas kerja. Menurut Jusup (2010: 16), audit operasional adalah pengkajian (review) atas setiap bagian dari prosedur dan metode yang diterapkan suatu organisasi dengan tujuan untuk mengevaluasi efisiensi dan efektivitas. Hasil akhir dari suatu audit operasional biasanya berupa rekomendasi kepada manajemen untuk perbaikan operasi. Dalam audit operasional, pengkajian tidak hanya terbatas pada akuntansi tapi bisa meliputi juga struktur organisasi, operasi komputer, metode produksi, pemasaran, dan bidang-bidang yang lain asalkan auditor menguasai bidang yang diaudit. Menurut Boynton dkk., (2002: 7), audit operasional berkaitan dengan kegiatan memperoleh dan mengevaluasi bukti-bukti tentang efisiensi dan efektivitas kegiatan operasi entitas dalam hubungannya dengan pencapaian tujuan tertentu. Dalam suatu perusahaan bisnis, lingkup audit ini dapat meliputi seluruh kegiatan dari (1) suatu departemen, cabang, atau divisi atau (2) suatu fungsi yang mungkin


11

merupakan fungsi lintas unit usaha, seperti pem asaran atau pengolahan data. 2.

Tujuan Audit Operasional Menurut Institute of Internal Audit dalam YPIA (2008), ada enam tujuan dari audit operasional yaitu: a. Mereview dan menilai efektivitas desain dan aplikasi pengendalian internal. b. Memastikan kepatuhan atas kebijakan, rencana, dan prosedur yang telah ditetapkan. c. Memastikan keandalan data manajemen yang disusun oleh organisasi. d. Menilai kualitas kinerja pelaksanaan tanggung jawab. e. Merekomendasikan perbaikan operasi. f. Mempertanggungjawabkan dan melindungi aset. Menurut Kumaat (2011: 45), tujuan dari audit operasional secara umum adalah: a. Menggali berbagai akar masalah di balik kinerja bisnis yang tergambar dalam laporan keuangan yang terkait dengan efektivitas dan efisiensi kinerja pengelolaan berbagai objek. b. Memastikan bahwa seluruh aset nonkeuangan menjadi aset yang produktif bagi bisnis perusahaan yaitu memberi manfaat yang sepadan dibanding biaya atau risiko yang timbul.


12

c. Memastikan bahwa seluruh sistem (business process) berjalan dalam koridor standar (kualitas) yang ditetapkan dengan tingkat pengendalian internal yang memadai. Menurut Bayangkara (2008: 3), tujuan audit operasional adalah untuk mengidentifikasi kegiatan, program, dan aktivitas yang masih memerlukan perbaikan sehingga dengan rekomendasi yang diberikan nantinya dapat dicapai perbaikan atas pengelolaan berbagai program dan aktivitas pada perusahaan tersebut. Oleh sebab itu, audit ini dititikberatkan pada berbagai objek audit yang diperkirakan dapat diperbaiki di masa yang akan datang, di samping juga mencegah kemungkinan terjadinya berbagai kerugian. 3.

Ruang Lingkup Audit Operasional Menurut Bayangkara (2008: 15), audit operasional dilaksanakan untuk meningkatkan ekonomisasi, efisiensi pengelolaan sumber daya, dan efektivitas pencapaian tujuan perusahaan. Oleh karena itu, audit operasional diarahkan untuk menilai secara keseluruhan pengelolaan operasional objek audit, baik fungsi manajerial maupun fungsi-fungsi bisnis perusahaan yang secara keseluruhan ditujukan untuk mencapai tujuan perusahaan.

4.

Tahap-tahap Audit Operasional Menurut

Bayangkara

(2008),

ada

5

tahap

dalam

audit

operasional.Tahap-tahap audit operasional tersebut adalah sebagai berikut:


13

a. Audit Pendahuluan Audit pendahuluan dilakukan untuk mendapatkan informasi latar belakang terhadap objek yang diaudit. Di samping itu, pada audit ini juga dilakukan penelaahan terhadap berbagai peraturan, ketentuan, dan kebijakan berkaitan dengan aktivitas yang diaudit, serta menganalisis berbagai informasi

yang telah diperoleh untuk

mengidentifikasi hal-hal yang potensial mengandung kelemahan pada perusahaan yang diaudit. Dari latar belakang tersebut, auditor dapat menentukan tujuan audit sementara. b. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen Pada tahapan ini auditor melakukan review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen objek audit dengan tujuan untuk menilai efektivitas pengendalian manajemen dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Dari hasil pengujian ini, auditor dapat lebih memahami pengendalian yang berlaku pada objek audit sehingga dengan lebih mudah dapat diketahui potensi-potensi terjadinya kelemahan pada berbagai aktivitas yang dilakukan. Hasil pengujian pengendalian manajemen ini dapat mendukung tujuan audit sementara menjadi tujuan audit sesungguhnya, atau ada beberapa tujuan audit sementara yang gugur karena tidak cukup bukti-bukti untuk mendukung tujuan audit tersebut.


14

c. Audit Terperinci Tahap ini, auditor melakukan pengumpulan bukti yang cukup dan kompeten untuk mendukung tujuan audit yang telah ditentukan. Pada tahap ini juga dilakukan pengembangan temuan untuk mencari keterkaitan antara satu temuan dengan temuan yang lain dalam menguji permasalahan yang berkaitan dengan tujuan audit. Temuan yang cukup, relevan, dan kompeten pada tahap ini disajikan dalam suatu kertas kerja audit untuk mendukung kesimpulan audit yang dibuat dan rekomendasi yang diberikan. d. Pelaporan Tahapan ini bertujuan untuk mengkomunikasikan hasil audit termasuk rekomendasi yang diberikan kepada berbagai pihak berkepentingan. Hal ini penting untuk meyakinkan pihak manajemen tentang keabsahan hasil audit dan mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melakukan perbaikan terhadap berbagai kelemahan yang ditemukan. Laporan disajikan secara komprehensif (menyajikan temuan-temuan penting hasil audit untuk mendukung kesimpulan audit dan rekomendasi). e. Melakukan Tindak Lanjut Tindak lanjut bertujuan untuk mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melaksanakan tindak lanjut atau perbaikan sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. Auditor tidak memiliki wewenang untuk mengharuskan manajemen melaksanakan tindak


15

lanjut sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. Oleh karena itu, rekomendasi yang disajikan dalam laporan audit seharusnya sudah merupakan hasil diskusi dengan berbagai pihak yang berkepentingan dengan tindakan perbaikan. Suatu rekomendasi yang tidak disepakati oleh objek audit akan sangat berpengaruh pada pelaksanaan tindak lanjutnya. C.

E-commerce 1.

Pengertian E-Commerce Menurut Turban dkk. (2012: 38), perdagangan elektronik (electronic commerce atau e-commerce) mencangkup proses pembelian, penjualan, transfer, atau pertukaran produk, layanan atau informasi melalui jaringan komputer, termasuk internet.

2.

Jenis E-Commerce Menurut Turban dkk. (2012: 42-43), e-commerce dapat dilakukan berbagai pihak, Jenis umum dari transaksi e-commerce dijelaskan sebagai berikut: a. Bisnis ke bisnis (bussines-to-bussines - B2B). Model ini merupakan model e-commerce dimana pelaku bisnisnya adalah perusahaan sehingga proses transaksi dan interaksinya antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Contoh model e-commerce ini adalah beberapa situs e-banking yang melayani transaksi antar perusahaan.


16

b. Perdagangan kolaborasi (collaborative - c-commerce). Dalam c-commerce para mitra bisnis berkolaborasi (alih-alih membeli atau menjual) secara elektronik. Kolaborasi semacam ini seringkali terjadi antara dan dalam mitra bisnis di sepanjang rantai pasokan. c. Bisnis ke konsumen (bussines-to-consumer- B2C). Model e-commerce dimana pelaku bisnisnya melibatkan langsung antara penjual (penyedia jasa e-commerce) dengan individual buyers atau pembeli. Contoh model e-commerce ini adalah Jejualan. d. Konsumen ke konsumen (consumer-to-consumer - C2C). Model e-commerce dimana perorangan atau individu sebagai penjual berinteraksi dan bertransaksi langsung dengan individu lain sebagai pembeli. e. Konsumen ke bisnis (consumer-to-bussines- C2B). Model e-commerce dimana pelaku bisnis perorangan atau individual melakukan transaksi atau interaksi dengan suatu atau beberapa perusahaan. f. Perdagangan intrabisnis (intraorganisasional). Dalam situasi ini perusahaan menggunakan e-commerce secara internal untuk memperbaiki operasinya. Kondisi khusus dalam hal ini disebut juga sebagai e-commerce B2E (business-to-its-employees). g. Pemerintah ke warga (government-to-citizen - G2C). Dalam kondisi ini sebuah entitas (unit) pemerintah menyediakan layanan ke para warganya melalui teknologi e-commerce. Unit-unit


17

pemerintah dapat melakukan bisnis dengan berbagai unit pemerintah lainnya serta dengan berbagai perusahaan (G2B). h. Perdagangan mobile (mobile commerce - m-commerce). Ketika e-commerce dilakukan dalam lingkungan nirkabel, seperti dengan menggunakan telepon seluler untuk mengakses internet dan berbelanja, maka hal ini disebut m-commerce. Dalam hal ini, perusahaan e-commerce Jejualan digolongkan menjadi e-commerce bisnis ke konsumen (B2C). Perusahaan sebagai penjual, menjual langsung jasa kepada pembeli. Jasa yang ditawarkan Jejualan adalah jasa pembuatan toko online dengan pelayanan maksimal agar dapat membantu merchantmenembus pasar online.. 3.

Keunggulan E-Commerce Menurut Laudon dan Traver (2004), e-commerce memiliki tujuh keunggulan. Tujuh keunggulan tersebut adalah sebagai berikut:

Tabel 1. Tujuh Keunggulan dari Teknologi E-Commerce DIMENSI TEKNOLOGI SIGNIFIKANSI BISNIS E-COMMERCE Pasar diperluas melampaui batasbatas pasar tradisional dan tidak Ubiquity – Internet tersedia di terbatas pada temporal dan letak manapun: di kantor, rumah, dan di geografis. Berbelanja dapat terjadi di tempat lain via ponsel, kapanpun mana saja . Kenyamanan pelanggan diutamakan, dan biaya belanja berkurang. Memungkinkan melintasi budaya dan batas-batas nasional serta Global Reach - Teknologi tersebut dirancang dengan baik tanpa dapat melintasi batas-batas negara, modifikasi. Berpotensi mengelilingi dunia. mendatangkan miliaran konsumen dan jutaan bisnis di seluruh dunia.


18

Tabel 1. Tujuh Keunggulan dari Teknologi E-Commerce(lanjutan) Universal Standards – Hanya Hanya terdapat satu teknik standar terdapat satu jenis standar teknologi media di seluruh dunia. yang dinamakan internet. Video, audio, dan teks pesan Richness – Memungkinkan untuk terintegrasi ke dalam sebuah pesan video, audio, dan teks pesan. pemasaran. Konsumen terlibat dalam dialog yang dinamis yang menyesuaikan pengalaman untuk konsumen Interactivity – Teknologi bekerja individu dan membuat konsumen melalui interaksi dengan pengguna. menjadi seorang co-participant dalam proses pengiriman barang ke pasar. Pemrosesan informasi , penyimpanan, dan biaya komunikasi Information Density – Teknologi turun secara dramatis, sementara tersebut mengurangi biaya dan mata uang, akurasi, dan ketepatan meningkatkan kualitas. waktu sangat meningkat. Informasi menjadi berlimpa, murah, dan akurat . Personalization/Customization Personalisasi pesan pemasaran dan Teknologi ini memungkinkan untuk kustomisasi dari produk dan jasa menyampaikan pesan pribadi kepada berdasarkan karakteristik individu. individu maupun kelompok.

D.

Fungsi Penjualan 1.

Pengertian Penjualan Perusahaan

didirikan

dengan

harapan

untuk

memiliki

kesinambungan. Tak ada satupun perusahaan yang diciptakan untuk tutup atau gulung tikar. Agar perusahaan terus berkesinambungan, perusahaan harus melakukan kegiatan operasional salah satunya untuk memperoleh pendapatan. Pendapatan diperoleh dengan melakukan penjualan baik penjualan barang ataupun jasa. Menurut Kumaat (2010), penjualan dan pelayanan

adalah

(pelanggan/klien)

garda akan

terdepan

dengan

di

mudah

mana menilai

para

konsumen

kapabilitas

dan

kredibilitas perusahaan. Keberhasilan perusahaan di „lapangan‟ (bidang


19

penjualan dan pelayanan), sangat menentukan loyalitas konsumen atas produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan. Tidak jarang penjualan dan pelayanan lebih efektif mengangkat citra perusahaan dibanding upaya iklan dan promosi. Atau sebaliknya, investasi yang begitu besar pada iklan dan promosi berbasis corporate brand bisa pupus tak berarti karena suatu kejadian di sekitar penjualan dan pelayanan yang mengecewakan pelanggan. Menurut Mulyadi (2001), kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun secara tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan secara kredit ditangani perusahaan melalui sistem penjualan kredit. Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Kegiatan penjualan secara tunai ditangani perusahaan melalui sistem penjualan tunai. 2.

Proses Penjualan Diana dan Lilis (2011) menjelaskan bahwa proses bisnis dalam kegiatan penjualan meliputi (1) konsumen memesan barang, (2) perusahaan mengirim

barang

yang dipesan ke konsumen, (3)

perusahaan mengirim tagihan ke konsumen, dan (4) perusahaan menerima pelunasan dari konsumen. Tidak semua perusahaan memiliki


20

proses bisnis yang sama. Sebagai contoh, jika perusahaan memilih untuk menjual barang atau jasanya secara tunai, maka perusahaan akan menerima pelunasan bersamaan dengan menyerahkan barang atau jasa ke konsumen. Dengan uraian tersebut, dapat disimpulkan bahwa proses penjualan pada perusahaan dagang maupun perusahaan jasa dimulai dengan menerima pesanan dari pelanggan kemudian perusahaan memproses pesanan tersebut dan mendapat pelunasan atas pemenuhan pesanan. Sesuai dengan penjelasan Diana dan Lilis, tidak semua perusahaan memiliki proses penjualan yang sama sehingga prosedur dalam pelayanan penjualan juga berbeda. E.

Audit Terkait Penjualan Pada dasarnya fungsi dari audit operasional adalah membantu manajemen untuk

mengukur dan meningkatkan performa perusahaan.

Dalam hal ini, audit terhadap fungsi penjualan bertujuan untuk meningkatkan performa perusahaan yang terkait dengan penjualan agar perusahaan dapat memberikan pandangan kepada konsumen mengenai kredibilitas dan kapabilitas perusahaan yang sering dinilai dari penjualan. Menurut Tuanakotta (2015), siklus penjualan sarat dengan fraud dan manipulasi. Dengan siklus yang rentan dengan fraud dan manipulasi, pengendalian internal menjadi penangkal utama.


BAB III METODE PENELITIAN

A.

Jenis Penelitian Jenispenelitian yang digunakan adalah studi kasus. Menurut Sekaran (2006:46), “Penelitian studi kasus meliputi analisis mendalam dan kontekstual terhadap situasi yang mirip dengan organisasi lain, di mana sifat dan definisi masalah yang terjadi adalah serupa dengan yang dialami dalam situasi ini.”

B.

Subjek dan Objek Penelitian 1. Subjek dari penelitian ini adalah Perusahaan E-commerceJejualan. 2. Objek dari penelitian ini adalah fungsi penjualan yang dimiliki Jejualan.

C.

Tempat Penelitian Penelitian ini dilakukan di jejualan.com Yogyakarta yang terletak di Jalan Perintis Kemerdekaan 33, Daerah Istimewa Yogyakarta.

D.

Teknik Pengumpulan Data Untuk dapat menjawab permasalahan yang telah dimunculkan mengenai analisis kinerja keuangan dipandang dari sudut pandang profitabilitas, ada dua teknik yang digunakan untuk mengumpulkan data. Teknik tersebut meliputi: 1.

Observasi Observasi dilakukan sebagai tindakan awal untuk mempelajari perusahaan dan untuk memproses penyusunan rencana audit yang akan 21


22

dilakukan di jejualan.com sebagai objek penelitian. Berdasarkan hasil observasi akan ditentukan tindakan awal untuk mempertimbangkan perencanaan kegiatan audit. Data yang diperoleh pada tahap observasi adalah berupa potensi-potensi kelemahan yang dimiliki perusahaan pada fungsi penjualan sesuai dengan pengamatan auditor. 2.

Checklist Checklistadalah pengumpulan data dengan cara membuat sebuah daftar, di mana responden tinggal membubuhkan tanda check (√) pada kolom yang sesuai (Arikunto, 2006). Checklistdalam kegiatan audit yang akan dilaksanakan akan berdasar pada standar profesi audit operasional

dan

juga

berdasar

pada

SOP

yang

dimiliki

perusahaan.Checklistakan membantu auditor untuk mengetahui sebaik apa pengendalian internal yang dimiliki perusahaan pada fungsi penjualan. Data yang ingin diperoleh auditor adalah pengendalian internal perusahaan pada fungsi penjualan mulai dari perusahaan menerima

calon

konsumen

hingga

pekerjaan

yang

dilakukan

perusahaan diserahkan kepada konsumen. 3.

Dokumentasi Teknik pengumpulan data yang dilakukan atas dokumendokumen yang diperlukan. Dokumen-dokumen tersebut dikumpulkan dan dipelajari sebagai dasar dalam analisa. Dokumen yang akan ditelusur adalah laporan dan catatan yang berkaitan dengan penelitian ini yaitu fungsi penjualan. Dokumen yang dikumpulkan merupakan


23

dokumen yang memberikan informasi rerkaitan dengan pengendalian internal fungsi penjualan perusahaan. 4.

Wawancara Wawancara akan dilakukan untuk memperoleh tambahan data mengenai gambaran perusahaan dan kegiatan operasi perusahaan. Pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan masalah yang diangkat oleh penulis akan diberikan kepada pihak perusahaan yang memiliki wewenang di bagiannya. Wawancara akan langsung dilaksanakan kepada pimpinan perusahaan dan manajer yang membidangi penjualan.

E.

Teknik Analisis Data Untuk dapat menjawab rumusan masalah mengenai bagaimana hasil audit operasional atas fungsi penjualan dan fungsi pendapatan di perusahaanjejualan.com,

peneliti

harus

melakukan

beberapa

tahap

pelaksanaan audit operasional. Tahap-tahap tersebut meliputi: 1.

Melaksanakan Survei Pendahuluan Pelaksanaan audit operasional dimulai dengan melaksanakan survei pendahuluan mengenai karakteristik, struktur, dan fungsi penjualan perusahaan Jejualan untuk memberikan pemahaman awal kepada peneliti. Selain itu, penulis akan melihat potensi-potensi kelemahan yang dimiliki perusahaan pada fungsi penjualan. Potensipotensi kelemahan tersebut dapat membantu untuk menyusun perencanaan audit. Pada bagian ini akan dideskripsikan sesuai dengan hasil pengamatan dan wawancara pada pihak yang terkait.


24

2.

Merencanakan Audit Dengan berdasar pada SOP yang dimiliki perusahaan, peneliti mengembangkan program audit yang disesuaikan hasil dari survei pendahuluan yang sudah dilakukan sebelumnya. Analisis data pada tahap ini akan dipaparkan dengan pembuatan kertas kerja audit dan program audit untuk fungsi penjualan Jejualan. Peneliti memilih empat orang sebagai auditee. Empat orang tersebut meliputi Supervisor, Customer Care untuk before sales, Customer Care untuk after sales, dan Customer Care untuk after sales yang bertanggungjawab atas penerimaan order merchant. Supervisor dipilih

sebagai

auditee

karena

Supervisor

bertanggung jawab

mengkoordinasi proses penjualan bersama dengan Customer Care untuk memberikan pelayanan kepada para merchant. Customer Care setiap bagiannya dipilih menjadi auditee karena bagian ini merupakan bagian yang bersinggungan langsung dengan proses pelaksanaan penjualan di perusahaan. 3.

Melaksanakan Audit Analisis data pada bagian ini akan dilakukan dengan tahap sebagai berikut: a.

Membandingkan kegiatan penjualan riil dengan SOP yang sudah ditetapkan Peneliti

pada

tahap

ini

membuat

checklistuntuk

mencocokkan kesesuaian antara SOP dengan kejadian riil setiap


25

kegiatan pada fungsi penjualan. Analisis data didasarkan pada pelaksanaan SOP untuk menentukan seberapa baik hasil temuan yang didapat oleh peneliti.Jawaban “YA” untuk penyataan SOP yang dilaksanakan dan “TIDAK” untuk penyataan SOP yang tidak dilaksanakan. Data akan disajikan dalam bentuk tabel untuk memudahkan membandingkan antara SOP dengan kejadian riil sebagai berikut: Tabel 2. Tabel Perbandingan SOP dan Kegiatan Penjualan Riil NO.

Pernyataan dalam SOP

YA

TIDAK

Keterangan

1. 2. 3. dst.

b.

Melakukan audit operasional pada fungsi penjualan Peneliti

melakukan

audit

operasional

pada

fungsi

penjualan berdasarkan ICQ (Internal Control Quesionnaries) yang diambil dari Agoes (2012) dan juga disesuaikan berdasar hasil studi pendahuluan. Penyesuaian tersebut terkait dengan pengendalian internal sesuai dengan proses pelaksanaan penjualan yang terjadi di perusahaan. Pernyataan nomor 1-18 merupakan pernyataan yang diambil dari ICQ Agoes (2012) sedangkan

untuk

pernyataan

nomor

19-32

merupakan

penrnyataan yang disesuaikan dari proses penjualan yang dilakukan perusahaan terkait dengan pengendalian internal


26

terhadap fungsi penjualan (kuesioner terlampir). Analisis data berupa analisis kualitatif yang diperoleh dari temuan saat melaksanakan proses audit. c.

Analisis Hasil Audit Analisis hasil audit yang dilakukan oleh peneliti akan disimpulkan berdasar analisis kualitatif atas temuan pada proses audit. Analisis ini tidak berfokus untuk menilai baik atau buruknya proses penjualan tetapi lebih menitikberatkan pada evaluasi dan memberikan saran perbaikan atas temuan audit pada fungsi penjualan perusahaan.

4.

Melaporkan Temuan dalam Bentuk Laporan Audit Analisis data akan dilakukan pada tahap ini yaitu membuat laporan audit operasional berdasarkan hasil dari pelaksanaan audit operasional. Peneliti akan memberikan laporan hasil audit berdasarkan apa yang dilakukan dan yang ditemukan selama melaksanakan tahapantahapan audit operasional pada fungsi pendapatan dan penjualan dan memberikan rekomendasi perbaikan atas hasil temuan pelaksanaan audit tersebut. Menurut Bayangkara (2008), auditor harus mengorganisasikan laporan hasil temuannya sesuai dengan apa saja yang dilakukan dan yang ditemukan selama melaksanakan tahapan audit. Untuk itu, penyajian laporan akan disajikan dengan format sebagai berikut:


27

a.

Informasi latar belakang Informasi umum tentang perusahaan dan program/aktivitas yang diaudit. Auditor harus dapat memberkan gambaran umum tentang

tujuan

dan

karakteristik

perusahaan

serta

program/aktivitas yang diaudit, sifat, ukuran program, serta organisasi manajemennya. Selain itu, pada bagian ini perlu disajikan

alasan

yang

mendasari

dilaksanakannya

audit

operasional. b.

Kesimpulan audit disertai dengan bukti-bukti yang cukup untuk mendukung kesimpulan audit Auditor menyajikan temuan-temuan yang diperoleh sebagai pendukung setiap kesimpulan yang dibuat. Dalam menyajikan temuan audit, audior harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1)

Judul bab harus mengidentifikasi pokok persoalan dan sedapat mungkin juga arah dari temuan.

2)

Pokok-pokok setiap temuan harus diikhtisarkan secara singkat dan harus mengungkapkan kepada pengguna akan adanya uraian yang mendukung dan menjelaskan pokok-pokok temuan tersebut.

3)

Auditor harus menggambarkan

kepada pengguna

laporan tentang hal-hal yang ditemukan baik bersifat


28

negatif maupun positif, apa penyebab, dan akibat dari temuan tersebut. 4)

Penyajian temuan juga perlu mempertimbangkan dan mengevaluasi komentar para pihak yang berkaitan dengan program/aktivitas yang diaudit.

5)

Semua penyajian temuan harus diakhiri dengan suatu pernyataan yang menjelaskan sikap akhir auditor atas dasar pertimbangan yang matang terhadap informasi yang diperoleh.

c.

Rumusan rekomendasi Rekomendasi merupakan saran perbaikan yang diberikan auditor atas berbagai kekurangan/kelemahan yang terjadi pada program/aktivitas yang diaudit. Rekomendasi harus disertakan dalam laporan audit. Setiap rekomendasi yang diajukan oleh auditor harus dilengkapi dengan analisis yang menyangkut adanya peningkatan yang akan dicapai pada pelaksanaan program/aktivitas serupa di masa depan atau juga termasuk kerugian yang dihasilkan jika rekomendasi tidak dilakukan. Untuk dapat dipahami dengan mudah, rekomendasi disusun dengan kalimat operasional yang tidak teoritis.


29

d.

Ruang lingkup audit Ruang lingkup audit menunjukkan berbagai aspek dari program/aktivitas yang diaudit dan periode waktu dari program/aktivitas

yang

diaudit.

Bagian

ini

juga

menyajikan seberapa mendalam audit yang dilakukan.

harus


BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A.

B.

Profil Perusahaan Nama Perusahaan

: Jejualan

Alamatwebsite

: jejualan.com

Alamat kantor

: Jalan Perintis Kemerdekaan 33 Yogyakarta 55161

Produk

: Jasa Pembuatan Toko Online

Sejarah Perusahaan Jejualan merupakan perusahaan di bawah naungan JogjaCamp yang merupakan perusahaan pengembang website. Jejualan diciptakan oleh para Co Founder yang sebelumnya juga bekerja untuk JogjaCamp. Berdirinya Jejualan diawali dari riset sederhana yang dilakukan oleh JogjaCamp mengenai pasar bisnis online. Di Indonesia, pasar bisnis online memiliki potensi yang baik sehingga para Co Founder berkeinginan untuk membuat platform toko online instan yang didukung dengan pelayanan maksimal. Pelayanan maksimal tersebut diharapkan dapat membantu pemilik toko agar tidak merasa kesulitan untuk menembus pasar online yang dapat menunjang perluasan usaha. Perusahaan ini lahir sekitar bulan September 2013 dan hingga saat ini sudah berhasil mencapai 1.000 merchant berbayar. Selain itu, Jejualan berkerjasama dengan DISPERINDAG Kabupaten Bantul untuk mengonlinekan 20 UMKM serentak pada 31 Maret 2016. 30


31

C.

Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 1. Struktur Organisasi Jejualan

Jejualan merupakan anak perusahaan dari PT. JC Indonesia yang bergerak di bidang teknologi informasi. Struktur organisasi dari Jejualan pun belum terlepas secara penuh dari PT. JC Indonesia. Berikut ini adalah penjelasan pembagian tugas dari Jejualan: 1. Manajer Developer Bertanggung

jawab

merencanakan,

merancang,

mengkoordinasi tim development untuk kelancaran pekerjaan web project sehingga menjadi produk yang layak jual. 2. Programmer Bertanggung jawab terhadap berjalannya program informasi dan teknologi dalam hal penyediaan software/aplikasi untuk mendukung kebutuhan perusahaan.


32

3. Web Designer Bertanggung

jawab

dalam

pembuatan/perancangan,

penyususnan gambar/unsur grafis menjadi informasi visual pada media website dengan menggunakan aplikasi-aplikasi desain sehingga menjadi produk yang layak jual. 4. Manager Pemasaran Bertanggung

jawab

merencanakan,

merancang,

mengkoordinasi tim pemasaran untuk kelancaran dalam kegiatan pemasaran produk Jejualan. 5. Staf Pemasaran Bertanggung jawab dalam kegiatan pemasaran produk Jejualan kepada pihak ketiga via online maupun offline. 6. Admin Media Sosial Bertanggung jawab dalam kegiatan pemasaran produk Jejualan melalui media sosial seperti Twitter, Facebook, Instagram, dan Blog. 7. Manager Sumber Daya Manusia Bertanggung jawab membantu direktur menyelenggarakan dan mengendalikan pengelolaan SDM dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan baik jangka panjang maupun jangka pendek dengan mengoptimalkan sumber-sumber daya yang ada secara profesional dan menguntungkan perusahaan.


33

8. Supervisor Customer Care Bertanggung jawab mengkoordinasi proses pemasaran bersama Customer Care untuk mencapai target penjualan secara efektif dan efisien, dan membantu manajer mencapai sasaran untuk meningkatkan pelayanan dengan mengoptimalkan sumber daya yang ada secara profesional dan menguntungkan perusahaan. 9. Customer Care Bertanggung jawab terhadap berjalannya komunikasi yang baik dengan merchant dan melayani merchant melalui chat, telepon, dan email dalam memberikan informasi/layanan mengenai produk Jejualan. 10. Manajer Sistem Operasi dan Server Bertanggung jawab pada kesiapan dan ketersediaan sistem komputer/aplikasi dalam lingkungan perusahaan dan mengelola serta mengawasi operasional dari sistem informasi (software dan aplikasi)

dan

pendukungnya

(hardware,

infrastruktur,

dan

telekomunikasi). D.

Produk Perusahaan Jejualan melayani pemilik toko yang berkeinginan untuk memperluas usahanya dengan cara memberikan jasa pembuatan toko online dan pelayanan maksimal untuk membantu merchant menembus pasar online. Produk-produk yang ditawarkan Jejualan akan disajikan dalam tabel berikut:


34

Gambar2. Produk Jejualan

Keterangan: Diskon 10% setiap pembayaran menggunakan paypal/kartu kredit ** : berdasar permintaan merchant *** : untuk paket Gamma minimal kontrak 12 bulan. Paket Delta minimal kontrak 6 bulan.

Untuk memberikan solusi kepada merchant yang tidak memiliki banyak waktu untuk mengelola toko onlinenya, Jejualan juga memberikan jasa Full service berupa: manage website, pengaturan konfigurasi, unggah gambar, dan promosi. Berikut ini adalah paket Full service yang ditawarkan oleh Jejualan:


35

Gambar 3. Paket Full service

Termof Service Paket Full service  Layanan ini berlaku untuk semua paket sesuai dengan minimal sewa yang berlaku.  Jejualan membantu manage website, setting konfigurasi utama, upload gambar, dan promosi sesuai dengan yang tercantum di jejualan.com. File yang sudah disiapkan dan dikirimkan oleh merchant dalam bentuk word  Jejualan membantu merchant dalam melakukan setting konfigurasi utama website.  Jejualan membantu upload semua konten produk dan gambar (jpg/gif/png).  Jejualan tidak menerima edit foto tetapi hanya melakukan resize foto jika dibutuhkan.  Waktu pengerjaan adalah 1 bulan sejak konten diterima dari merchant dalam bentuk word document


BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A.

Melakukan Survei Pendahuluan Berikut ini merupakan penjelasan proses penjualan di Jejualan yang diperoleh dari wawancara dan observasi sebagai studi pendahuluan dari tahap audit operasional: Jejualan merupakan perusahaan yang memberikan jasa berupa pembuatan toko online. Toko online yang disediakan oleh Jejualan menggunakan sistem sewa sesuai dengan ketentuan yang ada disetiap paketnya. Jejualan memberikan fasilitas berupa free trial kepada merchant selama 15 hari (before sales) sebelum benar-benar menggunakan paket yang disediakan oleh Jejualan (after sales). Selain paket pembuatan toko online, Jejualan menyediakan paket yang lain yaitu paket Full service. Paket Full service merupakan penawaran yang dibuat Jejualan untuk merchant yang memiliki kendala waktu untuk mengelola toko onlinenya. Layanan yang diberikan berupa jasa mengunggah konten yang ada di toko online milik merchant. Jejualan sebagai perusahaan e-commerce memiliki pengendalian internal yang baik pada fungsi penjualan. Pengendalian internal yang baik tersebutantara lain berupa (1) adanya daftar harga yang tertera dalam halaman website Jejualan untuk mengurangi adanya permainan harga dengan 36


37

merchant, (2) dibatasinya akses masuk pengecekan rekening Jejualan untuk setiap transaksi yang masuk, (3) adanya login khusus untuk setiap Customer Care baik yang bertugas di tahap before sales maupun tahap after sales, dan (4) adanya SOP sebagai acuan pelaksanaan aktivitas pada fungsi penjualan. Untuk melaksanakan proses penjualan, Jejualan memiliki SOP yang harus dijalankan oleh customer care. SOP yang digunakan Jejualan dalam proses penjualan adalah sebagai berikut: Tabel 3. SOP Penjualan SOP Penjualan Jejualan No. Keterangan 1 Menerima konfirmasi dari merchant 2 Melakukan cek pembayaran masuk di bank (internet banking) 3 Approve order merchant 4 Input data pembayaran di rekap pembayaran 5 Mengirim email konfirmasi perpanjangan ke merchant Mengirim email konfirmasi kepada merchant bahwa perpanjangan 6 sudah diproses oleh Jejualan Sumber: Jejualan Yogyakarta

Tabel 4. SOP Follow-up Before sales SOP follow up merchant Team Before sales Jejualan Step A (satu hari setelah daftar) 1. Menanyakan apakah merchant sudah menerima login admin atau belum? 2. Apakah ada kendala awal untuk cara penggunaan adminya? 3. Menginfokan untuk mengikuti 5 langkah awal yang sudah di sediakan 4. Menginfokan masa trial adalah 15 hari dan akan berakhir pada tgl...


38

Tabel 4. SOP Follow-up Before sales(lanjutan) Step B (tujuh hari setelah daftar) 1. Menanyakan apakah ada kendala dalam masa trial dan dalam penggunaan website jejualan.com terutama penggunaan admin panelnya 2. Memberikan solusi kepada merchant terkait kendala yang di hadapi 3. Apabila ada kesulitan teknis dan cs tidak dapat menyelesaikan maka akan mengkonfirmasi kembali 4. Mengisi eskalasi apabila ada kendala terkait teknis 5. Menginformasikan apabila akan perpanjang max sebelum masa expired akan di berikan harga promo Step C (14 hari setelah daftar) 1. Menanyakan apakah ada kendala yang di hadapi dalam pemakaian web jejualan.com 2. Menayakan apakah ada kendala dalam penggunaan admin panelnya 3. Menanyakan perkembangan online shop dan berusaha membantu dengan Memberikan solusi (penggunaan diskon,newsletter,social media, dll.) 4. Menginfokan fitur2 pendukung yang bisa di gunakan untuk lebih memicu penjualan di online shopnya (fitur newsletter , promosi) 5. Menginfokan masa expired dan menginfokan cara apabila akan melakukan perpanjangan Sumber: Jejualan Yogyakarta

Tabel 5. SOP Follow-up After sales SOP follow up merchant Team After sales Jejualan STEP E (tujuh hari setelah perpanjangan) 1. Menanyakan apakah ada kendala setelah perpanjangan 2. menanyakan apakah ada kendala mengenai nama domain 3. memastikan sudah mulai setting konten utama (step 1 sd step 5) 4. memandu melalui sms atau email jika diperlukan STEP F (30 hari setelah perpanjangan) 1. Menanyakan apakah ada kendala (teknis) 2. memastikan / cek setting konten utama (step 1 sd step 5) 3. Menanyakan setting SEO 4. menanyakan promo yang sudah dilakukan merchant 5. Bantu promo jika konten sudah lengkap 6. memandu melalui sms atau email jika diperlukan


39

Tabel 5. SOP Follow-up After sales (lanjutan) STEP G (tiga bulan setelah perpanjangan) 1. Menanyakan apakah ada kendala 2. memastikan / cek setting konten utama (step 1 sd step 5) 3. Menanyakan setting SEO dan sosmed dan penjualan 4. menanyakan promo yang sudah dilakukan merchant 5. Bantu promo jika konten sudah lengkap 6. memandu melalui sms atau email jika diperlukan STEP H (11 bulan setelah perpanjangan) 1. Menanyakan apakah ada kendala teknis 2. Menginformasikan masa expired website 3. menanyakan apakah perpanjangan dan memberitahukan akan ada konfirmasi lagi sebelum masa expired (1 sd 7 hari sebelum expired) STEP H-1 (satu-tujuh hari sebelum masa berlaku habis) 1. Menginformasikan masa expired website 2. Membantu order perpanjangan jika diperlukan Sumber: Jejualan Yogyakarta


40

Gambar 4. FlowchartProses Before sales dan After sales BEFORE SALES mulai

menerima notifikasi merchant daftar

AFTER SALES merchant mendaftar & otomatis menerima login melalui email

melakukan Step A

A

menerima order dari merchant

menerima konfirmasi pembayaran merchant & melakukan pengecekan atas pembayaran

input ke history note

merchant otomatis menerima email konfirmasi perpanjangan & merchant melakukan pembayaran

mengaktifkan login merchant & mengirim email penerimaan pembayaran ke merchant

melakukan pengecekan web merchant

melakukan Step H

input data & olah matrix melakukan Step B melakukan Step E update history note

database

melakukan Step H-1 update matrix

melakukan pengecekan web merchant

melakukan Step F

database

perpanjangan

YA

melakukan Step C update matrix update history note

melakukan Step G YA

perpanjangan

TIDAK

update matrix

A

selesai

Sumber: Jejualan Yogyakarta

update matrix

A

TIDAK

selesai


41

Berikut ini adalah penjabaran dari proses penjualan yang ada di Jejualan. Penjabaran dari Gambar 4 halaman 40 ini mencakup bagian before sale dan after salesyang ada diJejualan. 1.

Proses Before sales Pada proses before sales, Jejualan memberikan uji coba (free trial) kepada merchant selama 15 hari. Uji coba diberikan untuk memberikan merchant pengalaman menggunakan sistem yang dimiliki Jejualan. Pada masa uji coba ini, merchant sudah bisa melakukan transaksi dengan pelanggannya masing-masing hanya saja toko online yang dimiliki merchant masih menggunakan sub-domain milik Jejualan (contoh: tokobukuakuntansi.jejualan.com). Proses ini dimulai dari merchant yang mendaftarkan dirinya melalui formulir daftar yang ada di website Jejualan. Data yang dimasukkan merchant akan otomatis masuk pada sistem Jejualan selain itu, login yang dibutuhkan merchant untuk akses ke dalam panel sistem juga otomatis dikirim ke email yang digunakan merchant waktu mendaftar. Customer care kemudian akan melakukan step A (sehari setelah pendaftaran) dengan menghubungi merchant via telepon. Hasil dari step A kemudian didokumentasikan oleh customer care ke dalam history note yang ada di dalam sistem Jejualan. History note berisi keterangan website toko online milik merchant. Untuk melanjutkan ke step B, customer care harus terlebih dahulu melakukan pengecekan atas website toko onlinemilik


42

merchant. Step B (tujuh hari setelah pendaftaran) dilakukan dengan kembali menghubungi merchant via telepon. Customer care melakukan update terhadap history note (halaman website sudah/belum diedit, keterangan kendala yang dihadapi, dll.). Customer care kembali melakukan pengecekan pada halaman website pada sehari sebelum masa free trial selesai. Step C dilakukan oleh customer care via telepon kemudian mencatat hasilnya ke dalam history note (halaman website sudah/belum diedit, keterangan kendala yang dihadapi, dan ingin/tidak melakukan perpanjangan). Jika ingin melakukan perpanjangan, merchant akan mengisi permintaan perpanjangan melalui panel sistem. Halaman website toko online akan otomatis terhapus apabila merchant tidak melakukan perpanjangan. 2.

Proses After sales Pada proses After sales,merchant akan memiliki toko online tidak lagi dengan sub-domain Jejualan. Merchant berhak memilih tiga domain secara gratis yaitu .com, .net, dan .org (contoh: tokobukuakuntansi.com). Jejualan tidak membatasi merchant yang ingin menggunakan domain lain di luar domain gratis yang diberikan; domain tersebut menjadi tanggungan merchant sendiri (contoh: tokobukuakuntansi.co.id). Merchant yang akan melakukan perpanjangan terlebih dahulu mengajukan permintaan perpanjangan melalui panel sistem merchant. Secara otomatis, email berisi ketentuan perpanjangan akan dikirim kepada merchant dan permintaan perpanjangan masuk ke dalam sistem (pending


43

approval). Pembayaran untuk jasa yang ditawarkan Jejualan merupakan pembayaran secara utuh tergantung dari paket mana yang dipilih merchant.

Setelah

melakukan

pembayaran,

merchant

diharuskan

memberikan konfirmasi kepada Jejualan. Customer care melakukan pengecekan pembayaran merchant dan mengaktifkan login merchant. Tahap berikutnya adalah customer care mengirim email konfirmasi bahwa pembayaran sudah diterima. Customer care lalu menginput data merchant secara manual ke dalam matrix sistem Jejualan melalui komputer. Tujuh hari setelah proses perpanjangan merchant, customer care akan melakukan step E dengan cara menghubungi pelanggan via telepon kemudian mengupdate matrix. Customer care akan melakukan step F setelah 30 hari sejak masa perpanjangan dengan cara menghubungi pelanggan via telepon kemudian mengupdate matrix. Tahap berikutnya dilakukan tiga bulan setelah perpanjangan. Customer care melakukan step G dengan cara menghubungi pelanggan via telepon kemudian mengupdate matrix. Langkah berikutnya, customer care melakukan step H dengan cara menghubungi pelanggan via telepon setelah 11 bulan masa perpanjangan lalu customer care mengupdate matrix melalui komputer. Tahap terakhir merupakan step H-1 yang dilakukan sehari sebelum masa berlaku toko onlinemerchant berakhir. Jika merchant kembali melakukan perpanjangan, proses penjualan akan diulang dari awal proses after sales dengan prosedur yang sama.


44

Ketika masa berlaku toko online habis, merchant tidak dapat melakukan transaksi karena website otomatis tertutup tetapi merchant masih bisa menggunakan panel sistem selama tiga bulan. Website toko online akan otomatis terhapus dan tidak bisa digunakan setelah bulan kelima sejak masa berlaku habis. Pada dasarnya semua pembayaran untuk perpanjangan dilakukan dengan pembayaran via bank, paypal, dll. Namun Jejualan tidak menutup kemungkinan untuk merchant membayar secara tunai di kantor Jejualan. Ada sedikit perbedaan pada prosedur kejadian khusus semacam ini. Jika sudah melakukan order perpanjangan, merchant akan melakukan pembayaran langsung kepada Supervisor. Supervisor akan membuatkan bukti pembayaran. Bukti pembayaran rangkap dua; bukti asli diserahkan kepada merchant, bukti rangkap disimpan oleh Supervisor. Setelah melakukan pembayaran, supervisor mengaktifkan login merchant dan mengirimkan email konfirmasi pembayaran. Uang akan disimpan oleh supervisor di dalam cash box. Supervisor akan membuat rekap dan melaporkan ke bagian keuangan beserta bukti rangkap dan uang.


45

Gambar 5. Flowchart Prosedur Paket Full Service FULL SERVICE mulai

merchant melakukan pembayaran & mengirim konfirmasi pembayaran

menerima order dari merchant

menerima konfirmasi pembayaran merchant & melakukan pengecekan atas pembayaran

input data database

menerima file dari merchant

unggah ke web merchant

selesai

Sumber: Jejualan Yogyakarta

3.

Proses Full service Berikut ini merupakan penjabaran dari Gambar 5.Paket full service adalah paket untuk membantu merchant mengelola toko onlinenya. Jasa yang diberikan berupa bantuan untuk unggah konten yang ada di website (gambar, cara belanja, pengaturan ongkos kirim, dll.). Jejualan juga akan membantu toko online dalam melakukan promosi. Paket ini akan dikerjakan oleh satu orang dalam kurun waktu 30 hari setelah file dari merchant diterima oleh Jejualan. Merchant yang ingin menggunakan paket ini akan melakukan order full service baik via telepon, sms, maupun email. Selanjutnya


46

merchantmelakukan pembayaran sesuai dengan metode yang diinginkan. Setelah

melakukan

pembayaran,

merchant

akan

mengirim

bukti

pembayaran kepada Jejualan. Customer care akan melakukan pengecekan pembayaran yang dilakukan oleh merchant. Apabila pembayaran sudah diterima, customer care akan input data ke dalam sistem kemudian mengirim email konfirmasi atas pembayaran. Jasa full service akan diproses ketika customer care telah mendapatkan file yang dikirim oleh merchant. Pengerjaan akan dilakukan dalam waktu 30 hari setelah file diterima. B.

Merencanakan Audit Jejualan telah memiliki SOP secara tertulis dalam menjalankan penjualan. SOP yang dimiliki Jejualan dibagi menjadi dua yaitu SOP Before sales dan SOP After sales. Untuk menjalankan program audit, penulis menggunakan SOP yang dimiliki Jejualan sebagai program audit untuk membandingkan antara ketetapan SOP dengan kejadian riil pada penjualan. Untuk menjalankan program audit operasional pada fungsi penjualan, penulis mengkombinasikan ICQ dari Agoes (2012) danjuga disesuaikan berdasar hasil dari studi pendahuluan yang telah dilaksanakan oleh penulis.Berikut ini merupakan ICQ dari Agoes (2012): Tabel 6. Internal Control Quesionnaries No. Pernyataan YA 1 Apakah perusahaan menggunakan daftar harga? 2 Apakah penyimpangan dari daftar harga disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang?

TIDAK

Keterangan


47

Tabel 6. Internal Control Quesionnaries (lanjutan) No. Pernyataan YA TIDAK 3 Apakah perusahaan mempunyai pedoman pemberian potongan yang tertulis? 4 Apakah untuk setiap penjualan diminta surat pesanan dari pembeli? 5 Apakah pesanan pembelian dari langganan harus disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang mengenai harga? 6 Apakah digunakan formulir penjualan yang diurutkan berdasarkan nomor? 7 Apakah setiap pengiriman barang didasarkan pada Delivery Order? 8 Apakah Delivery Order: a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak? b. Hanya orang tertentu yang berhak mengotorisasi? c. Barang yang dikirim terlebih dahulu dicocokkan dengan Delivery Order? d. Bagian akuntansi cukup mengawasi urutan Delivery Order dan isinya? e. Langsung dikirim kepada pembuat faktur? f. Dikaitkan dengan faktur, untuk menjamin Delivery Order telah dibuatkan fakturnya? 9 Apakah faktur penjualan: a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak? b. Bagian akuntansi cukup mengawasi urutan faktur? c. Bagian akuntansi memeriksa ketepatan:  Jumlah kuantitas yang dikirim?  Harga?  Perhitungan?  Syarat kredit?

Keterangan


48

Tabel 6. Internal Control Quesionnaries (lanjutan) No. Pernyataan YA TIDAK 10 Apakah faktur yang batal tersimpan untuk pemeriksaan? 11 Apakah fungsi penjualan terpisah dari: a. Bagian keuangan b. Bagian akuntansi c. Bagian penyimpanan 12 Apakah penjualan tersebut di bawah ini prosedurnya sama dengan penjualan kredit: a. Penjualan tunai b. Penjualan COD c. Penjualan kepada karyawan d. Penjualan barang B/S 13 Bila tidak, apakah prosedurnya cukup meyakinkan bahwa: a. Hasil penjualan benar diterima dengan baik? b. Dibukukan sebagaimana seharusnya? 14 Apakah nota kredit: a. Terkontrol dengan nomor urut tercetak? b. Diotorisasi orang tertentu? c. Blanko yang belum digunakan terkontrol dengan baik? 15 Apakah dibuat daftar formulirformulir Order penjualan, Delivery Order, faktur, dan nota kredit? 16 Bila ya, apakah dibina secara up to date?

Keterangan


49

Tabel 6. Internal Control Quesionnaries (lanjutan) No. Pernyataan YA TIDAK 17 Retur penjualan: a. Apakah harus mendapatkan persetujuan pejabat berwenang? b. Apakah dibuat berita acara penerimaan kembali barang? c. Apakah barang yang dikembalikan dibukukan dalam:  Kartu gudang?  Buku persediaan? d. Apakah bagian akuntansi mencocokkan nota kredit dengan berita acara penerimaan kembali barang? 18 Apakah prosedur penjualan tampak cukup efisien?

Keterangan

Sumber: Agoes (2012) Sesuai dengan hasil studi pendahuluan yang dilakukan oleh penulis, pernyataan nomer 7, 8, 9, 10, 12, 13, 14, dan 17 tidak akan digunakan atau dihapus dari program audit karena pernyataan ICQ tersebut tidak relevan pada Perusahaan E-commerce Jejualan Yogyakarta. Penyesuaian program audit terkait dengan pengendalian internal yang dilakukan perusahaan saat proses penjualan berlangsung. Penyesuaian program audit ini didasarkan pada hasil studi pendahuluan. Berikut ini merupakan penyesuaian untuk program audit: Tabel 7. Penyesuaian untuk Program Audit No. Pernyataan YA 1 Apakah perusahaan menanggapi order dari merchant dilaksanakan maksimal 24 jam setelah merchant melakukan order?

TIDAK

Keterangan


50

Tabel 7. Penyesuaian untuk Program Audit (lanjutan) No. Pernyataan YA TIDAK 2 Apakah ada pembagian tugas pada bagian penjualan (customer care)? 3

4

5

6

7

8

9

10 11

12

13

Apakah ada pembatasan akses terhadap sistem informasi penjualan? Apakah sistem informasi penjualan mudah untuk digunakan? Apakah pembagian jam kerja tidak mengakibatkan gangguan terhadap pelayanan kepada merchant? Apakah customer care selalu mengirimkan bukti penerimaan pembayaran kepada merchant yang melakukan pembayaran via bank, paypal, dll? Apakah customer care selalu membuat catatan/laporan setiap selesai melakukan update history note/matrix? Apakah perusahaan tetap melayani pembayaran tunai (bukan via bank,paypal, dll.)? Apakah ada bukti transaksi untuk transaksi tunai (bukan via bank,paypal, dll.)? Apakah ada bukti transaksi untuk transaksi via bank,paypal, dll.? Apakah semua customer care selalu melakukan update history note/matrix setelah melakukan kegiatan penjualan? Apakah semua customer care melakukan pengecekan secara langsung websitemerchant? Apakah ada pembatasan penggunaan rekening (bank, paypal, dll.) perusahaan?

Keterangan


51

Tabel 7. Penyesuaian untuk Program Audit (lanjutan) No. Pernyataan YA TIDAK 14 Apakah ada pembatasan akses untuk pengecekan kas masuk pada rekening (bank, paypal, dll.) perusahaan?

C.

Keterangan

Melaksanakan Audit 1.

Membandingkan kegiatan penjualan riil dengan SOP yang sudah ditetapkan Jejualan sudah menerapkan penggunaan SOP terkait dengan proses penjualan. Berikut ini adalah hasil perbandingan antara kejadian riil pada penjualan dengan SOP yang sudah ditetapkan. Checklist di bawah ini diisi sendiri oleh penulis berdasarkan kejadian sesungguhnya ketika penulis melakukan penelitian.

Tabel 8. Perbandingan Kegiatan Penjualan Riil dengan SOP yang Ditetapkan Periode Audit : Nama Perusahaan : Jejualan Yogyakarta September-Oktober 2016 Program yang Diaudit: Prosedur Penjualan No. 1

Pernyataan Menerima konfirmasi merchant

YA

TIDAK

Keterangan

dari

2

Melakukan cek pembayaran masuk di bank (internet banking)

3

Approve order merchant

4

Input data pembayaran di rekap pembayaran

5

Mengirim email konfirmasi perpanjangan ke merchant

Hanya orang tertentu yang bisa melakukan pengecekan.


52

Tabel 8. Perbandingan Kegiatan Penjualan Riil dengan SOP yang Ditetapkan (lanjutan) Nama Perusahaan : Jejualan Periode Audit : Yogyakarta September-Oktober 2016 Program yang Diaudit: Prosedur Penjualan No. 6

Pernyataan Mengirim email konfirmasi kepada merchant bahwa perpanjangan sudah diproses oleh Jejualan Diaudit oleh: Petrus Anang Setiawan

YA

TIDAK

Keterangan

Catatan:

Tanggal: 29 September 2016 Berdasarkan checklist prosedur penjualan, pelaksanaan SOP Penjualan semua dilaksanakansesuai dengan ketentuan yang ditetapkan perusahaan dibuktikan dengan tidak adanya jawaban TIDAK dari enam pernyataan yang ada. Pengecekan pembayaran pada rekening bank hanya dapat dilakukan oleh bagian keuangan, manajer SDM, supervisor, dan dua orang customer care di bagian chatting. Rekap pembayaran dibuat dalam program Excel yang bisa diakses oleh customer care bagian after sales, supervisor, manajer SDM, dan bagian keuangan.


53

Tabel 9. Perbandingan Kegiatan DitetapkanTahap Before sales Nama Perusahaan : Jejualan Yogyakarta

Follow-up

Riil

dengan

SOP

yang

Periode Audit : September-Oktober 2016

Program yang Diaudit: Follow-up Before sales No. Pernyataan 1. Step A (satu hari setelah daftar): a. Menanyakan apakah merchant sudah menerima

YA

TIDAK

login admin atau belum?

b. Apakah ada kendala awal untuk cara penggunaan adminya? c. Menginfokan untuk mengikuti 5 langkah awal yang sudah di sediakan d. Menginfokan masa trial adalah 15 hari dan akan berakhir pada tanggal yang sudah ditentukan

Keterangan: Menghubungi merchant dengan telepon. Kendala yang dihadapi adalah nomor telepon yang didaftarkan tidak sesuai. Apabila tidak bisa menggunakan telepon akan dikirim pesan via sms/email. 2. Step B (7 hari setelah daftar): a. Menanyakan apakah ada kendala dalam masa

b. c.

d. e.

trial dan dalam penggunaan website jejualan.com terutama penggunaan admin panelnya Memberikan solusi kepada merchant terkait kendala yang di hadapi Apabila ada kesulitan teknis dan cs tidak dapat menyelesaikan maka akan mengkonfirmasi kembali Mengisi eskalasi apabila ada kendala terkait teknis Menginformasikan apabila akan perpanjang max sebelum masa expired akan di berikan harga promo

Keterangan: Tidak melakukan pernyataan C dan D karena merchant tidak memiliki kendala teknis pada toko onlinenya. Kendala teknis ini berupa kesalahan sistem pada tampilan toko online maupun ada kerusakan atas panel admin milik merchant (tekait pemrograman).


54

Tabel 9. Perbandingan Kegiatan Follow-up Riil dengan SOP yang DitetapkanTahap Before sales(lanjutan) Periode Audit : Nama Perusahaan : Jejualan Yogyakarta September-Oktober 2016 Program yang Diaudit: Follow-up Before sales No. Pernyataan YA TIDAK 3. Step C (14 hari setelah daftar): a. Menanyakan apakah ada kendala yang di hadapi dalam pemakaian web jejualan.com b. Menayakan apakah ada kendala dalam penggunaan admin panelnya c. Menanyakan perkembangan online shop dan berusaha membantu dengan memberikan solusi (penggunaan diskon,newletter,social media, dll.) d. Menginfokan fitur2 pendukung yang bisa di gunakan untuk lebih memicu penjualan di online shopnya (fitur newsletter, promosi) e. Menginfokan masa expired dan menginfokan cara apabila akan melakukan perpanjangan

Keterangan: Step C dilakukan lebih cepat. Seharusnya dilaksanakan sehari sebelum expired tetapi dilaksanakan tiga hari sebelum expired karena jumlah merchant yang banyak. Diaudit oleh: Catatan: Kegiatan penjualan Before sales tidak Petrus Anang Setiawan bisa semua dilaksanakan mengingat merchant yang belum memenuhi kriteria. Step C dilakukan lebih cepat dari ketentuan. Tanggal: 29 September 2016 Berdasarkan hasil checklist, proses before salesada yang tidak dapat dilaksanakan karena tidak memenuhi kondisi untuk melakukan proses SOP tersebut. Step C yang dilakukan lebih cepat dari ketentuan memang tidak bersifat fatal. Tidak dilaksanakannya Step B pernyataan c dan pernyataan d dikarenakan merchant tidak mengalami kesulitan terkait dengan teknis (yang terkait dengan pemrograman). Kendala yang biasa dihadapi adalah Admin/Customer Care terkadang susah untuk menghubungi merchant via telepon. Untuk tetap


55

dapat melaksanakan proses penjualan, Admin/Customer Care akan menghubungi merchantmelalui sms. Jika nomor yang dihubungi tidak aktif maka Admin/Customer Care akan menghubungi merchant via email yang didaftarkan oleh merchant. Setiap kali melakukan kegiatan penjualan, customer care selalu membuat laporan harian berdasarkan hasil dari pelayanan kepada merchant. Laporan tersebut dibuat di dalam komputer yang nantinya tersimpan dan dapat diakses oleh supervisor dan manajer bagian sumber daya manusia. Prosedur penjualan before sales yang dilakukan oleh merchant sudah sesuai dengan yang telah ditetapkan perusahaan. Tabel 10. Perbandingan Kegiatan Penjualan Riil dengan SOP yang Ditetapkan Tahap After sales Periode Audit : Nama Perusahaan : Jejualan Yogyakarta September-Oktober 2016 Program yang Diaudit: Follow-up After sales No. 1.

Pernyataan YA TIDAK Step E (setelah perpanjangan): a. Menanyakan apakah ada kendala setelah perpanjangan b. Menanyakan apakah ada kendala mengenai nama domain c. Memastikan sudah mulai setting konten utama (step 1 sd step 5) d. Memandu melalui sms atau email jika diperlukan Keterangan: Menghubungi merchant dengan telepon. Apabila tidak bisa menggunakan telepon akan dikirim pesan via sms/email. Pernyataan d tidak dilaksanakan karena merchant belum membutuhkan bantuan.


56

Tabel 10. Perbandingan Kegiatan Penjualan Riil dengan SOP yang Ditetapkan Tahap After sales (lanjutan) Periode Audit : Nama Perusahaan : Jejualan Yogyakarta September-Oktober 2016 Program yang Diaudit: Follow-up After sales No. 2.

Pernyataan Step F (30 hari setelah perpanjangan): a. Menanyakan apakah ada kendala (teknis) b. Memastikan / cek setting konten utama (step 1 sd step 5) c. Menanyakan setting SEO d. Menanyakan promo yang sudah dilakukan merchant e.

YA

TIDAK

Bantu promo jika konten sudah lengkap

Memandu melalui sms atau email jika diperlukan Keterangan: Pernyataan d tidak dilaksanakan. Pernyataan e tidak dilaksanakan karena konten di websitemerchant belum lengkap. Pernyataan f tidak dilaksanakan karena merchant belum membutuhkan bantuan. 3. Step G (3 bulan setelah perpanjangan): a. Menanyakan apakah ada kendala f.

Memastikan / cek setting konten utama (step 1 sd step 5) c. Menanyakan setting SEO dan sosmed dan penjualan d. Menanyakan promo yang sudah dilakukan merchant e. Bantu promo jika konten sudah lengkap b.

Memandu melalui sms atau email jika diperlukan Keterangan: Pernyataan d tidak dilaksanakan. Pernyataan e tidak dilaksanakan karena konten belum lengkap. Pernyataan f tidak dilaksanakan karena merchant belum membutuhkan bantuan. f.


57

Tabel 10. Perbandingan Kegiatan Penjualan Riil dengan SOP yang Ditetapkan Tahap After sales (lanjutan) Periode Audit : Nama Perusahaan : Jejualan Yogyakarta September-Oktober 2016 Program yang Diaudit: Follow-up After sales No. 4.

Pernyataan Step H (9 bulan setelah perpanjangan): a. Menanyakan apakah ada kendala teknis

YA

TIDAK

Menginformasikan masa expired website c. Menanyakan apakah perpanjangan dan memberitahukan akan ada konfirmasi lagi sebelum masa expired (1 sd 7 hr sebelum expired) Keterangan: b.

5.

Step H-1 (1-7 hari sebelum masa berlaku habis): a. Menginformasikan masa expired website

Membantu order perpanjangan jika diperlukan Keterangan: Tidak melakukan bagian b karena merchant melakukan order secara mandiri. b.

Diaudit oleh: Petrus Anang Setiawan

Tanggal: 29 September 2016

Catatan: Jawaban TIDAK pada checklist pelaksanaan SOP After sales karena mercchant belum memenuhi kriteria yang ditentukan oleh Jejualan.

Hasil checklist menunjukkan 13 jawaban YA dan 8 jawaban TIDAK. Tidak dilaksanakannya SOP dikarenakan merchant belum memenuhi syarat untuk dilaksanakannya SOP sehingga customer care memang tidak bisa melaksanakan SOP tersebut. Sebagai contoh, customer care tidak bisa membantu merchant untuk promo karena syarat kelengkapan konten toko online milik merchant belum terpenuhi. Namun masih ada bagian dari SOP yang tidak dijalankan sesuai dengan ketentuan yaitu customer care tidak


58

menanyakan apa saja promo yang sudah dilakukan merchant. Hal ini dikhawatirkan dapat mengurangi kualitas dari pelayanan Jejualan kepada para merchant. Pada proses after sales, terkadang Jejualan masih memiliki kendala untuk menghubungi merchant. Customer care tidak bisa sewaktu-waktu melaksanakan prosedur yang ada kepada merchant sehingga tindakan yang sama pada proses before sales juga akan dilakukan. Customer care akan mengirim sms atau email kepada merchant untuk tetap melaksanakan prosedur yang ada di dalam proses after sales. Berdasarkan hasil checklist dari proses before sales dan after sales, dapat disimpulkan bahwa kegiatan penjualan yang dilakukan oleh Jejualan sudah dilaksanakan dengan baik dan sesuai prosedur. 2.

Melakukan audit operasional pada fungsi penjualan Tabel di bawah ini merupakan hasil checklist dari program audit pada fungsi penjualan Jejualan yang disusun berdasar acuan dan hasil dari studi pendahuluan. Checklistberikut ini diisi penulis berdasarkan hasil audit yang dilaksanakan oleh penulis.

Tabel 11. Program Audit Fungsi Penjualan Nama Perusahaan : Jejualan Yogyakarta


Program yang Diaudit: Fungsi Penjualan No. Pernyataan YA 1 Apakah perusahaan menggunakan daftar harga?

TIDAK

Keterangan Tersedia di website Jejualan


59

Tabel 11. Program Audit Fungsi Penjualan (lanjutan) Periode Audit : Nama Perusahaan : Jejualan Yogyakarta September-Oktober 2016 Program yang Diaudit: Fungsi Penjualan No. Pernyataan YA TIDAK Keterangan 2 Apakah penyimpangan dari daftar Sudah tersedia harga disetujui oleh pejabat daftar harga khusus perusahaan yang berwenang? untuk penyimpangan di luar paket produk yang ditentukan dalam rapat kerja. 3 Apakah perusahaan mempunyai Hanya potongan pedoman pemberian potongan pembayaran yang tertulis? menggunakan paypal/kartu kredit saja yang tertulis. 4 Apakah untuk setiap penjualan Mengisi permintaan diminta surat pesanan dari pesanan melalui pembeli? website/panel merchant. 5 Apakah pesanan pembelian dari Semua harga langganan harus disetujui oleh merujuk pada daftar pejabat perusahaan yang harga yang sudah berwenang mengenai harga? ditentukan. 6 Apakah digunakan formulir Diurutkan berdasar penjualan yang diurutkan tanggal daftar/bayar. berdasarkan nomor? 7 Apakah fungsi penjualan terpisah dari: a. Bagian keuangan b. Bagian akuntansi 8

9 10

c. Bagian penyimpanan Apakah dibuat daftar formulirformulir Order penjualan, Delivery Order, faktur, dan nota kredit? Bila ya, apakah dibina secara up to date? Apakah prosedur penjualan tampak cukup efisien?

Daftar otomatis dibuat ke dalam sistem.


60

Tabel 11. Program Audit Fungsi Penjualan (lanjutan) Nama Perusahaan : Jejualan Yogyakarta


Program yang Diaudit: Fungsi Penjualan No. 11

Pernyataan Apakah perusahaan menanggapi order dari merchant dilaksanakan maksimal 24 jam setelah merchant melakukan order?

12

Apakah ada pembagian tugas pada bagian penjualan (customer care)?

13

Apakah ada pembatasan akses terhadap sistem informasi penjualan?

14

Apakah sistem informasi penjualan mudah untuk digunakan?

15

Apakah pembagian jam kerja tidak mengakibatkan gangguan terhadap pelayanan kepada merchant? Apakah customer care selalu mengirimkan bukti penerimaan pembayaran kepada merchant yang melakukan pembayaran via bank, paypal, dll?

16

17

Apakah customer care selalu membuat catatan/laporan setiap selesai melakukan update history note/matrix?

YA

TIDAK

Keterangan

Masing-masing Customer Care memiliki login sesuai wewenang. Tim before sales menggunakan sistem informasi secara otomatis. Tim after sales menggunakan matrix penjualan dengan program microsoft excel (manual).

Konfirmasi email. Hanya akan membuat invoice sesuai dengan permintaan merchant


61

Tabel 11. Program Audit Fungsi Penjualan (lanjutan) Periode Audit : Nama Perusahaan : Jejualan Yogyakarta September-Oktober 2016 Program yang Diaudit: Fungsi Penjualan No. Pernyataan YA TIDAK Keterangan 18 Apakah perusahaan tetap Uang akan disimpan melayani pembayaran tunai Supervisor di dalam (bukan via bank,paypal, dll.)? cash box dan akan diserahkan kepada bagian keuangan setiap akhir bulan. 19 Apakah ada bukti transaksi untuk transaksi tunai (bukan via bank,paypal, dll.)? 20 Apakah ada bukti transaksi untuk Hanya berupa transaksi via bank,paypal, dll.? konfirmasi email bahwa pembayaran telah diterima. 21 Apakah semua customer care selalu melakukan update history note/matrix setelah melakukan kegiatan penjualan? 22 Apakah semua customer care melakukan pengecekan secara langsung websitemerchant? 23 Apakah ada pembatasan Hanya bagian penggunaan rekening (bank, keuangan paypal, dll.) perusahaan? 24 Apakah ada pembatasan akses Supervisor dan untuk pengecekan kas masuk pada customer care rekening (bank, paypal, dll.) bagian chat perusahaan? Diaudit oleh: Catatan: Petrus Anang Setiawan Transaksi tunai dan transaksi via transfer tidak diperlakukan sama. Bukti transaksi hanya untuk pembayaran tunai. Tanggal: 4 Oktober 2016 Perusahaan telah memiliki pengendalian internal yang cukup baik terkait dengan fungsi penjualan. Pengendalian internal tersebut membantu perusahaan untuk mengurangi kecurangan yang bisa terjadi baik untuk


62

perusahaan maupun pelanggan. Upaya untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kecurangan pada perusahaan dibuktikan dengan adanya pemisahan tugas untuk bagian penjualan dengan bagian yang lain. Bagian penjualan di Jejualan menjadi wewenang bagian customer care. Di dalam bagian customer care sendiri pun masih ada pemisahan tugas untuk proses before sales, after sales, dan full service. Bagian customer care untuk tugas chatting dan telepon juga terpisah. Selain pemisahan tugas, perusahaan juga mendokumentasikan kegiatan penjualan dengan membuat daftar transaksi yang terjadi. Daftar tersebut meliputi daftar pendaftar pada proses before sales hingga daftar merchant yang telah melakukan perpanjangan. Proses pembayaran umumnya dilakukan dengan metode transfer bank, paypal, kartu kredit, veritrans, doku, Mandiri klikpay, dan BRI epay namun

perusahaan

tidak

menutup

kemungkinan

untuk

melayani

pembayaran tunai yang dilakukan di kantor Jejualan. Perusahaan akan membuatakan bukti transaksi pembayaran tunai. Rangkap pertama diserahkan kepada merchant dan rangkap kedua akan disimpan kemudian direkap dan diserahkan ke bagian keuangan setiap akhir bulan. Usaha untuk melaksanakan pelayanan yang maksimal kepada merchant juga dilakukan dengan baik oleh perusahaan. Jejualan menerapkan daftar harga yang dapat diakses oleh merchant sehingga merchant dapat memilih dan mengetahui harga setiap paket yang ditawarkan perusahaan. Tak hanya itu, adanya layanan chatting dapat membantu perusahaan mewujudkan pelayanan maksimal dengan cepat. Follow up untuk order


63

merchant juga ditanggapi maksimal 24 jam setelah merchant melakukan pemesanan. Namun

perusahaan

belum

menetapkan

pedoman

pemberian

potongan harga tertulis secara menyeluruh. Potongan harga yang tertulis hanya untuk pembayaran dengan kartu kredit dan paypal saja. Potongan harga yang lain diberikan langsung oleh customer care maksimal 20% dan tidak ada pembatasan untuk jumlah atau kuantitas merchant yang layak mendapatkan promo atau potongan harga. Selain permasalahn dalam pemberian promo atau potongan harga, perusahaan juga tidak memiliki bukti transaksi atas pembayaran via transfer. Konfirmasi penerimaan pembayaran hanya berupa email dan gambar yang diambil langsung dari internet banking rekening perusahaan. D.

Melaporkan Temuan dalam Bentuk Laporan Audit Audit operasional bertujuan untuk membantu perusahaan menemukan kelemahan atau kekurangan yang terjadi atas pengelolaan berbagai aktivitas yang dimiliki perusahaan. Laporan ini akan menyajikan hasil temuan yang didapat oleh peneliti selama melakukan penelitian. Berikut akan disajikan laporan hasil audit operasional pada fungsi penjualan Jejualan:

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 64

LAPORAN AUDIT OPERASIONAL FUNGSI PENJUALAN

Yogyakarta, 14November 2016 Perihal : Laporan Hasil Audit Operasional Kepada Yth. Pimpinan Jejualan Di Yogyakarta Saya telah melakukan audit atas fungsi penjualan pada Jejualan Yogyakarta untuk periode September-Oktober 2016. Audit operasional tidak dimaksudkan untuk memberi pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karena itu saya tidak akan memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit operasional yang saya lakukan hanya mencakup fungsi penjualan yang terjadi pada Perusahaan Jejualan Yogyakarta. Audit ini dimaksudkan untuk menilai efektivitas pada fungsi penjualan yang dilakukan dan akan memberikan saran perbaikan atas kelemahan prosedur yang ditemukan selama masa audit. Melalui audit ini juga diharapkan perusahaan dapat mewujudkan perbaikan atas kekurangan yang telah ditemukan untuk dapat meningkatkan efektivitas pada fungsi penjualan yang dimiliki perusahaan. Sesuai hasil audit, aktivitas pada fungsi penjualan sudah dilaksanakan dengan efektif namun dalam pelaksanaanya masih terdapat kekurangan yang terjadi dan berpotensi menimbulkan kerugian dan penurunan kualitas pelayanan. Hasil meliputi: Bab I Bab II Bab III Bab IV

audit terperinci akan saya sajikan dalam bentuk laporan audit yang : Informasi Latar Belakang : Ruang Lingkup Audit : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit : Rekomendasi

Dalam melaksanakan audit saya telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan kerjasama dari berbagai pihak baik pimpinan maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu saya mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang telah terjalin dengan baik. Menyetujui,

Hormat saya,

Auditee



65


Bab I Informasi Latar Belakang Jejualan Yogyakarta yang merupakan anak perusahaan PT. JC Indonesia (selanjutnya disebut “perusahaan”) merupakan kantor pusat yang berlokasi di Jalan Perintis Kemerdekaan 33 Yogyakarta. Kantor cabang Jejualan berlokasi di Jakarta dan Semarang. Perusahaan ini didirikan oleh sdr. Ogi Sigit Pornawan yang dibantu oleh beberapa Co-Founder yang sebelumnya bekerja untuk PT. JC Indonesia. Perusahaan ini didirikan sekitar September 2013. Tujuan perusahaan adalah untuk memberikan jasa pembuatan toko online instan dengan didukung pelayanan yang maksimal. Pelayanan maksimal tersebut diharapkan dapat membantu pemilik toko agar tidak merasa kesulitan untuk menembus pasar online yang dapat menunjang perluasan usaha. Secara keseluruhan produk yang ditawarkan dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu: 1. Jasa pembuatan toko online instan 2. Jasa manajemen toko online Tujuan audit operasional fungsi penjualan adalah untuk: 1. Menilai kesesuaian pelaksanaan atas ketentuan yang telah menjadi standar dalam pelaksanaan kegiatan penjualan (efektivitas). 2. Menilai dan memberikan saran atas kelemahan atau kekurangan yang terjadi dalam pelaksanaan kegiatan penjualan.


66


Bab II Ruang Lingkup Audit Sesuai dengan rumusan masalah dalam penelitian yang saya laksanakan, audit yang dilaksanakan hanya meliputi fungsi penjualan pada periode September hingga Oktober 2016. Audit operasional mencakup kesesuaian pelaksanaan SOP sebagai standar yang sudah ditetapkan perusahaan dan pengendalian internal atas pelaksanaan aktivitas pada fungsi penjualan pada perusahaan.


67


Bab III Kesimpulan Audit Berdasarkan temuan (bukti) yang saya peroleh selama pelaksanaan audit, saya dapat menyimpulkan sebagai berikut: Kondisi: 1. Prosedur penjualan yang diterapkan perusahaan berupa SOP before sales dan SOP after sales. ketentuan yang dilanggar adalah sebagai berikut: a. Step C (14 hari setelah daftar) dilaksanakan tiga hari lebih cepat dari ketentuan. b. Step F (30 hari setelah perpanjangan) ketentuan d. menanyakan promo yang sudah dilakukan merchant, tidak dilakukan oleh customer care. c. Step G (3 bulan setelah perpanjangan) ketentuan d. menanyakan promo yang sudah dilakukan merchant, tidak dilakukan oleh customer care 2. Karyawan customer care sendiri yang memberikan potongan harga atau promo kepada merchant. 3. Invoice/nota untuk pembayaran via bank, paypal, dll. hanya dibuat ketika merchant memintadan bukan sebagai bukti tansaksi yang sah dari perusahaan. Bukti penerimaan pembayaran hanya berupa email konfirmasi. Kriteria: 1. Terdapat prosedur follow-up kepada merchant baik yang masih dalam masa free trial maupun berbayar untuk dapat diterapkan oleh bagian penjualan. 2. Menanggapi permintaan atau order merchant dalam kurun waktu maksimal 24 jam setelah merchant melakukan order. 3. Tujuan didirikannya perusahaan untuk memberikan pelayanan yang maksimal agar dapat membantu merchant menembus pasar online dan menunjang perluasan usaha sebagai jaminan kualitas perusahaan. 4. Hanya karyawan yang memiliki wewenang yang dapat login ke dalam sistem informasi penjualan dan login ke akun rekening bank, paypal, dll.


68

Penyebab: 1. Merchant yang harus difollow-up untuk Step C cukup banyak sehingga customer care mengantisipasi dengan melakukan follow-up lebih cepat tiga hari. 2. Tidak ada pedoman tertulis tentang kriteria pemberian potongan harga atau promo kepada merchant. 3. Belum ada kebijakan atau peraturan mengenai pemberian bukti transaksi berupa invoice. Akibat: 1. Prosedur follow-up yang ditetapkan perusahaan berupa SOP before sales dan SOP after sales tidak dilaksanakan dengan maksimal sehingga menimbulkan potensi penurunan kualitas pelayanan kepada merchant. 2. Adanya potensi ketidakprofesionalan yang dilakukan customer care saat memberikan potongan harga atau promo.Ada potensi menimbulkan ketidakmerataan pelayanan ketika tidak ada pembatasan atau kriteria dalam memberikan potongan harga atau promo. 3. Merchant tidak memiliki bukti pembayaran yang sah dari perusahaan.Akibat lain yang dapat muncul karena tidak adanya bukti transaksi pembayaran dengan metode transfer adalah bagian keuangan tidak memiliki cukup bukti yang akurat terkait transaksi penjualan dan tidak bisa mencocokkan penerimaan via bank dengan transaksi penjualan yang terjadi. Pejabat yang bertanggung jawab: Manajer SDM dan Supervisor.


69


Bab IV Rekomendasi

Atas keseluruhan kelemahan dan kekurangan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan dan kekurangan tersebut. Rekomendasi: 1. Perusahaan seharusnya melakukan aktivitas follow-up sesuai dengan ketentuan SOP atau jika tidak memungkinkan untuk tetap melaksanakannya sesuai dengan ketentuan, perusahaan sebaiknya melakukan evaluasi terhadap SOP before sales. Evaluasi perlu dilakukan karena SOP difungsikan sebagai aturan dan pada prakteknya peraturan itu justru dilanggar. Pelanggaran tersebut terjadi karena jumlah merchant yang harus dilayani pada tahap Step C overload dan membuat customer care melaksanakan follow-up Step C lebih cepat tiga hari dari ketentuan. Pada pelaksanaan SOP after sales juga dilanggar dengan tidak dilaksanakannya Step F dan Step G. Perusahaan seharusnya memberikan teguran tegas kepada customer care yang tidak melaksanakan prosedur sesuai ketentuan. Untuk mengantisipasi kembali terjadinya kelalaian dalam pelaksanaan prosedur, perusahaan sebaiknhya memberikan daftar SOP kepada setiap customer care agar setiap tahap dalam SOP benar-benar dilaksanakan dan tidak ada yang terlewatkan oleh customer care sehingga tujuan perusahaan yang ingin memberikan pelayanan yang maksimal tercapai. 2. Perusahaan seharusnyanya membuat kebijakan atau daftar kriteria untuk merchant yang layak mendapatkan potongan harga atau promo. Hal tersebut untuk mengurangi potensi ketidakprofesionalan yang dapat terjadi pada customer care. 3. Perusahaan seharusnya mengeluarkan kebijakan tentang pembuatan bukti transaksi yang sah (invoice) secara menyeluruh kepada merchant bukan hanya kepada merchant yang meminta saja. Invoice dikirim bersamaan dengan email konfirmasi penerimaan pembayaran sehingga merchant dan bagian keuangan memiliki cukup bukti yang akurat. Keputusan untuk melakukan perbaikan seperti yang diuraikan di atas sepenuhnya menjadi wewenang perusahaan tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki terutama untuk rekomendasi ketiga dan kedua, saya mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada fungsi penjualan perusahaan yang akan terjadi di masa yang akan datang.


BAB VI PENUTUP

A.

Kesimpulan Berdasarkan audit operasional yang dilakukan pada fungsi penjualan di Perusahaan E-commerceJejualan Yogyakarta, penulis menarik kesimpulan bahwa pelaksanaan fungsi penjualan sudah berjalan dengan cukup efektif karena hampir semua aktivitas pada fungsi penjualan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan namun masih ada beberapa kelemahan yang dimiliki perusahaan. Kelemahan itu berupa tidak terlaksananya beberapa prosedur sesuai dengan ketentuan, tidak adanya pedoman kriteria pemberian promo atau potongan harga kepada merchant, dan tidak ada bukti transaksi untuk pembayaran via transfer bank, paypal, kartu kredit, veritrans, doku, Mandiri klikpay, dan BRIepay. Kelemahan-kelamahan tersebut dikhawatirkan dapat menimbulkan kerugian pada perusahaan dan mengganggu kualitas pelayanan perusahaan

terhadap

merchantyang

mengakibatkan

citra

perusahaan

perusahaan menjadi kurang baik di mata konsumen. B.

Keterbatasan Penelitian Dalam pelaksanaannya, penelitian ini masih memiliki keterbatasan yaitu penelitian ini masih terbatas pada pengukuran efektivitas pada fungsi penjualan dan belum mencakup pengukuran efisiensi dan ekonomisasi.

70


71

C.

Saran Berikut ini merupakan saran yang dapat diberikan penulis untuk perusahaan maupun penelitian selanjutnya: 1.

Perusahaan E-commerce Jejualan Yogyakarta diharapkan: a. Memiliki departemen atau divisi khusus yang berkaitan dengan fungsi audit agar tetap dapat melakukan evaluasi dan perbaikan untuk masa yang akan datang. b. Melaksanakan segala bentuk kegiatan penjualan berdasarkan standar yang sudah ditetapkan, membuat pedoman untuk kriteria merchant yang layak mendapatkan potongan harga, dan memastikan bahwa bukti transaksi yang sah (invoice) sudah dibuat untuk seluruh merchant.

2.

Penelitian

selanjutnya

diharapkan

tidak

hanya

mengukur

efektivitas pada fungsi penjualan tetapi juga mengukur efisiensi dan juga ekonomisasi.


72

DAFTAR PUSTAKA Agoes, Sukrisno. 2012. Auditing: Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan oleh Akuntan Publik. Salemba Empat, Jakarta. Arikunto, Suharsimi. 2006. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. PT Rineka Cipta, Jakarta. Bayangkara, IBK. 2008. Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi. Salemba Empat, Jakarta. Boynton, William C., Raymond N. Johnson dan Walter G. Kell. 2002. Modern Auditing. Edisi Ketujuh. Penerbit Erlangga, Jakarta. Diana dan Lilis Setiawati. 2011. Sistem Informasi Akuntansi: perancangan, proses, dan penerapan. Penerbit Andi, Yogyakarta. Jusup, Al. Haryono. 2010. Auditing (Pengauditan). Buku I. Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta. Kumaat, Valery G. 2010. Internal Audit. Penerbit Erlangga, Jakarta. Laudron, Kenneth C. dan Carol Guercio Traver. 2004. E-commerce: business, technology, society. Second Edition. Pearson Addison Wesley: United States of America. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Salemba Empat, Jakarta. Noviyanti, Sri. 2016. Potensi E-Commerce Rp 180 T, Aplikasi Jadi Tantangannya. Kompas. http://tekno.kompas.com/read/2016/01/13/09410077/Potensi.ECommerce.Rp.180.T.Aplikasi.Jadi.Tantangannya. Diakses tanggal 2 November 2016. Panduan Penulisan Skripsi Program Studi Akuntansi. 2010. Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta. Sekaran, Uma. 2006. Research Methods for Business: Metodologi Penelitian untuk Bisnis. Salemba Empat, Jakarta. Tuanakotta, Theodorus M. 2015. Audit Kontemporer. Salemba Empat, Jakarta. Turban, E. et. al. 2012. Electronic Commerce 7th edition. United State: Pearson.


73

Lampiran 1 Program Audit Prosedur Penjualan Nama Perusahaan :

Periode Audit :

Program yang Diaudit: Prosedur Penjualan No. 1

Pernyataan Menerima konfirmasi merchant

YA TIDAK dari

2

Melakukan cek pembayaran masuk di bank (internet banking)

3

Approve order merchant

4

Input data pembayaran di rekap pembayaran

5

6

Mengirim email konfirmasi perpanjangan ke merchant Mengirim email konfirmasi kepada merchant bahwa perpanjangan sudah diproses oleh Jejualan Diaudit oleh:

Tanggal: ....

Catatan:

Keterangan


74

Lampiran 2 Program Audit Follow-up Before Sales Nama Perusahaan :

Periode Audit :

Program yang Diaudit: Follow-up Before sales No. Pernyataan 1. Step A (satu hari setelah daftar): a. Menanyakan apakah merchant sudah menerima login admin atau belum? b. Apakah ada kendala awal untuk cara penggunaan adminya? c. Menginfokan untuk mengikuti 5 langkah awal yang sudah di sediakan d. Menginfokan masa trial adalah 15 hari dan akan berakhir pada tanggal yang sudah ditentukan

Keterangan: 2.

Step B (7 hari setelah daftar): a. Menanyakan apakah ada kendala dalam masa

b. c.

d. e.

trial dan dalam penggunaan website jejualan.com terutama penggunaan admin panelnya Memberikan solusi kepada merchant terkait kendala yang di hadapi Apabila ada kesulitan teknis dan cs tidak dapat menyelesaikan maka akan mengkonfirmasi kembali Mengisi eskalasi apabila ada kendala terkait teknis Menginformasikan apabila akan perpanjang max sebelum masa expired akan di berikan harga promo

Keterangan:

YA

TIDAK


75

Lanjutan Lampiran 2 Nama Perusahaan : Periode Audit : Program yang Diaudit: Follow-up Before sales No. Pernyataan 3. Step C (14 hari setelah daftar): a. Menanyakan apakah ada kendala yang di b. c.

d.

e.

hadapi dalam pemakaian web jejualan.com Menayakan apakah ada kendala dalam penggunaan admin panelnya Menanyakan perkembangan online shop dan berusaha membantu dengan memberikan solusi (penggunaan diskon,newletter,social media, dll.) Menginfokan fitur2 pendukung yang bisa di gunakan untuk lebih memicu penjualan di online shopnya (fitur newsletter, promosi) Menginfokan masa expired dan menginfokan cara apabila akan melakukan perpanjangan

Keterangan: Diaudit oleh: Tanggal: ....

Catatan:

YA

TIDAK


76

Lampiran 3 Program Audit Follow-up After Sales Nama Perusahaan :

Periode Audit :

Program yang Diaudit: Follow-up After sales No. 1.

Pernyataan Step E (setelah perpanjangan): a. Menanyakan apakah ada kendala setelah perpanjangan b. menanyakan apakah ada kendala mengenai nama domain c. memastikan sudah mulai setting konten utama (step 1 sd step 5) d. memandu melalui sms atau email jika diperlukan Keterangan:

YA

TIDAK

No. 2.

YA

TIDAK

Pernyataan Step F (30 hari setelah perpanjangan): a. Menanyakan apakah ada kendala (teknis) b. memastikan / cek setting konten utama (step 1 sd step 5) c. Menanyakan setting SEO d. menanyakan promo yang sudah dilakukan merchant e. Bantu promo jika konten sudah lengkap f. memandu melalui sms atau email jika diperlukan Keterangan: 3.

Step G (3 bulan setelah perpanjangan): a. Menanyakan apakah ada kendala b. memastikan / cek setting konten utama (step 1 sd step 5) c. Menanyakan setting SEO dan sosmed dan penjualan d. menanyakan promo yang sudah dilakukan merchant e. Bantu promo jika konten sudah lengkap f. memandu melalui sms atau email jika diperlukan Keterangan:


77

Lanjutan Lampiran 3 Nama Perusahaan :

Periode Audit :

Program yang Diaudit: Follow-up After sales No. 4.

Pernyataan Step H (9 bulan setelah perpanjangan): a. Menanyakan apakah ada kendala teknis b. Menginformasikan masa expired website c. Menanyakan apakah perpanjangan dan memberitahukan akan ada konfirmasi lagi sebelum masa expired (1 sd 7 hr sebelum expired) Keterangan:

YA

5.

Step H-1 (1-7 hari sebelum masa berlaku habis): a. Menginformasikan masa expired website b. Membantu order perpanjangan jika diperlukan Keterangan: Diaudit oleh:

Tanggal: ....

Catatan:

TIDAK


78

Lampiran 4 Program Audit Fungsi Penjualan Nama Perusahaan : Periode Audit : Program yang Diaudit: Fungsi Penjualan No. Pertanyaan YA TIDAK 1 Apakah perusahaan menggunakan daftar harga? 2 Apakah penyimpangan dari daftar harga disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang? 3 Apakah perusahaan mempunyai pedoman pemberian potongan yang tertulis? 4 Apakah untuk setiap penjualan diminta surat pesanan dari pembeli? 5 Apakah pesanan pembelian dari langganan harus disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang mengenai harga? 6 Apakah digunakan formulir penjualan yang diurutkan berdasarkan nomor? 7 Apakah fungsi penjualan terpisah dari: d. Bagian keuangan e. Bagian akuntansi f. Bagian penyimpanan 8 Apakah dibuat daftar formulirformulir Order penjualan, Delivery Order, faktur, dan nota kredit? 9 Bila ya, apakah dibina secara up to date? 10 Apakah prosedur penjualan tampak cukup efisien? 11

Apakah perusahaan menanggapi order dari merchant dilaksanakan maksimal 24 jam setelah merchant melakukan order?

12

Apakah ada pembagian tugas pada bagian penjualan (customer care)?

Keterangan


79

Lanjutan Lampiran 4 Nama Perusahaan : Program yang Diaudit: Fungsi Penjualan No. Pertanyaan 13 Apakah ada pembatasan akses terhadap sistem informasi penjualan? 14 Apakah sistem informasi penjualan mudah untuk digunakan? 15 Apakah pembagian jam kerja tidak mengakibatkan gangguan terhadap pelayanan kepada merchant? 16 Apakah customer care selalu mengirimkan bukti penerimaan pembayaran kepada merchant yang melakukan pembayaran via bank, paypal, dll? 17 Apakah customer care selalu membuat catatan/laporan setiap selesai melakukan update history note/matrix? 18 Apakah perusahaan tetap melayani pembayaran tunai (bukan via bank,paypal, dll.)? 19 Apakah ada bukti transaksi untuk transaksi tunai (bukan via bank,paypal, dll.)? 20 Apakah ada bukti transaksi untuk transaksi via bank,paypal, dll.? 21 Apakah semua customer care selalu melakukan update history note/matrix setelah melakukan kegiatan penjualan? 22 Apakah semua customer care melakukan pengecekan secara langsung websitemerchant? 23 Apakah ada pembatasan penggunaan rekening (bank, paypal, dll.) perusahaan?

Periode Audit : YA

TIDAK

Keterangan


80

Lanjutan Lampiran 4 Nama Perusahaan : Periode Audit : Program yang Diaudit: Fungsi Penjualan No. Pertanyaan YA TIDAK 24 Apakah ada pembatasan akses untuk pengecekan kas masuk pada rekening (bank, paypal, dll.) perusahaan? Diaudit oleh: Catatan:

Tanggal: ....

Keterangan

AUDIT OPERASIONAL PADA FUNGSI PENJUALAN PERUSAHAAN E-COMMERCE Studi Kasus di Perusahaan E-Commerce Jejualan Yogyakarta SKRIPSI

Recommend Documents