Artikelen m.b.t. toepassing DigiInkoop bij aanbestedingen en inkoopcontracten

Aan: Portfoliomanagers, categoriemanagers, inkoop- & contractmanagers en inkopers bij de Rijksdienst

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties Directie OBR/FHIR E.J. Tierlier 06 22 479 475

28 juni 2013

Werkinstructie ‘Artikelen m.b.t. toepassing DigiInkoop bij aanbestedingen en inkoopcontracten’ [update]

v2.3

De weblinks en achterliggende documenten zijn actueel op het moment van schrijven. Zie www.Logius.nl voor updates van documenten.

INLEIDING Principes DigiInkoop De rijksdienst gaat over op verdere professionalisering van de facilitaire inkoop op basis van een aantal leidende principes: Eén inkoopproces voor de rijksdienst Eén management informatiesysteem voor sturing en control Eén gezicht vanuit de rijksdienst naar de markt Eén toegang tot de rijksdienst voor leveranciers DigiInkoop is voor de komende jaren het inkoopinstrumentarium waarmee bovenstaande principes ingevuld worden. Door contracten (incl. catalogi) in DigiInkoop te (laten) zetten en bestellingen via DigiInkoop uit te voeren kunnen diverse doelgroepen binnen de rijksdienst van de baten van DigiInkoop profiteren. Baten waaronder o.a. het voorkomen van ‘maverick buying’, de verhoging van de rechtmatigheid door een betere benutting van beschikbare contracten, en de beschikbaarheid van uitgebreide management informatie ten gunste van een verbeterde sturing en control van het inkoopdomein. Door met DigiInkoop één gezicht vanuit de rijksdienst naar de markt te tonen verdwijnt de schakering aan huidige werkwijzen ten gunste van een gestandaardiseerde werkwijze met DigiInkoop. Hierdoor is beter geborgd op welke wijze leveranciers met de rijksdienst zaken kunnen doen. Randvoorwaarde is echter dat DigiInkoop vroegtijdig wordt meegenomen in aanbestedingen en contracten om met leveranciers over de toepassing van DigiInkoop afspraken te maken. Het contract en evt. bijbehorende catalogi moeten immers op de juiste manier in DigiInkoop worden opgenomen om bestellingen via DigiInkoop te kunnen uitvoeren.

Proces van aanbesteden en contracteren i.r.t. DigiInkoop Per inkoopcategorie dient bepaald te worden op welke wijze DigiInkoop de inkoop van de onder deze categorie vallende producten en diensten gaat ondersteunen. In de vorm van een categorieplan wordt inhoud gegeven aan de wijze waarop DigiInkoop ingezet wordt. Op basis van deze bepaling is het mogelijk om bij aanbestedingen de DigiInkoop-vereisten in het beschrijvend document op te nemen. De mate van voldoen aan deze vereisten weegt mee in de bepaling van de leverancier. Nadat de leverancier bekend is wordt het inkoopcontract voorzien van afspraken m.b.t. de inzet van DigiInkoop. Vervolgens is registratie van het contract in DigiInkoop aan de orde. Pagina 1 van 17

Zie tekstvoorstellen voor op te nemen artikelen in aanbestedingsdocumenten en inkoopcontracten in het WERKINSTRUCTIE-deel van deze nota.

Bepaal op basis van transacties, proces en spend de inzet van DigiInkoop

Concretiseer de DigiInkoop eisen in het contract

Aanbesteden en contracteren

1. Voorbereiden (Categorieplan)

2. Specificeren (PvE) Specificeer DigiInkoop eisen t.b.v. beschrijvend document

3. Selecteren (Leverancier)

Datum: 28 juni 2013

4. Contracteren (Contract)

Selecteer leverancier mede i.r.t. DigiInkoop eisen_wensen

Proces van aanbesteden en contracteren i.r.t. DigiInkoop

Rol en autorisatie contractbeheer in DigiInkoop Nadat het inkoopcontract overeengekomen is dient het contract in DigiInkoop geadministreerd te worden. De contractmanager heeft daarvoor een rol en autorisatie ‘contractbeheer’ in DigiInkoop nodig. Voor het aanvragen van een inlogaccount met de autorisatie “contractbeheerder” nemen contractmanagers met contracten bedoeld voor meerdere rijksdienstonderdelen contact op met het [email protected] van Logius. Voor het verkrijgen van de rol en autorisatie voor contractbeheer van contracten met een werking louter binnen 1 ministerie neemt de contractmanager contact op met de lokale beheerorganisatie van het betreffende departement belast met het lokale beheer van DigiInkoop. Een en procesbeschrijving en gebruikerhandleiding contractbeheer is beschikbaar op de website van Logius.

WERKINSTRUCTIE Aanleiding werkinstructie DigiInkoop behoort tot het inkoopinstrumentarium van de rijksdienst en ondersteunt alle fasen van het inkoopproces; van offerteaanvraag tot en met de betaalbare factuur. DigiInkoop regelt daartoe de interactie tussen aanvragers en leveranciers door de uitwisseling van gestandaardiseerde elektronische berichten en/of digitale documenten. 1

Deze werkinstructie geeft invulling aan het besluit van de ICIA dat in aanbesteding- en contractstukken voor de PIA 4.0-inkoopcategorieën, de rubrieken 1 t/m 7, verplicht artikelen worden opgenomen die de toepassing van DigiInkoop door leveranciers ondersteunen. Meer specifiek ondersteunt de werkinstructie het besluit van de minister van Economische Zaken d.d. 5 november 2010 om eFacturatie [elektronisch factureren] voor de rijksdienst verplicht te stellen, en dat bij aanbesteding en contractopmaak hier eveneens met leveranciers afspraken over gemaakt en vastgelegd worden. e

De 1 versie van de werkinstructie is met inbreng van de leden van de Interdepartementale Commissie Inkopen en Aanbesteden (ICIA), categorie- en contractmanagers tot stand gekomen [ICIA vaststelling 10 oktober 2011]. Deze hernieuwde versie is aangepast aan de ontwikkelingen in het

1

Aan deze werkinstructie kunnen geen rechten en/of verplichtingen worden ontleend. Pagina 2 van 17

bedrijfsvoeringdomein ‘inkoop’ en de voortgang van de realisatie en implementatie van DigiInkoop. Afstemming met in de aanhef genoemde doelgroepen heeft plaatsgevonden.

Datum: 28 juni 2013

Leeswijzer werkinstructie De werkinstructie bespreekt in de paragrafen 1 en2 de aanleiding en de beoogde werking van deze werkinstructie. Paragraaf 3 wijst bestekschrijvers en contractmanagers op de mogelijkheid om ondersteuning voor de toepassing van de werkinstructie in te roepen. Paragraaf 5 gaat in op eFactureren. Paragraaf 6 biedt artikelen ter ondersteuning van de toepassing van DigiInkoop. Bijlage 1 specificeert voor een viertal inkoopvarianten welke artikelen vanuit de werkinstructie van toepassing zijn. Bijlage 2 is de begrippenlijst. In zijn algemeenheid geldt voor de toepassing van de artikelen in deze werkinstructie het volgende beslisschema:

1.



Opdrachtgever bepaalt of eFactureren en/of DigiInkoop van toepassing is.



Opdrachtgever bepaalt welke artikelen van de werkinstructie voor eFactureren en/of DigiInkoop bij aanbestedingen en inkoopcontracten van toepassing zijn [par. 5 en/of 6].



Opdrachtgever neemt het artikel ‘algemene DigiInkoop informatie’ op in aanbestedingstukken en inkoopcontracten [par. 6.1].



Leverancier bepaalt op welke wijze hij aansluit op DigiInkoop [Leveranciersportaal en mogelijk Digipoort] [par. 6.2].



Opdrachtgever bepaalt of het inhuurkanaal of een 1 van de andere inkoopkanalen van toepassing is [cataloguskanaal, klantorderkanaal [vrije bestelopdracht], nacalculatiekanaal, abonnementenkanaal] zodat de toepassing van de juiste inkoopdocumenten/-berichten bepaald kan worden [par. 6.3].



Opdrachtgever bepaalt of een interne of een externe catalogus van toepassing is [par. 6.4].



Opdrachtgever geeft aan leverancier de uiterlijke termijn aan waarop DigiInkoop operationeel moet zijn zodat transacties uitgevoerd kunnen worden [par 6.5].



Opdrachtgever bepaalt de beschikbaarheid van het verkoopsysteem van de leverancier [par. 6.6].

Toepassing en naleving werkinstructie

DigiInkoop rendeert optimaal als een zo groot mogelijk inkoopvolume met DigiInkoop gerealiseerd wordt. Daarvoor is het noodzakelijk dat zoveel mogelijk leveranciers aansluiten op DigiInkoop en dat hierover afspraken gemaakt worden. Portfoliomanagers, categoriemanagers en inkoop- en 2 contractmanagers en inkopers, bij zowel deelnemers A als deelnemers B van de rijksdienst, zijn verantwoordelijk voor het maken van deze afspraken door de toepassing van de in deze werkinstructie opgenomen artikelen. De artikelen in deze werkinstructie bieden leveranciers informatie over het aansluiten op en de werkwijze met DigiInkoop. De besteksteksten gelden zowel voor interne als externe leveranciers. De Coördinerend Directeuren Inkoop (CDI) zien toe op de juiste toepassing en naleving van de werkinstructie binnen de ministeries. CDI’s zullen desgevraagd aan de Chief Procurement Officer Rijk en de ICIA rapporteren over de toepassing en naleving van de werkinstructie en de resultaten daarvan. Iedere CDI heeft binnen zijn ministerie een aanspreekpunt aangesteld die vragen over deze 2

Deelnemers A maken gebruik van de inkoopapplicatie binnen DigiInkoop. Deelnemers B maken gebruik van een eigen inkoopapplicatie maar interfacen met DigiInkoop om met 1 gezicht naar het bedrijfsleven te acteren. Pagina 3 van 17

werkinstructie kan beantwoorden. De directie Faciliteiten, Huisvesting- en Inkoopbeleid (FHIR) van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties beschikt over een aanspreekpunt die vragen van de aanspreekpunten van de ministeries beantwoordt. Voorstellen tot wijziging van de werkinstructie kunnen bij dit aanspreekpunt ingebracht worden.

2.

Datum: 28 juni 2013

Werkinstructie aanvullend op standaard inkoopvoorwaarden

De reden voor het verplicht toepassen van de artikelen vloeit voort uit het beleid van de Europese Gemeenschap en de Rijksoverheid om eProcurement systemen en voor Nederland DigiInkoop zo breed mogelijk (van offerteaanvraag tot en met betaalbaarstelling) van toepassing te verklaren en in te zetten. Uiterlijk 2015 dient alle verwerving voor de bedrijfsvoering van de rijksdienst via DigiInkoop te verlopen. Op deze wijze kan niet alleen de rijksdienst maar ook het bedrijfsleven profiteren van de baten die met DigiInkoop mogelijk zijn; met name vermindering van wederzijdse administratieve lasten. De werkinstructie is een aanvulling op de standaard inkoopvoorwaarden ARIV, ARVODI en ARBIT. Deze standaard rijksinkoopvoorwaarden ondersteunen op dit moment niet de verplichte toepassing van DigiInkoop met uitzondering van de artikelen voor de toepassing van elektronisch factureren. De werkinstructie DigiInkoop biedt daarentegen artikelen voor alle met DigiInkoop ondersteunde inkoopprocessen, elektronische berichtentypes en documenten waaronder bijvoorbeeld offerteaanvragen, bestel- en inkooporders, catalogi, etc. De systematiek van de Rijksinkoopvoorwaarden kent het gebruik van modelcontracten met optionele bepalingen. De Commissie Bedrijfsjuridisch Advies wordt bij gelegenheid gevraagd om bij de eerstvolgende herziening van de voorwaarden en modelovereenkomsten voor de toepassing DigiInkoop standaardbepalingen op te nemen. Het is immers niet blijvend de bedoeling dat gebruikers individueel knip- plakwerk verrichten, resulterend in een gebruik van verschillende modellen door verschillende gebruikers(groepen). Om de in de werkinstructie opgenomen artikelen in inkoop- en aanbestedingstukken makkelijk te kunnen hanteren zijn voor vier naar verwachting vaak voorkomende inkoopvarianten verwijzingen naar de te hanteren teksten opgenomen. Zie daarvoor bijlage 1. De teksten zijn d.m.v. copy | paste vrij te kopiëren en naar gelang de situatie aan te passen. Wel onder de uitdrukkelijke voorwaarde dat de verplichte toepassing van de werkwijze met DigiInkoop geen geweld wordt aangedaan.

3.

Ondersteuning bij de toepassing van de artikelen in deze werkinstructie Het team implementatieondersteuning bij Logius kan bestek- en contractschrijvers bij de toepassing van deze werkinstructie ondersteunen. Van belang is dat voorafgaand aan aanbesteding of bij aanpassing van inkoopcontracten de juiste keuzes voor toepassing van DigiInkoop gemaakt worden en dat de keuzes bepalen welke artikelen aan de orde zijn. Verzoeken tot ondersteuning - ook met betrekking tot contract- en catalogusbeheer kunnen gericht worden aan het [email protected]. Bestek- en contractschrijvers worden verzocht ervaringen inzake de toepassing van de werkinstructie te delen met het aanspreekpunt DGOBR.

Pagina 4 van 17

4.

3

4

Wat is er al geregeld in Ariv-2011 , Arvodi-2011 en Arbit? Datum: 28 juni 2013

In de standaard inkoopvoorwaarden is het volgende artikel met betrekking tot elektronisch factureren opgenomen: Artikel 14.2. (ARVODI en ARBIT), artikel 10.2 (ARIV) Wederpartij verzendt de factuur elektronisch zodat deze met inachtneming van de door Opdrachtgever (koper) gegeven specificaties elektronisch kan worden ontvangen en verwerkt. De leverancier is verplicht om de factuur elektronisch in te dienen. De opdrachtgever dient de (DigiInkoop)specificaties voor factuuropmaak en verzending aan te geven, dan wel de potentiële leverancier te verwijzen naar de website van Logius waarop alle voor de leverancier van belang zijnde informatie m.b.t. eFactureren te vinden is. Tevens zijn de algemene voorwaarden Logius te raadplegen.

6.

Artikelen ter ondersteuning van de toepassing van DigiInkoop In deze paragraaf zijn artikelen beschreven die de toepassing van DigiInkoop ondersteunen. In bijlage 1. zijn voor vier inkoopvarianten de toe te passen artikelen per variant aangegeven.

6.1

Algemene informatie DigiInkoop

Onderstaand artikel wordt gebruikt om inschrijvers (leveranciers) bij aanbestedingstrajecten van algemene informatie te voorzien. Deze tekst kan toegevoegd worden aan het beschrijvend document van de Opdrachtgever in de paragraaf ‘Voorwaarden’.

Knippen & plakken van volledige tekst Achtergrondinformatie DigiInkoop De rijksoverheid heeft als doelstelling om te komen tot administratieve lastenverlichting voor het bedrijfsleven en de rijksdienst door bedrijfsprocessen te optimaliseren. DigiInkoop ondersteunt deze doelstelling voor het bedrijfsvoeringdomein ‘Inkoop’. DigiInkoop is een op aangeven van de opdrachtgever door de opdrachtnemer verplicht te gebruiken transactiegerichte digitale voorziening die de verwerving van goederen en diensten voor de rijksdienst en levering door het bedrijfsleven ondersteunt. Bij de toepassing van DigiInkoop als inkoopsysteem geldt de verplichting dat voor de uitwisseling van inkoop gerelateerde berichten door de rijksdienst vastgestelde berichtformaten en/of documenten van toepassing zijn. Op deze wijze kunnen het bedrijfsleven en de rijksdienst op uniforme wijze digitale inkoopberichten en/of documenten wederzijds aanmaken, verzenden en verwerken. Het doel van de rijksoverheid is om vanaf 2015 100% van de verwerving voor de bedrijfsvoering van de rijksdienst via DigiInkoop te laten verlopen. In alle fasen van het verwervingsproces wordt met de juiste berichttypen en/of documenten de voortgang van de verwerving ondersteund. Het verwervingsproces start of met digitale offerteaanvragen of met digitale inkooporders. Bij voorkeur worden inkooporders aangemaakt op basis van beschikbare catalogi die, of een plek hebben in de webwinkel van DigiInkoop, of via Internet bij de leveranciers benaderbaar zijn. Het verwervingsproces eindigt na de levering van de bestelde goederen of diensten waarna leveranciers een elektronische factuur sturen. In toenemende mate wordt afgesproken om met voorstelfacturen te werken. Het werken met digitale facturen of voorstelfacturen bevordert de snelheid van afhandeling.

3 4

Formele bekrachtiging najaar 2011. Idem Pagina 5 van 17

Leveranciers kunnen op 2 manieren transacties met DigiInkoop uitoefenen; via het leveranciersportaal of via een digitale Datum: 28 juni 2013 aansluiting op DigiInkoop. Het leveranciersportaal is een webportaal waar offerteaanvragen en bestelorders door de rijksdienst gepubliceerd worden. De leverancier reageert door de inbreng/aanmaak van o.a. offerten en facturen. Het werken met het leveranciersportaal vereist handmatige invoer. De digitale aansluiting is een rechtstreekse koppeling tussen het verkoopsysteem van de leverancier en DigiInkoop, en wordt ingezet bij een hoger transactievolume dan via het leveranciersportaal wenselijk is. Het inkoopproces wikkelt zich volledig digitaal af; van offerteaanvraag tot de betaalbare factuur. Er worden aan leveranciers geen kosten in rekening gebracht voor het gebruik van DigiInkoop. Aansluiten op het leveranciersportaal is gratis. Bij een rechtstreekse digitale aansluiting op DigiInkoop komen de kosten vanaf het ICTkoppelvlak aan leverancierszijde voor rekening van leverancier [ incl. aanpassingen in organisatie, procedures, werkwijzen en ICT-systemen]. Voor beperkte technische aansluitondersteuning worden geen kosten in rekening gebracht. Leveranciers die op DigiInkoop aangesloten zijn kunnen geen kosten voor papieren facturen en andere documenten in rekening brengen als delen van de rijksdienst nog met papieren documenten werken. De aansluitondersteuning op en het overkoepelende functioneel beheer van DigiInkoop is belegd bij Logius, onderdeel van het ministerie van BZK.. Voor meer informatie over Logius en haar dienstverlening wordt verwezen naar de website van deze organisatie.

Zie ook de DigiInkoop factsheet en de algemene voorwaarden van Logius voor eventuele aanvullende informatie.

6.2 Aansluiten op DigiInkoop



Aansluiting op Leveranciersportaal (webportaal) Elke leverancier krijgt een aansluiting op het leveranciersportaal van DigiInkoop voor het administreren van bedrijfsgegevens en de aan zijn medewerkers toe te kennen rollen voor het gebruik van het leveranciersportaal. Het leveranciersportaal biedt een laagdrempelige mogelijkheid om o.a. inkooporders op te halen en facturen aan te maken. Het leveranciersportaal is geschikt voor leveranciers met geringe aantallen inkooporders en facturen



Aansluiting op Leveranciersportaal en de Digipoort van DigiInkoop Deze wijze van aansluiten is geschikt voor leveranciers met hoge[re] volumes inkooporders en facturen, en hiervoor een verkoop/facturatiesysteem inzetten. Dit systeem wordt via Digipoort met DigiInkoop verbonden. Op basis van de berichtenstandaarden van de overheid (HR-XML of UBL) vindt berichtuitwisseling tussen het leveranciersysteem en DigiInkoop plaats. De realisatie van de vereiste koppeling vergt een investering van de leverancier. Voorgaand artikel geeft aan welke kosten voor rekening van de leverancier komen.

5

De beslissing over de wijze van aansluiting op DigiInkoop ligt bij de leverancier. De leverancier kan het beste beoordelen of zijn volume transacties voor de rijksdienst een aansluiting op de Digipoort rechtvaardigt. Voor de aanbestedende dienst ontstaat geen procesmatig verschil in de interactie met een leverancier, of deze nu via het leverancierportaal, of via de Digipoort transacties verwerkt.

5

De Digipoort is het electronisch postkantoor van de overheid waarmee onder andere voor DigiInkoop berichten naar de juiste ontvangers gedistribueerd worden. Pagina 6 van 17

Onderstaand artikel kan toegevoegd worden aan het beschrijvend document van de Opdrachtgever in de paragraaf ‘Voorwaarden’:

Datum: 28 juni 2013

Knippen & plakken van volledige tekst Keuze voor de wijze van aansluiten op DigiInkoop is vrij aan de leverancier (opdrachtnemer). Na gunning van het inkoopcontract meldt leverancier (opdrachtnemer) zich aan voor een aansluiting op DigiInkoop bij Logius, de dienst digitale overheid van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties: via telefoon 0900 555 4555, per e-mail [email protected]. Op het aansluiten op DigiInkoop zijn de algemene voorwaarden Logius en de algemene gebruiksvoorwaarden Digipoort [alleen bij een aansluiting op Digipoort] van toepassing. Het bij aanbesteding uitbrengen van een inschrijving (offerte) impliceert dat voornoemde voorwaarden door de inschrijver zijn geaccepteerd. Bij de melding aan Logius geeft de leverancier aan op welke wijze zijn bedrijf op DigiInkoop voor transacties aansluit: A. Aansluiting op het Leveranciersportaal [webportaal]van DigiInkoop voor elke leverancier Logius verleent aan elke leverancier toegang tot het leveranciersportaal DigiInkoop na vrijgave (goedkeuring) door de opdrachtgever. Na het aanmaken van het account administreert de leveranciers zijn bedrijfsgegevens en de aan zijn medewerkers toe te kennen DigiInkoop-rollen. Werkt leverancier alleen via het leveranciersportaal dan ontvangt leverancier via dit portaal o.a. inkooporders en maakt in dit portaal o.a. facturen aan. B. Aansluiting op Digipoort voor uitwisseling van digitale inkoopberichten met DigiInkoop De berichtstandaarden SETU/HR-XML voor inhuur van personeel met een inspanningsverplichting (tijdschrijven] en UBL 2.0 voor alle overige inkoopcategorieën zijn van toepassing. Voor de aansluiting op Digipoort gelden de aansluitvoorwaarden beschreven in de aansluitdocumentatie DigiInkoop. Bij rechtstreekse aansluiting op de Digipoort ontvangt leverancier ook een account op het leveranciersportaal. In dit account worden door de leverancier de basisgegevens van zijn bedrijf geadministreerd.

6.3

Toepassing inkoopdocumenten en berichttypen DigiInkoop Om de juiste inkoopdocumenten of berichttypen overeen te komen gelden onderstaande artikelen. De tekst kan toegevoegd worden aan het beschrijvend document van de Opdrachtgever in de paragraaf ‘Voorwaarden’.

Knippen & plakken van toe te passen berichttypen Inkoopdocumenten of berichttypen geldend voor leveranciers van tijdelijke inhuurkrachten 1. Offerteaanvraag 2. Offerte 3. Bestelorder 4. Urenstaat 5. Factuur Op aanwijzing van de opdrachtgever kunnen inkoopdocumenten of berichttypen toegevoegd of niet meer van toepassing verklaard worden. Idem m.b.t. wijzigingen in de opmaak van deze documenten of berichttypen.

Pagina 7 van 17

Knippen & plakken van toe te passen berichttypen

Datum: 28 juni 2013

Inkoopdocumenten of berichttypen voor leveranciers van producten en diensten [niet zijnde tijdelijke inhuurkrachten] 1. Offerteaanvraag 2. Offerte 3. Bestelorder 4. Bestelbevestiging 5. Vooraankondigingen van leveringen 6. Voorstelfactuur 7. Factuur Op aanwijzing van de opdrachtgever kunnen inkoopdocumenten of berichttypen toegevoegd of niet meer van toepassing verklaard worden. Idem m.b.t. wijzigingen in de opmaak van deze documenten of berichttypen.

De inkoopdocumenten of berichten fungeren als ‘trigger’ om bij de leverancier een bepaalde activiteit te starten. Bij aanbesteding wordt bepaald welke digitale berichten van toepassing zijn. Na gunning de te hanteren inkoopdocumenten of berichten contractueel overeenkomen.

Volgend artikel alleen opnemen indien een catalogus van toepassing is! 6.4 Gebruik van catalogi producten en diensten Doel is om met name door middel van catalogi producten en diensten bij leveranciers te bestellen. Bij een aanbesteding dient vooraf bepaald te worden of het aanbod in een catalogus gepresenteerd wordt en waar deze beschikbaar is. De catalogus kan een plek krijgen in de DigiInkoop webwinkel of op de website bij de leverancier [punch out]. In het laatste geval is sprake van een vaak wisselend assortiment al dan niet met prijs- en/of volumewijzigingen. Kies een van onderstaande artikelen. De tekst kan toegevoegd worden aan het beschrijvend document van de Opdrachtgever in de paragraaf ‘Voorwaarden’.

Knippen & plakken van volledige tekst Aanleveren van catalogus door de leverancier Opdrachtgever en leverancier bepalen in wederzijds overleg de inhoud van de catalogus. De leverancier levert 1x per ….. zijn digitale catalogus via het leveranciersportaal voor plaatsing in de webwinkel van DigiInkoop aan. Technische informatie over de ‘upload’ van een catalogus is beschikbaar via deze link. Minimaal vereiste gegevens in catalogus:  PIA productcategoriecodes  CPV-codes  Product- of dienstomschrijving  Product- of dienstafbeelding  Eenheden  Prijzen en BTW codes

Pagina 8 van 17

Knippen & plakken van volledige tekst

Datum: 28 juni 2013

Gebruik van de catalogus van de leverancier (aanleveren van bestelinformatie via punch out) Opdrachtgever en leverancier bepalen in wederzijds overleg de inhoud van de catalogus. De leverancier stelt bestelinformatie via zijn website aan DigiInkoop ter beschikking. Toegang tot de bestelinformatie wordt via een een “punch out”-koppeling met DigiInkoop gerealiseerd. Technische informatie over het koppelen van de eigen website via een “punch out” is beschikbaar via deze link. Minimaal vereiste gegevens in catalogus:  PIA productcategoriecodes  CPV-codes  Product- of dienstomschrijving  Product- of dienstafbeelding  Eenheden  Prijzen en BTW codes

6.5 Moment van ingebruikname DigiInkoop e Vanaf de 2 helft van 2012 zijn de eerste onderdelen van de rijksdienst op DigiInkoop aangesloten en is het gebruik gestart. Naar verwachting zijn eind 2014 alle rijksdienstonderdelen op DigiInkoop aangesloten. Huidige en nieuwe leveranciers worden op basis van de DigiInkoop-uitrolplanning voor rijksdienstonderdelen door opdrachtgevers uitgenodigd om op DigiInkoop aan te sluiten. Inschrijvers op aanbestedingen en gecontracteerde leveranciers moet mogelijk gewezen worden op een duale inkoopsituatie. Er zijn situaties denkbaar dat delen van de rijksdienst nog niet op DigiInkoop zijn aangesloten en nog traditioneel werken, met daarnaast delen van de rijksdienst die al wel deels of volledig met DigiInkoop werken, terwijl hetzelfde contract voor meerdere ministeries geldt. Valt te voorzien dat gedurende de looptijd van het nog aan te besteden raamcontract de aanbestedende dienst [en evt. meeliftende andere rijksdienstonderdelen] in het geheel niet op DigiInkoop aansluit dan dient de toepassing van deze werkinstructie achterwege blijven. Leveranciers kunnen DigiInkoop gaan gebruiken vanaf het moment dat:  Invoering van DigiInkoop bij het betreffende rijksdienstonderdeel[en] heeft plaatsgevonden;  Aansluiting van de leverancier door de deelnemer goedgekeurd is  De toegang van de leverancier op het leveranciersportaal door Logius afgerond is en  Bij aansluiting op Digipoort de verbinding getest opgeleverd is. Afhankelijk van het moment van aanbesteden – voor of na de invoering van DigiInkoop bij een rijksdienstonderdeel – kan een van onderstaande artikelen gebruikt worden. Deze tekst kan toegevoegd worden aan het beschrijvend document van de Opdrachtgever in de paragraaf ‘Voorwaarden’.

Pagina 9 van 17

Datum: 28 juni 2013

Knippen & plakken van volledige tekst Moment van ingebruikname van DigiInkoop bij een aansluiting op het leveranciersportaal. De leverancier met een aansluiting op het leveranciersportaal maakt deze verbinding binnen een termijn van maximaal 1 kalendermaand na gunning operationeel, tenzij anders overeengekomen. De leverancier werkt desgevraagd mee aan een ketentest zodat na positief testen het wederzijds gebruik van DigiInkoop start. Leverancier houdt er rekening mee dat nog niet alle rijksdienstonderdelen op DigiInkoop aangesloten zijn en dat ook op een andere wijze verwerving kan plaatsvinden.

Knippen & plakken van volledige tekst Moment van ingebruikname van DigiInkoop bij een digitale koppeling met Digipoort De leverancier met een rechtstreekse digitale koppeling op DigiInkoop maakt deze verbinding binnen een termijn van maximaal 4 kalendermaanden na gunning operationeel, tenzij anders overeengekomen. De leverancier werkt desgevraagd mee aan een digitale ketentest zodat na positief testen het wederzijdse gebruik van DigiInkoop start. Als tijdelijke voorziening kan het leverancierportaal van DigiInkoop ingezet worden. Leverancier houdt er rekening mee dat nog niet alle rijksdienstonderdelen op DigiInkoop aangesloten zijn en dat ook op een andere wijze verwerving kan plaatsvinden.

Bovengenoemde termijn van 4 kalendermaanden (bij een volledige digitale koppeling met Digipoort) en 1 kalendermaand (bij aansluiting op het leveranciersportaal) zijn reëel voor een aansluiting op DigiInkoop. Na aanlevering van de benodigde gegevens is de volgende doorlooptijd nodig voor de realisatie van een aansluiting door Logius:  Leveranciersportaal: maximaal 2 weken inclusief goedkeuringsprocedure door de opdrachtgever. Als de leverancier eenmaal is aangesloten, dan geldt de aansluiting voor alle contractdeelnemers.  Volledige digitale koppeling: Bij aansluiting van de leverancier door middel van een machinemachine koppeling, maximaal 1 week vanaf de afronding van de realisatie van het koppelvlak (op de aspecten techniek, gegevens en processen) met DigiInkoop tot aan de acceptatietest van de koppeling en maximaal 1 week vanaf de acceptatietest van de koppeling tot aan de in productie name van de koppeling met DigiInkoop. De praktijk leert dat het realiseren van een digitale koppeling 1 tot 4 maanden vergt. In bepaalde situaties kan de realisatietijd langer zijn. Als de leverancier eenmaal is aangesloten dan geldt de aansluiting voor alle contractdeelnemers bij de rijksdienst.

6.6

Vereist serviceniveau van systemen van de leverancier

DigiInkoop heeft een hoge beschikbaarheid. Dit vereist van leveranciers met een digitale koppeling op DigiInkoop een even hoge of hogere beschikbaarheid van hun verkoopsysteem. Het leveranciersysteem is onderdeel van de inkoopketen en de leverancier dient de goede en continue werking te garanderen. Met de leverancier wordt een serviceniveau overeengekomen waarvan de vastlegging toegevoegd wordt aan de ‘andere’ minimumeisen die in het kader van een aanbesteding aan een inschrijver (leverancier) worden gesteld. Onderstaand artikel kan toegevoegd worden aan het beschrijvend document van de Opdrachtgever in de paragraaf ‘Voorwaarden’.

Pagina 10 van 17

Knippen & plakken van volledige tekst

Datum: 28 juni 2013

Beschikbaarheid verkoopsysteem en catalogus Het DigiInkoop systeem heeft een hoge beschikbaarheid. Dit veronderstelt van leveranciers met een directe koppeling op DigiInkoop een even hoge of hogere beschikbaarheid van hun verkoopsystemen. Voor deze aanbesteding geldt een te garanderen beschikbaarheid van 97 %. Dit geldt voor het verkoopsysteem inclusief de beschikbaarstelling van een “punch out”- catalogus. Geplande onderhoudswerkzaamheden aan het verkoopsysteem en/of de punch out catalogus worden buiten kantooruren uitgevoerd. Niet beschikbaarheid van het verkoopsysteem en de “punch out”- catalogus tijdens kantooruren wordt direct aan de opdrachtgever gemeld. Bij onvoldoende beschikbaarheid van het leverancierssysteem en/of de punch out catalogus kan de opdrachtgever de volgende maatregelen treffen: … … Bij surseance van betaling en dreigend faillissement kan de rijkdienst eenzijdig de leverancier de toegang tot DigiInkoop ontzeggen.

De eventueel te nemen maatregelen en misschien wel sancties, indien leverancier bovenstaande verplichting(en) niet nakomt, dienen door de aanbestedende partij bepaald te worden. Te denken valt aan een dwingende opdracht tot herstel, en ultiem bij ingebreke blijven uitsluiting van betreffende leverancier. Andersom kan bij surseance van betaling en dreigend faillissement van een leverancier het gebruik van DigiInkoop door de rijksdienst afgesloten worden. 6.7

Aanbeveling In geval van aanbestedingen met meerdere percelen kunnen DigiInkoop gerelateerde voorwaarden per afzonderlijk perceel in het beschrijvend document opgenomen worden.

Pagina 11 van 17

Bijlage 1: Toe te passen artikelen inkoopvarianten

Datum: 28 juni 2013

Door te kiezen voor de juiste variant wordt in deze bijlage per variant aangegeven welke artikelen van toepassing zijn. Knip & plak deze teksten naar eigen documenten en verander de teksten naar gelang de situatie dit vereist. Pas de juiste berichtentypen per variant toe. Vraag ondersteuning bij varianten die niet genoemd zijn. Zie paragraaf 4. Variant 1: Variant 2:

Variant 3:

Variant 4:

Enkelvoudige bestelling of fixed price dienst (via inkoopkanaal Klantorder) Opdrachtverstrekking op basis van voorafgaand offertetraject bij één of meer vooraf geselecteerde leveranciers (minicompetitie onder raamcontract) Opdrachtverstrekking op basis van een raamcontract voor de levering van uren, waarbij afgerekend zal worden op basis van digitaal geaccordeerde werkbriefjes Bestelling uit een (uit een raamcontract voortkomende) catalogus.

Uitgangspunt bij bovenstaande voorbeelden (m.u.v. variant 1) is dat sprake is van een (onderhandse) aanbesteding die plaats zal gaan vinden waarbij de artikelen uit deze werkinstructie in de inkoop- en of aanbestedingsdocumenten worden meegenomen. Variant 1 heeft betrekking op regelmatig terugkerende inkopen bij een leverancier, zonder dat hier een aanbestedingstraject aan ten grondslag heeft gelegen. Met uitzondering van variant 1 betreft dit dus geen voorbeelden van losse (eenmalige) bestellingen waarop deze werkinstructie van toepassing is. De afspraken over de te hanteren berichtentypes, de wijze van aansluiting en over het moment van ingebruikname moeten vooraf contractueel geborgd zijn. De voorwaarden (artikelen) dienen aldus vooraf in de inkoop- en aanbestedingsdocumenten te worden opgenomen.

Variant 1: Enkelvoudige inkoop van product of ‘fixed price’ dienst Heeft betrekking op inkopen die regelmatig bij dezelfde leverancier worden gedaan, waarvoor echter geen raamcontract is afgesloten. Hiervoor kan het inkoopkanaal “klantorder” worden gebruikt. Dit betreft de zogenaamde vrije bestelopdracht. Voorbeelden: Het boeken van borrels buiten de deur, de inzet van een storingsmonteur. Er wordt vooraf geen offerte opgevraagd omdat de kosten laag worden ingeschat dan wel de prijs op voorhand al min of meer bekend is. Er is dus geen sprake van een raamcontract, geen offertetraject, geen urenbriefjes, geen rechtstreekse aansluiting op DigiInkoop. Eenmalig bij het verstrekken van de “eerste” opdracht in het beschrijvend document op te nemen teksten: Artikel: Algemene informatie DigiInkoop Overnemen van volledig tekstblok paragraaf. 6.1

Artikel: Wijze van aansluiten op DigiInkoop Overnemen van volledig tekstblok paragraaf 6.2

Artikel: Toepassen berichtstandaarden Overnemen van volledig tekstblok paragraaf 6.3 met verbindend verklaren van UBL of HRXML incl. de juiste versie en minimaal de berichttypen vrije bestelorder [klantorder] en factuur

Pagina 12 van 17

Artikel: Specificaties voor het beheer en gebruik van de catalogus Niet van toepassing

Datum: 28 juni 2013

Artikel: Moment in gebruikname DigiInkoop. Zoals aangeven in de inleiding gaat het in dit geval om een leverancier waar weliswaar regelmatig wordt besteld, maar waar op voorhand al overduidelijk vast staat dat de leverancier om bedrijfseconomische redenen niet een rechtstreekse digitale koppeling zal realiseren. Een aansluiting op het leveranciersportaal is echter een minimum vereiste. Overnemen van volledig tekstblok paragraaf 6.5, aansluiting op leveranciersportaal Artikel: Vereist serviceniveau van systemen van de leverancier Niet van toepassing.

Variant 2: Opdrachtverstrekking op basis van voorafgaand offertetraject bij één of meer vooraf geselecteerde leveranciers (minicompetitie onder een afgesloten raamcontract). Heeft betrekking op offerte- en inkooptrajecten die of onderhands enkelvoudig of na het volgen van een minicompetitie bij een aantal vooraf geselecteerde leverancier(s) word(t)en gevolgd. In het beschrijvend document op te nemen teksten: Artikel: Algemene informatie DigiInkoop Overnemen van volledig tekstblok paragraaf. 6.1

Artikel: Wijze van aansluiten op DigiInkoop Overnemen van volledig tekstblok paragraaf 6.2 In dit geval staat op voorhand nog niet vast voor welke optie de opdrachtnemer zal kiezen. Artikel: Toepassen berichtstandaarden Overnemen van volledig tekstblok paragraaf 6.3 met verbindend verklaren UBL of HRXML incl. de juiste versie en minimaal de berichttypen offerteaanvragen, offerten, Afwijzingberichten, offerten, bestelorders op basis van offerten, facturen Artikel: Specificaties voor het beheer en gebruik van de catalogus Niet van toepassing Artikel: Moment van in gebruikname van DigiInkoop Kies juiste tekst. Overnemen van volledig tekstblok paragraaf 6.5, aansluiting op leveranciersportaal of rechtstreekse aansluiting op Digipoort Artikel: Vereist serviceniveau van systemen van de leverancier Niet van toepassing.

Pagina 13 van 17

Variant 3: Aanbesteding met betrekking tot de levering van uren, waarbij afgerekend zal worden op basis van digitaal geaccordeerde werkbriefjes

Datum: 28 juni 2013

Aanbesteding heeft betrekking op opdrachten aan een gecontracteerde leverancier, waarbij de prestatie op basis van de feitelijke ureninzet wordt afgerekend. Voorbeelden uitzendkrachten en andere soorten inhuur. Artikel: Algemene informatie DigiInkoop Overnemen van volledig tekstblok paragraaf. 6.1

Artikel: Wijze van aansluiten op DigiInkoop Overnemen van volledig tekstblok paragraaf 6.2 In dit geval staat op voorhand nog niet vast voor welke optie de opdrachtnemer zal kiezen. In dit geval staat op voorhand nog niet vast voor welke optie de opdrachtnemer zal kiezen. Urenverantwoordingen verlopen echter altijd via het leveranciersportaal aangezien de inhuur/uitzendkracht alleen op deze wijze zijn uren kan vastleggen. Artikel: Toepassen berichtstandaarden Overnemen van volledig tekstblok paragraaf 6.3 met verbindend verklaren van HR-XML incl.de juiste versie en minimaal de berichttypen bestelorders op basis van raamcontract, urenverantwoordingen, facturen Artikel: Specificaties voor het beheer en gebruik van de catalogus Niet van toepassing Artikel: Moment van in gebruikname van DigiInkoop Overnemen van volledig tekstblok paragraaf 6.5

Artikel: Vereist serviceniveau van systemen van de leverancier Niet van toepassing.

Variant 4: Bestelling uit afgesloten raamcontract (op basis van catalogus) Heeft betrekking op de bestelling van goederen en diensten op basis van een daarvoor afgesloten raamcontract met de toepassing van een catalogus. Artikel: Algemene informatie DigiInkoop Overnemen van volledig tekstblok paragraaf. 6.1

Artikel: Wijze van aansluiten op DigiInkoop Overnemen van volledig tekstblok paragraaf 6.2 In dit geval staat op voorhand nog niet vast voor welke optie de opdrachtnemer zal kiezen. Artikel: Toepassen berichtstandaarden Overnemen van volledig tekstblok paragraaf 6.3 met verbindend verklaren van UBL of HR- XML incl. de juiste versie en minimaal de berichttypen bestelorders op basis van catalogus, vooraankondigingen, leveringen, facturen, catalogus aanpassingen of bestelinformatie via punch outs Pagina 14 van 17

Artikel: Specificaties voor het beheer en gebruik van de catalogus Bij een aanbesteding dient vooraf bepaald te worden of de leverancier een catalogus voor de webwinkel aanlevert of dat bestelinformatie van de website van de leverancier gebruikt wordt. Overnemen van tekstblok 6.4, deeltekst catalogus aanleveren door leverancier of deeltekst gebruik van catalogus bij leverancier via punch out.

Datum: 28 juni 2013

Artikel: Moment van in gebruikname van DigiInkoop Overnemen van tekstblok paragraaf 6.5 of deel rechtstreekse digitale koppeling of deel aansluiting op leveranciersportaal Artikel: Vereist serviceniveau van systemen van de leverancier Alleen van toepassing indien op voorhand al feitelijk min of meer vast staat dat één of meer leveranciers zal/zullen kiezen voor een directe digitale koppeling. Overnemen van volledig tekstblok paragraaf 6.6 Sancties bij te lage beschikbaarheid van de systemen van de leverancier door aanbestedende partij te bepalen. Uitsluiting bij surseance van betaling en dreigend faillissement.

Pagina 15 van 17

Datum: 28 juni 2013

Bijlage 2. Verklarende woordenlijst Arbit

Algemene rijksvoorwaarden bij IT-overeenkomsten (zie http://wetten.overheid.nl/BWBR0027935/geldigheidsdatum_24-08-2010).

Ariv-2011

Algemene Rijksinkoopvoorwaarden 2011 http://wetten.overheid.nl/BWBR0030538/geldigheidsdatum_30-05-2013

Arvodi-2011

Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van Opdrachten tot het verrichten van Diensten http://wetten.overheid.nl/BWBR0030119/geldigheidsdatum_30-05-2013

DigiInkoop

Het geheel van voorzieningen ter ondersteuning van de operationele inkoopprocessen van de Rijksoverheid, waaronder het Leveranciersportaal, het inkoopworkflowsysteem, een voorziening voor contractmanagement en een voorziening voor catalogusbeheer.

DigiInkoop proces

Applicatie die behoeftestellers binnen het Rijk ondersteunt bij het doen van bestellingen binnen een raamovereenkomst. Het is mogelijk producten en diensten zowel uit een catalogus te selecteren als buiten de catalogus te specificeren (minicompetitie). De applicatie verzorgt - mits van toepassing op het geselecteerde product - de routering van de bestelling langs goedkeurders (budgetverantwoordelijken en inkopers) en levert de inkoopopdracht af bij de leverancier. Na levering ondersteunt de applicatie de prestatieverklaring en het facturatieproces, waaronder de matching tussen inkoopopdracht, prestatieverklaring en factuur waarna de factuur betaalbaar gesteld wordt en wordt aangeboden aan het financiële systeem van de deelnemer.

eFactureren

eFactureren staat voor elektronisch factureren waarbij facturen die worden ingediend elektronisch worden ontvangen en verwerkt.

eProcurement

Elektronische ondersteuning voor het plaatsen van inkoopopdrachten.

HR-XML/SIDES

HR-XML/SIDES is een internationale standaard in het veld van Human Resources en beschrijft bedrijfsprocessen en de bijbehorende informatie. In de HR-XML definitie is de zgn. SIDES verwerkt die zich specifiek richt op het inhuren van tijdelijk personeel; SIDES beschrijft met name het proces van quotering, selectie van de uitzendkracht, tijdregistratie en facturering.

Punch out

Punch out maakt het mogelijk voor behoeftestellers om producten te selecteren via DigiInkoop direct op de website van een leverancier. De catalogus van een leverancier dient hiervoor geschikt te zijn. DigiInkoop maakt hiertoe verbinding met de website van de leverancier zodat relevante informatie over de productkeuze wordt teruggestuurd naar DigiInkoop. De goedkeuringsworkflow wordt in DigiInkoop gecompleteerd en de inkoopopdracht wordt vanuit DigiInkoop naar de leverancier verzonden.

Voorstelfacturen

Facturatiemethodiek waarbij de Deelnemer op basis van een prestatieverklaring een voorstelfactuur opmaakt en (elektronisch) verzendt naar de Leverancier. De Leverancier kan het factuurvoorstel accepteren – waarna het wordt omgezet in een factuur , of weigeren waarna er een foutafhandelingtraject volgt. Wijzigingen in deze methodiek zijn niet mogelijk.

UBL 2.0

UBL 2.0 is het standaard XML-formaat dat de overheid heeft gekozen voor het handelstransactieproces, met berichtdefinities van offerteaanvraag via order tot factuur.

Pagina 16 van 17

Wijzigingshistorie werkinstructie Datum: 28 juni 2013

Commentaar op v2.1 van Ton Warnier [DGOBR, portfoliomanager] d.d. 2 mei 2013, verwerkt Commentaar op v2.1 Ab Tetteroo [DGOBR, portfoliomanager] d.d. 3 mei 2013, verwerkt Commentaar op v2.2. Nicole Kortink [Logius communicatieadviseur] d.d. 30 mei 2013, verwerkt Commentaar op v2.2 Patrick Stokkers [IenM, expert DigiInkoop], verwerkt 28 juni 2013 Commentaar op v2.2 Frank Thorborg en Marnix Dijkman [BZK, resp. PL DigiInkoop en juridisch adviseur], verwerkt 28 juni 2013 Commentaar op v2.2. Jesper de Wit [Logius, DigiInkoop implementatieconsultant] verwerkt 28 juni 2013 To do Commentaar op v2.3

Pagina 17 van 17