DigiInkoop: eenvoudig, efficiënt en betrouwbaar inkopen! Informatie over DigiInkoop en de wijze van aansluiten
Logius Team Implementatie Support DigiInkoop
Aanleiding DigiInkoop Eén Rijksbreed inkoopsysteem gebaseerd op de eisen van de gehele Rijksdienst Logius realiseert en beheert DigiInkoop in opdracht van de gehele Rijksdienst Gehele Rijksdienst (alle 11 ministeries) doet mee met DigiInkoop Sinds 1 januari 2011 kan de gehele Rijksdienst facturen digitaal ontvangen via Digipoort (e-facturen) Ministeries zijn verantwoordelijk voor inpassing in de bedrijfsvoering en voor het aansluiten van hun leveranciers (Logius ondersteunt dit waar mogelijk) Bedrijven worden van harte uitgenodigd om aan te sluiten op DigiInkoop 2
Logius, dienst digitale overheid 6 juli 2011
Baten DigiInkoop voor bedrijfsleven & overheid: Digitaal Digitaal
Doelmatig Doelmatig en en professioneel professioneel
Rechtmatig Rechtmatig
Efficiënt Efficiënt Makkelijk Makkelijk Eén proces voor de Rijksoverheid: delen van best practices Eén ingang voor leveranciers: lagere kosten voor BV Nederland Eén manier van rapporteren: gezamenlijk evalueren en leren 3
Logius, dienst digitale overheid 6 juli 2011
Waarom doet het bedrijfsleven mee aan DigiInkoop? • • • • • •
4
Eenduidige wijze van bestellen en factureren met 11 ministeries “Single point of communication” met Rijksdienst Vermindering van administratieve lasten Leveranciersportaal oplossing laagdrempelig Digipoort oplossing vermindert handling- en communicatiekosten Digitale communicatie met Rijk = beleid (Aanwijzing Contractvoorwaarden digitale communicatie)
Logius, dienst digitale overheid 6 juli 2011
Wat wil Rijksdienst met uw bedrijf overeenkomen? • • • • •
Afspraken die digitaal handelen en digitale communicatie ondersteunen Overgang naar DigiInkoop Keuze voor leveranciersportaal of Digipoort Toe te passen inkoopdocumenten/berichten? Catalogus binnen DigiInkoop en/of via punch out
DigiInkoop verbindt:
DigiInkoop
Leveranciers
Intermediairs
Overheid
Eén proces voor de Rijksoverheid: delen van best practices Eén ingang voor leveranciers: lagere kosten voor BV Nederland Eén manier van rapporteren: gezamenlijk evalueren en leren 6
Logius, dienst digitale overheid 6 juli 2011
DigiInkoop en digitale communicatie Overheid gebruikt eigen inkoopsysteem
Basisregistraties Organisatie Medewerkers
Management informatie
Leverancier Financieel Logistiek
Catalogus platform
E-purchasing Financiële administratie
Overheid gebruikt DigiInkoop
Inkoop workflow
Management informatie
Catalogus platform
Contract management Catalogi Inkoop workflow
Berichtenverkeer Financiële administratie
7
Digipoort
Logius, dienst digitale overheid 6 juli 2011
Verkoop administratie
Uitrol DigiInkoop bij de Rijksdienst (onder voorbehoud) Tranche 1
Tranche 0
BUZA BZK ELI BD FIN I&M OCW
DEF* FIN* VWS* Logius* * Houdt pilot september 2011
1 jan 2012
1 okt 2011
Tranche 2
Tranche 3
BUZA BZK SZW VWS
AZ BZK I&M J&V VWS
1 mrt 2012 8
1 mei 2012 Logius, dienst digitale overheid 6 juli 2011
Op welke wijze als bedrijf aansluiten op DigiInkoop
Via leveranciersportaal • Kleine volumes • Handmatige acties
Rechtstreeks op de Digipoort • Grotere volumes • Volledig geautomatiseerd
9
Logius, dienst digitale overheid 6 juli 2011
Voor- & nadelen LP vs. DP
Toegang
Voordelen
Nadelen
Leveranciersportaal
Gemakkelijk aansluitproces
Handmatige werking
Werken via een laagdrempelig webportaal
Niet geschikt voor grote volumes
Waarschijnlijk geen aanpassing leverancierssysteem Snellere betaling mits inkoppeling in financieel systeem ministeries
Digipoort koppeling
Voordelen
Nadelen
Volledig geautomatiseerde werking
Technisch ingewikkelder aansluitproces
Geschikt voor verwerking grote volumes berichtenstromen
Aanpassing naar geldende berichtstandaarden
Substantieel snellere betaling mits inkoppeling in financieel systeem ministeries
10
Logius, dienst digitale overheid 6 juli 2011
Technische eisen DigiInkoop Connectie via Leveranciersportaal Uw bedrijf krijgt via uw contractmanager een link met registratieformulier voor aanmelding op het Leveranciersportaal Gegevens zoals bedrijfsnaam, kvk-nummer en contactgegevens invoeren Gegevens worden gecross-checked U ontvangt per mail een inlogaccount Evt een catalogus aanmaken Gebruiker van de leverancier meldt zich vervolgens via LP met naam en contactgegevens
11
www.logius.nl/digiinkoop
Logius, dienst digitale overheid 6 juli 2011
Technische eisen DigiInkoop Connectie via Digipoort Doorvoeren berichtenverkeerstandaard: - UBL2.0 NL 1.x voor producten - HR-XML 2.5 SETU 1.x voor diensten (uren) Inregelen koppelvlak: - Ministeries: ebMS 2.0 koppelvlak - Leveranciers: WUS 2.0 koppelvlak Aanpassen bedrijfsverkoopsysteem
www.logius.nl/digiinkoop
12
Logius, dienst digitale overheid 6 juli 2011
Inkoopproces
13
Betalen
Contractmanagement
Stamdata beheer
Rapportages Ontvangen
Bestellen
Logius, dienst digitale overheid 6 juli 2011
Boot voor de douane
Speciale computer
Tolk en vertaaldiensten
Post goederenvervoer
Onderhoud dienstauto’s
Tijdschriften
Inhuur uitzendkrachten
Inhuur consultancy
BHV materiaal
Klantorder Aantal bekend Specificaties en prijs onbekend
Nacalculatie Aantal soms bekend Specificaties en prijs bekend
Abonnement Aantal bekend Specificaties en prijs bekend
Inhuur Aantal en specificaties bekend Prijs vast, maximum of open
Catalogus Aantal, specificaties en prijs bekend
Inkoop kanalen
Kantoorartikelen
DigiInkoop vijf inkoopkanalen
(Nader specificeren)
(Nader selecteren)
Digitale communicatie catalogus producten
DigiInkoop
Overheid
EINDE
START
Nader Specificeren
Offerte aanvraag
Nader Selecteren
Offerte
Bestellen (Normaal of Limiet order)
Bevestiging
Afwijzing Bestelling
Factuur verwerkin g & betalen
Ontvangen
ASN
Voorstel factuur
Factuur
Betaling
Berichtenverkeer Order Order response
Offerte aanbieden
Purchase order
Aanmaak Verkoop order
Invoice
PO confirm
Leveren
Verwerken ontvangst
Genereren factuur
€€€
Ontvangen betaling
Leverancier
Leveranciers 14
Logius, dienst digitale overheid 6 juli 2011
Digitale communicatie inhuur Overheid START
Nader Specificeren (aanvragen)
Aanvullen nadere specificaties
Nader selecteren
Accepteren onboarding
Voorselectie
Bestellen
Onboarding
EINDE
Tijdschrijven
Tijd beoordelen
Tijd doorboeken als ontvangst
Factuur verwerking & betalen
Factuur
Aanvraag
Offerte
Afwijzing
Bestelling
Bestel bevestiging
Betaling
Berichten
Timecard (of Voorstelfactuur)
€€€
Invoice
Offerte aanbieden
Aanmaak Verkoop order En bevestiging
Leveren
Verwerken ontvangst
Genereren factuur
Ontvangen betaling
Leverancier
Leverancier
Inhuurkracht
Administratie klantorganisatie
Inkoper
Business klantorganisatie
Logius, dienst digitale overheid 6 juli 2011
Catalogi benadering
Punch out
Catalogi binnen DigiInkoop
Product & prijsinfo
Uniforme user interface Catalogi bij leveranciers > 16
Logius, dienst digitale overheid 6 juli 2011
Stappen aansluiten op DigiInkoop • •
Spreek DigiInkoop (=digitale communicatie) contractueel af met contractmanager per ministerie Bepaal aansluitwijze DigiInkoop: - Via intermediair -> Benader intermediair en meldt aan contactpersoon ministerie
-
Via leveranciersportaal: -> Meldt aan contactpersoon ministerie /wacht registratieformulier af
-
Via Digipoort: -> Melding contactpersoon ministerie
- Maak verkoopsysteem geschikt voor Digipoort communicatie -> Contact uw ICT-afdeling en/of software leverancier
- Realiseer koppeling Digipoort
•
-> Download aansluitkit leveranciers op www.logius.nl/digiinkoop en volg aansluitprocedure: Stuur aanmeldformulier op naar Logius Verkrijg een PKI-Overheid certificaat Implementeer Koppelvlak WUS 2.0 v1.1
Test koppeling in keten met ministerie[s]
Indien afgesproken: lever catalogus of maak gebruik van punch out -> Contact contactpersoon per ministerie en Logius voor punch out
17
Logius, dienst digitale overheid 6 juli 2011
DigiInkoop: eenvoudig, efficiënt en betrouwbaar inkopen!
• Service Centrum Logius • servicecentrum@logius.nl • 0900 555 4555 (10 ct p/m) • • • • • • •
Logius Team Implementatie Support Jesper.Wit@Logius.nl 06-31 797 775 Edwin.Tierlier@Logius.nl 06-22 479 475 Tim.Gies@Logius.nl 06-50 476 868
• Website: • www.logius.nl/digiinkoop • Twitter: • @Logius_minbzk 18
Bedankt voor uw aandacht! Logius, dienst digitale overheid 6 juli 2011